administrationens samarbejdsudvalg (asu)...

ASU-sekretariatet Lizzi Edlich

HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø

Dato: 20. marts 2015

Side 1/2

AARHUS UNIVERSITET

Administrationens samarbejdsudvalg (ASU)

Ordinært møde den 24. marts 2015, kl. 12.00-14.00 Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Bygning 1431, lokale 021 + 023

Dagsorden

Dagsorden for ASU-møde den 24. marts 2015

1. Kl. 12.00-12.05: Godkendelse af dagsorden

2. Kl. 12.05-12.10: Opfølgning på referat af ASU-mødet den 16. januar2015

Punkter til drøftelse: kl. 12.10-13.25

3. Økonomi (50 min.) (JK)Bilag 1-2:

a. Orientering om foreløbige regnskabshovedtal 2014 (bilag 2 - fortroligt)b. Fremtidige rammer for de administrative enheder (bilag 1 og 1a)c. Det kvalificerede ansættelsesstop - overvejelse om forlængelse

4. Status på organisering af Enhedsadministrationen (15 min) (JK)Motivering: Der gives en status på arbejdet med implementering af fremtidi-ge organisatoriske snitflader i Enhedsadministrationen samt den indre organi-sering i de enkelte områder i Enhedsadministrationen på baggrund af Univer-sitetsledelsens udmeldte beslutninger.

5. Sammensætning af ASU (10 min.)Motivering: I forlængelse af de organisatoriske ændringer i Enhedsadmini-strationen samt Universitetsledelsens beslutning om justering af SU-strukturenskal ASU drøfte og træffe beslutning om udvalgets fremtidige organiseringsamt tidsplan for overgang fra interimudvalg til fast udvalg.

AU HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N

Tlf .: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: [email protected] www.au.dk/hr

Side 2/2

AARHUS UNIVERSITET

Punkter til orientering kl.: 13.25-13.50

6. Udviklingskontrakt for AU (JK)Bilag: Link til den underskrevne udviklingskontraktMotivering: Der orienteres om AU’s udviklingskontrakt, herunder hvilken be-tydning, den har for Enhedsadministrationen.

7. Arbejdsmiljøstatistikker 2014 (JK)Bilag 3-5: Sygefraværs- og arbejdsmiljøstatistikkerMotivering: Der gives en orientering om sygefravær, arbejdsskader og brugaf psykologhjælp på AU i 2014.

8. Orientering om decentrale lønforhandlinger (LG)Motivering: Der gives en status for den igangværende lønforhandlingspro-ces.

9. Orientering om fordeling af midler fra Kompetencefonden (JK)Bilag 6: Uddeling af kompetencefondsmidlerMotivering: Der orienteres om den netop gennemførte fordeling af midler fraKompetencefonden.

10. Stillingsopslag - 2 vicedirektørstillinger (JK)Motivering: Der gives en status for de to igangværende stillingsopslag vedrø-rende vicedirektør til hhv. IT og Forskning og Eksterne Relationer.

11. Evaluering af AU’s personalepolitik (LG)Motivering: Der orienteres om den igangværende evaluering af AU’s perso-nalepolitik.

12. Evaluering af SU-strukturen (JK)Motivering: Der orienteres om den igangværende evaluering af SU-strukturen.

13. Overenskomstfornyelse 2015 (LG)Bilag 7-9: Notat om CFU-resultat (OAO, LC og CO10, Notat om AC-resultatsamt OK 15 resultat - fælles for AC og CFU (OAO, LC og CO10)Motivering: Der orienteres om den overenskomstfornyelse, som netop er ved-taget af de centrale forhandlingsparter.

14. Kl. 13.50-14.00: Eventuelt

http://www.au.dk/fileadmin/www.au.dk/om_au/strategi_og_politik/udviklingskontrakt/aarhus-universitet-udviklingskontrakt-2015-17.pdf

AARHUS UNIVERSITET Dato: 16. marts 2015

Side 1/2

Sagsfremstilling

Mødedato: 24. marts 2015 (uge 13) Møde: Møde i ASU samt LSU Punktejer: JAK og LSU fmd. Gæst: Ingen

Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) x Meddelelsespunkt (sæt kryds)

Lukket punkt (sæt kryds) x

Emne Fremtidige rammer for de administrative enheder

Resumé Der skal frigives flest mulige ressourcer til kerneopgaverne Uddannelse, forskning og vidensdeling på AU. I forbindelse med B2014-2017 samt B2015-2018 er det derfor besluttet, at der skal ske en reduk-tion i de administrative budgetter.

Universitetsledelsen har på møder i marts måned besluttet, at reduktionerne findes ved: 1) En målsætning om reduktioner på de fællesudgifter der vedr. hele AU, som er en del af budgettet

for enhedsadministrationen. Disse udgifter udgør bl.a. IT-licenser, konsulentydelser, elevpulje, infrastruktur, udgifter til revision mv. Målsætningen er en reduktion på 20-30 mio. kr.

2) En række effektiviseringsanalyser af konkrete opgaver, processer og områder på tværs af enheds-administrationen omfattende blandt andet biblioteksområdet, rejseafregning, model for tidsallo-kering mv.

3) Specifikke prioriteringer i enhedsadministrationen. Blandt andet med baggrund i dialog meddekanerne.

Indstilling At forslagene til udmøntning af budgetreduktioner drøftes i ASU og LSU i enhedsadministrationen.

Sagsfremstilling Med henblik på at frigive flest mulige ressourcer til universitetets kerneopgave, er det i forbindelse med B2014-2017 samt B2015-2018 besluttet, at der skal ske en reduktion i de administrative budget-ter. Reduktionerne udgør ca. 2 pct. årligt for enhedsadministrationen. Det vil sige både vicedirektør-områderne og administrationscentrene.

Forslag til budgetreduktioner: Beslutningen om budgetreduktioner indebærer, at der er brug for et langsigtet fokus på effektivise-ringstiltag og i det omfang, at det ikke er muligt at løse opgaven ved effektiviseringer, er der endvide-re brug for egentlige prioriteringer. Både på de enkelte vicedirektørområder på administrationscen-trene og helt overordnet på puljer/fællesudgifter/midlertidige bevillinger.

Betydelige dele af de administrative opgaver varetages i et samspil mellem Vicedirektørområder og administrationscentrene. Desuden er flere opgaver baseret på fælles procedurer og systemanvendel-se, hvorfor det giver god mening at gennemføre en række tværgående analyser.

Universitetsledelsen har derfor besluttet at:

ASU-møde 24. marts 2015Bilag 1a

AARHUS UNIVERSITET

Dato: 20. marts 2015 Side 2/2

1) En målsætning om reduktioner på de fællesudgifter der vedr. hele AU, som er en del af bud-gettet for enhedsadministrationen. Disse udgifter udgør bl.a. IT-licenser, konsulentydelser,elevpulje, infrastruktur, udgifter til revision mv. Målsætningen er en reduktion på 20-30 mio.kr. Som en del heraf indgår også en mulig reduktion af udgifterne til nye projekter og opgaver(23,7 mio. kr. i 2015).

2) En række effektiviseringsanalyser af konkrete opgaver, processer og områder på tværs af en-hedsadministrationen omfattende blandt andet biblioteksområdet, rejseafregning, model fortidsallokering mv.

3) Specifikke prioriteringer på de enkelte enheder i enhedsadministrationen. Blandt andet medbaggrund i input fra dekanerne og i dialog med fakulteter og institutter.

Forslagene til udmøntningen vil ifølge tidsplanen ske i perioden fra marts frem til ultimo september, hvorefter de egentlige implementeringsplaner vil blive udarbejdet. Desuden vil der være analyser af enkelte områder med et lidt længere tidsperspektiv.

I en række af analyserne vil der blive brug for at trække på medarbejderenes ideer og input. Måden hvorpå dette kan gøres vil være forskellig, men det vil indgå som et element i en række analyser.

Personalepolitik Der tale om en tilpasning af den samlede administration over et 4-5 årigt perspektiv. Dette giver rum og plads til at tænke langsigtet og til at minimere de personalemæssige konsekvenser. Konkret bety-der det, at der skal være tilbageholdenhed i den omtalte periode med hensyn til besættelse af faste stillinger.

Sagsbehandler Økonomi og Bygninger

Involvering Udmøntningen af budgetreduktioner har været drøftet i universitetsledelsen i marts måned. Der vil løbende i ASU og LSU blive orienteret om udviklingen de i gangsatte effektiviseringsanalyser og udmøntningen af effektiviseringskrav i øvrigt. Tidsfrist

Bilag Notat: Fremtidige rammer for de administrative enheder.

Niels Jørgen Rasmussen

Vicedirektør

Dato: 24. februar 2015

Side 1/11

AARHUS UNIVERSITET

Modtager(e): Universitetsledelsen Notat

Fremtidige rammer for de administrative enheder

Indledning

Der skal skabes mest mulig økonomi til de faglige miljøer/institutterne. Derfor har universitetsledelsen besluttet, at der hver af årerne 2016-2019 skal ske en effektivise-ring af administrationen svarende til en årlig reduktion på 2 pct.

Det gælder både Vicedirektørområderne og administrationscentrene.

Alt andet lige vil budgetrammerne for de enkelte vicedirektørområder og de enkelte administrationscentre i hvert af årene 2016 – 2019 derfor blive reduceret med 2pct.

Dertil kommer, at USM midler til understøtning af indsatsområder og udviklingspro-jekter i enhedsadministrationen vil bortfalde fra 2016 og frem. Dette svarer til 13,8 mio. kr.

I sammenhæng med ovenstående vil der på flere administrative enheder være en op-gave i forhold til budgetoverholdelse allerede i 2015.

Initiativer og håndtering

Ovenstående indebærer, at der er brug for et langsigtet fokus på effektiviseringstiltag og i det omfang, at det ikke er muligt at løse opgaven ved effektiviseringer, er der endvidere brug for egentlige prioriteringer. Både på de enkelte vicedirektørområder på administrationscentrene og helt overordnet på puljer/fællesudgifter/midlertidige bevillinger.

Begrebet effektivisering anvendes i denne sammenhæng som en fælles overskrift for initiativer, der har fokus på arbejdsgange, opgaveomlægninger og lignende, hvor der ikke i væsentligt omfang er ændringer i det serviceniveau, som tilbydes.

Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V

ASU-møde 24. marts 2015 Bilag 1

Side 2/11

AARHUS UNIVERSITET

Prioritering anvendes i denne sammenhæng som overskrift for initiativer som inde-bærer et ændret serviceniveau, enten i form af lavere service på eksisterende opgaver eller bortfald af eksisterende opgaver og indsatser.

Puljer/fællesudgifter/ophør af projektbevillinger vedr. bl.a. IT-licenser, elevpulje, in-frastruktur, tilskud til forskellige formål mv. Umiddelbart forventes, at det er muligt at identificere besparelser på dette område på 20-30 mio. kr. over de nærmeste år. Provenuet herfra anvendes som udgangspunkt til bl.a. at finansiere bortfaldet af USM midler, og kan indgå i budgetgrundlaget for de administrative enheder.

Effektiviseringer

Betydelige dele af de administrative opgaver varetages i et samspil mellem Vicedirek-tørområder og administrationscentrene. Desuden er flere opgaver baseret på fælles procedurer og systemanvendelse, hvorfor det giver god mening at gennemføre en række tværgående analyser.

På den baggrund er det nedenfor udarbejdet en foreløbig oversigt over område hvor det på tværs af administrationscentre og vicedirektørområder vurderes muligt at ef-fektivisere opgavevaretagelsen. De tilknyttede beløb er foreløbige, og skal opfattes som målsætninger. Potentialet for effektivisering vil være forskellig for de enkelte administrative enheder

o Biblioteksområdet 5-10 mio. kr. o Rejseafregning 5-10 mio. kr. o Tidsallokering 5-10 mio. kr. o IT projekter 4-12 mio. kr.

EDDI* Digital eksamen* Blackboard* Tjek and Go IT arbejdspladsen PHD planner Evt. nye ideer – f.eks. digitalpost mv.

o Rengøring 3-10 mio. kr. o Teknisk drift 2-4 mio. kr. o Konsulentydelser 2-4 mio. kr.

Det er endvidere vurderet, at der er en række områder, hvor der med fordel kan udarbejdes nogle mere omfattende analyser, hvor tidsrammen er længere: o Gennemgang af uddannelsesområdet. Analyse igangsat februar 2015.

Omfatter gennemgang af budget, gennemgang af arbejdsgange mm. Forventet afslutning ultimo 2015. Forventet resultat 5-8 mio. kr. (her-til kommer provenu af relevante IT projekter (* markerede)

Side 3/11

AARHUS UNIVERSITET

o Gennemgang af IT-området. Brugersupport og generel organisering.Forventet resultat 5-8 mio. kr. Hertil kommer at der er igangsat enekstern vurdering af IT området

o Gennemgang af kommunikationsområdet. Forventet resultat 4-6 mio.kr.

o Gennemgang af HR-området. Analysen omfatter bl.a. snitflader i for-skellige dele af enhedsadministrationen. Desuden indgår det allerede igangsat arbejde med bl.a. samarbejdsfalder på Ph.d området og kom-petenceudvikling i analysen. Forventet resultat 3-5 mio. kr.

Prioriteringer (og indarbejdelse af effektiviseringspotentialer)

Det vurderes umiddelbart, at der i varierende omfang, også vil være brug for egentlige prioriteringer på de enkelte administrative områder.

Den konkrete prioritering på administrationscentrene varetages i sagens natur på fa-kultetsniveau. Ligesom det også afgøres på fakultets niveau, i hvilket omfang og hvordan resultatet af de tværgående effektiviseringsanalyser skal indarbejdes i admi-nistrationsbudgetterne.

De konkrete prioriteringer på vicedirektørområderne skal ske i tæt dialog med fakul-teterne og institutterne. Der er allerede fremkommet konkrete indspark fra dekaner-ne i forhold til eventuelle prioriteringer. Det lægges til grund, at det aftales med den enkelte dekan, hvorledes der på fakultetsniveau tilrettelæges en bred og inddragende proces.

Medarbejderinddragelse Dette notat drøftes på ASU/LSU møder i marts måned 2015. I takt med at der kom-mer ny viden på analyser/prioriteringsområder drøftes dette løbende i relevante samarbejdsudvalg.

I en række af analyserne vil der blive brug for at trække på medarbejderenes ideer og input. Måden hvorpå dette kan gøres vil være forskellig, men det vil indgå som et element i en række analyser.

Personalepolitik Der tale om en tilpasning af den samlede administration over et 4-5 årigt perspektiv. Dette giver rum og plads til at tænke langsigtet og til at minimere de personalemæssi-ge konsekvenser. Konkret betyder det, at der skal være tilbageholdenhed i den omtal-te periode med hensyn til besættelse af faste stillinger. Omvendt kan der være behov for at besætte ledige stilligner midlertidigt indtil de fremtidige rammer og priorite-ringer er på plads.

Side 4/11

AARHUS UNIVERSITET

Der kan også være et behov for kompetenceudvikling, således at der opnås en større fleksibilitet i opgavevaretagelsen.

Tidsplan 2015 Uge 6 – 50 Analyse på uddannelsesområdet (herunder vurdering af rationalise-

ringsgevinster sfa relevante IT projekter og øvrige større opgaver f.eks. fremdriftsreform og institutionsakkreditering)

Uge 8 Kommunikation i LSU/personale på uddannelsesområdet

Uge 10 og 11 Drøftelse af notat og proces i Universitetsledelsen

Uge 13 Drøftelse i ASU/LSU. Håndtering af bemærkninger fra SU systemet-Generel opfølgning/orietering på efterfølgende ASU/LSUmøder Generel kommunikation i de enkelte administrative enheder

Uge 13-24 Nedsættelse af analysegruppe/ gennemførelse af analyse på: • Rejseafregning• Tidsallokering• Biblioteksområdet• Rengøringsområdet• Effektiviseringspotentialer sfa IT projekter (Tjek and Go, IT

arbejdspladsen)• Puljereduktion• Konsulentydelser i enhedsadministrationen.

Uge 13-24 Drøftelse mellem dekan og universitetsdirektør om indspark til priori-teringsområder på VD områderne. Tilrettelæggelse af konkret proces

Uge 13-24 Gennemgang af puljer/nye projekter og opgaver i 2016 og efterføl-gende år

Uge 14-30 Nedsættelse af analysegruppe (pilotprojekt) på IT support. Generel vurdering af organisering m.v. på IT området.

Uge 14-30 Nedsættelse af analysegruppe på kommunikationsområdet. Generel vurdering af ydelser og snitflader på området.

Uge 25 Seminar i LEA, foreløbig opsamling og overblik

Side 5/11

AARHUS UNIVERSITET

Uge 34 Status på igangsatte analyser. (Midtvejsstatus på Uddannelse og IT) Drøftelse i universitetsledelsen.

Uge 40 Samlet opsamling: • Drøftelse på Universitetsledelsesmøde• Drøftelse i LSU/ASU• Generel kommunikation

Uge 40-52 Udmøntningsplaner for 2016-2019

Side 6/11

AARHUS UNIVERSITET

Bilag 1: Kommissorier for tværgående analyser og effektiviseringsområ-der

• Generelt er der alene tale om forslag/udkast i stikordsform.• Med mindre andet er angivet, skal analyserne være færdige i uge 24. Der

kan for det enkelte projekt udarbejdes en mere detaljeret tidsplan.• For alle projekter skal der tages stilling til profilen for indfasning. Det vil

sige besparelsespotentiale i hhv. 2016, 2017, 2018 og 2019.• For alle projekter bør der ske en vurdering af besparelsespotentialet fordelt

på enheder i enhedsadministrationen (primært vicedirektørområder ogadministrationscentre).

• Produktet for de enkelte analyser vil være beskrivelser/redegørelser for po-tentielle budgetreduktioner. Der kan evt. udarbejdes flere alternative for-slag. Forslagene skal inddrage konsekvenser af reduktionerne.

• For hvert enkelt område sikres inddragelse af relevante medarbejdere.• Den indledende analyse frem mod uge 24 skal afdække mulighederne for

budgetreduktioner og effektiviseringer. Den nærmere implementering af-dækkes efterfølgende, idet det lægges til grund, at det afgøres på fakultetsniveau i hvilket omfang, og hvordan resultatet af de tværgående effektivise-ringsanalyser skal indarbejdes i administrationsbudgetterne.

• Der vil i analyseperioden kunne ske ændringer i bemandingen, hvor detteer relevant.

• Koordineringen og afrapportering af de forskellige analyser sker til univer-sitetsdirektøren via LEA. Herefter til universitetsledelsen.

• Status på analyserne afstemmes med dekanerne på månedlige møder meduniversitetsdirektøren og administrationscheferne.

Kommissorium for rejseafregning: • Kortlægning af arbejdsprocesser ”end to end”. Herunder ressourceanven-

delse både i administrationscentrene samt fakulteterne og på vicedirektør-områderne.

• Opgørelse af antal rejseafregningssager fordelt på relevante kategorier ogområder.

• Indhentning af erfaringer/nøgletal fra andre universiteter/evt. sygehuse.• Forslag til fremtidig procedure, herunder forslag til rationalisering i stør-

relsesordenen 5-8 mio. kr. (herunder mulighed for anvendelse af stikprøvei stedet for fuld kontrol).

• Inddragelse af revision i forhold til fremtidige procedurer.

Arbejdsgruppe: Niels Jørgen Rasmussen Arne Skov Lise Mortensen

Side 7/11

AARHUS UNIVERSITET

Administrationschef fra enten HE eller ST 1-2 repræsentanter fra økonomifunktionerne på fakulteterne 2 repræsentanter fra Institutsekretariater (En fra BSS og en fra HE eller ST)

Kommissorium vedr. Biblioteksområdet Opgaven for arbejdsgruppen omkring biblioteksområdet: Der udarbejdes (få) centrale nøgletal på tværs af bibliotekerne i AUL. Nøgletallene kan bl.a. sætte i forhold til udgifter til løn og driftsudgifter. På baggrund af nøgletal-lene skal arbejdsgruppen komme med forslag til mulige budgetreduktioner, herunder forslag til mere effektive arbejdsgange og indkøbsprocesser. For det andet kan analysen evt. kortlægge visse centrale ydelser og estimere omkost-ninger til disse ydelser på udvalgte enheder. Målet er på baggrund af disse input, at gennemføre drøftelser med udvalgte dekaner om en skærpet prioritering af kerne-funktioner.

Arbejdsgruppe: Kristian Thorn Nikolaj Harbjerg Ole Jensen Per Lindblad Johansen, Bibliotekschef, Uddannelse Susanne Dalsgaard Krag, Biblioteksleder, BSS Ditte Jessing, Biblioteksleder, Emdrup

Kommissorium vedr. Tidsallokering (Gennemgang af Økonomimodel) Tidsallokering (sags- og ressourcestyring) skal ske, der hvor det giver værdi for opga-veudførelse eller som følge af eksterne krav. IT-projekt om tidshåndtering forventes implementering ved udgangen af 2015, som pilotprojekt – herefter på øvrige områ-der.

• Forslag til fremtidige arbejdsgange i forhold til, hvor tidsallokering (sags-og ressourcestyring) fortsat skal ske, og områder hvor der ikke længere skalske en tidallokering

• Vurdering af eventuelle konsekvenser for budgettering/bogføring• Vurdering af rationaliseringsgevinster. Der skal sigtes efter rationalise-

ringsgevinster i størrelsesordenen 5-10 mio. kr. fordelt på såvel vicedirek-tørområde som på administrationscentre

• Vurdering af øvrige konsekvenser• Inddragelse af revision i forhold til ny model for tidsallokering/sags- og

ressourcestyring• Der ses ikke, som en del af analysen, på den del af økonomimodellen, som

handler om fordelingen af budget mellem fakulteterne• Analysen skal koordineres med arbejdet omkring nyt system til tidshåndte-

ring

Side 8/11

AARHUS UNIVERSITET

Arbejdsgruppe: Niels Jørgen Rasmussen Anette Svejstrup Økonomichefer for alle fakulteter

Der er alene tale om at undersøge mulighederne for enklere modeller til tidsalloke-ring. Den videre afdækning og tekniske implementering vil finde sted efterfølgende.

Kommissorium vedr. IT projekter • Gennemgang af PID på eksisterende større projekter (Tjek and Go, IT ar-

bejdspladsen). • Konkret vurdering af ændringer i arbejdsgange og vurdering af rationalise-

ringsgevinster for de større IT-projekter • Der skal sigtes efter minimum 4-8 mio. kr. som følge af eksisterende pro-

jekter. • Forslag til nye IT projekter som vurderes at medføre rationaliseringsgevin-

ster i størrelsesordenen 4-6 mio. kr. • Der skal sikres koordinering med analysen på Uddannelse, hvor der også

ses på større IT-projekter.

Arbejdsgruppe: Jane Kraglund/VD for IT Kristine Staugaard Thomsen Steen Harrit

Vicedirektørområder med systemejerskab, som er berørt af de større projekter, kan inddrages. Det kan overvejes at inddrage evt. referencegruppe, som sikrer koordinering i forhold til studerende, VIP, institutsekretariater mv.

Kommissorium vedr. Rengøring • Opgørelse af eksisterende udgifter, frekvenser og serviceniveau.• Vurdering af rationaliseringsmuligheder. Det forventes, at der skal anven-

des ekstern bistand.• Evt. sammenligning med øvrige lignende bygninger på andre institutioner

(Kommuner, VIA, gymnasier mv.).• Målsætning er identifikation af reduktioner i størrelsesordenen 3-10 mio.

kr. (På længere sigt kan potentialet være større).

Arbejdsgruppe: Jane Kraglund Berit Kornbæk Boisen Tekniske chefer fra alle fakulteter

Kommissorium vedr. Konsulentydelser: • Hvert enkelt Vicedirektør og evt. administrationschef udarbejder evt. i

samarbejde med Økonomi og Bygninger et overblik over brugen af konsu-lentydelser på eget område.

• Det bør fremgå, om konsulentydelserne skal/kan udbydes

Side 9/11

AARHUS UNIVERSITET

• Det bør endvidere beskrives, hvordan brugen af konsulentydelser og udgif-terne hertil kan begrænses – evt. ved ansættelse af eget personale.

• Oversigten kan tage udgangspunkt i de nye primo budgetter for 2015, hvorkonsulentydelser netop er udskilt i deres egen gruppering.

• Målsætningen for analysen er således et samlet overblik over brugen afkonsulentydelser i administrationen. Analysen bør evt. efterfølgende udvi-des til øvrige dele af universitetet. Målsætning om besparelse svarende tilca. 2-4 mio. kr.

Arbejdsgruppe: Louise Gade Indkøbschef Anne Sofie Hedeman

Alle VD/adm.chefer skal bidrage (jf. ovenstående). Det er primært på VD-områderne, der er konsulentudgifter og mindre omfang på de administrative centre.

Analyse af IT området (brugersupport mv) • Der foretages en analyse af IT området – primært med fokus på bruger-

supporten. Analysen kan også afdække andre dele af organiseringen på IT-området.

• Det afdækkes om brugersupporten kan tilrettelægges mere rationelt mel-lem IT og Digitale medier og administrationscentrene – og mellem admini-strationscentrene.

• Som en del af analysen afdækkes de nuværende udgifter til brugersupport,og der udarbejdes evt. centrale nøgletal på tværs af fakulteterne.

• Der udarbejdes forslag til en mere rational organisering af IT brugersup-port.

• Det anbefales, at der startes med et fakultet som pilotprojekt.

Arbejdsgruppe: Jane Kraglund/VD IT Steen Harrit Niels Damgaard Søren Christensen

Analyse af uddannelsesområdet • Der henvises til særskilt forløb desangående

Analyse af HR området Med udgangspunkt i Universitetsledelsens beslutning af 28. januar er der nedsat en arbejdsgruppe der skal afklare samarbejdsflader m.v. på PHD området. Det forventes at denne arbejdsgruppe er færdig sommeren 2015. Hertil kommer at der er igangsat en særskilt proces vedr. kompetenceudvikling.

Disse indspark danner rammen for en videre analyse af HR området. Analysen skal herudover sætte fokus på samspillet mellem AU HR og administrationscentre samt samspillet mellem administrationscentre og institutsekretariater. Endvidere indgår

Side 10/11

AARHUS UNIVERSITET

samspillet mellem AU HR og AU økonomi samt samspillet mellem HR og Økonomi på administrationscentre. Endeligt indgår samspillet mellem AU HR og AU IT.

Der skal endvidere ske en vurdering af muligheder for yderligere standardisering og digitalisering af HR processer (overlap til bl.a. Check and go)

Målsætningen er at identificere effektiviserings og prioriteringsområder på 3-5 mio.kr.

Analysegruppen nedsættes inde sommerferien og forventes afsluttet i uge 50

Arbejdsgruppe: Jane Kraglund Louise Gade 1 - 2 administrationschefer 1-2 HR leder på administrationscentre 1 funktionsleder fra AU HR

Analyse af kommunikationsområdet Der foretages en analyse af alle ydelser og samarbejds- og snitflader på kommunika-tionsområdet på hele AU, og ressourceforbrug afdækkes. Ønsker til den fremtidige kommunikationsindsats afdækkes via dialog med de mange forskellige brugere på AU. Der vil også blive foretaget en benchmarking af kommunikationsområdet i for-hold til sammenlignelige institutioner.

Dette resulterer forhåbentlig i en række forslag til effektiviseringer inkl. mulige ser-vicereduktioner. Det samlede mål for effektiviseringer er 4-6 mio. kr. Konsekvenser-ne af servicereduktionerne vil blive beskrevet, herunder om visse opgaver med fordel kan løses eksternt.

Arbejdsgruppe: John Westensee (delt formand) Kirsten Jensen (delt formand) Vicedirektør for IT og digitale medier. Store-KUK 2 administrationschefer Evt. Louise Gade

Store-KUK består af de fire kommunikationschefer fra fakulteterne (Aase Bak, Ulla Krag, Signe Hvid Maribo og Elin Møller), samt de fire tidligere Backofficechefer (Svend Aage Mogensen, Steffen Longfors og Anders Frølund) samt Anders Correll.

Kommissorium for Bygningsmodel • I forbindelse med afdækning af snitflader mellem administrationscentrene

og Økonomi og Bygninger skal der ses på økonomimodellen på bygnings-området, som vurderes at være kompliceret pt.

Side 11/11

AARHUS UNIVERSITET

• Der henvises til særskilt kommissorium for denne undersøgelse. Belysningaf bygningsmodel forventes at ske efter sommerferien 2015.

Arbejdsgruppe for snitflader: Niels Jørgen Rasmussen Charlotte Lyngholm Berit Kornbæk Boisen Niels Damgaard Steen Harrit Ole Jensen Tekniske chefer for alle fakulteter

Når gruppen efter sommerferien 2015 ser på økonomimodellen på området inddra-ges et antal økonomichefer/repræsentanter fra Økonomi på fakulteterne i gruppen.

Efter afklaringen af snitflader på området vil gruppen desuden afdække, om der kan findes effektiviseringer i forhold til den tekniske drift samt på grønne områder. Dette arbejde vil bl.a. omfatte:

• Opgørelse af eksisterende udgifter og opgavevaretagelse på området• Vurdering af muligheder for effektivisering/prioritering i størrelsesorde-

nen 2-4 mio. kr. (potentialet kan evt. være højere)• Der kan evt. anvendes ekstern bistand

Da denne analyse afventer afklaring af snitflader vil besparelsespotentialet tidligst være afdækket i efteråret 2015. Det vurderes derfor, at en evt. besparelse først vil ha-ve effekt fra 2017 og frem.

Gennemgang af fællesudgifter Fællesudgifter som vedr. bl.a. IT-licenser, elevpulje, konsulentydelser, infrastruktur mv. forventes reduceret med ca. 20-30 mio. kr. Reduktionerne sker f.eks. ved at se på ubalancer ved regnskab 2014. Desuden skal det afdækkes, om finansieringsbehovet til nye projekter og opgaver kan reduceres i 2016 og frem (i 2015 er der afsat 23,7 mio. kr. til disse opgaver).

Arbejdsgruppe: LEA (Økonomi og Bygninger koordinerer).

AARHUS UNIVERSITET Dato: 23. februar 2015

Side 1/3

Sagsfremstilling

Møde den: 24. marts 2015Dato] Møde: ASU Punktejer: Jane Kraglund Eventuel gæst:

Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Orienteringspunkt (sæt kryds) X

Lukket punkt (sæt kryds)

Emne Arbejdsmiljøstatistikker 2014 (Q1-Q4)

Resumé Arbejdsmiljøstatistikkerne dækker sygefravær, brugen af psykologisk rådgivning og arbejdsskader.

Indstilling

Sagsfremstilling HR udarbejder fire gange årligt arbejdsmiljøstatistikker med det formål at informere ledelsen og medar-bejderrepræsentanter om udviklingen i arbejdsmiljøet og hermed danne grundlag for en forebyggende indsats. Idet statistikkerne vedrører 2014, anvendes enhedsnavne og – opdelinger som fx AU ADM. I 2015 stati-stikkerne ændres dette.

Sygefraværsstatistik AU har registreret 6,5 sygedage pr. ansat i 2014. AU ADM har registreret 11,4 sygedage pr. ansat i 2014, hvilket er en stigning ift. 2013, hvor antal sygedage lå på 10,4.

Sygefravær ARTS BSS HE ST AU

ADM AU Sygedage 2014 6951 8730 5407 14053 20581 55722 Antal ansatte 2014 989 911 2249 2620 1810 8579 Antal sygedage pr. ansat 2014 7 5,9 3,9 5,4 11,4 6,5 Antal sygedage pr. ansat 2013 6,8 4,4 3,1 4,6 10,4 5,6 Antal sygedage pr. ansat Q1 2014 1,9 1,5 1 1,1 2,9 1,6 Antal sygedage pr. ansat Q2 2014 1,5 1,2 0,9 1 2,4 1,3 Antal sygedage pr. ansat Q3 2014 1,6 1,4 0,8 1,4 2,5 1,5 Antal sygedage pr. ansat Q4 2014 2,1 1,6 1,2 1,8 3,1 1,9

Danmarks Statistik om fravær Ifølge Danmarks Statistik er der generelt sket et fald i sygefraværet i alle sektorer i de seneste år med små udsving i 2013.

Staten: 7,3 dag; 1,8 dag pr. kvartal 2012-2013: +0,2 dage

Kommunerne: 12,3 dag; 3,0 dag pr. kvartal 2012-2013: +0,3 dage

Regionerne: 11,5 dag; 2,9 dag pr. kvartal 2012-2013: -0,2 dage

Private: 6,4 dag; 1,6 dag pr. kvartal 2012-2013: 0,0 dage

I ’Fravær 2013’ oplyser Danmarks Statistik, at fraværet ligger lavt i alle sektorer for ansatte indenfor le-delsesarbejde (4,2 dage). Hvorimod manuelt arbejdede som fx rengøring, der på AU hører under AU

ASU-møde 24. marts 2015Bilag 3

AARHUS UNIVERSITET

Dato: 23. februar 2015 Side 2/3

ADM, ligger på 11,9 dage i staten. Højt kvalificeret arbejde i Staten ligger på 5,8 dage, mellemhøjt kvalifi-kationsniveau ligger på 8,5 dage, mens almindeligt kontor- og kundeservicearbejde ligger på 9,4 dage. Danmarks Statistik oplyste i forbindelse med ’Fravær 2012’, at ansatte i staten med forskeruddannelse havde det laveste fravær med 3,5 dage pr. år, og at længden af en persons uddannelse overordnet set er forbundet med et lavere antal sygedage.

Fremadrettet indsats I forhold til eventuelle sammenligninger imellem og internt på fakulteter og enhedsadministrationen skal der tages højde for hovedområdernes registreringspraksis og de videnskabelige medarbejderes oplevede forpligtelse til at rapportere sygedage samt forskelle i arbejdsfunktioner. Administrative medarbejdere registrerer traditionelt set deres sygefravær. Imidlertid bør det alligevel overvejes, hvorfor AU ADM’s fra-vær er dobbelt så højt som de fire hovedområders gennemsnitlige fravær på 5,2 dage pr. ansat (35141 sy-gedage/6769 ansatte), og hvordan sygefraværet kan nedbringes.

HR arbejder på en ledelsesrapporteringsform, hvor enhederne kan sortere på fraværsperioder (herunder langtidsfravær), stillingstyper, køn, alder mv. Løsning forventes at kunne implementeres i foråret 2015 og vil bidrage til, at institutter mv. får bedre mulighed for at følge udviklingen i fraværet.

Psykologisk rådgivning I 2014 gjorde AU’s medarbejdere brug af 260 rådgivningsforløb mod 173 i 2013 og 170 i 2012. Medarbej-dere fra AU ADM gjorde brug af 76 rådgivningsforløb.

Økonomiproces 2014 og afskedigelserne har efter alt at dømme bidraget til den øgede brug af ordningen. I administrationen har der desuden været yderligere organisatoriske justeringer i efteråret, der har haft en indflydelse på antallet af rådgivningsforløb. Rådgivningsforløb vedrørende afskedigelser er således steget fra et enkelt forløb i 2013 til 37 forløb i 2014. Rådgivningsområdet ‘Stress/udbrændthed’ domine-rer i alle tre år. 61 % i 2012, 79 % i 2013 og 57 % af henvendelserne i 2014 vedrører således ‘Stress/udbrændthed’.

Af kvartalstallene fremgår det, at rådgivningstilbuddet blev benyttet i særlig høj grad i AU ADM og på ST i Q1 2014, mens de andre fakulteters tal er mere varierende.

Rådgivningsforløb ARTS BSS HE ST AU ADM AU2012 28 18 24 54 46 170 2013 32 13 13 55 60 173 2014 35 18 49 82 76 260 Q1 2014 8 3 19 29 32 91 Q2 2014 6 7 9 20 20 62 Q3 2014 10 2 6 16 12 46 Q4 2014 11 6 15 17 12 61

Ordningen anvendes forholdsvist meget i AU ADM. AU ADM’s brug af ordningen skal sandsynligvis fin-des i de forandringer, som AU ADM har været igennem i en årrække. AU Administration har store ud-sving i det relative forbrug af ordningen – fra 27 % i 2012 til 35 % i 2013 til 29 % i 2014.

Foruden Økonomiproces 2014 kan et stadigt større kendskab og gode erfaringer blandt medarbejdere og ledere med ordningen også forklare den øgede brug. Omvendt er det også vigtigt, at ordningen ikke bru-ges på bekostning af nærværende ledelse. Det lokale kendskab til den visiterede del af ordningen omkring psykologisk rådgivning, hvor lederen informeres om, hvem og hvorfor ordningen benyttes, kan kaste yderligere lys over stigningen.

AARHUS UNIVERSITET

Dato: 23. februar 2015 Side 3/3

Arbejdsskadestatistik For 2014 er der pr. 2. februar 2015 anmeldt færre arbejdsskader end i 2013. Antallet for 2014 kan dog bli-ve højere, da medarbejdere kan anmelde en arbejdsulykke op til et år efter ulykkestidspunktet.

De anmeldte skader på AU omhandler ofte forstrækninger og forstuvninger samt sår-skader. Henholdsvis 49 % (36/74) og 25 % (19/74) af arbejdsskaderne i 2014 vedrører disse kategorier. Knap 60 % (44/74) af de anmeldte arbejdsskader vedrører skader med under en dags fravær. Hermed kan overvægten af ar-bejdsskader umiddelbart betragtes som mindre alvorlige. Administrationen har haft 22 anmeldte ar-bejdsskader i 2014, som primært omhandler skader blandt rengøringsfolk.

Det er vigtigt, at de lokale ledelsesteams, arbejdsmiljøudvalg og -grupper løbende drøfter forebyggelse for at sikre, at medarbejderne ikke får kort- og langvarige gener af gå på arbejde.

Anmeldte arbejdsskader ARTS BSS ST HE

AU ADM AU

2013* 6 2 32 13 25 78 2014 3 2 30 17 22 74 * Antallet af ulykker adskiller sig fra tidligere oplyste tal, da medarbejdere kan anmelde arbejdsskader op tilet år efter ulykkestidspunktet.

Sagsbehandler Louise Gade/Jacob Søndergaard Jensen

Tidsfrist

Bilag Arbejdsmiljøstatistikker 2014 Sygefraværsstatistik 2014, 2013

AU Sygefravær 2014

DatagrundlagDatagrundlaget – antal ansatte, antal sygedage og de ansattes indplacering på enheder – er baseret på oplysninger fra

AUHRA. Bemærk at der kan være forskel mellem registreret fravær og reelt fravær.

Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige.

Antal ansatteAntal ansatte (Headcount) dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte (identifikation ved CPR‐nummer) –

herunder månedslønnede ph.d.’er. Antal ansatte adskiller sig hermed fra optællingsmetoder som årsværk,

Ansatte med ansættelse i flere enheder er talt med i de pågældende enheder.

Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag.

Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag.

Udregningsmetoden af antal ansatte gør, at der ikke er overensstemmelse mellem årsopgørelsen og summen af de fire

kvartaler.

SygedageSygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg

opgavefritagelse, Sygdom §56 refusion.

Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage i weekenden er hermed ikke medtaget.

Sygedage for ansatte, der ikke har en fuldtidsstilling (37 timer pr. uge), er medtaget som hele dage (100 %).

Sygedage, der ikke er registreret som 100 % fravær, er medtaget med den angivne fraværsprocent. Har en ansat skiftet institut, VD‐område mv. i et kvartal, er fraværet medregnet i begge enheder. På årsbasis vedrører

dette højest 50 dage på hele AU.

Sygedage for ansatte med Socialt Kapitel – fx fleksjobbere – er medtaget.

Kontakt

Statistikken er udarbejdet af AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø

Lena Henriksen og Jacob Søndergaard Jensen

Ved spørgsmål, kommentarer eller ønsker kontakt venligst:

Jacob Søndergaard Jensen, [email protected], 871 53542

Læs mere om AU's retningslinjer for fravær på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/fravaer/


2014

01‐01‐2014 ‐ 31‐12‐2014

Hovedområde Sygedage Antal ansatte

Antal sygedage

pr. ansat

Arts 6951 989 7,0

Health 8730 2249 3,9

Business and Social Sciences 5407 911 5,9

Science and Technology 14053 2620 5,4

AU Administration 20581 1810 11,4

55722 8579 6,5

Hovedområde Enhed Institut/VD Sygedage Antal ansatte

Antal sygedage

pr. ansat

Arts

8107 Entreprenørskab og Innovation 273 29 9,4

1816 Kultur og Samfund, Institut for 1955 345 5,7

1818 Uddannelse og pædagogik, Inst. f. 1550 253 6,1

1819 Underv.udv. og Dig.Medier, Cent. f 789 74 10,7

1817 Æstetik og Komm., Inst. f. 2371 274 8,7

Øvrige 13 15 0,9

6951 989 7,0

Health

1946 Biomedicin, Inst. f. 2172 400 5,4

2211 Folkesundhed, Inst. f. 609 205 3,0

1829 HE Centre m.m. 18 81 0,2

2400 Klinisk Medicin, Inst f. 3004 1119 2,7

2800 Odontologi, Institut for 1744 213 8,2

2320 Retsmedicin, Institut for 449 60 7,5

2900 SKT ‐ Skolen for Klin.‐ass., TP og KT 714 125 5,7

Øvrige 20 47 0,4

8730 2249 3,9

Business and Social Sciences

3810 AU Herning 264 67 4,0

1072 Erhvervskommunikation, Inst. f. 476 87 5,5

3200 Juridisk Institut 1030 109 9,5

1071 Marketing og Organisation, Inst. f 1503 132 11,4

3500 Psykologisk Institut 1048 121 8,7

3400 Statskundskab, Inst. f. 508 124 4,1

1024 Undervisning og Læring, Center for 120 21 5,9

3100 Økonomi, Inst. f. 327 228 1,4

Øvrige 131 25 5,2

5407 911 5,9

Science and Technology

1036 Agroøkologi, Institut for 3004 242 12,4

5500 Bioscience, Institut for 2315 427 5,4

5150 Datalogi, Institut for 415 115 3,6

1864 Dekanat, ST 68 21 3,3

5200 Fysik og Astronomi, Inst. f. 360 209 1,7

1039 Fødevarer, Institut for 312 79 4,0

5600 Geoscience, Institut for 928 205 4,5

1037 Husdyrvidenskab, Institut for 311 151 2,1

1945 Ingeniørhøjskolen AU 280 148 1,9

1247 Ingeniørvidenskab, Institut for 306 97 3,2

5213 Interdisciplinær Nanotek., Cent.f. 401 141 2,9

5300 Kemi, Institut for 504 125 4,0

5100 Matematik, Institut for 294 81 3,6

1807 Miljøvidenskab, Inst. f. 1069 113 9,5

5400 Molekylærbiologi og Genetik, Inst. f. 1651 323 5,1

5214 Nanoscience, Interdisc. Forskersk. 494 56 8,9

2244 Science Museerne 864 34 25,4

Øvrige 477 59 8,2

14053 2620 5,4

AU Administration

1771 AU Forskning og Talent 951 133 7,2

6300 AU HR 2022 119 17,0

1398 AU IT 2261 238 9,5

8300 AU Kommunikation 813 114 7,2

6050 AU Planlægning 6996 395 17,7

6200 AU Studier 2585 327 7,9

1777 AU Viden 1562 164 9,6

1611 AU Økonomi 2672 254 10,5

6006 Universitetsledelsens sekretariat 96 35 2,7

Øvrige 623 33 18,9

20581 1810 11,4

Q1 201401‐01‐2014 ‐ 31‐03‐2014


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 1865 987 1,9

Health 2106 2221 1,0




13733 8637 1,6


Antal sygedage

pr. ansat

Arts



1818 Uddannelse og Pædagogik, Inst. f. 522 254 2,1



Øvrige 2 15 0,1

1865 987 1,9

Health



1829 HE Centre m.m. 0 54 0,0





Øvrige 9 69 0,1

2106 2221 0,9


3810 AU Herning 95 72 1,3







3100 Økonomi, Inst. f. 110 227 0,5

Øvrige 17 26 0,7

1352 922 1,5





1864 Dekanat, ST 1 21 0,1






1039 Institut for Fødevarer 108 95 1,1








Øvrige 104 58 1,8

3017 2659 1,1

AU Administration


6300 AU HR 431 129 3,3

1398 AU IT 692 256 2,7


6050 AU Planlægning 1732 400 4,3

6200 AU Studier 712 331 2,2

1777 AU Viden 425 163 2,6

1611 AU Økonomi 664 257 2,6


Øvrige 71 20 3,6

5393 1848 2,9

Q2 201401‐04‐2014 ‐ 30‐06‐2014


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 1468 989 1,5

Health 1979 2270 0,9




11640 8660 1,3


Antal sygedage

pr. ansat

Arts






Øvrige 5 15 0,3

1468 989 1,5

Health



1829 HE Centre m.m. 1 60 0,0





Øvrige 5 72 0,1

1979 2270 0,9


3810 AU Herning 70 73 1,0







3100 Økonomi, Inst. f. 75 227 0,3

Øvrige 13 27 0,5

1143 923 1,2





1864 Dekanat, ST 2 20 0,1














Øvrige 156 55 2,8

2681 2657 1,0

AU Administration


6300 AU HR 438 123 3,6

1398 AU IT 421 245 1,7



6200 AU Studier 520 324 1,6

1777 AU Viden 349 168 2,1

1611 AU Økonomi 673 255 2,6


Øvrige 109 28 4,0

4369 1821 2,4

Q3 201401‐07‐2014 ‐ 30‐09‐2014


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 1535 986 1,6

Health 1826 2269 0,8




12780 8614 1,5


Antal sygedage

pr. ansat

Arts






Øvrige 1 15 0,1

1535 986 1,6

Health



1829 HE Centre m.m. 1 106 0,0





Øvrige 4 24 0,2

1826 2269 0,8


3810 AU Herning 11 69 0,2







3100 Økonomi, Inst. f. 42 227 0,2

Øvrige 48 26 1,9

1318 914 1,4





1864 Dekanat, ST 34 20 1,7














Øvrige 163 55 3,0

3581 2640 1,4

AU Administration


6300 AU HR 367 117 3,1

1398 AU IT 506 239 2,1



6200 AU Studier 579 323 1,8

1777 AU Viden 386 168 2,3

1611 AU Økonomi 584 251 2,3


Øvrige 199 32 6,2

4520 1805 2,5

Q4 201401‐10‐2014 ‐ 31‐12‐2014


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 2001 994 2,0

Health 2333 2303 1,0




15457 8534 1,8


Antal sygedage

pr. ansat

Arts






Øvrige 5 15 0,3

2001 994 2,0

Health



1829 HE Centre m.m. 11 108 0,1





Øvrige 2 24 0,1

2333 2303 1,0


3810 AU Herning 87 62 1,4







3100 Økonomi, Inst. f. 67 229 0,3

Øvrige 19 26 0,8

1372 908 1,5


















Øvrige 84 56 1,5

4518 2565 1,8

AU Administration


6300 AU HR 272 110 2,5

1398 AU IT 512 218 2,4



6200 AU Studier 769 317 2,4

1777 AU Viden 375 165 2,3

1611 AU Økonomi 787 252 3,1


Øvrige 244 48 5,1

5233 1764 3,0

AU Sygefravær 2013

DatagrundlagDatagrundlaget – antal ansatte, antal sygedage og de ansattes indplacering på enheder – er baseret på oplysninger fra

AUHRA. Bemærk at der kan være forskel mellem registreret fravær og reelt fravær.


Antal ansatteAntal ansatte (Headcount) dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte (identifikation ved CPR‐nummer) –

herunder månedslønnede ph.d.’er. Antal ansatte adskiller sig hermed fra optællingsmetoder som årsværk,

Ansatte med ansættelse i flere enheder er talt med i de pågældende enheder.

Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag.Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag.

Udregningsmetoden af antal ansatte gør, at der ikke er overensstemmelse mellem årsopgørelsen og summen af de fire

kvartaler.

SygedageSygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg

opgavefritagelse, Sygdom §56 refusion.

Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage i weekenden er hermed ikke medtaget.

Sygedage for ansatte, der ikke har en fuldtidsstilling (37 timer pr. uge), er medtaget som hele dage (100 %).

Sygedage, der ikke er registreret som 100 % fravær, er medtaget med den angivne fraværsprocent. Har en ansat skiftet institut, VD‐område mv. i et kvartal, er fraværet medregnet i begge enheder. På årsbasis vedrører

dette højest 50 dage på hele AU.

Sygedage for ansatte med Socialt Kapitel – fx fleksjobbere – er medtaget.

Kontakt

Statistikken er udarbejdet af AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø

Lena Henriksen og Jacob Søndergaard Jensen

Ved spørgsmål, kommentarer eller ønsker kontakt venligst:

Jacob Søndergaard Jensen, [email protected], 871 53542

Læs mere om AU's retningslinjer for fravær på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/fravaer/

201301‐01‐2013 ‐ 31‐12‐2013


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 6690 986 6,8

Health 7279 2331 3,1




49027 8717 5,6


Antal sygedage

pr. ansat

Arts






Øvrige 31 20 1,6

6690 986 6,8

Health



1829 HE Centre m.m. 25 63 0,4





Øvrige 31 80 0,4

7279 2331 3,1


3810 AU Herning 242 75 3,2

3050 BS, Forskeruddannelsen 142 114 1,3







3100 Økonomi, Inst. f. 363 188 1,9

Øvrige 60 76 0,8

4330 976 4,4





1864 Dekanat, ST 67 23 2,9














Øvrige 333 67 5,0

11863 2608 4,5

AU Administration


6300 AU HR 1274 135 9,5

1398 AU IT 2308 249 9,3


6050 AU Planlægning 5878 393 15,0

6200 AU Studier 2852 320 8,9

1777 AU Viden 1256 153 8,2

1611 AU Økonomi 2836 261 10,9


Øvrige 224 29 7,9

18865 1816 10,4

Q1 201301‐01‐2013 ‐ 31‐03‐2013


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 1995 975 2,1

Health 2072 2206 0,9




15036 8438 1,8


Antal sygedage

pr. ansat

Arts






Øvrige 15 22 0,7

1995 975 2,0

Health



1829 HE Centre m.m. 0 45 0,0





Øvrige 11 85 0,1

2072 2206 0,9


3810 AU Herning 74 75 1,0

3050 BS, Forskeruddannelsen 0 111 0,0






3100 Økonomi, Inst. f. 132 178 0,7

Øvrige 61 40 1,5

1052 898 1,2





1864 Dekanat, ST 36 22 1,6














Øvrige 123 69 1,8

3825 2573 1,5

AU Administration


6300 AU HR 641 139 4,6

1398 AU IT 840 244 3,5



6200 AU Studier 804 308 2,6

1777 AU Viden 305 145 2,1

1611 AU Økonomi 1095 262 4,2


Øvrige 12 28 0,4

6092 1786 3,4

Q2 201301‐04‐2013 ‐ 30‐06‐2013


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 1453 1000 1,5

Health 1616 2364 0,7




10456 8710 1,2


Antal sygedage

pr. ansat

Arts






Øvrige 0 24 0,0

1453 1000 1,5

Health



1829 HE Centre m.m. 8 65 0,1





Øvrige 7 83 0,1

1616 2364 0,7


3810 AU Herning 33 73 0,5







3100 Økonomi, Inst. f. 34 184 0,2

Øvrige 31 126 0,3

926 905 1,0





1864 Dekanat, ST 7 19 0,4














Øvrige 77 71 1,1

2564 2610 1,0

AU Administration


6300 AU HR 199 139 1,4

1398 AU IT 502 251 2,0



6200 AU Studier 665 315 2,1

1777 AU Viden 273 159 1,7

1611 AU Økonomi 621 259 2,4


Øvrige 11 30 0,4

3897 1831 2,1

Q3 201301‐07‐2013 ‐ 30‐09‐2013


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 1288 1003 1,3

Health 1576 2443 0,7




10323 8863 1,2


Antal sygedage

pr. ansat

Arts






Øvrige 4 26 0,2

1288 1003 1,3

Health



1829 HE Centre m.m. 5 74 0,1





Øvrige 11 77 0,1

1576 2443 0,6


3810 AU Herning 61 72 0,9







3100 Økonomi, Inst. f. 101 192 0,5

Øvrige 109 117 0,9

1062 905 1,2





1864 Dekanat, ST 11 21 0,5














Øvrige 98 69 1,4

2376 2658 0,9

AU Administration


6300 AU HR 179 135 1,3

1398 AU IT 435 259 1,7



6200 AU Studier 658 325 2,0

1777 AU Viden 360 163 2,2

1611 AU Økonomi 473 260 1,8


Øvrige 36 31 1,2

4021 1854 2,2

Q4 201301‐10‐2013 ‐ 31‐12‐2013


Antal sygedage

pr. ansat

Arts 1854 1010 1,8

Health 1810 2500 0,7




12610 8975 1,4


Antal sygedage

pr. ansat

Arts






Øvrige 12 20 0,6

1854 1010 1,8

Health



1829 HE Centre m.m. 12 84 0,1





Øvrige 2 76 0,0

1810 2500 0,7


3810 AU Herning 75 72 1,1







3100 Økonomi, Inst. f. 93 204 0,5

Øvrige 26 111 0,2

1277 925 1,4





1864 Dekanat, ST 13 22 0,6














Øvrige 35 67 0,5

2974 2678 1,1

AU Administration


6300 AU HR 250 130 1,9

1398 AU IT 529 257 2,1



6200 AU Studier 719 333 2,2

1777 AU Viden 311 161 1,9

1611 AU Økonomi 642 261 2,5


Øvrige 66 28 2,4

4695 1862 2,5

1

FEBRUAR 2015HR, ORGANISATIONSUDVIKLING OG ARBEJDSMILJØ

AARHUS

UNIVERSITETAU

ARBEJDSMILJØSTATISTIKKER 2014- SYGEFRAVÆR- PSYKOLOGISK RÅDGIVNING- ARBEJDSSKADER

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

1. SYGEFRAVÆRKommentarerImellem fakulteterne og AU ADM er der store forskelle i det registrerede sygefravær. AU ADM skiller sig ud med et fravær på 11,4 dage i 2014, mens ARTS blandt fakulteterne har det højeste registrerede fravær på 7 dage mod blot 3,9 dage på HE. AU ADM’s fravær er dobbelt så højt som de fire hovedområders gennemsnitlige fravær på 5,2 dage pr. ansat (35141 sygedage/6769 ansatte).

Fra 2013 til 2014 er der sket en stigning i det registrerede fravær på 0,9 dag pr. medarbejder. ARTS adskiller sig ved blot at have haft en stigning på 0,2 dag. I bilaget om sygefraværsstatistikken fremgår det, at der imellem institutterne og VD-områderne er væsentlige forskelle i fraværet. AU Planlægning har det højeste fravær af VD-områderne, og traditionelt er et arbejdsområde som rengøring også forbundet med mange fraværsdage. AU HR har med 17 dage et næsten ligeså højt fravær.

Manglende registreringer af sygefravær gør sammenligninger svære og indebærer et potentielt økonomisk tab i forhold til manglende indhentning af lønrefusion ved længerevarende fravær, mens der også kan være personlige konsekvenser for medarbejdere ved eventuelt fravær ikke registreres fx ved forlængelse af ph.d-studier, skilsmisse, forsikringsspørgsmål mv.

HR arbejder løbende på at forbedre registreringsdisciplinen, hvilket den nye ledelsesrapporteringsform – beskrevet til venstre – forhåbentligt vil bidrage til.

2

Udvalgte oplysninger om datagrundlag mv.: • Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade,

Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom §56 refusion.• Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage i weekenden

er hermed ikke medtaget.• Sygedage for ansatte, der ikke har 37 timer pr. uge, er medtaget som hele dage (100 %).• Antal ansatte (headcount) dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte. • Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets

første og sidste dag. • HR arbejder på en ledelsesrapporteringsform, hvor enhederne kan sortere på

fraværsperioder (herunder langtidsfravær), stillingstyper, køn, alder mv. Løsningen forventes at kunne implementeres i foråret 2015.

Idet statistikkerne vedrører 2014, anvendes enhedsnavne og – opdelinger som fx AU ADM.

Sygefravær ARTS BSS HE STAU

ADM AUSygedage 2014 6951 8730 5407 14053 20581 55722Antal ansatte 2014 989 911 2249 2620 1810 8579Antal sygedage pr. ansat 2014 7,0 5,9 3,9 5,4 11,4 6,5Antal sygedage pr. ansat 2013 6,8 4,4 3,1 4,6 10,4 5,6Antal sygedage pr. ansat Q1 2014 1,9 1,5 1 1,1 2,9 1,6Antal sygedage pr. ansat Q2 2014 1,5 1,2 0,9 1,0 2,4 1,3Antal sygedage pr. ansat Q3 2014 1,6 1,4 0,8 1,4 2,5 1,5Antal sygedage pr. ansat Q4 2014 2,1 1,6 1,2 1,8 3,1 1,9


2

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

2. PSYKOLOGISK RÅDGIVNINGKommentarerI 2014 gjorde AU’s medarbejdere brug af 260 rådgivningsforløb mod 173 i 2013. Økonomiproces 2014 og afskedigelserne (se næste side) har bidraget markant til stigningen i antallet af rådgivningsforløb. Et stadigt større kendskab og gode erfaringer blandt medarbejdere og ledere med ordningen kan også forklare den øgede brug. Omvendt er det også vigtigt, at ordningen ikke bruges på bekostning af nærværende ledelse. Brugen af ordningen er et udtryk for, at der er forhold i arbejdsmiljøet, der har nødvendiggjort inddragelsen af psykologisk rådgivning. Det lokale kendskab til den visiterede del af ordningen omkring psykologisk rådgivning, hvor lederen informeres om, hvem og hvorfor ordningen benyttes, kan kaste yderligere lys over stigningen.

En tidlig henvendelse om psykologisk rådgivning, hvor problemer håndteres i opløbet, vil oftest være forbundet med mindre gener og eventuelt fravær end, hvis problemerne eskalerer og ikke håndteres eller håndteres på et senere tidspunkt.

BSS adskiller sig ved ikke at have haft en stigning i antallet af rådgivningsforløb fra 2012 til 2014. I samme periode har de tre øvrige fakulteter alle oplevet en markant stigning i antallet af henvendelser (ARTS: 25 %; HE: 104 %; ST: 52 %), mens AU ADM har haft en stigning i antal henvendelser på 65 %.

Af kvartalstallene fremgår det, at rådgivningstilbuddet blev benyttet i særlig høj grad i AU ADM og på ST i Q1 2014, mens de andre fakulteters tal er mere varierende.

3

170 173

260

0

50

100

150

200

250

300

2012 2013 2014

Rådgivningsforløb - AU

Rådgivningsforløb ARTS BSS HE STAU

ADM AU2012 28 18 24 54 46 1702013 32 13 13 55 60 1732014 35 18 49 82 76 260Q1 2014 8 3 19 29 32 91Q2 2014 6 7 9 20 20 62Q3 2014 10 2 6 16 12 46Q4 2014 11 6 15 17 12 61

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

FORDELINGEN AF RÅDGIVNINGSFORLØB Kommentarer

Af diagrammet til venstre fremgår udviklingen i den procentvise fordeling af fakulteternes og AU ADM’s brug af rådgivningsordningen.

På forrige side fremgik det, at antallet af forløb på HE er fordoblet fra 24 forløb i 2012 til 49 forløb i 2014. Dette indebærer, at HE’s forbrug af ordningen i 2014 udgør 19 % af det samlede AU forbrug mod 14 % i 2012. I 2013 havde HE og BSS imidlertid det laveste antal forløb - 13 stk.

På trods af stigningen i det faktiske antal forløb har ARTS, ST og naturligvis BSS oplevet en relativ tilbagegang i det samlede forbrug på AU fra 2012-2014. AU Administration har store udsving i det relative forbrug af ordningen – fra 27 % i 2012 til 35 % i 2013 til 29 % i 2014.

Anvendes antallet af ansatte (Headcount) pr. 31 12 2014 fremgår forskellen på fakulteternes og AU ADM’s brug af ordningen i 2014:• AU: 260 forløb/8459 ansatte = 3,1 henvendelse pr. 100 ansatte• ARTS: 35 forløb/983 ansatte = 3,6 henvendelse pr. 100 ansatte• BSS: 18 forløb/899 ansatte = 2,0 henvendelse pr. 100 ansatte• HE: 49 forløb/2241 ansatte = 2,2 henvendelse pr. 100 ansatte.• ST: 82 forløb/2573 ansatte = 3,2 henvendelse pr. 100 ansatte.• AU ADM: 76 forløb/1763 ansatte = 4,3 henvendelse pr. 100 ansatte.

4

16% 18%13%

11% 8%

7%

14%8% 19%

32%

32%

32%

27%35%

29%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

2012 2013 2014

AU ADM

ST

HE

BSS

ARTS

3

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

RÅDGIVNINGSOMRÅDER - AU

Kommentarer

Rådgivningsområdet ‘Stress/udbrændthed’ dominerer i alle tre år. 61 % i 2012, 79 % i 2013 og 57 % af henvendelserne i 2014 vedrører således ‘Stress/udbrændthed’.

‘Afskedigelse’ præger billedet for 2014, idet 37 henvendelser (14 %) specifikt har vedrørt dette forhold. I 2012 og 2013 blev henholdsvis to og en henvendelser kategoriseret som ‘Afskedigelse’.

Fraregnes de 37 forløb vedrørende ‘Afskedigelse’ i 2014 har 67 % (149/223) af henvendelserne vedrørt ‘Stress/udbrændthed’, hvilket er et fald fra knap 80 % i 2013.

5

Rådgivningsområde 2012 2013 2014Q1

2014Q2

2014Q3

2014Q4

2014Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) 15 12 30 9 8 5 8Afskedigelse 2 1 37 29 6 2 0Samarbejdsproblemer 25 16 16 4 3 4 5Voldsomme hændelser 7 7 18 8 5 3 2Stress/udbrændthed 104 137 149 38 38 30 43Angst/Depression 0 2 1 0 0 1Misbrug 1 0 1 0 1 0 0Relationsproblemer 8 5 2 1 1 1Helbredsproblemer 8 2 0 0 1 1Total 170 173 260 91 62 46 61

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

FORDELINGEN AF RÅDGIVNINGSFORLØB 2014 –INSTITUT/VD-OMRÅDE

6

Arts Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 2014Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier 2 1 1 3 7Institut for Kultur og Samfund 3 3 7 3 16Institut for Uddannelse og Pædagogik 1 2 2 3 8Institut for Æstetik og Kommunikation 2 0 0 2 4

Total 8 6 10 11 35

Business and Social Sciences Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 2014AU Herning 0 2 0 0 2Institut for Marketing og Organisation 1 2 0 1 4Institut for Økonomi 0 1 0 4 5Juridisk Institut 0 1 0 0 1Psykologisk Institut 2 1 1 0 4Institut for Statskundskab 0 0 1 0 1Institut for Erhvervskommunikation 0 0 0 1 1

Total 3 7 2 6 18

Health Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 2014Institut for Biomedicin 4 4 1 6 15Institut for Klinisk Medicin 5 2 1 2 10Institut for Odontologi 7 2 1 0 10Skolen for klinikassistenter, tandplejere og kliniske tandteknikere 0 0 1 2 3Institut for Retsmedicin 3 0 0 1 4Institut for Folkesundhed 0 0 2 4 6Øvrige 0 1 0 0 1Total 19 9 6 15 49


4

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

FORDELINGEN AF RÅDGIVNINGSFORLØB 2014 –INSTITUT/VD-OMRÅDE

7

Science and Technology Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 2014

Institut for Agroøkologi 5 1 0 0 6

Institut for Bioscience 7 3 5 4 19

Institut for Datalogi 1 1 0 0 2

Institut for Fysik og Astronomi 2 0 2 1 5

Institut for Fødevarer 2 0 0 1 3

Institut for Geoscience 1 0 0 0 1

Institut for Husdyrvidenskab 0 2 0 0 2

Institut for Kemi 3 1 1 0 5

Institut for Miljøvidenskab 3 8 0 2 13Institut for Molekylærbiologi og Genetik 4 1 3 4 12

Ingeniørhøjskolen 0 0 2 0 2

Institut for Ingeniørvidenskab 0 0 1 1 2

Øvrige 1 3 2 4 10

Total 29 20 16 17 82

AU Administration Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 2014AU Forskning og Talent, inkl. Internationalt Center og Forskningsstøtteenheden 4 2 1 2 9AU HR 6 1 0 1 8AU Administration - AU IT 4 5 0 2 11AU Kommunikation 4 1 3 2 10AU Studier 7 3 6 1 17AU Viden 3 2 0 2 7AU Stab og Strategi 0 0 0 0 0AU Økonomi og Planlægning 4 4 2 2 12Øvrige 0 2 0 0 2

Total 32 20 12 12 76


FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

3. ARBEJDSSKADERKommentarerFor 2014 er der – på nuværende tidspunkt – anmeldt færre arbejdsskader end i 2013.

Over 90 % af arbejdsskaderne sker på ST, HE og AU ADM. Den primære forskel skyldes sandsynligvis forskellen mellem arbejdsopgaver og arbejdsfunktioner mellem de våde og tørre områder og AU ADM.

Af ‘Arbejdstilsynets Årsopgørelse for 2013’ – udarbejdet november 2014 – fremgår det, at der i branchegruppen ’Universiteter og forskning’ er anmeldt 186 arbejdsulykker i 2013. AU har således anmeldt forholdsvist mange arbejdsskader i 2013.

Det er vigtigt, at man i de lokale ledelsesteams, arbejdsmiljøudvalg og -grupper løbende drøfter forebyggelse for at sikre, at medarbejderne ikke får kort- og langvarige gener af at gå på arbejde.

Foruden skadelidtes helbred er et andet opmærksomhedspunkt de udgifter og omkostninger, der er forbundet med ulykkestilfældene og som betales lokalt. Udgifterne og omkostningerne kan fx være anmeldelses- og ankegebyrer, sygefravær, lægeerklæringer, ødelagt tøj, briller mv., godtgørelse for mén og tabt arbejdsfortjeneste, øget kollegial arbejdsbyrde samt interne administrationsomkostninger.

8

* Antallet af ulykker adskiller sig fra tidligere oplyste tal, da medarbejdere kan anmelde arbejdsskader op til et år efter ulykkestidspunktet.

Anmeldte arbejdsskader ARTS BSS ST HEAU

ADM AU

2013* 6 2 32 13 25 78

2014 3 2 30 17 22 74

ARTS4%

BSS3%

ST40%

HE23%

AU ADM30%

Anmeldte arbejdsskader 2014

5

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

FRAVÆRSDAGE VED ARBEJDSSKADEKommentarer

En ulykke kan ifølge Arbejdsskadestyrelsen anerkendes som en arbejdsskade, hvis skaden er sket på grund af arbejdet, eller de forhold det er foregået under. Der skal være sammenhæng mellem arbejdet og årsagen til skaden. Hvis en medarbejder får en skade, mens medarbejderen er på arbejde, skyldes skaden ikke nødvendigvis arbejdet. Et ulykkestilfælde, fx hvor medarbejderen rejser sig fra en stol og får en diskusprolaps, skyldes ikke nødvendigvis arbejdet.

Når der er sket en arbejdsulykke, har AU ifølge Arbejdstilsynet pligt til at anmelde ulykken senest ni dage efter ulykken, hvis medarbejderen er fraværende mere end en dag ud over tilskadekomstdagen. Ulykker med under en dags sygefravær anmeldes i tilfælde af efterfølgende gener samt ved udgifter til behandling, lægeerklæringer mv.

Knap 60 % (44/74) af de anmeldte arbejdsskader vedrører skader med under en dags fravær. Hermed kan overvægten af arbejdsskader umiddelbart betragtes som mindre alvorlige.

Udover de rapporterede arbejdsskader modtager HR også en mindre mængde anmeldelser af ulykkestilfælde og nærved-ulykker, som ikke opfylder Arbejdsskadestyrelsen og Arbejdstilsynets kriterier for anmeldelse. Den lokale arbejdsmiljøorganisation bør imidlertid give tilstrækkelig opmærksomhed til nærved-ulykkerne, så fremtidige ulykker forebygges.

9

Fraværsdage ved arbejdsskade 2014 ARTS BSS ST HE

AU ADM AU

Under 1 dag 1 2 17 14 10 44

1-3 dage 6 6 12

4-6 dage 4 1 1 6

7-13 dage 2 1 2 3 8

14-20 dage 1 1

21-29 dage 1 1

1-3 måneder 1 1

3-6 måneder 1 1

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

ARBEJDSSKADENS ART

Kommentarer

De anmeldte skader omhandler ofte ledskader, forstrækninger, brud og forstuvninger samt sår-skader. Henholdsvis 49 % og 25 % af arbejdsskaderne i 2014 vedrører således disse kategorier. Mange af ulykkerne skyldes formentlig uopmærksomhed, men ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen kan bidrage til, at mængden af disse og andre former for ulykker mindskes igennem påvirkning af medarbejderadfærd samt tydeliggørelse og ændring af fareforhold.

Arbejdsskadens art 2014 ARTS BSS ST HEAU

ADM AUOverfladiske sår eller skader 1 4 2 7Åbne sår 9 3 12Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 1 2 13 4 16 36

Forgiftning, infektion 1 1 2

Tandskader 1 1 2Hjernerystelse 1 1 1 1 4Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 1 1Andet 1 3 3 3 10

Total 3 2 30 17 22 74

10

Overfladiske sår eller skader

9%

Åbne sår16%

Luksation, forstuvning,

forstrækning, brud49%

Forgiftning, infektion

3%Tandskader

3%

Hjernerystelse5%

Forbrænding, skoldning,

kontakt med røg1%

Andet14%

Arbejdsskadens art 2014 - AU

6

FEBRUAR 2015

AARHUS

UNIVERSITETAU

FORDELINGEN AF ARBEJDSSKADER 2014 –INSTITUT/VD-OMRÅDE

ARTS 3

Institut for Uddannelse og Pædagogik 3

BSS 2

Øvrige 1

Institut for Erhvervskommunikation 1

ST 30Institut for Husdyrvidenskab 8

Institut for Bioscience 2

Institut for Miljøvidenskab 1

Institut for Ingeniørvidenskab 1

Institut for Agroøkologi 7

Institut for Fødevarer 1

Institut for Geoscience 1

Institut for Fysik og Astronomi 1

Institut for Kemi 1

Nationalt Center for Miljø og Energi 1Science Museerne 6

HE 17

Institut for Biomedicin 8

Institut for Klinisk Medicin 7

Institut for Retsmedicin 1

Institut for Odontologi 1

AU ADM 22

AU Planlægning 10

AU Økonomi 4

AU Viden 2

AU IT 1

AU HR 2

AU Studier 3

11

AARHUS

UNIVERSITETAU

Uddeling af kompetencefondsmidler 2014

Udvalget, der fordeler kompetencefondsmidler, består af:

- Per Dahl (medarbejderrepræsentant) - Aase Pedersen (medarbejderrepræsentant) - Anne Marie Pahuus (ledelsesrepræsentant) - Gertrud Lindberg Tefre (ledelsesrepræsentant)

Der var deadline for ansøgning til kompetencefondsmidler 15. december 2014 og udvalget mødtes efterfølgende den 13. januar 2015 og fordelte midlerne.

Aarhus Universitet har i 2014 modtaget ca. 1.450.000 kr. fra overenskomstmidler til kompetenceudvikling. Derudover var der ubrugte kompetencefondsmidler fra tidligere år svarende til i alt ca. 550.000 kr. Det vil sige, at der i alt var ca. 2 mio. kr. til fordeling i 2014.

Efter fristens udløb var der indkommet ansøgninger om kompetenceudviklingstiltag for i alt ca. 8 mio. kr. Det er en forudsætning for bevilling fra kompetencefonden, at ansættelsesstedet dækker halvdelen af udgiften ved en aktivitet. De nævnte tiltag for ca. 8 mio. kr. svarer således til ansøgninger til kompetencefonden for i alt ca. 4 mio. kr.

Grundet den store efterspørgsel på midler til kompetenceudvikling valgte universitetsledelsen efterfølgende at supplere med 285.000 kr. Samlet har udvalget således bevilget midler for i alt ca. 2.285.000 kroner fordelt på 224 individuelle ansøgninger og 38 gruppeansøgninger. Dermed blev bevillingsprocenten ca. 57 %.

Gertrud Tefre HR, Kompetenceudvikling

ASU-møde 24. marts 2015 Bilag 6

Lone Degn

personalejuridisk konsulent


Side 1/3

AARHUS UNIVERSITET

Modtager(e): HR Notat

Notat om CFU-resultat (OAO, LC og CO10).

Generelt 3-årig overenskomstperiode • Overenskomsterne fornyes for en 3-årig periode fra 01. april 2015.Generelle lønstigninger • Der er aftalt følgende generelle lønstigninger:

Pr. 01. april 2015: 0,27 % Pr. 01. april 2016: 0,80 % Pr. 01. april 2017: 1,00 % Pr. 01. december 2017: 1,50 % (Stigningerne udmøntes ved en forhøjelse af procentreguleringen).

• Parterne har som fælles målsætning at bringe forskellen i lønudviklingen mellemden private og statslige sektor ophør fra 2018 og frem.

Reguleringsordningen • Oveni de nævnte generelle lønstigninger, kommer skønnede reguleringer i hen-

hold til reguleringsordningen1. Skønnene efter reguleringsordningen er: Pr. 01. april 2015: 0,23 % For 20162: 0,0 % Pr. 01. april 2017: 0,70 %

• Reguleringsordningen videreføres i ændret form. Det er aftalt, at den statsligelønudvikling ikke kan overstige den private lønudvikling i perioden. Der indføres et ”privatlønsværn”, som vil modvirke at statens lønudvikling ligger højere i afta-leperioden end lønudviklingen i den private sektor.

Lokal lønudvikling • Udover de aftalte generelle lønstigninger forventes den lokale lønudvikling

skønsmæssigt at ligge på 0,7 % pr. år.

1 Sammenkædningen af lønudviklingen mellem den offentlige og den private sektor. Hvis den statsl ige lønud-vikling ligger under den private sektors lønudvikl ing, udmønter reguleringsordningen 80 % af forskellen (positi-tiv udmøntning). Hvis derimod den statslige lønudvikling ligger over den private sektors lønudvikl ing, udmønter ”privatlønsværnet” 100 % af forskellen (negativ udmøntning). Hvis procenten til anvendelse er negativ, ned-sættes de generelle lønstigninger tilsvarende. 2 Begrundelsen for, at der ikke er en udmøntning fra reguleringsordningen i 2016 er, at det reguleringsordnin-gen er suspenderet i 2015.

HR, Personalejura Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N

Tlf .: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: [email protected] www.au.dk


Side 2/3

AARHUS UNIVERSITET

Barsel til fædre/medmødre • Det er aftalt, at fædre/medmødre får 1 uges ekstra barselsorlov med løn, (æn-

dring af barselsaftalens § 6.stk.1). Samarbejdet og det psykiske arbejdsmiljø • Parterne yder en styrket indsats for at understøtte samarbejdet og det psykiske

arbejdsmiljø på arbejdspladserne. • Parterne vil etablere en fælles viden om erfaringer med lokalt samarbejde på det

statslige område. • Parterne vil gennemføre en fælles afklaringsfase, der tilstræbes afsluttet senest

ultimo 2015. Der iværksættes lokale initiativer primo 2016 i forlængelse af en fælles afklaring parterne imellem.

• Der vil – som supplement til Samarbejdssekretariatets rådgivning - blive etable-ret partsfælles rådgivning til at understøtte de lokale parter i at håndtere samar-bejdsudfordringer.

• De statslige arbejdspladser vil blive bragt sammen på tværs af erfaringsgrundlag mhp. at kvalificere det lokale samarbejde gensidigt. Derudover vil udviklingsfor-søg til lokalt samarbejde understøttes og kendskabet til værdien af et velfunge-rende lokalt samarbejde vil søges udbredt.

• I tilknytning hertil vil parterne stille relevant fælles uddannelse til rådighed for ledere og tillidsrepræsentanter.

• Parterne er enige om at understøtte det fælles lokale arbejde for et godt arbejds-miljø med udgangspunkt i en fælles forståelse af, at løsninger med reel lokal ef-fekt skabes med udgangspunkt i de konkrete vilkår på arbejdspladserne og at der er forskel på arbejdspladser, arbejdsopgaver og medarbejdere.

• Dette skal ske ved fælles indsatser lokalt, etablering af et rejsehold, der kan un-derstøtte arbejdspladserne i at håndtere konkret udfordringer, formidling af erfa-ringer med værdien af et godt psykisk arbejdsmiljø ved afholdelse af informati-onsmøder.

• Parterne gennemfører en fælles afklaringsfase, der tilstræbes afsluttet senest ul-timo 2015.

Kompetenceudvikling • Parterne har aftalt at videreføre arbejdet med kompetenceudvikling i staten –

herunder Kompetencesekretariatet. Kompetencefonden og Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser (FUSA) videreføres.

• FUSA-midlerne udgør 24,6 mio. kr. årligt og yderligere 0,5 mio. kr. det første år. 14,8 mio. kr. årligt afsættes til tværgående fokus- og indsatsområder, (organisa-toriske omstillingsprocesser, kompetenceafklaring af overtallige medarbejdere, organisatoriske udviklingsprojekter, tilskud i forbindelse med integrations- og oplæringsstillinger). 9,8 mio. kr. årligt afsættes til særlige gruppevise fokus- og indsatsområder, (AC: 4,6 mio. kr., LC/CO10: 2,9 mio. kr., OAO: 2,3 mio. kr.).

• Kompetencefonden videreføres og der afsættes i alt 32,8 mio. kr. årligt. Første år tilføres der yderligere 0,6 mio. kr.

Side 3/3

AARHUS UNIVERSITET

Åremålscirkulæret • Åremålscirkulærets §§ 2 og 3 ændres med virkning fra 01. juni 2015, således at

fratrædelsesbeløb borfalder ved genansættelse i åremålsstillingen eller i en tilsva-rende eller højere stilling eller ved direkte overgang til anden stil-ling/tilbagegangsstilling, (formuleringen er uklar – cirkulærebemærkninger af-ventes).

”Opsparingsdage” • ”Opsparingsdage”: I tjenestemændenes arbejdstidsaftale, i fællesoverenskom-

sterne samt i akademikeroverenskomsten ændres bestemmelserne om konverte-rede omsorgsdage.

• Tilgodehavende afspadsering for over-/merarbejde og arbejde på ubekvemme tidspunkter vil kunne konverteres til opsparingstimer/dage.

• Ansættelsesmyndigheden kan fastsætte et maksimum for, hvor mange timer, der årligt kan konverteres, (ikke mindre end 74 timer for en fuldtidsansat). Opspa-ringsdagene kan ikke senere tilbageføres og godtgøres kontant, medmindre an-sættelsesforholdet ophører – i så fald afregnes opsparingstimer som udgangs-punkt kontant med den aktuelle timeløn.

ATP-satser • Der er aftalt en generel forhøjelse af ATP-satser. Specifikt for CFU-området Tjenestemandsansatte lektorer m.v. • Det pensionsgivende stillingstillæg til tjenestemandsansatte lekto-

rer/seniorforskere og seniorrådgivere ved universiteterne forhøjes pr. 01. april 2015 fra 87.900,- kr. til 89.100,- (31.marts 2012-niveau).

”Mini-pension” OAO-S • Mini-pensionen på OAO-S-området forhøjes fra 10,65 % til 11,19 % med virkning

fra 01. april 2015.

Lone Degn



Side 1/3

AARHUS UNIVERSITET


Notat om AC-resultat

Generelt 3-årig overenskomstperiode • Overenskomsterne fornyes for en 3-årig periode fra 01. april 2015.Generelle lønstigninger • Der er aftalt følgende generelle lønstigninger:

I 2015: 0,27 % I 2016: 0,80 % I 2017: 2,50 %

• Parterne har som fælles målsætning at bringe forskellen i lønudviklingen mellemden private og statslige sektor ophør fra 2018 og frem.

Reguleringsordningen • Oveni de nævnte generelle lønstigninger, kommer skønnede reguleringer i hen-

hold til reguleringsordningen1. Skønnene efter reguleringsordningen er: For 2015: 0,23 % For 2016: 0,0 % For 2017: 0,70 %

• Reguleringsordningen videreføres i ændret form. Det er aftalt, at den statsligelønudvikling ikke kan overstige den private lønudvikling i perioden. Der indføres et ”privatlønsværn”, som vil modvirke at statens lønudvikling ligger højere i afta-leperioden end lønudviklingen i den private sektor.

Lokal lønudvikling • Udover de aftalte generelle lønstigninger forventes den lokale lønudvikling

skønsmæssigt at ligge på 0,7 % pr. år. Barsel til fædre/medmødre • Det er aftalt, at fædre/medmødre får 1 uges ekstra barselsorlov med løn , (æn-

dring af barselsaftalens § 6.stk.1). Samarbejdet og det psykiske arbejdsmiljø • Parterne yder en styrket indsats for at understøtte samarbejdet og det psykiske

arbejdsmiljø på arbejdspladserne.

1 Sammenkædningen af lønudviklingen mellem den offentlige og den private sektor.




Side 2/3

AARHUS UNIVERSITET

• Parterne vil etablere en fælles viden om erfaringer med lokalt samarbejde på det statslige område.

• Parterne vil gennemføre en fælles afklaringsfase, der tilstræbes afsluttet senest ultimo 2015. Der iværksættes lokale initiativer primo 2016 i forlængelse af en fælles afklaring parterne imellem.

• Der vil – som supplement til Samarbejdssekretariatets rådgivning - blive etable-ret partsfælles rådgivning til at understøtte de lokale parter i at håndtere samar-bejdsudfordringer.

• De statslige arbejdspladser vil blive bragt sammen på tværs af erfaringsgrundlag mhp. at kvalificere det lokale samarbejde gensidigt. Derudover vil udviklingsfor-søg til lokalt samarbejde understøttes og kendskabet til værdien af et velfunge-rende lokalt samarbejde vil søges udbredt.

• I tilknytning hertil vil parterne stille relevant fælles uddannelse til rådighed for ledere og tillidsrepræsentanter.

• Parterne er enige om at understøtte det fælles lokale arbejde for et godt arbejds-miljø med udgangspunkt i en fælles forståelse af, at løsninger med reel lokal ef-fekt skabes med udgangspunkt i de konkrete vilkår på arbejdspladserne og at der er forskel på arbejdspladser, arbejdsopgaver og medarbejdere.

• Dette skal ske ved fælles indsatser lokalt, etablering af et rejsehold, der kan un-derstøtte arbejdspladserne i at håndtere konkret udfordringer, formidling af erfa-ringer med værdien af et godt psykisk arbejdsmiljø ved afholdelse af informati-onsmøder.

• Parterne gennemfører en fælles afklaringsfase, der tilstræbes afsluttet senest ul-timo 2015.

Kompetenceudvikling • Parterne har aftalt at videreføre arbejdet med kompetenceudvikling i staten –

herunder Kompetencesekretariatet. Kompetencefonden og Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser (FUSA) videreføres.

• FUSA-midlerne udgør 24,6 mio. kr. årligt og yderligere 0,5 mio. kr. det første år. 14,8 mio. kr. årligt afsættes til tværgående fokus- og indsatsområder, (organisa-toriske omstillingsprocesser, kompetenceafklaring af overtallige medarbejdere, organisatoriske udviklingsprojekter, tilskud i forbindelse med integrations- og oplæringsstillinger). 9,8 mio. kr. årligt afsættes til særlige gruppevise fokus- og indsatsområder, (AC: 4,6 mio. kr., LC/CO10: 2,9 mio. kr., OAO: 2,3 mio. kr.).

• Kompetencefonden videreføres og der afsættes i alt 32,8 mio. kr. årligt. Første år tilføres der yderligere 0,6 mio. kr.

Åremålscirkulæret • Åremålscirkulærets §§ 2 og 3 ændres med virkning fra 01. juni 2015, således at

fratrædelsesbeløb borfalder ved genansættelse i åremålsstillingen eller i en tilsva-rende eller højere stilling eller ved direkte overgang til anden stil-ling/tilbagegangsstilling, (formuleringen er uklar – cirkulærebemærkninger af-ventes).

”Opsparingsdage”

Side 3/3

AARHUS UNIVERSITET

• ”Opsparingsdage”: I akademikeroverenskomsten ændres bestemmelserne om konverterede omsorgsdage.

• Tilgodehavende afspadsering for over-/merarbejde og arbejde på ubekvemme tidspunkter vil kunne konverteres til opsparingstimer/dage.

• Ansættelsesmyndigheden kan fastsætte et maksimum for, hvor mange timer, der årligt kan konverteres, (ikke mindre end 74 timer for en fuldtidsansat). Opspa-ringsdagene kan ikke senere tilbageføres og godtgøres kontant, medmindre an-sættelsesforholdet ophører – i så fald afregnes opsparingstimer som udgangs-punkt kontant med den aktuelle timeløn.

ATP-satser • Der er aftalt en generel forhøjelse af ATP-satser.

Specifikt for AC-området IDA/AC • AC og IDA-overenskomsten sammenlægges. Særbestemmelser i overenskom-

sterne videreføres. Lokal løndannelse • Der sættes fokus på anvendelsen af rammerne for lokal løndannelse med opstart

i efteråret 2015, (nyt bilag 8 til AC-overenskomsten). Universitetsområdet • Protokollatet om stillingsstrukturen fra 2007 ophæves og erstattes med aftalen

med AC, der fremover er et bilag til AC-overenskomsten. • Der er enighed om en ny aftale om stillingsstrukturen for videnskabeligt persona-

le på universiteterne med tilbagevirkende kraft til 01. september 2013, jf. Uddan-nelses- og Forskningsministeriets notat af 28. juni 2013, (justeret den 25. april 2014). Se bilag C i forliget om protokollatet til AC-overenskomsten.

• Tillægget til seniorrådgivere forhøjes fra 01. april 2015 fra 87.900,- kr. til 89.100,- kr., (31. marts 2012-niveau).

• Der er indsat bestemmelser i den nye stillingsstruktur om forlængelse ved fravær på grund af barsels- eller adoptionsorlov for post docs og adjunkter/forskere. Derudover er der indsat bestemmelser om, at ansættelsesperioden kan forlænges ved længerevarende sygdom.

• Stillingstillægget til professorer og kliniske professorer er uændret, men fremgår af overenskomsten fremover.

• Der er indgået en ny aftale om vederlag til medlemmer af faglige bedømmelses-udvalg, jf. bilag C i AC-forliget.

Lone Degn



Side 1/1

AARHUS UNIVERSITET


OK 15 resultat – fælles for AC og CFU (OAO, LC og CO10).

• Overenskomsterne fornyes for en 3-årig periode fra 01. april 2015.• Der er aftalt følgende generelle lønstigninger:

I 2015: 0,27 %I 2016: 0,80 %I 2017: 2,50 %

• Oveni de nævnte generelle lønstigninger, kommer skønnede reguleringer i hen-hold til reguleringsordningen1. Skønnene efter reguleringsordningen er:For 2015: 0,23 %For 2016: 0,0 %For 2017: 0,70 %

• Udover de aftalte generelle lønstigninger forventes den lokale lønudviklingskønsmæssigt at ligge på 0,7 % pr. år.

• Reguleringsordningen videreføres. Det er aftalt, at den statslige lønudvikling ikkekan overstige den private lønudvikling i perioden.

• Det er aftalt, at fædre får 1 uges ekstra barselsorlov med løn.• Parterne yder en styrket indsats for at understøtte samarbejdet og det psykiske

arbejdsmiljø på arbejdspladserne.

1 Sammenkædningen af lønudviklingen mellem den offentlige og den private sektor.




administrationens samarbejdsudvalg (asu)...

Documents