amalan 5s/qe · pdf file- etika dan peraturan bilik mesyuarat perlu disediakan belum diambil...

of 20 /20
Amalan 5S/QE UMP 14 November 2011 LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 SPOT AUDIT BIL.2/2011 AMALAN 5S/QE 15 PTJ BAGI PERSIJILAN SEMULA AMALAN 5S/QE 2011 PADA 3-4 NOVEMBER 2011 Disediakan oleh: Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti

Author: vodiep

Post on 10-Feb-2018

227 views

Category:

Documents


5 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Amalan 5S/QE UMP 14 November 2011

    LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 SPOT AUDIT BIL.2/2011 AMALAN 5S/QE 15 PTJ BAGI

    PERSIJILAN SEMULA AMALAN 5S/QE 2011 PADA 3-4 NOVEMBER 2011

    Disediakan oleh:

    Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti

  • M u k a s u r a t | 1

    PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI

    LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit/Penilaian Laporan Status

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Fail 5S Jabatan - Dokumen 2010 dan 2011 perlu diasingkan dengan menggunakan separator atau penanda.

    - Semua dokumen yang memerlukan tandatanga perlu ditanda tangani. - Setiap dokumen yang disimpan perlu dipastikan dibuat penandaan untuk

    memudahkan pencarian teritama semasa audit dijalankan.

    Telah diambil tindakan

    Sudut 5S - Perlu ada PIC - Pastikan pelan lantai terkini zon dipamerkan. - Gambar/rekod penambahbaikan perlu dikemaskini

    Telah diambil tindakan

    Ruang Pejabat - Elakkan terlalu banyak tagging peribadi. - Plug dan suis lebih dari satu perlu dilabelkan. - Pastikan label yang tercabut atau tertanggal perlu dikemaskini.

    Telah diambil tindakan

    Perkhidmatan kaunter - Nama PIC yang bertugas di kaunter boleh disediakan. - Carta Alir tentang perkhidmatan boleh dipamerkan.

    Belum diambil tindakan

    Tempat Simpanan - Peralatan ICT dan media perlu disusun dan dilabel mengikut kategori. - Tempat pelupusan sementara perlu diwujudkan dan senarai barangan lupus perlu

    disediakan. - Rekod peralatan perlu sentiasa dikemaskini. - Lantai dan lampu perlu dalam keadaan bersih dan tidak berdebu.

    Telah diambil tindakan

    Belum diambil tindakan

    Telah diambil tindakan Telah diambil tindakan

    - Pastikan Bilik Server tiada barangan rosak dan tidak diperlukan disimpan didalam bilik tersebut.

    Belum diambil tindakan

    Tempat Umum - Bilik Mesyuarat perlu ada PIC - Etika dan peraturan Bilik Mesyuarat perlu disediakan

    Belum diambil tindakan

    LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

    Bil. 1/2011

    Skala Warna

    Bil. 2/2011

    Skala Warna

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Ruang Kerja Staf -Suis/Plug yang tidak dilabel -Laci meja tidak disusun dan tidak diletakkan label -Wayar yang tidak diikat -Ruang meja kerja yang tidak disusun

    Masih ada ruang kerja staf yang perlu diperbaiki dan dikemaskini. Secara keseluruhan di tahap yang baik.

    80%

    78%

  • M u k a s u r a t | 2

    JABATAN HAL EHWAL AKADEMIK & ANTARABANGSA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor Tempat Umum

    -Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan -Perbincangan/perjumpaan bagi setiap zon perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat -Tiada sebarang komen dari pihak MPC - Secara keseluruhannya di tahap yang baik - Tiada sebarang komen dari pihak MPC -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

    -Telah diambil tindakan

    - -Secara keseluruhan berada di tahap yang baik

    - - -

    LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

    Bil. 1/2011

    Skala Warna

    Bil. 2/2011

    Skala Warna

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    RuangKerjaStaf Fail yang tidak diletakkan label dan tiada index -Almari/rak fail yang tiada penambahbaikan -Susunan barangan yang tidak teratur dan berselerak di atas meja -Pelan suis yang tiada penambahbaikan -Laci meja yang tidak diletakkan label

    -Tiada tindakan penambahbaikan dilaksanakan

    74%

    62%

  • M u k a s u r a t | 3

    JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor Cenderahati/Stor stok Stor Alat tulis Bilik kaunseling Bilik Server Bilik Fail

    Bilik Gerakan

    Pantry Tempat Umum

    -Minit Mesyuarat/nota perbincangan perlu pengesahan oleh Pengerusi JK Amalan 5S jabatan -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Perlu dibuat parking bagi mengasingkan setiap peralatan di dalam cabinet namun perlu lebih sistematik dan menepati kriteria 5S -Perlu direkod dengan sistematik penerimaan/pengeluaran cenderahati -Setiap alat tulis perlu direkodkan pengeluaran/penerimaan dan baki alat tulis sentiasa dikemaskini -Perlu kenal pasti ruang yang sesuai untuk menyusun barangan/peralatan tidak perlu diletak di dalam bilik berkenaan -Perlu dialaihkan barangan yang disimpan dalam biliktersebut kerana menyukarkan urusan penyelenggaraan -Semua fail-fail perlu disusun dengan teratur dan dilabel -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

    -Telah diambil tindakan - - - Telah diambil tindakan - -Ada penambahbaikan (kad stok telah disediakan. -telah take noted tetapi tiada penambahbaikan dibuat -Ada penambahbaikan (barang telah dialihkan) - - - -

  • M u k a s u r a t | 4

    Surau -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -

    LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

    Bil. 1/2011

    Skala Warna

    Bil. 2/2011

    Skala Warna

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Sudut 5S -Rekod gambar penambahbaikan perlu dikemaskini.

    -Ada penambahbaikan dibuat namun masih lagi menggunakan gambar yang lama.

    60%

    76%

  • M u k a s u r a t | 5

    PERPUSTAKAAN LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor alat tulis Tempat Umum

    -Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan -Perlu kemaskini rekod minit mesyuarat - Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan -Perlu masukkan/meletakkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya dengan tulisan tangan -Kaedah flipping tidak perlu dilakukan. Hanya perlu letak gambar-gambar yang terkini sahaja. -Perlu letak nombor dan indeks bagi memudahkan carian (Unit Perolehan) -Wayar perlu diikat dengan cable tight (Unit Pentadbiran) -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

    -Perlu update sehingga bulan November 2011 - Perlu masukkan Minit Mesyuarat Induk Bil.2/2011 & Mesyuarat Penyelarasan Re-Cert. Audit Bil. 1/2011. -Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan namun perlu penambahbaikan dengan sediakan petunjuk warna & nombor) -Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan

    LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

    Bil. 1/2011

    Skala Warna

    Bil. 2/2011

    Skala Warna

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Tempat Umum (Ruang Kudapan)

    Tandas)

    -Secara keseluruhan di atahp yang baik -Perlu lebih kemas (tisu atas lantai)

    -Lantai perlu lebih bersih dan kemas (ada garfu, getah dan barangan lain di lantai) -Tandas staf lelaki perlu diletakkan pewangi kerana berbau. Surau Lelaki: -Ada telekung di dalam kabinet

    91%

    91%

  • M u k a s u r a t | 6

    JABATAN PEMBANGUNAN & PENGURUSAN HARTA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor Tempat Umum

    -Lampiran audit perlu diasingkan dalam fail. Satu contoh sahaja yang perlu dimasukkan dalam fail -Semua perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan dan dimasukkan dalam 1 fail -Hanya letak sepasang gambar sebelum selepas bagi setiap zon -Perlu letak kad kemaskini untuk memudahkan pemantauan -Pelu meletakkan/memasukkan tarikh sebenar bagi setiap gambar -Berdebu, kabel perlu diikat dengan cable tight -Perlu dimasukkan dalam kotak dan dilabel jika diguna -label yang tertanggal perlu dikemaskini

    -Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan -Belum diambil tindakan - Telah diambil tindakan -Belum diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan

    LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Markah

    Bil. 1/2011

    Skala Warna

    Bil. 2/2011

    Skala Warna

    1. 4 November 2011 (Jumaat)

    Stor fail/Arkib -Tiada PIC -Fail peribadi staf tidak dilabel

    -Perlu penambahbaikan memandangkan masih ada fail yang tidak berlabel.

    69%

    71%

  • M u k a s u r a t | 7

    PUSAT PEMBANGUNAN KORPORAT & PENGURUSAN KUALITI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

    Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

    1. 3 November 2011 (Khamis)

    Fail 5S Sudut 5S Ruang kerja staf Stor Tempat Umum

    -Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan -Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat -Pelan Perancangan dan Pelaksanaan bagi tahun 2010 tidak perlu dipamerkan namun perlu dimasukkan