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ALCALDIA DE VILLAVICENCIO

GOBIERNO DE LA CIUDAD

HISTORIA

La historia de la ciudad se remonta hasta la época precolombina cuando el actual

territorio villavicense se encontraba ocupado por los indígenas guayupes, luego,

hacia 1740 los jesuitas fundaron la Hacienda Apiay en la cual civilizaron muchos

indígenas tanto guayupes como de tribus vecinas hasta 1767 cuando por motivos de

la expulsión de la Compañía de Jesús los terrenos de Apiay fueron adjudicados a

Basilio Romero por la Corona Española.

Por Real Cédula fechada el 6 de abril de 1792 los hermanos Jacinta y Vicente Rey

compraron la hacienda y la heredaron sus hijos quienes vendieron sus derechos de

propiedad, dando así, origen a la comunidad de Apiay.

Por su situación geográfica se convirtió en trayecto obligado de comerciantes y

ganaderos que se desplazaban desde Quetame y Fosca (actuales municipios del

Departamento de Cundinamarca) atraídos por la fertilidad y ubicación de las tierras;

estos colonos se establecieron desde 1836 y el 6 de abril de 1840 hicieron la

fundación de facto de un caserío sobre la margen derecha del caño Gramalote que

le dio nombre a la población. La fundación fue efectuada por el comerciante Esteban

Aguirre y su familia. Los documentos más antiguos conservados que reconocen

oficialmente la fundación de la ciudad datan de 1842.

Cabe anotar que lo dicho en el párrafo anterior sobre la fecha exacta de la fundación

de Villavicencio pertenece al campo de la pura teoría pues los archivos en que

estaban registrados los documentos sobre la verdadera fecha de fundación de la

ciudad fueron destruidos durante el incendio de 1890.

Mas sin embargo los documentos históricos que se encuentran en la Dirección de

Archivo en su custodia datan a partir de 1917, 1918,1919 y 1921, y solo a partir de

1941 a través de los Decretos se empieza a reflejar la estructura administrativa.



INTRODUCCION

El municipio de Villavicencio, se encuentra ubicado en la categoría primera, por su

población e ingresos presupuestales, esto hace que la estructura administrativa sea

robusta para poder cumplir con sus obligaciones y responsabilidades que le ha

asignado la Constitución y la Leyes.

Esta estructura robusta orgánica-funcional permite a través de sus funciones por

dependencias, construir series documentales y subseries que indican las

actividades diarias que la administración está desarrollando para cumplir su misión y

visión.

Esta suma de series y subseries documentales permite dar cuerpo a las Tablas de

Retención Documental, documento que nos indica la forma como debemos

organizar los archivos de gestión, su organización y conservación.

Otra herramienta fundamental de las Tablas de Retención Documental es que va

permitir a la dirección o secretaria de despacho tener un conocimiento sobre todos

los documentos que produce esa unidad documental y determinar de acuerdo a su

consulta el tiempo que va a permanecer como archivo de gestión o cuánto tiempo

va a estar en el archivo central o por su valor histórico la conservación total..

La importancia de la documentación producida por la administración determina la

necesidad de tener el sitio reglamentado para la conservación de los documentos

que son parte de la referencia e historia viviente de la estructura organica-funcifonal

de la administración y el reflejo de todo su accionar para el cumplimiento de su

misión y visión.

Con base en lo anterior la administración de Gobierno de la Ciudad y atendiendo las

directrices de Archivo General de la Nación, y de acuerdo al cambio de normatividad

se hace necesario hacer el ajuste a las Tablas de Retención Documental, por su

modificación que hizo la administración en su estructura orgánica funcional creando

nuevas Secretarias y Direcciones.

Para la actualización se abordó la participación de toda la administración orgánica-

funcional por ser las unidades productoras y con esta construcción colectiva

permite ir haciendo el ejercicio de inducción y reinduccion sobre la importancia de la

Tablas de Retención Documental.



METODOLOGIA APLICADA EN SU ELABORACION DE LAS TABLAS DE

RETENCION DOCUMENTAL.

La metodología aplicada para ajustar las Tablas de Retención Documental, fue

participativa, buscando que todos los actores de la producción documental

estuvieran involucrados en el desarrollo de su actualización.

Se busca con este procedimiento, que sirva de refuerzo para esclarecer que

producimos en información en cada secretaria y dirección.

La importancia de la participación es un elemento fundamental de la gobernanza

tomando su definición como el proceso de toma de decisiones y el proceso por el

que las decisiones son implementadas, esto nos permite hacer un mapa conceptual

de la estructura orgánica-funcional y poder clarificar las funciones que la

dependencia hace.

Para afianzar el concepto de gobernanza se expidió una circular interna 036 del 3

de mayo del 2013 firmada por el presidente del Comité Interno de Archivo y el

Secretario del comité informando sobre los ajustes que había que hacer a las Tablas

de Retención Documental, y dos funcionarios de Archivo pasaron por cada una de

las secretarias y direcciones socializando las Tablas de Retención Documental que

la administración había expedido en el año 2010, la metodología para poder

determinar los ajustes es un trabajo colectivo de cada unidad productora y el

resultado de dicho trabajo serían las nuevas series y subseries ajustadas.

Una vez las oficinas productoras allegan a la dirección de archivo la información

solicitada se revisa y si hay necesidad de trabajar conjuntamente con la unidad

productora porque si hay una aclaración de alguna serie o Subserie, se realizara la

capacitación para aclarar los conceptos necesarios.

Los cinco (5) pasos metodológicos:

1.- investigación preliminar de la estructura orgánica-funcional.

La importancia de conocer a las secciones subsecciones de la organización y con

base en ellas poder determinar su estructura orgánica funcional y las unidades

productoras de los documentos y de esta manera tener la visión holística del Fondo

documental o la estructura de la Alcaldía.

2.- Compilación de la Información Institucional.



La importancia de tener las disposiciones legales, actos administrativos y las

normas relativas a los cambios estructurales Acuerdos, Decretos y Resoluciones.

Que nos permite determinar la estructura de la administración.

El manual de funciones por dependencia nos permitirá detallar las actividades de

cada dependencia y de esta manera proyectar las series y subseries.

La construcción del organigrama nos da una visión holística de la estructura

orgánica-funcional.

3.- Revisión de las Oficinas productoras de la información.

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta el manual de

funciones de la dependencia.

Identificación de valores primarios de la documentación

Interpretación de la información recolectada

Conformación de series y subseries con sus diferentes tipos documentales

4.- Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental.

Elaboración de la propuesta de la Tabla de Retención Documental teniendo como

punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada

dependencia.

Las Tablas de Retención Documental serán aprobadas por el Comité Interno de

Archivo y serán avaladas por el Consejo Departamental de Archivo. Y debe hacer su

difusión indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento

Instructivo para su aplicación

Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con

las TRD de cada dependencia.

Son responsables de su aplicación cada Secretario o Directivo y la Dirección de

Archivo del municipio.



5.- Seguimiento y Actualización de las Tablas de Retención Documental.

La Dirección de Archivo establecerá un cronograma de seguimiento para la

verificación de la aplicación de la Tablas de Retención Documental en las

Dependencias.

SUSTENTACION DE LA ELIMINACION DOCUMENTAL

La Eliminación de Documentos de Archivo tanto físico como Electrónico, deberá

estar basada en las tablas de Retencion Documental o en las tablas de valoración

documental y debe ser aprobado por el Comité Interno de archivo. Se podrá elevar

consulta en el Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que

regulan los plazos de Retencion de ciertos Documentos; a su vez este podrá

solicitar Concepto al Organismo cabeza del sector a que corresponda la

documentación objeto de consulta.

Adicionalmente se deberá cumplir con los siguientes procedimientos,

I. Previamente y por Periodo de 30 días se deberá Publicar en la Página

Web de la respectiva Entidad, el Inventario de los Documentos que han

cumplido su Tiempo de Retencion y que en Consecuencia pueden ser

Eliminados, de forma que los Ciudadanos puedan enviar sus

Observaciones sobre este proceso a los Consejos Departamentales.

II. La aprobación de la Eliminación de Documentos de Archivo, tanto en

Soporte Físico como Electrónico, deberá constar de un acta de

Eliminación de Documentos, la cual suscribirá el Presidente y Secretario

Técnico del Comité Interno de Archivo.

III. Las Actas de Eliminación y el Inventario de Documentos que han sido

Eliminados se Conservaran Permanentemente y la Entidad deberá

Mantenerlos Publicado en su Página Web para su Consulta

IV. El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto la

Solicitud de la Suspensión de los Procesos de Eliminación de acuerdo con

la Naturaleza de los Documentos y su Valor Legal, Testimonial,

Informativo, Cultural. Histórico o Científico cuando a su Juicio se pueda

afectar el Patrimonio Documental del País.

V. La Eliminación de Documentos se debe llevar a cabo por Series y

Subseries Documentales y no por Tipos Documentales. Por ningún motivo

se puede eliminar documentos individuales de un Expediente o una Serie

excepto que se trate de copias idénticas o duplicados.



INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Definición e Importancia.

Las Tablas de Retención Documental es un listado de Series y Subseries con sus

correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna un tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La Administración Municipal de Villavicencio se verá beneficiada con la elaboración

de las Tablas de Valoración Documental, ya que estas:

Facilitan el manejo de la información

Contribuyen a la racionalización de la producción documental

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficiente y eficaz

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ella estipulados

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen

carácter permanente

Regulan la transferencia de los documentos en las diferentes fases del

documento.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental

son importantes porque;

Permiten el manejo integral de los documentos

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto archivístico

Ayudan a controlar la producción y tramite documental

Identifican y reflejan las funciones institucionales



Integran los procesos los procesos archivísticos para el manejo racional de

los documentos

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa y por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

COMPONENTES DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

Oficina Productora: en este espacio aparece el nombre de la dependencia seguido

con su correspondiente código

HOJA____ DE____: Hace referencia al número individual y total de hojas utilizadas

para presentación de la Tabla de Retención Documental de cada dependencia de la

Alcaldía.

EJE: HOJA__1__DE __2___

HOJA __2___DE_2___

CODIGO: está conformado por el código de la dependencia; a continuación el

código de la serie y el código de la Subseries identificado así la producción

documental.

SERIE: Conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenidos

homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia

del ejercicio de sus funciones Ejemplos: HISTORIAS LABORALES, CONTRATOS,

ACTAS entre otros.

SUBSERIE: Conjunto de Unidades Documentales que forman parte de un Serie

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características

específicas. Ejemplo: Informes Comité de Control Interno.

TIPOS DOCUMENTALES: Unidad documental simple originada de una actividad

administrativa con formato y contenidos distintos que sirve como elementos para

cumplir los procedimientos de una Serie y Subserie.



COMO SE LEE EN LA TABLA.

EL FONDO 1000 – DESPACHO DEL ALCALDE-

CODIGO DE LA SECCION:

1100 SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

CODIGO DE LA SUBSECCION

1101 Dirección de Personal

CODIGO DE LA SERIE

60 LIQUIDACIONES

CODIGO DE LA SUBSERIE 01 Liquidación de Aportes al Sistema de Seguridad

Social.

Se lee así: la Unidad productora es la Dirección de Personal va la codificación de la

subsección 1101 la serie 60 y la Subserie 01 quedando así en el documento.

1101-37-01 que identifica la dirección, la serie y la Subserie.

RETENCION EN AÑOS:

Es el tiempo que deben permanecer las Series y Subseries documentales en el

archivo de gestión, una vez cumplida su vigencia se realiza la transferencia al

archivo central de acuerdo a lo estipulado en la Tablas de Retención Documental.

DISPOSICION FINAL.

En esta casilla se consigna el destino final que va a recibir la Serie y Subserie

documental, una vez cumplido el tiempo de retención el archivo de Gestión y/o

central.

Las siguientes son las alternativas que pueden establecer para la disposición final:

CT: cuando se marca esta casilla debe interpretar que la Serie o Subserie

documental se conserva permanentemente por su valor histórico

E: cuando se marca esta casilla debe interpretar que la Serie o Subserie documental

se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo

de Gestión o en el Archivo Central según el caso.



S: Cuando se marca esta casilla se debe interpretar que la Serie o Subserie

documental debe ser sometida a una selección, para la cual se aplica el método de

muestreo para conservar parte de la información.

CT y M: cuando se marque estas dos opciones se debe interpretar que la Serie y

Subserie documental se conserva totalmente por ser considerada de valor histórico

y se sugiere efectuar la microfilmación, con el objeto de preservar el documento en

soporte papel el cual de todas formas no debe ser eliminado.

S y M: cuando se marca estas dos opciones se debe dejar una muestra de la Serie

y Subserie documental y la documentación resultante de este proceso de

microfilmar.

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS

DE RETENCION DOCUMENTAL.

Se elabora según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo para

atender las modificaciones suscitadas por los cambios en las reformas

organizacionales y funciones.

Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del

seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deben

ser evaluadas por la Dirección de Archivo y presentarlas al Comité Interno de

Archivo para su estudio y aprobación.

Es importante tener en cuenta que las TRD requiere revisión y actualización

periódica por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo

mínimo de dos años se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no se han

surgido cambios en la producción documental.

GLOSARIO DE TERMINOS ASOCIADOS

Gobernanza: Arte o manera de gobernar que se propone como objetivo el logro de

un desarrollo económico, social e institucional duradero, promoviendo un sano

equilibrio entre el Estado, la sociedad civil y el mercado de la economía.

Estructura Orgánica – Funcional: Estructura orgánica funcional, base legal que la

rige, regulaciones y procedimientos internos aplicables a la entidad; las metas y

objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas

operativos.



Gestión Documental: Es el conjunto de normas Técnicas y practicas usadas para

la administración de todo tipo de documento de una Organización, determinar el

tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y

asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando

principios de racionalización y economía

ELABORACION Y PRESENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL.

Se presentan los cuadros de Tabla de Retención Documental por cada una de las

Unidades Administrativas descriptas en la estructura organizacional vigente, según

acuerdo municipal 172 del 17 de Diciembre del 2012; teniendo en cuenta el análisis

e interpretación realizado en el proceso de construcción.

A continuación se presenta la estructura orgánica-funcional, el listado de Series y

Subseries de la Alcaldía Municipal de Villavicencio por dependencias como estándar

al proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CODIFICACION SECCIONES Y SUBSECCIONES

1000 DESPACHO DEL ALCALDE

1010 Oficina de Contratación

1020 Oficina de Control Interno

1030 Oficina Asesora Jurídica

1040 Oficina de Gestión del Riesgo

1050 Oficina de la Mujer

1060 Oficina de Control Interno y Disciplinario

1100 SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

1101 Dirección de Personal

1102 Dirección de Apoyo a la Gestión

1103 Dirección de Desarrollo Organizacional

1104 Dirección de Archivo General

1150 SECRETARIA DE COMUNICACIONES

1200 SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA

1201 Dirección Operativa

1202 Dirección de Obras Civiles

1203 Dirección de Valorización

1250 SECRETARIA DE COMPETITIVIDAD Y DESARROLLO

1251 Dirección de Desarrollo Rural

1252 Dirección de Fomento y Desarrollo Empresarial

1300 SECRETARIA DEL MEDIO AMBIENTE



1350 SECRETARIA DE PLANEACION

1351 Dirección de Planeación Socioeconómica

1352 Dirección de Ordenamiento Territorial

1353 Dirección de Sistemas de Información

1354 Dirección de Sisben

1400 SECRETARIA DE CONTROL FISICO

1401 Dirección de Defensa del Espacio Público

1402 Dirección de Control Urbano y de Construcciones

1450 SECRETARIA DE GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

1451 Dirección de Participación Ciudadana

1452 Dirección de Grupos de Especial Protección

1453 Dirección de Atención Integral a Victimas

1500 SECRETARIA DE EDUCACION

1501 Dirección Administrativa

1502 Dirección de Cobertura y Permanencia

1503 Dirección Financiera

1504 Dirección de Calidad y Pertinencia

1550 SECRETARIA DE GOBIERNO Y SEGURIDAD

1551 Dirección de Justicia

1552 Dirección de Seguridad y Convivencia Ciudadana

1600 SECRETARIA DE SALUD

1601 Dirección de Aseguramiento

1602 Dirección de Salud Pública

1603 Dirección de Salud Ambiental

1650 SECRETARIA DE HACIENDA

1651 Dirección de Presupuesto

1652 Dirección de Contabilidad

1653 Dirección de Impuestos

1700 SECRETARIA DE MOVILIDAD

1701 Dirección de Servicios de Movilidad

1702 Dirección de Control de Tránsito y Transporte

1703 Dirección de Planeación y Prospectiva



1000 DESPACHO

DEL ALCALDE

1100 Secretaria de

Desarrollo Institucional

1101 Dirección

de Personal

1102

Dirección de Apoyo a la

Gestion

1103 Dirección de Desarrollo Organiza

cional

1104

Dirección de Archivo General

1150 Secretaria

de Comunica

ciones

1200

Secretaria de Infraestructura

1201 Dirección Operativa

1202 Dirección de Obras

Civiles

1203 Dirección de Valorizacion

1250

Secretaria de Competitividad

y Desarrollo

1251 Dirección de Desarrollo

Rural

1252 Dirección de Fomento y Desarrollo

Empresarial

1300 Secretaria del Medio Ambiente

1350 Secretaria

de Planeación

1351

Dirección de Planeacion

Socieconomica

1352 Dirección de

Ordenamiento Territorial

1353 Dirección

de Sistemas

de Información

1354 Dirección de

SISBEN

1400

Secretaria de Control Fisico

1401 Dirección de Defensa del

Espacio Público

1402 Dirección de

Control Urbano y de Construccio

nes

1450 Secretaria de Gestión

Social y Pariticipa

ción Ciudadana

1451

Dirección de Participacion Ciudadana

1452 Dirección de Grupos de Especial

Protección

1453 Dirección de

Atencion Integral a Victimas

1500 Secretaria

de Educación

1501 Dirección

Administrativa

1502 Dirección de Cobertura y

Permanencia

1503 Dirección Financiera

1504 Dirección de

Calidad y Pertinencia

1550 Secretaria de Gobierno y Seguridad

1551 Dirección

de Justicia

1552 Dirección

de Seguridad y Convivencia Ciudadana

1600 Secretaria de Salud

1601

Dirección de Aseguramiento

1602

Dirección de Salud Pública

1603 Dirección de

Salud Ambiental

1650 Secretaria

de Hacienda

1651 Dirección de Presupuesto

1652 Dirección de Contabilidad

1653 Dirección de Impuestos

1700 Secretaria

de Movilidad

1701 Dirección

de Servicios

de Movilidad

1702 Dirección de Control de Tránsito

y Transporte

1703 Dirección

de Planeación y Prospecti

va

1010 Oficina de Contratación

1040 Oficina de Gestion del Riesgo

1020 Oficina de Control Interno

1050 Oficina de la Mujer

1030 Oficina Asesora Juridica

1060 Oficina de Control Interno y Disciplinario

Fuente: Acuerdo 172 del 17 de Diciembre del 2012



CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

01 ACCIONES CONSTITUCIONALES

01 Acciones de Cumplimiento

02 Acciones de Tutela

03 Acciones Populares y de Grupo

02 ACCIONES JUDICIALES 01 Acción de Nulidad y de Restablecimiento del Derecho

02 Acción de Reparación Directa

03 Acción de Repetición

04 Acciones Contractuales

05 Acciones de Nulidad

03 ACTAS 01 Actas de Baja de Elementos

02 Actas de Comité de Infancia y Adolescencia

03 Actas de comité de Justicia Transicional

04 Actas de Comité CONFIS

05 Actas de Comité Coordinador de control interno

06 Actas de Comité de Adulto Mayor

07 Actas de Comité de Acoso Laboral

08 Actas de Comité de Autoevaluación

09 Actas de Comité de Conciliación

10 Actas de Comité de Consejos Comunitarios

11 Actas de comité de Familias en Acción

12 Actas de Comité de Orden Publico

13 Actas de Comité de Personal

14 Actas de Comité de Política Social

15 Actas de Comité de Saneamiento Contable

16 Actas de Comité Evaluador de Documentos



17 Actas de Comité Interinstitucional Municipal de Erradicación de Violencia Contra la Mujer (CIMEVM)

18 Actas de Comité Interno de Archivo

19 Actas de comité Operativo de la Mujer y Equidad de Género de V/cio

20 Actas de Comités

21 Actas de Consejo de Gobierno

22 Actas de Consejo de Seguridad

23 Actas de Consejo Municipal De Gestión Del Riesgo CMGRD

24 Actas de Decomiso

25 Actas de Destrucción

26 Actas de Donación de Productos Perecederos

27 Actas de Eliminación de Documentos

28 Actas de Entrega de Ayudas Humanitarias

29 Actas de Entrega de Elementos

30 Actas de Espectáculos Públicos

31 Actas de Familias en Acción

32 Actas de Gobierno en Línea

33 Actas de Inspección Ocular

34 Actas de Juventud

35 Actas de Mesa Consultiva Municipal de Mujeres en la Ciudad Villavicencio

36 Actas de Posesión

37 Actas de posesión de Ediles

38 Actas de Posesión Nivel Municipal

39 Actas de Posesión Nivel Nacional

40 Actas del Equipo MECI/Comité de calidad.



41 Actas Mensuales de Autoevaluación

04 ACUERDOS 01 Acuerdos de Pago de Impuestos

02 Acuerdos del Consejo Municipal de Seguridad Social en Salud

05 AFILIACIONES 01 Afiliaciones al Régimen Subsidiado de la Población Pobre y Vulnerable

06 AVALÚOS 01 Avalúos Comerciales

02 Avalúos Plusvalía

07 BOLETINES 01 Boletines de Prensa

02 Boletines Oficiales

08 BONOS PENSIONALES DE LA ALCALDÍA DE VILLAVICENCIO

01 Liquidación para Pago de los Bonos Pensionales

09 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

01 Certificado registro de Personas Naturales y/o Jurídicas (intervenidas)

02 Certificado de Adición Presupuestal

03 Certificado de Afiliación al Sisben

04 Certificado de Atentados Terroristas

05 Certificado de Boletines Oficiales

06 Certificado de Capacidad de Endeudamiento

07 Certificado de Capacitación

08 Certificado de Damnificado

09 Certificado de Delineación Urbanística

10 Certificado de Descuentos a Terceros

11 Certificado de Descuentos por Nomina

12 Certificado de Desplazamientos

13 Certificado de Disponibilidad de Personal

14 Certificado de Estrato

15 Certificado de Exoneración 4 x 1000



16 Certificado de Experiencia Contractual

17 Certificado de Funcionamiento Sanitario

18 Certificado de Ingresos y Retenciones

19 Certificado de Licencias Registradas ante el Ministerio de Transporte

20 Certificado de Manipulación de Alimentos

21 Certificado de Movilización

22 Certificado de Muertes Violentas

23 Certificado de Pago de Impuesto Predial

24 Certificado de Paramentos

25 Certificado de Paz y Salvo de Impuestos y Contribuciones

26 Certificado de Paz y Salvo de Predial

27 Certificado de Perdidas de Documentos

28 Certificado de Propiedad Horizontal

29 Certificado de Reducción Presupuestal

30 Certificado de Registros de Proyectos

31 Certificado de Representación Legal

32 Certificado de Residencia

33 Certificado de Retencion de Industria y Comercio

34 Certificado de Retencion de IVA

35 Certificado de Retención en la Fuente

36 Certificado de Supervivencia

37 Certificado de Tradición

38 Certificado de Tramite de Cancelación de Matriculas

39 Certificado de Traslado Presupuestal

40 Certificado de Uso de Suelos



41 Certificado de Viabilidad de Escrituras

42 Certificado de Viabilidad de Proyectos de Inversión en Salud

43 Certificado Laboral para Emisión de Bono Pensional

44 Certificado Paz y Salvo de Tesorería

45 Certificado Plan de Compras

46 Certificado Referencial

47 Certificados de Predios del Municipio

48 Consecutivos de certificados de disponibilidad presupuestal

49 Consecutivos de Certificados de Registro Presupuestal

50 Constancias de Archivo

51 Constancias Laborales

10 CIRCULARES 01 Circulares Externas

02 Circulares Internas

11 COMPROBANTES 01 Comprobantes de Egreso

02 Comprobantes de Ingresos

12 CONCEPTOS 01 Concepto de Amenaza por Fenómeno Natural

02 Concepto de Demarcación Vial

03 Concepto de Uso del Suelo

04 Concepto Jurídicos

05 Concepto Previo Favorable

06 Conceptos Técnicos de Equipos

07 Conceptos Técnicos y Económicos de Viabilidad de Proyectos

08 Conceptos Viabilidad Eventos del Espectáculo Publico

13 CONCILIACIONES BANCARIAS



14 CONMINACIONES

15 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

01 Consecutivo de Citaciones

02 Consecutivo de Comunicaciones

03 Consecutivo de Notificaciones por Edicto

04 Consecutivo de Notificaciones por Estado

16 CONTRAVENCIONES 01 Contravenciones Especiales

02 Contravenciones Ordinarias

17 CONTROLES 01 Control al Plan Anual de Caja

02 Control al Plan de Inversión

03 Control al Plan Financiero

04 Control al Presupuesto

05 Control de Acciones Constitucionales

06 Control de Acciones Judiciales

07 Control de Actividades Carcelarias

08 Control de Actividades con la Comunidad

09 Control de Aplicación de la Normatividad

10 Control de Bienes Inmuebles del Nivel Central

11 Control de Circulación de Automotores

12 Control de Comunicaciones Oficiales

13 Control de Contratos y Convenios

14 Control de Despachos Comisorios

15 Control de Distribución de los Recursos del Sector Salud

16 Control de Empresas de Transporte

17 Control de Entrada al Parqueadero

18 Control de Entrega de Gaceta Municipal



19 Control de Estratificación

20 Control de Funcionamiento de Comisarias de Familia

21 Control de Funcionamiento de Corregimientos

22 Control de Funcionamiento de Inspecciones

23 Control de Instalación de Vallas

24 Control de la Deuda Pública

25 Control de Mantenimiento de Vehículos, Maquinaria y Equipos

26 Control de Ocupación de Vías y Espacio Público

27 Control de Operaciones Bancarias

28 Control de Pagos de Transferencias y Aportes

29 Control de Paramentos

30 Control de Prestación de Servicios de Aseo

31 Control de Prestación de Servicios de Vigilancia

32 Control de Prestación de Servicios Educativos

33 Control de Prestaciones de Servicios de Mantenimiento

34 Control de Préstamo de Documentos

35 Control de Préstamo del Teatro

36 Control de Procedimientos de Almacén

37 Control de Procedimientos de Archivo y Correspondencia

38 Control de Procesos Judiciales

39 Control de Quejas y Reclamos

40 Control de Recaudo de Ingresos por Prestación de Servicios

41 Control de Recibos de Servicios Públicos

42 Control de Registro de Contribuyentes

43 Control de Respuestas de Comunicaciones



44 Control de Revisión Técnica Mecánica de Vehículos

45 Control de Salida de Documentos

46 Control de Seguimiento a Reclamaciones ante las Compañías Aseguradoras

47 Control de Seguimiento al Plan de Desarrollo

48 Control de Seguridad de la Información en los Equipos de Computo

49 Control de Selección de Personal

50 Control de Suministros

51 Control de Tarifas del Sector Educativo

52 Control de Vehículos

53 Control del Calculo Actuarial (pensiones)

54 Control del Servicio Básico de Transporte Municipal

55 Control y Vigilancia a Establecimientos Públicos

56 Control y Vigilancia Ambiental

57 Control y Vigilancia Ambiental al Componente Agua

58 Control y Vigilancia Ambiental al Componente Aire

59 Control y Vigilancia Ambiental al Componente Fauna

60 Control y Vigilancia Ambiental al Componente Flora

61 Control y Vigilancia Ambiental al Componente Tierra

62 Control y Vigilancia de Actividades de Construcción

63 Control y Vigilancia de Factores de Riesgo para la Salud

64 Control y Vigilancia de Precios, Pesas y Medidas

65 Planillas de Comparendos de Policía de Carreteras

66 Planillas de Comparendos Municipales

18 CONTRATOS 01 Contrato de Arrendamiento

02 Contrato de Comodato



03 Contrato de Compraventa y Suministro

04 Contrato de Consultoría

05 Contrato de Obra

06 Contrato de Prestación de Servicios

07 Contrato de Seguro

08 Contrato para la Administración de Recursos del Régimen Subsidiado

09 Contratos de Arrendamiento de Bienes del Municipio

10 Contratos de Empréstito

19 CONVENIOS 01 Convenio Interadministrativo

20 DECLARACIONES 01 Declaraciones de Impuestos

02 Declaraciones Tributarias

21 DECRETOS

22 DENUNCIAS

23 DERECHOS DE PETICION

24 DILIGENCIAS JUDICIALES 01 Diligencia de Restitución de Bienes de uso Público

02 Diligencias de Amonestación

03 Diligencias de Amparo al Domicilio

04 Diligencias de Amparo o Servidumbre

05 Diligencias de Amparo Policivo

06 Diligencias de Cobro Coactivo

07 Diligencias de Lanzamiento

25 EJECUCIONES PRESUPUESTALES

01 Ejecución Presupuestal de Egresos

02 Ejecución Presupuestal de Ingresos

26 ESTADISTICAS 01 Estadísticas Contables

02 Estadísticas de Quejas y Reclamos



03 Estadísticas Municipales

04 Estadísticas Sectoriales

05 Estadísticas Sisben

27 ESTADOS FINANCIEROS

28 ESTUDIOS 01 Estudios Asentamientos Humanos en Zonas de Alto Riesgo

02 Estudios de Conveniencia y Oportunidad

03 Estudios de Habilitación de Capacidad Transportadora de las Empresas

04 Estudios de Investigación Educativos

05 Estudios de Movilidad para la Construcción de Centros Generadores de Viaje.

06 Estudios de Planes de Manejo de Trafico durante la Construcción de Obras en las Vías Públicas

07 Estudios de Suelos

08 Estudios Socioeconómicos

09 Estudios Técnicos

29 EVALUACIONES 01 Evaluación al Plan de Desarrollo

02 Evaluación de Indicadores

03 Evaluación de la Gestión del Sistema Municipal de Seguridad Social en Salud

04 Evaluaciones a Instituciones

05 Evaluaciones Administrativas y Contables

06 Evaluaciones de Calidad de los Procesos de Aprendizaje

07 Evaluaciones de Cobertura, Retención. Promoción y Resultados de Calidad de las Instituciones Educativas

08 Evaluaciones de Control Interno

09 Evaluaciones de Desempeño

10 Evaluaciones de Desempeño Institucional

11 Evaluaciones de Planes y Programas



30 EXCEPCIONES

31 GACETA MUNICIPAL

32 HISTORIAS LABORALES

33 INFORMES 01 Informe de Actividades

02 Informes de Autoevaluación

03 Informes de Auditoria Interna

04 Informes a Entes de Control

05 Informes Comité de Control Interno

06 Informes de Análisis a los Informes Trimestrales de Autoevaluación de la Gestión

07 Informes de Apoyo Técnico

08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica

09 Informes de Asistencia Técnica en la Ejecución de Planes de Mejoramiento educativos

10 Informes de Auditoría Externa

11 Informes de Austeridad

12 Informes De Avance Del Plan De Desarrollo

13 Informes de Ejecución de Proyectos

14 Informes De Ejecución De Proyectos De Iluminación

15 Informes de Ejecución de Proyectos de Infraestructura Física de la Red Vial

16 Informes de Ejecución de Proyectos de Obras Civiles

17 Informes de ejecución de proyectos por sistema de valorización

18 Informes de Ejecución del Plan Territorial de Salud y Plan de Intervención Colectivas.

19 Informes de Ejecución del Programa de Adecuación y Mantenimiento de Obras de Infraestructura

20 Informes de Ejecución del Programa de Atención de Emergencias en Obras de Infraestructura.

21 Informes de Ejecución del Programa de Construcción y Remodelación de Obras Civiles

22 Informes de Ejecución del Programa de Gerencia del Talento Humano



23 Informes de Ejecución Presupuestal Activa

24 Informes de Ejecución Presupuestal Pasiva

25 Informes de Empresas de Transporte

26 Informes de Evaluación de Actividades de Promoción y Prevención a EPS Subsidiadas

27 Informes de Evaluación del Desempeño

28 Informes de Evaluación Derechos de Autor - a la Dirección General de Derechos de Autor

29 Informes de Evaluación MECI - al Consejo Asesor DAFP

30 Informes de Evaluación MECICO - a la CGN

31 Informes de Gerencia del Sistema de Carrera Administrativa

32 Informes de Gestión

33 Informes de Mantenimiento de Vehículos, Maquinarias y Equipos

34 Informes de Mantenimiento y Conservación de la Malla Vial

35 Informes de Mantenimiento y Remodelación de Parques y Avenidas

36 Informes de Organización y Procesos Electorales

37 Informes de Policía de Transito

38 Informes de Regalías

39 Informes de Rendición de Cuentas

40 Informes de Rendición de la Cuenta Consolidada SIA C.M.V

41 Informes de Seguimiento de Certificados de Disponibilidad Presupuestal

42 Informes de Seguimiento de Adición Presupuestal

43 Informes de Seguimiento de Certificados de Registro Presupuestal

44 Informes de Seguimiento de Proyecto

45 Informes de Seguimiento de Reducción Presupuestal

46 Informes de Seguimiento de Traslado Presupuestal

47 Informes de Seguimiento Financiero a Recursos de Salud Publica



48 Informes de Subasta y Remate

49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos

50 Informes Epidemiológicos

51 Informes Plan de Acción

52 Informes Plan de Desarrollo

34 INVENTARIO 01 Inventario de Bienes Inmuebles

02 Inventario de Bienes Muebles Devolutivos

03 Inventario Individual de Vehículos

04 Inventario Único Documental

35 LIBROS 01 Libro Diario

02 Libro Mayor y Balance

03 Libro Radicador de Procesos

36 LICENCIAS 01 Licencias de Autorización para Funcionamiento de EDS

02 Licencias de Conducción

03 Licencias de Exhumación de Cadáveres

04 Licencias de Funcionamiento de Instituciones Educativas

05 Licencias de Ocupación e Intervención del Espacio Público

06 Licencias de Software

07 Licencias de Transporte de Mudanzas

37 LIQUIDACIONES 01 Liquidación de Cuotas Partes Pensionales por Cobrar

02 Liquidación de Cuotas Partes Pensionales por Pagar

03 Liquidación de Descuentos

04 Liquidación de Impuestos y Contribuciones Municipales

05 Liquidación de Impuestos y Multas

06 Liquidación de Plusvalía



07 Liquidación Oficial de Aforo

08 Liquidación Oficial de Revisión

09 Liquidaciones a Aportes al Sistema de Seguridad Social

10 Liquidaciones Compensaciones de Área de Cesión

38 MANUALES 01 Manual de Contratacion

02 Manual de Control Interno

03 Manual de Funciones

04 Manual de Interventoria

05 Manual de Procedimientos

39 MATRICULAS 01 Matricula de Industria y Comercio

02 Matricula de Motos

03 Matricula de Vehículos

40 NOMINA 01 Nómina de personal docente

02 Nómina de personal pensionados

03 Nomina personal activo

04 Nomina personal temporal

41 ORDENES 01 Órdenes de Pago

42 PERMISOS 01 Permiso de Movilidad Nocturna

02 Permiso de Rupturas de Vías

03 Permiso de Transporte de Lujo, Turístico y Especial

04 Permisos Ambientales

05 Permisos de Adaptación de Remolques

06 Permisos de Cierre de Vías

07 Permisos de Escrituración (intervenidas)

08 Permisos de Ocupación Temporal del Espacio Publico



09 Permisos de Transito sin Placa

10 Permisos de Ventas (Intervenidas)

11 Permisos Escolares

12 Permisos para la Realización de Juegos, Rifas y Espectáculos Públicos

13 Permisos para Tenencia de Animales Potencialmente Peligrosos

43 PLANES 01 Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano

02 Plan Anual de Compras

03 Plan Anual de Vacaciones

04 Plan Anual Mensualizado de Caja

05 Plan de Acción

06 Plan de Compras

07 Plan de Conservación del Medio Ambiente

08 Plan de Conservación del Patrimonio Ecológico

09 Plan de Construcción, Mejoramiento, Rehabilitación y Conservación de la Red Vial

10 Plan de Contingencia

11 Plan de Contingencia de Daños en el Sistema

12 Plan de Desarrollo Económico y Social

13 Plan de Desarrollo en Informática y Sistematización

14 Plan de Desarrollo Municipal

15 Plan de Desarrollo Urbano

16 Plan de Iluminación

17 Plan de implantación

18 Plan de Mejoramiento de Instituciones Educativas.

19 Plan de Mejoramiento Institucional

20 Plan de Mejoramiento Suscritos con Entes de Control



21 Plan de Obras Civiles

22 Plan de Ordenamiento Territorial

23 Plan de Salud Territorial

24 Plan de Seguridad

25 Plan de Servicio de Transporte Municipal

26 Plan Físico Municipal

27 Plan Indicativo

28 Plan Municipal de Salud Publica

29 Plan Operativo Anual de Inversiones

30 Plan Parcial

31 Plan Plurianual

32 Planes de Acción Indígenas

33 Planes de Acción Victimas

34 Planes de Vivienda intervenidas

44 PLANOS 01 Planos Urbanísticos

02 Planos Topográficos

45 PRESUPUESTO MUNICIPAL

46 PROCESOS 01 Proceso Administrativo de Policía

02 Proceso Civil

03 Proceso Civil de Policía

04 Proceso de Adjudicación en Venta

05 Proceso de Cobro Coactivo

06 Proceso de Colisión de Vehículos

07 Proceso de Investigación a las Empresas de Transporte

08 Proceso Ejecutivo



09 Proceso Ordinario Laboral

10 Procesos de Policía

11 Procesos de Segunda Instancia

47 PROCESOS DISCIPLINARIO 01 Indagación Preliminar

02 Indagación Disciplinaria

48 PROGRAMA 01 Programa Anual de Auditoria

02 Programa Anual de Capacitaciones 03 Programa Anual de Prestación de Servicios

04 Programa de Adecuación y Mantenimiento de Obras de Infraestructura

05 Programa de Adecuación y Mantenimiento Iluminación

06 Programa de Asistencia Técnica Directa Rural

07 Programa de Atención a Desplazados

08 Programa de Atención de Emergencia en Obras de Infraestructura

09 Programa de Auditorías Internas de Calidad

10 Programa de Bienestar Social e Incentivos

11 Programa de Capacitación a la Comunidad

12 Programa de Capacitación del Personal Docente

13 Programa de Condecoraciones

14 Programa de Conservación Ambiental y Ecológico

15 Programa de Desarrollo del Sector Agropecuario

16 Programa de Difusión de la Gestión Administrativa

17 Programa de Educación Vial

18 Programa de Fiscalización de Sanción por Extemporaneidad

19 Programa de Fiscalización Omisos

20 Programa de Gestión Documental



21 Programa de Implementación del Sistema de Control Interno Contable

22 Programa de Incentivos Sector Educativo

23 Programa de Inducción y reinduccion del personal

24 Programa de Inspección Tributaria y Contable

25 Programa de Inversión y Gastos

26 Programa de Investigación, Formación y Promoción de la Participación Ciudadana

27 Programa de Legalizaciones

28 Programa de Mejoramiento del Clima Organizacional

29 Programa de Operativos para la Recuperación del Espacio Público

30 Programa de Prestación de Servicios en Salud

31 Programa de Prevención de Desastres

32 Programa de Prevención de Factores de Riesgo del Ambiente

33 Programa de Promoción para Afiliación a SGSSS

34 Programa de Promoción y prevención

35 Programa de Reciclaje

36 Programa de Regulación de Tarifas

37 Programa de Regulación de Transito

38 Programa de Renovación, Reordenamiento y Desarrollo de Áreas Urbanas

39 Programa de Rutas y Horarios para la Prestación de Servicios de Transporte Público

40 Programa de Salud y Seguridad en el Trabajo

41 Programa de Seguridad del Peatón y el Conductor

42 Programa de Seguridad vial y Transportes

43 Programa para la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y MECI

44 Programa Pedagógicos

45 Programa por Dependencias



46 Programa Sistema Gestión de Calidad y MECI

47 Programas de Atención a Victimas

48 Programa de Fiscalización Inexactos

49 PROYECTOS 01 Proyecto de Creación y Manejo de Tasas y Contribuciones

02 Proyecto de Distribución de Recursos Financieros

03 Proyecto de Liquidación Anual de Presupuesto

04 Proyectos de Acuerdo

05 Proyectos de Adecuación del Espacio Público

06 Proyectos de Cuencas y Microcuencas Hidrográficas

07 Proyectos de Desarrollo Ambiental

08 Proyectos de Distribución de Personal Docente

09 Proyectos de Iluminación

10 Proyectos de Infraestructura Física de la Red Vial

11 Proyectos de Inversión

12 Proyectos de Obras Civiles

13 Proyectos de Presupuesto Anual de Rentas y Gastos Municipales

14 Proyectos de Reubicación de Vendedores Ambulantes

15 Proyectos Registrados

16 Proyectos Sistema de Valorización

50 QUEJAS 01 Quejas disciplinarias

51 QUERELLAS

52 RECIBOS 01 Recibos de Caja

53 RECONOCIMIENTOS 01 Reconocimiento de Pensión de Jubilación o de Vejez

02 Reconocimiento de Sustitución Pensional

54 REGISTROS 01 Registro de Actuaciones Procesales



02 Registro de afiliación al Sistema de Seguridad Social –Régimen Subsidiado

03 Registro de Asignación de Poderes

04 Registro de Asociaciones Campesinas

05 Registro de Comparendos

06 Registro de Comparendos mal Elaborados

07 Registro de Entrada al Almacén

08 Registro de Personas Naturales y/o Jurídicas (intervenidas)

09 Registro de Población no Afiliada a EPS

10 Registro de Propiedad Horizontal

11 Registro de Proyectos Educativos Institucionales

12 Registro de Salidas del Almacén

13 Registro del Patrimonio Inmobiliario Municipal

14 Registro del Sistema Integral de Información en Salud

15 Registro Digital Fotográfico

16 Registro Digital Programa Radial

17 Registro Digital Programa Televisivo

18 Registro Digital Video institucional

19 Registro Mobiliario

20 Registros de Beneficiarios del SISBEN

21 Registros de Entrega de Certificados y Constancias

22 Registros de la Afiliación al Sistema de Seguridad Social - Régimen Subsidiado

55 REQUERIMIENTOS 01 Requerimientos Entes de Control

56 RESOLUCIONES 01 Resolución de la Dirección de Impuestos

02 Resolución de la Secretaria de Control Físico

03 Resolución de la Secretaria de Educación



04 Resolución de la Secretaria de Gobierno

05 Resolución de la Secretaria de Hacienda

06 Resolución de la Secretaria de Infraestructura

07 Resolución de la Secretaria de Medio Ambiente

08 Resolución de la Secretaria de Movilidad

09 Resolución de la Secretaria de Planeación Municipal

10 Resolución de la Secretaria Local de Salud

11 Resolución del Despacho del Alcalde

12 Resoluciones de la Oficina de Contratacion

13 Resoluciones de la Secretaria de Competitividad y Desarrollo

14 Resoluciones de la Secretaria de Desarrollo Institucional

15 Resoluciones de Norma Urbana

57 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

58 TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

59 TITULOS 01 Títulos valores embargos



OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL ALCALDE Página 1 de 3

Código Series, Subseries y Tipos Documentales

Retención Disposición Final Procedimientos

1000 Archivo de Gestión

Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES

CT = Conservación Total M = Microfilmación E = Eliminación S = Selección

1000-03 ACTAS

1000-03.21 Actas de Consejo de Gobierno - Actas - Citación - Orden del Día - Registro de Asistencia

2 10 X X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto adquieren valor secundario

1000-10 CIRCULARES

1000-10.01 Circulares Externas - Circular - Control de recibido

2 5 X Dejar una muestra representativa del 10% por año.

1000-10.02

Circulares Internas - Circular - Control de recibido

2 5 X Dejar una muestra representativa del 10%

1000-17 CONTROLES

1000-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envió - Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

2 5

X Se elimina en el archivo central por que los documentos originales hacen parte de otros expedientes.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1000-21 DECRETOS 4 10 X X Se conserva totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitaliza para consulta

1000-33 INFORMES

1000-33.39 Informes de Rendición de Cuentas

- Informes

2 1 X Dejar una muestra representativa del 10% por año

1000-34 INVENTARIOS

1000-34.04 Inventario Único Documental - Formato

1 10 X Se eliminan porque solo sustenta la gestión de la oficina

1000-49 PROYECTOS

1000-49.04 Proyectos de Acuerdo

- Oficio - Exposición de motivos - Proyecto de acuerdo

1 4 X Seleccionar una muestra aleatoria un 5% por cada 4 años de producción documental, teniendo en cuenta la importancia y utilidad del proyecto dentro del contexto económico político y sociocultural.

1000-56 RESOLUCIONES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1000-56.11 Resoluciones del Despacho del Alcalde

- Resolución

4 10 X X Se conserva totalmente porque reflejan las decisiones políticas administrativas de la administración municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitaliza para consulta

LCALDIA DE VILLAVICENCIO


OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTRATACION Página 1 de 27




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1010-09 CERTIFICADO Y CONSTANCIAS

1010-09.16 Certificados de Experiencia contractual - Solicitud - Certificado

1 0 Se eliminan porque la información está contenida en los contratos y el original lo conserva el solicitante

1010-09.45 Certificado de Plan de Compras - Solicitud - Certificado

1 0 Se eliminan porque la información está contenida en el Plan de Compras y en los contratos

1010-10 CIRCULARES



1010-10.02

Circulares Internas - Circular - Control de recibido


1010-17 CONTROLES

1010-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales 2 5 X Se eliminan en el archivo central porque los







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Control - Solicitud - Respuesta - Guía de Envió - Control de correo Certificado - Constancia de envío por correo

electrónico - Formatos del Proceso de

Contratación

documentos originales hacen parte de otros expedientes Cada vez que se realiza actualización de los formatos, y cambia la versión, la versión anterior es entregada en la Oficina de Desarrollo Organizacional para ser archivada en los documentos obsoletos del proceso de calidad.

1010-17.39 Control de Quejas y Reclamos - Formato de control - Informe por Dependencia

2 2 X Se eliminan porque pierden vigencia

1010-18 CONTRATOS

1010-18.01 Contrato de Arrendamiento - Certificado del Banco de Programas

y Proyectos - Formato FS-01 - Propuesta - Consulta CUBS - Estudio de Oportunidad y

Conveniencia - Solicitud de disponibilidad

2

20

X

X

Al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se digitaliza y al terminar el tiempo en el Archivo Central, se deja para conservar los contratos que causaron impacto social, turístico e histórico para el Municipio. El año de retención en el Archivo de Gestión se empieza a contar después







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


Presupuestal - Certificado Disponibilidad

Presupuestal - Fotocopia documento de identidad - Certificado de Cámara y Comercio - RUT - Carta de presentación - Propuesta económica - Paz y salvos municipales - Certificado de Antecedentes

Disciplinarios - Certificado de Antecedentes fiscales - Certificado de antecedentes

judiciales - Certificado de Libertad y Tradición - Escritura del Bien Inmueble - Certificado o planillas de pago de

seguridad social - Minuta del Contrato - Fiche de seguimiento y evaluación - (contratos de inversión) - Registro Presupuestal - Recibo de pago de los derechos de

publicación del contrato en la Gaceta

de liquidado el contrato







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


Municipal - Garantía Única de Cumplimiento - Recibo de pago de la garantía Única

Cumplimiento - Aprobación de la Garantía Única de

Cumplimiento - Oficio de designación del supervisión - Acta de inicio del contrato - Informes de supervisión - Comunicaciones - Certificados - Acta de liquidación del contrato - Factura o cuenta de cobro - Orden de pago - Comprobante de Egreso

1010-18.02

Contrato de Comodato - Solicitud de la persona interesada - Estudio de Oportunidad y

Conveniencia - Documentos que acrediten la

propiedad del Municipio sobre los bienes (escritura y certificado de libertad y tradición, en el caso de

2 20 X X Al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se digitaliza y al terminar el tiempo en el Archivo Central, se deja para conservar los contratos que causaron impacto social, turístico e histórico para el Municipio. El año de retención en el Archivo de







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


bienes inmuebles; y facturas y comprobante de entrada a Almacén Municipal, en el caso de bienes muebles).

- Documentos del comodatario: - Carta de presentación - Fotocopia de la Cédula de

Ciudadanía - Certificado de Antecedentes

Disciplinarios - Certificado de antecedentes judiciales - Minuta de contrato - Recibo de pago de los derechos de

publicación del contrato en la Gaceta Municipal

- Recibo de pago de la garantía Única cumplimiento

- Aprobación de la Garantía Única de cumplimiento

- Oficio de designación del supervisión - Acta de inicio del contrato - Informes de supervisión - Oficios - Copia del acta de liquidación del

contrato

Gestión se empieza a contar después de liquidación del contrato







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1010-18.03

Contrato de Compraventa y Suministro - Estudio de Oportunidad y

Conveniencia - Análisis de las condiciones y precios

del mercado - Análisis de riesgos - Estudios y Diseños (avaluó

comercial, cotizaciones) - Certificado de registro del Proyecto

en el Banco de Proyectos de Inversión Municipal (si se financia con recursos de inversión)

- Proyecto de pliegos. - Aviso de publicación en un periódico

de amplia circulación nacional - Certificado publicación en página

Web - Constancia de envío del reporte vía

electrónica a la Cámara de Comercio.

- Observaciones al proyecto de pliego. - Respuestas.

2 20 X X Al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se digitaliza y al terminar el tiempo en el Archivo Central, se deja para conservar los contratos que causaron impacto social, turístico e histórico para el Municipio. El año de retención en el Archivo de Gestión se empieza a contar después de liquidado el contrato







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Solicitud de disponibilidad presupuestal

- Certificado Disponibilidad presupuestal

- Autorizaciones, permisos y licencias. - Pliego de condiciones (licitación),

Constancia de publicación de los pliegos.

- Observaciones presentadas a los pliegos.

- Respuestas. - Adendas. - Constancia de publicación de

adendas - Acto de apertura (Resolución) - Constancia de publicación del acto. - Acta de audiencia pública - Oficio de manifestación de intención

de ofertar. - Lista de oferentes - Constancia de publicación de la lista. - Invitación - Propuesta – Oferta. (de acuerdo al







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


pliego) - Acta de cierre - Oficio de designación evaluadores. - Informes de evaluación. - Acta de audiencia pública de

adjudicación. - Acto de adjudicación o de

declaratoria de desierta. (Resolución)

- Minuta de contrato - Registro Presupuestal - Recibo de pago de los derechos de


- Garantía Única de cumplimiento - Recibo de pago de la garantía Única


Cumplimiento - Oficio de designación del supervisor - Acta de inicio - Comprobante de entrada de los

bienes a Almacén Municipal







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informes de supervisión - Acta de liquidación del contrato - Factura o cuenta de cobro - Certificado - Certificado o planillas de pago de

seguridad social - Orden de pago

1010-18.04

Contrato de Consultoría - Estudio de Oportunidad y

Conveniencia - Análisis de las condiciones y precios

del mercado - Análisis de riesgos - Estudios y Diseños - Certificado de registro del Proyecto


- Proyecto de pliegos - Aviso de publicación en un periódico


Web








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Constancia de envío del reporte vía - electrónica a la Cámara de Comercio - Observaciones al proyecto de pliego. - Respuestas. - Solicitud de disponibilidad

presupuestal - Certificado Disponibilidad

presupuestal - Autorizaciones, permisos y licencias. - Pliego de condiciones. - Constancia de publicación de los

pliegos. - Observaciones presentadas a los

pliegos. - Respuestas. - Adendas. - Constancia de publicación de

adendas - Acto de apertura (Resolución) - Constancia de publicación del acto. - Acta de audiencia pública - Oficio de manifestación de intención

de oferta - Lista de oferentes







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Constancia de publicación de la lista. - Invitación - Propuesta – Oferta. (de acuerdo al

pliego) - Acta de cierre - Oficio de designación evaluadores. - Acta de Recomendación del Comité

Evaluador - Acta de anuencia pública de

adjudicación. - Acto de adjudicación o declaratoria

de desierta. (Resolución) - Minuta de contrato - Registro Presupuestal - Recibo de pago de los derechos de




Cumplimiento - Oficio de designación del supervisor







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Plan de inversión del anticipo, - Cronograma. - Acta de inicio - Afiliación a seguridad social - Informes de supervisión - Actas parciales. - Certificados. - Informe final. - Acta final. - Acta de liquidación del contrato. - Certificado o planillas de pago de

seguridad social - Orden de pago, (anticipos, parciales

y final)

1010-18.05

Contrato de Obra - Solicitud - Estudio de Oportunidad y

conveniencia - Análisis de las condiciones y

precios del mercado - Análisis de riesgos - Estudios y Diseños

2

20

X

X

Al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se digitaliza y al terminar el tiempo

en el Archivo Central, se deja para conservar

los contratos que causaron impacto social,

turístico e histórico para el Municipio. El año de retención en el Archivo de Gestión se empieza a contar después de liquidado el contrato.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Evaluaciones de pre factibilidad o factibilidad

- Certificado de registro del Proyecto en el Banco de Proyectos de Inversión Municipal (si se financia con recursos de inversión)

- Proyecto de pliegos. - Aviso de publicación en un periódico



electrónica a la Cámara de Comercio

- Observaciones al proyecto de pliego.

- Respuestas. - Solicitud de disponibilidad


presupuestal - Autorizaciones, permisos y licencias. - Pliego de condiciones (licitación)







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


definitivos. - Constancia de publicación de los


pliegos. - Respuestas. - Adendas. - Acta de inicio - Acta de Comité de Obra - Afiliaciones a seguridad social. - Informes de supervisión - Actas parciales. - Certificados - Oficios - Informe final. - Acta final. - Acta de liquidación del contrato. - Certificado o planillas de pago de








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1010-18.06

Contrato de Prestación de Servicios

- Estudio de Oportunidad y Conveniencia

- Certificado de registro del Proyecto en el Banco de Proyectos de Inversión Municipal (si se financia con recursos de inversión)

- Solicitud de disponibilidad presupuestal

- Certificado Disponibilidad presupuestal

- Invitación - Formato Único de Hoja de Vida - Certificado de antecedentes expedido

por la Procuraduría General de la Nación

- Certificado sobre antecedentes penales expedido por el DAS

- Minuta de contrato - Registro Presupuestal - Oficio de designación del supervisor - Acta de inicio - Afiliaciones a seguridad social.

2

20

X

X




turístico e histórico para el Municipio. El año de retención en el Archivo de

Gestión se empieza a contar después de liquidado el contrato







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informes - Certificados - Oficios - Acta de liquidación del contrato. - Certificado o planillas de pago de

seguridad social - Orden de pago - Constancia de publicación de

adendas - Acto de apertura (Resolución)

- Constancia de publicación del acto de apertura.

- Acta de audiencia publica - Oficio de manifestación de

intención de oferta

- Lista de oferentes - Constancia de publicación de la lista. - Invitación

- Propuesta – Oferta. (de acuerdo al

pliego, los términos) - Acta de cierre - Oficio de designación evaluadores. - Informes de evaluación







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Acta de Audiencia

pública de adjudicación

- Acto de adjudicación o

declaratoria de desierta.

(Resolución)

- Minuta de contrato - Registro Presupuestal - Recibo de pago de los derechos

de publicación del contrato en la Gaceta Municipal

- Garantía Única de cumplimiento

- Recibo de pago de la garantía

Única cumplimiento - Aprobación de la Garantía Única de - cumplimiento - Oficio de designación del supervisor - Acta de inicio - Afiliaciones a seguridad social. - Acta final. - Acta de liquidación del contrato.

- Certificado o planillas de pago de seguridad social

- Orden de pago







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1010-18.08

Contrato para la Administración de Recursos del Régimen Subsidiado

- Estudio de conveniencia y oportunidad

- Copia del documento de identificación

- Acta de posesión - Acto administrativo de facultades del

alcalde - Solicitud - Certificado de disponibilidad

presupuestal - Oferta (con los anexos de ley) - Minuta - Registro presupuestal - Anexo 3. - Póliza de seguro de cumplimiento - Aprobación de la póliza - Liquidación vigencia - Informe interventoría - Actas - Acta de liquidación

2

20

X

X

Al cumplir su tiempo de retención en el Archivo

de Gestión se digitaliza y al terminar el tiempo en el Archivo Central, se deja para conservar










Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Paz y salvo - Orden de pago

1010-18.09

Contratos de Arrendamiento de Bienes del Municipio - Estudio de Oportunidad y

Conveniencia - Términos de referencia - Documentos que acrediten la

propiedad del - Municipio sobre los bienes (escritura

y certificado de libertad y tradición, en el caso de bienes inmuebles; y facturas y comprobante de entrada a Almacén Municipal, en el caso de bienes muebles).

- Oficio de Invitación - Propuesta: - Carta de presentación - Propuesta económica - Fotocopia de la Cédula de

Ciudadanía - Certificado de Antecedentes

disciplinarios

2

20

X

X

Al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se digitaliza y al terminar el tiempo en el Archivo Central, se deja para conservar los contratos que causaron impacto social, turístico e histórico para el Municipio. El año de retención en el Archivo de Gestión se empieza a contar después de liquidado el contrato







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Certificado de antecedentes judiciales - Minuta de contrato - Recibo de pago de los derechos de

publicación - del contrato en la Gaceta Municipal - Recibo de pago de la garantía Única - cumplimiento - Aprobación de la Garantía Única de - cumplimiento - Oficio de designación de supervisión - Acta de inicio del contrato - Informes de supervisión - Oficios - Recibos de caja - Acta de liquidación del contrato

1010-18.10

Contratos de Empréstito

- Solicitud - Certificado de proyección a la deuda - Capacidad de endeudamiento - Proyecto - Acuerdo - Minuta - Correspondencia

2

20

X

X












Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informes - Actas - Registro de la deuda ante la

Contraloría - Certificado de

disponibilidad

presupuestal - Registro presupuestal - Orden de pago.

1010-25 CONVENIOS 1010-25.01

Convenio Interadministrativo

- Estudio de Oportunidad y Conveniencia

- Análisis de las condiciones y precios del mercado

- Análisis de riesgos - Estudios y Diseños - Evaluaciones de pre- factibilidad o

factibilidad - Certificado de registro del Proyecto









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Proyecto de pliegos - Aviso de publicación en un periódico



electrónica a la Cámara de Comercio - Observaciones al proyecto de pliego. - Respuestas. - Solicitud de disponibilidad


presupuestal - Autorizaciones, permisos y licencias. - Pliego de condiciones definitivos - Constancia de publicación de los


pliegos. - Respuestas. - Adendas. - Constancia de publicación de

adendas







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Acto de apertura (Resolución) - Constancia de publicación del acto

de apertura. - Acta de audiencia publica - Oficio de manifestación de intención

de oferta - Lista de oferentes - Constancia de publicación de la lista. - Invitación - Propuesta - Oferta. (de acuerdo al pliego) - Acta de cierre - Oficio de designación evaluadores. - Informes de evaluación - Acta de Audiencia pública de

adjudicación - Acto de adjudicación o declaratoria

de desierta. (Resolución) - Minuta de contrato - Registro Presupuestal - Recibo de pago de los derechos de








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



cumplimiento - Aprobación de la Garantía Única de

cumplimiento - Oficio de designación del supervisor - Plan de inversión del anticipo, - Cronograma. - Acta de inicio - Afiliaciones a seguridad social. - Informes de supervisión - Actas parciales. - Certificados - Oficios - Informe final. - Acta final. - Acta de liquidación del contrato. - Certificado o planillas de pago de


1010-26 ESTADISTICAS

1010-26.02 Estadísticas de Quejas y Reclamos

2 5 X Se constituye en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informes parciales - Informes estadísticos

1010-33 INFORMES

1010-33.01 Informe de Actividades

- Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio.

1010-33.02 Informe de Autoevaluación - Informe - Acta

2 10 X Consolidad la información que se convierte en fuente de consulta

1010-33.04 Informes a Entes de Control


2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuentes de consulta histórica.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1010-33.32 Informes de Gestión

- Informes - Soportes - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio.

1010-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventorías a Contratos

- comunicación - actas - Informes - Certificados - Soportes

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la terminación, porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1010-33.51 Informes de Plan de Acción

- Formato Plan de Acción - Indicadores de Gestión - Informes de seguimiento

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión porque la información está contenida en el plan de acción.

1010-34 INVENTARIOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1010-34.04 Inventario Único Documental

- Formato


1010-38 MANUALES

1010-38.01

Manual de Contratación - Manual

5 0 X Se eliminan porque pierde vigencia.

1010-38.04 Manual de Interventoría - Manual

5 0 X Se eliminan porque pierde vigencia.

1010-43 PLANES

1010-43.02 Plan Anual de Compras

- Solicitudes - Formato

1 10 X Se elimina porque solo sustenta la gestión, su información se refleja en los documentos contables.


1010-56.12 Resoluciones de la Oficina de Contratacion - Resolución

4 10 X X Se Conserva totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitaliza para su consulta



OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Página 1 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1020-03. ACTAS

1020-03.05 Actas de Comité Coordinador de Control Interno - Citación - Orden del día - Acta - Control de Asistencia

2 10 X X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario.

1020-03.41 Actas Mensuales de Autoevaluación

- Citación - Orden del día - Acta - Control de Asistencia

2 5 Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario.

1020-10 CIRCULARES


2

5

X

Se deja una muestra representativa del 10% por año.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1020-10.02 Circulares Internas - Circular - Control de recibido

2

5

X


1020-17 CONTROLES


Electrónico

2

5

X

Se elimina en el archivo central por que los documentos originales hacen parte de otros expedientes.




1020-26.02 Estadísticas de Quejas y Reclamos - Informes parciales - Informes estadísticos


1020-33 INFORMES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1020-33.02 Informes de Autoevaluación - Informe - Acta


1020-33.03

Informes de Auditorías Internas - Plan de Auditoria - Acta de Apertura - Informe de Auditoria - Acta de Cierre - Soportes - Comunicaciones - Informe de seguimiento y control

2 10 X X Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio

1020-33.06

Informe de Análisis a los informes trimestrales de autoevaluación de la gestión

- Informe - Análisis - Comunicaciones

2 10 X X Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio

1020-33.28 Informes de Evaluación Derechos de Autor - a la Dirección General de

2 10 X X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y







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CT E M S

CONVENCIONES


Derechos de Autor

- Reportes - Informes - Encuestas - Reportes de envío de la Información - Comunicaciones

decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario.

1020-33.29 Informes de Evaluación MECI - al Consejo Asesor DAFP

- Comunicaciones - Informes - Reportes de envío de la Información


1020-33.30 Informes de Evaluación MECICO - a la CGN

- Comunicaciones - Informes - Encuestas - Reportes de envío de la Información


1020-33.32

Informes de Gestión

- Informes

2 2 X Se eliminan por que sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanten el Municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Soportes - Comunicaciones

1020-33.40 Informe de Rendición de la Cuenta Consolidada SIA C.M.V - Requerimientos - Comunicaciones - Reportes - Informe de cierre





1020-34

INVENTARIOS

1020-34.04

Inventario Único Documental - Formato

1 10 X Se eliminan por que solo sustentan la gestión de la oficina

1020-35

LIBROS

1020-35.03

Libro Radicador de Procesos - Libro

2 10 X Dejar muestra representativa del 10% anual, para que se convierta en fuente de información para la toma de decisiones administrativas.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1020-43

PLANES

1020-43.20

Plan de Mejoramiento suscrito con Entes de Control - Auditoria y programación de visitas - Informe preliminar - Replica - Informe final de replica - Presentación Plan de Mejoramiento - Comunicación de aceptación Plan

de Mejoramiento - Comunicaciones - Soportes de avance - Informe de avance


1020-48 PROGRAMAS

1020-48.01

Programa Anual de Auditoria - Programa


1020-55 REQUERIMIENTOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1020-55.01

Requerimiento Entes de Control - Copia comunicación - Requerimiento - Copia de respuesta

2 10 X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario.



OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURIDICA Página 1 de 12




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1030-01. ACCIONES CONSTITUCIONALES

1030-01.01 Acciones de Cumplimiento - Acción de cumplimiento - Notificación - Contestación de la demanda - Pruebas - Recursos contra autos - Fallo de primera instancia - Notificación - Apelación del fallo - Sustentación del recurso - Fallo segunda instancia - Notificación - Comunicaciones

1 5 X Seleccionar un 5% como muestra aleatoria representativa al año y lo demás se elimina porque los expedientes originales se Encuentran en los despachos judiciales.

1030-01.02

Acciones de Tutela - Acción de tutela - Notificación - Contestación de la tutela - Prueba - Fallo de primera instancia - Notificación - Impugnación del fallo

1

5

X

Seleccionar un 5% como muestra aleatoria representativa al año y lo demás se elimina porque los expedientes originales se encuentran en los despachos judiciales.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Contestación de la impugnación - Fallo segunda instancia - Notificación - Auto de apertura de incidente de - desacato - Notificación - Contestación del desacato - Sentencia definitiva - Comunicaciones

1030-01.03 Acciones Populares y de Grupo - Acción popular y de grupo - Notificación - Contestación de la demanda - Prueba - Recursos contra autos - Acta de audiencia de pacto - Fallo de primera instancia - Apelación del fallo - Sustentación del recurso

1 5 X Seleccionar un 5% como muestra aleatoria representativa al año y lo demás se elimina porque los expedientes originales se encuentran en los despachos judiciales.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Sentencia definitiva

1030-02 ACCIONES JUDICIALES 1030-02.01

Acción de Nulidad y de Restablecimiento del Derecho - Demanda - Notificación y traslado - Poder - Contestación de la demanda - Auto de traslado de las

excepciones - Auto de vencimiento del traslado - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos de - Conclusión - Fallo - Constancia ejecutoria del fallo

1

5

X








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1030-02.02

Acción de Reparación Directa - Demanda - Notificación y traslado - Poder - Contestación de la demanda - Auto de traslado de las excepciones - Auto de Vencimiento del traslado - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos de

Conclusión - Fallo - Constancia ejecutoria del fallo

1

5

X








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1030-02.03

Acción de Repetición - Demanda - Notificación y traslado - Poder - Contestación de la demanda - Auto de traslado de las excepciones - Auto de Vencimiento del traslado - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos de

conclusión - Fallo

- - Constancia ejecutoria del fallo

1

5

X








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1030-02.04

Acciones Contractuales - Demanda - Notificación y traslado - Poder - Contestación del demanda - Auto de traslado de las

excepciones - Auto de vencimiento del traslado - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos de


1

5

X








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1030-02.05

Acciones de Nulidad - Demanda - Notificación y traslado - Poder - Contestación del demanda - Auto de traslado de las

excepciones - Auto de vencimiento del traslado - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos de

Conclusión

- Fallo - Constancia ejecutoria del fallo

1

5

X


1030-03. ACTAS

1030-03.09

Actas de Comité de Conciliación

- Solicitud de conciliación

2

10

X

X

Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Citaciones - Poder - Requerimiento - Respuesta

Acta de comité de conciliación

administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario.

1030-12 CONCEPTOS

1030-12.04

Conceptos Jurídicos

- Solicitud - Concepto

2

5

X

Se eliminan porque pierden vigencia administrativa.

1030-17 CONTROLES

1030-17.05

Control de Acciones Constitucionales

- Formato - Informe

1

10

X

Una vez ordenado el archivo de la actuación, se transfiere al archivo central. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se seleccionan los formatos como instrumento de consulta para investigaciones.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1030-17.06 Control de Acciones Judiciales

- Formato - Informe

1 10 X Una vez ordenado el archivo de la actuación, se transfiere al archivo central. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se seleccionan los formatos como instrumento de consulta para investigaciones.

1030-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envió - Control de correo Certificado - Constancia de envío por correo

electrónico

2 5 X se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes

1030-17.38 Control de Procesos Judiciales

- Formato - Informe

1 10 X Una vez ordenado el archivo de la actuación, se transfiere al archivo central. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se seleccionan los formatos como instrumento de consulta para investigaciones.

1030-17.39 Control de Quejas y Reclamos








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Formato de control - Informe por Dependencia

1030-23 DERECHOS DE PETICION - Derecho de petición - Respuesta

1 5 X Eliminar en el archivo central trascurrido el tiempo de retención.




1030-33 INFORMES

1030-33.01

Informe de Actividades


2

0

X

Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio



1030-33.04

Informes a Entes de Control

- Requerimiento - Informes - Anexos

2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Comunicaciones




1030-34 INVENTARIOS


- Formato

1

10

X

Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la oficina.

1030-46. PROCESOS

1030-46.02

Proceso Civil

- Demanda - Notificación y traslado - Poder - Contestación de la demanda - Conciliación - Pruebas - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos de


1

5

X


1030-46.08 Proceso Ejecutivo 1 5 X Seleccionar un 5% como muestra aleatoria







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Demanda - Notificación de Demanda - Mandamiento de pago - Excepciones - Fallo - Liquidación del juzgado - Oficio de traslado a Secretaría de

Hacienda para pago

representativa al año y lo demás se elimina porque los expedientes originales se encuentran en los despachos judiciales.

1030-46.09

Proceso Ordinario Laboral - Demanda - Notificación y traslado - Poder - Contestación de la demanda - Conciliación - Auto de traslado de las excepciones - Auto de vencimiento del traslado - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos de


1

5

X




OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE GESTION DEL RIESGO Página 1 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1040-01 ACCIONES CONSTITUCIONALES

1040-01.01 Acción de Cumplimiento - Acción de cumplimiento - Notificación - Contestación de la demanda - Pruebas - Recursos contra autos - Fallo de primera instancia - Notificación - Apelación del fallo - Sustentación del recurso - Fallo segunda instancia - Notificación - Comunicaciones

1 5 X eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención

1040-01.02 Acciones de Tutela - Acción de tutela - Notificación - Contestación de la tutela - Prueba - Fallo de primera instancia - Notificación - Impugnación del fallo - Contestación de la impugnación

1 5 X eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de Retencion







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Fallo segunda instancia - Notificación - Auto de apertura de incidente de - desacato - Notificación - Contestación del desacato - Sentencia definitiva - Comunicaciones

1040-01.03 Acciones Populares y de Grupo - Acción popular y de grupo - Notificación - Contestación de la demanda - Prueba - Recursos contra autos - Acta de audiencia de pacto - Fallo de primera instancia - Apelación del fallo - Sustentación del recurso - Sentencia definitiva


1040-03 ACTAS

1040-03.20 Actas de Comités - Actas

2 10 X X se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Citaciones - Orden día - Soportes - Control de asistencia

decisiones administrativas , por lo tanto adquieren valor secundario

1040-03.23 Actas Consejo Municipal de Gestión del Riesgo CMGRD - Citación - Acta

2 10 X X se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas , por lo tanto adquieren valor secundario

1040-03.28 Actas de Entrega de Ayudas Humanitarias - Citación - Control de asistencia - Acta de entrega

2 10 X X se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas , por lo tanto adquieren valor secundario

1040-09 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X se eliminan porque pierden vigencia

1040-09.04 Certificado Atentados Terroristas - Certificado - Solicitud

1 0 X se eliminan porque pierden vigencia







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1040-09.07 Certificado de Capacitación - Relación - Certificados

1 0 X se eliminan porque pierden vigencia

1040-09.08 Certificado de Damnificado - Citación - Acta - Control de asistencia

2 10 X X se eliminan porque pierden vigencia

1040-10 CIRCULARES


2 5 X dejar una muestra representativa del 10% por año


2 5 X dejar una muestra representativa del 10% por año

1040-12 CONCEPTOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1040-12.08 Conceptos Viabilidad Eventos del Espectáculo Publico - Informe del Evento

2 10 X X se eliminan porque pierden vigencia

1040-17 CONTROLES


electrónico

2 5 X se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes




1 5 X Eliminar en archivo central transcurrido el tiempo de Retencion








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1040-26.03 Estadísticas Municipales - Estadística - Registros - Análisis de registros

2 5 X la información se actualiza permanentemente y sus resultados se consolidad en los informes de gestión

1040-28 ESTUDIOS

1040-28.01 Estudios Asentamientos Humanos En Zonas De Alto Riesgo - Estudios - Soportes


1040-33 INFORMES

1040-33.01 Informe de Actividades - Requerimiento - Informes - Anexos - comunicaciones

2 0 X se eliminaran porque sustenta la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1040-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexos - comunicaciones


1040-33.32 Informes de Gestión - Informes - Soportes - Comunicaciones


1040-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1040-33.51 Informes Plan De Acción - Formato de plan de acción - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento


1040-34 INVENTARIOS

1040-34.04 Inventario Único Documental - Formatos


1040-48. PROGRAMAS

1040-48.31 Programa de Prevención de Desastres - Programa - Informes - Estudios - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios previos - Comunicaciones

2 5 X la información se actualiza permanente y su información se consolida en los informes de gestión



OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE LA MUJER Página 1 de 5




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1050-03 ACTAS

1050-03.17 Acta Comité Interinstitucional Municipal de Erradicación de Violencia contra la Mujer (CIMEVM) - Convocatoria - Asistencia - Acta

4 10 X

Seleccionar las actas de quienes hayan realizado hechos notables para la comunidad .Se guarda en el archivo central por que hacen parte del Acuerdo No. 138 de Febrero de 2012

1050-03.19 Actas de Comité Operativo de la Mujer y Equidad de Género de V/cio : - Convocatoria - Asistencia - Acta

4 10 X Seleccionar las actas de quienes hayan realizado hechos notables para la comunidad. Se guardan en el archivo central por que hacen parte del Decreto 245 de 2012

1050-03.35 Actas de Mesa Consultiva Municipal de Mujeres en la Ciudad Villavicencio - Convocatoria - Asistencia - Acta

4

10

X

Seleccionar las actas de quienes hayan realizado hechos notables para la comunidad. Se guardan en el archivo central por que hacen parte del Decreto No. 186 de Agosto 2012

1050-09 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

1050-09.07 Certificado de Capacitación - Asistencia - Certificados

5 0 X Se elimina por que pierde vigencia Administrativa

1050-10 CIRCULARES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



2

5

X Dejar una muestra representativa del 10% por año


2

5


1050-17 CONTROLES


electrónico

2

5

X

S e elimina en el archivo central por que pierden vigencia Administrativa y los documentos originales hacen parte de otros expedientes

1050-17.39 Control de Quejas y Reclamos - Formato de control - Respuesta

2

2

X

S e elimina en el archivo central por que pierden vigencia Administrativa y los documentos originales hacen parte de otros expedientes

1050-23 DERECHOS DE PETICION - Derecho de Petición - Respuesta

1

5

X

Elimina el archivo central trascurrido el tiempo de retención y por qué pierde vigencia








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1050-33 INFORMES

1050-33.01 Informe de Actividades - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

0

X

Se eliminan por que sustenta la gestión y su contenido, se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio.



1050-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimientos - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

8

X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar que puedan ser consultados para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.


2

0

X

Se eliminan por que sustenta la gestión y su contenido, se consolida con los planes, proyectos y







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informes - soportes - Comunicaciones

programas que adelanta el Municipio.

1050-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoria a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurridos los tres años de retención después de la liquidación ,porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1050-33.51 Informes Plan de Acción: - Formato plan de acción - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2

0

X

Se eliminan del archivo de gestión porque la información está contenida en el Plan de Acción

1050-34 INVENTARIOS


1

10

Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la oficina

1050-48 PROGRAMAS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1050-48.11 Programa de Capacitación a la Comunidad. - Formato - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios previos - Comunicaciones

2

5

X

El documento se actualiza y su información se consolida en los informes de gestión y plan de acción de la oficina.

1050-48.26 Programa de investigación, Formación y Promoción de Participación Ciudadana. - Formato - Informes - Solicitudes - Estudios previos - Comunicaciones

2

5

X

El documento se actualiza y su información se consolida en los informes de gestión y plan de acción de la oficina.



OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Y DISCIPLINARIO Página 1 de 6




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1060-15 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

1060-15.01 Consecutivo de Citaciones - Citaciones

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión porque los documentos originales hacen parte de Los procesos.

1060-15.03 Consecutivo de Notificaciones por Edicto - Notificaciones - Constancia de fijación y des fijación


1060-15.04 Consecutivo de Notificaciones por Estado

- Notificaciones


1060-17 CONTROLES

1060-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de Envió - Control de correo Certificado - Constancia de envío por correo

electrónico

2 5 X X Se eliminan en el Archivo Central por que los Documentos Originales hacen parte de otro Expediente

1060-17.39 Control de Quejas y Reclamos 2 2 X Se eliminan porque pierden vigencia







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES






1060-33 INFORMES



1060-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimientos - Informes - Anexos - comunicaciones

2

8

X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar que puedan ser consultados para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.


2

0

X


1060-33.51 Informes de Plan de Acción - Formato Plan de Acción - Indicadores de Gestión








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informes de seguimiento

1060-34 INVENTARIOS


1

10


1060-35 LIBROS

1060-35.03

Libro Radicador de Proceso - Libro


1060-47 PROCESOS DISCIPLINARIO

1060-47.01 Indagación Preliminar - Queja o informe - Labores previas de verificación - Auto de apertura indagación

preliminar - Notificaciones - Citaciones - Comunicaciones - Ampliación y ratificación queja o

informe - Declaraciones juramentadas - Versión libre - Visitas - Auto de archivo

2 5 X Sustentan la gestión de la oficina y de continuar el proceso los documentos harán parte de la Investigación Disciplinaria.







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CT E M S

CONVENCIONES


1060-47.02 Indagación Disciplinaria - Queja o informe - Labores previas de verificación - Auto de apertura - preliminar - Notificaciones - Citaciones - Comunicaciones - Ampliación y ratificación queja o

informe - Declaraciones juramentadas - Versión libre - Visitas - Auto de archivo / Auto de apertura - de investigación disciplinaria - Notificaciones - Declaraciones juramentadas - Comunicaciones - Cierre de investigación - Comunicaciones - Auto de archivo / Auto de pliego de

cargos

1 10 X Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionara una muestra de 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para la historia.







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CT E M S

CONVENCIONES


- Notificaciones - Pruebas documentales - Comunicación para defensor de

oficio - Descargos del investigado - Pruebas aportadas por el

investigado - Auto de archivo / Alegatos de

conclusiones - Auto interlocutorio - Notificaciones - Alegados del implicado o

apoderado - Fallo de sanción o archivo - Notificaciones - Documentos de apelación - Documento de apelación - Auto de trámite y traslado al

superior jerárquico - Comunicaciones - Fallo de segunda instancia - Auto de acatar el fallo de segunda

instancia







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CT E M S

CONVENCIONES


1060-50 QUEJAS

1060-50.01 Quejas Disciplinarias - Queja o informe - Labores previas de verificación - Acta de Visita - Auto inhibitorio - Auto de archivo

2 3 X Pierden vigencia y de continuar el proceso los documentos harán parte de otros expedientes



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Página 1 de 6




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CONVENCIONES


1100-03 ACTAS

1100-03.20 Actas de Comités - Actas - Citaciones - Orden día - Soportes - Control de asistencia

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario

1100-03.32 Actas de Gobierno en Línea - Citación - Orden del día - Acta - Control de asistencia - Soportes


1100-03.38 Actas de Posesión Nivel Municipal - Acta - Libro

2 98 X Seleccionar las actas de los funcionarios de cargos administrativos y de quienes hayan realizado hechos notables en el Municipio.







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CT E M S

CONVENCIONES


1100-03.39 Actas de Posesión Nivel Nacional - Acta - Comunicado de nombramiento y/o

acto administrativo de nombramiento - Certificado de antecedentes fiscales - Certificado de antecedentes

disciplinarios

2 98 X Seleccionar las actas de los funcionarios de cargos administrativos y de quienes hayan realizado hechos notables en el Municipio.

1100-10 CIRCULARES

1100-10.02 Circulares Internas - Circular - Control de Recibido

2 5 X Seleccionar las circulares reglamentarias para conservación total como testimonio de la toma de decisiones. Las circulares informativas se eliminan, toda vez que pierden vigencia administrativa.

1100-17 CONTROLES

1100-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo Certificado - Constancia de envío por correo

electrónico

2 5 X Seleccionar para conservación los formatos de control. Las copias de las comunicaciones se eliminan porque los originales hacen parte integral de otros expedientes. Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.







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CT E M S

CONVENCIONES


1100-17.34 Control de Préstamo de Documentos - Formato de control




1100-23 DERECHOS DE PETICIÓN - Derecho de Petición - Respuesta

1 5 X X Seleccionar los derechos de petición que correspondan a personal que haya estado vinculado laboralmente con la administración para archivo en historia laboral y los demás eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención porque pierden vigencia administrativa

1100-26 ESTADÍSTICAS



1100-33 INFORMES


2 0 X Trascurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.







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CT E M S

CONVENCIONES




1100-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2 8 X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio

1100-33.13

Informes de Ejecución de Proyectos - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

5

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio


2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida en los informes de gestiòn del Alcalde, rendición de cuentas, e informes de ejecución de planes, proyectos y programas que adelanta el municipio







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CT E M S

CONVENCIONES


1100-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1100-33.51 Informes Plan de Acción - Formato plan de acción - Informe por Dependencia - Indicadores de Gestión - Informe de seguimiento

2 0 X Se eliminan en el archivo central porque la información está contenida en el Plan de Acción

1100-33.52 Informes Plan de Desarrollo - Formato plan de desarrollo - Comunicaciones - Informes por dependencias

2 5 X Se eliminan en el archivo central porque la información está contenida en el Plan de Desarrollo

1100-34 INVENTARIOS







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CT E M S

CONVENCIONES



1 10 X Una vez actualizado el inventario documental, inicia a contar el tiempo de retención, y en el archivo central se eliminan porque la información se consolida en los inventarios de transferencias documentales y en los inventarios de eliminación documental.

1100-35 LIBROS

1100-35.03

Libro radicador de procesos - Libro

2 5 X Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención porque pierden vigencia administrativa


1100-56.14 Resoluciones de la Secretaría de Desarrollo Institucional - Resolución

4 10 X Se conservan totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración municipal, convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para consulta.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE PERSONAL Página 1 de 22




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CONVENCIONES



1101-01.02

Acciones de tutela - Acción de tutela - Notificación - Contestación de la tutela - Prueba - Fallo de primera instancia - Notificación - Impugnación del fallo - Contestación de la impugnación - Fallo segunda instancia - Notificación - Auto de apertura de incidente de - desacato - Notificación - Contestación del desacato - Sentencia definitiva - Comunicaciones

2

5

X

Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención porque pierden vigencia administrativa. Las que competen a personal vinculado, se envía a historia laboral .

1101-03 ACTAS

1101-03.07 Actas de Comité de Acoso Laboral

2 10 X X

Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las







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CT E M S

CONVENCIONES


- Citación - Actas - Soportes

decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario

1101-03.13 Actas de Comité de Personal

- Actas



1101-09.11 Certificado de descuentos por nómina - Certificado


1101-09.14 Certificado de Disponibilidad de Personal - Formato de solicitud - Hoja de vida (formato único Función

Pública - Certificación








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CONVENCIONES


1101-09.43 Certificado laboral para Emisión de Bono Pensional. - Solicitud del interesado - Emisión de formatos CLEB - Notificación entrega formatos CLEB - Resolución de delegación - Fotocopia documento de identidad

delegado - Fotocopia acta de posesión del

delegado. - Guía de correo certificado - Petición de reconfirmación de los

fondos liquidadores privados. - Certificación - Comunicaciones - Guía de correo certificado - Constancia envío a Historia laboral

5 15 X Se eliminan porque la información está consolidada en las Historias laborales.







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CONVENCIONES


1101-09.51 Constancias Laborales - Formato de solicitud - Estampillas - Constancia


1101-10 CIRCULARES

1101-10.02

Circulares Internas - Circular - Control de Recibido

2

5

X

Seleccionar las circulares reglamentarias para conservación total como testimonio de la toma de decisiones. Las circulares informativas se eliminan, toda vez que pierden vigencia administrativa.

1101-17 CONTROLES

1101-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Copia respuesta - Guía de envío por correo - Control de correo certificado - Constancia de envío por correo

electrónico

2 5 X Seleccionar para conservación los formatos de control. Las copias de las comunicaciones se eliminan porque los originales hacen parte integral de otros expedientes. Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1101-17.34 Control de Préstamo de Documentos - Formato de control


1101-17.53 Control del Cálculo Actuarial (pensiones) - Formato de control - Planilla de envío - Comunicaciones

5 75 X Seleccionar para conservación los formatos de control de emisión y pago de bonos pensionales como testimonio de la gestión de la oficina. Los demás soportes se eliminan porque la información se consolida en los expedientes Contables







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1101-23 DERECHOS DE PETICIÓN - Derecho de Petición - Copia respuesta - Guía de envío por correo - Constancia de envío por correo

electrónico

1

5

X

X

Seleccionar los derechos de petición que correspondan a personal que haya estado vinculado laboralmente con la administración para archivo en historia laboral y los demás eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención porque pierden vigencia administrativa

1101-32

HISTORIAS LABORALES - Acto administrativo de nombramiento

o contrato de trabajo - Oficio de notificación del

nombramiento o contrato de trabajo - Oficio de aceptación del

nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

- Hoja de vida (formato único Función Pública)

- Documentos de identificación

2

98

X

Seleccionar las Historias Laborales de los funcionarios de cargos administrativos y de quienes hayan realizado hechos notables en la administración







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CT E M S

CONVENCIONES


(fotocopia cédula de ciudadanía, libreta militar, licencia para conducir, etc..)

- Soportes documentales de estudio - Soportes documentales de

experiencia que acrediten los requisitos del cargo

- Pasado judicial - certificado de antecedentes penales

- Certificado de antecedentes fiscales - Certificado de antecedentes

disciplinarios - Declaración de bienes y rentas - Certificado de aptitud laboral

(examen médico de ingreso) - Acta de posesión - Afiliaciones a: Régimen de salud

(EPS) pensión, cesantías, caja de compensación, etc)

- Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias







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CT E M S

CONVENCIONES


temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros (se ordenaran cronológicamente).

- Evaluación de desempeño - Acto administrativo de retiro o

desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, Sustitución pensional, etc.

- Certificaciones de descuentos

- Certificaciones laborales - Documentos varios que acrediten la

entrega del cargo

1101-33 INFORMES







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CT E M S

CONVENCIONES


1101-33.01

Informe de Actividades - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

0

X

Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio




2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1101-33.27 Informes de Evaluación del Desempeño - Informe - Anexos - Comunicaciones

2 5 X Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio

1101-33.31 Informes de Gerencia del Sistema de Carrera Administrativa - Solicitudes de permisos a la CNSC - Autorizaciones de la CNSC - Conceptos de la CNSC

2 5 X Seleccionar los que correspondan al personal vinculado laboralmente con la administración para archivo en historia laboral y los demás eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención porque los documentos originales pasan hacer parte de los archivos de la Comisión Nacional del Servicio Civil

1101-33.32 Informes de Gestión - Requerimiento - Informes - anexos - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida en los informes de gestión del Alcalde, rendición de cuentas, e informes de ejecución de planes, proyectos y programas que adelanta el municipio







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CT E M S

CONVENCIONES


1101-33.49

Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes

2

0

X

Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1101-33.51 Informes Plan de Acción - Formato plan de acción - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2 0 X Se eliminan en el archivo central porque la información está contenida en el Plan de Acción

1101-34 INVENTARIOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1101-34.04

Inventario Único Documental - Formato

1

10

X

Una vez actualizado el inventario documental, inicia a contar el tiempo de retención, y en el archivo central se eliminan porque la información se consolida en los inventarios de transferencias documentales y en los inventarios de eliminación documental.

1101-35 LIBROS

1101-35.03

Libro Radicador de Procesos - Libro

2 5 X Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención porque pierden vigencia administrativa

1101-37 LIQUIDACIONES







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CT E M S

CONVENCIONES


1101-37.01

Liquidación de Cuotas Partes Pensionales Por Cobrar - Solicitud de pago de la deuda por

cada pensionado - Liquidación - Cuenta de Cobro - Soportes anexos a la cuenta de

cobro - Solicitud de copia comprobante de

egreso de quien paga - Copia consignación de quien paga a

la Alcaldía - Solicitud de Ingreso a tesorería

5

75

X

Seleccionar para conservación la cuenta de cobro, comprobante de egreso, consignación de los pagos efectuados por las entidades cuotapartistas y copia del extracto certificando el ingreso de los dineros como testimonio de la gestión de la oficina efectuando el respectivo cobro. Los demás soportes se eliminan porque la información se consolida en los expedientes de Contables.

1101-37.02

Liquidación de Cuotas Partes Pensionales Por Pagar - Requerimiento - Cuenta de cobro - Soportes de la cuenta de cobro - Nota interna de Solicitud a

5

75

X

Seleccionar para conservación la resolución, comprobante de egreso y consignación de los pagos efectuados a las entidades cuotapartistas, como testimonio de la gestión de la oficina efectuando el respectivo pago. Los demás soportes se eliminan porque la







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


presupuesto para emisión de CDP - Oficio remisorio a jurídica para visto

bueno del acto administrativo - Oficio remisorio de jurídica

viabilizando el acto administrativo para el respectivo pago

- Nota Interna dirigida al despacho para firma del alcalde del acto administrativo

- Nota Interna del despacho con acto administrativo numerada y firmada

- Nota interna de envío a presupuesto y contabilidad para RP

- Envió de acto administrativo a tesorería para efectivo pago

- Copia comprobante de egreso - Copia consignación

información se consolida en los expedientes de Contables.

1101-37.09 Liquidaciones de Aportes al Sistema de Seguridad Social - Relación de personal - Liquidación - Solicitud de certificado de

disponibilidad presupuestal

2 5 X Se elimina porque la información está contenida en expedientes de tesorería







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CT E M S

CONVENCIONES


- Certificado de disponibilidad presupuestal

1101-38 MANUALES

1101-38.03 Manual de Funciones - Manual

10 20 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central se debe digitalizar el original y eliminar las copias.

1101-40 NOMINAS

1101-40.02 Nómina de Personal Pensionado - Nomina - Cuadre de Seguridad Social - Pago pila registrado - Pago pila pagado

5 20 X Transcurrido el tiempo en el archivo central se debe digitalizar el original para consultas







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1101-40.03 Nomina Personal Activo - Nomina - Conceptos Liquidados personal

activo y pensionado - Cuadre de Seguridad Social personal

activo y temporales - Pago pila registrado - Pago pila pagado - Formato de solicitud de

disponibilidad presupuestal personal activo y pensionado


1101-40.04 Nomina Personal Temporal - Nomina


1101-48 PROGRAMAS







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CT E M S

CONVENCIONES


1101-48.02

Programa Anual de Capacitaciones - Encuesta - Programa - Propuesta - Comunicaciones - Solicitudes - Estudios Previos - Desarrollo de las actividades - Informes - Indicadores

2

5

X

La información se actualiza constantemente. Los documentos desactualizados se eliminan en el archivo de gestión







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1101-48.10 Programa de Bienestar Social e Incentivos - Encuestas - Programa - Propuestas - Comunicaciones - Solicitudes - Estudios previos - Desarrollo de las Actividades

2 5 X La información se actualiza constantemente. Los documentos desactualizados se eliminan en el archivo central

1101-48.23 Programa de Inducción Y Reinduccion del Personal - Formato - Informes - Comunicaciones - Soportes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1101-48.40 Programa De Salud y Seguridad en el Trabajo - Afiliaciones a riesgos profesionales - Reporte de Accidente de Trabajo - Reporte de Enfermedades

profesionales - Reporte de Mermas laborales - Informes de Inspección de puestos

de trabajo - Panorama de Riesgos - Comunicaciones - Soportes


1101-53 RECONOCIMIENTOS







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CT E M S

CONVENCIONES


1101-53.01

Reconocimiento de Pensión de Jubilación o de Vejez - Solicitud - Fotocopia de cédula de ciudadanía - Copia partida de bautismo/ copia

registro civil de nacimiento - Certificado de NO pensionado

(Cajanal) - Constancia NO pensionado (Unidad

de pasivos prestaciones de la Gobernación del Meta)

- Registro civil de matrimonio/declaración extrajudicial de convivir en unión libre

- Declaración extrajudicial a favor de quién va a dejar la pensión en caso de fallecer

- Constancia de tiempo de servicios en la entidad

- Certificaciones laborales de otras entidades

- Certificado de afiliación al Sindicato de trabajadores

5

75

X

Se eliminan porque la información queda consolidada en las resoluciones y en las historias laborales







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Paz y salvo del Sindicato de trabajadores

- Paz y salvo de entidades crediticias - Paz y salvo de las dependencias

(Archivo, Almacén, Contabilidad) - Oficio remisorio a jurídica para visto

bueno - Liquidación - Resolución de reconocimiento de

pensión - Renuncia del trabajador al cargo - Notificación

1101-53.02

Reconocimiento de Sustitución Pensional - Formato de Solicitud - Fotocopia de cédula de

ciudadanía/copia de tarjeta de identidad/copia partida de bautismo/copia registro civil de nacimiento/Registro civil de defunción

- SI RECLAMAN EL CONYUGE O COMPAÑERO PERMANENTE

- Registro civil de matrimonio

5

75

X

Se eliminan porque la información queda consolidada en las resoluciones y en las historias laborales







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Declaración jurada extraprocesal rendida por el solicitante

- Formato para solicitantes no vinculados a E.P.S.

- SI RECLAMAN LOS HIJOS - Certificado de estudios - Certificados médicos (en caso de

hijos inválidos) - Oficio remisorio a jurídica para visto

bueno - Resolución de reconocimiento de

sustitución pensional - Notificación

1101-54 REGISTROS

1101-54.02 Registro de Afiliaciones al Sistema De Seguridad Social - Reportes - Relación de afiliaciones por empresa

2 0 X Son documentos de apoyo a la gestión, y la información está contenida en las Historias Laborales



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE APOYO A LA GESTION Página 1 de 11




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CT E M S

CONVENCIONES


1102-03 ACTAS

1102-03.01 Actas de Baja de Elementos - Solicitud - Concepto técnico - Resolución de baja - Acta de Baja

2

20

X

Se eliminan porque la información está contenida en otros expedientes.

1102-03.29 Actas de Entrega de Elementos - Actas - Solicitudes

2 20 X X Se eliminan porque la información está contenida en otros expedientes.


1102-09.47 Certificados de Predios del Municipio - Solicitud - Estado de cuenta - Certificados

1 0 X Se eliminan porque pierden vigencia.

1102-10 CIRCULARES









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CT E M S

CONVENCIONES


1102-17 CONTROLES

1102-17.10 Control de Bienes Inmuebles del Nivel Central - Formato - Comunicaciones - Informes

2 5 X La información se actualiza permanentemente en el archivo de gestión, los documentos desactualizados se trasfieren al archivo central para consulta y conservación, pues adquieren valor secundario.

1102-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo certificado - Constancia de envió por correo

electrónico

2 5 X Se elimina en el archivo central por que los documentos originales al hacer parte de otros expedientes.

1102-17.17 Control de Entrada al Parqueadero - Solicitudes - Autorizaciones

1 0 X Se elimina por que pierde vigencia.

1102-17.30 Control de Prestación de Servicio De Aseo - Formato - comunicaciones

2 0 X Se elimina en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación del contrato, porque los documentos originales hacen parte del contrato.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1102-17.31 Control de Prestación de Servicio de Vigilancia - Formato - comunicaciones


1102-17.33 Control de Prestación de Servicio de Mantenimiento - Formato - comunicaciones


1102-17.36 Control de Procedimientos de Almacén - Formato - Comunicaciones - Informes


1102-17.41 Control de Recibos de Servicios Públicos - Relación - Oficio remisorio a la dependencia - Oficio remisorio a presupuesto








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1102-17.44 Control de Revisión Técnico Mecánica de Vehículos - Formato - Copia certificado de revisión técnico

mecánica - Comunicados


1102-17.46 Control de Seguimientos a Reclamaciones Ante las Compañías de Aseguradoras - Formato - Comunicaciones


1102-17.50 Control de Suministros - Formato - solicitudes - Formato de asignación - Copia factura

2 0 X Se elimina por que pierde vigencia, y la información ésta contenida en los contratos.

1102-17.52 Control de Vehículos - Relación de Vehículos - Registro de asignación de

funcionario - Comunicaciones








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1102-23 DERECHO DE PETICIÓN - Derecho de petición - Respuesta

1 5 X Eliminar en el Archivo central trascurrido el tiempo de retención.

1102-33 INFORMES







1102-33.32 Informes de Gestión - Informes - Soportes - comunicaciones

2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyecto y programas que adelantan el Municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1102-33.48 Informes de Subasta y Remate - Relación de bines - Actas de baja - Requerimientos - Informe de avalúo - Conceptos - Ofertas Bancarias

2 20 X Se elimina por que la información está contenida en otros expedientes.

1102-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoria a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - comunicaciones


1102-33.51 Informes Plan de Acción - Formato de Plan de Acción - Indicadores de gestión - Informe de seguimiento

2 0 X Se elimina por que la información está contenida en el plan de acción.

1102-34 INVENTARIOS







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CT E M S

CONVENCIONES


1102-34.01 Inventario de Bienes Inmuebles - Inventario - Escritura - Recibo de caja - Constancia de inscripción - Comunicaciones - Certificados - Certificado de tradición - Registro de entrada - Contratos de Compra Venta - Certificado s de paz y salvo - Avalúo - .

2 20 X El tiempo del archivo de Gestión se encuentra a partir de la fecha de la venta o donación del bien se elimina por que la información se refleja en el balance.







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CONVENCIONES


1102-34.02 Inventario de Bienes Muebles Devolutivos - Inventario - Registro de entrada al Almacén - Factura - Manifiesto de aduana - Tarjeta de propiedad - Formato de planilla física - Registro de salida - Resolución de Almacén - Acta general de inventario - Póliza de seguros. - Acta de Entrega - Documentos judiciales

2 20 X El tiempo del archivo de Gestión se cuenta a partir de la fecha del acto administrativo que ordena la baja. Se elimina por que la información se refleja en el balance.







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CT E M S

CONVENCIONES


1102-34.03 Inventario Individual de Vehículos - Inventario - Registro de entrada al Almacén - Factura - Manifiesto de aduana - Tarjeta de propiedad - Formato de planilla física - Registro de salida - Resolución de Almacén - Acta general de inventario - Documento de adquisición - Certificado de matricula - Póliza de seguros. - SOAT - Copia de recibo de pago de

impuestos - Acta de Entrega - Informe de accidente de transito - Certificado de revisión técnico

mecánica.








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CONVENCIONES




1102-43 PLANES

1102-43.02 Plan Anual de Compras - Solicitudes - Formatos

2 0 X Se elimina en el archivo de gestión porque su información se refleja en los documentos contables.

1102-48 PROGRAMAS

1102-48.03 Programa Anual de Prestación de Servicios - Formato - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios Previos - Comunicaciones

2 0 X La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión.

1102-54 REGISTROS







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CT E M S

CONVENCIONES


1102-54.07 Registro de Entrada al Almacén - Registro de entrada - Factura - certificado

2 20 X Se elimina por que la información está contenida en los expedientes contables.

1102-54.12 Registro de Salidas de Almacén - Registro de Salida - Acta de entrega




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CONVENCIONES


1103-03 ACTAS

1103-03.40 Actas del Equipo MECI/Comité de Calidad - Actas - Listado de Asistencia - Anexos

2 10 X Se conserva totalmente porque refleja las actuaciones y las decisiones administrativas por lo tanto adquieren valor secundario

1103-17 CONTROLES

1103-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de Envió - Control de correo Certificado - Constancia de envío por correo

electrónico

2 5 X X Se eliminan en el Archivo Central por que los Documentos Originales hacen parte de otro Expediente

1103-33 INFORMES

1103-33.01 Informe de Actividades.

- Requerimientos - Informes - Anexos - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio







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CONVENCIONES





2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica social y política del municipio

1103-33.32 Informes de Gestión. - Informe - Soporte - comunicaciones

2 0 X Se elimina porque sustenta la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programa que adelanta el municipio

1103-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos

- Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - comunicación

2 0 X Se eliminan en archivo de gestión transcurridos los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato


- Formato Plan de Acción - Indicadores de Gestión








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CT E M S

CONVENCIONES


- Informes de seguimiento

1103-34 INVENTARIOS


1

10

X


1103-48 PROGRAMA

1103-48.09 Programa de Auditorías Internas de Calidad - programa de auditorías internas de

calidad. - Designación de equipos auditores. - plan de auditoría interna de calidad. - acta de reunión de apertura y cierre

de auditoría. - informe de auditoría interna de

calidad. - evaluación competencia de

auditores internos.

2 5 X Seleccionar una muestra representativa del 10% del total de la serie en cada transferencia

1103-48.43 Programa para la Implementación del Sistema de Gestión de Calidad y MECI - Política. - Objetivos de calidad. - Código de Ética

2 5 X La información se actualiza permanentemente en el archivo de gestión, los documentos desactualizados se transfieren al archivo central para consulta por cinco años y después se eliminan







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Política de Operación - Mapa de procesos. - Caracterizaciones. - Procedimientos. - Instructivos. - Guías. - Normogramas. - Manual de calidad. - Mapa de Riesgos - control de documentos para

aprobación. - control de distribución de

documentos. - solicitud de trámite de documentos. - Documentos Vigentes - Documentos Obsoletos. - Formatos Vigentes - Formatos Obsoletos. - registro de divulgación de

documentos. - registro de atención al público. - registro de actividades del equipo

de calidad.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- informe del representante de la dirección.

- registro de asistencia a reuniones y eventos

- registro de eventos y reuniones con comunidad.

- encuesta de satisfacción del usuario.

- Encuesta para identificar necesidades y expectativas del cliente externo

- Tabulación de datos. - Informe análisis de resultados. - definición de indicadores. - medición de indicadores. - Ficha técnica de indicadores. - reporte de producto y servicio no

conforme. - seguimiento y control a producto y

servicio no conforme. - acciones preventivas y correctivas. - seguimiento acción correctiva y

acción preventiva



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE ARCHIVO GENERAL Página 1 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1104-03 ACTAS

1104-03.18 Actas de Comité Interno de Archivo - Citación - Orden del día - Acta - Control de asistencia

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario.

1104-03.27 Actas de Eliminación de Documentos - Concepto técnico - Informe - Acta

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario.


1104-09.50 Constancias de Archivo - Solicitud - Constancia


1102-10 CIRCULARES


2 5 X Seleccionar las circulares reglamentarias para conservación total como testimonio de la toma de decisiones. Las circulares informativas se eliminan, toda vez que pierden vigencia administrativa.

1104-17 CONTROLES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1104-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Planillas de Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío por correo - Control de correo certificado - Constancia de envío por correo

electrónico.

2 5 X Se elimina en el archivo central por que los documentos originales hacen parte de otros expedientes.

1104-17.34 Control de Préstamo de Documentos - Solicitud - Formato


1104-17.37 Control de Procedimientos de Archivo y Correspondencia - Formato - Comunicaciones - Informes


1104-17.45 Control de Salida de Documentos - Requerimiento - Formato








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1104-23 DERECHO DE PETICIÓN - Derecho de petición - Respuesta

1 5 X Eliminar en el Archivo central trascurrido el tiempo de retención.




1104-33 INFORMES











Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1104-33.32 Informes de Gestión - Informes - Soportes - comunicaciones

2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyecto y programas que adelantan el Municipio.

1104-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - comunicaciones


1104-33.51 Informes de Plan de Acción - Formato Plan de Acción - Indicadores de Gestión - Informes de seguimiento


1104-34 INVENTARIOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1 10 X Una vez actualizado el inventario documental, inicia a contar el tiempo de retención, y en le archivo central se elimina porque la información se consolida en los inventarios de transferencias documentales y en las actas de eliminación de documentos.

1104-48 PROGRAMAS

1104-48.20 Programas de Gestión Documental - Programa - Instructivos - Procedimientos - Formatos - Manuales - Reglamentos

2 5 X La información se actualiza permanentemente en el Archivo de Gestión, los documentos desactualizados se transfieren al archivo central para consulta por cinco (05) años y después se eliminan.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1104-57 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - Formato TRD - Encuesta Estudio Unidad

Documental - Cuadros de denominación de series - Cuadros de clasificación y

codificación - Conceptos técnicos - Actas de Comité Interno de Archivo

de la Alcaldía de Villavicencio - Resolución de aplicación de TRD - Informes de seguimiento y

aplicación.

2 5 X La información se actualiza permanentemente en el Archivo de Gestión, los documentos desactualizados se transfieren al Archivo Central para conservación total.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1104-58 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - Formato TVD - Conceptos técnicos - Informes de Valoración Documental - Acta de Comité Interno de Archivo de

la Alcaldía de Villavicencio - Resolución de aplicación de TVD - Informes de seguimiento y

aplicación.

5 X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registrada la disposición final de los documentos , por lo tanto adquieren valor secundarios.



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE COMUNICACIONES Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1150-07 BOLETINES

1150-07.01 Boletines de Prensa - Soportes - Informes en audio

2 5 X X Se conservan totalmente porque contienen información de relevancia histórica para el Municipio.

1150-07.02 Boletines Oficiales - Boletín oficial - Copia Actos administrativos

2 5 X Se conservan totalmente porque contienen información de relevancia histórica para el Municipio.


1150-09.05 Certificado de Boletines Oficiales - Certificado

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión porque el original va anexo al boletín oficial.

1150-10 CIRCULARES





1150-17 CONTROLES

1150-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Solicitud - Respuesta

2 5 X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Guía de envió - Control correo certificado - Constancia de envió por correo

electrónico








1150-31 GACETA MUNICIPAL - Gaceta -

5 10 X Se conserva totalmente porque adquiere valor histórico.

1150-33 INFORMES

1150-33.02 Informe de Autoevaluación 2 10 X Consolidad la información que se convierte en







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informe - Acta

fuente de consulta

1150-33.13 Informes de Ejecución de Proyectos - Informe - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan porque pierden vigencia administrativa.

1150-33.32 Informes de Gestión - Informe - Soportes - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio.

1150-33.49 Informe de Supervisión y /o Interventoría de Contratos - Comunicaciones - Actas - Informes - Certificados - Soportes

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1150-33.51 Informes Plan de Acción - Formato Plan de Acción - Informe por dependencia - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2 0 Se eliminan el archivo de gestión porque la información está contenida en el Plan de Acción.

1150-34 INVENTARIOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1 10 X Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la oficina

1150-48 PROGRAMAS

1150-48.16 Programa de Difusión de la Gestión Administrativa - Formato - Comunicaciones - Soportes

1 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio.

1150-54 REGISTROS

1150-54.15 Registro Digital Fotográfico - Registro

4 10 X X Se conserva totalmente porque adquiere valor histórico.

1150-54.16 Registro Digital Programa Radial - Registro


1150-54.17 Registro Digital Programa Televisivo - Registro


1150-54.18 Registro Digital Video Institucional - Registro




OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1200-03 ACTAS

1200-03.20 Actas de Comités - Formato acta de reunión - Formato de Asistencias - Soportes

2 10 X X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto adquieren valor secundario.

1200-10 CIRCULARES

1200-10.01 Circulares Externa - Circular - Control de recibido


1200-10.02 Circulares Interna - Circular - Control de recibido


1200-17 CONTROLES

1200-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

2 5 X X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expediente

1200-17.39 Control de Quejas y Reclamos








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1 5 X Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención




1200-33 INFORMES

1200-33.01 Informe de Actividades - Requerimiento - informes - Anexo - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio


2 10 X Se consolida la información se elimina en el archivo central trascurrido el tiempo de retención

1200-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexo

2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Comunicaciones

1200-33.13 Informes de Ejecución de Proyectos

- Informes - Anexos - Comunicación

2 10 X Se consolida que se convierte en fuente de consulta para el estudio económica social y política del municipio

1200-33.32 Informes de Gestión - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones


1200-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan en archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación porque los documentos originales hacen parte del contrato

1200-33.51 Informes Plan de Acción - Formato Plan de acción - Informes por dependencias - Indicadores de gestión - Informes de Seguimiento

2 0 X Se eliminan el archivo de gestión porque la información está contenida en el plan de Acción

1200-34 INVENTARIOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1200-34.04 Inventario Único Documental - -Formato


1200-43 PLANES

1200-43.02 Plan Anual de Compras - Solicitud - Propuestas - Cotizaciones


1200-43.05 Plan de Acción - formato plan de acción - Soportes


1200-43.20 Plan de Mejoramiento Suscritos con Entes de Control - Formato plan de mejoramiento - Soportes



1200-56.06 Resoluciones de la Secretaria de Infraestructura

4 10 X Se conserva totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para consulta



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION OPERATIVA Página 1 de 5




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1201-03 ACTAS


2 5 X Se consolida la información se elimina en el Archivo central trascurrido el tiempo de retención.

1201-10 CIRCULARES

1201-10.01 Circulares Externa - Circular - Control de Recibido

2 5 X X Dejar una muestra representativa del 10% por año

1201-10.02 Circulares Interna - Circular - Control de Recibido


1201-17 CONTROLES


Electrónico

2 5 X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expediente

1201-17.25 Control de Mantenimiento de Vehículos, Maquinaria y Equipos

2 5 X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Formato - Control - Respuesta

expedientes


2 5 X X Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención

1201-28 ESTUDIOS

1201-28.02 Estudios de conveniencia y oportunidad - Informes - Anexos

2 0 X Se consolida la información, se elimina en el archivo de gestión trascurrido el tiempo de retención porque queda el original en el contrato

1201-33 INFORMES





1201-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes

2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica,







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Anexo - Comunicaciones

social y política del Municipio.



1201-33.33 Informes de Mantenimiento de Vehículos, Maquinarias y Equipos - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones


1201-33.34 Informes de Mantenimiento y Conservación de la Malla Vial - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones


1201-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos - Requerimiento - Informes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Anexos - Comunicaciones




1201-34 INVENTARIOS



1201-43 PLANES

1201-43.09 Plan de Construcción, Mejoramiento, Rehabilitación y Conservación de la Red Vial - Formatos - Informes - Anexos - Comunicaciones


1201-43.20 Plan de Mejoramiento Suscritos con Entes de Control - Formato plan de mejoramiento - Soportes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1201-48 PROGRAMAS

1201-48.04 Programa de Adecuación y Mantenimiento de Obras de Infraestructura - Informes - Anexos - Comunicaciones


1201-48.08 Programa de Atención de Emergencias En Obras de Infraestructura - Informes - Anexos - Comunicaciones




OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE OBRAS CIVILES Página 1 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1202-03 ACTAS


2 10 X X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario

1202-10 CIRCULARES





1202-17 CONTROLES


Electrónico

2 5 X X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1202-33 INFORMES


2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio.



1202-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexo - Comunicaciones

2 8 X X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.

1202-33.14 Informe de Ejecución de Proyectos de Iluminación - Informes - Soportes

2 10 X Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1202-33.15 Informes de Ejecución de Proyecto de Infraestructura Física de la Red Vial

- Informes - Soportes


1202-33.16 Informes de Ejecución de Proyecto de Obras Civiles - Informes - Soportes


1202-33.19 Informes de Ejecución del Programa de Adecuación y Mantenimiento de Obras de Infraestructura - Informes - Soportes

2 10 X Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.

1202-33.20 Informes de Ejecución del Programa de Atención de Emergencias en Obras De Infraestructura - Informes - Soportes


1202-33.32 Informes De Gestión - Requerimiento - Informes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Anexos - Comunicaciones

1202-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones

2 2 X X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato.




1202-34 INVENTARIOS


1

10

X


1202-43

PLANES

1202-43.09

Plan de Construcción, Mejoramiento, Rehabilitación y Conservación de la Red Vial

2 0 X La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de ejecución







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Formato plan de acción - Soportes

1202-43.16 Plan de Iluminación - Formato plan de acción - Soportes


1202-43.21 Plan de Obras Civiles - Formato plan de acción - Soportes


1202-44 PLANOS

1202-44.01 Planos Urbanísticos - Planos

2 10 X . Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio

1202-44.02 Planos Topográficos - Planos

2 10 X . Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio

1202-48 PROGRAMAS

1202-48.04 Programa de Adecuación y Mantenimiento de Obras de Infraestructura - Documentos - Soporte


1202-48.08 Programa de Atención de 3 0 X La información se actualiza permanentemente y su







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


Emergencias en Obras de Infraestructura - Documentos - Soporte

información se consolida en los informes de ejecución

1202-48.05 Programa de Adecuación y Mantenimiento Iluminación - Documentos - Soporte


1202-49 PROYECTOS

1202-49.05 Proyecto de Adecuación del Espacio Publico - Formato - Presupuesto - Proyecto - Soportes

3 0 X La información se actualiza permanente y su información se consolidad en los informes de ejecución

1202-49.09 Proyectos de Iluminación - Formato - Presupuesto - Proyecto - Soportes


1202-49.10 Proyectos de Infraestructura Física de la Red Vial

3 0 X La información se actualiza permanente y su información se consolidad en los informes de







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Formato - Presupuesto - Proyecto - Soportes

ejecución

1202-49.11 Proyectos de Inversión - Formato - Presupuesto - Proyecto - Soportes

2 5 X La información se actualiza permanente y su información se consolidad en los informes de ejecución

1202-49.12 Proyectos de Obras Civiles - Formato - Presupuesto - Proyecto - Soportes




OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE VALORIZACION Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1203-03 ACTAS


2 5 X Se consolida la información se elimina en el archivo central trascurrido el tiempo de retención.

1203-10 CIRCULARES


2 5 X X Dejar una muestra representativa del 10% por año



1203-17 CONTROLES


Electrónico

2

5 X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expediente

1203-23 DERECHOS DE PETICION - Derecho de petición








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Respuesta

1203-33 INFORMES

1203-33.01 Informe de Actividades - Requerimiento - Informes - Anexo - Comunicaciones




1203-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexo - Comunicaciones


1203-33.17 Informes de Ejecución de Proyectos por Sistema de Valorización - Requerimiento - Informes - Anexo - Comunicaciones


1203-33.32 Informes de Gestión - Requerimiento

2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informe - Anexo - Comunicaciones

programas que adelanta el Municipio



1203-34 INVENTARIOS


1

10

X


1203-49 PROYECTOS

1203-49.01 Proyecto de Creación y Manejo de Tasas y Contribuciones. - Proyecto de acuerdo

2 10 X X Se conserva totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para consulta

1203-49.04 Proyectos de Acuerdo. - Exposición motivo.

2 10 X X Se conserva totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para consulta







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1203-49.16 Proyectos Sistema de Valorización. - Estudios técnicos - Distribución de pago.

2 10 X X Se consolida la información se elimina en el archivo central trascurrido el tiempo de retención



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE COMPETITIVIDAD Y DESARROLLO Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1250-03 ACTAS 1250-03.20 Actas de Comités

- Actas - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de asistencia

2 10 X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario


1250-09.07 Certificado de Capacitación - Relacion - certificados

1 0 X Se elimina porque pierde vigencia

1250-10 CIRCULARES 1250-10.02 Circulares Internas

- Circular - Control de Recibido

2

5

X

Dejar una muestra representativa del 10% por año

1250-17 CONTROLES


Electrónico

2 5








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





1

5

X





1250-33 INFORMES


2

0

X




1250-33.04 Informes a Entes de Control 2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central,







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Requerimientos - Informes - Anexos - comunicaciones

seleccionar que puedan ser consultados para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.


2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión y su contenido, se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio.

1250-33.49 Informes de Supervisión y /o Interventoría a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrida los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1250-33.51 Informes Plan de Acción: - Formato plan de acción - Informes por dependencias - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2 0 X Se eliminan del archivo de gestión porque la información está contenida en el Plan de Acción







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1250-34 INVENTARIOS




1250-56.13 Resoluciones de la Secretaria de Desarrollo y competitividad

- Resolución

4 10 X

X Se conservan totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en Documentos históricos. Se digitalizan para consulta.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE DESARROLLO RURAL Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1251-03 ACTAS

1251-03.20

Actas de Comités - Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de asistencia

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por tanto, adquieren valor secundario.

1251-10 CIRCULARES

1251-10.01 Circulares Externas - Circular - Control de Recibido

2 5

X Se deja una muestra representativa del 10% por año


2 5

X Se deja una muestra representativa del 10% por año

1251-17 CONTROLES


Electrónico

2

5

X

S e elimina en el archivo central por que los documentos originales hacen parte de otros expedientes.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1251-23 DERECHOS DE PETICION

- Derecho de petición - Respuesta

1

5

X

Elimina el archivo central trascurrido el tiempo de retención.

1251-33 INFORMES


2

0

X

Se eliminan por que sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelantan el municipio.




2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social, y política del municipio.

1251-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica - Informe - Solicitudes

2

8

X

X








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Actas de visitas - Soportes

1251-33.32 Informes de Gestión: - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelantan el municipio.

1251-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoria a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación , porque los documentos originales hacen parte del contrato.


2

0

X

Se eliminan el archivo de gestión por que la información está contenida en el Plan de Acción.

1251-34 INVENTARIOS


1

10

X








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1251-48 PROGRAMAS

1251-48.11 Programa de Capacitación a la Comunidad - Programa - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios previos - Comunicaciones

2 0 X El documento se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de ejecución.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE FOMENTO Y DESARROLLO EMPRESARIAL Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1252-03 ACTAS

1252-03.20

Actas de Comités - Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de asistencia

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por tanto, adquieren valor secundario.

1252-10 CIRCULARES


2 5

X Se selecciona una muestra representativa del 10% por año


2 5

X Se selecciona una muestra representativa del 10% por año

1252-17 CONTROLES


Electrónico

2 5








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1

5

X


1252-33 INFORMES






2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social, y política del municipio.

1252-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia técnica: - Informe - Solicitudes

2 8

X X Transcurrido el tiempo en el Archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para la investigación







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Actas de visitas - Soportes

1252-33.32 Informes de gestión: - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones



2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación , porque los documentos originales hacen parte del contrato.


2 0 X Se eliminan el archivo de gestión por que la información está contenida en el Plan de Acción.

1252-34 INVENTARIOS









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1252-48 PROGRAMAS


2 0 X El documento se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión y de Plan de Acción de la Dependencia.



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DEL MEDIO AMBIENTE Página 1 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1300-10 CIRCULARES 1300-10.01

Circulares Externas - Circular - Control de recibido


1300-10.02

Circulares Internas - Circular - Control de Recibido


1300-17 CONTROLES 1300-17.12

Control de Comunicaciones Oficiales

- Control - Solicitud

- Respuesta

- Guía de envío - Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

2 5 X S e elimina en el archivo central por que los documentos originales hacen parte de otros expedientes.



1300-17.57

Control y Vigilancia Ambiental al Componente Agua








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Solicitud - Formato Delegación - Formato Visita

Respuesta (Informe/Oficios) 1300-17.58

Control y Vigilancia Ambiental al Componente Aire

- Solicitud

- Formato Delegación

- Formato Visita - Respuesta (Informe/Oficios)


1300-17.59

Control y Vigilancia Ambiental al Componente Fauna

- Solicitud




1300-17.60

Control y Vigilancia Ambiental al Componente Flora

- Solicitud




1300-17.61 Control y Vigilancia Ambiental al 2 5 X La información se actualiza permanentemente y su







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


Componente Tierra - Solicitud - Formato delegación - Formato Visita - Respuesta (Informe/Oficios)

información se consolida en los informes de gestión.


1

5

X





1300-33 INFORMES 1300-33.01











Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social, y política del municipio.


2

0

X


1300-33.49 Informes de Supervisión y/o interventoría a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones

2

0

X



- Formato Plan de Acción - Informes por dependencia - Indicadores de Gestión - Informes de seguimiento








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1300-34 INVENTARIOS



1300-42 PERMISOS

1300-42.04 Permisos Ambientales

- Solicitud - Soportes - Permiso

5 15 X Seleccionar una muestra representativa del 10% del total de la serie en cada transferencia.

1300-43 PLANES

1300-43.07 Plan de Conservación del Medio Ambiente

- Plan - Solicitudes

- Soportes


1300-43.08 Plan de Conservación del

Patrimonio Ecológico


- Soportes


1300-48 PROGRAMAS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1300-48.11 Programa de Capacitación a la Comunidad

- Programa

- Informes

- Solicitudes

- Propuestas - Cotizaciones

- Estudios previos - Comunicaciones


1300-48.14 Programa de Conservación

Ambiental y Ecológico - Programa - Informes

- Solicitudes

- Propuestas

- Cotizaciones

- Estudios previos

- Comunicaciones


1300-49 PROYECTOS

1300-49.06 Proyectos de Cuencas y 2 10 X Seleccionar una muestra representativa del







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


Microcuencas Hidrográficas

- Proyecto - Soportes

10% del total de la serie en cada transferencia.

1300-49.07 Proyectos de Desarrollo Ambiental

- Proyecto - Soportes



1300-56.07 Resolución de la Secretaria de Medio Ambiente - Resolución

4 10 X Se conservan totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para consulta.



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACION Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1350-03 ACTAS

1350-03.20 Actas de comités - Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de asistencia

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto adquieren valor secundario.

1350-17 CONTROLES


Electrónico

2 5 X Se eliminan en archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes

1350-17.39 Controles de Quejas y Reclamos - Formato de Control - Informe por Dependencia

2 2 X Eliminar el archivo central transcurrido el tiempo de retención









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Respuesta




1350-33 INFORMES





1350-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexos

2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1350-33.32 Informes de Gestión - Requerimiento - Informes - Anexos - comunicaciones



2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación porque los documentos originales hacen parte del contrato y reposan en el archivo de la oficina de contratación.

1350-34 INVENTARIOS


1 10 X Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la oficina.


1350-56.09 Resolución de la Secretaria de Planeación Municipal - Resolución

4 10 X X Se Conserva totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitaliza para su consulta







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1350-56.15 Resoluciones de Norma Urbana - Resolución

10 10 X X Adquiere valor secundario, por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE PLANEACION SOCIOECONOMICA Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1351-03 ACTAS

1351-03.08 Actas de Comité de Autoevaluación - Citación - Acta - Control de asistencia - Soportes

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto adquieren valor secundario.


1351-09.14 Certificado de Estrato - solicitud - certificado

1 0 X Se eliminan por perdida de vigencia

1351-09.30 Certificado de Registro de Proyectos - solicitud - certificado

2 0 X Se eliminan el en archivo de gestión transcurrido los dos años de retención, porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.

1351-17 CONTROLES

1351-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - solicitud - respuesta - Guía de Envió - Control de correo certificado

Constancia de Envió por Correo Electrónico

2 5 X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1351-17.47 Control de Seguimiento al Plan de Desarrollo - Control - Informes - Anexos


1351-23 DERECHOS DE PETICIÓN - Derecho de petición - Respuesta

1 5 X Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención.

1351-33 INFORMES





1351-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexos

2 8 X X Transcurrido el tiempo de archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente se consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





1351-33.44 Informes de Seguimiento de Proyecto - Informe - Soportes

2 10 X Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para estudio de la historia económica, social y política del Municipio.

1351-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventorias a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación porque los documentos originales hacen parte del contrato y reposan en el archivo de la oficina de contratación.




1351-34 INVENTARIOS









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1351-43 PLANES

1351-43.01 Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano - Plan

5 15 X X Adquieren valor secundario por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta

1351-43.05 Plan de Acción - Formato de plan de acción - Indicadores de Gestión - Informes de Seguimiento


1351-43.14 Plan de Desarrollo Municipal - Plan


1351-43.27 Plan Indicativo - Plan


1351-43.29 Plan Operativo Anual de Inversiones - Plan


1351-43.31 Plan Plurianual - Plan


1351-49 PROYECTOS

1351-49.01 Proyectos Registrados - Proyectos por dependencia - Certificado de actualización - Certificado de registro




OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Página 1 de 6




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1352-06 AVALUOS

1352-06.01 Avalúos Comerciales - Solicitud - Avalúo

2 18 X Sustentar trámites, seleccionar una muestra representativa del 5% de cada transferencia.

1352-12 CONCEPTOS

1352-12.01 Concepto de Amenaza por Fenómeno Natural - Solicitud - Concepto

5 15 X Seleccionar muestra representativa del 10% anual

1352-12.02 Concepto de Demarcación Vial - Solicitud - Concepto

5 15 X Seleccionar muestra representativa del 10% anual

1352-12.03 Concepto de Uso del Suelo - Solicitud - Concepto

5 15 X Seleccionar muestra representativa del 10% anual.

1352-17 CONTROLES









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


Electrónico



1352-33 INFORMES

1352-33.01 Informe de Actividades - Requerimiento - Informes - Anexos Comunicaciones

2 0 X .Se elimina porque se sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio.




2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central,

seleccionar los inferiores que sirvan de fuente de

consulta para el estudio de la historia económica,

social y política del Municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



2 0 X Se elimina porque se sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio.

1352-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión luego de transcurridos los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del documento.




1352-34 INVENTARIOS


1 10 X Se eliminan porque lo sustenta la gestión de la oficina.

1352-36 LICENCIAS

1352-36.01 Licencia de Autorización para Funcionamiento de EDS - Solicitud - Licencia








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Soportes

1352-36.05 licencias de Ocupación e Intervención del Espacio Publico - Solicitud - LICENCIA - Soportes



1352-37.06 Liquidación de Plusvalía - Solicitud liquidación - Soportes - Concepto de liquidación de

plusvalía

4 2 X X Adquiere valor secundario, por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta. En este tipo documental está incluido el avalúo.

1352-37.10 Liquidaciones Compensaciones de Áreas de Cesión - Solicitud - soportes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1352-42 PERMISOS

1352-42.08 Permisos de Ocupación Temporal del Espacio Publico - Solicitud - Permiso - Soportes

1 0 X Se eliminan por perdida de vigencia.

1352-43 PLANES

1352-43.17 Plan de Implantación - Plan


1352-43.22 Plan de Ordenamiento Territorial - Plan


1352-43.30 Plan Parcial - Plan


1352-44 PLANOS

1352-44.01 Planos Urbanísticos - Planos


1352-44.02 Planos Topográficos - Planos


1352-48 PROGRAMAS

1352-48.27 Programa de Legalizaciones - Solicitudes - Soportes de la gestión








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Acto Administrativo

1352-54 REGISTROS

1352-54.13 Registro del Patrimonio Inmobiliario Municipal - Registro.




OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISTEMAS DE INFORMACION Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1353-12 CONCEPTOS

1353-12.06 Conceptos Técnicos de Equipos - Concepto - Solicitud

1 2 X Se elimina porque solo sustenta la gestión de la oficina, y la información está contenida en otros expedientes.

1353-17 CONTROLES

1353-17.12

Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

2

5

X

Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.

1353-17.48 Control de Seguridad de la Información en los Equipos de Computo - Control

1 2 X Se elimina porque solo sustenta la gestión de la oficina, y la información está contenida en otros expedientes.



1353-33 INFORMES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES







- Requerimiento

- Informes

- Anexos

- Comunicaciones

2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo

central, seleccionar los informes que sirvan

de fuente de consulta para el estudio de la

historia económica, social y política del

Municipio.

1353-33.07 Informes de Apoyo Técnico - Informe








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES







1353-34 INVENTARIOS



1353-36 LICENCIAS

1353-36.06 Licencias de Software - Licencia

2 0 X El tiempo de retención inicia a partir de la fecha de actualización de los software.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1353-43 PLANES

1353-43.11 Plan de Contingencia de Daños en el Sistema - Plan

2 0 X La información se actualiza permanentemente.

1353-43.13 Plan de Desarrollo en Informática y Sistematización - Plan

2 5 X La Información se actualiza permanentemente y se elimina pasado el tiempo estipulado en la tabla de Retencion.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISBEN Página 1 de 5




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1354-01.02 Acciones de Tutela - Tutela - Respuesta


1354-01.03 Acciones Populares y de Grupo - Acción popular y de grupo - Notificación - Contestación de la demanda - Prueba - Recursos contra autos - Acta de audiencia de pacto - Fallo de primera instancia - Apelación del fallo - Sustentación del recurso - Sentencia definitiva


1354-03 ACTAS

1354-03.20 Actas de Comités - Citación - Acta - Orden del día - Control de Asistencia

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento, quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto adquieren valor secundario.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1354-09.03 Certificado de Afiliación al SISBEN - Certificado - Solicitud

1 0 X Se eliminan por que pierden vigencia.

1354-17 CONTROLES

1354-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales

- Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envió - Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

2 5 X Se eliminan en el archivo central por que los documentos originales hacen parte de otros expedientes

1354-17.34 Control de Préstamo de Documentos - Solicitud - Formato




1354-33 INFORMES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programa que adelanta el municipio





2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio.

1354-33.13 Informes de Ejecución de Proyectos - Informe - Comunicaciones








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrida los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato.




1354-34 INVENTARIO


1 10 Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la oficina

1354-54 REGISTROS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1354-54.20 Registros de Beneficiarios del SISBEN - Base de Datos del SISBEN

10 10 X Una vez terminada la retención en los archivos de gestión se microfilma y/o digitaliza y transferir en CD al archivo histórico de la administración municipal, y eliminar el soporte de papel

1354-54.21 Registros de Entrega de Certificados y Constancias - Registro de entrega de certificados

de afiliación al SISBEN - Registro de entrega de certificados

retiro del SISBEN

1 0 X Los registros de entrega de certificados están conformados por el archivo electrónico, su valor es solamente informativo



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CONTROL FISICO Página 1 de 5




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1400-10 CIRCULARES





1400-17 CONTROLES

1400-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío

- Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico


1400-17.39 Controles de Quejas y Reclamos - Formato de Control - Informe por Dependencia








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1400-23 DERECHOS DE PETICION - Derecho de petición - respuesta





1400-33 INFORMES











Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1400-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica - Informe - Solicitudes - Actas de visita - Soportes

2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para la investigación









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1400-33.51 Informes Plan de Acción - Formato plan de acción - Informes por dependencias - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2 0 X Se eliminan el archivo de gestión porque la información está contenida en el Plan de Acción.

1400-34 INVENTARIOS


1 10 Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la oficina.








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1400-56.02 Resolución de la Secretaria de Control Físico - Resolución

4 10 Se conservan totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para consulta.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE DEFENSA DEL ESPACIO PUBLICO Página 1 de 6




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1401-03 ACTAS

1401-03.24 Actas de Decomiso - Acta - Versión libre - Resolución sancionatoria - Notificación - Recursos - Auto de respuesta - Actas de entrega

2 5 X Pierden vigencia administrativa y el documento hace parte de un proceso

1401-03.25 Actas de Destrucción - Informes - Solicitud de acompañamiento a

dependencias y entes de control - Registro fotográfico


1401-03.26 Actas De Donación De Productos Perecederos - Actas - Solicitudes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1401-03.33 Actas d e Inspección Ocular - Acta - Formulación de Cargos - Citación para Notificación Personal - Descargos - Auto de Apertura Etapa Probatoria - Auto de Cierre de Etapa Probatoria - Resolución de Sanción - Auto de Archivo de Proceso


1401-10 CIRCULARES




2 5 X Dejar una muestra representativa del 10% por año .

1401-17 CONTROLES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



Electrónico


1401-17.26 Control de Ocupación de Vías y Espacio Público - Programación - Informes

2 0 X La información se actualiza constantemente en el archivo de gestión, y solo refleja la gestión de la dependencia.

1401-33 INFORMES

1401-33.01











Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



2 10 Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social, y política del municipio.

1401-33.32


- Informes - Anexos - Comunicaciones

2

0

X










Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





1401-34 INVENTARIOS



1401-48. PROGRAMAS

1401-48.11 Programa de Capacitación a La Comunidad - Programa - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios previos - Comunicaciones

2 0 X La información se actualiza Permanentemente y su información se consolida en los informes de ejecución.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1401-48.29 Programa de Operativos para la Recuperación del Espacio Público - Programa - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios previos - Comunicaciones

2 0 X La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de ejecución.

1401-49. PROYECTOS

1401-49.14 Proyectos de Reubicación de Vendedores Ambulantes - Proyecto - Planos - Certificados de tradición - Escrituras




OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CONTROL URBANO Y DE

CONSTRUCCIONES

Página 1 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1402-03 ACTAS

1402-03.25 Actas d e Destrucción - Informes - Solicitud de acompañamiento a

dependencias y entes de control - Registro fotográfico


1402-03.33 Actas d e Inspección Ocular - Acta


1402-09. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1402-09.01 Certificado Registro de Personas

Naturales y/o Jurídicas (Intervenidas) - Solicitud - Certificado - Solicitud - Certificado

2 0 X Pierden vigencia administrativa

1402-09.24 Certificados de Paramentos - Certificado - Solicitud - Copia recibo de pago

5 10 X Pierden vigencia administrativa, El original reposa en las licencias de construcción expedidas por las Curadurías.




CONSTRUCCIONES

Página 2 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1402-09.41 Certificados de Viabilidad de Escrituras - Solicitud - Certificado


1402-10 CIRCULARES

1402-10.01 Circulares Externas - Circular

- Control de Recibido




1402-17. CONTROLES


Electrónico





CONSTRUCCIONES

Página 3 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1402-17.23 Control de Instalación de Vallas - Programación - Informes


1402-17.29 Control de Paramentos - Formato de control - Formato de visita


1402-17.62 Control y Vigilancia de Actividades de Construcción - Solicitud - Queja - Actas de visita - Descargos - Resolución - Notificaciones


1402-23 DERECHOS DE PETICION - Derecho de petición - respuesta

1 5 X Eliminar en el archivo central trascurrido el Tiempo de retención.

1402-33. INFORMES




CONSTRUCCIONES

Página 4 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES








1402-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica - Informe - Solicitudes - Actas de visita - Soportes

2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para la investigación.




CONSTRUCCIONES

Página 5 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1402-33.32 Informes De Gestión - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones


1402-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventoría A Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones





1402-34 INVENTARIOS



1402-42 PERMISOS




CONSTRUCCIONES

Página 6 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1402-42.07 Permisos de Escrituración (Intervenidas) - Solicitud - Soportes - Resolución (permiso)


1402-42.10 Permisos de Ventas(Intervenidas) - Solicitud - Soportes - Permiso


1402-43 PLANES 1402-43.34 Planes de Vivienda Intervenidas

- Plan - Solicitudes - Soportes - Actas de visita - Informes de inspección - Resoluciones

5 10 X Seleccionar aleatoriamente para conservación el 10% de la transferencia anual.

1402-46 PROCESOS




CONSTRUCCIONES

Página 7 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1402-46.02

Proceso Civil - Demanda - Notificación y traslado - Poder - Contestación de la demanda - Conciliación - Pruebas - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos

de conclusión - Fallo - Constancia ejecutoria del fallo


1402-48 PROGRAMAS

1402-48.11 Programa de Capacitación a La Comunidad - Programa - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios previos - Comunicaciones





CONSTRUCCIONES

Página 8 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1402-54 REGISTROS 1402-54.08 Registro de Personas Naturales y/o

Jurídicas (intervenidas) - Acta de visita - Formato de registro - Certificado

5 15 X Seleccionar aleatoriamente para conservación el 10% de la transferencia anual.



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GESTION SOCIAL Y PARTICIPACION

CIUDADANA

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Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1450-03 ACTAS

1450-03.14 Actas de comité de Política Social - Convocatoria - Asistencia - Formato de Actas

4 20 X Se guardan en el archivo central por que hacen parte del Artículo 13 del decreto 1137 de 1999 de los consejos o comités municipales de Política Social.

1450-03.20 Actas de Comités - Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de asistencia

2

10

X

Se conserva totalmente ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario


1450-09.07 Certificado de Capacitation: - Relacion - Certificado

1 0 X

Se eliminan por que pierden vigencias administrativa




CIUDADANA

Página 2 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1450-09.32 Certificado de Residencia: - Solicitud - Fotocopia de la cedula al 150% - Certificado de la Junta de acción

Comunal. - Fotocopia del registro electoral o

SISBEN - Fotocopia de un Servicio Publico

1 0 X Se elimina por que pierde vigencia Administrativa y se expide este certificado conforme a lo dispuesto en el Art. 29 literal f numeral 6 de la Ley 1551 de 2012.

1450-10 CIRCULARES


2 5 X Se deja una muestra representativa del 10% por año.



1450-17 CONTROLES

1450-17.12 Control de comunicaciones oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envió

2 5

X S e elimina en el archivo central por que los documentos originales hacen parte de otros expedientes.




CIUDADANA

Página 3 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

1450-17.39 Control de Quejas y Reclamos - Formato de Control - Informe por Dependencia



1 5 X Elimina el archivo central trascurrido el tiempo de retención.




1450-33 INFORMES




CIUDADANA

Página 4 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES







2 10 X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social, y política del municipio.




CIUDADANA

Página 5 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1450-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica - Informe - Solicitudes - Actas de visitas - Soportes





2

0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación , porque los documentos originales hacen parte del contrato.




CIUDADANA

Página 6 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Comunicaciones

1450-33.51 Informes Plan de Acción: - Formato plan de acción - Informes por dependencias - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2 0 X Se eliminan el archivo de gestión por que la información está contenida en el Plan de Acción.

1450-34 INVENTARIOS


1 10 X Se elimina porque solo sustenta la gestión de la oficina.

1450-43 PLANES

1450-43.05 Plan de Acción: - Plan de Acción

4 10 X

se debe guarda todo el original por que hace parte de la gestión del municipio

1450-48 PROGRAMAS




CIUDADANA

Página 7 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


Firma del Secretario de Desarrollo Institucional ________________________________ Firma del Director de Archivo _________________________________________


2 5 X El documento se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión y de Plan de Acción de la Dependencia.

1450-48.26 Programa de Investigación, Formación y Promoción de Participación Ciudadana. - Formato - Informes - Solicitudes - Estudios previos - Comunicaciones

2 5 X El documento se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión y de Plan de Acción de la Dependencia



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE PARTICIPACION CIUDADANA Página 1 de 5




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1451-03 ACTAS

1451-03.20 Actas de Comités - Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de Asistencia

2 10 X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas por lo tanto, adquieren valor secundario


1451-09.07 Certificado de Capacitación: - Relacion - Certificado

1 0 X

Se eliminan por que pierden vigencias Administrativa

1451-09.32 Certificado de Residencia: - Solicitud - Fotocopia de la cedula al 150% - Certificado de la Junta de acción

Comunal. - Fotocopia del registro electoral o

4 0 X Se elimina por que pierde vigencia Administrativa y se expide este certificado conforme a lo dispuesto en el Art. 29 literal f numeral 6 de la Ley 1551 de 2012.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


SISBEN - Fotocopia de un Servicio Publico

1451-10 CIRCULARES


2 5

X Se deja una muestra representativa del 10% por año.


2 5

X Se deja una muestra representativa del 10% por año.

1451-17 CONTROLES


Electrónico

2 5


1451-33 INFORMES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



- Requerimiento

- Informes

- Anexos

- Comunicaciones

2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión, y su

contenido se consolida con los planes, proyectos y

programas que adelantan el municipio.




2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central,

seleccionar los informes que sirvan de fuente de

consulta para el estudio de la historia económica,

social, y política del municipio.

1450-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica - Informe - Solicitudes - Actas de visitas - Soportes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión, y su

contenido se consolida con los planes, proyectos y

programas que adelantan el municipio.


2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido

los dos años de retención después de la

liquidación , porque los documentos originales

hacen parte del contrato.




1451-34 INVENTARIOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1 10 X Se elimina porque solo sustenta la gestión de la

oficina.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE GRUPOS DE ESPECIAL PROTECCION Página 1 de 5




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1452-03 ACTAS

1452-03.02 Actas de Comité de Infancia y Adolescencia: - Convocatoria - Asistencia - Acta

4 20 X Se guardan en el archivo central por que hacen Decreto No 042 del 15 de Marzo del 2013, por medio de la cual se reestructura el comité Operativo de Infancia y Adolecescencia de Villavicencio y se deroga el derecho Municipal No 057 del 2010 y hace parte del archivo Histórico.


2 10 X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario.

1452-03.34 Actas de Juventud: - Convocatoria - Asistencia - Acta

4 20 X Se debe guardar para cumplir el decreto No 043 del 02 de febrero del 2012 por medio del cual se reglamenta los anteriores para la organización elección y funcionamiento del consejo municipal de juventud de Villavicencio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1452-03.06 Actas de Comité de Adulto Mayor: - Convocatoria - Asistencia - Acta

4 10 X

Se debe guardar para cumplir el programa de Colombia Mayor del Ministerio del trabajo y en cumplimiento de la Ley 1315 de 2009 y 1276 del 2009, decreto 4112 del 2004.

1452-03.11 Actas de Comité de Familias en Acción - Convocatoria - Asistencia - Acta

2 10 X Se debe guardar para cumplir el decreto 328 del 2008, Por medio del cual se crea y conforma el comité de certificación del programa Familias en Acción en el municipio de Villavicencio.

1452-10 CIRCULARES





1452-17 CONTROLES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



Electrónico

2 5



1

5

X


1452-33 INFORMES









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





2 8

X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social, y política del municipio.

1452-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica: - Informe - Solicitudes - Actas de visitas - Soportes










Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1452-33.49 Informes De Supervisión y/o Interventoria a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes




1452-34 INVENTARIOS





OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE ATENCION INTEGRAL A VICTIMAS Página 1 de 6




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1453-03 ACTAS

1453-03.03 Actas de Comité de Justicia Transicional

- Convocatoria - Asistencia - Formato de Actas - Actas de los Subcomités

4 30 X Se deben guardar por que hacen parte de la ley 1448 del 2011.


2 10 X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1453-09.07 Certificado de Capacitacion: - Relacion - Certificado

1 0

X

Se eliminan por que pierden vigencias Administrativa

1453-10 CIRCULARES


2

5

X



2

5

X


1453-17 CONTROLES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



Electrónico

2 5



1 5 X Elimina el archivo central trascurrido el tiempo de retención.

1453-33 INFORMES


2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelantan el municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social, y política del municipio.

1453-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica: - Informe - Solicitudes - Actas de visitas - Soportes

2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelantan el municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación , por que los documentos originales hacen parte del contrato.


4 0 X Se deben guardar hay dos planes y hacen parte de la sentencia T 454 del 2012 y T 665 del 2011.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1453-34 INVENTARIOS



1453-43 PLANES

1453-43.32 Planes de Acción Indígenas - Plan


1453-43.33 Planes de Acción Victimas - Plan




OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE EDUCACION Página 1 de 8




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1500-01.02 Acciones De Tutela - Acción de tutela - Notificación - Contestación de la tutela - Pruebas - Falla de primera instancia - Notificación - Impugnación del fallo - Contestación de la impugnación - Fallo de segunda instancia - Notificación - Auto de apertura de incidente de

desacato - Notificación - Contestación del desacato - Sentencia definitiva


1500-03 ACTAS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1500-03.20 Actas de Comités - Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de Asistencia - Formato de Actas

2 10 X X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas

1500-07 BOLETINES

1500-07.01 Boletines de Prensa - Solicitudes - Boletín de Prensa

2 5 X X Se conservan totalmente porque contienen información de relevancia histórica para el Municipio


1500-09.31 Certificados de Representación Legal - Solicitud - Representación Legal

1 0 X Se conserva en archivo de gestión por un año y se eliminan por perdida de vigencia

1500-10 CIRCULARES

1500-10.01 Circulares Externas



1500-10.02 Circulares internas


2 5 X Dejar una muestra representativa del 10%por año.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1500-12 CONCEPTOS

1500-12.04 Conceptos Jurídicos

- Solicitud - Concepto


1500-17 CONTROLES


Electrónico

2 5


1500-17.32 Control de Prestación de Servicio Educativo

- Quejas - Informes de visita - Comunicaciones

2 0 X Se elimina en archivo de gestión transcurrido los dos años de retención

1500-17.39 Control de Quejas y Reclamos - Formato de control








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informe por Dependencia

1500-17.51 Control de Tarifas del Sector Educativo - Quejas - Informes de Visita - Comunicaciones


1501-23

DERECHOS DE PETICION - Derecho de petición - Respuesta

1

5

X

Eliminar en el archivo central trascurrido el tiempo de retención.




1500-33 INFORMES


2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1500-33.03 Informe de Auditoria Interna

- Informes

- Soportes

- Comunicaciones


1500-33.04



2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio

1500-33.32



2

0

X


1500-33.49

Informes de Supervisión y/o Interventoría a Contratos

- Comunicación

2

0

X

Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones

contrato.

1500-33.51 Informes Plan de Acción

- Formato plan de acción - Informes por dependencias - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento


1500-34 INVENTARIOS


- Formato

1 10 X X Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la oficina.

1500-36 LICENCIAS

1500-36.04

Licencias de Funcionamiento de Instituciones Educativas

- Propuesta educativa - Formulario de ingresos y costos - Autorización o negación - Costos educativos - Concesión de licencia de

funcionamiento

5

20

X

Adquieren valor histórico







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Autoevaluación, identificación y categorización del servicio

- Actos administrativos - Comunicaciones

1500-43 PLANES

1500-43.05 Plan de Acción

- Formato Plan de acción - Informes por dependencias - Indicadores de gestión - Informes de Seguimiento

5 15 X Adquiere valor secundario, por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para consulta.

1500-48 PROGRAMAS

1500-48.01 Programa Anual de Auditoria

- Programa

2 0 X La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de auditoria

1500-48.22 Programa de Incentivos Sector Educativo

- Programa

2

5

X

La información se actualiza constantemente. Los documentos desactualizados se eliminan en el archivo

1500-48.23 Programa de Inducción y Re Inducción del Personal

- Formato - Informes - Comunicación

2 5 X La información se actualiza constantemente, los documentos desactualizados se eliminan en el archivo central







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



- Soportes

1500-49 PROYECTOS

1500-49.02 Proyecto de Distribución de Recursos Financieros

- Proyecto


1500-49.08 Proyectos de Distribución de Personal Docente

- Proyecto



1500-56.03 Resolución de la Secretaria de Educación

- Resolución

4 10 X X Se conservan totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para consulta.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Página 1 de 12




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1501-09.07

Certificado de Capacitación - Relacion - Certificado

1 0 X Se eliminan por que pierden vigencia

1501-09.11

Certificado de Descuentos por Nómina - Certificado


1501-09.43

Certificado Laboral para Emisión de Bono Pensional - Oficio Remisorio - Certificado de Información Laboral - Certificado de Salario Base - Certificado de salario mes a mes - Comunicaciones - Nota Remisoria - Constancia de Trabajo - Constancia del Archivo - Hoja de kardex - Resolución de Delegación - Fotocopia de Documento de

Identidad Delegado - Fotocopia Acta de Posesión del








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


Delegado

1501-09.51

Constancias Laborales - Solicitudes - Constancia


1501-10 CIRCULARES

1501-10.01

Circulares Externas - Circular - Control de Recibido

2 5

X Dejar una muestra representativa del 10%



1501-17 CONTROLES

1501-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta

2 5 X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otro expediente







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Guía de envío - Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

1501-17.34

Control de Préstamo de Documentos - Solicitud - Formato


1501-17.49 Control de Selección de Personal - Control


1501-23

DERECHOS DE PETICION - Derecho de petición - Respuesta

1

5

X


1501-29 EVALUACIONES

1501-29.02

Evaluación de Indicadores - Informes - Actas - Comunicación

1 1 X Se elimina por que la información es periódica y por vigencia







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1501-29.10

Evaluaciones de Desempeño - Evaluaciones docentes - Evaluaciones administrativos

2 10 X Se debe conservar mientras los funcionarios permanezcan en la administración

1501-32

HISTORIAS LABORALES - Acto administrativo de

nombramiento o - contrato de trabajo - Oficio de notificación del

nombramiento o contrato de trabajo - Oficio de aceptación del

nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

- Documentos de identificación - Hoja de Vida (Formato Único

Función Pública) - Soportes documentales de estudios

y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

- Acta de posesión - Pasado Judicial – Certificado de

Antecedentes Penales

4

98

X

X

Se debe conservar mientras los funcionarios permanezcan en la administración







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Certificado de Antecedentes Fiscales

- Certificado de Antecedentes Disciplinarios

- Declaración de Bienes y Rentas - Certificado de aptitud laboral

(examen médico de ingreso) - Afiliaciones a: Régimen de salud

(EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

- Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera

- Evaluación del Desempeño - Acto administrativo de retiro o

desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo,







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

1501-33 INFORMES

1501-33.01


2

0

X












Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1501-33.32 Informes de Gestión - Informes - Anexos - Comunicaciones



2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión, porque los originales pertenecen al proceso de contratacion


2 0 X se eliminan en el archivo de gestión, porque los originales pertenecen al proceso de planeación

1501-34 INVENTARIOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1

10

X

se eliminan porque solo sustenta la gestión dela oficina


1501-37.09 Liquidaciones a Aportes al Sistema de Seguridad Social - Relación de personal - Liquidación - Solicitud de certificado de

disponibilidad presupuestal - Certificado de disponibilidad

presupuestal

2 5 X La información está contenida en expedientes de Tesorería.

1501-40 NOMINAS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1501-40.01

Nómina de Personal Docente - Liquidación - Novedades - Relación de descuentos - Solicitud de certificado de


presupuestal

5 20 X La información está contenida en expedientes de Tesorería.

1501-40.03

Nómina Personal Activo - Liquidación - Novedades - Relación de descuentos - Solicitud de certificado de


presupuestal

5

20

X

La información está contenida en expedientes de Tesorería.

1501-43 PLANES

1501-43.03 Plan Anual de Vacaciones - Formato de Solicitud - Cronograma

1 1 X se eliminan porque solo sustenta la vigencia que se programa







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1501-48 PROGRAMA

1501-48.01

Programa Anual de Auditoria - Formato - Informes - Comunicaciones - Soportes

2

0

X

La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de auditoría.

1501-48.02 Programa Anual de Capacitaciones - Formato - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios previos - Comunicaciones

2 5 X La información se actualiza constantemente. Los documentos desactualizados se eliminan en el archivo central.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1501-48.10

Programa de Bienestar Social E Incentivos - Formato - Informes - Comunicaciones - Soportes

2

5

X

La información se actualiza constantemente. Los documentos desactualizados se eliminan en el archivo central.

1501-48.23

Programa de Inducción Y Reinduccion del Personal - Formato - Informes - Comunicaciones - Soportes

2

5

X

La información se actualiza constantemente. Los documentos desactualizados se eliminan en el archivo central.

1501-48.40 Programa de Salud y Seguridad en el Trabajo - Afiliaciones a riesgos profesionales - Reporte de Accidente de Trabajo - Reporte de Enfermedades

profesionales - Reporte de Mermas laborales - Informes de Inspección de puestos

2 15 X Se conserva totalmente y se convierte en archivo histórico para su consulta.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


de trabajo - Panorama de Riesgos - Comunicaciones - Soportes

1501-54 REGISTROS

1501-54.02 Registro de Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social - Reportes - Relación de afiliaciones por

empresa

2 0 X Son documentos de apoyo a la gestión, y la información está contenida en las Historias laborales



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE COBERTURA Y PERMANENCIA Página 1 de 6




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1502-03 ACTAS

1502-03.20 Actas de Comités - Actas - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de Asistencia

2 10 X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas

1502-12 CONCEPTOS

1502-12.07 Conceptos Técnicos y Económicos de Viabilidad de Proyectos - Conceptos - Informes - Anexos

2 5 X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas,

1502-17 CONTROLES


Electrónico








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





1502-29.01 Evaluación al Plan de Desarrollo - Evaluaciones - Informes

2 10 X Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio

1502-29.02 Evaluación de Indicadores - Informe - Actas - Comunicaciones

1 1 X Se elimina por que la información es periódica y por vigencia

1502-29.07

Evaluaciones de Cobertura, Retención, Promoción y Resultados de Calidad de las Instituciones Educativas

2

10

X

Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Actas de visita - Evaluaciones

1502-33 INFORMES

1502-33.01

Informe de actividades - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

0

X




1502-33.04

Informe a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

8

X

X








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1502-33.13

Informes de Ejecución de Proyectos - Informes

2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para la investigación.

1502-33.16

Informes de Ejecución de Proyectos de Obras Civiles - Informes - Soportes

2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central seleccionar los informes para que sirvan de fuente de información




- Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Comunicaciones



1502-34 INVENTARIOS

1502-34.01 Inventario Bienes Inmuebles

- Inventario




1502-48 PROGRAMAS

1502-48.01 Programa Anual de Auditoria - Programa

2 0 X La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de auditoria







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1502-49- PROYECTOS

1502-49.11 Proyectos de Inversión - Proyecto


1502-49.12 Proyectos de Obras Civiles - Proyecto - Soportes




OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION FINANCIERA Página 1 de 6




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1503-03 ACTAS


2 10 X Se conservan totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas


1503-09.02 Certificado de Adición Presupuestal - Certificado


1503-09.39 Certificados de Traslado Presupuestal - Certificado


1503-09.45 Certificado Plan de Compras - Solicitud - constancia

1

0

X

Se eliminan porque pierden vigencia.

1503-10 CIRCULARES

1503-10.02 Circulares Internas



1503-17. CONTROLES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1503-17.04 Control al Presupuesto - Control - Informes - Anexos

1 2 X Se elimina porque solo sustenta la gestión de la oficina y la información está contenida en otros expedientes.

1503-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuestas - Guía de Envió - Control de Correo Certificado - Control de envió Correo Electrónico

2

5

X

Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes

1503-17.13 Control de Contratos y Convenios - Requerimientos - Informes - Soportes

1 2 X Se elimina porque solo sustenta la gestión de la oficina y la información está contenida en otros expedientes

1503-17.41 Control de Recibos de Servicios Públicos - Relacion - Oficio remisorio



1503-26.04 Estadísticas Sectoriales 1 5 X Se constituyen en fuente primaria para el desarrollo







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Estadística - Registros - Análisis de Registros

de investigaciones

1503-28 ESTUDIOS

1503-28.09 Estudios Técnicos - Estudios

2 5 X Se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones


1503-29.02 Evaluación de Indicadores - Informes - Actas - Comunicaciones

1 0 X Se eliminan porque la información está contenida en los planes y programas por el municipio

1503-29.11 Evaluaciones de Planes y Programas - Informes - Soportes - Comunicaciones

2 10 X Consolida la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio

1503-33 INFORMES

1503-33.01 Informe de Actividades - requerimiento - informes - anexos - comunicaciones

2 0 X Se elimina porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1503-33.02 Informe de Autoevaluación - Informes - Actas


1503-33.04 Informes a Entes de Control - requerimiento - informes - anexos - comunicaciones

2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio

1503-33.23 Informes de Ejecución Presupuestal Activa - Informe


1503-33.24 Informes de Ejecución Presupuestal Pasiva - Informe



2 0 X Se eliminan en archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





1503-34 INVENTARIOS


- Formato


1503-43 PLANES

1503-43.02 Plan Anual de Compras - Solicitudes - Formato

2 0 X Se elimina en el archivo de gestión porque su información se refleja en los documentos contables

1503-43.06 Plan de Compras - Plan

1 1 X Se elimina en el archivo de gestión porque su información se refleja en los documentos contables

1503-43.19 Plan de Mejoramiento Institucional - Comunicación de seguimiento,

auditoria y programación de visitas - Actas - Informes de hallazgos - Plan de mejoramiento - Informe de avances - Informe de seguimiento - Soportes

2 10 X Dejar muestra representativa del 20% por cada cinco años, para que se convierta en fuente de información, para la toma de decisiones administrativas







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Comunicaciones - Anexos

1503-43.20 Plan de Mejoramiento Suscrito con Entes de Control - Comunicaciones de seguimiento,

auditoria y programación de visitas - Actas - Informes de hallazgos - Plan de mejoramiento - Informe de avances - Informe de seguimiento - Soportes - Comunicaciones - Anexos

2 10 X Dejar muestra representativa del 20% por cada cinco años, para que se convierta en fuente de información, para la toma de decisiones administrativas



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CALIDAD Y PERTINENCIA Página 1 de 6




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1504-03 ACTAS

1504-03.20 Actas de Comités - Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de asistencia

2 10 X X Se conservan Totalmente ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto adquieren valor secundario.


1504-09.07 Certificado de Capacitación - Relación - Certificados


1504-10 CIRCULARES


2 5 Dejar muestra representativa del 10 % por año



1504-17 CONTROLES







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CT E M S

CONVENCIONES


1504-17.12

Control de Comunicaciones Oficiales - Planillas

- Solicitudes - Respuestas - Guía de Envió - Control Correo Certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

4 0 X X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes


- Derecho de petición - respuestas

1 5 X Eliminar en el archivo central trascurrido el tiempo de retención


1504-29.04

Evaluaciones a Instituciones

- Actas de Visitas - Evaluaciones

2

10

X

Consolidan la información que se convierte en fuentes de consulta para el estudio de la historia económica , social y política del Municipio

1504-29.06

Evaluaciones de Calidad de los Procesos de Aprendizaje

2

10

X








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CT E M S

CONVENCIONES


- Evaluaciones - Anexos

1504-29.10

Evaluaciones de Desempeño Institucional

- Evaluaciones - Anexos

2

10

X


1504-33 INFORMES



2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida en los planes, proyectos y programas que adelante el municipio



1504-33.04



2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida en los planes, proyectos y programas que adelante el municipio.


- Comunicaciones - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido el tiempo de retención y después de liquidación porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1504-33.51

Informes de Plan de Acción

- Formato de Plan de Acción - Informes por dependencias - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2

0 X Se eliminan en el archivo de gestión porque la información está contenida en el Plan de Acción.

1504-34 INVENTARIOS







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CT E M S

CONVENCIONES



- Formato

1 10 X Se elimina porque solo sustentan la gestión de la oficina

1504-43 PLANES

1504-43.18 Plan de Mejoramiento de Instituciones Educativas

- comunicaciones de seguimientos, auditoría y programación de visita.

- Acta - Informe de avance - Informe de seguimiento - Soporte - Comunicaciones - Anexos.

2 10 X X Deja muestra representativa del 10% anual, para que se conviertan en fuentes de información para la toma de decisiones administrativas

1504-48 PROGRAMAS







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CT E M S

CONVENCIONES


1504-48.02

Programa Anual de Capacitaciones

- Formato - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios Previos - Comunicaciones

2

0

X

la información se actualiza constantemente, los documentos desactualizados se eliminan en el archivo de gestión

1504-48.12

Programa de Capacitación del Personal Docente

- Programa - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios Previos - Comunicaciones

2

0

X

la información se actualiza constantemente, los documentos desactualizados se eliminan en el archivo de gestión



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO Y SEGURIDAD Página 1 de 8




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CT E M S

CONVENCIONES


1550-03 ACTAS

1550-03.20 Actas de Comités - Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de asistencia - Acta de verificación Derechos - Humanos - Acta de comité y subcomités

2 10 X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren un valor secundario.

1550-09. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

1550-09.32 Certificado de Residencia

- Certificado - Solicitud


1550-10 CIRCULARES



1550-10.02 Circulares Internas - Circular

- Control de Recibido


1550-17 CONTROLES







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CT E M S

CONVENCIONES


1550-17.07 Control de Actividades Carcelarias

- Control - Informes


1550-17.12

Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envió - Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

2

5

X

Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes









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CT E M S

CONVENCIONES


1550-17.55

Control y Vigilancia a Establecimientos Públicos

- Cronograma - Requerimientos - Informes de visitas - Comunicaciones - Actas de compromiso - Resolución

2

0

X

La información se actualiza permanentemente y se consolida en los informes de ejecución.

1550-17.64

Control y Vigilancia de Precios, Pesos y Medidas

- Resolución - Sanción - Conminación - Pruebas - Actas de inspección ocular - Acta de compromiso

2

0

X

La información se actualiza permanentemente y se consolida en los informes de ejecución.

1550-23 DERECHOS DE PETICIÓN

- Derechos de petición - Respuesta

1 5 X Se eliminan en el archivo central transcurrido el tiempo de retención.


1550-26.02 Estadísticas de Quejas y Reclamos 2 5 X Se constituye en fuente primaria para el desarrollo







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CT E M S

CONVENCIONES


- Informes parciales - Informes estadísticos

de investigaciones.

1550-33 INFORMES



2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida en los planes, proyectos y programas que adelante el municipio



1550-33.04



2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio.


- Requerimientos

2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida en los planes, proyectos y







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CT E M S

CONVENCIONES



programas que adelante el municipio.

1550-33.36 Informes de Organización de Procesos Electorales

- Informes - Comunicaciones - Soportes

2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida en los planes, proyectos y programas que adelante el municipio.



2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido el tiempo de retención y después de liquidación porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1550-33.51

Informes de Plan de Acción

- Formato de Plan de Acción

2

0 X Se eliminan en el archivo de gestión porque la información está contenida en el Plan de Acción.







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CT E M S

CONVENCIONES


- Informes por dependencias - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

1550-34 INVENTARIOS


- Formato


1550-42 PERMISOS

1550-42.01 Permiso de Movilidad Nocturna - Permiso - Solicitud

1 0 X Se eliminan porque pierden vigencia administrativa

1550-42.12

Permiso para la Realización de Juegos, Rifas y Espectáculos Públicos

- Autorización - Permiso - Solicitud - Recibos de pago - Actos administrativos

1

2

X

Se eliminan porque pierden vigencia administrativa, seleccionar una muestra representativa del 5% como testimonio de la gestión de la oficina.







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CT E M S

CONVENCIONES


1550-42.13 Permisos para Tenencia de Animales Potencialmente Peligrosos

- Registro - Solicitud

1 2 X Se eliminan porque pierden vigencia administrativa

1550-43 PLANES

1550-43.10 Plan de contingencia


2 5 X La información se actualiza permanentemente y se consolida en los informes de gestión.

1550-43.24 Plan de Seguridad

- Plan - Estudios


1550-54 REGISTROS

1550-54.04 Registro de Asociaciones Campesinas

- Solicitud - Certificado de Cámara de Comercio - Registro Único Tributario - Fotocopia de la cedula, - miembros junta directiva

2 5 X La información es de constante actualización, los documentos desactualizados se transfieren después de dos años. Son personas jurídicas sujetas a liquidación.







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CT E M S

CONVENCIONES



- Estatutos

1550-54.19 Registro Mobiliario

- Solicitud - Relación de inmuebles - Representación legal - Registro Único Tributario - Modelos de contrato de

administración - Modelos de contrato de vivienda

urbana y local comercial

2 5

X La información es de constante actualización, los documentos desactualizados se transfieren después de dos años. Son personas jurídicas sujetas a liquidación.


1550-56.04 Resolución de la Secretaría de Gobierno

- Resolución

4 10 X X Se conservan porque reflejan las decisiones político-administrativas de la administración municipal, convirtiéndose en documentos históricos.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE JUSTICIA Página 1 de 6




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CT E M S

CONVENCIONES


1551-03 ACTAS

1551-03.33 Actas de Inspección Ocular

- Acta - Solicitud

2 5 X Pierden vigencia administrativa y el documento hace parte de un proceso.


1551-09.27 Certificado de Pérdida de Documentos

- Solicitud - Certificado


1551-10 CIRCULARES




1551-14 CONMINACIONES

- Citación - Conminación - Solicitud para hacer efectiva la

caución

- Recepción de testimonios - Descargos - Fallos - Resolución








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CT E M S

CONVENCIONES


1551-16 CONTRAVENCIONES

1551-16.01 Contravenciones Especiales

- Denuncia - Citación - Declaraciones - Resoluciones - Oficio de traslado


1551-16.02 Contravenciones Ordinarias

- Denuncia - Citación - Declaraciones - Resoluciones - Oficio de traslado


1551-17 CONTROLES

1551-17.12



Electrónico

2

5

X

Se eliminan en archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1 5

X

Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de retención

1551-33 INFORMES

1551-33.01

Informe de actividades


2

0

X

Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio






1551-33.32 Informes de Gestión - Requerimiento - Informes

2 0 X Se eliminan porque sustenta la gestión, y su contenido se consolidad con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Anexos - comunicaciones



2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato




1551-34 INVENTARIOS


- Formato


1551-46 PROCESOS

1551-46.01 Proceso Administrativo de Policía

- Querella - Notificaciones








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CT E M S

CONVENCIONES


- Pruebas - Autorización de apoderado - Admisión - Diligencia - Inspección ocular - Dictamen pericial - Oficios - Acta - Resolución de Fallo - Ejecución de Fallo

1551-46.03

Proceso Civil de Policía - Querella - Notificaciones - Pruebas - Autorización de apoderado - Admisión - Diligencia - Inspección ocular - Dictamen pericial - Oficios - Acta - Resolución de Fallo - Ejecución de Fallo

2

18

X

Dejar una muestra representativa del 10% por año







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CT E M S

CONVENCIONES


1551-48 PROGRAMAS

1551-48.47

Programas de Atención a Víctimas

- Programas - Solicitudes - Informes - Propuestas - Cotizaciones - Comunicaciones - Otros documentos relacionados

2

5

X

La información se actualiza permanentemente y se consolida en los informes de gestión

1551-54 REGISTROS

1551-54.10 Registros de Propiedad Horizontal - Registros - Solicitudes - Recibos de pago

2 5 X La información es de constante actualización, los documentos desactualizados se transfiere después de 2 años. Son personas naturales o jurídicas sujetas a liquidación



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA Página 1 de 5




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CT E M S

CONVENCIONES


1552-03 ACTAS

1552-03.12

Actas de Comité de Orden Publico

- Cronograma - Requerimientos - Informes - Comunicaciones - Actas de compromiso - Registros de asistencia - Encuestas

2

5

X

Se selecciona y se deja una muestra del 10 % teniendo en cuenta si el acta incide en una decisión administrativa.

1552-03.20 Actas de Comités

- Acta - Citaciones - Orden del día - Soportes - Control de asistencia

2 10 X Se eliminan porque pierden vigencia administrativa y el documento hace parte de un proceso.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1552-03.22

Actas de Consejo de Seguridad


2

5

X

Se selecciona y se deja una muestra del 10 % teniendo en cuenta si el acta incide en una decisión administrativa.

1552-10 CIRCULARES



2 5 X Dejaron una muestra representativa del 10 % por año.



2 5 Dejaron una muestra representativa del 10 % por año.

1552-17 CONTROLES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1552-17.08

Control de Actividades con la Comunidad


2

5

X

La información se actualiza permanentemente y se consolida en los informes de gestión.



Electrónico

2 5 X Se elimina en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes

1552-23

DERECHOS DE PETICIÓN


1

5

X

Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de Retencion.

1552-33 INFORMES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



- Requerimientos - Informes - Anexos - Comunicaciones Informes de

actividades


2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida en los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio.



1552-33.04 Informes a entes de control


2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1552-33.49

Informes de Supervisión y/o Interventoria a Contratos


2

0

X

Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido el tiempo de retención y después de liquidación porque los documentos originales hacen parte del contrato

1552-34 INVENTARIOS


- Formato


1552-43 PLANES

1552-43.24 Plan de Seguridad

- Plan - Estudios




OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE SALUD Página 1 de 5




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CT E M S

CONVENCIONES



1600-01.02 Acciones de Tutela - Acción de tutela - Notificación - Contestación de la tutela - Prueba - Fallo de primera instancia - Notificación - Impugnación del fallo - Contestación de la impugnación - Fallo segunda instancia - Notificación - Auto de apertura de incidente de - desacato - Notificación - Contestación del desacato - Sentencia definitiva - Comunicaciones

4 10 X X Se conserva totalmente porque son decisiones judiciales.

1600-10 CIRCULARES

1600-10.01 Circulares Externas - Circular








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CT E M S

CONVENCIONES


- Control de recibido



1600-17 CONTROLES

1600-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de Envió - Control de correo certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico





- Derecho de Petición - Respuesta

1

5

X

Eliminar del archivo central transcurrido el tiempo de retención







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





1600-33

INFORMES


2 0 X X Consolida la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio





2 8 X X Consolida la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1600-33.32 Informe de Gestión


2 0 X Se elimina porque sustenta la gestión, y su contendido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio.

1600-33.49 Informe de Supervisión y/o Interventoria a Contratos


2 0 X Se elimina el archivo de Gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato

1600-33.51 Informe Plan de Acción - Formato plan de Acción - Informe por dependencias - Indicadores de gestión - Indicadores de seguimiento

2 0 X Se eliminan el archivo de Gestión porque la información esta contenida en el plan de acción.

1600-33.52 Informes Plan de Desarrollo - Formato plan de desarrollo - Comunicaciones - Informes por dependencias

2 5 X Se eliminan en el archivo central porque la información está contenida en el Plan de Desarrollo

1600-34 INVENTARIO







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1 10 X Se elimina porque solo sustenta la gestión de la oficina.

1600-43 PLANES

1600-43.02 Plan Anual de Compras - Solicitudes - Formato

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión porque su información se refleja en los documentos contables.

1600-43.23 Plan de Salud Territorial - Plan


1600-43.28 Plan Municipal de Salud Publica - Plan


1600-48 PROGRAMAS

1600-48.30 Programa de Prestación de Servicios en Salud - Programa



1600-56.10 Resolución de la Secretaria Local de Salud - Resolución

4 10 X X Se conserva totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitaliza para consulta



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE ASEGURAMIENTO Página 1 de 5




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CT E M S

CONVENCIONES


1601-03. ACTAS

1601-03.20 Actas de Comités

- Consejo Municipal de Seguridad Social en Salud (CMSSS)

- Comité de Participación Comunitaria

- Apertura de buzón de PQRSF - Autoevaluación - Otros Actores del SGSSS - Convocatoria - Registro de asistencia - Formato de actas

4 3 X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar las actas que sirvan de fuente de sustentación de gestión ante órganos de control.

1601-04. ACUERDOS

1601-04.02 Acuerdos del Consejo Municipal de Seguridad Social en Salud

- Acuerdos

4 6 X Digitalizar y conservar, ya que en estos documentos quedan registradas las actuaciones y decisiones de los miembros del Consejo y sirven como soporte para posibles investigaciones

1601-09. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

1601-09.42 Certificado de Viabilidad de Proyectos de Inversión en Salud

- Certificaciones

4 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida en los proyectos registrados.

1601-10 CIRCULARES

1601-10.01 Circulares Externas 2 5 X Dejar una muestra representativa del 10% por año.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





2 5


1601-17 CONTROLES


- Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de Correos Certificado - Constancia de Envió por Correo

Electrónico

2 5 X Se Elimina en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.


- Derecho de Petición - Respuesta


1601-33 INFORMES


- Requerimiento - Informe - Anexos - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el Municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1601-33.04 Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informe - Anexos - Comunicaciones


1601-33.10 Informes de Auditoría Externa

- Informes - Soportes - Comunicaciones

2 10 X X Se consolida la información que se convierte en fuente de consulta.

1601-33.13

Informes de Ejecución de Proyectos - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

5

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirvan de fuente de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del Municipio

1601-33.32 Informes de Gestión - Requerimientos - Informes - anexos - comunicaciones

2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión , y su contenidos se consolida con los planes , proyectos y programas que adelantan el municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



- Requerimiento - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurridos 2 años de retención, después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato.

1602-33.51 Informes de Plan de Acción - formato de plan de acción - indicadores de gestión - informes de seguimiento

2 0 X Se elimina del archivo de gestión por que la información está contenida en el plan de acción

1601-34 INVENTARIOS


- Formato

1 10 X Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la Oficina.

1601-48 PROGRAMAS

1601-48.01 Programa Anual de Auditoria

- Programa

2 0 X La información se actualiza permanentemente y su información se consolidad en los informes de auditoria

1601-48.33 Programa de Promoción para la Afiliación a SGSSS

4 0 Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyectos y







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CT E M S

CONVENCIONES


- Programa programas que adelanta el municipio.

1601-54 REGISTROS

1601-54.09 Registro de Población no Afiliada a EPS

- Registro

4 0 X Se eliminan porque sustentan la gestión y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio.

1601-54.22 Registros de la Afiliación al Sistema de Seguridad Social –Régimen Subsidiado

- Registro

12 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurridos 12 años de retención.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SALUD PUBLICA Página 1 de 8




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CT E M S

CONVENCIONES


1602-03 ACTAS

1602-03.10 Actas de Comité de Consejos Comunitarios - Actas - Citación - Orden del Día - Registro de Asistencia

2 10 X X Se conserva totalmente, ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas. Por lo tanto adquieren valor secundario.

1602-03.33 Actas de Inspección Ocular

- Acta - Solicitud

2 5 X Pierden vigencia administrativa y el documento hace parte de un proceso.

1602-07 BOLETINES

1602-07.01 Boletines de Prensa

- Solicitudes - Boletín de Prensa

2 5 X Se conserva totalmente porque contiene información de relevancia histórica para el municipio.

1602-07.02 Boletines Oficiales - Boletín Oficial - Copia Acta Administrativo - Copia Contratos

2 5 X Se elimina porque la información está contenida en la gaceta municipal

1602-10 CIRCULARES

1602-10.01 Circulares Externas 2 5 X Dejar una muestra representativa del 10% por







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CT E M S

CONVENCIONES


- Circular - Control de recibido

año


- Circular - Control de recibido


1602-17 CONTROLES

1602-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de Correos Certificado - Constancia de Envió de Correo

Electrónico

2 5 X Se Elimina en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.

1602-17.63 Control y Vigilancia de Factores de Riesgo para la Salud

- Control - Informes - Comunicaciones








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CT E M S

CONVENCIONES



1 5

X



1602-26.04 Estadísticas Sectoriales

- Estadística - Registro - Análisis de Registro



1602-29.02 Evaluaciones de Indicadores - Informes - Actas - Comunicaciones

2 3 X Se elimina porque la información está contenida en los planes y programas desarrollados por el municipio.

1602-29.04 Evaluaciones a Instituciones

- Actas de Visita - Evaluaciones

2 10 X Consolida la Información que se convierte en fuente de consulta para el estudio y la historia económica, social y política del municipio.

1602-33 INFORMES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión, y su contenido se consolida en los planes de , proyectos y programas que adelanta el municipio



1602-33.04


- Requerimiento - informes - anexos - comunicación

2

8

X

X

Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirven de fuente de consulta para el estudio de la historia económica social y política del municipio.

1602-33.08 Informes de Asesoría y Asistencia Técnica

- Informe - Solicitudes - Actas de Visita

2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirven de fuente de consulta para el estudio de la historia económica social y política del municipio.







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CONVENCIONES


- Soportes

1602-33.12 Informes de Avance del Plan de Desarrollo

- Informe


1602-33.18 Informes de Ejecución del Plan Territorial de Salud y Plan de Intervención Colectivas

- Informes - soportes

2 10 X Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia económica , social y política

1602-33.26 Informes de Evaluación de Actividades de Promoción Y Prevención a EPS Subsidiadas

- Informe



- Requerimientos - Informes - anexos - comunicaciones

2 0 X Se eliminan por que sustenta la gestión , y su contenidos se consolida con los planes , proyectos y programas que adelantan el municipio







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1602-33.38 Informes de Regalías - Informe


1602-33.39 Informes de Rendición de Cuentas - Informe


1602-33.47 Informes de Seguimiento Financiero a Recursos de Salud Publica

- Informe


1602-33.49

Informes de Supervisión y/o Interventoria a Contratos

- Comunicaciones - Actas - Informes - Certificados - Soportes

2

0

X

Se eliminan en el archivo de gestión trascurrido los dos años de retención después dela liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato

1602-33.50 Informes Epidemiológicos

- Informes - Soportes

5 15 X Adquieren valor secundario para la investigación







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CT E M S

CONVENCIONES



- Formato de plan de acción - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2 0 X Se elimina del archivo de gestión por que la información está contenida en el plan de acción

1602-34 INVENTARIOS



1602-38 MANUALES

1602-38.05 Manual de Procedimientos

- Manual

1 10 X Se transfiere al archivo central los manuales de procedimientos desactualizados, ya que estos son importantes para compilar información de la trayectoria procedimental de la entidad

1602-43 PLANES

1602-43.10 Planes de Contingencia



1602-48 PROGRAMAS

1602-48.02 Programas Anual de Capacitaciones

- Formato

2 0 X La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudio Previos - Comunicaciones

gestión.

1602-48.11 Programas de Capacitación a la Comunidad - Formato - Informes - Solicitudes - Propuestas - Cotizaciones - Estudios Previos - Comunicaciones


1602-48.34 Programas de Promoción y Prevención

- Programa

2 5 X La información se actualiza constantemente. los documentos desactualizados se eliminan en el archivo central



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SALUD AMBIENTAL Página 1 de 4




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CONVENCIONES



1603-09.17 Certificado de Funcionamiento Sanitario

- Solicitud - Certificado de existencia - Acta de IVC - Certificado de concepto sanitario


1603-09.20 Certificados de Manipulación de Alimentos

- Certificado de Capacitación - Certificado Médico (Exámenes)


1603-17 CONTROLES


- Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo certificado - Constancia de envió por correo

electrónico


1603-17.52 Control de Vehículos - Actas - Planillas








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





1603-33 INFORMES


- Requerimiento - Informes - Anexo - Comunicaciones






2 8 X X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirven de fuente e de consulta para el estudio de la historia económica, social y política del municipio.










Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



- Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del Contrato.

1603-33.50 Informes Epidemiológicos - Informes - Soportes

5 15 X Adquiere valor secundario para la investigación

1603-33.51

Informes Plan de Acción - Formato plan de Acción - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2

0

X

Se eliminan el archivo de gestión porque la Información está contenida en el Plan de acción.

1603-34 INVENTARIOS



1603-36 LICENCIAS







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CT E M S

CONVENCIONES


1603-36.03

Licencias de Exhumación de Cadáveres

- Licencia - Orden de la Fiscalía - Certificado de Defunción

1

0

X

Se eliminan porque pierden vigencia.



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE HACIENDA Página 1 de 8




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CT E M S

CONVENCIONES


1650-03 ACTAS

1650-03.04 Actas de Comité CONFIS - Actas - Citaciones - Orden día - Soportes - Control de asistencia -

2 10 X X Se conserva totalmente ya que en este documento quedan registradas las actuaciones y las decisiones administrativas, por lo tanto, adquieren valor secundario.


1650-09.09

Certificado de Delineación Urbanística - Certificado

1

0

X

Pierde vigencia administrativa

1650-09.15

Certificado de Exoneración 4 x 1000 - Certificado -

1

0

X


1650-09.18

Certificado de Ingresos y Retenciones - Certificado

1

0

X


1650-09.23

Certificado de Pago de Impuesto Predial - Certificado

1

0

X








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CT E M S

CONVENCIONES


1650-09.26

Certificado de Paz y Salvo de Predial - Certificado

1

0

X


1650-09.33

Certificado de Retencion de Industria y Comercio - Certificado

1

0

X


1650-09.34

Certificado de Retencion de IVA - Certificado

1 0 X Pierde vigencia administrativa

1650-09.35

Certificado de Retención en la Fuente - Certificado

2

0

X


1650-09.44

Certificado Paz y Salvo de Tesorería - Certificado

1

0

X


1650-10 CIRCULARES

1650-10.01

Circulares Externas - Circular - Control de recibido

2

5

X

Dejar una muestra representativa de 10% por año.



1650-11 COMPROBANTES







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CT E M S

CONVENCIONES


1650-11.01 Comprobante de Egresos - Comprobantes - Orden de pago - Cuenta de cobro - Soportes

2 20 X La información física se halla condensada en los libros oficiales de contabilidad de la entidad. Seleccionar una muestra representativa del 2% por cada año para testimonio de la gestión de la oficina

1650-11.02 Comprobante de Ingresos - Comprobantes - Consignaciones - Recibos de caja

2 20 X La información física se halla condensada en los libros oficiales de contabilidad de la entidad. Seleccionar una muestra representativa del 2% por cada año para testimonio de la gestión de la oficina

1650-13

CONCILIACIÓN BANCARIA - Control - Extracto Bancarios - Conciliaciones - Extracto Bancario - Notas contables - Consignaciones

2 20 X Los documentos que deben conservase pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. Articulo 134 decreto 2649 del año 1993.

1650-17 CONTROLES

1650-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control

2 5 X Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Solicitud - Respuesta - Guía de Envió - Control de correo certificado - Constancia de envió por correo

electrónico

expedientes

1650-17.24 Control de la Deuda Pública - Control

4 10 X Dadas las características de la información que contiene se deben conservar como parte del patrimonio documental del Municipio

1650-17.28 Control de Pagos de Trasferencias y Aportes - Control - Solicitudes - Consignaciones - Comprobantes de transferencias

2 5 X Pierden vigencia administrativa, los originales están contenidos en los expedientes contables.



1650-23 DERECHOS DE PETICIÓN - Derecho de Petición - Respuesta









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CT E M S

CONVENCIONES




1650-33 INFORMES


2 0 X Transcurrido el tiempo en el archivo central, seleccionar los informes que sirven de fuente de consulta.





1650-33.23 Informes de Ejecución Presupuestal Activa - Informe

2 10 X Consolida la información que se convierte en fuente de consulta.







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CT E M S

CONVENCIONES








1650-33.51 Informes Plan Acción:

- Formato de plan de Acción - Informes por Dependencias - Indicadores de Gestión - Informes de Seguimiento

2 0 X Se eliminan el archivo de gestión porque la información está contenida en el Plan de Acción

1650-34 INVENTARIO


1 10 X Se eliminan porque solo sustenta la gestión de la oficina.







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CT E M S

CONVENCIONES


1650-43 PLANES

1650-43.02 Plan Anual de Compras

- Solicitudes - Formato

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión porque su información se refleja en los documentos contables.

1650-43.04 Plan Anual Mensualizado de Caja - Plan

2 5 X La información se halla consolidada en el presupuesto general del departamento seleccionar una muestra representativa del 20% cada cinco años transferidos.

1650-49 PROYECTOS

1650-49.13 Proyectos de Presupuesto Anual de Rentas y Gastos Municipales

- Proyecto

2 0 X Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarios y la información se consolida en el presupuesto de la correspondiente vigencia.


1650-56.05 Resolución de la Secretaria de Hacienda

- Resolución.

4 10 X X Se conservan totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para custodia.







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CT E M S

CONVENCIONES


1650-59 TITULOS VALORES

1650-59.01 Títulos Valores Embargos - Soportes de egreso

2 20 Se archiva el soporte del pago del titulo de la consignación.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE PRESUPUESTO Página 1 de 5




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CT E M S

CONVENCIONES



1651-09.02 Certificado de Adición Presupuestal - Certificado

2 0 X Los originales reposan en el presupuesto

1651-09.29 Certificado de Reducción Presupuestal - Certificado


1651-09.39 Certificados de Traslado Presupuestal - Certificado


1651-09.48 Consecutivos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal - Certificado

2 0 X Los originales reposan en otros expedientes

1651-09.49 Consecutivos de Certificados de Registro Presupuestal - Certificado

2 0 X Los originales reposan en otros expedientes







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1651-10 CIRCULARES



1651-17 CONTROLES

1651-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de Correo Certificado - Constancia de envió de Correo

Electrónico


1651- 23 DERECHOS DE PETICIÓN - Derecho de Petición - Respuesta








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1651- 33 INFORMES








1651-33.24 Informes de Ejecución Presupuestal Pasiva - Informe

2 10 X Consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1651-33.32 Informe de Gestión


2 0 X Se elimina porque sustenta la gestión, y su contendido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio.





- Formato plan de acción - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento

2 0 X Se elimina el archivo de gestión porque la información está contenida en el plan de acción.

1651-34 INVENTARIOS


- Formato


1651-45 PRESUPUESTO MUNICIPAL 5 15 X X Adquiere valor secundario, por lo tanto se conserva







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CT E M S

CONVENCIONES


- Presupuesto - Solicitudes de adición presupuestal - Certificados de reducción

presupuestal - Certificado de traslado presupuestal - Liquidación

totalmente y se digitaliza para consulta.

1651-49 PROYECTOS

1651-49.03 Proyecto de Liquidación Anual de Presupuesto - Proyecto

2 0 X La información queda contenida en el presupuesto.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CONTABILIDAD Página 1 de 4




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CT E M S

CONVENCIONES



1652-09.06 Certificado de Capacidad de Endeudamiento - Certificado

2 0 X Los originales reposan en otros expedientes.

1652-09.10 Certificados de Descuentos a Terceros - Certificado


1652-13

CONCILIACIÓN BANCARIA - Control - Conciliaciones - Extracto Bancario - Notas contables - Consignaciones

2 20 X Los documentos que deben conservase pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. Articulo 134 decreto 2649 del año 1993.

1652-17 CONTROLES

1652-17.12


- Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo certificado

Constancia de Envió por Correo Electrónico

2

5

X

Se eliminan en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1652-20 DECLARACIONES

1652-20.02 Declaraciones Tributarias

- Declaración

2 10 X La información se halla condensada en los libros oficiales de contabilidad de la entidad territorial. Seleccionar una muestra representativa del 2% por cada año para testimonio de la gestión de la oficina.




1652-26 ESTADÍSTICAS

1652-26.01 Estadísticas Contables - Estadísticas - Registros

2 5 X Se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones.

1652-27 ESTADOS FINANCIEROS

- Balance General - Catálogo de cuentas - Notas a los estados financieros - Comunicaciones oficiales


1652-33 INFORMES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES






1652-33.04

Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

8

X

X


1652-33.32

Informes de Gestión - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

0

X


1652-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventorías a Contratos - Comunicación - Actas - Informes








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Certificados - Soportes - Comunicaciones



1652-34 INVENTARIOS


1 10

X Se eliminan porque solo sustentan la gestión de la oficina.

1652-41 ORDENES

1652-41.01 Órdenes de Pago - Orden de Pago

2 5 X La orden de pago se genera y Baja A tesorería para su pago.

1652-48 PROGRAMAS

1652-48.21

Programa de Implementación del Sistema de Control Interno Contable - Programa

2

5

X

La información se actualiza permanentemente en el Archivo de Gestión , los documentos desactualizados se transfieren al archivo central para consulta por cinco (5) años y después se eliminan.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE IMPUESTOS Página 1 de 7




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1653-03 ACTAS

1653-03.30 Actas de Espectáculos Públicos - Acta - Permisos

2 3 X Seleccionar una muestra representativa del 10% para conservar como testimonio.

1653-04 ACUERDOS

1653-04.01 Acuerdos de Pago de Impuestos - Acuerdo - Comunicaciones - Pólizas - Pagarés

2 5 X Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarios y la información se consolida en los balances generales de la entidad.


1653-09.25 Certificado de Paz y Salvo de Impuestos y Contribuciones - Certificado


1653-10 CIRCULARES


2 5 X Dejar una muestra representativa del 10%por año.









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1653-17 CONTROLES

1653-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo certificado - Constancias de envió por correo

electrónico


1653-17.42 Control de Registro de Contribuyentes - Registro

2 5 X La información es de constante actualización, los documentos desactualizados se transfieren después de dos años.

1653-20 DECLARACIONES

1653-20.01 Declaraciones de Impuestos - Declaración - Relación de compra y venta

2 10 X La información se halla condensada en los libros oficiales de contabilidad de la entidad territorial. Seleccionar una muestra representativa del 2% por cada año para testimonio de la gestión de la oficina.









Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Respuesta

1653-33 INFORMES















Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1653-33.49 Informes de Supervisión y/o Interventorías a Contratos - Comunicación - Actas - Informes - Certificados - Soportes - Comunicaciones



- Formato plan de acción - Indicadores de gestión - Informes de seguimiento


1653-34 INVENTARIOS










Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1653-37.04 Liquidación de Impuestos y Contribuciones Municipales - Liquidación - Soportes

3 10 X Se selecciona una muestra representativa del 10% de la transferencia.

1653-37.07 Liquidación Oficial de Aforo - Informe - Resolución

3 10 X Se selecciona una muestra representativa del 10% de la transferencia.

1653-37.08

Liquidación Oficial de Revisión - Actas de apertura de inspección - Actas de visita - Declaraciones privadas - Emplazamientos - Informes de otras dependencias - Requerimientos especiales

3

10

X

Se selecciona una muestra representativa del 10% de la transferencia.

1653-39 MATRÍCULAS

1653-39.01 Matrículas de Industria y Comercio - Solicitud - Soportes - Recibo de pago - Novedades

3 10 X Una vez clausurado el establecimiento, el expediente se conserva durante tres años en el archivo de gestión y se selecciona una muestra del 10% de la transferencia en el archivo central







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Actualizaciones - Clausura - Traslados

1653-46 PROCESOS

1653-46.05 Procesos de Cobro Coactivo - Resolución - Orden de embargo - Mandamiento ejecutivo - Notificaciones - Avalúos - Traslados - Recurso - Levantamiento de embargo - Orden de remate

5 10 X Seleccionar una muestra aleatoria del 5%, como testimonio de la gestión de la oficina.

1653-48 PROGRAMAS

1653-48.18 Programa de Fiscalización de Sanción por Extemporaneidad - Oficio persuasivo - Archivo o envío al área de

liquidación


1653-48.19 Programa de Fiscalización Omisos - Auto de apertura - Oficio persuasivo








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Requerimiento ordinario - Pliego de cargos - Auto de inspección tributaria - Acta visita tributaria - Emplazamiento para declarar

1653-48.48 Programas de Fiscalización Inexactos - Auto de apertura - Requerimiento ordinario - Pliego de cargos - Auto de inspección tributaria - Acta de visita tributaria - Emplazamiento para declarar o

requerimiento especial


1653-49 PROYECTOS

1653-49.01 Proyecto de Creación y Manejo de Tasas y Contribuciones

- Proyecto

2 10 X Seleccionar una muestra representativa del 10% del total de la serie en cada transferencia


1653-56.01 Resolución de la Dirección de impuestos

- Resolución

4 10 X X Se conservan totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración Municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para consulta.



OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE MOVILIDAD Página 1 de 4




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1700-09.38 Certificados de Tramite de Cancelación de Matriculas

- Certificado

2 0 X Pierde Vigencia administrativa

1700-10 CIRCULARES







1700-17 CONTROLES

1700-17.12 Control de Comunicaciones Oficiales - Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo Certificado

2 5 X Se elimina en el archivo central porque los documentos originales hacen parte de otros expedientes.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Constancia de envío por correo electrónico



1700-23 DERECHOS DE PETICION - Derechos de petición. - Respuestas.

1 5 X Eliminar en el archivo central transcurrido el tiempo de Retencion.




1700-33 INFORMES


2 0 X Se elimina porque sustenta la gestión, y su contenido se consolida con los planes, proyectos y programas que adelanta el municipio.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES




1700-33.04

Informes a Entes de Control - Requerimiento - Informes - Anexos - Comunicaciones

2

8

X

X













Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



- Formato Plan de Acción - Informe por dependencia - Indicadores de Gestión - Informes de seguimiento

1 5 X Se eliminan en el archivo de gestión porque la información está en el plan de acción.

1700-34 INVENTARIOS


- Formato

1 10 X Se eliminan porque solo sustenta la gestión de la oficina.

1700-48 PROGRAMAS

1700-48.36 Programas de Regulación de Tarifas

- Programas - Estudio

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención porque pierden vigencia administrativa.

1700-48.37 Programas de Regulación de Transito - Programas - Estudio

2 0 X Se eliminan en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención porque pierden vigencia administrativa.


1700-56.08 Resolución de la Secretaria de Movilidad

- Resolución

4 10 X X Se conservan totalmente porque reflejan las decisiones políticas y administrativas de la administración municipal convirtiéndose en documentos históricos. Se digitalizan para Consulta.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SERVICIOS DE MOVILIDAD Página 1 de 5




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1701-09.19 Certificados de Licencias Registradas ante el Ministerio de Transporte - Certificados - Solicitud

1 0 X Se eliminan porque pierde su vigencia.

1701-17 CONTROLES


electrónico



- Derechos de Petición - Respuesta


1701-24 DILIGENCIAS JUDICIALES







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1701-24.06 Diligencias de Cobro Coactivo - Resolución - Orden de embargo - Mandamiento ejecutivo - Notificaciones - Avalúos - Traslados - Recurso - Levantamiento de embargo - Orden de remate


1701-30 EXCEPCIONES - Resolución


1701-33 INFORMES











Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1701-33.04



2

8

X

X













Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES





1701-34 INVENTARIOS

1701-34.04

Inventario Único Documental

- Formato

1

10

Se eliminan porque solo sustenta la gestión de la oficina.

1701-39 MATRICULAS

1701-39.02 Matricula de Motos - Formulario

5 15 X Una vez vencido el tiempo de circulación, y ordenada la baja del vehículo o reportada la pérdida o robo del mismo, el expediente se conserva durante 5 años en el archivo de gestión Y se selecciona una muestra del 10% de la transferencia en el archivo central

1701-39.03 Matricula de vehículos

- Formulario

5 15 X Una vez vencido el tiempo de circulación, y ordenada la baja del vehículo o reportada la pérdida o robo del mismo, el expediente se conserva durante 5 años en el archivo de gestión Y se selecciona una muestra del 10% de la transferencia en el archivo central







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1701-54 REGISTROS

1701-54.05 Registro de Comparendos

- Registro - Informes de Ampliación

2 20 X Se elimina porque la información está contenida en los expedientes contables.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CONTROL DE TRANSITO Y TRANSPORTE Página 1 de 3




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1702-17 CONTROLES


electrónico


1702-17.26 Control de Ocupación de Vías y Espacio Publico - Control

2 0 X La información se actualiza constantemente en el archivo de gestión y solo refleja la gestión de la dependencia

1702-17.66 Planillas de Comparendos Municipales - Planilla



- Derechos de Petición - Respuesta








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1702-33 INFORMES





1702-33.04



2

8

X

X










Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1702-33.37 Informes de Policía de Transito

- Informes

2 0 X Se elimina en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención después de la liquidación, porque los documentos originales hacen parte del contrato.







1702-34 INVENTARIOS


- Formato

1 10 X Se elimina porque solo sustentan la gestión de la oficina.



OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE PLANEACION Y PROSPECTIVA Página 1 de 9




Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1703-17 CONTROLES

1703-17.11 Control de Circulación de Automotores - Control



- Control - Solicitud - Respuesta - Guía de envío - Control de correo Certificado - Constancia de envío por correo

electrónico


1703-17.16 Control Empresas de Transporte - Control - Comunicaciones

2 0 X Es un documento de constante actualización en el Archivo de Gestión

1703-17.54 Control del Servicio Básico del Transporte Municipal - Control








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES



1 5 X Eliminar en el archivo Central trascurrido el tiempo de retención

1703-28 ESTUDIOS

1703-28.03 Estudios de Habilitación de Capacidad Transportadora de las Empresas - Estudios

2 0 X Pierden vigencia Administrativa

1703-28.05 Estudios de Movilidad para la Construcción de Centros Generadores de Viaje. - Estudios

2 0 X Pierden Vigencia Administrativa.

1703-28.06 Estudios de Planes de Manejo de Trafico durante la Construcción de Obras en las Vías Públicas - Estudios


1703-33 INFORMES

1703-33.01 Informe de Actividades - Requerimiento - Informes - Anexos








Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Comunicaciones



1703-33.04



2

8

X

X


1703-33.25 Informes de Empresas de Transporte

- Informes - Comunicaciones










Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES







1703-34 INVENTARIOS

1703-34.04 Inventario Único documental

- Formato

1 10 X Se elimina porque solo sustentan la gestión de la oficina.

1703-46 PROCESOS







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1703-46.06 Proceso de Colisión de Vehículos

- Formato - Fotocopia de documentos de

identificación de los involucrados - Fotocopia de Licencia de Tránsito

de los involucrados - Fotocopia del Seguro Obligatorio - Fotocopia de la Licencia de

Conducción - Declaraciones - Inventario de los Vehículos - Acta de Conciliación - Oficio de Remisión a la Fiscalía

1 5 X Seleccionar un 5% como muestra aleatoria representativa al año y lo demás se elimina porque los expedientes originales se encuentran en los despachos judiciales







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1703-46.07 Proceso de Investigación a las Empresas de Transporte

- Queja o Informe - labores previas de verificación - Auto de apertura indagación

preliminar - Notificaciones - Citaciones - Comunicaciones - Ampliación y ratificación queja o

informe - Declaraciones Juramentadas - Versión Libre - Visitas - Auto de archivo / Auto de apertura

de investigación disciplinaria - Notificaciones - Declaraciones Juramentadas - Comunicaciones - Auto de archivo /Auto de pliego de

cargos - Notificaciones - Pruebas Documentales

1 10 X Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionara una muestra de 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta los resultados de la investigación







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


- Comunicación para defensor de oficio

- Descargos del investigado - Pruebas aportadas por el

investigado - Auto de archivo/Alegatos de

conclusión - Auto interlocutorio - Notificaciones - Alegatos del Implicado o apoderado - Fallo de sanción o archivo - Notificaciones - Documento de apelación - Auto de trámite y traslado al

superior jerárquico - Comunicaciones - Fallo de Segunda instancia - Auto de acatar el fallo de segunda

instancia







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1703-42 PERMISOS

1703-42.02 Permiso de Ruptura de Vías.

- Solicitud - Permiso


1703-42.05 Permisos de Adaptación de Remolques. - Solicitud - Permiso


1703-42.06 Permisos de Cierres de Vías - Solicitud - Permiso


1703-48 PROGRAMAS

1703-48.17 Programa de Educación Vial - Programas

2 0 X La información se actualiza constantemente, los documentos desactualizados se eliminan en el archivo de gestión.

1703-48.39 Programa de Rutas y Horarios para la Prestación del Servicio del Transporte Publico

- Programa - Estudios y Diseños

2 0 X Es un documento de constante actualización. Se elimina en el archivo de gestión transcurrido los dos años de retención.







Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONES


1703-48.41 Programa de Seguridad del Peatón y del Conductor

- Programa - Estudios y Diseño


1703-48.42 Programa de Seguridad Vial y Transportes

- Programa - Estudios y Diseños


1703-49 PROYECTOS

1703-49.11 Proyectos de Inversión. - Proyecto

5 15 X X Adquieren Valor Secundario por lo tanto se conserva totalmente y se digitaliza para una consulta.

alcaldia de villavicencio gobierno de la … de...correspondientes tipos documentales a las cuales...

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