ADMINISTRACIN II

TUTOR: Ing. Henry Rodrguez G. Mgst.

PRIMER HEMISEMESTRE

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIN Definir la misin, los objetivos y las propiedades.

Determinar dnde estn en este momento las cosas.

Establecer premisas sobre las condiciones futuras.

Identificar los medios para alcanzar los objetivos.

Implantar los planes de accin y evaluar los resultados.

ORGANIZACIN Agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales.

Dividir el trabajo que se ha de realizar.

Agrupar rganos y actividades en una estructura lgica

Designar a las personas para su ejecucin.

Coordinar las diferentes actividades.

DIRECCIN Dirigir los esfuerzos colectivos hacia un propsito comn.

Comunicarse y negociar con las personas para obtener consenso.

Orientar a las personas y obtener coherencia.

Liderar a las personas.

Motivar a las personas.

CONTROL Definir los estndares de desempeo.

Monitorear el desempeo

Comparar el desempeo con los estndares establecidos

Emprender la accin correctiva necesaria para garantizar los objetivos esperados.

LA PLANIFICACINEs el proceso de establecer metas y elegir los medios para

alcanzar dichas metas.PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

Precisin Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible.

Flexibilidad Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste.

Unidad de direccin Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada funcin y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

Consistencia Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Rentabilidad Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.

Participacin Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.

PROPSITOS DE LA PLANIFICACIN

En resumen, los propsitos son:

Disminuir el riesgo del fracaso.

Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.

Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

Asegurar el xito en el futuro.

DEFINICIONES

TIPOS DE PLANIFICACIN

Estratgica Permite la toma de decisiones a largo plazo, la cual se lleva a cabo en el mximo nivel organizacional, es decir en la instancia institucional o de alta

direccin.

Tctica Es un proceso mayor a un ao que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.

Operacional La planificacin operacional se concentra a corto plazo y cubre cada una de las tareas u operaciones individuales, dentro de cada unidad

organizacional definida para la planificacin tctica. Se preocupa por el

qu hacer y por el cmo hacer las actividades cotidianas de la organizacin

DIFERENCIAS ENTRE PLANES ESTRATGICOS Y PLANES

TCTICOSAlgunas diferencias entre planes estratgicos y

planes tcticos son:El plazo

El alcance

La tctica

La independencia

EL PROCESO DE PLANIFICACINHarold Koontz, entre otros autores, determina los siguientes pasos o fases para llevar a cabo el proceso de

planificacin.FASES DE LA PLANIFICACIN

Deteccin de las oportunidades

Establecimiento de objetivos

Consideracin de premisas

Determinacin de cursos alternativos de accin

Evaluacin de cursos alternativos de accin

Seleccin de un curso de accin

Formulacin de planes derivados

Elaboracin del presupuesto

DIAGNSTICO SITUACIONAL (FODA)El FODA es una herramienta de anlisisestratgico, que permite analizar elementosinternos o externos de programas, proyectosu organizaciones enteras

FORTALEZAS Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al

programa o proyecto de otros de igual clase o aquellos que permiten a la organizacin

funcionar adecuadamente.

OPORTUNIDADES Las oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el

entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

DEBILIDADES Las debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una

adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

AMENAZAS Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa, proyecto u

organizacin, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado el caso, puede ser

necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla.

RECURSOS O MEDIOSEs un elemento de la Planificacin, constituyen todos los insumos sean tangibles o intangibles con los que cuenta la organizacin y que le permiten funcionar y alcanzar sus objetivos.

LOS TIPOS DE RECURSOS

HUMANOS Personas y talento

MATERIALES Elementos fsicos

TECNOLGICOS Conocimiento cientfico, tcnico y de investigacin

ECONMICO-FINANCIEROS Dinero

PRESUPUESTORepresenta las expectativas para un perodo futuro, expresados en

trminos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades

producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operacin (ventas,

produccin, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital,

estados financieros pro forma, etc.), generales y especficos.

FASES O ETAPAS DEL PRESUPUESTO

Formulacin Consiste en elaborar el presupuesto considerando el tiempo de aplicacin, los objetivos,

metas y recursos necesarios para su consecucin, labor que responsabilidad de las

instancias de mayor jerarqua dentro de la organizacin.

Discusin Se refiere a la presentacin o divulgacin del presupuesto entre los miembros que habrn

de aprobarlo y ejecutarlo en funcin de la realidad de la organizacin.

Sancin Segn ameriten las circunstancias y la decisin de las instancias correspondientes, el

presupuesto podr ser sancionado a fin de proceder a su revisin y ajuste.

Ejecucin Consiste en poner en marcha el presupuesto, en base a los lineamientos establecidos para

el efecto y el tiempo que se haya programado.

Control y

evaluacin

Se refiere a que la ejecucin del presupuesto debe ser monitoreada permanentemente y

se debe evaluar que se cumpla segn los parmetros determinados. En el caso de

presentarse desviaciones, stas deben ser reportadas y corregidas inmediatamente.

LA ORGANIZACINLa Organizacin puede entenderse desde dos concepciones: como

una unidad o entidad social y como funcin administrativa.

ORGANIZACIN COMO UNIDAD O

ENTIDAD SOCIAL

Organizacin como unidad o

entidad social en que las

personas interactan para

alcanzar objetivos comunes.

Organizacin formal

Organizacin informal

ORGANIZACIN COMO FUNCIN

ADMINISTRATIVA

Organizacin como funcin

administrativa y parte del proceso

administrativo de organizar,

estructurar e integrar los recursos y

los rganos encargados de

administrar y establecer

relaciones

entre ellos.

LA ORGANIZACIN INFORMAL TRASCIENDE Y SOBREPASA LA ORGANIZACIN FORMALEN TRES ASPECTOS

En la duracin

En la localizacin

En los asuntos del negocio

NIVELES Y PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

VINELESNivel institucional Se realizar el diseo organizacional.

Nivel intermedio Se desarrollar el diseo departamental.

Nivel operacional Se realizar el diseo de cargos y tareas.

PRINCIPIOSCentralizacin La centralizacin promueve la retencin del proceso decisorio en la cpula de la

organizacin.

Descentralizacin La descentralizacin estimula la creatividad y la independencia en las personas de

los niveles ms bajos, ayuda a construir espritu de equipo y a preparar candidatos

para desempear posiciones ms elevadas.

Desconcentracin La centralizacin y la desconcentracin responden a la misma nocin de

organizacin administrativa centralizada. La desconcentracin est dentro del

cuadro de la centralizacin, que slo se distingue por la forma perifrica en que

desarrolla sus funciones.

Autonoma Significa ausencia de dependencia, de lazos y presiones para ejercitar las ideas,

pensamientos o acciones. Es lo contrario de la dependencia.

CICLO DE VIDA DE LAS ORGANIZACIONESPuntos clave:

ETAPA DEFINICIN

Etapa de Nacimiento Cuando la organizacin es fundada por un empresario.

Etapa de Infancia Cuando la organizacin comienza a crecer con rapidez, la estructura

comienza a expandirse y las responsabilidades se distribuyen entre las

personas.

Etapa de Juventud Cuando la organizacin crece debido al xito, la organizacin se

vuelve ms compleja y su estructura formal se fortalece ms.

Etapa de Madurez Cuando la organizacin se estabiliza en un tamao grande,

generalmente una estructura mecanicista; en esta etapa se corre el

riesgo de volverse complaciente y lenta en los mercados competitivos.

ORGANIGRAMAEl organigrama se define como la representacin grfica de la

estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe

reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la

integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales

de comunicacin.

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

Por el fin InformativosAnalticos

Formales

Informales

Por el contenido EstructuralesFuncionales

Posicin de personal

Por la forma VerticalHorizontal

Mixto

Radial

AFNOR

Circular

En estandarte

En lambda

Escalar

Bloques

GRACIAS Y XITOS EN SUS ESTUDIOS

Mgst. Henry Rodrguez G. Mayo 2015