25615/31.10.2018 prof.dr. mircea dumitru procedura · 3.3 ordonanţa guvernului nr. 119/1999...
Post on 29-Aug-2019
241 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
1/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
Nr. ĩnregistrare
25615/31.10.2018
Avizat,
Secretariat Comisie de Monitorizare
Pădure Silvia
Rector,
Prof.dr. Mircea Dumitru
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA
DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Ediția 1 , Revizia .............., Data …………………….……..
Verificat,
Direcția Generală Administrativă
Director General Administativ Adjunct
Ing. Ec. Aida Alexandroaia
Avizat,
Direcţia Patrimoniu Imobiliar
Director
Ing. Radu Sorin Matache
Elaborat, Sef Serviciu Patrimoniu Imobiliar
Ec. Adrian Costea
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
2/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
Pagina de gardă .................................................................................................................................1
Cuprins ..............................................................................................................................................2
1. Scopul procedurii .......................................................................................................................3
2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................3
3. Documente de referință ............................................................................................................3
4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................3
5. Descrierea procedurii .................................................................................................................4
6. Responsabilități .........................................................................................................................7
7. Formular evidență modificări ....................................................................................................7
8. Formular analiză procedură .......................................................................................................8
9. Lista de distribuire a procedurii .................................................................................................8
10. Anexe .........................................................................................................................................8
10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale .............................................9
10.2 Diagrama de proces a operatiunilor....................................................................................11
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
3/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
1. Scopul procedurii
a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru desfãşurarea activitãţilor la grupa tehnicã din cadrul
Direcţiei Patrimoniu Imobiliar. b) Modelul elaborat este ĩn conformitate cu Ordinul secretarului general al Guvernului nr.
600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern / managerial al entitãţilor publice
cuprinzând standardele de management / control intern, Anexa nr.2 la cod.
2. Domeniul de aplicare
2.1 Procedura operaţionalã PO- DPI 08 - Desfăşurarea activităţilor la Grupa Tehnicã din cadrul
DPI, se aplicã pentru desfãşurarea activitãţilor derulate la grupa tehnicã din cadrul Direcţiei
Patrimoniu Imobiliar.
2.2 Aceastã procedurã se aplicã ĩn cadrul Direcţiei Patrimoniu Imobiliar
3. Documente de referinţă (reglementări)
3.1 Legea contabilitãţii 81/1991, actualizatã ĩn 2011
3.2 Legea 1/2011 a Educaţiei Naţionale actualizatã
3.3 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern / managerial şi controlul financiar
preventiv, republicatã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
3.4 ORDIN SGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitãţilor
publice.
3.5 Ghidul de realizare a procedurilor de sistem şi operaţionale – instrument al sistemului de control
intern managerial (SCIM), elaborate ĩn cadrul proiectului ‘Consolidarea implementãrii
standardelor de control intern managerial la nivel local şi central’ – SIPOCA 34, ghid aflat pe
site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.
3.6 Carta Universitãtii din Bucureşti
3.7 Organigrama Universitãţii din Bucureşti
4. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională
4.1.Definiţii ale termenilor
Nr.
Crt. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
1.
Procedurã documentatã
Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalitãţilor de lucru stabilite
şi a regulilor de aplicat, ĩn vederea executãrii activitãţii, atribuţiei sau
sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. Procedurile
documentate pot fi proceduri de sistem sau proceduri operaţionale.
2. Procedurã de sistem
Procedurã care descrie un proces sau o activitate care se desfãşoarã la
nivelul tuturor compartimentelor / stucturilor dintr-o entitate.
3. Procedurã operaţionalã Procedurã care descrie un proces sau o activitate care se desfãşoarã la
nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate
4. Proces Flux de activitãţi sau o succesiune de activitãţi logic structurate,
organizate ĩn scopul atingerii unor obiective definite, care utilizeazã
resurse, adãugându-le valoare.
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
4/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
5. Activitate Totalitatea atribuţiilor de o anumitã naturã care determinã procese de
muncã cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele
necesare realizãrii activitãţii sunt din domenii limitate, personalul
utilizat putând avea astfel o pregãtire profesionalã sensibil unitarã;
activitatea ce cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor
entitãtii publice
6. Activitate
procedurabilã
Reprezintã totalitatea atribuţiilor de o anumitã naturã care determinã
procese de muncã cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat,
pentru care se pot stabili reguli şi metode de lucru general valabile ĩn
vederea ĩndeplinirii, ĩn condiţiile de regularitate, eficacitate,
economicitate şi eficienţã, a obiectivelor compartimentului/ entitãţii
publice
7. Comisia Comisia de monitorizare numitã pentru monitorizarea, coordonarea şi
ĩndrumarea metodologicã a implementãrii şi dezvoltãrii sistemului de
control intern managerial
8. Compartiment Direcţia Patrimoniu Imobiliar
9. Ediţie a unei proceduri Forma iniţialã sau actualizatã, dupã caz, a unei procedure, aprobatã şi
difuzatã
10. Revizia ĩn cadrul unei
ediţii
Acţiunile de modificare, adãugare, suprimare sau altele asemenea,
dupã caz, a uneia sau a mai multor component ale unei ediţii, actiuni
care au fost aprobate şi difuzate
4.2. Abrevieri ale termenilor
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. UB Universitatea din Bucureşti
2. PO Procedurã Operaţionalã
3. SCIM Sistemul de Control Intern Managerial
4. CM Comisie Monitorizare
5. DMC Departamentul pentru Managementul Calitãţii
6. I Iniţiere
7. E Elaborare
8. Av Avizare
9. V Verificare
10. A Aprobare
11. Ap Aplicare
12. R Revizie
13. Ah Arhivare
5. Descrierea procedurii operaţionale
Reglementarile si responsabilitatile privind desfasurarea activitatilor la grupa tehnicã din
cadrul Direcţiei Patrimoniu Imobiliar, se deruleaza dupa cum se prezinta in continuare:
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
5/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
- Coordonatorul grupei tehnice coordonează și conduce activitatea meseriașilor din Grupa
tehnică nr. 5: tinichigii, parchetari, tâmplari, tapiţeri, electricieni, tehnicieni, etc;
- Grupa tehnicã nr. 5 executã lucrãri ĩn spaţiile aflate în patrimoniul Universităţii din București.
- Coordonatorul Grupei tehnice repartizeazã lucrãrile pe specialităţi fiecărui meseriaş din
subordine, asigură materialele necesare și controlează executarea lor.
- Coordonatorul grupei tehnice ridică de la magazie, pe baza bonurilor de consum, materialele
necesare pentru desfășurarea activităţii.
- Coordonatorul Grupei tehnice predă pe bază de subinventar fiecărui meseriaș sculele necesare.
- Coordonatorul Grupei Tehnice ĩntocmeşte periodic justificările materialelor consumate și le
predã la Direcţia Financiar Contabilitate în vederea scoaterii lor din gestiune.
Pentru efectuarea unei lucrari se parcurg urmãtoarele etape:
1) Administratorul responsabil ĩntocmeşte un referat de executare al lucãrilor şi obţine
avizul conducerii DPI şi aprobarea conducerii UB.
2) Coordonatorul grupei tehnice ĩntocmeşte un referat pentru achiziţionarea materialelor
necesare efectuãrii lucrãrilor dupã evaluarea necesitãţilor, referat verificat de cãtre
seful de serviciu DPI şi avizat de cãtre directorul DPI şi conducerea UB.
3) Pe baza referatului de necesitate se achiziţioneazã materialele necesare executãrii
lucrãrilor, cu respectarea legislaţiei achiziţiilor publice.
4) Se ĩntocmeşte un bon de materiale si se scot din magazie materialele necesare
executãrii lucrãrilor.
5) Se executã lucrarea solicitatã pentru care au fost achiziţionate materialele.
6) La finalul lucrãrii coordonatorul grupei tehnice ĩntocmeşte un proces verbal de
recepţie şi justificare a materialelor consumate, semnat de cãtre sef serviciu DPI şi
avizat de cãtre directorul DPI
7) Coordonatorul grupei tehnice predã actele justificative la Direcţia Financiar
Contabilitate ĩn termen de trei zile lucrãtoare de la finalizarea lucrãrii şi ĩntocmirea
procesului verbal de recepţie.
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
6/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
Notaţii: A - aprobă; C - contribuie; D - decide asupra efectuării acţiunii (conducere); E - execută; V-
verifică
Matricea responsabilităţilor
ETAPE
PARTI IMPLICATE
Con
du
cer
e U
B
Con
du
cer
e D
PI
Coord
.
Gru
pa
teh
nic
a
Per
son
al
gru
pa
teh
nic
a
Con
du
cer
e D
irect
ie
ce a
init
iat
refe
ratu
l
Ad
min
1. Administratorul responsabil
ĩntocmeşte un referat de executare
al lucãrilor şi obţine avizul
conducerii DPI şi aprobarea
conducerii UB.
A D
A
E
2. Coordonatorul grupei tehnice
ĩntocmeşte un referat pentru
achiziţionarea materialelor necesare
efectuãrii lucrãrilor dupã evaluarea
necesitãţilor, referat verificat de
cãtre seful de serviciu DPI şi avizat
de cãtre directorul DPI şi
conducerea UB.
A A V E
3. Pe baza referatului de necesitate se
achiziţioneazã materialele necesare
executãrii lucrãrilor, cu respectarea
legislaţiei achiziţiilor publice.
E
4. Se ĩntocmeşte un bon de materiale
si se scot din magazie materialele
necesare executãrii lucrãrilor.
E
5. Se executã lucrarea solicitatã
pentru care au fost achiziţionate
materialele.
E
E
6. La finalul lucrãrii coordonatorul
grupei tehnice ĩntocmeşte un proces
verbal de recepţie şi justificare a
A V E
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
7/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
materialelor consumate, semnat de
cãtre sef serviciu DPI şi avizat de
cãtre directorul DPI
V
7. Coordonatorul grupei tehnice predã
actele justificative la Direcţia
Financiar Contabilitate ĩn termen
de trei zile lucrãtoare de la
finalizarea lucrãrii şi ĩntocmirea
procesului verbal de recepţie.
A E
6. Responsabilități în derularea activității
Nr.
crt.
Persoana
implicatã
(postul)/
acțiunea
(operațiunea)
Intocmirea
referatului
necesar
executãrii
unei lucrari
Intocmire referat
achizitionare
materiale
necesare
Achizitionare
materiale
necesare
Realizare
lucrare
Receptia lucrarii
si justificarea
consumului de
materiale
Decont
0 1 2 3 4 5 6
1. Administrator
financiar
x
2. Coordonator
grupa tehnica
x x x x
3. Angajat grupa
tehnica
x
4. Angajat DFC x
7. Formular evidenţă modificări
Nr.
crt. Ediția Data ediţiei Revizia
Data
reviziei
Nr.
pag. Descriere modificare
Semnătura
conducătorului
compartimentului
1 2 4 5 6 7 8 9
1. Elaborare conform Ordin
600/2018
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
8/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
8. Formular analiză procedură – Nu este cazul
Nr.
crt. Compartiment
Nume și
prenume
conducător
compartiment
Înlocuit
or de
drept
sau
delegat
Aviz favorabil Aviz nefavorabil
Semnătura Data Obs. Semnătura Data
1 2 3 4 5 6 7 8 9
9. Lista de distribuire a procedurii
Nr.
ex. Compartiment
Nume şi
prenume
Data
primirii
procedurii
Semnătura
Data
retragerii
procedurii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 8
1. DPI George
Cristea
2 DPI Dragomir
Gheorghe
3 DPI Radu Cãtãlin
4 DPI Miu
Gheorghe
5
DPI Voican
Alfred
Dumitru
6 DPI Moraru
Marin
7 DPI Costea Stefan
Adrian
10. Anexe
10.1.Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale (model preluat din Ghidul
de realizare a procedurilor de sistem şi operaţionale–instrument al sistemului de control
intern managerial (SCIM), elaborat în cadrul proiectului „Consolidarea implementării
standardelor de control intern managerial la nivel local și central” – SIPOCA 34, ghid
aflat pe site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.
Anexa 10.1. Diagrama elaborãrii şi aprobãrii Procedurii operaţionale
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
9/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
INTRĂRI
Acte normative : legi, hotărari de guvern, ordine, etc.
Standarde de control intern managerial
Regulamente de Organizare Funcționare și Ordine
Interioară
Conducător
compartiment
Stabilește obiectivele
specifice și activitățile
compartimentului
Persoana
responsabilă cu
elaborarea PO
Elaborează
Diagrama de proces
Lista activităților
procedurabile
Conducător
compartiment
Verifică
Diagrama de proces
Modificări
sau
completări
Da Nu
A
Elaborează
Lista activităților procedurabile și
responsabilii
Persoana
responsabilă cu
elaborarea PO
Elaborează
PO
Conducător
compartiment
ET
AP
A I
Sta
bili
rea a
ctivitățilo
r pro
cedura
bile
și a
responsabili
lor
ET
AP
A II
Ela
bora
rea p
roced
urii opera
ționale
ET
AP
A III
Veri
ficare
,
aviz
are
,
apro
bare B
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
10/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI
11/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA
TEHNICA DIN CADRUL DPI
Cod: PO – DPI - 08
Exemplar nr. 1
DIAGRAMA DE PROCES
- Acte normative
- Ordin 600/2018
- Carta UB
Coordonatorul Grupei Tehnice
Se executã lucrarea solicitatã pentru care au
fost achiziţionate materialele
Administratorul responsabil care
doreşte efectuarea unei lucrãri
Pe baza referatului de necesitate
se achizitioneazã materialele
necesare executãrii lucrãrilor, cu respectarea legislaţiei achiziţiilor
publice
Se intocmeşte un bon de materiale şi se scot din magazie materialele
necesare executãrii lucrãrilor
Intocmeşte un referat pentru achiziţionarea materialelor necesare efectuãrii lucrãrilor
dupã evaluarea necesitãţilor, referat verificat
de cãtre şeful de serviciu DPI şi avizat de cãtre directorul DPI şi conducerea UB
Coordonatorul grupei tehnice preda actele justificative la Direcţia
Financiar Contabilitate ĩn termen de
trei zile lucrãtoare de la finalizarea lucrãrii şi intocmirea procesului
verbal de recepţie
Reprezentantul Direcţia
Financiar Contabilitate
La finalul lucrãrii coordonatorul
grupei tehnice ĩntocmeşte un proces
verbal de recepţie şi justificare a materialelor consumate, semnat de
şef Serviciu DPI şi avizat de cãtre
directorul DPI
Opereazã decontul pe baza
actelor justificative
Intocmeşte un referat de executare
al lucrãrilor şi obţine avizul
conducerii DPI şi aprobarea conducerii UB
Transmite referatul aprobat
coordonatorului grupei tehnice din
cadrul DPI
top related