ADMINISRTACION Y CONTROL DE RIESGOS PARA SUPERVISORES.

OBJETIVOEntregar conceptos bsicos sobre la administracin moderna de los riesgos operacionales presentes en las empresas, su administracin, las etapas de control y las tcnicas preventivas ms empleadas para incrementar los indicadores productivos y controlar la siniestralidad

LA EMPRESA COMO SISTEMA.La empresa es una unidad socio-econmica conformada por cuatro subsistemas.

G ente.E quipos.M ateriales.A mbiente.

GENTEEQUIPOSMATERIALESAMBIENTE

EL RIESGO OPERACIONAL Y SU ADMINISTRACION.Riesgo: Posibilidad de que las cosas no salgan como se espera o desea, es decir, obtener un resultado distinto al que se busca.

Situacin que llevada al mbito laboral, permite que:

Trabajos sean mal ejecutados.Demoras.Baja calidad.Daos a las personas.

ADMINISTRACION DEL RIESGO.La administracin del riesgo es lograr la mxima eficiencia, con el propsito de aumentar la continuidad operativa del sistema productivo y por lo tanto si sta es efectiva debiera reflejarse en mejoras de produccin, costos, calidad y mejor servicio.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACION DE RIESGOS.Identificar todos los riesgos.

Evaluar los riesgos identificados. (Elaboracin de inventarios crticos).

Analizar los riesgos, con el propsito de buscar la mejor forma de tratamiento.

MECANISMOS DE ADMINISTRACION DE RIESGOS.Terminar el riesgo.

Tratar en forma efectiva el riesgo.

Tolerar ciertas prdidas en rangos de aceptabilidad.

Transferir el riesgo.

ASPECTOS CLAVES EN LA ADMINISTRACION DEL RIESGO.Cualquiera sea el mecanismo de proteccin adoptado para manejar el riesgo, hay que considerar algunos aspectos claves.

Realidad econmica de la empresa.Limitacin de recursos.Consideraciones de costos y beneficios.Aplicar principios de administracin profesional.

EL RIESGO OPERACIONAL Y LA SEGURIDAD DEL SISTEMA.El logro de una mejor administracin del riesgo operacional, se ver reflejado en la continuidad operativa, traducido en resultados de gestin, expresados en produccin, costos y calidad

ETAPAS PARA LOGRAR UN MANEJO EFICIENTE DE LOS RIESGOS OPERACIONALES.Evaluar el riesgo. Determinar la magnitud del riesgo.Buscar o proponer alternativas de tratamiento.Decidir las alternativas de control.Implantar los controles seleccionados.

CAUSAS Y CONSECUENCIAS DE LOS INCIDENTES OPERACIONALES

Que riesgos podemos aceptar?

El concepto incidente y su proporcionalidad.Definicin de incidente.Definicin de accidente.Definicin de falla operacional.Definicin de Cuasi - Prdida.

PIRAMIDE DE OCURRENCIA DE INCIDENTES SEGUN FRANK BIRD JR., 1969.Lesin con tiempo perdido.Lesin sin tiempo perdido.Accidente con dao a la propiedad.Cuasi-Prdidas.11030600...............?Fallas operacionales o incidentes deterioradores.

SECUENCIA DE CAUSAS Y EFECTOS DE LOS INCIDENTES.La falla o falta de control, se debe a que no existen o son deficientes:

Los planes de accin.Los estndares.El desempeo directivo / operativo.

SECUENCIA DE CAUSAS Y EFECTOS DE LOS INCIDENTES.Debido a las fallas o faltas de control se producen:

Causas Bsicas.Causas Directas o Sntomas (Errores).

No es un vicio de las empresas querer obtener mayores utilidades, lo que es realmente un vicio, es generar prdidas..W. Churchill

SECUENCIA DE CAUSAS Y EFECTOS DE LOS INCIDENTES.PRE-CONTACTOCONTACTOPOST-CONTACTO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION Y ETAPAS DEL CONTROL.Identificar los riesgos puros.Evaluar la magnitud.Anlisis, evaluacin y seleccin del mtodo ms ventajoso de controlar el riesgo.Implementar el plan o mtodo seleccionado.Revisin y seguimiento.

RIESGO PURO.Posibilita la variacin de resultados respecto a lo que se espera, y este resultado consiste en prdida o no prdida.

El minimizar las prdidas es tan provechoso como maximizar las utilidades Louis Allen.

RIESGO PURO.El programa de control de riesgos esta orientado a evitar o reducir prdidas, entre otras:

Lesiones y enfermedades profesionales, ausentismo laboral.Dao a la propiedad.Baja en la calidad.Demandas por Responsabilidad Civil.Hurtos, incendios, etc.

EL ADMINISTRADOR PROFESIONAL.El administrador es quin aplica las funciones de administracin:

Planear - Organizar - Dirigir - Controlar

La ignorancia de la funcin administrativa, de sus normas y responsabilidades, es una de las debilidades ms serias y es casi universal

Peter Drucker.

CARACTERISTICAS DEL ADMINISTRADOR PROFESIONAL.Puede identificar y clasificar su trabajo.Puede medir su desempeo.Usa un vocabulario especfico.Sigue ciertos principios administrativos.

PRINCIPIOS DEL ADMINISTRADOR.Principio de las caractersticas futuras.Principio de la resistencia al cambio.Principio del inters reciproco.Principio de los pocos crticos.Principio del reconocimiento.Principio de la definicin.Principio de las causas mltiples.Principio de la comunicacin.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONPlanear.Organizar.Dirigir - Liderar.Controlar.

QUE ES I.S.M.E.C?Estrategia para superar las debilidades de control.

I Identificar. S Estandarizar. M Medir. E Evaluar. C Corregir/Confirmar.

IDENTIFICAR.Identificacin de Acciones Necesarias: se especifican los planes de accin requeridos y apropiados para lograr los resultados deseados y con prdidas mnimas.

Calidad = Produccin = Control de Costos

I

ESTANDARES.Estndares (Norma): establecen expectativas y requisitos que se deben lograr, en trminos de cantidad, calidad, nivel de responsabilidad, oportunidad, etc. Deben ser claros, especficos y exigentes.

Los estndares apropiados se transforman en pruebas de rendimientosS

MEDICION.Medicin: mide el desempeo de las actividades del Programa, tanto en desarrollo y los ya finalizados, mediante el cumplimiento de los estndares establecidos.

No es posible administrar lo que no se puede medir

M

EVALUACION.Evaluacin: tiene como propsito fundamental de: Conocer la magnitud y sentido de los desvos producidos; Determinar causas de los desvos; Definir mejoras para dirigir el cumplimiento y los estndares.

Esto permite determinar cules estndares se han cumplido y cules noE

CORRECCION O CONFIRMACION.Correccin o confirmacin: se regulan y mejoran los mtodos y resultados, estimulando el desempeo deseado y corrigiendo en forma constructiva el desempeo subestndar.

Todos los miembros de la organizacin deberan recibir entrenamiento y aplicar el poder motivacional.C

ETAPAS DE CONTROL.PRE-CONTACTOCONTACTOPOST-CONTACTOPROTECCIONPREVENCIONREPARACION

CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA ELABORACION DE INVENTARIO DE RIESGOS CRITICOS.I Identificar. S Estandarizar.

M Medir. E Evaluar. C Corregir/Confirmar.

El planeamiento requiere conocer cules son los tems crticos del Sistema Productivo, que requerirn mayor Control de la Direccin.Planeamiento Puro.Impulsan a la excelencia operacional.

ITEMS CRITICOS DEL SISTEMA PRODUCTIVO QUE REQUIEREN MAYOR CONTROL DE LA DIRECCION.Procesos Crticos.Items Crticos de G.E.M.A.80% Resultados Operacionaels.Tareas.Equipos.MaterialesControles de la Direccin.PlanificarOrganizarDirigirControlar

ALCANCES.Se requiere contar con un inventario de tems crticos, identificando cules son los controles que debemos generar, mediante la realizacin de actividades permanentes y sistemticas, orientadas a esos tems.

Se requiere identificar los controles existentes y su efectividad, evaluando la situacin en funcin de la demanda de controles que plantean los tems crticos, para asegurar el 80% de los resultados.

ALCANCES.Definir y/o disear los estndares que debern satisfacer la actuacin directiva para lograr y mantener control sobre los tems crticos.

Se requiere correlacionar la criticidad de cada tem con el grado de atencin que debern proporcionar los controles de la direccin (actividades), con el fin de inhibir los riesgos y evitar/reducir las prdidas.

DIAGNOSTICO DE CONTROLES EXISTENTES.DIAGNOSTICO SOBRE CONTROLES ACTUALES.REFORZAR los controles actuales:

Planes de Accin.ITEMS CRITICOS.

Areas o lugares fsicos. Equipos. Materiales. Tareas.SobreIMPLANTAR controles adicionales para superar las Fallas de Control.

EL PLANEAMIENTO DE LA GESTION DE CONTROL DE RIESGOSElaboracin o actualizacin de inventarios de riesgos crticos.Asignacin de grados de atencin.Definicin de la periodicidad de los controles.Especificarlas actividades.Establecer los estndares.

CONFECCION DE INVENTARIO DE RIESGOS CRITICOS.Modelo:

Defina procesos de produccin que sean crticos.Identifique las reas.Identifique los riesgos.Analice y evale los riesgos.Estructure el inventario por tems crticos.

PROCESOS DE PRODUCCION CRITICOS.Respaldo tcnico dado por:

Juicio profesional.Historia de prdidas.Principio de los Pocos Crticos.

PROCESO DE PRODUCCION CRITICOS.El proceso ser crtico, si la ocurrencia de un suceso indeseado puede:

Daar a Gente, Equipos, Materiales y Ambiente.Aumentar los costos.Demorar los servicios.Afectar la calidad.

IDENTIFIQUE LAS AREAS.Como segunda fase, deben identificarse los lugares en que se desarrollan:

Los procesos crticos.Los equipos que intervienen.Materiales usados.Tareas ejecutadas.

IDENTIFIQUE LOS RIESGOS.Debemos identificar el potencial de los resultados adversos asociados con cada uno de los tems crticos: reas, tareas, equipos y materiales.

ANALISIS Y EVALUACION DE LOS RIESGOS.Consecuencias.Probabilidad.Frecuencia.Imagen.Incidencia.Cercana.Demora.

ANALICE Y EVALUE LOS RIESGOS Y MAGNITUD DEL RIESGO.

Consecuencia: Es la mxima prdida que se puede esperar si se desencadena una secuencia de eventos que puede originar un riesgo asociado a un sistema.

Probabilidad: Expectativa de que un evento ocurra y que tenga la mxima prdida probable, si se desencadena la situacin inicial.

V.E.P = C X P

CRITERIO PARA ESTIMAR VALORES DE LA PERDIDA CON DOS VARIABLES.

CONSECUENCIAS (C)

CLASE

TIPO

VALOR

CRITERIO

A

MAYOR

4

Muerte de uno o ms trabajadores.

Incapacidad permanente.

Dao material irreparable.

Prdidas econmicas por sobre $$$.......

B

SERIA

2

Incapacidad temporal.

Dao parcial reparable.

Prdidas econmicas entre $$....y $$$.....

C

MENOR

1

Lesiones no incapacitantes.

Dao que no altera el funcionamiento.

Prdidas econmicas menores a $$....

PROBABILIDAD (P)

CLASE

TIPO

VALOR

CRITERIO

A

ALTA

4

En 1.000 veces de exposicin al riesgo incontrolado, a lo menos una vez ocurrir el incidente y las prdidas estimadas.

B

MEDIA

2

En 10.000 veces de exposicin al riesgo incontrolado, a lo menos una vez ocurrir el incidente y las prdidas estimadas.

C

BAJA

1

En 100.000 veces de exposicin al riesgo incontrolado, a lo menos una vez ocurrir el incidente y las prdidas estimadas.

ESTRUCTURE EL INVENTARIO POR ITEMS CRITICOS.

EJERCICIO PRACTICO: INVENTARIO DE ITEMS CRITICOS.Ocupando el listado propuesto, se solicita elaborar un inventario de tems crticos, tomando en consideracin, lo siguiente.

1.-Del listado elegir 2 tems.2.-Hacer, para cada tem, un detalle de los aspectos ms importantes a inspeccionar.3.-Determinar acciones o condiciones subestndares ms relevantes que existan o se puedan generar, en cada aspecto seleccionado.4.-Indique para cada accin/condicin, incidentes asociados ms importantes.5.-Establezca el valor esperado de prdidas V.E.P.6.-Asigne la periodicidad del control.

EJERCICIO PRACTICO: INVENTARO DE ITEMS CRITICOS.ITEMS: Formulario en pgina 58.

A. Supermercado.B. Colegio.C. Piscina.D. Biblioteca.E. Hospital.F. Camiones.G. Casinos.

INVESTIGACION Y ANALISIS DE LOS INCIDENTES.Fundamentos de la investigacin de incidentes.Responsabilidad por la investigacin.Planeamiento de la investigacin.Etapas a considerar en el planeamiento.Investigacin y anlisis de los incidentes.Objetivo de la investigacin y anlisis de los incidentes.Metodologa para la investigacin y anlisis de incidentes.Medicin cualitativa de la investigacin de incidentes.

FUNDAMENTOS DE LA INVESTIGACION DE INCIDENTES.Inters de los Propietarios (responsabilidad legal).

Inters de la Direccin (responsabilidad en la administracin del negocio).

Inters de los Proveedores (responsabilidad de los productos).

Inters de las Compaias Aseguradoras (obligacin de pagar daos).

Inters de la Supervisin.

Inters de los Trabajadores.

Inters de la Comunidad.

RESPONSABILIDAD POR LA INVESTIGACION.Personal: Todo directivo tiene inters y responsabilidad personal por un rea que le ha sido asignada y por resultados operacionales que debe obtener en trminos de produccin.

Area: Cada directivo administra su rea. Toma decisiones y sabe con que informacin est trabajando, que factores deben ser considerados y cules son.

Informacin: La informacin est ms al alcance del directivo que de personas ajenas. Como conoce a la gente, sabe como piensan y actan.

Resolver: Acerca de cules decisiones convienen ms para un efectivo plan correctivo. Buscar siempre planes viables, rentables y factibles.

PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACION.El planeamiento, es el trabajo mediante el cul un directivo construye el futuro.

ETAPAS A CONSIDERAR EN EL PLANEAMIENTO.Antes de la ocurrencia del incidente.Al descubrirse el incidente.Arribando al escenario del incidente.Cuando la emergencia est bajo control.Al completar la recoleccin de datos.Cuando el trabajo vuelve a la normalidad.

INVESTIGACION Y ANALISIS DE LOS INCIDENTES.La investigacin y anlisis de los incidentes es una actividad preventiva - operativa orientada a recopilar y evaluar toda evidencia relevante de hechos, causas, consecuencias y soluciones.

INVESTIGACION Y ANALISIS DE LOS INCIDENTES.La ocurrencia del suceso indeseado se debe:

Existe un problema.Se desconoce una deficiencia.Se minimiza el riesgo respecto a su potencialidad real.

Hubo una decisin equivocada.Se decide continuar a pesar de la deficiencia.Alguien estima que el costo de la correccin excede los beneficios.

OBJETIVO DE LA INVESTIGACION Y ANALISIS DE LOS INCIDENTES.La Meta Final es Evitar que se Repita el Incidente

METODOLOGIA PARA LA INVESTIGACION Y ANALISIS DE INCIDENTES.A. Reporte del suceso.B. Recoleccin de la evidencia.C. Anlisis y conclusiones.D. Implantacin de controles.E. Informe.F. Seguimiento.

A. REPORTE DEL SUCESO .Difcilmente se podra iniciar el proceso de investigacin y que sta sea efectiva, si no se cuenta con el reporte oportuno y completo de la ocurrencia incidental. No debe existir temor respecto al real propsito de la investigacin.

B. RECOLECCION DE LA EVIDENCIA.La evidencia puede ser localizada en cualquiera de las siguientes fuentes:

Personas.Posiciones Relativas.Partes y componentes.Documentacin.

B. DOCUMENTACION.Otra fuente de evidencia la constituye la documentacin atingente al tema y que muchas veces se pasa por alto, entre ellos podemos citar:

Poltica corporativa, Procedimientos, Normas y Reglas.Informes de inspecciones, observacin e investigacin.Hojas de haber informado los riesgos laborales.

C. ANALISIS Y CONCLUSONES.En esta fase, el Supervisor, con la informacin disponible ya recopilada, debe plantearse cuales han sido las Causas Directas y sobre esa base, determinar las Causas Bsicas del incidente.

D. IMPLANTACION DE CONTROLES.Planes.Estndares.Desempeo.

E. INFORME.El informe es el documento que respalda la labor desarrollada por la supervisin y con que acuciosidad acto para evitar un hecho similar.

Un formulario de investigacin debe contener como mnimo lo siguiente:Informacin de identificacin y descripcin.Anlisis causal y evaluacin de potencialidad de repeticin.Medidas de control (Recomendaciones).Revisin.

F. SEGUIMIENTO.El proceso de investigacin concluye, una vez que se han implementado las medidas de control. Por tal razn, la supervisin debe cerciorarse, que dichas medidas se hayan llevado a la prctica.

El Proceso de Investigacin, se Concluye con el Seguimiento

MEDICION CUALITATIVA DE LA INVESTIGACION DE INCIDENTES.ItemFactorPonderado (F.P.)Calificacin (C)Producto (F.P x C)IdentificacinDescripcinAnlisis CausalPotencialidadRecomendacinFechas y firmas0.10 0.150.250.100.300.10CALIDADDE MISINVESTIGACIONESTOTAL:

EJERCICIO PRACTICO: INFORME DE INVESTIGACION DE INCIDENTE.Al revisar el siguiente informe, se solicita que analice y responde las siguientes preguntas:

Ponga una nota, del 1 al 7, al presente informe. Explique el por qu de su nota?

Qu antecedentes, estima que faltaron?

A su juicio Cmo le parecen las recomendaciones? Fundamenta su repuesta.

A. IDENTIFICACION.Departamento : Mantencin.Supervisor directo: Raimundo Oyanedel P.Fecha: 12/01/2002.Fecha de Denuncia: 12/01/2002.Hora: 16:30.Lugar del Incidente: Sector banco, taller de mantencin.

B. CLASIFICACION DEL INCIDENTE.Accidente: CTP:...... STP: XNombre: Juan Moreno.Edad: 26 aos.Cargo: Ayudante Mecnico. Ficha 145. Antigedad: 6 aos.Antigedad en el cargo: 2 aos 4 meses.Parte del cuerpo lesionada: Ojos.Diagnostico de la lesin: Conjuntivitis.Tipo de accidente: Contacto por.Agente causante: Objeto proyectado.

B. CLASIFICACION DEL INCIDENTE.Accidente con dao a la propiedad.

Equipo - Material - Ambiente.Propiedad daada.Daos.Personal Involucrado.

B. CLASIFICACION DEL INCIDENTE.Incidente Deteriorador.

Estime cuanta de la prdida en trminos medibles $............GENTEEQUIPOSMATERIALESAMBIENTECuas - Prdida.

Describa elementos del sistema GEMA involucrado.

C. COSTOS.Describa las prdidas estimadas en unidades valorizables. Por ejemplo: Horas/Hombre; Tiempo de Paralizacin, etc.

D. DESCRIPCION.Describir de la forma ms resumida, como sucedi el hecho sin olvidar los detalles ms importantes del mismo.En circunstancias que el trabajador Juan Moreno Tapia se encontraba cortando una plancha de acero de 3/4 de pulgadas de espesor; en el banco del taller, con equipo de oxicorte, en el momento de terminar de cortar un trozo de plancha, sta cay al piso y su rebote golpe la manguera de oxgeno cortndola, provocando un escape de aire comprimido, lo que produjo una polvareda en el rea. Al terminar de cortar la plancha, el mecnico automticamente se levanto las gafas de oxigenista para ver donde caera la plancha, en ese momento se produjo el accidente.

E. CAUSAS DEL ACCIDENTE.Causas Inmediatas o Sntomas:

Acciones Subestndares:

Usar de manera incorrecta herramientas, equipos, materiales o componentes en buen estado.

Condiciones Subestndares:

Susceptibilidad a movimiento inesperado.

E. CAUSAS DEL ACCIDENTE.Causas Bsicas:

Factores Personales:

Motivacin incorrecta. No plane su trabajo.

Factores del Trabajo:

Procedimiento de operacin incorrecto.

F. EVALUACION DE POTENCIALIDAD.Gravedad Potencial del incidente:Mayor.Seria. Menor.

Probabilidad de repeticin:Alta.Media.Baja.

xx

G. ACCIONES CORRECTIVAS PARA CONTROLAR EL PROBLEMA. Insistir en que todo trabajo debe ser planificado.

Responsable: Jefe directo.

Plazo de ejecucin: Inmediato.

Fecha de control efectivo: Permanente continuo.

H. OBSERVACIONES.El accidentado se atendi en el policlnico, aproximadamente a las 20:00 hrs, se le hizo un lavado de ojos.

I. FIRMAS Y FECHAS.Investigado por : Jaime Lopez M. Firma : Fecha :24-01-2002

Revisado por :.........................Firma :Fecha :.................

Aprobado por :.........................Firma : Fecha :.................

Control PRP :............................Firma :Fecha:..................

CONCLUSIONQueda de manifiesto que para seguir logrando una administracin moderna es necesario contar con conceptos bsicos para dicho efecto, con el nico fin de incrementar los indicadores productivos y controlar la siniestralidad de su empresa.

Nuestro Compromiso con Ud. continua, y el suyo.... Con usted mismo