administraciÓn de recursos materiales en salud instituto nacional de salud pÚblica escuela de...
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ADMINISTRACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES EN RECURSOS MATERIALES EN
SALUDSALUD
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PÚBLICAINSTITUTO NACIONAL DE SALUD PÚBLICA
ESCUELA DE SALUD PÚBLICA DE MÉXICoESCUELA DE SALUD PÚBLICA DE MÉXICo
Maestría en Salud PúblicaMaestría en Salud Pública
Mtra. Rosaura Atrisco Mtra. Rosaura Atrisco OlivosOlivos
OBJETIVOOBJETIVO
El objetivo de la administración de recursos materiales es abastecer, en cantidad y calidad, los recursos que el sistema productivo requiere, lo más pronto posible y con el menor costo.
Recursos Materiales
Recursos Materiales
Recursos Materiales
Sistema de materiales
Existe dentro de un proceso productivo donde aquel es un medio para un fin.
Existe para satisfacer a sus usuarios o clientes (no puede hacer rupturas o faltas en el proceso)
Si el sistema productivo (el modelo asistencial, los objetivos organizaciones, etc, está claramente definidos, solo se puede aceptar falta de materiales en situaciones excepcionales.
Recursos Materiales
Sistema de materiales
la utilización de los recursos son transparentes o visibilidad es una necesidad en México.
Se preocupa del uso futuro de los materiales que compra, almacena y distribuye. (Proceso integral)
MATERIALESEN SECTOR
SALUD
MEDICAMENTOS
PRODUCTOS ALIMENTICIOS
ACCESORIOS DE OFICINA
ACCESORIOS DE LIMPIEZA Y CONSERVACIÓN
MATERIALES QUIRÚRGICOS
MATERIALES RADIOLÓGICOS
REACTIVOS QUÍMICOS
VIDRIERÍA
• Productos que se pueden almacenar
• Consumo inmediato
Recursos Materiales
Recursos Materiales
¿En que medida falta material debido a la mala administración de materiales?
¿Por qué los sistemas medio y fin dentro del sector funcionan distorsionados?
Identificar las Causas y orientar las acciones
¿Por qué falta material?¿Por qué falta material?
EstructuralesEstructurales
IndividualesIndividuales
Organizacionales
Recursos Materiales
CAUSAS ESTRUCTURALESCAUSAS ESTRUCTURALES
•Falta de prioridad política para el Falta de prioridad política para el
sector sector (bajos niveles de inversión, corrupción, servicios de (bajos niveles de inversión, corrupción, servicios de
mala calidad)mala calidad) •Clientelismo políticoClientelismo político(malos directores, sin participación social) (malos directores, sin participación social)
Controles burocráticos Controles burocráticos (Control que no se da por el (Control que no se da por el
impacto de la acción, y sí sobre los instrumentos, orden impacto de la acción, y sí sobre los instrumentos, orden
económica, acciones) económica, acciones)
Centralización excesiva Centralización excesiva ((Razón principal, compras Razón principal, compras
centralizadas)centralizadas)
CAUSAS PARA LA FALTA DE MATERIALESCAUSAS PARA LA FALTA DE MATERIALES
Falta de formulación de objetivosFalta de formulación de objetivos Falta de dirección profesionalizadaFalta de dirección profesionalizada Falta de capacitaciónFalta de capacitación Falta de recursos financierosFalta de recursos financieros Falta de controlesFalta de controles CorrupciónCorrupción Falta de planeaciónFalta de planeación Ausencia de normas y procedimientosAusencia de normas y procedimientos
Recursos Materiales
CAUSAS ORGANIZACIONALESCAUSAS ORGANIZACIONALES
CAUSAS PARA LA FALTA DE MATERIALESCAUSAS PARA LA FALTA DE MATERIALES
Directores improvisadosDirectores improvisados
Funcionarios desmotivadosFuncionarios desmotivados
Recursos Materiales
CAUSAS INDIVIDUALESCAUSAS INDIVIDUALES
CAUSAS PARA LA FALTA DE MATERIALESCAUSAS PARA LA FALTA DE MATERIALES
Recursos Materiales
Los usuarios quieren sus artículos de consumo en Los usuarios quieren sus artículos de consumo en
la cantidad, en la calidad y en el momento la cantidad, en la calidad y en el momento
oportunooportuno
El área económico-financiera quiere pagar el El área económico-financiera quiere pagar el
menor precio al más largo plazo, con cantidades menor precio al más largo plazo, con cantidades
mínimas de existenciasmínimas de existencias
Los proveedores quieren vender el máximo al Los proveedores quieren vender el máximo al
mejor precio posible, con una responsabilidad mejor precio posible, con una responsabilidad
mínima con respecto a las condiciones de mínima con respecto a las condiciones de
utilización de los artículosutilización de los artículos
Funciones de la Administración de Funciones de la Administración de Recursos MaterialesRecursos Materiales
Recursos Materiales
Sistema de Recursos Materiales
Subsistema de materiales
Objetivos yMetas de la Organización
Proveedores
Directrices Administrativas
SUBSISTEMAS
NORMALIZACIÓN
CONTROL
ADQUISICIÓN
ALMACENAMIENTO
Recursos Materiales
¿Qué? (comprar, almacenar y distribuir)
Cuándo y cuánto?Función: gestión y valorización de existencia
Compra del producto, venta
Función: Compra y venta
Recepción, almacenamiento y distribución
NORMALIZACIÓN
SELECCIÓN
• Es el lazo entre el sistema de asistencia y sistema apoyo
• Fallas (catálogo de materiales) CODIFICACIÓN
CLASIFICACIÓN
ESPECIFICACIÓN
Grupo multidisciplinario y permanente
(Dialogo, tecnología, variación de la enfermedad, inclusión o exclusión)
Descripción del articulo, utilizando criterios objetivos aceptables y comprensibles
Justificación técnica
Criterios para el agrupamiento y codificación (Clasificación, estandarización, almacenamiento y alimentación del sistema
Lenguaje específico
Códigos numéricos o alfanuméricos
Recursos Materiales
Recursos Materiales
Definición de código de barrasEl Código de Barras es un arreglo en paralelo de barras y espacios que contiene información codificada en las barras y espacios del símbolo. Esta información puede ser leída por dispositivos ópticos, los cuales envían la información leída hacia una computadora como si la información se hubiera tecleado..
Recursos Materiales
AplicacionesLas aplicaciones del código de barras cubren prácticamente
cualquier tipo de actividad humana, tanto en industria, comercio, instituciones educativas, instituciones médicas,
gobierno, etc.
Control de material en proceso Control de inventario Control de tiempo y asistencia Punto de venta Control de calidad Control de inventario Embarques y recibos Control de documentos Facturación Bibliotecas Bancos de sangre Hospitales Control de acceso Control de tiempo y asistencia
1. Obtener apoyo técnico para el uso del catálogo
2. Crear un comité de estandarización de materiales y medicamentos.
Respeto técnico de sus pares;Capacidad de diálogo con los mismos
3. Obtener información con respecto a:
Morbilidad prevalente;Materiales en uso;Características demográficas de la demanda;Capacitación y tipo del área de salud en actividad, características del modelo de salud;Características del mercado proveedor;Catálogo de organizaciones semejantes;problemas de logística.
DIEZ PASOS PARA ELABORAR UN CATÁLOGO DE MATERIALES
4. Tomar decisiones referentes a:
Estructura de catálogoCriterios de selecciónEstructura de clasificación/codificación
5. Seleccionar los materiales
6. Incluir información sobre los niveles de uso, particularmente sobre los medicamentos
7. Revisar el catálogo
8. Difundirlo por medio de una campaña
9. Divulgar las normas de uso y actualización
10. Actualización constante
DIEZ PASOS PARA ELABORAR UN CATÁLOGO DE MATERIALES
CODIFICACIÓN
XX XX XXX X
GRUPO
SUBGRUPO
ARTÍCULO
DÍGITO DE CONTROL O VERIFICACIÓN
25 30 560 2
CONTROL
GESTIÓN DE EXISTENCIAS
VALORIZACIÓN DE EXISTENCIAS
Normas de contabilidad: Valorización y objetivos de la organización con relación a las existencias.Catálogos y las entradas y salidas
Función: Vista a la entrada y a la salida de los materialesLas políticas afectan el valor de entrada en existencia.Valor de adquisición
¿Cuánto comprar?Tres métodos de identificación de Necesidad
¿Cuándo comprar?
Cuándo y en que cantidad reponerlas
N
Aspectos vinculados:•Descuentos, seguros, gastos, impuestos; •costo de adquisición
VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS A LA ENTRADA
TiempoInflación monetaria
Valor de adquisición
PEPS: El primero en entrar es el primero en salir
VALORIZACIÓN DE LAS SALIDAS
UEPS. El último en entrar es el primero en salir
CMP: Costo Medio PonderadoDesventajas y desventajas
Evaluar las existencias, analizar los costos de producción, balances, implicaciones legales E
Valorización de existencias
Normas contables
Objetivos de la
organización con
relación a niveles de
existencia
Catálogos
Relación de entradas y
salidas
Entradas Salidas
•Clasificación ABC de valor
•Subsistema de
almacenamiento y
especificaciones de materiales
•Órdenes de pedido
•Indicadores de Gestión
•Relación de los materiales no
utilizados en un determinado
período
•Informe de existencias
GESTIÓN DE EXISTENCIAS
MÉTODOS PARA ESTIMAR LAS NECESIDADES DE MATERIALES
NECESIDADES DE ATENCIÓN A LA POBLACIÓNBasado en estudios epidemiológicos y tratamiento
POBLACIÓN ASISTIDA POR LOS SERVICIOS DE SALUD
CONSUMOS ANTERIORESMás barato y muy simple de utilizar. Sistema de inventarios
MÉTODOS PARA ESTIMAR LAS NECESIDADES DE MATERIALES
POBLACIÓN A RECIBIR
LOS SERVICIOS
(DATOS
DEMOGRÁFICOS)
METAS DE LOS SERVICIOS DE
SALUD
PERFIL EPIDEMIOLÓGICO DE LA DEMANDA SERVICIOS A SER
CUBIERTOS
ESTIMADOS CON BASE EN LOS
SERVICIOS PROGRAMAS DE
SALUD NORMALIZACIÓN
ESTIMADOS DE LA
NECESIDADES FUTURAS DE MATERIALES
DEMANDA DE SALUD
SERVICIOS EXISTENTES Y
DATOS DE CONSUMO REAL ACTUALIZADOS
ESTIMADOS BASADOS EN EL
CONSUMO PROYECCIONES
SOBRE LOS ACTUALES
NECESIDAD DE SALUD
ESTUDIOS EPIDEMIOLÓGI-
COS POBLACIÓN A SER CUBIERTA
• ANÁLISIS DE RIESGO
ESTIMACIÓN DE LA POBLACIÓN
PRODUCCIÓN DE SALUD
NORMALIZACIÓN DE
TRATAMIENTO
ANÁLISIS DEL VALOR ABCANÁLISIS DEL VALOR ABC
Es una media aritmética, comúnmente utilizado a partir de períodos de seis meses.
Moviéndose la media a medida que transcurre el tiempo.
Consumo del séptimo meses:
promedio de los consumos del primero al sexto mes
Consumo del octavo meses:
promedio de los consumos del segundo al séptimo mes
La compra debe ser solicitada cuando se alcanza un nivel de existencias donde la cantidad residual es suficiente para que resista el período que va de la solicitación hasta la llegada de los recursos materiales
GESTIÓN DE EXISTENCIASGESTIÓN DE EXISTENCIAS
Renovación de existencias
Período de Abastecimiento (PA)
Nivel de Reemplazo (NR)
Existencias de Reserva (ER)
• Porcentaje de funcionarios de compras y suministros: a los máximo 2% del número total del hospital.
• Número de compras/comprador: alrededor de 200 compras/comprador /mes
• Costo para efectuar un pedido de compra• Nivel de servicio• Tiempo medio de abastecimiento• Giro de existencias
GESTIÓN DE EXISTENCIASGESTIÓN DE EXISTENCIAS
Indicadores de gestión
G= consumo en el periodo existencias medias en el P
ADQUISICIÓN/COMPRA
ADQUISICIÓN DEMATERIALES
VENTA DE MATERIALESCOMPRAS
La compra: Es procurar atender las necesidades de materiales dentro de lasCalificaciones y plazos exigidos por el proceso productivo, seleccionando proveedores capaces y que ofrezcan a la organización los mejores precios y condiciones de pago posible, dentro de los plazos y especificaciones exigidas
LicitaciónTrámite de compra (métodos)ProveedorCorrupción versus negociación
LICITACIÓN
Antecedente: Renacimiento Italiano. Pregón o Vela
Procedimiento para escoger la mejor propuesta según su conveniencia. Al mismo tiempo relaciona esta selección con lo que fue previamente publicado como de interés de la administración, garantizando a un más a los interesados la participación en igualdad de condiciones y limitando la capacidad de arbitrio del procurador o agente de la administración en la realización de la selección.
• Publicidad de los actosConocimiento de los proveedores
PRINCIPIOS DE LA
LICITACIÓN
• Procedimiento formalFases y pasos de la licitación
• Reserva en la presentación de las propuestasConocimiento de los proveedores
• Igualdad entre los licitantesCondiciones especiales, privilegios
• Vinculación al edictoOptar por lo que no fue seleccionado
• Juicio ObjetivoCon base en criterios, calidad, precio, rendimiento, entrega, pago
• Adjudicación compulsiva al ganadorAl ganador le será ofrecida la provisión.
TRÁMITE DE LAS COMPRAS
LEGISLACIÓN
• LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
• LEY DE PRESUPUESTO CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO
FEDERAL
• LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES
• LEY DE ADQUISICIONES Y OBRAS PÚBLICAS
MERCADO PROVEEDOR
• BANCO DE DATOS DE PROVEEDORES
TRÁMITE DE LAS COMPRAS
ORDENES DE ENCOMIENDA Y REQUISICIONES ESPECÍFICAS
INFORME DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MATERIALES
• CONTROL DE INVENTARIOS
CATÁLOGO DE ESPECIFICACIONES
EMPRESAS SEMEJANTES
• ¿ Cómo están comprando otros sistemas de salud o otros hospitales?, ¿De quién?, ¿Por cuánto? y ¿En que condiciones?
MÉTODOS PARA REALIZAR LAS COMPRAS
LICITACIÓN CERRADA
ADQUISICIÓN SIN LICITACIÓN
• Proveedor único
LICITACIÓN ABIERTA• Aceptación de todos los proveedores, cumpliendo con los
prerrequisitos• Mayor plazo de divulgación• Análisis cuidadoso de los proveedores y propuestas• Trabajo excesivo para el área de compras
• Proveedores invitados• Menor plazo de divulgación
EL EDICTO
Introducción
•El órgano, que explica fundamentalmente el objeto, la especificación, como se ha descrito y otros parámetros: estipulaciones para participar en la licitaciones; plazos y condiciones de recibimiento del objeto y el pago, criterios de selección, recurso admisibles y otros
Instrumento para que la administración divulgue la existencia y las condiciones para licitar
“Ley interna del licitación”Cuando es publicado podrán existir recursos en contra de sus estipulaciones lo cuales serán juzgados por las autoridad responsable pudiendo ser rechazado total o parcialmente y hasta ser anulado.
http://www.morelos.compranet.gob.mx:8009/pls/webedos/principal_edos.inicio?clave=46
LEY SOBRE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACION DE SERVICIOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE MORELOS.
FECHA DE APROBACION 1989/06/15
FECHA DE PROMULGACION 1989/09/29
FECHA DE PUBLICACION 1989/10/04
VIGENCIA 1989/10/05
EXPIDIO XLIV LEGISLATURA.
PERIODICO OFICIAL 3451 SECCION SEGUNDA
Corrupción versus negociaciónCorrupción versus negociación
Negociar: establecer una relación entre dos partes con Negociar: establecer una relación entre dos partes con interés convergentes interés convergentes
El propio tramite de compra debe tomar en cuenta que El propio tramite de compra debe tomar en cuenta que vender a precios exagerados daña al cliente, de la vender a precios exagerados daña al cliente, de la misma manera que comprar por precios irrisorios dentro misma manera que comprar por precios irrisorios dentro de un situación de mercado competitivo daña al de un situación de mercado competitivo daña al proveedorproveedor
Si el beneficiado es el comprador a esto se llama Si el beneficiado es el comprador a esto se llama corrupcióncorrupción
Si el beneficio redunda a favor de la organización a esto Si el beneficio redunda a favor de la organización a esto se llama negociación propiamente dichase llama negociación propiamente dicha
Fase de negociaciónFase de negociaciónFase I: En el momento en que alguien decide la cantidad a ser Fase I: En el momento en que alguien decide la cantidad a ser
comprada. Los criterios de cuando y cuanto deben ser observado y comprada. Los criterios de cuando y cuanto deben ser observado y
registradosregistrados
Fase II: Es el momento en que alguien decide de quien comprar o a Fase II: Es el momento en que alguien decide de quien comprar o a
veces que comprar cuando se trata de distintos productos pero que veces que comprar cuando se trata de distintos productos pero que
produce una acción similarproduce una acción similar
Fase III: Decidir de quien comprar no es suficiente para comprar. Fase III: Decidir de quien comprar no es suficiente para comprar.
Debido a la realidad económica de la empresas, no siempre hay Debido a la realidad económica de la empresas, no siempre hay
recurso para comprar lo que se decidiórecurso para comprar lo que se decidió
Fase IV: Nuevamente, siempre que hubiera cambios en el orden “el Fase IV: Nuevamente, siempre que hubiera cambios en el orden “el
primer producto recibido es el primero a ser pagados”primer producto recibido es el primero a ser pagados”
Fase V: Recepción. Aquí existente dos posibilidades: se recibe un Fase V: Recepción. Aquí existente dos posibilidades: se recibe un
producto de calidad inferior y/o en cantidades menores producto de calidad inferior y/o en cantidades menores
ALMACENAMIENTO
Entradas y salidas.Identificación de los artículos con vista a su:
Recepción
Distribución
Procedimiento de control físico.Entrega de materiales por el proveedor
Punto criticoUsuario y administración de materiales (desconfianza)
Almacenamiento
Artículos que se mantienen en constante en existenciaCaracterísticas del almacén
Función de control de calidad y recepción:Función de control de calidad y recepción:La recepción involucra solo procedimiento de control La recepción involucra solo procedimiento de control físico donde los elementos constates en la boleta de físico donde los elementos constates en la boleta de entrega del material por el proveedor son entrega del material por el proveedor son comparados con aquellos registrados en el comparados con aquellos registrados en el compromisocompromiso
Es importante que en la bodega se disponga de Es importante que en la bodega se disponga de instalaciones adecuadas para realizar la recepción instalaciones adecuadas para realizar la recepción tales como: plataformas de descarga cubiertas, área tales como: plataformas de descarga cubiertas, área para la recepción y control espacio para el material ya para la recepción y control espacio para el material ya almacenado balanza área para el material rechazado.almacenado balanza área para el material rechazado.
ALMACENAMIENTO
Función de almacenamiento y movimiento internos.Función de almacenamiento y movimiento internos.Atributos de los artículos que se mantienen constantemente en Atributos de los artículos que se mantienen constantemente en existenciasexistencias
Ausencia de humedad de calo o fríos excesivoAusencia de humedad de calo o fríos excesivoProtección contra roedor, pájarosProtección contra roedor, pájarosLuz solar directaLuz solar directaProtección contra incendiosProtección contra incendiosBuena circulación de airesBuena circulación de airesBuen área de recepciónBuen área de recepciónBuen circulación entre los instrumentos de almacenamiento y Buen circulación entre los instrumentos de almacenamiento y ambiente de oficinas de trabajoambiente de oficinas de trabajo
Para planificar una bodega se debe tomar Para planificar una bodega se debe tomar en cuenta:en cuenta:
Se función en la rede distribuciónSe función en la rede distribución
La cantidad de artículos que se va a La cantidad de artículos que se va a almacén y por que periodoalmacén y por que periodo
Las características de los artículosLas características de los artículos
CRITERIOS DE ALMACENAMIENTO
Rotación de artículos de alta demandaVolumen y peso de los artículosOrdenes de ingresoSimilitudValor del materialCarga utilitaria
Función de distribuciónFunción de distribución
Uno de los puntos mas críticos del Uno de los puntos mas críticos del procesos de administración de materiales.procesos de administración de materiales.
La mayoría de la veces generada por la La mayoría de la veces generada por la insuficiencia de existencias.insuficiencia de existencias.
Desconfianza entre el usuario y la Desconfianza entre el usuario y la administración de materiales se establece administración de materiales se establece un proceso de sabotaje mutuo donde la un proceso de sabotaje mutuo donde la organización sufre como un todo ya que organización sufre como un todo ya que se pide cada vez mas en menor tiempose pide cada vez mas en menor tiempo
DISTRIBUCIÓN
Registro de usuarios
Registro consumo
Sistema de distribución en período estimado
Sistema de auditoria sistematizada de existencias de
los usuarios
Sistema de atención a los usuarios
Sistema de complementación de la previsión
Sistema de unidades móviles
Sistema de orden de producción
ENTORNO DE LA ADMINISTRACIÓN DE ENTORNO DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES EN LOS SERVICIOS DE SALUDMATERIALES EN LOS SERVICIOS DE SALUD
E L A D M I N I S T R A D O RE L A D M I N I S T R A D O R
Requiere: Conocimiento profundo de los índices históricos de utilización de materiales y proyección de índices futuros. Conocimientos de precios unitarios, almacenamiento y mantenimiento de inventarios; así como costos de materiales en tiempo de escasez. Tiempos de despacho de nuevos pedidos. Pérdidas de ventas. Cuando un servicio es a plazos o no se provee. Tiempos de entrega de pedidos.
ENTORNO DE LA ADMINISTRACIÓN DE ENTORNO DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES EN LOS SERVICIOS DE SALUDMATERIALES EN LOS SERVICIOS DE SALUD
La optimización entre costos y niveles de servicio requiere de técnicas de análisis para desarrollar reglas de decisión y para comprobarlas.
Es esencial contar con infraestructura administrativa para mantener y guardar todos los sistemas bajo control.
Los inventarios son área importante dentro de la infraestructura administrativa, incluidos en reportes financieros, balance general, estados de perdidas y ganancias.
ENTORNO DE LA ADMINISTRACIÓN DE ENTORNO DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES EN LOS SERVICIOS DE SALUDMATERIALES EN LOS SERVICIOS DE SALUD
Almacenamiento de material
Formal Informal
Se tienen un control de los productos.
El tiempo de entrega es de uno a dos días.
Muy a menudo excede el nivel de inventario de un almacén central por un factor de tres o mas.No lleva un control.
Interrelaciones tradicionales de la administración de materiales
deposito almacenamiento
distribución control de inventarios
compras recibo o inspección
proveedor de saludoperaciones de servicios de salud
banco de datos del inventariopolíticas financieras de la institución
ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES OTRAS FUNCIONES INSTITUCIONALES
Funciones principales de un sistema de administración de materiales
vendedorOperaciones de servicios
Proveedor de salud
• recibo e inspección• depósito• almacenamiento• distribución de la institución
Ordenes de reposición
Controlde inventarios
compras
Ordenes enviadas
a los vendedores
Sistema de administración de materiales
DESCENTRALIZADA:
Cada sub unidad de la organización gestiona sus propios pedidos, compras y almacenamiento
VENTAJASVENTAJAS DESVENTAJASDESVENTAJASRapidezRapidezEvita perdidas por almacenamiento Evita perdidas por almacenamiento Mayor satisfacción del proveedor de Mayor satisfacción del proveedor de saludsalud
Falta de controlFalta de controlMayor costoMayor costoConflicto de objetivosConflicto de objetivos
CENTRALIZADA
Los pedidos de todos los niveles de la organización son responsabilidad de un departamento central.
VENTAJASVENTAJAS DESVENTAJASDESVENTAJAS
Menor costoMenor costoSistema profesional Sistema profesional Estandarización de productosEstandarización de productosMejor control de inventariosMejor control de inventariosPermite a los proveedores mayor Permite a los proveedores mayor libertad de tiempo para sus funciones.libertad de tiempo para sus funciones.
Requiere personal experimentadoRequiere personal experimentadoEntrenamiento periódico del Entrenamiento periódico del personal encargado.personal encargado.Lentitud en las entregasLentitud en las entregasMayor trámiteMayor trámiteInsatisfacción de los proveedores de Insatisfacción de los proveedores de saludsalud
Estructuras organizacionalesEstructuras organizacionales
Organización jerárquicaOrganización jerárquica
Cada persona tiene únicamente un jefeCada persona tiene únicamente un jefe Cada grupo sabe quien reporta a quienCada grupo sabe quien reporta a quien No hay traslapes de autoridadNo hay traslapes de autoridad Igualdad de responsabilidades en personal del Igualdad de responsabilidades en personal del
mismo nivelmismo nivel Hay control verticalHay control vertical Hay flujo de trabajo horizontalHay flujo de trabajo horizontal Línea jerárquica verticalLínea jerárquica vertical
Organización tipo MatricialOrganización tipo Matricial
Permite tener ventajas de la organización Permite tener ventajas de la organización centralizada y descentralizadacentralizada y descentralizada
Es flexibleEs flexible Hay mayor oportunidad de crecimientoHay mayor oportunidad de crecimiento Promueve el trabajo en equipoPromueve el trabajo en equipo Promueve conciencia de responsabilidad en los Promueve conciencia de responsabilidad en los
administradores referente al trabajo de los administradores referente al trabajo de los demásdemás
Promueve decisiones mas acertadasPromueve decisiones mas acertadas
MANTENIMIENTO DEL RECURSO FISICOMANTENIMIENTO DEL RECURSO FISICO EN SALUD EN SALUD
PAPEL DEL MANTENIMIENTOPAPEL DEL MANTENIMIENTODE EQUIPOS DE SALUDDE EQUIPOS DE SALUD
Asegurar la correcta operación e incrementar la Asegurar la correcta operación e incrementar la confiabilidad de los sistemas básicos de ingeniería, confiabilidad de los sistemas básicos de ingeniería, instalaciones y equipos del hospital a través de la instalaciones y equipos del hospital a través de la realización de actividades de organización, dirección, realización de actividades de organización, dirección, planeación, ejecución y control.planeación, ejecución y control.Aplicar políticas, métodos y técnicas de conservación, Aplicar políticas, métodos y técnicas de conservación, con miras a lograr una disminución en la incidencia de con miras a lograr una disminución en la incidencia de fallas imprevistas, así como incrementar la fallas imprevistas, así como incrementar la productividad, confiabilidad, seguridad, eficiencia y productividad, confiabilidad, seguridad, eficiencia y eficacia del recurso físico, garantizando las óptimas eficacia del recurso físico, garantizando las óptimas condiciones de bienestar para el paciente.condiciones de bienestar para el paciente.
1. Protección de la vida y la garantía de seguridad del paciente.
2. La economía, debido a los crecientes costos de la atención hospitalaria, es primordial la aplicación de medidas para disminuirlos.
3. Los aspectos relacionados con el impacto de un buen programa de mantenimiento sobre “las relaciones públicas”.
Razones para implementar un buen plan de mantenimiento
Un hospital debe mantenerse listo, en Un hospital debe mantenerse listo, en todo momento y debe funcionar dentro todo momento y debe funcionar dentro
de los más estrictos parámetros de de los más estrictos parámetros de calidad y eficiencia.calidad y eficiencia.
Características de un hospital:
SISTEMA DE MANTENIMIENTOSISTEMA DE MANTENIMIENTO
Un sistema de mantenimiento hospitalario contempla todas las medidas que son necesarias para conservar la obra civil, instalaciones y equipos de un establecimiento de salud en condiciones aceptables de funcionamiento, o de repararlos en caso necesario para garantizar su correcta operación.
PLAN DE MANTENIMIENTO
Características
Personal Informado de sus beneficios.
Simple y claro.
Satisfacer necesidades y requirimientos tecnológicos.
PLAN DE MANTENIMIENTO
Evaluación del universo. Criterios de ingeniería, sobre cómo, con quién y
cuándo realizar cada tarea o procedimiento. Descripción de las áreas a inspeccionar
(temperatura, presiones y otras lecturas específicas).
Instrucciones detalladas y precisas sobre los procedimientos técnicos.
Selección y capacitación del personal técnico. Sistema de manejo y procesamiento de la
información. Sistema de supervisión, control y evaluación de
los procedimientos, normas y directrices técnico- administrativas.
Criterios
PLAN DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO: Fallas e interrupciones en la operación de la obra civil, instalaciones y equipos en sus 4 tareas (Limpieza, inspección, lubricación y ajuste)
CORRECTIVO: Reparaciones de emergencia, que se efectúan para evitar que la infraestructura física sea inoperable o recuperar las condiciones
REPARACIONES, REFORMAS O AMPLIACIONES: Remodelaciones o ampliación de la planta física, actualización de las instalaciones y equipos.
Criterios para establecer un programa de Criterios para establecer un programa de mantenimiento y conservaciónmantenimiento y conservación
Dirección del Hospital
Administrador
Grupo de Mantenimiento
Programa de Mantenimiento
Plan de acción
Niv
el
Dir
ecti
voN
ivel
Op
erat
ivo
Evaluación Información
Cobertura Metodología
PolíticasProcedimientos
Selección y capacitación Ejecución
Supervisión control
evaluación
Retroalimen-tación
Niv
el
ejec
uti
vo
Funciones del servicio de Funciones del servicio de mantenimiento.mantenimiento.
Reglamentos, normas y Reglamentos, normas y procedimientos.procedimientos.
Principios de organización.Principios de organización.
Principios de organización y Principios de organización y administración del mantenimiento.administración del mantenimiento.
Planificación
Evaluación Programación
EjecuciónInformación
• Clasificación del equipamiento.• Adquisición de nuevos equipos.• Sistemas de mantenimiento y conservación.• Recursos para administración del servicio.
• Estado de la infraestructura
física.• Reemplazo de instalaciones
y equipo.• Costos de operación y
mantenimiento.• Productividad del servicio.
• Inventario técnico de instalaciones y equipo.• Utilización y disponibilidad.• Consumo en general.• Informe de operación de las dependencias del
servicio de mantenimiento.
• Operación de los servicios básicos,
talleres y equipos.• Supervisión de trabajos y contratos.• Técnicas de mantenimiento preventivo.• Tramitación ágil de materiales y
repuestos necesarios para el quehacer
del servicio de Mantenimiento.
• Normas para la contratación y
ejecución del mantenimiento.• Programas de:
- mantenimiento preventivo.
- Reparaciones.
- Rehabilitación.
MANTENIMIENTO DEFICIENTE OPERACIÓN DEFICIENTE
INFRAESTRUCTURA FÍSICADEL HOSPITAL
REDUCCIÓN DELRENDIMIENTO
REDUCCIÓN DELA VIDA ÚTIL
EFECTOS NEGATIVOS SOBREOTROS EQUIPOS O SERVICIOS
NO HAY GARANTÍA DE CALIDADNI DE SEGURIDAD
AUMENTA ELCOSTO DE OPERACIÒN
MENOR CAPACIDADDE SERVICIO
DURANTE SU OPERACIÒN
AUMENTA EL COSTODE REPOSICIÓN
MENOR TIEMPO DESERVICIO AL
PACIENTE
Efecto deficiente sobre la vida útil y capacidad operativa de la
Infraestructura física.
Debilidad e incapacidad institucional para Debilidad e incapacidad institucional para cumplir con las acciones básicas de cumplir con las acciones básicas de conservación y mantenimiento de la conservación y mantenimiento de la
infraestructura física en salud.infraestructura física en salud.
Recursos humanos.Recursos humanos.
Recursos económicos y financieros.Recursos económicos y financieros.
Recursos tecnológicos. Recursos tecnológicos.
SISTEMA DE MANTENIMIENTOSISTEMA DE MANTENIMIENTO
El servicio de mantenimiento no es un “Generador de ingresos” pero un buen
mantenimiento técnico-administrativo puede justificar plenamente su existencia por las
economías que genera y por la garantía de contribuir a proporcionar una adecuada
atención al paciente.
OBJETIVOS DEL SERVICIO DE OBJETIVOS DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO.MANTENIMIENTO.
Objetivos Generales:
1. Proporcionar los servicios básicos y especiales en todas las áreas. 2. Planificar y programar la mejor utilización de los recursos tecnológicos. 3. Mantener el equipamiento médico-hospitalario en las mejores condiciones de operación, funcionalidad y seguridad. 4. Establecer la organización, reglamentos, normas y procedimientos necesarios.
Objetivos específicos:
1. Planificar, programar y aplicar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo requeridos.2. Realizar y mantener un “inventario técnico” actualizado.3. Establecer la organización, métodos y procedimientos que sean necesarios para mantener en optimas condiciones de operación.4. Prolongar la vida útil de la obra civil, instalaciones y equipo.5. Suministrar información escrita al personal responsable de la operación de las instalaciones y equipo.6. Establecer los mecanismos necesarios para obtener el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
OBJETIVOS DEL SERVICIO DE OBJETIVOS DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO (2).MANTENIMIENTO (2).
ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES EN EL ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES EN EL MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN:MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN:
Determinar la importancia relativa de los trabajos de mantenimiento.
Dar margen a la administración del hospital para solicitar la adecuación de recursos adicionales necesarios para satisfacer la totalidad de los requerimientos en mantenimiento.
Evitar la posibilidad de cometer errores significativos al invertir en exceso los recursos disponibles en la solución de problemas de menor importancia.
ESTRUCTURA ORGANICA DEL SERVICIO DE ESTRUCTURA ORGANICA DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO.MANTENIMIENTO.
Programación.
Ejecución de planes y programas.
Coordinación interinstitucional.
Control y supervisión.
Organización técnico-administrativa.
ADMINISTRACION DE RECURSOS DE ADMINISTRACION DE RECURSOS DE MANTENIMIENTOMANTENIMIENTO
Dentro de recursos económicos, financieros Dentro de recursos económicos, financieros y materiales manejados por el servicio se y materiales manejados por el servicio se cuentan:cuentan:
Presupuesto anual de gastosPresupuesto anual de gastos Fondo para caja menorFondo para caja menor Contrato para trabajo de mantenimientoContrato para trabajo de mantenimiento Herramientas y equiposHerramientas y equipos
Presupuesto anualPresupuesto anual
Para el servicio contar PA orientar y Para el servicio contar PA orientar y canalizar la utilización de los recursos canalizar la utilización de los recursos económicos, con algunas ventajas: económicos, con algunas ventajas:
Identificación de las necesidadesIdentificación de las necesidades Valoración de capacidad de servicio para Valoración de capacidad de servicio para
ejecutar trabajos.ejecutar trabajos. Establecimiento control de gastosEstablecimiento control de gastos
Taller de Recursos Materiales
Identificar los procesos de abastecimiento de los insumos materiales básicos para los servicios de salud y para la modernización y conservación de equipos y la planta física.
Objetivo