ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA

Riaz Khadem, Ph.DRobert Lorber, Ph.D

•XCorp tenía problemas, requería un cambio.

•Seleccionaron a Scott.

•Solicitó dos años para implementar los cambios.

•Necesitaría una estrategia creativa.

1. EL RETO

Había varios factores que contribuyeron a la crisis.

Decide reunirse con los gerentes de cada área.

Enfocaría su atención en asuntos financieros, estratégicos y funcionales.

2. DESCUBRIR QUÉ ESTÁ MAL

No resultaban competitivos para satisfacer las necesidades de los clientes.

Producción y ventas no trabajaban más de cerca.

Mala calidad de los productos y demora al enviarlos.

• Solicitó información precisa:

• Productos• Servicios• Participación en el

mercado.

• Empleados más destacados y cómo se les recompensa.

Si no sabes qué está mal, no podrás arreglarlo.

¿?

SOLU

CIONES

NIÑOS

JOVENES

ADULTOS

MAYORES

C A S A – C O L E G I O - T R A B A J O

3. U N A E X T R A Ñ A C A R T A

Scott encuentra muchos papeles en

su escritura

Encuentra una carta pequeña que

decía:

Scott se rió, tiró a la papelera y continuó

su lectura…

10 min. Después, Scott buscaba la carta para

leerlo de nuevo

Scott se preguntaba como sabía si tenía un problema.

Vuelve a revisar la carta y estaba firmada por: “El Informan”

Scott, pasó el resto de la tarde trabajando con los informes…

DE M A S I A D O S D A T O S G

JHONSON tocó la puerta de Scott, llevando 20 fólderes de informes.

Son los “INFORMES FINANCIEROS” de cada planta del último bimestre.

Jhonson regresa nuevamente llevando

“INFORMES FINANCIEROS” y Scott

entra en shock.

Scott, se calmó y

decidió usar la

computadora, pero no sabía la contraseña.

Pidió ayuda a Jhonson por

teléfono.

Luego le instalaron los

programas requeridos

para ahorrarle la

carga laboral.

Scott decidió

llevar un curso de

capacitación.

Se sentía aturdido por no dominar el uso

de la computadora, pero tenía que

ser TOLERANTE.

De pronto vió una carta

que decía: “Apreciado

…”

El Sr. INFORMAN llamó al Sr.

SCOTT pero no lo ubicó y concertó

cita con una ASERTIVIDAD

admirable.

Un jueves se entrevistaron El INFORMAN y el

Sr. Scott dialogaron…

La información clave acerca de lo que usted hace

Las buenas y la malas noticias acerca de lo que usted hace

Las buenas y malas noticias acerca de lo que hace su personal

PENSAMIENTOS“ENCUENTRA LA VERDAD TÚ MISMO.”“EL CAMINO AL ÉXITO ESTÁ HECHO CON

BUENA INFORMACIÓN.”

7.- Los cuatro pasos simples

1ero: Conozca sus relaciones importantes : el empleador, jefe, proveedores y con los clientes.

2do: Defina las áreas de éxito: los individuos definen el éxito desde sus propios puntos de vista y desde la visón de sus clientes, proveedores, empleadores y jefes.

4to: Determine cómo encontrar el estado actual de cada factor critico de éxito: estudiar toda la información disponible.

3ero: Identifique los factores críticos de éxito para cada área de éxito: ¿ cómo sabrá la contraparte en la relación que he sido exitoso?

8.- El informe de enfoque

Niveles de Metas

•Meta Satisfactoria : Meta alcanzable

•Meta Minima: Divisoria entre los satisfactorio y lo inaceptable

•Meta Sobresaliente: Meta alcanzable pero retadora

“ Cómo utilizar información para lograr sus metas “

RESISTENCIA AL CAMBIO

Scott llamo a Tom Brown, (vicepresidente de producción ) quería compartir con él lo que había aprendido del informan (Administración en una página en su área)

No me quedaré observando,

pienso implementar UN CAMBIO

Administración en una página no debería ser prioridad en este momento, estamos suministrando nuevas herramientas a las plantas y sistematizando nuestros procesos de producción.

¿Cuáles son sus factores críticos de

éxito?

Tendría que mirar en nuestra base de datos del computador. No estaría todo en una pagina o en una pantalla sino como en doscientas páginas.

Scott: quiero que Ud. y su gente empiecen a producir informes de una página para ustedes. Brown, sintió que

seria una perdida de tiempo.Scott, se percato de la

reacción de Brown y su anuencia a hacer lo que se le estaba pidiendo.

Brown, ya estamos trabajando fuertemente y tratando de hacer lo mejor por la compañía.

Scott, el que usted este trabajando duro no quiere decir que lo este haciendo correctamente

ES MAS IMPORTANTE

ESTAR HACIENDO LO CORRECTO,

QUE HACER BIEN LAS COSAS

HACER LO CORRECTO

Scott, Su gente tendrá que esforzarse para extraer lo que es importante de lo que no lo es. Para cuando hayan terminado tendrán una lista de cosas “correctas ” en las que deben trabajar

Brown, se molesto.

Brown, reunió a sus subalternos y les conto la tarea encomendada. A ellos les agradaba sentirse involucrados.

Brown, se dio cuenta de cómo este ejercicio había enfocado la atención de todos sobre lo que consideraban importante.

Veía en los informes de enfoque de su gente factores críticos de éxito que no se le habían ocurrido antes, y se dio cuenta de que el estado de muchos de ellos era peor de lo que el creía.

LA EXPERIENCIA CAMBIO SU ACTITUD.

UNICIDAD DE FACTORES Hubo una reunión en la oficina del director ejecutivo estaban Scott, Brown e Infoman.Brown entrego un paquete de informes y el Infoman lo examino y le dijo : “Este es un informe muy interesante, sin embargo hay un par de cosas que necesito señalar acerca de el”

* ¿Por qué su informe tiene mas de una página?

Brown le respondió: Que no podía dejar fuera de mi informe ninguno de los factores críticos de éxito de mi equipo.

El infoman le dijo: Los factores críticos de éxito en el informe de cada persona deben ser únicos para esa persona.

Usted debería confiar en la gente a su cargo, que es competente y que puede hacerse cargo de todo.

El infoman al termino de la reunión le aconsejo a Brown: “Se que usted puede dar otro informe que ilustre el valor de su trabajo, en lugar de mirar los trabajos de sus subalternos”.

Brown le respondió: No se preocupe me pondré a trabajar de inmediato .

UN ENFOQUE MAS AGUDOBrown se puso a trabajar de inmediato y

comenzó a escribir sus aportes a la compañía:La producción permanente.La salud de la compañía en el futuro.El elaboración de inventarios.El control de desperdicios.La eficiencia global.

Brown recordó lo que le había dicho el Infoman: “Cuanto mas te involucres en el proyecto, mas verías el valor de lo que Scott quería que hicieras”

Tras dos semanas , el informe de Brown estaba listo, habiendo identificado dos áreas principales de éxito para si mismo:

Operaciones.Proyectos

PASO DOS SEMANAS Y LOS TRES HOMBRES SE REUNIERON NUEVAMENTE.Brown le entrego copias de su

informe a Scott y al Infoman; estos elogiaron los proyectos enumerados en el.

El Infoman le dijo a Brown una regla general: Las personas en los niveles superiores deben estar orientados hacia el futuro, mientras que los niveles inferiores deben ocuparse del presente.

Brown le pregunto al Infoman:Si mi informe de enfoque no repite los

factores de éxito de las personas que me reportan , como sabré como les esta yendo.

El infoman le respondió:Hay tres informes para realizar su trabajo(de

enfoque, de retroalimentación y de gerencia)

Le permite al gerente vigilar su progreso en el camino al éxito, para ver si se ha alcanzado un nivel de metas satisfactorias, en caso contrario ajustar las estrategias y los planes para conservar el rumbo.

2.- Informe de Realimentación:

Este informe permite medir la trayectoria del desempeño, considerando lo positivo como eficiencia total y lo negativo como la necesidad de verificar las estrategias implementadas y su creatividad.

Le permite al gerente conocer que esta sucediendo. El informe de enfoque y el de realimentación le permite conocer sobre sus propios factores críticos de éxito. Le permite conocer la información, identificando las positivas y los negativos, además, a las personas que se destaque.

Esto le permite al gerente ser más justo a la hora de entregar las recompensas ya que se dirige directamente al trabajador.

3.-Informe de Gerencia

Es necesario que las organizaciones posean un sistema de información (base de datos) que les permita mantener la evaluación de los informes de una pagina en cada una de las sucursales.        

La administración en una página permite:

• Tener claro cuales son los problemas que originan en una organización déficit de calidad de servicio, disminución en la producción, en las ventas y baja rentabilidad.

• Estar enfocado en lograr el éxito de la organización y el suyo como tal.

• Identificar los factores claves de la información que pueden ser relacionados con el éxito.

ANÁLISIS

• Un gerente busca tener éxito, esto se logra si se mantiene enfocado en lo verdaderos problemas a solucionar, evitando distracciones.

• Debe tratar de mantener la relacione dentro de la compañía para establecer un nivel de comunicación. Los gerentes de área de cada nivel de trabajo puedan saber de las otras personas.

• Para mantener un buen nivel de desempeño se sugiere crear un sistema de recompensas para mantener motivado al trabajador.

• En conclusión la administración en una página demuestra que no se necesitan grandes extensiones de información para lograr un equilibrio sino la información clave de lo que se quiere solo en una página.

• Para tener la información clave se han creado el desarrollo de factores claves para el éxito que ayudan para la consecución de las metas propuestas.

En la Empresa utilizada como ejemplo en la lectura los problemas relacionados con la baja productividad, la disminución de la rentabilidad, la caída en las ventas era producto de la no Planificación y de la ausencia de Comunicación, la Administración en una página les permitió identificar los verdaderos problemas y solucionarlos para ello fue necesario la participación de cada uno de los miembros de la Organización, todos recibieron instrucción sobre la Administración en una página y todos la implementaron llegando a constituirse como una de las Organizaciones más exitosa.

Resumen y aplicación

• Es importante la planificación teniendo en cuenta la realidad, visión, valores de la institución educativa

•Es necesario mantener buenas relaciones y una comunicación transparente. Para ello es necesario tener información precisa, oportuna y relevante en todas los niveles de la institución educativa.

•Las instituciones educativas deben establecer los factores de éxito o filtros ya que contribuye a priorizar las metas de la institución educativa.

•Todos los integrantes de la institución educativa deben conocer la importancia de la labor que desempeñan para contribuir en el éxito de la institución.

•Es importante crear un sistema de recompensas para el personal de la institución educativa.

•Candia Haro, Adriana

•Guardia Suárez, Yuner

•Haro, Mónica

•Meza Trejo, Christian

•Morales Anapán, Angélica

•Ortiz Huamani, Valentina

•Ortiz Ramírez, Jeanne

Lima, 17 de octubre de 2010

Integrantes: