Amalan 5S/QE UMP 14 November 2011

LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 SPOT AUDIT BIL.2/2011 AMALAN 5S/QE 15 PTJ BAGI

PERSIJILAN SEMULA AMALAN 5S/QE 2011 PADA 3-4 NOVEMBER 2011

Disediakan oleh:

Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti

M u k a s u r a t | 1

PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI

LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit/Penilaian Laporan Status

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Fail 5S Jabatan - Dokumen 2010 dan 2011 perlu diasingkan dengan menggunakan separator atau penanda.

- Semua dokumen yang memerlukan tandatanga perlu ditanda tangani. - Setiap dokumen yang disimpan perlu dipastikan dibuat penandaan untuk

memudahkan pencarian teritama semasa audit dijalankan.

Telah diambil tindakan

Sudut 5S - Perlu ada PIC - Pastikan pelan lantai terkini zon dipamerkan. - Gambar/rekod penambahbaikan perlu dikemaskini

Telah diambil tindakan

Ruang Pejabat - Elakkan terlalu banyak tagging peribadi. - Plug dan suis lebih dari satu perlu dilabelkan. - Pastikan label yang tercabut atau tertanggal perlu dikemaskini.

Telah diambil tindakan

Perkhidmatan kaunter - Nama PIC yang bertugas di kaunter boleh disediakan. - Carta Alir tentang perkhidmatan boleh dipamerkan.

Belum diambil tindakan

Tempat Simpanan - Peralatan ICT dan media perlu disusun dan dilabel mengikut kategori. - Tempat pelupusan sementara perlu diwujudkan dan senarai barangan lupus perlu

disediakan. - Rekod peralatan perlu sentiasa dikemaskini. - Lantai dan lampu perlu dalam keadaan bersih dan tidak berdebu.

Telah diambil tindakan

Belum diambil tindakan

Telah diambil tindakan Telah diambil tindakan

- Pastikan Bilik Server tiada barangan rosak dan tidak diperlukan disimpan didalam bilik tersebut.

Belum diambil tindakan

Tempat Umum - Bilik Mesyuarat perlu ada PIC - Etika dan peraturan Bilik Mesyuarat perlu disediakan

Belum diambil tindakan

LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

Bil. 1/2011

Skala Warna

Bil. 2/2011

Skala Warna

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Ruang Kerja Staf -Suis/Plug yang tidak dilabel -Laci meja tidak disusun dan tidak diletakkan label -Wayar yang tidak diikat -Ruang meja kerja yang tidak disusun

Masih ada ruang kerja staf yang perlu diperbaiki dan dikemaskini. Secara keseluruhan di tahap yang baik.

80%

78%

M u k a s u r a t | 2

JABATAN HAL EHWAL AKADEMIK & ANTARABANGSA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor Tempat Umum

-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan -Perbincangan/perjumpaan bagi setiap zon perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat -Tiada sebarang komen dari pihak MPC - Secara keseluruhannya di tahap yang baik - Tiada sebarang komen dari pihak MPC -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Telah diambil tindakan

- -Secara keseluruhan berada di tahap yang baik

- - -

LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

Bil. 1/2011

Skala Warna

Bil. 2/2011

Skala Warna

1. 4 November 2011 (Jumaat)

RuangKerjaStaf Fail yang tidak diletakkan label dan tiada index -Almari/rak fail yang tiada penambahbaikan -Susunan barangan yang tidak teratur dan berselerak di atas meja -Pelan suis yang tiada penambahbaikan -Laci meja yang tidak diletakkan label

-Tiada tindakan penambahbaikan dilaksanakan

74%

62%

M u k a s u r a t | 3

JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor Cenderahati/Stor stok Stor Alat tulis Bilik kaunseling Bilik Server Bilik Fail

Bilik Gerakan

Pantry Tempat Umum

-Minit Mesyuarat/nota perbincangan perlu pengesahan oleh Pengerusi JK Amalan 5S jabatan -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Perlu dibuat parking bagi mengasingkan setiap peralatan di dalam cabinet namun perlu lebih sistematik dan menepati kriteria 5S -Perlu direkod dengan sistematik penerimaan/pengeluaran cenderahati -Setiap alat tulis perlu direkodkan pengeluaran/penerimaan dan baki alat tulis sentiasa dikemaskini -Perlu kenal pasti ruang yang sesuai untuk menyusun barangan/peralatan tidak perlu diletak di dalam bilik berkenaan -Perlu dialaihkan barangan yang disimpan dalam biliktersebut kerana menyukarkan urusan penyelenggaraan -Semua fail-fail perlu disusun dengan teratur dan dilabel -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Telah diambil tindakan - - - Telah diambil tindakan - -Ada penambahbaikan (kad stok telah disediakan. -telah take noted tetapi tiada penambahbaikan dibuat -Ada penambahbaikan (barang telah dialihkan) - - - -

M u k a s u r a t | 4

Surau -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -

LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

Bil. 1/2011

Skala Warna

Bil. 2/2011

Skala Warna

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Sudut 5S -Rekod gambar penambahbaikan perlu dikemaskini.

-Ada penambahbaikan dibuat namun masih lagi menggunakan gambar yang lama.

60%

76%

M u k a s u r a t | 5

PERPUSTAKAAN LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor alat tulis Tempat Umum

-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan -Perlu kemaskini rekod minit mesyuarat - Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan -Perlu masukkan/meletakkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya dengan tulisan tangan -Kaedah flipping tidak perlu dilakukan. Hanya perlu letak gambar-gambar yang terkini sahaja. -Perlu letak nombor dan indeks bagi memudahkan carian (Unit Perolehan) -Wayar perlu diikat dengan cable tight (Unit Pentadbiran) -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Perlu update sehingga bulan November 2011 - Perlu masukkan Minit Mesyuarat Induk Bil.2/2011 & Mesyuarat Penyelarasan Re-Cert. Audit Bil. 1/2011. -Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan namun perlu penambahbaikan dengan sediakan petunjuk warna & nombor) -Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan

LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

Bil. 1/2011

Skala Warna

Bil. 2/2011

Skala Warna

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Tempat Umum (Ruang Kudapan)

Tandas)

-Secara keseluruhan di atahp yang baik -Perlu lebih kemas (tisu atas lantai)

-Lantai perlu lebih bersih dan kemas (ada garfu, getah dan barangan lain di lantai) -Tandas staf lelaki perlu diletakkan pewangi kerana berbau. Surau Lelaki: -Ada telekung di dalam kabinet

91%

91%

M u k a s u r a t | 6

JABATAN PEMBANGUNAN & PENGURUSAN HARTA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor Tempat Umum

-Lampiran audit perlu diasingkan dalam fail. Satu contoh sahaja yang perlu dimasukkan dalam fail -Semua perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan dan dimasukkan dalam 1 fail -Hanya letak sepasang gambar sebelum selepas bagi setiap zon -Perlu letak kad kemaskini untuk memudahkan pemantauan -Pelu meletakkan/memasukkan tarikh sebenar bagi setiap gambar -Berdebu, kabel perlu diikat dengan cable tight -Perlu dimasukkan dalam kotak dan dilabel jika diguna -label yang tertanggal perlu dikemaskini

-Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan -Belum diambil tindakan - Telah diambil tindakan -Belum diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan

LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

Bil. 1/2011

Skala Warna

Bil. 2/2011

Skala Warna

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Stor fail/Arkib -Tiada PIC -Fail peribadi staf tidak dilabel

-Perlu penambahbaikan memandangkan masih ada fail yang tidak berlabel.

69%

71%

M u k a s u r a t | 7

PUSAT PEMBANGUNAN KORPORAT & PENGURUSAN KUALITI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

1. 3 November 2011 (Khamis)

Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor Tempat Umum

-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan -Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat -Pelan Perancangan dan Pelaksanaan bagi tahun 2010 tidak perlu dipamerkan namun perlu dimasukkan