4honline enrollment system: tips for 4 h ydp staff · 4honline enrollment system: tips for 4 ‐...

4hOnline Enrollment System:Tips for 4‐H YDP StaffWhitney Bell, 4‐H Analyst, State 4‐H Office

webell@ucanr.edu

Accessing 4hOnlineEmail Field characters

Resetting Passwords

Failed logins = system lockout

4hOnline County Manager Home Screen

4hOnline Home Screen – Enrollment Snapshot defined

Youth Club All youth profiles made Active in 4hOnline. Match ES237 Validate report.

Adult Volunteer

All adult profiles made Active and marked ‘Yes’ to Volunteer question. Should match ES237 Validate report.

Youth Volunteer

All youth profiles made Active and marked ‘Yes’ to Volunteer question. 

Group Youth

All unduplicated youth who have been group enrolled. Matches ES237 quick export.

4hOnline Home Screen – Message and Queued reports 

NewMessages

Notifications of county transfers, family profiles transferred, member needs help with enrollment, and reports ready

QueuedReports

Notifications for reports run via the Queue ready for download.

Project Management

• At least 1 project must be linked to each unit• Project Aliases – updates impact historical records

• Activating last month/day for member project selection

• Project Leader password login

Project Management

Group Enrollment

Reports

Quick Export Reports

Reports Used in CA Reports Not Used in CA

All versions of ES237 reports listed API Recordbook (Manager & Member)

Group Enrollment by County Club – Files List

ShowWorks – Exhibitors and Clubs

Quick Reports

Reports Used in CA Reports Not Used in CA

Club – Leaders Allowed Login* All other reports listed in the drop down menu

Club – Project with Aliases List

County – Bad Email List *

Family – Without Members *

Member – Potential Duplicates *

Member – Without Primary Club *

Project – Listing with Aliases

Features in use/not in use

Member Notes

• http://4h.ucanr.edu/files/158915.doc

Newsletters

• http://4h.ucanr.edu/files/212612.docx

Broadcast Emails

• Uses custom reports• Reaching audiences by topic area• http://4h.ucanr.edu/files/212613.pdf

Data

Data > Member Options

Data > Enrollment Issues

• Any red flags under each category indicate a problem with an enrollment record.

• Must follow up and fix issues before 6/30 annually.

Resources

• http://4h.ucanr.edu/Resources/StaffResources/4hOnline/

• Project Leader Login• Club leader login• VEC 1 and 2 agreements• Merging duplicate profiles• Rolling back and adult profile to a youth profile• Reports guide

Questions? 

• 4hOnline Request ‐ survey tool for staff to report a problem or ask a question