Как заполнить Заявку? ( how to f ill in the full application form ? )

Как заполнить Заявку?(How to fill in the

Full Application Form?)

Совместный Технический Секретариат

21 августа 2012, Псков

Full Application Form (FAF) Follow instructions and guidance as they reflect the

requirements to FAF;

Complete and clear information

FAF is locked – damaged file will be rejected;

Reliable contact details.

2

Полная конкурсная заявка (Заявка) Следуйте инструкциям и подсказкам – они помогут

учесть требования к Заявке;

Полная и понятная информация;

Заявка защищена – взломанный файл будет снят с конкурса;

Надежная контактная информация.

3

Legend of fields

“ERROR!” appears if not filledBefore submission: ensure that there are no errors in the FAF

4

Red Headings/subheadings

Yellow Fields with information

Blank Fields filled by the applicant

Green Fields with the drop-down menues

Black Fields filled in by the JTS

Blue Fields filled in automatically by formulas and links

Условные обозначения в Заявке

“ERROR!” знак появляется если поле не заполненоПеред подачей Заявки убедитесь в отсутствии ошибок!

5

Красный Заголовки/подзаголовки

Желтый Информация

Без цвета Поле заполняется заявителем

Зеленый Выбор из списка

Серый Заполняется СТС

Голубой Автоматически заполняемые разделы

Структура Заявки

6

I Worksheet Project Description / ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

II-VI Worksheets Activity Packages / ГРУППЫ МЕРОПРИЯТИЙ

VII Worksheet Project Time Plan / ГРАФИК РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

VIII Worksheet Project Applicant / ЗАЯВИТЕЛЬ ПРОЕКТА

IX Worksheet Project Partners / ПАРТНЕРЫ ПРОЕКТА

X Worksheet Logical Framework / ЛОГИЧЕСКАЯ МАТРИЦА

Бюджет

XI Worksheet Sources Of Funding / ИСТОЧНИКИ ФИНАНСИРОВАНИЯ

XII Worksheet Project Budget / БЮДЖЕТ ПРОЕКТА

XIII Worksheet Budget Per APs / БЮДЖЕТ ПО ГР. МЕРОПРИЯТИЙ

XIV Worksheet Budget Per Partner / БЮДЖЕТ ПО ПАРТНЕРАМ

XV Worksheet Declaration / ДЕКЛАРАЦИЯ

XVI Worksheet Associates / АССОЦИИРОВАННЫЕ ЧЛЕНЫ

XVII Worksheet Checklist / КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ

«Worksheet» – раздел Заявки

Worksheet I – 1

1. Project description: summary of the project location partnership (no partners can be added/dropped out) associates (can be added the maximum of 5)

2. Relevance of the Project: Overall vs. Specific objectives

Final beneficiaries vs. Target Groups

capacity of partnership to manage the project

identification of actual cross-border component and justification a real need for cross-border cooperation

explanation of relevance to national/EC policies

7

Раздел I – 1

1. Описание проекта: «выжимка» о проекте место реализации проекта партнерство (удалять и/или принимать новых партнеров

запрещено) ассоциированные члены (можно включить до 5

организаций)

2. Актуальность проекта: общие цели vs. конкретные задачи

конечные бенефициары vs. целевые группы

возможности партнерства реализовать проект

наличие «приграничного» компонента в проекте и обоснование реальной необходимости приграничного сотрудничества

связь проекта с национальными программами и политикой ЕС

8

3. Methodology: how the project will be implemented to hit the project

objectives and achieve results outline the advantages and relevance of operational

and financial management

4. Sustainability Indication and brief analysis of risks Sustainability and continuation of the initiatives/results

after project lifetime

Compliance with the Concept Note!

9

Worksheet I – 2

3. Методика: как реализовать проект, чтобы достичь целей и

получить запланированные результаты преимущество и актуальность выбранных методов

управления проектом (финансы и содержание)

4. Устойчивость: перечисление и краткий анализ рисков устойчивость и продолжение

инициатив/результатов проекта после его окончания

Соответствие Краткому описанию проекта!10

Раздел I – 2

Worksheets II-VI – 1

Activity Packages

Thematical grouping

Activity Packages (AP) 1 and 2 are predefined!─ AP1 - Management and coordination─ AP2 information and visibility

AP3, AP4, AP5 grouped by content!(not by time or budget headings!)

11

Разделы II-VI – 1

Группы мероприятий

Группировка по тематике

Группы мероприятий (ГМ) 1 и 2 одинаковы и обязательны для всех─ ГМ1 Управление и координация─ ГМ2 Информационное и визуальное

обеспечение

ГМ3, ГМ4, ГМ5 формируются по содержанию!(не по времени и не по разделам бюджета!)

12

Worksheets II-VI – 2

13

outputs • Product, event, service, action, etc. as

such;

• What directly comes out of planned activity.

results• Consequence of the output;

• Something that the output/set of outputs led to or allowed achieving.

long term impact

• How achieved outputs and results influence (change) the targeted problem, or groups of people, or place, or altogether during and after the project lifetime.

quantification

• Plan as clear and detailed as possible;

• Count the outputs;

• Provide estimations (e.g. “not less than XX people”, “maximum of XX training sessions”, etc.)

Разделы II-VI – 2

14

«Продукт»(outputs)

• Продукт, событие, услуга, мероприятие и пр., как таковые;

• Прямой результат запланированной деятельности.

Результат(results)

• Последствия произведенных действий;

• Что-либо, что «продукт»/комплекс «продуктов» позволил достичь.

Долгосрочное влияние(long term impact)

• Как полученные «продукты» и результаты влияют (изменяют) на проблему, группы людей, место или на все сразу в течение и после окончания проекта.

Количественная оценка

(quantification)

• Детализация и четкость планирования;

• Посчитайте «продукты»;

• Покажите предварительные подсчеты (например, “не менее XX человек”, “макс. XX тренингов”, etc.)

Worksheet VII

Indicative project implementingTIME PLAN

All activities should be listed in accordance with Activity Packages.

Project time planning principle:

− Year 1 (12 months) on a monthly basis;

− Year 2 (rest of months) on a quarterly basis.

Month 1 is when the project starts (Month 1 ≠ January)

Distinguish between preparation (P) and implementation (I), (choose from dropdown list).

Implementing body: indicate all partners involved! (e.g. P1, P2, P3, etc.).

Duration of activity (both P and I) should be reasonable and justified.

Respect Eligibility Criterion 4

“proposed duration of the project does not exceed 24 months and 31 December 2014”15

16

Раздел VIIОриентировочный ГРАФИК РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Все мероприятия должны быть включены в план в соответствии Группами Мероприятий.

Принцип планирования:

− Год 1 (12 мес.) помесячно;

− Год 2 (остаток срока) поквартально.

Месяц 1 – это месяц, в котором стартовал проект (Мес.1 ≠ январь)

Различайте следующие стадии: подготовка (P) и реализация (I) (выбирается из списка)

Исполнитель: перечислите всех вовлеченных партнеров! (например, P1, P2, P3, и т.д.).

Длительность мероприятия (как P, так и I) должна быть адекватной и обоснованной.

Критерий приемлемости № 4 «предлагаемый проект не превышает длительность в 24 мес. и срок реализации до 31 декабря 2014”

Worksheet VIII

Project Applicant Lead Partner principle.

Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be subcontracted).

Demonstrate capacity to successfully implement the project:─ project financial and operational experience

─ experience in similar projects (by topic, by scale)

─ resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to the proposed project

Legal information on Applicant organisation:─ Financial information for 3 previous years.

─ paid staff and voluntary staff (tick appropriate with dropdown list)

Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed!

Applicant signs the Partnership Statement!

17

Раздел VIII

Заявитель в проекте Принцип Ведущего Партнера.

Кандидатуры Менеджера проекта и Финансового менеджера (также м.б. на субподряде).

Продемонстрируйте свой потенциал успешно реализовать проект:─ опыт финансового и оперативного управления

─ опыт в аналогичных проектах (по тематике, по масштабу)

─ ресурсы (специалисты, оборудование, помещение и пр.), которые планируется подключить для реализации проекта

Официальная информация об организации-заявителе:─ финансовая информация за 3 предыдущих года.

─ оплачиваемый персонал и волонтеры (выберите из списка)

Бюджет появляется автоматически, как только будут заполнены соответствующие разделы заявки!

Заявитель подписывает справку о подтверждении партнерства (Partnership Statement)!

18

Worksheet IX Project Partners

Complete the information for all involved partners. Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be

subcontracted). Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to

start the partnership. Demonstrate capacity to successfully implement the project (draft as

detailed and clear as possible):─ availability of financial resources to finalise the project (!!!);

─ role played in preparation of the project proposal, and expected role in implementation;

─ competences of partner relevant to the project idea, management, scale, etc.

─ resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to the proposed project

Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed!

All partners sign the Partnership Statement!19

Раздел IX Партнеры проекта

Необходимо предоставить информацию обо всех партнерах. Кандидатуры Менеджера проекта и Финансового менеджера

(также м.б. на субподряде). Напишите об истории сотрудничества. Если партнерство новое,

– обоснуйте причины его создания. Продемонстрируйте свой потенциал к успешной реализации

проекта: (опишите как можно более понятно и детально):─ наличие финансовых ресурсов для завершения проекта (!!!);

─ роль в разработке проекта и роль в его реализации;

─ компетенции партнера, значимые для идеи и масштаба проекта, управления проектом и т.д.

─ ресурсы (специалисты, оборудование, помещение и пр.), которые планируется подключить для реализации проекта

Бюджет появляется автоматически, как только будут заполнены соответствующие разделы заявки!

Все партнеры подписывают справку о подтверждении партнерства (Partnership Statement)!! 20

Worksheet X

Logical Framework (Logframe) Current EC approach: project development and implementation

is Logframe based (not AP based)

Compulsory if requested Programme Grant exceeds EUR 100 000,00.

More details on Logframe are available at www.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads "Project Management Cycle")

21

Overall and specific objectivesExpected resultsActivities

− Compliance with Worksheet I− Quantification

Objectively verifiable indicators of achievement

− Set of indicators to demonstrate/prove to which extent results were (not) achieved.

Means of verification− Sources of information and material

evidences to support indicators

Assumptions− Ensure effectiveness− Foresee advantages− Detect and manage possible risks

Раздел XЛогическая матрица («Логфрейм»)

Подход Еврокомиссии: разработка и реализация проекта основана на Логфрейме, а не на группах мероприятий.

Обязателен, если запрашиваемый Грант превышает 100 тыс. евро.

Более подробно о Логфрейме на сайте Программы www.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads "Project Management Cycle")

22

Общие цели и конкретные задачи, ожидаемые результаты, мероприятия

− Соответствие описанию проекта (Раздел I)− Количественная оценка

Достоверные показатели результативности

− Набор показателей, демонстрирующих / доказывающих, в какое мере результаты были (не) достигнуты.

Свидетельства достоверности показателей

− Источники информации и фактические свидетельства по индикаторам.

Допущения− Гарантировать эффективность− Прогнозировать преимущества− Выявлять риски и управлять ими

Worksheet XI

Expected sources of fundingStart filling the budget with Worksheet XIV!

− Sources and amounts to be identified for each partner

− Max Programme Grant – 90% (for SMEs 50% under Priority 1 and max grant EUR 200 000.00)

− Min 10% partner’s own co-financing:• in-kind (1) max ≤10% of total eligible costs, (2) cannot exceed

own contribution to project• in-cash• state budget (depends on state)

23

Раздел XI

Планируемые источники финансированияНачните работать с бюджетом с Раздела XIV!

− Источники финансирования и суммы должны быть определены для каждого партнера

− Макс. сумма Гранта Программы – 90% (для МСП 50% только Приоритет 1; макс сумма гранта -200 тыс. евро)

− Минимум 10 % - собственное финансирование партнера:• «вклад в натуральной форме» (1) макс. ≤10% от бюджета,

(2) не может превышать собственный финансовый вклад• финансовый вклад• гос. средства (только для Латвии)

24

Worksheet XII

Total Budget for the Project

Includes (1) total costs for all years and (2) costs for Year 1.

Will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are complete.

What should be added manually: forecasted costs by total of Budget Headings* for Year 1.

NB: Project duration below 12 month – automatic fill only!

* See Worksheet XIV

25

Раздел XII

Общий бюджет проекта

Включает (1) общие расходы за весь период реализации проекта и (2) расходы на Год 1.

Заполняется автоматически после того, как будут заполнены другие разделы.

Что необходимо добавить самостоятельно: прогноз расходов по разделам бюджета* на Год 1.

NB: Если срок проекта меньше 12 месяцев, - данный раздел заполняется только автоматически!

* см. Раздел XIV26

Worksheet XIII

Budget per Partner andActivity Packages

Information should match with other budget tables: Worksheets XI, XII and XIV.

Costs are to be arranged by Activity Packages (Worksheets II-VI) by the Applicant/partners.

No “ERROR!” accepted!

27

Раздел XIII

Бюджет по партнерам и по группам мероприятий

Данные должны совпадать с теми, которые представлены в Разделах XI, XII и XIV.

Расходы должны быть сгруппированы по группам мероприятий (Разделы II-VI) и по партнерам

Заявки с маркером “ERROR!”могут быть не приняты к рассмотрению!

28

Worksheet XIV

Budget per PartnersStart filling the budget from this Worksheet!

Budget items are parts of total eligible costs of the project.

Plan the budget items carefully – rows are limited!

No lump sums!

Pre-filled budget items are examples – replace with actual lines

Units for cost items (month, trip, contract, person, km, litres, etc.) should be simple, indivisible and reflect actual item

29

Раздел XIV

Бюджет по партнерамНачните работать с бюджетом с этого

раздела!

Статьи бюджета – это часть совокупности приемлемых расходов проекта.

Тщательно планируйте статьи бюджета – количество строчек в заявке ограничено!

Избегайте агрегированных расходов!

Названия статей в заявке – всего лишь примеры. Замените их актуальными статьями расходов.

Единицы измерения расходов (мес., билет, контракт, чел., км, литры и т.д.) должны быть простыми и отражать реальные затраты. 30

Worksheet XVDeclaration by the Applicant

Lead partner principle! Applicant fills in the Declaration.

Declaration should be signed by an authorised representative of Applicant organisation.

(!!!) STAMP should be put!!! (if no stamp is foreseen by legislation – put “STAMP NOT APPLICABLE”)

By signing (and stamping, if applicable) the Declaration the Applicant undertakes responsibility for project and confirms compliance of partners with requirements set in the GfGA31

Раздел XVДекларация заявителя

Принцип ведущего партнера! Заявитель заполняет Декларацию.

Декларация должна быть подписана уполномоченным представителем организации-заявителя.

(!!!) ПЕЧАТЬ должна быть поставлена!!! (если печать не предусмотрена законодательством – укажите, что «печати не имеется»)

Подписывая (и ставя печать) Декларацию, Заявитель берет на себя обязательства по проекту и подтверждает, что

партнеры соответствуют требованиям Программы, изложенным в Руководстве для заявителей 32

Worksheet XVI

Associates Information

Complete the information for all associates (max 5).

Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to make organisation(s) associated with project.

Demonstrate the relevance of associate(s) to project:

─ role and involvement in preparation and implementation of project;

─ advantages and experience of associate(s) relevant to project.

33

Раздел XVI

Информация об ассоциированных членах

Необходимо предоставить информацию обо всех (максимум 5) ассоциированных членах

Напишите об истории сотрудничества. Если ее пока нет, то обоснуйте причины включения данной организации в ассоциированные члены.

Продемонстрируйте значимость ассоциированных членов для проекта:─ роль в разработке проекта и роль в его реализации;

─ значимые для проекта сильные стороны и опыт ассоциированных членов.

34

Worksheet XVII

Checklist

After the Full Application Form is filled and ready for submission,

check that it complies with the criteria listed in the table!

35

Раздел XVII

Контрольный лист

После заполнения полной конкурсной заявки и подготовки ее к подаче, проверьте конкурсный пакет на

соответствие критериям, представленным в таблице!

36