Administración de proyectos Tecnológicos (Microsoft Project Parte 2)

Objetivo: Realizar el proceso de administración de proyectos tecnológicos a través de la observación de las etapas y la realización de un ejercicio práctico de forma sistemática.

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Por: Adolfo José Araujo Jaimes

adolfo_araujo@yahoo.com www.adolfoaraujo.wordpress.com www.linkedin.com/in/ajaraujo

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Recursos del Proyecto

• Personas• Equipamiento• Materiales o Insumos• Otros

• Tiempo (ya está tomado en cuenta)

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Recursos del Proyecto

Se puede: Si las tareas tienen pocos o muchos recursos Averiguar si hay recursos sobrecargados Reportar sobre el proyecto Vigilar el costo del proyecto

Vistas de los Recursos: Gráfica de Recursos Hoja de Recursos Recursos Utilizados

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Tipos de Recursos

1. Trabajo: tiempo es la medida de esfuerzo (personas + equipo).

2. Materiales: cantidad es la medida de esfuerzo (suministros consumibles).

3. Costo

Con relación a los recursos hay 2 tipos de duración de las tareas:

• Fija: a pesar de aumentar o disminuir recurso• Variable: Al aumentar recursos se puede finalizar

más pronto

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Hoja de Recurso

• Nombre del Recurso• Tipo: Trabajo, Material o Costo• Tasa (Estándar): pago de salario/hora• Tasa de Horas Extras• Costo por uso importe que será necesario pagar a esos recursos

por hora (generalmente equipo o materiales)• Acumular: al inicio, al final o Prorrateo (incurren en los costos

con el progreso de la tarea )• Calendario base: estándar, 24 horas, Nocturno• Código

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Información de los Recursos

Menú Recurso / Información (Recurso) Doble clic sobre el nombre de un recurso

Se recomienda utilizar nombres específicos para los recursos

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Formulario “Información del Recurso”

Agrega más información que la hora de Recursos General Costo Notas Campos

Personalizados

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Aspectos de los Recursos:

Disponibilidad: es la indicación de cuándo y por cuánto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado, por ejemplo, al 50% (medio tiempo) 100% (a tiempo completo) 300% (3 recursos)

Determinada por:• Calendarios del proyecto y de recursos.• Fechas de comienzo y fin de recursos.• Nivel al que el recurso está disponible para trabajar.

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Disponibilidad de los Recursos

Al Material no se le asigna el tiempo de disponibilidad, calendario

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Calendario de Recursos

Si hay grupos de recursos que difieren del calendario (base) del proyecto.

Pasos:1. Crear el calendario de recursos

2. Asignar el calendario a grupo de recursos

Nota: Por defecto, todas los recursos se programan con

base al Calendario del Proyecto

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Crear Calendario de Recursos

Menú Proyecto / “Definir periodos laborales delos recursos”

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Asistente Calendarios Adicionales

1. Definir un nuevo calendario base

2. Definir el nombre y el calendario del cual se basará el nuevo

3. Definir los días y las horas1. Algunos servidores trabajan los 24/7/365

2. Las computadoras generalmente no son apagados al mediodía

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Tipos de Calendarios

Project Trabaja con 3 tipos de Calendarios Calendario del proyecto (Estándar) Calendario del Grupo Calendario del Recurso: personalizándolo para cada

uno de los recursos

Crear calendario base para un grupo Menú Proyecto/ “Cambiar calendario” (Change work time)

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Asignar Calendario

Hoja de Recursos / Columna “Calendario” Formulario Información del Recursos

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Calendario del Recurso

Calendario (Work time)

Seleccionar un tipo de calendario que sirva como base

Cambia los días o las horas

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Asignación de Recursos a Tareas

Asignación: resultado de agregar un recurso específico a una tarea concreta

Si Tenemos Tareas + Recursos =

Asignación

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Se Puede Asignar

Cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento.

Más de un recurso a una tarea y especificar si un recurso trabaja a tiempo completo o parcial.

Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la asignación de tiempo completo diario que se indica en su calendario laboral, Ms Project mostrará en rojo el nombre del recurso sobreasignado en las vistas de recursos.

Sobreasignación: asignación a un recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible.

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Asignar Recursos a una Tarea

Seleccionar la tarea desde el Diagrama Gantt Botón de la barra de herramientas / “Asignar Recursos”

• Puede Ingresar el nombre de los recursos para crearlo• Unidades en forma de porcentaje

Tiempo • Parcial < 100%• Completo = 100%• 2 Recursos = 200%

Por ejemplo si una persona le va a dedicar 2hr/día o 1/4 del tiempo se coloca 25%

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Cambiar de Porcentaje a Decimales20

A Través Formulario de Tareas

Menú Vista/ Detalles (Vista en dos paneles)1. El la tabla seleccionar una tarea

2. Seleccionar el recurso en formulario

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Mostrar Asignaciones

Por Tarea Menú Ver / Uso de Tarea

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Mostrar Asignaciones

Por Recurso Menú Ver / Uso de Recurso

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Eliminar la Asignación del Recurso

Eliminar la Asignación de un recurso a la tarea Colocar 0% en el recurso

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Gráfica del Tiempo Asignado a la Tarea26

Eliminar el Recurso

Quitar el Recurso

Vista Lista de Recurso Seleccionar el Recursos Presionar Supr (Del)

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Se eliminan también todas las asignaciones de dicho recurso a otras tareas. Si las tareas están condicionadas por el esfuerzo se modificarán las duraciones de las mismas afectándose al proyecto.

Planificación de Recursos

Objetivo: crear la lista de recursos con su disponibilidad para el proyecto,

asignarlo a las tareas respectivas para determinar si hay sobreasignación

Descargar el proyecto

Ejercicio 1 Presionar Download para descargar el archivo

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1- Insertar los Recursos al Proyecto

Nombre del Recurso Grupo Jefe de Proyecto JF Analista1 Análisis Analista2 Análisis Analista3 Análisis Programador1 ProgramaciónProgramador2 ProgramaciónTester1 Pruebas Tester2 Pruebas

2- Insertar la Disponibilidad de cada uno de los Recursos

Las fechas debes ser del próximo año

Nombre del Recurso

Disponibilidad Desde

Hasta

Jefe de Proyecto 15/01/20xx 28/02/20xxAnalista1 15/01/20xx 23/01/20xx Analista2Analista3Programador1 18/01/20xx 28/01/20x xProgramador2Tester1Tester2 23/01/20xx 07/02/20xx

3- Asignar los Recursos a las Tareas

Recurso Sobreasignado

¿Hay algún recurso sobreasignado? Si la respuesta es afirmativa, detalle cómo

solucionaría dicha situación. Escribirlo como nota (post-it) de la tarea donde está el

recursos sobreasignado y su posible solución

http://es.wikipedia.org/wiki/COCOMO

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