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Alterações ao sistema de contabilidade
Os sistemas de contabilidade têm sido muitas vezes encarados como apenas uma forma de satisfazer os
requisitos legais de prestar contas.
No entanto com a constante exigencia de disponibilização de informação os sistemas de contabilidade
são cada vez mais encarados como uma preciosa ferramenta de analise e disponibilização dessa
informação.
A necessidade de obter informação cada vez mais rapidamente tem obrigado ao desenvolvimento de
mecanismos de otimização e rentabilização de tarefas, obrigando à eliminação de tarefas redundantes.
Por isso a Cigest e a MTC têm investido significativamente na melhoria do sistema de contabilidade, não
só na capacidade de disponibilizar a informação mas também na otimização de tarefas.
Já referimos alguns desses aspetos em comunicações anteriores, mas voltamos agora a reforçar essa
informação e divulgamos também as alterações implementadas e previstas nesta nova versão.
Consideramos que a versão 3.8 representa o maior investimento na melhoria do software de
Contabilidade NetBusiness e a nossa ambição passa por colocar ao vosso serviço um programa que
responda às crescentes exigências que o mercado e a legislação obriga, mas também que permita
rentabilizar ao máximo as tarefas no domínio dos lançamentos, controle, verificação e conciliação de
valores e contas, assim como a produção de out puts do sistema
Estão de imediato disponíveis várias funcionalidades que vão incorporar a nova versão 3.8, de que
destacamos:
- Modelo 22 actualizado, por forma a cumprir atempadamente as obrigações fiscais relativas ao envio
deste modelo até 31 de Maio
- Add-in do Excel, para importação dinâmica de valores das contas da Contabilidade por forma a rapidamente se
obterem e serem trabalhados no Excel os mapas e análises que cada empresa necessita. A MTC já desenvolveu e
vai continuar a desenvolver mapas oficiais com base nesta ferramenta e os mesmos serão disponibilizados para
todos os clientes
Alterações ao sistema de contabilidade
NOVO - Mapas Oficiais Versão 2016
Os modelos dos mapas oficiais foram ajustados de forma a facilitar a sua edição.
Foi criado um índice com as diferentes páginas que permite de uma muito mais rápida navegar no mapa.
O mapa foi também reestruturado de acordo com a legislação em vigor.
Foram criados novos quadros para digitação de valores.
Foi também alterada a estrutura interna do mapa para poder responder ao novo formato lançado pela
Autoridade Tributária.
Alterações ao sistema de contabilidade
NOVO – Add-In Excel
Uma das valiosas ferramentas de analise tem sido deste há alguns anos a esta parte o Microsoft Excel.
Por isso foi criado um Add-In (suplemento) para integrar no Microsoft Excel de forma a que facilmente se possam
extrair valores da contabilidade para folhas de calculo.
Criamos algumas funções básicas para que cada entidade crie os seus próprios mapas.
No entanto disponibilizamos também alguns mapas base para servirem de guia à elaboração de mapas mais
personalizados.
Alterações ao sistema de contabilidade
Próximas Implementações
A versão 3.8 irá contemplar, entre outras, também as seguintes alterações:
- Controlo da aplicação dos prejuízos ano a ano (para o Modelo 22).
- Alteração do ecrã de lançamentos para simplificar a navegação documento a documento.
- Criação de mecanismo de navegação entre diários e extratos de uma forma mais fácil.
- Criação de mecanismo de transferências automáticas de contas para permitir o apuramento dos custos de
mercadoria mês a mês para efeitos de apuramento de valores mensais para a conta 32. Também o apuramento
de resultados vai ficar muito mais fácil, rápido e flexível
- Criação de mecanismo para efetuar lançamentos com base nos ficheiros de fornecedores recolhidos do portal
e-fatura.
- Melhoria dos mapas existentes na IES e alteração do modelo de exportação para contemplar as novas regras
definidas pela Autoridade Tributária
- Add-in do Excel para importação dinâmica de valores das contas da Contabilidade por forma a rapidamente se
obterem e serem trabalhados no Excel os mapas e análises que cada empresa necessita. A MTC já desenvolveu e
vai continuar a desenvolver mapas oficiais com base nesta ferramenta e os mesmos serão disponibilizados para
todos os clientes
- Ficheiro de lembretes e anotações de tarefas, por empresa, com registo de datas que em caso de preenchimento
deve aparecer um pop-up sempre que o operador entra nessa empresa, controle de registos, arquivados e
pendentes
- Fecho mensal para bloquear meses já lançados e sem necessidade de o operador ter privilégios especiais
- Resumo estatístico por empresa processada, com informação do nº de lançamentos automáticos, manuais e
totais de cada empresa processada e listagem/gráfico de comparação dos últimos 5 anos
Alterações ao sistema de contabilidade
Últimas Implementações
As implementações que descrevemos agora já existem na V3.7 e , nalguns casos, desde a v3.0, mas podem ter
passado despercebidas a alguns clientes, por isso voltamos a relembrá-las.
- Mecanismo de Importação de Ficheiros SAFT da faturação para criação automática dos lançamentos de vendas
na contabilidade.
Alterações ao sistema de contabilidade
- Tabela de Naturezas por Defeito para minimizar os erros de lançamento. Se ativar nos parâmetros da
contabilidade esta opção e tentar por exemplo lançar
a conta 7111 a débito receberá um aviso de que está
a lançar a conta numa natureza diferente da que é
habitual. Além disso ao lançar a por exemplo a conta
7111, por defeito, o sistema define esse lançamento
como crédito.
Controlo de Pendentes por Conta. Esta opção permite definir que os lançamentos de uma conta ficarão pendentes
até que seja lançada a respetiva contrapartida. Um das
aplicações mais correntes desta funcionalidade será
controlar os documentos pendentes de clientes,
fornecedores e outros devedores e credores diversos dentro
da Contabilidade, mas pode também ser usado para lançar o
débito de impostos e contribuições que serão depois
fechados pelo lançamento do pagamento, ou qualquer outra
conta em que haja utilidade num controle deste tipo.
Alterações ao sistema de contabilidade
- Definição de Códigos de lançamento Automáticos. Esta opção permite utilização de modelos de documentos pré-
preparados. Pode por exemplo definir um código de lançamento automático para as faturas da eletricidade em
que o sistema digita a conta de custos, a conta do IVA e a conta do terceiro tendo o operador de preencher apenas
o valor a lançar nas contas.
- Emitir etiquetas de classificação do documento, ao finalizar o lançamento do mesmo, podendo a mesma ser
utilizada para colar no próprio documento. Aconselhamos, neste caso, a utilização de uma impressora tipo POS
com pill-off para a etiqueta sair já levantada e descolada e assim ser rápida a colagem no documento
Alterações ao sistema de contabilidade
- Otimização da geração da declaração do IVA fazendo o controlo do apuramento de períodos anteriores.
- Utilização de conciliações bancárias para controlo dos
extratos do banco.
Alterações ao sistema de contabilidade
- Rotina de criação de relatórios aos quais se podem juntar mapas oficiais, permitindo por exemplo a geração do
“Anexo” ao balanço e
demonstração de resultados.
Alterações ao sistema de contabilidade
- Possibilidade de definir se uma conta é uma Conta de Retenção de Imposto sendo nesse caso feito o controlo dos
respetivos valores.
- Possibilidade de lançar o imposto do selo por
rúbrica para elaboração do respetivo mapa.
- Alteração do
mecanismo de
lançamento para
permitir gerar de forma
automática os anexos
de clientes e
fornecedores para
envio da declaração do
IVA quando há pedidos
de reembolso.