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IPCA-Escola Superior de Gestão
A Função de Controlo
Controlo: Compreende todas as actividades que o gestor desenvolve para tentar assegurar que os resultados obtidos se adequam aos resultados previstos.
É um processo de comparação entre o desempenho actual e os standards (padrões) previamente definidos com vista à execução das medidas correctivas eventualmente necessárias.
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A Função de Controlo
Sintomas:
redução dos índices de produtividade,
excessivas paragens das máquinas,
aumento da taxa de absentismo,
redução dos índices de qualidade de produção,
aumento das taxas de reclamações,
elevados custos de mão de obra,
...
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O Controlo e o Planeamento
Qual o interesse em fazer planos, por muito bem
elaborados que sejam, se a sua execução não for
sistematicamente acompanhada e não se tomarem as
medidas correctivas para evitar ou corrigir um
afastamento entre o que se planeou e o que se realiza?
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4.1 Processos de Controlo
Fases do Processo de Controlo:
• Definição de padrões;
• Avaliação de desempenho;
• Acções correctivas.
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1) Definição de Padrões
Os standards ou padrões são níveis de qualidade ou quantidade
preestabelecidos como orientações do desempenho.
Para serem mensuráveis e reduzirem a subjectividade na
avaliação devem, tanto quanto possível, ser numéricos.
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Padrões Mais Frequentemente Usados
1) Padrões de tempo
2) Padrões de produtividade
3) Padrões de custo
4) Padrões de qualidade
5) Padrões de comportamento
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Nível de Tolerância
Definir os níveis de tolerância: a quantidade de desvio (face ao padrão estabelecido) permitida sem que haja lugar para qualquer acção correctiva. Exemplos:
Padrão Nível de tolerância
Peça com 3cm de diâmetro
Absentismo nulo
Início do trabalho às 9h00
Produção de 200 unidades/hora
0,05 cm
1 falta por trimestre
5 minutos de atraso
- 4 unidades/hora (2%)
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2) Avaliação de Desempenho
Consiste em:
• comparar os padrões com as realizações,
• calcular os desvios,
• verificar se os níveis de tolerância foram ou não
ultrapassados.
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3) Acções Correctivas
Uma vez detectados os desvios, torna-se necessário:
• determinar quais as causas dos desvios (não basta
detectar os desvios),
• considerar as acções correctivas a desenvolver, de
modo a eliminar as causas dos desvios e,
consequentemente, os desvios.
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3) Acções Correctivas
Tipos de Acções Correctivas
imediatas
permanentes
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Configurações de controlo
Supervisão directa
Padronização de processos
Controlo por premissas/cultura
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Tipos de Controlo: Critérios
Existem vários tipos de controlo possíveis numa organização. Estes
podem-se agrupar, fundamentalmente, de acordo com 3 critérios de
classificação:
Critério da fase do processo
Critério da amplitude
Critério da posição relativa do controlado em relação ao controlador
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Critério da Fase do Processo
De acordo com este critério, podemos considerar três
tipos de controlo:
Controlo dos Inputs ou Preliminar
Controlo do Processo ou de Acompanhamento
Controlo dos Outputs ou Retroactivo
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Critério da Fase do Processo: Controlo dos Inputs
Controlo dos recursos utilizados no processo produtivo (matérias
primas, pessoal, etc.).
Esses procedimentos incluem a implementação de políticas
(orientações para acção futura) e o preenchimento do conteúdo de
tarefas (predeterminação de todas as actividades de cada
membro).
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Critério da Fase do Processo: Controlo do Processo
→ Como? Observação e análise do processo de produção de bens e
serviços.
→ Para quê? Oportunidade de detectar e corrigir problemas antes
que estes afectem os outputs.
O aspecto mais importante deste tipo de controlo talvez seja mesmo
a observação e a correcção do comportamento dos trabalhadores.
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Critério da Fase do Processo: Controlo do Output
É o controlo à posteriori, em relação ao que já ocorreu e,
por isso, também designado feedback.
Centra-se na qualidade e quantidade dos produtos ou
serviços produzidos.
Resultados históricos → Acções correctivas futuras
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Critério da Amplitude
De acordo com este critério podemos considerar três tipos de controlo:
Controlo Estratégico (ao nível da gestão de topo)
Controlo Táctico (ao nível da gestão intermédia)
Controlo Operacional (ao nível da gestão operacional)
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Critério da Posição Relativa
De acordo com este critério podemos considerar três tipos de controlo:
Auto-controlo
Hetero-controlo
Controlo Lateral
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Pontos Estratégicos de Controlo
É inviável para quem não realiza as tarefas controlar todos os
momentos do processo.
Solução: seleccionam-se os pontos estratégicos de controlo.
A eficiência e eficácia do sistema de controlo são resultado da
escolha dos pontos estratégicos.
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Reacções Negativas ao Controlo
As reacções negativas ao controlo resultam fundamentalmente da
ocorrência de alguma ou algumas das seguintes situações:
Controlos inapropriados;
Padrões inatingíveis ou indefinidos;
Existência de variáveis incontroláveis ou padrões
contraditórios.
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Processo de Acção Disciplinar: Orientações
Ser disciplinado
Comunicar as regras
Escolher a ocasião, o lugar e a acção disciplinar apropriados
Conservar as emoções sob controlo
Ser consistente
Analisar os factos
Ser justo, mas firme
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A Função de Controlo: Conclusão
A função de controlo relaciona-se com a função de planeamento,
como fonte de padrões, e a função de organização, como fonte de
informação.
A principal responsabilidade da gestão consiste em integrar as 3
funções num processo de gestão coerente.
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