e-counting introductie sap erp gonda cock serge claerbout
Post on 13-May-2015
246 Views
Preview:
TRANSCRIPT
/
e-Counting Introductie
SAP ERP
Gonda Cock
Serge Claerbout
Overzicht
1. Algemeen overzicht van SAP
2. Hoe verloopt het aankoopproces
3. Hoe verlopen de financiële verrichtingen (kasboek + VGrekeningen)
4. Hoe verlopen de reismelding en onkostennota’s
5. Hoe verloopt het verkoopproces
SAP - e-Counting project
TRTRTreasuryTreasury
FIFIFinancialFinancial
AccountingAccountingIMIM
InvestmInvestm
COCOControllingControlling
FMFMFunds mgtFunds mgt
AMAMFixed AssetsFixed Assets
Mgmt.Mgmt.
PSPSProjectProjectSystemSystem
MMMMMaterialsMaterials
Mgmt.Mgmt.
SDSDSales &Sales &
DistributionDistribution
QMQMQualityQuality
Manage-Manage-mentment
PPPPProductionProductionPlanningPlanning
PMPMPlant Main-Plant Main-
tenancetenance HRHRHumanHuman
ResourcesResources
ISISIndustryIndustry
SolutionsSolutions
SAPSAPR/3R/3
WFWFWorkflowWorkflow
Aankoop
VerkoopAnalytischeboekhouding
Budget-beheer
Vaste activa
Projecten
Economische boekhouding
Workflow
SAP, een geïntegreerd systeem
Begrotingsopmaak
Beschikbaar-heidscontrole
Bedrijfseconomische boekhouding
Analytische Boekhouding(inclusief Projecten)
Budgetbeheer
Aankoop Verkoop
Aankoop proces
Offerte proces
BestelbonGoederenontvangst
Logistieke factuur controle
Goedk.proces
Voorlopig Budgetverbruik
Definitief Budgetverbruik
Niet in SAP Decentrale activiteiten vakgroepen en diensten
Medewerker
Budgethouder
OF
Proxy
Goedkeuring v.e. afwijking
Budgethouder
OF
Proxy
MedewerkerMedewerker
Definitief BudgetverbruikWordt eventueel
gewijzigd
Aankoop proces
• Maximaal (nagenoeg altijd) gebruik van bestelbon omwille van :- goedkeuringsprocedure- automatische beschikbaarheidscontrole- volledige informatieverstrekking via logistieke rapporteringen
• Slechts zeer uitzonderlijk facturen zonder bestelbon;andere diverse vorderingen blijven wel mogelijk (onkostennota’s,..)
• Automatische betaling via SAP, slechts uitzonderlijk nog cash of cheque.
Verkoop proces
Verkoop-order
Levering FacturatieOp order niv
Of op levering
Factuur Gestruct.Mededeling
Medewerker Medewerker Budgethouder
OF
Proxy
Verkoopproces
• Standaardproces : altijd starten met Verkooporder– manueel aangemaakt
– of met gegevens uit extern systeem, gelinkt via standaard interface
• Factuur wordt automatisch gegenereerd uit ingebrachte gegevens, eventueel ordergerelateerd of leveringsgerelateerd
• Gebruik van gestructureerde mededeling voor automatisatie afpunting van inkomende betalingen
Proces onkostennota’sStamgegevens personeelslid
Reisaanvraag
Invoeren onkostennota
Goedkeuring Budgethouder
Weekstaat + bewijzen naar DFIN sturen
Controle + boeking door DFIN
Betaling
Zonder nood aan goedkeuring, enkel nood aan afkeuring, versturing wordt wel bijgehouden tbv personeelszaken
In principe regelmatig bij te houden in chronologische volgorde door ieder personeelslid
Hier is er nood aan goedkeuring of afkeuring door de desbetreffende budgethouders
Ieder personeelslid werd aangemaakt in SAP vanuit LDAP met 1 bankrekening nummer per personeelslid
Principe van verantwoording
• De creatie van verkooporder gebeurt met automatische overname van de gecumuleerde kosten op een project.
• Via een lijst van de line items kan men per kostensoort rapporteren, en dit rapport vermeldt het financieel documentnummer dat via de Scanning software zal kunnen opgevraagd worden.
• De bedoeling is dat deze file van bij de verschillende vakgroepen, doorgestuurd wordt naar financiën en dat daar overnight een CD gebrand wordt om af te geven aan de financier, in acrobat reader formaat.
Proces Financiele verrichtingenVoorschot aanvragen (decentraal)
Storting op vakgroeprekening
Afhaling geld van rek. vakgroep
Registreren geldbewegingen kas
Verantwoorden uitgaven - DFIN
Controle en boeking door DFIN
Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, onafhankelijk van Project of Kas
DFIN stort de aangevraagde sommen op de VG rekening
Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, en vermeldt bij de uitgave het Project of de Kostenplaats , de BUDGETHOUDER dient de kasuitgaven goed te keuren (manueel)
Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, onafhankelijk van Project of Kas
CrediteurenbeheerAP
Integratie SAP :
Samenvoeging van de processen
Verkoop Order
LeveringFactuurSD
Offerte proces
Bestelbon
Goed.ontvangst
Factuur MM
Goedk.proces
FactuurGL
DebiteurenbeheerAR
Document CO
Reëel VerbruikFM
Bank File
VoorlopigeVastlegging
FM
VastleggingFM
Begrotingsopmaak
Beschikbaarheidscontrole
BudgetVersie n
BudgetFM
Budgetverhogende
inkomst
Bedrijfseconomische boekhouding
Analytische Boekhouding(inclusiefProjecten)
Budgetbeheer
Onkosten nota’s
Financiële verrichtingen
Belangrijkste taken medewerker
Medewerker krijgt Algemene Rol
Deze rol kan volgende zaken :
• Aanmaken en wijzigen leveranciers
• Aanmaken en wijzigen Klanten
• Aanmaken en wijzigen Onkostennota’s
• Voorlopig boeken van facturen tov Bestelbonnen
• Aanmaken en wijzigen artikels
Belangrijkste taken Budgethouder
Budgethouder krijgt rol algemeen en rol budgethouder
De rol budgethouder kan volgende zaken extra
• Goedkeuren / Afkeuren van de bestelbon
• Goedkeuren / Afkeuren van de afwijkingen op facturen
• Goedkeuren / Afkeuren van een onkostennota (of een deel ervan )
• Rapportering van Budgetten, op eigen kostenplaatsen en projecten
Wat is nu een PROXY
• Proxy krijgt in totaliteit de autorisatie van de budgethouder
Dit betekent duidelijk alle mogelijkheden voor alle budgetplaatsen van de budgethouder. Men kan meerdere proxy’s toekennen per Budgethouder, die allen aan alle budgetplaatsen kunnen.
• Hoe duiden we nu een proxy aan ?
Via een document dat toegestuurd wordt aan DFIN
DFIN brengt de proxy’s in in SAP
• Belangrijk : beter proxy toekennen dan wachtwoord doorgeven
Wat is het gevolg van een PROXY-toekenning
• Zowel budgethouder als proxy krijgen een “aanvraag tot goedkeuring” in hun inbox.– De SAP inbox is geen gewone mailbox, maar een dynamische
“takenlijst”– Wie als eerste de taak uitvoert, neemt daardoor de taak weg uit de
takenlijst van de anderen– Wie dus verschillende proxy’s aanduidt, zal moeten gedetailleerde
afspraken maken
• Belangrijke punten die moeten onthouden worden :– Oude SAP Workflow berichten die nog dienen verwerkt te worden
door de BH komen niet automatisch over naar de nieuwe Proxy– Indien proxy stopt met Proxy te zijn, blijven zijn nog niet
verwerkte items wel in zijn SAP mailbox staan.
Doelstellingen van e-Counting
• Opbouw van klant gericht management accounting systeem
• Vereenvoudigde - straight forward - administratie
• On-line toegankelijke informatie
• Transparantie en auditability
• Thesauriebeleid
Realisatie ?• Implementatie van de STER principes• Gebruik makend van Best practices• Financiele opvolging via uniform rekeningen plan• Opvolging van de investeringen• Opvolging van niet alleen kosten maar ook opbrengsten
naar hun aard• Gebruik maken van de nieuwste technieken voor
rubricering van de kosten en opbrengsten ( rubricering)• Opvolging van alle inkomsten en uitgaven volgens de
opgemaakte budgetten• Alleen kan er niemand iets, hier is dus gekozen voor de
realisatie in TEAM, Samen kunnen we veel meer
Huidige vertrouwde termen
• Kostendrager S I X F G P• Afdeling ( Staat, Investeringskred, Soc voorz
Onderzoeksfondsen en patrimonium ...)• Kostensoorten• Kredieten – projecten• Kassen• Congressen• Giften
Overgang van FIDI naar SAPKassen
Congressen
Kredieten
Giften
Projecten
X 0 0 0 0 0 0 0
Project definitie
WBS element
Aan een project wordt een Fonds gehangen
Analytische boekhouding :Rubricerings elementen
Begrotingsopmaak
Versie 0Beschikbaar-heidscontrole
Versie 1Budget
Versie n
B u dg e tp laa tsen - V oo rbe e ld
V a kgro e p Y
F a cu lte it X
F a cu lte iten
F in a nc ië le D ie n st
A d m in is tra t ie
K o ste n p la a tsen
S tud ied ag
g e b ou w F a rm a c ie h o m e B o u de w ijn
C a m pu s H eym a ns
In fras tru ctu ur
In te rn e o rd e rs
E U -P ro je ct
V L IR -P ro je ct
O n d erz o ek
S tud en ten h om eS tud ie
S tud en ten h om eR u w b o uw
S tud en ten h om e
In fras tru ctu ur
P ro jec ten
R U GT O P van B u d ge tp la a tsen
•Kosten plaatsen
•Interne orders
•ProjectenWBS
Krijgen ieder een Budgetplaats voor opvolging van de fondsen
Demo van de DFIN Website
• Demo van alle traininggegevens
• Demo van alle eindgebruikersdocumentatie
• Demo van alle omzettingscodes
• ......
DimensiesIndien een factuur voor een gewone kostenplaats wordt geboekt dan wordt die als volgt verwerkt :
•De factuur wordt geboekt tov een leverancier (schuld) (FI)
•De kost wordt geboekt op een grootboekrekening (FI) De grootboekrekening duidt aan wat de kost inhoudt (aard van de kost)
•En er wordt een rubricering meegegeven, Kostenplaats, intern order, WBS nummer. (CO) Dit duidt de bestemming van de kost aan, dus voor wie de kost gebeurde.
•Er wordt ook automatisch of manueel een Fonds toegekend, waardoor budgetopvolging mogelijk is (FM), hier wordt aangeduid “met welk geld” er betaald wordt.
Conclusie : er zijn 3 dimensies waar we de inkomsten en uitgaven volgen in het nieuwe SAP systeem.
Demo Algemene rol
1. Creatie van een reisaanvraag door medewerker
2. Creatie van een bestelbon door medewerker
3. Creatie van een onkostennota door medewerker
4. Goederen ontvangst door medewerker op Bestelbon
5. Factuurontvangst zonder afwijking door medewerker
6. Factuurontvangst met afwijking door medewerker
Demo Budgethouders rol
• Beantwoorden van reismelding
• Vrijgeven van onkosten nota’s
• Vrijgeven van Bestelbon
• Vrijgeven van Afwijkende factuur
• Genereren verkoopfactuur
• Rapportering
• ..
/
EINDEHerhaling - Vragen
top related