ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

UNIDAD II. FASE DE INICIO DE PROYECTOS Y LA INTEGRACIÓN

Aplicar los conceptos básicos de estudio de factibilidad,

planeación estratégica y de administración de proyectos

para elaborar la carta del proyecto. Identificar la

estructura básica de un plan de proyecto.

TEMAS

• Origen del proyecto.

• Propósitos del proceso de iniciación

• Planeación estratégica: definición, justificación, alcances y limitaciones,

misión y visión, políticas, objetivos y metas, estrategias.

• Estudio de factibilidad.

• Desarrollo de acta de constitución y enunciado del alcance del proyecto.

• Desarrollo del Plan del proyecto: importancia, documentos que lo integran.

• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.

• Control de cambios

• Cerrar proyecto.

2.1 ORIGEN DEL PROYECTOSurge para satisfacer una necesidad, remover obstáculos que impiden la satisfacción de esa necesidad, desarrollar una capacidad, resolver problemas dentro de un contexto, introducir un proceso de cambio, aprovechar una oportunidad o una ventaja, evadir o superar una debilidad o una amenaza.

Desde el punto de vista de sus propósitos y de sus relaciones con el entorno los proyectos pueden tener diferentes orientaciones:

• Mantener un estado de cosas que se considera satisfactorio. • Adaptar una institución, actividad o servicio a un ambiente que ha cambiado. • Incrementar el conocimiento de una realidad (Investigación) • Aplicar los conocimientos de la ciencia para la construcción de instrumentos o

procedimientos que permitan mejorar una realidad (Tecnología) • Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de cambio.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La Visión

La visión es una declaración que

indica hacia dónde se dirige la

empresa en el largo plazo, o qué

es aquello en lo que pretende

convertirse.

La visión responde a la

pregunta: “¿qué queremos ser?”

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La misión Es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa.

La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.

BIMBO”

MISIÓN: ES SER SIMPLEMENTE COMPLACER TODOS LOS DÍAS A LA GENTE.

VISIÓN: PRETENDEMOS EN TODO MOMENTO SER UNA EMPRESA MODERNA E

INNOVADORA CON EQUIPO PROFESIONAL ALTAMENTE CALIFICADO

“COOPEL”

MISIÓN: OFRECER SOLUCIONES INTEGRALES AL PROBLEMA DE OPERACIÓN Y DISEÑOS

ARQUITECTÓNICOS EN EDIFICIO, MEDIANTE SISTEMAS DE ALTA TECNOLOGÍA, ASEGURADO

A NUESTROS CLIENTES MENORES COSTOS DE OPERACIÓN SEGURIDAD EN SUS BIENES Y

EN SUS PERSONAS

VISIÓN: CONTRIBUIR A MEJORAR EL COMO Y DONDE VIVIMOS, OFRECIENDO PROYECTOS Y

SERVICIOS DE ALTA CALIDAD, CON ÉTICA, HONESTIDAD Y PROFESIONALISMO.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICAREALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICAREALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO

AMBIENTE EXTERNO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICAREALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO

AMBIENTE INTERNO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICAREALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO

ANÁLISIS FODA O DAFO

Es una herramienta para ponderar las capacidades y deficiencias de los recursos de una empresa, sus oportunidades y las amenazas a su bienestar futuro.

Herramienta o técnica que se utiliza por las empresas la cual facilita su evaluación situacional y determina los factores que influyen y exigen desde el exterior hacia esta

F O

D

A

M A

T R

I

Z F O

D

A

PLANEACIÓN ESTRATÉGICAESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS

Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas.

Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno

PLANEACIÓN ESTRATÉGICACARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS

Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

DISEÑO, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE ESTRATEGIAS

1. Evaluar el análisis externo e interno, la misión y los valores, los objetivos, las estrategias que se hayan utilizado anteriormente y hayan tenido o no buenos resultados.

2. diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior.

3. Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una y se seleccionan las estrategias a utilizar

PLANEACIÓN ESTRATÉGICACARACTERÍSTICAS DE LAS ESTRATEGIAS

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Consiste en descubrir cuáles son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos.

se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:

Operativo.

Técnico.

Económico.

FACTIBILIDAD OPERATIVASe refiere a todos aquellos

recursos donde interviene algún

tipo de actividad (Procesos),

depende de los recursos

humanos que participen durante

la operación del proyecto.

Durante esta etapa se

identifican todas aquellas

actividades que son necesarias

para lograr el objetivo y se

evalúa y determina todo lo

necesario para llevarla a cabo.

FACTIBILIDAD TÉCNICA

Se refiere a los recursos necesarios como

herramientas, conocimientos,

habilidades, experiencia, etc., que son

necesarios para efectuar las actividades

o procesos que requiere el proyecto.

Generalmente nos referimos a elementos

tangibles ( medibles ). El proyecto debe

considerar si los recursos técnicos

actuales son suficientes o deben

complementarse.

FACTIBILIDAD ECONÓMICA

Se refiere a los recursos

económicos y financieros

necesarios para desarrollar o

llevar a cabo las actividades o

procesos y/o para obtener los

recursos básicos que deben

considerarse son el costo del

tiempo, el costo de la realización

y el costo de adquirir nuevos

recursos. 

ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN

Interacción de las actividades entre las fases

identificar, definir, combinar, unificar y coordinar, da coherencia a todos los procesos y actividades de dirección del proyecto.

DesarrolloActa de

Constitución

Formalmente autoriza al proyecto o fase

DesarrolloEnunciado

AlcancePreliminar

Proporciona una descripción del alcance

La Integración en la fase de Inicio

PASO 1

Desarrolloplan de gestión

delproyecto

Definir, preparar, integrar y

coordinar todos los planes

subsidiarios

Dirigir y gestionarejecución

del proyecto

Supervisar ycontrolar

trabajo delproyecto

Ejecutar el trabajo definido en el plan

de gestión

Supervisar y controlar

procesos para lograr objetivos de rendimiento

Controlintegrado de

cambios

Revisar solicitudes, aprobar y controlar

cambios al proyecto

Integración en la fase de Planificación, Ejecución y Control

PASO 3PASO 2 PASO 4

Cerrar proyecto

Finalizar actividades de

gestión de proyectos y cerrar

proyecto o fase.

Integración en la fase de Cierre

PASO 5

PASO 1.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

El Acta es el documento que formaliza el proyecto, describe los productos o servicios que serán provistos por el proyecto..

Se define el alcance, los objetivos y los participantes del proyecto. Da una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados y define la autoridad del Project Manager. Sirve como referencia de autoridad para el futuro del proyecto.

1. Plan estratégico de la empresa2. Necesidades de la empresa3. Propósito del Proyecto4. Descripción del Proyecto5. Alcance6. Objetivos7. Requerimientos del Proyecto8. Entregables9. Costos10.Recursos

PASO 1.

Enunciado del alcance del Proyecto

El enunciado de alcance preliminar es la definición del proyecto, lo que se

necesita realizar.

Este proceso aborda y documenta las características y límites del proyecto, y

sus productos y servicios asociados, así como los métodos de aceptación y

control de alcance.

PASO 2.

Plan de Gestión del Proyecto

El Plan de Gestión del Proyecto es un documento que define como se ejecuta y

controla el proyecto. El Plan de Gestión del Proyecto incluye: 

Gestión del Alcance

Gestión del Cronograma

Gestión de Costes

Gestión de la Calidad

Gestión de Recursos

Gestión de Compras

Gestión de Riesgos

Gestión de Comunicaciones

PASO 3.

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

En este subproceso el administrador de proyecto y su equipo ejecutan acciones tales como:

Actividades para lograr objetivos del proyecto.

Gastar esfuerzo y fondos para lograr objetivos.

Reclutar, entrenar, y gestionar a los miembros del equipo asignados al proyecto.

Obtener cotizaciones, propuestas, ofertas, etc.

Seleccionar proveedores.

Implantar estándares y métodos planeados.

Crear, controlar, verificar, y validar entregables.

Gestionar riesgos, e implantar respuestas.

Gestionar proveedores.

Adaptar cambios aprobados al alcance, planes, y ambiente

PASO 4.

Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto

Acciones correctivas recomendadas.

Acciones preventivas recomendadas.

Pronósticos.

Reparaciones de defectos recomendadas.

Cambios solicitados.

En este proceso se ejecuta para supervisar los procesos asociados con iniciar, planificar, ejecutar, y cerrar el proyecto y se toman acciones correctivas o preventivas.

PASO 4.

Control Integrado de Cambios

Incluye.

Identificar que se necesita o ha ocurrido un cambio.Influenciar los factores que evaden el control integrado de

cambios y asegurar que solo se implanten los cambios aprobados.

Revisar y aprobar las solicitudes de cambio.Gestionar los cambios aprobados cuando ocurran.Mantener la integridad de la línea base.

PASO 5. Cerrar el Proyecto

Finaliza todas las actividades de todos los grupos de procesos para cerrar formalmente el proyecto o fase.

Procedimiento de cierre administrativo.

Producto, servicio, o resultado final.

Activos de los procesos organizacionales.