administración de proyectos
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Administración de Proyectos
UTNACuatrimestre Enero – Abril 2011
Introducción a la A.P.
¿Qué es un proyecto?O Todos los días participamos en uno o mas
proyectos.O Sencillos: Organizar fiestas o planear
viajeO Complejos: Desarrollar un sistema,
introducir un producto al mercado o construir un edificio.
O Personales: Proyecto de vida o proyecto de desarrollo profesional.
O Toda nuestra vida ha sido, es y será un proyecto.
¿Qué es un proyecto?O Se define entonces como un conjunto de
esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio único.O Temporal: Porque siempre tendrá un
comienzo y un fin determinado, un tiempo delimitado, una duración cuantificable
O Único: Existen muchas circunstancias y factores que hacen que las condiciones del proyecto sean irrepetibles (Clima, mano de obra, presupuesto, etc.)
El éxito en un proyectoO Se refiere a cumplir los objetivos de
tiempo, costo y calidad, a satisfacción del cliente y de los involucrados clave al mismo tiempo que desarrollamos relaciones a largo plazo con proveedores y demás integrantes del equipo.
Componentes de la administración de proyectos
1.Habilidades clave • Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2.Conocimientos• Técnicos
• Administrativos
3.Herramientas
4.Técnicas
Participantes en un proyecto
ClienteContratante, propietario,
desarrollador
PatrocinadorA cargo de la dirección del
proyecto en la empresa
Gerente del ProyectoEncargado del proyecto
Miembros del EquipoGerente, organizadores, staff y
proveedores
Miembros del equipo
ejecutor
Miembros del equipo
directivo
InvolucradosMedios, publico, cliente
final, vecinos, equipo, etc.
Participantes en un proyecto Equipo directivo
O Cliente.- Es el contratante, propietario o desarrollador del proyecto quien:O AutorizaO Define el alcanceO Establece lineamientos y criterios de
aceptación.O Patrocinador.- Es la persona a cargo de la
dirección del proyecto en la empresa quien:O Asegura la toma de decisiones a tiempoO Apoya la asignación de recursosO Supera conflictos y barreras organizacionales
para una mejor realización del proyectoO Asigna y apoya al gerente del proyectoO Provee la dirección estratégica al gerente del
proyecto.
Participantes en un proyecto Equipo ejecutor
O Gerente del proyecto.- Es el encargado del proyecto quien:O Lidera al equipo del proyecto para alcanzar los
objetivos.O Asegura la comunicación efectiva entre la
administración y otras organizaciones.O Asegura que los problemas del proyecto sean
identificados y resueltos a tiempo y adecuadamente.
O Miembros del equipo.- Son el gerente, los organizadores, el staff y los proveedores quienes:O Elaboran el plan del proyectoO Ejecutan y controlan siguiendo el planO Colaboran en la integración de los equipos
para lograr los objetivos del proyecto.
5 procesos en el desarrollo de proyectos
Inicio
Planeación
Control Ejecución
Cierre
Proceso Descripción
Inicio Establecer la visión de proyecto, el qué: la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y supuestos
Planeación Desarrollar un plan que nos ayude a prever el como cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo el proyecto, con énfasis en la prevención en vez de la improvisación.
Ejecución Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar las acciones requeridas.
Control Comparar lo ejecutado contra lo que previmos o planeamos, de NO identificar desviaciones, continuamos con la ejecución. SI se encuentran desviaciones aplicar las acciones correctivas necesarias, informando siempre al equipo.
Cierre Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores. Se elaboran los documentos finales con resultados.
Ciclo Repetido de Mejora Continua
O Si eliminamos los proceso de inicio y cierre tenemos solo una operación de rutina, en vez den proyecto. Se le llama «Ciclo repetido de mejora continua» Inicio
Planeación
Control Ejecución
Cierre
Ciclo de vida de un proyecto
1. Inicio*
2. Planeación*
3. Ejecución*
4. Control*
5. Cierre*N
IVE
L D
E
AC
TIV
IDA
D
INICIO
TIEMPO
*Etapas del
proyecto
TERMINO
Ciclo de vida de un proyecto
O La curva de inicio considera un lapso de tiempo que se empalma con la planeación, ejecución y control.
O La curva de planeación muestra un nivel de actividad mayor y disminuye hacia el cierre.
O La curva de ejecución empieza muy cerca de la planeación e incrementa su actividad progresivamente hasta el clímax, donde comienza a descender hasta el cierre.
O La curva de control inicia y termina con la de ejecución. Si o hay ejecución, no hay control.
O La curva de cierre considera un tiempo de desarrollo, debido a los cierres contractuales y administrativos previos a la conclusión.
El esquema tradicionalO En contraste al esquema de cinco
procesos, el esquema tradicional se puede ilustrar en solo tres procesos.
Improvisación
Parche
Cierre
Un ejemploO Corredor de maratón:
InicioDecidir correr el maratón, establecer objetivos, por ejemplo: terminar dentro de los primeros diez, terminar, o sólo participar. Inscribirse.
Planeación
Prever cómo cumplir su objetivo a partir de la fecha de inicio, en cuanto a presupuesto, tiempo, entrenador o equipo, registro de avances, herramientas, etc. Documentar estrategias.
Ejecución
Ejercer el presupuesto/contratar al entrenador, entrenar con el equipo, registrar avances de acuerdo con lo establecido, etc. Correr el maratón.
Control
Evaluar el desempeño en comparación con lo planeado: ¿en cuánto tiempo recorrería diez km en comparación con el tiempo que estoy empleando?¿estoy recibiendo del entrenador lo que esperaba? Identificar desviaciones, y ejercer planeación adicional en caso de desviaciones importantes para establecer y ejecutar la acción correctiva, tal como levantarse más temprano, cambiar de entrenador, entrenar más tiempo, etc. Durante el maratón, monitorear y ajustar el desempeño para cumplir su objetivo.
Cierre
Cerrar los contratos con la agencia de viajes, con el entrenador y así sucesivamente. Documentar los resultados y las lecciones aprendidas, organizar todos los registros y fotos y conservar los archivos para la próxima carrera.
Áreas por considerar en la AP
Alcance Definición de lo que incluye y no incluye el proyecto.
Tiempo Programa, calendario, entregas parciales y finales.
Costo Estimados de costo, presupuesto, programa de erogaciones.
Calidad Estándares relevantes, cómo cumplirlos y satisfacer los requerimientos.
Recursos humanos
Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como externos y los roles y funciones de cada cual.
Comunicación Información requerida presentada en reportes o informes, quién la genera, quién la recibe, con qué frecuencia la entregamos, juntas, medios de distribución, etc.
Riesgo Amenazas por controlar, oportunidades que capitalizar y planes de contingencia.
Abastecimientos
Estrategias de contratación, cotizaciones, concursos, contratos y administración de contratos.
Integración Administración de cambios, lecciones aprendidas e integración de todas las áreas
¿Qué es la administración de proyectos?
O La aplicación racional de conocimientos, habilidades técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto con el fin de satisfacer, cumplir y superar las expectativas y necesidades de los involucrados
¿Qué es la administración de proyectos?
O ConocimientosO Saber
O HabilidadesO Saber hacer – poder
O Técnicas y herramientasO Apoyos, métodos, tecnología
Conocimientos: SaberO Conocimientos del producto industria o
negocio:O Si manejamos el proyecto de desarrollo de
un nuevo sistema para inventario, el gerente del proyecto deberá contar con conocimientos de sistemas, así como del negocio del cliente.
O Conocimientos de Administración de Proyectos:O Conceptos, filosofía, metodología, técnicas y
herramientas para el manejo de proyectos.
Habilidades clave: Saber hacer - poder
1. LiderazgoO Establecer direcciónO Alinear equipoO Crear un ambiente de motivación e inspiración.
2. ComunicaciónO Escrita, oral, escuchar y hablarO Interna y externaO Formal e informalO Vertical y horizontalO Estilos de escrituraO Técnicas de presentación y manejo de juntas
Habilidades clave: Saber hacer - poder
3. NegociaciónO Filosofía y técnicas Ganar/GanarO Objetivos tiempo, costo y alcanceO Términos y condiciones contractualesO Asignación de recursos
4. Solución de problemasO Identificar el problema y solucionar la causaO Toma de decisiones
5. Hacer que las cosas sucedanO Venta de ideasO Entendimientos de estructuras formales e informalesO Política y poder en su sentido positivo
Técnicas y herramientas
O El método Escala (Que es el que se estudiará), contempla una seria de 36 térmicas y herramientas probadas para administrar profesionalmente los proyectos.
O Cada uno de los procesos vistos anteriormente hace uso de herramientas y técnicas especificas que se analizaran a lo largo del cuatrimestre.
Técnicas y herramientas
O Algunas de las técnicas y herramientas son:O Mapas mentalesO ChárterO WBSO Ruta criticaO Matriz de evaluación de alternativasO Matriz de roles y funcionesO Matriz de administración de riesgos
Mapas mentalesO Técnica de gran utilidad para
bosquejar ideas y facilitar el entendimiento de un tema determinado.
O Fueron desarrollados por Tony Buzan con el objetivo de optimizar la colaboración entre los hemisferios izquierdo y derecho del cerebro.
Mapas mentales
Izquierdo:• Detallista• Lógico• Ordenado• Analítico• Matemático• Estructurado• Racional
Derecho:• Artista• Creativo• Espontaneo• Soñador• Intuitivo• Emocional• Visionario
Mapa Mental - ¿Para que sirve?
O Apoya la definición de los proyectosO Permite el análisis de entregables y
tareasO Apoya la toma de decisionesO Permite una visión global y asigna
claramente prioridades
Mapa Mental - ¿Qué incluye?
O El titulo o idea centralO Las ramas, entregables o subtemasO Las sub-ramas, sub-entregables,
hasta el nivel que deseemos desglosar o analizar
Mapa Mental - ¿Cómo desarrollarlo?
O Definir el titulo o idea central y colocarlo en el centro del diagrama
O Colocar en las primeras ramas los subtemas o entregables finales y en las ramas adicionales colocar los temas dentro de subtemas o sub entregables
O Utilizar palabras clave, colores, símbolos o dibujos
O Estimular la creatividad, aportando ideas y después revisar y organizar
Mapa Mental - ¿Cuándo utilizarlos?
O Durante el bosquejo de ideas a lo largo del proyecto.
O Al elaborar las siguientes herramientas y documentosO ChárterO ExpectativasO Definición de entregablesO WBSO Análisis de riesgos
Ejemplo
Ejemplo
CuestionarioO ¿Cuáles son los dos atributos principales que definen un
proyecto?O ¿Quiénes integran el equipo directivo y quienes el equipo
ejecutor?O ¿Cuál es el rol del patrocinador?O Qué trabajos se desarrollan en cada uno de los 5 procesos?O Cuáles son las 9 áreas que considera la AP?O Define la administración de proyectosO ¿Cuales son las 5 habilidades clave requeridas en un
Gerente de proyectos?O ¿Que conocimientos serán requeridos para la AP?O ¿Para que se utiliza un mapa mental?O Elabora el mapa mental correspondiente a la introducción a
la AP, que es lo que se vio hasta el día de hoy.
Como iniciar un proyecto
IntroducciónO El objetivo del proceso de inicio es
identificar a los involucrados, documentando y conciliando sus expectativas sobre el proyecto.
O Comunicar la justificación del proyecto y sus objetivos al equipo para tener una visión clara de la necesidad por cubrir.
O A la herramienta resultante le llamamos CHARTER del proyecto.
¿Dónde nace un proyecto?
OToda organización maneja un plan estratégico para dirigir sus esfuerzos.
Al lograr su misión, se acercará cada vez mas a su
visión
OComo resultado, tenemos una serie de estrategias que apoyan un proyecto específicos
¿Dónde nace un proyecto?
OLos proyectos surgen generalmente de alguna o varias de las siguientes causasODemanda del mercadoOPetición del clienteONecesidad del negocioOAvances tecnológicosORequerimientos legales
CharterO Primero, surge una iniciativa informal
que evalúa la factibilidad del proyecto para después concretarla en una iniciativa formal.
O En este momento autorizamos el desarrollo del proyecto para ser confirmado durante sus etapas tempranas. A esta iniciativa le llamamos Charter.
O Éste es un documento que formaliza el inicio del proyecto y que revisaremos a continuación.
Caso de Estudio
DEESA S.A. de C.V.
(Copias)
Beneficios del CharterO Formalizar el inicio de un proyecto,
nos trae muchos beneficios:O Asegura la identificación y entendimiento
de las expectativas de los involucrados. O Facilita entender el propósito del
proyecto para así sugerir las mejores soluciones que ayuden a lograr el éxito del mismo.
O Permite confirmar las restricciones o marco de trabajo del Gerente, tales como: presupuesto, tiempo, calidad, forma de trabajo, etc.
Beneficios del CharterO Identifica los riesgos relacionados con el
desarrollo del proyecto . (Ver Supuestos y Restricciones).
O Otorga la autoridad al Gerente del Proyecto frente a la organización y a los involucrados externos.
O Establece quién, en este caso el Patrocinador de la empresa, apoyará al Gerente como SU asesor, superando las barreras organizacionales y facilitando la toma de decisiones.
Beneficios del CharterO Permite entender el objetivo del proyecto a
cualquier persona que se integre al equipo posteriormente, manteniéndola enfocada.
O Recopila información histórica disponible para identificar riesgos y para establecer puntos de comparación.
Cuestionario1. ¿Cuales son las 5 causas que originan un
proyecto?2. ¿Cuando elaboramos el Charter?3. ¿Que elementos incluye el Charter?4. ¿Que preguntas debemos formular para
obtener las expectativas de los involucrados?
5. ¿Que entendemos por supuestos?6. ¿Que entendemos por restricciones?7. ¿Quien prepara y quien autoriza el
Charter?8. ¿Cuales son las posibles consecuencias de
no elaborar el Charter?9. ¿Que beneficios aporta el Charter?10. ¿Que entendemos por información
histórica y para que nos sirve?