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ALCALDÍA DE POPAYÁN P-GF-ATR-11

DETERMINACIÓN OFICIAL DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO AVISOS Y TABLEROS - ICA

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1. OBJETIVO Determinar las actividades para el diseño y ejecución del Plan Anual de Control Fiscal de Impuesto de Industria y Comercio, específicamente los programas de Correcciones aritméticas, control de inexactitudes y el control de omisos, con el fin de realizar acciones efectivas para el recaudo de la ciudad de Popayán.

2. RESPONSABLE

Líder gestión financiera y profesional encargado del tema.

3. ALCANCE

Inicia desde la identificación de necesidades de control y finaliza con evaluar la ejecución del programa de anual de control de omisos. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Programa Anual de Correcciones Aritméticas. Orientado a identificar las declaraciones tributarias que contienen errores aritméticos, para su posterior corrección voluntaria por parte del contribuyente o corrección oficial por parte de la Secretaría de Hacienda. Programa Anual de Control de Inexactitudes. El cual permite identificar y priorizar aquellos contribuyentes con indicio de inexactitud en sus declaraciones tributarias, para que haciendo uso de las facultades de fiscalización de la Secretaría de Hacienda, se les revise la ocurrencia del hecho generador del tributo y su correcta determinación privada o consecuente liquidación oficial. Programa Anual de Control de Omisos. Diseñado para identificar y emplazar a aquellos contribuyentes que teniendo el deber de declarar el ICA, no lo hicieron dentro de los plazos establecidos por la Secretaría de Hacienda. 5. ASPECTOS GENERALES

· Todo documento o formato que sea recibido de parte del contribuyente debe ser recibido utilizando el sistema de radicación de correspondencia de la Alcaldía. Todo documento, formato o resolución que sea entregado al contribuyente, debe ser notificado de acuerdo con su naturaleza, según lo establecido en el Estatuto Tributario Nacional. Si el documento, formato o resolución no requiere notificación tributaria, debe ser radicado en el sistema de correspondencia de la Alcaldía. · Todos los documento firmados por un jefe de área, implica la aceptación de su contenido y previa revisión de requisitos legales y de forma. · Una vez entren en vigencia esquemas administrativos de expediente digital, este procedimiento debe ajustarse a dicho esquema. · Una vez entre en vigencia soluciones informáticas que le permitan al contribuyente de ICA, auto liquidar el tributo de tal forma que se eviten errores aritméticos de sumas y restas dentro de la



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declaración tributaria, el Programa Anual de Correcciones Aritméticas no contendrá acciones de control relacionadas con el numeral 3 del Art. 697 del Estatuto Tributario Nacional. 6. DESCRIPCIÓN O CONTENIDO

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1

Paso 1. Identificar

necesidades de control

Tomando como insumos todos o algunos de los siguientes documentos disponibles en la etapa planeación, el Responsable ICA, identificarán aquellos sectores de la economía o contribuyentes, que serán objeto de control durante la vigencia del Plan Anual de Control Tributario de ICA:

Responsable ICA

Plan Anual de Control Tributario

de ICA

• Plan de desarrollo municipal aprobado por Acuerdo del Concejo.

Informe de Análisis del

Entorno Económico ICA

• Plan de desarrollo nacional vigente.

• Presupuesto anual del municipio donde se determinan las metas de recaudo.

• Estudios de informalidad que elaboren entidades como la Cámara de comercio o sean contratados por la secretaría.

• Estudios por sectores económicos que elaboren entidades como la Cámara de comercio o sean contratados por la secretaría, donde se identifiquen aquellos sectores que están ejerciendo actividades gravadas en el municipio.

• Resultados de programas de fiscalización anteriores.

• Comportamientos fiscales de los contribuyentes de acuerdo con la información histórica en las bases de datos de la secretaría de Hacienda.

• Cruces de información exógena como la proveniente de la DIAN, de otras administraciones tributarias territoriales o de la Cámara de comercio, con la información endógena contenida en las bases de datos de la secretaría de Hacienda.

• Análisis de inteligencia fiscal de evasión sectorizada o localizada.

• Encuestas realizadas por la secretaría de Hacienda entre contribuyentes.

• Denuncias recibidas en la secretaría de Hacienda.

• Novedades normativas tributarias.

• Estudios de medición de la evasión.

• Otros análisis económicos de relevancia.



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Del análisis de esta información, el funcionario Responsable ICA elaborará y presentará un Informe de Análisis del Entorno Económico ICA al despacho de la Secretaría de Hacienda en el que se señale: i) tipos de análisis cualitativos y cuantitativos desarrollados; ii) fuentes de información utilizadas; iii) Propuestas de acciones de control a desarrollar y prioridad asignada a cada una; iv) Análisis de Cobertura del universo de contribuyentes.

El Informe de Análisis del Entorno Económico ICA, podrá contener algunos de los siguientes tipos de análisis:

• Cantidad e identificación de declaraciones privadas con error aritmético de la última vigencia presentada.

• Cantidad e identificación de contribuyentes con más de cinco (5) años de antigüedad como declarantes de ICA, que no declararon alguno de los últimos cinco (5) años gravables.

• Cantidad e identificación de contribuyentes con más de cinco (5) años de antigüedad como declarantes de ICA, que no declararon alguno de los últimos cinco (5) años gravables y además presentan mora en el impuesto predial unificado.

• Cantidad e identificación de contribuyentes declarantes de los impuestos de Renta, IVA, CREE, Impuesto al Consumo y Retenciones en DIAN, que no declaran ICA al municipio.

• Cantidad e identificación de comerciantes nuevos inscritos en Cámara de Comercio sin declarar ICA.

El Informe de Análisis del Entorno Económico ICA, debe ser aprobado al despacho de la Secretaría de Hacienda.

El Informe de Análisis del Entorno Económico ICA, contendrá un anexo ordenado por NIT, de aquellos contribuyentes que aparecen con mayor frecuencia en todos los análisis.

2

Paso 2. Clasificar y seleccionar acciones de

control

El Informe de Análisis del Entorno Económico ICA será el insumo para que el Responsable ICA presente el proyecto de Plan Anual de Control Tributario de ICA, el cual contendrá el alcance y cobertura de cada uno de los programas anuales y la priorización de las acciones de control que podrá ejecutar, teniendo en cuenta: i) capacidad operativa; ii) procesos en curso con riesgo de pérdida de competencia para determinar; y iii) relación costo - beneficio.

Responsable ICA Plan Anual de

Control Tributario de ICA



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Paso 3. Aprobar el Plan Anual de

Control Tributario de

ICA

Una vez radicado el proyecto de Plan Anual de Control Tributario de ICA, desde el despacho de la Secretaría de Hacienda, se citará al Comité de Dirección, donde se discutirá y aprobará el Plan Anual de Control Tributario de ICA. Este Comité de Dirección deberá aprobarlo antes de finalizar la vigencia y del mismo se dejará el acta de aprobación y versión definitiva del Plan.

Comité de Dirección

Acta de aprobación y

versión definitiva del Plan Anual de Control Tributario

de ICA

El Comité de Dirección estará conformado por los funcionarios definidos por el/la Secretario/a de Hacienda.

Si del Comité de Dirección surgen modificaciones al Plan Anual de Control Tributario de ICA, se convocará nuevamente a sesión de aprobación, a más tardar el 15 de diciembre de cada año y del mismo se dejará el acta de aprobación y versión definitiva del Plan Anual de Control Tributario de ICA.

Como periodo de transición, en el primer año de aplicación de este manual, las fecha de ejecución de las actividades hasta este punto señaladas, serán establecidas por el despacho de la Secretaría de Hacienda, sin perjuicio que para la siguiente vigencia se cumplan los plazos aquí señalados.

4

Paso 4. Ejecutar los programas incluidos en el

Plan

De acuerdo con lo definido en el Plan Anual de Control Tributario de ICA, el Responsable ICA asignará y ejecutará las actividades requeridas en cada programa incluido en el Plan. A continuación se describen las actividades necesarias para ejecutar los programas de i) Corrección aritmética, ii) Control de Omisos y iii) Control de Inexactitudes.

5 4.1 Programa Anual de Correcciones Aritméticas

6

4.1.1. Generar listado primera

etapa - Invitación a

corregir

En las fechas establecidas en el Plan Anual de Control tributario de ICA, para el Programa Anual de Correcciones Aritméticas, la persona asignada para asuntos informáticos (en adelante Encargado de soporte Software ICA), enviará mediante oficio escrito y en medio magnético al funcionario Responsable ICA, el listado

[1] de las declaraciones

tributarias de ICA presentadas en los dos últimos años, que presentan error aritmético, según lo señalado en el Art. 697 del Estatuto Tributario Nacional.

Encargado de soporte Software

ICA

Listado de declaraciones tributarias con

error aritmético

El listado de declaraciones deberá contener:

• Año gravable

• NIT del contribuyente



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• Nombre o razón social

• Dirección más reciente entre el Registro de Contribuyentes y declaraciones.

• Número del formulario de declaración a corregir

• Tipo de error aritmético

• Periodo gravable

• Fecha de presentación de la declaración

• Proyección de las sanciones por corrección que aplicarían, por corrección voluntaria, y por corrección oficial.

• Riesgo de pérdida de la facultad de corrección, el cual se determinará así:

Riesgo Alto: si entre la fecha máxima para liquidación de corrección y la fecha de generación del listado, hay entre seis y cero meses.

Riesgo Medio: si entre la fecha máxima para liquidación de corrección y la fecha de generación del listado, hay entre doce y seis meses.

Riesgo Bajo: si entre la fecha máxima para liquidación de corrección y la fecha de generación del listado, hay más de doce meses.

El listado deberá contener aquellas declaraciones que presentan error aritmético y que no han sido corregidas voluntariamente por el contribuyente a la fecha de generación del listado y cuya corrección implica un mayor valor a pagar. Art. 697 del Estatuto Tributario Nacional

7

4.1.2. Elaborar Invitación para

corregir voluntariamente

El Responsable ICA, proyectará para firma del mismo, el oficio de Invitación para corregir voluntariamente. Luego de firmada cada invitación por el Responsable ICA, se realizará el registro en el sistema de correspondencia de la entidad de cada Invitación por parte del personal de apoyo asignado por el Responsable ICA.

Responsable ICA

F-GF-ATR-11

Invitación para corregir

voluntariamente Considerando el plazo que existe para generar la Liquidación de corrección, los casos de riesgo ALTO se seleccionarán para que directamente reciban la Liquidación de corrección, de acuerdo con la actividad descrita en el punto 4.1.7. y no recibirán invitación a corregir.

Si todas los contribuyentes incluidos en el listado son calificados de riesgo ALTO, pasar al punto 4.1.7.



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4.1.3. Enviar Invitaciones para

corregir por error aritmético

Una vez firmadas las invitaciones a corregir y registradas en el sistema de correspondencia, el funcionario de apoyo ICA asignado, coordinará el envío a los contribuyentes contenidos en el listado de cada Invitación a corregir, a través del servicio de correo certificado con el que cuente la entidad. La dirección utilizada para el envío, será la dirección indicada en el listado entregado por el Encargado de soporte Software ICA en el punto 4.1.1.

Responsable ICA

9 4.1.4. Activar

llamadas (opcional)

Si la entidad ha contratado un sistema automático de llamadas o Call center, el Responsable ICA, deberá coordinar la generación de comunicaciones telefónicas de la invitación a corregir, adaptando el mensaje al formato telefónico correspondiente. Esta actividad es opcional, si no se cuenta con este servicio, pasar al siguiente punto.

Responsable ICA

10

4.1.5. Generar listado segunda

etapa - Liquidación de Corrección por

Error Aritmético - LCEA

El Encargado de soporte Software ICA, generará nuevamente el listado de las declaraciones tributarias de ICA presentadas en los dos últimos años y que presentan error aritmético, según lo señalado en el Art. 697 del Estatuto Tributario Nacional y lo enviará mediante oficio escrito y en medio magnético al Responsable ICA, con el mismo contenido señalado para el primer envío en el punto 4.1.1. del presente manual e incluyendo la proyección de las sanciones por error aritmético contemplada en el art. 646 del ETN.


ICA

Listado de declaraciones tributarias con

error aritmético

El listado incluirá el número del proceso el cual será asignado consecutivamente, de acuerdo con el inventario de expedientes de determinación del ICA. art. 697 del Estatuto Tributario Nacional art. 646 del ETN.

11

4.1.6. Abrir expediente de determinación

ICA

El Responsable ICA, delegará al personal de apoyo la apertura de los expedientes físicos, para cada uno de los contribuyentes contenidos en el listado generado en el punto anterior. En cada expediente incluirá copia de la Invitación para corregir enviada previamente, con la constancia de envío por correo. La apertura de cada expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Responsable ICA

El Responsable ICA llevará un control del inventario de expedientes de determinación ICA.



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4.1.7. Elaborar Liquidaciones de Corrección por


El Responsable ICA, en sinergia con el personal de apoyo de ICA; proyectará la Liquidación Oficial de Corrección Aritmética (en adelante LCEA), La cual contendrá la sanción por corrección establecida en el art. 646 del Estatuto Tributario Nacional.

Responsable ICA

F-GF-ATR-12 Liquidación Oficial

de Corrección Aritmética (en adelante LCEA)

13

4.1.8. Firmar Liquidaciones de Corrección por


El Responsable ICA deberá revisar y aprobar cada LCEA y de ser el caso, solicitar al funcionario de apoyo ICA, las correcciones necesarias.

Responsable ICA

Liquidación Oficial de Corrección Aritmética (en adelante LCEA)

aprobada

Las LCEA serán firmadas por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de la facultad de corrección descrita en el art. 698 del Estatuto Tributario Nacional.

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4.1.9. Notificar Liquidaciones de Corrección por


Una vez firmadas las LCEA, el funcionario de apoyo asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 del Estatuto Tributario Nacional. art. 565 del Estatuto Tributario Nacional

Responsable ICA

15

4.1.10. Actualizar

expediente de determinación

ICA

Ejecutado el proceso de notificación, el funcionario de apoyo asignado por el Responsable ICA, incluirá en el cada expediente la LCEA, así como la constancia de notificación correspondiente. Lo anterior, de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Responsable ICA

16 4.1.11. Gestionar

recurso de reconsideración

Si el contribuyente interpone recurso de reconsideración dentro de los dos meses siguientes a la notificación de la LCEA, el Responsable ICA recurrirá al personal de apoyo en ICA, para que realice la gestión del recurso de reconsideración, de acuerdo con las actividades descritas en el Capítulo V del presente Manual.

Responsable ICA

El funcionario de apoyo asignado para gestionar el recurso de reconsideración deberá ser diferente al que proyectó la LCEA.

Responsable ICA

Si el contribuyente no interpuso recurso de reconsideración, pasar a la actividad 4.1.13.

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4.1.12. Gestionar expediente por

demanda ante la vía Contenciosa Administrativa

Si el contribuyente presenta demanda ante la vía Contenciosa Administrativa dentro de los cuatro meses siguientes a la notificación de la LCEA, el expediente deber ser remitido por escrito al responsable jurídico de representar a la Alcaldía,

Responsable ICA Remisión de expediente

http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/ccdb9154b33fc5c405256f0e005a3077?OpenDocument





http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/34341d1a4bade73305256f0d005cf9a3?OpenDocument







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mediante escrito proyectado por el Responsable ICA y firmado por el/la Secretario/a de Hacienda.

El Responsable ICA ordenará generar una copia del expediente donde se incluirá la comunicación remitida el responsable jurídico de la Alcaldía.

Si el contribuyente no interpuso demanda, pasar a la actividad 4.1.13.

18 4.1.13.

Ejecutoriar LCEA

Mensualmente y por un periodo de cinco meses siguientes al envío de las LCEA, el funcionario de apoyo asignado por el Responsable ICA, identificará los expedientes en los que:

• Venció el plazo de dos meses para presentar el recurso de reconsideración y el contribuyente no hizo uso de este mecanismo.

Responsable ICA

• Presentado el recurso de reconsideración, este no se admitió.

• Venció el plazo de cuatro meses para presentar demanda ante la vía Contenciosa Administrativa y el contribuyente no hizo uso de estos mecanismos.

Los expedientes identificados serán trasladados al Responsable ICA para que con su firma y mediante sello o mecanismo definido para tal fin, deje constancia en la LCEA de la fecha de ejecutoria del acto administrativo.

19

4.1.14. Cerrar etapa de

determinación ICA

En la fecha estipulada en el cronograma del Programa de Corrección Aritmética, el Responsable ICA asignará a un funcionario de apoyo ICA para que sobre los expedientes ejecutoriados, se verifique que el expediente contenga:

Responsable ICA

Lista de las LCEA ejecutoriadas

• La invitación a corregir con su constancia de envío.

• La LCEA con su constancia de notificación y constancia de ejecutoria.

• El recurso de reconsideración y la resolución de in admisión, de ser el caso.

Lo anterior, de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Así mismo, el funcionario de apoyo ICA realizará una lista de las LCEA ejecutoriadas, con el siguiente contenido:



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• NIT/CC del contribuyente.

• Nombre o razón social del contribuyente.

• Dirección del contribuyente.

• Teléfono del contribuyente.

• Número de la LCEA

• Fecha de ejecutoria de la LCEA

• Valor de la LCEA (Incluyendo impuesto y sanciones)

Este listado debe ser entregado al Responsable ICA, para dar inicio a la etapa de cobro persuasivo señalada en el Capítulo III del presente manual.

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4.1.15. Evaluar ejecución del programa de corrección de

error aritmético

Bimestralmente, el Responsable ICA presentará al despacho de la Secretaría de Hacienda, el Informe de seguimiento del Plan Anual de Control Tributario de ICA, donde presentará los avances de cada programa.

Responsable ICA

F-GF-ATR-13 Informe de

seguimiento del Plan Anual de

Control Tributario de ICA.

21 4.2. Ejecutar el Programa Anual de Control de Inexactitudes

22

4.2.1. Generar listado de

declaraciones a verificar

En las fechas establecidas en el Plan Anual de Control Tributario de ICA, para el Programa Anual de Control de Inexactitudes, la persona asignada para asuntos informáticos (en adelante Encargado de soporte Software ICA), enviará mediante oficio escrito y en medio magnético, al Responsable ICA, el listado de las declaraciones tributarias de ICA que fueron priorizadas en el paso 2 de este manual para ser auditadas.


ICA

Listado de las declaraciones

tributarias de ICA priorizadas

El listado de declaraciones deberá contener: Responsable ICA

• Año gravable



• Dirección más reciente entre el Registro de Contribuyentes y declaración a corregir.

• Número del formulario de declaración

• Origen de la selección (Cruce de información, denuncia, análisis de datos)

• Fecha de presentación de la declaración.

• Fecha máxima para expedir el requerimiento especial, equivalente a un (1) año y once (11) meses calendario, siguientes a la fecha de presentación de la declaración extemporánea, o del vencimiento del plazo para declarar, o de la solicitud de un saldo a favor.

• Proyección de la sanción por corrección antes del requerimiento.



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• Riesgo de pérdida de la facultad de corrección, equivalente: Riesgo Alto: Entre la fecha máxima para liquidación de revisión y la fecha de generación del listado, hay entre seis y cero meses.

Riesgo Medio: Entre la fecha máxima para liquidación de revisión y la fecha de generación del listado, hay entre doce y seis meses.

Riesgo Bajo: Entre la fecha máxima para liquidación de revisión y la fecha de generación del listado, hay más de doce meses

El listado deberá contener aquellas declaraciones que no han sido corregidas voluntariamente por el contribuyente a la fecha de generación del listado y cuya corrección implica un mayor valor a pagar.

El listado incluirá el número de la investigación, el cual será asignado consecutivamente, de acuerdo con el inventario de expedientes de determinación del ICA.

23 4.2.2.

Distribución de investigaciones

Utilizando los criterios de capacidad operativa, nivel de riesgo, recaudo potencial y de forma aleatoria, el Responsable ICA asignará cada investigación entre el personal de apoyo ICA.

Asignación de investigación

Se asignará al personal de apoyo la investigación permanente de cada proceso como también administración de expedientes, notificaciones y gestión documental que se asignen.

Responsable ICA

La distribución de inspecciones tendrá en cuenta:

• La asignación será comunicada mediante escrito a cada funcionario asignado.

• Una inspección podrá ser asignada a más de dos profesionales.

• La inspección puede ser asignada a funcionarios de nivel técnico o tecnológico, sin embargo en estos casos la asignación también se realizará simultáneamente a un profesional.

24 4.2.3. Generar

Auto de Inspección

El funcionario de apoyo asignado a cada investigación, proyectará el Auto de Inspección, en el cual se ordena la inspección tributaria y contable.

Responsable ICA

F-GF-ATR-14 Auto

de Inspección.

Como apoyo a las labores de inspección para realizar las inspecciones podrán asignarse funcionarios de apoyo diferentes a los que ejecutarán la investigación completa. En todo



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caso, por inspección deberán estar comisionados al menos dos funcionarios.

25 4.2.4. Firmar

Auto de inspección

El Responsable ICA deberá revisar y aprobar cada Auto de Inspección y de ser el caso, solicitar al funcionario de apoyo encargado, las correcciones necesarias.

Responsable ICA Autos de

Inspección aprobados

Los Autos de Inspección serán firmados por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en los arts. 684, 779, 779-1, y 782 del Estatuto Tributario Nacional. arts. 684, 779, 779-1, y 782 del Estatuto Tributario Nacional

26 4.2.5. Notificar

por correo Auto de inspección

Una vez firmados los Autos de Inspección, el funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional. art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional

Responsable ICA

27


ICA

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, realizará la apertura de los expedientes físicos, para cada uno de los contribuyentes contenidos en el listado generado en el punto anterior.

Control del inventario de

expedientes de determinación

ICA.

En cada expediente incluirá copia del Auto de Inspección. La apertura de cada expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Personal de apoyo


28 4.2.7. Elaborar plan de trabajo

inspecciones

Los servidores públicos comisionados, realizarán un plan de trabajo para ejecución de inspecciones.

Servidores públicos comisionados

F-GF-ATR-15 Plan de trabajo

para ejecución de inspecciones.

En dicho plan se deben presentar cronológicamente las actividades que ejecutará el equipo de inspección, para cumplir los objetivos de verificar la exactitud de las declaraciones, establecer la existencia de hechos gravables, declarados o no, verificar el cumplimiento de las obligaciones formales, y verificar circunstancias de tiempo, modo y lugar.



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29 4.2.8. Aprobar plan de trabajo

inspecciones

El plan de trabajo de cada inspección deber ser revisado y aprobado con la firma del funcionario Responsable ICA y de ser el caso, solicitar las correcciones necesarias.

Responsable ICA Planes de trabajo

aprobados

30

4.2.9. Elaborar Requerimiento (s) Ordinario (s) de Información -

ROI

Una vez aprobado al plan de trabajo y durante la ejecución de la investigación, de acuerdo con las facultades definidas en los artículos 684 y 686 del ETN, cada funcionario de apoyo asignado a las investigaciones proyectará los Requerimientos Ordinarios de Información (en adelante ROI). artículos 684 y 686 del ETN

Responsable ICA

F-GF-ATR-16 Requerimientos

Ordinarios de Información (ROI).

31

4.2.10. Firmar Requerimiento (s) Ordinario (s) de Información -

ROI

El Responsable ICA deberá revisar y aprobar cada ROI y de ser el caso, solicitar las correcciones necesarias.

Responsable ICA ROI aprobados Los ROI serán firmados por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en los artículos. 684, 779, 779-1, y 782 del Estatuto Tributario Nacional. arts. 684, 779, 779-1, y 782 del Estatuto Tributario Nacional

32

4.2.11. Enviar Requerimiento (s) Ordinario (s) de Información -

ROI

Una vez firmados los ROI, el funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA coordinará el envío por correo certificado, previo registro de cada ROI en el sistema de correspondencia de la entidad.

Personal de apoyo Registro de ROI en

el sistema de correspondencia

33

4.2.12. Actualizar


ICA

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, incluirá en cada expediente la constancia de notificación del Auto de Inspección, el plan de trabajo y cada ROI. La actualización del expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Personal de apoyo

Constancia de notificación del

Auto de Inspección

En el expediente se incluirán adicionalmente, las respuestas que se reciban de los ROI. Cada respuesta debe ser recibida oficialmente a través del sistema de correspondencia de la entidad, salvo que sean recibidas durante la ejecución de las inspecciones, lo cual constará en la respectiva Acta de Inspección, de acuerdo con lo descrito en el punto 4.1.15.

34 4.2.13. Realizar

inspección tributaria y/o

En la (s) fecha (s) señalada (s) en el Auto de Inspección, los funcionarios de apoyo comisionados realizarán la inspección tributaria

Plan de trabajo para ejecución de

inspecciones



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contable y/o contable ordenada.

Durante las inspecciones tributarias, pueden realizarse las actividades necesarias para establecer las presunciones descritas en los artículos 756, 757, 758, 759 y 760 del ETN, actividades que a su vez deben considerarse en el plan de trabajo mencionado en el punto 4.2.7.

Personal de Apoyo

Si el plan de trabajo aprobado no considera estas actividades que durante la inspección se identificaron como relevantes para la determinación oficial del tributo, se solicitará la modificación del plan de trabajo al Responsable ICA para continuar con su ejecución, las cuales deben realizarse dentro de los plazos establecidos. artículos 756, 757, 758, 759 y 760 del ETN

35 4.2.14. Elaborar

Acta de Inspección

Una vez terminada cada inspección, los funcionarios de apoyo comisionados dejarán constancia de las actividades realizadas en el Acta de Inspección, utilizando el formato, copia de la cual se entregará al contribuyente.

Personal de Apoyo F-GF-ATR-17

Acta de Inspección.

36

4.2.15. Recibir información y

respuestas a ROI durante

inspecciones

Las respuestas a los ROI y demás información solicitada durante las inspecciones, pueden recibirse personalmente durante la ejecución de dichas inspecciones, de lo cual se dejará constancia en el Acta de Inspección, utilizando el formato, copia de la cual se entregará al contribuyente.

Personal de Apoyo F-GF-ATR-17

Acta de Inspección.

37 4.2.16. Elaborar

Informe de inspección

Una vez terminadas las inspecciones tributarias y/o contables ordenadas para la investigación, el funcionario de apoyo, presentará al Responsable ICA, el Informe de Inspección. El tiempo para el desarrollo de este informe, debe estar considerado en el plan de trabajo del equipo de inspección.

Responsable ICA F-GF-ATR-18 Informe de Inspección.

Si el informe de inspección contiene la recomendación de cerrar la investigación, pasar al punto 4.2.38.

38

4.2.17. Actualizar


ICA

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, incluirá en cada expediente, las respuestas que se reciban de los ROI, las Actas de Inspección realizadas y el Informe de inspección. La actualización del expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Personal de apoyo Expedientes actualizados



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39 4.2.18. Elaborar Requerimiento

especial

Si el informe de inspección contiene la recomendación de seguir con el procedimiento de revisión, de acuerdo con lo estipulado en los artículos 703, 704 y 705 del ETN, El funcionario de apoyo asignado a cada investigación, proyectará el Requerimiento especial, para tal efecto. artículos 703, 704 y 705 del ETN

Responsable ICA F-GF-ATR-19

Requerimiento especial.

40 4.2.19. Firmar el Requerimiento

especial

El Responsable ICA deberá revisar y aprobar cada Requerimiento especial y de ser el caso, solicitar al personal de apoyo asignado, las correcciones necesarias.

Responsable ICA Requerimientos

especiales aprobados

El Requerimiento especial será firmado por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en los artículos 703, 704 y 705 del Estatuto Tributario Nacional. artículos 703, 704 y 705 del Estatuto Tributario Nacional

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4.2.20. Notificar el

Requerimiento especial

Una vez firmado el Requerimiento especial, el funcionario de apoyo asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en los artículos 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional. artículos 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional

Personal de apoyo

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4.2.21. Analizar respuesta al

requerimiento especial

SI el contribuyente formula por escrito sus objeciones, solicita pruebas, solicita agregar al proceso documentos que reposen en sus archivos, así como la práctica de inspecciones tributarias, de acuerdo con lo estipulado en el Art. 707 del ETN, el funcionario de apoyo asignado a la investigación analizará los requerimientos del contribuyente y establecerá si es procedente modificar la determinación oficial del tributo, si es necesario continuar con la liquidación de revisión o si debe solicitarse la ampliación del requerimiento especial.

Personal de apoyo Respuesta a

requerimiento oficial

Si es necesario ampliar el requerimiento especial, el funcionario de apoyo asignado solicitará por escrito al Responsable ICA la autorización para continuar, indicando los argumentos de la solicitud de ampliación en este caso, se debe continuar con la actividad del punto 4.2.22.

Responsable ICA

Si el contribuyente acepta total o parcialmente los hechos planteados en el requerimiento, por los hechos aceptados el funcionario de apoyo deberá

http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/af768e3e399d38d505256f0e005abfb3?OpenDocument














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continuar con la actividad descrita en el punto 4.2.26.

Si es necesario continuar con la Liquidación de Revisión, pasar a la actividad del punto 4.2.28.

Toda respuesta al requerimiento oficial deberá ser radicada en el sistema institucional de correspondencia de la Alcaldía.

El funcionario de apoyo deberá verificar que la respuesta al requerimiento se hubiese radicado dentro de término en la entidad. Si la respuesta se radicó fuera de término, debe continuarse con la Liquidación de Revisión y pasar a la actividad del punto 4.2.28. Art. 707 del ETN

43 4.2.22. Ampliar requerimiento

especial

El funcionario ICA de acuerdo con lo estipulado en al art. 708 del ETN, podrá autorizar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha del vencimiento del plazo para responderlo, ordenar su ampliación, por una sola vez, y decretar las pruebas que estime necesarias.

El funcionario de apoyo asignado a cada investigación, proyectará el Ampliación Requerimiento especial.

Personal de apoyo

F-GF-ATR-20 Ampliación

Requerimiento especial.

art. 708 del ETN

44

4.2.23. Firmar ampliación al


El Responsable ICA deberá revisar y aprobar cada Requerimiento especial y de ser el caso, solicitar al funcionario de apoyo ICA, las correcciones necesarias.

Responsable ICA

Requerimiento especial aprobado

El Requerimiento especial será firmado por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en los artículos 703, 704 y 705 del Estatuto Tributario Nacional. artículos 703, 704 y 705 del Estatuto Tributario Nacional

45

4.2.24. Notificar ampliación al


Una vez firmado el Requerimiento especial, el funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en los artículos 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional.

Personal de apoyo

http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/ee7f18c11aeb339305256f0e005accfb?OpenDocument








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artículos 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional

46

4.2.25. Ordenar inspección

tributaria y/o contable

Luego de recibida la respuesta del contribuyente al requerimiento especial o a su ampliación y dentro de los seis (6) meses siguientes, de acuerdo con lo establecido en el art. 710 del ETN para notificar la liquidación de revisión, se podrá ordenar inspección tributaria y/o contable, lo cual suspenderá el término para notificar la liquidación de revisión, por tres (3) meses contados a partir de la notificación del auto de las decrete o por dos (2) meses si se requiere ejecutar pruebas sobre documentos que no reposan en el expediente.

Personal de apoyo Auto de

Inspección y su notificación

La elaboración del auto de inspección y su notificación debe realizarse en los términos descritos en los puntos 4.2.3, 4.2.4 y 4.2.5 para luego continuar con las actividades de ejecución de las inspecciones descritas en los puntos 4.2.13, 4.2.14, 4.2.15 y 4.2.16 del presente manual. art. 710 del ETN

47

4.2.26. Verificar aceptación total

o parcial del requerimiento

Si el contribuyente acepta total o parcialmente los hechos planteados en el requerimiento o su ampliación, el Funcionario de apoyo deberá verificar en la declaración de corrección presentada por el contribuyente, que se hubiese liquidado la sanción por inexactitud de que trata el artículo 647, reducida a la cuarta parte de la planteada en el requerimiento o su ampliación, en relación con los hechos aceptados.

Personal de apoyo Oficio de

inconsistencia en liquidación

De encontrarse inconsistencias en la liquidación privada, el Funcionario de apoyo proyectará para firma del funcionario Responsable ICA, oficio al contribuyente indicando la inconsistencia, para que la misma sea subsanada dentro del plazo para notificar la liquidación de revisión. Para tal efecto, se seguirán las actividades descritas en los puntos 4.2.9, 4.2.10 y 4.2.11 del presente manual.

Si el contribuyente acepta totalmente los hechos y la declaración de corrección se presentó correctamente, continuar con la actividad del punto 4.2.39. artículo 647

http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/59aa0fef2986b6f805256f0e005af597?OpenDocument











http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/127b5288c7d1c51a05256f0e00557b43?OpenDocument











Versión: 01

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48

4.2.27. Analizar respuesta a la ampliación del requerimiento

especial

Si el contribuyente formula por escrito sus objeciones, solicita pruebas, solicita agregar al proceso documentos que reposen en sus archivos, en el art. 710 del ETN, el Funcionario de apoyo asignado a la investigación analizará los requerimientos del contribuyente y verificará si el contribuyente aceptó total o parcialmente los hechos planteados y si la respuesta se dio dentro del término legal.

Personal de apoyo Respuesta a

requerimiento oficial

Si el contribuyente aceptó total o parcialmente los hechos planteados en la ampliación del requerimiento, por los hechos aceptados el funcionario auditor deberá ejecutar la actividad descrita en el punto 4.2.26. Por los hechos no aceptados, debe continuarse con la actividad del punto 4.2.28.

Si la respuesta se radicó fuera de término, debe continuarse con la Liquidación de Revisión y pasar a la actividad del punto 4.2.28.

Si como resultado de las inspecciones realizadas con ocasión del requerimiento especial o su emplazamiento concluyen en su informe cerrar la investigación, o la información entregada por el contribuyente da mérito para cerrar la investigación, pasar a la actividad del punto 4.2.36.

Toda respuesta al requerimiento oficial deberá ser radicada en el sistema institucional de correspondencia de la Alcaldía. art. 710 del ETN

49

4.2.28. Elaborar Liquidación Oficial de

Revisión - LOR

Si hay mérito para ello, siguiendo lo establecido en el art. 710 del ETN, el Funcionario de apoyo asignado, proyectará la Liquidación Oficial de Revisión (en adelante LOR) utilizando el formato, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de vencimiento del término para dar respuesta al Requerimiento Especial o a su ampliación, según el caso. art. 710 del ETN

Personal de apoyo

F-GF-ATR-21

Liquidación Oficial de Revisión (en adelante LOR).

50

4.2.29. Firmar Liquidación Oficial de

Revisión - LOR

El Responsable ICA deberá revisar que la LOR cumpla con los requisitos formales y con lo estipulado en los Arts. 711 y 712 del ETN, verificando que la LOR se contraiga exclusivamente a la declaración del contribuyente y a los hechos que hubieren sido contemplados en el requerimiento especial o en su ampliación si la hubiere. De requerirse, el Responsable ICA debe solicitar las correcciones del caso al Funcionario de

Responsable ICA




















Versión: 01

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apoyo.

En ejercicio de la facultad establecida en el art. 702 del ETN, el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de dicha facultad, podrá modificar, por una sola vez, las liquidaciones privadas de los contribuyentes o agentes de retención mediante la expedición de una LOR. Arts. 711 y 712 del ETN art. 702 del ETN

51

4.2.30. Notificar Liquidación Oficial de

Revisión - LOR

Una vez firmada la LOR, el funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional. art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional

Responsable ICA LOR aprobada

52

4.2.31. Actualizar


ICA

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, incluirá en cada expediente, los ROI notificados, las Actas de Inspección realizadas e Informe de inspección, el Requerimiento especial y su ampliación si la hubiere, la LOR y demás documentos relacionados con la investigación, cada documento con su constancia de notificación o envío. La actualización del expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.


53 4.2.32. Gestionar

recurso de reconsideración

Si el contribuyente interpone recurso de reconsideración dentro de los dos (2) meses siguientes a la notificación de la LOR, el Responsable ICA asignará un funcionario de apoyo ICA para que realice la gestión del recurso de reconsideración, de acuerdo con las actividades descritas en el Capítulo V del presente Manual.

Personal de apoyo

El funcionario de apoyo ICA asignado para gestionar el recurso de reconsideración deberá ser diferente al que proyectó la LOR.


http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/da37941e85f166f505256f0e005a6de4?OpenDocument









Versión: 01

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54 4.2.33. Verificar aceptación total o parcial la LOR

Si dentro del término para interponer el recurso de reconsideración contra la LOR, el contribuyente acepta total o parcialmente los hechos planteados, la sanción por inexactitud se reducirá a la mitad de la sanción inicialmente propuesta por la Administración, en relación con los hechos aceptados.

Personal de apoyo Oficio de

inconsistencia en liquidación

Para tal efecto, el contribuyente debió corregir y presentar ante las entidades financieras autorizadas su liquidación privada, incluyendo los mayores valores aceptados y la sanción por inexactitud reducida, y presentar un memorial ante la correspondiente oficina de Recursos Tributarios, en el cual consten los hechos aceptados y se adjunte copia o fotocopia de la respectiva corrección y de la prueba del pago o acuerdo de pago de los impuestos.

El Funcionario de apoyo verificará la declaración presentada por el contribuyente y de encontrarse inconsistencias en la declaración de corrección, el Funcionario de apoyo proyectará para firma del Responsable ICA, oficio al contribuyente indicando la inconsistencia, para que la misma sea subsanada dentro del plazo para notificar la liquidación de revisión. Para tal efecto, se seguirán las actividades descritas en los puntos 4.2.9, 4.2.10 y 4.2.11 del presente manual.

Si el contribuyente acepta totalmente los hechos y la declaración de corrección se presentó correctamente, continuar con la actividad del punto 4.2.34.

Si el contribuyente no presentó la declaración de corrección y tampoco presentó el recurso de reconsideración o lo presentó fuera de término, continuar con la actividad del punto 4.2.34.

55


demanda ante la vía Contenciosa Administrativa.

Si el contribuyente presenta demanda ante la vía Contenciosa Administrativa dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la notificación de la LOR, el expediente deber ser remitido por escrito al responsable jurídico de representar a la Alcaldía, mediante escrito proyectado por el Responsable ICA y firmado por el/la Secretario/a de Hacienda.

Responsable ICA Oficio remitiendo

expediente



56 4.2.35.

Ejecutoriar LOR

Mensualmente y por un periodo de cinco (5) meses siguientes al envío de las LOR, el funcionario asignado por el Responsable ICA,



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identificará los expedientes en los que:

• Venció el plazo de dos (2) meses para presentar el recurso de reconsideración y el contribuyente no hizo uso de este mecanismo.

Responsable ICA


• Venció el plazo de cuatro (4) meses para presentar demanda ante la vía Contenciosa Administrativa y el contribuyente no hizo uso de estos mecanismo.

Los expedientes identificados serán trasladados al Responsable ICA para que con su firma y mediante sello o mecanismo definido para tal fin, deje constancia en la LOR de la fecha de ejecutoria del acto administrativo.

57

4.2.36. Elaborar Auto de Archivo de Investigación

Inexactitudes

Si el informe de inspección recomienda el archivo de la investigación, el Funcionario de apoyo elaborará el Auto de Archivo utilizando el formato, indicando la justificación del cierre de la investigación.

Personal de apoyo F-GF-ATR-22

Auto de Archivo.

58

4.2.37. Firmar Auto de Archivo de Investigación

Inexactitudes

El Responsable ICA verificará que exista coherencia entre las recomendaciones realizadas en el Informe de Inspección, las actas de inspección, la información solicitada y la legislación tributaria.

Responsable ICA Auto firmado

De autorizarse el archivo, el auto será firmado por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de dicha facultad y se continuará con la actividad de notificación. De no autorizarse el archivo, se continuará con las actividades del proceso de LOR.

59

4.2.38. Notificar Auto de Archivo de Investigación

Inexactitudes

Una vez firmada la LOR, el Personal de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional. art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional

Personal de apoyo LOR aprobada

60


determinación ICA

En la fecha estipulada en el cronograma del Programa de Control de Inexactitudes, el Responsable ICA asignará al Personal de apoyo ICA para que sobre los expedientes ejecutoriados, se verifique que el expediente contenga:


• Auto de Inspección y constancia de su notificación,

lista de las LOR ejecutoriadas

• Plan de trabajo de la inspección,



Versión: 01

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• Requerimientos Ordinarios de Información (ROI) y constancia de su notificación,

• Respuestas a cada ROI,

• Actas de Inspección realizadas,

• Informes de inspección,

• Requerimiento especial y constancia de su notificación,

• Ampliación al requerimiento especial y constancia de su notificación, si la hubiere,

• Respuestas del contribuyente con sus soportes,

• Liquidación Oficial de Revisión LOR y constancia de su notificación y de ejecutoria.

• Recurso de reconsideración y constancia de su notificación, si lo hubiere,

• Resolución de in admisión del recurso de reconsideración, de ser el caso, y

• Auto de archivo y constancia de su notificación, si lo hubiere Lo anterior, de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Así mismo, el funcionario de funcionario de apoyo ICA realizará una lista de las LOR ejecutoriadas, con el siguiente contenido:





• Número de la LOR

• Fecha de ejecutoria de la LOR

• Valor de la LOR (Incluyendo impuesto y sanciones)


61

4.2.40. Evaluar ejecución del programa de

anual de control de inexactitudes

Bimestralmente, el funcionario Responsable ICA presentará al despacho de la Secretaría de Hacienda, el Informe de seguimiento del Plan Anual de Control Tributario de ICA, donde presentará los avances de cada programa. Para tal efecto, se deberá utilizar el formato.

Responsable ICA




62 Paso 4.3. Ejecutar el Programa Anual de Control de Omisos



Versión: 01

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63

4.3.1. Generar listado de

declaraciones de contribuyentes

En las fechas establecidas en el Plan Anual de Control Tributario de ICA, para el Programa Anual de Control de Omisos, el Encargado de soporte Software ICA, enviará mediante oficio escrito y en medio magnético, al funcionario Responsable ICA, el listado de contribuyentes que fueron seleccionados para control de omisión en el paso 2 de este manual.


ICA

Listado de contribuyentes seleccionados

para control de omisión

El listado de declaraciones deberá contener:

• Año gravable



• Dirección más reciente entre el Registro de Contribuyentes y en otras declaraciones

• Otras direcciones asociadas al NIT

• Riesgo de pérdida de la facultad de aforo, equivalente:

Riesgo Alto: Entre la fecha del vencimiento del plazo para declarar y la fecha de generación del listado, hay entre seis y cero meses.

Riesgo Medio: Entre la fecha del vencimiento del plazo para declarar y la fecha de generación del listado, hay entre doce y seis meses

Riesgo Bajo: Entre la fecha del vencimiento del plazo para declarar y la fecha de generación del listado, hay más de doce meses

El listado contendrá posibles omisiones causadas dentro de los cinco años previos al inicio del programa.

64

4.3.2. Elaborar Invitación para

presentar declaración

El Personal de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, proyectará la Invitación para presentar declaración. Luego de firmada cada invitación por el Responsable ICA, el funcionario asignado realizará el registro en el sistema de correspondencia de la entidad de cada Invitación.

Personal de apoyo

F-GF-ATR-23 Invitación para

presentar declaración.

Considerando el plazo que existe para generar el Liquidación de Aforo, los casos de riesgo ALTO se seleccionarán para que directamente reciban el emplazamiento para declarar, de acuerdo con la actividad descrita en el punto 4.3.7. y no recibirán invitación a declarar. Si todas los contribuyentes incluidos en el listado son calificados de riesgo ALTO, pasar al punto 4.3.7.



Versión: 01

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65 4.3.3. Enviar

Invitaciones para declarar

Una vez firmadas las invitaciones para declarar y registradas en el sistema de correspondencia, el funcionario de apoyo ICA asignado, coordinará el envío a los contribuyentes contenidos en el listado, a través del servicio de correo certificado con el que cuente la entidad. La dirección utilizada para el envío, será la dirección indicada en el listado entregado por el Encargado de soporte Software ICA, en el punto 4.3.1.

Personal de apoyo

66 4.3.4. Activar

llamadas (opcional)

Si la entidad ha contratado un sistema automático de llamadas o call center, el Responsable ICA, deberá coordinar la generación de comunicaciones telefónicas de la invitación para declarar, adaptando el mensaje al formato telefónico correspondiente. Esta actividad es opcional, si no se cuenta con este servicio, pasar al siguiente punto.

Responsable ICA

67

4.3.5. Generar listado segunda

etapa - Emplazamiento

para declarar

El Encargado de soporte Software ICA, generará el listado de los contribuyentes que no atendieron la invitación a declarar y lo enviará mediante oficio escrito y en medio magnético al Responsable ICA, con el mismo contenido señalado para el primer envío en el punto 4.3.1.


ICA

Listado de los contribuyentes

que no atendieron la invitación a

declarar

El listado incluirá el número del proceso el cual será asignado consecutivamente, de acuerdo con el inventario de expedientes de determinación del ICA.

68


ICA

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, realizará la apertura de los expedientes físicos, para cada uno de los contribuyentes contenidos en el listado generado en el punto anterior. En cada expediente incluirá copia de la Invitación para declarar enviada previamente, con la constancia de envío por correo. La apertura de cada expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Personal de apoyo A

Control del inventario de

expedientes de determinación ICA


Responsable ICA

69 4.3.7. Elaborar Emplazamiento para Declarar

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, proyectará Emplazamiento para declarar, para que dentro del mes siguiente a la notificación del emplazamiento, presenten la declaración con la sanción establecida en el art. 642 del Estatuto Tributario Nacional.


Emplazamiento para declarar.

70 4.3.8. Firmar

Emplazamiento para Declarar

El Responsable ICA revisará y aprobará los Emplazamientos para Declarar y solicitará de requerirse las correcciones necesarias.

Responsable ICA Emplazamiento

para declarar aprobado

http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/50b186d6ecdd6a3505256f0e005510a0?OpenDocument








Versión: 01

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Una vez aprobado, el emplazamiento será firmado por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en el art. 715 del Estatuto Tributario Nacional art. 715 del Estatuto Tributario Nacional

71 4.3.9. Notificar Emplazamiento para Declarar

Una vez firmado el emplazamiento, el funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional. art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional

Personal de apoyo

72

4.3.10. Generar listado tercera

etapa - Investigación

El Encargado de soporte Software ICA, generará el listado de los contribuyentes que no atendieron el emplazamiento para declarar y lo enviará mediante oficio escrito y en medio magnético al Responsable ICA, con el mismo contenido señalado para el primer envío en el punto 4.3.1.


ICA

Listado de los contribuyentes

que no atendieron el emplazamiento

para declarar

73 4.3.11.

Distribución de investigaciones

Utilizando los criterios de capacidad operativa, nivel de riesgo, recaudo potencial y de forma aleatoria, el Responsable ICA asignará cada investigación entre los funcionarios de apoyo ICA.

Responsable ICA

Se nombrará al menos un (1) Funcionario de apoyo a cargo permanente de cada investigación, sin perjuicio que para la ejecución de inspecciones tributarias y contables se asignen temporalmente otros funcionarios de apoyo, y que para la administración de expedientes, notificaciones y gestión documental se asignen funcionarios de apoyo transversal a todas las investigaciones.

Personal de apoyo Distribución de

inspecciones

La distribución de inspecciones tendrá en cuenta:

• La asignación será comunicada mediante escrito a cada funcionario asignado.

• Una inspección podrá ser asignada a más de funcionarios de apoyo ICA.

• La inspección puede ser asignada a funcionarios de nivel técnico o tecnológico, sin embargo en estos casos la asignación también se realizará simultáneamente a un profesional.

74 4.3.12. Generar

Auto de Inspección

El Funcionario de apoyo de la investigación, proyectará el Auto de Inspección, en el cual se ordena la inspección tributaria y contable.

Personal de apoyo

F-GF-ATR-14 Auto de

Inspección Como apoyo a las labores de inspección para realizar las inspecciones podrán asignarse funcionarios diferentes a los que ejecutarán la investigación completa. En todo caso, por

Funcionarios Comisionados

http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/16f38375f94b2d8605256f0e005b3da5?OpenDocument







Versión: 01

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inspección deberán estar comisionados al menos dos funcionarios.

75 4.3.13. Firmar

Auto de inspección

El Responsable ICA deberá revisar y aprobar cada Auto de Inspección y de ser el caso, solicitar al funcionario de apoyo ICA, las correcciones necesarias.

Responsable ICA Auto de

Inspección aprobado

Los Autos de Inspección serán firmados por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en los arts. 684, 779, 779-1, y 782 del Estatuto Tributario Nacional. arts. 684, 779, 779-1, y 782 del Estatuto Tributario Nacional

76 4.3.14. Notificar por correo Auto

de inspección

Una vez firmados los Autos de Inspección, funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional.

Personal de apoyo

77

4.3.15. Actualizar


ICA

funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, actualizará el expediente con el emplazamiento para declarar y el auto de inspección, con sus respectivas constancias de notificación. art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional

Expedientes actualizados

La actualización de cada expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

78 4.3.16. Elaborar plan de trabajo

inspecciones

Los servidores públicos comisionados, realizarán un plan de trabajo para ejecución de inspecciones.

F-GF-ATR-15 Plan de trabajo

para ejecución de inspecciones.

En dicho plan se deben presentar cronológicamente las actividades que ejecutará el equipo de inspección, para cumplir los objetivos de verificar si el contribuyente estaría obligado a declarar.

79 4.3.17. Aprobar plan de trabajo

inspecciones

El plan de trabajo de cada inspección deber ser revisado y aprobado con la firma del funcionario Responsable ICA y de ser el caso, solicitar las correcciones necesarias.



Versión: 01

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80

4.3.18. Elaborar Requerimiento (s) Ordinario (s) de Información -

ROI

Una vez aprobado al plan de trabajo y durante la ejecución de la investigación, de acuerdo con las facultades definidas en los art. 684 y 686 del ETN, el Funcionario de apoyo de la investigación proyectará los Requerimientos Ordinarios de Información (en adelante ROI). art. 684 y 686 del ETN

Personal de apoyo

F-GF-ATR-16 Requerimientos

Ordinarios de Información (en adelante ROI).

81

4.3.19. Firmar Requerimiento (s) Ordinario (s) de Información -

ROI

El Responsable ICA deberá revisar y aprobar cada ROI y de ser el caso, solicitar las correcciones necesarias.

Responsable ICA ROI aprobados

Los ROI serán firmados por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en los arts. 684, 779, 779-1, y 782 del Estatuto Tributario Nacional. arts. 684, 779, 779-1, y 782 del Estatuto Tributario Nacional

82

4.3.20. Enviar Requerimiento (s) Ordinario (s) de Información -

ROI

Una vez firmados los ROI, funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA coordinará el envío por correo certificado, previo registro de cada ROI en el sistema de correspondencia de la entidad.

Personal de apoyo

83

4.3.21. Actualizar


ICA

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, incluirá en cada expediente la constancia de notificación del Auto de Inspección, el plan de trabajo y cada ROI. La actualización del expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.


En el expediente se incluirán adicionalmente, las respuestas que se reciban de los ROI. Cada respuesta debe ser recibida oficialmente a través del sistema de correspondencia de la entidad, salvo que sean recibidas durante la ejecución de las inspecciones, lo cual constará en la respectiva Acta de Inspección, de acuerdo con lo descrito en el punto 4.3.24.

84

4.3.22. Realizar inspección

tributaria y/o contable

En la (s) fecha (s) señalada (s) en el Auto de Inspección, los funcionarios comisionados realizarán la inspección tributaria y/o contable ordenada.


Plan de trabajo

Durante las inspecciones tributarias, pueden realizarse las actividades necesarias para establecer las presunciones descritas en los artículos 756, 757, 758, 759 y 760 del ETN, actividades que a su vez deben considerarse en el

Responsable ICA



Versión: 01

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plan de trabajo mencionado en el punto 4.3.16.

Si el plan de trabajo aprobado no considera estas actividades que durante la inspección se identificaron como relevantes para la determinación oficial del tributo, se solicitará la modificación del plan de trabajo al Responsable ICA para continuar con su ejecución, las cuales deben realizarse dentro de los plazos establecidos. artículos 756, 757, 758, 759 y 760 del ETN

85 4.3.23. Elaborar

Acta de Inspección

Una vez terminada cada inspección, los funcionarios comisionados dejarán constancia de las actividades realizadas en el Acta de Inspección, utilizando el formato, copia de la cual se entregará al contribuyente.


F-GF-ATR-17 Acta de

Inspección.

86

4.3.24. Recibir información y

respuestas a ROI durante

inspecciones

Las respuestas a los ROI y demás información solicitada durante las inspecciones, pueden recibirse personalmente durante la ejecución de dichas inspecciones, de lo cual se dejará constancia en el Acta de Inspección, copia de la cual se entregará al contribuyente.


F-GF-ATR-17 Acta de

Inspección.

87 4.3.25. Elaborar

Informe de inspección

Una vez terminadas las inspecciones tributarias y/o contables ordenadas para la investigación, el Funcionario de apoyo presentará al Responsable ICA, el Informe de Inspección. El tiempo para el desarrollo de este informe, debe estar considerado en el plan de trabajo del equipo de inspección.

Personal de apoyo F-GF-ATR-18 Informe de Inspección.

Si el informe de inspección contiene la recomendación de cerrar la investigación, pasar al punto 4.3.39.

88

4.3.26. Actualizar


ICA

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, incluirá en cada expediente, las respuestas que se reciban de los ROI, las Actas de Inspección realizadas y el Informe de inspección. La actualización del expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.


89 4.3.27. Decidir continuidad de la investigación

Si el informe de inspección recomienda continuar con la Liquidación de Aforo, pasar al punto 4.3.28.

Si el informe de inspección recomienda cerrar la investigación, pasar al punto 4.3.39.



Versión: 01

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90

4.3.28. Elaborar la Resolución

Sanción por no declarar

El Funcionario de apoyo de la investigación proyectará la Resolución sanción por no declarar, liquidando la sanción estipulada en el art. 643 del ETN. Para lo cual, el funcionario asignado, utilizará el formato.

Personal de apoyo

F-GF-ATR-25 Resolución

sanción por no declarar.

91

4.3.29. Firmar la Resolución

Sanción por no declarar

El Responsable ICA revisará la Resolución Sanción teniendo en cuenta los términos del art. 716 del ETN.

Responsable ICA Resolución

sanción por no declarar

Las Resoluciones Sanción serán firmadas por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en art. 643 del ETN.

92

4.3.30. Notificar por correo la Resolución

Sanción

Una vez firmada la Resolución sanción, el funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional. art. 716 del ETN art. 643 del ETN art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional

Personal de apoyo

93

4.3.31. Gestionar recurso de

reconsideración sobre resolución

sanción

Si el contribuyente interpone recurso de reconsideración dentro de los dos (2) meses siguientes a la notificación de la Resolución sanción, el Responsable ICA asignará un funcionario de apoyo ICA para que realice la gestión del recurso de reconsideración, de acuerdo con las actividades descritas en el Capítulo V del presente Manual.

Personal de apoyo

El funcionario de apoyo ICA para gestionar el recurso de reconsideración deberá ser diferente al que proyectó la Resolución sanción.


94

4.3.32. Elaborar Liquidación

Oficial de Aforo LOA

De acuerdo a lo establecido en el art. 717 del ETN, agotado el procedimiento previsto en los artículos 643, 715 y 716, el funcionario de apoyo ICA, proyectará la Liquidación Oficial de Aforo (en adelante LOA) utilizando el formato. art. 717 del ETN artículos 643, 715 y 716


Liquidación Oficial de Aforo (LOA).

95 4.3.33. Firmar

Liquidación Oficial de Aforo

El Responsable ICA revisará la Resolución Sanción teniendo en cuenta los términos del art. 712 y 719 del ETN.

Responsable ICA Resolución

Sanción

http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/c6f3386c6dc96b3005256f0e005b4b44?OpenDocument



http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/eaff03ab981f66cf05256f0e00553e5f?OpenDocument






Versión: 01

Página 29 de 32

LOA La LOA será firmada por el/la Secretario/a de

Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de las facultades establecidas en el art. 717 del ETN. art. 712 y 719 del ETN

96

4.3.34. Notificar Liquidación

Oficial de Aforo LOA

Una vez firmada la LOA, el funcionario de Determinación ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional.

Personal de apoyo

97

4.3.35. Actualizar


ICA.

El funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, incluirá en cada expediente, la Resolución sanción y la LOA con las respectivas constancias de notificación. La actualización del expediente se realizará de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad. art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional


98

4.3.36. Gestionar recurso de

reconsideración sobre LOA

Si el contribuyente interpone recurso de reconsideración dentro de los dos (2) meses siguientes a la notificación de la LOA, el Responsable ICA asignará un funcionario de apoyo ICA para que realice la gestión del recurso de reconsideración, de acuerdo con las actividades descritas en el Capítulo V del presente Manual.

Personal de apoyo

El funcionario de apoyo ICA para gestionar el recurso de reconsideración deberá ser diferente al que proyectó la LOA.


99


demanda ante la vía Contenciosa Administrativa.

Si el contribuyente presenta demanda ante la vía Contenciosa Administrativa dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la notificación de la LOR, el expediente deber ser remitido por escrito al responsable jurídico de representar a la Alcaldía, mediante escrito proyectado por el Responsable ICA y firmado por el/la Secretario/a de Hacienda.

Remisión de expediente



100

4.3.38. Ejecutoriar LOA y

Resoluciones Sanción

Mensualmente y por un periodo de cinco (5) meses siguientes al envío de las LOA, el funcionario asignado por el Responsable ICA, identificará los expedientes en los que:

http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/0108fdc3639d83ff05256f0b006abb3d/a0fa1d8a26c7668005256f0e005b5a2c?OpenDocument






Versión: 01

Página 30 de 32

• Venció el plazo de dos (2) meses para presentar el recurso de reconsideración y el contribuyente no hizo uso de este mecanismo.

Responsable ICA


• Venció el plazo de cuatro (4) meses para presentar demanda ante la vía Contenciosa Administrativa y el contribuyente no hizo uso de estos mecanismo.

Los expedientes identificados serán trasladados al Responsable ICA para que con su firma y mediante sello o mecanismo definido para tal fin, deje constancia en la LOA y en la Resolución Sanción de la fecha de ejecutoria del acto administrativo.

101

4.3.39. Elaborar Auto de Archivo de Investigación

Omisos

Si el informe de inspección recomienda el archivo de la investigación, el Funcionario de apoyo elaborará el Auto de Archivo utilizando el formato, indicando la justificación del cierre de la investigación.


Auto de Archivo.

102

4.3.40. Firmar Auto de Archivo de Investigación

Omisos

El Responsable ICA verificará que exista coherencia entre las recomendaciones realizadas en el Informe de Inspección, las actas de inspección, la información solicitada y la legislación tributaria.

Responsable ICA Auto firmado

De autorizarse el archivo, el auto será firmado por el/la Secretario/a de Hacienda, o por el mismo Responsable ICA si cuenta con la delegación de dicha facultad y se continuará con la actividad de notificación. De no autorizarse el archivo, se continuará con las actividades del proceso de LOA.

103

4.3.41. Notificar Auto de Archivo de Investigación

Omisos

Una vez firmada la LOA, el funcionario de apoyo ICA asignado por el Responsable ICA, coordinará la ejecución del proceso de notificación de correo o personal de acuerdo con lo estipulado en el art. 565 y 569 del Estatuto Tributario Nacional.

Personal de apoyo

104


determinación ICA

En la fecha estipulada en el cronograma del Programa de Control de Inexactitudes, el Responsable ICA asignará a un funcionario de apoyo ICA para que sobre los expedientes ejecutoriados, se verifique que el expediente contenga:

Responsable ICA Lista de las LOA ejecutoriadas

• Auto de Inspección y constancia de su notificación,

Personal de apoyo

• Plan de trabajo de la inspección,

• Requerimientos Ordinarios de Información (ROI) y constancia de su notificación,



Versión: 01

Página 31 de 32

• Respuestas a cada ROI,

• Actas de Inspección realizadas,

• Informes de inspección,

• Emplazamiento para declara y constancia de su notificación,

• Respuestas del contribuyente con sus soportes,

• Resolución sanción y constancia de su notificación,

• Liquidación Oficial de Aforo LOA y constancia de su notificación y de ejecutoria.

• Recurso de reconsideración y constancia de su notificación, si lo hubiere,

• Resolución de in admisión del recurso de reconsideración, de ser el caso, y

• Auto de archivo y constancia de su notificación, si lo hubiere

Lo anterior, de acuerdo con las políticas y procedimientos de gestión documental de la entidad.

Así mismo, el funcionario de apoyo ICA realizará una lista de las LOA ejecutoriadas, con el siguiente contenido:

• Año gravable.





• Número de la LOA

• Fecha de ejecutoria de la LOA

• Valor de la LOA (Incluyendo impuesto y sanciones)

• Número de la Resolución Sanción

• Fecha de ejecutoria de la Resolución Sanción

• Valor de la Resolución Sanción (Incluyendo impuesto y sanciones)


105

4.3.43. Evaluar ejecución del programa de

anual de control de omisos

Bimestralmente, el funcionario Responsable ICA presentará al despacho de la Secretaría de Hacienda, el Informe de seguimiento del Plan Anual de Control Tributario de ICA, donde presentará los avances de cada programa. Para tal efecto, se deberá utilizar el formato. [1] El formato del listado debe ser administrable, es decir en hoja de cálculo tipo excel.

Responsable ICA




MANUAL%20COMPLETO%20HACIENDA/SH%20Popayan%20Procedimientos%20tributarios%20(1).xlsx#RANGE!_ftnref1





Versión: 01

Página 32 de 32

7. FLUJOGRAMA

N/A

8. ANEXOS

N/A 9. CONTROL DE ACTUALIZACIONES

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 29/12/2016 Creación del documento

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Martín John Aguilar Nombre: Martín John Aguilar Nombre: Claudia García

Cargo: Profesional universitario grado 02

Cargo: Profesional universitario grado 02

Cargo: Secretaria de hacienda

Fecha: 02/12/2016 Fecha: 29/12/2016 Fecha: 29/12/2016

alcaldÍa de popayÁn p -gf atr 11popayan.gov.co/sigcalidad/wp-content/uploads/2016/12/p...alcaldÍa...

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