إدارة المشاريع البحثية research project management أ. د. بسام عبد...

المش ةالبحثياريع إدارة Research Project Management

. بسام. د الكريم أ عبد

والواقع المنطلقات

على العولمة مناخ بسيطرة المعاصر العالم يتصفاالجتماعية : و االقتصادية فيه الحياة نواحي كافة

يتسم عالم في نعيش فنحن ، والسياسية والثقافيةوسرعة المعرفي والتوجه التغيير وإرادة بطاقة

والنقل االتصاالت نظم في التطور وديناميكيةالبيولوجية – المختلفة جوانبها في والتكنولوجيا

أمامنا يخلق مما ، النانو وتكنولوجيا والمعلوماتيةعلى المنافسة ازدياد حيث من كبيرة تحديات

المناسب والمنتج الوظيفة لتأمين الذاتي المستوىاآلخرين بين وموقعنا الوطني المستوى وعلى

والواقع المنطلقات

نستخدم أن من لنا البد التحديات هذه ولمواجهة ، بمجتمعنا للنهوض الممكنة والطاقات الموارد كافة

من – – السياق هذا ضمن العلمي البحث ويعتبراإلمكانيات تفعيل تستطيع التي أهمية األكثر األدوات

اإلبداعي الفكر وتوليد للمشاكل الحلول واستنباطالمجتمع وتطور تقدم في يساهم الذي

والواقع المنطلقات

قد العلمي البحث مشوار في مسيرتنا كانت وإذاوالهدف الغاية حيث من العثرات من الكثير شهدتفي توجد األمل بواعث فإن ، والتنظيم واإلمكانيات

سياسة لرسم تبذل التي والجهود اإلرادةالتشريعي اإلطار ووضع العلمي البحث وإستراتيجية

ودعمه تحفيزه عوامل وتفعيل به الخاصدورته استكمال أمام العقبات وتذليل باإلمكانيات

والمجتمعي . االقتصادي التطور في وإدخاله

والواقع المنطلقات

– في الباحث شخصية نضوج األمل هذا مقدمة وفييحتاجها مؤقته غاية كونه من العلمي للبحث نظرته

االستدامة مفهوم إلى وظيفي كمتطلب فقطتجد والتي التعليمية الهيئة عضو لشخصية الالزمة

العملية تطوير وفي التنمية برامج على منعكاستهاالتدريسية .

والواقع المنطلقات

بمخطط العلمي البحث بربط تشرين جامعة بدأت لقدخالل من القطر في واالجتماعية االقتصادية التنميةالبحث محاور وضع في اإلنتاجية القطاعات مشاركةاالهتمام ذات األقسام و الكليات من للعديد العلمي

وإبراز الجامعة ألبحاث التسويق خالل ومن المشتركاالقتصادية . القطاعات جميع في التطبيقية أهميتهااآلن حتى تشرين جامعة في تم لقد اإلطار هذا وفي

أقسامها/ 125 افتتاح/ مختلف في علمي بحث وحدةتسجيل . / وتم عام/ 575وكلياتها خالل م , 2012بحثا

/31منها/ و/ تدريسية، هيئة ألعضاء Lعلميا L61بحثا /L بحثا/ و الدكتوراه أن/ , 483لطالب علما الماجستير لطالب Lبحثا

إلى / وصل الجامعة في البشرية األطر شخصا،/ 2391عدد/ بين /1448توزعوا و/ تدريسية هيئة هيئة/ 943عضو عضو

فنية .

والواقع المنطلقات

والواقع المنطلقات

والواقع المنطلقات

والواقع المنطلقات

والواقع المنطلقات

والواقع المنطلقات

تعريف

, يستخدم منسق جهد هو المشروع: التالية الموارد

مالية، إدارية، تقنية، بشرية فترة ضمن محدد هدف تحقيق أجل من

ثابتة زمنية

المشروع هو ما

: التالية العناصر المشروع يتضمن- L هدفا يمتلكونهاية - بداية يمتلكلموا - تشمل:د, ريحتاجالناس األموال

والمعدات التجهيزاتللتنسيق - يحتاج

مؤقت- تنظيم عن عبارة هوالتغيير - لتحقيق يركب إنه

In the case of a PhD, typically that change being a ‘contribution to

knowledge’

المشروع إمفهوم دارة

المشروع وجملة -إدارة طريقة عن عبارةلإلدارة األساسية المبادئ إلى تستند تقاناتأنشطة ومراقبة وتقدير لتخطيط وتستخدم

المطلوبة النهائية النتيجة لتحقيق العملللمواصفة Lووفقا والميزانية المدة ضمن

A PhD thesis, within 3 years, within budget and of high quality

(results publishable in top-tier conferences and journals

The Variables in Tension

Quality/ Quantity

Time

Resources

Often must adjust depth and/or breadth expectations in light of Time and/or resource constraints

Though the overall duration maximum is fairly rigid, time

available to the project each week can vary.

Resources may include clerical support (e.g. transcription, editing, survey admin); RA (e.g. 2nd-coder, telephone follow-up, programming); hardware, software, …

Key OM Concepts

Efficiency - Doing something at the lowest possible cost

Effectiveness - Doing the right things to create the most value for the organization

Value - Quality divided by price

8

TYPES OF PRODUCTION

1. BATCH PRODUCTION

2. MASS & FLOW PRODUCTION

3. PROCESS PRODUCTION

4. PROJECT PRODUCTION

5. JOBBING PRODUCTION

BATCH PRODUCTION

Batch production is the manufacturing of limited number of product produced at regular intervals & stocked in warehouse as finished goods.

Eg. Chemical , paint & motor vehicles etc.

JOBBING PRODUCTION

Jobbing production is characterized by the manufacture of one or few number of a single product designed and manufactured strictly to customer’s specifications within the given period and within the price fixed prior to the contract.

Eg: general repair shop, tailoring shops.

PROJECT PRODUCTION

Project production is characterized by complex sets of activities that must be performed in a particular order within the estimated expenditure.

Eg: construction of Roads, Buildings etc.

MASS & FLOW PRODUCTION

Mass as well as flow production are characterized by the manufacturer of several number of a std product and stocked in the warehouses as finished goods awaiting sales. The goods under mass production are manufactured either at a single operation or a series of operation on one machine.

Eg: Assembly shop of automobiles, radios, electric fans.

Adapted from Weiss JW; Wysocki RK 5-Phase Project Management

Define

• State Problem

• Identify Goals

• List Objectives

• Prelim Resources

• Assumptn & Risks

Plan Organise Control Close

• ID Proj Activites

• Est Time & Cost

• Sequence

• ID Critical Activities

• Write Project Proposal

• Resources

• Recruit Proj Ldt Proj Team

• Organise ProjTeam

• Assign Work Packages

• Mngt Style

• Estb Control Tools

• Prepare SITREPS

• Review Proj Sched

• Issue Change Orders

• Client Acceptance

• Install Deliverables

• Document Project

• Issue Final Report

• Conduct Post-Imp revu

Planning Implementation

ProjectOverview

•Work Breakdown•Project Network•Critical Path•Project Proposal

•Criteria•Work Description•Work Assignments

•Variances•SITREPS•Staff Allocation

•Final Report•Audit

DELIVERABLES

The Project Life-cycle

(1 (Define the Project:The Project Overview

رئيسي ) هدف مشروع تحقيقه) Goalلكل يجبفرعية ) الهدف) Objectivesوأهداف تساند

الرئيسي. : في الرئيسي الهدف يخدم النهائي الناتج سلعة Outcomeتحديد صيغة في

خدمة أو نهائية التعارض لتسوية مستمرة مرجعية نقطة كونه

والغموض عند به والعمل الفرعية األهداف يربط دليل كونه

. المشروع متابعة

1st Step in Defining the Project: Identify the PROJECT GOAl

( المشروع) هدف تحديد

In research the problem and goal are closely aligned, the goal often being

simply to solve the problem

PROJECT OBJECTIVES:The SMART Method of Formulating Project Objectives

Be specific in targeting an objective

Establish a measurable indicator of progress

Make the objective capable of being assigned to someone for completion

State what can be realistically achieved within budgeted time & resources

State when the objective can be achieved - that is, the duration

S pecific

M easurable

A ssignable

R ealistic

T ime

Adapted from Weiss JW; Wysocki RK 5-Phase Project Management

Define

• State Problem

• Identify Goals

• List Objectives

• Prelim Resources

• Assumptn & Risks

Plan Organise Control Close

• ID Proj Activites

• Est Time & Cost

• Sequence

• ID Critical Activities

• Write Project Proposal

• Resources

• Recruit Proj Ldt Proj Team

• Organise ProjTeam

• Assign Work Packages

• Mngt Style

• Estb Control Tools

• Prepare SITREPS

• Review Proj Sched

• Issue Change Orders

• Client Acceptance

• Install Deliverables

• Document Project

• Issue Final Report

• Conduct Post-Imp revu

Planning Implementation

ProjectOverview

•Work Breakdown•Project Network•Critical Path•Project Proposal

•Criteria•Work Description•Work Assignments

•Variances•SITREPS•Staff Allocation

•Final Report•Audit

DELIVERABLES

Defining The Project

Having defined the project Goal and Objectives, must consider overall resource requirements and identify underlying assumptions

and possible risks.

The main deliverable of this phase is the ‘Project

Overview’

للمشروع العامة القراءة في تساؤالت(Project Overview( لل مفهومة للمشروع العامة القراءة خارج إهل من طراف

البحث؟ أمام تسويقه من للمشروع العامة القراءة تمكن هل

أو الصناعي الشريك أو المشارك المشرف أو المشرفمجموعة؟ أو هيئة أية

الخطة لوضع العامة القراءة استخدام يمكن هلالتنفيذية؟

كما المشروع وإدارة وتنفيذ لتخطيط k مستعدا ستكون هلموصف؟ هو

البحث فريق في األساسية العناصر راجعت القراءة هلوصدقتها؟ العامة

المشروع خطة وضع

(2 (Plan the Project

Lec 3 Slide 23

Define

• State Problem

• Identify Goals

• List Objectives

• Prelim Resources

• Assumptn & Risks

Plan Organise Control Close

• ID Proj Activites

• Est Time & Cost

• Sequence

• ID Critical Activities

• Write Project Proposal

• Resources

• Recruit Proj Ldt Proj Team

• Organise ProjTeam

• Assign Work Packages

• Mngt Style

• Estb Control Tools

• Prepare SITREPS

• Review Proj Sched

• Issue Change Orders

• Client Acceptance

• Install Deliverables

• Document Project

• Issue Final Report

• Conduct Post-Imp revu

Planning Implementation

ProjectOverview

•Work Breakdown•Project Network•Critical Path•Project Proposal

•Criteria•Work Description•Work Assignments

•Variances•SITREPS•Staff Allocation

•Final Report•Audit

DELIVERABLES

Specifying the Project

1st Step in Specifying the Project:The Work Breakdown Structure

The WBS is a hierarchy of …

Goal Objectives

Activities Sub-activities

Work Packages

Divide and Conquer!

WBS العمل تقسيم هيكل

Some of the benefits of using a WBS include: Understanding exactly what is involved in the project Identifying key tasks Provides a framework for delegation and resource identification Provides a method to manage and measure progress Provides a basis for developing cost estimates

Drives delivery of the project by having many deadlines You have more flexibility in how you arrange the activities in the project

Why am I doing research ?

Why is this project happening ?

How is it happening ?(methodology)

Who will benefit ?

Challenges

for me project

impact

risks

the future

for me

project

WBS mind-map

WBS mind-map

Estimate Activity Time

consider reasons for variations estimate optimistic, pessimistic and most likely duration's estimate ‘expected’ duration

E = (O + P + 4M( / 6 only one estimate necessary where duration is well known

Sometimes one must resort to

apportioning time available(reducing expectations of quality/quantity)

Factors influencing task duration / quality

Prior experience as a team Prior experience with the methodology Prior experience of research Prior experience with supervision Existence of clearly defined standards of work Familiarity with supporting hardware and system

software Resource availability Staff turnover Unexpected events

Not just a function of the experience (or lack thereof) of

the student

Estimate Activity Costs

4 major costs categories: labour materials other direct indirect

What are sample ‘other’ direct and indirect costs of research?

Lec 3 Slide 23

Define

• State Problem

• Identify Goals

• List Objectives

• Prelim Resources

• Assumptn & Risks

Plan Organise Control Close

• ID Proj Activites

• Est Time & Cost

• Sequence

• ID Critical Activities

• Write Project Proposal

• Resources

• Recruit Proj Ldt Proj Team

• Organise ProjTeam

• Assign Work Packages

• Mngt Style

• Estb Control Tools

• Prepare SITREPS

• Review Proj Sched

• Issue Change Orders

• Client Acceptance

• Install Deliverables

• Document Project

• Issue Final Report

• Conduct Post-Imp revu

Planning Implementation

ProjectOverview

•Work Breakdown•Project Network•Critical Path•Project Proposal

•Criteria•Work Description•Work Assignments

•Variances•SITREPS•Staff Allocation

•Final Report•Audit

DELIVERABLES

Sequence Project Activities

Task Sequencing

Feasibility Study

Analysis

Design

Code

Test

Implementation

Post Implementation

Review

A GANTT CHART

Task Sequencing

A Sample Network Diagram

FeasibilityStudy

RequirementsSpecification

SoftwarePackage

Evaluation

ConceptualSystemDesign

SystemArchitecture

ApplicationGeneration

DetailDesign

ProgramDesign

ProgramCoding

UnitTesting

SystemTesting

Implementation &System

Acceptance

Post-Implementation

Review

Procedures &User

Documentation

Training

ImplementationPlanning

Prototyping

ProgramGeneration

TIME

Monitoring Progress

Complete

Behind

Complete

Ahead

Behind

Time Now

Activity A

Activity B

Activity C

Activity D

Activity E

Activity F

Activity G

Activity H Actual

Anticipated

Managing Risk within the Project

in the research environment some of the risks which you might face include:

One of the research team leaving before there contract finishes

Poor quality data is obtained Key pieces of equipment breakdown Someone else publishes work very similar to

your before you publish your work.

Managing Risk within the Project

In order to identify the key risks: Have a brainstorming session in which you identify all the risks which you can think of. Decide upon how much impact these risks might have on your project. In order to assess the impact you will want to think about reputation, costs and schedule impacts. Give each risk a score for impact between 1(low( and 5(very high(. Decide how likely the risks are to happen. You should note that if something is certain to happen then it should not be treated as a risk but placed in the main plan. Give each risk a score for likelihood

between 1 and 5. You are now in a position to priorities the risks using a risk matrix as

shown below.

Risk Management

Likelyhood

Impact

Managing Risk within the Project

Risk Mitigation Approach

Staff Leave Regular project reportsTraining of other project staff in

techniques

Poor quality data Pilot experimentsReview data frequentlyBuild in redundancy to the data collection process

Equipment Breakdown Maintenance and SparesIdentify alternative locations (i.e. Can you borrow the equipment( Develop more than one stream of work

Beaten to publish Competitor analysisNetworkingPublish early

إلصغائكم Lشكرا