adr manual 20140520

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

V. 2014.05.20

SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO MANUAL DE USUARIO

V. 2014.05.20 1

INDICE Visión General ............................................................................................................................................. 2

Introducción ............................................................................................................................................ 2

Consideraciones del sistema ................................................................................................................... 2

Inicio de Sesión ........................................................................................................................................... 3

Panel Principal............................................................................................................................................. 4

Control y Seguimiento de Acuses de Recibo ............................................................................................... 6

Enviar Acuse Digital ................................................................................................................................. 6

Control y Seguimiento ............................................................................................................................ 8

Detalles de elemento. ......................................................................................................................... 9

Directorio .............................................................................................................................................. 13

Contactos .......................................................................................................................................... 14

Dependencias.................................................................................................................................... 15

Control y Seguimiento de Citas ................................................................................................................. 16

Consultar el Calendario ......................................................................................................................... 17

Detalles de evento ............................................................................................................................ 18

Agregar evento ..................................................................................................................................... 21

Datos Generales ................................................................................................................................ 22

Ubicación de la reunión .................................................................................................................... 23

Ligar contacto de directorio .............................................................................................................. 23

Control y Seguimiento de Comunicaciones .......................................................................................... 25

Agregar registro de comunicación. ................................................................................................... 26

Consultar registros de comunicación ................................................................................................ 27

Configurar Usuarios y Privilegios .............................................................................................................. 28

Agregar nuevo usuario ...................................................................................................................... 28

Administrar usuarios ......................................................................................................................... 29

Estadísticas ................................................................................................................................................ 30

Estadísticas de contactos ...................................................................................................................... 30

Estadísticas de dependencias ............................................................................................................... 30

Estadísticas de reuniones ...................................................................................................................... 31

Buzón de Sugerencias ............................................................................................................................... 32


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Visión General

Introducción

El Sistema de Control y Seguimiento está pensado para resolver la necesidad administrativa que surge a

partir del envío de acuses de recibo, gestión de citas y generación de información verídica, confiable,

centralizada y accesible de forma oportuna.

Como resultado, el Sistema de Control y Seguimiento resulta una herramienta fácil de utilizar, rápida de

aprender y efectiva para la resolución de dichos problemas.

Consideraciones del sistema

El sistema fue desarrollado considerando los siguientes aspectos como el entorno ideal de uso:

Entorno Windows:

Navegador Web Google Chrome.

Windows 8.1.

Conexión a Internet.

Pantalla con resolución mayor a 1024 x 768

Entorno Mac.

Navegador Web Google Chrome

Mac OS 10.8

Conexión a Internet.

Pantalla con resolución mayor a 1024 x 768

A lo largo del manual se tienen las siguientes consideraciones o nociones básicas de uso se asumen:

Uso básico del Sistema Operativo.

Familiaridad con navegación de sitios Web.

Uso básico de digitalización de documentos.

Familiaridad con conceptos de Correo electrónico.


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Inicio de Sesión

Para acceder al Sistema de Control y Seguimiento, es necesario ingresar una cuanta y contraseña válida. El usuario consta de un correo electrónico válido y la contraseña será la proporcionada dicha cuenta. Si se ingresa un dato correcto, entonces se redirigirá al Panel Principal.

En caso de ser datos incorrectos mostrará un mensaje en color rojo.

En caso de cerrar sesión, de igual forma mostrará un mensaje en color rojo. Y posteriormente regresará a la página de inicio de Sesión.


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Panel Principal

El panel principal consta de 6 distintas opciones las cuales redirigen a un módulo del Sistema de Control y Seguimiento,

Cada elemento al momento de ser resaltado con el Mouse o subrayar utilizando un Dispositivo Táctil, entonces se mostrará el titulo correspondiente.

Para regresar al panel principal en cualquier momento, mientras se navegan distintas secciones del Sistema se puede utilizar el botón que se encuentra a lado del nombre de la sección actual.

Representado con el siguiente gráfico:


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ICONO TITULO DESCRIPCIÓN

Control y Seguimiento de Acuses de Recibo

Redirige a la sección de Control y Seguimiento de Acuses de Recibo Digital. En esta sección se puede:

Enviar acuses de recibo digital (ADR).

Realizar actividades de Control y Seguimiento.

Consultar el directorio.

Control y Seguimiento de Citas

Redirige a la sección de control y seguimiento de citas: En esta sección se puede:

Consultar el Calendario.

Agregar un Evento.

Configurar Usuarios y Privilegios

Redirige a la sección de control de usuarios. En esta sección se puede:

Agregar un usuario.

Administrar usuarios y privilegios.

Estadísticas Redirige a la sección de estadísticas En esta sección se pueden consultar distintas estadísticas recopiladas por la información alojada en el Sistema.

Buzón de Sugerencias Redirige a la sección de Buzón y Sugerencias. En esta sección se muestra un formulario en el cual se puede enviar Sugerencias.

Cerrar Sesión Cierra la cuenta activa y sale del sistema de forma segura.


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Control y Seguimiento de Acuses de Recibo

El módulo de Control y Seguimiento de Acuses de Recibo, se encarga de manejar los acuses de recibo

enviados, registrar el seguimiento que emane del envío de un Acuse de Recibo Digital así como el

manejo de los distintos contactos, así como sus dependencias.

Enviar Acuse Digital

Al enviar un Acuse Digital se necesita tener digitalizado el acuse, ya sea en formato PDF, JPG o PNG y este debe pesar menos de 3 mb.

La fecha de acuse de recibo se deberá ingresar utilizando el Calendario. La fecha seleccionada se verá reflejada inmediatamente en el campo que está arriba.

El folio del oficio deberá ser llenado tal cual aparece en la copia digitalizada.

El Campo de acciones a seguir y/o comentarios, se podrá llenar con información adicional de forma opcional.

La tabla con el contacto a enviar, se puede filtrar utilizando el campo de búsqueda.


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El orden de la tabla se puede filtrar de forma ascendente o descendente utilizando las flechas que se encuentran a lado del encabezado.

Un contacto se puede elegir utilizando el botón de Seleccionar, cuando este botón se seleccione redirigirá al botón para continuar.

Después de haber llenado la información básica del acuse de recibo, será necesario subir el acuse de recibo para ser enviado. El tiempo de este paso depende de la velocidad de transferencia así como la disponibilidad del servidor en ese momento.

Después de subir el acuse, se tiene que confirmar el envío donde se muestra la información del Funcionario así como la del acuse a enviar.

Se tienen que seleccionar los E-mail’s los cuales van a recibir el Acuse de Recibo Digital. Para esto solo se tiene que marcar para envío. Cada E-mail corresponde a la información cargada del contacto. En caso de no estar disponible, se mostrará el botón como desactivad,

La vista previa del acuse que se va a adjuntar se muestra antes del botón para confirmar el envío.

La información del acuse va a estar disponible en el ordenador hasta que se envíe el acuse o se cancele

la operación.


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Control y Seguimiento

En esta sección se muestra un resumen de estado de todos los Acuses de Recibo Digital enviados así como los detalles de dichos acuses.

Permite filtrar la tabla para solo mostrar los ADR registrados por el usuario con la sesión activa.

Muestra todos los registros de ADR registrados en el Sistema.

Muestra todos los registros cuyo ADR no se haya podido enviar a un Funcionario.

Muestra todos los registros cuyo ADR se haya podido enviar a un Funcionario.

Permite filtrar los registros a mostrar, utilizando cualquiera de los campos registrados.

Los registros se pueden ordenar de forma ascendente o descendente según se requiera utilizando los encabezados de cada fila para organizar.

Cada registro tiene distintas acciones disponibles.


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Detalles de elemento.

DATOS DEL ACUSE: Muestra los datos del acuse enviados

SEGUIMIENTO:

Permite agregar distintos parámetros para el seguimiento de dicho acuse, los cuales son:

Registrar si se recibió o no una respuesta por E-Mail, indicando fecha y observaciones.

El registrar un status y poder consultarlos basándose en marcas por fecha para mejor organización.


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AGREGAR REUNIÓN

Para agregar una reunión ligada a un acuse de recibo se utiliza esta sección donde se llenan datos

generales como fecha hora y lugar.

Posteriormente se seleccionan a los usuarios a los cuales invitar. (Dichos invitados podrán

posteriormente ligar este evento a sus dispositivos compatibles con iCalendar)


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AGREGAR INVITACIONES

Para refinar la lista de posibles invitados se puede utilizar el campo.

La disponibilidad se maneja utilizando Semaforización en la cual se muestran distintos colores para cada evento. En caso de estar el semáforo de distinto color a verde, se mostrará información útil al colocar el mouse sobre dicho color.

Para enviar una invitación se tiene que seleccionar el botón “Enviar Invitación” y finalmente “Agregar Invitados”


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DATOS DEL CONTACTO

En esta sección se muestra toda la información relacionada con el contacto y la dependencia a la que

pertenece.

Cada sección puede ocultarse o mostrarse utilizando el botón de + o – a lado de cada título.


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Directorio

En la sección de directorio es donde se agrega, modifica o consultan todos los contactos utilizados en el Sistema de Control y Seguimiento.


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Contactos

Los contactos se pueden modificar o consultar utilizando la sección de Consultar Contactos.

Muestra la información del contacto así como de la dependencia registrada.

Permite modificar la información registrada para ese contacto.

Eliminar el contacto de la base de datos.

Al agregar o modificar un contacto se mostrará un formulario el cual se debe llenar con la información

solicitada, los campos marcados con asterisco son obligatorios.


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Dependencias

Las dependencias se pueden consultar o modificar utilizando la sección de consultar dependencias.

Donde se muestra una lista con todos los registros alojados, así como una lista de acciones disponibles.

Muestra la información del contacto así como de la dependencia registrada.

Permite modificar la información registrada para ese contacto.

Al agregar o modificar una dependencia se mostrará un formulario el cual se debe llenar con la

información solicitada, los campos marcados con asterisco son obligatorios.


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Control y Seguimiento de Citas

El módulo de Control y Seguimiento de Citas, se encarga de gestionar citas, reuniones e invitados.


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Consultar el Calendario

Nos permite ver de forma rápida los distintos eventos registrados en el sistema mediante un calendario, planificador semanal o vista por día.

Permite desplazarnos entre Mes, en caso de ver en modo mensual o entre semana o día dependiendo del modo de vista seleccionado.

Nos permite enfocar en el día de hoy el planificador.

Nos permite seleccionar el modo de planificador actual, por Mes Semana o Día.

Un evento sin confirmar se mostrará en color Rojo. Un evento confirmado se mostrará en color Verde. Al seleccionar un evento nos llevará a los detalles de dicho evento.


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Detalles de evento

Nos mostrará los detalles del evento así como nos permitirá modificar la información del evento,

agregar nuevos invitados o cambiar el estado actual del evento.

DETALLES DE LA REUNIÓN Nos muestra toda la información de la reunión, datos generales y ubicación.


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INFORMACIÓN DEL CONTACTO Nos muestra a detalle los datos del contacto, en caso de que dicha reunión esté ligada a un contacto.


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AGREGAR Y VER INVITADOS

Nos permite ver y agregar invitados, así como consultar el estado actual de cada uno, en caso de

haberlo invitado previamente.






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Agregar evento

Al agregar un evento al sistema de Control y Seguimiento, este se puede ligar a distintos elementos como contactos o usuarios del sistema. Los eventos agregados se podrán exportar a distintas aplicaciones compatibles con iCalendar.


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Datos Generales

El título del evento deberá ser un nombre representativo, este es el que se mostrará tanto en las invitaciones que se envíen por correo electrónico como en el calendario.

La fecha de la reunión será cuando tome lugar el evento, está se deberá seleccionar utilizando el calendario que se encuentra abajo. Para desplazarse se pude utilizar las flechas de navegación.

Para seleccionar un día basta con darle click y la fecha aparecerá donde dice “Elegir Fecha”.

La hora de reunión se deberá marcar en formato 24h Esta será la fecha de inicio del evento.

El estado de la reunión se refiere a si es una cita confirmada o por confirmar, en ambos casos se podrá modificar posteriormente en la sección de detalles de evento. Cada modificación reenviará sus respectivas invitaciones con los nuevos datos.

Aquí se puede seleccionar la duración aproximada del evento, la cual se utilizará para calcular la disponibilidad de los invitados.

Campo para agregar observaciones concernientes a la reunión.


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Ubicación de la reunión

Calle en donde se realizará la reunión.

Numero Exterior. Si se utiliza 0 o si se deja vacío entonces se tomará como Sin Número.

Numero Interior. Si se utiliza 0 o si se deja vacío entonces se tomará como Sin Número.

Campo opcional para agregar colindancias o referencias.

Agregar información geográfica relacionada al evento.

Ligar contacto de directorio

Permite ligar un evento a un contacto de directorio, para esto se muestran todos los contactos

registrados así como la opción de filtrarlos.


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Control y Seguimiento de Comunicaciones

En esta sección puede agregar y consultar los distintos acercamientos que se han realizado a elementos del Directorio para concentrar los acuerdos y observaciones, derivadas del acercamiento.


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Agregar registro de comunicación.

En esta sección se puede agregar un nuevo registro, agregando fecha, funcionario involucrado y

comentarios relacionados con dicho registro.


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Consultar registros de comunicación

En esta sección se muestran todos los registros, los cuales se pueden filtrar, y se pueden mostrar a

detalle o eliminar dichos registros del sistema.


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Configurar Usuarios y Privilegios

Este módulo permite agregar modificar y borrar usuarios del sistema de Control y Seguimiento.

Agregar nuevo usuario

Formulario que permite agregar un nuevo usuario, definir su contraseña así como los privilegios que

este tendrá para acceder a los distintos módulos del sistema.


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Administrar usuarios

Muestra los registros de todos los usuarios registrados en el sistema, los cuales se pueden filtrar u

ordenar a voluntad. Cada usuario registrado tiene las siguientes opciones disponibles:

Muestra la información contenida de dicho usuario para su consulta.

Permite modificar los datos del usuario así como sus privilegios.

Permite activar o desactivar el usuario, mientras esté activo podrá acceder al sistema, si está desactivado no podrá acceder a sistema o recibir invitaciones.


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Estadísticas

El módulo de estadísticas muestra datos relevantes concernientes al uso del sistema, así como gráficas interactivas.

Estadísticas de contactos

Muestra estadísticas relacionadas con los contactos registrados en el Sistema a lo largo de diferentes

módulos. Si están o no completos los datos relacionados con dicho contacto, así como la información

relacionada con el número de contactos contactados vía telefónica, electrónica y eventos registrados

con relación a dicho contacto.

Estadísticas de dependencias

Muestra las estadísticas relacionadas con las dependencias registradas en el Sistema a lo largo de

diferentes módulos. El total de contactos por dependencia así como el resumen de comunicaciones

establecidas a dichas dependencias.


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Estadísticas de reuniones

Muestra las estadísticas relacionadas con las reuniones registradas en el Sistema a lo largo de

diferentes módulos. El total de reuniones registradas, el desglose de global de las reuniones registrad

así como los estatus de cada reunión y un resumen de reuniones por contactos y por dependencias.


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Buzón de Sugerencias

En esta sección se pueden realizar distintas observaciones concernientes al sistema para concentrar y priorizar las mismas.

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