ai1 9 administración de la información

IPN / UPIICSA

Apuntes de la materia

ADMINISTRACION INFORMATICA I

Unidad 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN

Antonio Quiones Gonzlez

Enero 2014

(Elaborados por Antonio Quiones en base a una traduccin del libro: Information Systems Management in Practice. Editorial: Prentice Hall. Autores: Barbara C. McNurlin y Ralph H. Sprague, Jr.)

ADMINISTRACION INFORMATICA IPrograma General de Estudio1.IMPACTO DE LA TECNOLOGA INFORMTICA EN LAS ORGANIZACIONES

2.MISIN Y ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE INFORMTICA

3.EL ROL DE LIDERAZGO DEL DIRECTIVO INFORMTICO

4.EL PAPEL ESTRATGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

5.PLANEACIN EN INFORMTICA

6.ADMINISTRACIN DE OPERACIONES DEL CENTRO DE CMPUTO

7.ADMINISTRACIN DEL DESARROLLO DE APLICACIONES

8.ADMINISTRACIN DEL SISTEMA DE TELECOMUNICACIONES

9.ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN

10.ADMINISTRACIN DEL OUTSOURCING

11.TECNOLOGAS EMERGENTES

12.PROMOCIN DE LA CULTURA INFORMTICA EN LA ORGANIZACIN

ADMINISTRACION INFORMATICA IUnidad 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN

9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.2El Rol de la Administracin de Datos9.3Administracin de la Informacin


9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de Datos

9.1.1Introduccin

9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.2El Rol de la Administracin de Datos9.3Administracin de la Informacin

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.1IntroduccinLa informacin interna y externa disponible para las organizaciones, est creciendo a pasos agigantados.La disminucin en los costos de los medios de almacenamiento, el incremento en las velocidades de procesamiento, y la mayor capacidad en los canales de comunicaciones, estn haciendo que los datos internos estn disponibles en grandes cantidades como nunca antes.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.1IntroduccinEl manejo digital de la voz, el video, y los datos de imgenes, estn incrementando tanto la variedad de formatos como de contenidos de informacin.Al mismo tiempo, hay una creciente disponibilidad de los datos externos debido a la Red de Internet y a proveedores de Bases de Datos Pblicas y servicios de escaneo del entorno.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.1IntroduccinEn medio de esta creciente riqueza de informacin, muchas empresas estn luchando para tener control de los datos numricos internos.La Tecnologa de Bases de Datos ha trado muchos beneficios y ventajas, incluyendo la separacin de los datos de los programas que los usan, la reduccin en la redundancia de datos y un acceso ms fcil a los datos para solucionar problemas y tomar decisiones.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.1IntroduccinSin embargo, todava es necesario lograr un mayor progreso en la organizacin y administracin de la informacin o administracin del Recurso Datos.En esta Unidad, se exploran las estrategias y tcticas gerenciales para la administracin de la informacin como un Recurso Corporativo.


9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de Datos9.1.1Introduccin

9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.

9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.2El Rol de la Administracin de Datos9.3Administracin de la Informacin

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los datosLas definiciones de los datos han sido incompatibles de Aplicacin a Aplicacin, de Departamento a Departamento, de Localidad a Localidad y de Divisin a Divisin.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los datosCmo es que ha sucedido esto????Con el fin de lograr que las aplicaciones funcionen lo ms rpido posible, los diseadores de sistemas tratan de obtener los datos necesarios para esos sistemas, ya sea de la fuente ms barata y rpida posible o de archivos existentes.Y en caso necesario, los datos que se requieran y no estn en los archivos existentes, son creados o adicionados a los registros existentes.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los datosEl resultado de esto ha sido que los datos aparecen en diferentes archivos con diferentes nombres para el mismo dato, el mismo nombre para diferentes datos, y el mismo dato en diferentes archivos con diferentes ciclos de actualizacin.Cmo es que ha sucedido esto????La Gerencia no puede tener una visin consistente sobre la operacin de la empresa bajo tales condiciones. Adems, es complicado hacer cambios a los datos y a los programas; un cambio puede afectar no slo al archivo en particular para el cual surge la necesidad del cambio sino tambin a otros archivos que usan ese dato.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los datosLa Administracin de Datos requiere:Identificar todos los tipos de datos que requiere la organizacin.2.Identificar la fuente de cada tipo de datos y el rea de negocios que crea esos datos.3.Construir un sistema transaccional para recolectar y almacenar los datos, despus de lo cual, todas las aplicaciones y usuarios autorizados tengan acceso a dichos datos.


9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.

9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.

9.2El Rol de la Administracin de Datos9.3Administracin de la Informacin

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres Niveles

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres NivelesNivel 1 Esquema Externo.

- Este Nivel es llamado el Nivel Externo o de Usuario.

- Este Nivel contiene las diferentes Vistas del Usuario sobre el dato corporativo que usan los programas de aplicacin cada uno de ellos con su propia Vista.

- En este Nivel, no interesa cmo est almacenado fsicamente el dato ni qu datos son usados por otras aplicaciones.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres NivelesNivel 2 Esquema Conceptual.

- Este Nivel es llamado el Nivel Conceptual o Lgico.

- Comprende todos los datos relevantes de la organizacin, bajo control del Administrador de Datos.

- En este Nivel, los Datos y las relaciones entre ellos estn representados por uno o ms DBMSs (Manejadores de Bases de Datos).

- Este Nivel contiene los mismos Datos que los del Nivel 3, pero sin los datos de implementacin.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres NivelesNivel 3 Esquema Interno.

- Este Nivel es llamado el Nivel Interno o Fsico.

- Especifica la manera en que el dato es almacenado fsicamente.

- Un registro de datos consiste de sus campos de datos ms algunos datos de implementacin, como pointers (apuntadores) y flags (banderas).

- Por supuesto, el usuario final no requiere entender estos Pointers y Flags. Estos elementos slo los utiliza el DBMS.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la Base de Datos de Tres NivelesLas ventajas de este modelo de 3 niveles son importantes para el diseo del DBMS:

- Permiten la separacin del dato lgico del mtodo de almacenamiento fsico, de tal manera que se pueden usar diferentes dispositivos fsicos sin cambiar los programas de la aplicacin.

- Permiten variar las relaciones del dato lgico para diferentes programas que usan el dato sin necesidad de usar redundancias del dato.

- Las Aplicaciones pueden usar un subconjunto de la Base de Datos y organizarla de la mejor manera para la Aplicacin, y una vez ms, sin redundancia.


9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.1.4Los tres principales modelos de DBMSs.

9.2El Rol de la Administracin de Datos

9.3Administracin de la Informacin

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.2El Rol de la Administracin de Datos- La tecnologa de Base de Datos y el uso de DBMSs mejor el problema que representa la inconsistencia y la redundancia de datos en muchas organizaciones.

- Sin embargo, un DBMS no es suficiente para administrar la informacin como un Recurso Corporativo.

- La funcin de Administracin de Datos es mucho ms amplia que la de Administracin de Bases de Datos, la cual se concentra slo en administrar las Bases de Datos y el software que las maneja.

- Uno de los principales propsitos de la Administracin de Datos es Determinar qu dato est siendo usado fuera de la unidad organizacional que lo crea.

- Siempre que el dato cruza las fronteras organizacionales, su definicin y formato deben ser estandarizados bajo la funcin de Administracin de Datos.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.2El Rol de la Administracin de Datos- Otro elemento importante en la Administracin de Datos es el Diccionario de Datos.

- El Diccionario de Datos es un repositorio centralizado de informacin sobre los datos tales como: su significado, origen, uso, formato, y las relaciones con otros datos.

- El Diccionario de Datos es la principal herramienta por la cual la Administracin de Datos controla las definiciones estndar de los datos.

- Todas las definiciones se introducen al Diccionario de Datos, y la Administracin de Datos monitorea todas las nuevas definiciones y todas las solicitudes de cambio en las definiciones para asegurar que se sigue la poltica corporativa.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.2El Rol de la Administracin de Datos- Los Diccionarios de Datos son sistemas y procedimientos manuales o automatizados para el almacenamiento y manejo de las definiciones de los datos de una organizacin. Su propsito es eliminar las confusiones, ambigedades y dificultades en la interpretacin de los datos.La Administracin de Datos tiene 4 funciones:

1.Aclarar y limpiar las definiciones de los Datos

2.Controlar los Datos compartidos

3.Manejar los Datos Distribuidos

4.Mantener la calidad de los datos

UNIDAD 7. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN7.2El Rol de la Administracin de DatosTarea: a).Describir con la ayuda de un grfico, lo que es un Diccionario de Datos


9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.1.4Los tres principales modelos de DBMSs.9.2El Rol de la Administracin de Datos

9.3Administracin de la Informacin

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la Informacin- La Administracin de Datos ha ampliado la perspectiva del manejo de los datos como un Recurso Corporativo.

- Las nuevas tecnologas y la creciente disponibilidad de datos externos, estn enfocando la atencin a manejar los recursos de informacin en un contexto todava ms amplio.

- Este contexto implica el manejo de TODA la informacin como un valioso activo de la empresa - incluyendo documentos, texto no estructurado, mensajes de voz, diagramas, fotografas, y tablas estadsticas -.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la InformacinCuatro Tipos de Informacin.Hay 2 tipos de informacin generada y manejada internamente en la organizacin:

1. La informacin basada en registros de datos tales como se encuentran en los archivos de datos que se procesan en los equipos de cmputo.

2. La informacin basada en documentos tales como: reportes, memoranda, opiniones, mensajes y estimados

Los mismos 2 tipos de informacin tambin son generados externamente a la organizacin. Hay informacin externa basada en registros tales como datos gubernamentales sobre condiciones econmicas y financieras, cotizaciones de precio de las acciones, horarios de aerolneas, etc.

Tambin hay informacin externa basada en documentos tales como: opiniones sobre proyecciones econmicas o rumores, etc.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la InformacinCuatro Tipos de Informacin.

InternaExternaInformacin basada en RegistrosDatos tradicionales que se procesan en el Centro de CmputoBases de Datos PblicasInformacin basada en DocumentosReportes, Mensajes / Administracin de RegistrosBiblioteca Corporativa

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la InformacinAlcance de la Administracin de la Informacin.

Est claro que los Directivos Informticos necesitan tener un punto de vista mucho ms amplio sobre la Administracin de la Informacin si la consideran un Recurso Corporativo.

A continuacin, la siguiente tabla lista las 4 categoras de informacin y muestra la tpica autoridad corporativa responsable de cada categora de informacin, las actuales fuentes de la informacin y algunos ejemplos de la tecnologa que ha sido y ser til en el manejo de cada una de estas categoras de informacin.

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la Informacin

Tpica Autoridad CorporativaFuentes de la InformacinTecnologas UsadasInformacin Interna basada en RegistrosUnidad de InformticaProceso transaccionalUnidades organizacionalesDBMS, Diccionarios de Datos, Tcnicas de Anlisis de datos CorporativosInformacin Interna basada en DocumentosVP de Administracin,Gerencia de RegistrosCartas, memos, Reportes, Documentos corporativos, formas, etc. Procesamiento de Textos, Recuperacin de Textos, Fotocopiado,Microfichas, etc. Informacin Externa basada en RegistrosUsuarios finales, Planeacin Corporativa,Anlisis Financiero,MarketingBases de Datos PblicasRedes Pblicas,Paquetes de Anlisis,Servicios de Outsourcing, etc.Informacin Externa basada en DocumentosBibliotecario CorporativoLiteratura pblica, servicios de noticias, catlogos e ndices,subscripciones, reportes comprados, etc.Servicios bibliogrficos, Redes Pblicas, Servicios de escaneo ambiental

UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la Informacin- El manejo de todos estos tipos de informacin muy probablemente ser responsabilidad de la Unidad de Informtica.

- En algunos casos puede ser apropiado digitalizar los documentos en cuanto llegan a la empresa y hacer la distribucin de los mismos en forma electrnica a las reas que lo requieran.

- La integracin de los distintos tipos de datos conlleva problemas de almacenamiento y manejo de imgenes, datos grficos as como texto y nmeros, lo cual estimular el rpido crecimiento de los sistemas multimedia a travs de toda la organizacin.


9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.2El Rol de la Administracin de Datos9.3Administracin de la InformacinFin de la Unidad

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