alfresco user manual f

ALFRESCO

Outil de collaboration

Manuel de l'utilisateur

2

SE FAMILIARISER AVEC L'INTERFACE UTILISATEUR .............. 4

MY DASHBOARD ................................................................................... 4 MY PROFILE ........................................................................................ 6

AFFICHER VOTRE PROFIL COMPLET ............................................................ 7 MODIFIER VOTRE PROFIL ....................................................................... 7

CHANGER VOTRE MOT DE PASSE ............................................................... 8 SITES ................................................................................................ 8

CRER UN SITE .................................................................................... 9

RECHERCHER UN SITE .......................................................................... 10 GRER VOTRE ADHSION AUX SITES ........................................................ 10

SUPPRIMER UN SITE ............................................................................ 11 UTILISATEURS ................................................................................... 11

RECHERCHER UN UTILISATEUR ............................................................... 12

TABLEAUX DE BORD DES SITES ............................................ 13

MARQUER UN SITE COMME FAVORI .......................................................... 14 PERSONNALISER UN SITE ..................................................................... 14

PERSONNALISER LE TABLEAU DE BORD D'UN SITE ....................................... 15

MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS SUR LE SITE ........................................... 16 CONFIGURATION DU FLUX RSS SUR LE TABLEAU DE BORD DU SITE ................. 16

CONFIGURER LE SOUS-TABLEAU WIKI ..................................................... 17 S'ABONNER UN FLUX RSS .................................................................. 17

CONFIGURER LE SOUS-TABLEAU WEB VIEW .............................................. 18

VOTRE TABLEAU DE BORD PERSONNEL ................................. 19

OUVRIR UN SITE ................................................................................ 19

MARQUER UN SITE COMME FAVORI .......................................................... 19 CONFIGURER LE TABLEAU DE BORD PERSONNEL RSS FEED ............................ 19

VISUALISER LES VNEMENTS CONSIGNS AU CALENDRIER ........................... 20 GRER LES DEMANDES D'ADHSION AUX SITES .......................................... 20

LE COMPOSANT DOCUMENT LIBRARY ................................... 21

ACCS AU COMPOSANT DOCUMENT LIBRARY ............................................. 21

NAVIGATION DANS LA BIBLIOTHQUE ...................................................... 22

CRER UNE STRUCTURE DE DOSSIERS ...................................................... 24 AJOUTER DES LMENTS LA BIBLIOTHQUE ............................................. 24

UTILISER LES DOSSIERS ....................................................................... 25 VISUALISER LES RENSEIGNEMENTS SUR LE DOSSIER .................................... 25

MODIFIER LES MTADONNES D'UN DOSSIER ............................................. 26 UTILISER LES LMENTS DE LA BIBLIOTHQUE ........................................... 26

MARQUER DES LMENTS COMME FAVORIS ................................................ 26 VISUALISER UN LMENT ...................................................................... 27

VISUALISER UN LMENT DANS UN NAVIGATEUR ........................................ 28 MODIFIER UN LMENT ........................................................................ 28

3

TLCHARGER UN LMENT ................................................................... 29

TLCHARGER LE CONTENU MIS JOUR .................................................... 30

LE COMPOSANT DISCUSSIONS .............................................. 31

ACCS AU COMPOSANT DISCUSSIONS ...................................................... 31 PARCOURIR LES THMES ....................................................................... 31

AFFICHAGE D'UN THME ....................................................................... 32 CRER UN THME ................................................................................ 33

MODIFIER UN THME ........................................................................... 33

SUPPRIMER UN THME ......................................................................... 34 CRER UNE RPONSE ........................................................................... 35

MODIFIER UNE RPONSE ...................................................................... 35

ANNEXE I TERMINOLOGIE ALFRESCO ................................ 37

ANNEXE II RLES .............................................................. 40

4

Se familiariser avec l'interface utilisateur

Lorsque vous lancez l'application Share, votre tableau de bord personnel s'affiche. Ce tableau de

bord est une interface utilisateur interactive qui prsente et regroupe l'information importante

pour vous. Vous pouvez personnaliser l'information qui apparat sur cette page.

La barre d'outils de l'application est toujours visible dans le haut de la page.

La barre d'outils contient des liens vers les composants de page Share suivants :

My Dashboard

Affiche votre page d'accueil personnelle configurable.

My Profile

Affiche le composant User Profile qui vous permet de visualiser et de modifier vos donnes

d'utilisateur.

Sites

Affiche le composant Site Finder qui vous permet de grer votre adhsion aux sites Share,

de choisir un site dans une liste de sites favoris ou de crer un nouveau site.

People

Affiche le composant People Finder qui vous permet de rechercher des utilisateurs de

l'application Share.

La barre d'outils contient galement les boutons de commande suivants :

Help

Affiche l'aide en ligne.

Logout

Met fin votre connexion l'application.

Search

Vous permet d'effectuer rapidement une recherche de contenu sur le site o vous vous

trouvez ou sur l'ensemble des sites.

My Dashboard

Votre tableau de bord personnalis est constitu de sous-tableaux qui vous permettent de

faire un suivi de toute l'information importante pour vous.

Les sous-tableaux apparaissent sur votre tableau de bord personnel (sous-tableaux personnels)

et sur les tableaux de bord des sites (sous-tableaux de site). Chaque sous-tableau est un

composant de synthse qui peut ou non avoir un composant de page correspondant. Si le

composant de page existe, il gnre le contenu du sous-tableau auquel il correspond.

5

Lorsque vous personnalisez votre tableau de bord personnel, chaque sous-tableau que vous

choisissez s'affiche sous forme de volet sur le tableau de bord. Les sous-tableaux personnels

suivants sont disponibles :

Getting Started

Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements utiles quand vient le moment de

commencer utiliser l'application et comporte des liens permettant d'accomplir les tches

courantes.

My Limited Profile

Le sous-tableau My Profile contient un sommaire des renseignements personnels qui figurent

dans votre profil d'utilisateur complet.

My Sites

Le sous-tableau My Sites affiche la liste de tous les sites que vous avez crs ou dont vous tes

membre. Utilisez ce sous-tableau pour crer et supprimer des sites. Vous pouvez galement

accder un site partir de ce sous-tableau.

My Calendar

Le sous-tableau My Calendar contient une liste rcapitulative des vnements que vous avez

crs et des vnements de chaque site dont vous tes membre.

My Tasks

Le sous-tableau My Tasks affiche la liste des tches non termines qui vous ont t attribues et

les invitations devenir membre d'un site.

My Sites' Activities

Le sous-tableau My Site Activities contient une liste des plus rcentes activits qui ont eu lieu sur

tout site dont vous tes membre.

My Documents

Le sous-tableau My Documents vous permet de visualiser les fichiers de toutes les bibliothques

de documents susceptibles de vous intresser, classs selon les trois catgories suivantes :

Favorites, I'm Editing et I've Modified..

Content I'm Editing

Le sous-tableau Content I'm Editing affiche les trois derniers lments de contenu de la

bibliothque de documents, les messages publis sur les blogues, les pages de wiki et les

messages que vous avez affichs sur le forum de discussion.

My Workspaces

Le sous-tableau My Workspaces affiche la liste de tous les espaces de travail documentaires dont

vous tes membre. Vous pouvez ajouter et supprimer un espace de travail documentaire partir

de ce sous-tableau.

Alfresco Network

Le sous-tableau Alfresco Network est un portail qui permet aux clients d'Alfresco Share d'avoir

accs aux plus rcentes nouvelles et aux vues. Le sous-tableau comporte des liens vers les

lments suivants :

une base de connaissances;

un systme de suivi de vos billets;

les avis d'archivage;

6

la documentation;

les tlchargements;

le calendrier Alfresco.

RSS Feed

Le sous-tableau RSS Feed est configur pour afficher la source d'information du site Web

d'Alfresco.

CMIS Feed

Le sous-tableau CMIS Feed comporte des liens pour les Services d'interoprabilit des systmes

de gestion de contenu (connus sous le nom de Content Management Interoperability Services ou

CMIS en anglais).

Web View

Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout site Web.

Sur votre tableau de bord personnel, une barre de redimensionnement situe sur la bordure

infrieure de la plupart des sous-tableaux vous permet de rgler la hauteur.

My Profile Le composant User Profile renferme vos renseignements personnels et professionnels. Ces

renseignements sont publis par l'application Share afin que tous les membres du site puissent

les visualiser.

Vos donnes d'utilisateur sont rparties sur quatre pages.

Info

La page Info affiche vos renseignements personnels, notamment vos coordonnes, vos

renseignements professionnels et votre photo. Cliquez sur Edit Profile pour modifier les

renseignements qui figurent dans votre profil.

Sites

La page Sites affiche la liste des sites dont vous tes membre. Cliquez sur le nom d'un site dans

cette liste pour y accder.

Content

La page Content contient deux listes renfermant de l'information sur vos plus rcentes activits

dans l'environnement Share. La liste Recently added contient les trois derniers lments que

vous avez ajouts Share, quel que soit le site. Il peut s'agir de pages de wiki, de messages

publis sur un blogue, d'lments de contenu d'une bibliothque, d'vnements consigns au

calendrier, de liens vers des sites et de messages affichs sur un forum de discussion. La liste

Recently modified affiche les trois derniers lments de contenu que vous avez modifis.

Cliquez sur un lment pour le visualiser intgralement dans le composant et sur le site

pertinents.

Change Password

La page Change Password vous permet de changer votre mot de passe.

Un sommaire des renseignements qui figurent dans votre profil apparat dans le sous-tableau

My Profile de votre tableau de bord personnel.

7

Afficher votre profil complet

Affichez votre profil d'utilisateur pour passer en revue les renseignements personnels et

professionnels qui sont diffuss aux membres du site. Vous pouvez accder au composant User

profile depuis n'importe quelle page de l'application Share.

Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils.

Vous pouvez aussi cliquer sur View Full Profile le sous-tableau My Profile de votre tableau de

bord.

Le composant User Profile apparat en affichant votre nom d'utilisateur sur la bannire.

Modifier votre profil

Modifiez votre profil d'utilisateur pour mettre jour les renseignements votre sujet auxquels les

membres du site ont accs. Outre les renseignements personnels ou professionnels, vous pouvez

tlcharger une photo.

1. Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils.

Le composant User Profile apparat.

2. Cliquez sur Edit Profile.

Des champs de saisie apparaissent en affichant les renseignements personnels et

professionnels ainsi que les coordonnes qui figurent dans votre profil. Les champs

marqus d'un astrisque (*) sont obligatoires.

3. Modifiez les renseignements qui figurent dans votre profil d'utilisateur, apportez des

modifications et ajoutez de nouveaux renseignements, s'il y a lieu.

4. Tlchargez une photo dans votre profil :

a. Cliquez sur Upload la section Photo.

b. Ciquez sur le bouton de dfilement de la page Upload File.

c. Trouvez et tlchargez l'image de votre choix.

Le fichier choisi apparat dans la page Upload File. Cliquez sur Remove pour

supprimer le fichier affich l'cran, au besoin.

d. Cliquez sur Upload File(s).

Si vous aviez dj une photo dans votre profil, celle-ci est remplace par la nouvelle

photo.

5. Cliquez sur Save Changes pour enregistrer les renseignements qui figurent dans le profil.

Le composant User Profile affiche votre profil d'utilisateur jour.

8

Changer votre mot de passe Modifiez votre mot de passe afin d'accrotre la scurit.

1. Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils.

Le composant User Profile apparat.

2. Cliquez sur Change Password dans la bannire.

La page Change Password apparat.

3. Dans la case Enter Old Password, tapez votre mot de passe actuel.

4. Dans la case Enter New Password, tapez votre nouveau mot de passe.

5. Dans la case Confirm New Password, tapez encore une fois votre nouveau mot de

passe.

6. Cliquez sur OK.

L'application Share enregistre le changement de mot de passe et vous ramne votre

profil d'utilisateur.

Sites

Un site est un espace virtuel de collaboration rserv une unit de travail ou un projet. Les

utilisateurs peuvent crer des sites publics et privs.

Tous les utilisateurs peuvent voir les sites publics, mais seuls les membres de ces sites peuvent y

excuter des tches. Ils peuvent excuter les tches suivantes :

travailler avec le contenu de la bibliothque de documents;

crer des vnements dans le calendrier du site;

crer, commenter et publier des messages sur un blogue;

crer et commenter les liens des sites;

traiter des thmes de discussion;

travailler avec des pages de wiki.

Certains sites publics sont configurs pour permettre au gestionnaire du site d'agir titre de

modrateur auprs des membres. Pour devenir membre d'un site public gr par un modrateur,

vous devez prsenter une demande cet effet ou accepter une invitation devenir membre.

Les sites privs sont vus seulement par les membres de ces sites. Pour devenir membre d'un site

priv, le gestionnaire du site doit vous envoyer une invitation.

Une fois que vous tes membre d'un site, vous pouvez annuler votre adhsion en tout temps. Sur

la bannire du site, slectionnez Leave Site dans le menu Actions (ou dans le menu More si

vous tes le gestionnaire du site) pour annuler facilement votre adhsion titre de membre du

site.

9

l'aide de l'option Sites sur la barre d'outils, vous pouvez :

crer un site;

ouvrir tout site marqu comme favori;

afficher le composant Site Finder;

marquer le site comme favori.

Le composant Site Finder vous permet de rechercher un site ou d'afficher une liste de tous les

sites auxquels vous avez accs, savoir les sites publics de Share, les sites que vous avez crs

et les sites (publics et privs) dont vous tes membres. Dans cette liste, vous pouvez ajouter ou

supprimer un site et grer votre adhsion aux diffrents sites, soit en les joignant ou en les

quittant.

Crer un site

Vous pouvez crer un site depuis n'importe quelle page de l'application l'aide de l'option Sites

sur la barre d'outils. Lorsque vous crez un site, vous pouvez choisir qu'il soit public ou priv.

L'utilisateur qui cre le site devient le gestionnaire du site.

Un site public peut tre vu par tous les utilisateurs, et ce, peu importe qu'ils soient membres ou

non de ce site. Les utilisateurs qui joignent un site deviennent membres de ce site et peuvent

travailler avec son contenu, selon les rles qui leurs sont attribus. Le site priv est rserv

l'usage exclusif du gestionnaire du site et des utilisateurs invits joindre ce site par celui-ci. Un

site peut avoir plusieurs gestionnaires.

1. Sur la barre d'outils, dveloppez l'option Sites et cliquez sur Create Site.

Vous pouvez aussi cliquer sur Create Site dans le sous-tableau My Sites de votre tableau

de bord personnel.

La page Create Site apparat. Les champs marqus d'un astrisque (*) sont obligatoires.

2. Entrez les renseignements de base suivants : Name, URL Name et Description.

Le nom du site est un nom descriptif qui s'affichera comme titre de votre site. Il est

obligatoire.

Le nom URL est le nom abrg de l'adresse URL. Le nom URL ne peut contenir les

caractres spciaux suivants : * \ /. ? : et |. Lorsqu'une entre contient un caractre

non autoris, le bouton OK est dsactiv.

La description doit donner aux utilisateurs assez de renseignements pour qu'ils puissent

distinguer votre site des autres sites dans le sous-tableau My Sites.

3. Indiquez la visibilit que vous voulez donner votre site en choisissant Public ou Private.

Pour configurer le site comme un site public gr par un modrateur, c.--d. un site dont

le gestionnaire du site peut contrler les membres, slectionnez Moderated site

membership.

4. Cliquez sur OK.

La page Create Site se ferme et l'application affiche le tableau de bord du site que vous

avez cr.

10

Rechercher un site

Le composant Site Finder vous permet de rechercher des sites. Vous pouvez ouvrir un site partir

de la liste affiche.

1. Cliquez sur Sites sur la barre d'outils.

Le composant Site Finder apparat.

2. Dans la case de recherche, tapez le nom complet ou une partie du nom du site que vous

cherchez et cliquez sur Search.

Si vous laissez la case de recherche vide, le systme produit une liste de tous les sites

publics, de tous les sites que vous avez crs (publics et privs) et de tous les sites dont

vous tes membre.

La liste de rsultats apparat sous la case de recherche et contient tous les sites

correspondant aux critres de recherche. La liste ne contient que les sites publics (y

compris les sites grs par un modrateur) que vous avez crs et les sites privs dont

vous tes membre. Les sites privs dont vous n'tes pas membre n'apparaissent pas sur la

liste. Les options Join et Request to Join apparaissant droite du site indiquent que

vous n'tes pas membre de ce site; l'lment de menu Leave indique que vous tes

membre du site.

Pour ouvrir un site depuis ce composant, cliquez sur le nom du site.

Grer votre adhsion aux sites

Le composant Site Finder vous permet de rechercher des sites. Aprs avoir trouv les sites, vous

grez votre adhsion ces sites en les joignant et en les quittant. La liste de rsultats contient les

sites publics, les sites que vous avez crs et les sites privs dont vous tes membre qui

correspondent aux critres de recherche. Vous pouvez ouvrir un site partir de la liste affiche.



2. Effectuez une recherche.

La liste de rsultats apparat sous la case de recherche. Les options Join et Request to

Join apparaissant droite du site indiquent que vous n'tes pas membre de ce site;

l'option Leave indique que vous tes membre du site.

3. Dans la liste de rsultats, grez votre adhsion aux diffrents sites comme suit :

Cliquez sur Join pour devenir membre d'un site public.

Cliquez sur Request to Join pour demander de devenir membre d'un site public gr

par un modrateur.

Cliquez sur Leave pour annuler votre adhsion un site dont vous ne voulez plus tre

membre.

Le lien Leave Site dans le menu Actions (ou dans le menu More si vous tes le

gestionnaire du site) sur la bannire du site vous permet d'annuler votre adhsion en

tant que membre du site.

Pour ouvrir un site depuis ce composant, cliquez sur le nom du site.

11

Supprimer un site

Supprimez un site pour l'effacer du dpt de donnes de faon permanente. La suppression d'un

site entrane galement la suppression de tout son contenu, y compris le contenu de la

bibliothque de documents, les pages de wiki, les messages du blogue, les vnements consigns

au calendrier, les liens et les thmes de discussion. Seuls le gestionnaire du site et

l'administrateur de l'application peuvent supprimer un site.



2. Effectuez une recherche.

La liste de rsultats apparat sous la case de recherche. Si vous dtenez les droits

ncessaires pour supprimer un site, le bouton Delete correspondant ce site s'affiche.

3. Cliquez sur le bouton Delete du site que vous voulez supprimer.

Un message-guide vous demandant de confirmer la suppression s'affiche.

4. Cliquez sur Delete pour supprimer le site slectionn.

Un message vous informant que tout le contenu du site sera supprim s'affiche.

5. Cliquez sur Yes.

Le site slectionn est totalement supprim.

Utilisateurs

L'option People sur la barre d'outils affiche le composant People Finder. Utilisez cet outil de

recherche pour trouver un utilisateur.

Aprs avoir trouv l'utilisateur, vous pouvez afficher son profil, lequel est divis en trois pages :

Info

La page Info affiche les renseignements personnels de l'utilisateur, notamment ses coordonnes,

ses renseignements professionnels et sa photo.

Sites

La page Sites affiche la liste des sites dont l'utilisateur est membre. Cliquez sur le nom d'un site

dans cette liste pour y accder.

Content

La page Content comporte deux listes renfermant de l'information sur les plus rcentes activits

de l'utilisateur dans l'environnement Share. La liste Recently added contient les trois derniers

lments que l'utilisateur a ajouts Share, et ce, quel que soit le site. Il peut s'agir de pages de

wiki, de messages publis sur un blogue, d'lments de contenu d'une bibliothque,

d'vnements consigns au calendrier, de liens vers des sites et de messages affichs sur un

forum de discussion. La liste Recently modified contient les trois derniers lments de contenu

modifis par l'utilisateur. Cliquez sur un lment pour l'afficher intgralement dans le composant

et sur le site pertinents.

Seuls les sites et le contenu que l'utilisateur est autoris visualiser apparaissent sur ces pages.

12

Rechercher un utilisateur

Le composant Site Finder vous permet d'effectuer une recherche en vue de trouver un utilisateur.

Vous pouvez visualiser le profil de l'utilisateur partir de la liste de rsultats affichs.

1. Cliquez sur People sur la barre d'outils.

Le composant People Finder apparat.

2. Dans la case de recherche, tapez le nom complet ou une partie du nom de l'utilisateur que

vous cherchez.

Vous devez entrer au moins un (1) caractre. La recherche n'est pas sensible la casse.

3. Cliquez sur Search.

La liste de rsultats apparat sous la case de recherche et affiche les noms de tous les

utilisateurs correspondant aux critres de recherche.

4. Dans la liste, cliquez sur le nom d'un utilisateur pour afficher son profil. Les donnes de

l'utilisateur sont rparties sur trois pages :

5. Parcourez les pages Info, Sites et Content pour visualiser les renseignements figurant

dans le profil de l'utilisateur.

13

Tableaux de bord des sites

Un site est un espace virtuel de collaboration o vous pouvez inviter des utilisateurs dans le but

de partager et de grer le contenu de faon collaborative. Par dfaut, le site comprend les

composants suivants : Wiki, Blog, Document Library, Calendar, Links et Discussions. Vous pouvez

personnaliser chaque site en utilisant la combinaison de composants de votre choix.

Lorsque vous ouvrez un site, le tableau de bord du site s'affiche.

La bannire de site situe sous la barre d'outils de l'application affiche le nom du site slectionn.

Les boutons situs droite du nom du site Invite, Customize Dashboard et More permettent au gestionnaire du site de grer le site.

Si l'utilisateur exerce des fonctions autres que celles de gestionnaire du site, la bannire n'affiche

que le bouton Actions.

Sous le nom du site, le lien Site Dashboard s'affiche en surbrillance, indiquant que ce

composant est celui affich sur la page. droite de ce lien se trouvent les liens vers les

composants de page du site. La bannire contient galement le lien Members qui permet de

grer l'adhsion des membres.

Le tableau de bord du site est constitu de sous-tableaux servant regrouper et afficher

l'information pertinente. Lorsque vous personnalisez le tableau de bord du site, vous pouvez

slectionner les sous-tableaux de votre choix et chacun d'entre eux s'affiche sous forme de volet

sur le tableau de bord. Les sous-tableaux de site suivants sont disponibles :

Getting Started

Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements utiles quand vient le moment

de commencer utiliser le site et comporte des liens permettant d'accomplir les tches

courantes.

Site Profile

Le sous-tableau Site Profile contient un sommaire des renseignements personnels qui

figurent dans votre profil d'utilisateur complet.

Site Colleagues

Le sous-tableau Site Colleagues affiche la liste des membres du site (jusqu' 100

membres) et des rles qui leur sont attribus.

Site Calendar

Le sous-tableau Site Calendar contient une liste rcapitulative des vnements du site.

Site Activities

Le sous-tableau Site Activities contient une liste des plus rcentes activits qui ont eu lieu

sur ce site.

14

Recently Modified Documents

Le sous-tableau Recently Modified Documents affiche la liste des documents qui ont t

ajouts ou supprims dans la bibliothque de documents du site au cours des sept

derniers jours.

Site Wiki

Le sous-tableau Wiki affiche la page de wiki slectionne. Le lien Configure du sous-

tableau permet au gestionnaire du site de slectionner la page de son choix. Cliquez sur le

nom de la page de wiki dans l'en-tte du sous-tableau pour afficher le composant Wiki.

Site Links

Le sous-tableau Site Links affiche les liens Web pertinents compils par les utilisateurs du

site. Dans ce sous-tableau, vous pouvez ouvrir un lien, visualiser les renseignements sur le

lien ou crer un lien (en cliquant sur Create Link).

Image Preview

Le sous-tableau Image Preview affiche les vignettes de toutes les images de la

bibliothque de documents.

RSS Feed

Le sous-tableau RSS Feed est configur par dfaut pour afficher la source d'information du

site Web d'Alfresco.

Web View

Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout site Web.

Si vous tes le gestionnaire du site, une barre de redimensionnement apparat sur la bordure

infrieure de la plupart des sous-tableaux afin que vous puissiez rgler la hauteur, au besoin.

Marquer un site comme favori

Marquer un site dans les favoris vous permet d'y accder facilement partir du menu Sites et du

sous-tableau My Sites. Vous pouvez marquer de cette faon autant de sites que vous le

souhaitez.

En revanche, seuls les sites qui ne sont pas dj marqus comme favoris peuvent tre marqus

de cette faon.

Sur la barre d'outils, dveloppez l'option Sites et cliquez sur Add [nom du site] to Favorites.

Le site apparatra dans la liste My Favorites du menu Sites. II apparatra galement sous forme

de favori dans le sous-tableau My Sites de votre tableau de bord personnel.

Personnaliser un site

Personnaliser un site vous permet de choisir les composants de page que vous voulez inclure sur

le site. Par dfaut, tous les composants Wiki, Blog, Document Library, Calendar, Links et Discussions sont inclus lorsque vous crez un site. Seul le gestionnaire du site peut personnaliser le site. Aprs avoir personnalis le site, vous pouvez personnaliser le tableau de

bord du site qui prsente un aperu de tous les composants disponibles.

15

1. Ouvrez le site souhait.

2. Sur le tableau de bord, cliquez sur More et sur Customize Site.

La page Customize Site affiche la liste des composants du site.

3. Pour supprimer un composant du site, cliquez sur l'icne Remove situe sous le

composant que vous souhaitez supprimer.

4. Pour ajouter un composant au site :

a. Cliquez sur Add Pages pour afficher la liste des composants disponibles.

b. Dans la section Select New Page, cliquez sur le bouton Select situ droite du

composant que vous voulez inclure sur le site.

5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Le systme vous ramne au tableau de bord du site. La bannire affiche les composants

slectionns selon l'ordre dans lequel ils ont t configurs.

Aprs avoir personnalis le site, vous pouvez maintenant personnaliser le tableau de bord du site

afin d'afficher l'information pertinente.

Personnaliser le tableau de bord d'un site

Le tableau de bord du site est une interface utilisateur interactive qui contient des

renseignements propres au site. Comme votre tableau de bord personnel, les renseignements sur

le site sont regroups et affichs dans des sous-tableaux qui reprsentent les composants

configurs.

Vous devez personnaliser le site avant de personnaliser le tableau de bord du site.

Pour chaque site, vous pouvez :

modifier l'apparence du tableau de bord;

choisir les sous-tableaux qui apparaissent sur le tableau de bord du site;

configurer l'ordre d'affichage des sous-tableaux slectionns;

Pour personnaliser l'apparence et le contenu du tableau de bord du site :


2. Sur la bannire du tableau de bord, cliquez sur Customize Dashboard.

La page Customize Site Dashboard apparat. L'image dans la section Current Layout

reprsente la mise en page slectionne. La section Dashlets affiche les sous-tableaux

slectionns comme ils apparatront sur le tableau de bord du site.

3. Modifiez la mise en page du tableau de bord :

a. Cliquez sur Change Layout pour afficher les mises en page disponibles.

b. Cliquez sur le symbole graphique correspondant la mise en page dsire ou

cliquez sur le bouton Select situ sa droite.

16

4. Slectionnez les sous-tableaux du site :

a. Cliquez sur Add Dashlets pour afficher les sous-tableaux disponibles.

b. Pour ajouter un sous-tableau, cliquez sur celui-ci dans Add Dashlets et glissez-le

dans la colonne de votre choix.

c. Pour supprimer un sous-tableau, cliquez sur celui-ci et glissez-le dans la corbeille.

5. Cliquez sur les sous-tableaux et glissez-les d'un emplacement l'autre dans une mme

colonne ou d'une colonne l'autre pour configurer l'ordre d'affichage.

6. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Le systme vous ramne au tableau de bord du site en affichant les composants slectionns

selon l'ordre dans lequel vous les avez configurs.

Si vous personnalisez le tableau de bord pour afficher le sous-tableau Alfresco Global Feed, vous

pouvez configurer ce sous-tableau de manire afficher un flux RSS (RSS feed). Dans le mme

ordre d'ide, si vous personnalisez le tableau de bord de manire afficher le sous-tableau Web

View, vous pouvez le configurer pour afficher tout site Web.

Modifier les renseignements sur le site

Aprs avoir cr un site, vous pouvez modifier son nom et sa description depuis n'importe quelle

page du site. Vous pouvez galement modifier l'accs (public ou priv) au site. Seul le

gestionnaire du site peut modifier les renseignements sur le site.


2. Sur le tableau de bord, cliquez sur More et sur Edit Site Details.

La page Edit Site Details affiche les renseignements sur le site.

3. Apportez les modifications dsires au nom du site (Name) et la description

(Description).

4. Modifiez la visibilit du site, au besoin.

5. Cliquez sur OK.

La page Edit Site Details se ferme, et le tableau de bord du site affiche les renseignements mis

jour sur la bannire et dans le sous-tableau Site Profile.

Configuration du flux RSS sur le tableau de bord du site

Vous pouvez configurer le sous-tableau RSS Feed de manire afficher un flux RSS sur le tableau

de bord du site.

Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord personnaliser le tableau de bord de votre site afin

d'afficher le sous-tableau Alfresco Global Feed. Celui-ci apparat comme le sous-tableau RSS Feed

sur la page Customize Site Dashboard.

17

Les tapes suivre pour configurer le sous-tableau RSS Feed sur le tableau de bord du site sont

les mmes que celles que vous devez suivre pour configurer votre tableau de bord personnel.

Configurer le sous-tableau Wiki

Configurez le sous-tableau Wiki pour afficher le contenu d'une page de wiki.

Pour accomplir cette tche, le composant Wiki doit contenir au moins une page et le sous-tableau

Wiki doit tre configur pour afficher sur le tableau de bord du site. Seul le gestionnaire du site

peut configurer le sous-tableau Wiki.


2. Dans le sous-tableau du site Wiki, cliquez sur Configure.

La page Select Wiki Page apparat. La liste affiche toutes les pages de wiki du site.

3. Slectionnez la page dont vous voulez afficher le contenu dans le sous-tableau Wiki.

Si aucune page de wiki n'a t cre, le message There are no pages available to

select s'affiche.

4. Cliquez sur OK.

La page Select Wiki Page se ferme, et le sous-tableau Wiki affiche la page slectionne.

S'abonner un flux RSS

Vous pouvez vous abonner un flux RSS (RSS feed) depuis n'importe quelle page de

l'application. Ces flux vous permettent de recevoir des mises jour rgulires au sujet des

diverses activits qui ont lieu dans l'environnement Share.

Le flux RSS est disponible partir des lments suivants dans l'environnement Share :

Le composant Wiki;

Le composant Blog;

Le composant Document Library;

Le composant Links;

Le composant Discussions;

Le sous-tableau My Site Activities sur votre tableau de bord personnel;

Le sous-tableau Site Activities sur le tableau de bord du site.

Pour s'abonner un flux RSS :

1. Cliquez sur le lien ou l'icne RSS Feed pour lancer le processus d'abonnement.

L'interface utilisateur qui s'affiche varie selon le navigateur utilis.

2. Choisissez de vous abonner au flux.

3. Slectionnez l'emplacement o le flux sera sauvegard, puis abonnez-vous celui-ci.

18

Configurer le sous-tableau Web View

Vous pouvez configurer le sous-tableau Web View de manire afficher un site Web sur le

tableau de bord d'un site.

Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord personnaliser le tableau de bord de votre site afin

d'afficher le sous-tableau Web View.

Les tapes suivre pour configurer le sous-tableau Web View sur le tableau de bord du site sont

les mmes que celles que vous suivez pour configurer votre tableau de bord personnel.

19

Votre tableau de bord personnel

Aprs avoir ouvert une session de l'application Share, vous pouvez visualiser les renseignements

et excuter les fonctions qui apparaissent sur les sous-tableaux qui composent votre tableau de

bord personnalis.

Ouvrir un site

Vous pouvez ouvrir un site partir du sous-tableau My Sites sur votre tableau de bord personnel.

Le sous-tableau affiche la liste de tous les sites que vous avez crs ou dont vous tes membre.

Si le site que vous voulez ouvrir ne figure pas dans liste affiche dans le sous-tableau My Sites,

vous pouvez le chercher l'aide du composant Site Finder.

Si le site n'existe pas, cliquez sur Create Site dans ce sous-tableau pour le crer.

1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils si votre tableau de bord personnel n'est

pas dj affich.

2. Dans le sous-tableau My Sites, cliquez sur le nom du site que vous voulez ouvrir.

L'application affiche le tableau de bord du site slectionn.

Marquer un site comme favori

L'toile situe gauche du nom du site dans le sous-tableau My Sites vous permet de marquer un

site comme favori. Les sites marqus comme favoris apparaissent dans la liste My Favorites du

menu Sites afin que l'on puisse y accder facilement. Vous pouvez marquer de cette faon autant

de sites que vous le souhaitez.

Par dfaut, tous les noms de nouveaux sites s'affichent accompagns d'un symbole reprsentant

une toile vide. Lorsque le site est marqu comme favori, le symbole devient une toile pleine.

Cliquez sur l'toile situe du ct gauche du nom du site pour faire basculer le statut de favori.

Cliquez sur l'toile vide pour marquer le site comme favori et l'ajouter la liste My

Favorites.

Cliquez sur l'toile pleine pour supprimer le site de la liste My Favorites.

Configurer le tableau de bord personnel RSS feed

Vous pouvez configurer le sous-tableau personnel Alfresco Global Feed de manire afficher un

flux RSS sur votre tableau de bord.

Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord personnel de

manire afficher le sous-tableau personnel Alfresco Global Feed. Celui-ci apparat comme le

sous-tableau RSS Feed sur la page Customize User Dashboard.

20


pas dj affich.

2. Dans le sous-tableau Alfresco Global Feed, cliquez sur Configure.

La page Enter Feed URL s'ouvre.

3. Dans le champ URL, tapez le lien correspondant au flux auquel vous voulez vous abonner.

4. Dans la liste Number of items to display, choisissez le nombre d'lments afficher

dans le sous-tableau pour le flux indiqu.

Slectionnez All pour afficher tous les lments disponibles pour ce flux.

5. Slectionnez Open links in new window pour afficher le flux vis dans une nouvelle

fentre.

6. Cliquez sur OK.

La page Enter Feed URL se ferme, et le sous-tableau Alfresco Global Feed affiche les flux

correspondant l'adresse URL indique.

Visualiser les vnements consigns au calendrier

Le sous-tableau personnel My Calendar prsente un aperu des lments consigns au calendrier

pour tous les sites auxquels vous tes associ. Il contient une liste rcapitulative des vnements

que vous avez crs, ainsi que des vnements ayant trait aux sites auxquels vous tes associ,

soit en tant que membre, soit en tant que gestionnaire du site.

Pour visualiser les vnements, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord personnel

afin d'afficher le sous-tableau personnel My Calendar.


pas dj affich.

Le sous-tableau personnel My Calendar affiche le nom, la date et l'heure de chaque

vnement, ainsi que le nom du site o il a t cr.

2. Depuis le sous-tableau My Calendar, vous pouvez visualiser des renseignements

supplmentaires au sujet d'un vnement :

Cliquez sur le nom de l'vnement pour afficher le calendrier du site o

l'vnement a t cr. Il s'agit d'un moyen pratique de retrouver et de modifier

les vnements que vous avez crs.

Cliquez sur le nom du site pour afficher son tableau de bord.

Grer les demandes d'adhsion aux sites

En plus d'afficher les tches venir et les tches en retard, le sous-tableau My Tasks permet au

gestionnaire du site de grer les demandes des utilisateurs qui veulent devenir membre d'un site

public gr par un modrateur.

Pour afficher et grer ces demandes, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord

personnel afin d'afficher le sous-tableau personnel My Tasks.

21

1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils.

Le sous-tableau personnel My Tasks affiche toutes les tches et toutes les demandes

d'adhsion titre de membre.

2. Pour afficher seulement les demandes d'adhsion un site, cliquez sur Invites.

3. Passez les demandes en revue et prenez les mesures appropries pour chacune d'elles :

Cliquez sur Approve pour accepter l'utilisateur en tant que membre du site

indiqu. L'utilisateur est ajout, et le rle suivant lui est attribu : Consumer.

Cliquez sur Reject pour empcher que l'utilisateur devienne membre du site

indiqu.

Le composant Document Library

Le composant Document Library vous permet de stocker et de grer de manire collaborative tout

le contenu d'un site, notamment les documents, les fichiers multimdias et les graphiques.

Accs au composant Document Library

Lorsque vous accdez au composant Document Library, vous pouvez visualiser tous les lments

de contenu du site. Dans la bibliothque, vous pouvez visualiser, tlcharger, modifier et

supprimer des lments. Vous pouvez galement ajouter des commentaires au sujet d'un

lment et modifier ses mtadonnes.


2. Sur la bannire, cliquez sur Document Library.

Le composant Document Library apparat. La liste des lments de contenu prsente un

rsum des lments qui se trouvent dans le dossier racine, Documents, lequel est

l'lment slectionn par dfaut dans le volet de navigation. Le rsum des lments

comprend :

une vignette du contenu;

le titre de l'lment;

la date et l'heure auxquelles l'lment a t tlcharg ou modifi sur le site;

le nom de l'utilisateur qui a ajout l'lment ou le nom du dernier utilisateur

l'avoir modifi;

le numro de version (rgl 1.0 lorsqu'un nouvel lment est tlcharg);

la taille du fichier;

une description;

les balises de l'lment.

Lorsque le nombre d'lments dans une vue dpasse le nombre d'lments pouvant tre

affichs sur une seule page, les liens Previous et Next situs au haut et au bas de liste

d'lments de contenu deviennent actifs.

22

3. Cliquez sur Show Folders pour afficher les dossiers et les lments de contenu de cette

liste.

Cliquez sur Hide Folders pour afficher seulement les lments de contenu.

4. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement les renseignements de base au sujet des

lments de contenu (titre, date et heure de modification, utilisateur responsable des

modifications).

Cliquez sur Detailed View pour afficher le sommaire.

Navigation dans la bibliothque

La fonction de navigation de la bibliothque de documents vous permet de filtrer les lments

affichs dans la liste afin que vous puissiez parcourir plus facilement le contenu de la

bibliothque.

Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site

slectionn.

Le volet de navigation situ du ct gauche de la page vous permet d'afficher un sous-ensemble

d'lments de la bibliothque lorsque vous slectionnez une vue, un dossier ou une balise.

La liste Documents qui s'affiche dans le volet de navigation permet de parcourir le contenu de la

bibliothque l'aide des vues suivantes :

All Documents

Affiche tous les lments de la bibliothque de documents.

I'm Editing

Affiche la liste des lments extraits par l'utilisateur.

Others are Editing

Affiche les lments extraits par les autres membres du site.

Recently Modified

Affiche la liste des lments modifis au cours des sept derniers jours.

Recently Added

Affiche la liste des lments ajouts la bibliothque au cours des sept derniers jours.

My Favorites

Affiche la liste des lments marqus comme favoris.

La section Library affiche la structure de dossiers sous forme d'arborescence. Le symbole

indique que le dossier de la bibliothque renferme des sous-dossiers.

La liste Tags affiche toutes les balises d'un ou de plusieurs lments. Le nombre entre

parenthses adjacent la balise indique le nombre d'lments dans la bibliothque qui renvoient

cette balise.

23

Pour parcourir les lments de la bibliothque de documents :

1. Slectionnez l'option souhaite dans le volet de navigation :

a. Dans la liste Documents, cliquez sur la vue reprsentant les lments que vous

voulez visualiser. La liste d'lments affiche tous les lments du site

correspondant l'option slectionne.

b. Dans la section Library, parcourez l'arborescence et cliquez sur un dossier pour

afficher les lments qu'il renferme.

Le fil d'Ariane (Breadcrumb Path) situ au-dessus de la liste d'lments de contenu

indique l'endroit o vous vous trouvez dans la structure de dossiers. Chaque

lment du fil d'Ariane est un lien permettant d'accder facilement toutes les

sections du chemin de navigation. Le fil d'Ariane vous permet de retourner un

dossier se trouvant sur le chemin d'accs sans avoir rpter toutes les tapes :

Cliquez sur un lien pour retourner au dossier correspondant.

Cliquez sur Up pour afficher le contenu du dossier situ au niveau suprieur

suivant.

Cliquez sur Hide Breadcrumb pour masquer le fil d'Ariane.

Cliquez sur Show Breadcrumb pour l'afficher de nouveau.

c. Dans la liste Tags, cliquez sur la balise de votre choix. La liste affiche tous les

lments de la bibliothque de ce site correspondant la balise slectionne.

2. Placez le curseur sur un lment de liste pour afficher les options disponibles.

24

Crer une structure de dossiers

La section Library du volet de navigation affiche la structure de dossiers du site. Un nouveau site

ne contient que le dossier racine Documents. Ajoutez de nouveaux dossiers sous le dossier

racine pour crer la structure de dossiers du site.


slectionn.

1. Dans la section Library du volet de navigation, parcourez l'arborescence, puis cliquez pour

choisir l'emplacement du nouveau dossier.

Le nouveau dossier sera cr sous forme de sous-dossier du dossier en surbrillance dans

l'arborescence.

2. Cliquez sur New Folder.

La page New Folder apparat.

3. Tapez le nom du dossier dans le champ Name.

Ce nom est celui qui apparatra dans l'arborescence. Le nom du dossier ne peut contenir

les caractres spciaux suivants : * \ /. ? : et |. Lorsqu'une entre contient un

caractre non autoris, le bouton OK est dsactiv.

4. Tapez un titre dans le champ Title et une description dans le champ Description pour ce

dossier.

5. Cliquez sur OK.

La page se ferme, et le nouveau dossier apparat l'endroit appropri dans l'arborescence.

Ajouter des lments la bibliothque

L'ajout d'lments de contenu provenant de votre ordinateur la bibliothque de documents du

site est un processus simple. L'application Share vous permet de tlcharger des fichiers

individuels.


slectionn.

La premire tape du processus d'ajout d'un lment la bibliothque de votre site consiste

dterminer l'endroit o vous voulez qu'il soit hberg. La section Library du volet de navigation

du composant Document Library affiche la liste des dossiers disponibles. Crez un nouveau

dossier, au besoin.

1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque et cliquez sur le dossier o les

lments tlchargs seront hbergs.

2. Cliquez sur Upload.

La page Upload File(s) apparat.

3. Cliquez sur le bouton Browse.

25

4. Trouvez sur votre ordinateur le fichier que vous voulez tlcharger, puis cliquez sur Open.

Slectionnez l'lment en respectant la marche suivre approprie selon votre systme

d'exploitation.

L'lment slectionn apparat dans la liste. Cliquez sur Remove pour supprimer un

lment de la liste, au besoin.

5. Rptez les tapes 3 et 4 pour slectionner les autres lments que vous voulez

tlcharger.

6. Cliquez sur Upload File(s) lorsque la liste contient tous les lments que vous voulez

tlcharger.

Un indicateur d'tat d'avancement vous informe de la progression du tlchargement.

Lorsque l'indicateur indique 100 % pour tous les fichiers, vous pouvez passer l'tape

suivante.

7. Cliquez sur OK.

La page se ferme, et les lments de contenu tlchargs dans le dossier apparaissent dans la

liste.

Utiliser les dossiers

Une fois que la structure de dossiers de la bibliothque a t configure, les membres du site

peuvent accder aux dossiers servant classer le contenu de la bibliothque et les utiliser. En

cliquant sur un nom de dossier ou une vignette dans la liste d'lments de contenu, le contenu de

ce dossier s'affiche. Dans cette liste, les membres du site peuvent galement choisir de visualiser

les renseignements sur le dossier et de modifier les mtadonnes dfinies pour ce dossier.

Visualiser les renseignements sur le dossier

La page de renseignement sur le dossier vous donne accs aux commandes que vous pouvez

excuter dans ce dossier, aux commentaires, aux mtadonnes personnalises et d'autres

renseignements, notamment l'adresse URL du dossier, les balises et les paramtres de contrle

d'accs.


slectionn et vous devez vous assurer que la fonction Show Folders est active.

1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque afin de trouver le dossier que vous

voulez utiliser.

2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher

les options disponibles.

3. Cliquez sur View Details.

La page de renseignements s'affiche. Dans cette page, vous pouvez ajouter un

commentaire ou modifier et supprimer des commentaires que vous avez crs. Les options

disponibles s'affichent dans la liste Folder Actions.

4. Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs

l'emplacement pour revenir la liste d'lments de ce dossier.

26

Modifier les mtadonnes d'un dossier

Vous pouvez modifier les mtadonnes d'un dossier depuis la page de renseignements. Les

champs affichs sur cette page varient selon la faon dont les mtadonnes ont t

personnalises.


slectionn et vous devez vous assurer que la fonction Show Folders est active.

1. Trouvez et affichez le dossier dont vous voulez modifier les mtadonnes.

2. Dans la page de renseignements, cliquez sur Edit Metadata.

La page Edit Metadata affiche les mtadonnes configures.

3. Modifiez les renseignements sur le dossier dans cette page, au besoin.

Le nom ne peut contenir les caractres spciaux suivants : * \ /. ? : et |. Lorsqu'une

entre contient un caractre non autoris, le bouton Save est dsactiv.

4. Cliquez sur Save.

La page se ferme, et les renseignements jour sont affichs dans la section Metadata.

5. Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs


Utiliser les lments de la bibliothque

Une fois que des lments de contenu ont t ajouts la bibliothque, les membres du site

peuvent y accder et les utiliser. En plus d'ajouter du contenu, les membres peuvent visualiser,

tlcharger, modifier et supprimer des lments de contenu.

Marquer des lments comme favoris

L'toile situe du ct gauche de l'lment de contenu dans la liste d'lments de la bibliothque

de documents (Document Library) vous permet de marquer des lments comme favoris. Les

lments marqus comme favoris apparaissent dans la vue My Favorites afin que vous puissiez

y accder facilement. Ces lments apparaissent galement dans le sous-tableau My Documents

du tableau de bord, sous le filtre Favorites. Vous pouvez marquer de cette faon autant

d'lments que vous le souhaitez.


slectionn.

Par dfaut, tous les noms de nouveaux lments de contenu s'affichent accompagns d'un

symbole reprsentant une toile vide. Lorsque l'lment est marqu comme favori, le symbole

devient une toile pleine.

Dans la liste d'lments, cliquez sur l'toile situe gauche de l'lment de contenu pour faire

basculer le statut de favori.

Cliquez sur l'toile vide pour marquer l'lment comme favori.

Cliquez sur l'toile pleine pour supprimer la dsignation d'lment favori.

27

Visualiser un lment

La fonction de prvisualisation vous permet d'afficher un lment de contenu directement dans

l'application sans que vous ayez le tlcharger sur votre ordinateur ou l'extraire. Si le

document contient plusieurs pages, les fonctions de navigation vous permettent de visualiser

toutes les pages. En outre, cette page affiche tous les renseignements sur ce document et

renferme une fonction permettant aux membres du site d'ajouter des commentaires aux lments

qu'ils visualisent.


slectionn.

1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment de contenu

que vous voulez visualiser.

2. Dans la liste d'lments, cliquez sur le titre ou la vignette de l'lment dsir.

La page de renseignements s'affiche. Le nom et un aperu de l'lment slectionn

s'affichent dans la partie gauche de la page. La partie droite de la page contient les

renseignements sur l'lment, notamment les mtadonnes, les balises, l'historique des

versions, les options ayant trait au document et les adresses URL connexes. Les

commentaires concernant l'lment slectionn apparaissent au bas de la page, ainsi que

la case Add Comment. Dans l'en-tte, le chemin d'accs l'emplacement indique dans

quel dossier l'lment slectionn est hberg.

3. Si l'lment de contenu comporte plusieurs pages, utilisez les fonctions de navigation pour

les parcourir :

a. Cliquez sur les boutons reprsentant des flches pointant vers la droite et vers la

gauche pour passer aux pages suivantes ou aux pages prcdentes, une page la

fois.

b. Dans la case Page, tapez le numro de la page que vous voulez visualiser et

appuyez sur la touche Entre.

4. Redimensionnez l'aperu l'aide des outils disponibles, au besoin :

a. Dplacez le curseur vers la gauche pour rduire la taille de l'aperu et vers la droite

pour l'augmenter.

b. Utilisez les boutons et + pour augmenter et rduire la taille de l'aperu par tranche de 10 %.

c. Utilisez les lments de menu suivants pour slectionner une taille prcise : Actual

Size, Fit Page, Fit Width ou Fit Height.

d. Cliquez sur Fullscreen pour augmenter la taille du volet de prvisualisation jusqu'

occuper tout l'cran. Dans la vue plein cran, appuyez sur la touche d'chappement

(ESC) pour revenir la page de renseignements.

e. Cliquez sur Maximize pour augmenter la taille du volet de prvisualisation jusqu'

occuper tout l'espace de la fentre du navigateur. L'lment apparat dans le cadre

du navigateur. Dans la vue largie, appuyez sur la touche d'chappement (ESC)

pour revenir la page de renseignements.

28

5. Utilisez et partagez les adresses URL.

Vous pouvez ajouter ces adresses URL vos signets ou les partager avec d'autres

utilisateurs par courriel ou messagerie instantane. Lorsque l'utilisateur active l'un de ces

liens, le systme affiche un message-guide lui demandant s'il souhaite enregistrer

localement l'lment de contenu, (Download File URL), ouvre l'lment de contenu

directement dans le navigateur (Document URL) et affiche la page actuelle (This Page

URL).

6. S'il existe une version antrieure du document, dveloppez l'lment apparaissant dans la

section Version History pour afficher les renseignements concernant cette version.

cette tape, vous pouvez :

Cliquer sur Download pour obtenir une copie de cette version du document.

Cliquer sur Revert pour remplacer la version courante du document par le contenu

de la version prcdente.

Faites dfiler la page jusqu'au bas pour visualiser les commentaires concernant l'lment

slectionn.

Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs


Visualiser un lment dans un navigateur

La fonction de prvisualisation vous permet d'afficher et de parcourir un lment de contenu

directement dans l'application, mais vous pouvez galement visualiser cet lment dans votre

navigateur.


slectionn.


que vous voulez visualiser.



3. Cliquez sur View in Browser.

Cette option est galement disponible sur la page de renseignements.

Une nouvelle fentre de navigateur s'ouvre en affichant l'lment de menu slectionn.

Modifier un lment

Lorsqu'un lment est modifi hors ligne, une copie de travail du fichier est place dans la vue

I'm Editing. L'lment original demeure dans le rpertoire; toutefois, les membres du site

peuvent seulement l'afficher et le tlcharger. Une icne indique aux utilisateurs que l'lment est

verrouill. Une fois que l'lment a t transfr sur votre ordinateur, vous pouvez le modifier,

puis tlcharger la nouvelle version sur le site.

29


slectionn.


que vous voulez modifier.



3. Cliquez sur More, puis sur Edit Offline.

Les messages-guide qui suivent varient selon le navigateur que vous avez choisi.

4. Rpondez aux messages-guide qui s'affichent. Lorsqu'un message-guide demandant si

vous voulez ouvrir ou enregistrer le fichier s'affiche, choisissez d'enregistrer le fichier sur

votre ordinateur.

Selon le navigateur que vous utilisez, un message-guide vous demandant de prciser la

destination de l'lment s'affiche ou l'lment est tlcharg un endroit prtabli.

5. Lorsque le tlchargement est termin, fermez la bote de dialogue.

L'application Share place une copie de travail de l'lment dans la vue I'm Editing avec vos

autres copies de travail. Une icne indique que vous tes en train de modifier le fichier.

Tlcharger un lment

Vous pouvez tlcharger un lment sur votre ordinateur depuis l'arborescence Library ou depuis

les vues de navigation (All Documents, I'm Editing, Others are Editing, Recently Modified,

Recently Added et My Favorites).


slectionn.

Lorsque vous slectionnez un lment verrouill, vous tlchargez la dernire version archive

dans la bibliothque de documents. Il est important de comprendre qu'il est possible que cette

version soit prime. Si l'lment est en voie d'tre modifi par un autre membre du site, il est

possible qu'une version plus rcente existe l'extrieur de la bibliothque.

1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment que vous

voulez tlcharger.



3. Cliquez sur Download.

Un message-guide vous demandant si vous voulez ouvrir ou enregistrer le fichier s'affiche.

4. Choisissez d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

Selon le navigateur que vous utilisez, un message-guide vous demandant de prciser la

destination de l'lment s'affiche ou l'lment est tlcharg un endroit prtabli.

5. Lorsque le tlchargement est termin, fermez la bote de dialogue.

Une copie du fichier slectionn se trouve maintenant sur votre ordinateur.

30

Tlcharger le contenu mis jour

Une fois que les modifications hors ligne du fichier sont termines, vous pouvez tlcharger vos

changements dans la bibliothque de documents afin d'archiver la copie de travail de l'lment et

de la supprimer de la vue I'm Editing.


slectionn.

1. Cliquez sur I'm Editing dans la section Documents du volet de navigation.

Tous les lments que vous avez extraits sont rpertoris dans la liste.

2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur la copie de travail qui vous intresse pour

afficher les options disponibles.

3. Cliquez sur Upload New Version.

La page Update File apparat.

4. Cliquez sur le bouton Browse.

5. Trouvez sur votre ordinateur le fichier que vous voulez tlcharger, puis cliquez sur Open.

L'lment slectionn apparat dans la liste. Cliquez sur Remove pour supprimer

l'lment, au besoin.

6. Indique s'il s'agit d'une rvision mineure ou majeure.

7. Dans la bote Comments, tapez les renseignements concernant les mises jour.

8. Cliquez sur Upload File(s).

Un indicateur vous informe de la progression du tlchargement. Lorsque l'indicateur qui

s'affiche ct du fichier indique 100 %, vous pouvez passer l'tape suivante.

9. Cliquez sur OK.

La page se ferme, et l'lment est supprim de la liste dans la vue I'm Editing.

31

Le composant Discussions

Les membres du site peuvent utiliser le composant Discussions pour diffuser du contenu cr

pour ce site par les utilisateurs. Les thmes abords prennent souvent la forme de questions ou

de commentaires sur un fil de discussion.

Les membres d'un site peuvent crer de nouveaux thmes et peuvent galement rpondre des

messages afin de participer aux discussions concernant un thme.

Accs au composant Discussions

L'accs au composant Discussions vous permet de visualiser tous les thmes de discussion du

site. Dans un forum de discussion, vous pouvez crer des thmes ou modifier et supprimer des

thmes que vous avez crs. Vous pouvez galement rpondre des messages afin de participer

aux discussions sur les thmes existants.


2. Sur la bannire, cliquez sur Discussions.

Le composant Discussions apparat en affichant la liste des plus rcents thmes. Cette liste

prsente un rsum de tous les thmes correspondant l'option de navigation

slectionne. Le rsum comprend :

le titre du thme;

la date et l'heure de cration du thme;

le nom de la personne qui a cr le thme;

le nombre de rponses reues au sujet de ce thme;

un chantillon du contenu;

les balises du thme.

3. Utilisez les boutons de navigation Previous et Next pour parcourir les pages du fil de

discussion.

4. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement le titre du thme.


Parcourir les thmes

La fonction de navigation du composant Discussions vous permet de filtrer les thmes de

discussion afin que vous puissiez parcourir plus facilement le contenu.

Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn.

Le volet de navigation situ du ct gauche de la page vous permet d'afficher un sous-ensemble

de thmes de discussion en slectionnant une vue, un dossier ou une balise de votre choix.

La liste Topics qui s'affiche dans le volet de navigation permet de parcourir les thmes de

discussion l'aide des options suivantes :

32

New

Affiche tous les thmes crs ou mis jour au cours des sept derniers jours.

Most Active

Affiche la liste des thmes les plus souvent discuts au cours des sept derniers jours.

All

Affiche tous les thmes.

My Topics

Affiche les thmes crs par l'utilisateur.

Dans la liste Tags, le volet de navigation affiche toutes les balises d'un ou de plusieurs thmes de

discussion.

Pour parcourir les thmes de discussion :

1. Utilisez le volet de navigation pour parcourir les thmes de discussion :

a. Dans la liste Topics, cliquez sur la vue reprsentant les lments que vous voulez

visualiser. La liste affiche tous les thmes de discussion du site correspondant

l'option slectionne.

b. Dans la liste Tags, cliquez sur la balise de votre choix. La liste affiche tous les

thmes de ce site correspondant la balise slectionne.

2. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement le titre du thme.


Affichage d'un thme

Parcourir le forum de discussion permet d'afficher les thmes existants dans le composant

Discussions. Les thmes sont affichs sous forme de rsum ou de liste simple. L'affichage d'un

thme vous permet de voir tout le contenu de la discussion.


Mme si vous pouvez excuter des tches ayant trait un thme depuis la page principale,

l'affichage du thme vous permet de confirmer que vous avez choisi le bon thme avant de le

modifier, de le supprimer ou d'envoyer une rponse.

1. Parcourez les thmes de discussions pour trouver le thme que vous voulez visualiser.

2. Cliquez sur View droite du thme.

Vous pouvez aussi cliquer sur le titre du thme ou sur Read sous le thme. Si la vue

simple s'affiche sur la page principale, vous devez cliquer sur View ou sur le titre du

thme.

La vue du thme affiche tous les messages et toutes les rponses ayant trait au thme

slectionn.

3. Cliquez sur Discussions Topic List pour revenir la vue principale.

33

Crer un thme

Crez un thme pour amorcer une discussion pertinente avec les membres du site.


1. Cliquez sur New Topic.

La page Create New Topic apparat.

2. Tapez un titre pour le thme dans le champ Title.

3. Tapez le contenu du thme dans la case Text.

Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des

puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des

liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions

d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de

mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur

sur les icnes pour afficher leurs fonctions.

Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le

redimensionner.

4. Vous pouvez galement ajouter des balises un thme de discussion, au besoin :

Tapez une balise dans la case prvue cet effet et cliquez sur Add. Pour ajouter

plusieurs balises, laissez un espace entre chaque balise.

Cliquez sur Choose from popular tags in this site pour afficher les balises dj

utilises sur le site. Cliquez sur une balise pour la lier un nouveau thme.

Le nouveau lien de la balise apparat sous la case Text. Cliquez sur une balise pour la

supprimer.


Le nouveau thme apparat, comme il sera vu par les utilisateurs.


Modifier un thme

Modifiez un thme de discussion existant pour modifier ou ajouter du contenu. Seuls le

gestionnaire du site, le collaborateur du site et l'utilisateur qui a cr le thme peuvent le

modifier.


1. Dans la liste de thmes, trouvez le thme de discussion que vous voulez modifier.

2. Cliquez sur Edit droite du thme.

Vous pouvez galement afficher le thme afin de vous assurer que vous avez slectionn

le bon thme, puis slectionner Edit dans la page de thmes.

La page Edit Topic apparat en affichant le thme slectionn.

34

3. Apportez les modifications souhaites au titre et au contenu du thme.








redimensionner.

4. Modifiez les balises de ce thme, au besoin.

Pour ajouter une nouvelle balise, tapez une balise dans la case prvue cet effet,

puis cliquez sur Add. Pour ajouter plusieurs balises, laissez un espace entre chaque

balise.

Pour ajouter une balise existante, cliquez sur Choose from popular tags in this

site pour afficher les balises dj utilises sur le site. Cliquez sur une balise pour la

lier un nouveau thme.

Pour supprimer une balise de l'ensemble situ sous la case Text, cliquez sur la

balise que vous voulez supprimer.


Le thme mis jour apparat, comme il sera vu par les utilisateurs. La mention

(Updated) apparat aprs le titre.


Supprimer un thme

Supprimez un thme pour l'effacer du composant Discussions de faon permanente. Si vous

supprimez un thme, toutes les rponses sont galement supprimes. Seuls le gestionnaire de

site et l'utilisateur qui a cr le thme peuvent le supprimer.


1. Dans la liste de thmes, trouvez le thme que vous voulez supprimer.

2. Cliquez sur Delete droite du thme.

Vous pouvez galement afficher le thme afin de vous assurer que vous avez slectionn

le bon thme, puis slectionner Delete dans la page de thmes.

Un message vous demandant de confirmer la suppression du thme slectionn s'affiche.

3. Cliquez sur Delete.

Un message indique que le thme slectionn a t supprim.

35

Crer une rponse

Crer une rponse vous permet de participer la discussion sur un site. Vous pouvez rpondre au

message original ayant trait au thme de discussion ou tout autre message au sujet du mme

thme. Les rponses sont imbriques les unes dans les autres afin de fournir une reprsentation

visuelle du fil de discussion.


1. Dans la liste de thmes, trouvez et affichez le thme de discussion pour lequel vous voulez

envoyer une rponse.


slectionn.

2. Cliquez sur Reply.

3. Tapez votre texte dans la case Add Reply.








redimensionner.

4. Cliquez sur Create.

La rponse s'affiche au niveau infrieur suivant et en retrait dans le fil de discussion.

Modifier une rponse

Vous pouvez modifier une rponse comme vous modifiez un thme de discussion.


1. Dans la liste de thmes, trouvez et affichez le thme souhait.


slectionn.

2. Cliquez sur Edit droite de la rponse que vous voulez modifier.

La rponse slectionne s'affiche intgralement dans la case de modification.

3. Apportez les modifications souhaites au titre et au contenu du thme.








redimensionner.

36

4. Cliquez sur Update.

La rponse mise jour apparat, comme elle sera vue par les utilisateurs. La mention (Updated)

apparat aprs le nom du membre qui avait cr la rponse.

37

ANNEXE I Terminologie Alfresco

Assign Workflow

Attribue des flux de travaux identiques, comme prcis, aux

lments slectionns,

Change Password

La page Change Password vous permet de changer votre mot

de passe.

Content

La page Content contient deux listes renfermant de l'information

sur vos plus rcentes activits dans l'environnement Share. La

liste Recently added contient les trois derniers lments que

vous avez ajouts Share, et ce, quel que soit le site. Il peut

s'agir de pages de wiki, de messages publis sur un blogue,

d'lments de contenu d'une bibliothque, d'vnements

consigns au calendrier, de liens vers des sites et de messages

affichs sur un forum de discussion. La liste Recently modified

affiche les trois derniers lments de contenu que vous avez

modifis. Cliquez sur un lment pour le visualiser intgralement

dans le composant et sur le site pertinents.

Dashlets

La section Dashlets affiche les sous-tableaux slectionns comme

ils apparatront sur le tableau de bord du site.

Getting Started

Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements

utiles quand vient le moment de commencer utiliser l'application

et comporte des liens permettant d'accomplir les tches

courantes.

Groups

L'option Groups affiche la page Search for Site Groups. Dans

cette page, vous pouvez chercher, supprimer, modifier et ajouter

un groupe.

Help

Affiche l'aide en ligne.

Logout

Met fin votre connexion l'application.

Manage Permissions

Attribue des droits d'accs identiques, comme prcis, aux

lments ou dossiers slectionns,

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My Calendar

Le sous-tableau My Calendar contient une liste rcapitulative des

vnements que vous avez crs et des vnements de chaque

site dont vous tes membre.

My Dashboard Affiche votre page d'accueil personnelle configurable.

My Documents

Le sous-tableau My Documents vous permet de visualiser les

fichiers de toutes les bibliothques de documents susceptibles de

vous intresser, classs selon les trois catgories suivantes :

Favorites, I'm Editing et I've Modified.

My Favorites

Affiche la liste des lments marqus comme favoris.

My Profile Affiche le composant User Profile qui vous permet de visualiser et

de modifier vos donnes d'utilisateur.

My Sites

Le sous-tableau My Sites affiche la liste de tous les sites que

vous avez crs ou dont vous tes membre. Utilisez ce sous-

tableau pour crer et supprimer des sites. Vous pouvez galement

accder un site partir de ce sous-tableau.

My Sites' Activities

Le sous-tableau My Site Activities contient une liste des plus

rcentes activits qui ont eu lieu sur les sites dont vous tes

membre.

My Tasks

Le sous-tableau My Tasks affiche la liste des tches non

termines qui vous ont t attribues et les invitations devenir

membre d'un site.

My Workspaces

Le sous-tableau My Workspaces affiche la liste de tous les

espaces de travail documentaires dont vous tes membre. Vous

pouvez ajouter et supprimer un espace de travail documentaire

partir de ce sous-tableau.

People

Cette option est l'option slectionne par dfaut pour afficher la

page Search for Site Members. Dans cette page, vous pouvez

chercher ou supprimer un membre d'un site, modifier le rle d'un

membre et inviter des utilisateurs joindre un site.

Pending Invites

L'option Pending Invites affiche la page Manage Pending

Invites. Dans cette page, vous pouvez voir la liste des utilisateurs

qui ont t invits joindre le site et vous pouvez annuler des

invitations.

39

RSS Feed

Le sous-tableau RSS Feed est configur par dfaut pour afficher

la source d'information du site Web d'Alfresco.

Search

Vous permet d'effectuer rapidement une recherche de contenu sur

le site o vous vous trouvez ou sur l'ensemble des sites.

Site Activities

Le sous-tableau Site Activities contient une liste des plus

rcentes activits qui ont eu lieu sur ce site.

Site Calendar

Le sous-tableau Site Calendar contient une liste rcapitulative

des vnements ayant trait au site.

Site Colleagues

Le sous-tableau Site Colleagues affiche la liste des membres du

site (jusqu' 100 membres) et des rles qui leur sont attribus.

Site Links

Le sous-tableau Site Links affiche les liens Web pertinents

compils par les utilisateurs du site. Dans ce sous-tableau, vous

pouvez ouvrir un lien, visualiser les renseignements sur le lien ou

crer un lien (en cliquant sur Create Link).

Site Profile

Le sous-tableau Site Profile contient un sommaire des

renseignements personnels qui figurent dans votre profil

d'utilisateur complet.

Site Wiki

Le sous-tableau Wiki affiche la page de wiki slectionne. Le lien

Configure du sous-tableau permet au gestionnaire du site de

slectionner la page de son choix. Cliquez sur le nom de la page du

wiki dans l'en-tte du sous-tableau pour afficher cette page dans le

composant Wiki.

Web View

Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout

site Web.

40

ANNEXE II Rles

Alfresco utilise des rles pour dterminer ce que les utilisateurs peuvent faire et ne pas faire. Ces

rles sont lis des droits d'accs. Le tableau suivant prsente les diffrents rles et les droits

d'accs qui sont attribus chacun :

Manager

TOUS les droits d'accs.

Crer des sites, inviter d'autres utilisateurs, lire, copier, supprimer,

archiver, extraire, tlcharger et mettre jour/modifier le contenu

cr par d'autres utilisateurs.

Collaborator

Lire, ajouter, copier, supprimer, archiver, extraire et tlcharger.

Contributor

Lire et ajouter.

Consumer

Lire.