agosto del 2018 · 0 diseño según lineamientos administrativos agosto/18 agosto del 2018 . fecha...

INSTITUTO DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL Y REFORMA URBAN NIT: 800099266-1

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código:PA4- GD-F02

FORMATO versión: 01

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Fecha de Versión:

Carrera 22 N° 25-14 Teléfono: (098) 7850135/7850131 ext. 104

http://paipa-boyaca.gov.co/NuestraAlcaldia/Paginas/IVP.aspx E-mail: [email protected]

Instituto de Vivienda de Interés Social y

Reforma Urbana del Municipio de Paipa

Plan Institucional de Archivos

No. VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

0 Diseño según lineamientos administrativos Agosto/18

Agosto del 2018

mailto:[email protected]







Contenido FECHA ...........................................................................................................................................1

1. INTRODUCCIÓN .....................................................................................................................3

2. OBJETIVOS ...............................................................................................................................3

2.1 Objetivo general: .................................................................................................................3

2.2 Objetivos específicos ..........................................................................................................3

2.3 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................................4

2.3.1 Objetivos institucionales ................................................................................................4

2.3.2 Misión .................................................................................................................................4

2.3.3 Visión ..................................................................................................................................5

3. ASPECTOS CRITICOS ...............................................................................................................6

4. EJES ARTICULADORES ..........................................................................................................8

5. PRIORIZACION ......................................................................................................................14

6. VISION ESTRATEGICA .........................................................................................................15

7. OBJETIVOS .............................................................................................................................16

8.PLANES .......................................................................................................................................17

8. MAPA DE RUTA: ..................................................................................................................29

10.HERRAMIENTAS DE MEDICION ..........................................................................................30

BIBLIOGRAFIA ...............................................................................................................................33








1. INTRODUCCIÓN

El Instituto de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana del Municipio de Paipa

atendiendo los requerimientos normativos, establecidos por el Archivo General de la Nación

busca establecer el Plan Institucional de Archivos –PINAR – como solución a los hallazgos

más relevantes encontrados durante el proceso de diagnóstico documental en el área de

planeación, producción, gestión, tramite, organización, valoración, transferencias y

preservación a largo plazo

Atendiendo estos lineamientos y contando con los aportes del AGN, la entidad presenta el

Pinar, como el segundo proceso a realizar en la organización documental, por medio del

análisis, teniendo en cuenta los documentos existentes dentro de la organización en los

archivos de gestión y en el archivo central.

El Pinar permite la solución a los problemas documentales que enfrenta la entidad y

establece las pautas a seguir para le ejecución de los procesos archivísticos en la Alcaldía

por medio de la aplicación de técnicas y medidas de intervención de los documentos dese

su producción hasta su destino final.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general:

Formular el Plan Institucional de Archivos - PINAR, como un proceso de planeación de

formas, formularios, procesos, registros, instrucciones, encaminadas a la preservación de

los documentos de la entidad en cumplimiento del contexto administrativo, legal, funcional

y técnico

2.2 Objetivos específicos

Establecer una herramienta que permita la preservación de la información a

través del tiempo en los diferentes formatos de archivo.

Fortalecer el sistema de gestión documental a través de la herramienta

pertinente.

Armonizar los instrumentos de gestión de la información con las Tablas de

retención documental.








2.3 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

El Instituto de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana del Municipio de Paipa es un

ente territorial de la división político administrativa del estado, con autonomía política, fiscal

y administrativa dentro de los límites que lo señalen la Constitución y la ley y cuya finalidad

es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su

respectivo territorio.

2.3.1 Objetivos institucionales

1. Realizar y ejecutar programas de solución de vivienda de interés social en el sector

urbano y rural en el Municipio de Paipa.

2. Desarrollar directamente o en asocio con entidades autorizadas programas de

construcción, adquisición, mejoramiento, saneamiento básico, reubicación, rehabilitación y

legalizaciones de títulos de soluciones de vivienda de interés social e instituciones de

carácter social en el Municipio.

3. Adquirir por enajenación voluntaria expropiación o extensión de dominio los inmuebles

necesarios para la ejecución de planes y programas de vivienda de interés social y de

instituciones de carácter social en el Municipio de Paipa.

4. Coordinar la realización de planes y programas con entidades públicas y privadas

mediante la suscripción de convenios y contratos en el Municipio de Paipa y de acuerdo con

los procedimientos de Ley.

5. Promover o establecer centros de acopio de materiales de construcción y de

herramientas para apoyar programas de vivienda de interés social y de instituciones de

carácter social en el Municipio de Paipa.

6. Canalizar recursos provenientes de subsidio familiar de vivienda para aquellos

programas adelantados con participación del Municipio de Paipa.

2.3.2 Misión

Somos una entidad descentralizada de orden municipal que busca desarrollar y gestionar

políticas de vivienda de interés social y reforma urbana, su principal objetivo es garantizar el

derecho a tener una vivienda digna que permita mejorar la calidad de vida de los ciudadanos

en especial a aquellos hogares que se encuentran en situación de vulnerabilidad.








2.3.3 Visión

Para 2019, Ser la entidad líder en el municipio de Paipa, creando proyectos de vivienda nueva

y soluciones de mejoramiento de hábitat y de esta manera contribuir al desarrollo de la

política social Municipal.

ESTRUCTURA ORGANICA








3. ASPECTOS CRITICOS

Una vez identificada la situación del Archivo el Instituto de Vivienda de Interés Social y

Reforma Urbana de através del diagnóstico documental se analizó con la herramienta

administrativa los aspectos críticos que afectan la función archivística, asociada a los riesgos

a los cuales está expuesta.








4. EJES ARTICULADORES

Consiste en la priorización de una tabla de evaluación, el nivel de impacto de los

aspectos críticos frente a los ejes articuladores que representa la función archivística.

La priorización de los aspectos críticos se construye la tabla y se establece la relación

directa entre dichos aspectos y el eje articulador, a través de la tabla de criterios de

evaluación, dando como resultado el grado de prioridad de los aspectos y ejes que

servirán de base para la formulación de la visión estratégica y objetivos del PINAR.








5. PRIORIZACION

La priorización consiste en determinar de manera objetiva a través de la tabla de

evaluación, el nivel de impacto de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores

que representa la función archivística.

Para la priorización de los aspectos críticos se construye la tabla de priorización de

aspectos, la cual consiste en establecer una relación directa entre dichos aspectos y

ejes articuladores a través de la aplicación de la Tabla de criterios de evaluación,

dando como resultado el grado de prioridad de los aspectos y ejes que servirán de

base para la formulación de la visión estratégica y objetivos del plan.








6. VISION ESTRATEGICA

El Instituto de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana de Paipa desarrollara el

fortalecimiento y articulación de los archivos, en pro de la aplicación de la normatividad

archivística.








7. OBJETIVOS








8.PLANES








8. MAPA DE RUTA:

Es una herramienta que permite identificar y comprende el orden en el que se van a

desarrollar los planes, los programas y los proyectos del IVP.

La intención de esta herramienta es compilar todos los planes, programas y proyectos,

relacionados con la función archivística de la institución que este en desarrollo o previstos

para futuras acciones.








10.HERRAMIENTAS DE MEDICION








BIBLIOGRAFIA

Constitución Política Colombiana. Artículo 15, párrafo 3. Artículos 20, 23, 74,

94. 95 y 113.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y

se dictan otras disposiciones, Artículos 5, 6, 14, 19, 21,42.

Decreto 1080 del 2015, del Ministerio de Cultura, Reglamenta parcialmente

los decretos 2578 y 2609 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión

Documental.

Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR,

González Flórez John, Herrera Rincón Alba, Sánchez Yopaza Wilson, Triana

Torres Jorge William, 2014.


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