Alfresco System Administrator

QBR | Novembre 2009

Argomenti Trattati MODULO 1: Introduzione MODULO 2: Gestione degli Utenti MODULO 3: Gestione delle Cartelle MODULO 4: Gestione dei Documenti MODULO 5: Uso dei Driver di rete per la gestione dei Contenuti MODULO 6: Migrazione dei Documenti MODULO 7: Integrazione con il Mail Server Exchange Conclusioni

Modulo 1: Introduzione

Cosa è Alfresco

Piattaforma di Enterprise Content Management Open Source

E’ estendibile Modello dei Dati:Custom Content Model Servizi: Web Script, Web Service

Licenza GPL (General Public License) Il Modello Open Source consente di utilizzare i più

recenti contributi della comunità: Hibernate Open Office Lucene

Cosa è una piattaforma di ECM

ECM raggruppa un insieme di tecnologie Content-Centric:

Document Management (DM): Catalogare, Organizzare e Condividere file Binari prodotti da software di Authoring

Web Content Management (WCM): Creazione e Gestione di contenuti destinati ad essere fluiti attraverso il Web

Records Management (RM): Identificazione, Classificazione, Archiviazione e Distruzione di Record (Pratiche elettroniche)

Digital Asset Management: Archiviazione, Catalogazione, Gestione, Ricerca full-text di risorse e contenuti digitali (Video, Audio, Immagini)

Collaboration: Strumenti che facilitano la collaborazione, la condivisione di informazioni tramite Wiki, Blog, Siti Personali, Calendari Condivisi..

Search: supporto alla ricerca dei contenuti

Modulo 2: Gestione degli Utenti

Gestione degli Utenti e Gruppi

Creazione di un utente e dello spazio utente

Ricerca e modifica degli utenti Creazione di Gruppi e Sottogruppi Associazione di Utenti a gruppi Rimozione di Utenti a gruppi Esempi applicativi

Permessi e Ruoli I Permessi definiscono i diritti di accesso degli utenti agli spazi e ai

contenuti I figli di un nodo, sub-folder o files ereditano di default i permessi dai loro

parenti (es. il file in una cartella eredita i permessi dalla cartella) I permessi sono applicabili a un nodo, spazio, proprietà, sub-space,

contenuto, proprietà di contenuto e regole di business. I gruppi di permessi sono:

Read Edit Add Delete

I Ruoli utente sono delle collezioni di permessi assegnati ad un utente. Ogni ruolo comprende un set di permessi.

Alfresco comprende i seguenti ruoli di base: Consumer: può leggere i contenuti Editor: può leggere e editare i contenuti Cotributor: può leggere e aggiungere contenuti Collaborator: può leggere, editare, aggiungere i contenuti Coordinator: può leggere, editare, aggiungere e cancellare i contenuti

Estendere i Permessi e Ruoli I seguenti sono i permessi che possono essere associati ad uno spazio:

ReadProperties: Lettura delle proprietà dello spazio ReadChildren: Lettura dei Contenuti dentro lo spazio WriteProperties: Aggiornamento delle Proprietà (es. Titolo e

Descrizione) DeleteNode: Cancella uno spazio DeleteChildren: Cancella il contenuto e i sotto spazi dentro uno spazio CreateChildren: Crea un contenuto dentro uno spazio

I Permessi associati ad un Contenuto sono: ReadContent: Leggi un file WriteContent: Aggiorna un file ReadProperties: leggi le proprietà WriteProperties: aggiorna le proprietà del file DeleteNode: cancella un file ExcuteContent: esegue un file SetOwner: set la proprietà di un contenuto

Una lista completa dei Permessi e dei Ruoli di Default si trovano nel file: <config>\model\permissionDefinition.xml

I Permessi e i Ruoli di default possono essere estesi creando un nuovo custom role in PermissionDefinition.xml.

Creare un Custom Role

Puoi aggiungere un nuovo custom Role “TestRole”conforme ai propri requisiti di business.

Includere la definizione del Ruolo nel file permissionDefinition.xml in <config>\model\

<permissionGroup name="TestRole" allowFullControl="false" expose="true" > <includePermissionGroup permissionGroup="Read“ type="sys:base“ /> <includePermissionGroup permissionGroup="AddChildren“ type="sys:base"/> <includePermissionGroup type="cm:lockable" permissionGroup="CheckOut"/>

</permissionGroup>

Dopo il restart di Alfresco il nuovo Ruolo sarà definito nel sistema.

Proteggere gli Spaces

Uno Spazio può essere protetto da accessi indesiderati assegnando un Ruolo a specifici Utenti o Gruppi di Utenti nello Spazio (Invito in uno spazio).

Un User Role determina che cosa un utente può fare e che cosa non può fare in uno Spazio. I Ruoli sono associati con i permessi.

La Tabella seguente rappresenta un elenco dei permessi associati ad ogni ruolo in uno spazio.

Proteggere i Contenuti

Un Contenuto può essere protetto da accessi indesiderati assegnando un Ruolo a specifici Utenti o Gruppi di Utenti (invita l’utente sul contenuto).

Un User Role determina che cosa un utente può fare e che cosa non può fare su un Contenuto. I Ruoli sono associati con i permessi.

La Tabella seguente rappresenta un elenco dei permessi associati ad ogni ruolo su un Contenuto.

Command-Line Scripts per caricare gli Utenti

Gli utenti possono essere caricati in Alfresco attraverso un command-line scripts.

E’ necessario creare un file XML (person.xml) contenente le informazioni sugli Utenti

Eseguire il Comando:

Alfresco Out-of-the-Box Membership System

Gli strumenti di gestione della sicurezza di default di Alfresco comprendono le seguenti funzionalità: Gestione degli Utenti Autenticazione degli Utenti Gestione dei Gruppi Assegnazione dei nodi (Spazi e Contenuti) dentro

il repository Un Modello estendibile di Permessi e Ruoli Un Controllo degli accessi per restringere le

chiamate ai servizi pubblici e all’autenticazione degli utenti.

Modulo 3: Gestione delle Cartelle

Gestione delle Cartelle

Creazione delle Cartelle e delle Sotto Cartelle

Creazione di nuove Categorie per taggare i documenti

Dettaglio dei Contenuti Creazione di Cartelle da modello

esistente Cancellazione di Cartelle e

Contenuti

Space come uno Smart Folder

Uno Spazio è un Folder dotato di attributi addizionali: Sicurezza: definizione della sicurezza a livello di spazi Regole di Business: definizione di Regole per la

trasformazione del formato del contenuto (es. da .word a .pdf) Workflow: definizione e gestione di flussi di contenuti

(workflow) in uno spazio. Per esempio può essere creato uno spazio per il contenuto che deve essere validato e uno spazio per il contenuto approvato. Alfresco gestisce la movimentazione fra gli spazi.

Eventi: Alfresco trigga gli eventi quando un contenuto entra in uno spazio o quando il contenuto esce da uno spazio, o quando il contenuto viene modificato in uno spazio.

Tali eventi possono essere catturati al livello di spazio in modo da avviare delle azioni (actions) che rispondano al verificarsi di tali eventi (es. inviare una notifica ad un utente)

Space come uno Smart Folder …. :

Aspetti: Gli aspetti sono proprietà addizionali e comportamenti che possono essere associati ad un contenuto.

Per esempio può essere definita una regola che aggiunge un attributo ad un contratto di un cliente quando il documento entra nella cartella Sales.

Search: la ricerca può essere limitata ad un singolo space.

Syndication: il Contenuto di una Cartella può essere pubblicato attraverso un RSS feed.

Content: i Contenuti in uno spazio possono essere versionati, locked, checked-in e checked-out e gestiti.

Network folder: uno spazio può essere mappato in un network drive su una macchina locale. (es. interfaccia CIFS)

Modulo 4: Gestione dei Documenti

Gestione dei Documenti Creazione di Contenuti di tipo Text, HTML e XML Upload di File di tipo Word, PDF, Flash, Image e

Media Editing Inline di contenuti HTML, Text e XML con

WYSIWYG Editor Upload e aggiornamento di File Binary Cancellazione di contenuti Copia o Movimento di Contenuti fra Cartelle Creazione di Shortcut di Contenuti per l’accesso

veloce nella sezione scorciatoia della scrivania Ricerca attraverso le proprietà dei contenuti (Titolo,

Descrizione, Autore, Size e data di creazione) Creazione di Regole customizzate in uno spazio

Content Properties

I Content Metadata sono dei dati strutturati che descrivono le caratteristiche di un contenuto.

Alfresco ha un build-in metadata extractors per i formati di documenti più diffusi.

Il motore di estrazione è applicato anche ai documenti che vengono caricati attraverso i le interfacce CIFS, FTP e WebDAV.

Modifica dei Metadati inseriti in precedenza Aggiunta di nuove proprietà attraverso l’estensione

del Data Model. Aggiunta di nuove proprietà attaccando

dinamicamente un aspetto.

Librerie di Servizi La Libreria di Servizi è l’insieme di funzionalità per il

document management per controllare utenti con permessi per creare multiple istanze di document (Versioning) e utenti con accesso a documenti che devono essere cambiati (checking in/out).

Versioning: può essere attivato secondo i seguenti principi: Su un Contenuto Su una Cartella Su un Tipo di Contenuto Globalmente su tutto lo store

Auto Version Check-out: blocca il documento per l’editing Check-out: rilascia il documento.

Categorizzazione dei Documenti

La Categorizzazione dei Documenti aiuta a classificare le informazioni in un numero differente di modi

Tutti i contenuti possono essere agganciati ad una o a più categorie

Le Categorie sono definite e gestite dall’amministratore

Alle Categorie possono essere associate delle sotto categorie

La ricerca avanzata in Alfresco permette la ricerca dei contenuti per categorie e sotto categorie

Modulo 5: Utilizzo dei Driver di Rete per la gestione dei Contenuti

Uso dei Network Driver

Il Repository può essere accessibile attraverso altri protocolli diversi dall’HTTP.

CIFS: si tratta di una versione del Microsoft Server Block (SMB). Si tratta dello standard che i computer usano per condividere file su intranet e su internet. Supporta le seguenti operazioni sui file:

FTP: FTP è usato per trasferire file da un file system locale ad un remote server.

WebDAV: è progettato per l’editing e la gestione dei file su un server web remoto

CIFS Driver Il Repository può essere accessibile attraverso altri protocolli

diversi dall’HTTP. CIFS: si tratta di una versione del Microsoft Server Block (SMB). Si

tratta dello standard che i computer usano per condividere file su intranet e su internet. Supporta le seguenti operazioni sui file:

Open Close Read Write Look Unlocking

Map il Driven: use net Z: \\qbrservera\alfresco user: admin pass: admin

Drag and Drop i documenti nel repository Check out e Check in dei Documenti in CIFS attraverso la

configurazione del file file-server-custom.xml

FTP Driver

Usando un Client FTP puoi connetterti al repository di Alfresco Tutte le regole e i permessi vengono applicati allo spazio

WebDAV Driver

Usando WebDAV puoi connetterti al repository di Alfresco Tutte le regole e i permessi vengono applicati allo spazio

Data Dictionary e Space Template Data Dictionary: contiene tutte le definizioni gestite dall’utente

in opportuni sottospazi Email Template: contiene il template dell’email usata per

notificare agli utenti un invito ad uno spazio o la notifica di una azione. L’email template è scritta nel linguaggi di scripting FreeMarker.

Presentation Template: Contiene i template di presentazione che permettono di vedere il contenuto in differenti modi.

RSS Template: contengono gli RSS template che provvedono all’erogazione dei contenuti in forma di feed

Saved Search: contengono queries pubbliche condivise. Scripts: Contengono JavaScript files usati per eseguire le

operazioni sul contenuto Space Template: Contengono la struttura degli spazi che può

essere usata come un template per creare nuovi spazi.

Modulo 6: Migrazione dei Contenuti

Migrating Existing Content I contenuti esistenti devono poter essere migrati nel

repository di Alfresco. Alfresco supporta diversi modi per migrare i

contenuti esistenti: Drag and Drop dei contenuti da un disco locale nel repository

usando i protocolli CIFS, FTP e WebDAV (only file) Usare i Web Service API per trasferire file e metadati ACP Generator BULK Upload Utility. Legge i Custom Content

Models definiti nel repository. Una lista di variabili separate (CSV) rappresentano le proprietà e le categorie di valori di ogni contenuto.

La procedura crea un file con estensione ACP (http://forge.alfresco.com/projects/acpgeneratr/)

La sintassi è: acpGeneratr arg1 arg2 arg3 arg4 arg5 Arg1: il path e filename del Custom Model che viene usato Arg2: il path della directory dove si trovano i contenuti che devono essere

importati Arg3: il path di destinazione Arg4: il tipo di contenuto Arg5: il file CSV che contiene le proprietà

Export e Import il Repository L’amministratore di Alfresco può eseguire una completa

esportazione e importazione del repository. I Dati esportati includono:

Dettagli dell’Utente (Nome, email ID, passwords) Gruppo di Utenti Categorie e Sotto-categorie Space Templates, Presentation Templates e email templates Tutti gli scripts – i JavaScripts files Tutti gli Spaces e Sub-spaces Tutti i Documenti – file, imagini, XML, file e i Custom Content Meta-data – aspetti Tutte le regole di business Security – gli inviti agli utenti sugli spazi e sui contenuti Process – informazioni circa i task pendenti e quelli completati Saved searches – ricerche salvate per uso futuro

Le funzionalità di esportazione – importazione possono essere usate per scopi di backup o per migrare in un’altra installazione.

Modulo 7: Integrazione con il Mail Server

Email archiving

Alfresco può essere utilizzato come piattaforma di archiviazione delle email aziendali

La soluzione adottata, utilizza il Proxy EEM messo a disposizione dalla società Inovox per il forwarding delle email

EMM effettua chiamate Web Service su Alfresco Alfresco archivia le email sul proprio file system

secondo lo standard RFC822.

Email archiving

L'utente invia una email ad un altro utente; L'email viene intercettata da EEM Proxy che la salva in una

cartella su file system; L'email viene trasferita e archiviata in Alfresco tramite Web

Services; Il Proxy effettua il forwarding della email sul Server SMTP per

l'invio al destinatario

Bibliografia

http://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page http://ecmarchitect.com/ www.alfresco.com http://wiki.qbreng.it/http://wiki.qbreng.it/

Contatti

Ing. Mirco Leo

QBR ENG.

mirco.leo@qbreng.it

QBR web site: http://www.qbreng.it

Grazie per l’Attenzione!