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Administração Pública /
Setor Público Administrativo
A Administração Pública, muitas vezes designada por
Setor Público Administrativo, compreende uma grande diversidade de Entidades / Organizações.
Diversidade que não é menor do que a que encontramos no Setor Privado. Mas haverá algo que as
diferencie e lhes dê uma certa homogeneidade em termos de Gestão? E isso reflete-se na necessidade de
software específico para suportar essa Gestão? A resposta é afirmativa.
Nos Organismos Públicos o papel do Controlo Orçamental é muito mais importante.
Os Organismo têm de executar um Orçamento em que há valores previstos para as Despesas, que não podem ser
excedidos, sob pena de graves consequências. E não se trata apenas de não ultrapassar valores globais, isto é, de não
se poder exceder os valores previstos em cada conta, cada rubrica. Também não se podem exceder os valores previstos
para cada uma das despesas em particular. Há um duplo controlo.
Isto leva a que todo o Processo da Despesa tenha de ser
controlado passo a passo, desde que se propõe efetuar
uma despesa até ao pagamento. Logo nas Propostas de
Despesas tem de garantir-se que as mesmas poderão
ser pagas, mais tarde, sem ultrapassar o Orçamento dos
Organismos.
Por isso, existem fases bem definidas no processo da
despesa na Administração Pública, cujo controlo é
essencial.
Para responder a esta especificidade do Controlo por
Conta / Rubrica e diversas Fases, a nossa Solução,
baseada em quase 20 anos de experiência neste Setor,
contempla um Módulo de Controlo Orçamental
específico para a Administração Pública e Extensões a vários Módulos, da Contabilidade à Tesouraria, passando pelos
Recursos Humanos e Património, de forma a responder adequadamente às necessidades deste tipo de Organizações.
Soluções na Nuvem
Pode a Administração Pública beneficiar com a Cloud? Pode e muito. A informação passa a estar na Web e pode ser acedida, por
quem estiver autorizado, a qualquer hora, de qualquer lugar. Deixa de haver preocupações com Servidores, Bases de Dados,
Backups (que asseguramos em pelo menos 3 instalações distribuídas por 2 países), Instalação e Manutenção de Aplicações.
Serviço de Suporte Consultoria Local e Remota
Os Utilizadores beneficiam de um Serviço de Helpdesk,
Documentação, Videoteca na Web e E-learning, que os ajuda
no melhor uso das Soluções.
Os Consultores da Rede Altoga estão disponíveis quer para
intervenções locais quer para Apoio e Formação Remota via Web,
Conference Calls e Webinars. Além do suporte às Aplicações,
temos especialistas em várias áreas do negócio, incluindo
Administração Pública.
Preços Inesperados
Os Módulos são subscritos a baixo custo, muito inferior às soluções tradicionais On-Site, e sem necessidade de uma compra inicial.
Paga-se apenas a subscrição mensal. Poupam-se os elevados custos de ter e administrar sistemas locais. O Helpdesk e a Consultoria
Remota diminuem ainda mais os gastos. E aí podemos chegar a preços inesperadamente baixos – Consulte-nos!
Organização dos Módulos Controlo Orçamental Público
À parte do Módulo do
Controlo Orçamental
Público, que é específico, os
restantes Módulos são os
mesmos das outras
Organizações embora com
extensões específicas para a
Administração Pública.
Destacam-se:
M235 – Controlo
Orçamental Público
M200 – Contabilidade de
Gestão
M210 – Documentos
Comerciais e Fiscais
M160 – Faturas / NFEs
Eletrónicas e Certificadas
M240 – Tesouraria
M245 - Contas Correntes e
Cobranças
M270 – Património
Já vimos que o elemento diferenciador base do Controlo
Orçamental Público é o Controlo fase a fase.
Tendo em consideração que operamos em diversos
contextos e países, o nosso modelo de controlo das fases
considera até 6 fases:
Tudo isto é articulado com a
Automatização dos reflexos dos
Documentos e de outros
Subsistemas neste controlo.
Basta dar o comando Contabilizar
sobre os Documentos e
automaticamente são obtidos
todos os reflexos quer na
Contabilidade quer no
Orçamento.
O mesmo automatismo é obtido
a partir da Tesouraria, dos
Recursos Humanos e do
Património, entre outros
subsistemas. Todos estes reflexos,
em paralelo com o que acontece
na Contabilidade, são
Multidimensionais, podendo ir até
cerca de 30 dimensões.
Há ainda a considerar questões
específicas como a da preparação
dos Orçamentos e a da Prestação
de Contas. Para estas situações e
outras dispomos das facilidades
necessárias, incluindo a
importação de dados e a
formatação de outputs em PDF,
XML, EXCEL e outros formatos.
O Controlo Orçamental pode
ainda ser expresso em gráficos e
integrado em Dashboards.
A fase a) é a Dotação do valor que é disponibilizado
A fase b) é o Cabimento / Cativação das verbas para as Despesas
em concreto. É uma questão interna ainda
A fase c) é o Compromisso, quando uma Entidade Externa é
envolvida através de uma Requisição / Encomenda ou similar
A fase d) é o Processamento propriamente dito da despesa, em que
o Produto ou Serviço é aceite e se trata da Fatura
Esta fase e) tem uma implementação muito variada e prende-se, por
exemplo, com Autorizações de Pagamento, Requisições de Fundos,
e no caso Português do POCP, afetação das contas 25. São
questões que variam muito de Organização para Organização.
Finalmente, a fase f) que é a do Pagamento
No caso brasileiro temos, depois da Dotação, e indicado a
amarelo, o Empenho, a Liquidação e o Pagamento. Mas se
interessar podemos na mesma implementar as fases b) e c) em
separado.
Documentos Comerciais e Fiscais Faturas / NFEs Eletrónicas e
Certificadas
Os Documentos Comerciais
e Fiscais também na
Administração Pública
providenciam reflexos
automáticos nos diversos
subsistemas:
Contabilidade
Orçamento
Contas Correntes
Tesouraria
Stocks
Património
Contratos / Projetos /
Obras
Estatísticas / Dashboards
O que têm de específico, no caso da Administração Pública, é o
seu relacionamento com os Cabimentos / Empenhos e outros
elementos do Controlo Orçamental Público.
Por outro lado o fato de os nossos Documentos poderem ser
Organizados em Cadeias permite colocar na mesma cadeia os
diferentes Documentos representativos das diferentes fases, da
Requisição / Encomenda à Fatura e ao Pagamento (no caso o
Documento Financeiro do Pagamento).
Nesta linha, também é possível sobre o Documento dar o
respetivo Cabimento, emitir a respetiva Autorização de
Pagamento e outras facilidades correlacionadas. Tudo
integrado com o Controlo Orçamental Público, portanto.
Os Módulos de suporte às
Faturas e NFEs Eletrónicas /
Certificadas, que variam de país
para país devido aos
condicionamentos legais de
certificação pelas respetivas
Entidades Fiscais e outras,
também estão integrados com o
Controlo Orçamental Público.
De fato contêm todos os dados e
facilidades dos Documentos
Fiscais e Comerciais, podendo
pertencer a cadeias e ser
refletidos na Contabilidade e
Orçamento.
Note-se que os Documentos, além destes Reflexos Automáticos que
nos diferenciam, asseguram naturalmente também o seu papel no
negócio, podendo nomeadamente ser impressos e enviados para os
devidos efeitos legais e do negócio e constituírem um importante
histórico auditável das atividades.
Contabilidade de Gestão Tesouraria
Este Módulo visa disponibilizar:
Quer facilidades para responder às
necessidades da Contabilidade Geral
para efeitos legais / fiscais
Quer facilidades para responder a
necessidades mais avançadas de
Gestão
Quer facilidades de ligação /
integração com o Controlo
Orçamental Público
Tudo isto com a máxima eficiência,
para o que contribui muito a
Contabilização Automática
presente nos diferentes Módulos
com reflexos na Contabilidade.
Consoante a parametrização, a
Solução providencia até cerca de
30 dimensões, sendo normalmente
20 para utilização geral e várias
específicas dedicadas aos Terceiros,
Produtos, Contratos, Impostos e
outras questões específicas.
A Contabilização Automática é uma
exigência em termos de
produtividade e a ausência de erros
torna-se cada vez mais
imprescindível na automatização
das atividades das organizações.
O objetivo é conseguir que todas as
operações sejam assistidas por
computador e de forma automática,
incluindo a contabilização.
Isto sem que os operadores tenham de
saber de Contabilidade.
Para tal é necessário que se possa chegar
aos lançamentos contabilísticos a partir
dos conceitos do negócio como sejam os
produtos, os contratos, as unidades
organizativas, etc.
Como a maior parte das operações é
suportada por Documentos, a forma
natural de se obter a Contabilização
Automática pretendida é a partir desses
Documentos.
Esta automatização integral a partir dos
Documentos e Conceitos do Negócio e a
Contabilização Multidimensional são os
principais elementos diferenciadores deste
Módulo de Contabilidade.
Suporta a Tesouraria, incluindo os
Reflexos no Controlo Orçamental
Público, destacando-se:
Registo dos Pagamentos e Recebimentos,
incluindo a ligação aos Documentos da
Administração Pública, bem como de
Movimentos com Bancos e Transferências
de Fundos
Controlo das disponibilidades atuais e
previsionais
Controlo da Tesouraria por Conta,
Terceiro, Contrato e Classe
Emissão de Documentos típicos de
Tesouraria
Conciliação Bancária
Controlos Diversos como: Meios de
Pagamento, Recibos, Classificação de
Tesouraria, Folhas de Caixa
Automatização do reflexo dos
Movimentos em termos de Contabilidade,
Orçamento e Contas Correntes.
Contas Correntes e Cobranças Património Business Intelligence / Dashboards
As Contas Correntes em si
são essencialmente reflexos
dos Documentos e da
Tesouraria.
Este Módulo acrescenta no
entanto mais duas facilidades
operacionais importantes
para as empresas:
Fixação e Gestão dos Limites
de Crédito
Gestão das Cobranças com
suporte para o registo e
agendamento dos contactos
para efeitos de cobrança,
associados aos itens em dívida.
Gestão Administrativa, incluindo requisitos da
Administração Pública, e Técnica do Património
destacando-se:
Tratamento Legal / Contabilístico / Fiscal, incluindo o
cadastro, depreciações / amortizações, abates e
reavaliações em termos de cálculo e de reflexos
contabilísticos automáticos
Enquadramento dos bens, de acordo com as Múltiplas
Dimensões da Contabilidade com Listagens dos Bens e
Movimentos por essas dimensões
Registo de Eventos em Geral, Transferências e Valores
Diversos Associados
Inventário dos bens e das suas condições de
funcionamento
Tratamento Ótico (Códigos de Barras) ou por RFID e
rastreamento com mapeamento via Google Maps
Integração em termos de Gestão Técnica com os
Módulos de Equipamentos, Veículos, Edifícios e
Helpdesk, para tratamento da manutenção, dos
consumíveis, dos seguros dos Itens e do apoio à
utilização dos equipamentos mais complexos
Os nossos Servidores na Web de
Business Intelligence permitem aos
Clientes dos nossos Módulos
dispor à partida um conjunto de
Dashboards e construir outros.
Isto de uma forma integrada e
automatizável. Os Servidores na
Cloud comunicam entre si.
Situações híbridas de Dashboards
com dados dos nossos Módulos e
de outras Aplicações também são
possíveis.
E, claro, muitas das nossas
listagens, com um simples click,
possuem desde logo a
possibilidade de mostrar gráficos
associados.
Descanse na Nuvem!
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2012-04-29