ใบเสนอราคา quotation · 2018-07-13 · 4...

ใบเสนอราคา Quotation

2

ตดตอสอบถามเพมเตม Tel : 02-408-8068, 081-359-7689 Email : [email protected] Website : www.prosoftibiz.com

โปรแกรมบญชออนไลน

สารบญ

ความหมายของเอกสารใบเสนอราคา 3 หนาตางการบนทกเอกสารใบเสนอราคา 3 ลกษณะการบนทกเอกสารใบเสนอราคา 3 รายละเอยดสถานะเอกสารใบเสนอราคา 4 ขนตอนการบนทกเอกสารใบเสนอราคา 5 การอางองเอกสารใบเสนอราคา ไปยงเอกสารใบสงขาย 12 การแกไขเอกสารใบเสนอราคาใหม 13 การคดลอกเอกสารใบเสนอราคา 14 การเปลยนสถานะเอกสารใบเสนอราคา 15 การมอบหมายเอกสารใบเสนอราคา 17 การอนมตเอกสารใบเสนอราคา 19

การดาวนโหลด การพมพ และสงอเมลเอกสารใบเสนอราคา 21

การเปดเอกสารใบเสนอราคา โดยอางองเอกสารโอกาสทางการขาย 22

* ผใชสามารถคลกทรายการสารบญ เพอไปหนาเอกสารดงกลาวไดทนท

mailto:%[email protected]

https://u4488785.ct.sendgrid.net/wf/click?upn=DNdAYjDw4t-2FWBp1zRFDMLywfzSHDQgAAqmdXNt-2FtR3lZor6kRDWW0a-2B814GOVQim_gAXr5eaSnezPh4VHuRfFulCU9VvNH0JJxVD6d6Qgj25uB9dhgtwpVwWVpIhyFSYWsz6YXk9Wb0Pvi34UbgY7CXoYOtjdBwZ1SpZ0KP7qYAYfGdqaxtnEhLuz-2BU6KX7quj-2FbHF8mhxCgCavn-2ByQ02xgxNvqx-2B3F1IxCFaHeRB6rPv2NcXlO8KdMHiaOgWpvKu36H1KZmXV0UFZEtheLHJ-2Bu2Lhr-2BdZtsoFoFHPbbN0vl-2BA2Zj4g2S0cciqLIRa-2BP3

3



ใบเสนอราคา (Quotation)

หมายถง เอกสารทผประกอบการออกใหกบลกคา (ผซอ) เพอใหลกคาสามารถพจารณาราคาสนคา บรการ รวมถงเงอนไขตางๆ กอนตดสนใจซอสนคา ในฐานะของผประกอบการ ควรสรางความนาเชอถอใหกบธรกจดวยการเปดใบเสนอราคา

หนาตางการบนทกเอกสารใบเสนอราคา

หนาตางการบนทกจะแบงขอมลออกเปน 4 สวน คอ Tab Basic Data คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเอกสารใบเสนอราคา ไดแก รหสลกคา เลขท

เอกสาร วนทเอกสาร และรายการสนคา เปนตน Tab Detail คอ การบนทกรายละเอยดเพมเตมของลกคา ไดแก ทอยออกใบก ากบ ทอยสงของ

รปแบบการขนสง และพนกงานผรบชอบ เปนตน Tab Note & Attachment คอ การบนทกรายละเอยดหมายเหต ค าอธบายรายการ เงอนไขตางๆ

และแนบไฟลเอกสารเพมเตม Tab Define Field คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง

(Tab Define Field จะแสดงกตอเมอมการตงคา Define Field เทานน)

ลกษณะการบนทกเอกสารใบเสนอราคา

การบนทกเอกสารใบเสนอราคา ผใชสามารถบนทกได 2 รปแบบ ไดแก

การบนทกเอกสารใบเสนอราคา ซงสามารถบนทกทเมนใบเสนอราคาโดยตรง การบนทกเอกสารใบเสนอราคา ดวยวธการอางองจากเมนโอกาสทางการขาย ซงระบบจะท าการดง

ขอมลส าคญ ไดแก รหสลกคา เลขทโอกาสการขาย รายการสนคา และทอยออกใบก ากบ เปนตน มาแสดงในเอกสารใบเสนอราคาอตโนมต ผใชสามารถแกไขขอมลเอกสารดงกลาวใหสมบรณได



4



รายละเอยดสถานะเอกสารใบเสนอราคา

สถานะเอกสารใบเสนอราคา มทงหมด 11 สถานะ ไดแก Draft คอ เอกสารใบเสนอราคาทผใชยงบนทกไมสมบรณ ทสามารถบนทกเพมเตมภายหลงได Open คอ เอกสารใบเสนอราคาทสรางขนมาใหม โดยไมมการก าหนดผอนมตเอกสาร

Wait Approve คอ เอกสารใบเสนอราคาทรอการอนมต จากผมสทธอนมตเอกสาร Inprocess คอ เอกสารใบเสนอราคาทรอการอนมต จากผมสทธอนมตเอกสาร กรณทมผอนมต

หลายทาน Approve คอ เอกสารใบเสนอราคาทผานการอนมต จากผมสทธอนมตเอกสาร สามารถอางองไป

เปดเอกสารใบสงขายไดทนท Not Approve คอ เอกสารใบเสนอราคาทไมผานการอนมต จากผมสทธอนมตเอกสาร จะไม

สามารถอางองไปเปดเอกสารใบสงขายได Partial คอ เอกสารใบเสนอราคาทมการอางองไปเปดเอกสารใบสงขายบางสวนเรยบรอยแลว

Close คอ เอกสารใบเสนอราคาทมการอางองไปเปดเอกสารใบสงขายเรยบรอยแลว Hold คอ เอกสารใบเสนอราคาทถกพกการใชงานเอกสารชวคราว Cancel คอ เอกสารใบเสนอราคาทถกยกเลก จะไมสามารถอางองไปเปดเอกสารใบสงขายได Clear คอ เอกสารใบเสนอราคาทถกอางองไปเปดเอกสารใบสงขายบางสวนเรยบรอยแลว และผใช

ตองการยกเลกรายการทเหลอ



5



ขนตอนการบนทกเอกสารใบเสนอราคา

1. ใหผใชท าการกดเลอกเมน “Sales” > “ใบเสนอราคา” ดงรป

2. จากนนระบบจะแสดงหนาจอรายการเอกสารใบเสนอราคา ผใชสามารถสรางใบเสนอราคาใหมได โดยกดปม “New” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป



6



3. ใน Tab “Basic Data” คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเอกสารใบเสนอราคา ไดแก รหสลกคา เลขทเอกสาร วนทเอกสาร และรายการสนคา เปนตน ผใชควรท าการกรอกขอมลในฟอรมทมเครองหมาย “ * ” ใหครบถวน ดงรป

4. ใน Tab รายการสนคา ผใชสามารถเพมสนคาไดหลายรายการ โดยกดปม “+ เลอกสนคา” ระบบจะแสดงรายการขอมลสนคาทงหมด เชน รหสสนคา ชอสนคา หนวยนบ ราคา/หนวย ประเภท เปนตน ใหผใชเลอกรายการสนคาตามตองการเสนอราคา ดงรป



7



* หมายเหต : ในกรณทสนคามจ านวนมาก ผใชสามารถพมพรหสสนคา ชอสนคา ชอหนวยและขอมลอนๆ ในชองรายการคนหาได

5. ผใชสามารถแกไขชอสนคา ก าหนดคลงสนคา ทเกบสนคา จ านวนสนคา ราคา/หนวย และสวนลดส าหรบ

สนคาทตองการเสนอราคา ดงรป

* หมายเหต : ในกรณสวนลดสนคา ผใชสามารถก าหนดสวนลดได 2 รป คอ “แบบจ านวนเงน” และ “แบบเปอรเซนต”



8



6. ผใชสามารถแทรกสนคาระหวางสนคาชนอนได โดยเลอกรายการสนคา 1 รายการ จากนนกดปม“แทรกสนคา” > “เลอกสนคาทตองการแทรกเพม” ระบบจะแสดงสนคาทเพมตรงต าแหนงดานบนของรายการทเลอก ดงรป

7. ระบบจะค านวณจ านวนเงนของราคาสนคาทงหมดใหในสวนทายบลดานลาง และผใชสามารถระบสวนลดการคาไดทงรปแบบจ านวนเงน และเปอรเซนต



9



8. ผใชสามารถเลอกภาษทปรากฏในทายบล โดยขอมลภาษจะอางองขอมลตามทผใชไดท าการ “ตงคาขอมลลกหน” หรอ “ตงคาขอมลภาษขาย” ดงรป

9. ใน Tab “Detail” คอ การบนทกรายละเอยดเพมเตมของลกคา ไดแก ทอยออกใบก ากบ ทอย สงของ รปแบบการขนสง และพนกงานผรบชอบ เปนตน โดยระบบจะอางองขอมลทอยของลกคาตามทผใชมการตงคาเรมตน และผใชสามารถแกไขขอมลในสวนนไ ด รวมถงก าหนดทอยจดสงของ วธการขนสง เขตการขนสง เขตการขาย ผรบผดชอบ และแผนกงานทรบผดชอบ ดงรป



10



10. ใน Tab “Note & Attachment” คอ การบนทกรายละเอยดหมายเหต ค าอธบายรายการ เงอนไขตางๆ และแนบไฟลเอกสารเพมเตม ผใชสามารถระบหมายเหตตางๆ ทตองการ โดยกดปม “ + ” > “ระบรายละเอยด” > “ตงเปนหมายเหตทแสดงในทายฟอรม” ใชในกรณทหมายเหตทายบลมมากกวา 1 ขนไป เพอน ามาแสดงในทายฟอรมเอกสาร > “ ”เปนการบนทกขอมล ดงรป

* หมายเหต : สญลกษณ “ ” และ “ ” คอ การเลอนขอความขน หรอลงตามทผใชตองการ * หมายเหต : ในกรณทผใชมเอกสารอนๆ เพอน ามาอางองในเอกสารใบเสนอราคา ผใชสามารถ “แนบไฟล” เอกสารอนๆได

11. ใน Tab “Define Field” คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง ซง

Define Field จะมทงหมด 5 รปแบบ ไดแก รปแบบ Text Box คอ การแสดงขอมลรปกลองขอความขนาดเลก ทผใชสามารถกรอกขอมลไดไม

จ ากดจ านวนตวอกษร และกรอกขอมลไดเพยงบรรทดเดยวเทานน

รปแบบ Text Area คอ การแสดงขอมลรปแบบกลองขอความขนาดใหญ ทผใชสามารถกรอกขอมลไดไมจ ากดจ านวนตวอกษร และกรอกขอมลไดหลายบรรทด

รปแบบ Dropdown คอ การแสดงขอมลรปแบบตวเลอก ทผใชสามารถก าหนดขอมลตวเลอกในเมน “Setting” > “General” > “ENUM”

รปแบบ Date คอ การแสดงขอมลรปแบบวน เดอน ป รปแบบ Time คอ การแสดงขอมลรปแบบเวลา

* หมายเหต : Tab Define Field จะแสดงกตอเมอมการตงคา Define Field เทานน



11



12. ผใชสามารถกดปม “Preview” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม กอนบนทกเอกสารใบเสนอราคา เพอตรวจสอบความถกตองของขอมลได ดงรป

13. หลงจากผใชตรวจสอบขอมลครบถวนแลว ใหกดปม “Save” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม เพอเปนการบนทกขอมลเอกสารใบเสนอราคา โดยการบนทกขอมลแบงออกเปน 4 รปแบบ ไดแก

Save คอ การบนทกเอกสารใบเสนอราคาแบบปกต พรอมแสดงขอมลทบนทกเรยบรอยแลว Save Draft คอ การบนทกเอกสารใบเสนอราคาแบบราง ทสามารถบนทกเพมเตมภายหลงได Save & New คอ การบนทกเอกสารใบเสนอราคา พรอมเปดหนาจอบนทกขอมลเอกสารใบเสนอ

ราคาใหมทนท Save & Close คอ การบนทกเอกสารใบเสนอราคา พรอมยอนกลบไปหนาจอรายการเอกสารใบ

เสนอราคาทงหมดทนท



12



การอางองเอกสารใบเสนอราคา ไปยงเอกสารใบสงขาย

คอ การอางองเอกสารใบเสนอราคา ไปยงเอกสารใบสงขายนนเปนวธทชวยลดระยะเวลาในการสรางเอกสารใบสงขายใหม และชวยใหขอมลกระบวนการขายมความตอเนองกน โดยมวธการอางอง ดงน

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารใบเสนอราคาทมสถานะ Open, Approve, Partial เทานน ดงรป

2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Create Order” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการสรางเอกสารใบสงขาย ดงรป



13



การแกไขเอกสารใบเสนอราคาใหม

คอ การแกไขเอกสารใบเสนอราคาใหม ในกรณทเอกสารใบเสนอราคาผานการอนมต หรอไมผานการอนมต เพอทสามารถน าเอกสารดงกลาวกลบมาแกไขขอมลใหถกตอง โดยมวธการแกไข ดงน

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารใบเสนอราคาทมสถานะ Approve, Inprocess, Not Approve เทานน ดงรป

2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Revise” ระบบจะแสดง Pop – up เพอระบเหตผลในการแกไขเอกสารใบเสนอราคาใหม และเมอท าการ Revise เสรจสถานะเอกสารใบเสนอราคาจะกลบเปนสถานะ Wait Approve ดงรป



14



การคดลอกเอกสารใบเสนอราคา

คอ การคดลอกเอกสารใบเสนอราคา ในกรณทผใชตองการสรางเอกสารใบเสนอราคาใหม และรายละเอยดรายการสนคาไมมการเปลยน เพอชวยลดระยะเวลาในการสรางเอกสาร ผใชสามารถท าการคดลองเอกสาร ใบเสนอราคาได โดยมวธการคดลอก ดงน

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารใบเสนอราคาทตองการคดลอกเอกสาร ซงสามารถคดลอกไดทกสถานะเอกสารใบเสนอราคา ดงรป

2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Copy” ระบบจะแสดง Pop – up เพอคดลอกเอกสารใบเสนอราคาใหม ดงรป



15



การเปลยนสถานะเอกสารใบเสนอราคา

คอ การเปลยนสถานะเอกสารใบเสนอราคา ในกรณทผใชตองการเปลยนสถานะปจจบนใหเปนสถานะอนๆ ซงมเงอนไขการเปลยนสถานะ ดงน

สถานะ Open สามารถเปลยนเปนสถานะ Hold, Cancel

สถานะ Wait Approve, Inprocess สามารถเปลยนเปนสถานะ Hold สถานะ Approve สามารถเปลยนเปนสถานะ Cancel สถานะ Partial สามารถเปลยนเปนสถานะ Clear สถานะ Hold สามารถเปลยนเปนสถานะ Open, Wait Approve, Inprocess (ขนอยกบสถานะเดม

ของเอกสาร) สถานะ Not Approve, Close, Clear, Cancel จะไมสามารถเปลยนสถานะจากเดมได เนองจาก

เอกสารไมอนมต, ถกปด หรอถกยกเลกเรยบรอยแลว 1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารใบเสนอราคาทตองการเปลยนสถานะ ดงรป



16



2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Change Status” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการเปลยนสถานะเอกสารใบเสนอราคา และใหผใชท าเลอกสถานะเอกสาร พรอมระบเหตผลประกอบ ดงรป



17



การมอบหมายเอกสารใบเสนอราคา

คอ การมอบหมายเอกสารใบเสนอราคา ในกรณทผใชตองการมอบหมายเอกสารใหกบบคคล, เจาหนาททานอนๆ เปนผรบผดชอบเอกสารใบเสนอราคาแทน ซงมการมอบหมายทงหมด 2 รปแบบ ดงน

Tab Employee คอ การมอบหมายเอกสารใบเสนอราคาใหกบพนกงานในบรษท หรอจากการตงคาพนกงานทเมน “Setting” > “Company” > “พนกงาน”

Tab Queue คอ การเรยงล าดบการสงมอบหมายเอกสารใบเสนอราคาใหกบพนกงานในควดงกลาว หรอจากการตงคาควทเมน “Setting” > “Company” > “คว”

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารใบเสนอราคาทตองการมอบหมายเอกสาร ดงรป

2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Assign” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการมอบหมายเอกสารทงรปแบบ Employee และ Queue ดงรป



18





19



การอนมตเอกสารใบเสนอราคา

คอ รายการทรอการอนมต จะแสดงรายการทรอการอนมตทงหมด ผทสามารถตรวจสอบรายการดงกลาวได คอ ผมอ านาจอนมตเอกสารใบเสนอราคาเทานน เมอเจาหนาทท ารายการเอกสารใบเสนอราคาเรยบรอยแลว เอกสารจะถกสงไปทหนาเมน “Approve Center” ผมอ านาจอนมตตองตรวจความถกตองของเอกสารดงกลาว ซงประเภทการอนมตทงหมด 4 ประเภท ดงน

อนมตแบบล าดบขน คอ การก าหนดสทธการอนมตเอกสารมากกวา 1 ระดบ หลงจากผอนมตคนท 1 ท าการอนมตเรยบรอยแลว ระบบจะสงขอมลเอกสารใบเสนอราคาใหกบผอนมตถดไปตามล าดบ

อนมตโดยผบงคบบญชา คอ การสงขอมลเอกสารใบเสนอราคาใหกบผบงคบบญชาของเจาหนาททสรางเอกสารใบเสนอราคาดงกลาวเปนผอนมตเอกสาร

อนมตตามจ านวนเงน คอ การก าหนดชวงราคารวมของสนคาในเอกสารใบเสนอราคา เชน ผอนมตคนท 1 ชวงราคา 1 – 10,000 บาท เอกสารใบเสนอราคาทอยในชวงราคานกจะสงใหกบผอนมตคนท 1 โดยอตโนมต

อนมตแบบจ านวนผอนมต คอ การก าหนดจ านวนผอนมตเอกสาร วาจะตองมการอนมตจ า นวนกทาน ถงเอกสารจะอนมตสมบรณ

1. เมอผใชท าบนทกเอกสารใบเสนอราคาเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงสถานะเอกสารเปนสถานะ “Wait Approve” ทางดานซายบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป



20



2. ผใชสามารถอนมตเอกสารใบเสนอราคาได โดยกดเมน “Approve Center” > “Quotation” > “เลอกรายการเอกสารใบเสนอราคาทตองการอนมต” จากนนระบบจะแสดงรายการเอกสารใบเสนอราคาทผใชท าการบนทก ดงรป

3. ผใชสามารถกดปม “Approve” หรอ “Not Approve” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรมไดทนท ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการอนมตเอกสารใบเสนอราคา พรอมระบเหตผลการอนมตเอกสาร ดงรป



21



การดาวนโหลด การพมพ และสงอเมลเอกสารใบเสนอราคา

1. เมอผใชสรางเอกสารใบเสนอราคาเสรจสน แลวตองการดาวนโหลด การพมพ หรอสงอเมล ใหผใชกดปม “ ” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอแบบฟอรมเอกสารใบเสนอราคา ผใชสามารถเลอกกดปม “Download” “Print” หรอ “Send Email” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ตามทผใชตองการไดทนท ดงรป

* หมายเหต : ไฟลเอกสารใบเสนอราคา จะอยในรปแบบนามสกล .pdf



22



การเปดเอกสารใบเสนอราคา โดยอางองเอกสารโอกาสทางการขาย

1. ผใชสามารถเปดเอกสารใบเสนอราคา โดยอางองเอกสารโอกาสทางการขายได โดยกดเมน “CRM” > “โอกาสทางการขาย” ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอรายการเอกสารโอกาสทางการขาย ผใชตองเลอกเอกสารโอกาสทางการขายทมสถานะ

“Open” หรอ “Partial” เทานน ดงรป



23



3. จากนนใหผใชกดปม “Action” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม แลวเลอกค าสง “Create Quotation” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปดเอกสารใบเสนอราคา ดงรป



ใบเสนอราคา quotation · 2018-07-13 · 4...

Documents