alfresco in un ora
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Alfresco in un oraTRANSCRIPT
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Alfresco, in un ora Ottobre 2010
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Agenda
Il contesto: cenni al mondo ECM
Servizi di Content Management
Applicativi Client
Integrazioni
Confronto tra Edizioni
Come proseguire da qui?
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ECM Tradizionale
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Alti costi Adozione Limita Complessità
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Sfide dal mercato ECM
● Cloud Computing, Mobile, Banda Larga e Internet
● Cambiamenti demografici
● Nuovo standard
● Adozione Open Source nelle aziende
● Spinta verso la Riduzione dei Costi
● La crisi finanziaria
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Alfresco è...
5
Lower Cost Easier to Use Adopted Faster Costi più Bassi Più Semplice Adottabile Rapidamente
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I Numeri di un Successo
● Più di 1200 Clienti
● Più di 150,000 utenti della comunità open
● Superati i 2 milioni di download
● Stimati 74000 Siti
● Oltre 1,000,000 di utenti attivi
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Global Support
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Evitare i Costi Nascosti
● Open Standard o Piattaforma Java EE
o Standard pubblici come CMIS, JSR-168, Web Services e REST.
o CMIS 1.0 ready!
o Gira su molti hardware sistemi operativi e database diversi
o Nasce con l’idea di evitare il “vendor lock-in”
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Casi di successo - 1
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Casi di successo - 2
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Document Management
Collaboration
Electronic Records Management
Workflow
Web Content Management
Email Archive
Image Management
Digital Asset Management
Piattaforma ECM Completa
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Due Aspetti
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Servizi “Content”
Accesso Client
Version Security
Search Metadata
Lifecycle Workflow Renditions
Web Browser
Network Drive FTP
WebDAV MS Office
Kofax
Rules / Actions
IBM Lotus Google Docs
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Proprietà e Contenuti di un Documento
● Gestire ogni contenuto(.doc .ppt .xls .jpg .mp3, …)
● Metadati – informazioni sul contenuto o Nome, Titolo, Creatore,
Quando Creato, Dove, …
● Si può Estendere o Codice cliente, numero fattura,
protocollo, …
● Supporto per tipi custom
● Supporto agli Aspetti 12
Documento
Proprietà
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Alfresco: Modello Dati Flessibile
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Tipo = Report Attributi del Tipo...
Oggetto Data Report Area di Business
Tipo = Contratto Attributi del Tipo...
Data inizio Valore
Tipo = Email Attributi del Tipo...
Oggetto Mittente Destinatario
Tipo = Caso Attributi del Tipo...
Formato
Aspect = Cliente Attributi dell’Aspect...
Nome Cliente Numero Cliente Contatti Stato
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Proprietà
Controllo delle Versioni
● Non si traccia il nome! o Alfresco –v1.ppt o Alfresco – v1.2.ppt
o 2010-05 Alfresco.ppt
● Si collegano le versioni
● Ripristino delle versioni precedenti
● Tracciabilità totale (chi ha fatto cosa e quando)
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Documento Versioni
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Controllo degli Accessi
● Blocco del file editato o Stop alla sovrapposizione
● Ruoli degli Utenti
● Sicurezza o Controllo chi accede
o Controllo che ruolo ha
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Documento Versione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli
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Ruoli
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Controllo degli Accessi
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Patti Risley
VP of HR
Jennifer Watmore
CEO
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Archiviazione dei Contenuti
● Conservazione del contenuto in uno ‘Spazio’
● Navigabile via: o Cartelle
o Tag
o Categorie
o Filtri (es. ‘favoriti’)
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Documento
Cartella
Versione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli
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Trasformazioni e Commenti
● Creare file correlati
● Trasformare in formati differenti o es. HTML, PDF, JPG
● Consenti agli utenti di commentare i contenuti
● Commenti gestititi come oggetti separati
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Commenti
Documento
Renditions
Cartella
Versione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli
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Altri Servizi
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Regole e Azioni
● Le Regole sono applicate ad uno ‘Spazio’
● Rendono uno spazio “intelligente” (smart)
● Sono innescate da eventi o Inbound – Contenuto arriva in
uno spazio o Outbound – Contenuto lascia uno
spazio (spostato, eliminato) o Update – contenuto modificato
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Regole Azioni
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Regole e Azioni
● Le Regole sono filtrate in base a: o Tutti gli elementi
o Specifico tipo MIME
o Tipo del Contento
o Categoria
● Possibile avere eventi multipli
● Possibile definire un ordinamento tra eventi
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Bozze
Approvati
Pubblicati
Esempio:
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Workflow
● I documenti hanno un ciclo di vita (DLC) o Sono creati
o Sono revisionati
o Sono approvati
o Sono pubblicati
o ...e sono ancora revisionati, quindi tutto ricomincia dall’inizio
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Regole Azioni
Workflow
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Workflow e Business Process Management (BPM)
● Basato su Jboss jBPM incorporato
● Capacità BPM Complete o Diramazioni, fusioni e
condizioni logiche
o Scripting
● Gestione Ciclo di Vita o Ruoli, Revisori, Sicurezza,
Cartelle, Commenti, Workflow, Stati, Audit
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Crea Scrive
Revisiona Commenta
Pubblica Legge
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Ricerca
● Cercare con la sintassi e gli operatori di Google
● Esempi: o Tipo– type:document o Proprietà– modified:today o Data– created:“2009-01-01” o Testo– text:“alfresco faq”
● Posso combinare i criteri: o AND, OR, NOT
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Regole Azioni
Workflow Ricerca
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Esempio – name: plan
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Esempio– modifier: phampton
Trova qualsiasi oggetto: Blog post, Documenti, Cartelle, Forum post, pagine Wiki, etc.
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Esempio– name: plan AND modifier: phampton
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Storage Policies
● Ovvero “Information Lifecycle Management” (ILM)
● Conservazione dinamica basata su regole business
● Definisce regole business
● Riduzione costi senza impatti sulle prestazioni
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Regole Azioni
Workflow Ricerca
Storage Policies
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Storage Policies
● Esempi o Per tipo: grossi file video su dischi
veloci e costosi. Documenti Office su dischi più lenti ed economici
o Per dipartimento, per età, per tipo d’utilizzo, ecc…
● Applicare specifico Aspect ai contenuti per marcarli
● Utilizza Regole e Azioni per guidare il meccanismo
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SSD $$$
FC Drives
$$
SATA Drive
$
SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel
Policy Rules
Policy Rules
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SMTP Listener
Shared Drive
Web
SharePoint / Office
Accedere ai Contenuti Da...
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Il più diffuso ECM
● Il disco di rete condiviso!?!
● Perché? o Facile da usare
o Nessun training
o Bassi costi
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● Difficile trovare i file
● Nessun contesto
● Nessun controllo di versione
● Sicurezza inadeguata
Problemi...
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Disco di Rete Condiviso
● CIFS / FTP / WebDAV o Root URL: \\<machine
name>A\Alfresco o Esattamente come un disco
condiviso o Si monta come disco o Trascinamento file dentro
Alfresco o Editare i contenuti con altri
programmi o I folder condivisi possono
essere ‘spazi smart’
o Tutte le Regole sono attive o I permessi verificati o Gestione versioni del
contenuto (se attivo)
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Gestione Documenti
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Dettagli Documento
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Project / Team Collaboration
● Cruscotto (dashboard) personalizzabile
● Ciascun progetto include: o Document Library o Calendario o WIKI o Blog o Forum di discussione o Link a URL esterne o Data lists
● Ablitato IMAP
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Gestione dei Record
● Prima soluzione RM… o Open source certificata DoD
o Compatibile CMIS 1.0
● Progettata per essere facile o Regole di auto-completamento dei
metadati
● Compilare record da… o Web (dal sito RM o altri Share)
o Email – Supporto IMAP
o CIFS – Disco Rete Condiviso
Supporto base per soluzioni di Conservazione Sos3tu3va
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Records Management
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La Piattaforma Web
Alfresco Web Producer
Alfresco Web Editor
Alfresco Web Preview
Alfresco Editorial Repository
Dep
loym
ent
Work Packages, Renditions
Alfresco Web Delivery Runtime Repository
CMIS, REST
Web Application
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Alfresco Web Editor
Editazione sul posto
Alfresco Web Editor Framework
Editare dalla lista
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Modificare i Contenuti
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Integrazione IMAP
● Server IMAP virtualizzato
● Naviga e accedi ai contenuti
o Aprire Alfresco dal client email
o Navigare spazi e siti Share come fossero cartelle virtuali
o Vedere I metadati, Link ai contenuti
● “Drag & Drop” per archiviare mail
● Gestione allegati configurabile
● Funziona con tutti i normali client IMAP, nessun plug-in necessario
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![Page 43: Alfresco in un ora](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081717/542eeb4d219acdf4478b5219/html5/thumbnails/43.jpg)
Completa Gestione Contenuti
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Document Management
1 Repository costruito su 1
moderna tecnologia
Records Management
Collaboration Web Content Management
Email Archive
![Page 44: Alfresco in un ora](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081717/542eeb4d219acdf4478b5219/html5/thumbnails/44.jpg)
“Content Services” per...
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Shared Drive
WEB
SAP
MS Office
SharePoint
Google Docs
IBM Lotus
Drupal
Kofax
Any CMIS Client
FTP
WebDAV
Joomla
![Page 45: Alfresco in un ora](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081717/542eeb4d219acdf4478b5219/html5/thumbnails/45.jpg)
● Controllo automatico su un solo stack software o Supporto limitato solo a
sistemi free
● Necessario riavviare il server
Alfresco Community
Confrontiamo le Edizioni
● Completo Controllo Qualità manuale / aut. o Supporto per piattaforme
commerciali
● Clustering applicativo
● Monitoraggio JMX
● Gestione sotto-sistemi
● Storage Policies
Alfresco Enterprise
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![Page 46: Alfresco in un ora](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081717/542eeb4d219acdf4478b5219/html5/thumbnails/46.jpg)
● Sperimentale e senza alcun supporto
o Nessuna SLA
o Comunità / Wiki
● Nessuna Manutenzione o Arrangiarsi da soli!
● Installare nuove versioni
● Nessuna garanzia tecnica o legale
Community
Confrontiamo I Servizi
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● Supporto tecnico 24x7 o SLA concordate
o Portale di supporto
● Manutenzione Correttiva o Upgrade, Updates, Hot Fixes
and Back porting
● Manutenzione Evolutiva
● Consulenza specializzata
● Scudo legale
Abbonamento Enterprise
![Page 47: Alfresco in un ora](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081717/542eeb4d219acdf4478b5219/html5/thumbnails/47.jpg)
Come proseguire?
● Provando Alfresco direttamente...
● “Cloud Trial” di 24 ore, rinnovabili (“zero install”) o http://bit.ly/EntTrial
o http://bit.ly/RM-Trial
● Scaricare la trial a 30 giorni o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/
● YouTube o http://www.youtube.com/alfresco101
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![Page 48: Alfresco in un ora](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081717/542eeb4d219acdf4478b5219/html5/thumbnails/48.jpg)
Molti libri su Amazon
![Page 49: Alfresco in un ora](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081717/542eeb4d219acdf4478b5219/html5/thumbnails/49.jpg)
Riassumendo
● Alfresco è open standard, ad una frazione del costo delle soluzioni tradizionali
● Alfresco è progettato per essere una soluzione ECM completa ed autonoma, altamente integrabile
● Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei contenuti
● Alfresco è realizzato con una architettura SOA, i cui servizi sono utilizzabili da qualunque client
● Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli!
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![Page 50: Alfresco in un ora](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081717/542eeb4d219acdf4478b5219/html5/thumbnails/50.jpg)
Domande?
● Forum di discussione Italiano http://forums.alfresco.com/it/
● Per ulteriori informazioni scrivetemi: [email protected]
Grazie!
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