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Administración de Caja Chica
Bienvenido
El trabajo que desempeñamos día con día requiere de tiempo y recursos para su
realización; nuestro tiempo debemos administrarlo para atender con calidad a
nuestros clientes internos y externos; los recursos deberán ser planeados para
contar con todos los insumos para efectuar nuestras operaciones.
A través del presente tutorial revisaremos las tareas que deberás realizar para la
administración de la Caja Chica, fondo destinado para sufragar gastos menores de
la Operación.
Objetivo General
Al finalizar el presente tutorial, el participante conocerá el proceso de
administración de Caja Chica, las políticas que rigen su manejo, así como la
importancia de su participación en el registro de las transacciones para el correcto
empleo del fondo fijo asignado .empleo del fondo fijo asignado .
Introducción
Durante las labores cotidianas es común la utilización de distintos insumos para
poder llevar a cabo nuestras tareas; en Montepío Luz Saviñón contamos con un
área encargada del abastecimiento de dichos suministros; sin embargo existen
compras que por su naturaleza y uso común no se pueden planear, comprar, ni
pagar desde las oficinas de servicio.pagar desde las oficinas de servicio.
Para estos gastos cada sucursal cuenta con una CAJA CHICA, la cual tiene un fondo
fijo reembolsable periódicamente por medio de una orden de pago.
Asignación de Caja Chica
El responsable de la Caja Chica, habrá de recibir una orden de pago a su nombre
por el importe del fondo fijo que la Dirección de Contraloría autorice, asumiendo
así la responsabilidad y buen uso de los fondos asignados.
Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será
cubierto por el responsable de la Caja Chica, por ello es importante asegurar su
proceso y administración
Gastos comprobables
A través de la Caja Chica, se realizan gastos menores comunes y frecuentes que
son necesarios para la Operación y administración de la Institución y nuestras
Sucursales
Todo pago debe ser respaldado con un Comprobante Fiscal Digital (XML) o Factura
Pre impresa en original.Pre impresa en original.
En el caso de Recolección de basura y Pasajes deberán de llenar un vale de gastos
sin comprobante (ver anexo)
…¿y como puedo saber cuales son los gastos autorizados?
Consulta la sección Anexo donde viene el listado con todos las operaciones en las que
podrás utilizar el fondo de la caja chica
Gastos comprobables
Ver anexo
En el rubro de Despensa, existen dos tipos de gastos:
Despensa gravada con el IVA y Despensa exenta del IVA
Gastos comprobables
Para determinar el monto de la despensa exenta y el monto
de la despensa gravada con IVA existe un archivo en Excel
que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de
Ver anexo
que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de
registrar
Gastos comprobablesSi eres el responsable de la administración de la caja chica, deberás asegurar que
las facturas que te sean entregadas tras la compra de un bien o el pago de algún
servicio, cumplan con todas las disposiciones fiscales vigentes para que la
Dirección de Contraloría haga su presentación ante las autoridades fiscales
correspondientes.
(Ver anexo Requisitos Fiscales en facturas
que es una lista con los datos a revisar en
cada factura)
Límite de caja chicaExiste un límite de $2,000.00 para realizar compras por medio de la Caja Chica,
por lo que solo procederán gastos, cuyo Total de factura sea igual o menor a
$2,000,aún cuando haya fondo disponible en caja.
Importante:
Si el límite de compra es hasta $2,000.00 (total en la factura) entonces el gasto
máximo que puedes realizar es de $1,724.16 pues sumando el IVA, nos da un total
de $2,000.00
Reembolso de fondoUna vez que has realizado uno o mas gastos mayores a $1,000.00 ya puedes
solicitar tu reembolso, ¿cómo?
1.- Crea una carpeta para que guardes tus archivos XML y tus documentos sin
comprobante fiscal .
2.- Envía un correo al responsable del reembolso de caja chica, solicitando el Vo.Bo.
y se proceda con tu orden de pago y se proceda con tu orden de pago
Los comprobantes deberás conservarlos escaneados por un periodo de seis
meses para cualquier aclaración.
Almacenamiento de InformaciónAhora todos los archivos XML, los gastos sin comprobante fiscal y la pantalla de tu
libro de caja los vamos a guardar ingresando esta dirección
en el explorador de Windows http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx
Almacenamiento de InformaciónEn esta dirección http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx se abrirá la
siguiente pantalla
Almacenamiento de InformaciónSelecciona la zona a la que pertenece la sucursal a tu cargo.
Almacenamiento de InformaciónSelecciona la sucursal a tu cargo.
Almacenamiento de InformaciónDar clic en crear nueva carpeta y la renombras con el periodo de cada reembolso,
por ejemplo: Reembolso del 01 Oct 12 al 15 Oct 12, por lo que existirá una
Subcarpeta por cada reembolso.
Almacenamiento de InformaciónSelecciona la opción “Tipo” dando clic
Almacenamiento de InformaciónFinalmente da clic en “Cargar documento” para subir tus archivos.
Almacenamiento de InformaciónEs importante que el responsable de reembolso de caja chica, pueda visualizar la
carpeta que creaste y donde guardaste todos los archivos XML, los de gastos sin
comprobante fiscal y la pantalla de tu libro de caja correctos y completos; pues de
otra manera no podremos gestionar el reembolso de estos gastos
Tipo de documentación
Son tres tipos de documentos que utilizaremos para la comprobación y solicitud de
reembolso de Caja Chica.
1.- Facturas Electrónicas1.- Facturas Electrónicas
2.- Gastos sin comprobantes
3.- Libro de Caja (Pantalla donde se muestra un resumen de periodo de Gastos)
Facturas electrónicasA partir del año 2012 surge la obligación fiscal de solicitar las facturas electrónicas
en un archivo PDF y otro con la extensión XML
Facturas electrónicasEjemplo de Factura en
formato PDF
Facturas electrónicas
Ejemplo de
Factura
electrónica
Archivo XML
Facturas electrónicasTodos los archivos XML de cada factura que recibas, tendrás que guardarlos en la
carpeta que corresponda a tu sucursal y a su vez creando una subcarpeta por cada
reembolso que solicites de acuerdo al rango de fecha que realizaste tus gastos.
Gastos sin ComprobanteTodos los gastos sin comprobante que realizaste y que corresponden al reembolso
que vas a solicitar, deberás escanearlos para incluirlos en la subcarpeta
correspondiente
Libro de CajaUna vez que has terminado de realizar todos tus registros y que vas a solicitar tu
Reembolso, ingresa a la transacción S_P6B_12000118
Ingresa
Sociedad: MLS
Libro de Caja: elige la SucursalLibro de Caja: elige la Sucursal
Fechas: El periodo en que se
efectuaron los gastos
Da clic en Ejecutar para procesar el reporte “Libro de Caja”
Libro de CajaAquí podrás visualizar el desglose de los gastos que efectuaste y registraste en el
periodo de consulta
Copia la pantalla de libro de caja para también guardarla en la subcarpeta que
corresponda
Envío de Comprobantes
Envío de comprobantesTodos los documentos físicos que guardas en tu carpeta para el reembolso de la
caja chica, deberás conservarlos por un tiempo de 6 meses para posteriormente
enviarlos al encargado del área de Archivo utilizando el procedimiento de dicha
área.
Por cada factura deberás adjuntar la hoja de requisitos fiscales (check list)
Envío de comprobantesToda la documentación de los gastos que efectuaste de la caja chica se enviará
semestralmente utilizando el siguiente formato: En el campo Notas y Comentarios deberás anotar
los nombres de los carpetas con que solicitaste
tus reembolsos ejemplo:1.-Reembolso 01/10/2012 al 15/10/2012
2.- Reembolso 16/10/2012 al 31/10/2012
Registro de GastoEs importante que se realice el registro de los gastos el mismo día en que se
efectúan las compras o pagos, pues en caso contrario se podría descontar al
responsable dela Caja la erogación de esos gastos vía nómina
Recuerda: debe coincidir la información del sistema con lo físico
Vamos ahora a realizar el registro en el Sistema de las compras realizadas
Registros en Sistema SAP
Paso 1
Registros en Sistema SAPDigita la Transacción FBCJ y presiona “enter” para acceder
Paso 2
Registros en Sistema SAPAparecerá la siguiente pantalla:
Da clic para desplegar el cuadro
“Libro de Caja: Dato”
Paso 3
Registros en Sistema SAPAparecerá la siguiente pantalla:
En el Campo Sociedad
captura MLS
Paso 4
Registros en Sistema SAP
Clic en el matchcode.
Al desplegarse la siguiente
pantalla selecciona la sucursal
Correspondiente (4 dígitos)
Paso 5
Registros en Sistema SAP
Clic en tomar
selección
Paso 6
Registros en Sistema SAP
Clic en Match code del campo
Operación Contable
Selecciona el tipo de gasto a
registrarregistrar
Paso 7
Registros en Sistema SAP
A continuación ingresa el
importe de la compraimporte de la compra
Paso 8
Registros en Sistema SAP
Captura el número de la factura
En el campo Referencia
Paso 9
Registros en Sistema SAP
El Centro de costos al que
perteneces, lo seleccionas
abriendo el matchcodeabriendo el matchcode
Paso 10
Registros en Sistema SAP
En el campo Texto ingresa
“Gastos de caja chica”/ breve “Gastos de caja chica”/ breve
descripción del gasto efectuado
Ejemplo:
Gastos Caja Chica/ Kit escolar
Gastos Caja Chica/ Candado
Paso 11
Registros en Sistema SAP
Finalmente clic en el
ícono Grabar
¡Listo hemos terminado la captura!
Ahora deberás enviar un correo al Responsable del rembolso de caja chica para
pedir el visto bueno contable a mas tardar el día 25 de cada mes.
El visto bueno contable asegura el registro correcto de las operaciones
Registros en Sistema SAP
Contabilización de la operaciónUna vez que obtienes el visto bueno contable por parte del responsable del
rembolso de Caja Chica, entrarás al sistema nuevamente en la transacción FBCJ
Clic en el
ícono Contabilizar
AnexoPara tener acceso a los formatos deberás realizar lo siguiente dentro del mismo
tutorial:
Clic en:
“Ir al centro
de conocimiento”
Anexo
Clic en:
“Área para
Compartir archivos”
Anexo
En este enlace podrás
descargar los archivos adjuntosdescargar los archivos adjuntos
GRACIASY recuerda que cualquier duda o comentario, estamos a tus órdenes :
Yasir Edith López Mociños
Extensión 1055
Analista de Cuentas por Pagar