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Alessandro Sposi - Marco Polo 1

Alessandro Sposi

Il key-management e la semplicità----------------------------------------------------------------Il Breviario della Gestione Chiavi


Le Organizzazioni Complessesono alle prese con una sfida assai ardua:

Sempre Nuove COMPLESSITA’:• riduzione dei costi• espansione delle attività e dei mercati• procedure e regolamenti• norme tecniche sempre più esigenti• le nuove possibilità offerte dal mondo

delle IT

I Moderni CONCETTI:• destrutturazione• elasticità• tempo• mobilità• leggerezza

la soluzione: SEMPLICITA’

Gestire le COMPLESSITA’


La semplicità è a portata di mano, quando si applicano le facili regole che qui introduciamo:

RIDUCI ORGANIZZA IMPARA

Applichiamo le 3 regoledella SEMPLICITA’

alla Gestione delle Chiaviin Organizzazioni Complesse

Le 3 regole della SEMPLICITA’


La TECNOLOGIA è SEMPLICITA’

1-RIDUCI 2-ORGANIZZA 3-IMPARA

Applichiamo le 3 Regole alla Gestione delle Chiavi

in Organizzazioni Complessecon l’aiuto della TECNOLOGIA


regola 1 - RIDUCI

prima azione: ELIMINA le complessità inutili

seconda azione: RIMPICCIOLISCI il sistema ed i suoi componenti

terza azione: NASCONDI le complessità che non puoi eliminare

quarta azione: INCORPORA nel sistema nuove qualità

Riduci il numero delle Chiavi Circolanti

La Riduzione è il primo passo

verso la Semplicità


regola 1 - RIDUCI

Elimina le funzionalità superflue, senza però dover

pagare costi significativi

• le serrature non necessarie;• gli inutili passaggi di mano di

chiavi;• i registri manuali mal compilati;• le chiavi senza serrature;• le incertezze operative;


prima azione: ELIMINA le complessità


regola 1 - RIDUCI

La tecnologia è

rimpicciolimento, utilizzala!

• il numero di mazzi di chiavi• la consistenza dei mazzi di

chiavi, fino ad una sola chiave;• la dimensione e la capacità

delle bacheche;• il rischio della esistenza di

copie chiavi “non autorizzate”;


seconda azione: RIMPICCIOLISCI le complessità


regola 1 - RIDUCI

Lontano dagli occhi, lontano dal cuore

• in una stessa chiave, più titoli di accesso;

• fai gestire dalla tecnologia il registro dei prelievi ed il riconoscimento degli utenti;

• nascondi le complessità nelle procedure, per potervi attingere solo quando necessario;


terza azione: NASCONDI le complessità


regola 1 - RIDUCI

Aggiungi le qualità disponibili nella tecnologia

• profili chiavi brevettati;• cilindri anti-manomissioni; • allestimenti blindati delle

bacheche elettroniche;• le funzionalità tipiche delle IT,

estendendo alla gestione delle chiavi l’informatizzazione dei processi di controllo;

• interazioni con altri sistemi gestionali e tecnologici, la massima automazione dei processi;


quarta azione: INCORPORA nel sistema nuove qualità


Applicazione tecnica 1:

riduzione del numero di chiavi circolanti,per mezzo di un impianto di serrature a chiave maestra

• cilindro codificato• profilo esclusivo per il cliente;• sistema meccanico o misto

elettronico;• emissione di Chiavi Maestre

con titoli di accesso superiori;• pieno e sicuro controllo di

emissione delle copie di chiavi;• poche chiavi che operano su

molte serrature;

Caratteristiche tecniche salienti:



riduzione del numero di chiavi circolanti,per mezzo di un impianto di serrature a chiave maestra

• chiave maestra di reparto, di linea, di area, di stabilimento;

• chiave maestra per manutenzioni;

• chiave maestra per security;• chiave maestra per gestione

emergenze;• chiave maestra per Vigili del

Fuoco;

Emissione di Chiavi Maestre con Titoli di Accesso Personalizzati


regola 2 - ORGANIZZA

Organizzare i processi attraverso una procedura consente di stabilire le reali esigenze e, quindi, di eliminare il superfluo.

La Procedura imposta le seguenti attività:

Ordina Etichetta Integra Assegna le priorità

Il processo gestionale informatizzato

L’organizzazione fa sì che un

sistema composto da molti elementi

appaia costituito da pochi.



Ordina i processi in una Procedura

• ordina le serrature a cui sono destinate le chiavi, attraverso un censimento delle stesse;

• ordina i diritti di accesso delle persone o delle funzioni alle serrature censite, attraverso la redazione di un piano di aperture;


ORDINA è un importante passo del nostro progetto di semplificazione di una gestione delle chiavi



La procedura

• codifica le serrature durante il censimento;

• codifica le persone o le funzioni durante la redazione del piano di aperture;

• etichetta le chiavi, prima di metterle a disposizione degli utenti;


ETICHETTA la codifica è un’attività che viene svolta ex novo, oppure importando le codifiche già definite dall’ente



• integra in una singola Chiave Maestra i titoli di accesso a tutte le serrature associate alla persona o funzione;

• integra il sistema di serrature meccaniche al sistema di bacheche elettroniche, abbinando le chiavi ai portachiavi elettronici, per cui la chiave diventa un dato nel software gestionale;

• integra sul badge di identificazione del personale anche le credenziali di accesso alle chiavi conservate nelle bacheche elettroniche;


INTEGRA funzioni simili o consequenziali

Integrare è semplificare



• assegna agli utenti le priorità di accesso alle chiavi secondo le esigenze operative generali;

• assegna alle chiavi necessarie alle attività di emergenza la massima facilità di prelievo;

• assegna esclusività di accesso alle chiavi agli utenti che si sono prenotati per primi;

• assegna segnalazioni di allarmi per prelievi di chiavi speciali o per mancate restituzioni;

• assegna fasce temporali proprie a persone od a chiavi;


ASSEGNA LE PRIORITA’

La precedenza va rispettata



• Ordina

• Etichetta

• Integra

• Assegna le priorità

• e…Registra tutti i dati necessari alla gestione della COMPLESSITA’, rendendoli poi fruibili con estrema SEMPLICITA’, attraverso le risorse tecnologiche delle IT.


ASSEGNA alle chiavi una posizione nella BACHECA ELETTRONICA, il sistema informatizzato di tracciamento dei prelievi e delle restituzioni delle chiavi, che:

La tecnologia è semplicità



controllo informatizzato del possesso delle chiavi via Web Browser, grazie alle bacheche elettroniche ed i loro software di governo

• porta-chiavi con RFID;• chiavi apposte con sigillo;• sigilli monouso con n° seriale;• binomio CHIAVE / KEY-TAG

assicurato;• ID porta-chiavi univoco;




controllo informatizzato del possesso delle chiavi via Web Browser, grazie alle bacheche elettroniche ed i loro software di governo

• alloggiamento porta-chiavi con lettore RFID;

• porta-chiavi trattenuto meccanicamente;

• identificazione utente;• gestione autorizzazioni;• gestione finestre temporali;• gestione allarmi;• giornale prelievi e riconsegne;• gestione su rete TCP/IP;• sblocco meccanico;



regola 3 - IMPARA

IMPARA a “dominare” il continuo rinnovarsi della COMPLESSITA’,

che segue l’evoluzione dei processi gestionali.

Il percorso formativo personalizzato

Conoscenzasignifica SEMPLICITA’


regola 3 - IMPARA

• la formazione di “Formatori Interni”, grazie ai quali potrà essere strutturato un “Servizio Interno” di formazione continua degli “Utenti” del sistema;

• oppure, la strutturazione di un “Servizio Esterno” destinato alla formazione continua degli “Utenti” del sistema.


Formazione del Servizio di Gestione Chiavi

La conoscenza è SEMPLICITA’


CONCLUSIONITabella di sintesi di un progettoper la Gestione delle Chiavi Semplificata

BENEFICI per tutti i servizi

I Servizi interessati al progetto: Servizi Generali

Facility Management

Organizzazione

Manutenzione

Protezione e Prevenzione

Security

Enonomato

Direzione Generale



Obiettivo finale:la SEMPLICITA’

Gli Obiettivi del Progetto:

Riduzione n° Chiavi Circolanti ed Assegnazione alle Chiavi di Specifiche Competenze;

Controllo Informatizzato del Possesso delle Chiavi Attraverso più PC su Rete;

Formazione di uno Specifico Servizio di Gestione Chiavi



La Tecnologia è SEMPLICITA’

Gli Strumenti tecnologici:

un Impianto di Serrature a Chiave Maestra

il Software di Governo dei Sistemi di Chiave Maestra e delle Bacheche Automatiche

un Percorso Formativo Personalizzato

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