administrasi pembelian barang - barang umum · gambar 4.2 buku ekspedisi po bagian pembelian barang...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM

DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

BELLA KURNIASARI

D1511020

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014


PERSETUJUAN



Disusun Oleh:

BELLA KURNIASARI

D1511020

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Herwan Parwiyanto, S.Sos, M. Si

NIP. 19750505 200801 1 033


PENGESAHAN



Disusun Oleh:

BELLA KURNIASARI

D1511020

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Selasa

Tanggal : 15 April 2014

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Drs. Ali, M.Si

2. Penguji 2 Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si

Mengetahui,

Dekan Ketua Program

Prof. Drs. H. Pawito Ph. D Drs. Sudarto, M.Si

NIP. 1954080503 1 002 NIP. 19550202198503 1 006


PERNYATAAN

Nama : Bella Kurniasari

NIM : D1511020

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ADMINISTRASI

PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR

KABUPATEN KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal

yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan

ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 2 April 2014

Yang Membuat Pernyataan,

Bella Kurniasari


MOTTO

“Percayalah kepada TUHAN dengan segenap hatimu, dan janganlah bersandar

kepada pengertianmu sendiri. Akuilah Dia dalam segala lakumu, maka Ia akan

meluruskan jalanmu.”

(Amsal 3:5,6)

“Niat, Kiat dan Giat”

(Slamet Rahardjo)

“The best way to make your DREAM come true is to Wake Up!”

(NN)

“Tuhan berkuasa atas hidup kita, serahkan segala sesuatu ke dalam tangan-Nya.

Jangan kuatir, biarlah Dia bekerja dan kita tetap mengimaninya. Tuhan yang

mendesain hidup kita, ingatlah bahwa semua rancangan-Nya dalam hidup kita

pasti baik dan indah pada waktu-Nya ”

(Penulis)


KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Mahakasih

atas berkat dan anugerah-Nya sajalah penulis dapat menyelesaikan penyusunan

Tugas Akhir ini dengan judul “ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-

BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR”.

Maksud penyusunan laporan ini adalah untuk melengkapi sebagian persyaratan

dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen

Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mendapat dukungan dari

beberapa pihak yang telah bersedia membantu dan berperan dalam penyelesaian

laporan. Dengan demikian, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan

terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir

yang telah membimbing dan mengarahkan penulis hingga selesainya Tugas

Akhir ini.

2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Penguji Tugas Akhir yang telah menguji

Tugas Akhir dan mempertimbangkan untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Dr. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajenen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret, Surakarta.

5. Bapak Drs. H. Muchtar Hadi, M. Si Selaku Pembimbing Akademik yang

telah membimbing dan membantu penulis dalam hal akademis dari awal

hingga akhir masa studi.

6. Keluarga besar PT. Air Mancur dan terkhusus untuk Bapak Hendro

Suprayogi, Ibu Cicilia Indra, Bapak Stefanus Iwan, Bapak Suliyanto, Bapak


Yani Indarto, Ibu Murtini yang telah bersedia memberikan kesempatan dan

membimbing penulis dalam pengamatan dan penyelesaian Tugas Akhir.

7. Seluruh dosen yang telah mengajar dan memberikan ilmu selama masa studi

penulis.

8. Staf dan karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta yang telah membantu penulis selama masa studi dan hingga

terselesaikannya Tugas Akhir ini.

9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah

membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir.

Penulis menyadari sepenuhnya, bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari

sempurna. Besar harapan penulis akan adanya kritik dan saran yang mengarahkan

pada perbaikan Tugas Akhir ini. Penulis berharap mudah-mudahan, Tugas Akhir

ini bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan bagi penulis pada khususnya.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih.

Surakarta, 2 April 2014

Penulis

Bella Kurniasari


DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL …………………………………………………. i

PERSETUJUAN ………………………………………………….. …. ii

PENGESAHAN …………………………………………………........ iii

PERNYATAAN ……………………………………………………… iv

MOTTO …………………………………………………………… …. v

PERSEMBAHAN ………………………………………………….….. vi

KATA PENGANTAR ………………………………………………… vii

DAFTAR ISI ………………………………………………………….. ix

DAFTAR GAMBAR …………………………………………………. xi

DAFTAR TABEL …………………………………………………….. xii

DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………….. xiii

ABSTRAK ……………………………………………………………. xiv

BAB I PENDAHULUAN ……………………………….……........ 1

A. Latar Belakang Masalah……………………………...... 1

B. Perumusan Masalah ……………………………………. 4

C. Tujuan Pengamatan ……………………………………. 4

D. Manfaat Pengamatan …………………………………… 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .. 6

A. Tinjauan Pustaka ………………………………………… 6

1. Pengertian Administrasi ……………………………. 6

2. Pengetian Pembelian …………………………… …… 10

3. Fungsi yang Terkait dalam Pembelian …………. …… 12

4. Prosedur dalam Pembelian …………………………… 13

5. Dokumen-Dokumen yang digunakan dalam Pembelian 15

6. Catatan yang digunakan dalam Pembelian ………….. 17

7. Unsur Pengendalian Intern di Pembelian ……………. 18

8. Retur Pembelian ……………………………………… 22

B. Metode Pengamatan ……………………………………… 23


1. Lokasi Pengamatan …………………………………… 23

2. Jenis Pengamatan ……………………………………. 23

3. Teknik Penentuan Informan …………………………. 25

4. Sumber Data………………………………………….. 26

5. Teknik Pengumpulan Data ………………………….. 28

6. Teknik Analisis Data ………………………………… 30

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ……………………………………. 32

A. Sejarah Singkat PT. Air Mancur ……………………….. 32

B. Visi dan Misi PT. Air Mancur …………………………... 32

C. Unit-Unit PT. Air Mancur……………………………….. 33

D. Struktur dan Sistem Organisasi PT. Air Mancur ……….. 34

E. Ketenagakerjaan …………………………………………. 36

F. Standar Operasional Prosedur Proses Pembelian Umum … 38

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ………………… 41

A. Fungsi yang Terkait dalam Pembelian ………………….. 41

B. Prosedur Pembelian Barang-Barang Umum ……………. 42

C. Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Pembelian

Barang-Barang Umum……………………………………. 46

D. Catatan yang Digunakan dalam Pembelian Barang-Barang

Umum …………………………………………………….. 50

E. Unsur Pengendalian Intern Pada Pembelian Barang-Barang

Umum ……………………………………………………. 51

G. Retur Pembelian Barang-Barang Umum ………………… 54

BAB V PENUTUP …………………………………………………… 56

A. Kesimpulan ………………………………………………. 56

B. Saran ……………………………………………………… 57

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………… 58

LAMPIRAN


DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Proses Pembelian …………………………………… 12

Gambar 2.2 Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi

Pembelian …………………………………………… 13

Gambar 2.3 Model Analisis Interaktif …………………………… 31

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Air Mancur ……………….… 35

Gambar 4.1 Proses Pembelian Barang Umum di PT. Air Mancur .. 43

Gambar 4.2 Buku Ekspedisi PO Bagian Pembelian Barang Umum

di PT. Air Mancur …………………………………….. 50

Gambar 4.3 Buku Ekspedisi PR Bagian Pembelian ke Bagian

Akuntansi …………………………………………….. 51

Gambar 4.4 Retur Pembelian Barang-Barang Umum ………….. …. 55


DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Produk PT. Air Mancur Bulan Februari 2014 …………. 3

Tabel 4.1 Daftar Kode Cost Center PT. Air Mancur …………….. 47

Tabel 4.2 Klasifikasi Nomor Purchase Order ……………………. 48


DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Contoh Form Purchase Requistion …………………………… 1

2. Contoh Purchase Requistion …………………………………. 2

3. Contoh Form Purchase Order ………………………………… 3

4. Contoh Purchase Order ………………………………….……. 4

5. Contoh Payment Slip ……………………………………….… 5

6. Contoh Form Petty Cash Voucher ……………………….…… 6

7. Contoh Form Kas Bon …………………………………….….. 7

8. Contoh List Pembanding ………………………………….….. 8

9. Contoh Tanda Terima Barang ………………………………… 9

10. Pedoman Wawancara …………………………………………. 10

11. Surat Keterangan ……………………………………………… 11

12. Surat Tugas …………………………………………………… 12

13. Form Penilaian Magang ……………………………………… 13

14. Presensi Mahasiswa Magang …………………………………. 14

15. Form Monitoring Magang ……………………………………. 15


ABSTRAK

Bella Kurniasari, D1511020. “ADMINISTRASI PEMBELIANBARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATENKARANGANYAR”. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, UniversitasSebelas Maret Surakarta, Tahun 2014, 60 Halaman.

PT. Air Mancur merupakan salah satu pabrik jamu terbesar di Indonesia.Unit Palur, Kabupaten Karanganyar merupakan pusat aktivitas untuk keseluruhankegiatan manajemen perusahaan. Pembelian barang-barang umum dilaksanakanuntuk memenuhi kebutuhan masing-masing departemen di perusahaan. Sebagaiperusahaan yang besar, PT. Air Mancur membutuhkan administrasi pembelianbarang-barang umum dalam pelaksanaannya.

Pengamatan yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui secara nyataadministrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur. Metodologipenelitian deskriptif kualitatif digunakan sebagai metode pengamatan dalampenyusunan Tugas Akhir ini. Gambaran berkaitan segala sesuatu yang terkaitdalam administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur. Teknikpengumpulan data dilaksanakan melalui wawancara, observarsi, dokumen danarsip. Sumber data diperoleh dari informan yang dianggap menguasai dalambidang pembelian barang-barang umum. Teknik analisis data menggunakan modelanalisis kualitatif yang memiliki komponen,yaitu reduksi data, sajian data danpenarikan simpulan atau verifikasi.

Administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur telahdilaksanakan dengan baik yaitu dengan memanfaatkan aplikasi Pembelian Barangdan Jasa Umum. Bagian-bagian yang terkait bekerja sesuai dengan fungsi dantanggung jawabnya. Pembelian barang-barang umum dilaksanakan secara tunai,yaitu melalui Kas Bon dan Petty Cash Voucher. Pembelian juga dilaksanakansecara utang. Perusahaan selalu menjaga relasi dan hubungan kerjasama yang baikdengan pemasok. Namun, administrasi pembelian juga terdapat kelemahannya.Retur pembelian barang-barang umum hanya dilaksanakan melalui telepon danemail. Hendaknya retur pembelian memiliki format surat retur pembelian barang-barang umum yang resmi dan sistematis.

Kata Kunci : administrasi, pembelian, barang umum

administrasi pembelian barang - barang umum · gambar 4.2 buku ekspedisi po bagian pembelian barang...

Documents