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ADMINISTRACIÓNDEL TIEMPO

�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Índice general Introducciónalamateria Objetivogeneraldelamateria Mapamentaldelamateria

1. Administración efectiva del tiempo Objetivosdeaprendizaje Mapamentaldelbloque Inducción Introducción 1.1.Definicionessobreadministración 1.2.Etapasdelaadministracióndeltiempo 1.3.Criteriosparalaadministraciónefectivadeltiempo 1.4.Primeroloprimero 1.5.Loscuatrocuadrantes 1.6.Ejercicios 1.6.1.Ejercicio:primeroloprimero Conclusión

2. organización del tiempo Objetivosdeaprendizaje Mapamental Inducción Introducción 2.1.Instrumentosdeorganizacióndeltiempo 2.1.2.Planeaciónporprioridadesdeacción 2.1.3.Personal 2.1.4.Enlaorganización 2.2Protejasutiempoatravésdelcontroldesushábitos Diga“no”tanfácilmentecomocuandodice“si” 2.2.1.Aquíhaycincotécnicassencillasqueleayudarán 2.3.Hagaquesusreunionesdetrabajofuncionen 2.3.1.Reunionesdetrabajoefectivas 2.4.Decenadelaadministracióndeltiempodelequipo. 2.5.Ejerciciosdeorganizaciondeltiempo Ejercicio5.1.-Consigna: Conclusión

Administración del tiempo

�688

9101011121�1�151617181824

27282829�1��6�6�7

�7�8�9404�444445

4ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

�. Desperdiciadores del tiempo Objetivodeaprendizaje Mapamental Inducción Privilegiarloimportante,sobrelourgente Introducción 75Clavesparaeludirlosdesperdiciadoresdetiempo 3.1.Desperdiciadoresinternosyexternos 3.1.1.Desperdiciadoresinternos 3.1.2.Desperdiciadoresexternos 3.1.3.Principalesdesperdiciadoresdeltiempo 3.2.Cuadrodecausas,fuentesysoluciones 3.3.Testcronógrafos Conclusión

4. Estilos para administrar el tiempo Objetivodeaprendizaje Mapamental Inducción Introducción 4.1.Estilosmáscomunes 4.1.1.¿Cómosuperarlosproblemasdecadaestilo? 4.2.Herramientasparaadministrareltiempo 4.2.1Guiasdeplaneacion 4.2.2Organizareldesroden 4.3.Mitosconrelacionaltiempo 4.3.1.Tipssobreeltiempo 4.3.2.Reflexionessobreeltiempo 4.4.Anexos: 4.5.Conclusión Glosario

49505051525�5�57575859606�69

7172727�767880828�8�84848586909�


INTRODUCCIÓN A LA MATERIA

LaspersonasyelcambioHoyexisteungeneralizadoacuerdoacercadequelasor-ganizaciones son organismos vivos e inteligentes, en elsentidodequetienenlaposibilidaddeevolucionarhaciamanerassuperioresdehacerydeser.Estosatributosor-ganizacionalessonunderivadodirectodelacapacidaddelaspersonasquelasintegran.Yloquenosdistinguealaspersonas de cualquier otro organismo viviente es nues-tracapacidaddeformularycumplirpromesas,anosotrosmismosyalosdemás.Estacapacidadeslaquenospermi-tecoordinaraccionesconotrosymejorarnuestroshábitosenelmanejodeltiempo.“ElfilósofoalemánFriederichNietzchesostuvo:

Perosidenuestracapacidaddecambiardehábitosderivalamejoradelaadministracióndeltiempo,esprecisoquereconozcamosciertascaracterísticascontradictoriasqueasumeelprocesodecambioenlaspersonas.

Laprimeracuestiónaconsideraresquelossereshuma-nosvivimosenunconstantedevenir,enunestadodein-completudeinsatisfacciónyquealolargodenuestravidanecesitamos buscarle sentido a nuestra existencia. Estacaracterística presupone que contamos con una naturalfuerzaimpulsorahaciaelcambio.Peroenformaparalela,somosunagranfuerzaconserva-doraqueconcibealcambiosólocomounaopciónsecun-dariaporquelopercibimoscomounaamenazaanuestronúcleobásicodecoherenciayestabilidad.Sinembargo,lanecesidaddetransitarelcambioesamenudoensímismounintentoporrestablecerlamismacoherenciayequilibriodelafuerzaconservadorapersonalqueseveamenazada.

“Los hombres son animales que hacen promesas”.


Sinosadherimosaesteenfoque,podemosreconocerquetodoprocesodecambiodesataunatensiónentrelasfuer-zas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, perocuando se dan condiciones adecuadas nuestras fuerzaspersonalesimpulsorasdelcambiosuperanconcrecesalasfuerzasconservadorasqueloresisten.

¿El huevo o la gallina?LaantiguafábuladeEsopo,“LaGallinadelosHuevosdeOro”,esunexcelenteejemploparareconocerlaecuaciónque toda persona u organización debe resolver a cadamomento,elequilibrioentrelo “Urgente” ylo“Impor-tante”,entreel“Hoy”yel“Mañana”.Lahistoriacuentaqueungranjeroundíavaalcorraldon-deteníaasusgallinasyencuentraunbrillantehuevodeoro.Aunquedudadesusuerte,decidellevarelhuevoasucasadondecompruebaqueelhuevoesdeoroauténtico.Desdeesedía, todas lasmañanaselgranjeroencuentraunhuevodeorodebajodeunadesusgallinasenelcorralyprontosehacerico.Mientrasaumentasuriqueza,tam-biénaumentasuimpacienciaconloshuevosqueponelagallina.Enunintentoporobtenertodoelorodelagallinadeunasolavez,laabre,peronosólonoencuentranadaadentrosinoquelamata.Conlamuertedelagallina,so-brevienetambiénladesaparicióndesuriqueza.Estaantiguafábula,mantienevigenteelenormedesafíoalquenosenfrentamoshoylaspersonas:Lacuestióndelasostenibilidadyelusodeltiempo.

Para responder a esta pregunta necesitamos pensar enunamanerademanejareltiempoquedesplacealosmé-todostradicionalesbasadosprimordialmenteenlaUrgen-ciaylaEficiencia,paraalcanzarunnuevomodeloqueseasienteenlaImportanciaylaEfectividad.

“Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto pla-zo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a lar-go plazo (la gallina)”.


OBJETIVO GENERAL DE LA MATERIA

Queelparticipanteseacapazdedecidirlasmejoresopcionesde administración del tiempo,apartirdelatomadeconcienciayrevisióndemetodologíasdelusodeltiempoyorganizacióndeactividades.

MAPA GENERAL DEL CURSO

Adminstración del tiempo


Bloque 1.Administración Efectiva del Tiempo


OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Reaccionaránconscientementeensituacionesfrecuentesqueimplicanriesgo de mal uso del tiempo,mediantediferentesherramientasdeevaluación.

Adminstración efectiva del

tiempo

primero cuadrantes


INDUCCIÓN

El tiempo relatado (fragmento) Por Paul Ricoeur (Francia, 1913-2005)Publicado en El correo de la Unesco, Francia, abril de 1991

Sepresentan antenosotrosdosperspectivasopuestassobreeltiempo,entrelascualesbuscamosmediaciones.Porunaparte, se impone laexperienciaangustiosade labrevedadde la vida, con lamuerteenelho-rizonte. Ahora bien, esa experiencia elemental noesunaexperienciamuda.Losgemidosy lasquejasseconviertenenellenguajebajodelmodolíricodela lamentación, que moviliza todos los recursos delacomposiciónpoética.La lamentaciónsenutredetodaunasabiduríapopularqueexpresaelpasodeltiempopormediodemetáforasqueofreceninfinitasposibilidadesdedesarrollofilosófico.Así decimos que el tiempo corre, huye, sugiriendoquesupaso,enciertomodofurtivo, impidealpre-sente permanecer para siempre. Decimos tambiénque lasexperienciasqueacabamosdevivirsehun-denenelpasadoyqueenesereceptáculoyanoesposiblemodificarlas,aunqueelrecuerdoquedeellastenemosyquelasconservaestéamenazadodedes-trucciónporelolvido[...]Aestasimbolizaciónelementaldelaexperienciadeltiempoquetranscurreenunaexistenciademasiadobreve,seoponelasimbolizacióninversadelainmen-sidaddeltiempocósmico,queinfatigablevuelveenlos grandes ciclos de los años, las estaciones y losdías.Deestetiempodecimosqueloenvuelvetodoylorepresentamossimbólicamentecomoungranre-ceptáculoinmóvil:asídecimosquenuestraexistenciatranscurre“en”eltiempo,indicando,pormediodeestametáforaespacial, laprelacióndel tiempoconrespectoalpensamientoqueaspiraacircunscribirsusentidoy,enconsecuencia,abarcarlo.


INTRODUCCIÓN

Desde que el hombre tomó conciencia acerca de sí y deaquelloque lorodeabasehapreguntadoporeltemadeltiempo,yesasíquecadaculturaycadaépocahantenidosupropiaconcepcióndelmismo.Asuvez,estapreocupaciónhasidotomadapordistintasdisciplinas:lafilosofía,lalitera-turaolafísica.Deestamanera,cadaunahatratadoderes-ponderalainquietudacercadeladuracióndeltiempo,sumedición,suconcepción(relativa/absoluta),etcétera.Enesesentido,eltiempoparalaliteraturaesfundantedesuspropiosmateriales;enparticularde lostextosnarrativos.Así,tantoseaenlaficcióncomoenotrostextosliterarios,comoelensayoolacrónica,laformadeorganizarelrelatodesdeelpun-todevistatemporalsubrayalaparticularidaddecadacuentoodecadanovela.Porotrolado,sepuedenreconocerenlosdis-tintosescritosnarrativosdistintasconcepcionesdeltiempo.Enelcasodelcuento–tomemoselejemplodeEdgar Allan Poe–,laideadeltiempoesmásbienlineal;losaconteci-mientossucedenunotrasotro,generalmentedentrodeunraccontoo recuerdodelnarrador (comoen“Elgatone-gro”).DistintoeselcasodeJulio Cortázar,enparticularloscuentosde“Bestiario”,“Finaldeljuego”o“Lasarmassecretas”,enloscualesmuchasveceslasaccionessucedenentiempossimultáneos(en“Lejana”,deBestiario)opara-lelos(“Lasbabasdeldiablo”,deLasarmassecretas).Algosimilarsucedeconlasnovelas.Lasclásicas,como“MadameBovary”,deGustave Flaubert,presentanlavidadeunamujerdesde sucasamientohasta sumuerte.Encambio,“Luzdeagosto”,deWilliam Faulkner,o“Cienañosdesoledad”,deGabriel García Márquez,nosproponenunrelatocomplejoentérminosdeorganizacióntemporal,conidasyvueltassobrelalíneatemporal.Finalmente,másalládeestascuestionesvinculadasconcómosenarraycómoseorganizaunrelato,loquesedeseapresen-taresdequémanerasepuedenreconocerenesosrelatoslite-rarios,conceptoseinfluenciasdeotrossaberes.

¿Qué es el tiempo? ¿Dónde comienza? ¿Dónde termina? ¿Cómo se mide?

1�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

1.1 DEFINICIONES SOBRE ADMINISTRACIÓN

Eslacienciasocialquepersiguelasatisfaccióndeobjetivosinstitucionales,pormediodeunmecanismodeoperaciónyatravésdelesfuerzohumano.

JoséAntonioFernándezArenas.Esunprocesosocialquellevaconsigolaresponsabilidaddeplanearyregularenformaeficientelasoperacionesdeunaempresaparalograrunpropósitodado.

Eselarteotécnicadedirigireinspiraralosdemás,conbaseenunprofundoconocimientodelanaturalezahumana.

E.F.L. Brench.

Ladireccióndeunorganismosocialysuefectividadenalcanzarobjetivos,fundadaenlahabilidaddeconducirasusintegrantes.

Peterson and Plowman.

Administraresprever,organizar,mandar,coordinarycontrolar.Koontz and O-Donnell.

Eslafuncióndelograrobjetivospormediodeotros.AgustínReyesPonce.Henry Fayol.

1.2 ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La Administración del Tiempo es un proceso de planea-ción, avance y evaluación de nuestras actividades en un momento determinado. La podemos representar como un proceso cíclico, que podemos dividir en 8 etapas.


Diagnosticar cómo se utiliza actualmente el Tiempo, haciendo uso de bitácoras y otros medios para hacer un registro preciso de las ac-tividades.

Analizar la bitácora para identificar los problemas o actividades que quitan Tiempo sin dar resultados.

Auto evaluar, ocasionalmente, nuestras capacidades, recursos, inte-reses y la situación actual.

Establecer cuáles son las metas más importantes, clasificándolas de acuer-do con su importancia relativa, dando prioridad a las más urgentes.

Desarrollar planes de acción para las metas más importantes defi-niendo los procedimientos, los recursos necesarios y la distribución del Tiempo.

Llevar a la práctica los planes de acción, programando las activida-des claves en calendarios cotidianos, en guías de planeación, lista-dos de actividades y otros medios que sirvan de ayuda.

Desarrollar técnicas y soluciones para superar los problemas espe-cíficos de la Administración del Tiempo tales como: interrupciones, crisis, demoras o reuniones sin provecho.

Seguimiento y nuevo análisis, manteniendo un conteo de las mejo-ras continuas.

Acción


1.� CRITERIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO

Debehaberarmonía,unidadeintegridadentreloquees-peralograr(visión),yloquesiente,piensa,haceydice.

Identifiquesusdiversosrolesymanténgalosfrenteasusojos,demodoquenodescuidetareasimportantescomoson la salud, la familia, la preparación profesional o sudesarrollopersonal.Obtengaelequilibrioentre lofísico,emocional,mentalyespiritual.

AlorganizarsuTiempo,tomeencuentaquelaclavenoesdarprioridadaloqueestáenlaagenda,sinoordenarenlaagendasusprioridades.Aprendaapriorizarentreloimportanteylourgente.

Usted necesita una herramienta que no sólo distribuyael Tiempo, sino que tome en cuenta a las personas. Sibienpuedepensaren términosdeeficienciapara tratarelTiempo,unapersonacentradaenprincipiosyvalores,piensaentérminosdeeficaciaeneltratoconlosdemás.Silosdemássabenloqueesperadeellos,esmuyproba-blequetratendeayudarle.

Sustécnicasdeplaneacióntienenqueadaptarseasues-tilo,necesidadesymétodosparticulares.Ustedsecono-ceperfectamenteysabeenquémomentosdeldíatienemáximaenergía y estámásdespejadoparadedicarsealas labores que demandan mayor concentración y niveldeenergía.

Sonexcepcionaleslosplanesqueresultanenlapráctica,talycomofueronconcebidos.Porestomismo,organicesusactividadesdetalmaneraquetengaTiempoparaatenderlasurgencias.Siestasnosepresentan,entoncestendráunvaliosoTiempoparadedicarloacosasproductivas.


1.4 PRIMERO LO PRIMERO

Pregúntese a sí mismo:¿Quécosapodríahacer-quenoestáhaciendoac-tualmente-peroquesilohicieraconsistentemente,cambiaríaradicalmentesuvidapersonalyprofesional?

Esteeseltercerhábitodelos“7HábitosdelaGenteAltamenteEfectiva”deStephen Covey,yestáíntimamenterelacionadoconlosestudiossobreAdmi-nistracióndelTiempo,loscualespuedenserdivididosen4generaciones:

La primera olaenlaAdministracióndelTiempo,fuelaprácticadetomarno-tasyelaborarlistasdeverificación.

La segunda olasecaracterizóporelusodecalendariosyagendasdevisita,conlaintencióndemirarhaciaelfuturo.

La tercera ola agregóalasanterioreslanecesidaddedarprioridades,decla-rificarvaloresydecompararlaimportanciadelasactividadesconbaseensuvalor,asícomodeestablecerobjetivos-decorto,medianoylargoplazos-eincluirunnuevoconceptodeplaneacióndiariadenuestrasactividades.Comoresultadodeestaola,lagentehallegadoasentirsedemasiadocontroladayrestringida,provocandoqueseestéregresandoalosconceptospreviosdelaprimeraysegundaolasconeldeseodepreservarsusrelacionesinterpersona-les,suespontaneidadysucalidaddevida.

La cuarta olaqueestáemergiendoesdiferente,puesenlugardeAdministra-cióndelTiempo,habladeautoadministración,dadoqueelretonoesmane-jarelTiempo,sinoanosotros.EnlugardeenfocarseencosasyTiempo,enlacuartaolasetratadepreservaryreforzarlasrelacionespersonalesymejorarresultados,paramantenerunsanoequilibrioentrenuestracapacidaddepro-ducirynuestrasnecesidadespersonales.


1. 5 LOS CUATRO CUADRANTES

LamejormaneraparaentenderestosconceptosesutilizarunamatrizdeAdministracióndelTiempo.

Losdosejesquedefinenunaactividadsonla urgenciayla importancia.ImaginemosquepodemosocuparnuestroTiempodecuatromanerasdiferen-tes:cadaunadeellasocupandouncuadrante,dependiendodesuurgenciaeimportancia.Enelcuadrante Iestánlascosasimportantesyalavezurgentes,quenormalmenteocasionancrisisypresionesyfatiganalaspersonas.

Enelcuadrante IIestánlascosasimportantesperonourgentes,quetienenqueverconlosresultadosyquecontribuyenalamisión,losvaloresylasme-tasalasquehemosdadolamásaltaprioridad.Estascosasrequierendema-yoriniciativayproactividad,porloquenormalmentepreferimosreaccionaralascosasurgentes.

Elcuadrante III eseldelascosasurgentesperonoimportantes,querequie-rendeatencióninmediata(comocontestarelteléfonocuandosuena)yquenormalmenteestánpresentesysonvisibles.ElúnicoalivioquelaspersonasagobiadasdelcuadranteIencuentran,esescaparhacialascosasquenosonniurgentesniimportantes,queestánenelcuadrante IV.

Urgente No urgente

I Actividades

CrisisPedidosdeúltimaHoraProblemasapremiantesProyectoscuyasfechasvencenCarrerasEstrés

••••••

III Actividades

AlgunasactividadespopularesFavorespersonalesCambiosimprovisosdeplanesPláticasAlgunasreunionesCorreopublicitarioLlamadastelefónicas

•••••••

IV Actividades

PláticasexageradasTelevisiónPérdidasdetiempoActividadesagradablesyse-ductorasComidasmuylargasJuegosenexcesoAlgunasllamadastelefónicas

••••

•••

II Actividades

PrevenciónConstruirrelacionesReconocernuevasoportunidadesPlanificaciónRecreación

•••••

Imp

ort

ante

No

Imp

ort

ante


EsnotorioquemuchaspersonaspasanlamayorpartedesuTiempo(90%)enlascosasurgenteseimportantesyelresto(10%)enloquenoesurgenteniimportante,dandounamínimaatenciónalascosasimportantesperonour-gentes.Otraspersonas,porelcontrario,enfocansuatenciónalascosasquesonurgentesperoquenosonimportantes,pensandoquetodolourgente,porconsecuenciaesimportante;dedicanasítodosuTiempoareaccionarantelascosasurgentesperoquesólosonimportantesparaotros.

Lagenteefectivarehuyetrabajarconlourgenteperonoimportante,tendien-doareducirelTiempoyenergíadedicadosacosasurgentese importantesparadedicarloaactividadesimportantesperonourgentes,quesonlasquelepermitentenerunavisiónintegraldelascosas,mantenerelequilibrio,ladisci-plinayelcontrol,porloquesóloavecesenfrentanalgunacrisis.Estoimplicaquelapersonasepadecir“NO”,queseaasertivoconbaseensusprioridadesyquetengaelvalordenegarsecuandolasituaciónloamerita.

1.6 EJERCICIOS

Ejerciciosdeadministraciónefectivadeltiempopararealizarenformaindivi-dualdespuésdeltaller.

1.6.1 Ejercicio: Primero lo primero

a. Complete sus acti-vidades diarias en el si-guiente cuadro.

No

imp

ort

ante

No urgente

ElobjetivodeadministrarenelcuadranteIIeseldetenerlaalternativadead-ministrarnuestrasvidasdeunamaneraefectiva,desdeelcentrodenuestrosprincipiosyconconocimientodenuestramisiónpersonal,enfocandolascosasimportantesyurgentesdentrodeunmarcodereferenciaquetratademante-nerunequilibrioentreelincrementodenuestraproducciónydenuestraca-pacidaddeproducir.


No

imp

ort

ante

No urgente


b) Reflexione acerca de sus actividades.

¿Realizalasmásimportantes? SINO

¿Cuálesactividadesdeberíapriorizarycuálespostergar?

¿Cómocambiarsuactualmanejodeltiempoparahacerlomásproductivo?

c) Discusión grupal: comparto con mis colegas “mis apreciaciones acerca de la adminis-tración del tiempo”:

d) Anoto las conclusiones a las que hemos llegado en la discusión grupal.


e) Mi compromiso para esta semana es:

1.6.2 El índice de urgencia

Anote en el espacio de la derecha el número dentro de la matriz que represente con ma-yor exactitud las conductas y las actitudes que usted tiene en su trabajo respecto a los enunciados.

0 = Nunca 1 = Algunas veces 2 = Casi siempre � = Generalmente 4 = Siempre

Parece que hago mejor mi trabajo cuando estoy bajo presión.

Culpo al apuro y a la presión externa por no poder dedicar unos momentos a la reflexión acerca de la razón de hacer las cosas.

Me siento frustrado por la lentitud de la gente y la forma en que hacen las cosas. Me molesta mucho esperar o hacer cola.

Cuando me tomo unos minutos de descanso siento que estoy perdiendo el Tiempo.

Trato de hacer muchas cosas y me programo para ello.

Me deshago de las personas para poder termi-nar mi trabajo.

Siento ansiedad cuando no me mantengo total-mente informado de lo que sucede en la oficina.

1.

2.

�.

4.

5.

6.

7.


Me preocupo por algunos trabajos cuando me es-toy dedicando a otros.

Rindo lo máximo y me siento muy bien cuando ma-nejo y puedo resolver alguna crisis.

El flujo de adrenalina debido a una nueva crisis me satisface más que la planeación para obtener resul-tados a mediano plazo.

En lugar de emplear el Tiempo de calidad con per-sonas importantes en mi vida, suelo destinarlo a solucionar situaciones de crisis.

Supongo que la gente comprenderá si no cumplo mis compromisos con ellos a causa de las muchas crisis que debo atender.

Mi día adquiere sentido cuando puedo solucionar una crisis imprevista.

Acostumbro desayunar o almorzar mientras traba-jo o pienso en lo que voy a hacer en cuanto llegue a la oficina.

Persisto en que algún día no muy lejano podré de-dicarme realmente a lo que me gusta.

Si la bandeja de salida sobre mi escritorio está lle-na, siento que fue un día productivo.

8.

9.

10.

11.

12.

1�.

14.

15.

16.

0 = Nunca 1 = Algunas veces 2 = Casi siempre � = Generalmente 4 = Siempre


Autoevaluación

Lacalificaciónmáximaenestecuestionarioesde64,loquesignificaunaltosentidoyorientaciónhacialourgentedescuidandoobviamenteloimportan-te.Aunquelaideadeabandonarlourgentenosignificadedicarsealoimpor-tante,esnecesarioestablecerunpuntomedioquedetermineunaorientacióntantoalasolucióndelosproblemascomoaldiagnósticodelascausas.Asíqueparaestecuestionariotendríamoslassiguientesescalasdecalificación.

0 a 25 Pasividadypoconivelderespuestaante lasurgencias.

6 a 45 Adecuadonivelderespuestaantelaur- genciayposibilidaddededicarTiempo aloimportante.

46 a 64 Demasiadoénfasisalourgentedescuidan- doloimportanteyconmuchasposibilida desdeproblemasgravesenelfuturo.

•

•

•


Laadministracióndeltiempoes el arte de hacer que este sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Comoeltiemponoexisteensí,laad-ministracióndeltiempoeslaadministracióndesímismo;elmanejoadecuadodelosrecursosentodoorden,yaquenohayunasolarealidadquesesustraigaaltiempo.

El tiempoes comounagotade aguaque se evapora.Nopodemos físicamente, capturarloni encerrarloparahacerlo nuestro. La administración del tiempo es unailusión, porque nadie puede realmente administrar eltiempo.Eltiempoesunaconstante.Unamedidadein-tervalos. Independientementedequiénessomosoquéestamostratandodelograr,eltiempocontinúamovién-dosealmismoritmo.Nosotroscontinuaremosusandolaexpresión“Administrar el tiempo”para identificarnuestrosesfuerzos,parausarnuestrosmomentosdispo-niblesconalgúnsignificado.Administrareltiemporeal-mente significa administrarnos nosotros mismos, de talmaneraquepodamosoptimizareltiempoquetenemos.Significaconducirnuestrosasuntosdentrodeltiempodis-ponibleparaquepodamoslograrresultadosmáseficaces.Debetenerseencuentaquelaeficaciaesmásimportantequelaeficiencia.Lametadebeserellogrodeobjetivos,nosimplementeestarocupado.

Elresultadoesamenudounintentoporrealizarsustareasconmásrapidez,razonandoquesipudieransersuficien-

Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que

tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar

sus horas más eficientemente.

CONCLUSIÓN


tementerápidos,podríantenertiemposobrante.Porsu-puesto,estoraramentefuncionaycomoestrategiaparausareltiempoesmuypobre.

Muyamenudo,trabajarconrapidezproduceproblemas.Trabajandobajopresiónsecometenmáserrores,hayme-nostiempoparapensar,planificaryreflexionarantesdetomardecisionesparasolucionarproblemas.Comoresul-tado,losdíascomienzanaparecerfrenéticos.

Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no po-

demos hacer todo y dejemos de actuar como tal, ha-

bremos dado un paso muy importante hacia una efec-

tiva administración de nuestro tiempo. Identificar las

prioridades se convertirá en un problema menor.


Bloque 2.Organización del Tiempo


OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Sabránaplicarparacadasituaciónlasherramientasadecuadasparaalcanzarefi-cazmentelaorganizaciónefectivadelastareasacorto,medianoylargoplazo.

Coordinarán reuniones efectivas.

Organizacióndel

tiempoProteja su

tiempo


INDUCCIÓN

Cadahora empleada enplanear, ahorrará treso cuatromásalahoradelaejecución,apartedequelosresulta-dosseránmejores.Iniciarcadajornadaconunplanarealizardeinmediatoypreguntándose

Siseescribeunalistade“pendientes”ysejerarquiza,semanejarámejor.Cuidarmás laefectividadque laeficiencia.Enotraspa-labras,evitarlarealizacióndemasiadocorrectadetareasquenosonlasquesetienenquehacer.Concentrarseentareasmásnobles,esdecir,en lasqueconmenoresesfuerzosseproducenmayoresresultados.Tenerpresenteel

Unospocosesfuerzoscríticos(20%,porponerunnúme-roredondo)producenlagranmayoríadelosresultadosyviceversa.Evitarelempleodeltiempoencantidadesinver-samenteproporcionalesalaimportanciadelastareas.No confundir el manejo de problemas con solución deproblemas.Antesdebuscarsolucionescerciorarsedete-nerbiendefinidoelproblema.Tambiénenlamedidadeloposible,señalarenelprogra-madiario,tiemposdenointerrupciónparapoderconcen-trarse.Alternarlas

¿Qué es lo que tengo -y quiero- hacer hoy?

Principio del 80/20 o Principio de Pareto:

“Horas de disponibilidad

con horas de privacía”

�0ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Asegurarlabuenacomunicacióndentrodelainstitución.Seahorramuchotiempocuandoprevalecenlaclaridad,lacon-cisióndelosmensajesylaretroalimentacióno feedback.

Tenersuoficina,habitaciónoescritoriobienordenado,escomotenersubarcodispuestoparalaacción.Unopuedecomenzaratrabajarefectivamente.

Unotienequetenerclaridadacercadelpropósito,delosfinesyobjetivosdeltrabajo.Entonces,lasituaciónledirácuáles son lasprioridadesen términosde importanciayurgencia,cosasquenosonnecesariamentelomismo.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas.

Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas,

dejan pasar de largo las oportunidades:


INTRODUCCIÓN

PrivilegiarloImportante,sobreloUrgente.Todaslasper-sonas-aligualquelasorganizaciones-,acabamosenma-yor medida, transformándonos en el objeto de nuestraatención,recorriendountrayectodeprofecíaautocumpli-dora:Sidedicamoslamayorpartedenuestrotiempoapi-loteartormentasymanejarcrisis,esprobablequesóloporazarpodamosnavegarenaguascalmas.Yestoesloquehabitualmentesucedecuandonoconseguimossuperarlatendenciaaatendersólolourgenteyenfocarnossobreto-do,enplanificaryatenderloimportante.

Parasuperaresta riesgosatendencia,esnecesario revisarprimeroalgunosesquemasdeinterpretacióndelarealidad.Particularmente,aquelqueentiendequeocuparsedepla-nificarelfuturoesunprivilegioreservadoapersonas“exi-tosas”queatraviesanunacircunstanciatal,quelespermitedisponerdetiempoyrecursossuficientesparahacerlo.

Peroenverdad,esterazonamientoinviertepeligrosamen-telostérminos.Porqueeléxitodeunapersonauorgani-zaciónnoderivadesucircunstanciaactual,sinoquemásbiensucircunstanciaactual,eselresultadodesucompor-tamientoanterior.Ysiobservamosaquienesatraviesanhoycircunstanciasexitosas,veremosquededicaronayerunespaciocentralparaocuparsedeloimportante,ade-másdeatenderlourgente.

Porlotantolaprioridaddequienaspireaalcanzarefecti-vidad,esresponsabilizarseporconstruirdesdehoy,lospi-laresdesufuturo.Paradoja:

“Lo que resulta verdaderamente urgente, es

ocuparse de lo importante.”


¿Podemos cambiar nuestros hábitos?Loshábitossonpatronesdeconductacompuestosdetrescomponentesquesesuperponen:Conocimiento(Saber),Actitud (Querer) yHabilidad (Poder). Debido a que sonaprendidosynoheredados,nuestroshábitosconstituyennuestrasegundanaturaleza,nolaprimera.

Nuestroshábitosnosresultanmuyútiles,porquenosevitantenerqueempezarsiempre“desdecero”.Elproblemaradi-cacuandoelhábitosetransformade“unamanera”deha-cerlascosas,en“laúnica”maneradehacerlascosas.

Laprimeradecisiónquedebemostomarparacambiarunhá-bitoesevitardefinirnosanosotrosmismosentérminosdenuestroshábitos, características y tendencias actuales. Loshábitosdelaefectividadpuedenseraprendidos,losdelain-efectividaddesaprenderse.Comoeléxitodelcambiodehá-bitosderivainicialmentedelarelaciónqueestablecemosconnosotrosmismos,esvitalmejorarnuestras“conversacionesprivadas”.Podemosdecirnosanosotrosmismos:

Sibienresultaobvioqueconversacionescomoestasnose-ránsuficientesporsisolasparasostenerunprocesodecam-bio,esunpuntodepartidaindispensableparacomenzarlo.

“No niego, ni reprimo mi estado emocional

actual por más negativo que sea. Pero yo no

soy mi emoción dominante, si me lo propongo

puedo ejercitar mi capacidad para impedir que

este estado emocional negativo me controle o

me paralice.”

��ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

2.1. INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO

Los individuos, familias, grupos de servicios y orga-

nizaciones, se vuelven más eficaces cuando empiezan

pensando en un objetivo o en una misión .

Sthepen R. Covey.

Unavezquesabemosdiferenciarloimportantedelourgenteycómodistin-guirprioridades,aprendemosqueenfocarnuestroesfuerzoenelcuadrante II (loimportanteynourgente)nosdalaposibilidaddeorganizarnuestroTiempodemaneramásefectivayproductiva,podemosrecurrirauninstrumentodeorganizacióndelTiempopropuestopor“FranklinQuestCo.CorporateHead-quarters”,quepuedeservistocomounaagendadetrabajomás,peroconunvaloragregadoquenosayudaaenfocarnosenelcuadrantedeloimportanteynourgenteyamanejardelamejormaneralasemergenciasdelcuadranteimportanteyurgente.Esdecir,esuninstrumentoqueayudaaquienlousaco-tidianamente,amanejarmásproductivamentesuTiempobasándoseenprin-cipiosymetaspersonalesydetrabajo.

2.1.1 Características del organizador de tiempo Franklin Quest.

Al iniciopresentaunplaneadoranual.Tieneporobjetivocontemplarloseventosimportantesquesedesarrollaráneneltranscursodelaño,ydeestamaneracoordinarlasaccio-nespertinentes,incluyendocapacitación,vacaciones,con-gresos,eventosplaneadosconmuchaanticipación.Encadamespresenta:Unplaneadormensual,quedalavistapanorámicadeloseventosimportantesdeesemes.Una tabla donde se anotan las tareas importantes asícomo las metas y retos personales y de trabajo de esemes.Tieneporobjetivoestaratentosyenfocarsealoquenecesitamosyqueremoslograr.Unregistrodegastos,conelfindeteneranotadostodoslosdatosnecesariosencasodetenerquepresentarrepor-tesfinancieros.DespuéspresentaelorganizadordeTiempoyactividadesparacadadía,quetieneporobjetivoayudaraorganizartareasprio-ritarias,aposponerynoolvidar,adarleseguimientoatareasdelegadas,aconocerloslogrosdecadadía,yamantenerenunsololugarelrécorddelascosasimportantes.


A continuación un ejemplo del organizador de Tiempo y actividades diario: Miércoles

Tarea completada

Planeación pospuesta para

Tarea eliminada

Tarea delegada

En proceso

ABC. Lista de Tareas prioritarias

Signos verificadores:


Agenda de citas

Temprano 2

�

4

5

6

7

8

Noche

8

9

10

11

12

1

Record diario de eventos (Compromisos,ideas,datos,juntas,conversaciones,etc.)


Gasto Diario:

2.1.2. Planeación por prioridades de acción

2.1.3. Personal

Señale sus deseos y valores en la vida.

Deje volar la imaginación y las emociones. Piense en términos de resultados y dibújelo o póngalo por escrito.

Piense en las actividades que debe llevar a cabo para conseguirlos. Aplique una lluvia de ideas.

Ordene las actividades en secuencia.

Ordénelas por cronología e importancia.

Describa los resultados intermedios que espera lograr.

Para detectar a Tiempo las desviaciones y co-rregirlas de manera oportuna.

Determine los recursos necesarios.

Si hacen falta algunos, éste es el momento de buscarlos y hacerse de ellos.

Elabore su programación y dis-tribución de Tiempo.

Programe un Tiempo para cada meta y acti-vidad, incluso piense cuáles pueden ser pa-ralelas para eficientar Tiempos. Considere el Tiempo total del proyecto y los Tiempos de revisión.


2.1.4. En la organización

LaFilosofíadeunaorganización(VisiónyMisión),seconvierteenelcriterioparalaevaluaciónylatomadedecisiones.Leotorgacontinuidad,unidadydirecciónaloqueseesperalograr.Lamisiónpermite identificar lasactividadesarealizaryorientarlashacia losresultados.

Comoentodalabordeequipo,esimportantequetodoslosinvolucradospar-ticipenysecomprometan.Comienceeltrabajodeplanearporprioridades,planeeunTiempoparapos-teriormenterealizarloconsugrupodetrabajo.

¿Cuál es su misión personal en su grupo de trabajo?¿Cuál es la misión de su grupo de trabajo?¿Cuál es su visión personal en su grupo de trabajo?¿Cuál es la visión de su grupo de trabajo?Piense en las actividades que se deben llevar a cabo. Ordene las actividades en secuencia. Describa los resultados intermedios que espera lograr.Determine los recursos necesarios.Elabore su programación y distribución de Tiempo.

•••••••••

2.2 PROTEJA SU TIEMPO A TRAVÉS DEL CONTROL DE SUS HÁBITOS. DIGA “NO” TAN FÁCILMENTE COMO CUANDO DICE “SI”

Lahabilidadparadecir“NO”esesencialparaquienquieraqueaspireaincre-mentar suefectividad.Hayocasionesenqueun“NO”aTiempo, lepuedeahorrarminutos,horaseinclusodíasdeesfuerzosinnecesarioseindeseados.

Peroporrazonesdecortesíayculpabilidad,entreotrascosas,muchagentesenie-gaaejercersuderechoadecir“NO”,aúncuandosabenquedebenhacerlo.


2.2.1 Aquí hay cinco técnicas sencillas que le ayudarán

Sólo diga “NO” sin agregar “lo siento”.Diga “NO” y dé una razón.Diga “NO” y dé una razón mayor.Diga “NO” por el bien de ellos. (los demás)Diga “NO” por sus propias y buenas razones.

Todasestasvariacionesde“NO”requierenungradodevoluntad.Silaprimerarespuestanofunciona,escalesurespuestaaunniveltanaltocomoseanece-sarioparaacabarconlapersistenciadelaotrapersona.Ustedaprenderáelartededecir“NO”tanfácilmentecomodice“SI”,siesquenoquiere interrumpirsusprioridades, ignorarsusresponsabilidadesohaceralgoqueenrealidadnoquierahacer.InclusoelartededecirNOesconvenienteaplicarloconlasautoridades,-porsupuestoquecondiscernimientoysabiduría- lereconocerányrespetaránsiobservanquesabeponerlímitesenbeneficiodelosresultadosesperadosparasupuesto.Elbeneficioesencialquesederivadedecir“NO”vienedecómodice“NO”,másquedelhechoensídehaberlodicho.Atravésdeejercersuderechoarechazarciertassolicitudes,ustedprotegesuTiempo,loquelepermiteman-tenersedentrodesuprogramadetrabajo,apegarseasusprioridadesycon-seguirsusmetas.


2.�. HAGA QUE SUS REUNIONES DE TRABAJO FUNCIONEN

Dirigirreunionesdetrabajoesunadelasformasmáscomunespararealizareltrabajoycuandoestánbienplaneadasysonconducidasadecuadamente,esunodelosmediosmásefectivosparaobtenerresultados.

Ejercicio: Recuerdeunareunióndetrabajoimproductivaquehayatenidorecientemente.Anotede3a5causasporlasquepiensaquefueineficiente.


2.3.1. REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

Definaelpropósitodelareunión.Definaquiéndebeestarenlareuniónyquiénnoesrequerido.DefinalaagendadetrabajoydefinaTiempos.(Distribuyalaagendaantesdelareunión).EmpieceaTiempo.Hagaunaagendayapégueseaella(noincluirasuntosgene-ralesovarios).

Paralograrlatarea(proceso,participación,decisión,etc.).

Fijefechasdecontrolyentregas.

Yconcluyaenlahoraacordada(pidaayuda).

Delosacuerdos

Desusreunionesdetrabajo.

Anotelosasuntosincompletosenlaagendadelapróximareunión.Editeydistribuyalasminutaslomásprontoposible.Déseguimientoalarealizacióndelastareasacordadas.

•••

••

Preparación

Defina elmétodo

Asigne tareasy responsabili-

dades

Maneje sustiempos

Maneje sustiempos

Lleve un registro

Seguimiento


EJERCICIO: ESTUDIO DE CASO.

a)Analicemos una reunión

Alas9:00horasalgunaspersonasfueronconvocadasaunareuniónparalas13:00AM.Lamayoríadelaspersonasllegóalas13:15omástarde.Hubolaconversaciónusualantesdelasreuniones,yalas13:40estuvimoslistosfinal-menteparacomenzar.Empezamosahablardeuntemaquepensabaquehabíamosresueltolaúltimavez.Alfinentramosenmateria,perovariaspersonasquenecesitabantomardecisiones,enviaronasusrepresentantesquenoteníanelpoderdedecidiryalgunosnisiquierasabíandeltema.Tratamosdeseguiradelantepidiendoquesehicieranpresentacionesdelosadelantos,peronosdijeronquenecesitabanmásTiempoyquenoestabanpreparadosparapresentaralgoformalmente,quesólopodíancomentaralrespectoperodemaneraextraoficial.Entoncesdecidimospasara ladiscusióndecómoimplementarelnuevosis-tema.Huborealmentegrandesideas,perojustocuandolasestábamosana-lizando,mellamómijefeymeperdílamayorpartedeladiscusión.Cuandoregresétodosestabanpreparándoseparairse.Lesdijequeelcomitéejecutivoqueríaescucharnuestroplanfinaldentrodequincedías,yquedebíamosto-maraccionesrápidamente.Terminamosdiscutiendolosbeneficiosdereunirnoslasiguientesemanaparaes-cucharsusavances,peroantesdeestablecer lafecha,variosde losparticipan-testuvieronquesalirtemprano.Acordéllamarlosparadecirleslafechadelare-unión.Cuando laúltimapersonaestabasaliendo,escuchéque ledijoaotro“otrapérdidadeTiempo,cuandopudehaberestadohaciendomitrabajo...”

¿Quéestuvomalenestareunióndetrabajo?

¿Quésehubierapodidohacerparacorregirlosproblemaspresentados?

b) Discusión grupal. Conclusiones:


EJERCICIO 5.2. - CONSIGNA: Utilizarlagrilladeevaluacióndelogrosenunareunióndetrabajoypresentarlosresultadosenelpróximotaller.

1. SeinicióaTiempo.

2. Eranecesarialareunión.

�. Estuvolagentenecesaria.

4. Seindicóelpropósito.

5. Selogróelpropósito

6. Sesiguiólaagenda.

7. Estabanustedylosdemáspreparados.

8. Se definió y siguió un métodoparaelproceso.

9. Semantuvoeneltema.

10. Sealentólaparticipación.

11. Seevitaronlasinterrupciones.

12. FueefectivoelLiderazgo

1�. Se retroalimentó el desarrollo delareunión.

14. Fueron claras las responsabilida-desasignadas.

15. Seresumieronlosacuerdos.

16. Serealizóunregistroescritodelosucedido.

17. Seprevióelseguimiento.

18. SeutilizóadecuadamenteelTiem-po.(faltóosobró)

19. SeterminóaTiempo.

Acciones Sí No Como se puede mejorar


2.4. MAXIMICE EL TIEMPO DEL EQUIPO

LosconceptosmásnuevosdelaAdministraciónylaestructuracióndelasorgani-zacionessebasanenlosequiposdetrabajo:equiposautodirigidos,equiposdealtodesempeño,equiposdenegocios,redes,etc.Enocasionespaulatinamenteyenotrasradicalmente,hancambiadolasrelacionestradicionalesentrejefesysubordinados,asícomoentrelosdepartamentos,divisiones,etc.

ParamaximizarelTiempodelequipo,debenanalizarjuntoslamaneraenqueelequipointeractúayadministrasuTiempo.Elresultadoserámejorcomuni-cación,coordinaciónycooperaciónyunmayorrespetoparacadaunodeellosporsuTiempo.

2.4.1 Decena de la administración del tiempo del equipo.

Seaunmodelodelaefectivaadministracióndeltiempo.

Compartalashabilidadesdeadministracióndeltiempoconsuequipo.

Informeatodoslosmiembrosdelequipolosobjetivos,prioridades,planesyprogramasparabalancearycoordinarlasactividades.

Reviseeltiempoqueelequipousaregularmenteyestablezcaobjetivosdemejora.

Analicenjuntoselflujodeltrabajodelequipoysimplifíquenlo.

Disminuyanlosdesperdiciadoresdetiempodelequipo.

Enfóquenseenloimportanteynourgente.

Reconozcaelbuendesempeño.

Pidaretroalimentaciónsobrequénecesitanparaqueutilicensutiempodemaneramásefectiva.

Utiliceunadelegaciónefectivayempowerment.

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•

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•

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2.5. EJERCICIOS DE ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO

Ejercicio 5.1. - Consigna:

Realizar las siguientes tareas en forma individual con posterioridad al tallerparareafirmarlosconceptosrelacionándolosconsuscaracterísticas.Utilicemoslagrillacorrespondiente.

Señale sus deseos y valores en la vida.

Deje volar la imaginación y las emociones. Piense en términos de resultados y dibújelo o pón-galo por escrito.

Piense en las actividades que debe llevar a cabo para conseguirlos.

Aplique una lluvia de ideas.

Ordene las actividades en se-cuencia.

Ordénelas por cronología e im-portancia.

Describa los resultados intermedios que espera lograr.

Para detectar a Tiempo las des-viaciones y corregirlas de mane-ra oportuna.

Determine los recursos necesarios.Si hacen falta algunos, éste es el momento de buscarlos y hacer-se de ellos.

Elabore su programación y distri-bución de Tiempo.

Programe un Tiempo para cada meta y actividad, incluso pien-se cuáles pueden ser paralelas para eficientar Tiempos. Consi-dere el Tiempo total del proyec-to y los Tiempos de revisión.


Enalgunasempresas,cuandolaspersonasseretiranpuntualmente,hayotrasquepreguntan-¿quépasa,hoytrabajasmediodía?Apesardelaimportanciaqueseledanalosresultados,todavíahoyexistenempresasdondeseevalúamáseltiempoquelapersonapermaneceenelescritorioqueloslogrosquehayaobtenido.Esteesotrodelosfactoresquedisminuyenlaeficienciaeneltrabajo.Losmo-dernosmodelosdegestióndelosrecursoshumanosprobaronqueunaperso-natienemejordesempeñocuandosesientelibredemanejarsustiempos.Salvoqueelcumplimientodelhorarioestérelacionadoconlalíneadeproduc-ción,engeneral,elmanejodelostiemposylastareasdeberíaserresponsabi-lidaddelocupantedelpuesto.

“Eltiempoesdinero”,decíaBenjamínFranklin.Sinembargo,eltiempoesmásimportantequeeldinero.Eltiempoeslavidamisma.Elhombredeseaadmi-nistrarsutiempoeficientementenotantoparahacerdinero,sinoconelpro-pósitodedisfrutardelavida.Eltiempo,adiferenciadeldinero,nosepuedeahorrar.Loúnicoquesepuedehaceresaprenderamanejarlomejor.

Laorganizacióndeltiemposólotienesentidosiseanalizanlaspropiasnecesi-dades.Poreso,loprimeroesqueunoaclaresusideasy,apartirdeahí,corre-girdeterminadasactitudesymodosdecomportamiento.Organizareltiemposignificaplanificarparaelfuturo,perotambiénesdisfrutareltiempoaquíyahora,reconocerlocomoalgoirrecuperable.

Unprimerpasoparacomenzaradisfrutarmásdesutiempoeselegirundíadelasemanaenelquesaldráahorario.Anuncieensuoficinaquehaadquiri-douncompromisoesedíaporelrestodelaño.Verácomotodosloapruebanyseconcientizandeeso.Alprincipioseencontraráperdido,peropocoapocopodrádisfrutardeesetiempo.Continúesuorganizacióndeltiempoidentificandoaquellastareasquenoleagradanyevalúenuevasformasdehacerlasodelegarlas.

“El tiempo es dinero” decía

Benjamín Franklin.

CONCLUSIÓN


Reduzca, poco a poco, su lista de prioridades.Veráquehayalgunasquesidejadehacerlasnolecambianlavida.Tratedevisualizareltiempoamedianoplazo.¿Sediocuentacuántotiemposedesperdiciaenreunio-nes?Tratedeirconlostemasespecíficosquedebetratar.Tratedeponerordenaloscomentarios.Verácomoato-dostambiénlesinteresadesocuparseantes.Sonpocoslosquevanaunareuniónconuntemarioymenoslosquein-formandeltemarioantesdeiralareunión.Simplementeconesoseahorraráunmontóndetiempo.

Finalmente,¿se puso a pensar para qué quiere tener tiempo? Noseaelcasodeesaspersonasquetapanconsufaltadetiempoalgunacausaquenadatienequeverconlanecesidaddededicárseloaltrabajo.

Aprenda a disfrutar de sus tiempos libres, será una ma-

nera de reducir el stress que conlleva a enfermedades

de la época que son más costosas que lo que puede

aumentar sus ingresos.


IDEAS PARA RECORDAR


Bloque 3.Desperdiciadores del Tiempo


OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Eligiránlasmejoressolucionesparaevitarlosdesperdiciadoresinternosyex-ternosdetiempo,apartirdesuscausas.

Desperdiciadores del tiempo

Desperdiciadores internos y externos

Causas fuentes y soluciones

Testcronografos


INDUCCIÓN

Los “Robatiempos”

TambiénlaspersonasinvertimostiempoenactividadesytareasquenocorrespondenalosCuadrantes1o2:LoUr-gente-NoImportante

Cuadrante III: Lo Urgente, No Importante: componen aestecuadrantetodaslasinterrupciones,imprevistos,reunio-nesnoplanificadas,etc.Engeneral, representandeseosynecesidadesdelasdemáspersonasquesetransformanensolicitudesexplícitashacianosotrosynosdistraendelasta-reasdelosCuadrantes1y2.Cederaestassolicitudesesuna tentación constante ya que de ellas deriva muchasvecesnuestrapopularidadyaceptaciónpersonalfrentealasdemáspersonas.Aunquepodemoscomprobarqueelcostodeceder,significapostergarnuestrosdeseosyas-piraciones.Ejemplificamosestecuadranteconunafrasehabitualentrenosotros:

Cuadrante IV: LoNoUrgente,NoImportante:activida-desdeevasión,trivialidades,ocionoplanificado,pérdidasdetiempo,etc.Muchasveces,elpasardemasiadotiempoenestecuadrantepuedeacarrearunacrisisporfaltadeprevisiónypreparaciónadecuadaparaenfrentarnuestrosproblemas. La indiferencia o la culpa son subproductosemocionalesresultantesdeestecuadrante.

Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos

consumidores de nuestra energía. A los Roba-

tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:

“Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no

hice nada de lo importante que tenía previsto”.


Todaslaspersonas-aligualquelasorganizaciones-,aca-bamosenmayormedida,transformándonosenelobjetodenuestraatención,recorriendountrayectodeprofecíaautocumplidora:Sidedicamoslamayorpartedenuestrotiempoapiloteartormentasymanejarcrisis,esprobablequesóloporazarpodamosnavegarenaguascalmas.Yestoesloquehabitualmentesucedecuandonoconsegui-mossuperarlatendenciaaatendersólolourgenteyenfo-carnossobretodo,enplanificaryatenderloimportante.

Parasuperarestariesgosatendencia,esnecesariorevisarpri-meroalgunosesquemasdeinterpretacióndelarealidad.Par-ticularmente,aquelqueentiendequeocuparsedeplanificarelfuturoesunprivilegioreservadoapersonas“exitosas” queatraviesanunacircunstanciatal,quelespermitedisponerdetiempoyrecursossuficientesparahacerlo.Peroenverdad,esterazonamientoinviertepeligrosamentelostérminos.Porqueeléxitodeunapersonauorganizaciónnoderivadesucircunstanciaactual,sinoquemásbiensucircuns-tanciaactual,eselresultadodesucomportamientoanterior.Ysiobservamosaquienesatraviesanhoycircunstanciasexito-sas,veremosquededicaronayerunespaciocentralparaocu-parsedeloimportante,ademásdeatenderlourgente.

Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente

Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar

efectividad, es responsabilizarse por construir desde

hoy, los pilares de su futuro.


INTRODUCCIÓN 74 Claves para eludir los desperdiciadores de tiempo

1. Dejedeserperfeccionista.

2. Tratesulugardetrabajocomounespacioparalograrlamáximaeficacia.

�. Dispongadealtosnivelesdeenergía.

4. Establecerporescritosusmetasyobjetivosfacilitasulogro.

5. Siempreasignefechaslímiteparaalcanzarsusmetas.

6. Dividasusgrandesmetasenunconjuntodemetasmáspequeñas.

7. Adquieraelhábitodeplanificartodoslosdías.

8. Determinelaimportanciadecadatareaprogramada.

9. Alplanificarpienseenresultados,noentareas.

10. ¡Evitelasdistracciones!.

11. Creeelhábitodeplanificareldíasiguiente,antesdeacostarse.

12. Entareascomplejas,desarrolleunmapaqueclarifiquetodoelproceso.

1�. Prepareporanticipadolasreunionesenlasqueparticipe.

14. Alplanificar,considereun10a15%paraimprevistos.

15. Habitúeseadejarlascosasensusitiocuandoterminedeutilizarlas.

16. Eviteacumularpapelesensumesadetrabajo.

17. Comiencerealizandolastareasmáscomplejasypesadasprimero.


18. Hagadelapuntualidadunhábito.

19. Procureajustarsealordendeimportanciadesustareas.

20. Realicelastareasrutinariasenlashorasdemenorenergía.

21. Busqueformasdesimplificaryfacilitarlastareasrutinarias.

22. Eliminelasinterrupcionespersonales.

2�. Aprendaadecir“NO”cuandoseanecesario.

24. Eliminedesplazamientosinnecesarios.

25. Siemprequeseaposible,agrupetodaslaspequeñastareasparareali-zarlasenformasimultánea.

26. Utiliceunsistemavisibleparamedirelavanceensusproyectos.

27. Deleguesiemprequeleseaposible,peromantengaelcontrol.

28. Mantengasiemprealamanosuplanificadorpersonal.

29. Aprendatécnicasdelecturarápida.

�0. Creeyreviseperiódicamenteunalistarecordatoriadecompromisosfuturos.

�1. Dediqueunasemanaaverificarcómoestáutilizandosutiempo.

�2. Mantengaunregistrodeltiempoquetomalarealizacióndecadatrabajo.

��. Evalúequétipodetareasdejasiempreparamástarde.

�4. Sopeselasconsecuenciasqueconllevapostergarlastareas.

�5. Eltiempoesunrecursolimitado.

�6. Afrontesustareasconactitudrelajada.

�7. Creeunambientedetrabajoquepotenciesuenergíaycreatividad.


�8. Esmásimportanteelegireldestinocorrectoquelavelocidaddeavance.

�9. Preveaeltiempodedesarrollodecadatarea.

40. Siemprequeseaposible,tratedeterminarcadatareadeunavez.

41. Aprendaalidiarconloinesperado.

42. Tratediariamentedegenerarpequeñosincrementosdeproductividad.

4�. Eviteutilizarpapelitossueltospararegistrarideasocompromisos.

44. Preparetodolonecesarioantesdeiniciarcualquierlabor.

45. Utilicetodaslasherramientasqueleayudenasermásefectivo.

46. ¡Tomeaccióndemanerainmediata!.

47. Comiencesujornadagenerandounainerciapositiva.

48. Habitúeseacomenzarprontoporlamañana.

49. Pregúntese frecuentemente¿Cuáleselmejormododeusarmi tiempoahoramismo?(“PreguntadeOro”).

50. Trabajeconconsistencia.

51. Tomeeltiemponecesarioparaaprenderloquelehagamásefectivo.

52. Conviértaseenunapersonadeacción.

5�. Comienceyaaalimentarel“ciclodeléxito”.

54. Conviertalastareasquehaceadiarioenpoderososhábitos.

55. Imaginequesólotienemediodíapararealizareltrabajodetodoeldía.

56. ¡Premiesusresultados!.


57. Cuandounatareasedificulta,intentecomenzarporunpuntoquenoseaelprincipio.

58. Tratedereducirlaenergíagastadaduplicandoprocesoscreativos.

59. Actúecomosupropioentrenador.

60. Enfréntesealosretosydificultadesdándoleslacara.

61. Creeelhábitodetomardecisionesenformarápidayefectiva.

62. Minimiceeltiempoqueinvierteenprepararrespuestas.

6�. Noresteimportanciaalospequeñosladronesdeltiempo.

64. Reconozcacuándosehacenecesariouncambioderumbo.

65. Aprovechelainerciaquegeneraponerseenmovimiento

66. Comprométaseconalguienqueleimporte,parareforzarsudeterminación.

67. Pienseantesdeactuar.

68. Conviertalastareastediosasenalgoagradablederealizar.

69. Antesdeiniciaruntrabajo,visualícelocomosiyaestuvieseterminado.

70. Analicelasrazonesparapostergarunatareacontralosbeneficiosdeteminarla.

71. Pienseenalguienaquienadmireporsusresultadosyactúecomoél.

72. Conviertalastareastediosasenalgoagradablederealizar.

7�. Venzalapostergaciónpostergandolapostergación.

74. Eltiempoescadavezmásescaso.Nolomalgastemos.


�.1. DESPERDICIADORES INTERNOS Y EXTERNOS. RECORDEMOS:

.Alcanzarlosobjetivosatravésdeotraspersonas.

Hacereltrabajobien.

Sabercomohacereltrabajocorrectodelamejormanera.

Elperiododuranteelcualcontinúalaacciónoelproceso.

Administrar

Eficiencia

Efectividad

Tiempo

3.1.1 Desperdiciadores internos

Sonaquellosgeneradosinternamenteoautogeneradosyconstituyenobstá-culosanuestrasactividades;entrelosmáscomunesseencuentran:

Falta de objetivos delimitados y claros, prioridades y plazos.El escritorio amontonado y la desorgani-zación personal.La delegación ineficaz.El involucrarse innecesariamente en asun-tos de rutina.Tratar de abarcar demasiado al mismo Tiempo.Hacer estimaciones de Tiempo irreales.Indecisión y dejar para mañana lo que se puede hacer hoy.

•

•

••

•

••


3.1.2 Desperdiciadores externos

Songeneradosporelambientedelaorganización.Losmáscomunesson:

Lasinterrupcionestelefónicas.Losvisitantesinesperados.Lasreunionesnoprogramadas.LaAdministraciónporcrisis.

EsimportanteparalograrunaadecuadaAdministracióndelTiempo,identifi-carnuestros10 principales desperdiciadores, yaqueentoncesconocere-moselpuntoinicialquedebemosatacar.

••••

Selección de nuestros desperdiciadores de Tiempo:


3.1.3 Principales desperdiciadores del tiempo

Interrupcionestelefónicas.Faltadeprioridades.Hiperdedicación.Visitascasuales.Juntas.Delegaciónpocoefectiva.Administraciónporcrisis.Apresuramiento.Rutinaycosastriviales.Papeleoylectura.

••••••••••

Independientementedelalistaanteriorseencuentranotrosdesperdiciadoresdeltiempocomoson:

Latardanza;Informacióninadecuada,imprecisaydemorada;Tareassinterminar;Faltadeautodisciplina;entreotros

••••


�.2.CUADRO DE CAUSAS, FUENTES Y SOLUCIONES

Causas de pérdida de tiempo (desper-

diciadores)Fuentes Soluciones

Interrupciones telefónicas

Falta de autodisciplina.Deseo de ser informado y participar.

Seleccione y agrupe las llamadas.Sea breve.No participe, excepto en aquello que sea esencial.

Falta de prioridades

Ausencia de objetivos y metas

Defina por escrito obje-tivos y metas.Comente las prioridades con sus subordinados.

HiperdedicaciónIntereses muy amplios, con-fusión e incapacidad para fijar prioridades.

Diga no, haga primero las cosas que van primero.Desarrolle una filosofía personal del tiempo.

Visitas casuales Propensión a ser sociable.Incapacidad para decir no.

Hágalo en otra parte en-cuentre a sus visitan en el exterior.Sugiera un desayuno.Si es necesario manténga-se de pie durante la con-ferencia.

JuntaTemor a la responsabilidad de las decisiones.Hipercomunicación.Liderazgo deficiente.

Tome decisiones sin re-uniones previas. Tome decisiones aunque carezca de algunos datos.Desaliente las reuniones innecesarias.Organice únicamente las necesarias.Utilice agenda.Sujétese al tema y prepa-re minutas concisas.




Delegación poco efectiva

Temor a la incapacidad y competencia de los subor-dinados.

Capacite, permita errores, reemplace si es necesario.Delegue plenamente el crédito.Equilibre las cargas de trabajo.Integre a su equipo.

Administración por crisis

Ausencia de planeación.

Orientación hacia la acción.

Tener éxito sin ella.

Estimaciones irreales del Tiempo.

Orientación hacia los pro-blemas.

Resistencia de los subor-dinados a comunicar ma-las noticias.

Reconocer que la planea-ción toma Tiempo pero al final permite ahorrarlo.

Destacar los resultados y no la actividad.

Reconocer que el éxito tiene lugar con frecuen-cia, a pesar de, y no en función de los métodos usados.

Considere mayor tiempo. Considere las interrup-ciones.

Oriéntese hacia las opor-tunidades.

Aliente la rápida trans-misión de la información, esencial para una acción correctiva oportuna.




ApresuramientoImpaciencia frente a los detalles.

Responder a lo urgente.

Falta de previsión.

Tómese tiempo para ha-cer bien las cosas.

Distinguir lo urgente de lo importante.

Tómese Tiempo para pla-near, reditúa su valor.

Rutina y cosas triviales

Falta de prioridades.

Hipervigilancia de los su-bordinados.

Resistencia a delegar, sen-sación de mayor seguri-dad al tratar con los deta-lles de la operación.

Determine, concéntrense en las metas.

Delegue, luego deje la responsabilidad a sus em-pleados. Supervise los re-sultados no los detalles ni los métodos.Reconocer que sin delega-ción, es imposible lograr que las cosas se hagan a través de los demás.

Papeleo y lectura

Explosión de conocimientos.

Computadoritis.

Lea selectivamente.

Administre por excep-ción los datos de la com-putadora.

8.

9.

10.


�.� TEST CRONÓGRAFOS

Acontinuaciónsepresentanunaseriedeaspectosconsideradoscomodesperdi-ciadoresdelTiempo,reviseconcuidadocuálesinfluyenenelusoefectivodesuTiempoytenerlospresenteadiario.Contemplandolasiguientefrecuencia.

1. Nunca lo hago 2. Casi nunca lo hago �. Ocasionalmente lo hago4. Casi siempre lo hago 5. Siempre lo hago

Sumecadagrupoydividaparaobtenerelpromedio. Uso del teléfono

1. Establezcounahoraespecíficaparaefectuarmisllamadas.

2. Establezcoprioridadesparalasllamadasmásimportantesduranteeldía

�. Organizolainformaciónquenecesitoantesdeefectuarunallamada. 4. Evitosocializarporteléfono,ysindejardeseramable,voydirectamente

alasuntoquedebotratar.

PROMEDIO

Visitantes inesperados

Atiendosóloalaspersonasquetienencitapreviaoquellevenunasuntoespecíficoatratar.

Alosvisitantesinesperadoslesdoycitaparaatenderlosotrodía. 7. Investigoelobjetodelavisitaydeterminodeinmediatolaconveniencia

dededicarTiempoaello. 8. Recaboconanticipaciónlainformaciónnecesariaparadarrespuestaalos

visitantes.

5.

6.

PROMEDIO


Juntas

Cuandoasistoaunajuntaconozcodeantemanoelpropósitoyprogramadelamisma.

10. Alefectuarseunajuntasólonosencontramoslosdirectamenteinvolucrados.

11. LasjuntasinicianyterminanenelTiempoestablecido.

12. Altérminodelajuntasecuentaconconclusionesyacuerdosconcretosparacadaunodelosparticipantes.

PROMEDIO

9.

Desorganización personal

Realizounasolaactividadalavezyhastaterminarla.

Tengoclasificadasmisprioridadespersonalesylaboralesymeapegoaellas.

Encuentrofácilmentelosdocumentosenmiescritorio,archivoolugardetra-bajoengeneral.

Manejoyatiendounsóloasuntoalavez,sinmezclarlosnidejarlosinconclu-sosoamedias.

PROMEDIO

1�.

14.

15.

16.

Delegación poco efectiva

Turnoactividadesofuncionesaotraspersonasquepuedanrealizarlas.

NoempleomuchoTiempoencorregireltrabajodeotros.

Noacaparoactividadesquepuedanrealizarmissubordinados.

Confíoenmipersonalparaellogrodelosobjetivos,apesardelasmodifica-cionesenlosmétodosdetrabajo.

PROMEDIO

17.

18.

19.

20.


Falta de planeación

Aliniciarmisactividadesmeasegurodeteneralamanolainformación,ma-terialesoequipoquevoyautilizar.

Latardeanterioroaliniciodemijornadalaboralrevisolasactividadespen-dientesylasclasificoporordendeimportanciaourgencia.

Identificolosobjetivosdiariososemanalesyconbaseenellosestablezcomiplandeactividades.

Preveolasnecesidadesafuturodeproyectosomaterialqueserequerirá.

PROMEDIO

21.

22.

2�.

24.

Inhabilidad para decir NO

Puedonegarmearealizaractividadesquenosondemicompetenciayquenotengoporquérealizar.

Sólomecomprometoarealizaractividadesquesípuedocumplir.

Sugieroaccionesoinformación,peronorealizoeltrabajoquelescorrespon-deaotros.

Nomeincomodaelprovocareldescontentodeotrospornegarmearealizaralgoqueaesapersonalecorresponde.

PROMEDIO

25.

26.

27.

28.

Comunicación deficiente

Repitolasinstruccionesrecibidasparaconfirmarquecuentocontodalain-formaciónnecesaria.

Lainformaciónquereciboytransmitoesconcreta,precisayoportuna.

29.

�0.


Cuandotengodudarespectoaalgunaactividaduobjetivo,formulolaspre-guntasnecesarias.

Séescucharatentamenteycomprenderlosmensajesocultosenlacomunica-cióndelaspersonas.

PROMEDIO

�1.

�2.

Falta de control

Terminotodaslasactividadesqueinicio.

Notengoactividadesrezagadasnifueradeplazoovencidas.

Conozcocuálessonlospuntoscríticosdemiactividadyloscontroloper-fectamente.

Cuentoconindicadorescuantitativosycualitativosquemepermitenidentificaroportunamentesisepresentanonodesviacionesamisplanesoriginales.

PROMEDIO

��.

�4.

�5.

�6.

Falta de decisiones

Cuandosepresentaalgúnproblemaanalizoloshechosylassuposicionesyde-terminolasposiblesalternativas.

Pararesolverunproblema,consultoalosespecialistasyalosinvolucradosoalasfuentesdirectasdeinformación.

Tomolasdecisionesoportunamente.

Respaldomidecisiónconinformaciónverazyoportuna.

PROMEDIO

�7.

�8.

�9.

40.


Uso del internet

Establezcounahoraespecíficapararevisarmiscorreoselectrónicos.

Enlaorganizacióntenemosunsistemaparaeficientarelusodelcorreoelectrónico(copiarmensajessóloalosdirectamenteinvolucrados,dedicarTiemposóloalosrelevantes,noenviarbasura,nochatear,eliminarlosnodeseadosetc.).

Cuandonavegolohagoenformaeficiente,sóloparaobtenerinforma-ciónrelevante.

Cuentoconlosavancestecnológicossuficientesparaoptimizarlavelocidaddeconexiónytrabajo.

41.

42.

4�.

44.

Paracalificarestecuestionarioenprimer lugarefectúe la suma totalde lospuntosqueanotó,porahoranotomeencuentalospromedios

SUMA TOTAL

Acontinuaciónseñaleenlaescalasiguieteelvalorobtenido.Elusodemitiempoanivelgenerallopuedocalificarde:

0 25 50 75 100M R B MB E

�.4 EJERCICIO INDIVIDUAL POSTERIOR AL TALLER.

Leealas“74clavesparaeludirlosadministrandomejorsuTiempo”enlapág.53.Establezcaunasoluciónparacadaunodelosdesperdicia-dorespersonales,internosyexternosdeltiempo,queiden-tificoenlalistarealizadaduranteeltaller,yaquealadver-tirlossabrácualeselpuntoinicialquedebeatacar.Comentamoslosresultadosenlapróximareunión.

Consigna


Ahora anote el promedio de cada uno de los factores que integran este cuestionario

FACTORA

B C

D

E

Promedio:

Promedio:

Promedio:

Promedio:

Promedio:

Individual

Familiar

Trabajo

Pasatiempos

Salud

Compareelpuntajeobtenidoencadafactorconlasegundaescala:

0 a 1 = Mal uso del tiempo en ésta área.

1 a 2 = Regula uso del tiempo en ésta área.

2 a � = Buen uso del tiempo en ésta área.

� a 4 = Muy Buen uso del tiempo en ésta área.

4 a 5 = ¡Felicidades! Se tiene un excelente uso del tiempo.


Envistadequenopodemosincrementarlacantidaddetiempoquerecibimos,lacalidaddeltiemposeconvierteenlaúnicavariable.Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólotúpuedesmejorarlacalidaddetutiem-po.Enúltimainstancia,usastutiempocomolodeseas.

Laformacomousastutiempodefinequiéneres,másaúnqueloquedices,loquevistes,losamigosqueeliges,loquepiensas.Muchagentedicealgoyhacelocontrario,porejemplo:muchagenteidentificaasufamiliacomoelaspectomásimportanteensuvidaysinembargo,inviertemuypocotiempoenactivi-dades.Tucompromisoparaadministrartutiempoesrealmenteuncompromisocontigomismoyconloqueesimportanteentuvida.

Unaprovechamientoadecuadodeltiempopermitealgerentedisfrutardesutrabajoysudescanso.Laautodisciplinasignificafuerzadevoluntadparahacerlascosasquedebenhacerseantesquelasquequeremoshacerporquenossonmásfácilesoagradables.Enfrentarnosalosasuntosenvezdeposponerlos,nosdarámástiempoparahacerlascosas.Puestoqueesnuestrotiempoloquees-tamosgastando,somosnosotrosquienesdebemosdominarlo,ynodejarqueélnosdomine.Ynadiepodrádominarsutiempomientrasnoestéprimerodispuestoadominarseasímismo.

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas

y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.

CONCLUSIÓN


Bloque 4.Estilos para Administrar el Tiempo


OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Aplicarán herramientas para aprovechar las fortalezas de su estilo de administración del tiempo así como el estilo del grupo, en diferentes situaciones de trabajo.

Estilos paraadministrar el

tiempo

Estilos más comúnes

Herramientas

Mitos con Relacion al tiempo

Anexos


INDUCCIÓN

EnelcampodelaSemiologíaencontramosqueeltiem-poestableceuna linealidadqueproduciríaefectoseneldiscurso.Latemporalidadleimponeunasecuenciaallen-guajeoraloescrito,lasrupturassonobservablesenlapa-tologíayenalgunascreacionesartísticas.

Latramadeunrelatoliterarioolasimplenarracióncolo-quialdeunhechocotidianodeterminarelacionesdeltipocausayefectoquecondicionaríalaaparicióndejuiciosdevalor,entérminosbueno-malo;recompensa-castigo.

DesdeelPsicoanálisislainvestigacióndelosprocesospsí-quicosconstituyeunarupturaconlaconcepcióndetem-poralidad conocida. A partir del Psicoanálisis es posibleestablecerotrosordenamientosen la categorizacióndeltiempoyre-pensarsusefectoseneldiscurso.

Un análisis de los orígenes del tiempo po-dría aportar una mejor comprensión de sus efectos no sólo en el lenguaje sino también en la estructuración del pensamiento.

Orígenes del tiempo en occidente.

Laexperienciatemporaldenuestraculturaeselfrutodeunlargoproceso,unaconstrucciónqueseiniciaaprincipiosdelaEdadMedia,bajoelimperiodelaIglesiaCatólica.LareformadelalmanaqueJulianotienecomoobjetivoponerconcordanciaentreelañosolaryelañocivilyaunquefueaceptadoporlamayoríadelasnacionesfuetambiéncom-batido,estableciéndosetardíamenteenAlemania(1669),In-glaterra(1752)yRusia-engranpartedeella-(1878).


La instalacióndelalmanaquegregorianoconstituyeunauniversalizacióndeltiempo,el punto final de un proce-so que comenzó mucho antes.

Eltiempotalcomoloconocemosenlaactualidad,ensutranscurriryenlaposibilidaddefechareventos,fuedu-rantesiglospropiedaddelaIglesia.ElhombredelaEdadMedianosabeapreciarconexactitudelpasodeltiempo.En la práctica los acontecimientos se sitúan en relaciónconlasgrandesfiestas,ellaicosólotienedeltiempounaexperienciaconcreta-talcomosucedeenlosniños-,lareflexiónintelectual,loscálculosprecisossonpatrimoniodeunospocosclérigos,todoslosdemásconocensólolaalternanciadeldíaylanoche,delinviernoyelverano.Sutiempoeseldelanaturalezayelritmodelastareasagrí-colas.La Iglesiarecogeyordenalaexperiencia,yenlospórticosdelasgrandescatedralesseilustracadamesconunaactividad.

Loscronistasynovelistassonmuypocoprecisos,secon-tentanconfórmulasoscurasdeltipo“entiemposdelreyEnrique”, “hacia la época de Pentecostés, “Cuando losdíassealargaron.”

LaIglesiarecortóeldíaenhoras,enunritmoreguladoporlascampanasdelmonasterio.Lashorasestánlejosdeserigualesentresí,varíanconlala-titud,laestacióndelañoolaaplicaciónobienelcampane-ro.EnInglaterrasetocanantesqueenelcontinente,tantoquenoterminarádesignandoeninglésalmediodía.

Existen innumerablesrelatosconrespectoa laexactitudavecescruelconquesecelebrabanlosoficios.Tresvelasenunanocheobienelcampaneropuedecalcularlasho-rassegúnlaspáginasquehaleídoylasoracionesysalmosqueharecitado.

“Cuando los días se alargaron”, etc.


Lassemanas,losmeses,obedecenacomplicadoscálculossóloparainiciados,queloslaicos,tantoelcaballero,comoelcampesino,nopuedencomprender.

En razón del hábitat en que realizaban su actividad elcampesinoyelseñorfeudal,semanteníaunaestrechare-laciónconlanaturaleza, losdevocionarios laicos ligabanéstaaltiemposagrado.

Enelámbitourbanolarelaciónsevatornandocadavezmenosdirecta,elmercadertienequemanejareltiempodemaneradiferente, ladivisiónprofesionalde la jorna-daserigeporleyespropias,yeltranscurrirsetraduceendinero.Estetiemponecesitaunlargoperíodo,yaquelaIglesiaconsiderarápormuchotiempoirreconciliablestér-minoscomobeneficioysalvación.

Laexperienciatemporalsesubordinaalaproducción:eldescansoyelesparcimiento,contemplansóloelaumentodelrendimientodelalumno/obrero.

El ocio, potencialmente un pecado al igual que en la Edad Media, merece castigo. La expulsión del sistema. Las horas-hombre no ubicables como fuerza de trabajo, son acogidas por la cárcel o el manicomio, instituciones crea-das en simultaneidad con la fábrica.


INTRODUCCIÓN

¿Cuáles serían las ventajas de una investigación

orientada a una historización del tiempo? Aúnnolosabemos.

Sujustificaciónresidiríaenabrirunespacioparatratardecomprender,enelmarcodelateoríapsicoanalíticalains-tauracióndelosprocesosdepensamientoatravésdeunrelevamiento histórico. El riesgo sería -como lo expresaFreuden

-quealequiparareldesarrolloculturalaldesarrollopsí-quicodelindividuo,secayeraenmerasanalogías.

La universalización del tiempo occidental, cuya tramita-ciónestuvoenmanosdelaIglesiaestableceunacontinui-dad,yunacualificacióndeltiempo.Laprimeratienecomoconsecuenciaunateoríacompletadelmundo;lasegundaimplicaqueeltiempoestáprovistodecualidades:bueno-malo,consuconsiguienterecompensa-castigo.

SeríalógicopensarenlostérminosdeunadelasideasdeBion

El malestar en la cultura

“Para toda indagación científica ya sea para perso-

nas o cosas es posible que nos estemos desenvol-

viendo dentro de un campo de pensamiento (una

cultura, e incluso una cultura provisoria) por el que

sufrimos la dolorosa convicción de que no conduce

a nuestro bienestar”.


Consideroqueunanálisishistóricodeunadenuestrasmáspreciadasconstruccionesdevelaríaunno-tiempoconleyespropias,queligaríaseriesdefenómenosensecuenciasnolineales,‘descausalizadas’,estableciendoredesconceptua-lesquecasinopuedenserformuladas,perodelasquepo-demosdarcuentaennuestraexperienciaclínica.

ElPsicoanálisisquecomoprácticarevelalaatemporalidadatravésdelosprocesospsíquicos(-enlacualelno-tiempoescapaaunacualificaciónmoraloporlomenosreligiosa-),¿podríacomocienciaampliarlacapacidaddelpensar?EnelsentidoqueutilizaBionesteconcepto,ampliandolatole-ranciaalafrustración,sinasumirlaomniscienciacomosus-titutodelaprendizaje.Elpsicoanálisisocualquierotracien-ciaquedespeguealaexperienciatemporaldecualificaciónyporlotantodeunafalsacausalidad.

“Y si no hubiese nada ni nadie más allá

del tiempo? Entonces el hombre estaría

condenado y tendría que aprender a vivir

cara a cara esta terrible verdad”.


4.1 ESTILOS MÁS COMUNES

CadapersonatienediversosnivelesdehabilidadparaadministrarsuTiempo.

Estilos Definición Problemas

Saltón“Salta de una cosa a otra y muchas cosas se le quedan empe-zadas”.

Se distraen con fa-cilidad. Les gusta variar y cambiar el ritmo.Quieren satisfac-ción inmediata.Les gusta sentirse ocupados.

Características

Están : aburridos, frustrados, angus-tiados. Aceptan demasiadas inte-rrupciones inne-cesarias, llamadas telefónicas, etc.

Ultraperfeccio-nista

“Nunca tiene Tiem-po para hacer el tra-bajo como quiere ha-cerlo”.

Se fija altas nor-mas que no son realistas.

Quiere hacer todo a la perfección.

No distingue entre normas y expecta-tivas sobrehuma-nas. Trata de com-placer a alguien en su pasado. Se creen capaces de hacerlo todo por sí mismos, y hacerlo bien.

Alérgico a los detalles

“No tiene paciencia para hacer el segui-miento de un pro-yecto porque detes-ta los detalles”.

Se esconden tra-bajando y vivien-do en el ojo del huracán. Son au-daces. Les gus-tan los proyectos difíciles. Se dedi-can a muchas ac-tividades a la vez. Pasan por alto in-contables detalles esenciales.

Les gusta encargar-se del problema glo-bal. Son demasiado impacientes para hacer seguimiento. Les gusta moverse rápidamente y por eso se resisten a las labores de rutina.


Estilos Definición Problemas

Indeciso“Cuando se les ofre-cen diversas alterna-tivas, no saben por cuál decidirse”.

Características

Decidioso“Esperan hasta el úl-timo momento para poner manos a la obra”.

Se sienten hosti-les, enojados o re-sentidos. Les gus-ta enfrentarse a los obstáculos de última hora.Corren contra el reloj. Se resisten a una vida bien es-tructurada.

No saben calcular el Tiempo. La tensión los estimula. Creen que necesitan pre-sión para poder cumplir.

Está siempre en-tre “debo” o “no debo”. Pierden el Tiempo y energía hasta que se ha-yan reunido todas las opciones.

Se sienten tan abru-mados que no sa-ben por donde em-pezar.

No saben lo que realmente quieren. Temen que su elec-ción no sea acerta-da. No saben cómo empezar a actuar. Tienen miedo de lo desconocido.No están seguros de contar con la in-formación suficien-te. Tienen dema-siadas alternativas para escoger.


4.1.1 ¿Cómo superar los problemas de cada estilo?

Disminuyaunmomentosuvelocidad.Eligeelmayornúmerodedistraccionese interrupcionesqueleseaposible.Cierrelapuertaydescuelgueelteléfo-noduranteunTiempo.

Estructuredealgunamanerasujornadadetrabajoesco-giendounaspocastareasdealtaprioridadparaejecutar-lasdurantesusperiodosdemásaltoniveldeenergía.Concentre sus esfuerzos durante el periodo de Tiempoqueleseaposible.Dividalosproyectosenmini-metasyavancepasoapaso.

Utiliceuncronómetrooalgúnotromecanismoquelere-cuerdequedebecumplirsuprogramadetrabajo.Tratedehacer frentea la frustración,a laangustia yalaburrimientoenunaformapositivayproductiva.

Tómese el Tiemponecesarioparadescansar y prémieseporelcaminorecorrido.

Mireprimeroa lobásico.Compare loqueusteddaporsentadoyquesearealmenteloqueserequieredeacuer-doalarealidaddelasituación.

Observequesusnormaspuedenserinnecesariamenteelevadas.

Diganoanuevasactividadesquepuedenrecargarlodemasiado.

Identifiquelasactividadesdealtaprioridadenquelosre-sultados son suficientemente importantes para justificarlasmásaltasnormas.Concedamenosatenciónyesfuerzoaactividadesdeinferiorprioridad.

Aprendaadelegareficazmente.Reservarparasílasactivida-desconlascualesgozayquesóloustedpuedellevaracabo.

Sitemehaceruntrabajomenosqueperfecto,imaginelopeorquepodríaocurrirenesecaso.¿Esunaverdadtante-rrible?¿Podríamanejarlasituación?


Saltón

Ultraperfeccionista


Establezcarutinassencillas,básicasparaseguirlas.

Minimiceelproblemadelosolvidos.

Anotesusideas.

Coloquerecordatoriosenlugaresvisibles.

Tengaalamanotodoslosmaterialesyequipoquenece-siteparalasdiversasactividadesdeldía.

Soliciteayudadeunapersonaqueleayudeaidearproce-dimientosdeseguimientoypóngalosenpráctica.


Aprendaaevaluarsusnecesidadesydeseos.

Désecuentadequeen lamayoríade lassituacionesnohayeleccionesequivocadas.Cualquierresultado,buenoomalo,proporcionaexperienciaquesepuedeutilizarparamejorarsucapacidaddetomadedecisiones.

Dividasusdecisionesenunaseriedepasospequeños,fi-jandoparacadaunounafechatope.

Puntualicesustemoresparapoderentenderseconellos.Consulteelcasoconamigosdeconfianza.

Pongaatenciónasusintuiciones,suscorazonadas.

TómeseTiempoparatranquilizarseyprémieseporelca-minorecorrido.

Alérgico a losdetalles

Indeciso


TomeconcienciadecuántoTiemponecesitanrealmentelascosasymidaelTiempodesutrabajo.

Noesperelainspiraciónparainiciaruntrabajo.Propongaunplanparaempezarya.

Fijemini-metasparasentirsatisfacciónensutrabajo.Adelantelasfechastope.

Consultesulistade“cosasporhacer”paraasegurarquenoestápostergandolosasuntoscríticos.Silegustadilatarlascosas,dilatesólolaspequeñasymenosimportantes.

TómeseTiempoparatranquilizarseyprémieseporelca-minorecorrido.

Decidioso

4.2 HERRAMIENTAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Priorización

Consisteenprecisarcuantoanteslosaspectosdetraba-joquesonobsoletosydeloscualespuedeprescindirse.Esenextremoimportanteparaprogramarlasactividadesdiarias.Paraestablecerprioridadesesposibleutilizar lasprimerasletrasdelabecedario:

Degranvalor (actividadesahacerseenésemomento).

Demedianovalor(actividadesquesepuedenposponer).

Depocovalor (actividadesa realizardepocoapoco).

a.

b.

c.


Delegacióndelosaspectosqueyahandominadosussub-alternos,conlaventajadequeelTiemposobranteesde-dicadoaactividadesqueameritendesarrolloyasícreareldesafíoparalosempleadossubalternos.

Delegación

Calendario.Lamayorpartedelagenteposeecalendariosdealgunaclase:depared,escritorio,etc.Aquíseanotanlasactividadesdenegocio,citasconelmédico,fechasim-portantesyotrascosas.

Listadeactividades.Todoshemosreconocidoalgunavezlaimportanciadelistaslasactividadesycualquierasabe-mosquesifunciona;estoahorraTiempoyenergía.

Guíasdeplaneación semanal. El plan semanario consti-tuyeunvaliosoauxiliarenlaAdministracióndelTiempo,incluye:llamadastelefónicas,juntas,almuerzos,reportes,correspondencia,etc.

Guías de Planeación

Desorden: mantenercosasenexcesoquenoestánclasi-ficados,notienenutilidad,notienenunlugar.

Podemosresolver:

Limpiandoellugar.Clasificando.Ordenando.

•••

Organizar el desorden


4.� MITOS CON RELACION AL TIEMPO

1. Actividad. Las personas más activas logran más (actividad vs. resultados).

2. Decisiones demoradas. Las decisiones demoradas son las mejores.

�. Eficiencia vs. Eficacia. El más eficiente es el más eficaz.

4. Trabajo Duro. El que más trabaja, más logra.

5. Omnipotencia y Omnipresencia. Sólo yo puedo hacer lo correcto.

6. Demasiado Trabajo.La mayoría de los vendedores. Justifican “falta de tiempo” “por exceso de trabajo”

4.3.1 Tips sobre el Tiempo

ElTiempodedicadoaplanearnuncasemalgasta,alolargoesunahorro.

El agotamiento se evita programando una vida, nosóloundía.

AdministrarelTiemposignificahacercosasconmáseficacia,nosoloconmásrapidez(eficiencia).

LosplanesdebenponerseporescritoydebenseñalarunametadeTiempo.

Mideelavanceyactúaparamantenerloconformealoesperado(loquenosemidenosemejora).

Ladisciplinaesunelementofundamentalenunaefi-cazAdministracióndelTiempo.

•

•

•

•

•

•


4.3.2 Reflexiones sobre el Tiempo

¿Qué es el Tiempo?

Segundo,minutos,horas,días.Semanas, meses, años…relojes, agendas,calendarios.Esintangible.Nosepuededetener.Nolopodemoscomprar,rentar,vender,pres-tar,pedir,guardar,multiplicar,manufacturar.Sololopodemosgastar.Nolopodemosaumentaroreducir.Esunrecursonorenovable.Irrecuperable.ElTiempoesoro,dinero,esvidaymuerte…

••

•••

••••

Somos nosotros los que hacemos que las cosas sucedan

Evitaposponer.Nodecidirenformaapresurada.Evitarinterrupciones.Evitarlatelefonitis.Serpráctico.Noconfiartodoalamemoria.Usarlaagenda.

Una persona exitosa

HacermásenmenosTiempo.OrganizarlascosasenfuncióndelTiempo.Organizarlosrecorridos.Nosotrosadministramos,repartimos.

••••

De nosotros depende hacer nuestro Tiempo productivo


4.4 ANEXOS:

DiagramaConceptualdelTiempoDiagramadeFlujodelTiempo

Establecer prioridades y objetivos

Eliminar actividades innecesarias

Obtener el mayor provecho de tu tiempo y

energía

Dejar espacio para situaciones

inesperadas

Planeación delTiempo

Reflexión y perfección del

tiempo

Organización del Tiempo

Calidadde Vida

Eliminar o reducir

distracciones como sea posible

Diagrama Conceptual del Tiempo


P.C.El tiempo sólo existe en la imaginación

Divisible EstableceActividades

Sí

No

Sí

Fin

SíEstableceObjetivos

Especficas y claras

Consti-tuyen un

reto

Sí

No

Corrigedesvia-ciones

Establecer metas entiempo y

forma

Termina el proceso

P.C.

Diagrama de flujo del tiempo

No


4.5 EJERCICIO :

Ideas para recordar en 15 minutos:Trabajamostodosjuntosreconstruyendolosítemsmásimportantesdelbloquedeacuerdoalaconsignadelinstructor.

Primeropensamosindividualmenteyloregistramosenpapel.

Despuéscompartimosycomparamosloquecadaunoconsideremásdesta-cabledelbloque.

Individual


En Grupo


esunconceptointeresante.Implicaquepodemospo-seerloocontrolarlo.ElTiempo,ensímismo,espartedelastresdimensionesynocreoqueporahorapodamos“hacerle”algo,muchomenosadministrarlo.

Loquepodemos,encambio,esadministrarnosnosotrosmismos“atiempo”.Tomarconcienciadeloqueestamoshaciendo,ydecómoestamos,dentrodeltiempo.

Eltiemponosproveeunaherramientaconstantee ingeniosaenmateriaderelatividad,quenosayudaarelacionarnosconotraspersonasdemanerasin-crónica.Porejemplo,nospodemosencontraracenaralas9p.m.,yasípasarunmomentoagradable.

Muchoes loqueha sidoescritoacercadel conceptode“AdministracióndeTiempo”.Piensoeneltiempocomounríoquesiemprefluye.Podemosirconocontraél.Deslizándonosatravésdeltiempoosiendoempujados,sacudidosyatemorizadosporél.Nopodemospararlo.

TodosposeemoslahabilidaddeinfluenciarnuestraexperienciaconelTiem-po;loquehacemosdentrodeél.Enquécentramosnuestraatención,reflejanuestrapercepciónacercadecómoutilizarelTiempo.Elfocoloestodo.Con-tinuamentehacemoselecciones,conscientesono.Vivimosenunreinodepo-sibilidades,tantas,quedebemoselegircuidadosamentenuestrasexperienciassiqueremosvivirdeunamaneradeliberada.Enfocar nuestra atención es la clave de la “Administración de Tiempo”. Yaquenopodemosenfocarnosentodo,debemosserselectivosparasaberen

Administración del tiempo

Administración del tiempo es sólo una idea que

usamos para tomar conciencia de la manera de

movernos dentro del río.

CONCLUSIÓN


quépasaremosnuestrotiempo.Estosignificaquedebemospriorizar:Unavezquehayamosdecididoquéeslomásimportante,usaremosherramientasparamantenernuestraatenciónsobreello.Deestosetrata,despuésdetodo,la“AdministracióndeTiempo”

Simple,aunquenoesfácil... Industriasenterashansurgidoparaproveernosherramientasdeadministracióndetiempo.Esasherramientas,quesevuelvenmásymássofisticadasgraciasalavancedelatecnología,sehantransforma-doenlosiconosdenuestraadministracióndetiempo.Lasusamosparaman-tenernuestraatenciónenfocadaenusareltiempodeunadeliberadamanera.Hemosusado“post-it”,calendarios,listas,agendas,planificadoressemanales,programasdecomputadoras,yahora,Palms.

Lamejorherramientaparacadaunoserá,sinlugaradudas,aquellaquemejorcalceconnuestroestilodevida,nosseafácildeusar,ymantenganuestraaten-ciónenfocada.Silaadministracióndeltiempoesimportanteparausted,debeusarconsistentementelaherramientadesuelección.

Untruco“nomuyortodoxo”quetambiénpodemosprobar,esusarunobjeto“ayudamemoria”,algoquehabitualmentenoestáallí,algoquenoes

“Si quieres hacer buen uso de tu tiempo,

debes saber qué es lo más importante y

entonces, darle todo lo que tengas”Lee Iacocca

parte del paisaje.

Elroldedichoobjeto,serárecordarlecadavezquelovea:“Estoy aquí para recordarte usar tu tiempo para...”Puedeserunobjeto,ocualquierotracosa,como:

LlevarelrelojenlaotramuñecaAtarunacintabrillanteensubolsoomaletínLlevarsufotofavorita,ounapiedra,enunbolsilloEscribir enel salvapantallade su computa-doraalgúnmensaje


Asegúresedecambiarsuobjeto“ayuda memoria” almenoscadadossema-nas,yaquenaturalmentesedesensibilizarádeélydesumensaje.¿Necesitaayudaparaenfocarse?ElCoachingesunaexcelenteherramientaparausarymantenerunfococonsistente,yunfococonsistenteleharáobtenerloqueus-teddesea,másrápido.

No dejes que el temor al tiempo que lle-

va alcanzar algo, se interponga en tu ca-

mino de hacerlo.

El tiempo pasará de todas maneras,

así que úsalo de la mejor manera posible.Earl Nightingale


GLOSARIO

ADMINISTRAR: Alcanzarlosobjetivosatravésdeotraspersonas.

ADMINISTRACIÓN: Lacienciasocialquepersiguelasatisfaccióndeob-jetivosinstitucionales,pormediodeunmecanismodeoperaciónyatravésdelesfuerzohumano.

Esunprocesosocialquellevaconsigolaresponsabilidaddeplanearyregularenformaeficientelasoperacionesdeunaempresaparalograrunpropósitodado.Eselarteotécnicadedirigireinspiraralosdemás,conbaseenunprofundoconocimientodelanaturalezahumana.

Ladireccióndeunorganismosocialysuefectividadenalcanzarobjetivos,fun-dadaenlahabilidaddeconducirasusintegrantes.

Administraresprever,organizar,mandar,coordinarycontrolar.

Eslafuncióndelograrobjetivospormediodeotros.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO: Procesodeplaneación, avance yevaluacióndenuestrasactividadesenunmomentodeterminado.Lapodemosrepresentarcomounprocesocíclico,quepodemosdividiren8etapas.

DESORDEN: Mantenercosasenexcesoquenoestánclasificados,notie-nenutilidad,notienenunlugar.

DESPERDICIADORES INTERNOS: Son aquellos generados interna-menteoautogeneradosyconstituyenobstáculosanuestrasactividades.

DESPERDICIADORES EXTERNOS: Songeneradosporelambientedelaorganización.


EFICIENCIA: Hacereltrabajobien.

EFECTIVIDAD: Sabercómohacereltrabajocorrectodelamejormanera.

HÁBITOS: Loshábitossonpatronesdeconductacompuestosdetrespar-tesque se superponen:Conocimiento (Saber),Actitud (Querer) yHabilidad(Poder).

PRIORIZACIÓN: Consisteenprecisarcuantoanteslosaspectosdetrabajoquesonobsoletosydeloscualespuedeprescindirse.Esenextremoimportan-teparaprogramarlasactividadesdiarias.

ROBATIEMPOS: LlamaremosRobatiemposaestosverdaderosconsumi-doresdenuestraenergía

TIEMPO: Elperiododuranteelcualcontinúalaacciónoelproceso.


IDEAS PARA RECORDAR

Universidad ING Administración del Tiempo©2007SegurosINGS.A.deC.V.TodoslosDerechosReservados.Fechadeactualización,junio2007.

Av.PeriféricoSur3325,Piso11,Col.SanJerónimoAculco,C.P.10400,MéxicoD.F.Tel.5169-1000•5169-2500AtenciónaAgentes:01800-900-LEON

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