administratieve organisatie interne controle brandweer brabant … · 2013. 3. 12. · in dit...

1

Administratieve Organisatie

Interne Controle

Brandweer Brabant-Noord

Datum: 06 december 2012

Versie 1.3

Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens

Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma

Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans

Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012

2

Administratieve Organisatie / Interne Controle

Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve

Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.

3

Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

1.1 Doel van het handboek AO/IC ................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN . Fout! Bladwijzer

niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

2. Proces Inkoop................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................. Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. 2.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout!

Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4. Proces Inkomsten ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten ............ Fout! Bladwijzer niet


5. Proces Financieel Administratief ............................................................................ 5 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief ...................... 5 5.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 5

5.3 Procesmodellen ................................................................................................. 6 5.4 Bijlagen ........................................................................................................... 35

6. Planning & Control ............................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ..... Fout! Bladwijzer

niet gedefinieerd. 6.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

7. Treasury .................................................................................................................... 36

7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ............... Fout! Bladwijzer niet


Bijlagen handboek ........................................................................................................ 36

Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 2 Declaratieformulier ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ..................... Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ........ Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 5 Presentielijst brand ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening .................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4

Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ....... Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ...... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid ............................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers .............. Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot .................................. 37

Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas ............................ 38

Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............................................... 39 Bijlage 18 Paraafformulier ............................................................................................ 40

5

5. Proces Financieel Administratief In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van de

“Financieel Administratieve Processen” van Brandweer Brabant-Noord.

5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief

Onder Financieel Administratief verstaan we: ‘processen die binnen de financiële

afdeling plaatsvinden, onder geheel onder de verantwoordelijkheid vallen van de

teamleden van het financiële team, en de overige administratieve processen (zoals

beschreven in de handboek) ondersteunen’.

We maken onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.

Hoofdproces

§ Procesonderdelen/subprocessen Interne Controle

Financieel

Administratief

Proces

5.3.1 Debiteuren- en crediteurenbeheer

IC Administratie

5.3.2 Memoriaalboekingen

5.3.3 Parafenlijst

5.3.4 Betalingen

5.3.5 Verwerken bankafschrift

5.3.6.1 Kas opmaken

5.3.6.2 Uitgaande kasstromen

5.3.6.3 Inkomende kasstromen

5.2 Relevante Regelgeving

De relevante interne regelgeving voor het proces inkoop is als volgt.

Interne Regelgeving

- Regeling budgethouders Brandweer Brabant-Noord van 7 december 2011.

- Algemeen mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit BBN 2011.

- Wijzigingsbesluit Algemene mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit

Brandweer Brabant-Noord van 7 december 2011

- Algemene Inkoopvoorwaarden Brandweer Brabant-Noord 2012.

- Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.

- Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.

6

5.3 Procesmodellen

5.3.1 Debiteuren- en crediteurenbeheer

Nee

Nee

Ja

Nee

Ja

Ja

Nee

Ja

Ont vangen f act uur van(vermoedelijk) nieuweCredit eur

1

Wijziging van gegevenscredit eur (bankrekening,NAW-gegevens)

2

Maken f act uur van(vermoedelijk) nieuweDebit eur

13

Uit draaien vancredit eurgegevens uitf inancieel pakket pluskopie van f act uur

Teamlid F&C

7

Paraf eren uit draaicredit eurgegevens

Teamlid F&C

9

Archiveren geparaf eerdecredit eurgegevens enkopie f act uur

Admin. mdw

10

Cont role op invoer vannieuwe debit eur.Correct e invoer?

Teamlid F&C

19

Uit draaien vandebit eurgegevens uitf inancieel pakket pluskopie van verkoopf act uur

Admin. mdw

18

Paraf eren uit draaidebit eurgegevens

Teamlid F&C

20

Archiveren geparaf eerdedebit eurgegevens enkopie f act uur

Admin. mdw

21

Aanmaken van nieuwedebit eur in f inancieelpakket

Admin. mdw

17

Check indebit eurenbest and:nieuwe debit eur?

Admin. mdw

14

Verif iërenbankrekeningnummer

Admin. mdw

5

Verif iëren NAWgegevens

Admin. mdw

16

Check incredit eurenbest and:nieuwe credit eur ofwijzigen?

Admin. mdw

3

Aanmaken of wijzigenvan credit eur in f inancieelpakket

Admin. mdw

6

Collegiale t oet s op invoervan nieuwe credit eur.

Teamlid F&C

8

Proces I nkoop van goederen en dienst en op rekening

12

Proces I nkomst en

23

Map St amgegevensdebit euren

22

Proces inkomst en (aanmaken f act uur)

15

Proces I nkoop van dienst en en goederen op rekening

4

Map St amgegevenscredit euren

11

7

Nee

Nee

Ja

Nee

Ja

Ja

Nee

Ja

Ont vangen f act uur van(vermoedelijk) nieuweCredit eur

1

Wijziging van gegevenscredit eur (bankrekening,NAW-gegevens)

2

Maken f act uur van(vermoedelijk) nieuweDebit eur

13

Uit draaien vancredit eurgegevens uitf inancieel pakket pluskopie van f act uur

Teamlid F&C

7

Paraf eren uit draaicredit eurgegevens

Teamlid F&C

9

Archiveren geparaf eerdecredit eurgegevens enkopie f act uur

Admin. mdw

10

Cont role op invoer vannieuwe debit eur.Correct e invoer?

Teamlid F&C

19

Uit draaien vandebit eurgegevens uitf inancieel pakket pluskopie van verkoopf act uur

Admin. mdw

18

Paraf eren uit draaidebit eurgegevens

Teamlid F&C

20

Archiveren geparaf eerdedebit eurgegevens enkopie f act uur

Admin. mdw

21

Aanmaken van nieuwedebit eur in f inancieelpakket

Admin. mdw

17

Check indebit eurenbest and:nieuwe debit eur?

Admin. mdw

14

Verif iërenbankrekeningnummer

Admin. mdw

5

Verif iëren NAWgegevens

Admin. mdw

16

Check incredit eurenbest and:nieuwe credit eur ofwijzigen?

Admin. mdw

3

Aanmaken of wijzigenvan credit eur in f inancieelpakket

Admin. mdw

6

Collegiale t oet s op invoervan nieuwe credit eur.

Teamlid F&C

8

Proces I nkoop van goederen en dienst en op rekening

12

Proces I nkomst en

23

Map St amgegevensdebit euren

22

Proces inkomst en (aanmaken f act uur)

15

Proces I nkoop van dienst en en goederen op rekening

4

Map St amgegevenscredit euren

11

Beschrijving bij procesmodel Debiteuren- en crediteurenbeheer

Naam Functionaris Omschrijving

1 Ontvangen factuur van

(vermoedelijk) nieuwe

Crediteur

Het ontvangen van een mogelijk nieuwe

inkoopfactuur is de start van dit proces.

2 Wijziging van

gegevens crediteur

(bankrekening, NAW-

gegevens)

Een wijziging van de gegevens van de

crediteur is mogelijk is

3 Check in

crediteurenbestand:

nieuwe crediteur of

wijzigen?

Administratief

medewerker

De administratief medewerker checkt in

het financieel pakket of de crediteur

bekend is. Daarbij wordt gekeken naar de

handelsnaam, het BTW-nummer, het

bankrekeningnummer. Een crediteur is

nieuw wanneer deze een unieke

handelsnaam heeft met bijbehorend uniek

8

BTW nummer.

Nieuwe crediteur?:

Zo nee; stap 4 volgt.

Zo ja; stap 5 volgt.

4 Proces Inkoop van

diensten en goederen

op rekening

Als crediteur (toch) bekend blijkt in het

crediteurenbestand dan gaat het proces

verder met het Proces inkoop van

diensten en goederen op rekening. Dit

proces is beschreven in paragraaf 2.3.1).

5 Verifiëren

bankrekeningnummer

Administratief

medewerker

Als een nieuwe crediteur opgenomen

wordt dan dient het bankrekeningnummer

geverifieerd te worden. Dit kan aan de

hand van de inkoopfactuur. Bij wijziging

van het bankrekeningnummer dient eerst

telefonisch contact te worden opgenomen

met de crediteur en hiervan een notitie in

het Financieel Pakket gemaakt te worden.

6 Aanmaken of wijzigen

van crediteur in

financieel pakket

Administratief

medewerker

De crediteur wordt aangemaakt in het

financieel pakket. De volgende gegevens

worden in ieder geval opgenomen:

Handelsnaam.

Adres.

Bankrekening.

BTW-nummer.

7 Uitdraaien van

crediteurgegevens uit

financieel pakket plus

kopie van factuur

Administratief

medewerker

Van de gegevens wordt uit het financieel

pakket een uitdraai gemaakt, ook wordt

een kopie van een inkoopfactuur van de

crediteur gemaakt.

8 Collegiale toets op

invoer van nieuwe

crediteur.

Teamlid Financiën &

Control

Een teamlid van het team Financiën &

Control controleert ingevoerde gegevens

van de nieuwe crediteur. Daarbij is

specifiek aandacht voor de juiste naam en

bankrekening.

Correcte invoer?:



9 Paraferen uitdraai

crediteurgegevens


Control

Op de uitdraai van de gegevens wordt

door de controlerende medewerker een

paraaf gezet.

10 Archiveren Administratief De uitdraai met de kopie inkoopfactuur

9

geparafeerde

crediteurgegevens en

kopie factuur

medewerker worden opgeborgen in de map

“stamgegevens crediteuren”.

11 Map Stamgegevens

crediteuren

In de map “stamgegevens crediteuren”

bevinden zich de gegevens van de

(nieuwe) crediteuren op volgorde van

crediteurnummer.

12 Proces Inkoop van

goederen en diensten

op rekening

Nadat de nieuwe crediteur is aangemaakt

volgt het vervolg van het proces “Inkoop

van goederen en diensten op rekening”.

Zie paragraaf 2.3.1.

13 Maken factuur van

(vermoedelijk) nieuwe

Debiteur

Het aanmaken van een nieuwe

verkoopfactuur is de start van dit proces.

14 Check in

debiteurenbestand:

nieuwe debiteur?

Administratief

medewerker

De administratief medewerker checkt in

het financieel pakket of de debiteur

bekend is. Daarbij wordt gekeken naar de

naam en de NAW gegevens. Een debiteur

is nieuw wanneer deze een unieke naam

heeft met bijbehorend unieke NAW

gegevens

Nieuwe debiteur?:



15 Proces inkomsten

(aanmaken factuur)

Als debiteur (toch) bekend blijkt in het

debiteurenbestand dan gaat het proces

verder met het proces Inkomsten

(aanmaken verkoopfactuur). Zie

paragraaf 4.3.1.

16 Verifiëren NAW

gegevens

Administratief

medewerker

Als een nieuwe debiteur opgenomen

wordt dan dient de NAW-gegevens

geverifieerd te worden.

Verantwoordelijkheid voor juist

aanleveren van de naw-gegevens ligt bij

de opdrachtgever (verkoper) om de

verkoopfactuur te maken.

17 Aanmaken van nieuwe

debiteur in financieel

pakket

Administratief

medewerker

De debiteur wordt aangemaakt in het

financieel pakket. De volgende gegevens

worden in ieder geval opgenomen:

Handelsnaam.

Adres.

Indien bekend worden ook de volgende

10

gegevens opgenomen:

Bankrekening.

BTW-nummer.

18 Uitdraaien van

debiteurgegevens uit

financieel pakket plus

kopie van

verkoopfactuur

Administratief

medewerker

Van de gegevens wordt uit het financieel

pakket een uitdraai gemaakt, ook wordt

een kopie van een verkoopfactuur van de

debiteur gemaakt.

19 Controle op invoer van

nieuwe debiteur.

Correcte invoer?


Control

De administrateur controleert de

ingevoerde gegevens van de nieuwe

debiteur. Daarbij is specifiek aandacht

voor de juiste naam en adresgegevens.

Correcte invoer?



20 Paraferen uitdraai

debiteurgegevens


Control

Op de uitdraai van de gegevens wordt

door de controlerende medewerker een

paraaf gezet.

21 Archiveren

geparafeerde

debiteurgegevens en

kopie factuur

Administratief

medewerker

De uitdraai met de kopie verkoopfactuur

worden opgeborgen in de map

“stamgegevens debiteuren”.

22 Map stamgegevens

debiteuren

In de map “stamgegevens debiteuren”

bevinden zich de gegevens van de

(nieuwe) debiteuren op volgorde van

debiteurnummer.

23 Proces Inkomsten Nadat de nieuwe debiteur is aangemaakt

volgt het vervolg van het proces

“Inkomsten”. Paragraaf 4.3.1.

11

5.3.2 Memoriaalboekingen

Ja

Nee

Boekingen die niet viainkoop-, verkoop-, kas-,bankboek kunnen

1

Controlememoriaalboeking eninvoer financieel pakket.Akkoord?

Administrateur

4

Verwerken in financieelpakket en paraferen

Administrateur

5

Archiveren formuliermemoriaalboeking metachterliggende stukken

Administrateur

6

Uitdraai maken vanmemoriaalboeking uitfinancieel pakket

Teamlid F&C

3

Memoriaal boeken infinancieel pakket

Teamlid F&C

2

Proces afgerond

7

Beschrijving bij procesmodel Memoriaalboekingen


1 Boekingen die niet via

inkoop-, verkoop-, kas-,

bankboek kunnen

Memoriaal is een dagboek. Boekingen

die niet in het inkoop-, verkoop-, bank-,

en kasboek komen in het memoriaalboek.

Bijvoorbeeld correcties, herverdeling

grootboek, functioneel boeken

pinpastransacties.

2 Memoriaal boeken in

financieel pakket


Control

Het teamlid maakt aan de hand van de

onderliggende stukken de

memoriaalboeking in het financieel

pakket.

Voor het maken van de boeking wordt

indien nodig contact gezocht met de

administrateur.

12

3 Uitdraai maken van

memoriaalboeking uit

financieel pakket


Control

Vanuit het financieel pakket maakt het

teamlid een uitdraai (printscreen) van de

memoriaalboeking. Deze uitdraai dient

ten minste de volgende gegevens te

bevatten:

Boekingsdatum;

Naam medewerker welke de

memoriaalboeking heeft geboekt;

Boekstuknummer;

Boekingsgang (debet/credit);

Omschrijving;

Referentienummer;

Bedrag;

BTW-code;

IV3-code

Vervolgens wordt deze uitdraai samen

met de onderliggende stukken van de

boeking aan de administrateur

aangeleverd.

4 Controle

memoriaalboeking en

invoer financieel

pakket. Akkoord?

Administrateur De administrateur controleert aan de hand

van uitdraai van de memoriaalboeking en

de daadwerkelijke boeking in het

financieel pakket de memoriaalboeking.

Boeking akkoord?

Indien ja, stap 7 volgt.

Indien nee, stap 4 volgt.

5 Verwerken boeking in

financieel pakket en

paraferen

Administrateur De administrateur verwerkt de boeking in

het financieel pakket. Vervolgens

voorziet de administrateur de printscreen

van de memoriaalboeking van een paraaf

en een datum.

6 Archiveren formulier

memoriaalboeking met

achterliggende stukken

Administrateur De memoriaalboekingen met

achterliggende stukken worden,

gerangschikt naar documentnummer,

opgeborgen in de map van de soort

memoriaalboeking. De volgende

memoriaalboekingen worden

onderscheiden in Exact:

Algemeen;

Salarissen;

BTW;

Afschrijvingen + rente;

Opbrengsten;

Doorverdeling;

13

Hierbij dienen de memoriaalmappen een

doorlopende nummering te kennen. De

administrateur dient hierop toe te zien.

7 Proces afgerond Na het archiveren is het proces afgerond.

14

5.3.3 Parafenlijst

Nieuwe paraaf

Wijz iging paraafformulier

Voorleggen vanparaafformulier aanmedewerker

P&O-adviseur

2

Ondertekenenparaafformulier

(Nieuwe) medewerker BBN

7

Archiverenparaafformulier

Fin.adm.mdw

8

Nieuwemedewerker

1

Periodiekopschonenparafenli js t

10

Parafenli js t compleet

9

Archiveren (oude)parafenformulieren

Fin.adm.mdw

12

OpschonenParafenli js t

Fin.adm.mdw

11

Ontbrekendehandtekening

3

Paraafformulieropsturen / wijz igen

Fin.adm.mdw

6

Parafenli js t opgeschoond

13

Wijz iging functiecommuniceren

P&O-adviseur

5

Wijz iging functie 4

Beschrijving bij procesmodel Parafenlijst


1 Nieuwe medewerker Als een nieuwe medewerker bij BBN in

dienst komt start dit proces. Alle

medewerkers met budget

verantwoordelijkheid (budgethouders)

dienen in de parafenlijst opgenomen te

zijn.

2 Voorleggen van

paraafformulier aan

medewerker

P&O-adviseur Bij indiensttreding wordt door de P&O-

adviseur aan de medewerker een

paraafformulier voorgelegd. Dit formulier

zit bij het indiensttredingspakket.

3 Ontbrekende

handtekening

Het proces start ook als blijkt dat er een

handtekening ontbreekt. (Bijv. bij het

verwerken van een inkoopfactuur waar

15

een onbekende handtekening opstaat).

4 Wijziging functie

Een andere trigger voor het proces is een

wijziging van een functie van een

(toekomstig) budgethouder. Hiermee

worden alle wijzigingen bedoeld die

betrekking hebben op functies met

budgetverantwoordelijkheid.

5 Wijziging functie

communiceren

P&O-adviseur Bij functiewijziging van een (toekomstig)

budgethouder gaat er vanuit de P&O-

adviseur een signaal naar de financieel

administratief medewerker.

6 Paraafformulier

opsturen / wijzigen

Financieel

administratief

medewerker

De financieel administratief medewerker

stuurt een leeg paraafformulier door naar

de nieuwe medewerker waarvan de paraaf

nog ontbreekt in de parafenlijst. Ga naar

stap 7.

Wanneer er sprake is van een wijziging

qua functie dan wordt er door de

financieel administratief medewerker in

de parafenlijst nagegaan of de

medewerker hier reeds in zit. Indien dit

het geval is wordt de einddatum van de

huidige functie op het paraafformulier

ingegeven. Vervolgens wordt de nieuwe

functie met ingangsdatum op het

paraafformulier ingegeven. Ga

vervolgens naar stap 8.

Bij wijzigingen qua functie van

medewerkers waarvan nog geen

paraaflijst aanwezig is wordt er door de

financieel administratief medewerker een

leeg paraafformulier doorgestuurd naar de

nieuwe budgethouder. Ga naar stap 7.

7 Ondertekenen

paraafformulier

(Nieuwe) medewerker

BBN

De (nieuwe) medewerker van BBN tekent

het formulier op naam en functie, zet een

handtekening en een paraaf. Geeft de

datum indienst aan. En vervolgens dateert

de (nieuwe) medewerker het formulier.

8 Archiveren

paraafformulier

Financieel

administratief

medewerker


ontvangt het paraafformulier en neemt

deze op in de parafenlijst.

9 Parafenlijst compleet Einde van het proces is wanneer de

16

parafenlijst weer compleet is.

10 Periodiek opschonen

parafenlijst

Periodiek zal de financieel administratief

medewerker de parafenlijst opschonen.

11 Opschonen

Parafenlijst

Financieel

administratief

medewerker


schoont de parafenlijst op. Hiervoor

wordt in overleg getreden met de P&O-

adviseur(s) om te kijken of alle

wijzigingen door zijn gekomen (check

indienst / uitdienst / wijziging functie).

12 Archiveren (oude)

parafenformulieren

Financieel

administratief

medewerker


archiveert de overbodige (oude)

parafenformulieren in het archief van de

parafenlijst.

13 Parafenlijst

opgeschoond

Einde van het proces is wanneer de

parafenlijst opgeschoond is.

17

5.3.4 Betalingen

J a

Nee

J a

J a

Nee

Be taa lb a tc h n ie t a k k o o rd

L os s e be ta l i ng n ie t ak k oo rd

Aan m a k e nb e taa lo p d rac h t

Fin .a dm .m dw

1 2

We k e l i j k s e b e ta l in gin k oo p fa c tu ren

1

Eén k e e r p e r wee k lo s s eb e ta l in ge n a an m a k e n

1 1

Be taa lo p d rac h t v o o rb e ta l in g tu s s e n e ige nre k en in g en

1 0

Be taa lo p d rac h ta u to ris e ren e n v e rz e n de n

Fin .a dm .m dw

1 7

Arc h i v e re n v anb e taa lo p d rac h te n eno nd e rl i gg e nd e s tu k k e n

Adm .m dw

1 8

Im p o rte re nb e taa lo p d rac h t

Fin .a dm .m dw

8

Prin te na u to ris a tie fo rm u l ie r

Fin .a dm .m dw

9

Au to ris a tie fo rm u l ie rte k en e n do o rte k en in g s b e v o e gd e n

Tek e n ing s be v oe g de n

1 6

Ops te l l enb e ta l in gs v oo rs te lb e taa lb a tc h

Fin .a dm .m dw

4

Se lec te re n e n fia tte renv an te be ta le n fa c tu re n infi na n c iee l pa k k e t

Fin .a dm .m dw

2

Con tro le v o l l ed ig h e id ena an wez ig h e ido nd e rl i gg e nd e s tu k k e n .Ak k o o rd?


1 4

Con tro leb an k re k e n in gn u m m erse n be d ra g


1 5

Aan le v e rena u to ris a tie fo rm u l ie r m e to nd e rl i gg e nd e s tu k k e n b i jte k en in g s b e v o e gd e n

Fin .a dm .m dw

1 3

Con tro le fa c tu ren u i tb a tc h

Fin .a dm .m dw

5

Bi j e l k a a r z o ek e n v a n teb e ta len fac tu re n

Fin .a dm .m dw

3

Be taa lb a tc h v e rwe rk ene n be ta a lo pd ra c h ta an m a k e n

Fin .a dm .m dw

7

Verwe rk e n ba n k a fs c h ri ft

1 9

Aan p as s en b a nk re k en in go f b e d rag

Adm .m dw

6

18

Beschrijving bij procesmodel Betalingen


1 Wekelijkse betaling

inkoopfacturen

Wekelijks worden de inkoopfacturen

betaald.

2 Selecteren en fiatteren

van te betalen facturen

in financieel pakket

Financieel

administratief

medewerker


maakt vanuit het financieel pakket een

selectie van te betalen facturen.

(Creditfacturen worden verrekend). De

inkoopfacturen met een vervaldatum die

valt binnen de termijn van een week

worden meegenomen in de betaling. De

financieel administratief medewerker

fiatteert deze zodat het niet meer mogelijk

is wijzigingen aan te brengen.

3 Bij elkaar zoeken van

te betalen facturen

Financieel

administratief

medewerker


maakt vanuit het financieel pakket een

lijst met de “te betalen facturen”.

4 Opstellen

betalingsvoorstel

betaalbatch

Financieel

administratief

medewerker

Vanuit de map “openstaande inkoop”

worden de facturen die in het

betalingsvoorstel zitten geselecteerd en

bij het betalingsvoorstel gevoegd.

5 Controle facturen uit

batch.

Financieel

administratief

medewerker

Aan de hand van de betaalbatch worden

de facturen gecontroleerd. Daarbij is

sowieso aandacht voor het bedrag en het

bankrekeningnummer.

Akkoord?

Indien ja; stap 7 volgt.

Indien nee; stap 6 volgt.

6 Aanpassen

bankrekening of

bedrag

Administratief

medewerker

De administratief medewerker kan

aanpassingen in bankrekening en bedrag

doorvoeren. (Indien deze wijzigingen

betrekking hebben op de stamgegevens

dan wordt ook het proces

crediteurenbeheer doorlopen)

7 Betaalbatch verwerken

en betaalopdracht

aanmaken

Financieel

administratief

medewerker

In het financieel pakket worden de te

betalen facturen “verwerkt”. Vanuit het

financieel pakket wordt een

betaalopdracht aangemaakt (Clieop-

bestand).

8 Importeren Financieel Middels internetbankieren wordt de

19

betaalopdracht administratief

medewerker

betaalopdracht ingelezen.

9 Printen

autorisatieformulier

Financieel

administratief

medewerker


print vanuit internetbankieren een

autorisatieformulier.

10 Betaalopdracht voor

betaling tussen eigen

rekeningen

Betalingen tussen eigen rekeningen van

BBN kan de start zijn van het proces

betalingen.

11 Eén keer per week

losse betalingen

aanmaken

Eén keer per week worden betalingen

verricht die niet vanuit het inkoopboek

komen.

Alleen indien dit noodzakelijk is wordt

hier vanaf geweken.

12 Aanmaken

betaalopdracht

Financieel

administratief

medewerker

Voor ‘losse’ betalingen wordt middels

internetbankieren een betaalopdracht

aangemaakt.

13 Aanleveren

autorisatieformulier

met onderliggende

stukken

Financieel

administratief

medewerker

Het autorisatieformulier wordt met

onderliggende stukken (facturen,

declaraties etc.) door financieel

administratief medewerker aangeleverd

bij de tekeningbevoegden.

14 Controle volledigheid

en aanwezigheid

onderliggende

stukken.

Tekeningbevoegden De twee tekeningbevoegden controleren

zichtbaar (vinkje zetten) het

autorisatieformulier. Zijn de

onderliggende stukken aanwezig? En

corresponderen ze met elkaar? (zelfde

bedrag, gelijk aantal betalingen, zelfde

challengenummer)

Akkoord?:


Indien nee; stap 13 volgt.

15 Controle

bankrekeningnummers

en bedrag.

Tekeningbevoegden De twee tekeningbevoegden controleren

de betaalbatch. Daarbij gelden de

volgende richtlijnen:

Voor losse betalingen aangemaakt

middels internetbankieren worden alle

bedragen en bankrekeningnummers op

basis van een steekproef (op basis van

de betalingslijst) gecontroleerd.

Voor betaalbatches aangemaakt vanuit

het financiële pakket worden

20

steekproefsgewijs gecontroleerd. Deze

controle gebeurt op basis van de

betaallijst gegenereerd vanuit

internetbankieren. Alle bedragen

boven de €50.000 altijd zichtbaar

controleren.

Akkoord?:


Indien nee; stap 12 volgt in geval van

“losse” betalingen en stap 6 volgt in

geval van ‘betaalbatch betalingen”.

16 Autorisatieformulier

tekenen door

tekeningbevoegden

Tekeningbevoegden De twee tekeningbevoegden tekenen het

autorisatieformulier met:

Een handtekening.

Het responsnummer (te verkrijgen met

challengenummer behulp van de

numerator.(ING I-dentity Box)).

17 Betaalopdracht

autoriseren en

verzenden

Financieel

administratief

medewerker


autoriseert met behulp van de twee

responsnummers van de

tekeningbevoegden de betaalopdracht bij

internetbankieren.

18 Archiveren van

betaalopdrachten en

onderliggende stukken

Administratief

medewerker

Het betalingsvoorstel, het

autorisatieformulier en onderliggende

stukken worden gearchiveerd in de

daarvoor bestemde mappen.

19 Verwerken

bankafschrift

Einde van het proces, proces verloopt

verder bij verwerken bankafschrift. Zie

paragraaf 5.3.5.

21

5.3.5 Verwerken bankafschrift

Dagelijks verwerkenbankafschrift

1

Importeren bankafschriftin financieel pakket

Fin.adm.mdw.

3

Printen en archiverenvan het bankafschrift

Fin.adm.mdw.

4

Boeken en waar mogelijkafletteren van regelsbankafschrift

Fin.adm.mdw.

5

Bijwerken mappen

Fin.adm.mdw.

6

Exporteren bankafschriftvia internetbankieren

Fin.adm.mdw.

2

Bankafschrift verwerkt

7

Beschrijving bij procesmodel Verwerken bankafschrift


1 Dagelijks verwerken

bankafschrift

Elke werkdag wordt het bankafschrift

verwerkt.

2 Exporteren

bankafschrift via

internetbankieren

Financieel

administratief

medewerker


exporteert dagelijks het bankafschrift via

internetbankieren.

3 Importeren

bankafschrift in

financieel pakket

Financieel

administratief

medewerker


importeert dagelijks het bankafschrift in

het financieel pakket

4 Printen en archiveren

van het bankafschrift

Financieel

administratief

medewerker

Vanuit het financieel pakket wordt het

bankafschrift geprint en gearchiveerd in

een aparte map.

22

5 Boeken en waar

mogelijk afletteren

van regels

bankafschrift

Financieel

administratief

medewerker

In het financieel pakket wordt het

ingelezen afschrift verwerkt door de

financieel administratief medewerker; de

regels op het bankafschrift worden

afgeletterd.

Of de financieel administratief

medewerker maakt, indien nodig, vanuit

het afletterscherm een directe boeking in

het grootboek. Dit zal met name zijn op

het gebied van de declaraties en de

salarisadministratie.

6 Bijwerken mappen Financieel

administratief

medewerker

De verschillende mappen (openstaande

inkoop, te betalen declaraties etc.)

bijwerken aan de hand van het

bankafschrift.

7 Bankafschrift

verwerkt

Einde van het proces is een verwerkt

bankafschrift

23

5.3.6 Kas

5.3.6.1 Kas Opmaken

Nee

Niet akkoord

Ja

Nee

Ja

Niet akkoord

Akkoord

Maandelijks 1

Is er eenkasverschil?

Kassier

4

Akkoordkasverschil?

Teamleider F&C

5

Kasopmaak-formulier invullenen ondertekenen

Kassier / controleur

3

Controle kasstaat,-boeking en-opmaakformulier

Teamleider F&C

7

Kasboeking infinancieel pakket

Fin.adm.mdw.

9

Onderliggendestukken kas naarfin.adm.mdw.

Teamleider F&C

8

Kascontrole

Kassier / controleur

2

Kas betreffende maand verwerkt

10

Corrigerendemaatregelenopstellen

Teamleider F&C

6

Beschrijving bij procesmodel Kas opmaken

Naam Functionaris Omschrijving 1. Maandelijks Elke maand moet de kas worden

opgemaakt, gecontroleerd en geboekt. De

intentie is om het opmaken, controleren en

boeken van de kas in de eerste werkweek

na de af te sluiten maand te hebben

uitgevoerd.

24

Bij een kasoverdracht, vanwege het

tijdelijke niet beschikbaar zijn van de

kassier, wordt de kas overgedragen

middels het opmaken van de kas en het

invullen van het kasopmaakformulier door

de kassier en zijn vervanger (controleur bij

de telling).

2. Kascontrole Kassier / controleur De kassier en een tweede medewerker van

BBN sluiten op de eerste werkdag van de

maand de kas af. Zij doen dit middels een

kascontrole. De tweede medewerker van

BBN (de controleur) moet een medewerker

zijn die verder geen belang heeft bij de kas.

Bij de kascontrole wordt er een telling

gemaakt van het werkelijk in kas

aanwezige contante geld. En een

afzonderlijke telling van de voorraad

aanwezig waardepapier.

Verder wordt door de kassier de,

gedurende de maand, ingevulde kasstaat

gecontroleerd op volledigheid en juistheid.

Wanneer de kasstaat akkoord is

ondertekend de kassier de kasstaat.

3. Kasopmaakformulier

invullen en

ondertekenen

Kassier / controleur De telling van de kas wordt uitgewerkt op

het kasopmaakformulier. Op dit

opmaakformulier wordt een uitsplitsing

gemaakt naar de aanwezige hoeveelheid

per soort briefgeld (€ 500, € 200, etc.) /

muntgeld (€ 2, € 1, etc.). Verder wordt er

aan de hand van de kasstaat gekeken wat er

volgens de kasadministratie in kas

aanwezig zou moeten zijn.

Na het invullen van het

kasopmaakformulier wordt dit formulier

gedateerd en ondertekend door zowel de

kassier als de controleur.

Bij een kasverschil wordt dit ook op het

kasopmaakformulier aangegeven.

4. Is er een kasverschil? Kassier Bij de kascontrole wordt gekeken of er

sprake is van een kasverschil. Is er sprake

van een kasverschil?:

Ja (ga naar stap 5);

Nee (ga naar stap 7).

25

5. Akkoord kasverschil? Teamleider Financiën

& Control

Wanneer er een kasverschil geconstateerd

is wordt door de kassier het ingevulde en

ondertekende kasopmaakformulier aan de

teamleider Financiën & Control geleverd.

De teamleider Financiën & Control bekijkt

of deze akkoord gaat met het kasverschil.

Gaat de teamleider Financiën & Control

akkoord met het kasverschil?:

Nee (ga naar stap 6);

Ja (ga naar stap 7).

Kasverschillen tot € 100 moeten door de

teamleider Financiën & Control

ondertekend worden. Kasverschillen boven

de € 100 moeten door het hoofd

Bedrijfsvoering / Controller ondertekend

worden.

6. Corrigerende

maatregelen opstellen

Teamleider Financiën

& Control

Wanneer de teamleider Financiën &

Control niet akkoord gaat met het

kasverschil zal deze corrigerende

maatregelen treffen voor het kasverschil.

Deze maatregelen worden doorgevoerd in

de kasadministratie alvorens het

kasopmaakformulier voor akkoord

ondertekend wordt (ga terug naar stap 2).

7. Controle kasstaat, -

boeking, en -

opmaakformulier

Teamleider Financiën

& Control

De teamleider Financiën & Control voert

een controle uit op het geheel van de door

de kassier aangeleverde stukken.

Akkoord?:

Akkoord: de teamleider Financiën &

Control levert de onderliggende stukken

aan de financieel administratief

medewerker (ga naar stap 8).

Niet akkoord: de teamleider Financiën

& Control levert de onderliggende

stukken aan de kassier. Met daarbij een

uitleg over de aanvullingen/

aanpassingen welke benodigd zijn (stap

2).

8. Onderliggende

stukken kas naar

fin.adm.mdw.

Fin.adm.mdw. Door de teamleider Financiën & Control

worden de onderliggende stukken, welke

gebruikt zijn voor de controle van de

kasboeking, doorgestuurd naar de

financieel administratief medewerker.

26

De onderliggende stukken zijn: de kasstaat,

het printverslag van de kasboeking, de

kasgeleideformulieren met achterliggende

stukken en het kasopmaakformulier.

9. Kasboeking in

financieel pakket

Fin.adm.mdw. Door een financieel administratief

medewerker wordt maandelijks de kas in

Exact geboekt. Deze kasboeking wordt

uitgevoerd aan de hand van de door de

kassier ondertekende kasstaat en de

kasgeleideformulieren met de

achterliggende stukken. Door de financieel

administratief medewerker wordt van de

kasboeking een verslag vanuit Exact

uitgeprint.

Bij eventuele omissies in de stukken wordt

dit teruggekoppeld met de teamleider

Financiën & Control. Ga naar stap 7.

10. Kas betreffende

maand verwerkt

De kasmutaties van de voorgaande maand

zijn nu in de financiële administratie

verwerkt.

27

5.3.6.2 Uitgaande kasstromen

Akkoord

Niet akkoord

Voorschot

Nee

Verantwoording besteding

Ja

Inkoopbehoeftemet kasgeld

1

Voorschotbehoeftevoor inkoop

4

Kasgeleide-formulierondertekenen

Besteller

6

Geld uit kas

Kassier

5

Kasstaat invullen

Kassier

13

Kasgeleideformu-lier + kasstaatarchiveren

Kassier

14

Voorschot ofverantwoordingbesteding?

Kassier

7

Aankopengoederen

Besteller

9

Aanleverenbewijsstukken

Besteller

10

Wisselgeld?

Kassier

11

Ingevuld kas-geleideformuliernaar kass ier

Besteller

2

Controlekasgeleide-formulier

Kassier

3

Proces kas opmaken

15

Proces kas: inkomende kasstromen

12

Boeking tussenrekening kas

8

28

Beschrijving bij procesmodel Uitgaande kasstromen

Naam Functionaris Omschrijving 1. Inkoopbehoefte met

kasgeld

De aanleiding voor de start van het proces

is het ontstaan van een inkoopbehoefte

met kasgeld. In dit deelproces wordt puur

de afhandeling van de kas beschreven.

Het voortraject (voordat het

kasgeleideformulier deel bij de kassier

terechtkomt) wordt beschreven in het

deelproces “inkopen van goederen en

diensten met kasgelden (paragraaf 2.3.4)).

2. Ingevuld kasgeleide-

formulier naar kassier

Besteller Door de besteller wordt een volledig

ingevuld en ondertekend

kasgeleideformulier aan de kassier

overhandigd.

Indien er sprake is van een betaling uit

de kas vanwege het door een

medewerker voorschieten van een

inkoop moet kasgeleideformulier deel

B worden ingevuld.

3. Controle kasgeleide-

formulier

Kassier Door de kassier wordt een controle

uitgevoerd op het aangeleverde

kasgeleideformulier.

Is het kasgeleideformulier volledig

ingevuld?

Akkoord?:

Akkoord: ga naar stap 4.

Niet akkoord: De besteller moet er dan

voor zorgen dat het

kasgeleideformulier volledig wordt

ingevuld. (ga naar stap 2)

4. Voorschotbehoefte

voor inkoop

Het ontstaan van een voorschotbehoefte

is een tweede trigger in dit proces. Via de

kas is het ook mogelijk om een voorschot

aan te vragen voor een inkoop.

5. Geld uit kas Kassier Er kan sprake zijn van een tweetal

soorten transacties in de kas waardoor

geld de kas uitvloeit. Het verstrekken van

een voorschot voor een inkoop (via

kasgeleideformulier deel A) en een

declaratie naar aanleiding van een inkoop

(via kasgeleideformulier deel B). Beide

formulieren kennen een andere aanpak.

29

Kasgeleideformulier deel A:

Na aanvraag van het voorschot wordt

door de kassier het kasgeleideformulier

deel A ingevuld en voorzien van een

registratienummer. Na het volledig

invullen van het kasgeleideformulier deel

A wordt door de kassier het bedrag, wat

op het kasgeleideformulier wordt

aangevraagd, uit de kas gehaald en

overhandigt aan de besteller.

6. Kasgeleideformulier

ondertekenen

Besteller Na het overhandigen van het geld wordt

door de besteller getekend voor de

ontvangst van het aangevraagde

geldbedrag. Het tekenen voor ontvangst

gebeurd op het kasgeleideformulier deel

A, in het daartoe bestemde gedeelte.

7. Voorschot of

verantwoording

besteding?

Kassier Is er sprake van een voorschot of is er

sprake van de verantwoording van een

voorgeschoten bedrag bij een inkoop

(verantwoording van een besteding).?:

Voorschot, ga naar stap 7;

Verantwoording besteding, ga naar

stap 11.

8. Boeking

tussenrekening kas

Indien er een voorschot verstrekt is wordt

dit door de kassier op de tussenrekening

kas opgeboekt. De kassier beheert deze

tussenrekening. Periodiek monitort de

kassier de afloop van de voorschotten op

de tussenrekening.

9. Aankopen goederen Besteller Door de aanvrager van het voorschot

(besteller) worden de goederen ingekocht.

Hierbij wordt een transactiebon

opgevraagd bij de leverancier. Deze

transactiebon moet bij voorkeur op naam

van BBN worden gezet.

N.B.: Uitzondering zijn de

wedstrijdgelden. De uitgifte aan de

wedstrijdploegen wordt vastgelegd op het

formulier ‘wedstrijdvergoeding’.

10. Aanleveren

bewijsstukken

Besteller De besteller levert na de inkoop de

transactiebon en eventueel wisselgeld aan

bij de kassier.

30

11. Wisselgeld? Kassier Is er sprake van wisselgeld bij de

transactie?:

Ja, ga naar stap 10;

Nee, ga naar stap 11.

12. Proces kas:

inkomende

kasstromen

De ontvangst van het wisselgeld wordt

verder uitgewerkt in het proces ‘kas:

inkomende kasstromen’ (vanaf stap 4).

Verder wordt er door de kassier ook actie

ondernomen (kas aanvullen) wanneer de

kas door de uitgiften het minimum

drempelbedrag van € 200 heeft bereikt.

13. Kasstaat invullen Kassier Door de kassier wordt de op het

kasgeleideformulier vastgelegde

kasmutatie verwerkt in de kasstaat. Deze

verwerking wordt opgeslagen in het

Excel-bestand van de kasstaat.


+ kasstaat archiveren

Kassier Na verwerking van de kasmutatie in de

kasstaat wordt door de kassier het

kasgeleideformulier gearchiveerd in de

map kas. In deze map worden alle

onderliggende stukken van alle

kasmutaties opgeborgen per maand.

Maandelijks wordt er aan het eind van de

maand een print gemaakt van de kasstaat.

Deze print wordt in de map kas

opgeborgen achter het tabblad van de

betreffende maand.

15. Proces kas opmaken Na het archiveren van de onderliggende

stukken is de mutatie volledig verwerkt.

Het proces kas opmaken volgt (paragraaf

5.3.6.1).

31

5.3.6.3 Inkomende kasstromen

J a

Nee

Contant geld v anui tde organis atie

4

M inim umdrem pelbedrag k asbereik t

1

Contant geldopnem en bi j bank

Pas beheerder

3

Geld in k asopbergen

Kas s ier

5

Ov ers c hri jdt k ashet m ax im umdrem pelbedrag?

Kas s ier

9

Arc hiv erenonderl iggendes tuk k en

Kas s ier

15

Kopie v ank as geleideform u-l ier naar s torter

Kas s ier

7

Kas geleide-form ul ier inv ul lenen ondertek enen

Kas s ier / Storter

6

Inv ul len k as s taat(s torting k as )

Kas s ier

8

Proc es k as opm ak en

16

Aanv raag k as geld2

Inv ul len k as s taat(afs torting bank )

Kas s ier

14

Inv ul lenk as geleideform u-l ier

Kas s ier

12

Kopie k as geleide-form ul ier naarpas beheerder

Kas s ier

13

Afrom en k as

Kas s ier / Controleur

10

Storting bi j bank

Pas beheerder

11

32

Beschrijving bij procesmodel Inkomende kasstromen

Naam Functionaris Omschrijving 1. Minimum

drempelbedrag kas

bereikt

De aanleiding voor de start van het proces

is het bereiken van een minimum

drempelbedrag in de kas. Dit

drempelbedrag bedraagt € 200.

2. Aanvraag kasgeld Op het kasgeleideformulier is opgenomen

dat wanneer een besteller een bedrag van

€ 200 of meer uit de kas nodig heeft dat

deze besteller dan eerst telefonisch

contact op moet nemen met de kassier om

te kijken of er voldoende kasgeld

aanwezig is voor de aanvraag.

3. Contant geld

opnemen bij bank

Pasbeheerder In de digitale kasstaat (Excel-bestand)

wordt het totaalbedrag van wat er in kas

zou moeten zitten automatisch aangepast

bij elke mutatie die in de kasstaat wordt

verwerkt.

Wanneer er nog maar € 200 in kas zit

(zichtbaar in kasstaat) gaat de kassier of

een pasbeheerder met de bankpas van

Centraal naar de pinautomaat. Vervolgens

wordt het benodigde kasgeld middels een

pintransactie opgevraagd. De

transactiebon van de pintransactie wordt

bewaard als bewijsstuk.

De hoogte van de pintransactie is

afhankelijk van het reeds aanwezige

kasgeld. Het streven is om middels de

kasopname het geld in kas weer aan te

vullen tot € 500.

4. Contant geld vanuit

de organisatie

Vanuit BBN kan er ook nog contant geld

terugvloeien naar de kas. Hierbij valt te

denken aan wisselgeld van een eerder uit

de kas verkregen voorschot.

5. Geld in kas opbergen Kassier Het contante geld wat bij de bank is

opgenomen of het contante geld wat

vanuit de organisatie binnenkomt wordt

door de kassier geteld en in de kas

opgeborgen.

33


invullen en

ondertekenen

Kassier / Storter Wanneer er sprake is van wisselgeld

vanuit de organisatie wordt er door de

kassier een kasgeleideformulier deel A

volledig ingevuld en ondertekend voor

ontvangst op het daartoe bestemde

gedeelte (‘retour voorschot’).

In alle overige gevallen van een storting

in de kas wordt door de kassier het

kasgeleideformulier deel C volledig

ingevuld en ondertekend voor ontvangst.

Wanneer er sprake is van een opname bij

de bank levert de storter de transactiebon

aan bij de kassier. Dit bewijsstuk wordt

gevoegd achter het kasgeleideformulier

deel C.

Wanneer er sprake is van wisselgeld bij

een inkoop per kas wordt er gekeken naar

de transactiebon van de inkoop. Om zo de

correctheid van het wisselgeld vast te

kunnen stellen. De transactiebon wordt

bij de verantwoording van de besteding

(stap 8 paragraaf 2.3.4) achter het

kasgeleideformulier deel B opgeborgen.

7. Kopie van

kasgeleideformulier

naar storter

Kassier De kassier maakt een kopie van het

volledig ingevulde en ondertekende

kasgeleideformulier deel A/C. De kassier

geeft het origineel aan de storter. De

kopie van het kasgeleideformulier deel

A/C is voor de kassier.

8. Invullen kasstaat

(storting kas)

Kassier Door de kassier wordt aan de hand van

het kasgeleideformulier deel A/C van de

kasstorting de kasstaat aangevuld met

deze kasmutatie.

9. Overschrijdt kas het

maximum

drempelbedrag?

Kassier Door de kassier wordt na het invullen van

de kasstaat gekeken of de kas niet het

maximum bedrag overschrijdt. Dit

maximum bedraagt € 1000.

Wordt het drempelbedrag overschreden?:

Ja, ga naar stap 10.

Een uitzondering hierop is een

overschrijding vanwege wedstrijdgelden.

Bij wedstrijden doen er vaak meerdere

ploegen van BBN mee. Deze

wedstrijdgelden worden vaak ongeveer

34

gelijktijdig bij de kassier

aangevraagd/opgehaald. De kans op

overschrijding van het drempelbedrag is

hierdoor zeer groot. Bij een

overschrijding vanwege wedstrijdgelden

hoeft er niet afgeroomd te worden.

Nee, ga naar stap 13 (einde proces).

10. Afromen kas Kassier /Controleur De kas wordt afgeroomd totdat de kas

weer het totaalbedrag van € 500 bevat.

Er wordt een telling gemaakt van het af te

storten kasgeld. Deze telling wordt door

de kassier en een controleur uitgevoerd.

Hiervan wordt een opmaakformulier

ingevuld en dit wordt door de kassier en

de controleur ondertekend. (De controleur

is een tweede medewerker van het team

financiën/control welke geen belang heeft

bij de kas)

11. Storting bij bank Pasbeheerder Na de telling wordt door de pasbeheerder

het af te storten kasgeld naar de bank

gebracht. Hier wordt de storting gemaakt.

Van de storting wordt de transactiebon

bewaard als bewijsstuk.

12. Invullen

kasgeleideformulier

Kassier De pasbeheerder overhandigt de

transactiebon aan de kassier. De kassier

vult een kasgeleideformulier deel C in

voor het bedrag dat van de kas is

afgeroomd. Na het invullen van het

kasgeleideformulier deel C wordt door de

kassier het formulier gedateerd en

ondertekend.

13. Kopie

kasgeleideformulier

naar pasbeheerder

Kassier De kassier maakt een kopie van het

volledig ingevulde en ondertekende

kasgeleideformulier deel C. De kassier

geeft het origineel aan de pasbeheerder.

De kopie van het kasgeleideformulier

deel C is voor de kassier.

14. Invullen kasstaat

(afstorting bank)

Kassier Door de kassier wordt aan de hand van

het kasgeleideformulier deel C (van de

storting bij de bank) de kasstaat

aangevuld met deze kasmutatie.

15. Archiveren Kassier De kassier archiveert vervolgens het

35

onderliggende

stukken

kasgeleideformulier deel C met de

achterliggende stukken in de map kas bij

de betreffende maand.

16. Proces kas opmaken Na het archiveren van de onderliggende

stukken is de mutatie volledig verwerkt in

de kasadministratie.

5.4 Bijlagen

Bij het proces Financieel Administratief horen de volgende bijlagen:

- Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot (zie bijlage 15);

- Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas (zie bijlage 16);

- Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas (zie bijlage 17);

- Paraafformulier (zie bijlage 18);

36

Bijlagen handboek

37

Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot

38

Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas

39

Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas

40

Bijlage 18 Paraafformulier

administratieve organisatie interne controle brandweer brabant … · 2013. 3. 12. · in dit...

Documents