Agencia de Relaciones Públicas

Quisiera hablarles del fenómeno típico del siglo XX, las Relaciones Públicas, que

en realidad son tan antiguas como la propia comunicación humana. En las

sucesivas civilizaciones, como Babilonia, Grecia y Roma, la gente era persuadida

para que aceptara la autoridad de un gobierno y una religión utilizando técnicas

que se siguen utilizando.

El papel de las relaciones publicas en las empresas de hoy y del futuro es el de

propiciar la integración y posicionamiento de las mismas en su entorno, para que

sean percibidas acertadamente en su núcleo de relación y con ello logren el

apoyo de sus interlocutores, (Cada una de las personas que forman parte en un

diálogo; el emisor y el receptor, donde las comunicaciones son dinámicas)

indispensable actualmente para la subsistencia y desarrollo de cualquier tipo de

organización formal.

Por su función estratégica, normativa y de asesoría a todas las áreas de la

organización, el área de relaciones públicas debe ubicarse en un nivel staff en el

organigrama. Es decir, como función orgánica, su ámbito de operaciones es la

totalidad de la empresa o institución; por ello debe depender directamente de la

instancia mayor jerarquía, sea esta la presidencia, la dirección general, la

gerencia o la secretaria.

TAREAS POR REALIZAR

Aunque varia en función del tipo, giro y tamaño de cada empresa o institución,

un área de relaciones publicas suele realizar las siguientes tareas:

1. DIAGNOSTICO

Estudio del clima organizacional

Sondeos de opinión para evaluar la percepción de la empresa o institución

por parte de sus públicos

Auditoria de comunicación interna

2. MONITOREO DEL ENTORNO

Interpretación de la opinión pública y las tendencias del pensamiento

político, económico y social, para los altos niveles de dirección

Monitoreo de la información que publican los medios de comunicación

colectiva, para detectar la que interesa a la organización.

3. VINCULACIÓN

Preparación, implementación y evaluación de programas de comunicación

intrainstitucional e interinstitucional, y las relaciones publicas

Preparación, producción, segmentación y evaluación de campañas de

relaciones públicas

4. NORMATIVIDAD

Normatividad de la identidad institucional para la producción de las

publicaciones institucionales, tanto internas como externas (manuales,

folletos instructivos o corporativos; revistas internas, mixtas o externas;

informes anuales, etc.) y para la producción de los apoyos gráficos que

requiere la organización (papelería, señalización, display, etc.)

videoprogamas, audioprogramas, etc.

Normatividad para el otorgamiento de donativos institucionales

Normatividad para la participación de la organización en eventos

institucionales, como ferias, exposiciones, etc.

5. DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

Elaboración y distribución de boletines, comunicados, gacetillas,

convocatorias o desplegados para su publicación en los medios de

comunicación colectiva.

Organización de conferencias de prensa y todo tipo de reuniones

informativas

Atención a las solicitudes de información de los periodistas

Asesoría permanente a todas las áreas de la organización par el manejo de

la relación con representantes de los medios de comunicación

Elaboración de los mensajes clave acerca de la organización, mismos que

deben ser incluidos en las diferentes piezas de comunicación que se

producen en la empresa (discursos, presentación, etc.)

TENDENCIAS DE AGENCIAS

Cada día es mas evidente para las empresas la necesidad de llevar a cabo

acciones sistemáticas para posicionarse ante sus públicos clave y optimar su

comunicación con ellas. Algunas compañías satisfacen esta necesidad

mediante la creación de áreas de relaciones públicas, como gerencias o

direcciones, en donde se planea, ejecuta y evalúa esta función.

Otras empresas optan por contratar los servicios de alguna agencia de la

especialidad, y otras más, además de contar con un área interna, contratan los

servicios de alguna agencia de relaciones públicas.

Decidir entre la contratación de una agencia o destinar un área interna para

realización de las actividades de relaciones públicas, o bien combinar ambas

alternativas, depende del tamaño de la empresa, eligiendo la que mejor se

adapte a las necesidades de la empresa.

En el mercado existen tres tipos de agencias de relaciones públicas:

Las de servicios, con las que pueden contratar, por ejemplo, la

organización de un evento institucional, servicio de edecanes, el envió de

un comunicado a la prensa, etc.

Las de consultoría, que proporcionan asesoría en la especialidad.

Las de servicios integrales, o full service agencies, que además de

proporcionar servicios de consultoría estratégica elaboran programas de

relaciones publicas y realizan las actividades correspondientes.

En el mundo empresarial para los departamentos de relaciones públicas incluyen

los siguientes nombres:

Relaciones corporativas

Relaciones con inversores

Asuntos públicos

Comunicaciones de marketing

Relaciones publicas y con la comunidad

Asuntos externos

Las agencias públicas, las instituciones educativas y las organizaciones caritativas

utilizan términos como:

Comunicación de Asuntos públicos

Relaciones con la comunidad

Información publica

Servicios de mercado