akuisisi bahan pustaka “buku” di perpustakaan …/akuisisi... · pustaka “buku” di...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU”

DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh

Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Ilmu Perpustakaan

Oleh:

ELSA SURYANA RISKADEWI D1809017

PROGRAM STUDI DIPLOMA III ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini,

N A M A : ELSA SURYANA RISKADEWI

N I M : D1809017

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU” DI

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS – UNIVERSITAS

KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA

PEMBIMBING : Drs. Widodo, M.Soc. Sc

TANGGAL DIUJI : 25 Mei 2012

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar

karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya

sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas

termasuk pencabutan Gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 25 Mei 2012

Elsa Suryana Riskadewi NIM. D1809017


commit to user

iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya

yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : ELSA SURYANA RISKADEWI NIM : D1809017 Program Studi : D III Perpustakaan Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan

kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif

(Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:

AKUISISI BAHAN PUSTAKA “BUKU”

DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA

beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan

bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),

merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan

nama saya sebagai penulis (Autor) dan Pembimbing sebagai co Autor atau

pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar

tanpa paksaaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta

Pada Tanggal : 25 Mei 2012

Yang membuat pernyataan,

Elsa Suryana Riskadewi NIM. D1809017


commit to user

iv

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan

dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Perpustakaan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, pada:

Hari : Rabu

Tanggal : 17 Mei 2012

Pembimbing

Drs. Widodo, M.Soc. Sc

NIP. 19591108 198203 1 005


commit to user

v

PENGESAHAN

Telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Tugas Akhir Program

Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret, Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam

memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md), pada:

Hari : Jum’at

Tanggal : 25 Mei 2012

Tim Penguji Tugas Akhir:

1. Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si

NIP. 19530812 198003 1 005

2. Drs. Widodo, M.Soc. Sc

NIP. 19591108 198203 1 005


commit to user

vi

MOTTO

Allah mencintai orang yang cermat dalam meneliti soal-soal yang meragukan dan yang tidak membiarkan akalnya dikuasai oleh nafsunya.

[Nabi Muhammad SAW]

Tidak ada harga atas waktu, tetapi waktu sangat berharga. Memiliki waktu tidak menjadikan kita kaya, tetapi menggunakannya dengan baik

adalah sumber dari semua kekayaan. [Mario Teguh]

Kita berdoa kalau kesusahan dan membutuhkan sesuatu, mestinya kita juga berdoa dalam kegembiraan besar dan saat rezeki melimpah.

[Kahlil Gibran]

Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka

menyerah. [Thomas Alva Edison]


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini Ku persembahkan untuk:

1. Ibu dan Bapak tercinta sebagai tanda bakti

atas ketuluasan pengorbanan, perjuangan, dan kesabaran dalam mendidik dan memberikan kasih sayangnya.

2. Kakakku tersayang Mas Anggun, yang selalu memberikan dukungan, kebahagian dalam hidupku dengan canda tawa, dan kasih sayang.

3. Sahabatku Mahaneny PNP, Leony Dita, dan Dyah Ayu TH, selalu memberikan support dan memberi warna dalam hidupku dengan canda tawa, terima kasih untuk kalian semua.

4. Teman-teman kost Tika (Putri, Ayu, Dea, Tina, Galuh, Hany, Widya, Mbak Nisa,dkk), terima kasih atas dukungan kalian semua.

5. Teman-teman DIII Perpustakaan angkatan 2009, terima kasih untuk kalian semua.

6. Almamaterku Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

viii

ABSTRAK

Elsa Suryana Riskadewi, 2012. Akuisisi Bahan Pustaka “Buku” di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Surakarta: Diploma III Perpustakaaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelaas Maret Surakarta.

Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui kegiatan akuisisi bahan pustaka “buku” di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, mengetahui hambatan yang dihadapi dalam prosesnya, dan mengetahui cara mengatasi hambatan tersebut.

Penelitian ini dilakukan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Penelitian ini merupakan jenis penelitian lapangan. Metode yang digunakan antara lain, observasi, interview atau wawancara, dan literatur. Data diperoleh dengan mengamati secara langsung dan melibatkan diri dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak perpustakaan yang kemudian dicatat sebagai sumber penulisan. Selain itu, untuk memperoleh informasi lebih dengan melakukan wawancara terhadap staff Bagian Pelayanan Teknis.

Kegiatan yang dilakukan pada bagian akuisisi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, yaitu penyeleksian bahan pustaka, pemasukan data bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, dan inventarisasi. Pada umumnya kegiatan akuisisi berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perpustakaan itu sendiri.

Kata Kunci: Akuisisi bahan pustaka, pengembangan koleksi.


commit to user

ix

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat

dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan

segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas

waktu yang telah ditentukan.

Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan studi Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari

tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat

terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan

terima kasih kepada yang terhormat:

1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis

mengerjakan Tugas Akhir.

2. Prof. Drs. Pawito, Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. Widodo, M.Soc. Sc, selaku dosen pembimbing dalam penulisan Tugas

Akhir yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dengan

penuh kesabaran untuk membimbing dan membantu penulis dalam

menyelesaikan TugasAkhir ini.

4. Haryanto, M.Lib, selaku ketua program studi D III Perpustakaan Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si, selaku penguji dan pembimbing akademik yang

ikhlas memberi arahan dan masukan hingga terselesaikan Tugas Akhir ini.


commit to user

x

6. Evalien Suryati, M.Hum. Direktur Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana Salatiga yang telah memberikan ijin penulis untuk

melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO.

7. Tintien Koerniawati, S.Sos., M.I.Kom. selaku pembimbing Kuliah Kerja

PUSDOKINFO di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya

Wacana Salatiga yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran

dengan penuh kesabaran untuk membimbing dan membantu penulis dalam

menyelesaikan TugasAkhir ini.

8. Seluruh staff Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga atas pengarahannya selama pelaksanaan Kuliah Kerja

PUSDOKINFO.

9. Teman-teman kuliah D III Perpustakaan angkatan 2009. Kebersamaan kita

tak akan terlupakan.

10. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa di dalam penulisan Tugas Akhir ini terdapat

kekurangan dan kesalahan dalam berbagai hal, baik dalam penulisan maupun

penguraiannya, hal ini tidak lain karena keterbatasan pengetahuan, kemampuan

serta pengalaman penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran

yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis

berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua.

Surakarta, Mei 2012

Penulis


commit to user

xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....……………………………………..………....... i

HALAMAN SURAT PERNYATAAN .................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ............... iii

HALAMAN PERSETUJUAN .………………………………………..... iv

HALAMAN PENGESAHAN ...……………………………………….... v

MOTTO .................................................................................................... vi

PERSEMBAHAN .................................................................................... vii

ABSTRAK ............................................................................................... viii

KATA PENGANTAR .………………………………………….……..... ix

DAFTAR ISI ..…………………………………………………..…..….... xi

DAFTAR TABEL ....………………………………………….……........ xiv

DAFTAR BAGAN ...………………………...…………….…………..... xv

DAFTAR GAMBAR .............................................................................. xvi

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latarbelakang Masalah ..................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................. 3

C. Tujuan ................................................................................ 3

D. Pelaksanaan ....................................................................... 3

E. Metode Pengumpulan Data ............................................... 4


commit to user

xii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Perpustakaan ................................................... 5

B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ...................... 6

C. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ......... 7

D. Kebijakan Pengembangan Koleksi .................................... 9

E. Pemilihan Bahan Pustaka .................................................. 11

F. Pengadaan Bahan Pustaka ................................................. 13

G. Inventarisasi ...................................................................... 25

BAB III GAMBARAN UMUM PU – UKSW

A. Sejarah Berdirinya .............................................................. 30

B. Visi dan Misi ...................................................................... 32

C. Tata Ruang ......................................................................... 33

D. Peraturan ............................................................................. 34

E. Koleksi ................................................................................ 37

F. Struktur Organisasi ............................................................ 38

G. Sumberdaya Manusia ......................................................... 39

H. Sumber Dana ...................................................................... 41

I. Sarana dan Prasarana ......................................................... 41

J. Layanan .............................................................................. 42

K. Waktu Layanan .................................................................. 51

L. Sistem Manajemen Informasi Perpustakaan ...................... 52


commit to user

xiii

BAB IV PEMBAHASAN

1. Hambatan yang dihadapi pada Kegiatan Akuisisi Bahan

Pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen

Satya Wacana Salatiga ........................................................

92

2. Cara untuk Mengatasi Hambatan yang dihadapi pada

Kegiatan Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga ...

93

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ………………………………………...…......... 95

B. Saran ……………………...……………………………....... 96

DAFTAR PUSTAKA ......……………………………………………….... 97

LAMPIRAN


commit to user

xiv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel: 3.1 Data Koleksi PU – UKSW sampai dengan 2011 38

Tabel: 3.2 Jumlah Pegawai Perpustakaan Berdasarkan

Latarbelakang Pendidikan PU – UKSW

40


commit to user

xv

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan: 3.1 Struktur Organisasi di PU – UKSW 39


commit to user

xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar: 4.1 Tampilan Add Basic Order/Item Search 56

Gambar: 4.2 Tampilan Add Basic Order/Bibliographic 57

Gambar: 4.3 Tampilan Add Basic Order/Call Number 59

Gambar: 4.4 Tampilan Add Basic Order/Call Number 60

Gambar: 4.5 Tampilan Add Basic Order/Enter Order Information 61

Gambar: 4.6 Tampilan Add Basic Order/Enter Orderline Information 62

Gambar: 4.7 Tampilan Add Basic Order/Enter Fundings and

Distributions

63

Gambar: 4.8 Tampilan Add Basic Order/Order 65

Gambar: 4.9 Tampilan Add Basic Order/Mark Order Finished 66

Gambar: 4.10 Tampilan Receive Orders/Item Search 67

Gambar: 4.11 Tampilan Receive Orders/Receive Copies 68

Gambar: 4.12 Tampilan Received Items 69

Gambar: 4.13 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Item Search 70

Gambar: 4.14 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order 71

Gambar: 4.15 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order 72

Gambar: 4.16 Tampilan Add Invoice/Enter Invoice and Vendor ID 73

Gambar: 4.17 Tampilan Add Invoice/Invoice Summary 74

Gambar: 4.18 Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline 75

Gambar: 4.19 Tampilan Add Invoice/Add Orderline 76



Gambar: 4.22 Tampilan Add invoice/Invoice summary 79

Gambar: 4.23 Tampilan Pay Invoice/Select Search 80

Gambar: 4.24 Tampilan Pay invoice/Pay invoice 81


commit to user

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas

Lampiran 2 Surat Keterangan (Pengantar Kuliah Kerja Magang/KKM)

Lampiran 3 Permohonan Magang

Lampiran 4 Jadwal Kegiatan

Lampiran 5 Presensi Magang di PU – UKSW

Lampiran 6 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang

Lampiran 7 Laporan Periodik

Lampiran 8 Surat Keterangan (Pelaksanaan KKM di PU – UKSW)

Lampiran 9 Daftar Inventaris Mebeler PU – UKSW

Lampiran 10 Daftar Nama Staff PU – UKSW dan Tugas Bagiannya

Lampiran 11 Form Pengguna PU – UKSW bagi Non Sivitas Akademika

Lampiran 12 Form Pengguna PU – UKSW bagi Alumni dan Aktivasi

Lampiran 13 Form Bebas Pustaka

Lampiran 14 Contoh Cap No Accesi

Lampiran 15 Contoh Stiker Barcode

Lampiran 16 Contoh Slip Peminjaman Buku (Sirkulasi)

Lampiran 17 Contoh Cap Inventarisasi

Lampiran 18 Contoh Surat Pembayaran

Lampiran 19 Contoh SPRA (Surat Permintaan Realisasi Anggaran)

Lampiran 20 Contoh Kwitansi Pembayaran


commit to user

xviii

Lampiran 21 Contoh Faktur Pembelian Buku

Lampiran 22 Contoh Invoice (Faktur Tagihan)

Lampiran 23 Contoh Bukti Transfer Pembayaran

Lampiran 24 Contoh Pemesanan Buku via email

Lampiran 25 Contoh Surat Klaim

Lampiran 26 Form Pengiriman Koleksi

Lampiran 27 Cutter-Sanborn (Klasifikasi Nama Pengarang)

Lampiran 28 Form Kartu Anggota Perpustakaan

Lampiran 28 Form Kartu Anggota Perpustakaan

Lampiran 29 Form Peminjaman Koleksi Non-Sirkulasi

Lampiran 30 Label Buku


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latarbelakang Masalah

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salahsatu pusat informasi,

sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, serta berbagai layanan jasa lainnya

yang ada sejak dahulu. Dalam kehidupan yang serba modern ini perpustakaan di

Indonesia sedang mengembangkan perpustakaan yang didukung dengan

infrastruktur dan kinerja yang baik, sehingga memperoleh reputasi serta

pengakuan internasional.

Dalam lingkungan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia,

terdapat ungkapan yang menyatakan bahwa, perpustakaan sebagai pusat penelitian

dan jantungnya universitas, sebab tanpa perpustakaan proses pelaksanaan

pembelajaran dan sarana penelitian yang merupakan kegiatan utama di perguruan

tinggi akan menjadi kurang optimal. Perkembangan perpustakaan-perpustakaan di

Indonesia dalam kehidupan modern akan menjadikan setiap orang membutuhkan

informasi untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya perpustakaan, sebab

apabila tidak mengikuti perkembangan informasi yang berkembang pada saat ini

maka akan mengakibatkan kurangnya pengetahuan. Menurut Suwarno (2010:67),

setiap lembaga pendidikan sudah seharusnya dilengkapi dengan fasilitas

perpustakaan yang memadai. Apa yang terkumpul dalam koleksi perpustakaan

merupakan panduan, pedoman, dan acuan untuk mempersiapkan, menata, dan

mewujudkan cita-cita.


commit to user

2

Dalam partisipasi perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan

penelitian akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

agar berfungsi secara maksimal. Hal tersebut akan terpenuhi apabila semua

sumber informasi di perpustakaan dapat berfungsi dengan baik dan dimanfaatkan

secara optimal oleh pengguna dengan cepat dan tepat. Pemanfaatan koleksi secara

efektif dan efisien harus disesuaikan dengan kebutuhan fakultas, jurusan, dan

program studi serta matakuliah yang ada baik berupa buku-buku, majalah, jurnal

ilmiah, maupun bahan pustaka yang lain. Untuk itu, diperlukan adanya kegiatan

akuisisi bahan pustaka sebelum koleksi tersebut disajikan kepada pemustaka.

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga, selanjutnya disebut Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya

Wacana, berperan penting dan terlibat secara penuh dalam mendukung proses

belajar mengajar karena keberadaan, tugas, dan fungsi perpustakaan tersebut

dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan,

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan mengupayakan kegiatan

akuisisi agar tepat sasaran.

Kegiatan akuisisi bahan pustaka meliputi kegiatan penelusuran

informasi sebelumnya melakukan proses penyeleksian, pemesanan bahan pustaka,

pemasukan data bahan pustaka, penerimaan bahan pustaka yang dipesan,

pembayaran, penyimpanan data/record pengadaan, dan inventarisasi. Untuk itu

dalam Tugas Akhir ini akan difokuskan pada satu aspek utama pengembangan

koleksi, yaitu akuisisi bahan pustaka.


commit to user

3

B. Rumusan Masalah

Melihat latarbelakang masalah yang dikemukakan di atas, maka dapat

diketahui rumusan permasalahannya, yaitu:

1. Apakah hambatan yang dihadapi pada kegiatan akuisisi bahan pustaka di

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga?

2. Bagaimanakah cara untuk mengatasi hambatan yang dihadapi pada kegiatan

akuisisi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen

Satya Wacana Salatiga?

C. Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir

dengan judul “Akuisisi Bahan Pustaka “Buku” di Perpustakaan Universitas –

Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga” adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam proses akuisisi

bahan pustaka.

2. Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan yang dihadapi pada proses

akuisisi bahan pustaka.

D. Pelaksanaan

Pengumpulan data bersamaan dengan pelaksanaan Kuliah Kerja

PUSDOKINFO, dilaksanakan di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen

Satya Wacana Salatiga di Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga, Jawa Tengah selama 2

bulan, mulai tanggal 1 Februari 2012 sampai dengan 31 Maret 2012.


commit to user

4

E. Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan untuk memperoleh data dalam penyusunan

Tugas Akhir ini adalah:

1. Observasi

Melakukan pengamatan secara langsung dan melibatkan diri dalam kegiatan

akuisisi di perpustakaan.

2. Interview atau Wawancara

Wawancara dilakukan secara langsung dengan staf Bagian Pelayanan

Teknis guna mendapatkan data dan informasi secara tepat dan akurat yang

berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi.

3. Literatur

Data dan informasi yang berkaitan dengan pokok bahasan diperoleh dengan

cara membaca dan mempelajari bahan pustaka yang berkaitan dengan

bidang perpustakaan, khususnya akuisisi bahan pustaka.

Selain itu, juga menggunakan Standar Operational Procedure (SOP) pada

bidang pelayanan teknis sebagai referensi penulisan Tugas Akhir.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Perpustakaan

Pengertian perpustakaan di Indonesia sebagian besar mengacu pada

Sulistyo-Basuki (1991:3) yang menyatakan bahwa,

Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.

Pengertian perpustakaan menurut Lasa HS (2005:48) yaitu,

Perpustakaan merupakan sistem informasi yang didalamnya terdapat

aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian

serta penyebaran informasi.

Sedangkan, pengertian perpustakaan menurut Sutarno NS (2003:7)

yaitu,

Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca.

Menurut IFLA (International Federation of Library Associations and

Institutions), perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non-cetak

atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk

kepentingan pemakai (IFLA dalam Sulistyo-Basuki, 1993:5).

Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa,

perpustakaan merupakan suatu tempat yang digunakan sebagai pusat sumber

informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka.


commit to user

6

B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Secara sederhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan

yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan

perguruan tinggi (Sulistyo-Basuki, 1993:160).

Menurut Sudjana (2006:1.13-1.14) perpustakaan perguruan tinggi

adalah

Perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi. Perguruan tinggi bertujuan menunjang Tri Dharma perguruan Tinggi yaitu: pendidikan untuk menunjang kurikulum pendidikan, pengajaran untuk menunjang program pengajaran, dan penelitian untuk menunjang program penelitian.

Sedangkan, menurut Hermawan S. dan Zen (2006:33) perpustakaan

perguruan tinggi adalah

Perpustakaan yang terdapat di lingkungan lembaga pendidikan tinggi seperti, universitas, institut, sekolah tinggi, akademi dan lembaga perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk untuk memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan, yaitu mahasiswa dan dosen.

Dalam buku yang berjudul Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan

Informasi (2003:10) perpustakaan perguruan tinggi adalah

Perpustakaan yang merupakan unit pelaksanaan teknis perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat dan melayani sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akdemis pada umumnya.

Kesimpulan yang dapat ditarik dari pengertian-pengertian di atas,

yaitu perpustakaan perguruan tinggi sangat dibutuhkan untuk memenuhi

kebutuhan sivitas akademika dalam menunjang pelaksanaan program Tri Dharma

Perguruan Tinggi. Dalam perpustakaan perguruan tinggi yang berkembang dapat


commit to user

7

dilihat dari sisi pelayanan, fasilitas dan koleksinya. Pengembangan koleksi,

khususnya pada bagian akuisisi, berperan sangat penting untuk menyediakan

bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pemustaka.

C. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Peguruan Tinggi

Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan

misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan, Sulistyo-Basuki

(1993:52) mengemukakan beberapa tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu

sebagai berikut:

a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi.

b. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar.

c. Menyediakan ruangan belajar bagi pemakai perpustakaan. d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat bagi berbagai jenis pemakai. e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan

perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.

Adapun fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagai unsur

penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, menurut

Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:3-4) adalah sebagai berikut :

a. Fungsi Edukasi

Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena

itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian

tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program

studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung

pelaksanaan evaluasi pembelajaran.


commit to user

8

b. Fungsi Informasi

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh

pencari dan pengguna informasi.

c. Fungsi Riset

Perpustakaan mempersembahkan bahan-bahan primer dan sekunder yang

paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian

ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di

perpustakaan perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian

yang dapat di aplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat

dalam berbagai bidang.

d. Fungsi Rekreasi

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk

membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi

pengguna perpustakaan.

e. Fungsi Publikasi

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang

dihasilkan oleh warga perguruan tingginya, yakni sivitas akademika dan staf

non-akademik.

f. Fungsi Deposit

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan

yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.


commit to user

9

g. Fungsi Interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai

tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk

membantu pengguna dalam melakukan tri dharmanya.

Berdasarkan uraian di atas, pada dasarnya dapat disimpulkan bahwa,

perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan dan fungsi yang sama, yaitu

mendukung kinerja perpustakaan perguruan tinggi dalam melaksanakan program

pendidikan, pengajaran, serta penelitian dengan menyediakan sumber informasi

kepada pengguna yang membutuhkan dan menjalankan Tri Dharma Perguruan

Tinggi.

D. Kebijakan Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi tidak hanya mencakup kegiatan pengadaan

bahan pustaka, tetapi juga menyangkut masalah perumusan kebijakan dalam

memilih dan menentukan bahan pustaka mana yang akan diadakan serta metode-

metode apa yang akan diterapkan. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan

alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan pengembangan

koleksi. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah,

kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis. Tanpa adanya

kebijakan tertulis, kesalahpahaman akan terjadi sehingga pengembangan koleksi

ke arah koleksi yang relevan tidak akan terpenuhi. Dalam buku yang berjudul

Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (2003:78), kebijakan


commit to user

10

pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi,

dan perencanaan, sebab kebijakan tersebut:

a. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan.

b. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan.

c. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi dan deseleksi terjamin, koleksi yang responsive dan seimbang terbentuk, dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin.

d. Menjadi standar atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi telah tercapai.

e. Membantu mempertanggungjawabkan alokasi anggaran.

Selain fungsi dari kebijakan pengembangan koleksi tertulis di atas,

menurut Sudjana (2006:1.19-1.20) mempunyai manfaat lain, di antaranya adalah

untuk membantu:

a. Menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli. b. Memilih cara terbaik untuk pengadaan, misalnya langsung dari penerbit atau

melalui jobber. c. Menghadapi masalah sensor dengan menjelaskan bahan macam apa yang

akan dibeli dan menunjukkan bahwa, kebijakan tersebut didukung oleh para administrator lembaga yang bersangkutan.

d. Dalam perencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan.

e. Merencanakan bentuk-bentuk kerjasama dengan perpustakaan lain, seperti pinjam antar perpustakaan, kerjasama dalam pengadaan, dan sebagainya;

f. Identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gedung atau dikeluarkan dari koleksi.

Tujuan pengembangan koleksi menurut Departemen Pendidikan

Nasional RI (2004:44) perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan

sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara terencana

mengembangkan koleksinya. Yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan

kebijakan pengembangan koleksi, antara lain: program lembaga, model


commit to user

11

pembelajaran, kebutuhan pengguna, jenis koleksi, kriteria bahan perpustakaan,

jumlah eksemplar, dan bahasa.

E. Pemilihan Bahan Pustaka

Pemilihan koleksi merupakan tugas yang sulit karena diperlukan

pengetahuan yang luas tentang isi buku yang akan dipilih. Perpustakaan sebaiknya

meminta masukan dari pakar di bidang subjek buku yang akan dipilih. Misalnya,

jika yang dipilih adalah buku sejarah, maka dapat meminta masukan dari guru,

dosen, atau ahli sejarah. Dengan demikian buku yang dipilih dapat lebih objektif

dan efektif. Berikut ini memil

a. Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan

Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan

yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi buku-buku

wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi

buku-buku ilmu pengetahuan popular. Dengan buku-buku ilmu pengetahuan

popular tersebut pengguna mendapatkan bacaan untuk menambah

pengetahuan, selain pengetahuan yang disampaikan oleh pendidik. Harapan

yang ingin diraih adalah pengguna perpustakaan dapat mengembangkan

bakat serta minat yang dimiliki. Selain koleksi ilmu pengetahuan popular,

perpustakaan juga perlu mengoleksi fiksi yang isinya dapat membentuk

sikap dan perilaku yang baik bagi pengguna.


commit to user

12

b. Memilih buku-buku berkualitas

Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang

berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku,

keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan,

ilustrasi, dan fisik buku.

c. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan,

tingkat pendidikan

Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, ras, aliran

politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang.

d. Sesuai dengan dana yang ada

Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap

tahun anggaran. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dengan rencana

pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu

tahun.

Untuk dapat memilih suatu buku yang dianggap baik dan perlu

ditambahkan pada koleksi perpustakaan, maka perlu diadakan penilaian/evaluasi

terhadap buku tersebut. Budiwijaya (1980:3-4) mengemukakan faktor-faktor yang

perlu diperhatikan dalam penilaian buku:

a. Isi. Apakah isinya lengkap dan ruang lingkupnya sesuai dengan tujuan isinya. Jika bersifat selektif, apakah penimbangannya baik dan representatif. Isinya mengenai teori atau terapan. Sejarah atau kondisi masa kini dan lain-lain.

b. Keahlian pengarang (Authority). Bagaimana kualifikasi, reputasi dari pengarang atau penyusunnya.

c. Penyajian (Treatment). Bersifat teknis, semi teknis atau popular. Ditujukan untuk tingkat mana karya tulis tersebut.

d. Make up umum. Susunannya, kelengkapannya, misalnya apakah disertai dengan indeks, ilustrasi, daftar isi, lampiran-lampiran, dan sebagainya.


commit to user

13

e. Make up fisik. Bentuk cetakan atau tipografinya, kualitas kertas, keadaan fisik buku, sampulnya, dan sebagainya.

Menurut Sulistyo-Basuki dalam Sudjana (2006:1.29-1.30), untuk

dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai

berikut:

a. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbitan, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.

b. Mengetahui latarbelakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan menjadi anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak daripada kelompok lainnya.

c. Memahami kebutuhan pemakai. d. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua,

mengetahui informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku. e. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan. f. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses

membaca.

F. Pengadaan Bahan Pustaka

Ratnaningsih (2010:45) mengemukakan bahwa,

Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis

pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang

dibutuhkan oleh para pemustaka secara up to date.

Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Menurut

LpPI (2001:34-35) dalam buku yang berjudul Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan

dan Informasi (2003:90) bagian pengadaan tidak semata-mata bertangggungjawab

terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggungjawab atas hal-hal

berikut:


commit to user

14

a. Pengadaan atau pengembangan koleksi. b. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan

pustaka. c. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus-menerus. d. Pemeriksaan dan mengikuti terus-menerus penerbitan-penerbitan

bibliografi. e. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku. f. Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka.

Proses pengadaan bahan pustaka terletak pada pustakawan, karena

pustakawan dianggap mengetahui tentang kebutuhan pustaka, keadaan koleksi,

anggaran, ruang dan tenaga perpustakaan yang bersangkutan. Pustakawanlah yang

seharusnya bertanggungjawab untuk menentukan (decision making) apakah suatu

bahan pustaka perlu ditambahkan dalam koleksi perpustakaan tersebut. Bahan

pustaka yang ingin ditambahkan tersebut sebaiknya disusun dulu dalam suatu

daftar atau dalam kartu-kartu. Berdasarkan daftar tersebut dilakukan penelitian

atau “checking” pada koleksi perpustakaan yang bersangkutan melalui kartu-kartu

katalog, untuk mengetahui apakah sudah dimiliki atau belum. (Budiwijaya,

1980:5)

Menurut Budiwijaya (1980:6-9) perlu melaksanakan pengadaan yang

dapat diperoleh dari berbagai sumber, yaitu pembelian, hadiah, tukar menukar,

titipan dan lain-lain.

1. Pembelian

Pengadaan dengan cara pemebelian dilakukan dengan (a)

langsung membeli di persedian toko buku, (b) memesan (melalui toko

buku/penyalur, melalui penerbit yang besangkutan).

Untuk memesan buku, pada umumnya masih menggunakan cara

dengan surat. Dalam surat itu perlu mencantumkan data buku yang jelas


commit to user

15

untuk menghindarkan kekeliruan, kesulitan dalam pembayaran, pengaduan

(claim) dan sebagainya. Dalam surat pesanan itu harus jelas menyebutkan

pengarang/penyusun, judul buku, penerbit, edisi/tahun, jumlah copy, harga,

ISBN (International Standard Book Number) kalau ada, dan keterangan

lain, misalnya, cara pembayaran, pengiriman dan lain-lain.

Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak, maka kemungkinan toko

buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan pesanan tersebut

sekaligus melainkan secara berangsur. Bila bukunya diterima, maka perlu:

a. Mencocokkan dengan surat pengantar buku yang bersangkutan.

b. Mencocokkan dengan catatan pesanan perpustakaan yang

bersangkutan.

c. Bila barangnya yang datang tidak sesuai, maka perlu diadakan

komunikasi dengan pengirim atau diadakan pengaduan (claim).

d. Jika cocok dengan pesanan, maka dapat dilakukan prosedur

berikutnya, misalnya diberi stempel milik atau jika proses pembayaran

belum selesai dapat dilanjutkan pembayarannya.

Sering petugas mengalami kesulitan dalam mencari atau

meneliti file surat pesanan yang sudah lama, khususnya bila buku-buku

masih dalam proses pemesanan. Kesulitan itu dapat dikurangi bila

menggunakan cara yang lebih praktis, yaitu memakai sistem kartu pesanan.

Kartu pesanan ini sering disebut kartu desiderata atau kartu pemesanan

buku. Bentuk dan ukuran kartu itu dapat bermacam-macam menurut

kebutuhan perpustakaan masing-masing. Data pustaka yang perlu dicatat


commit to user

16

dalam kartu tersebut juga sama dengan sistem surat. Setiap judul buku yang

dipesan sebaiknya dicatat dalam satu kartu tersendiri. Kartu-kartu tersebut

dapat disusun menurut sistem filing tertentu, misalnya surat abjad

pengarang, sistem shelf list, dikelompokkan menurut penerbit dan lain-

lainnya. Sering kartu macam ini dibuat rangkap, salahsatu dikirimkan

kepada toko buku, yang lain disimpan untuk arsip bagian akuisisi, satu lagi

disimpan bagian keuangan dan sebagainya. Kadangakala ada format kartu

pemesanan yang dibuat seperti ukuran kartu katalog, yang salah satunya

copy dapat disusun dalam laci kartu katalog, sehingga pembaca dapat segera

mengetahui bahwa ada buku baru yang masih dalam proses pemasanan.

2. Hadiah

Bagi perpustakaan yang anggarannya terbatas, maka proses

pengadaaan dilakukan melalui proses hadiah. Walaupun koleksi tersebut

diperoleh secara hadiah dari penyalur buku, tetapi sebaiknya sebelum hadiah

tersebut diterima telah melalui prosedur seleksi buku yang baik.

3. Tukar menukar

Buku-buku yang tidak bermanfaat bagi suatu perpustakaan dapat

dimanfaatkan dengan cara ditukarkan dengan perpustakaan lain yang

mungkin masih membutuhkan. Buku-buku tersebut dibuat daftarnya lalu

dikirimkan ke beberapa perpustakaan yang disertai daftar buku-buku yang

dibutuhkan sebagai bahan penukarannya.


commit to user

17

4. Titipan

Perpustakaan kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari

perorangan/lembaga lain agar bisa dimanfaatkan oleh pemustaka,

perpustakaan hanya sekedar menjaga keberadaan bahan pustaka tersebut.

Dalam melaksanakan pengadaan buku secara titipan, maka yang perlu

diperhatikan adalah jangka waktu titipan agar tidak terlalu singkat, karena

akan merugikan dalam segi ekonomis, misalnya, dalam biaya pengolahan

dan lain-lainnya. Dalam keadaan tertentu dapat diterima walaupun

waktunya singkat dan tentunya bahan semacam ini tidak diolah secara

permanen.

Dalam buku yang judulnya Pengelolaan Perpustakaan (2007:16-18)

pengadaan koleksi dalam arti menambah koleksi baru, dapat selalu dilakukan

dengan cara mencari informasi tentang terbitan-terbitan terbaru dari penerbit.

Beberapa sarana yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengadaan

koleksi, antara lain:

a. Katalog penerbit, leaflet, brosur

Katalog penerbit adalah daftar informasi terbitan dari penerbit buku.

Informasi yang dimuat dapat berupa informasi tentang buku-buku yang baru

diterbitkan, buku edisi baru, dan buku cetak ulang. Pada umumnya

informasi yang disajikan disertai informasi harga setiap buku.

Selain katalog penerbit yang dibuat secara periodik, penerbit kadang-kadang

membuat informasi terbitan berupa leaflet dan brosur yang hanya memuat


commit to user

18

informasi beberapa buku terbaru yang tidak mencakup periode terbitan

tertentu.

b. Iklan dalam majalah

Iklan adalah bentuk informasi yang bersifat memengaruhi untuk membeli.

Penerbit-penerbit besar kadang-kadang memasukkan iklan dalam majalah

tentang buku-buku yang baru diterbitkan. Informasi yang ada di dalam iklan

biasanya berisi tentang buku-buku yang baru terbit, yang barangkali sesuai

dengan keperluan pengguna perpustakaan.

c. Resensi buku di majalah dan surat kabar

Resensi adalah tinjauan tentang buku, kadang-kadang dikenal dengan

timbangan buku. Pada umumnya resensi berupa penilaian objektif terhadap

buku, baik fisik, susunan, maupun isi. Resensi dapat membantu dalam

mempertimbangkan suatu buku dibeli atau tidak, karena kekurangan dan

kelebihan buku yang diresensi pada umumnya dibahas oleh peresensi.

d. Daftar penerimaan buku baru yang dimiliki perpustakaan

Perpustakaan sebaiknya membuat daftar buku yang baru diterima. Daftar

tersebut dapat digunakan sebagai alat pemeriksa sebelum melakukan

pembelian. Buku-buku yang sudah dimiliki atau yang termuat dalam daftar

penerimaan buku baru sebaiknya tidak dibeli ulang, terlebih jika tidak

bermaksud menambah jumlah eksemplar buku.

e. Bibliografi nasional

Bibliografi nasional memuat daftar dokumen yang diterbitkan pada suatu

Negara tertentu. Biasanya bibliografi ini diterbitkan oleh perpustakaan


commit to user

19

nasional suatu Negara. Sebagai contoh adalah Bibliografi Nasional

Indonesia yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

setiap tiga bulan sekali. Bibliografi Nasional Indonesia mendaftar semua

terbitan dari setiap penerbit yang bergabung dalam Ikatan Penerbit

Indonesia (IKAPI).

f. Daftar pustaka

Daftar pustaka adalah daftar judul buku yang digunakan oleh seorang

penyusun karya tulis yang dicantumkan pada bagian akhir tulisan. Daftar

pustaka perlu diperiksa oleh petugas perpustakaan untuk mengetahuai

apakah buku yang didaftar sudah dimiliki oleh perpustakaan atau belum.

Jika belum dimiliki sedapat mungkin diusahakan untuk dimiliki.

g. Daftar usulan buku dari pengguna

Salahsatu cara untuk mengetahui kebutuhan pengguna perpustakaan yang

mereka perlukan, yaitu dengan menyediakan formulir usulan buku yang

dapat diiisi oleh pengguna. Daftar usulan buku dari pengguna merupakan

sarana yang sangat baik untuk mengetahui kebutuhan mereka secara

langsung.

h. Internet

Sarana paling modern yang dapat digunakan untuk mengetahui adanya

buku-buku terbaru adalah akses internet. Beberapa penerbit besar memiliki

alamat di internet. Contoh penerbit-penerbit Indonesia yang telah memiliki

alamat di internet antara lain: www.kanisius.co.id, www.gramedia.com,

www.mizan.com, www.elexmedia.co.id, www.ikapi.or.id,


commit to user

20

www.buku.els.web.id, www.andipublisher.com, www.cybersastra.net, dan

www.bacabuku.com.

Buku-buku luar negeri dapat dicari melalui alamat penerbit maupun

distributor besar seperti: www.books.com, www.amazon.com,

www.prenhall.com, www.oup.com, www.bn.com,

www.lights.com/publisher, dan www.quadarm.com/publisher_sites.

Pengadaan koleksi perlu dilakukan secara cermat dan hati-hati.

Kadangkala buku yang datang tidak sesuai dengan pesanan. Oleh karena itu,

dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perpustakaan (2007:19-23) menyebutkan

langkah-langkah yang perlu diperhatikan, yaitu:

a. Penyusun daftar

Setelah diadakan verifikasi dan pengambilan keputusan, petugas

mempersiapkan daftar pesanan yang dilengkapi dengan data-data bibliografi

terbitan sesuai dengan kebutuhan masing-masing perpustakaan.

b. Pemesanan

Setelah melakukan pemilihan buku untuk menentukan buku mana yang

dibutuhkan atau diperbanyak, daftar pesanan tersebut dikirim kepada

penerbit atau toko buku yang disertai petunjuk tentang bagaimana cara

pembayarannya dan keterangan lain yang dianggap perlu untuk kelancaran

administrasi. Pengiriman daftar pesanan ke penerbit atau toko buku disertai

dengan surat pemesanan. Pembayaran dapat dilakukan bersamaan dengan

pemesanan sesudahnya. Pembayaran dilakukan melalui poswesel, cheque,

kartu kredit, transfer bank, internet banking, ATM, dan sebagainya. Untuk


commit to user

21

pembayaran yang dilakukan kemudian hari biasanya penerbit atau toko

buku mengirimkan faktur sementara (proforma invoice) yang merinci

pesanan mana yang harus dibayar. Atas dasar itu perpustakaan mengatur

pembayarannya.

c. Penerimaan

Apabila pesanan buku dari penerbit atau toko buku telah diterima, kiriman

itu perlu segera dicek, dicocokkan dengan daftar pengiriman dan daftar

pesanan.

d. Pemeriksaan

Setelah buku diterima, kondisi buku perlu diperiksa, antara lain fisik buku,

kelengkapan halaman, dan bibliografi. Pemeriksaan fisik meliputi keutuhan

buku dan penjilidan. Pemeriksaan kelengkapan halaman meliputi halaman

kosong, halaman terbalik, dan halaman tidak lengkap. Pemeriksaan

bibliografi meliputi pemeriksaan data pokok terbitan yang perlu diketahui

oleh pengguna, antara lain:

a) Judul buku

Judul buku merupakan identitas pertama yang segera dapat dibaca.

Judul buku terletak di halaman pertama atau kedua sebuah buku. Judul

yang tertulis di sampul buku kadang-kadang kurang jelas dibanding

dengan judul yang tertulis di halaman judul. Maka untuk mengetahui

judul sebuah buku, judul yang digunakan adalah judul yang tertulis di

halaman judul, bukan di sampul buku.


commit to user

22

b) Penanggungjawab

Sebuah buku sebelum diterbitkan melewati persiapan-persiapan yang

terkadang melibatkan banyak orang, mulai dari penerbit, penulis,

editor, penerjemah, penyadur, pembuat layout, perancang sampul, dan

sebagainya. Pertanyaannya adalah siapa penanggungjawab buku

tersebut? Semuanya bertanggungjawab. Penanggungjawab isi buku

adalah pengarang atau penulis (dapat berupa kelompok orang atau

badan), penerjemah bertanggungjawab terhadap terjemahannya,

penyadur bertanggungjawab terhadap sadurannya, dan seterusnya.

Namun pada umumnya pengarang buku merupakan penanggungjawab

utama. Penyumbang lainnya pada umumnya kurang diperhitungkan.

Atau dengan kata lain, yang diutamakan sebagai penanggungjawab

adalah yang bertanggungjawab terhadap isi buku.

c) Penerbit

Penerbit adalah instansi resmi yang mempublikasikan buku atau

terbitan lainnya. Penerbit pada umumnya bertanggungjawab terhadap

semua terbitannya.

d) Tahun terbit dan tahun copyright

Keterangan tentang tahun terbit tidak selalu jelas dalam setiap

terbitan. Ada yang secara tegas menuliskan diterbitkan tahun tertentu.

Namun kadang-kadang digabungkan dengan keterangan cetak,

misalnya cetakan kedua 1999, cetakan ketiga 2001, dan seterusnya.


commit to user

23

Selain tahun penerbitan, kadang-kadang pada buku dituliskan juga

tahun copyright dengan penulisan ©2001, ©2000, dan seterusnya.

e) Tempat terbit

Keterangan tentang tempat terbit pada umumnya secara jelas

disebutkan dalam buku yang diterbitkan. Pada umumnya tempat yang

digunakan sebagai identitas tempat terbit adalah nama kota letak

penerbit tersebut berada. Untuk memperjelas informasi tentang negara

bagian di mana kota tersebut terletak, misalnya: Menlo Park,

California.

f) Cetakan

Keterangan cetakan memberikan informasi tentang berapa kali buku

tersebut telah dicetak ulang. Cetak ulang tidak melakukan perubahan

isi.

g) Edisi

Keterangan edisi dicantumkan untuk menjelaskan bahwa, buku yang

bersangkutan diterbitkan ulang dengan beberapa perubahan isi.

h) ISBN

Mulai Januari 2007 penulisan ISBN (International Standard Book

Number) mengalami perubahan mengikuti pola EAN (European

Article Number), yaitu 13 digit sebagai pemberi identifikasi unik

secara internasional terhadap satu buku maupun produk seperti buku

yang diterbitkan oleh penerbit. Setiap nomor memberikan identifikasi

unik untuk setiap terbitan dari setiap penerbit, memungkinkan


commit to user

24

pemasaran produk yang lebih efisien bagi toko buku atau distributor

(www.pnri.go.id/Attachment/ISBN/ISBN_PERSYARATAN_BARU.

pdf ).

ISBN 13 digit dibagi menjadi empat bagian, 3 angka untuk kelompok

pertama, 4 angka untuk kelompok kedua, dan 5 angka untuk

kelompok ketiga serta 1 angka untuk kelompok keempat. Setiap

kelompok menunjukkan keterangan tertentu, yaitu:

Kelompok pertama : menunjukkan Negara

Kelompok kedua : menunjukkan identitas (nama) penerbit

Kelompok ketiga : menunjukkan identitas judul, setiap judul

mempunyai nomor judul yang unik oleh

penerbit

Kelompok keempat : merupakan angka pemeriksa

Setelah kondisi buku sesuai dengan pesanan, petugas membuat tanda

terima atau menandatangani proforma invoice dan dikirimkan kepada penerbit

atau toko buku. Apabila tidak sesuai dengan pesanan, buku dikembalikan ke

penerbit atau toko buku. Sedangkan untuk penerimaan buku-buku hadiah, baik

yang sesuai dengan kebutuhan maupun tidak, sebaiknya diberi ucapan terima

kasih.


commit to user

25

G. Inventarisasi

Tahap akhir bagian akuisisi sebelum pengolahan koleksi pada setiap

perpustakaan memiliki kebijakan tersendiri dimana tahap akhir bagian akuisisi di

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana yaitu mendaftar

koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa dikenal dengan istilah

inventarisasi. Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula

dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data inventaris dapat

dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas

setiap buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, dalam buku yang berjudul

Pengelolaan Perputakaan (2007:35-37) pada umumnya mencatat hal-hal sebagai

berikut:

a. Tanggal pemesanan. Pada kolom tanggal pemesanan dicatat tentang kapan

koleksi tersebut dipesan ke penerbit, toko, atau agen penjual.

b. Tanggal penerimaan. Pada kolom ini dicatat tanggal diterimanya koleksi

tersebut dari toko, penerbit, atau agen penjual buku.

c. Tanggal pembayaran. Pada kolom tanggal pembayaran dicatat tanggal

dilakukannya pembayaran koleksi yang dibeli oleh perpustakaan.

d. Tanggal inventaris. Pada kolom tanggal inventaris dicatat tanggal saat

memberi nomor inventaris dan saat memasukkan data-data ke dalam basis

data inventaris.

e. Nomor inventaris. Pada kolom ini dicatat nomor inventaris setiap koleksi.

f. Judul. Pada kolom ini dituliskan judul dari koleksi yang sedang dicatat.


commit to user

26

g. Pengarang. Pada kolom ini dituliskan nama pengarang dari koleksi yang

sedang dicatat.

h. Edisi. Pada kolom ini dituliskan edisi dari koleksi yang sedang dicatat.

i. Kota terbit. Pada kolom ini dituliskan nama kota temapt penerbit tersebut

berada.

j. Penerbit. Pada kolom ini dituliskan nama penerbit dari koleksi yang sedang

dicatat.

k. Tahun terbit. Pada kolom ini dituliskan tahun terbit dari koleksi yang sedang

dicatat.

l. Jumlah eksemplar. Pada kolom ini dituliskan jumlah eksemplar dari koleksi

yang sedang dicatat.

m. Bahasa. Pada kolom ini dituliskan bahasa dari koleksi yang sedang dicatat.

n. Asal. Pada kolom ini dituliskan nama toko, atau nama agen penjual koleksi

tersebut.

o. Harga satuan. Pada kolom ini dituliskan harga buku seperti yang tercantum

pada bukti pembayaran.

p. Keterangan. Pada kolom ini dicatat keterangan tambahan tentang koleksi

yang bersangkutan, misalnya keterangan hilang, ganti baru, fotokopi, dan

sebagainya.

Dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perputakaan (2007: 35-39)

sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:


commit to user

27

a. Pemberian cap perpustakaan

Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik

koleksi. Setiap perpustakaan dapat meletakkannya pada halaman-halaman

tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halaman dua puluh lima.

Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat

yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan.

b. Pemberian cap inventaris

Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi,

tanggal, nomor inventaris. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman judul

atau halaman akhir buku.

c. Pemberian nomor inventaris

Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau

campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap

koleksi yang dimiliki perpustakaan. Nomor inventaris dapat dibuat untuk

mencerminkan status asal koleksi, yaitu berupa pembelian atau hadiah.

Pemberian nomor inventaris sebaiknya secara berkelanjutan. Setiap koleksi

hanya mempunyai satu nomor inventaris. Pemberian nomor inventaris dapat

dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan setiap perpustakaan.

Contoh nomor inventaris:

a) 1/PSD/Pb/V/2004

b) 1/PSD/Hd/V/2004


commit to user

28

Keterangan:

1 : nomor urut satu

PSD : pemilik koleksi, misalnya Perpustakaan Sanata Dharma

Pb : kode pembelian

Hd : kode hadiah

V : bulan ke-5 (Mei)

2004 : tahun 2004

/ : tanda pemisah antar-unsur dalam nomor inventaris (dapat berupa

tanda pemisah yang lain, misalnya tanda titik, tanda hubung, dan

sebagainya)

d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris

Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses

memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database

inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi

suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan,

misalnya hilang atau diganti dengan baru, dan untuk membuat laporan

statistik. Data statistik tersebut antara lain:

a. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.

b. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya.

c. Jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia dan Asing.

d. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain.

e. Jumlah anggaran yang dikeluarkan.


commit to user

29

Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan

tentang kapan dibeli, di mana dibeli atau dari mana diperoleh, serta berapa

harga koleksi tersebut. Keterangan-keterangan tersebut memudahkan

perpustakaan ketika akan melakukan pembelian ulang atau ketika harus

menjawab pertanyaan.


commit to user

30

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

A. Sejarah Berdirinya

Keberadaan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya

Wacana (PU – UKSW) dimulai bersamaan dengan didirikannya Perguruan Tinggi

Pendidikan Guru Kristen Indonesia (PTPGKI), pada tanggal 20 November 1956.

Perpustakaan menempati salahsatu ruang di kampus PTPGKI yang pada waktu itu

berada di kompleks Sinode Gereja Kristen Jawa di Jl. Dr. Sumardi 5, Salatiga.

Pada tahun 1967 Perpustakaan pindah ke lokasi kampus UKSW, menempati

gedung seluas 35 m2. Koleksi perpustakaan pada awalnya diadakan dengan lebih

banyak mengandalkan kebaikan hati para dermawan dan dosen asing yang

mengajar di PTPGKI.

Sejak tahun 1970, Perpustakaan menempati gedung baru yang

dirancang secara khusus untuk perpustakaan seluas 2.000 m2 yang terdiri atas 2

lantai. Gedung ini diresmikan penggunannya oleh Duta Besar Kerajaaan Belanda

di Indonesia pada kesempatan Dies Natalis UKSW ke-14. Sejak saat itu,

perpustakaan diberi nama Perpustakaan Pusat. Perpustakaan Pusat termasuk

salahsatu dari tiga perpustakaan perguruan tinggi terbaik di Indonesia. Pernyataan

tersebut dikemukakan oleh UNESCO (1974) berdasarkan penilaian terhadap


commit to user

31

komponen gedung, koleksi, sumberdaya manusia, dan manajemennya.

Perkembangan yang pesat serupa ini sangat dimungkinkan karena komitmen

Rektor UKSW yang pertama, Dr. O. Notohamidjojo akan pentingnya peranan

perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi.

Pada tahun 1992 gedung Perpustakaan Pusat mulai direnovasi menjadi

7 lantai seluas kurang lebih 8.000 m2. Tahun 1993 gedung baru terselesaikan 4

lantai seluas 3.054 m2. Pada Dies Natalis UKSW ke-37 tahun 1993 gedung ini

diresmikan penggunaannya oleh Rektor ke-3, Willi Toisuta, Ph.D. Untuk

mengenang jasa Rektor I, gedung ini dinamakan Gedung Notohamidjojo. Gedung

Notohamidjojo, dilengkapi dengan lukisan kaca pateri 4 (empat) wanita terkenal

dalam cerita pewayangan, yaitu: Dewi Saraswati menggambarkan pengetahuan,

Dewi Kamaratih menggambarkan persahabatan, Dewi Sri menggambarkan

pengertian, dan Dewi Kunthi menggambarkan kearifan. Lukisan kaca pateri

tersebut dipasang di atas tangga menuju ke lobi pada lantai 2.

Nama Perpustakaan Universitas (PU) menggantikan nama

Perpustakaan Pusat sejak September 1994. PU memiliki 2 pelayanan cabang,

yaitu: Biblioterapi di Gedung Pusat Bimbingan, serta Pascasarjana dan Penelitian

di Gedung Lembaga Penelitian Universitas. Dalam sejarahnya yang panjang,

telah terjadi beberapa kali pergantian kepemimpin perpustakaan sebagai berikut:

1967 – 1980 : Drs. Towa Pala Hamakonda

1980 – 1990 : Drs. Jasmani, B.Sc.

1990 – 1994 : Rosella M. Kameo, M.A.

1994 – 1998 : David Samiyono, MTS., MSLS.

1998 – 2004 : Drs. Jasmani, B.Sc., M.Si.

2004 – 2010 : Elizabeth Sri Lestari, S.Pd., MLIS.


commit to user

32

2010 – sekarang : Evalien Suryati, M.Hum.

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya wacana

berkedudukan di Jl. Diponegoro No. 52 – 60 Salatiga 50711. Telp. 0298-321212,

fax. 0298 – 321433, email: [email protected] website:

http://library.uksw.edu/.

B. Visi dan Misi


mempunyai visi dan misi sebagai berikut:

a. Visi:

Menjadi perpustakaan bertaraf internasional yang memberikan akses

terhadap informasi intelektual, ilmiah, dan kebudayaan dalam berbagai

ragam bentuk (multimedia) dan dari berbagai lokasi simpan guna

mendukung kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

b. Misi:

1. Memberikan pelayanan informasi intelektual, ilmiah, dan kebudayaan

bagi terselenggaranya pendidikan, pengajaran, dan penelitian yang

berkualitas bagi sivitas akademika dan masyarakat.

2. Memberikan layanan pendidikan kepustakawanan.


commit to user

33

C. Tata Ruang

Tahun 1970 gedung perpustakaan dibangun diatas tanah seluas 2000

m2. Supaya perpustakaan bisa melayani lebih dari 10.000 mahasiswa, maka pada

tahun 1992 gedung perpustakaan direnovasi dengan rancangan semula untuk 7

(tujuh) lantai, yaitu seluas 8000 m2. Sementara ini baru diselesaikan 5 (lima)

lantai dan perpustakaan tidak menempati semua lantai karena lantai 5 masih

kosong dan belum dipakai. Adapun gambaran tempat (lantai) dan fungsi tiap-tiap

lantai yang dipergunakan untuk layanan perpustakaan adalah seperti berikut:

a. Lantai 1 dengan luas 559 m2 digunakan sebagai ruang administrasi, ruang

direktur, ruang sekretaris, ruang pelayanan teknis (pembinaan koleksi,

katalogisasi, scanning, paska katalogisasi, dan pemeliharaan koleksi) dan

ruang rapat.

b. Lantai 2 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan referens,

meja informasi, ruang layanan reserve dan layanan fotokopi. Selain itu,

disediakan komputer untuk mengakses OPAC (Online Public Acces

Catalouge), E-Journal EBSCO, GALE/CENGAGE, GARUDA, ProQuest,

dan PIKNet.

c. Lantai 3 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan serial, jurnal,

koran, TA atau Tugas Akhir (sebutan untuk skripsi, tesis, disertasi), koleksi

khusus, dan ruang Bagian Teknologi Sistem Informasi (TSI).

d. Lantai 4 dengan luas 990 m2 digunakan sebagai ruang layanan sirkulasi,

ruang layanan multimedia dan laboratorium komputer.


commit to user

34

D. Peraturan

Sesuai Tata Tertib Pemakaian Koleksi dan Fasilitas Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, maka mulai tanggal 1 Agustus

2008 diberlakukan Tata Tertib Umum sebagai berikut:

1. Bagi sivitas, setiap kali masuk ke Perpustakaan Universitas harus membawa

KTM (bagi Mahasiswa)/Kartu Anggota Perpustakaan/KAP (bagi Pegawai

Dosen dan Non Dosen) miliknya sendiri.

2. Bagi non sivitas, setiap kali masuk ke Perpustakaan Universitas supaya

melapor terlebih dahulu ke petugas di meja informasi untuk mendapatkan

Formulir Tamu/Kartu Baca/Pengesahan Kartu Anggota

JASAPUSPERTI/Kartu Sakti.

Prosedur memperoleh Formulir Tamu/Kartu Baca:

a. Meninggalkan kartu identitas diri yang berlaku, seperti: KTP, KTM

atau SIM.

b. Membaca TA (Tugas Akhir) dikenai biaya Rp. 15.000,-/hari atau

Rp 75.000/semester.

c. Membaca koleksi non TA, dikenai biaya Rp. 5.000,-/hari atau

Rp 50.000/semester.

d. Non sivitas yang memiliki kartu anggota JASAPUSPERTI dikenai

biaya 50% dari biaya semula.

e. Sebelum meninggalkan Perpustakaan Universitas, Formulir Tamu

dikembalikan ke petugas di meja informasi dan mengambil kembali

identitas yang ditinggalkan.


commit to user

35

f. Fasilitas yang diberikan hanya sebatas koleksi dibaca di tempat atau

fotokopi.

3. Masuk ke ruang–ruang layanan (Sirkulasi, Reserve, Serial, Referens) harus

membawa KTM/Kartu Anggota Perpustakaan (KAP)/Formulir Tamu/Kartu

Baca miliknya sendiri dan cukup menunjukkannya ke petugas layanan di

ruang layanan yang akan dimasuki.

4. Tidak diizinkan merokok di dalam ruang layanan maupun ruang kerja

Perpustakaan Universitas/area dalam Perpustakaan Universitas.

5. Tidak diizinkan makan/minum maupun membawa makanan dan minuman

ke ruang-ruang layanan, atau area dalam Perpustakaan Universitas.

6. Jaket/Tas/Map (segala bentuk ukuran dan jenis) tidak diizinkan dibawa

masuk ke ruang-ruang layanan pemustaka.

a. Menyimpan jaket/tas/map di loker yang telah disediakan di setiap

lantai.

b. Mengambil kunci loker dan mendaftarkan diri pada formulir yang

tersedia di konter layanan.

c. Kunci lokernya dan diambil kuncinya.

d. Selesai memakai loker, kunci dikembalikan lagi kepada petugas.

e. Menghilangkan kunci loker, dikenai biaya ganti kunci loker sebesar

Rp 15.000,-.

7. Merusak koleksi, menyobek, atau membawa koleksi keluar Perpustakaan

Universitas tanpa prosedur yang benar dan atau melanggar peraturan yang

telah ditetapkan akan dikenakan sanksi administratif dan akademis.


commit to user

36

8. Menghilangkan atau merusak buku/koleksi Perpustakaan Universitas:

a. Wajib mengganti koleksi yang sama atau membayar seharga

buku/koleksi (harga disesuaikan dengan harga terkini) yang

dihilangkan/dirusak ditambah biaya administrasi.

b. Pembayaran dilakukan di konter Sirkulasi atau melalui perbankan di

Universitas Kristen Satya Wacana.

9. Pemakaian ruang-ruang di Perpustakaan Universitas oleh sivitas maupun

non sivitas untuk kegiatan non – perpustakaan supaya melapor paling

lambat satu hari sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan ke Direktur

Perpustakaan Universitas dengan membawa surat permohonan izin

penggunaan yang ditandatangani oleh Pimpinan dan dibubuhi stempel

unit/instansi terkait.

10. Sistem Pelayanan

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menggunakan

sistem layanan terbuka, koleksi yang telah diambil (dikeluarkan) dari rak

dan atau selesai dibaca/digunakan supaya diletakkan di tempat khusus yang

telah disediakan.

11. Bila ingin fotokopi koleksi Perpustakaan Universitas, fotokopi harus

dilakukan di area Perpustakaan Universitas. Layanan fotokopi disediakan di

Lantai II.

12. Tidak dibenarkan melipat halaman dari koleksi Perpustakaan Universitas

yang akan difotokopi, tetapi mencatat halaman tersebut pada sepotong

kertas yang disediakan di konter petugas di setiap ruang layanan dan


commit to user

37

menyisipkan kertas catatan tersebut sebagai pembatas/tanda dari halaman

koleksi yang ingin di fotokopi.

13. Tidak dibenarkan memberi tanda (dengan stabilo atau alat tulis lainnya) atau

catatan/coretan pada halaman koleksi Perpustakaan Universitas yang

dipinjam.

E. Koleksi

Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana terdiri dari bahan pustaka cetak dan non cetak. Bahan

pustaka cetak meliputi buku, jurnal, majalah, kamus, ensiklopedi, skripsi, tesis,

surat kabar, data statistik, prosiding, buku pegangan, dan sebagainya. Sedangkan,

koleksi bahan pustaka non cetak meliputi slide, film, VCD (Video Compact Disc),

DVD (Digital Versatile Disc/Digital Video Disc), CDR (Compact Disk Recorder),

cassette, dan sebagainya. Selain itu Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana juga berlangganan E-Journal yaitu EBSCO, PIKNet dan

ProQuest serta sedang berupaya mengadakan koleksi E-Book. Koleksi

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dapat dilihat pada

tabel berikut ini:


commit to user

38

Tabel: 3.1 Data Koleksi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

Sampai dengan Desember 2011

No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eks. Keterangan

1 Monograf/Buku 59,862 111,569 2

Audio Visual ACD 297 345

CD/CD ROM 1,533 2,181

DISKET 45 45

Kaset Audio 713 945

Mikrofis 146 295

VCD 35 350

VHS/Beta 189 283

3 Serial Tercetak New (Okt-Des 2011) Jurnal 388/2014 30/1715 H: 1/4

Majalah 103/1187 46/5897

Tabloid 17/97 2/812

Tugas Akhir: Skripsi/Tesis/ Disertasi/Makalah Tercetak

Skripsi Tesis Disertasi

4545/4596 656/657 31/31

Print : 8257/8258

Sumber: Bagian Pelayanan teknis PU – UKSW Tahun 2012

F. Struktur Organisasi


memiliki struktur organisasi, di mana masing-masing pejabat/komponen memiliki

tugas dan wewenang yang berbeda. Adapun struktur organisasi Perpustakaan

Univesitas – Universitas Kristen Satya Wacana terdiri dari direktur yang dibantu

tugasnya oleh sekretaris, Direktur membawahi kepala bagian, yaitu: bagian


commit to user

39

pelayanan teknis, bagian teknologi dan sistem informasi, bagian pendidikan dan

pelayanan pemakai (struktur organisasi Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana dapat dilihat dalam bagan di bawah ini).

Bagan: 3.1 Struktur Organisasi di Perpustakaan Universitas

Universitas Kristen Satya Wacana

- ----------

Sumber: http://library.uksw.edu/ Tahun 2012

G. Sumberdaya Manusia

Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya, setiap lembaga mempunyai

unsur-unsur utama pendukung kegiatan. Salahsatu unsurnya adalah dengan

adanya staf atau sumberdaya manusia khususnya yang terampil dan berkualitas.

Begitu juga dengan perpustakaan yang harus memiliki sumberdaya manusia

tenaga pustakawan maupun tenaga lainnya yang dapat berkarya secara profesional

Panitia Perpustakaan

Bagian Teknologi dan

Sistem Informasi

Bagian

Pelayanan

Teknis

Sekretaris

Bagian Pendidikan dan

Pelayanan Pemakai

Direktur


commit to user

40

di bidang perpustakaan untuk melaksanakan tugas dan fungsi perpustakaan secara

optimal.

Sebagai unit kerja, Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen

Satya Wacana memiliki pegawai yang membantu memperlancar tugas dan

wewenang dari struktur organisasi. Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana terdiri dari pegawai tetap, pegawai harian tidak tetap dan

pegawai parowaktu. Jumlah keseluruhan pegawai mencapai 41 orang, dengan

berbagai kualifikasi dan latar belakang pendidikan yang berbeda-beda.

Tabel: 3.2

Jumlah Pegawai Perpustakaan berdasarkan Latarbelakang Pendidikan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

No. Kualifikasi Pendidikan Terakhir Jumlah Pegawai Tetap 1 Magister Bidang Ilmu Perpustakaan/Konsentrasi

bidang Ilmu Perpustakaan 5

2 Magister Bidang Lain + Minor Ilmu Perpustakaan 1 3 Diploma II Ilmu Perpustakaan 3 4 Diploma III Ilmu Perpustakaan 1 6 Sarjana + Minor / D2 Ilmu Perpustakaan 2 7 Sarjana non Ilmu Perpustakaan 3 8 SMA/SMK 10 9 SMP 2 10 Cleaning Service 5

JUMLAH 32 Pegawai Paro Waktu 1 Diploma non Ilmu Perpustakaan 1 2 Diploma II Ilmu Perpustakaan 3 3 SMA/SMK 5

JUMLAH 9 TOTAL PEGAWAI 41

Sumber: Sekertaris PU – UKSW Tahun 2012

Daftar nama pegawai Perpustakaan Universitas dan tugas bagian masing-masing

terlampir.


commit to user

41

H. Sumber Dana

Sumber dana pembelian ataupun pengadaan koleksi Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana didapat dari alokasi anggaran

Universitas Kristen Satya Wacana yang diperuntukkan kepada Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana dan digunakan setiap tahun

anggaran, yaitu per 1 Juli - 31 Juni. Selain itu, sumber dana biasanya diperoleh

juga dari berbagai donator, baik dalam negeri atau luar negeri. Karena anggaran

ini bersifat rahasia, maka sumber dana dan besarnya anggaran tidak dicantumkan

dalam laporan ini.

I. Sarana dan Prasarana

Dalam sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat

bantu untuk memperlancar pekerjaan, maka dari itu Perpustakaan Universitas –

Universitas Kristen Satya Wacana memiliki beberapa inventaris sebagai sarana

dan prasarana pendukung layanan perpustakaan. Inventaris pada Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, yaitu: AC (Air Conditionar),

almari, filling cabinet/besi, komputer, kursi, loker, meja, printer, rak, whiteboard,

dan lain-lain. Daftar inventaris pada Perpustakaan Universitas dalam bentuk tabel

terlampir.


commit to user

42

J. Layanan

Ada 3 bagian yang pada layanan Perpustakaan Universitas –

Universitas Satya Wacana, yaitu:

1. Bagian Pelayanan Teknis

a) Pembinaan/Akuisisi/Pengadaan Koleksi

Bagian ini merupakan titik awal tersedianya koleksi baru maupun

penambahan koleksi. Kegiatan yang dilakukan, yaitu penyeleksian,

pemesanan, pembuatan surat perintah realisasi anggaran, dan

penginventarisasian. Bagian ini juga bertanggungjawab dalam

pembuatan data statistik tentang penambahan koleksi tiap tahun

anggaran serta penggudangan koleksi yang sudah tidak terpakai.

b) Katalogisasi/Klasifikasi/Pengolahan Koleksi

Kegiatan yang dilakukan adalah mengklasifikasi dan katalogisasi,

yaitu menentukan nomor panggil (call number dan cutter) dan subyek.

Sistem klasifikasi yang digunakan yaitu DDC (Dewey Decimal

Classification) edisi ke-22.

c) Scanning

Kegiatan yang dilakukan adalah memindai cover, halaman judul,

daftar isi, dan kata pengantar yang kemudian hasilnya diupload

sehingga tampil di OPAC (Online Public Acces Catalouge).

d) Paska Pengolahan Koleksi

Kegiatan yang dilakukan adalah membuat dan menempelkan label

nomor panggil pada setiap eksemplar koleksi, membuat cover VCD


commit to user

43

(Video Compact Disc), DVD (Digital Versatile Disc/Digital Video

Disc), CDR (Compact Disk Recorder), dan menempelkan pita

pengaman (tatle-tape) pada setiap koleksi baru.

e) Pemeliharaan Koleksi

Memperbaiki koleksi cetak yang rusak, menjilid atau membundel

jurnal/majalah dan surat kabar.

2. Bagian Pendidikan dan Pelayanan Pemakai

Dalam membantu memenuhi kebutuhan akan informasi secara cepat dan

tepat, Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

menyajikan layanan-layanan pemakai yang secara langsung maupun tidak

langsung dapat diakses oleh pemakai. Ruang-ruang layanan yang dimiliki

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana meliputi:

a. Meja Informasi (Lantai 2 - Lobi)

b. Referens (Lantai 2 - Sayap Kiri)

c. Reserve (Lantai 2 - Sayap Kanan)

d. Serial (Lantai 3)

e. Sirkulasi (Lantai 4 - Sayap Kiri)

f. Multi Media (Lantai 4 - Sayap Kanan)

Dengan ruangan yang full AC, dan dilengkapi dengan teknologi yang

memadai (7 unit server dan jaringan komputer berstandar internasional),

diharapkan dapat mendukung Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana dalam memberikan layanan yang memuaskan bagi

semua kalangan sivitas Universitas Kristen Satya Wacana. Perpustakaan


commit to user

44

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana juga memiliki tiga

laboratorium komputer (lantai 4 sayap kanan), dengan total 120 unit

branded PC, yang biasa digunakan untuk proses belajar mengajar. Berikut

keterangan layanan-layanan di Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana:

1. Meja Informasi

Layanan Meja Informasi akan membantu pemakai untuk mendapatkan

informasi secara umum tentang Perpustakaan Universitas –

Universitas Kristen Satya Wacana, prosedur administrasi, dan

membantu Pemakai menelusuri katalog online (OPAC) yang telah

disediakan oleh Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya

Wacana. Mahasiswa pemegang KTM UKSW secara otomatis berhak

memanfaatkan fasilitas Perpustakaan Universitas. Dosen dan Pegawai

Universitas Kristen Satya Wacana yang membutuhkan fasilitas

Perpustakaan Universitas dapat menjadi anggota perpustakaan dengan

membuat KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) dengan persyaratan

sebagai berikut:

a. Mengisi formulir keanggotaaan.

b. Bila tidak memiliki Nomor Induk Pegawai, menyerahkan Surat

Keterangan dari Fakultas/Program Studi.

c. Menyerahkan pasfoto ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar.

Selain KAP, Meja Informasi juga bertugas membuatkan kartu

JASAPUSPERTI untuk mahasiswa yang akan menggunakan


commit to user

45

perpustakaan lain yang tergabung dalam kerjasama Perpustakaan

Perguruan Tinggi se-Semarang dan sekitarnya. Meja Informasi juga

melayani pemustaka nonsivitas Universitas Kristen Satya Wacana

untuk dapat mengakses koleksi yang dimiliki Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana sesuai dengan

ketentuan yang berlaku. Bagi nonsivitas Universitas Kristen Satya

Wacana diperkenankan memanfaatkan fasilitas PU (hanya sebatas

membaca di tempat atau fotokopi). Prosedur:

a. Mengisi formulir tamu.

b. Menyerahkan identitas diri yang masih berlaku (KTP, SIM,

KTM).

c. Membayar biaya:

- Tugas Akhir (TA) Rp. 15.000,-/hari atau Rp. 75.000,-/

semester.

- Non TA Rp. 5.000,-/hari.

2. Referens

Layanan Referens akan mengarahkan, menunjukkan, menggali, dan

menelusuri informasi dari berbagai pusat informasi dan

menyajikannya dalam bentuk cetak maupun non-cetak sesuai dengan

permintaan pemustaka dan aturan yang berlaku di Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Jenis koleksi dalam

ruang referens meliputi: ensiklopedi, kamus, hasil-hasil penelitian,

warta perundang-undangan, dan lain-lain. Sistem layanan bersifat


commit to user

46

terbuka di mana pemustaka dapat langsung mencari dan mengambil

koleksi, tetapi pemustaka tidak boleh meminjam untuk dibawa pulang,

hanya dapat dibaca di tempat atau fotokopi saja bila perlu, tetapi

pemustaka wajib meninggalkan KAP atau KTM di tempat yang telah

disediakan pada saat akan menggunakan koleksi tersebut untuk

fotokopi.

Jenis Layanan Referens meliputi:

a. Menjawab pertanyaan:

- Menjembatani antara pemustaka dan informasi maupun

sumber informasi.

- Pertanyaan dapat disampaikan secara lisan, telepon, SMS,

maupun e-mail ke layanan Referens.

b. Bimbingan bagi pemustaka

- Membimbing pemustaka dalam memanfaatkan fasilitas

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya

Wacana seperti katalog, database jurnal, koleksi referens

maupun strategi penelusuran informasi, penulisan sumber-

sumber informasi dalam Tugas Akhir.

- Bimbingan dapat diberikan atas inisiatif Perpustakaan atau

berdasarkan permintaan dari pengajar, program studi,

jurusan atau fakultas yang membutuhkan.


commit to user

47

c. Penelusuran informasi

Membantu pemustaka untuk dapat secara mandiri menelusuri

informasi yang dibutuhkan, baik dari koleksi Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, internet,

maupun sumber lain yang berasal dari dalam dan luar negeri.

d. Melayani pemustaka nonsivitas sesuai peraturan yang berlaku.

3. Reserve

Layanan koleksi Reserve yang tersedia meliputi buku-buku teks wajib

dan anjuran yang jumlah eksemplarnya terbatas dengan sistem

layanan terbuka. Untuk mengakses koleksi, pemustaka dapat langsung

mencari dan mengambil koleksi, tetapi pemustaka tidak boleh

meminjam untuk dibawa pulang, hanya dapat dibaca di tempat atau

fotokopi saja bila perlu, tetapi pemustaka wajib meninggalkan KAP

atau KTM di tempat yang telah disediakan pada saat akan

menggunakan koleksi tersebut (baik untuk keperluan membaca

maupun fotokopi). Tetapi, untuk memenuhi kebutuhan pemustaka


mengeluarkan kebijakan layanan overnight, koleksi yang dapat

dipinjam untuk dibawa pulang oleh pemustaka 1 jam sebelum layanan

tutup dan harus dikembalikan sebelum jam 9 pagi hari berikutnya atau

sesuai peraturan Perpustakaan Universitas supaya tidak terkena denda.


commit to user

48

4. Serial

Koleksi yang tersedia meliputi: terbitan berseri (majalah, jurnal, koran

dalam bentuk lepas dan bundel), koleksi khusus (karya-karya sivitas

Universitas Kristen Satya Wacana hasil simposium, lokakarya,

prosiding, dan lain-lain), Tugas Akhir (skripsi, tesis, dan disertasi

dimana koleksi jenis ini tidak diperkenankan untuk difotokopi difoto

maupun diunduh), e-journal yaitu PIKNet, ProQuest, EBSCO (Jurnal

elektronik online dari luar negeri ini dapat diakses secara gratis di

dalam kampus Universitas Kristen Satya Wacana, baik melalui

jaringan LAN (Local Area Network) maupun hotspot yang tersedia di

Universitas Kristen Satya Wacana. Agar dapat mengakses koleksi

yang ada di Layanan Serial, pemustaka dapat mencari dan mengambil

koleksi sendiri tetapi tidak boleh meminjam untuk dibawa pulang,

hanya dapat dibaca di tempat atau fotokopi saja bila diperlukan

(kecuali koleksi TA). Pemustaka wajib meninggalkan KAP (Kartu

Anggota Perpustakaan) atau KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) di

tempat yang telah disediakan pada saat akan menggunakan koleksi

tersebut untuk difotokopi.

5. Sirkulasi

Koleksi sirkulasi terdiri dari buku-buku teks wajib, buku-buku teks

anjuran, novel, serta koleksi lain yang mendukung perkuliahan.

Layanan Sirkulasi memberikan layanan peminjaman, pengembalian,

perpanjangan, dan pemesanan koleksi bagi anggota Perpustakaan


commit to user

49

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Jenis layanan

Sirkulasi meliputi:

a. Peminjaman

Peminjaman koleksi diberikan kepada anggota yang memiliki

kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku.

b. Perpanjangan

Koleksi yang dipinjam dapat diperpanjang 1 kali jangka waktu

peminjaman, jika koleksi tidak sedang dipesan oleh anggota

yang lain.

c. Pemesanan

Pemesanan koleksi yang sedang dipinjam dapat dilayani dengan

mengisi formulir pemesanan di layanan Sirkulasi, atau melalui

fasilitas OPAC (Online Public Acces Catalogue). Jika dalam

jangka waktu 3 hari koleksi pesanan tidak diambil, maka koleksi

akan dikembalikan ke rak atau dipinjamkan kepada anggota

yang membutuhkan.

d. Pemanggilan Kembali


dapat melakukan pemanggilan kembali terhadap koleksi yang

sedang dalam masa perpanjangan jika koleksi tersebut sangat

dibutuhkan oleh pengguna lain.


commit to user

50

e. Sanksi dan Denda

Keterlambatan pengembalian koleksi akan dikenakan denda.

Jika sampai dengan batas waktu (1 bulan terlambat) koleksi

belum dikembalikan, maka yang bersangkutan tidak dapat

mengakses semua layanan Perpustakaan Universitas –

Universitas Kristen Satya Wacana dan diusulkan kepada pihak

berwenang untuk membekukan registrasi trimester berikutnya

sampai kewajiban mengembalikan koleksi yang dipinjam

dipenuhi.

6. Multimedia

Koleksi yang tersedia meliputi semua informasi dalam berbagai

format: kaset audio, kaset video, CD audio, CD video, CD program,

dan file komputer. Disediakan juga 48 unit PC Dell Precision T3400

(E6550, 1GB ECC RAM, dan Vidia Quadro NVS290, 17" LCD)

dengan fasilitas cetak/print dan koneksi internet, yang dapat

digunakan secara bebas oleh sivitas Universitas Kristen Satya Wacana

untuk keperluan studi.

3. Bagian Teknologi dan Sistem Informasi (TSI)

Bagian TSI bertanggungjawab terhadap pengembangan software dan

jalannya program otomasi perpustakaan, pengembangan, perbaikan, dan

perawatan hardware, pengembangan jaringan, pengembangan brainware,

pengembangan dan update website Perpustakaan Universitas, penyediaan

informasi perpustakaan dan membantu memperlancar layanan multimedia


commit to user

51

dan koneksinya serta membantu pemakai dalam hal pemanfaatan fasilitas

piranti keras yang sudah tersedia bagi pemustaka.

Selain itu, Perpustakaan Universitas juga memiliki fasilitas pendukung,

yaitu fotokopi di lantai 2, Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen

Satya Wacana menawarkan pendidikan Literasi Informasi untuk melayani

konsultasi dan pendidikan tentang perpustakaan dan pemanfaatan literatur

serta program-program pengembangan seperti bedah buku, bursa buku,

seminar dan kerjasama dengan perpustakaan atau instansi lainnya.

K. Waktu Pelayanan

Perpustakaan Universitas membuka layanan setiap hari kecuali hari

Minggu/Libur, dengan jam buka sebagai berikut:

a. Jam layanan lantai II – lantai IV

Senin – Jumat : 07.00 - 18.00 WIB

Sabtu : 07.00 - 12.00 WIB

b. Jam layanan lantai I ( Bagian Pelayanan Teknis )

Senin – Jumat : 07.30 – 16.00 WIB

Jam istirahat : 12.00 – 13.00 WIB

Keterangan:

Senin : 09.00 - 10.00 WIB

Layanan tutup karena staf mengikuti Kebaktian Senin di

Balairung Universitas.


commit to user

52

Jumat minggu terakhir : 11.45 - 13.00 WIB

Layanan tutup karena staf mengikuti kebaktian akhir

bulan yang diadakan oleh Perpustakaan Universitas –

Universitas Kristen Satya Wacana.

L. Sistem Manajemen Informasi Perpustakaan


berupaya mengembangkan sistem teknologi manajemen perpustakaan yang

dimiliki agar lebih mudah bagi pemustaka menelusuri informasi koleksi yang

dimiliki oleh Perpustakaan Universitas.

Sistem informasi manajemen perpustakaan terpadu yang sekarang

digunakan hasil produksi SIRSIDYNIX (http://www.sirsidynix.com/) dengan

nama UNICORN interface untuk input data oleh staf namanya WORKFLOWS,

sedangkan interface untuk pemustaka yang dapat diakses melalui internet pada

alamat URL: http://webopac.uksw.edu/ disebut OPAC. Sistem ini mulai

digunakan oleh Perpustakaan Universitas sejak bulan Juni 2008 untuk

menggantikan sistem lama yaitu SIPISIS dan diresmikan penggunaannya pada

tanggal 8 Agustus 2008.


commit to user

53

BAB IV

PEMBAHASAN

Perpustakaan dapat membangun koleksi dan memberikan layanan

yang baik kepada pengguna apabila perpustakaan mengadakan pembinaan

koleksi. Pembinaan koleksi pada Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen

Satya Wacana merupakan bagian dari Bidang Pelayanan Teknis yang telah

melaksanakan kegiatan akuisisi sesuai dengan pedoman yang berlaku di

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana. Kegiatan yang

dilakukan pada bagian akuisisi Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen

Satya Wacana, yaitu penyeleksian bahan pustaka, pemasukan data bahan pustaka,

pengadaan bahan pustaka, dan inventarisasi.

1. Seleksi Bahan Pustaka

Kegiatan dalam seleksi bahan pustaka berupa memilih bahan pustaka

secara tepat, sesuai dengan tujuan perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka

berhubungan langsung dengan anggaran pembinaan koleksi karena menjadi

bagian dari anggaran perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka juga merupakan

kegiatan terprogram yang dilakukan bersama antara fakultas dan perpustakaan.

Kegiatan yang dilakukan petugas bagian akuisisi untuk menyeleksi bahan pustaka

adalah sebagai berikut:

a. Mengumpulkan katalog penerbit, silabus mata kuliah, pangkalan data

perpustakaan lain, kurikulum fakultas, lembar permintaan pemustaka,

tinjauan buku, dan sumber-sumber lain dari internet.


commit to user

54

b. Mengelompokkan dan menyusun bahan-bahan tersebut menurut

bidang ilmu fakultas/unit.

c. Mengirimkan bahan-bahan yang telah dikelompokkan ke fakultas/unit

sesuai dengan bidang ilmu fakultas/unit yang bersangkutan disertai

formulir pemesanan.

d. Menerima kembali daftar pesanan dari fakultas/unit.

e. Memeriksa daftar pesanan dengan melakukan pengecekan pada

database koleksi Perpustakaan Universitas.

f. Menyusun atau mengelompokkan bahan pustaka terpilih dalam daftar

usulan pembelian bahan pustaka dan memeriksa anggaran.

2. Pemasukan Data Bahan Pustaka “ Buku “ dalam Unicorn SirsiDynix

Kegiatan pemasukan data bahan pustaka “buku” pada bagian

akuisisi, yaitu menginput data atau melengkapi data bibliografi ringkas pada

WorkFlows. WorkFlows adalah sistem antar muka di dalam program

Unicorn SirsiDynix yang digunakan sebagai lembar kerja oleh pelaksana

dan ataupun penanggungjawab kegiatan acquisition, pengolahan, pembuat

laporan, seleksi, serta pengawasan serial. Unicorn SirsiDynix, yaitu nama

program aplikasi sistem informasi yang terintegrasi antar berbagai modul

dalam operasi kegiatan perpustakaan. Proses dalam menginput data

bibliografi pada modul acquisition yang terdapat pada WorkFlows adalah

sebagai berikut:


commit to user

55

a. Add basic order ( )

Langkah awal, buku yang akan diinput ke dalam WorkFlows harus

dicek dulu, apakah perpustakaan sudah memiliki atau belum. Kata

kunci untuk mengecek bisa berupa judul, pengarang, dan atau ISBN.

Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi agar tidak ada kasus buku

yang sama mempunyai dua (2) bibliografi. Jika buku tersebut baru,

klik pada Add Temporary Title ( ) untuk mengisi data bibliografi.

Berikut ini adalah gambar add basic order.


commit to user

56

Gambar: 4.1 Tampilan Add Basic Order/Item Search

Sumber: Pelayanan Teknis PU – UKSW

Setelah klik pada Add Basic Order muncul form Bibliographic yang

harus diisi seperti Gambar: 4.2.


commit to user

57

Gambar: 4.2 Tampilan Add Basic Order/Bibliographic


Pada Bibliographic ( ) di atas terdapat form data bibliografi dan diisi

menggunakan Dublin Core metadata yang terdiri dari:

020 ISBN

Contoh: 978123456 (tidak memakai tanda -)


commit to user

58

022 ISSN

100 Personal author

Contoh: Jhon, Ezer (nama asing dibalik)

Agus Hartanto (nama tidak dibalik)

245 Title

Contoh: The Ciputra Way :|bpraktik terbaik menjadi

entrepreneur sejati/|cEzer Jhon

260 Publication info

Contoh: Semarang :|bGramedia,|c2009

300 Physical descrip

Contoh: xvi, 125p. :|c25cm.

500 General note

590 Local note

Setelah mengisi bibliografi lalu mengisi Call Number seperti tampilan

Gambar: 4.3.


commit to user

59

Gambar: 4.3 Tampilan Add Basic Order/Call Number


Untuk pengisian Call Number, diisi dengan Barcode ( ). Pada saat

buku sudah sampai di kataloger, maka Call Number akan diedit oleh

kataloger. Pada kolom Class Scheme pilih Dewey ( ). Setelah terisi

semua klik Save ( ).


commit to user

60

Setelah mengisi Call Number dan diSave akan muncul Order This

Title.

Gambar: 4.4 Tampilan Add Basic Order/Call Number

Sumber: Pelayanan Teknis PU - UKSW

Klik Order This Title ( ) untuk melanjutkan proses menginput data.


commit to user

61

Setelah klik Order This Title akan muncul form Vendor yang harus

diisi seperti gambar dibawah ini.

Gambar: 4.5 Tampilan Add Basic Order/Enter Order Information


Proses selanjutnya dalam pengisian data di atas, yaitu:

Vendor ID : diisi nama vendor disetiap transaksi,

misalnya: vendor Gramedia.

Untuk memilih vendor dilakukan dengan cara

klik ( ).


commit to user

62

Order type : diisi firm bila beli dan gift bila hadiah.

Fiscal Cycle : diisi tahun periode anggaran. Contoh: periode Juli

2011 – Juni 2012, maka pengisiannya hanya ditulis “2011” saja. Jika

semua sudah terisi, klik Add Order ( ) untuk proses selanjutnya.

Kemudian mengisi harga buku seperti yang terlihat pada gambar di

bawah ini.

Gambar: 4.6 Tampilan Add Basic Order/Enter Orderline Information



commit to user

63

Pada gambar di atas, untuk mengisi harga buku yang sedang diinput.

Apabila ada diskon dalam pembelian buku, klik pada tombol yang

ditunjuk ( ) untuk menginput diskon. Jika sudah terisi, klik

Continue ( ) untuk proses berikutnya.

Setelah mengisi harga buku dan diskon (jika ada), selanjutnya mengisi

Fund ID.

Gambar : 4.7 Tampilan Add Basic Order/Enter Fundings and Distributions



commit to user

64

Proses selanjutnya input pada kolom Fund ID, kolom ini diisi sesuai

dengan anggaran unit. Untuk mengetahui, klik pada arah yang

ditunjuk anak panah ( ). Pada kolom Funding Code terdapat

beberapa pilihan :

1) ACQ 1 = Untuk bahan pustaka buku yang beli

2) ACQ 2 = Untuk bahan pustaka status serial

3) ACQ 3 = Bahan pustaka berbentuk VCD, DVD, CDR

(elektronik)

4) Default = Untuk bahan pustaka jurnal, majalah, tabloid,

koran, dan lain-lain.

Setelah kolom terisi, klik Add Orderline ( ) untuk langkah

berikutnya dan akan muncul Orderline seperti pada Gambar: 4.8.


commit to user

65

Gambar: 4.8 Tampilan Add Basic Order/Order


Pada gambar di atas diterangkan proses sudah sampai pada tahap

Orderline ( ). Langkah selanjutnya klik Finish ( ). Tampilan

selanjutnya adalah proses order terakhir terdapat pada Gambar: 4.9.


commit to user

66

Gambar: 4.9 Tampilan Add Basic Order/Mark Order Finished


Pilih kolom Date Ready ( ) dan isi Today, kolom di bawahnya diisi

Never. Selanjutnya, klik Save and Close ( ) dan proses order sudah

selesai.


commit to user

67

b. Receive Orders ( )

Receive Orders adalah langkah pemasukan bibliografi buku yang

sudah diterima dari proses order yang sudah dilakukan. Klik pada

Current Order ( ).

Gambar: 4.10 Tampilan Receive Orders/Item Search


Kemudian akan muncul Receive Copies setelah klik Current Order,

seperti pada Gambar: 4.11.


commit to user

68

Gambar: 4.11 Tampilan Receive Orders/Receive Copies


Isi pada kolom Quantity Receiving ( ) sesuai dengan jumlah order

per judul buku. Setelah terisi klik pada Receive Orderline ( ).

Kemudian tampilan akhir akan seperti pada Gambar: 4.12.


commit to user

69

Gambar: 4.12 Tampilan Received Items


Pada tampilan gambar di atas dapat dilihat bahwa, buku sudah

diterima dalam keadaan baik. Selanjutnya klik Close ( ).


commit to user

70

c. Add Ordered Items to Catalog ( )

Langkah ini harus menginput item ID setiap buku yang diterima. Item

ID ini berisi nomor accession. Klik pada kolom Current ( ) untuk

proses selanjutnya.

Gambar: 4.13 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Item Search


Setelah klik Current akan menampilkan Loading Order seperti pada

Gambar: 4.14.


commit to user

71

Gambar: 4.14 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order


Tampilan gambar di atas harus mengisi kolom New Item ID ( ),

masukkan item ID (barcode) buku yang sedang diolah.

Jika sudah diisi klik Add/Update Items ( ).

Tampilan terakhir adalah Record Updates seperti pada Gambar: 4.15.


commit to user

72

Gambar: 4.15 Tampilan Add Ordered Items to Catalog/Loading Order


Setelah proses Add Ordered Items to Catalog sudah selesai klik pada

Close ( ).


commit to user

73

d. Add Invoice ( )

Add Invoice adalah langkah untuk memasukkan data buku yang akan

dibayar.

Gambar: 4.16 Tampilan Add Invoice/Enter Invoice and Vendor ID


Pada gambar di atas, kolom Invoice ID ( ) diisikan AUTO, pada

kolom Vendor ID ( ) isi sesuai dengan vendor yang bersangkutan.

Contoh vendor adalah Gramedia. Jika sudah terisi semua klik Add

Invoice ( ).

Tampilan setelah itu akan seperti pada Gambar: 4.17.


commit to user

74

Gambar: 4.17 Tampilan Add Invoice/Invoice Summary


Pada gambar di atas klik Add Invoiceline sesuai petunjuk arah panah

untuk memasukkan data. Maka tampilan selanjutnya akan seperti pada

Gambar: 4.18.


commit to user

75

Gambar: 4.18 Tampilan Add Invoice/Add Invoiceline


Klik Order ID ( ) untuk memasukkan Invoice Orderline. Setelah

itu tampilan akan seperti pada Gambar: 4.19.


commit to user

76

Gambar: 4.19 Tampilan Add Invoice/Add Orderline


Tampilan Gambar: 4.19 pada data buku yang akan dimasukkan

diblok/diklik ( ) dan klik Invoice Orderline ( ). Maka, akan

menampilkan tampilan seperti Gambar: 4.20.


commit to user

77



Pada gambar di atas Order ID ( ) sudah terisi, langkah selanjutnya

adalah memasukkan harga bahan pustaka tersebut pada kolom Amount

( ).

Setelah Amount diisi tampilan akan seperti Gambar: 4.21.


commit to user

78



Pada gambar di atas kolom Amount dan Order ID sudah terisi,

langkah selanjutnya klik pada Add Invoiceline ( ). Tampilan

berikutnya seperti pada Gambar: 4.22 yang menunjukkan bahwa

proses Add Invoice sudah selesai dan klik Close ( ).


commit to user

79

Gambar: 4.22 Tampilan Add invoice/Invoice summary



commit to user

80

e. Pay Invoice ( )

Proses ini adalah untuk melakukan pembayaran dengan cara

mengurangi anggaran yang ada pada setiap unit. Klik pada kolom

Current Invoice ( ).

Gambar: 4.23

Tampilan Pay Invoice/Select Search


Setelah klik Current Invoice tampilan akan seperti Gambar: 4.24.


commit to user

81

Gambar: 4.24 Tampilan Pay Invoice/Pay Invoice


Pada tampilan gambar di atas, tanda anak panah ( ) diberi tanda

checklist pada buku yang akan dibayar dan klik pada Pay Selected

Lines ( ). Dengan demikian, dalam sistem Unicorn SirsiDynix buku

sudah terbayarkan dengan mengurangi anggaran yang ada di setiap

unit.


commit to user

82

Tetapi, karena sistem belum online dengan sistem keuangan, maka

pembayaran harus melalui sistem keuangan yang ada di UKSW yang

dikenal dengan SIKASA, baik pembayaran secara transfer maupun tunai.

3. Pengadaan Bahan Pustaka ”Buku”

Dalam pengadaan bahan pustaka ”buku” sekarang dilakukan bersama-

sama antara fakultas dan Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya

Wacana. Anggaran masing-masing fakultas dan Perpustakaan Universitas selama

ini diperoleh dari anggaran Universitas Kristen Satya Wacana, tetapi anggaran

untuk Perpustakaan Universitas mendapatkan lebih banyak daripada fakultas

karena anggaran Perpustakaan Universitas digunakan untuk pengembangkan

koleksi atau menangani pengeluaran dalam pengadaan bahan pustaka. Pengadaan

bahan pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

bersifat umum untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar, seperti koleksi

referens yang terdiri dari kamus, ensiklopedia, himpunan peraturan perundangan,

dan lain-lain. Sedangkan pengadaan koleksi di fakultas bersifat lebih spesifik yang

berisikan tentang bahan pustaka yang bersangkutan dengan bidang ilmu fakultas

tersebut atau sesuai kebutuhan yang dibutuhkan oleh fakultas.

Kegiatan akuisisi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas –

Universitas Kristen Satya Wacana dilakukan melalui pembelian/pemesanan,

hadiah baik atas permintaan maupun tanpa permintaan, dan tukar menukar. Tetapi

untuk sekarang Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana

belum melakukan tukar menukar buku dengan lembaga lain atau pihak lain.


commit to user

83

1) Pembelian/Pemesanan

Kegiatan yang dilakukan adalah pembelian secara langsung

dengan datang ke toko buku atau memilih buku sesuai kebutuhan, dan

pembelian secara tidak langsung melalui pemesanan kepada vendor.

Pembelian secara langsung pembayarannya dilakukan dengan cash sesuai

harga buku yang dibeli. Setelah itu, membuat surat perintah pembayaran

sesuai rubrik pesanan dan mempertanggungjawabkan pengeluaran pada

Manajer BAK (Biro Akuntansi dan Keuangan). Sedangkan pembelian

secara tidak langsung dilakukan dengan proses sebagai berikut:

a. Menerima daftar pesanan buku dari fakultas/unit.

b. Meminta penawaran harga buku dari penerbit, toko buku, maupun

agen atas buku terpilih dalam daftar usulan.

c. Menerima penawaran harga buku dari penerbit, toko buku maupun

agen.

d. Memilih harga terendah dari penawaran harga buku yang telah

diterima.

e. Memeriksa alokasi dana.

f. Meminta persetujuan Kepala Bagian untuk mengusulkan buku kepada

Direktur Perpustakaan Universitas.

g. Mengirimkan daftar pesanan dari usulan pembelian buku yang telah

mendapat persetujuan dari Pimpinan Universitas Kristen Satya

Wacana ke penerbit, toko buku, maupun agen yang dipilih.

h. Menerima invoice dari penerbit, toko buku, maupun agen.


commit to user

84

i. Mencocokkan invoice dengan daftar pesanan buku.

j. Melalui sekretaris Perpustakaan Universitas memberitahu Bagian

Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana untuk melakukan

pembayaran.

Penggunaan anggaran untuk pengeluaran atau pembayaran buku kurang dari

1 juta dapat diambil di Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana.

Sedangkan, untuk pembayaran lebih dari 1 juta dapat diambil pada hari

berikutnya setelah meminta di Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya

Wacana atau transfer. Pembayaran untuk pengadaan bahan pustaka via

transfer dapat dilakukan melalui prosedur sesuai pedoman yang berlaku

pada Perpustakaan Universitas, yaitu:

a. Rubrik anggaran – Perpustakaan Universitas

a) Pengadaaan bahan pustaka/bagian akuisisi membuat konsep

surat untuk Manajer BAK (Biro Akuntansi dan Keuangan)

“Permohonan realisasi pembayaran berdasarkan invoice dari

supplier/vendor” yang ditandatangani dan atas nama sekretaris

Perpustakaan Universitas, dan menyimpan tembusan surat

sebagai arsip.

b) Petugas pengadaan bahan pustaka menginventarisasi surat

keluar pada buku induk “Surat Keluar Pengadaan Koleksi”.

c) Petugas Administrasi Perpustakaan Universitas membuat SPRA

(Surat Perintah Realisasi Anggaran).


commit to user

85

d) Surat permohonan pembayaran dengan invoice asli dan SPRA

dikirimkan ke manajer BAK melalui Bagian Administrasi

Perpustakaan Universitas.

e) Copy dari surat permohonan dan invoice (faktur tagihan)

disimpan untuk sebagai arsip pengadaan koleksi.

f) Jarak 1 (satu) minggu dari tanggal pembuatan surat, petugas

pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan pembayaran

melalui:

i. program SIKASA (A) – rekap transaksi yang dilakukan

Kode Lib : sudah ditransfer → pembayaran

lewat ebanking (transfer data)

Kkk : sudah ditransfer → pembayaran

lewat transfer bentuk uang tunai (dari kas

Universitas Kristen Satya Wacana)

ii. menanyakan ke Bagian Keuangan Universitas Kristen

Satya Wacana.

g) Bila sudah dilakukan pembayaran, petugas pengadaan bahan

pustaka:

i. meminta copy bukti transfer ke Bagian Keuangan

Universitas Kristen Satya Wacana

ii. mencatat tanggal transfer pembayaran dan keperluan atau

kegunaan transfer pembayaran disertai nomor invoice

(faktur tagihan) pada lembar bukti transfer


commit to user

86

iii. menginformasikannya ke supplier/vendor via email atau

telepon.

h) Bila belum ditransfer oleh bagian keuangan Universitas Kristen

Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka melakukan

pengecekan ulang setelah 3 hari dari tanggal pengecekan awal.

b. Rubrik anggaran - Fakultas/Unit

a) Pengadaaan bahan pustaka/bagian akuisisi membuat konsep

surat yang ditujukan kepada untuk Sekretaris Fakultas/unit

“Permohonan realisasi pembayaran berdasarkan invoice dari

supplier/vendor” yang ditandatangani dan atas nama Sekretaris

Perpustakaan Universitas dengan tindasan surat ke Manajer

BAK (Biro Akuntansi Keuangan) lalu diarsipkan. Surat dibuat

rangkap 3 (1 – manajer BAK, 1 – Sekretaris Fakultas, 1 – arsip

Perpustakaan Universitas) dan surat untuk Sekretaris

Fakultas/unit dilampiri dengan invoice asli.

b) Petugas pengadaan bahan pustaka menginventarisasi surat keluar

pada buku induk “Surat Keluar Pengadaan Koleksi”.

c) Surat tindasan permohonan pembayaran dan fotokopi invoice

untuk Manajer BAK; surat asli permohonan dan invoice asli

dikirimkan ke Sekretaris Fakultas/unit sebagai sumber anggaran

pengadaan bahan pustaka. Pengiriman surat melalui petugas

Administrasi Perpustakaan Universitas.


commit to user

87

d) Copy dari surat permohonan dan invoice (faktur tagihan)

diarsipkan oleh Petugas Pengadaan Koleksi.

e) Setelah 1 (satu) minggu dari tanggal pembuatan surat, petugas

pengadaan bahan pustaka melakukan pengecekan pembayaran

melalui Bagian Keuangan Universitas Kristen Satya Wacana.

f) Bila sudah, petugas pengadaan bahan pustaka:

i. mencatat tanggal transfer pembayaran pada surat

permohonan dan invoice

ii. meminta bukti transfer ke Bagian Keuangan

iii. menginformasikannya ke supplier/vendor via email atau

telepon.

g) Bila belum ditransfer oleh Bagian Keuangan Universitas Kristen

Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka menanyakan

kepada Sekretaris Fakultas/unit pemberi anggaran apakah SPRA

sudah dibuat.

h) Bila belum ditransfer oleh Bagian Keuangan Universitas Kristen

Satya Wacana, petugas pengadaan bahan pustaka melakukan

pengecekan ulang setelah 3 hari dari tanggal pengecekan awal

melalui Bagian Keuangan maupun fakultas/unit pemberi dana.

2) Hadiah

Hadiah buku biasanya diperoleh dari seseorang dan lembaga

lain atau dari dalam negeri maupun luar negeri. Proses penerimaan hadiah

buku di Perpustakaan Universitas adalah sebagai berikut:


commit to user

88

a. Memeriksa buku yang diterima dan mencocokkan dengan daftar buku

yang dikirimkan oleh pengirim.

b. Membuat dan mengirimkan surat ucapan terima kasih dengan

lampiran surat tanda terima melalui pos atau jika tercantum alamat

email dari pengirim, surat ucapan terima kasih yang sudah discan

dapat dikirimkan via email dengan melampirkan surat tanda terima.

c. Memberi kode pada halaman judul buku (H/sumber/tanggal terima).

d. Menerakan cap kepemilikan dan cap inventaris.

e. Mendaftar ke dalam buku induk.

4. Inventarisasi

Dalam kegiatan ini buku yang sudah diterima pada Bagian

Akuisisi sebelum lanjutkan dengan kegiatan pemasukan data, maka harus

melalui proses inventarisasi sebagai berikut:

a. Mencocokkan buku yang diterima dengan nota/faktur penjualan dari

supplier/vendor.

b. Melakukan pengecekan fisik buku, apakah ada halaman yang hilang,

rusak, sobek, dan atau fisik buku cacat.

Jika pada proses a dan b mengalami ketidaksesuaian dengan buku

yang dipesan dan dikirim, maka Bagian Akuisisi akan melakukan

komplain kepada supplier/vendor dengan mengirimkan surat klaim

c. Menuliskan informasi perolehan buku pada halaman judul dengan

format: status/ sumber/harga/tanggal terima.


commit to user

89

Keterangan:

- status berisikan tentang B = Beli atau H = Hadiah

- sumber berisikan tentang unit yang melakukan

pembelian/keterangan yang memberi hadiah

- harga dicantumkan sesuai dengan harga buku yang asli jika

melalui pembelian, tetapi buku yang didapat dari hadiah tidak

ada keterangan harga

- tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan Universitas –

UKSW menerima buku yang bersangkutan.

Contoh informasi perolehan buku adalah:

B/FH/Rp. 10.000,-/2 Maret ’12

H/Perpusda/2 Maret ’12

d. Memberi cap stempel atau tanda kepemilikan Perpustakaan

Universitas pada buku, yaitu:

- Cap Universitas Kristen Satya Wacana (bundar) dilakukan 3x,

pertama diletakkan pada halaman judul, halaman Bab 2, dan

yang ketiga pada halaman terakhir dengan mencari tempat yang

kosong.

- Cap kotak (kotak lebar) diletakkan pada halaman terakhir di

bawah cap Universitas Kristen Satya Wacana (bundar) dengan

format:

o Status/sumber :

o Tanggal terima :


commit to user

90

o Harga :

o Acc. no :

Keterangan:

o Status berisikan tentang B = Beli atau H = Hadiah, dan

sumber berisikan tentang unit yang melakukan

pembelian/keterangan yang memberi hadiah.

o Tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menerima

buku yang bersangkutan.

o Harga dicantumkan dengan harga buku yang asli jika

melalui pembelian, tetapi buku yang didapat dari hadiah

tidak ada keterangan harga.

o Acc. no diisikan dengan numbering item ID atau cap

accession sesuai barcode.

- cap kotak (panjang) bertuliskan Perpustakaan Universitas –

Universitas Kristen Satya Wacana, diletakkan di 3 sisi buku

yaitu sisi atas, sisi bawah dan sisi kanan

- menerakan numbering item ID atau cap accession yang

dilakukan dengan 4x, yaitu: halaman judul, halaman 13,

halaman terakhir (pada cap kotak lebar), dan kertas konsep yang

digunakan untuk pengolahan buku di Bagian Pelayanan Teknis.

e. Memasang barcode dilakukan 3x, pertama sampul depan (kiri atas),

halaman judul (atas/tengah/bawah), dan sampul belakang (bawah


commit to user

91

kiri/tengah). Penempelan barcode dilakukan 3x, karena apabila

salahsatu bagian yang ditempel barcode ada yang rusak atau sobek

masih ada barcode bagian lain yang masih dapat digunakan.

Sehingga, pegawai tidak kesulitan untuk menginput buku yang dalam

proses pengolahan atau sirkulasi (peminjaman dan pengembalian)

buku oleh pemustaka.

f. Membuat kertas konsep, dengan format :

Tanggal terima : Baru/Tambah

Status/Sumber : No. Acc :

Harga :

Vendor :

Discount :

Keterangan:

- Tanggal terima ditulis dengan tanggal Perpustakaan Universitas

– Universitas Kristen Satya Wacana menerima buku yang

bersangkutan.

- Status berisikan tentang B = Beli atau H = Hadiah, dan

sumber berisikan tentang unit yang melakukan

pembelian/keterangan yang memberi hadiah.

- Harga dicantumkan dengan harga buku yang asli jika melalui

pembelian, tetapi buku yang didapat dari hadiah tidak ada

keterangan harga.


commit to user

92

- Vendor diisikan dengan nama supplier yang mengirim buku.

- Discount ditulis apabila dalam pembelian buku mendapat diskon

dari vendor.

- Baru/tambah dapat dipilih salah satu untuk mengetahui buku

tersebut termasuk baru atau belum ada di Perpustakaan

Universitas, dan tambah jika di Perpustakaan Universitas sudah

mempunyai buku yang sama atau menambah eksemplar.

- No. acc diisikan dengan numbering item ID atau cap accession

sesuai barcode.

1. Hambatan yang dihadapi pada Kegiatan Akuisisi Bahan Pustaka di

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

Dalam kegiatan akuisisi bahan pustaka “buku” pada Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana menemui beberapa hambatan,

yaitu:

(1) Pembayaran yang dilakukan oleh pihak fakultas atau Bagian Keuangan

Universitas Kristen Satya Wacana sering menyebabkan terjadinya

keterlambatan pengiriman buku yang dipesan dari vendor karena bukti

transfer pembayaran belum dikirim kepada Perpustakaan Universitas.

(2) Kurangnya perhatian fakultas terhadap Perpustakaan Universitas.

Perpustakaan Universitas sulit mengontrol pengadaan buku yang dilakukan

oleh fakultas. Padahal, buku tersebut telah dimiliki oleh Perpustakaan


commit to user

93

Universitas, bahkan tahun terbit buku yang dibeli oleh fakultas lebih lama

dibandingkan buku yang telah dimiliki Perpustakaan Universitas.

(3) Proses pemasukan data pada WorkFlows sedikit rumit karena petugas sering

mengalami kesalahan dalam memasukkan data, khususnya data bibliografi.

Metadata yang digunakan oleh Perpustakaan Universitas sesuai dengan

sistem Unicorn WorkFlows SirsiDynix.

2. Cara untuk Mengatasi Hambatan yang dihadapi pada Kegiatan

Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana Salatiga

Upaya untuk mengatasi hambatan yang ada pada kegiatan akuisisi di

Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana adalah sebagai

berikut:

(1) Perpustakaan Universitas atau Bagian Akuisisi melakukan pengecekan

pembayaran kepada pihak fakultas atau Bagian Keuangan Universitas

Kristen Satya Wacana, apakah pembayaran sudah ditransfer ke vendor dan

segera meminta tanda bukti transfer supaya buku dapat segera dikirimkan.

(2) Pihak perpustakaan melakukan koordinasi dalam pengadaan buku yang

dilakukan oleh pihak fakultas, apabila masih diacuhkan dan tidak mendapat

respon dari pihak fakultas, maka akan ditindaklanjuti melalui Direktur

Perpustakaan Universitas dengan menegur melalui surat dan menghimbau

supaya meningkatkan kerjasama yang lebih baik dengan Perpustakaan

Universitas.


commit to user

94

(3) Pihak perpustakaan memberikan pelatihan dalam penggunaan sistem

Unicorn Workflows SirsiDynix, khususnya dalam pemasukan data

bibliografi yang menggunakan skema metadata supaya tidak terjadi

kesalahan.


commit to user

95

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada Bab IV, maka

penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Hambatan pada kegiatan akuisisi di Perpustakaan Universitas – Universitas

Kristen Satya Wacana adalah sering terjadi keterlambatan pengiriman buku

dari vendor karena bukti transfer pembayaran belum dikirim, kurangnya

perhatian fakultas terhadap Perpustakaan Universitas, dan petugas sering

mengalami kesalahan dalam memasukkan data ke dalam WorkFlows.

2. Upaya untuk mengatasi hambatan pada kegiatan akuisisi di Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana adalah melakukan

pengecekan pembayaran kepada pihak fakultas atau bagian keuangan

Universitas Kristen Satya Wacana, pihak perpustakaan melakukan

koordinasi dalam pengadaan buku yang dilakukan oleh pihak fakultas, dan

pihak perpustakaan memberikan pelatihan dalam penggunaan sistem

Unicorn Workflows SirsiDynix.


commit to user

96

B. Saran

Beberapa saran yang dapat di sampaikan penulis untuk Perpustakaan

Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana, sebagai berikut:

1. Perlu meningkatkan kerjasama dengan perpustakaan lain dan instansi lain

sebagai upaya untuk mengembangkan koleksi bahan pustaka buku, serta

perlu meningkatkan kesadaran kepada pemustaka, khususnya sivitas

akademika, agar memberikan usulan bahan pustaka yang dibutuhkan untuk

pengembangan koleksi di Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen

Satya Wacana.

2. Petugas lebih mempertegas sanksi kepada pemustaka apabila ada yang

melanggar peraturan, karena peraturan dibuat tidak untuk dilanggar, petugas

lebih memperhatikan penempatan koleksi yang ada di rak, apakah sesuai

dengan nomor klasifikasinya atau tidak karena terkadang pemustaka sulit

menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan, padahal bahan pustaka

tersebut tidak dalam peminjaman ataupun perbaikan, serta perlu adanya

sosialisasi kepada pemustaka terhadap penggunaan OPAC, supaya

pemustaka, khususnya sivitas akademika, tidak kesulitan dalam mencari

bahan pustaka yang dibutuhkan.


commit to user

97

DAFTAR PUSTAKA

Budiwijaya, Arief. 1980. Pembinaan Koleksi. Yogyakarta: Pusdiklat Perpustakaan IKIP Yogyakarta.

Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. 2003. Yogyakarta: Jurusan Ilmu

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Arab IAIN Sunan Kalijaga. Departemen Pendidikan Nasional RI. 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi:

Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Hermawan S, Rachman dan Zulfikar Zen. 2006. Etika Kepustakawanan.Jakarta:

Sagung Seto. Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media. Pengelolaan Perpustakaan. 2007. Yogyakarta: Graha Ilmu. Ratnaningsih. 2010. Pengadaan Bahan Pustaka di Perguruan Tinggi: Suatu

Pengalaman di Perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Jurnal Pustakawan Indonesia 10 (1): 45.

Sudjana, Janti G. 2006. Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustaka Modul 1-6.

Jakarta: Universitas Terbuka. Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama. _____________. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama. Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor

Indonesia. www.pnri.go.id/Attachment/ISBN/ISBN_PERSYARATAN_BARU.pdf diakses

pada tanggal 9 Mei 2012 pukul 15.20

akuisisi bahan pustaka “buku” di perpustakaan …/akuisisi... · pustaka “buku” di...

Documents