akademik bilişim - 2013 - sunumu - 24 ocak 2013

Yrd. Doç. Dr. Mustafa ÖZAbdullah Gül Üniversitesi, İİBF,

YöneAm Bilişim Sistemleri Bölümü

Melih Rüştü ÇALIKOĞLUAbdullah Gül Üniversitesi,

Genel Sekreteri

Hacı OĞUZAbdullah Gül Üniversitesi, Bilgi İşlem Daire Başkanı

30 Ocak 13 Çarşamba

Akademik Bilişim 2013 -‐ Akdeniz Üniversitesi 2

1. Giriş

2. AGÜ Ortak Çalışma Alanı Projesi 2.1. Yönetsel ve Örgütsel Boyut 2.2. Teknoloji Boyutu

3. Demo

4. Sonuç ve Öneriler


Birden fazla kullanıcı tara]ndan ortak bir şekilde üreAlip, gelişArilebilen web sayfaları topluluğu ve bu sayfaların yöneAmini sağlayan yazılım olarak tanımlanabilen Wiki, geleneksel bilgi üreAmi ve paylaşımını destekleyen bir teknolojidir.

En bilinen Wiki uygulaması, dünyanın en geniş çaplı işbirliği ile düzenlenmiş referans projesi olan Wikipedia’dır.




İşbirliği yazılımlarının sınıflandırılması (zaman x mekan)

Yüz yüze EtkileşimKarar tabloları, duvar ekranları,

tek ekranlı grup çalışma yazılımları vs.

Devam eden işlerTakım odaları, Proje yöneAmi yazılımları, zaman kaydırmalı

grup yazılımları vs.

Uzaktan etkileşimVideo konferans yazılımları, anlık mesajlaşma, paylaşımlı

ekranlar, çok kullanıcılı editörler vs.

İle6şim / Koordinasyon

E-‐posta, bulleAn board, blog, grup takvimi,

Wikiler vs.

Aynı zaman (Senkron) Farklı zaman (Asenkron)



Abdullah Gül Üniversitesinde, Wiki teknolojisini üniversite yöneAm s ü r e ç l e r i n d e k u l l a nmak amacıyla bir proje başlajlmış ve gerekli altyapı çalışmaları gerçekleşArilmişAr.

Bu kapsamda 2011 yılının sonlarına doğru uygulamaya sokulan bir Wiki yazılımı AGÜ’de bir yılı aşkın bir süredir hizmet vermektedir. ORtak ÇAlışma kelimelerinin ilk iki harfleri kullanılarak, uygulamaya ORCA adı verilmişAr.



Wiki Uygulamasına YöneAm DesteğiBir yazılım alt yapısının genel kabul görmesi üst ve orta seviye yöneAcilerin sürece bağlılığı ile daha kolay olabilecekAr. Bu seviyede bazı yöneAci ler in süreçte bütün baskı ve önemsiz leşArmeler i göğüsleyebilecek kadar projeye sahip çıkması gerekmektedir.

-‐ Değişim sürecinin basamaklandırılması,

-‐ Sistemin yararlarının zaman içerisinde görünür hale geArilmesi,

-‐ Kabul edilebilecek fonksiyonların en başta devreye sokulması gibi

stratejilerin üreAlmesi gerekmektedir.



Örgütün Wikiyi KabullenmesiTüm yeni sistemlerde olduğu gibi hem kullanıcı boyutunda hem de yöneAci boyutunda wiki kullanımında bazı dirençlerle karşılaşılabilir.

-‐ YöneAm desteği,

-‐ Zamanla faydalarının görülmesi

-‐ Süreçlerin wikiye göre reorganizasyonu

-‐ EğiAm (farkındalık ve kullanıma yönelik)

gibi unsurlar zamanla bu direnci aşmaya yardımcı olmaktadır.



Wiki Uygulamasında Süreçlerin Reorganizasyonu

Gerçek çalışma hayatlarındakine benzer bir organizasyon yapısını sanal

ortamda da kurgulayarak daha düzenli bir çalışma ortamı hedeflenmişAr.

-‐ Bilgi üreAmi

-‐ Faaliyet raporları

-‐ Birden fazla kişiden bilgi toplanması

gereken durumlar (Kan grubu örneği)

-‐ Kurumsal ve birimsel seviyedeki duyurular

-‐ Dosya paylaşımı



Wiki Uygulamasında Süreçlerin Reorganizasyonu

-‐ Kan grubu örneği (*)

(*) 500 çalışanlı orta büyüklükte bir kurum için 10 Fakülte her birinin 5 er bölümü her bölümün 10 personeli Katmanlar : -‐ Rektörlük / Dekanlık / Bölüm Başkanlığı / Akademik Personel -‐ Genel Sekreterlik / Daire Başkanlığı / Şube Müdürlüğü / İdari Personel



Kullanılacak Yazılımın TespiA

Çalışanların birlikte daha iyi çalışmasına, zahmetsizce bilgi üretmesine ve paylaşmasına yardımcı olması gereken bir çözümgöz önünde bulundurularak aşağıdaki tabloda genel özellikleri gösterilen yazılımlar üzerinde yaklaşık 2 ay süren bir araşjrma ve deneme çalışması yapılmışjr.



Yazılımın Devreye Sokulması

Kurulum için, 30 günlük fonksiyonel herhangi bir kısıtlaması olmayan deneme sürümü seçilmişAr. Eşzamanlı 25 kullanıcı için minimum donanım gereksinimi olan Quad 2GHz+ CPU, 2GB+ RAM ve 10GB veritabanı alanı (www.atlassian.com) dikkate alınarak 2.13GHz (2 Çekirdek) CPU, 8GB RAM, 60GB HDD (boş alan) ve üzerinde Windows 2008 R2 kurulu olan sunucuya varsayılan olarak kullandığı gömülü veritabanı ile kurulmuştur.




İnternet üzerinden sunulan her hizmeve olduğu gibi Wiki hizmeAne erişim kimlik doğrulama işlemi ve Wiki sayfalarının çeşitli düzeylerde yetkilendirme çalışmaları yapılmışjr. OtomaAk yazılım olarak ta adlandırılan “bots” sistemlerinin kötü amaçlı değişiklik yapmalarını engellemek için, resim doğrulama tekniği olan “CAPTCHA” güvenlik özelliği önce akAf edilmiş sonrasında kullanıcıların sisteme girişlerinde yaşanan zorluklardan dolayı bu özellik pasifleşArilmişAr.




Kurulumdan önce yapılan fizibilite çalışması ile her bir akademik ve idari birim bir alan olarak tanımlanmış ve bu alanların aljna üreAlen bilgiyi sınıflandırıcı (Kategori/ Menu/ Sayfa/ Alt sayfa) hiyerarşik bir yapı kurgulanmışjr. Bu zaman alan ve dikkatlice yapılması gereken bir süreç sonunda belirlenen kategori, alan, sayfa hiyerarşisi ve kullanıcılar tanımlanmışjr.



Wiki Yazılımının Uyarlamaları ve EklenAleri

Bir Wiki yazılımının alt yapısının hazırlanıp Wikinin devreye alınması uygulamanın sadece birinci adımıdır. Wiki yazılımından maksimum faydayı elde edebilmek için teknik açıdan yazılım üzerinde bazı uyarlamaların yapılması ve bazı eklenAler yüklenmelidir.

-‐ Çoklu ortam dosyalarını desteklemesi

-‐ Bütünleşik söz dizimi yorumlayıcısı

-‐ İstaAsAkler ve raporlama

-‐ Dışa aktarım (Word, Excel, PDF)

-‐ Sürüm kontrol

-‐ Anket ve formlar



Wiki Yazılımında İstaAsAkler ve Raporlama

Kullanıcı sayısı arzkça üreAlen içerik takibi ve değerlendirilmesi zorlaşacakjr. Bu durumda yapılan son değişiklikler, en çok ziyaret edilenler, en çok yorumlananlar, en çok kajlım yapan kullanıcıların izlenmesi ve diğer çeşitli analizlerin yapılabilmesi Wiki yazılımlarının istaAsAksel özellikleri açısından önemlidir. Ayrıca meAn temelli Wiki sistemi ile ilişkisel veritabanı kullanan Wikiler arasında veritabanı kullanan sistemler, ilişkisel veritabanları sayesinde SQL dili kullanarak özgün analiz çalışmaları yapabilmektedir.



Wiki Yazılımının EğiAmleri

Açık dosya planı sayesinde Wiki, yapısal olarak kolayca dağılmaya ve hedefinden sapmaya açıkjr.

Bu sebeple bir yandan eğiAmler verilmekte ve bir yandan da hangi sayfaların hangi başlıklar aljnda açılabileceği gibi genel kurallar ve standartların tanımlandığı ORCA Kullanım Yönergesi hazırlanmışjr.



Wiki Yazılımının Bakım ve Yedeklemesi

Beklenmedik donanımsal, yazılımsal problemlerin yanı sıra dış faktörlerden kaynaklı veri kaybı ihAmaline karşılık felaket kurtarma planı olmalıdır.

-‐ Günlük, ha{alık uygulama ve eklenA yedeği -‐ Günlük, Ha{alık veritabanı yedeği alınmaktadır.



.



-‐ Kurulacak sistemin başarısı üreAlen içerik miktarı ve kajlımcı sayısına bağlıdır.

-‐ Sistemin kabul edilebilir hale geArilmesi için teknolojik altyapının kurulmuş olması yeterli değildir.

-‐ Farkındalık ve kullanım eğiAmleri ile sistemin doğru ve verimli kullanımı sağlanabilmektedir.

-‐ Kullanım Yönergesi oluşturulmalıdır.

-‐ Sistemin 7x24 çalışır olması, bakım ve yedeklemelerinin düzenli bir şekilde yapılması gerekmektedir.


Teşekkürler


akademik bilişim - 2013 - sunumu - 24 ocak 2013

Technology