Adım AdımMicrosoft® Office Outlook 2007

Joan Preppernau ve Joyce Cox

Çeviri: Duygu Kayadelen

arkadaþ YAYINEVÝMithatpaþa Cad. 28/C AnkaraTel: +90 312 434 46 24 (4 hat) Faks: +90 312 435 60 57e-posta: info@arkadas.com.trwww.arkadas.com.tr

Orijinal Ýngilizce Baský: Microsoft® Office Outlook® 2007 Step by Step / Joyce Cox ve Joan Preppernau

© Copyright 2007, Joyce Cox, Joan Preppernau ve Online Training Solutions, Inc.

ORÝJÝNAL YAYINCIMicrosoft PressA Division of Microsoft CorporationOne Microsoft WayRedmond, WA 98052-6399ile yapýlan anlaþma sonucu tüm haklarýyla yayýmlanmýþtýr.

© Türkçe yayým haklarý arkadaþ yayýnevinindir. Yayýncýnýn yazýlý izni olmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yolla, bu kitabýn içeriðinin bir kýsmý ya da tümü yeniden üretilemez, çoðaltýlamaz ve daðýtýlamaz.

ISBN 978-975-509-537-0 ANKARA, 2008

Çeviri : Duygu KayadelenYayýna Hazýrlýk : Zeynep KopuzluSayfa Düzeni : Özlem Çiçek ÖksüzBaský : Özkan Matbaacılık ve Gazetecilik Ltd. Şti.

Microsoft, ActiveX, Excel, InfoPath, Microsoft Press, Access, Aero, Calibri, Groove, Hotmail, Internet Explorer, OneNote, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Visio, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Win dows Server ve Windows Vista Amerika Birleþik Devletleri ve/veya diðer ülkelerde Microsoft Corporation’ýn kayýtlý ticari markalarý ya da ticari markalarýdýr. Kitapta geçen diðer ürün ve þirket adlarý sahiplerinin ticari markalarý olabilir.

Kitapta geçen örnek þirketler, kuruluþlar, ürünler, etki alaný adlarý, e-posta adresleri, logolar, kiþiler, yerler ve olay-lar tümüyle gerçekdýþýdýr. Herhangi bir gerçek þirket, kuruluþ, ürün, etki alaný adý, e-posta adresi, logo, kiþi, yer ve olayla bir iliþki kurulmamýþtýr ya da bu biçimde anlaþýlmamalýdýr.

iii

İçindekilerYazarlar Hakkında . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ixOutlook 2007’ye Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi

Outlook 2007’deki Yenilikler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiiHadi Başlayalım! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xiv

Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvUygulama Dosyalarıyla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvBaşlat Menüsünü Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviİletişim Kutularında Gezinmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii

Microsoft İş Sertifika Programı . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xixBir Sertifika Yolu Seçmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxMicrosoft Sertifikalý Uygulama Uzmaný Olmak Microsoft Office Outlook 2007 . . . . xxMicrosoft İş Sertifika Sınavına Girmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxiDaha Fazla Bilgi İçin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii

Kitabın Özellikleri ve Standatları . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiiiKitabın CD’sini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv

CD’nin İçeriği . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvMinimum Sistem Gereksinimleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviUygulama Dosyalarını Yüklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxviiiUygulama Dosyalarını Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxviiiUygulama Dosyalarını Kaldırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxix

Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiBu Kitap ve Uygulama CD’si ile İlgili Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiMicrosoft Officee Outlook 2007 ile İlgili Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiDaha Fazla Bilgi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxv

Hızlı Başvuru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxvii

iv İçindekiler

1 Outlook 2007 ile Çalışmak 1Açıklama Kutusu: Farklı E-Posta Hesabı Türleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Birincil E-Posta Hesabınıza Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Başka Outlook Profilleri Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Açıklama Kutusu: Outlook ve Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2 Kişi Bilgilerini Yönetmek 29Kişi Penceresinde Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Açıklama Kutusu: SharePoint Kişi Listelerini Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Açıklama Kutusu: Kişilere Hızla Ulaşmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Renk Kategorileri Kullanarak Kişileri Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Dağıtım Listesi Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Başka Bir Adres Defteri Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Açıklama Kutusu: Adres Defterlerini Paylaşmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Açıklama Kutusu: Adres Defterlerini Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Kişi Bilgilerini Hızla Bulmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Kişi Bilgilerini Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Açıklama Kutusu: Bir Kişi Kaydına Bağlı OneNote Sayfası Oluşturmak . . . . . . . 71Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

3 E-Posta İletileri Göndermek 73İleti Penceresinde Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Açıklama Kutusu: Outlook İleti Biçimleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80İletiler Oluşturmak ve Göndermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81İletilere Dosya Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Açıklama Kutusu: İletileri Yeniden Göndermek ve Geri Çekmek . . . . . . . . . . . . 88Açıklama Kutusu: Kişi Bilgilerini Göndermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Açıklama Kutusu: İleti Ayarlarını ve Teslim Seçeneklerini Değiştirmek . . . . . . . 98

İçindekiler v

İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

4 E-Posta İletilerini İşlemek 113İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Açıklama Kutusu: İletileri Okundu Olarak İşaretlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116İletileri Yanıtlamak ve İletmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121

Açıklama Kutusu: İletileri Silmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130İletileri Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

5 Gelen Kutusu’nu Yönetmek 143İletileri Hızla Bulmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148

Açıklama Kutusu: Arama Klasörlerini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161İletileri Klasörlerde Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Açıklama Kutusu: Bir E-Posta İletisinden OneNote Sayfası Oluşturmak . . . . .168İletileri Arşivlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek 175Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182Olayları Zamanlamak ve Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal Etmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188

Açıklama Kutusu: Exchange Server 2007 Zamanlama Yardımcısı Açıklama Kutusu: Özelliğini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189

Toplantı İsteklerini Yanıtlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Açıklama Kutusu: Toplantı Çalışma Alanı Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195

7 Takviminizi Yönetmek 197Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198

Açıklama Kutusu: Ulusal Tatil Günlerini Eklemek ve Kaldırmak . . . . . . . . . . . .203Boş Zamanlarınızı Tanımlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204

vi İçindekiler

Outlook’u Birden Çok Saat Dilimi için Yapılandırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206Takvimi Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207

Açıklama Kutusu: Takvim Bilgilerini Bir Web Sayfası Olarak Kaydetmek . . . .212Takvim Bilgilerini E-Posta İletisiyle Göndermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213

Açıklama Kutusu: Bir Randevu, Olay ya da Toplantıya Bağlı OneNote Sayfası Yaratmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215

Bir İnternet Takvimine Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216Birden Çok Takvimle Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218

Açıklama Kutusu: Takviminizin Denetimini Başkasına Devretmek . . . . . . . . . .220Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221

8 Görevleri İzlemek 223Görev Penceresinde Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224Görevlerin Farklı Görünümlerini Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229

Açıklama Kutusu: Görevleri Bulmak ve Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Görev Atamalarını Yönetmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .238Görev Listenizden Görevleri Kaldırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240

Açıklama Kutusu: OneNote’ta Oluşturulan Görevleri İzlemek ve Güncelleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

9 Bilgi Toplamak 245RSS Akışlarına Abone Olmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246Haber Gruplarına Katılmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Notları Kişilere Bağlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254

Açıklama Kutusu: Günlükte Bilgilerin Kaydını Tutmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .256Açıklama Kutusu: Notu Bir Dosya Olarak Kaydetmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Notları Paylaşmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak 261Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .262Başkalarının Klasörlerine Erişmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .266Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269

Açıklama Kutusu: Grup Zamanlamaları Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271Belge Kitaplığı İçeriğiyle Çevrimdışı Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272Bir SharePoint Takvimine Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

İçindekiler vii

Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275

11 İşyeri Dışından Çalışmak 277Uzak Bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278

Açıklama Kutusu: OWA Yoluyla Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283Outlook Öğeleriyle Çevrimdışı Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283

Açıklama Kutusu: Çevrimdışı İken Kişileri Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . .286İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295

12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak 297Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek . . . . . . . . . . . . .298Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301

Açıklama Kutusu: Outlook Formlarını Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305Açıklama Kutusu: Araç Çubuğu Komutlarını Eklemek ve Kaldırmak . . . . . . .306

İletileri İşlemek için Kurallar Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307E-Posta İletilerini Bilgisayarınızda Depolamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

Açıklama Kutusu: Gizliliğinizi Korumak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322İstenmeyen İletileri Engellemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323Gelişmiş E-Posta Seçenekleri Belirlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .327Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Sözlük . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Dizin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

viii İçindekiler

ix

Yazarlar HakkındaJoan Preppernau

Joan, Windows ve Office ile ilgili, çok beğenilen Adım Adım Microsoft Windows XP’yi de içeren bir düzineden fazla kitabın editörüdür. Bilgisayarları gerçekten babasının dizinde öğrenmiş olan Joan’un bilgisayar endüstrisinin çeşitli alanlarındaki engin deneyimleri, ilgi çekici, yararlı ve okur dostu eğitim malzemeleri üretmedeki şevkine katkıda bulunmuştur. Internet’in gücü ve teknolojiye olan saplantısı, Joan’un geçtiğimiz 15 yıl boyunca Yeni Zelanda, İsveç, Danimarka ve Amerika’da birçok yerde yaşamasına ve çalışmasına olanak sağlamıştır. Sonunda güneşli günlerin zevkini keşfeden Joan, yakın bir zamanda eşi Barry ve kızları Trinity ile beraber San Diego, Kaliforniya’ya yerleşmiştir.

Joyce CoxJoyce teknik konularda teknik olmayan kişiler için eğitim dokümanları geliştirme üzerine 25 yıllık deneyime sahiptir ve Office ve Windows teknolojileri hakkında düzinelerce kitabın yazarıdır. Online Training Solutions (OTSI) şirketinin başkan yardımcısıdır. Başlangıç ve orta düzeydeki yetişkin öğrenciler için Hızlı Kurs (Quick Course) serilerini geliştirdiği Online Press’te genel müdürlük ve baş yazarlık yapmıştır. Ayrıca Microsoft Press’in ilk yönetici editörlüğünü, Sybex ve Kaliforniya üniversitesi’nin de editörlüğünü yürütmüştür. Joyce ve eşi Ted, Bellevue Washington’da yaşamakta ve fırsat buldukça Cascade Dağı yamacındaki küçük kulübelerine kaçmaktadırlar.

x Yazarlar Hakkında

TakımOTSI yayıncılık takımının sıkı çalışan üyelerinin desteği olmadan bu kitap var olamazdı. Susie Bayers ve Marlene Lambert editasyon sürecine ve Robert (RJ) Cadranell de üretim sürecine rehberlik ettiler. Jamie Odell kitabın dizgisini yaptı ve Jan Bednarczuk dizini oluşturdu. Lisa Van Every kitabı Adobe InDesign kullanarak düzenledi ve Jeanne Craver da grafikleri işledi. Takımımızın başka bir önemli üyesi, Microsof Press dizi editörü Sandra Haynes, yazım ve üretim süreçleri boyunca çok değerli katkılarda bulundu.

Online Training Solutions, Inc. (OTSI)OTSI, bilgi teknolojisi çalışanları ve ev bilgisayarı kullanıcıları için Office ve Windows eğitim ürünleri tasarlama, oluşturma ve üretmede uzmanlaşmıştır. OTSI ile ilgili daha fazla bilgi için, aşağıdaki web sitesini ziyaret edin:

www.otsi.com

xi

Outlook 2007’ye GirişBill Gates’in “her masaya bir bilgisayar” düşü gitgide gerçeğe daha çok yaklaşıyor; bugün pek çok insan hem işyerinde hem de evde bilgisayarlarda çalışıyor (ve oynuyor). Gününün büyük kısmını bilgisayar başında geçiren ve iş arkadaşlarıyla, müşterileriyle, arkadaşlarıyla ve aileleriyle iletişim kurmanın bir yolu olarak elektronik iletilere bağımlı olan insanlar için Microsoft Office Outlook 2007 ideal bir çözüm sunuyor. Microsoft Outlook 2007, e-posta, adres defterleri, takvimler, görev listeleri, not defterleri ve daha fazlasını tek bir yerde bir araya getiriyor ve daha önemlisi, ihtiyaç duyduğunuz anda bu bilgilere ulaşmanızı sağlıyor. Tek bir pencerede e-posta iletilerinizle çalışabilir, kişi bilgilerini bulabilir, gelecek randevularınızı görüntüleyebilir ve görevleri izleyebilirsiniz. Tek bir yerde iletilerinizi (ve ileti eklerini) hızla arayabilir ve işinizi daha kolay düzenleyebilirsiniz. Outlook’u kullanarak aşağıdakileri yapabilirsiniz:

l E-posta iletilerini gönderebilir, alabilir, düzenleyebilir ve arşivleyebilirsiniz.

l Belgeler, elektronik tablolar, grafikler ve diğer dosyaları ileti ekleri olarak gönderebilir ve başkalarından aldığınız eklerin önizlemesini görüntüleyebilirsiniz.

l Olayları, randevuları ve toplantıları zamanlayabilir, katılımcıları davet edebilir ve konferans salonu, projektör ve yönetilen diğer kaynaklarla ilgili rezervasyon yapabilirsiniz.

l Gelecek randevuları ve görevleri görüntüleyebilir ve onlar için anımsatıcılar alabilirsiniz.

l Kişi bilgilerini, sizin e-posta sisteminizle rahatlıkla etkileşime girebilen, aktarılabilir bir biçimde depolayabilirsiniz.

l Kendiniz ya da bir başkası için görevleri izleyebilir ve görevlerinizi tamamlamak için zamanlama yapabilirsiniz.

l Bilgi parçalarını not olarak depolayabilirsiniz.

l Zamanlama bilgilerini, kuruluşunuz içinden ya da dışından başkalarıyla paylaşabilirsiniz.

l Başkalarıyla olan etkileşimlerinizi izleyebilirsiniz.

l İletiler, ekler, takvimler, kişiler ve görevler içinde bilgileri kolayca düzenleyebilir ve bulabilirsiniz.

l Rahatsız edici önemsiz e-postalara filtre uygulayabilirsiniz.

l Sık kullanılan Web sitelerinden bilgilerin doğrudan size teslim edilmesini sağlayabilirsiniz.

xii Outlook 2007’ye Giriş

Outlook 2007’deki YeniliklerOutlook’un temel kavramları, 2007 sürümünde de önceki sürümlerle aynıdır; yalnızca birkaç ekleme yapılmıştır. Bu sürümdeki en büyük yenilik, tüm araçları tek bir yerden kullanmayı kolaylaştıracak şekilde çeşitli işlevler ve araçların birbiriyle bağlanma ve düzenlenme biçimiyle ilgilidir. Bu sürümdeki en büyük değişiklik, araçlar ve komutların Outlook öğe pencereleri içinde bulunduğu yerdir. Geleneksel menüler ve araç çubukları yerine (bunlar hâlâ program penceresinde mevcuttur), ileti, kişi, randevu ve diğer öğe pencerelerindeki komutlar, işlevlerine göre gruplara ayrılmışlardır. Gruplar, işlemlere göre sekmeler halinde düzenlenmiştir ve tüm sekmeler, Microsoft Office 2007 sistemindeki çeşitli programlarda kullanıcı arayüzünün bir parçası olan “Şerit” üzerinde düzenlenmiştir.

Yeni komut yapısına alışmak biraz zaman alabilir ama diğer Office programlarını da kullanırsanız, çok kısa zamanla hızlandığınızı fark edeceksiniz.

Eski bir sürümden Outlook 2007’ye yükseltiyorsanız, eski ve yeni sürümler arasındaki farklar ve sizi nasıl etkileyeceği büyük olasılıkla, Outlook’un temelde nasıl işlediğinden daha çok ilginizi çekiyordur. Yeni özellikleri (bu kitabın önceki örneklerinde yaptığımız gibi) sayfa kenarında bir simgeyle belirtmedik. Ama yenilikleri burada listeliyoruz. Aşağıda, Outlook 2007 ve Outlook 2003’deki yeniliklerin bir listesini sunuyoruz. Bütün kitap boyunca Outlook 2007’deki yeni özelliklerle birlikte bu özelliklerin yararları, nasıl kullanılacağı ve karşılaşabileceğiniz olası sorunlar hakkında özel açıklamalar ekledik.

İpucu Bu kitabın arkasına, başvurabileceğiniz dört renkli bir poster eklenmiştir. Bu pratik rehber, yeniden tasarlanmış Office kullanıcı arayüzündeki yeni özelliklerin bazılarını vurgulamakta ve başlamanıza yardımcı olacak ipuçları içermektedir. Bu kitapla çalışırken bu özellikleri ve daha fazlasını öğreneceksiniz.

Outlook 2003’ten YükseltiyorsanızŞimdiye kadar Outlook 2003’ü kullandıysanız, Outlook 2007’de çok fazla gelişme görmeyi beklemiyor olabilirsiniz, ama kısa zamanda, bu yükseltmenin, yalnızca oldukça kapsamlı olduğu düşünülen bir dizi özellik ve araç için yeni bir aşama olmadığını fark edeceksiniz. Outlook 2007’deki yeni ve geliştirilmiş özellikler oldukça fazladır. Bu özelliklerin bir listesi aşağıda verilmiştir:

l Yeniden tasarlanmış kullanıcı arayüzü . Erişimi daha kolay, daha sezgisel bir şekilde ileti oluşturun, biçimlendirin ve bilgilerle ilgili harekete geçin.

l Yapılacaklar Çubuğu. Gün içindeki randevu ve görevlerinizi görüntüleyin.

Outlook 2007’ye Giriş xiii

l Anında Arama . E-postalarınız, takviminiz, kişi kayıtlarınız ya da görev listenizde anahtar kelimeleri, tarihleri ya da diğer ölçütleri arayın.

l Takvim işlevleri . İnternet takvimleri ve e-posta takvim anlık görüntüleri oluşturun ve yayınlayın.

l Tek bir arayüzde bilgi paylaşın . Bilgileri paylaşmak ve yönetmek için Microsoft Windows SharePoint Services kullanarak etkileşimde bulunun.

l Renk Kategorileri . E-posta, takvim öğeleri, kişiler ya da görevleri kolayca kişiselleştirin ve onlara kategoriler ekleyin.

l Really Simple Syndication (RSS) akışlarınızı görüntüleyin . Son haberleri ya da web günlüklerini doğrudan Outlook içinden alın.

l Ek Önizleme . Eklerinizin önizlemesini doğrudan Okuma Bölmesi’nde görüntüleyin.

Outlook 2002’den YükseltiyorsanızÖnceki bölümde listelenen özelliklere ek olarak, Outlook 2002’den (Microsoft Office XP sistemin bir parçası) yükseltiyorsanız, Outlook 2003’te getirilen aşağıdaki yeni özellikleri de öğrenmek isteyeceksiniz.

l Gezinti Bölmesi . Postanız, takviminiz, kişiler, görevler ve diğer Outlook öğelerine hızla erişin.

l Okuma Bölmesi . Öğeyi açmadan ekleri açın.

l Masaüstü Uyarıları . Diğer uygulamaları kapatmadan e-posta iletilerini okuyup yanıtlayın.

l Paylaşılan Ekler . Grup girdisi için ek gönderin.

l Düzenlemeler . İletilerinizi önceden tanımlanmış 13 görünümden herhangi birinde görüntüleyin.

l Hızlı Bayraklar . İzlemek için iletilerinizi hızla işaretleyin.

l Her hesap için benzersiz imza . Her Outlook hesabına farklı bir imza atayın.

l Görüşme yoluyla Düzenleme . İletilerinizi yeni bir biçimde görüntüleyin.

l Arama Klasörleri . İlgili bilgileri sanal klasörlerde toplayın ve otomatik olarak güncelleştirin.

l Kurallar . Kuralları daha kolay bir biçimde oluşturun ve düzenleyin.

l Takvim Görünümü . Takvim ya da Tarih Gezgini’nizi yeni, kullanışlı biçimiyle görüntüleyin.

l Yan yana takvimler . Aynı anda birden çok takvim görüntüleyin.

l Kişi Resmi . Bir Adres Defteri girdisine resim ekleyin.

xiv Outlook 2007’ye Giriş

l SharePoint Team Services kişilerini görüntüleme . Bilgileri paylaşabileceğiniz kişilerin bir listesini görün.

l İnternet üzerinden Exchange Server erişimi (HTTP üzerinden RPC) . İnternet üzerinden, Outlook’tan doğrudan Microsoft Exchange Server’ınıza bağlanın.

l Önbellek Exchange Modu . Posta kutunuzun yerel bir kopyasını bilgisayarınızda depolayın.

l Git menüsü . Gezinti Bölmesi’ndeki bölmeler arasında hızla geçiş yapın.

l Yeni Veri Dosyası Türü ( .pst) . Bir Kişisel Klasörler dosyası oluşturun.

l Bir e-posta iletisindeki Dağıtım Listeleri’ni genişletme . Bir iletinin alıcılarını düzenlemek için Dağıtım Listesi üyelerinin adlarını tek tek görüntüleyin.

l Bilgi Hakları Yönetimi . İletilerin yetkisiz kişilerce iletilmesini, yazdırılmasını, kopyalanmasını ya da düzenlenmesini engellemek için sınırlı izinlere sahip iletiler oluşturun.

l Gelişmiş gizlilik özellikleri . Resim ya da ses gibi dış Web içeriğinin e-posta iletilerinde görüntülenmesini engelleyin ya da bunlara izin verin ve Web beaconların (Web uyarıcıları) e-posta adreslerinizi istenmeyen ileti gönderen kişilere vermesini önleyin.

Hadi Başlayalım!Bu sürümde, Outlook, tam kapsamlı bir bilgi yönetim sistemi olarak kendini geliştirdi ve iletişimler, zamanlamalar ve görevlerle tek bir yerden rahatça çalışmayı her zamankinden daha kolay hale getirdi. Sizi Microsoft Office Outlook 2007 içinde gezintiye çıkarmayı ve bu gerçekten yararlı ürünle ilgili heyecanımızı paylaşmayı hevesle bekliyoruz.

xv

Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler

Bu kitaptaki işletim sistemiyle ilişkili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir ama kitabı okumak ve alıştırmaları uygulamak için Windows Vista zorunlu değildir; bunları Microsoft Windows XP yüklü bir bilgisayarda da yapabilirsiniz.

Bu kitaptaki alıştırmalarla Windows XP yüklü bir bilgisayarda çalışırken karşılaşacağınız farklılıkların çoğu işlemlerden çok görünüşle ilgilidir. Örneğin, Windows Vista Başlat düğmesi, dikdörtgen değil yuvarlaktır ve Başlat etiketi yoktur, pencere çerçeveleri ve pencere yönetim düğmeleri farklı görünür, ayrıca sisteminiz Windows Aero’yu destekliyorsa pencere çerçeveleri şeffaftır.

Bu kısımda, alıştırmaları Windows XP’de yapabilmek için menüleri ve iletişim kutularını nasıl kullanacağınız anlatılmıştır. Farklılıklar alıştırmaları tamamlarken hiçbir zorluk yaşamayacağınız kadar azdır.

Uygulama Dosyalarıyla Çalışmak“Kitabın CD’sini Kullanmak” kısmında verilen yönergeler Windows Vista içindir. Uygulama CD’sindeki uygulama dosyalarını yüklerken, kullanırken, kaldırırken Windows XP'deki tek farklılık varsayılan yükleme konumu ve kaldırma işlemidir.

Windows Vista yüklü bir bilgisayarda, uygulama dosyalarının varsayılan yükleme konumu Belgeler\MSP\AA_Outlook2007‘dir. Windows XP yüklü bir bilgisayarda, uygulama dosyalarının varsayılan yükleme konumu Belgelerim\MSP\AA_Outlook2007 ‘dir. Bilgisayarınızda Windows XP yüklü ise, alıştırmalarda Belgeler klasörüne gitmeniz istendiğinde Belgelerim klasörüne gitmelisiniz.

Uygulama dosyalarını Windows XP yüklü bir bilgisayardan kaldırmak için:

1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini tıklayın. Denetim Masası’nı tıklayın.

2. Denetim Masası’nda, Program Ekle veya Kaldır’ı tıklayın (Klasik görünümde çift tıklayın).

xvi Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler

3. Program Ekle veya Kaldır penceresinde, Adım Adım Microsoft Outlook 2007’yi seçin ve Kaldır’ı tıklayın.

4. Silmeyi onaylamanızı isteyen Program Ekle veya Kaldır ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Önemli Uygulama dosyalarını yüklerken ya da kaldırırken yardıma ihtiyacınız olursa, bu kitabın sonraki sayfalarındaki “Yardım Almak” kısmına bakın. Microsoft Ürün Destek Hizmetleri bu kitap ya da CD'si ile ilgili destek sağlamaz.

Başlat Menüsünü KullanmakWindows XP yüklü bir bilgisayarda Outlook 2007’yi başlatmak için:

Ü Başlat düğmesini tıklayın, Tüm Programlar’ı işaret edin, Microsoft Office’i tıkladıktan sonra Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın.

Windows Vista'nın Başlat menüsündeki klasörler dikey olarak genişler. Windows XP'nin Başlat menüsündeki klasörler yatay olarak genişler. Bu farkı kitaptaki ekran görüntüleriyle kendi Başlat menünüzü karşılaştırdığınızda göreceksiniz.

Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler xvii

İletişim Kutularında GezinmekWindows XP yüklü bir bilgisayarda, çalışacağınız iletişim kutularının bazıları, yalnızca görsel olarak bu kitapta gösterilenlerden farklı olmayacak, bunun yanı sıra farklı da çalışacaktır. Bu iletişim kutuları belirli bir konuma gitmenizi sağlayan iletişim kutuları gibi temelde Outlook ve işletim sistemi için aynı işlevleri olan arabirimlerdir. Örneğin aşağıda Windows Vista ve Windows XP üzerinde çalışan Outlook 2007 Dosya Ekle iletişim kutuları ve gösterilmiştir.

Windows XP sürümü Windows Vista sürümü

Windows Vista’da Bölüm1 klasörüne gitmek için: Ü Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde, Belgeler'i tıklayın. Sağdaki klasör içeriği

bölmesinde sırasıyla MSP, AA_Outlook2007 ve Bölüm1’i çift tıklayın.

Windows Vista’da AA_Outlook2007 klasörüne geri gitmek için:

Ü İletişim kutusunun sol üst köşesinde, Geri düğmesini tıklayın.

Windows XP’de Bölüm1 klasörüne gitmek için:

Ü Yerler çubuğunda, Belgelerim’i tıklayın. Sağdaki klasör içeriği bölmesinde sırasıyla MSP, AA_Microsoft Outlook 2007 ve Bölüm1’i çift tıklayın.

Windows XP’de AA_Outlook2007 klasörüne geri gitmek için: Ü Araç çubuğunda Bir Düzey Yukarı düğmesini tıklayın.

Geri

Bir Düzey Yukarı

xix

Microsoft İş Sertifika ProgramıMasaüstü bilgisayar yetkinliği, günümüzün iş dünyasında gittikçe daha önemli hale gelmektedir. Bunun sonucu olarak birçok işveren, elemanlarını seçerken, işe alırken ve eğitirken, çalışanlarının yetkinliğinden emin olmak için teknoloji sertifikalarının tarafsızlığına ve tutarlılığına güvenmektedir. Çalışan veya iş arayan biri olarak teknoloji sertifikasıyla, başarılı olmanız için gereken becerilere sahip olduğunuzu kanıtlayabilir ve şimdiki ya da gelecekteki işvereninizi, sizi eğitmek için ayrıca para ve çaba harcamaktan kurtarabilirsiniz.

Microsoft İş Sertifika Programı, çalışanların Windows Vista ve 2007 Microsoft Office program becerilerini doğrulamalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Sertifikaya giden iki yol vardır:

l Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı (MCAS), Windows Vista veya Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office Outlook 2007 ve Microsoft Office Access 2007 gibi bir ya da daha çok 2007 Microsoft Office programında sertifika sınavına girerek Windows Vista’da ya da 2007 Microsoft Office paketinde dünya çapında geçerli beceri standartlarını kanıtlamış kişidir.

l Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli (MCAP), 2007 Microsoft Office paketine ve Microsoft SharePoint ürünlerine ve teknolojilerine ait bilgisini bir üst düzeye çıkarmış ve bir sertifika sınavına girerek Office paketinin işbirlikçi gücünü Bütçe Analizi ve Tahmin ya da İçerik Yönetimi ve İşbirliği gibi mesleki uygulamalarda kullanabileceğini kanıtlamış kişidir.

Sertifika aldıktan sonra, uygun sertifika göstergesi ile birlikte MCAS ya da MCAP logosunu kartvizitlerinize ve diğer kişisel tanıtım malzemelerinize ekleyebilirsiniz. Bu logo, sertifika için gerekli olan uygulamalarda ya da çapraz-uygulama becerilerinde yetkin olduğunuzu gösterir.

xx Microsoft İş Sertifika Programı

Bir Sertifika Yolu SeçmekGerçekleştirmek istediğiniz Microsoft İş Sertifikası yolunu seçerken, şunları göz önünde bulundurmalısınız:

l Aşina olduğunuz program ve program sürümleri l Programı kullanmış olduğunuz süre

l O programın kullanımı için aldığınız eğitimin resmi ya da gayrı resmi oluşu

MCAS düzeyindeki sertifika adaylarının, bir belgeyi ya da hesap tablosunu biçimlendirmek gibi çeşitli standart iş uygulamalarını başarıyla tamamlamaları beklenir. Başarılı adaylar genellikle altı ay ya da daha uzun süre, resmi olarak eğitmen rehberliğinde veya MCAS onaylı kitapları, kılavuzları ya da etkileşimli bilgisayar tabanlı malzemeleri kullanarak bireysel çalışma yoluyla, Windows Vista’da veya belirli bir Office programında tecrübe edinmişlerdir. MCAP düzeyindeki sertifika adaylarının, 2007 Microsoft Office ürün paketini bütün halinde kullanıp ileri seviyede işlemler gerçekleştirerek, daha karmaşık, iş odaklı uygulamaları başarıyla tamamlamaları beklenir. Başarılı adaylar genellikle altı ay ya da daha uzun süre, resmi olarak eğitmen rehberliğinde veya MCAS onaylı malzemeler kullanarak bireysel çalışma yoluyla, programlarda tecrübe edinmişlerdir.

Microsoft Sertifikalý Uygulama Uzmaný Olmak Microsoft Office Outlook 2007

Her MCAS ve MCAP sertifika sýnavý, Windows Vista ve 2007 Office programlarýnýn Her MCAS ya da MCAP sınavı, Windows Vista ve 2007 Office programlarının işyerlerinde nasıl kullanıldığına bakılarak bir dizi beceri standardı ile geliştirilmiştir. Bu beceri standartları her sınavın kapsamını belirlemektedir, bu nedenle bu standartlar sertifika sınavına nasıl hazırlanmanız gerektiği konusunda önemli bilgiler sağlar.

Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı (MCAS) olarak sertifika alabilmek için, aşağıdaki beş alanda ustalığınızı sergilemeniz gerekir: l İletileri yönetmek . E-posta iletileri oluşturma, gönderme, yanıtlama ve iletme;

otomatik imzalar ve yanıt iletileri oluşturma; iletilere dosyalar ekleme; eklerin önizlemesini görüntüleme, ekleri kaydetme ve açma; iletinin duyarlılık, önem, güvenlik ve teslim seçeneklerini ayarlama; ve iletileri farklı biçimlerde görüntüleme becerilerinizi göstermeniz gerekir.

l Zamanlamayı yönetmek . Sıfırdan ya da e-posta iletileri ve görevlerinden bir kerelik ve yinelenen randevular, toplantılar ve olaylar oluşturma; toplantıları zamanlama ve toplantı isteklerini güncelleme, iptal etme ve yanıtlama; çalışma haftanız, saat

Microsoft İş Sertifika Programı xxi

dilimleriniz ve tatillerinizi özelleştirme; takviminizi paylaşma ve yayımlama ve diğer takvimleri görüntüleme becerilerinizi göstermeniz gerekir.

l Görevleri yönetmek . Sıfırdan ve iletilerden bir kerelik ve yinelenen görevler oluşturma ve görevleri değiştirme; bir görevin durumu, önceliği ve tamamlanma yüzdesini ayarlama ve o görevi tamamlanmış ya da özel olarak işaretleme ve diğer insanlara görevler atayıp onların atadığı görevlere yanıt verme becerilerinizi göstermeniz gerekir.

l Kişileri ve kişisel iletişim bilgilerini yönetmek . Sıfırdan ya da iletilerden, elektronik kartvizitlerden ve kişi kayıtlarından kişiler oluşturma ya da bu kişileri değiştirme; bir elektronik kartvizit oluşturma ve gönderme ve onu bir imza olarak kullanma; dağıtım listeleri oluşturma ve değiştirme ve ikincil adres defteri oluşturma ve alma becerilerinizi göstermeniz gerekir.

l Bilgileri düzenlemek . İletiler, randevular, toplantılar, kişiler ve görevleri renge göre kategorilere ayırma ve sıralama; veri dosyaları oluşturma ve yönetme; posta klasörleri oluşturma ve doldurma; silinmiş, gönderilmiş ve önemsiz iletileri yönetme; belirli iletiler, randevular, görevler ya da kişileri bulma; iletileri yönetmek için kurallar oluşturma, değiştirme ve silme; Outlook ortamını özelleştirme ve Office Outlook 2007’yi internet üzerinden erişebilecek biçimde yapılandırma becerilerinizi göstermeniz gerekir.

Microsoft İş Sertifika Sınavına GirmekWindows Vista ve Office 2007 programları için MCAS ve MCAP sertifika sınavları, Windows Vista işletim sisteminin ya da Office paketindeki bir ya da daha fazla programın etkileşimli bir simülasyonunu (bir dijital model) kullanarak işle ilgili görevleri tamamlamanızı gerektiren performansa dayalı sınavlardır.

Sınavla İlgili İpuçları lHer soruda verilen yönergeleri tam ve doğru olarak takip edin. l İstenen bilgileri yönergelerde göründüğü gibi girin, ancak aksini yapmanız özellikle

istenmedikçe biçimlendirmeyi taklit etmeyin. Örneğin, girmeniz istenen metin ve değerler yönergelerde kalın ve altı çizili olarak görünebilir (örneğin, metin), ama sizin bilgileri bu biçimlendirmeleri uygulamadan girmeniz gerekir.

lAksini yapmanız özellikle istenmedikçe, bir sonraki sınav sorusuna geçmeden önce tüm iletişim kutularını kapatın.

lAksini yapmanız özellikle istenmedikçe, bir sonraki sınav sorusuna geçmeden önce görev bölmelerini kapatmayın.

lBir belgeyi, çizelgeyi, grafiği, raporu ya da slaydı yazdırmanız istenirse, görevi yerine getirin, ancak gerçekte herhangi bir şeyin yazdırılmayacağını bilin.

xxii Microsoft İş Sertifika Programı

lFazladan tuş vuruşları ya da fare tıklamalarını önemsemeyin. Çalışmanız, (yönergelerde belli bir yöntem kullanılması istenmediği sürece) kullandığınız yönteme ve soruyu cevaplamak için harcadığınız zamana göre değil, sonuca göre değerlendirilecektir.

lEğer sınav sırasında bilgisayarınızda sorun yaşarsanız (örneğin, sınav yanıt vermezse ya da fare çalışmamaya başlarsa) ya da elektrik kesintisi meydana gelirse, hemen sınav merkezi yöneticisiyle irtibata geçin. Yönetici bilgisayarı yeniden çalıştıracaktır ve puanınız aynı kalacak şekilde kesintinin yaşandığı noktadan sınava devam etmenizi sağlayacaktır.

Sertifika AlmaSınav bittiğinde, sınav merkezi yöneticisinin yardımıyla çıktısını alabileceğiniz bir puan raporu verilecektir. Puanınız geçerli standardı (alınması gereken en düşük puanı) sağlıyor veya aşıyorsa, yaklaşık 14 gün içinde adresinize bir sertifika yollanacaktır.

Daha Fazla Bilgi İçinMicrosoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı sınavları ve kurs materyalleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için, aşağıdaki adresi ziyaret edebilirsiniz:http://www.microsoft.com/learning/mcp/mcas/Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli sınavları ve kurs materyalleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için, aşağıdaki adresi ziyaret edebilirsiniz:http://www.microsoft.com/learning/mcp/mcap/

xxiii

Kitabın Özellikleri ve StandartlarıBu kitap, Microsoft Office Outlook 2007’de gerçekleştirmek isteyeceğiniz tüm işlemler sırasında size adım adım kılavuz olacak şekilde tasarlandı. Baştan başlar ve alıştırmaları sırasıyla tamamlarsanız, Outlook'u kullanarak hertürlü bilgiyi yönetmek için gereken bilgileri edinirsiniz. Bununla birlikte her bölüm kendi içinde bütündür ve diğerlerinden bağımsızdır. Outlook'un önceki sürümlerinden biriyle çalıştıysanız ya da bütün alıştırmaları tamamladığınız halde bir süreci hatırlamak için yardıma ihtiyaç duyuyorsanız, kitabın aşağıda belirtilen özellikleri size belirli bir bilgiyi nasıl bulacağınız konusunda yardımcı olacaktır:

l Ayrıntılı içindekiler tablosu . Her bölümdeki başlıkların ve altbaşlıkların listesini içerir .

l Bölüm sekmeleri . İstediğiniz bölümü kolayca bulmanızı sağlar.

l Konu etiketli sayfa üstbilgileri . Bölüm içindeki konu başlıkları tek numaralı sayfaların üstbilgilerinde yer alır ve istediğiniz konuyu hızla bulmanızı sağlar.

l Hızlı Başvuru . Kitabın içinde ayrıntılı olarak anlatılan her konuyla ilgili genel yönergeler özetlenmiştir. Kendi belgelerinizle çalışırken hızlı bir tekrar yapmanızı ve hafızanızı tazelemenizi sağlar.

l Ayrıntılı dizin . Belirli işlemleri, özellikleri ve genel kavramları bulabilirsiniz.

l Uygulama CD’si . Adım adım alıştırmaları yaparken kullanacağınız uygulama dosyalarının yanı sıra çeşitli İngilizce kaynaklar içerir.

Ek olarak, kitabın sonunda bazı kavramıların ve terimlerin tanımlarını içeren küçük bir sözlük bulunmaktadır.

Bu kitabı kullanırken özel yönergelerin, basılacak tuşların, tıklanacak düğmelerin ve benzerlerinin nasıl gösterildiğini bilmek size zaman kazandıracaktır.

xxiv Kitabın Özellikleri ve Standartları

Standart AnlamıBu simge, uygulama CD’sindeki dosyaları kullanacağınızı belirtir.

KULLANIN Adım adım alıştırmalardan önce gelir ve kullanacağınız uygulama dosyalarını belirtir.

YAPIN Bir alıştırmadan önce ya da sonra gelir ve alıştırmaya başlamadan önce ya da alıştırmayı tamamladıktan sonra yapmanız gerekenleri belirtir.

AÇIN Adım adım alıştırmalardan önce gelir ve alıştırmaya başlamadan önce açmanız gereken dosyaları belirtir.

KAPATIN Adım adım alıştırmalardan sonra gelir ve başka bir konuya geçmeden önce kapatmanız gereken dosyaları ya da programları belirtir.

1 2

Mavi numaralı adımlar alıştırmalarda ve Hızlı Başvuru yönergelerinde kullanılır.

1 2

Siyah numaralı adımlar açıklama metinlerindeki yönergelerde kullanılır.

Ü Ok işareti alıştırmanın tek adım olduğunu belirtir.Ayrıca Bakınız Belirtilen konuyla ilgili daha çok bilgi için sizi bu kitaptaki başka bir sayfaya ya da

başka bir kaynağa yönlendirir.

Sorun Giderme Sık karşılaşılan bir sorunu nasıl çözebileceğinizi açıklar.İpucu Bir işlemi kolaylaştıran yararlı ipuçları, kısayollar ya da diğer seçenekler hakkında

bilgi verir.Önemli Bir işlemi tamamlamak için bilmeniz gerekenleri açıklar.

Alıştırmada bir düğmeyi ilk kez tıklamanız istendiğinde, sol kenar boşluğunda düğmenin resmi gösterilir. Düğme adı düğmenin üzerinde yazmıyorsa, resmin altında gösterilir.Adım adım alıştırmalarda basmanız gereken tuşlar klavyede göründüğü gibi gösterilir.

+ İki tuş adı arasındaki (+) işareti, iki tuşa aynı anda basılması gerektiğini gösterir. Örneğin, ” + tuşlarına basın”, “ tuşunu basılı tutarken tuşuna basın” demektir.

Program Arabirim Öğeleri

Alıştırmalarda düğmeler, komutlar, iletişim kutuları gibi program öğeleri siyah ve kalın yazı tipiyle gösterilir.

Kullanıcı Girdisi Yazmanız gereken metinler mavi ve kalın yazı tipiyle gösterilir.Sözlük Terimleri Kitabın sonundaki sözlükte açıklanan terimler mavi ve italik yazı tipiyle gösterilir.

Kaydet

xxv

Kitabın CD’sini KullanmakBu kitaba eklenen uygulama CD’si, Microsoft Office Outlook 2007’yi nasıl kullanacağınızı öğrenmenize yardımcı olacak diğer elektronik kaynakların yanı sıra, kitabın alıştırmalarıyla çalışırken kullanacağınız uygulama dosyalarını da içerir.

CD’nin İçeriğiKitabın beraberindeki CD, alıştırmaları tamamlamak için gerekli tüm uygulama dosyalarını içerir. Bu kitapta, uygulama dosyalarının çoğunu, başlangıçtaki alıştırmaları yaparken siz yaratacaksınız. Böylece uygulama dosyaları, sisteminizle uyumlu olacaktır, örneğin e-posta iletileri gerçek e-posta hesapları arasında gönderilecektir.

Aşağıdaki tablo, kitabın CD’sindeki uygulama dosyalarını listelemektedir.

Bölüm Dosyalar

Bölüm 1: Outlook 2007 ile Çalışmak Yok

Bölüm 2: Kişi Bilgilerini Yönetmek 05_Şekil.png

Bölüm 3: E-Posta İletileri Göndermek03_Ek.docx03_Ek.pptx

Bölüm 4: E-Posta İletilerini İşlemek Yok

Bölüm 5: Gelen Kutusu’nu Yönetmek YokBölüm 6: Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek Yok

Bölüm 7: Takviminizi Yönetmek Yok

Bölüm 8: Görevleri İzlemek Yok

Bölüm 9: Bilgi Toplamak Yok

Bölüm 10: Başkalarıyla İşbirliği Yapmak Yok

Bölüm 11: İşyeri Dışından Çalışmak Yok

Bölüm 12: Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak Yok

xxvi Kitabın CD’sini Kullanmak

Uygulama dosyalarına ek olarak CD, Outlook 2007’yi öğrenmenize katkı sağlayacak aşağıdaki kaynakları içerir:

l Adım Adım Microsoft Office Outlook 2007 eKitap

l Microsoft Computer Dictionary, 5th ed. eKitap

l First Look 2007 Microsoft Office System (Katherine Murray, 2006)

l Look Both Ways: Help Protect Your Family on the Internet (Linda Criddle, 2007) kitabının örnek bölümü ve posteri

Önemli Bu kitabın ekindeki CD Outlook 2007 yazılımını içermez. Bu kitabı kullanmadan önce programı satın almalı ve yüklemelisiniz.

Minimum Sistem GereksinimleriMicrosoft Office 2007 SistemiMicrosoft Office 2007 Sistemi aşağıdaki programları içerir:

l Microsoft Office Access 2007

l Microsoft Office Communicator 2007

l Microsoft Office Excel 2007

l Microsoft Office Groove 2007

l Microsoft Office InfoPath 2007

l Microsoft Office OneNote 2007

l Microsoft Office Outlook 2007

l Microsoft Office Outlook 2007, Business Contact Manager ile

l Microsoft Office PowerPoint 2007

l Microsoft Office Publisher 2007

l Microsoft Office Word 2007

Office 2007 sisteminin hiçbir sürümü tek başına yukarıdaki programların tümünü yüklemez. Microsoft Office Project 2007, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 ve Microsoft Office Visio 2007’yi içeren ayrı uzmanlık programları vardır.

Kitabın CD’sini Kullanmak xxvii

Bu programları kurmak ve çalıştırmak için bilgisayarınızın aşağıdaki minimum gereksinimleri sağlaması gerekir:

l 500 megahertz (MHz) işlemci

l 256 megabayt (MB) RAM

l CD ya da DVD sürücü

l 2 gigabayt (GB) kullanılabilir sabit disk alanı (yükleme dosyalarını silmeyi seçerseniz disk alanının bir bölümü boşaltılabilir)

İpucu Sabit disk gereksinimi yapılandırmaya bağlı olarak değişiklik gösterebilir; özel yükleme seçenekleri daha fazla ya da az sabit disk alanı gerektirebilir.

l 800x600 çözünürlüğünde ekran; 1024x768 ya da daha fazlası tavsiye edilir

l Klavye ve fare ya da uyumlu işaret aygıtı

l Ürünleri indirmek ve etkinleştirmek, Microsoft Office Online’a ve çevrimiçi Yardım (Help) başlıklarına erişmek ve diğer Internet'e dayalı işlemler için 128 Kbps ya da daha hızlı Internet bağlantısı

l Windows Vista ya da sonraki sürümü, Service Pack 2 (SP2) yüklü Microsoft Windows XP ya da Microsoft Windows Server 2003 veya sonraki sürümleri

l Windows Internet Explorer 7 ya da servis paketleri yüklü Microsoft Internet Explorer 6

Office Basic 2007, Office Home & Student 2007, Office Standard 2007, Office Small Business 2007, Office Professional 2007, Office Ultimate 2007, Office Professional Plus 2007 ve Office Enterprise 2007’yi içeren 2007 Microsoft Office paketlerinin tümünün benzer gereksinimleri vardır.

Adım Adım AlıştırmalarBu kitaptaki alıştırmaları başarıyla tamamlamanız için Microsoft Office 2007 sistemini çalıştırmanız için gerekli donanım, yazılım ve bağlantılara ek olarak, aşağıdakilere ihtiyacınız vardır:

l Outlook 2007, PowerPoint 2007 ve Word 2007

l Bir yazıcıya erişim

l Uygulama dosyaları için 10 MB kullanılabilir sabit disk alanı

xxviii Kitabın CD’sini Kullanmak

Uygulama Dosyalarını YüklemekAlıştırmalarda kullanmadan önce, uygulama dosyalarını sabit diskinizde doğru konuma yüklemelisiniz. Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Uygulama CD’sini kitabın arkasındaki zarfından çıkarın ve bilgisayarınızın CD sürücüsüne yerleştirin.

Adım Adım CD’si Kullanım Koşulları ekrana gelir. Uygulama dosyalarını kullanmak için lisans anlaşmasının koşullarını kabul etmelisiniz. Lisans anlaşmasını kabul ettikten sonra bir menü ekranı görünür.

Önemli Menü ekranı görünmezse, Başlat düğmesini tıklayın, Bilgisayar’ı tıklayın. Gezinti bölmesinde, Klasörler listesini görüntüleyin, CD sürücünüzün simgesini tıklayın StartCD yürütülebilir dosyasını çift tıklayın.

2. Uygulama Dosyalarını Yükleyin’i tıklayın.

3. İlk ekranda İleri’yi tıklayın, sonraki ekranda lisans anlaşmasının koşullarını kabul etmek için İleri’yi tıklayın.

4. Uygulama dosyalarını varsayılan konumdan (Belgeler\MSP\AA_Outlook2007), başka bir yere yüklemek isterseniz, Değiştir düğmesini tıklayın, yeni sürücü yolunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Önemli Uygulama dosyalarını varsayılandan başka bir konuma yüklerseniz, alıştırmalarda verilen dosya yolunu da buna uyarlamanız gerekir.

5. Hedef Konum Seçin ekranında İleri’yi tıklayın ve seçili uygulama dosyalarını yüklemek için Programı Yüklemeye Hazır ekranında Yükle’yi tıklayın.

6. Uygulama dosyaları yüklendikten sonra, Son’u tıklayın.

7. Adım Adım Uygulama CD’si penceresini kapatın, CD’yi CD sürücüsünden çıkarın.

Uygulama Dosyalarını KullanmakBu kitapla gelen uygulama CD’sinden uygulama dosyalarını yüklediğinizde, dosyalar Belgeler\MSP\AA_Outlook2007 konumu altında bölüme özgü alt klasörlerde depolanır. Her alıştırmadan önce, alıştırma için ihtiyacınız olan dosyaları listeleyen ve alıştırmayla çalışmaya başlamadan önce yapmanız gereken hazırlıkları açıklayan bir paragraf bulunur. Örneklerini aşağıda bulabilirsiniz:

Kitabın CD’sini Kullanmak xxix

KULLANIN Bu bölümde daha önce oluşturduğunuz Bedri Kartal ve Figen Ersoy kişi kayıtlarını kullanın.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

Aşağıdaki adımları izleyerek, uygulama dosyalarını Windows Gezgini’nde araştırabilirsiniz:

1. Windows görev çubuğunda, Başlat düğmesini tıklayın, Belgeler’i tıklayın.

2. Belgeler klasörünüzde, MSP’yi çift tıklayın, AA_Outlook2007’yi çift tıklayın, belirli bir bölüm klasörünü çift tıklayın.

Bir Outlook 2007 iletişim kutusunda aşağıdaki adımları izleyerek uygulama dosyalarını araştırabilirsiniz:

1. İletişim kutusunda Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde, Belgeler’i tıklayın.

2. Belgeler klasörünüzde, MSP’yi çift tıklayın, AA_Outlookt2007’yi çift tıklayın, belirli bir bölüm klasörünü çift tıklayın.

Uygulama Dosyalarını KaldırmakUygulama CD’sinden yüklenen uygulama dosyalarını kaldırarak, bilgisayarınızın sabit diskinde yer kazanabilirsiniz. Kaldırma işlemi Belgeler\MSP\AA_Outlook2007’nin altında bölüme özgü klasörleri, alıştırmalarla çalışırken oluşturduğunuz tüm dosyalarla birlikte siler. Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Windows görev çubuğunda, Başlat düğmesini tıklayın, Denetim Masası’nı tıklayın.

2. Denetim Masası’nda, Programlar’ın altında, Program kaldır görevini tıklayın.

3. Programlar ve Özellikler penceresinde, Adım Adım Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın, pencerenin üstündeki araç çubuğunda Kaldır düğmesini tıklayın.

4. Silmeyi onaylamanızı isteyen Programlar ve Özellikler ileti kutusu görünürse, Evet’i tıklayın.

Ayrıca Bakınız Uygulama dosyalarını yüklemek ve kaldırmak ile ilgili daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa, bu kitabın “Yardım Almak” kısmına bakın .

Önemli Microsoft Product Support Services (Microsoft Ürün Destek Servisleri), bu kitap ya da uygulama CD’si ile ilgili destek vermez.

Başlat

Başlat

xxxi

Yardım AlmakBu kitabın ve uygulama CD’sinin içeriğinin doğruluğunu sağlamak için elden gelen her türlü çaba harcanmıştır. Soru ve önerileriniz için aşağıdaki kaynaklara başvurabilirsiniz.

Bu Kitap ve Uygulama CD’si ile İlgili Yardım AlmakKitabın ve CD'sinin İngilizce orijinaliyle ilgili olası değişikliklere ve düzeltmelere çevirimiçi yardım sunan Microsoft Press Knowledge Base'de aşağıdaki adresten ulaşabilirsiniz:

www.microsoft.com/mspress/support/search.asp

Bu kitap ve CD'si ile ilgili yorum ya da sorularınızı bize iletebilirsiniz:

info@arkadas.com.tr

Microsoft Office Outlook 2007 ile İlgili Yardım Almak

Sorunuz Microsoft Outlook 2007 ile ilgiliyse, ilk kaynağınız Outlook Yardım sistemidir. Bu sistem, Microsoft Office 2007 sistemini yüklediğinizde bilgisayarınıza kaydedilmiş araçların, dosyaların ve bilgisayarınız İnternet’e bağlıysa, Microsoft Office Online’den kullanılabilen bilgilerin birleşimidir. Genel ya da belirli bir konuda Yardım bilgilerine ulaşmanın çeşitli yolları vardır:

Ekran üzerinde bir öğeyle ilgili bilgi bulmak için Ekran İpucu görüntüleyebilirsiniz. Örneğin bir düğme için Ekran İpucu görüntülemek için düğmeyi tıklamadan işaret edin. Ekran İpucu düğmenin adı, varsa ilişkili kısayol tuşları ve siz aksini ayarlamadıkça, tıkladığınızda düğmenin ne yapacağı bilgilerini verir.

Outlook program penceresinde, Outlook Yardım penceresini görüntülemek için düğme şeridinin sağ ucundaki Yardım düğmesini (mavi daire içindeki soru işareti) tıklayabilirsiniz.

xxxii Yardım Almak

Outlook’un kullanımıyla ilgili bir sorunuz olduğunda, bunu program penceresinin menü çubuğunda en sağda bulunan “Yardım İçin Soru Yazın” kutusuna yazabilirsiniz. Sonra Enter tuşuna basarak Yardım konularının bir listesini görüntüleyebilir ve sizin sorunuza en yakın olanını seçebilirsiniz.Yardım alma konusunda uygulama yapmak isterseniz, bilgilere ulaşmak için iki farklı yol gösteren aşağıdaki alıştırmayı uygulayabilirsiniz.

YAPIN Bu alıştırmadan önce Outlook’u başlatın.

1. Menü çubuğunun en sağında, Yardım için soru yazın kutusunu tıklayın.

2. Nasıl yardım alabilirim? yazıp Enter tuşuna basın.

Arama Sonuçları görev bölmesinde sorunuzla ilgili konuların bir listesi görünür. İnternet bağlantınız varsa, bu listede Microsoft Office Online’daki geçerli içerik de bulunur, bu nedenle sizin sonuçlarınınız burada gösterilenden farklı olabilir.

Daha fazla bilgi ya da yönergelere ulaşmak için listelenen konulardan birini tıklayın.

Yardım Almak xxxiii

3. Arama Sonuçları görev bölmesinde, sonuçlar listesini aşağı doğru kaydırın ve ilg-inizi çeken bir konuyu tıklayın.

Outlook Yardım penceresi açılır ve o konuyla ilgili bilgiler görüntülenir.

4. Outlook Yardım penceresinin başlık çubuğunun sağ ucundaki Ekranı Kapla düğmesini tıklayın ve arından konu bölmesinde Tümünü Göster’i tıklayın.

Konu içeriği genişleyerek çalışırken yardım alma konusunda ayrıntılı bilgi sağlar.

5. Outlook Yardım penceresinin başlık çubuğunun sağ ucundaki Kapat düğmesini tıklayın.

6. Yardım sistemine başka bir yoldan ulaşmak için, Yardım menüsünde Microsoft Office Outlook Yardımı’nı tıklayın.

Outlook Yardımı açılır ve bilgilere ulaşmak için gezinebileceğiniz bir temel konular listesi görüntülenir.

7. Outlook Yardım penceresinin araç çubuğunda İçindekiler Tablosu’nu tıklayın.

Ekranı Kapla

Kapat

İçindekiler Tablosu

xxxiv Yardım Almak

İçindekiler Tablosu bölmesi açılır, içindekiler tablosu genişletebileceğiniz kategoriler biçiminde düzenlenmiş olarak görüntülenir.

8. İçindekiler Tablosu bölmesinde sırasıyla, E-posta’yı, İleti oluşturma’yı ve İletiyi kaydetme’yi tıklayın.

Outlook Yardımı, İletiyi Kaydetme konusunu görüntüler.

9. Outlook Yardımı’nda bilgilere ulaşmayı kendiniz deneyin.

KAPATIN Bitirdiğinizde, Outlook Yardım penceresini kapatın.

Yardım Almak xxxv

Daha Fazla BilgiSorunuz Microsoft Office Outlook 2007 ya da başka bir Microsoft yazılım ürünüyle ilgili-yse ve yanıtını ürünün Yardım sisteminde bulamıyorsanız, lütfen

support.microsoft.com

adresindeki uygun ürün destek merkezini ya da Microsoft Knowledge Base’i ziyaret edin.

ABD’de, Microsoft Knowledge Base’de yer almayan Microsoft yazılım ürün desteği konuları, Microsoft Product Support Services tarafından sağlanmaktadır. Bulunduğunuz yere özel yazılım desteği seçenekleri

support.microsoft.com/gp/selfoverview

adresinde bulunabilir.

xxxvii

Hızlı Başvuru 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Outlook’u bir e-posta hesabına bağlanmak üzere yapılandırmak, sayfa 3 1. Başlat menüsünde Tüm Programlar’ı işaretleyip Microsoft Office’i tıklayın ve

ardından Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın. 2. Outlook 2007 Başlangıç sihirbazının açılış sayfasında İleri’yi tıklayın. 3. E-posta Yükseltme Seçenekleri sayfasında, Yükseltme seçeneğini seçip İleri’yi

tıklayın. 4. E-posta Hesapları sayfasında, karşılık gelen metin kutularına adınızı, e-posta

adresinizi ve parolanızı girip İleri’yi tıklayın.

Exchange Server hesap ayarlarınızı elle yapılandırmak, sayfa 8 1. Başlat menüsünde Tüm Programlar’ı işaretleyip Microsoft Office’i tıklayın ve

ardından Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın. 2. Outlook 2007 Başlangıç sihirbazının açılış sayfasında İleri’yi tıklayın. 3. E-posta Yükseltme Seçenekleri sayfasında, Yükseltme seçeneğini seçip İleri’yi

tıklayın. 4. E-posta Hesapları sayfasında, Evet seçeneğini işaretleyerek İleri’yi tıklayın. 5. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında Sunucu ayarlarını elle yapılandır onay

kutusunu seçip İleri’yi tıklayın. 6. E-posta Hizmetini Seç sayfasında, Microsoft Exchange Server seçeneğini seçin

İleri’yi tıklayın. 7. Microsoft Exchange Ayarları sayfasında kullandığınız Exchange Server'ın adını

ya da adresini ve kullanıcı adınızı girin, Adı Kontrol Et düğmesini tıklayın. Bağlan iletişim kutusu görünürse, oturum açma bilgilerinizi girip Tamam’ı tıklayın.

8. Adınız altı çizili hale geldikten sonra İleri’yi tıklayın ve sihirbazın son sayfasında Bitir’i tıklayın.

Başka bir e-posta hesabına bağlanmak, sayfa 10 1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın. 2. Hesap Ayarları iletişim kutusunun E-posta sekmesindeki Yeni düğmesini tıklayın. 3. Yeni E-posta Hesabı Ekle sihirbazının E-posta Hizmetini Seç sayfasında, Microsoft

Exchange Server, POP3, IMAP ya da HTTP seçeneği seçili olarak İleri’yi tıklayın.

xxxviii Hızlı Başvuru

4. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında profilinize eklemek istediğiniz hesabın görünen adı, e-posta adresi ve parolasını girin. İleri’yi tıklayın.

5. Hesap kurulumunu tamamlamak için Bitir’i tıklayın.

Başka bir Outlook profili oluşturmak, sayfa 14 1. Çalışıyorsa Outlook’u kapatın. 2. Denetim Masası’nı Klasik Görünüm’de görüntüleyip Posta simgesini çift tıklayın.

Kullanıcı Hesabı Denetimi iletişim kutusunda, yönetici olarak oturum açtıysanız Devam Et’i tıklayın. Aksi durumda bir yönetici parolası girip Tamam’ı tıklayın.

3. Posta Kurulumu iletişim kutusunda Profilleri Göster düğmesini tıklayın. 4. Posta iletişim kutusunda Ekle düğmesini tıklayın. 5. Profil Adı kutusunda, yeni profili tanımlayacak bir ad yazın ve Tamam’ı tıklayın. 6. E-posta Hizmetini Seç sayfasında, Microsoft Exchange Server, POP3 ya da IMAP

seçeneği seçili olarak İleri’yi tıklayın. 7. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında karşılık gelen kutulara ad, e-posta adresi ve

parolayı girip İleri’yi tıklayın. 8. Outlook e-posta hesabına bağlandıktan sonra Bitir’i tıklayın.

Başlarken Outlook’un bir profil seçmenizi isteyecek biçimde yapılandırmak, sayfa 14 1. Denetim Masası’nı Klasik Görünüm’de görüntüleyip Posta simgesine çift tıklayın.

Kullanıcı Hesabı Denetimi iletişim kutusunda, yönetici olarak oturum açtıysanız, Devam Et’i tıklayın. Aksi durumda bir yönetici parolası girin ve Tamam’ı tıklayın.

2. Posta Kurulumu iletişim kutusunda Profilleri Göster’i tıklayın. 3. Posta iletişim kutusunda Kullanılacak profili sor seçeneğini işaretleyin ve Tamam’ı

tıklayın.

2 Kişi Bilgilerini YönetmekBir SharePoint Kişiler Listesi’ni Outlook kişiler klasörünüze almak, sayfa 31

1. SharePoint sitesini Web tarayıcınızda görüntüledikten sonra almak istediğiniz SharePoint Kişileri Listesi’ni görüntüleyin.

2. Eylemler menüsünde Outlook’a Bağla‘yı tıklayın. 3. SharePoints Kişiler Listesi’ni Outlook’a bağlamak isteyip istemediğinizi soran

Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet‘i tıklayın.

Bir kişi kaydı oluşturmak, sayfa 40 1. Kişiler bölmesi görüntülenmiş olarak, Standart araç çubuğunda Yeni Kişi düğmesini

tıklayın.

Hızlı Başvuru xxxix

2. Yeni kişi bilgilerini girin ve Kişi sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat‘ı tıklayın.

Bir kişi kaydını düzenlemek, sayfa 42 1. Kişiler bölmesinde açmak için kişi kaydını çift tıkladıktan sonra kayıttaki bilgileri

düzenleyin ya da kayıta bilgiler ekleyin. 2. Kişi sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

Kişi kayıtlarını renk kategorilerine atamak, sayfa 45 1. Kişiler bölmesinde bir kategoriye atamak istediğiniz kişi kaydını çift tıklayın. 2. Aşağıdakilerden birini yapın: ❍ Kişi sekmesinde Seçenekler grubundaki Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın,

sonra bir kategoriyi tıklayın. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

❍ Seçenekler sekmesindeki Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın Renk Kategorileri iletişim kutusunu görüntülemek için Tüm Kategoriler‘i tıklatın. Sonra Ad listesinden ilgili onay kutularını seçip Tamam‘ı tıklayın.

Bir dağıtım listesi oluşturmak, sayfa 47 1. Yeni listesinde Dağıtım Listesi‘ni tıklayın. 2. Ad kutusuna listeniz için bir ad yazın ve Üyeler grubundaki Yeni Ekle düğmesini

tıklayın. 3. Üyeleri Seç iletişim kutusu, Kişiler listeniz dışında bir adres defterini görüntülüyorsa,

Adres Defteri listesinde, Outlook Adres Defteri’nin altındaki Kişiler‘i tıklayın. 4. Ad listesinde eklemek istediğiniz kişilerin adını tıklayın, Üyeler düğmesini tıklayın ve

sonra Tamam‘ı tıklayın. 5. Kişiler sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

Bir kartviziti değiştirmek, sayfa 50 1. Kişiler bölmesinde açmak için kişi kaydını çift tıklayın. 2. Kişi sekmesinde Seçenekler grubundaki Kartvizit düğmesini tıklayın. 3. Kartvizit Düzenle iletişim kutusunun Kart Tasarımı alanında Arka Plan Rengi‘ni

tıklayın. 4. Renk iletişim kutusunda beğendiğiniz bir rengi seçin ve Tamam‘ı tıklayın. 5. Bir resim eklemek ya da resmi değiştirmek için Kart Tasarımı alanında Resim‘in

sağındaki Değiştir‘i tıkladıktan sonra Tamam‘ı tıklayın. 6. Resim Alanı kutusunda resmin alan boyutunu yazın ya da seçin. 7. Resim Hizalama listesinde bir hizalama türünü tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.

xl Hızlı Başvuru

Ağınızdaki kişilerle bir ya da daha fazla adres defterini paylaşmak, sayfa 53 1. Gezinti Bölmesi’nde Kişiler modülündeki Kişilerim altında paylaşmak istediğiniz

adres defterini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Paylaş‘ı tıklayın. Ya da tüm adres defterlerinizi paylaşmak istiyorsanız, Gezinti Bölmesi’nde Kişilerim Klasörünü Paylaş‘ı tıklayın.

2. Paylaşım daveti iletisinin Kime kutusuna adres defterinizi paylaşmak istediğiniz ağınızdaki kişilerin ya da dağıtım listelerinin adlarını girin.

3. Ana adres defterinizi paylaşıyor ve karşılıklı izin istemek istiyorsanız, Alıcının Kişiler Klasörü Türü Klasörlerini Görüntülemek İçin İzin İste onay kutusunu seçin. İkincil adres defterini paylaşıyor ve alıcıya tam erişim vermek istiyorsanız, Alıcı Bu Kişiler Klasörü Türü Klasöre Öğe Ekleyebilir, Varolanları Düzenleyebilir Ve Silebilir onay kutusunu seçin.

4. Gönder’i tıklayın.

Kişiler klasörü oluşturmak, sayfa 53

1. Kişiler modülü görüntülenirken, Yeni Kişi listesinde Klasör’ü tıklayın. 2. Yeni Kişi Klasörü iletişim kutusunun Ad kutusuna, bu klasörü tanımlamak

istediğiniz bir ad yazın. 3. Klasör içeriği listesinde oluşturmak istediğiniz klasörün türünü tıklayın. 4. Klasörün yerleştirileceği yeri seç listesinden bir konum seçin, Tamam‘ı tıklayın.

Bir adres defterini vermek için, sayfa 56 1. Dosya menüsünde Al ve Ver‘i tıklayın. 2. Gerçekleştirilecek eylemi seçin listesinden Dosyaya ver’i seçin. İleri‘yi tıklayın. 3. Oluşturulacak dosya türü listesinden Kişisel Klasör Dosyası ( .pst)’yi seçin ve İleri‘yi

tıklayın. 4. İçinden öğe verilecek klasörü seç listesinde vermek istediğiniz kişiler klasörünü

seçin ve İleri‘yi tıklayın. 5. Verilen dosyayı farklı kaydet kutusunun sağındaki Gözat düğmesini tıklayın. Kişisel

Klasörleri Aç iletişim kutusunda dosyayı kaydetmek istediğiniz yeri seçin. 6. Dosya adını yazın ve Tamam‘ı tıklayın. Son ‘u tıklayın.

Kişi kayıtlarını sıralamak, sayfa 59 Ü Kişi kayıtlarını sütununa dayalı olarak artan sırada sıralamak için sütun başlığını

tıklayın. Sıralamayı tersine çevirmek için sütun başlığını yeniden tıklayın.

Kişi kayıtlarının görüntülenme biçimini değiştirmek, sayfa 59 Ü Geçerli Görünüm listesindeki bir seçeneği seçin.

Anında Ara’yı kullanarak bir kişi kaydını bulmak, sayfa 63 Ü Kişiler bölmesinin üstündeki Ara kutusunu tıklayarak arama sözcüğünü yazın.

Hızlı Başvuru xli

Ü Önceki arama sonuçlarına dönmek için Arama kutusunun sağında, Anında Ara Bölmesi Menüsünü Göster düğmesini tıklayın, Son Aramalar’ı işaret edin ve listeden kullanmak istediğiniz aramayı seçin.

Bir telefon listesi yazdırmak, sayfa 66 1. Geçerli Görünüm listesinde Telefon Listesi’ni seçin. 2. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın. Yazdır iletişim kutusunun

Yazdırma aralığı alanında, Tüm satırlar seçeneğinin seçili olduğundan emin olarak Tamam‘ı tıklayın.

Bir kişi bir adres kartı yazdırmak, sayfa 68 1. Geçerli Görünüm listesinde Adres Kartları’nı tıklayın. 2. Kişiler bölmesinde, kartını basmak istediğiniz kişi kaydını tıklayın. 3. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın. 4. Yazdır iletişim kutusunda Yazdırma stili listesini aşağı kaydırıp Kart Stili’ni tıklayın. 5. Yazdırma aralığı’nın altında Yalnızca seçili öğeler seçeneğini seçip Tamam‘ı tıklayın.

Birden çok kişi için adres kartları yazdırmak, sayfa 70 1. Seçmek için Kişiler bölmesinden bir kişi kaydını tıklayın. 2. Şeçime eklemek için tuşunu basılı tutarak diğer kişi kayıtlarını tıklayın. 3. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın. 4. Yazdırma stili listesinde Kart Stili ‘nin seçili olduğundan emin olun. Yazdırma

aralığı alanında Yalnızca seçili öğeler seçeneğini seçip Tamam‘ı tıklayın.

Bir ya da daha çok kişi kaydını Microsoft Office OneNote’a bağlamak, sayfa 71 Ü Kişiler bölmesinde bağlamak istediğiniz kişi kaydını (ya da kayıtlarını) seçin.

Standart araç çubuğunda OneNote’da ilgili kişi notlarını aç ya da oluştur düğmesini tıklayın.

3 E-Posta İletileri GöndermekAdresleri kontrol etmek, sayfa 82

➜ Bir ileti alıcısının adresi adres defterinizde varsa, o kişinin adını yazın ve Outlook’un o adı doğrulamasını bekleyin ya da hemen doğrulamak için + K tuşlarına basın.

Outlook’un başka adres defterlerini aramasını sağlamak, sayfa 82 1. Araçlar menüsünde Adres Defteri‘ni tıklayın. Adres Defteri penceresinde Araçlar

menüsündeki Seçenekler‘i tıklayın. 2. Adresleme iletişim kutusunda Ekle‘yi tıklayın.

xlii Hızlı Başvuru

3. Adres Listesi Ekle iletişim kutusunda eklemek istediğiniz adres listesini seçtikten sonra Ekle‘yi tıklayın. Kapat‘ı tıklayın.

4. Adresleme iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın. Adres Defteri penceresinde Kapat‘ı tıklayın.

Bilgilendirme iletisi göndermek, sayfa 82 Ü İleti penceresinde, Bilgi kutusuna bir e-posta adresi girin.

Giden bir iletide Gizli alanını görüntülemek, sayfa 82 Ü İleti penceresinde Seçenekler sekmesindeki Alanlar grubunda Gizli Alanını Göster

düğmesini tıklayın.

Yeni bir e-posta iletisi oluşturmak ve göndermek, sayfa 83 1. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın. 2. İleti penceresinin Kime kutusuna bir e-posta adresi yazın. 3. Konu kutusuna iletinizin ana fikrini yazın. 4. İleti içeriği alanına iletinin gövdesini yazın. 5. Gönder‘i tıklayın.

Bir iletiyi geri çekmek için, sayfa 88 1. Gönderilmiş Öğeler klasöründe geri çekmek istediğiniz iletiyi açın. 2. İleti sekmesinde Eylemler grubundaki Diğer Eylemler düğmesini tıklayın ve Bu

İletiyi Geri Çek‘i tıklayın. 3. İletinin okunmamış kopyalarını silme ya da yerlerine yeni bir ileti koyma seçeneğini

seçip Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisine bir dosya eklemek için, sayfa 89 1. İleti penceresini görüntüleyin. 2. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Dosya Ekle düğmesini (düğmenin altındaki oku

değil) tıklayın. 3. Eklemek istediğiniz dosyaya gidin, dosyayı tıklayın ve Ekle‘yi tıklayın.

Bir kartvizit göndermek, sayfa 91 1. İleti penceresini görüntüleyin. 2. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Kartvizit Ekle düğmesini tıklayın ve listeden

Diğer Kartvizitler’i seçin. 3. Kartvizit Ekle iletişim kutusunda göndermek istediğiniz kartı ya da kartları seçip

Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisi içinde bir SmartArt diyagramı oluşturmak, sayfa 92 1. Ekleme noktasını ileti içeriği alanına yerleştirmek için tıklayın.

Hızlı Başvuru xliii

2. Ekle sekmesinde Çizimler grubundaki SmartArt düğmesini tıklayın. 3. SmartArt galerisinde oluşturmak istediğiniz diyagramı tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisindeki metni biçimlendirmek, sayfa 102 Ü İleti içeriği alanında, biçimlendirmek istediğiniz metni seçin. Ardından

aşağıdakilerden birini yapın: ❍ Mini araç çubuğu‘ndaki biçimlendirme düğmelerini tıklayın. ❍ İleti sekmesinde Temel Metin grubundaki düğmeleri tıklayın.

Giden bir iletiye farklı bir tema uygulamak, sayfa 104 1. İleti penceresinde, Seçenekler sekmesinde Temalar grubundaki Temalar düğmesini

tıklayın. 2. Temalar galerisinde, istediğiniz temayı tıklayın.

Bir imza oluşturmak ve onu tüm yeni iletilere eklemek, sayfa 107 1. Araçlar menüsündeki Seçenekler‘i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Posta

Biçimi sekmesindeki İmzalar‘ı tıklayın. 2. İmzalar ve İleti Örneği iletişim kutusunun E-posta İmzası sekmesinde Yeni‘yi

tıklayın. 3. Yeni İmza iletişim kutusuna imza için bir ad girip Tamam‘ı tıklayın. 4. İmza içeriği alanına Saygılarımla gibi bir selamlama cümlesi yazıp bir virgül koyun.

tuşuna bir ya da iki kez basıp adınızı yazın. 5. Telefon numarası, yasal uyarı ya da kuruluşunuzun Web sitesine başvuran bir köprü

gibi eklemek istediğiniz diğer bilgileri ekleyin ve yazı tipini ve paragrafları iletilerde görünmesini istediğiniz şekilde biçimlendirin.

6. İmzalar ve İleti Örneği iletişim kutusunda, Varsayılan imzayı seç alanındaki Yeni iletiler listesinden imzanıza verdiğiniz adı seçin. İki kez Tamam‘ı tıklayın.

4 E-Posta İletilerini İşlemekOkuma Bölmesi’nde iletilerin önizlemesini görüntülerken onları okundu olarak işaretlemek için, sayfa 116

1. Araçlar menüsünde Seçenekler'i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Diğer sekmesinde Outlook Bölmeleri alanındaki Okuma Bölmesi’ni tıklayın.

2. Okuma Bölmesi iletişim kutusunda, Outlook’un, Okuma Bölmesi’nde görüntülediğiniz iletileri nasıl işlemesini istiyorsanız ona karşılık gelen onay kutusunu seçin ve iki kez Tamam’ı tıklayın.

Bir e-posta iletisini okundu ya da okunmadı olarak elle işaretlemek, sayfa 116 Ü İletiyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Okundu Olarak İşaretle ya da Okunmadı

Olarak İşaretle’yi tıklayın.

xliv Hızlı Başvuru

Bir ileti ekinin önizlemesini görüntülemek ve eki açmak, sayfa 118 1. Okuma Bölmesi’nde ileti üstbilgisi altındaki İleti düğmesini işaret edin. İletiyi işaret

ederek adını, türünü ve boyutunu görüntüleyin. 2. Eki tıklayın. Dosyanın önizlemesini görüntüle düğmesini tıklayın. 3. Okuma Bölmesi’nde eki çift tıklayın. Outlook dosyayı açma isteğinizi onaylamanızı

isterse, Aç düğmesini tıklayın.

İletileri yanıtlamak ya da iletmek, sayfa 123 Ü İleti penceresinde, İleti sekmesinde Yanılta grubundaki Yanıtla, Tümünü Yanıtla ya

da İlet düğmesini tıklayın.

Outlook’a, yanıtladıktan sonra özgün iletileri kapatmasını bildirmek, sayfa 123 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesinde E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. 2. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Yanıtlanan veya İletilen Özgün İletiyi

Kapat onay kutusunu seçip iki kez Tamam’ı tıklayın.

Masaüstü uyarı ayarlarınızı özelleştirmek, sayfa 127 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesinde E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. 2. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni

tıklayın. 3. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Masaüstü Uyarısı

Ayarları’nı tıklayın. 4. Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusunda, gerektikçe yaptığınız değişikliklerin

önizlemesini görüntüleyerek, süreyi ve saydamlığı istediğiniz gibi ayarlayın. Bitirdiğinizde, açık iletişim kutularının her ikisinde de Tamam’ı tıklayın.

Masaüstü uyarılarınızın görüntülenme konumunu özelleştirmek, sayfa 129 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesinde E-posta Seçenekleri’ni tıklayın . 2. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni

tıklayın. 3. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Masaüstü Uyarısı

Ayarları’nı tıklayın. 4. Önizleme’yi tıklayın, örnek masaüstü uyarısını ekranda görünmesini istediğiniz yere

götürün ve Tamam’ı tıklayın.

Masaüstü uyarılarını kapatmak, sayfa 129 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesinde E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. 2. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni

tıklayın.

Hızlı Başvuru xlv

3. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Yeni Posta Masaüstü Uyarısı Göster onay kutusunu temizleyip Tamam’ı tıklayın.

Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusuna hızla ulaşmak, sayfa 129 Ü Ekranınızda bir masaüstü uyarısı göründüğünde, uyarıdaki Seçenekler düğmesini

tıklayın. Masaüstü Uyarısı Ayarları’nı tıklayın.

Bir iletiyi masaüstü uyarısından okundu olarak işaretlemek, sayfa 130 Ü Ekranınızda bir masaüstü uyarısı göründüğünde, etkin tutmak için onu işaret edin.

Seçenekler düğmesini tıklayın ve Okundu Olarak İşaretle’yi tıklayın.

Bir iletiyi masaüstü uyarısından silmek, sayfa 130 Ü Ekranınızda bir masaüstü uyarısı göründüğünde, onu işaret edin ve Öğeyi Sil

düğmesini tıklayın .

Bir iletiyi bayrakla işaretlediğinizde, varsayılandan farklı bir bitiş tarihi belirtmek, sayfa 131 Ü Gelen Kutusu’nda, ileti başlığındaki bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Bitiş

tarihini tıklayın. Ya da 1. Bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Hızlı Tıklatmayı Ayarla’yı tıklayın. 2. Hızlı Tıklatmayı Ayarlama iletişim kutusunda istediğiniz bitiş tarihini tıklayın.

Tamam’ı tıklayın.

Bir e-posta iletisinden bir görev oluşturmak, sayfa 132 Ü Gelen Kutusu’nda ileti üstbilgisinin sağ ucundaki saydam bayrağı tıklayın.

Bir iletiye dayanarak bir randevu oluşturmak, sayfa 134 Ü İletiyi Gelen Kutusu’ndan sürükleyin ve Gezinti Bölmesi’nin altındaki Takvim

Düğmesi’nin üstüne bırakın.

Bir randevuyu bir olaya dönüştürmek, sayfa 135 Ü Randevuyu açıp Tüm Gün Olayı onay kutusunu seçin.

Bir randevuyu bir toplantıya dönüştürmek, sayfa 135 1. Randevuyu açın. 2. Randevu sekmesinde Eylemler grubundaki Katılanları Davet Et’i tıklayın. 3. Görünen Kime kutusuna davet etmek istediğiniz kişilerin e-posta adreslerini yazın.

Gönder’i tıklayın.

Bir iletiyi yazdırmak için ayarlamak, sayfa 136 1. İleti penceresinde Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır okunu işaret edin ve

Baskı Önizleme’yi tıklayın. 2. Baskı Önizleme penceresinde Sayfa Yapısı düğmesini tıklayın.

xlvi Hızlı Başvuru

3. Sayfa Yapısı: İç Yazışma Stili iletişim kutusunda var olan seçenekleri görmek ve değiştirmek için Kağıt sekmesini tıklayın.

4. Üstbilgi/Altbilgi sekmesini tıklayın ve iletinin altbilgi ve üstbilgisinde görünmesini istediğiniz metni yazın.

5. İletiyi yazdırmak için Yazdır’ı tıklayın.

5 Gelen Kutusu’nu YönetmekBelirli bir iletiyi bulmak için Anında Ara’yı kullanmak, sayfa 145 l Gelen Kutusu’nun üstündeki Arama kutusuna iletide bulunan bir sözcüğü yazın. l Aramayı iyileştirmek için, Arama kutusunun sağındaki Sorgu Oluşturucusu’nu

Genişlet düğmesini tıklayarak ek bilgiler sağlayın. l Aramayı, posta kutunuzdaki tüm klasörleri kapsayacak şekilde genişletmek için

Arama Sonuçları bölmesinin altında Tüm Posta Öğeleri’nde yeniden aramayı deneyin’i tıklayın.

l Arama filtresini kaldırmak ve tüm iletileri görüntülemek için Aramayı Temizle düğmesini tıklayın.

İletilerin görüntüleme, düzenleme, sıralanma ve gruplandırma biçimini değiştirmek, sayfa 154 l Görünüm menüsünde Düzenleme Ölçütü’nü işaret edip istediğiniz komutu tıklayın ya da l İletileri sıralamak istediğiniz ölçütün sütun üstbilgisini tıklayın. Sırayı tersine

çevirmek için yeniden tıklayın.

Grupları genişletmek ya da daraltmak, sayfa 155 Ü Görünüm menüsündeki Grupları Genişlet/Daralt’ı işaret edip istediğiniz

genişletme ya da daraltma görünümünü tıklayın.

Gelen Kutusu içeriğine filtre uygulamak, sayfa 155 Ü Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edip istediğiniz görünümü

tıklayın. Filtreyi kaldırmak için Geçerli Görünüm listesinde İletiler’i tıklayın.

Alanlar eklemek ve kaldırmak için, sayfa 156 1. Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edip Geçerli Görünümü

Özelleştir’i tıklayın. 2. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Alanlar düğmesini tıklayın. 3. Alanlar eklemek için Alanları Göster iletişim kutusunun Kullanılabilir alanlar

listesinde eklemek istediğiniz alanları seçin ve Ekle’yi tıklayın. 4. Liste görünümündeki alanları kaldırmak için sütun başlığını aşağı doğru sürükleyin

ve başlığın üstünde büyük siyah bir X işareti görününce bırakın.

Bir görünümdeki sütunların sırasını değiştirmek, sayfa 158 Ü Sütun başlıklarını istediğiniz yere sürükleyin.

Hızlı Başvuru xlvii

Varsayılan Gelen Kutusu ayarlarını geri yüklemek, sayfa 159 1. Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edip Görünümler Tanımla’yı

tıklayın. 2. Özel Görünüm Düzenleyicisi iletişim kutusunda Sıfırla’yı tıklayın. Geçerli

görünümü özgün ayarlarına geri yüklemek isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

3. Görünüm adını ve Sıfırla‘yı tıklayarak istediğiniz özelleştirilmiş görünümleri sıfırlayın. Bitirdiğinizde, İletiler görünümünü ve Görünümü Uygula’yı tıklayın.

Özel bir Arama Klasörü oluşturmak, sayfa 160 1. Gezinti Bölmesi’nde Arama Klasörleri klasörünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve

Yeni Arama Klasörü’nü tıklayın. 2. Yeni Arama Klasörü iletişim kutusunda Arama Klasörü Seç listesini aşağı kaydırın,

istediğiniz seçeneği seçin ve Tamam‘ı tıklayın.

Var olan bir Arama Klasörü’nün içeriğinde değişiklik yapmak, sayfa 160 Ü Klasörü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Bu Arama Klasörü’nü Özelleştir’i tıklayın.

Varsayılan renk kategorilerini görüntülemek, sayfa 162 Ü Gelen Kutusu’nda kategorilere ayırmak istediğiniz bir iletiyi tıklayın Standart araç

çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın.

Kategorileri yeniden adlandırmak, sayfa 162 1. Standart araç çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın. Kategori listesinden

Tüm Kategoriler’i seçin. 2. Renk Kategorileri iletişim kutusunda kategoriyi (onay kutusunu değil) tıklayın.

Yeniden Adlandır’ı tıklayın. 3. İstediğiniz adı yazıp tuşuna basın.

Bir kategoriyle ilişkili rengi değiştirmek, sayfa 163 1. Standart araç çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın ve Kategori

listesinden Tüm Kategoriler’i seçin. 2. Renk Kategorileri iletişim kutusunda istediğiniz kategoriyi tıklayın. 3. Renk paletinde istediğiniz rengin simgesini tıklayın.

Kategoriler oluşturmak, sayfa 163 1. Standart araç çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın ve Kategori

listesinden Tüm Kategoriler’i seçin. 2. Renk Kategorileri iletişim kutusunda Yeni‘yi tıklayın. 3. Yeni Kategori Ekle iletişim kutusunun Ad kutusunda, kategoriye vermek istediğiniz

adı yazın. İsterseniz, bir renk ve bir kısayol tuşu atayın.

xlviii Hızlı Başvuru

Gelen Kutusu’nun içeriğini kategorilere göre sıralamak, sayfa 164 1. Gelen Kutusu’nun en üstünde Düzenleme Şekli çubuğunu tıklayın. Kategoriler’i

tıklayın. 2. Düzenleme Şekli çubuğunun sağında istediğiniz komutu tıklayın.

Bir klasör oluşturmak, sayfa 166 1. Standart araç çubuğundaki Yeni listesinden Klasör’ü seçin. 2. Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusunun Ad kutusunda klasörün adını yazın ve

Tamam’ı tıklayın.

İletileri bir klasöre taşımak, sayfa 167 Ü İletiyi Gezinti Bölmesi’nde istediğiniz klasöre sürükleyin.

Ya da 1. İletiyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Klasöre Taşı’yı tıklayın. 2. Öğeleri Taşı iletişim kutusunda, Seçili öğelerin taşınacağı klasör listesinden iletileri

taşımak istediğiniz klasörü seçin ve Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisinin içeriğini OneNote’a taşımak, sayfa 168 Ü İletiyi seçin. Standart araç çubuğunda Seçili e-postayı OneNote’a gönder düğmesini

tıklayın.

Varsayılan otomatik arşivleme seçeneklerini ayarlamak, sayfa 169 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Diğer

sekmesinde Otomatik Arşiv’i tıklayın. 2. Otomatik Arşiv ayarlarında istediğiniz değişiklikleri yaptıktan sonra, açık iletişim

kutularında Tamam‘ı tıklayın.

Bir klasörü elle arşivlemek, sayfa 172 1. Arşivlemek istediğiniz klasörü tıklayın. Dosya menüsünde Arşiv’i tıklayın. 2. Arşiv iletişim kutusunda Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivle seçeneğini seçin

ve Tamam‘ı tıklayın.

Tek bir klasör için arşiv seçeneklerini ayarlamak, sayfa 172 1. Gezinti Bölmesi’nde klasörü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Özellikler’i tıklayın. 2. Özellikler iletişim kutusunun Otomatik Arşiv sekmesinde istediğiniz arşiv

seçeneklerini ayarlayın ve Tamam‘ı tıklayın.

6 Randevular, Olaylar ve Toplantıları YönetmekBir randevu zamanlamak, sayfa 183

1. Takvim’de, bir randevu zamanlamak istediğiz tarihi görüntüleyin.

Hızlı Başvuru xlix

2. İstediğiniz zaman dilimini tıklayın, randevuyla ilgili bilgileri yazın ve tuşuna basın.

3. Randevunun bitiş saatini değiştirmek için zaman diliminin alt çizgisini, bitiş saatinin altına sürükleyin.

Bir randevuyu yeniden zamanlamak, sayfa 183 Ü Randevuyu takvimde başka bir zaman dilimine sürükleyin .

Bir randevunun yinelenmesini sağlamak, sayfa 185 1. Randevuyu açın. Randevu sekmesinde Seçenekler grubundaki Yinelenme

düğmesini tıklayın. 2. Randevu Yinelenme iletişim kutusunun Yinelenme dönemi alanında istediğiniz

yinelenmeye karşılık gelen seçeneği seçin ve Tamam‘ı tıklayın. 3. Yinelenen Randevu sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini

tıklayın.

Bir olay zamanlamak için, sayfa 187 1. Tarih Gezgini’nde bir olay zamanlamak istediğiniz tarihi tıklayın. Takvim

bölmesinde, gün üstbilgisinin altındaki ve zaman dilimlerinin üstündeki boş alanı tıklayın.

2. Olayın adını yazıp tuşuna basın.

Bir olayın yinelenmesini sağlamak, sayfa 187 1. Olayı çift tıklayın. Olay sekmesinde Seçenekler grubundaki Yinelenme düğmesini

tıklayın. 2. Randevu Yinelenme iletişim kutusunun Yinelenme dönemi alanında istediğiniz

yinelenmeye karşılık gelen seçeneği seçin ve Tamam‘ı tıklayın. 3. Yinelenen Olay sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini

tıklayın.

Bir toplantı isteği oluşturmak ve göndermek, sayfa 190 1. Tarih Gezgini’nde toplantının olmasını istediğiniz tarihi tıklayın. 2. Standart araç çubuğundaki Yeni Randevu listesinden Toplantı İsteği’ni seçin. 3. Kime kutusuna toplantıya katılanların e-posta adreslerini ve Konu kutusuna

toplantının adını yazın. Konum kutusunda toplantının nerede yapılacağını belirtin. 4. Toplantı sekmesinde Göster grubundaki Zamanlama düğmesini tıklayın. Toplantı

saatini ayarlayıp Gönder’i tıklayın.

Bir toplantı isteğini elle yanıtlamak, sayfa 194 1. Tarih Gezgini’nde zamanlanan toplantıyı çift tıklayın.

l Hızlı Başvuru

2. Toplantı isteği penceresinde, Okuma Bölmesi’nde Kabul Et, Belirsiz ya da Reddet’i tıklayın.

3. Standart bir yanıt ya da kişiselleştirilmiş bir yanıt gönderme ya da hiç yanıt göndermeme seçeneklerinden birini seçin.

Bir toplantı için yeni bir zaman teklif etmek, sayfa 194 1. Toplantı isteği penceresinin Okuma Bölmesi‘nde Yeni Zaman Teklif Et‘i tıklayın. 2. Zaman Teklif Et iletişim kutusunun zamanlama alanında teklif ettiğiniz toplantı

başlangıç ve bitiş saatlerini ayarlayın ve Zaman Teklif Et düğmesini tıklayın. 3. Açılan toplantı isteği penceresinde toplantıyı düzenleyen kişiye bir ileti yazın ve

Gönder’i tıklayın.

Outlook’a toplantı isteklerini otomatik olarak yanıtlamasını bildirmek, sayfa 195 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın. 2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Kaynak Zamanlama’yı tıklayın. 3. Kaynak Zamanlama iletişim kutusunda Toplantı isteklerini ve işlem iptallerini

otomatik olarak kabul et onay kutusunu seçin. 4. İstiyorsanız, Çakışan toplantı isteklerini otomatik olarak reddet ve/veya Yinelenen

toplantı isteklerini otomatik olarak reddet onay kutularını seçin. 5. Açık olan bütün iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

7 Takviminizi YönetmekDiğer ülkelerin tatillerini takviminize eklemek, sayfa 203

1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Takvim Seçenekleri‘ni tıklayın.

2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Tatil Ekle’yi tıklayın. 3. Takvime Tatilleri Ekle iletişim kutusunda takviminize tatillerini eklemek istediğiniz

ülkelerin onay kutularını seçip açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Tatilleri takviminizden kaldırmak, sayfa 203 1. Takvim görünümündeki Görünüm menüsünde Geçerli Görünümü’ü işaret edip

Tüm Randevuları’ı tıklayın. 2. Görünüm menüsünde Geçerli Görünümü’ü işaret edip Geçerli Görünümü

Özelleştir’i tıklayın. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Grupla‘yı tıklayın. 3. Gruplandır iletişim kutusunda Düzenlemeye göre otomatik olarak grupla onay

kutusu seçiliyse, seçimi temizleyin. Öğeleri gruplandır listesinden Konum’u seçin.

Hızlı Başvuru li

4. Sonra listelerinin tümünde (yok)’un görüntülendiğinden emin olun ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

5. Takvim bölmesinde görüntülenen grupları daraltın ya da kaldırmak istediğiniz tatillerin bulunduğu Konum grubu görüntülenene kadar bölmeyi aşağı kaydırın. Sonra aşağıdakileri yapın:

❍ Belirli bir tatili kaldırmak için onu tıklayın ve sonra tuşuna basın. ❍ Görüntülenen ülkenin tüm tatillerini kaldırmak için Konum grup başlığını

tıklayıp tuşuna basın. Microsoft Office Outlook kutusu, bu eylemin seçili gruptaki tüm öğeler için geçerli olacağını bildiren uyarıda Tamam’ı tıklayın.

Çalışma haftanızı değiştirmek, sayfa 204 1. Takviminizi Hafta görünümünde görüntüleyin ve Takvim bölmesinin üstünde

Çalışma haftasını göster seçeneğini tıklayın. 2. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın. 3. Takvim Seçenekler iletişim kutusunun Takvim iş günleri alanında haftanın

günlerini seçin ya da temizleyin. 4. Başlangıç saati ve bitiş saatini ayarlayın ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Saat dilimlerini değiştirmek, sayfa 206 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın. 2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Saat Dilimi‘ni tıklayın. 3. Saat Dilimi listesinden istediğiniz saat dilimini seçin ve açık iletişim kutularında

Tamam’ı tıklayın.

Takviminizde aynı anda iki saat dilimi görüntülemek, sayfa 206 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın 2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Saat Dilimi‘ni tıklayın. 3. Saat Dilimi iletişim kutusunda Ek saat dilimi göster onay kutusunu seçin. İkinci

Saat dilimi listesinden görüntülemek istediğiniz saat dilimini seçin. 4. Her saat dilimi için karşılık gelen Etiket kutusuna bir etiket yazın ve açık iletişim

kutularında Tamam’ı tıklayın.

Takviminizin önizlemesini görüntülemek ve takviminizi yazdırmak, sayfa 208 1. Görünüm menüsünde Gün’ü tıklayın. 2. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın. Yazdır iletişim kutusunda

Önizleme’yi tıklayın. 3. Baskı Önizleme araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayarak Yazdır iletişim

kutusunu yeniden görüntüleyin.

lii Hızlı Başvuru

4. Yazdırma Stili listesinden istediğiniz yazdırma stilini seçin. 5. Yazdırma aralığı alanında yazdırmak istediğiniz ilk ve son tarihleri ayarlayıp

Tamam’ı tıklayın.

Takvim bilgilerini bir Web sayfası olarak kaydetmek, sayfa 212 1. Takviminizi görüntüleyin ve Dosya menüsünde Web Sayfası Olarak Kaydet’i

tıklayın. 2. Web Sayfası Olarak Kaydet iletişim kutusunda takvim bilgilerini yayınlamak

istediğiniz sürenin başlangıç ve bitiş tarihlerini girin. 3. Seçenekler alanında randevu ayrıntılarını ya da bir arka plan grafiği eklemeyi seçin. 4. Farklı kaydet alanında Dosya adı kutusunda gösterilen yolun sonuna bir dosya adı

(uzantıya gerek yok) ekleyin. İsterseniz, Web sayfasında görüntülenecek başlığı ve Outlook’un kaydedeceği yeri değiştirin.

5. Kaydedilen web sayfasını tarayıcıda aç onay kutusu seçiliyken, Kaydet’i tıklayın.

Programınızla ilgili bilgileri bir e-posta iletisine gömmek, sayfa 214 1. Takviminizi görüntüleyin ve Gezinti Bölmesi’nde Diğer Takvimler‘in altındaki

E-postayla takvim gönder’i tıklayın. 2. E-postayla takvim gönder iletişim kutusundaki Tarih Aralığı listesinden istediğiniz

komutu seçin. 3. Ayrıntı listesinde istediğiniz seçeneği tıklayın. 4. Gelişmiş’i tıklayın, istediğiniz seçenekleri ayarlayın ve Tamam’ı tıklayın.

Bir ya da daha çok takvim girdisini OneNote’a bağlamak, sayfa 216 Ü Bağlamak istediğiniz takvim öğesini (ya da öğelerini) seçin. Standart araç

çubuğunda, OneNote’ta bağlı toplantı notları aç veya oluştur düğmesini tıklayın.

Bir İnternet takvimine bağlanmak, sayfa 217 1. Takvim modülünün Gezinti Bölmesi’ndeki Diğer Takvimler bölümünde Takvimleri

Çevrimiçi Ara’yı tıklayın. 2. Microsoft Office Outlook 2007 için İnternet Takvimleri sayfasını aşağı kaydırın ve

sonra istediğiniz İnternet takvimi şablonunu tıklayın. 3. Outlook’un Web içeriğini açmasına izin vermenizi isteyen bir Internet Explorer

Güvenlik ileti kutusunda İzin Ver düğmesini tıklayın. 4. Takvimi Outlook’a ekleyip güncelleştirmelere abone olmayı isteyip istemediğinizi

soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet‘i tıklayın.

Birden çok takvimi yan yana ve bileşik olarak görüntülemek, sayfa 219 1. Gezinti Bölmesi’ndeki Takvimlerim ya da Diğer Takvimler listesinde en az bir

başka takvim için onay kutusunu seçin .

Hızlı Başvuru liii

2. İkincil bir takvimin başlık çubuğu sekmesinde Yerpaylaşımı Modunda Görüntüle düğmesini tıklayın.

3. Bir takvimi diğerinin üstünde görüntülemek için Takvim sekmelerinden birini tıklayın.

4. Standart görünüme dönmek için, üst üste yerleştirilen takvimlerden herhangi birinde Yan Yana Modunda Görüntüle düğmesini tıklayın.

Toplantı isteklerinin sizin adınıza oluşturulması ve yanıtlanmasını sağlamak için takviminizin denetimini devretmek, sayfa 220

1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Temsilciler sekmesindeki Ekle‘yi tıklayın.

2. Kullanıcı Ekle iletişim kutusunda denetimi devretmek istediğiniz kişinin adını, Ekle’yi ve ardından Tamam’ı tıklayın.

3. Temsilci İzinleri iletişim kutusundaki Takvim listesinden devretmek istediğiniz izin düzeyini seçin.

4. Temsilciye otomatik olarak izinlerini özetleyen bir ileti gönder onay kutusunu seçin ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

8 Görevleri İzlemekGörevler içeren bir klasör oluşturmak, sayfa 231

1. Standart araç çubuğunda Yeni listesinde Klasör’ü tıklayın. 2. Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusunda klasörün adını girin ve konumunu seçin. 3. Klasör içeriği listesinden Görev Öğeleri’ni seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bir görev oluşturmak, sayfa 234 Ü Yapılacaklar Çubuğu’nda Yeni bir görev yazın kutusunu tıklayın, göreviniz için bir

tanım yazın ve tuşuna basın.

Bir görevi güncelleştirmek, sayfa 234 l Bir bitiş tarihi atmak için Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde görevin yanındaki

bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve istediğiniz zaman dilimini seçin. l Bir görevi bir kategoriye atamak için görevin yanındaki Kategori çubuğunu farenin

sağ düğmesiyle tıklayın ve istediğiniz kategoriyi seçin. l Görev metnini değiştirmek için Görevler bölmesinde görevi çift tıklayın ve içerik

bölmesinde yeni metni yazın. Görevi kaydedin ve kapatın. l Durumu değiştirmek için Görevler bölmesinde görevi çift tıklayın ve içerik

bölmesindeki Durum listesinden görev için geçerli olan seçeneği seçin. Tamamlanan % kutusunda görevin tamamlanma yüzdesini değiştirin ve görevi kaydedip kapatın.

liv Hızlı Başvuru

Başka bir Outlook kullanıcısına bir görevi devretmek, sayfa 238 1. Yapılacaklar Çubuğu’nda devretmek istediğiniz görevi çift tıklayın. 2. Görev penceresinde, Görev sekmesinde Görevi Yönet grubundaki Görev Ata

düğmesini tıklayın. 3. Görünen Kime kutusunda görevi atamak istediğiniz kişinin e-posta adresini yazın. 4. Outlook’un bir anımsatıcı görüntülemesini istiyorsanız, Seçenekler grubundaki İzle

düğmesini tıklayın. 5. Gönder‘i tıklayın. Bir ileti kutusu, görev anımsatıcısının kapatılmış olduğunu

belirtirse, Tamam’ı tıklayın.

Başkalarının size atadıkları görevlerin durumunu güncelleştirmek, sayfa 240 l Projenin yüzde kaçlık kısmının tamamlandığı yönündeki tahmininizi belirtmek için

görevi açın ve Tamamlanan % listesinde, tahmininizi yazın ya da (okları tıklayarak) seçin.

l Görevin durumunu elle değiştirmek için görevi açın ve Durum listesinden istediğiniz durumu seçin.

Bir görev hakkında durum raporu göndermek, sayfa 240 1. Görevler bölmesindeki görevi çift tıklayın ve Görev sekmesinde Görevi Yönet

grubundaki Durum Raporu Gönder düğmesini tıklayın. 2. İletiyi, raporu göndermek istediğiniz kişilere adresleyin ve Gönder‘i tıklayın.

Bir görevi tamamlandı olarak işaretlemek, sayfa 241 Ü Görevler bölmesinde görevi çift tıklayın ve Görev sekmesinde Görevi Yönet

grubundaki Tamamlandı düğmesini tıklayın.

Bir anımsatıcının görünmemesini sağlamak, sayfa 242 1. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde görevi farenin sağ düğmesiyle tıklayın,

İzle’yi işaret edin ve Anımsatıcı Ekle’yi tıklayın. 2. Anımsatıcı onay kutusunu temizleyip Tamam’ı tıklayın.

Bir görevi silmek, sayfa 243

Ü Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde görevi tıklayın ve tuşuna basın.

9 Bilgi ToplamakBir RSS akışına abone olmak, sayfa 247

1. Gezinti Bölmesi’ndeki ana posta kutunuzun altında RSS Abonelikleri klasörünü tıklayın .

2. Outlook Syndicated Content (RSS) Dizini sayfasını Ortak Akışları bölümü görüntülenene kadar aşağı kaydırın.

Hızlı Başvuru lv

3. Akış bağlantılarından birini tıklayın. 4. RSS akışlarını Outlook’a eklemek isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office

Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Bir RSS akışını kaldırmak, sayfa 249 1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın. 2. Hesap Ayarları iletişim kutusunda RSS Akışları sekmesini tıklayın. 3. Özet Akışı Adı listesinden kaldırmak istediğiniz akışın adını seçin. 4. Kaldır’ı tıklayın. RSS akışını Outlook’tan kaldırmak isteyip istemediğinizi soran

Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Varsayılan not rengi, büyüklüğü ya da yazı tipini değiştirmek, sayfa 252 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki Not Seçenekleri’ni tıklayın. 2. İstediğiniz ayarları değiştirin ve iki kez Tamam’ı tıklayın.

Not oluşturmak, sayfa 252

Ü Notlar bölmesinde, Standart araç çubuğundaki Yeni Not düğmesini tıklayın. Not başlıklarını yazın, tuşuna basın ve Kapat’ı tıklayın.

Notu bir kişiye bağlamak, sayfa 254 1. Notlar bölmesinde bir notu açın, sol üst köşesindeki Not simgesini tıklayın ve

Kişiler‘i tıklayın. 2. Not Kişileri iletişim kutusunda Kişiler’i tıklayın. 3. Kişileri Seç iletişim kutusunda, Konum listesinde Kişiler seçili iken, Öğeler listesinde

bağlamak istediğiniz kişiyi seçin. Tamam’ı tıklayın. 4. Not Kişileri iletişim kutusunda Kapat‘ı tıklayın. Sonra notu kapatın.

Nota bir kişi kaydından erişmek, sayfa 255 1. Kişiler bölmesinde kişi kaydını açın. Kişi sekmesinde Göster grubundaki Etkinlikler

düğmesini tıklayın. 2. Göster listesindeki Notlar’ı tıklayın.

Günlük’ü görüntülemek, sayfa 256 Ü Git menüsünde Günlük’ü tıklayın.

Günlük düğmesini Gezinti Bölmesi’ne eklemek, sayfa 256 1. Gezinti Bölmesi’nin sağ alt köşesinde Düğmeleri yapılandır düğmesini tıklayın. 2. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edip Günlük’ü tıklayın.

lvi Hızlı Başvuru

Etkinliklerin kaydını otomatik olarak tutmak, sayfa 256 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki Günlük Seçenekleri’ni tıklayın. 2. Günlük Seçenekleri iletişim kutusundaki Bu öğelerin otomatik olarak kaydını tut

kutusunda, kaydını tutmak istediğiniz etkinlikler için onay kutularını seçin. 3. Bu kişiler için kutusunda öğelerinin kaydını tutmak istediğiniz kişiler için onay

kutularını seçin. 4. Ayrıca bu dosyaların kaydını tut kutusunda dosyalarının kaydını tutmak istediğiniz

programlar için onay kutularını seçip açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Bir notu iletmek, sayfa 257 1. Notlar bölmesinde bir notu farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve sonra İlet’i tıklayın . 2. Kime kutusuna notu göndermek istediğiniz insanın e-posta adresini yazıp Gönder‘i

tıklayın.

Bir notu dosya olarak kaydetmek, sayfa 257 1. Notu açın, Not simgesini tıklayın ve Farklı Kaydet’i tıklayın. 2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda dosyayı kaydetmek istediğiniz klasöre gidin. 3. Kayıt türü listesinde oluşturmak istediğiniz dosya türünü tıklayın. 4. Dosya adı kutusunda, dosya adının geçerli not başlığından başka bir şey olmasını

istiyorsanız, dosya adını değiştirin ve Kaydet’i tıklayın.

Alınan bir notu açmak, sayfa 258 1. Gelen Kutusu’nda not eklenmiş iletiyi açın. 2. Okuma Bölmesi’nde eklenen notu farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Aç’ı tıklayın.

10 Başkalarıyla İşbirliği YapmakExchange Server ağınız üzerinde çalışan başka kişilere bir klasöre erişim izni vermek, sayfa 263

1. Gezinti Bölmesi’nde klasörü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Paylaşım İzinlerini Değiştir’i tıklayın.

2. Özellikler iletişim kutusunun İzinler sekmesindeki Ekle’yi tıklayın. 3. Kullanıcı Ekle iletişim kutusunda bu klasörü paylaşmak istediğiniz kişinin adını çift

tıklayın ve Tamam’ı tıklayın. 4. İzinler sekmesinde kişinin adı seçili iken İzin Düzeyi listesinde istediğiniz listeyi

tıklayın. 5. Özellikler iletişim kutusunda Uygula’yı tıklayın.

Hızlı Başvuru lvii

Bir iletiden bir belge çalışma alanı oluşturmak, sayfa 269 1. Yeni bir ileti penceresinde belge çalışma alanına davet etmek istediğiniz kişilerin

adreslerini ve bir konu girin. 2. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Dosya Ekle düğmesini tıklayın. Dosya Ekle

iletişim kutusunda belge kitaplığı yoluyla paylaşmak istediğiniz dosyaya (dosyalara) göz atın ve istediklerinizi seçin, Ekle‘yi tıklayın.

3. Ekle İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın. Ek Seçenekleri görev bölmesinde Ekleri şu biçimde gönder’in altında Paylaşılan ek seçeneğini seçin.

4. Belge Çalışma Alanı’nın oluşturulacağı konum kutusuna işbirliği sitenizin adını yazın ve sonra tuşuna basın.

5. İçerik alanında görünen ileti davetini gönderin.

Bir grup zamanlaması oluşturmak, sayfa 271 1. Takviminizi görüntüleyin. Eylemler menüsünde Grup Zamanlamalarını

Görüntüle’yi tıklayın . 2. Grup Zamanlamaları iletişim kutusunda Yeni’yi tıklayın. Yeni Grup Zamanlaması

Oluştur iletişim kutusuna zamanlama için bir ad yazın ve Tamam’ı tıklayın. 3. Zamanlama penceresinde Grup Üyeleri listesini tıklayıp bir ad ya da e-posta diğer

adı yazarak ya da Diğerlerini Ekle’yi tıklayıp grup üyelerini adres defterinizden seçerek gruba üyeler ekleyin.

Belge kitaplığı içeriğinin yerel bir kopyasını almak, sayfa 272 1. Kuruluşunuzun işbirliği sitesinde belge kitaplığını görüntüleyin . 2. Eylemler menüsünde Bağla: Outlook’u tıklayın. Bir Internet Explorer Güvenlik

uyarısı görünürse İzin Ver’i tıklayın. 3. SharePoint belge kitaplığını Outlook’a bağlamak isteyip istemediğinizi soran ileti

kutusunda Evet’i tıklayın. Sizden site kimlik bilgilerini isteyen Bağlan iletişim kutusu görünürse, adınızı ve parolanızı girip Tamam’ı tıklayın .

4. Önizlemesini görüntülemek için karşıdan yüklenen öğeleri tıklayın; salt okunur bir örneğini açmak için çift tıklayın.

11 İşyeri Dışından ÇalışmakOutlook’u, Her Yerden Outlook kullanarak bir Exchange hesabına bağlanmak için yapılandırmak, sayfa 279

1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın. 2. Hesap Ayarları iletişim kutusunun E-posta sekmesinde Adı listesindeki Microsoft

Exchange hesabınızı tıklayın ve Değiştir’i tıklayın. 3. E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusunda Diğer Ayarlar’ı tıklayın. 4. Microsoft Exchange iletişim kutusunda Bağlantı sekmesini tıklayın.

lviii Hızlı Başvuru

5. Her Yerden Outlook alanında HTTP’yi kullanarak Microsoft Exchange’e bağlan onay kutusunu seçin.

6. Etkinleşen Exchange Proxy Ayarları düğmesini tıklayın. 7. Microsoft Exchange Proxy Settings iletişim kutusunda, Bağlantı ayarları

alanındaki https:// kutusuna, kuruluşunuzun Exchange proxy adresini yazın. 8. Microsoft Exchange Proxy Ayarları iletişim kutusunda ve Microsoft Exchange

iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın. Görünen ileti kutusunda, değişikliğin Outlook’u yeniden başlatmanıza kadar etkili olmayacağını onaylamak için Tamam’ı tıklayın.

9. E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusunda İleri’yi tıklayın ve sonra, Son’u tıklayın. 10. Hesap Ayarları iletişim kutusunu kapatın ve sonra Outlook’u kapatın ve yeniden

başlatın. 11. Bağlan iletişim kutusuna kullanıcı adınızı ve parolanızı girin ve Tamam’ı tıklayın.

Windows Vista yüklü bir bilgisayardan VPN bağlantısı kurmak, sayfa 281 1. Başlat düğmesini tıklayın. Başlat menüsünün sağ bölmesindeki Bağlan’ı tıklayın. 2. Bir ağa bağlan iletişim kutusunda, Bağlantı ya da ağ kurun’u tıklayın. 3. Bir bağlantı seçeneği belirleyin listesini aşağı kaydırın, Çalışma alanına bağlan’ı

tıklayın ve İleri’yi tıklayın. 4. Sahip olduğunuz bir bağlantıyı kullanmak ister misiniz? altında Hayır, yeni

bağlantı oluştur’u seçin ve sonra İleri’yi tıklayın. 5. Nasıl bağlanmak istersiniz? altında İnternet bağlantımı (VPN) kullan seçeneğini

tıklayın. 6. Bağlanırken kullanılacak Internet adresini yazın altında, İnternet adresi kutusuna

bağlanmak istediğiniz İnternet adresini yazın. Hedef adı kutusuna VPN bağlantısı için bir ad yazın, istediğiniz tüm seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın.

7. Kullanıcı adınızı ve parolanızı yazın altında kullanıcı adınızı ve parolanızı yazın (alan adı isteğe bağlıdır) ve Bağlan’ı tıklayın.

Windows XP yüklü bir bilgisayardan VPN bağlantısı kurmak, sayfa 282 1. Başlat menüsünde, sağ tarafta Bağlan menüsü görünüyorsa, Bağlan’ı tıklayın ve

sonra Tüm bağlantıları göster‘i tıklayın. Görünmüyorsa, Denetim Masası’nı Klasik görünümde tıklayın, Ağ ve İnternet Bağlantıları’nı açın.

2. Ağ Bağlantıları penceresindeki Ağ Görevleri menüsünde Yeni bağlantı oluştur’u tıklayın.

3. Yeni Bağlantı sihirbazının ilk sayfasında İleri’yi tıklayın. 4. Ağ Bağlantı Türü sayfasında Ağa çalışma yerimden bağlan seçeneğini seçip İleri’yi

tıklayın. 5. Ağ Bağlantısı sayfasında Sanal Özel Ağ bağlantısı seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.

Hızlı Başvuru lix

6. Şirket Adı kutusuna bağlantıyı tanımlayacağınız bir ad yazın. Sonra, İleri’yi tıklayın. 7. Sihirbaz Ortak Ağ sayfasını görüntülerse, İlk bağlantıyı çevirme seçeneğini seçip

VPN bağlantısını başlatmadan önce her zaman İnternet’e bağlanacağınızı belirtin. Sonra İleri’yi tıklayın.

8. VPN Seçimi sayfasında, Ana makine adı kutusuna kuruluşunuzun VPN sunucusunun internet adresini yazıp İleri’yi tıklayın.

9. Sisteminizde bir Akıllı Kart okuyucusu varsa, sihirbaz Akıllı Kartlar sayfasını görüntüler. Bu bağlantıda oturum açmak için Akıllı Kart’ınızı kullanmanız gerekmiyorsa, Akıllı kartımı kullanma seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.

10. Bağlantı sayfasında Yalnızca benim için seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın. 11. Tamamlanıyor sayfasında Son’u tıklayın. 12. Bağlan iletişim kutusunun Kullanıcı adı kutusunda alan\kullanıcı adı’nı, Parola

kutusuna alan parolanızı yazın. 13. Bu kullanıcı adı ve parolasını aşağıdakiler için kaydet onay kutusunu ve Yalnızca

ben‘i ya da Herkes‘i seçin. Sonra Bağlan’ı tıklayın.

Bir klasörün içeriğine çevrimdışı iken ulaşılabilmesini sağlamak, sayfa 285 ➜ Gezinti Bölmesi’nde klasörü tıklayın. Araçlar menüsündeki Gönder/Al’ı ve

Gönderme/Alma Ayarları’nı işaret edin. Bu Klasörü Çevrimdışı Kullanılabilir Yap’ı tıklayın.

Çevrimdışı adres defterinizi elle güncelleştirmek, sayfa 286 1. Araçlar menüsünde Gönder/Al’ı işaret edip Adres Defterini Yükle‘yi tıklayın . 2. Çevrimdışı Adres Defteri iletişim kutusunda Son Gönderme/Almadan sonraki

değişiklikleri yükle onay kutusunu seçili bırakıp Tüm Ayrıntılar seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Outlook’u gelen iletileri otomatik olarak yanıtlamak için yapılandırmak, sayfa 288 1. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın. 2. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Şimdi işyeri dışındayım seçeneğini seçin. 3. Her göndereni aşağıdaki metinle yalnızca bir kez Otomatik Yanıtla: kutusuna,

göndermek istediğiniz otomatik yanıt iletisini yazın ve Tamam’ı tıklayın. Kapatmak için bildirimi tıklayın.

İletileri otomatik olarak başka bir e-posta adresine iletmek için bir kural oluşturmak, sayfa 289

1. Durum çubuğunda İşyeri Dışında’yı tıklayın. İşyeri Dışı menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.

lx Hızlı Başvuru

2. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Kural Ekle‘yi tıklayın. Kural Düzenle iletişim kutusunda Gelişmiş‘i tıklayın.

3. Alınma Tarihi alanında, başlangıç tarihini, bitiş tarihini ya da istediğiniz bir tarih aralığını belirtin.

4. İletinin önemini ayarlamak için Önem onay kutusunu seçin. Önem listesinden istediğiniz seçeneği seçin ve Tamam’ı tıklayın.

5. Kural Düzenle iletişim kutusunda, Bu eylemleri gerçekleştir alanı altında İlet onay kutusunu seçin. Kime kutusuna iletileri iletmek istediğiniz e-posta adreslerini yazın.

6. Yöntem listesinden istediğiniz iletme seçeneğini seçip Tamam’ı tıklayın.

İşyeri Dışında otomatik yanıt iletilerini kapatmak, sayfa 291 Ü Durum çubuğundaki İşyeri Dışında simgesini tıklayın. İşyeri Dışında otomatik

yanıtlarını devre dışı bırak’ı tıklayın.

Gelecekte bir zaman aralığı boyunca iletileri otomatik olarak yanıtlamak (yalnızca Exchange Server 2007 hesapları için geçerlidir), sayfa 292

1. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın. 2. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda, İşyeri Dışında otomatik yanıtları gönder

seçeneğini seçin. 3. Yalnızca bu zaman diliminde gönder onay kutusunu seçin. Sonra, Başlangıç

saati‘ni ve Bitiş saati’ni istediğiniz gibi ayarlayın. 4. Kuruluşum İçinde sekmesinde ileti kutusuna göndermek istediğiniz ileti metnini

yazıp Tamam’ı tıklayın.

Kuruluşunuz dışındaki kişilere farklı bir otomatik yanıt göndermek (yalnızca Exchange Server 2007 hesapları için geçerlidir), sayfa 294

1. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunu görüntüleyip Kuruluşum Dışında sekmesini tıklayın .

2. Kuruluş dışındaki herkes seçeneğini seçin. 3. İleti kutusuna, kuruluşunuz dışındakilere göndermek istediğiniz ileti metnini yazıp

Tamam’ı tıklayın.

12 Outlook’u Özelleştirmek ve YapılandırmakHızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir düğme eklemek, sayfa 299

1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ ucundaki Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir düğmesini tıklayın. Diğer Komutlar‘ı tıklayın .

2. Düzenleyici Seçenekleri penceresindeki Özelleştir sayfasında, Komutları seçin listesinde, bir komutunu seçmek istediğiniz sekmeyi tıklayın.

Hızlı Başvuru lxi

3. Sekmenin komut listesinden araç çubuğuna eklemek istediğiniz bir komutu seçin ve Ekle‘yi tıklayın.

4. Komutu araç çubuğunda istediğiniz yere yerleştirmek için Yukarı Taşı ya da Aşağı Taşı düğmelerini tıklayın ve Özelleştir sayfasının altındaki Tamam‘ı tıklayın.

Outlook’u özelleştirmek, sayfa 301 1. Microsoft Office Düğmesi‘ni tıklayın. Office menüsünün sağ alt köşesindeki

Düzenleyici Seçenekleri‘ni tıklayın . 2. Düzenleyici Seçenekleri penceresinde, sol bölmedeki sayfa listesinden istediğiniz

sayfayı tıklayın ve Tamam‘ı tıklayıp değişiklikleri kaydedin.

Bir araç çubuğuna bir düğme eklemek, sayfa 306 1. Herhangi bir araç çubuğunun sağ ucundaki Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini

tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve Özelleştir‘i tıklayın . 2. Özelleştir iletişim kutusunda Komutlar sekmesini tıklayın. Kategoriler listesinden

eklemek istediğiniz komutu içeren kategoriyi seçin. 3. Komutlar listesinde, eklemek istediğiniz komutu bulun. Komutu listeden araç

çubuğunda görünmesini istediğiniz yere sürükleyin.

Bir araç çubuğundaki komutları yeniden düzenlemek, sayfa 306 1. Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin

ve Özelleştir‘i tıklayın. 2. Özelleştir iletişim kutusunun Komutlar sekmesinde Komutları Yeniden Düzenle‘yi

tıklayın. 3. Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusunda, Yeniden düzenlenecek menüyü ya

da araç çubuğunu seçin’in altında Araç çubuğu'nu seçin. Araç Çubuğu listesinden yeniden düzenlemek istediğiniz araç çubuğunu ya da menü çubuğunu seçin.

4. Denetimler listesinde yerini değiştirmek istediğiniz komutu tıklayın. Yukarı Taşı ya da Aşağı Taşı düğmesini komutu istediğiniz yere getirmek için gerektiği kadar tıklayın ve Kapat‘ı tıklayın.

Bir araç çubuğundan özelleştirilmiş bir düğmeyi kaldırmak, sayfa 307 1. Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin

ve Özelleştir‘i tıklayın. 2. Özelleştir iletişim kutusundaki Komutlar sekmesinde Komutları Yeniden

Düzenle‘yi tıklayın. 3. Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusunda, Yeniden düzenlenecek menüyü

ya da araç çubuğunu seçin‘in altında Araç çubuğu seçeneğini seçin ve listede kaldırmak istediğiniz düğmeyi içeren araç çubuğunu tıklayın.

4. Denetimler listesinde, kaldırmak istediğiniz düğmeyi tıklayın. Sil’i ve sonra Kapat’ı tıklayın.

lxii Hızlı Başvuru

Bir araç çubuğunu varsayılan durumuna sıfırlamak, sayfa 307 Ü Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret

edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın . Özelleştir iletişim kutusunda, Araç Çubukları sekmesindeki varsayılan ayarlarına sıfırlamak istediğiniz araç çubuğunu tıklayın. Sıfırla‘yı tıklayın.

Gelen iletileri işlemek için belirli ölçütleri karşılayan bir kural oluşturmak, sayfa 308

1. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar‘ı tıklayın. Kurallar ve Uyarılar penceresinde E-posta Kuralları sekmesindeki Yeni Kural’ı tıklayın.

2. Kurallar sihirbazındaki Bir şablon seçin listesinde Boş bir kuraldan başla’nın altında, Ulaştığında iletileri denetle‘yi tıklayıp İleri‘yi tıklayın.

3. Koşulları seç listesinde yeni kuralınıza uygulamak istediğiniz koşulları seçin. 4. Kural açıklamasını düzenleyin kutusunda altı çizili belirli sözcükler terimini tıklayın. 5. Arama Metni iletişim kutusunda Konu alanında aranacak sözcükleri veya

tümceleri belirtin kutusuna, aramak istediğiniz sözcükleri yazın, Ekle‘yi ve Tamam‘ı tıklayın. Kurallar sihirbazında İleri’yi tıklayın.

6. Eylemleri seçin listesini aşağı kaydırarak Outlook’un, belirttiğiniz ölçütleri karşılayan gelen öğelerle ilgili olarak gerçekleştirebileceği işlemleri gözden geçirin ve Tamam‘ı tıklayın. Kurallar sihirbazında İleri’yi tıklayın.

7. Kuralınız için ayarlamak istediğiniz özel durumları seçip İleri’yi tıklayın. 8. Bu kuralı “Gelen Kutusu” içinde bulunan iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu

seçin ve Bitir‘i tıklayın. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

Kişisel Klasörler dosyası oluşturmak, sayfa 314 1. Dosya menüsünde Yeni’yi işaret edin ve Outlook Veri Dosyası‘nı tıklayın. 2. Başka bir bilgisayarda Microsoft Outlook 2002 ya da daha eski bir sürüm yüklüyse

ve bu Kişisel Klasörler dosyasını o sürümde açmak isterseniz, Yeni Outlook Veri Dosyası iletişim kutusunda Outlook 97-2002 Kişisel Klasörler Dosyası’nı tıklayın ve Tamam‘ı tıklayın. Aksi durumda Office Outlook Kişisel Klasörler Dosyası‘nı seçin ve Tamam‘ı tıklayın.

3. Outlook Veri Dosyası Oluştur ya da Aç iletişim kutusundaki Sık Kullanılan Bağlantılar listesinde istediğiniz bağlantı türünü tıklayın.

4. Dosya Adı kutusuna istediğiniz kişisel klasörün adını yazıp Tamam‘ı tıklayın. 5. Microsoft Kişisel Klasörü Oluşturun iletişim kutusunda önerilen adı yenisiyle

değiştirin ve Tamam‘ı tıklayın.

İletileri ya da klasörleri Kişisel Klasörler dosyanıza taşımak, sayfa 316 1. Gezinti Bölmesi’nde klasör listesini görüntülemek için Gelen Kutusu’nu genişletin. 2. İletileri ya da klasörleri Gelen Kutusu’ndan kişisel klasörünüze sürükleyin.

Hızlı Başvuru lxiii

İletileri ya da klasörleri Kişisel Klasörler dosyanıza kopyalamak, sayfa 316 1. Gezinti Bölmesi’nde klasör listesini görüntülemek için Gelen Kutusu’nu genişletin. 2. Farenin sağ düğmesini basılı tutun ve iletileri ya da klasörleri Gelen Kutusu’ndan

kişisel klasörünüze sürükleyin. Fare düğmesini bıraktığınızda Kopyala‘yı tıklayın.

Veri dosyalarını Outlook içinden açıp kapatmak, sayfa 316 1. Dosya menüsünde Aç’ı işaret edip Outlook Veri Dosyası’nı tıklayın. 2. Outlook Veri Dosyası Aç iletişim kutusunda veri dosyanızın konumuna göz atıp

dosyayı çift tıklayın.

Tüm giden iletileri dijital olarak imzalamak, sayfa 317 1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni

tıklayın. E-posta Güvenliği sayfasında Giden iletilere dijital imza ekle onay kutusunu seçin.

2. Tüm ileti alıcılarınız, Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) güvenliğine sahip değilse (örneğin, Outlook kullanmadığını bildiğiniz kişilere iletiler gönderiyorsanız), İmzalı ileti gönderirken açık metin imzalı ileti gönder onay kutusunu seçip Tamam‘ı tıklayın.

Belgeleri ve iletileri şifrelemek için bir dijital kimlik almak, sayfa 318 1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni

tıklayın. 2. E-posta Güvenliği sayfasında Dijital Kimlik Al’ı tıklayın. 3. Microsoft Office Yüklemeler Web sayfasında, sağlayıcının Web sitesini

görüntülemek için sağlayıcının sonundaki bağlantıyı tıklayın. 4. Web sitesindeki yönergeleri izleyerek bir sayısal kimlik için kaydolun.

Bir dijital kimliği vermek ya da almak, sayfa 319 1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni

tıklayın. 2. E-posta Güvenliği sayfasında Al/Ver’i tıklayın. 3. Dijital Kimlik Al/Ver iletişim kutusunda dijital kimliğinizi almak ya da vermek

seçeneklerinden birini seçin, bilgileri doldurun ve Tamam’ı tıklayın.

Tek bir e-posta iletisini dijital olarak imzalamak, sayfa 319 Ü İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki İletiyi Dijital Olarak İmzala düğmesini

tıklayın.

Giden tüm iletileri şifrelemek, sayfa 320 1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın.Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni

tıklayın.

lxiv Hızlı Başvuru

2. E-posta Güvenliği sayfasında Giden iletilerin içeriğini ve eklerini şifrele onay kutusunu seçin.

3. İletiyi alan birinin şifrelenmiş biçiminde şifrelenmiş bir ileti aldığına dair doğrulama almak için Tüm S/MIME imzalı iletiler için alındı bilgisi iste onay kutusunu seçin ve sonra Tamam’ı tıklayın.

Tek bir iletiyi şifrelemek, sayfa 320 Ü İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki İleti İçeriğini ve Eklerini Şifrele düğmesini

tıklayın.

Tüm iletileri düz metin biçiminde almak, sayfa 321 1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni

tıklayın. 2. E-posta Güvenliği sayfasında Tüm standart postaları düz metin biçiminde oku

onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bir iletinin alıcılarının iletiyi iletmesini, yazdırmasını ya da kopyalamasını engellemek, sayfa 322 Ü Bir ileti açıkken, İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki İzin okunu tıklayın.

Listeden İletme’yi seçin.

Tek bir e-posta iletisinde engellenmiş içeriği görüntülemek, sayfa 322 Ü İleti başlığında Bilgi Çubuğu’nu tıklayın ve Karşıdan Resim Yükle’yi tıklayın.

Outlook’un dış içeriği işleme biçimini değiştirmek, sayfa 323 1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın ve sayfa listesinde Otomatik

Karşıdan Yükleme’yi tıklayın. 2. İstediğiniz seçeneklerle ilgili onay kutularını seçin ve Tamam‘ı tıklayın.

Önemsiz E-Posta Filtresi’nin sunduğu istenmeyen posta filtreleme seçeneklerini uygulamak, sayfa 324

1. Eylemler menüsünde Önemsiz E-Posta’yı işaret edip Önemsiz E-Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

2. Önemsiz E-Posta Seçenekleri iletişim kutusundaki Seçenekler sekmesindeki koruma düzeylerinden birini seçin.

3. Outlook’un önemsiz e-posta olduğundan şüphelendiği iletileri otomatik olarak silmesini istiyorsanız, Önemsiz e-posta olduğundan şüphelenilen postaları Önemsiz E-Posta klasörüne taşımak yerine kalıcı olarak sil onay kutusunu seçin.

4. Güvenli Gönderenler sekmesini tıklayın ve Güvenli Gönderenler Listesi’nde yer almasını istediğiniz tüm e-posta adreslerini ekleyin ya da belirli bir etki alanından gelen e-postaların güvenli olduğunu belirtin.

Hızlı Başvuru lxv

5. Güvenli Alıcılar sekmesini tıklayın ve Güvenli Alıcılar Listesi’ne istediğiniz adresleri ya da adları ekleyin.

6. Engellenen Gönderenler sekmesini tıklayın ve Engellenen Gönderenler Listesi’ne istediğiniz adresleri ya da adları ekleyin.

7. Uluslararası sekmesini tıklayın ve ülkelere özel alanlardan gelen iletileri ya da belirli diller için metin kodlamasını içeren iletileri engellemek için uygun seçenekleri ayarlayın ve Tamam’ı tıklayın.

İleti taslaklarını daha sık kaydetmek, sayfa 327 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

2. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunun İletileri kaydetme alanında Öğelerin otomatik olarak kaydedilme sıklığı onay kutusunu seçin ve dakikada bir otomatik kaydet kutusuna bir sayı girin. Sonra açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Yeni bir ileti geldiğinde ne olacağını belirtmek, sayfa 329 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

2. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusundaki Gelen Kutusu’na yeni öğeler geldiğinde alanında, yeni bir ileti geldiğinde bunun size bildirilmesiyle ilgili seçenekleri seçin. Açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

İletileri göndermekle ilgili seçenekleri ayarlamak, sayfa 329 1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler

sekmesindeki E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

2. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusundaki İleti gönderirken alanında, gönderdiğiniz iletilere uygulamak istediğiniz seçenekleri ayarlayın. Sonra açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

Başka e-posta hesaplarına bağlanmak, sayfa 9

Başlangıç sihirbazıyla ilgili sorunları gidermek, sayfa 7

Outlook çalışma alanınızı keşiselleştirmek, sayfa 14

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Birincil e-posta hesabınıza bağlanmak 4 Başlangıç sihirbazıyla ilgili sorunları gidermek. 4 Başka e-posta hesaplarına bağlanmak. 4 Başka Outlook profilleri oluşturmak. 4 Outlook çalışma alanınızı kişiselleştirmek. 4 Gelişmiş araç çubuğuyla çalışmak.

Outlook’u kullanmaya başlamadan önce, e-posta sunucunuza bağlanacak biçimde yapılandırmanız ve e-posta profilinizi oluşturmanız gerekir. Profiliniz e-posta hesabınızla ilgili, kullanıcı adı, görünen ad, sunucu adı, parola ve Outlook verilerinizin depolandığı konum gibi bilgilerden oluşur. Outlook aracılığıyla tüm e-posta iletişimlerinizi yönetmek için birden çok e-posta hesabına bağlanabilirsiniz.

Outlook kullanıcı arayüzü, başkalarının bilgileri kolayca görüntülemesi, bulması ve bilgilere bağlanmasını sağlayacak biçimde düzenlenmiştir. Yine de, sizin günlük çalışma düzeninize tam olarak uygun olmadığını düşünebilir ya da belki başka bir düzen denemek isteyebilirsiniz. Outlook’un görünüşünü ve işlevlerini pek çok değişik biçimde kişiselleştirebilirsiniz.

Bu bölümde, farklı türlerde e-posta hesaplarına bağlanmak üzere Outlook’u yapılandıracaksınız. Ayrıca başka Outlook profilleri oluşturacak ve Outlook çalışma alanınızı ihtiyaçlarınıza uyacak biçimde kişiselleştireceksiniz.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalar için uygulama dosyası yoktur. Uygulama dosyaları hakkında daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

1

2 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Sorun giderme Bu kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Farklı E-Posta Hesabı TürleriOutlook 2007 aşağıdaki e-posta hesabı türlerini destekler:

l Exchange Server . Kuruluşunuz Microsoft Exchange Server kullanıyorsa, şirket ağı içinde ya da dışında e-posta gönderebilirsiniz. İletiler genellikle e-posta sunucusunda depolanır ama başka bir yerde (örneğin bilgisayarınızda ya da bir ağ paylaşımında) de depolayabilirsiniz. Varsayılan ayar olarak Outlook, bilgisayarınızda posta kutunuzun yerel bir kopyasını oluşturur ve bağlandığınızda sunucuyla eşitlenir, böylece gerektiğinde kolaylıkla çevrimdışı olarak da çalışabilirsiniz.

l Post Office Protocol 3 (POP3). Bir POP3 hesabına bağlı olduğunda Outlook, iletileri e-posta sunucusundan bilgisayarınıza yükler (kopyalar). İletileri sunucudan silmeyi ya da belirli bir süre sunucuda bırakmayı seçebilirsiniz. E-posta hesabınıza birden fazla bilgisayardan erişiyorsanız, iletileri sunucuda bırakmayı tercih edip onlara istediğinizde ulaşabilmeyi sağlayabilirsiniz.

l Internet Message Access Protocol (IMAP). Bir IMAP hesabına bağlı olduğunda Outlook, iletilerin kopyalarını bilgisayarınızda depolar ama asıl iletileri sunucuda bırakır. İletileri yerel olarak okuyup yönetirsiniz ve Outlook bağlandığında, sunucuyla eşitler.

l Hypertext Transfer Protocol (HTTP). Bir HTTP hesabı (örneğin bir Hotmail hesabı) yoluyla gönderilen iletiler, Outlook’un HTTP posta sunucusundan kopyaladığı ve ileti penceresi içinde görüntülediği Web sayfaları biçimindedir.

Outlook profilinize birden fazla POP3, IMAP ve HTTP hesabı (ama tek bir Exchange Server hesabı) ekleyebilirsiniz.

Birincil E-Posta Hesabınıza BağlanmakOutlook 2007 Başlangıç sihirbazının sağladığı otomatik kurulum işlevleri, Outlook’un, çok daha fazla bilgi aktarmanızı gerektiren önceki sürümlerine göre büyük bir ilerleme göstermiştir. Her koşulda çalışmıyor olabilir ama genellikle çok başarılıdır. Yalnızca e-posta adresi ve parolanız yeterli olacaktır.

Ayrıca Bakınız Outlook’un otomatik kurulum işlevini çalıştırma konusunda sorun yaşarsanız bu bölümdeki “Başlangıç Sihirbazı’yla ilgili Sorunları Gidermek” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, Outlook’u başlatacak ve bir Microsoft Exchange Server hesabına bağlanmak üzere yapılandıracaksınız. Burada Exchange Server hesabına bağlanmak gerekecektir ancak aynı temel işlemi gerçekleştirerek başka türde bir e-posta hesabına da bağlanabilirsiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce e-posta adresi ve parolanızı öğrenin. Bir Exchange Server hesabına bağlanıyorsanız, ağınıza bağlı olmalısınız. Ağ dışında çalışıyorsanız, önce bir sanal özel ağ (virtual private network –VPN) oluşturmanız gerekebilir.

Ayrıca Bakınız Bir VPN bağlantısı oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “İşyeri Dışından Çalışmak” başlıklı 11 . bölümdeki “Uzak bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak” başlığına bakın .

1. Görev çubuğunda Başlat’ı tıklayın.

2. Başlat menüsünde Tüm Programlar’ı işaret edip Microsoft Office’i tıklayın. Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın.

İpucu Başlat menüsünün üstündeki E-posta bağlantısı, varsayılan e-posta programınız olarak Microsoft Office Outlook’u belirtiyorsa, o bağlantıyı da tıklayabilirsiniz.

Outlook 2007 başlar. Outlook henüz bir e-posta hesabına bağlanmak üzere yapılandırılmış değilse, Outlook 2007 Başlangıç sihirbazı açılır.

İpucu Ekranınızda gördükleriniz, bu kitaptaki grafiklerin tam olarak aynısı olmayabilir. Bu kitaptaki ekranlar, 1024x768 piksel çözünürlüğe sahip bir monitörden, ekran alanını artırmak için görev çubuğu gizlenerek alınmıştır.

Başlat

Birincil E-Posta Hesabınıza Bağlanmak 3

4 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Ayrıca Bakınız Outlook zaten bir e-posta hesabına bağlanmak üzere yapılandırılmış durumdaysa ve ikinci bir hesabı yapılandırmak istiyorsanız, bu bölümdeki “Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmak” başlığına bakın .

3 . Başlangıç sayfasında İleri’yi tıklayın.

Bu bilgisayarda başka bir e-posta programında kurulmuş bir e-posta hesabınız varsa, Outlook o hesaptan hesap bilgilerini alma seçeneğini sunar.

Bu alıştırmanın hedeflerine ulaşmak için, o seçeneği seçmeyeceğiz, ama siz kendi hesabınızı kurarken bunu yapmak işinizi kolaylaştırabilir.

4. E-posta Yükseltme Seçenekleri sayfasında, Yükseltme seçeneğini seçin. E-posta Hesapları sayfasını görüntülemek için İleri’yi tıklayın.

5. Evet’i seçili bırakıp İleri’yi tıklayın.

6. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında, adınızı, e-posta adresinizi ve parolanızı ilgili metin kutularına girin.

Burada sunucu ayarlarınızı elle yapılandırma seçeneği olduğuna dikkat edin. Outlook’u otomatik kurulum aracını kullanarak yapılandırırken sorunla karşılaşırsanız, bu onay kutusunu işaretledikten sonra İleri’yi tıklayarak elle değişiklikler yapabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Outlook’u elle kurmak hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki “Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek” başlığına bakın .

7. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında İleri’yi tıklayın.

Birincil E-Posta Hesabınıza Bağlanmak 5

6 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Herhangi bir bağlantı ya da güvenlik sorunuyla karşılaşmadığı takdirde Outlook, sağladığınız az miktarda bilgiyi kullanarak e-posta sunucunuza bağlanır ve Outlook profilinizi oluşturur.

İpucu Bir Microsoft Office 2007 programını ilk kez başlatıyorsanız Office, tam adınızı ve baş harflerinizi girmenizi ister. Office 2007’deki programlar, değişiklikleri izlemek, iletilere yanıt vermek ve benzeri işlemleri yapmak için bu bilgiyi kullanır. Bundan sonra Office, internet üzerinde paylaşmak istediğiniz bilgilerin türünü seçmenizi ister ve son olarak, Microsoft Güncelleme hizmetinden otomatik güncellemeler için kaydolma seçeneğini sunar. Bu seçeneklerin hiçbiri sizi risk altında bırakmaz ve hepsi çok işe yarayabilir.

Outlook’u ilk kez başlattığınızda, Outlook ve Microsoft Internet Explorer’da RSS akışlarını birleştirmek ve eşitlemek isteyip istemediğinizi sorar.

8. RSS Akışı listelerini birleştirmek isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda (bunu istememek için bir nedeniniz yoksa) Evet’i tıklayın.

Outlook Gelen Kutusu’nu görüntüler.

Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları GidermekOtomatik kurulum özelliğiyle ilgili sorunlarla sıklıkla, Outlook’u, uzak bir konumdan (sizin etki alanınıza doğrudan bağlanmış olmayan) bir Exchange Server hesabına bağlanmak üzere yapılandırırken karşılaşabilirsiniz. Sık karşılaşabileceğiniz bazı hata iletileri ve sorunlar aşağıda verilmiştir:

l Sunucu sertifikası site ile uyumsuz . Outlook bir güvenlik sorunuyla karşılaşırsa, örneğin posta sunucusunun dijital sertifikası, etki alanınızın adıyla uyumsuz ise Outlook bu sorunu bildirerek ilerlemek isteyip istemediğinizi sorar.

Bir Güvenlik Uyarısı ileti kutusu görünürse, uzak sunucunun dijital sertifikasını görmek ve sertifikayı veren şirketi bildiğinizi ve ona güvendiğinizi doğrulamak için Sertifikayı Görüntüle düğmesini tıklayabilirsiniz. İsterseniz, Sertifikayı Yükle düğmesini tıklayarak ve Sertifika Alma sihirbazındaki adımları izleyerek sertifikayı bilgisayarınıza yükleyebilirsiniz. Sertifikanın doğruluğundan emin olduğunuzda, Güvenlik Uyarısı ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Ayrıca Bakınız Dijital sertifikalar hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın .

l Şifreli bir bağlantı yok . Outlook önce, sunucuyla şifreli bir bağlantı oluşturmayı dener. Bunu başaramazsa, bu sorunu size bildirerek şifresiz bir bağlantı oluşturmak isteyip istemediğinizi sorar.

Bu seçeneği seçerseniz, Outlook Exchange Server hesabınızı, bir Exchange Server hesabı olarak değil bir IMAP ya da POP3 hesabı olarak yapılandıracaktır. Bu yapılandırma, bazı işlevlerin kaybolmasına neden olur; örneğin Yapılacaklar Çubuğu, takvim ve görev bilgilerinizi görüntülemeyebilir.

Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek 7

8 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Exchange Server hesabınıza bağlanırken bu hatalardan biriyle karşılaşırsanız, bilgisayarınızın ağ etki alanınıza (yerel olarak ya da HTTP kullanarak bağlanmıyorsanız bir VPN bağlantısı üzerinden) doğru iç sunucu adresi yöntemini kullanarak bağlı olduğunu doğrulayın. Örneğin, e-posta adresiniz lale@adatum.com.tr ise e-posta sunucunuzun adresini mail.adatum.com.tr olarak ya da ADATUMExchange.adatum.local gibi bir iç adresle belirtebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız HTTP kullanarak Microsoft Exchange’e bağlanmak hakkında daha fazla bilgi için, “İşyeri Dışından Çalışmak” başlıklı 11 . bölümdeki “Uzak bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak” başlığına bakın .

Bağlantıyla ilgili sorunlarınızı başarıyla gidermek için, sunucu ayarlarınızı elle yapılandırmanız gerekebilir. Bu işlem, Outlook 2003’teki hesap yapılandırma işlemine benzer.

1 . Outlook 2007 Başlangıç sihirbazının Otomatik Hesap Kurulumu sayfasını görüntüleyin.

2 . Sunucu ayarlarını Elle yapılandır onay kutusunu seçin ve E-posta Hizmetini Seç sayfasını görüntülemek için İleri’yi tıklayın.

3 . Microsoft Exchange seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.

4 . Microsoft Exchange Ayarları sayfasında Exchange Server’ınızın adını ya da adresini ve kendi kullanıcı adınızı girip Adı Kontrol Et düğmesini tıklayın.

5 . Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında parolanızı girmediyseniz, Outlook bunu şimdi yapmanızı ister. Bağlan iletişim kutusu görünürse, oturum açma bilgilerinizi girip Tamam’ı tıklayın.

Ağınıza bağlıysanız ve girdiğiniz kullanıcı adı sunucudaki bilgilerle uyumluysa, sihirbaz kullanıcı adınızı, görünen adınızla (kuruluşunuzun Genel Adres Listesi’nde kayıtlı olduğu biçimde) değiştirir ve altını çizer. (Buna, adresi çözmek denir.)

6 . Altı çizili olarak adınız göründüğünde, İleri’yi tıklayın ve sonra, sihirbazın son sayfasında, Son’u tıklayın.

Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmakİş ve kişisel e-posta hesaplarınızı aynı Outlook profilinden kontrol etmek ya da başka bir e-posta diğer adını (bir destek diğer adı gibi) izlemek isterseniz birincil Outlook profilinize e-posta hesapları ekleyebilirsiniz. Profilinizde tek bir Exchange Server hesabı bulunur ama birden çok HTTP, IMAP ve POP3 hesabı olabilir.

Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmak 9

10 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

İpucu Profiliniz birden fazla e-posta hesabı içeriyorsa, e-posta iletisi gönderirken kullanmak istediğiniz hesabı seçebilirsiniz. İleti başlığında, Hesap düğmesini tıkladıktan sonra listeden iletiyi göndermek istediğiniz hesabı seçin. Hesap düğmesi bir profil içinde birden fazla hesap yapılandırıldığında görünür.

Ayrıca Bakınız İkinci bir Exchange Server hesabına bağlanmak hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki “Başka Outlook Profilleri Oluşturmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, Outlook profilinize bir HTTP, IMAP ya da POP3 e-posta hesabı ekleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce HTTP, IMAP ya da POP3 hesabınız için oturum açma bilgilerine sahip olduğunuzdan emin olun.

1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.

Hesap Ayarları iletişim kutusu açılır.

2. E-posta sekmesinde Yeni’yi tıklayın.

Yeni E-posta Hesabı sihirbazı açılır.

Microsoft Exchange burada bir seçenek olarak görünüyor olsa da, bir profil için birden fazla Exchange Server hesabı yapılandıramazsınız.

3. E-posta Hizmeti Seç sayfasında Microsoft Exchange, POP3, IMAP veya HTTP seçeneğini seçili bırakarak İleri’yi tıklayın.

4. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında, profilinize eklemek istediğiniz hesabın görünen adını, e-posta adresini ve parolasını girin. Sonra İleri’yi tıklayın.

Outlook, bir ağ bağlantısı oluşturarak sunucu ayarlarını arar. Sunucuyu bulup kullanıcı adınızı ve parolanızı doğruladıktan sonra, bir onay iletisi görüntüler.

Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmak 11

12 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

5. Hesap kurulumunu tamamlamak için Son’u tıklayın.

Yeni hesap, Hesap Ayarları iletişim kutusunun E-posta sekmesinde ve Tüm Posta Klasörleri listesinde görünür.

KAPATIN Hesap Ayarları iletişim kutusunu kapatın.

Başka Outlook Profilleri OluşturmakWindows Vista ya da Windows XP yüklü bir bilgisayarda birden çok kullanıcı için ayrı ayrı kullanıcı profili oluşturulabildiği gibi siz de bilgisayarınızda birden çok e-posta profiline sahip olabilirsiniz. Her profil birden çok e-posta hesabı içerebilmesine rağmen yalnızca bir tek Exchange hesabı içerebilir. Pek çok kişi yalnızca tek bir e-posta profiline sahiptir. Ancak birden çok Exchange hesabına bağlanmak isterseniz, (örneğin iki ayrı şirket için aynı bilgisayardan eriştiğiniz e-posta hesaplarınız varsa) ikinci bir e-posta profili oluşturarak bunu yapabilirsiniz.

E-posta profilleri, Windows kayıt defterinde depolanır. Başka profilleri Outlook’ta değil, Windows içinde oluşturabilirsiniz.

Birden fazla e-posta profiliniz varsa, Outlook’a varsayılan olarak profillerden birinde oturum açmasını ya da her açıldığında bir profil seçmenizi istemesini bildirebilirsiniz. Birden çok profile düzenli olarak erişmeyi planlıyorsanız, ikincisi en kolay çözüm olacaktır.

İpucu Outlook çalışırken profiller arasında geçiş yapamazsınız. Outlook’un sizden bir profil seçmenizi istemesi seçeneğini tercih etmezsiniz, varsayılan profili Windows Denetim Masası’ndan değiştirebilirsiniz.

Bu alıştırmada, ikinci bir Outlook profili oluşturacak ve Outlook’u, her açıldığında hangi profilde oturum açacağınızı seçebileceğiniz biçimde yapılandıracaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u en az bir hesaba bağlanacak biçimde yapılandırın.

1. Çalışıyorsa Outlook’u kapatın.

2. Başlat menüsünde Denetim Masası’nı tıklayın.

3. Bilgisayarınızda Windows Vista yüklüyse, Arama kutusuna Posta yazıp arama sonuçlarında Posta simgesini tıklayın. Ya da sol bölmede Klasik Görünüm’ü tıklayın ve tek tek simge görünümündeki Posta simgesini çift tıklayın.

4. Kullanıcı Hesabı Denetimi iletişim kutusunda, yönetici olarak çalıştırıyorsanız, Devam’ı tıklayın. Aksi takdirde, bir yönetici parolası girip Tamam’ı tıklayın.

Sorun Giderme Posta simgesi, yalnızca ilk Outlook hesabı yapılandırmasını tamamladığınızda görünür.

Posta Kurulumu iletişim kutusu açılır. E-posta hesaplarını ve veri dosyalarını bu iletişim kutusundan ya da Outlook’tan kurabilirsiniz.

5. Posta Kurulumu iletişim kutusunda Profilleri Göster’i tıklayın.

Başka Outlook Profilleri Oluşturmak 13

14 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Posta iletişim kutusu açılır ve bilgisayarınızda, sizin kullanıcı hesabı profiliniz altında kurulmuş posta profillerini listeler. Başkalarının posta profillerini göremezsiniz.

Outlook’u bir e-posta hesabına bağlanmak üzere ilk yapılandırdığınızda, Outlook profili oluşturulmuştur.

6. Posta iletişim kutusunda Ekle’yi tıklayın.

Yeni Profil iletişim kutusu açılır.

7. Profil Adı kutusunda, ikinci profilinizi tanımlamak için bir ad yazın.

İpucu Oluşturduktan sonra bir profilin adını değiştiremezsiniz. Başka bir profil adı altında çalışmak istiyorsanız, yeni bir profil oluşturmanız gerekir.

Bu adın belirgin olmasını sağlamalısınız, örneğin şirketin adı ya da profilin geçerli olduğu e-posta hesabı gibi.

8. Tamam’ı tıklayın.

Yeni E-Posta Hesabı Ekle sihirbazı açılır.

9. E-posta Hizmetini Seç sayfası görüntülenirse, İnternet E-Posta veya Microsoft Exchange seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.

10. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında, yeni profille ilişkilendirmek istediğiniz e-posta hesabının görünen adını, e-posta adresini ve parolasını girin, ardından İleri’yi tıklayın.

11. Outlook e-posta hesabına bağlandıktan sonra Son’u tıklayın.

Sorun Giderme Outlook başarıyla hesabınıza bağlanamazsa, bu bölümdeki “Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek” başlığına bakın.

Yeni profil Posta iletişim kutusunda görünür.

12. Posta iletişim kutusunda, Kullanılacak profili sor seçeneğini seçip Tamam’ı tıklayın.

13. Outlook’u başlatın.

Profil Seç iletişim kutusu açılır.

14. Profil Adı okunu tıklayın ve listeden bağlanmak istediğiniz profili seçin.

Başka Outlook Profilleri Oluşturmak 15

16 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

İleride bu kutunun görünmesini istemezseniz, Seçenekleri tıkladıktan sonra Varsayılan Profil Yap onay kutusunu seçebilirsiniz. Denetim Masası’ndaki Posta iletişim kutusuna dönerek başka bir varsayılan profili seçebilir ya da Outlook’un her seferinde hangi profille oturum açacağınızı sormasını sağlayabilirsiniz.

YAPIN Outlook profili seçeneklerini değiştirmek istiyorsanız, devam etmeden önce Posta iletişim kutusunda ayarlarınızı düzenleyin.

Outlook Çalışma Alanınızı KişiselleştirmekOutlook program penceresi, Outlook’la ya da Outlook öğeleriyle (e-posta iletileri, kişi kayıtları, takvim girdileri, görevler ya da notlar) çalışabileceğiniz altı alan ya da öğe içerir.

Menü çubuğu Araç çubuğu Küçültülmüş

Yapılacaklar çubuğu

Gezinti Bölmesi İçerik bölmesi Okuma bölmesi

Bunun sizin çalışma biçiminiz için ideal düzenleme olduğunu düşünebilirsiniz. Ama program penceresini düşük çözünürlüklü bir ekranda görüntülüyorsanız, mevcut araçların hepsine ihtiyacınız yoksa ya da asıl çalışma alanında daha fazla yer olmasını

istiyorsanız, çalışma alanının görünümünü ve düzenini aşağıda açıklanan biçimlerde kolayca değiştirebilirsiniz:

l Menü çubuğu . Outlook program penceresinde çalışırken, burada görüntülenen menülerden komutlara erişebilirsiniz. Menü çubuğunu gizleyemezsiniz ama yerini değiştirerek program penceresinin herhangi bir tarafına yerleştirebilir ya da ekran üzerinde herhangi bir yere kaydırabilirsiniz.

l Araç çubukları . Varsayılan ayar olarak gösterilen Standart araç çubuğundaki düğmeler, Dosya, Düzen, Görünüm, Git, Araçlar, Eylemler ve Yardım kategorilerindeki sık kullanılan komutları temsil eder. Gelişmiş araç çubuğunu ve Web araç çubuğunu da görüntüleyebilirsiniz. Bir araç çubuğunu görüntülemek ya da gizlemek için, menü çubuğu ya da araç çubuğu alanında herhangi bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra araç çubuğunun adını tıklayın.Ayrıca Bakınız Gelişmiş araç çubuğu hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki “Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak” başlığına bakın .

l Gezinti Bölmesi . Bu görünüm bölmesi Outlook penceresinin sol tarafında görünür. Görüntülediğiniz modüle bağlı olarak içeriği değişir; modülün yapısını, görünüm seçeneklerini, dış içeriğe bağlantıları, Yardım konularını, vb. görüntüleyebilir. Gezinti Bölmesi’ni seçimlerinize uyacak biçimde uyarlayabilirsiniz:

l Bölmenin üstündeki sola ya da sağa dönük köşeli çift ayraçları tıklayarak Gezinti Bölmesi’ni küçültebilir ya da genişletebilirsiniz.

l Sağındaki dikey çerçeve bölücüsünü sürükleyerek Gezinti Bölmesi’nin genişliğini değiştirebilirsiniz.

l Modül düğmelerinin sayısını ve büyüklüğünü değiştirebilirsiniz. Gezinti Bölmesi’nin altında daha çok düğme görüntülemek için modül

düğmelerinin üstündeki tutamacı mevcut alanı genişletecek biçimde sürükleyin ya da Gezinti Bölmesi’nin sağ alt köşesindeki Düğmeleri Yapılandır’ı tıklayın. Diğer Düğmeleri Göster’i tıklayın. Düğmeleri daha küçük biçimde görüntülemek ya da Gezinti Bölmesi’deki klasör ve seçeneklere daha fazla yer ayırmak için var olan alanı küçültecek biçimde tutamacı sürükleyin ya da Düğmeleri Yapılandır’ı tıkladıktan sonra Daha Az Düğme Göster’i tıklayın.

l Modül içeriği bölmesi . Bu görünüm bölmesi, pencerenin ortasında görünür ve seçili modülün içeriğini (e-posta iletilerini, takvimi, kişileri, vb.) görüntüler. Bu bölmedeki içeriği pek çok biçimde görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Bu seçenekler, bu kitapta tek tek modüllerle ilgili açıklamaların bir parçası olarak ele alınmıştır.

l Okuma Bölmesi . Görüntülendiğinde, seçili bir iletinin, randevunun, eklenen belgenin, vb. bu görünüm bölmesinde önizlemesini görüntüleyebilirsiniz. Bu bölmeyi, içerik bölmesinin sağında ya da altında görüntüleyebilir ya da tamamen kapatabilirsiniz.

Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek 17

18 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Ayrıca Bakınız Okuma Bölmesi’nde iletilerin ve ileti eklerinin önizlemesini görüntülemek hakkında daha fazla bilgi için “E-posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek” başlığına bakın .

l Yapılacaklar Çubuğu . Outlook penceresinin sağ tarafındaki bu görünüm bölmesi, aylık bir takvimi, gelecek randevularınızı ve görev listenizi görüntüler. Bu bölmeyi görüntüleyip gizleyebilir, takvim aylarının ve gösterilen randevuların sayısını değiştirebilir ve görev listesini değişik biçimlerde düzenleyebilirsiniz. Yapılacaklar Çubuğu’nu küçültüp ya da büyüterek modül içeriği bölmesinin büyüklüğünü değiştirebilirsiniz; küçültülmüş bölme, bir sonraki randevunuzu ve bitiş tarihi bugün olan etkin ve tamamlanmış görevleri görüntüler.

Ayrıca Bakınız Yapılacaklar Çubuğu hakkında daha fazla bilgi için “Görevleri İzlemek” başlıklı 8 . bölümdeki “Görevlerin Farklı Görünümlerini Görüntülemek” başlığına bakın .

Bu pencere öğelerinin hepsi tüm Outlook modüllerinde vardır ama Okuma Bölmesi ve Yapılacaklar Çubuğu her zaman varsayılan ayar olarak görüntülenmez. Aşağıdaki tablo, bu iki özelliğin her modülde varsayılan ayar olarak görünüp görünmediğini gösterir.

Modül Okuma Bölmesi Yapılacaklar Çubuğu Posta Evet Evet Takvim Hayır Hayır Kişiler Hayır Evet Görevler Evet Evet

Notlar Hayır Evet

İpucu Yukarıdaki öğelerin hepsini modüller olarak adlandırıyoruz. Bunları klasör olarak da düşünebilirsiniz çünkü her biri, Gezinti Bölmesi’nde bir klasör olarak temsil edilmektedir.

Çalışma alanı öğelerinin herhangi birini (değiştirilemeyen menü çubuğu dışında), Görünüm menüsünden görüntüleyip gizleyebilirsiniz. Outlook ortamıyla ilgili tercihleriniz her oturumda korunur. Outlook’u başlattığınızda, Gezinti Bölmesi, Yapılacaklar Çubuğu ve Takvim, programdan en son çıktığınızda göründüğü biçimde görünecektir.

Outlook’u ilk kez başlattığınızda Posta modülü görünür ve Gelen Kutusu’nu görüntüler. Gezinti Bölmesi posta kutunuzun (e-posta hesabınız) klasör yapısını görüntüler. Herhangi bir e-posta hesabı türüne bağlanırken, aşağıdaki dört klasör görünür durumdadır.

l Silinmiş Öğeler . Diğer klasörlerden sildiğiniz Outlook öğeleri bu klasörde tutulur ve siz bu klasörü boşaltana kadar kalıcı olarak silinmezler.

Ayrıca Bakınız Öğeleri silmek ve geri yüklemek hakkında daha fazla bilgi için “Görevleri İzlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “İletileri Silmek” açıklama kutusuna bakın .

l Gelen Kutusu . Outlook yeni iletileri bu klasörde tutar.

l Önemsiz E-posta . Outlook, istenmeyen ileti filtresine takılan iletileri bu klasöre taşır.

l Gönderilmiş Öğeler . Bir ileti gönderdiğinizde, Outlook bir kopyasını bu klasörde depolar .

Exchange hesabı posta kutularında aşağıdaki dört klasör de görünür: l Taslaklar . Outlook, üzerinde çalışılan iletilerin geçici kopyalarını bu klasörde

depolar .

Ayrıca Bakınız Taslaklar oluşturmak ve onlarla çalışmak hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3 . bölümdeki “İletiler Oluşturmak ve Göndermek” başlığına bakın .

l Giden Kutusu . Outlook, posta sunucunuzla bağlantı kurarken, gönderdiğiniz iletileri bu klasörde tutar.

l RSS Akışları . Abone olduğunuz web sitesi bilgi akışlarına bu klasörden ulaşabilirsiniz. Outlook’u ilk kez başlattığınızda, burada Microsoft tarafından önerilen bilgi akışlarını bulabilirsiniz.

l Arama Klasörleri . Bu sanal klasörler, belirli arama ölçütlerine uyan iletileri izler.

Gezinti Bölmesi’nin altındaki Klasör Listesi düğmesini tıkladığınızda, Exchange Server posta kutularında aşağıdaki altı klasör görünür:

l Takvim . Outlook’un Takvim modülünü görüntüler.

l Kişiler . Outlook’un Kişiler modülünü görüntüler.

l Günlük . Outlook’un Günlük modülünü görüntüler.

l Notlar . Outlook’un Notlar modülünü görüntüler.

l Eşitleme Sorunları . Posta sunucunuzdaki ya da posta kutunuzdaki çakışmaları ve iletişim hatalarını izler.

l Görevler . Outlook’un Görevler modülünü görüntüler.

Posta, Takvim, Kişiler, Görevler ya da Notlar modüllerini Gezinti Bölmesi’nin altındaki ilgili düğmeyi tıklayarak, Git menüsünde modülün adını tıklayarak ya da Ctrl tuşunu basılı tutarken görüntülemek istediğiniz modülün işlev tuşuna basarak görüntüleyebilirsiniz:

Modül Klavye kısayolu Posta Ctrl+1 Takvim Ctrl+2 Kişiler Ctrl+3 Görevler Ctrl+4

Notlar Ctrl+5Gezinti Bölmesi’nin içeriği, görüntülenen modüle bağlı olarak değişir. Her modülün Gezinti Bölmesi, bu kitabın ilgili bölümünde anlatılmaktadır.

Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek 19

20 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Bu alıştırmada, modül içeriği sayfası için ayrılmış alanı değiştirecek, Yapılacaklar Çubuğu’nda görüntülenen içeriği değiştirecek ve menü çubuğunu nasıl taşıyacağınızı ve araç çubuklarını nasıl taşıyıp gizleyebileceğinizi öğreneceksiniz.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açıp Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nin üst kısmında, Gezinti Bölmesini Küçült düğmesini tıklayın.

Gezinti Bölmesi küçülerek program penceresinin sol tarafında dikey bir çubuk haline gelir. Posta modülünde, küçültülmüş Gezinti Bölmesi’ndeki düğmeler Sık Kullanılan Klasörler listenizde yer alan klasörlere tek tıklamayla erişim sağlar.

2. Bölmenin üstündeki Gezinti Bölmesi’ni tıklayın.

Outlook, Sık Kullanılan Klasörler ve Posta Klasörleri’nizi bir pencerede görüntüler.

3. Kayan pencereyi daraltmak için dışında bir yeri tıklayın.

4. Yapılacaklar Çubuğu’nun üstünde, Yapılacaklar Çubuğunu Genişlet düğmesini tıklayın.

Yapılacaklar Çubuğu genişleyerek içinde bulunulan ve bir sonraki ayın takvimini, sonraki dört randevunuzu ve görev listenizi görüntüler.

Gezinti Bölmesini Küçült

Yapılacaklar Çubuğunu Genişlet

İpucu Yapılacaklar Çubuğu’nu program penceresinden kaldırmak için, Genişletilmiş Yapılacaklar Çubuğu’nun sağ üst köşesindeki Kapat düğmesini tıklayabilirsiniz. Kapattıktan sonra Yapılacaklar Çubuğu’nu yeniden görüntülemek için Görünüm menüsünde Yapılacaklar Çubuğu’nu işaret edip Normal ya da Küçültülmüş’ü tıklayın.

5 Görünüm menüsünde Yapılacaklar Çubuğu’nu işaret edip Seçenekler’i tıklayın.

Yapılacaklar Çubuğu Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

6 Tarih Gezgini Bölmesi ayarını 2 ay ve Randevular ayarını 4 randevu görüntüleyecek biçimde değiştirin. Tamam’ı tıklayın.

7 Görünüm menüsünde, Okuma Bölmesi’ni işaret edip Alt’ı tıklayın.

Okuma Bölmesi, içerik bölmesinin yanından alt tarafına gider.

Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek 21

22 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

8 Görünüm menüsünde Okuma Bölmesi’ni işaret edip Kapalı’yı tıklayarak Okuma Bölmesi’ni tamamen kapatın.

9 Outlook penceresinin üstünde, Dosya menüsünün solundaki hareket tutamaçlarını (dört noktadan oluşan dikey çizgi) işaret edin.

Fare işaretçisi dört yönlü bir oka dönüşür.

10 Menü çubuğunu Outlook program penceresinin sağına doğru sürükleyin. (Dikey bir biçim aldığında menü çubuğunu bırakın.)

Menü adları pencerenin kenarında dikey olarak konumlanır ama bir menü adını tıkladığınızda menü normal açıda görüntülenir. Aynı sürükle ve bırak tekniğini kullanarak görüntülenen araç çubuklarının herhangi birinin yerini değiştirebilirsiniz.

11 Menü çubuğunu, hareket ettirme tutamacından tutarak içerik bölmesine sürükleyin.

Menü çubuğu, bir kayan araç çubuğu haline gelir .

İpucu Outlook penceresi ekranı kaplamadığında, kayan bir araç çubuğunu program penceresinin içine ya da dışına yerleştirebilirsiniz.

12 Kayan menü çubuğunu ya da Outlook penceresinin üstündeki araç çubuğu alanını farenin sağ düğmesiyle tıklayın.

Araç çubuğu kısayol menüsünde, görüntülemek istediğiniz araç çubuklarını seçebilirsiniz.

13 Bu konuda anlatılan teknikleri kullanarak Outlook penceresi öğelerini kendi zevkinize göre düzenleyin.

Sorun giderme Yaptığınız değişiklikler sonucunda Outlook pencereniz bu kitapta gösterilenden farklı görünebilir. Bu kitapta Outlook penceresi, menü çubuğu ve Standart araç çubuğu pencerenin üst kısmında, Gezinti Bölmesi ve Yapılacaklar Çubuğu genişletilmiş ve Okuma Bölmesi pencerenin sağ tarafında görüntülenmiş olarak gösteriliyor.

Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek 23

24 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Gelişmiş Araç Çubuğu’yla ÇalışmakOutlook program penceresinde üç araç çubuğu vardır: Standart, Gelişmiş ve Web araç çubuğu. Outlook’u her gün kullanan insanlar bile Gelişmiş araç çubuğunu hiç görüntülememiş ya da buradaki komutlardan hiç birini kullanmamış olabilirler.

İpucu Web araç çubuğundan İnternet kaynaklarına erişebilir ve Internet Explorer’la etkileşimde bulunabilirsiniz. Web araç çubuğunun işlevleri Outlook’a özel olmadığı için, bu kitapta bu konuya değinilmeyecektir.

Bu kitapta Gelişmiş araç çubuğu kullanılmayacak ama siz kendi kendinize denemeler yapabilir ve buradaki komutlarla çalışmanın yararlarını görebilirsiniz. Gelişmiş araç çubuğunu görüntülemek için menü çubuğunu ya da araç çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Gelişmiş’i tıklayın.

Geçerli Görünüm Listesi

Posta modülünde, Gelişmiş araç çubuğundan ulaşılabilen özellikler ve komutların bir kısmı aşağıda verilmiştir:

l Outlook Bugün . Outlook’un bir önceki sürümünde, programı açtığınızda varsayılan olarak görünen Outlook Bugün sayfası, Takvim ve Görevler listenizdeki bilgilerle birlikte Gelen Kutusu’ndaki okunmamış iletilerin ve Taslaklar klasöründeki ve Giden Kutusu’ndaki tüm iletilerin sayısını gösterir. Outlook’u başlattığınızda bu genel bakış sayfasını görmek istiyorsanız, Outlook Bugün sayfasını görüntüleyin, Outlook Bugün’ü Özelleştir düğmesini tıkladıktan sonra Başlarken, Doğrudan Outlook Bugün’e git onay kutusunu seçin ve Değişiklikleri Kaydet’i tıklayın. Outlook Bugün’ü Özelleştir sayfasında ileti, takvim ve görev alanlarında neler gösterileceğini de yapılandırabilir ve beş değişik sayfa düzeni ve stilden birini seçebilirsiniz.

l İleri, Geri ve Bir Düzey Yukarı . Bu komutları kullanarak klasörler içinde hızla hareket edebilirsiniz.

l Okuma Bölmesi . Pencerenin sağ tarafındaki Okuma Bölmesi’nin görüntülenme şeklini değiştirir.

l Baskı Önizleme . O anda seçili öğenin varsayılan ayarlar kullanılarak basılacağı biçimde önizlemesini görüntüler.

l Geri Al . En son yaptığınız değişikliği geri alır. Örneğin, bir e-posta iletisini sildikten sonra Geri Al düğmesini tıklarsanız ileti, bulunduğu klasör geri döner.

l Kurallar ve Uyarılar . Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu açar. Burada gelen e-postalar ve RSS akışları ile ilgili kurallar ve uyarılar oluşturup yönetebilirsiniz.

l Geçerli Görünüm listesi . Bu açılan liste, geçerli klasörün var olan tüm görünümlerini içerir.

l Kutuya Göre Gruplandır . İçerik bölmesi başlığında, Outlook’un görüntülenen içeriği nasıl gruplayacağını seçebileceğiniz kutunun görünüşünü değiştirir.

l Alan Seçicisi . Alan Seçicisi’yle içerik bölmesinde görüntülemek istediğiniz öğe alanlarını belirleyebilirsiniz. Alan Seçicisi penceresi ve içerik bölmesi başlığı arasında alanları sürükleyerek, Alan Seçicisi penceresinin görünüşünü değiştirebilirsiniz.

l Otomatik Önizleme . İleti metninin ilk üç satırının içerik bölmesi içinde nasıl görüntüleneceğini belirler. Otomatik Önizleme, onu seçtiğiniz klasöre özel olduğu için yalnızca belirli klasörler içinde ek ileti metni görüntülemeyi seçebilirsiniz.

Takvim modülünde, Gelişmiş araç çubuğu aşağıdakileri içerir:

l Toplantı Planla . Olası katılımcıların zaman çizelgelerini görebileceğiniz Toplantı Planla iletişim kutusunu açar. Bu, bir toplantı penceresinin Zamanlama sayfasına benzerdir. Toplantı Planla iletişim kutusuna bilgileri girdikten sonra, Outlook, davetiyeleri göndermeden önce toplantı konusunu ve yerini girebileceğiniz bir toplantı penceresi görüntüler.

Kişiler modülünde, Gelişmiş araç çubuğu aşağıdakileri içerir:

l Kişiye Yeni Toplantı İsteği . Seçili kişiye ya da kişilere yönelik bir toplantı penceresi açar .

l Kişiye Yeni Görev . Seçili kişiye atanmış bir görev penceresi açar.

l Web Sayfası Araştır . Seçili olan kişi kaydında listelenen Web sayfasını, varsayılan İnternet tarayıcınızda görüntüler.

Gelişmiş araç çubuğunu görüntülediğinizde, değişik biçimlerde tüm modüllerde görünür.

Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak 25

26 Bölüm 1 Outlook 2007 ile Çalışmak

Outlook ve Business Contact ManagerBusiness Contact Manager yüklü Microsoft Office Outlook 2007, küçük ölçekli işletmeler için kişi yönetimi yeteneklerini Outlook’la bütünleştirir. Böylece olası ve mevcut müşterilerle ilgili bilgileri kolayca yönetebilir, satış ve pazarlama etkinliklerini tek bir yerden izleyebilirsiniz. Business Contact Manager araçlarını kullanarak aşağıdakileri yapabilirsiniz:

l Müşteri bilgilerinizi tek bir yerde düzenleyin . İlk görüşmeden sürecin bitimine ve satış sonrası hizmetlere kadar, olası ve mevcut müşterileri izleyebilirsiniz.

l Satış olanaklarını ve fırsatları yönetin . Fırsatları türüne, satış aşamasına, tahmini satış miktarına ve kapanma olasılığına göre izleyebilir ve kolayca yeni olanaklar belirleyebilirsiniz.

l Önemli satış değerlerini gözden geçirin . Kararlar almak ve görevlerin önceliklerini belirlemek için yeni merkezi bilgi panosundaki özetleri kullanabilirsiniz.

l Kişiselleştirilmiş pazarlama araçları dağıtın . Filtrelenmiş posta listeleri oluşturabilir, sonra Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Word ya da HTML ile geliştirilmiş posta birleştirme bütünleştirme işlevini kullanarak yazılı ve e-postayla gönderilen pazarlama malzemelerini kişiselleştirebilirsiniz.

l Pazarlama kampanyası etkinliklerini izleyin . Kampanyanızın başarısını değerlendirebilir, böylece ileride pazarlama bütçenizin hedeflerini daha etkin bir biçimde belirleyebilirsiniz.

l Proje bilgilerini merkezi hale getirin . Proje bilgilerini düzenleyebilir, etkinlikler, e-posta iletileri, toplantılar, notlar ve ekler de dahil olmak üzere projeyle ilgili görevleri izleyebilirsiniz.

Business Contact Manager’a sahip Outlook’u kullanırken, alışık olduğunuz Outlook ortamı içinde, tüm müşteri iletişim geçmişinize kolaylıkla tek bir yerden erişebilirsiniz. Outlook penceresinin üstündeki Business Contact Manager araç çubuğu, Hesaplar, İş İlişkileri, Fırsatlar, İş Projeleri, Proje Görevleri ve Pazarlama Kampanyaları’nı yönetmek için komutları içerir. Business Contact Manager ana sayfası ya da panosu, şirketinizin önemli iş ilişkileri ve fırsatlarıyla ilgili bilgileri yönetmek için merkez noktanızdır.Business Contact Manager yüklü Outlook 2007, Microsoft Office Professional 2007 ve Microsoft Office Small Business 2007 ürün paketlerinde bulunur ya da toplu lisans programları yoluyla elde edilebilir. Business Contact Manager yüklü Outlook 2007 hakkında daha fazla bilgi için,www.microsoft.com/office/outlook/contactmanager/prodinfo adresini ziyaret edin.

Önemli Noktalar l Outlook 2007’yi, pek çok e-posta hesabına otomatik olarak bağlanmak üzere

yapılandırabilirsiniz. Yalnızca e-posta adresinizi ve hesap parolanızı sağlamanız yeterlidir .

l Tek bir Outlook profili içinde birden çok e-posta hesabı yapılandırabilirsiniz ama her profil için tek bir Exchange hesabınız olabilir. Aynı bilgisayardan birden çok Exchange hesabına bağlanmak için, her birine kendi profiliyle oturum açmanız gerekir .

l Outlook penceresini kendi çalışma tercihlerinize göre yeniden düzenleyebilirsiniz. Herhangi bir Outlook modülünde, Outlook görünüm bölmelerinden (Gezinti Bölmesi, Yapılacaklar Araç Çubuğu ve Okuma Bölmesi) herhangi biri ve Gelişmiş araç çubuğu görüntülenebilir. Outlook, her oturumdan sonra varsayılan düzenlemede yapılan değişiklikleri korur.

Önemli Noktalar 27

Bir Bakışta BölümBir Bakışta BölümElektronik kartviziti

kişiselleştirmek, sayfa 49

Kişi bilgilerini hızla bulmak, sayfa 62

Kişileri renk kategorileri kullanarak düzenlemek sayfa 44

Kişi bilgilerini kaydetmek ve düzenlemek sayfa 37

Bir Bakışta Bölüm

29

Bir Bakışta Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Kişi penceresinde çalışmak. 4 Kişi bilgilerini kaydetmek ve güncelleştirmek. 4 Renk kategorileri kullanarak kişileri düzenlemek. 4 Dağıtım listesi oluşturmak. 4 Elektronik kartviziti kişiselleştirmek. 4 Başka bir Adres Defteri oluşturmak 4 Kişi bilgilerinin farklı görünümlerini görüntülemek. 4 Kişi bilgilerini bulmak ve yazdırmak.

E-posta, telefon ya da başka bir yolla etkileşimde bulunmanız gereken insanlar için güncel ve doğru kişi bilgilerine sahip olmak, zamanında ve etkili iletişim için çok önemlidir. Microsoft Outlook 2007’nin Kişiler modulünde kolayca bir kişi listesi ya da adres defterini oluşturabilir ve koruyabilirsiniz. Adres defterinizde bilgileri arayabilir, iletiler oluşturabilir ve kişi bilgilerini başkalarıyla paylaşabilirsiniz. Ayrıca kişi bilgileri Outlook’ta depolanan insanlarla olan etkileşimlerinizi de izleyebilirsiniz.

İpucu Bu bölümde ve bütün kitapta, kişi bilgilerini Outlook’ta depoladığınız insanlardan, genellikle kişiler olarak söz edeceğiz.

Bu bölümde, Outlook kişi penceresindeki komut yapısını inceleyecek, kişi kayıtları oluşturacak ve renk kategorileri kullanarak kişilerinizi düzenleyeceksiniz. Bir dağıtım listesi ile bir adres defteri oluşturacak ve kendi elektronik kartvizitinizi kişiselleştireceksiniz. Daha sonra, kişi bilgilerinin farklı görünümlerini görüntüleyecek ve yeni Anında Arama özelliğini kullanarak kişileri bulacaksınız. Son olarak bir kişi kaydı ve bir adres listesini yazdıracaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

30 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın ekindeki CD’den varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekir. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme Bu kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler ” bölümüne bakın.

Kişi Penceresinde ÇalışmakOutlook, kişi kayıtlarını Kişiler modülünde görüntüler. Bir kişi kaydı oluşturduğunuzda ya da açtığınızda, o kayıt bir kişi penceresinde açılır. Kişi penceresi, Outlook program penceresindekilerden farklı, kendine özel bir dizi komuta sahiptir. Kişi penceresi komutlarını kullanarak bir kişi kaydında bilgileri oluşturup, biçimlendirebilir ve yeni bilgiler ekleyebilirsiniz.

Microsot Office Düðmesi

Hýzlý Eriþim Araç Çubuðu

Sekmeler Baþlýk çubuðu Yardým düðmesi

Gruplar

Þerit

Yeni Outlook öğe penceresi arayüzü, insanların öğe pencerelerindeki çalışma biçimlerini daha iyi yansıtmak üzere tasarlanmıştır. Bir kişi penceresinde, arayüz aşağıdaki öğeleri içerir:

l Kişi kayıtlarını yönetmekle ilgili komutlar (oluşturmak, kaydetmek ve yazdırmak gibi), Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladığınızda açılan menüde bulunur. Bu kitap boyunca Office menüsü olarak adlandırılan bu menü, ileti, randevu, kişi ve diğer form pencerelerinde Outlook’un önceki sürümlerinde görünen Dosya menüsünün yerini alır. Dosya menüsü standart Outlook program penceresinde hâlâ görünmektedir.

l Bazı komutlar, Microsoft Office Düğmesi’nin sağındaki Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki düğmelerle temsil edilir. Varsayılan ayar olarak kişi penceresi, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda, Kaydet, Geri Al, Yinele, Yazdır, Önceki Öğe ve Sonraki Öğe düğmelerini görüntüler. Kaydet ve Yazdır komutları, Office menüsünde var olmasına rağmen diğer komutlar ne Office menüsünde ne de Şerit’te bulunur; yalnızca Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda vardır. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na komutlar ekleyebilir, böylece ileti penceresinde hangi sekme etkin olursa olsun bu komutlara ulaşabilirsiniz.

Önemli Outlook kişi penceresindeki Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir komut eklemek, başka bir Outlook öğe penceresine ya da başka bir Microsoft Office 2007 program penceresine aynı komutu eklemez.

l Başlık çubuğu kişinin adını görüntüler. Başlık çubuğunun sağ ucunda, tüm Windows programlarında aynı işleve sahip olan üç tanıdık düğme vardır. Simge Durumuna Küçült’ü tıklayarak Word penceresini geçici olarak gizleyebilir, Aşağı Geri Getir/Ekranı Kapla düğmesini tıklayarak pencerenin büyüklüğünü değiştirebilir ve Kapat düğmesini tıklayarak etkin belgeyi kapatabilir ya da Word’den çıkabilirsiniz.

SharePoint Kişi Listelerini AlmakKuruluşunuz Microsoft SharePoint ürünlerini ve teknolojilerini kullanıyorsa, başka pek çok şeyin yanında çalışanların, proje ekibi üyelerinin ya da başka kişilerin iletişim bilgilerini içeren bir SharePoint sitesine erişebilirsiniz. SharePoint Kişi Listesi’nde depolanan bilgileri, Outlook’a alabilirsiniz. Bunun için aşağıdaki adımları izleyin:

1 . SharePoint sitesini Web tarayıcınızda görüntüleyin ve sonra Outlook’a almak istediğiniz SharePoint Kişi Listesi’ni görüntüleyin.

2 . Eylemler menüsünde Bağla: Outlook’u tıklayın.

Zaten çalışır durumda değilse, Outlook başlar.

3 . SharePoint Kişi Listesi’ni Outlook’a bağlamak isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

SharePoint Listeleri adında bir klasörünüz yoksa Outlook, profiliniz içinde bu klasörü oluşturur ve SharePoint Kişiler Listesi’ndeki bilgileri içeren bir kişiler klasörü yaratır. Outlook daha sonra Kişiler bölmenizi görüntüler. Yeni kişiler klasörü Diğer Kişiler listesi görünür.

Kişi Penceresinde Çalışmak 31

32 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

l Başlık çubuğunun altında, Office programların çoğunda bulunan yeni bir özellik olan Şerit vardır. Outlook 2007’de Şerit, ileti, kişi, randevu, toplantı, olay ve görev pencerelerinde görünür. (Outlook program penceresi, bir menü çubuğu ve araç çubukları görüntüler.) Komutlar, daha geleneksel menüler ya da araç çubukları yerine Şerit’te sunulur, böylece pencerede daha etkin bir biçimde çalışabilirsiniz. Şerit, görevlere özel sekmeler halinde düzenlenmiştir ve bu sekmeler de kendi içinde özellik ya da görevlere özel komutlardan oluşan gruplara bölünmüştür.

Ayrıca Bakınız Outlook ileti penceresindeki Şerit hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3 . bölümdeki “İleti Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın . Randevu, toplantı ve olay pencerelerindeki Şerit hakkında daha fazla bilgi için “Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6 . bölümdeki “Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak” başlığına bakın . Görev penceresindeki Şerit hakkında daha fazla bilgi için “Görevleri İzlemek” başlıklı 8 . bölümdeki “Görev Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın .

l Her gruptaki düğmelerin büyüklüğü, program penceresinin genişliğine bağlı olarak değişir. Büyük, küçük ya da geniş olabilirler ve düğme adı, simge ya da her ikisiyle de etiketlenebilirler. Bir düğme işaret etmek, düğme adını bazen de düğmenin işlevinin açıklamasını, bir Ekran İpucu’nda görüntüler.

Bazı düğmelerin okları vardır ama tüm okların işlevi aynı değildir. Gövdesinde bir ok bulunan bir düğmeyi işaret ederseniz, düğmeyi tıkladığınızda, aralarından birini seçebileceğiniz bir seçenekler listesi görüntülenir. Ok, düğmenin gövdesinden ayrıysa, oku tıkladığınızda bir seçenekler listesi görüntülenir ve düğmeyi tıkladığınızda o anda seçili işlem uygulanır.

l İlgili ama daha az kullanılan komutlar, bir grup içinde düğme olarak gösterilmez. Bunun yerine, onlara, grubun başlık çubuğunun sağ ucundaki İletişim Kutusu Başlatıcı‘yı tıklayarak görüntüleyebileceğiniz bir iletişim kutusundan erişilebilir.

l Microsoft Office Outlook Yardımı düğmesi Şerit’in sağ ucunda görünür.

Bu yeniden tasarlanmış ortamın amacı, bir öğe penceresi içinde çalışmayı daha sezgisel hale getirmektir. Sık uyguladığınız görevlerin komutları artık menüler ve iletişim kutularında gizli değildir ve daha önce keşfetmemiş olabileceğiniz özellikler açıkça görünür durumdadır.

Ayrıca Bakınız Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda gösterilen komutları özelleştirmek hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek” başlığına bakın . Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun yerini değiştirmek ve Şerit’teki sekmeleri gizlemek hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3 . bölümdeki “İleti Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, Outlook 2007 kişi penceresinde var olan menüler, sekmeler ve gruplar içinde dolaşacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.

1. Gezinti Bölmesi‘ndeki Kişiler düğmesini tıklayın.

Kişiler modülü açılır. Kişiler modülündeki içerik bölmesi Kişiler bölmesi’dir; ana adres defterinizi ve kartvizitler biçiminde içerdiği tüm kişi kayıtlarını görüntüler.

Sorun giderme Kişiler modülünüzdeki kişi kayıtları burada gösterilenler gibi görünmüyorsa, Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinde Kartvizitler seçeneğini tıklayın.

2. Standart araç çubuğundaki Yeni Kişi düğmesini tıklayın.

İpucu Aynı anda iki modülde birden çalışmak istiyorsanız, Gezinti Bölmesi’ndeki modül düğmesini farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Yeni Pencerede Aç’ı tıklayarak, bir modülü Outlook’un ikinci bir örneğinde açabilirsiniz.

Kişiler

Yeni Kişi

Kişi Penceresinde Çalışmak 33

34 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Yeni bir kişi penceresi açılır.

Önemli Bilgisayarınızın ekran çözünürlüğüne ve kişi penceresinin büyüklüğüne bağlı olarak, her grup içinde daha az ya da daha çok sayıda düğme görebilirsiniz, gördüğünüz düğmeler gösterilenden daha büyük ya da küçük simgelerle temsil ediliyor olabilir ya da grup, grubun komutlarını görüntülemek üzere tıkladığınız bir düğme ile temsil ediliyor olabilir. Sekmelerin görünümü üzerindeki etkisini anlamak için kişi penceresinin büyüklüğüyle ilgili denemeler yapın.

3. Menüyü görüntülemek için ileti penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın.

Microsoft Office Düğmesi

Kişi penceresinde çalışıyor olsanız da Office menüsünden tüm Outlook öğe türlerini oluşturabileceğinize dikkat edin. Office menüsünde var olan komutlardan, bu kitabın diğer bölümlerinde bahsedeceğiz.

4. Kapatmak için Office menüsü dışında bir yeri tıklayın.

Kişi penceresinde, Şerit’te üç sekme vardır:

l Kişi

l Ekle

l Metni Biçimlendir

İpucu Bilgisayarınızda hangi programların yüklü olduğuna bağlı olarak, Şerit’te burada açıklananlar dışında sekmeler ve gruplar da görünebilir. Örneğin, bilgisayarınıza Business Contact Manager’a sahip Microsoft Outlook yüklendiyse, bir Busines Tools (İş Araçları) sekmesi olacaktır. Outlook ya da Office sistemini arayüz olarak kullanan eklentiler yüklendiyse, bir Eklentiler sekmesi de olabilir.

Kişi sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Kişi kayıtları oluşturmakla ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir:

l Eylemler

l Göster

l İletişim Kur

l Seçenekler

l Yazım Denetleme

Yalnızca bu sekmedeki komutları kullanarak temel bir kişi kaydı oluşturabilirsiniz.

İpucu Yalnızca o anda seçili ileti öğesi üzerinde uygulanabilecek komutların düğmeleri etkindir.

5. Ekle sekmesini tıklayın.

Kişi Penceresinde Çalışmak 35

36 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Bir kişi kaydına ek içerik eklemekle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir:

l Ekle

l Tablolar

l Çizimler

l Bağlantılar

l Metin

l Simgeler

6. Metni Biçimlendir sekmesini tıklayın.

Notlar alanı içindeki metni biçimlendirmekle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir:

l Pano

l Yazı Tipi

l Paragraf

l Stiller

l Yakınlaştır

l Düzenleme

İpucu Bazı grupların sağ alt köşesinde, İletişim Kutusu Başlatıcı adı verilen küçük bir düğme vardır; bu düğmeyi tıkladığınızda, düğme grubuyla ilgili bir görev bölmesi ya da iletişim kutusu açılır.

7. Metni Biçimlendir sekmesindeki Pano grubunda, İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın.

Pano görev bölmesi açılır.

İpucu Bu kitapta, bir komutu uygulamanız yönünde yönergeler verildiğinde, komut düğmesinin hangi sekmede ve hangi grupta olduğu belirtilir. Aynı sekmede birden çok komut düğmesini kullanmanız istendiğinde, gereksiz yinelemelerden kaçınmak için sekmenin adı her seferinde belirtilmeyebilir.

İletişim Kutusu Başlatıcı

8. Yazı Tipi grubundaki İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın.

Yazı Tipi iletişim kutusu açılır.

Yazı Tipi grubunda var olmayan, Alt Çizgi Stili, Alt Çizgi Rengi gibi bazı ayarlara ve pek çok yazı tipi efektine bu iletişim kutusundan erişebilirsiniz.

KAPATIN Yazı Tipi iletişim kutusunu, Pano görev bölmesini ve kişi penceresini kapatın.

Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve GüncelleştirmekOutlook farklı kaynaklardan gelen kişi bilgilerini ayrı adres listelerinde depolar:

l Genel Adres Listesi (GAL) . Outlook’u bir Microsoft Exchange Server hesabına bağlanmak için kullanıyorsanız, kuruluşunuzun kişi bilgileri GAL’da depolanır. GAL içinde adlar, unvanlar, e-posta adresleri, ofis konumları, telefon numaraları ve diğer kişi bilgileri bulunabilir. Kuruluşla ilgili bilgileri (birim yöneticisi ve doğrudan ona bağlı çalışanlar) ve grup üyelik bilgilerini (her kişinin ait olduğu dağıtım listeleri ve diğer adlar) de içerebilir. GAL, Exchange Server’ın bir parçası olarak yönetilir. Outlook kullanıcıları GAL’ı görebilir ama içeriğini değiştiremezler.

l Outlook Adres Defterleri . Outlook’un otomatik olarak oluşturduğu Kişiler adres defteri, ana adres defterinizdir. Bu adres defteri, Gezinti Bölmesi içindeki klasör yapısında görünmez; bunu Kişiler düğmesini tıklayarak görüntülersiniz.

Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek 37

38 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Başka adres defterleri de oluşturabilirsiniz; örneğin, aile ve arkadaşlara ait kişi bilgilerini, müşteri iletişim bilgilerinden ayrı bir yerde tutmak ya da belirli bir projeyle ilişkili ekip üyeleri için bir adres defteri tutmak isteyebilirsiniz. Her adres defteri, kişi öğeleri içeren bir klasör, başka bir deyişle, bir kişiler klasörüdür. Kişiler klasörleri, oluşturduğunuz diğer klasörlerle birlikte Gezinti Bölmesi’nde görünür ve onları aynı biçimde (örneğin Gelen Kutusu’yla aynı düzeyde ya da bir proje klasörü içinde) düzenleyebilirsiniz. Tüm kişi klasörlerine, Kişiler modülünün Gezinti Bölmesi’ndeki Kişilerim listesinden ulaşılabilir.

Ayrıca Bakınız Kişi klasörleri oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki “Başka bir Adres Defteri Oluşturmak” başlığına bakın .

l Mobil Adres Defteri . Bir Outlook Mobil Hizmet hesabınız varsa, ana adres defterinizde cep telefonu numarası bulunan tüm kişileri içeren bir Mobil Adres Defteri otomatik olarak oluşturulur.

Ayrıca Bakınız Outlook Mobil Hizmet konusu bu kitabın kapsamı dışındadır . Outlook Mobil Hizmet ve Mobil Adres Defteri hakkında daha fazla bilgi için Jim Boyce tarafından yazılan Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out (Microsoft Press, 2007) adlı kitaba bakın .

Tüm adres listelerinizi ve adres defterlerinizi Kişiler modülünde görebilirsiniz Ayrıca Standart araç çubuğundaki Adres Defteri düğmesini tıkladığınızda açılan Adres Defteri penceresinden de basit bir liste görüntüleyebilirsiniz. Adres Defteri listesinde, görüntülemek istediğiniz Outlook adres defterinin ya da adres listesinin adını tıklayın.

Kişi bilgileri, adres defterlerinizin birinde depolanan bir kişiye e-posta iletisi gönderirken, Kime, Bilgi ya da Gizli kutusuna adını yazarak ya da Adres Defteri penceresini açmak için yanındaki düğmeyi tıkladıktan sonra istediğiniz alıcının adını seçerek o iletiyi kolayca o kişiye yönlendirebilirsiniz.

Bilgilerini bir adres defterine kaydettiğiniz kişiler için aşağıda belirtilen genel bilgi türlerini depolayabilirsiniz:

l Ad, şirket adı ve iş unvanı

l İş, ev ve diğer adresler

l İş, ev, cep, çağrı ve diğer telefon numaraları

l İş, ev ve diğer faks numaraları

l Web sayfası adresi (URL), anlık ileti (IM) adresi ve en fazla üç e-posta adresi

l Fotoğraf ya da başka bir tanımlayıcı görüntü

l Metin ve fotoğraflar, küçük resim görüntüleri, SmartArt diyagramları, grafikler ve şekiller gibi çizimler de ekleyebileceğiniz genel notlar

Her kişi için kişisel ya da kurumsal ayrıntıları da depolayabilirsiniz:

l Bölüm, işyeri, meslek, yöneticinin adı ve yardımcının adı gibi mesleki bilgiler

l İletişimde kullanılacak takma ad, eşinin adı, doğum günü, yıldönümü, unvan gibi kişisel bilgiler

Tek bir bilgi (örneğin, ad ya da şirket adı) ya da istediğiniz kadar çok bilgi içeren kişi kayıtları oluşturabilirsiniz. Şirket bilgilerini var olan bir kayıttan yeni bir kayda kopyalayarak, aynı şirkette çalışan bir kaç kişi için kayıtları hızla oluşturabilirsiniz. Ve tabii ki, ne zaman isterseniz bir kişi kaydında depolanan bilgilere ekleme yapabilir ya da onları değiştirebilirsiniz.

Outlook’un kişi kayıtlarını görüntüleme sırası, Dosyala ayarı ile denetlenir. Varsayılan ayar olarak, Outlook kişileri soyadına göre (Soyadı, Adı sırasıyla) dosyalar. İsterseniz yeni kişiler için Dosyala sırasını aşağıdakilere göre değiştirebilirsiniz:

l Adı, Soyadı

l Şirket

l Soyadı, Adı (Şirket)

l Şirket (Soyadı, Adı)

Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek 39

40 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Dosyala sırasını ayarlamak için, Araçlar menüsünde Seçenekleri tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunda, Kişi Seçenekleri düğmesini tıklayın. Kişi kaydındaki Dosyala listesinde istediğiniz sırayı seçerek tek bir kişi için Dosyala sırasını değiştirebilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir kişi kaydı oluşturacak ve düzenleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni Kişi düğmesini tıklayın.

Yeni bir kişi penceresi açılır.

Ayrıca Bakınız Outlook’daki araç çubukları hakkında daha fazla bilgi için “Outlook 2007 ile Çalışmak” başlıklı 1 . bölümdeki “Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek” ve “Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak” başlıklarına bakın .

2. Tam Adı kutusuna Figen Ersoy yazıp tuşuna basın.

Outlook, adı Dosyala kutusuna aktarıp varsayılan sırada (Soyadı, Adı) görüntüler.

3. Şirket kutusuna Kutu AŞ . yazın.

4. İş unvanı kutusuna Personel Müdürü yazın.

5. İnternet alanındaki E-posta kutusuna figen@kutuas .com .tr yazıp tuşuna basın.

Görüntüleme Biçimi kutusu, kişinin adını ve e-posta adresini, gönderdiğiniz ve aldığınız e-posta iletilerinin başlıklarında görüneceği biçimde gösterir. Görünen adı, örneğin e-posta adresini silerek ya da İş ya da Ev gibi bir ayırıcı ekleyerek değiştirebilirsiniz.

6. Web sayfası adresi kutusuna www .kutuas .com .tr yazın.

Outlook, otomatik olarak metni bir köprü olarak biçimlendirir.

7. Telefon numaraları alanında İş kutusuna 3122232908 yazıp tuşuna basın.

Sorun giderme İlk kez bir kişi için bir telefon numarası girdiğinizde, Yer Bilgisi iletişim kutusu açılır ve kendi ülkenizi, alan kodunu ve taşıyıcı kod gibi başka arama bilgilerini girmenizi ister. Outlook, girdiğiniz bilgilere dayanarak arama kurallarını oluşturur. İletişim kutusuna en azından ülkenizi ve alan kodunu girmeniz ve sonra Tamam’ı tıklamanız gerekir; istenen bilgileri girmeden iletişim kutusunu kapatamazsınız.

8. Adresler alanındaki metin kutusunu tıklayın ve Atatürk Bulvarı No: 2387 Kavaklıdere yazıp tuşuna basın. Sonra Ankara yazın.

Yeni Kişi

İpucu Adresler alanına bilgi girmeyi bitirdiğinizde, Outlook adresin standart bir modele uyduğunu doğrular. Outlook, girdiğiniz adreste düzensizlikler bulursa, Adresi Denetle iletişim kutusu açılır ve daha sonra bir araya getirmek üzere, ayrı alanlara adres, şehir, bölge, posta kodu ve ülkeyi girmenizi ister. Bu özelliğin amacı, kişiye posta göndermek için gerekli bilgilere sahip olduğunuzu doğrulamaktır. Sık sık Outlook’un istediği modele uymayan yabancı adresler içeren kişi kayıtları oluşturuyorsanız, bunun rahatsız edici olduğunu düşünebilirsiniz. Adresi Denetle iletişim kutusundaki bilgilerin doğru olduğundan eminseniz, İptal’i tıklayarak değişiklik yapmadan iletişim kutusunu kapatabilirsiniz.

9. İş okunu tıklayın. Açılan listeden Ev’i seçin.

Düğme etiketi, Figen’in ev adresi bilgilerini görüntülediğinizi belirtecek biçimde değişir.

10. Metin kutusunda, 7 . Cad . No: 1178 Bahçelievler yazıp tuşuna basın ve sonra Ankara yazın.

İpucu Bir kişi için birden çok adres kaydeder ve bunlardan birini varsayılan posta adresi olarak belirtmek isterseniz, o adresi görüntüleyip Bu Posta Adresidir onay kutusunu seçin.

11. Kişi sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

Kişi penceresi kapanır.

Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek 41

42 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Kişiler bölmesinde artık Figen Ersoy için yeni bir kişi kaydı vardır.

Yeni bir kişi kaydı

12. Kişiler bölmesinde Figen Ersoy’un kişi kaydını çift tıklayın.

13. Kişi sekmesinde Göster grubundaki, Ayrıntılar düğmesini tıklayın.

Outlook, kişi kaydının Ayrıntılar sayfasını görüntüler.

İpucu Kişi girişlerine izleme bayrakları atayabilir ve kişi girişlerini e-posta iletileri, randevular, görevler ve diğer Outlook öğelerine bağlayabilirsiniz. Bir kişiyle bağlantılı tüm öğeleri, kişi kaydının Etkinlikler sayfasında görebilirsiniz.

14. Eşi kutusuna Metin yazın.

15. Doğumgünü okunu tıklayın, takvimi aşağı kaydırarak Temmuz’a getirin ve 31’i tıklayın.

16. Eylemler grubundaki Kaydet ve Yeni okunu tıklayın ve listeden Aynı Şirketten Yeni Kişi‘yi seçin.

Outlook, şirketin adı, web sayfası adresi, telefon numarası ve adresi mevcut olan yeni bir kişi kaydı oluşturur.

17. Tam Adı kutusuna Bedri Kartal yazın. İş unvanı kutusuna Satış Sorumlusu yazın.

18. E-posta kutusuna bedri@kutuas .com .tr yazın.

19. Kişi kayıtlarını kaydedip kapatın.

20. Bu alıştırmada açıklanan teknikleri kullanarak aşağıdakiler için kişi kayıtları oluşturun:

Tam Adı E-posta adresiHayat Yücel hayat@otekiticaret.com.trZafer Yeşilvadi zafer@otekiticaret.com.trNaz Rençber naz@otekiticaret.com.tr

Bu kişileri daha sonraki alıştırmalarda kullanacaksınız.

KAPATIN Kişiler bölmesine geri dönmek için açık kişi kayıtlarının hepsini kapatın.YAPIN Daha sonraki bir alıştırmada kullanmak üzere kişi kayıtlarını saklayın.

Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek 43

44 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Kişilere Hızla UlaşmakKişi kayıtları yalnızca bilgi depolamak için değildir; seçili kişiye özel bazı işlemleri bu kayıtlarla başlatabilirsiniz.

Kişi sekmesinde İletişim Kur grubundaki komutları kullanarak bir kişi kaydında uygulayabileceğiniz bazı işlemler aşağıda belirtilmiştir:

l Eposta düğmesini tıklayarak kişiye yönelik bir e-posta iletisi oluşturabilirsiniz.

l Toplantı düğmesini tıklayarak kişiyi içeren bir toplantı isteği oluşturabilirsiniz.

l İnternet telefonu özelliğine sahipseniz, Ara okunu tıkladıktan sonra listeden aramak istediğiniz telefon numarasını tıklayarak kişiye telefon edebilirsiniz.

l Görev Ata düğmesini tıklayarak kişiye bir görev atayabilirsiniz.

l Web Sayfası düğmesini tıklayarak kişinin Web sitesini görüntüleyebilirsiniz.

l Harita düğmesini tıklayarak kişinin adresini içeren haritayı görüntüleyebilirsiniz.

OneNote 2007 kurulu ise, kişi kaydına bağlı bir OneNote notu oluşturabilirsiniz. Bunun için Kişi sekmesinde OneNote grubundaki İlgili Kişi Notları düğmesini tıklayın.

Renk Kategorileri Kullanarak Kişileri DüzenlemekKişileri kategorilere ayırarak, ilgili gruplar içinde düzenleyebilirsiniz. Örneğin, müşterilerin kişi kayıtlarını bir Müşteriler kategorisine atayabilirsiniz. Outlook öğelerini kategorilere göre sıralayabilir ve onlara filtre uygulayabilirsiniz.

Outlook’un önceki sürümleri basit, adlandırılmış kategoriler kullanıyordu. Outlook 2007 ise bilgilerin hızlı biçimde, görsel olarak sunulmasını sağlamak için kategori adlarının renklerle ilişkilendirildiği renk kategorileri kullanmaktadır. Bir kategorinin adını ya da rengini değiştirebilir ve yeni kategoriler oluşturabilirsiniz. Kullanabileceğiniz yirmi beş renk vardır ama bu yeterli gelmezse, aynı rengi birden çok kategoriye atayabilirsiniz. Bir kişiyi bir kategoriye atadığınızda, kategori rengi, kişi kaydının üstünde görünür.

Ayrıca Bakınız Renk kategorileri hakkında daha fazla bilgi için “Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5 . bölümdeki “Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek” başlığına bakın . Kişi kayıtlarını renk kategorilerine göre gruplamak hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki “Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, kişileri, renk kategorilerine atayacak ve bir kategorinin adını değiştireceksiniz.

KULLANIN Bu bölümde daha önce oluşturduğunuz Bedri Kartal ve Figen Ersoy kişi kayıtlarını kullanın.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Kişi penceresini açmak için Bedri Kartal kişi kaydını çift tıklayın.

2. Kişi sekmesinde Seçenekler grubundaki Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın. Listeden Mavi Kategori‘yi seçin.

Bu kategoriye ilk kez bir öğe atadığınız için Kategoriyi Yeniden Adlandır iletişim kutusu açılır.

3. Geçerli kategori adı seçili haldeyken, Pazarlama yazıp Evet’i tıklayın.

İpucu En fazla 11 kategoriye kısayol tuşu atayabilirsiniz.

Kişi kaydının üst bölümünde, Pazarlama etiketli mavi bir kategori çubuğu görünür.

Renk Kategorileri Kullanarak Kişileri Düzenlemek 45

46 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

4. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

5. Figen Ersoy kişi kaydını çift tıklayın.

6. Seçenekler grubundaki Kategorilere Ayır listesinden Tüm Kategoriler’i tıklayın.

Renk Kategorileri iletişim kutusu açılır.

7. Ad listesinde Pazarlama onay kutusunu seçin, Mor Kategori onay kutusunu seçin ve Yeniden Adlandır’ı tıklayın.

Mor Kategori adı, düzeltme için seçilir.

8. Kategoriyi yeniden adlandırmak için Personel yazıp Tamam’ı tıklayın.

Kişi kaydının üstündeki mor ve mavi kategori çubukları, Figen Ersoy’un hem Personel hem de Pazarlama kategorilerinin bir üyesi olduğunu gösterir.

KAPATIN Kişiler bölmesine dönmek için açık kişi kaydını kapatın.

Dağıtım Listesi OluşturmakBir adres defterinde, tek bir insan için çeşitli kişi bilgileri içeren bir kişi kaydı ya da birden çok kişinin e-posta adreslerini içeren bir dağıtım listesi oluşturabilirsiniz. Bir adres defterinden seçerek ya da e-posta adreslerini elle girerek kişileri dağıtım listesine ekleyebilirsiniz.

Bir dağıtım listesine bir ileti gönderdiğinizde, dağıtım listesinin tüm üyeleri iletinin bir kopyasını alır. Belirli gruplara (pazarlama bölümünde çalışan elemanlar, belirli bir bölgede

yaşayan müşteriler ya da bir takımın oyuncuları gibi) sık sık ileti gönderiyorsanız, bu yararlı bir araçtır.

Bir dağıtım listesinin üyelerinin hepsine değil, bazılarına ileti göndermek isterseniz, iletiyi gönderirken o iletinin alıcı listesinden istediğiniz kişileri çıkarabilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir dağıtım listesi oluşturacak ve adres defterinize yeni kişiler ekleyeceksiniz.

KULLANIN Bu bölümde daha önce oluşturduğunuz Figen Ersoy kişi kaydını kullanın. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda, Yeni Kişi okunu tıklayın. Listeden Dağıtım Listesi’ni tıklayın.

Bir dağıtım listesi penceresi açılır.

2. Ad kutusuna Müşteriler yazın. Dağıtım Listesi sekmesinde Üyeler grubundaki Üyeleri Seç düğmesini tıklayın.

Üyeleri Seç iletişim kutusu açılır. Kuruluşunuzun Genel Adres Listesi varsa, Outlook onun içeriğini görüntüler.

3. Adres defteriniz görüntülenmediyse, Adres Defteri okunu tıklayın. Listeden Outlook Adres Defteri altındaki, Kişiler’i tıklayın.

Yeni Kişi

Dağıtım Listesi Oluşturmak 47

48 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

4. Ad listesinde Figen Ersoy’u tıklayın. Üyeler düğmesini tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.

İpucu Bir dağıtım listesine birden çok ad eklemek için, her adı çift tıklayarak Üyeler kutusuna ekledikten sonra Tamam’ı tıklayabilir ya da adları seçerken Ctrl tuşunu basılı tutup Üyeler düğmesini tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayarak birden çok ad seçebilirsiniz.

Figen Ersoy, artık Müşteriler listesinde yer almaktadır.

5. Üyeler grubundaki Yeni Ekle düğmesini tıklayın.

6. Yeni Üye Ekle iletişim kutusunda, Görünen ad kutusuna Alper Atıl yazın. E-posta adresi kutusuna alper@kn .com .tr yazın.

7. Alper’i dağıtım listesiyle birlikte adres defterinize de eklemek için, Kişilere Ekle onay kutusunu seçin.

8. Yeni Üye Ekle iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

Figen Ersoy ve Alper Atıl artık dağıtım listesinde yer alır.

9. Aşağıda listelenen kişileri Müşteriler dağıtım listesine ve adres defterinize eklemek için 5’ten 8’e kadar olan adımları yineleyin:

Görünen ad E-posta adresiAyşin İncetepe aysin@kn.com.trNamık Eğri namik@kn.com.tSinem Noyan sinem@moryayincilik.com.trNazlı Vardar nazli@moryayincilik.com.tr

Dağıtım listesinin her yeni üyesi, listede alfabetik sırayla görünür.

YAPIN Sonraki bir alıştırmada kullanmak üzere dağıtım listesini saklayın.KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeniz istendiğinde Evet’i tıklayarak Müşteriler dağıtım lis-tesi penceresini kapatın.

Elektronik Kartviziti KişiselleştirmekOutlook 2007’deki yeni bir özellik, kişi kaydı bilgilerinin kartvizite benzeyen bir grafik biçiminde gösterilmesidir. Kişi bilgilerini kişi kaydına girdiğinizde, kişinin adı, şirketi ve iş unvanı; iş, cep ve ev telefon numaraları; e-posta, posta, Web sayfası ve anlık ileti adresleri, kişi penceresinin sağ üst köşesinde gösterilen kartvizitte görünür. (Bilgilerin yalnızca ilk on satırı karta sığar.) Kişi kayıtlarında bir resim varsa, resim sol tarafta görünür. Görünen bilgilerin türünü değiştirebilir, bilgi alanlarını yeniden düzenleyebilir, metni ve arka planı biçimlendirebilir ve logo ya da fotoğraf gibi resimleri ekleyebilir, değiştirebilir ya da kaldırabilirsiniz.

Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek 49

50 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Kendiniz için bir kartvizit oluşturmak, e-postayla haberleştiğiniz insanlara, kişi bilgilerinizi çekici bir biçimde sunmanızı sağlayabilir. Giden bir e-posta iletisine kartvizitinizi ekleyebilir ya da kartviziti e-posta imzanızın bir parçası (ya da tümü) olarak gönderebilirsiniz. Kartvizitinizi alanlar, onu Outlook adres defterine kaydederek kolayca sizin için bir kişi kaydı oluşturabilir.

Ayrıca Bakınız E-posta imzaları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3 . bölümdeki “İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, kişi kaydınızla ilişkili kartviziti değiştireceksiniz.

KULLANIN 05_Şekil resmini kullanın. Bu uygulama dosyası, AA_Outlook2007 klasörü içindeki Bölüm02 alt klasöründedir. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Kişiler modülünü Kartvizitler görünümünde görüntüleyin.

1. Henüz hazırlamadıysanız, kendiniz için bir kişi kaydı oluşturun. Adınız, şirketiniz, iş unvanınız, iş ve cep telefon numaralarınız, faks numaranız ve bir ya da daha fazla e-posta adresinizi ekleyin.

Bilgileri girdikçe, bu bilgiler kişi penceresinin sağ üst köşesinde görüntülenen genel kartvizit içinde görünür.

Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek 51

2. Kişi sekmesinde Seçenekler grubundaki Kartvizit düğmesini tıklayın.

Kartvizit Düzenle iletişim kutusu açılır.

3. Kart Tasarımı alanında Arka Plan Rengi düğmesini tıklayın.

Temel renklerden birini seçebilir ya da özel bir arka plan rengi tanımlayabilirsiniz.

4. Renk iletişim kutusunda, beğendiğiniz bir rengi tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

Kartvizit önizlemesi, yeni arka plan rengini gösterir.

5. Kart Tasarımı alanında, Değiştir düğmesini tıklayın.

Kart Resmi Ekle iletişim kutusu Resimler klasörünüzün içeriğini görüntüleyerek açılır. Kartvizitinizde görünmesini istediğiniz bir şirket logosu, bir fotoğraf ya da başka bir tanıtıcı resim ekleyebilirsiniz.

6. Belgeler\AA_Outlook2007\Bölüm02 klasörüne giden, 05_Şekil resmini tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

Resim, kartvizitinizin sol tarafında görünür.

7. Resim Alanı kutusuna 30% yazın ya da seçin (okları tıklayarak).

8. Resim Hizalama düğmesini tıklayın. Listeden Sol Orta’yı seçin.

Büyütülmüş logo, kartvizitin dikey olarak ortasına taşınır.

Arka Plan Rengi

52 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

İpucu Alanlar ve Düzen alanlarındaki komutları kullanarak, kartvizite alanlar ekleyebilir ya da kartvizitinizden alanları kaldırabilir, metni biçimlendirebilir ve etiketler ekleyebilirsiniz.

9. Kartvizitinizde istediğiniz diğer değişiklikleri yapın ve Kartvizit Düzenle iletişim kutusunda, Tamam‘ı tıklayın.

İpucu İletişim kutusunun altındaki Kartı Sıfırla düğmesini tıklayarak yaptığınız tüm değişiklikleri geri alabilirsiniz.

Kişi penceresi özelleştirilmiş kartvizitinizi görüntüler. Kişi bilgilerinizde yaptığınız tüm değişiklikler, anında kartvizitinize yansıtılacaktır.

10. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

Kişiler bölmesi, kişiselleştirilmiş kartvizitinizi görüntüler.

KAPATIN Yapmanız istendiğinde değişiklikleri kaydederek kişi penceresini kapatın.

Başka Bir Adres Defteri OluşturmakKişiler modülündeki tüm kişilerinizi (iş ya da kişisel) izleyebiliyor ve kategorilere ayırma, sıralama ya da filtre uygulama yoluyla belirli kişileri ya da kişi gruplarını bulabiliyor olmanıza rağmen, yalnızca belirli bir grup için kişi kayıtları içeren ayrı bir adres defteri oluşturmak yararlı olabilir. Örneğin, yalnızca dernek üyeleri, komşular, çocuğunuzun okul arkadaşlarının velileri ve öğretmenler ya da takım arkadaşlarını içeren bir adres defterinizin olmasını isteyebilirsiniz. Kişi kayıtlarını içeren bir klasör (bir kişiler klasörü) yaratarak bu diğer adres defterini oluşturabilirsiniz. Diğer klasörlerde olduğu gibi, kişiler

klasörünü ağınızdaki diğer Outlook kullanıcılarıyla paylaşabilir ya da başkalarına dağıtım için verebilirsiniz.

Adres Defterlerini PaylaşmakBir ya da daha çok adres defterini ağdaki diğer kişilerle paylaşmak için şu adımları izleyin:

1. Kişiler modülünün Gezinti Bölmesi‘indeki, Kişilerim listesinde, paylaşmak istediğiniz adres defterini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Paylaştır’ı tıklayın (örneğin, Paylaştır “Kişiler”). Ya da tüm adres defterlerinizi paylaşmak istiyorsanız, bölmenin altındaki Kişilerim Klasörünü Paylaş bağlantısını tıklayın.Outlook, seçili adres defteriyle ilgili bilgileri içeren bir Paylaşım Daveti oluşturur.

2. Kime kutusuna, adres defterini paylaşmak istediğiniz ağdaki kişilerin ya da dağıtım listelerinin adlarını girin.Paylaşım seçenekleriniz, paylaştığınız adres defterine bağlı olarak değişir. Birincil adres defterinizi paylaşıyorsanız, Alıcının Kişiler Klasörü Türü Klasörlerini Görüntülemek İçin İzin İste onay kutusunu seçerek karşılıklı izin isteyebilirsiniz. İkincil bir adres defterini paylaşıyorsanız, Alıcı Bu Kişiler Klasörü Türü Klasöre Öğe Ekleyebilir, Var Olanları Düzenleyebilir Ve Silebilir onay kutusunu seçerek alıcıya tam erişim sağlayabilirsiniz.

3. İleti başlığında Gönder‘i tıklayın. 4. Seçili kişiler klasörünü (klasörlerini) paylaşmak isteğinizi onaylamanızı isteyen

Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın. Bu alıştırmada, bir kişiler klasörü oluşturacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Yeni Kişi okunu tıklayın. Listeden Klasör’ü seçin.

Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusu açılır.

2. Ad kutusuna AA Kişileri yazın.

Önemli Klasörün adı AA ile başlar, böylece onu posta kutunuzdaki diğer klasörlerden rahatlıkla ayırt edebilirsiniz.

3. Klasör içeriği okunu tıklayın ve oluşturabileceğiniz klasör türlerine bakın.

Yeni Kişi

Başka Bir Adres Defteri Oluşturmak 53

54 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Bu klasörü Kişiler modülü içinde oluşturduğunuz için varsayılan ayar olarak Kişi Öğeleri seçilidir. Ancak modül içinde her türde klasör oluşturabilirsiniz.

4. Klasör içeriği listesinde Kişi Öğeleri‘ni tıklayın.

5. Klasörün yerleştirileceği yeri seç listesinde Mailbox’ı (ya da kurulumunuza bağlı olarak hesap adınızı) tıklayarak klasörü Gelen Kutusu’yla aynı düzeyde konumlandırın.

6. Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

AA Kişileri adres defteri, Kişiler modülünün Gezinti Bölmesi’nin üstündeki Kişilerim listesinde görünür.

7. Gelen Kutusu’nu görüntülemek için Gezinti Bölmesi’inde Posta düğmesini tıklayın.

AA Kişileri klasörü, Tüm Posta Öğeleri listesini görüntüleyen Gezinti Bölmesi’nin Posta Klasörleri alanında görünür durumda değildir.Posta

8. Gezinti Bölmesi‘nin altında Klasör Listesi düğmesini tıklayın.

Posta Gezinti Bölmesi’nin yerini, posta öğeleriyle birlikte Outlook öğelerini de görüntüleyen Klasör Listesi Gezinti Bölmesi alır. AA Kişileri klasörü en üstte görünür.

Klasör adının yanında görünen bir kişi kartı simgesi, klasörün kişi öğelerini barındırmak için atandığını belirtir.

9. Tüm Outlook Öğeleri listesinde, AA Kişileri klasörünü tıklayın.

Outlook şu anda boş olan AA Kişileri adres defterini görüntüler. Ana adres defterinizin sahip olduğu tüm işlevlere bu özel adres defteri de sahiptir.

Klasör Listesi

Başka Bir Adres Defteri Oluşturmak 55

56 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

10. Gezinti Bölmesi‘inde Kişiler düğmesini tıklayın.

Kişiler modülü AA Kişileri adres defterini görüntüleyerek açılır.

11. Ana adres defterinizi görüntülemek için Kişilerim listesinde Kişiler’i tıklayın.

Adres Defterlerini VermekBağlı olduğunuz ağ dışındaki Outlook kullanıcılarına dağıtım için bir adres defterini vermek için şu adımları izleyin:

1. Outlook program penceresindeki Dosya menüsünde Al ve Ver‘i tıklayın.Alma Ve Verme sihirbazı açılır.

2. Gerçekleştirilecek eylemi seçin listesinden Dosyaya ver‘i ve İleri’yi tıklayın. 3. Oluşturulacak dosya türü listesinden Kişisel Klasör Dosyası ( .pst)’yi seçin ve

İleri’yi tıklayın. 4. İçinden öğe verilecek klasörü seç listesinde vermek istediğiniz kişiler

klasörünü seçin ve İleri’yi tıklayın. 5. Verilen dosyayı farklı kaydet kutusunun sağındaki Gözat düğmesini tıklayın.

Kişisel Klasörleri Aç iletişim kutusunda, dosyayı kaydetmek istediğiniz yeri seçin, dosya adını yazın ve Tamam‘ı tıklayın.

6. Sihirbazın son sayfasında Son‘u tıklayın. 7. Microsoft Kişisel Klasörü Oluştur iletişim kutusunda dosyanın adını

değiştirebilir ya da içeriğine erişimi kısıtlamak için bir parola girebilirsiniz. İstediğiniz değişiklikleri yaptıktan sonra Tamam‘ı tıklayın. Outlook, seçilen adres defterini, diğer Outlook kullanıcılarına gönderebileceğiniz ve onlarında alıp görüntüleyebileceği bir dosyaya verir.

Bir adres defterini Outlook dışında kullanım için verme işlemi, yukarıda anlatılanın aynısıdır. Yalnızca 3. adımda, oluşturmak istediğiniz dosya türünü seçersiniz. Virgülle ayrılan bir dosya, sekmeyle ayrılan bir dosya, bir Microsoft Office Access veritabanı ya da Microsoft Office Excel elektronik tablosu oluşturabilirsiniz.

Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek Bir adres defterini, pek çok farklı biçimde görüntüleyebilirsiniz; her görünüm kişi kayıtlarınızdaki farklı bilgileri kartlar halinde ya da bir listede sunar.

l Kartvizit görünümü her kişi kaydıyla ilişkili kartviziti (ya Outlook tarafından oluşturulan varsayılan kartı ya da varsa özelleştirilmiş kartı) görüntüler. Kartvizitler, Dosyala seçimine bağlı olarak, ada ya da soyada göre alfabetik sırada görüntülenir.

l Adres Kartları görünümü kişi bilgilerini kesilmiş kartvizitler olarak görüntüler. Adres kartları Dosyala alanına göre alfabetik olarak görüntülenir.

l Ayrıntılı Adres Kartları Görünümü kişi bilgilerini Adres Kartları görünümüne benzer biçimde görüntüler ama iş unvanı ve şirket adı gibi daha fazla bilgi içerir.

l Telefon Listesi görünümü her kişinin adı, şirketi ve iletişim bilgilerini içeren bir listeyi sütunlar biçiminde görüntüler.

Diğer liste görünümleri şunlardır:

l Kategoriye Göre

l Şirkete Göre

l Konuma Göre

Bu görünümlerde, kişi kayıtları seçili alana göre gruplandırılır. Bu grupları genişletip daraltabilir ya da bir kişi grubunun tümünü seçip tümüyle ilgili bir işlem yapabilirsiniz.

Anında Ara özelliğini kullanarak herhangi bir görünümde kişi kayıtlarınızda arama yapabilir ya da bu kayıtlara filtre uygulayabilirsiniz. Liste görünümünde, sütun başlığını tıklayarak kişi kayıtlarını sıralayabilirsiniz. İsterseniz herhangi bir sütunu görüntüleyip gizleyebilirsiniz.

İpucu Her görünümde görüntülenen alanları; kayıtların gruplanma, sıralanma ve filtre uygulanma biçimini; görüntü yazı tipini; kartvizitlerin boyutunu ve diğer ayarları tercihleriniz doğrultusunda değiştirebilirsiniz. Bir görünümü kişiselleştirmek için Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm’ü işaret edip Geçerli Görünümü Özelleştir’i tıklayın.

Bu alıştırmada, kişi kayıtlarını sıralayacak ve kişi kayıtlarını görüntülemenin bazı yollarını inceleyeceksiniz.

KULLANIN Bu bölümde daha önce oluşturduğunuz kişi kayıtlarını kullanın.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nde Geçerli Görünüm listesine bakın. Kartvizitler seçeneği seçili değilse, seçin.

Outlook 2007’de, varsayılan Kişiler modülü görünümü budur. Kartvizitler görünümü her kişi için standart kartviziti (ve kaydettiğiniz tüm kişiselleştirilmiş kartvizitleri), soyadına göre alfabetik olarak düzenlenmiş biçimde görüntüler.

Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek 57

58 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Kartvizit Adres Kartı ve Ayrıntılı Adres Kartı görünümlerindeki Kişiler bölmesinin sağ tarafında görünen alfabe çubuğundaki düğmeleri tıklayarak, o harfle başlayan kişi kayıtlarına hızla ulaşabilirsiniz.

Dil Ayarları düğmesi

İpucu Alfabe çubuğunda başka bir alfabe de görüntüleyebilirsiniz. Seçenekler arasında Arapça, Kiril, Tay dili, Vietnam dili ve Yunanca vardır; Outlook’un sürümüne ve yüklediğiniz diğer dil paketlerine bağlı olarak diğer alfabeler de mevcut olabilir. Başlamak için, alfabe çubuğunun altındaki Dil Ayarları düğmesini tıklayın.

2. Geçerli Görünüm listesinden Adres Kartları seçeneğini seçin.

İpucu Görünüm seçenekleri, Gelişmiş araç çubuğunda açılan liste olarak da bulunur.

Outlook, kişi kayıtlarını Kartvizitler’e benzeyen daha küçük kartlarda, ek biçimlendirme olmadan ve ad, telefon ve faks numaraları ile posta ve e-posta adresleri gibi önemli kişi bilgilerini sığdıracak büyüklükte görüntüler. (Ayrıntılı Adres Kartları görünümü, Notlar alanıyla birlikte kişi kaydında var olan tüm bilgileri görüntüler.)

3. Geçerli Görünüm listesinden Telefon Listesi seçeneğini seçin.

Outlook kişi kayıtlarını, Dosyala sütunu temel alınarak artan sırada düzenlenmiş sütunlar ve satırlardan oluşan kılavuz içinde görüntüler. Kişiler için kaydedilmiş çok fazla bilgi varsa, bu görünümün ekranda diğer görünümlerden daha fazla kişi bilgisi görüntülediğini fark edeceksiniz.

4. Tam Ad sütun başlığını tıklayın.

Outlook, Tam Ad alanını temel alarak artan sırada kişi kayıtlarını sıralar ve sütun başlığının sağında yukarı işaret eden sıralama oku bunu belirtir. Etkin başlığa yeniden tıklayarak sıralama ölçütünü tersine çevirebilirsiniz.

Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek 59

60 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Sıralama ölçütü gösterici

5. Şirket sütun başlığını tıklayın.

Outlook, kişi kayıtlarını Şirket alanını temel alarak artan sırada sıralar. Bu görünümde kişi kayıtlarına bilgi girebilirsiniz.

İpucu Herhangi bir liste görünümünde, adres defterinize bir kişi eklemek için, Tam Ad başlığı altındaki (Yeni bir kişi eklemek için burayı tıklayın yazan) kutuyu tıklayarak kişi bilgilerini girebilirisiniz.

6. Hayat Yücel kaydında, Şirket hücresini tıklayın, Öteki Ticaret yazın ve tuşuna basın.

Outlook, Hayat Yücel’in kaydı, girdiğiniz şirket adına göre alfabetik olarak sıralanacak biçimde listeyi otomatik olarak yeniden düzenler.

7. Zafer Yeşilvadi ve Naz Rençber kayıtları için 6. adımı yineleyin.

8. Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinde, Kategoriye Göre seçeneğini seçin.

Outlook, kişi kayıtlarını kategoriye göre gruplanmış ve Dosyala alanına göre sıralanmış bir kılavuz içinde görüntüler.

İpucu Grup başlığının solundaki – (Daralt) düğmesini ya da + (Genişlet) düğmesini tıklayarak bir kişi grubunu daraltıp genişletebilirsiniz ya da Görünüm menüsündeki Grupları Genişlet/Daralt’ı tıkladıktan sonra Tüm Grupları Genişlet ya da Tüm Grupları Daralt’ı tıklayarak tüm grupları daraltabilirsiniz.

9. Kategoriler: (yok) başlığının solundaki Daralt düğmesini tıklayın.

Yalnızca kategorilere ayrılmış kişiler görünür durumdadır.

Daraltılmış grup

Bedri Kartal’ın Pazarlama grubunda ve Figen Ersoy’un Pazarlama grubu ile birlikte Personel grubunda da göründüğüne dikkat edin. Kişileri, iletileri ve diğer Outlook öğelerini kategorilere göre sıraladığınızda, birden çok kategoriye atanmış öğeler bu listelerin hepsinde görünür.

10. Geçerli Görünüm listesinden Şirkete Göre seçeneğini seçin.

Outlook kişi kayıtlarını Şirket alanına göre sıralanmış ve gruplanmış bir klavuz içinde görüntüler.

Daralt

Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek 61

62 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

11. Alper Atıl, Ayşin İncetepe, and Namık Eğri kayıtlarında, Şirket alanına Kayra Nakliyat yazın. Sinem Noyan ve Nazlı Vardar kayıtlarında, Mor Yayıncılık yazın.

Her kaydı değiştirdiğinizde, Outlook görüntüyü yeniden düzenler ve gerekirse yeni gruplar oluşturur.

12. Geçerli Görünüm listesinde Kartvizitler seçeneğini seçin.

Outlook, kişi kayıtlarınızın varsayılan görünümüne döner.

Kişi Bilgilerini Hızla Bulmak Office 2007’deki pek çok programda var olan yeni Anında Ara özelliğini kullanarak belirli bir kişi kaydını hızla bulabilir ya da içeriklerine dayanarak kişi kayıtlarına filtre uygulayabilirsiniz. Anında Ara, bir adres defterinin ve ayrıca diğer Outlook modüllerinin herhangi bir görünümde vardır. Bu özelliğe bu kitapta birkaç kez değineceğiz ancak bu bölümde daha ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.

Bu alıştırmada, Anında Ara’yı kullanarak bir kişi kaydını bulacaksınız.

KULLANIN Daha önce bu bölümde oluşturduğunuz kişi kayıtlarını kullanın.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Kişiler bölmesinin üstündeki Arama kutusunu tıklayarak ekleme noktasını buraya yerleştirin.

Kullanılmadığı zaman bu kutu, Ara: Kişiler sözcüklerini içerir.

2. Kutuya n harfini yazın.

Outlook listeye filtre uygulayarak yalnızca n harfini içeren kişi kayıtlarını görüntüler.

3. Telefon Listesi görünümüne geçin.

Kartvizit görünümü dışında bütün görünümlerde, sonuçlar içinde aranan terim sarıyla vurgulanır.

4. Arama kutusuna, n harfinin yanına a yazın.

Outlook listeye filtre uygulayarak yalnızca na içeren kayıtları görüntüler.

5. zlı yazın.

Outlook yalnızca Nazlı Vardar için kişi kaydını görüntüler. Adres defterinde başka bir görünüm seçtiğinizde bile filtre yerinde kalacaktır.

Kişi Bilgilerini Hızla Bulmak 63

64 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

6. Arama kutusunun sağ ucunda, Anında Ara Bölmesi Menüsünü Göster düğmesini tıklayın. Son Aramalar‘ı işaret edin.

Bu kutuda arama terimini tıklayarak, önceki arama sonuçlarına hızla dönebilirsiniz.

7. Anında Ara bölmesi menüsünde, Arama Seçenekleri‘ni tıklayın.

Arama Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

Bu iletişim kutusundan varsayılan arama kapsamını ve bulunan arama terimleri için vurgulama rengini ayarlayabilirsiniz.

8. Arama Seçenekleri iletişim kutusunda İptal‘i tıklayın.

9. Arama kutusunun sağ ucundaki Aramayı Temizle düğmesini tıklayın.

Outlook Kişiler modülünün tüm içeriğini görüntüler.

Anında Ara Bölmesi

Menüsünü Göster

Aramayı Temizle

Kişi Bilgilerini YazdırmakOutlook adres defterinizi ya da tek tek kişi kayıtlarını herhangi bir adres defteri görünümünden kağıda ya da bir elektronik dosyaya (PDF ya da XPS dosyası gibi) yazdırabilirsiniz. Görünüme bağlı olarak, Outlook aşağıdakiler gibi çeşitli yazdırma stilleri sunar:

Stil Açıklama Bulunduğu görünümler

Kart Stili Kişi bilgileri alfabetik olarak iki sütunda görüntülenir. Her sayfanın üstünde ve her harf grubunun başında harf simgesi görünür.

Adres Kartları, Ayrıntılı Adres Kartları, Kartvizitler

Büyük Defter Stili

Kişi bilgileri alfabetik olarak bir sütunda görüntülenir. Her kağıda numaralanmış dört sayfa yazdırmak üzere biçimlendirilmiştir. Her sayfanın üstünde ve her harf grubunun başında harf simgesi görünür ve her sayfanın kenarındaki kişi dizini, o sayfadaki girdilerin alfabedeki yerini gösterir. Olanaklıysa önlü arkalı yazdırın.

Adres Kartları, Ayrıntılı Adres Kartları, Kartvizitler

İç Yazışma Stili

Kişi bilgileri, adınızı içeren bir başlık altında görüntülenir. Her sayfada bir kayıt bulunur.

Adres Kartları, Ayrıntılı Adres Kartları, Kartvizitler

Telefon Rehberi Stili

Kişi adları ve telefon numaraları, iki sütun olarak görüntülenir. Her sayfanın üstünde ve her harf grubunun başında harf simgesi görünür.

Adres Kartları, Ayrıntılı Adres Kartları, Kartvizitler

Küçük Defter Stili

Kişi bilgileri alfabetik olarak tek sütunda görüntülenir. Her kağıda numaralandırılmış sekiz sayfa yazdırmak üzere biçimlendirilmiştir. Her sayfanın üstünde ve her harf grubunun başında harf simgesi görünür ve her sayfanın kenarındaki kişi dizini, o sayfadaki girdilerin alfabedeki yerini gösterir. Olanaklıysa önlü arkalı yazdırın.

Adres Kartları, Ayrıntılı Adres Kartları, Kartvizitler

Tablo Stili

Kişi bilgileri bir klavuz içinde görüntülenir. Her sayfanın başında alan adları görünür.

Kategoriye Göre, Konuma Göre, Şirkete Göre, Telefon Listesi

Varsayılan yazdırma stillerinin çoğunu özelleştirebilir ve özelleştirilmiş yazdırma stillerini kaydedebilirsiniz.

Kişi Bilgilerini Yazdırmak 65

66 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

Bu alıştırmada bir kişi listesi ve tek tek adres kartları yazdıracaksınız.

Önemli Bu alıştırmayı tamamlamak için bilgisayarınızın yerel bir yazıcıya ya da bir ağ yazıcısına bağlı olması gerekir. Kurulmuş bir yazıcınız yoksa şimdi kurabilirsiniz ya da 15. adımdaki farklı yönergeyi izleyebilirsiniz.

KULLANIN Daha önce bu bölümde oluşturduğunuz kişi kayıtlarını kullanın.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü Telefon Listesi görünümünde görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın.

Yazdır iletişim kutusu açılır .

İpucu Bilgisayarınızda görüntülenen Yazdır iletişim kutusu, işletim sisteminize ve yazıcınıza bağlı olarak burada gösterilenden farklı olabilir.

Yazdırma Stili kutusunda tek bir yazdırma stili (Tablo Stili) vardır.

Yazdır

2. Yazdırma Aralığı alanında Tüm satırlar seçeneği seçili olarak Önizleme düğmesini tıklayın.

İpucu Baskı Önizleme düğmesi Gelişmiş araç çubuğunda da bulunur.

Baskı Önizleme penceresi açılarak kişi listesini Tablo Stili’nde görüntüler. Geçerli sayfa ve toplam sayfa sayısı, durum çubuğunun sol köşesinde gösterilir.

3. 2. sayfayı görüntülemek için, dikey kaydırma çubuğunun altını tıklayın.

Telefon listesinin son birkaç sütunu ikinci sayfada görünür.

4. Baskı Önizleme penceresi araç çubuğunda Sayfa Yapısı‘nı tıklayın.

Sayfa Yapısı: Tablo Stili iletişim kutusu açılır.

İletişim kutusundaki sekmelerde bulunan ayarlara bakın. Bu yazdırma stili için, yalnızca yazı tipini, kağıt boyutunu, sayfa yönlendirmesi ve kenar boşluklarını, üstbilgi ve altbilgi ile diğer temel ayarları değiştirebilirsiniz.

Kişi Bilgilerini Yazdırmak 67

68 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

5. Sayfa Yapısı iletişim kutusunu ve Baskı Önizleme penceresini kapatın.

6. Gezinti Bölmesi’nde Geçerli Görünüm listesindeki Adres Kartları’nı seçin.

7. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın.

Yazdır iletişim kutusu açılır. Telefon Listesi görünümünde olduğundan daha çok seçenek görüntülenir.

8. Yazdırma stili listesinde Telefon Rehberi Stili‘ni tıklayın. Önizleme‘yi tıklayın.

Baskı Önizleme penceresi açılarak kişi listesini Telefon Rehberi Stili’nde yazdırıldığı zaman görüneceği biçimde gösterir.

9. Bu stildeki bilgilere daha yakından bakmak amacıyla yakınlaştırmak için önizleme sayfasının ortasını tıklayın.

10. Baskı Önizleme penceresi araç çubuğunda Sayfa Yapısı‘nı tıklayın.

Sayfa Yapısı: Telefon Rehberi Stili iletişim kutusu açılır.

Temel ayarların yanında, bir sayfada gösterilen sütun sayısını değiştirebilir ve bir kişi dizini ile harfler için başlık görüntüleyip görüntülememeyi belirtebilirsiniz.

11. Seçenekler alanında, Yan tarafa kişi dizini onay kutusunu seçin. Baskı Önizleme‘yi tıklayın.

Kişi Bilgilerini Yazdırmak 69

70 Bölüm 2 Kişi Bilgilerini Yönetmek

12. Baskı Önizleme penceresini kapatın.

13. Kişiler bölmesinde, seçmek için Bedri Kartal kişi kaydını tıklayın. Seçime eklemek için tuşunu basılı tutarak Figen Ersoy kişi kaydını tıklayın.

14. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın.

15. Yazdırma stili listesinde Kart Stili‘ni seçin. Yazdırma Aralığı alanında Yalnızca seçili öğeler‘i seçip Tamam‘ı tıklayın.

Sorun giderme Kurulu bir yazıcınız yoksa Tamam yerine Önizleme’yi tıklayın.

Outlook yalnızca seçili kişileri görüntüleyen bir sayfa yazdırır.

16. Kişi kayıtlarınızı ve adres defterinizi yazdırabileceğiniz diğer biçimlerde denemeler yapın.

Bir Kişi Kaydına Bağlı OneNote Sayfası OluşturmakBilgisayarınızda Office 2007’de Outlook’la birlikte OneNote da yüklüyse, Outlook’ta oluşturduğunuz e-posta iletileri, kişi kayıtları ve toplantı davetleri gibi öğeleri OneNote defterinize gönderebilir ya da bağlayabilirsiniz. OneNote defterinizdeki görevleri de Outlook’a bağlayabilirsiniz, böylece Outlook görevler listenizde görünürler.

Bir ya da daha çok kişi kaydını OneNote’a bağlamak için:

1. Adres defterinizi görüntüleyip bağlamak istediğiniz kişi kaydını (ya da kayıtlarını) seçin.

2. Standart araç çubuğunda İlgili Kişi Notları düğmesini tıklayın.

OneNote (zaten çalışmıyorsa) başlar ve seçili kişi kayıtlarının her biri için Dosyalanmamış Notlar bölümünde bir sayfa oluşturur. Her kişinin sayfası, iletişim bilgilerini ve OneNote içinden özgün Outlook öğesini açmak için bir bağlantı içerir.

Dosyalanmamış Notlar bölümündeki sayfaları, sürükleyerek ya da sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Taşı, Yeni Bölüm ve hedef defter bölümünü tıklayarak bir defter bölümüne taşıyabilirsiniz.

Önemli Noktalar l Exchange Server hesabınız tarafından sağlanan Genel Adres Listesi, ana adres

defteriniz ve oluşturduğunuz diğer özel adres defterleri de dahil olmak üzere, değişik türlerde adres defterleri oluşturabilir ve onlara erişebilirsiniz.

l Depolanmış kişi bilgilerinizi ağınızda olan ya da olmayan başka kişilerle paylaşabilirsiniz.

l Kişi kayıtlarında adlar, e-posta adresleri ve IM adresleri, telefon numaraları, posta adresleri, doğum günleri ve diğer bilgiler yer alabilir.

l Bir kaydı kolayca bulmak için kişi kayıtlarını ve dağıtım listelerini renklerle kodlanmış kategorilere atayabilirsiniz.

l Adres defterinizi ya da tek tek kişi kayıtlarını çeşitli biçimlerde yazdırabilirsiniz.

Önemli Noktalar 71

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

İletilerin görünüşünü kişiselleştirmek, sayfa 100

İletilere otomatik olarak imza eklemek, sayfa 106

İş grafikleri oluşturmak ve biçimlendirmek, sayfa 92

Bir Bakışta Bölüm

73

Bir Bakışta Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 İleti penceresinde çalışmak. 4 İletiler oluşturmak ve göndermek. 4 İletilere dosya eklemek. 4 İş grafikleri oluşturmak ve biçimlendirmek. 4 İletilerin görünüşünü kişiselleştirmek. 4 İletilere otomatik olarak imza eklemek.

Microsoft Office Outlook 2007 takvim, kişiler, görevler ve notlarınızı yönetmek için yararlı araçlar içerse de pek çok insan Outlook’u temelde, e-posta iletileri göndermek ve almak için kullanır. Geçtiğimiz on yıl içinde, e-posta (elektronik posta‘nın kısaltılmış hali) iş iletişiminin kabul gören ve gerek duyulan bir biçimi haline geldi. Bunun yanında pek çok insan, işten ya da evden arkadaşları ve aile üyeleriyle haberleşmek için de e-postayı kullanmaktadır. Outlook, bir iş ağında ya da İnternet üzerinde birden çok e-posta hesabına bağlanmayı kolaylaştırır ve e-posta iletilerini göndermek, yanıtlamak, düzenlemek, filtrelemek, sıralamak, bulmak ve yönetmek için gerekli tüm araçları sağlar.

İpucu Bu bölümde ve kitap boyunca, kolaylık sağlamak adına, e-posta iletilerinden yalnızca iletiler olarak söz edeceğiz.

Outlook ileti gönderirken şunları yapabilirsiniz:

l Belgeler, elektronik tablolar ya da iş grafikleri gibi ekleri iletiye iliştirebilirsiniz. l Renkler, yazı tipleri, arka planlar, elektronik imzalar ve elektronik kartvizitler

kullanarak iletilerinizi kişiselleştirebilirsiniz. l Oylama düğmeleri, önem, duyarlılık ve anımsatıcılar gibi ileti seçeneklerini

ayarlayabilirsiniz. l Bir ileti alıcının posta kutusuna teslim edildiğinde ya da alıcı tarafından açıldığında

elektronik alındı bilgileri isteyebilirsiniz.

74 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

Bu bölümde, öğe penceresi arayüzünün, “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümde açıkladıklarımızın dışında kalan öğelerini inceleyeceksiniz. İletiler oluşturup gönderecek, iletileri alıcılara yönlendirecek biçimde adreslemenin çeşitli yollarını öğrenecek, eki olan ve olmayan iletiler göndermekle ilgili uygulamalar yapacaksınız. Daha sonra, Microsoft Office PowerPoint 2007 ve Microsoft Office Word 2007 ile birlikte Outlook’ta da bulunan yeni, heyecan verici SmartArt özelliğini kullanarak bir iş grafiği oluşturacak ve biçimlendireceksiniz. Son olarak, yazı tipini ve arka planı değiştirerek ve bir imza ekleyerek bir iletiyi kişiselleştirmenin çeşitli yollarını deneyeceksiniz.

Önemli Bu bölümde oluşturduğunuz iletileri, kitabın diğer bölümlerindeki alıştırmalar için uygulama dosyası olarak kullanacaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın ekindeki CD’den varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekir. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista içindir. Bilgisayarınız Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

İleti Penceresinde ÇalışmakOutlook e-posta iletilerini Posta modülünde görüntüler. Bir e-posta iletisi oluşturduğunuz ya da bir iletiye yanıt verdiğinizde, bir ileti penceresi açılır. İleti penceresi, Outlook program penceresindekilerden farklı komutlara sahiptir. İleti penceresindeki komutları kullanarak giden e-posta iletilerini biçimlendirebilir ve değiştirebilirsiniz.

İletileri yönetmekle ilgili (bir iletiyi kaydetmek, yazdırmak, korumak ve paylaşmak gibi) komutlara Office menüsünden ulaşılabilir.

Ayrıca bakınız Şeritteki öğeler hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümde anlatılan kişi penceresi öğelerinden farklı olan ileti penceresi öğelerini öğreneceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.

Adsız bir ileti penceresi açılır.

Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir düğmesi

İletinin konusunu görüntüleyen başlık çubuğu

İleti üstbilgisi Cetveli Görüntüle düğmesi

Önemli Bilgisayarınızın ekran çözünürlüğüne ve kişi penceresinin boyutuna bağlı olarak, her grup içinde daha az ya da daha çok sayıda düğme görebilirsiniz ya da gördüğünüz düğmeler kitapta gösterilenden daha büyük ya da küçük simgelerle temsil ediliyor olabilir. Komut arayüz sekmelerinin görünümü üzerindeki etkisini anlamak için ileti penceresinin büyüklüğüyle ilgili denemeler yapın.

Yeni Posta İletisi

İleti Penceresinde Çalışmak 75

76 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

2. Menüyü görüntülemek için ileti penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın.

İleti penceresinde çalışıyor olsanız da, Office menüsünden her tür Outlook öğesini oluşturabileceğinize dikkat edin. Office menüsünde mevcut olan komutları bu kitabın diğer bölümlerinde inceleyeceğiz.

Ayrıca Bakınız Alıcıların gönderdiğiniz iletileri iletmesini, kopyalamasını ya da yazdırmasını kısıtlamak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümde “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın . Yazdır komutları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 2 . bölümdeki “İletileri Yazdırmak” başlığına bakın . Düzenleyici Seçenekleri iletişim kutusundaki komutlar hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek” başlığına bakın .

3. Office menüsünü kapatmak için menü dışında herhangi bir yeri tıklayın.

4. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir düğmesini tıklayın.

Sık kullanılan komutlar ve özelleştirme seçeneklerinden oluşan bir menü görünür.

Microsoft Office Düğmesi

Hızlı Erişim Araç Çubuğu

İlk menü bölümündeki bir komutu tıklamak, o komutu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na ekler .

Ayrıca Bakınız Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda gösterilen komutları özelleştirmek hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek” başlığa bakın .

5. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir menüsünde, Şeridin Altında Göster‘i tıklayın.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu, sekmeler ve ileti üstbilgisi arasında bir konuma taşınır değişir. Hızlı Erişim Çubuğu’na birçok ek komut eklerseniz ve ileti başlığı çubuğunda gösterilen metni kapatmaya başlarsa, bu konumdan yararlanabilirsiniz.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun alternatif konumu

İleti Penceresinde Çalışmak 77

78 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

6. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu eski yerine taşımak için, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir menüsünde, Şeridin Üstünde Göster’i tıklayın.

İleti penceresindeki komutlar, dört sekme içindeki gruplar halinde düzenlenmiştir:

l İleti

l Ekle

l Seçenekler

l Metni Biçimlendir

İpucu Bilgisayarınızda yüklü olan programlara bağlı olarak, Şerit’te burada belirtilenlerden farklı sekmeler ve gruplar da görünebilir.

Varsayılan ayar olarak İleti sekmesi etkindir. İletiler oluşturmakla ilgili komut düğmeleri, bu sekmedeki altı grupta düzenlenmiştir:

l Pano

l Temel Metin

l Adlar

l Ekle

l Seçenekler

l Yazım Denetleme

Yalnızca bu sekmedeki komutları kullanarak standart bir e-posta iletisi oluşturabilir ve gönderebilirsiniz.

7. İleti sekmesini çift tıklayın.

Etkin sekmeyi çift tıklamak, Şerit’i gizler ve ileti için daha geniş bir alan sağlar.

Gizli sekmeler

8. Ekle sekmesini tıklayın.

Şerit, Ekle sekmesi etkin olarak yeniden görünür.

İpucu Şerit’ten başka bir yeri (örneğin içerik bölmesini) tıklarsanız, Şerit yeniden gizlenir. Bu uygulama, yeniden bir sekmeyi çift tıklayana kadar varsayılan ayar olarak kalır.

Ekleyebileceğiniz öğelerle ilgili komut düğmeleri, bu sekmedeki altı grupta düzenlenmiştir:

l Ekle

l Tablolar

l Çizimler

l Bağlantılar

l Metin

l Simgeler

9. Seçenekler sekmesini tıklayın.

İletilerin biçimlendirilmesi, görünüşü ve işlemlerle ilgili komut düğmeleri, bu sekmedeki beş grupta düzenlenmiştir:

l Temalar

l Alanlar

l Biçim

l İzleme

l Diğer Seçenekler

İleti Penceresinden Çalışmak 79

80 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

10. Metni Biçimlendir sekmesini tıklayın.

İleti içeriğinin görünümüyle ilgili komut düğmeleri, bu sekmedeki altı grupta düzenlenmiştir:

l Pano

l Yazı Tipi

l Paragraf

l Stiller

l Yakınlaştır

l Düzenleme

Bu sekmedeki komutların çoğu, İleti sekmesinde de görünür.

KAPATIN İleti penceresini kapatın.

Outlook İleti BiçimleriOutlook e-posta iletilerini üç ileti biçiminde gönderip alabilir:

l Köprü Metni İşaretleme Dili (Hypertext Markup Language-HTML) paragraf stillerini (numaralı ve madde işaretli listeler de dahil olmak üzere), karakter stillerini (yazı tipi ve boyutu, renkler, ağırlık gibi) ve arka planları (renkler ve resimler gibi) destekler. Hepsi olmasa da e-posta programlarının çoğu HTML biçimini destekler; desteklemeyenler HTML iletilerini Düz Metin olarak görüntüler.

l Zengin Metin Biçimi (RTF) HTML’ye göre daha çok paragraf biçimlendirme seçeneğini (kenarlıklar ve gölgelendirme gibi) destekler ama yalnızca Outlook ve Microsoft Exchange Server’la uyumludur. Outlook, RTF iletilerini Exchange ağınızın dışındaki alıcılara gönderirken HTML’ye dönüştürür.

l Düz Metin HTML ve RTF iletilerinde bulunan biçimlendirme özelliklerini desteklemez ancak tüm e-posta programları tarafından desteklenir.

İletiler Oluşturmak ve GöndermekHangi e-posta hesap türüne sahip olursanız olun bir İnternet bağlantınız olduğu sürece, çalıştığınız kuruluş içindeki ve dünyanın dört bir köşesindeki insanlara iletiler gönderebilirsiniz. Özel yazı tipleri ya da renkleri kullanarak ve kişi bilgilerinizi bir e-posta imzası ya da kartvizit biçiminde ekleyerek iletilerinizi kişiselleştirebilirsiniz. (Temalar ve sayfa arka planları gibi başka biçimlendirmeler de yapabilirsiniz ancak e-posta alıcıları bunları her zaman istediğiniz gibi göremez; bu da iletilerinizin yeterince profesyonel görünmemesine neden olabilir.) Başlıklar, listeler ya da tablolar ekleyerek iletinin daha okunur olmasını sağlayabilir; çizelgeler, resimler, küçük resimler ya da diğer türlerde grafikler ekleyerek bilgileri grafik biçiminde sunabilirsiniz. İletinize dosyalar ekleyebilir, dosyalar ya da Web sayfaları gibi diğer bilgilere bağlayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız İletileri biçimlendirmek hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki “İletilerin Görünümünü Kişiselleştirmek” başlığına bakın .

İletileri AdreslemekBir e-posta iletisini adreslemek, iletiyi alması istenen kişinin e-posta adresini Kime kutusuna yazmak kadar basittir. Bir iletiyi birden çok kişiye göndermek, bazı alıcıları iletinin farklı düzeyde muhatabı olduğunu belirtmek ya da bazı kişileri diğer alıcıların bilgisi olmadan eklemek istiyorsanız, aşağıda bu uygulamalarla ilgili bazı ipuçları verilmiştir.

Varsayılan ayar olarak, Outlook birden çok e-posta adresini noktalı virgülle ayırmanızı gerektirir. Tercih ederseniz, Outlook’un hem virgül hem de noktalı virgülü kabul etmesini sağlayabilirsiniz. Bunu yapmak için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın.

2 . Seçenekler iletişim kutusunda Tercihler sekmesindeki E- Posta Seçenekleri‘ni tıklayın.

3 . Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri‘ni tıklayın.

4 . İleti gönderirken alanında Adres ayırıcısı olarak virgül kullanmaya izin ver onay kutusunu seçip her üç iletişim kutusunda da Tamam ‘ı tıklayın.

Kime, Bilgi ya da Gizli kutularına bir e-posta adresi yazarken Outlook, eşleşen adresleri kutunun altında bir listede görüntüler. Listeden bir ad ya da e-posta adresi seçip bu ismi ya da adresi kutuya eklemek için Tab ya da Enter tuşlarına basın.

İletileri Oluşturmak ve Göndermek 81

82 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

E-posta hesabınız bir Exchange Server ağının parçasıysa, yalnızca e-posta diğer adını (örneğin, elif) yazarak, aynı ağdaki başka bir kişiye iletiler gönderebilirsiniz; “at” simgesi (@) ve alan adı gerekli değildir.

Bir iletinin alıcısının adresi adres defterinizde varsa, o kişinin adını yazdığınızda Outlook onun e-posta adresini arayacaktır. (Outlook’un o adı doğrulamasını bekleyebilir ya da adres kutusundaki adları ve adresleri hemen doğrulamak için Ctrl+K tuşlarına basabilirsiniz.) Varsayılan ayar olarak, Outlook Genel Adres Listesi’nde ve ana adres defterinde arama yapar. Outlook’un diğer adres defterlerinde de arama yapmasını sağlamak için:

1 . Araçlar menüsünde Adres Defteri‘ni tıklayın.

2 . Adres Defteri penceresinde Araçlar menüsündeki Seçenekler‘i tıklayın.

3 . Adresleme iletişim kutusunda Ekle‘yi tıklayın.

4 . Adres Listesi Ekle iletişim kutusunda eklemek istediğiniz adres listesini seçtikten sonra Ekle‘yi tıklayın. Kapat‘ı tıklayın.

5 . Adresleme iletişim kutusunda Tamam ‘ı tıklayın. Adres Defteri penceresini kapatın.

Yeni iletinin Kime, Bilgi ya da Gizli kutusuna yazdığınız bir ad için Adres defterinde bir girdi yoksa, iletiyi gönderirken Outlook, bir adres defteri girdisini seçmenizi ya da tam bir e-posta adresini yazmanızı ister.

Bilgi Kopyası GöndermekBir iletiyi bir kişiye yalnızca bilgilendirme amaçlı göndermek için onun e-posta adresini Bilgi kutusuna yazın. Kişiye konu hakkında bilgi vermek ama iletişime dahil olmasının gerekmediğini belirtmek için bu yolu izleyebilirsiniz. Bir iletiyi diğer alıcıların bilgisi olmadan birine göndermek için onun e-posta adresini Gizli kutusuna yazıp gizli bilgilendirme gönderin. Outlook varsayılan ayar olarak Gizli alanını görüntülemez. Gizli alanını görüntülemek için şu adımları izleyin:

1 . Bir ileti penceresi görüntüleyin.

2 . Seçenekler sekmesinde Alanlar grubundaki Gizli Alanını Göster düğmesini tıklayın.

Gizli kutusuna girilen adresler, iletinin diğer alıcıları tarafından görünmez, özgün iletiye verilen yanıtlara da eklenmezler.

İleti Taslaklarını KaydetmekBir iletiyi kaydedene ya da gönderene kadar, Outlook Taslaklar klasörünüzde iletinin geçici bir kopyasını tutar. İletiyi göndermeden önce Outlook’u kapatırsanız (ya da bir sorun yüzünden Outlook ya da bilgisayarınız kapanırsa) taslak çalışmanızın çoğunu ya da tümünü korur. Bir iletinin ilk taslağı kaydedildiğinde (otomatik olarak ya da elle), ileti üstbilgisinde “Bu ileti gönderilmedi” yazılı bir uyarı görünür.

İleti penceresinin Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki Kaydet düğmesini tıklayarak ya da ileti penceresini kapatıp taslağı tutmak isteyip istemediğinizi soran Microsoft Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayarak bir ileti taslağını istediğiniz zaman kaydedebilirsiniz. (Hayır’ı tıklarsanız, Outlook taslağı siler.) Bir taslak ileti üzerinde çalışmaya yeniden başlamak için, Posta modülünü görüntüleyip Gezinti Bölmesi’nde Taslaklar klasörünü tıkladıktan sonra açmak istediğiniz iletiyi çift tıklayın.

Sorun giderme Adobe Acrobat’ın 6 ya da 7. sürümünü kullanan bazı kullanıcılar, Outlook 2007’de yeni iletiler oluştururken ya da iletileri yanıtlarken sorunlarla karşılaşabilirler. Adobe Acrobat yüklüyse ve bu tür sorunlar yaşıyorsanız, Adobe Outlook eklentilerini kaldırmayı deneyin .

Bu alıştırmada yeni bir e-posta iletisi oluşturacak ve göndereceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.

Yeni bir ileti penceresi açılır.

İçerik bölmesi

İleti üstbilgisi

Yeni Posta İletisi

İletileri Oluşturmak ve Göndermek 83

84 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

İpucu Yeni Posta İletisi okunu tıklayarak, randevular, kişiler, görevler ya da fakslar gibi Outlook öğeleri yanında klasörler ve veri dosyaları gibi yapısal öğeleri de oluşturabilirsiniz.

2. Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi girin.

3. Konu kutusuna AA Fuar Programı yazın.

Önemli Bu iletinin konusu AA ile başlar, böylece kolaylıkla Gelen Kutusu ve Giden Kutusu klasörlerinizdeki diğer iletilerden ayırt edebilirsiniz.

4. İçerik bölmesine Fuarda aşağıda belirtilen kişiler çalışacaktır: yazın ve iki kere tuşuna basın. İlk dört adın her birinden sonra bir kez ve en sonda iki kere

tuşuna basarak şu adları yazın: Aslı, Bülent, Cenk, Deniz, Elif .

5. Ad listesini seçin. İleti sekmesinde Temel Metin grubundaki Madde İşaretleri düğmesini (okunu değil) tıklayın.

İpucu Madde İşaretleri düğmesi, Metni Biçimlendir sekmesinin Paragraf grubunda da vardır.

Outlook, ad listesini madde işaretli basit bir listeye dönüştürür.

İpucu Bu kitapta bir komutu uygulamanız için yönergeler verildiğinde, komut düğmesinin hangi sekmede ve hangi grup içinde göründüğü belirtilir. Aynı sekmede birden fazla komut düğmesini kullanmanız istendiğinde, gereksiz tekrarlardan kaçınmak için sekme adı her seferinde belirtilmeyecektir.

6. Madde işaretli listeyi seçili bırakarak, Temel Metin grubundaki Madde İşaretleri okunu tıklayın.

Madde İşaretleri

Outlook bu iletinin taslağını kaydetti

Madde İşareti Kitaplığı’ndaki madde işareti türlerini inceleyin. İstediğiniz madde işaretini tıklayarak listede bu madde işaretlerinden birini kullanabilirsiniz.

7. Madde İşaretleri galerisinde Liste Düzeyini Değiştir‘i işaret edin.

Bir liste öğesini madde imi karakteri ve girinti düzeyi ile birbirinden ayrılan dokuz düzeyden herhangi birine indirgeyebilirsiniz (ya da yükseltebilirsiniz).

8. Değişiklik yapmadan Madde İşaretleri galerisini kapatmak için iki kere tuşuna basın.

9. Ekleme noktasını iletinin sonuna taşımak için + tuşlarına basın. Dağıtılacak hediyeler: yazıp iki kere tuşuna basın.

İletileri Oluşturmak ve Göndermek 85

86 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

10. Ekle sekmesinde Tablolar grubundaki Tablo düğmesini tıklayın.

11. Tablo Ekle menüsünde ikinci satırdaki üçüncü hücreyi işaret edin.

İleti penceresindeki Tablo Ekle menüsünün arkasında, tablonun bir önizlemesi görünür. Bu, Outlook’un birçok bölümünde ve diğer Microsoft Office 2007 programlarında bulunan yeni canlı önizleme işlevinin bir örneğidir. Canlı önizlemeyi kullanarak bir seçeneği seçmeden önce etkisini görebilirsiniz.

12. Seçili hücreyi tıklayarak tabloyu iletiye ekleyin.

Şerit’te, Tasarım ve Düzen adlı iki tane Tablo Araçları bağlamsal sekmesi görünür. Bağlamsal sekmeler yalnızca denetledikleri öğeler etkin (seçili) olduğunda görünür. Bağlamsal sekmeler, standart sekmelerden renkleriyle ayrılır: bağlamsal grup adı vurgulanmış ve etkin sekme renklidir. Bağlamsal gruplar birbirlerinden renklerle ayrılır.

13. Aşağıdaki bilgileri tabloya girin: 9:00-11:00 12:00-2:00 3:00-5:00 Fare altlıkları Tişörtler Kalemler

Tablo Seçici

Etkin tabloyu yönetmekle ilgili bağlamsal sekmeler

14. İleti üstbilgisinde Gönder düğmesini tıklayın.

Outlook pencereyi kapatır ve iletiyi gönderir. İletiyi Gelen Kutusu’nda aldığınızda, daha sonra bir alıştırmada kullanmak üzere orada bırakın.

İletilere Dosya EklemekBir dosyayı (Microsoft Office Word belgesi, Microsoft Office Excel elektronik tablosu ya da Microsoft Office PowerPoint sunumu gibi) başka kişilere dağıtmanın kolay bir yolu, dosyayı bir e-posta iletisine eklemektir. İletinin alıcısı dosyayı kendi sabit diskine yükleyebilir, dosyayı iletiden açabilir ya da (Outlook 2007 kullanıyorsa) dosyanın önizlemesini Okuma Bölmesi’nde görüntüleyebilir.

İletilere Dosya Eklemek 87

88 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

İletileri Yeniden Göndermek ve Geri ÇekmekDaha önce gönderdiğiniz bir iletinin (örneğin bir haftalık durum raporunun) yeni bir örneğini göndermek isterseniz, iletiyi yeniden gönderebilirsiniz . Bir iletiyi yeniden göndermek, iletilen bir iletiye eklenmiş olabilecek diğer bilgiler olmadan iletinin yeni bir örneğini oluşturur. Bir iletiyi yeniden göndermek için:

1 . Gönderilmiş Öğeler klasöründen yeniden göndermek istediğiniz iletiyi açın.

2 . İleti sekmesinde Eylemler grubundaki Diğer Eylemler düğmesini tıklayın. Listeden Bu İletiyi Yeniden Gönder’i tıklayın.

Outlook, özgün iletinin aynısı olan yeni bir ileti biçimi oluşturur. İsterseniz göndermeden önce iletinin alıcılarını, konusunu, ekleri ya da içeriği değiştirebilirsiniz.

Bir iletiyi gönderdikten sonra, onu göndermemeniz gerektiğini fark ederseniz (örneğin iletide bir hata varsa ya da yanlış insanlara gönderdiyseniz), Outlook’a iletinin okunmamış tüm kopyalarını silmesini ya da yerine yeni ileti koymasını bildirerek geri çekebilirsiniz. Bir iletiyi geri çekmek için:

1 . Gönderilmiş İletiler klasörünüzden geri çekmek istediğiniz iletiyi açın.

2 . İleti sekmesinde Eylemler grubundaki Diğer Eylemler düğmesini tıklayın. Bu İletiyi Geri Çek’i tıklayın.

3 . Bu İletiyi Geri Çek iletişim kutusunda iletinin okunmamış kopyalarını silme ya da yerlerine yeni ileti koyma seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

İletileri geri çekmek, yalnızca Exchange Server’a bağlı hesaplar için geçerlidir.

Bir dosyayı normal bir ek olarak ya da kuruluşunuzun Microsoft SharePoint ürünleri ve teknolojilerine dayalı bir birlikte çalışma sitesi varsa, bir paylaşılan ek olarak gönderebilirsiniz. Bir paylaşılan ek gönderdiğinizde, Outlook ekli dosya için bir belge çalışma alanı oluşturur ve her alıcıya dosyanın bir kopyasını göndermek yerine çalışma alanını ziyaret etmeleri için bir davetiye gönderir.

Ayrıca Bakınız Bir dosya eki için paylaşılan bir çalışma alanı oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10 . bölümdeki “Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, bir posta iletisinin eki olarak bir Word belgesi ve bir PowerPoint sunumu göndereceksiniz.

KULLANIN 03_Ek belgesini ve 03_Ek sunumunu kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Outlook2007 klasörünün altında Bölüm03 alt klasörü içinde bulunmaktadır. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.

2. Yeni ileti penceresinin Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi yazın.

İpucu Bir önceki alıştırmayı tamamladıysanız, siz yazmaya başlarken Outlook sizin e-posta adresinizi bir listede görüntüleyecektir. Adresi, onu seçmek için Aşağı Ok tuşuna basarak (gerekliyse) ve Enter tuşuna basarak ekleyebilirsiniz.

3. Konu kutusuna AA İlk Taslak yazın.

4. İçerik bölmesine İncelemeniz için bazı bilgiler gönderiyorum . yazın. Bir sonraki satıra geçmek için tuşuna basın.

5. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Dosya Ekle düğmesini tıklayın.

İpucu Dosya Ekle düğmesinin daha büyük bir örneği Ekle sekmesindeki Ekle grubunda vardır.

Dosya Ekle iletişim kutusu açılır ve Belgeler klasörünün içeriğini görüntüler.

Yeni Posta İletisi

İletilere Dosya Eklemek 89

90 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

6. Belgeler\MSP\AA_Outlook2007\Bölüm03 klasörüne gidin, 03_Ek belgesini tıklayın, tuşuna basılı tutarak, 03_Ek sunumunu tıklayın. Ekle ‘yi tıklayın.

Sorun giderme Varsayılan ayar olarak Windows, Explorer pencerelerinde ya da iletişim kutularında dosya uzantıları görüntülenmez. Genellikle dosya türlerini simgelerine bakarak ayırt edebilirsiniz; örneğin 03_Ek dosya adının önünde Word simgesi vardır. Ama bir PowerPoint 2007 sunumunun önündeki simge, sunumun ilk slaydının resmidir ve varsayılan Küçük Resimler görünümünde, yalnızca slaydın arka planını görebilirsiniz.Dosya türünü Görünüm listesinde Ayrıntılar’ı tıklayarak görüntüleyebilirsiniz ya da Görünüm Listesi’nde Çok Büyük Simgeler, Büyük Simgeler, Orta Boy Simgeler ya da Döşeme’yi seçerek daha büyük simgeler görüntüleyebilirsiniz. Bu görünümlerde, simge resminin sağ alt köşesinde PowerPoint simgesinin var olduğunu görebilirsiniz. Windows’un dosya uzantılarını görüntülemesini isterseniz, bir klasörü (Belgeler klasörünüz gibi) görüntüleyin. Düzenle menüsünde Klasör ve Arama Seçenekleri’ni tıklayın ve sonra Klasör Seçenekleri iletişim kutusunun Görünüm sekmesindeki Bilinen Dosya Türleri için Uzantıları Gizle onay kutusunu temizleyip Uygula ya da Tamam’ı tıklayın.

Dosya, ileti üstbilgisinin Eklenen kutusunda görünür.

7. İleti başlığında, Gönder düğmesini tıklayın.

Outlook ileti penceresini kapatır ve iletiyi gönderir. İletiyi daha sonraki bir alıştırmada kullanmak üzere Gelen Kutusu’nda saklayın.

Kişi Bilgilerini GöndermekKendi kişi bilgilerinizi ya da başkalarının bilgilerini, kişinin Outlook kartvizitini bir e-posta iletisine ekleyerek adres defterinizden başka bir Outlook kullanıcısına gönderebilirsiniz. Alıcı daha sonra kişi bilgilerini kendi adres defterine kaydedebilir.

Bir kartvizit göndermek için:

1 . İleti penceresinde İleti sekmesinde Ekle grubundaki Kartvizit Ekle düğmesini tıkladıktan sonra listeden Diğer Kartvizitler’i seçin.

İpucu Daha önce gönderdiğiniz kartvizitler Kartvizit Ekle listesinde görünür. Bir kartviziti listeden seçerek onu iletiye ekleyebilirsiniz.

2 . Tüm kişilerinizi listeleyen Kartvizit Ekle iletişim kutusunda, göndermek istediğiniz kartı ya da kartları seçip Tamam’ı tıklayın. Birden çok adres defteriniz varsa, Konum listesini tıklayarak başka bir adres defterini görüntüleyebilirsiniz.

Birden çok ardışık kartı seçmek için ilk kartı tıklayın, diğer kartları seçmek üzere Shift tuşunu basılı tutarak Aşağı Ok ya da Yukarı Ok tuşuna basın. Birden çok ardışık olmayan kart seçmek için ilk kartı tıklayın, diğer kartları seçmek üzere tuşunu basılı tutarak bir sonraki kartı tıklayın ve böyle devam edin.

İletinin alıcısı, kartviziti, alınan iletiden Kişiler modülüne sürükleyerek ya da kartı iletiden açıp Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayarak, kişiyi kendi ana adres defterine ekleyebilir.

İpucu Bu kitabın bir önceki bir basımını okuyanlardan, Outlook’ta adres-mektup birleştirme e-posta iletilerinin nasıl oluşturulacağını soran iletiler aldık. Bu aslında Outlook değil Word’un bir işlevidir. Adres mektup birleştirme kullanarak birden çok alıcıya gönderilecek e-posta iletileri oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için Joyce Cox ve Joan Preppernau tarafından yazılan Adım Adım Microsoft Office Word 2007 (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın.

İletilere Dosya Eklemek 91

92 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek“Bir resim bin sözcüğe eştir.” sözü, anlatmak istediklerinizi gitgide küreselleşen bir kitleye net olarak açıklamak zorunda olduğunuz iş sektörü içindeki iletişimler için çok doğrudur. Office 2007 programlarında, SmartArt adı verilen yeni bir özellik vardır. Bu araç, belgeler, elektronik tablolar, sunumlar ve iletiler içinde profesyonel iş grafikleri oluşturmak için çok yararlıdır. E-posta iletilerinizde ilişkiler, süreçler, döngüler, hiyerarşiler, vb.’ni anlatan listeler ve şekilleri kolayca oluşturabilirsiniz. Bir iletiyi gönderirken, Outlook, ileti içindeki tüm SmartArt grafiklerini statik grafiklere dönüştürür.

Bu alıştırmada, bir e-posta iletisi içinde bir SmartArt diyagramı oluşturacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.AÇIN Yeni bir ileti penceresi açın.

1. İleti penceresini ekranı kaplayacak şekilde genişletip içerik bölmesini tıklayın.

2. Ekle sekmesinde Çizimler grubundaki SmartArt düğmesini tıklayın.

SmartArt Grafiği Seç iletişim kutusu açılır.

3. Var olan SmartArt grafiklerine genel olarak bakmak için iletişim kutusunun orta bölmesini aşağı kaydırın. Bir grafiği işaret ederek adını görüntüleyebilirsiniz.

4. Sol bölmede İşlem’i tıklayın. Orta bölmede, en üst satırdaki son simgeyi (Dalgalı Akış) tıklayın.

Seçili SmartArt grafiğinin önizlemesi sağ bölmede görünür. Bu, üç adımlı bir işlemin ayrıntılarını gösteren bir işlem diyagramıdır.

5. SmartArt Grafiği Seç iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

Outlook, seçilen işlem diyagramını içerik bölmesine ekler. Önizlemedeki grafiğe benzer görünümdedir ancak renkler ve üç boyutlu özellikler yoktur. (Biçimlendirme seçeneklerini daha sonra seçeceksiniz.) SmartArt Araçları bağlamsal sekmeleri Tasarım ve Biçim, Şerit’te görünür.

Metin Bölmesi sekmesi

Etkin SmartArt grafiğini yönetmekle ilgili bağlamsal sekmeler

İpucu Herhangi bir SmartArt diyagramında Metin Bölmesi’ni görüntülemek ya da gizlemek için diyagramı tıkladıktan sonra Tasarım bağlamsal sekmesinde Grafik Oluştur grubundaki Metin Bölmesi düğmesini ya da diyagram çizim alanının solundaki Metin Bölmesi sekmesini tıklayabilirsiniz.

İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek 93

94 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

Metin Bölmesi’ne ya da doğrudan diyagrama metin girebilirsiniz; bir diyagram öğesi seçmek ya da ekleme noktasını madde işaretli liste içinde bir yere yerleştirmek, diyagramda ya da Metin Bölmesi’nde karşılık gelen öğeyi seçer. Diyagram türü, Metin Bölmesi’nin altında görünür; diyagram türü adı ona işaret edildiğinde, seçili diyagram türünün amacını açıklayan bir Ekran İpucu görüntülenir.

6. Metin Bölmesi’nde ilk madde işaretinin sağındaki [Metin] yer tutucusunu tıklayın ve Plan yazın.

Siz bölmede yazarken, metin diyagram içinde de görünür.

7. İkinci düzey ilk madde işaretinin sağındaki [Metin] yer tutucusunu tıklayın ve Mevcut müşterilerin incelenmesi yazın. Bir sonraki ikinci düzey madde işaretine geçmek için tuşuna basın, Olası müşterilerin incelenmesi yazın.

Diyagramdaki yazı tipinin boyutu, yazı alanına sığacak biçimde değişir.

8. Metin Bölmesi’nde ve diyagramda başka bir ikinci düzey madde işareti oluşturmak için, tuşuna basın ve Rekabetin analiz edilmesi yazın.

9. Diyagramdaki ikinci mavi kutuyu tıklayarak yer tutucuyu seçin ve Tanımla yazın.

Sözcüğü yazarken metin, Metin Bölmesi’ndeki ikinci ilk düzey madde işaretinde de görünür.

10. Üçüncü mavi kutuya Tasarla yazın.

11. Tasarım bağlamsal sekmesinde Grafik Oluştur grubundaki Şekil Ekle okunu (düğmesini değil) tıklayın. Listeden Sonuna Şekil Ekle’yi tıklayın.

Diyagramın sağında ve Metin Bölmesi’nde yeni bir öğe görünür.

Diyagramın düzenine bağlı olarak seçili şeklin üstüne, altına, önüne ya da arkasına şekiller ekleyebilirsiniz.

12. Yeni eklenen mavi kutuya Geliştir yazın.

13. Metin Bölmesi’nde Geliştir sözcüğünün sonunu tıklayın ve tuşuna basın.

Birinci düzey bir madde işareti ve yeni bir şekil görünür.

14. Test Et yazın ve Metin Bölmesi’nde Kapat düğmesini tıklayın.

Şu andaki geçerli boyutunda diyagram içindeki metni okumak çok zordur.

15. İşaretçi iki başlı ok haline gelene kadar diyagramın sağındaki hareket tutamacını işaret edin. İleti penceresini kaplayıncaya kadar hareket tutamacını sağa sürükleyin.

16. Düzenler grubundaki Diğer düğmesini tıklayın.

Kapat

Diğer

İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek 95

96 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

17. Canlı önizlemeleri ileti penceresinde görüntülemek için Düzenler galerisindeki birkaç diyagram düzenini işaret edin. Sonra ilk satırdaki beşinci simgeyi (Sürekli Blok İşlemi) tıklayın.

İşlem diyagramı düzeni değişir ama içerik aynı kalır.

18. SmartArt Stilleri grubundaki Diğer düğmesini tıklayın.

19. Canlı önizlemelerini ileti penceresinde görüntülemek için SmartArt Stilleri galerisindeki birkaç diyagram stilini işaret edin. Sonra 3-D altındaki ilk simgeyi (Parlatılmış) tıklayın.

20. SmartArt Stilleri grubundaki Renkleri Değiştir düğmesini tıklayın.

Renkler galerisinde görüntülenen renk düzenleri, geçerli temanın çeşitlemeleridir ve altı tematik vurgu rengini yansıtan gruplar içinde düzenlenmişlerdir. Temayı değiştirmek, galerideki renk düzenlerini de değiştirir.

21. Canlı önizlemelerini görüntülemek için birkaç diyagram stilini tıklayın. Renkli altındaki ikinci simgeyi (Renkli Aralık – Vurgu Renkleri 2 ile 3) tıklayın.

22. Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi ve Konu kutusuna AA Gelişim Döngüsü yazın.

23. İletiyi gönderin. Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

24. İletiyi aldığınızda, diyagram Okuma Bölmesi’nde görünür durumdadır. İletiyi açıp diyagramı tıklayın.

Diyagram artık etkin bir SmartArt grafiği değildir; statik bir resme dönüştürülmüştür. İletinizi Gönderilmiş Öğeler klasöründen açarsanız, bu durumun o ileti için de geçerli olduğunu fark edeceksiniz.

KAPATIN İleti penceresini kapatın ve daha sonra başka bir alıştırmada kullanmak üzere iletiyi tutun .

İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek 97

98 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

İleti Ayarlarını ve Teslim Seçeneklerini DeğiştirmekBir ileti gönderirken, isteğe bağlı olarak iletinin ya da başka Outlook öğesinin önemi, duyarlılığı ya da konu kategorisini belirten görsel göstergeler ekleyebilir, diğer insanların ileti içeriğini değiştirmesini ya da iletmesini kısıtlayabilir, oylama düğmeleri biçiminde basit bir geri besleme mekanizması sağlayabilir ve gereksinimlerinize uygun ileti teslim seçenekleri belirtebilirsiniz.

Ortak ileti ayarları ve teslim seçenekleri aşağıda belirtilmiştir:

l Önem . Bir iletinin önemini Yüksek ya da Düşük olarak ayarlayarak aciliyetini belirtebilirsiniz. İleti üstbilgisinde buna karşılık gelen bir duyuru görünür. Önem alanı görünümde yer alıyorsa, Gelen Kutusu’nda ya da başka bir ileti klasöründe önem simgesi görünür.

Yüksek önem düzeyi Gizli

Düzenleme Şekli listesinde Önem’i tıklayarak, iletileri önem düzeyine göre kolayca sıralayabilir ve gruplandırabilirsiniz.

l Duyarlılık . Bir iletinin duyarlılığını Gizli, Kişisel ya da Özel olarak ayarlayarak o iletinin özel kalması gerektiğini belirtebilirsiniz. İleti klasöründe bir gösterge görünmez ama ileti üstbilgisinde Normal dışında bir duyarlılığı belirten bir duyuru görünür. Duyarlılığın, Gelen Kutusu bölmesinde görüntülenen ileti özniteliklere eklenmesini seçebilirsiniz; ancak bu durumda duyarlılık ileti konusunun yerini alır ve bu çok işinize yaramaz.

l Güvenlik . Bir dijital kimliğiniz varsa, iletiyi dijital olarak imzalayabilir ya da iletinin içeriğini şifreleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Dijital imzalar hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın .

l Oy seçenekleri . Sizin ve ileti gönderdiğiniz alıcıların Exchange Server hesabı varsa, iletilerinize oy düğmeleri ekleyerek alıcıların çok tercihli yanıt seçenekleri arasından birini kolayca seçmesini sağlayabilirsiniz.

l İzleme seçenekleri . Teslim ve okundu bilgileri isteyerek iletileri izleyebilirsiniz. Bu bilgiler, alıcının e-posta sunucusu iletiyi alıcıya teslim ettiğinde ve alıcı iletiyi okuduğunda sunucu tarafından otomatik olarak oluşturulan iletilerdir.

l Kategoriler . Bir iletiyi, alıcının Outlook’ta bu iletiyi görüntülediğinde görebileceği bir renk kategorisine atayabilirsiniz.

En sık kullanılan seçenekler, ileti penceresinin İleti sekmesindeki Seçenekler grubunda bulunur. Diğer seçeneklere, Seçenekler grubunun sağ alt köşesindeki İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayarak açabileceğiniz İleti Seçenekleri iletişim kutusundan erişebilirsiniz.

Diğer kişilerin sizden aldıkları iletilere uygulayabilecekleri işlemleri, ileti izinlerini kısıtlayarak sınırlayabilirsiniz. Örneğin, alıcıların iletiyi iletmelerini ya da yazdırmalarını, ileti içeriğini kopyalamalarını ya da iletiyi iletirken ya da yanıtlarken içeriği değiştirmelerini önleyebilirsiniz. (Kısıtlamalar ileti ekleri için de geçerlidir.) Bir ileti penceresi içinde izin seçenekleri hem Office menüsünde hem de İleti sekmesindeki Seçenekler grubunda bulunur.

Ayrıca Bakınız Alıcıların gönderdiğiniz iletileri iletmesini, kopyalamasını ya da yazdırmasını kısıtlamak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın .

İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek 99

100 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

İletilerin Görünüşünü KişiselleştirmekVarsayılan ayar olarak, bir Outlook iletisinin içeriği beyaz bir arka planda, sola hizalı paragraflar şeklinde düzenlenmiş ve siyah, 10 nokta Calibri (Office programlarının bu sürümünde yeni olan, çok kolay okunan tırnaksız bir yazı tipi) yazı tipiyle biçimlendirilmiş olarak görünür. Bir iletinin görünüşünü yerel biçimlendirme (metin ya da paragraf öznitelikleri) ya da genel biçimlendirme (bir tema ya da stil) uygulayarak değiştirebilirsiniz.

Outlook 2007’de var olan yerel biçimlendirme seçenekleri, Office 2007’deki Word ve diğer programlarda bulunan seçeneklerle büyük oranda aynıdır ve bu programlarla çalıştığınız için onları zaten biliyor olabilirsiniz. Yapabileceğiniz biçimlendirme değişiklikleri türlerinin kısa bir özeti aşağıda verilmiştir:

l Yazı tipi, boyutu ve rengi . Çeşitli büyüklüklerde ve sınırsız renk seçeneğiyle 220’den fazla yazı tipi.

l Yazı tipi stili . Normal, kalın, italik ya da kalın italik.

l Alt çizgi stili ve rengi . Her renkte düz, çoklu, noktalı, kısa kesikli çizgi, dalgalı ve bunların pek çok birleşimleri.

l Efektler . Üstü çizili, üst simge, alt simge, gölge, anahat, kabarık, basık, küçük büyük, tümü büyük ya da gizli.

l Karakter aralığı . Ölçek, aralık, konum ve yazı tipi aralığı.

l Paragraf öznitelikleri . Hizalama, girinti ve aralık.

Genel biçimlendirme seçenekleri, birkaç tıklamayla uygulayabileceğiniz yerel biçimlendirme kümeleridir. Çeşitli biçimlendirme seçeneklerinin önceden seçilmiş bir birleşimini tüm iletiye uygulamak için bir tema kullanırsınız. Ayrıca Office 2007, Hızlı Stiller adı verilen ve bir iletideki her öğeye ayrı ayrı uygulayabileceğiniz yeni, kullanışlı bir biçimlendirme seçenekleri kümesi sunar.

Hızlı Stilleri genellikle iletilerden çok Word belgelerinde kullanacak olsanız da bu bölümde konuyla ilgili genel bir özet sunacağınız, sonra kendiniz daha ayrıntılı olarak inceleyebilirsiniz. Bir ileti penceresi içinde Hızlı Stiller, Metni Biçimlendir sekmesindeki Stiller grubunda bulunur. Aralarında başlıklar, üstbilgiler, listeler, alıntılar, vurgu, vb. için çeşitli standart stiller vardır. Hızlı Stiller galerisindeki bir stili işaret ederek, o stilin metnin üzerindeki etkisinin canlı önizlemesini görebilirsiniz.

Var olan 11 stil kümesinden birini seçerek (ya da kendi özel kümenizi oluşturarak), Hızlı Stiller galerisindeki tüm stillerin görünümünü değiştirebilirsiniz. Bir stil kümesini seçmek, geçerli belgedeki tüm metnin görünümüyle birlikte Hızlı Stil galerisindeki simgelerin görünümümü de değiştirir. Metni Biçimlendir sekmesindeki Stiller grubunda bulunan Stilleri Değiştir düğmesini tıkladıktan sonra Stil Kümesi, Renkler ya da Yazı Tipleri’ni işaret ederek bir stil kümesi, renk düzeni ya da yazı tipi kümesini seçebilir ya da önizlemesini görüntüleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Hızlı Stiller, stil kümeleri, renk düzenleri ve yazı tipi kümeleri hakkında daha fazla bilgi için, Joyce Cox ve Joan Preppernau tarafından yazılan Adım Adım Microsoft Office Word 2007 (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın .

Bu alıştırmada, bir e-posta iletisinin yazı tipini ve arka plan rengini değiştirirken Outlook’un bu sürümünde yeni ya da geliştirilmiş olan bazı biçimlendirme özelliklerini kullanmayı deneyeceksiniz. Daha sonra, aynı iletiye bir tema uygulayarak yerel biçimlendirmenin üstüne yazacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek 101

102 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.AÇIN Yeni bir ileti penceresi açın.

1. İçerik bölmesine Sizi önümüzdeki hafta yapacağımız kutlamada görmek istiyoruz! yazın.

2. İşaretçi (paragrafı işaret eden) bir ok halini alana kadar az önce yazdığınız cümlenin sol kenarını işaret ederek cümleyi seçin ve bir kez tıklayın.

Mini araç çubuğu görünür.

Bağlama duyarlı bu araç çubuğu, bir harf, sözcük ya da cümleyi fareyi kullanarak seçtiğiniz zaman, çeşitli biçimlendirme seçeneklerini hemen kullanılabilir yapar. Araç çubuğu ilk göründüğünde neredeyse saydamdır ve üzerini işaret ederek etkinleştirmezseniz kısa bir süre sonra yok olur.

3. Mini araç çubuğu‘nda Yazı Tipi okunu tıklayın.

İpucu Mini araç çubuğu görünür değilse, Yazı tipi kutusunu İleti sekmesindeki Temel Metin grubunda ve Metni Biçimlendir sekmesindeki Yazı Tipi grubunda bulabilirsiniz.

Yazı Tipi

Outlook 2007’de, Outlook’un önceki sürümlerine göre çok daha fazla sayıda yazı tipi vardır. Her yazı tipinin adı, listede o yazı tipinde görünür, böylece size cazip gelen bir yazı tipini kolayca seçebilirsiniz.

4. Yazı Tipi listesini aşağı kaydırın, farklı yazı tiplerini inceleyin ve ardından Franklin Gothic Medium‘u tıklayın.

Seçili metnin yazı tipi değişir.

5. Mini araç çubuğundaki ya da Metni Biçimlendir sekmesinde Yazı Tipi grubundaki Yazı Tipi Boyutu okunu tıklayın ve listeden 12‘yi seçin.

Seçili metnin boyutu değişir.

6. Hiçbir harf seçmeden önümüzdeki sözcüğünü tıklayın. Metni Biçimlendir sekmesinde Yazı Tipi grubundaki Yazı Tipi Rengi okunu tıklayın.

Outlook 2007, yeni bir tema renkleri (seçili temaya bağlı olarak değişir) ve standart renkler paleti sunar.

7. Yazı Tipi Rengi galerisinde Standart Renkler’in altında Kırmızı kutusunu tıklayın.

önümüzdeki sözcüğünün yazı tipi rengi kırmızı olur. Onu seçmediğiniz halde tüm sözcüğün değiştiğine dikkat edin. Bu, Outlook 2007’nin yeni bir özelliğidir.

8. önümüzdeki sözcüğünü çift tıklayın ve Mini araç çubuğu‘ndaki (ya da Pano grubundaki) Biçim Boyacısı düğmesini tıklayın. Bir kez hafta sözcüğünü tıklayın.

Yazı Tipi Boyutu

Yazı Tipi Rengi

Biçim Boyacısı

İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek 103

104 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

Outlook, önümüzdeki sözcüğünün biçimlendirmesini hafta sözcüğüne kopyalar. Biçim Boyacısı’nı kullanarak biçimlendirmeyi bir öğeden diğerine kopyalayabilirsiniz. Biçimlendirmeyi birden çok öğeye kopyalamak için, Biçim Boyacısı düğmesini çift tıklayarak bu özelliği açın ve biçimlendirme uygulamasını tamamladıktan sonra kapamak için yeniden düğmeyi tıklayın.

9. Seçenekler sekmesinde Temalar grubundaki Sayfa Rengi düğmesini tıklayın.

Sayfa Rengi galerisi, Yazı Tipi galerisindekilerle aynı tema renklerini ve standart renkleri içerir .

10. Sayfa Rengi galerisinde herhangi bir rengi işaret edin.

Outlook, ileti penceresindeki rengin canlı önizlemesini görüntüler.

11. Sayfa Rengi galerisindeki renk gradyan alanında, soldan beşinci sütundaki üstten ikinci tonu (Vurgu 1, Daha Açık 60%) tıklayın.

İletinin arka planı seçilen renkle değişir.

12. Temalar grubundaki Temalar düğmesini tıklayın.

Outlook temalar galerisini görüntüler. Her tema simgesinde, tema renkleri altta görünür ve sunum arka planı sağda görünür.

13. Temalar galerisinde Cumba‘yı tıklayın.

İleti arka planı seçilen temaya göre değişir.

Temalar grubundaki Renkler düğmesinde görüntülenen renklerin değiştiğine dikkat edin .

14. Temalar grubundaki Sayfa Rengi düğmesini tıklayın. Listede, yeni sayfa arka planını, renk gradyan alanında görüntülenen yeni renk kümesiyle karşılaştırın. Sayfa arka planı rengi hâlâ Vurgu 1, Daha Açık 60%‘tır (11. adımda seçtiğiniz ton).

İpucu Bu alıştırmada yaptığız biçimlendirmeyle ilgili değişiklikler, yalnızca etkin ileti için geçerlidir ve otomatik olarak diğer iletilere uygulanmayacaktır.

İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek 105

106 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

15. Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi yazın; Konu kutusuna AA Şenlik Anımsatması yazın ve iletiyi gönderin.

İletiyi Gelen Kutusu’nda aldığınızda, daha sonraki bir alıştırmada kullanmak üzere orada saklayın.

İpucu Seçenekler sekmesinde Temalar grubundaki ilgili düğmeleri tıklayarak bir temayla ilişkili renkleri, yazı tiplerini ve efektleri değiştirebilirsiniz. Size özel farklı birleşimler denemek isteyebilirsiniz, ama Outlook’un geniş bir yelpazede sunduğu tema seçeneklerinden birinin ihtiyaçlarınızı karşıladığını göreceksiniz.

İletilere Otomatik Olarak İmza EklemekKâğıt üzerinde bir ileti oluşturduğunuzda, iletinin sonuna adınızı yazarak imza ekleyebilirsiniz. Bir Outlook iletisi oluşturduğunuzda, elle ya da otomatik olarak, önceden tanımlanmış bir metin bloğunu (isteğe bağlı olarak grafiklerle birlikte) ekleyerek iletinin sonuna bir e-posta imzası ekleyebilirsiniz. E-posta imzası, ileti alıcılarına tutarlı bilgi sağlar. E-posta imzanıza istediğiniz her metni ya da grafiği ekleyebilirsiniz; genellikle adınızı ve iletişim bilgilerinizi ekleyebileceğiniz gibi şirket adı, iş unvanı, yasal bir uyarı, şirkete ait ya da kişisel bir slogan, bir fotoğraf, vb. de ekleyebilirsiniz. Outlook 2007 kullanırken, e-posta imzanızın bir parçası ya da tümü olarak elektronik kartvizitinizi ekleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Elektronik kartvizitler hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek” başlığına bakın .

Farklı türlerdeki iletilerde kullanmak üzere farklı imzalar oluşturabilirsiniz. Örneğin, müşterilerle yazışmalar için resmi bir iş imzası, ofis içi yazışmalar için günlük bir iş imzası ve ikincil bir hesaptan gönderilen iletiler için kişisel bir imza oluşturabilirsiniz. Bunun yanında yeni e-postaları gönderirken daha fazla bilgi içeren ve yanıtları gönderirken daha az bilgi içeren bir imza oluşturabilirsiniz. E-posta imzanızın metnini, metin iletileriyle aynı şekilde biçimlendirebilirsiniz.

Bu alıştırmada bir e-posta imzası oluşturacak ve ardından Outlook’a, oluşturduğunuz tüm yeni e-posta iletilerine bu imzayı eklemesini bildireceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın.

Seçenekler iletişim kutusu açılır.

2. Posta Biçimi sekmesinde İmzalar düğmesini tıklayın.

İmzalar ve İleti Örneği iletişim kutusu açılır.

3. E-posta İmzası sekmesinde Yeni‘yi tıklayın.

İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek 107

108 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

4. Yeni İmza iletişim kutusuna yeni e-posta imzanızın adı olarak İş yazın ve Tamam‘ı tıklayın.

Outlook İş imzasını oluşturur.

5. İmzayı düzenle alanına Saygılarımla yazın ve yanına virgül koyun. tuşuna basın ve ardından adınızı yazın.

6. Adınızı seçin, Yazı Tipi okunu tıklayın. Listeden Lucida Handwriting’i (ya da istediğiniz başka bir yazı tipini) seçin.

7. Yazı Tipi Boyutu okunu tıklayın. Listeden 14‘ü seçin.

8. Yazı Tipi Rengi okunu tıklayın. Standart Renkler’in altındaki Mor kutusunu tıklayın. Yaptığınız değişiklikleri görmek için adınız dışında başka bir yeri tıklayın.

Yazı Tipi

Yazı Tipi Boyutu

Yazı Tipi Rengi

9. İstediğiniz diğer biçimlendirmeleri uygulayın.

İpucu Elektronik kartvizitinizi imzanızın bir parçası olarak eklemek istiyorsanız, Kartvizit düğmesini tıklayın. Kartvizit Ekle iletişim kutusunda, adınızı bulup tıklayın ve Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisine oluşturduğunuz herhangi bir imzayı elle ekleyebilirsiniz ama Outlook’un sizin yerinize eklemesini sağlamak dahaişlevseldir.

10. Varsayılan imzayı seç alanında Yeni iletiler okunu tıklayın. Listeden İş‘i seçin.

Artık Outlook, bu hesaptan gönderdiğiniz tüm yeni e-posta iletilerine imzanızı ekleyecektir ama yanıtlara ya da iletilenlere eklemeyecektir.

İpucu Outlook’ta kurulu birden çok e-posta hesabınız varsa, Outlook’un her bir hesaptan gönderilen iletilere farklı bir imza eklemesini isteyebilirsiniz. Bunu yapmak için, E-posta Hesabı listesinde o hesabı tıklayın, Yeni İleti ve/veya Yanıtlar/İletilenler listesinde o hesapla kullanmak istediğiniz imzayı tıklayın ve Tamam‘ı tıklayın.

11. İstediğiniz diğer değişiklikleri yapın ve ardından açık olan iki iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek 109

110 Bölüm 3 E-Posta İletileri Göndermek

12. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.

İçerik bölmesinde e-posta imzanızın bulunduğu yeni bir ileti açılır.

İpucu Otomatik olarak eklenen imzayı, diğer bütün metinler gibi seçip silerek bir iletiden kaldırabilirsiniz.

KAPATIN İleti penceresini kapatın.YAPIN Bu alıştırmada oluşturduğunuz İş imzasını kullanmak istemiyorsanız, Yeni İletiler imzasını <yok>seçeneği seçili olacak şekilde ayarlamayı unutmayın.

Önemli Noktalar l Outlook 2007’de bir ileti oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm komutlar, ileti

penceresinin üstündeki Şerit’te, işlevlerine göre sekmeler halinde gruplanmıştır.

l Metin, köprüler ve ekler içeren e-posta iletilerini kolayca oluşturabilirsiniz.

l Çok çeşitli biçimlerde iletiler gönderebilirsiniz. Bazı ileti biçimleri diğerlerinden daha fazla biçimlendirme seçeneğini destekler. HTML ya da Zengin Metin Biçimlendirme’yi desteklemeyen e-posta programlarını kullanan alıcılar, iletiyi düz metin olarak göreceklerdir.

l İleti metnini ve arka planını biçimlendirmek için, tek tek biçimlendirme seçeneklerini ve stilleri kullanabilir ya da bir tema uygulayabilirsiniz.

l Outlook 2007, Word 2007 ve PowerPoint 2007’de var olan yeni SmartArt özelliğini kullanarak profesyonel iş grafikleri oluşturabilirsiniz.

l Bir elektronik kartvizit kullanarak kişi bilgilerini otomatik olarak e-posta iletilerine ekleyebilirsiniz. Farklı amaçlar için farklı imzalar oluşturabilir ve Outlook’un e-posta hesabına ve ileti türüne bağlı olarak belirli bir imzayı eklemesini sağlayabilirsiniz.

Önemli Noktalar 111

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

Yeni posta bildirimleriyle çalışmak, sayfa 126

Bir iletiden görev ya da randevu oluşturmak,

sayfa 130

İletileri ve ileti eklerini görüntülemek, sayfa 114

Bir Bakışta Bölüm

113

Bir Bakışta Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 İletileri ve ileti eklerini görüntülemek. 4 İletileri yanıtlamak ve iletmek. 4 Yeni posta bildirimleriyle çalışmak. 4 Bir iletiden görev ya da randevu oluşturmak. 4 İletileri yazdırmak.

Aldığınız yeni e-posta iletilerinin çoğu Microsoft Office Outlook Gelen Kutusu’nda görünür. (Bu kuralın dışında kalanlar, sizin ya da yöneticinizin koyduğu kurallarla işlenen iletiler ile şüpheli içerik nedeniyle Önemsiz E-posta klasörüne yönlendirilenlerdir.)

İletiler Gelen Kutusu’na ulaştıktan sonra, onları çeşitli biçimlerde işleyebilirsiniz. Örneğin:

l İletiyi Okuma Bölmesi’nde ya da bir ileti penceresinde okuyabilirsiniz.

l Ekleri Okuma Bölmesi’nde ya da uygun programda görüntüleyebilir ve sabit diskinize kaydedebilirsiniz.

l Yalnızca iletiyi gönderene ya da iletiyi gönderenle birlikte tüm alıcılara yanıt verebilirsiniz.

l İletiyi başka birine iletebilirsiniz.

l İletiye bağlı olarak bir randevu ya da görev oluşturabilirsiniz.

l İletileri kategorilere ayırabilir ya da ileride başvurmak üzere bir Outlook klasöründe dosyalayabilirsiniz.

l İleride “basılı” bir kopyaya başvurmak üzere iletiyi yazdırabilirsiniz.

l İletiyi silebilirsiniz.

Çevrimiçi çalışırken, genellikle iletiler e-posta sunucunuz tarafından işlenir işlenmez onları alırsınız. Çevrimdışı çalışıyorsanız, yeni iletileri karşıdan yüklemek için sunucunuza bağlanmanız gerekecektir. Bunu elle yapabilir ya da Outlook’u, yeni iletileri otomatik olarak düzenli aralıklarla kontrol etmek üzere ayarlayabilirsiniz.

114 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

Ayrıca Bakınız Outlook kuralları hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “İletileri İşlemek için Kurallar Oluşturmak” başlığına ve önemsiz e-posta hakkında daha fazla bilgi için aynı bölümdeki “İstenmeyen İletileri Engellemek” başlığına bakın .

Bu bölümde, e-posta iletilerini almak, görüntülemek, yanıtlamak ve başka şekilde işlemeyi öğreneceksiniz. İletilerin ve onlara eklenmiş dosyaların önizlemesini ve kendisini görüntüleyeceksiniz. İletileri yanıtlayacak ve ileteceksiniz. Ardından Yeni Posta bildirimleri yoluyla gelen iletilerle çalışacak ve bildirimleri istediğiniz biçimde görüntülemek üzere yapılandırmayı öğreneceksiniz. Bir iletiyi izlemek için bayrakla işaretleyecek ve Yapılacaklar listesinde görünmesini sağlayacak, iletiden bir randevu oluşturacak ve iletiyi yazdıracaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

İletileri ve İleti Eklerini GörüntülemekOutlook’u her açtığınızda ve e-posta sunucusuna bağlandığınızda, son bağlandığınızdan bu yana gelen yeni iletiler Gelen Kutusu’nda görünür. Ayarlarınıza bağlı olarak, Outlook ya tüm iletiyi ya da ileti üstbilgisini bilgisayarınıza yükler; ileti üstbilgisi, ileti hakkında aşağıdakiler gibi temel bilgiler sağlar:

l Öğe türü (ileti, toplantı isteği, görev ataması, vb.)

l Kimin gönderdiği

l Ne zaman aldığınız

l Konu

l İlettiğiniz ya da yanıtlandığınız

l Ek içerip içermediği

l Dijital olarak imzalanıp imzalanmadığı ya da şifrelenip şifrelenmediği

l Yüksek ya da düşük öneme sahip olarak işaretlenip işaretlenmediği

Gönderen, konu ve alınma zamanı

Anımsatıcı eklenmiş toplantı isteği

Önem

Okunmuş ve yanıtlanmış

Okunmamış ileti

Bir ya da birden çok ek içeriyor

Henüz okumadığınız iletiler kapalı zarf simgesiyle ve kalın başlıkla belirtilir. Bir ileti metnini çeşitli yollarla görüntüleyebilirsiniz:

l İleti listesindeki bir iletinin üstbilgisini çift tıklayarak onu kendi penceresinde açabilirsiniz.

l İleti listesindeki bir iletinin üstbilgisini tıklayıp Okuma Bölmesi’nde görüntüleyerek iletiyi açmadan okuyabilirsiniz.

l Ara Çubuğunu Kullanarak Tek Tuşla Oku seçeneğini etkinleştirirseniz, Space tuşuna basarak bir iletinin sayfalarında ilerleyebilirsiniz. Bir iletinin sonuna ulaştığınızda, bir sonraki iletinin ilk sayfası görüntülenir. Birkaç iletiyi arka arkaya Okuma Bölmesi’nde okumak istiyorsanız ya da Space tuşuna basmak, fare kullanarak Okuma Bölmesi’ni kaydırmaktan daha kolay geliyorsa, bu seçenek sizin için uygundur. Bu seçeneği etkinleştirmezseniz, bir iletiyi görüntülerken Space tuşuna basmanın hiçbir etkisi olmaz. Bu nedenle, kullanacağınızdan emin olmasanız bile etkinleştirmenin bir zararı yoktur.

İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek 115

116 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

İpucu Space tuşuna basarak iletilerdeki sayfalarda ilerleyip ilerlemeyeceğinizi kontrol etmek için, Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Diğer sekmesinde Outlook bölmeleri altındaki Okuma Bölmesi’ni tıklayın. Okuma Bölmesi iletişim kutusunda Ara Çubuğunu Kullanarak Tek Tuşla Oku onay kutusunu seçin ya da temizleyin ve iki kere Tamam’ı tıklayın.

l Otomatik Önizleme özelliğini kullanarak, her iletinin ilk üç satırını ileti üstbilgisi altında görüntüleyebilirsiniz. Genellikle bir iletinin ilk üç satırına göz gezdirmek, o iletiyi nasıl yöneteceğinizle ilgili temel kararları vermenize yetecek bilgiyi sağlar. Tek olumsuz tarafı, varsayılan İletiler görünümü her iletiye iki satır ayırırken, Otomatik Önizleme’nin beş satır ayırmasıdır; bu nedenle ekranınızda bir kerede daha az ileti görünebilir.

İletileri Okundu Olarak İşaretlemekBir iletiyi açtığınızda Outlook kapalı zarf biçimindeki ileti simgesini açık zarf olacak şekilde değiştirerek ve ileti listesindeki başlığın kalın yazı tipini normal yaparak, iletiyi okuduğunuzu bildirir. Outlook’a, belirli bir süre bir iletinin önizlemesini Okuma Bölmesi’nde görüntüledikten sonra iletiyi okundu olarak işaretlemesini de bildirebilirsiniz. Bunu yapmak için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsündeki Seçenekler’i tıklayın.

2 . Seçenekler iletişim kutusunun Diğer sekmesinde Outlook Bölmeleri alanındaki Okuma Bölmesi’ni tıklayın.

3 . Okuma Bölmesi iletişim kutusunda Outlook’un, Okuma Bölmesi’nde görüntülediğiniz iletileri nasıl işlemesini istiyorsanız ona karşılık gelen onay kutusunu seçin.

l Okuma Bölmesi’nde görüntülenen öğeleri okundu olarak işaretle . Öğe Okuma Bölmesi’nde beş saniye ya da sizin belirlediğiniz süre boyunca görüntülendikten sonra, Outlook onu okundu olarak işaretleyecektir.

l Seçim değişince öğeyi okundu olarak işaretle. Outlook, başka bir öğeyi seçtiğinizde, ilk öğeyi okundu olarak işaretleyecektir.

4 . Açık iletişim kutularının ikisinde de Tamam’ı tıklayın.

Öğeyi farenin sağ düğmesiyle tıklayarak ve ardından Okundu Olarak İşaretle ya da Okunmadı Olarak İşaretle’yi tıklayarak, bir öğeyi okundu ya da okunmadı olarak elle işaretleyebilirsiniz. (Bağlam menüsü yalnızca geçerli seçeneği gösterir.)

İleti eklerini çeşitli yollarla görüntüleyebilirsiniz:

l Eki, açık bir iletiden ya da Okuma Bölmesi’nden açabilirsiniz.

l Belirli ek türlerinin (Microsoft Office Excel elektronik tabloları, Microsoft Office PowerPoint slayt gösterileri, Microsoft Office Word belgeleri ve Portable Document Format (PDF) dosyaları gibi) önizlemelerini ekli dosyayı açmadan, doğrudan Okuma Bölmesi’nde görüntüleyebilirsiniz. Outlook 2007’nin bu yeni özelliği size zaman kazandırır ve verimliliği artırır. Microsoft dışında başka şirketlerin sağladığı (üçüncü taraf eklentiler adı verilen) eklentileri yüklediğinizde, bu dosya türlerini de görebilirsiniz.

l Eki sabit diskinize kaydedip oradan açabilirsiniz. Bir ekin virüs içerdiğinden şüpheleniyorsanız bu işlemi uygulamanız önerilir, çünkü bu şekilde açmadan önce ek için (bilgisayarınızda bir virüs programı yüklüyse) virüs taraması yapabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Bilgisayarınızı virüslerden korumak hakkında daha fazla bilgi için, Joan Preppernau ve Joyce Cox tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba ya da Online Training Solutions, Inc . tarafından hazırlanan Adım Adım Microsoft Windows XP (Arkadaş Yayınevi, 2005) adlı kitaba bakın .

Bu alıştırmada, bir ileti ve bir ekin önizlemesini görüntüleyecek ve onları açacaksınız.

KULLANIN “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümde oluşturduğunuz AA İlk Taslak iletisini kullanın. Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’nda eki olan herhangi bir iletiyi kullanabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Görünüm menüsünde Otomatik Önizleme’yi tıklayın.

Sorun giderme Görünüm menüsündeki Otomatik Önizleme simgesi gölgeli ise, bu özellik zaten etkinleştirilmiştir.

Her iletinin ilk üç satırı, Gelen Kutusu’nda ileti başlığının altında görünür.

İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek 117

118 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

2. Gelen Kutusu’nda AA İlk Taslak iletisini bulup tıklayın.

Outlook iletiyi Okuma Bölmesi’nde görüntüler. Okuma Bölmesi’nin ileti üstbilgisini ve ekli dosyaların adlarını görüntülediğine dikkat edin .

3. Okuma Bölmesi’nde ileti üstbilgisinin altındaki İleti düğmesini işaret edin.

Sorun giderme Bu alıştırmada eki olmayan bir iletiyle çalışıyorsanız, bir İleti düğmesi görmeyeceksiniz.

Bir Ekran İpucu eklerin sayısını görüntüler.

4. 03_Ek.docx ekini işaret edin.

Bir Ekran İpucu ekli dosyanın adını, türünü ve boyutunu görüntüler.

5. 03_Ek.docx iletisini bir kez tıklayın.

Outlook bu dosyanın önizlemesini görüntüleme istediğini onaylamanızı ister. Bu güvenlik önlemi, virüslerin ya da diğer zararlı içeriğin sizin onayınız olmadan çalışmasını engellemek için tasarlanmıştır.

6. Okuma Bölmesi’nde Dosyanın önizlemesini görüntüle’yi tıklayın.

İpucu Outlook’un, ileride siz kesin olarak izin vermeden eklerin önizlemelerini görüntülemesini istiyorsanız, Bu tür dosyaların önizlemesini görüntülemeden önce her zaman uyar onay kutusunu temizleyin.

Word 2007 belgesi biçimlendirmesini koruyarak, Okuma Bölmesi’nde görünür. Word’u açmadan, tüm belgeyi bu bölme içinde aşağı kaydırarak görebilirsiniz.

İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek 119

120 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

7. 03_Ek.pptx ekini tıklayın. Dosyanın önizlemesini görüntüle düğmesini tıklayın.

Bu PowerPoint sunumunun başlık slaydı Okuma Bölmesi’nde görünür. Bölmenin sağ alt köşesindeki Önceki Slayt ve Sonraki Slayt düğmelerini tıklayarak sunumun slaytları içinde hareket edebilirsiniz.

Slayt gezinti düğmeleri

8. Okuma Bölmesi’nde İleti düğmesini tıklayın.

Okuma Bölmesi’de ileti metni yeniden görünür. Bu şekilde ileti ve ekleri arasında geçiş yapabilirsiniz.

9. Okuma Bölmesi’nde 03_Ek.pptx ekini çift tıklayın. Posta Eki Açılıyor iletişim kutusunda Aç’ı tıklayın.

PowerPoint 2007 başlar ve 03_Ek sunumunu açar.

Ayrıca Bakınız PowerPoint 2007’nin özellikleri hakkında temel bilgiler için Joyce Cox ve Joan Preppernau tarafından yazılan Adım Adım Microsoft Office PowerPoint 2007 (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın .

10. Tekrar Gelen Kutusu’na gitmek için sunumu kapatın.

11. İleti listesinde AA İlk Taslak iletisini çift tıklayın.

İleti kendi penceresinde açılır.

İleti üstbilgisinin ve ekli dosyanın en üstte göründüğüne dikkat edin. Bir eki bir kez tıklayarak ileti penceresinde o ekin önizlemesini görüntüleyebilir ve çift tıklayarak eki açabilirsiniz.

KAPATIN AA İlk Taslak ileti penceresini kapatın.

İletileri Yanıtlamak ve İletmekİleti penceresi ya da Standart araç çubuğundaki Yanıtla, Tümünü Yanıtla ya da İlet düğmelerini tıklayarak aldığınız e-posta iletilerinin çoğunu yanıtlayabilir ya da iletebilirsiniz. Bir iletiyi yanıtlarken, Outlook seçtiğiniz yanıt seçeneğine bağlı olarak, yanıtı ya yalnızca özgün iletinin göndericisine ya da iletinin göndericisi ve iletinin adreslendiği ve kopyalandığı (Kime ve Bilgi kutularında listelenen alıcılar) tüm diğer kişilere adresleyerek Kime ve Bilgi kutularını sizin için doldurur. Outlook gizli kopyaların alıcılarını (Gizli alıcıları) ileti yanıtlarına eklemez. Bir yanıtı göndermeden önce alıcıları ekleyebilir, değiştirebilir ve silebilirsiniz.

Bir iletinin tüm alıcılarını yanıtınıza eklemek için, Tümünü Yanıtla düğmesini tıklayın. Outlook, yanıtınızı özgün iletinin göndericisine ve özgün iletinin Kime kutusunda listelenen tüm alıcılara adresler ve özgün iletinin Bilgi kutusunda listelenen tüm alıcılara bir kopya gönderir.

Benzer biçimde, kısıtlanmış izinlerle gönderilmediği sürece, alınan bir iletiyi herhangi bir e-posta adresine (alıcının Outlook kullanıp kullanmadığına bağlı olmadan) iletebilirsiniz. Bir iletiyi iletirken, Outlook alıcı kutularınızı sizin için doldurmaz.

Ayrıca Bakınız Alıcıların iletileri kopyalamasını, yazdırmasını ya da iletmesini kısıtlamak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın .

İletileri Yanıtlamak ve İletmek 121

122 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

Bir e-posta iletisini yanıtlarken, e-postayla ilgili görgü kurallarına dikkat etmeye özen gösterin. Örneğin, büyük ekler içeren iletileri, eke ihtiyacı olmayan, bant genişliği az bağlantıları olan insanlara iletmeyin. Yanıtınız bir iletinin tüm alıcılarını ilgilendirmiyorsa, özellikle ileti, yüzlerce üyesi olabilecek bir dağıtım listesine adreslenmişse, tüm alıcı listesine yanıt göndermeyin.

İpucu Outlook kullanan kişilerin, gönderdiğiniz bir iletinin yanıtını otomatik olarak tüm alıcılara göndermesini engellemek için, Tümünü Yanıtla işlevi devre dışı bırakılmış özel bir ileti formu yaratabilirsiniz. Daha fazla bilgi için office.microsoft.com/tr-tr/Outlook/HA101316871055.aspx adresindeki “Tümünü Yanıtla ve İlet İşlevlerinin e-posta alıcıları tarafından kullanılmasını önleme” adlı makaleye bakın. Bu yöntem, Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook Express ya da Microsoft Outlook Web Access kullanan alıcıların Tümünü Yanıtla işlevini kullanmasını engellemez. Bununla birlikte iletinizi yanıtlayan kişi kendi yanıtını özgün alıcıların tümüne elle adreslemeyi her zaman seçebilir. İnsanların yanıtları birden çok ileti alıcısına göndermesini engellemenin daha kolay bir yolu, iletiyi kendinize adreslemek ve tüm diğer alıcılara gizli kopyalar göndermektir. Bu durumda alıcı listesini kimse göremeyecektir.

Özgün ileti bir ya da daha çok ek içeriyorsa, yanıtların ekleri kapsamadığına ama iletilenlerin kapsadığına dikkat edin.

İpucu Bir iletide oy düğmeleri varsa, iletiyi açıp göndermek istediğiniz yanıta karşılık gelen düğmeyi tıklayarak yanıt verebilirsiniz. Ya da Okuma Bölmesi’nde Oylamak İçin Burayı Tıklayın etiketli bilgi çubuğunu tıkladıktan sonra istediğiniz seçeneği tıklayabilirsiniz. İleti üstbilgisinde oyunuzun bulunduğu boş bir yanıt göndermeyi seçebilir ya da başka metinler de içerecek biçimde yanıtı düzenleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Diğer Outlook öğelerine yanıt vermek hakkında daha fazla bilgi için “Randevular, Olaylar ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6 . bölüme ve “Görevleri İzlemek” başlıklı 8 . bölüme bakın .

Bir e-posta imzası kullanıyorsanız, yanıtlar ve iletilen iletilerde görünecek, yeni iletilerde varolanlardan farklı bir imza belirtebilirsiniz. Örneğin, yeni iletilerde görünen imzaya tam adınızı, soyadınızı ve kişi bilgilerinizi eklemek, ama yanıtlar ve iletilen iletilerde görünen imzaya yalnızca adınızı eklemek isteyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız E-posta imzaları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3 . bölümdeki “İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek” başlığına bakın .

Alınan bir iletiyi ileti penceresi içinde yanıtlar ya da iletirseniz, yanıtınızı gönderdikten sonra özgün ileti açık kalır. Outlook’a, özgün iletileri yanıtladıktan sonra onları kapatmasını bildirebilirsiniz; o noktada büyük olasılıkla iletiyle çalışmayı bitirmiş olacaksınız. Bunu yapmak için, Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki E-posta Seçenekleri düğmesini tıklayın. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda, Yanıtlanan Veya İletilen Özgün İletiyi Kapat’ı seçip açık iletişim kutularının her ikisinde de Tamam’ı tıklayın.

Bu alıştırmada, iletileri yanıtlayacak ve ileteceksiniz.

KULLANIN “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümde “İletilere Dosyalar Eklemek” konusunda oluşturduğunuz AA İlk Taslak iletisini kullanın. O alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’ndaki herhangi bir iletiyi kullanabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’un Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.AÇIN AA İlk Taslak iletisini açın.

1. İleti penceresinin en üstündeki başlık bilgisine bakın.

Bu iletinin iki ek içerdiğine ve ileti penceresindeki Şerit’ini alınan bir iletide kullanabileceğiniz tüm komutları içeren tek bir sekme (İleti sekmesi) görüntülediğine dikkat edin.

2. İleti sekmesinde Yanıtla grubundaki Yanıtla düğmesini tıklayın.

Outlook, size (özgün göndericiye) adreslenmiş bir yanıt iletisi yaratır. İleti başka kişilere de gönderilmiş olsaydı, yanıt onları kapsamayacaktı.

İletileri Yanıtlamak ve İletmek 123

124 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

İleti konusu satırında, bunun daha önceki bir iletiye yanıt olduğunu belirten Re: (ya da YNT:) öneki görüntülenir. Yanıtın özgün ekleri içermediğine (ve aslında özgün iletide bir ek olduğuna dair hiçbir belirti olmadığına) dikkat edin. İleti üstbilgisiyle birlikte özgün ileti, yatay bir çizgiyle yeni içerikten ayrılmış olarak içerik bölmesinde görünür.

3. İçerik bölmesinde ekleme noktasının bulunduğu yere Bu konuyu kesinleştirmeden önce Pazarlama ekibinden onay almalıyız . yazın.

4. Yanıt iletisi üstbilgisinde Gönder düğmesini tıklayın.

Outlook, yanıtınızı gönderir. (E-posta sunucunuza bağlıysanız, yanıt az sonra Gelen Kutusu’nda görünecektir.) Özgün ileti, ekranınızda açık kalır.

5. Özgün iletide, Yanıtla grubundaki İlet düğmesini tıklayın.

Sorun giderme Özgün ileti kapandıysa, Standart araç çubuğundaki İlet düğmesini tıklayın.

Outlook, iletinin, bir alıcıya adreslenmemiş yeni bir örneğini yaratır. İleti konusu satırına eklenen FW: (ya da İLT:) öneki, bunun iletilen bir ileti olduğunu belirtir. Özgün iletiye eklenmiş olan dosyalar, Eklenen kutusunda görünür. Bunların dışında, ileti önceki yanıt iletisiyle aynıdır.

İletilen bir iletiyi, başka herhangi bir iletiyi adresleyip gönderdiğiniz gibi adresler ve gönderirsiniz.

6. Ekleme noktasının bulunduğu Kime kutusuna kendi e- posta adresinizi yazın. İçerik bölmesine Bunları gözden geçirmeyi unutmayın! yazın.

7. İletiyi gönderip özgün ileti penceresini kapatın.

Sorun giderme Çevrimiçi çalışmıyorsanız, bu iletileri almayacaksınız. Devam etmeden önce sunucunuza bağlanıp iletileri yükleyin.

İkinci ileti Gelen Kutusu’nda göründüğünde, iki iletiyi karşılaştırın. İletilen ileti, özgün iletinin eklerini içerir. Konu satırındaki önekler ve girdiğiniz metin dışında iletiler aynıdır.

KAPATIN Açık olan tüm ileti pencerelerini kapatın.

İletileri SilmekBir iletiyi, kişi kaydını ya da başka bir öğeyi sildiğinizde, Outlook geçici olarak onu posta kutunuzun Silinmiş Öğeler klasörüne taşır. Bu klasörü Gezinti Bölmesi’nden açabilir, silinmiş ama temizlenmemiş öğeleri görebilir ve öğeleri başka klasörlere taşıyarak geri yükleyebilirsiniz. Outlook, siz öğeleri Silinmiş Öğeler klasöründen temizleyene kadar onları kalıcı olarak silmez. Tüm Silinmiş Öğeler klasörünü elle ya da otomatik olarak boşaltabilir ya da öğeleri tek tek kalıcı olarak silebilirsiniz.

Tek bir öğeyi kalıcı olarak silmek için şu adımları izleyin: 1 . Gezinti Bölmesi’ndeki Silinmiş Öğeler klasörünü tıklayarak içeriğini

görüntüleyin. 2 . Silinmiş Öğeler listesindeki silmek istediğiniz öğeyi tıklayın (ya da birden çok

öğe seçin). 3 . Standart araç çubuğunda Sil düğmesini tıklayın (ya da tuşuna basın). 4 . Seçili öğeleri tamamen silmek isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office

Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Silinmiş Öğeler klasörünü elle boşaltmak için şu adımları izleyin: Ü Gezinti Bölmesi‘nde Silinmiş Öğeler klasörünü farenin sağ düğmesiyle

tıklayın“Silinmiş Öğeler” Klasörünü Boşalt’ı tıklayın. Görünen ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Outlook’tan her çıktığınızda Silinmiş Öğeler klasörünü otomatik olarak boşaltmak için aşağıdaki adımları izleyin: 1 . Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. 2 . Seçenekler iletişim kutusunun Diğer sekmesinde, Çıkarken Silinmiş Öğeler

klasörünü boşalt onay kutusunu seçip Tamam’ı tıklayın.

İletileri Yanıtlamak ve İletmek 125

126 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

Yeni Posta Bildirimleriyle ÇalışmakGelen Kutusu’na yeni iletiler, toplantı istekleri ya da görev atamaları ulaştığında, başka bir uygulamada çalışıyorsanız ya da bilgisayardan uzaktaysanız e-posta etkinliklerinden haberiniz olması için Outlook sizi çeşitli biçimlerde uyarır.

l Microsoft Windows görev çubuğunun sağ kenarındaki bildirim alanında bir Yeni Posta İletisi simgesi görünür.

Yeni Posta İletisi simgesi

l Ekranınızda birkaç saniye boyunca, gönderen, konu ve iletinin ilk birkaç kelimesini (yaklaşık 125 karakter) görüntüleyen yarı saydam bir masaüstü uyarısı görünür. Masaüstü uyarısından bir iletiyi açabilir, okundu olarak bayrakla işaretleyebilir, yanıtlayabilir ya da silebilirsiniz.

Masaüstü uyarılarının yerini, saydamlığını ve görüntülenme süresini değiştirebilir ya da onları görüntülememeyi seçebilirsiniz:

l Uyarıyı Outlook program penceresi içine ya da dışına yerleştirebilirsiniz. Örneğin, çoğunlukla Windows görev çubuğu gizli olarak çalışıyorsanız, uyarıları her işaret edişinizde yanlışlıkla görev çubuğunu görüntülememek için uyarıyı görev çubuğundan uzak bir yere yerleştirmek isteyebilirsiniz.

l Uyarı ekranda 3 ile 30 saniye arasında durabilir. Varsayılan değer 7 saniyedir.

l Uyarı düz bir renk ya da yüzde 80’e kadar saydam olabilir. Varsayılan değer yüzde 20 saydamdır. Saydam uyarıların yapmakta olduğunuz işin görünümüne daha az engel olduğunu fark edeceksiniz.

l Outlook penceresi daraltılmışsa ya da başka bir uygulama penceresi etkinse, bir uyarı sesi duyulur. Bu sesi değiştirebilir ya da kapatabilirsiniz.

l Bir ileti aldığınızda fare işaretçisi kısa bir süreliğine biçim değiştirir. Bu özelliği kapatabilirsiniz.

Bu uyarıları özelleştirebilir ya da kapatabilirsiniz.

Bu alıştırmada, masaüstü uyarı ayarlarını özelleştirecek ve iletileri aldığınızda masaüstü uyarıları yoluyla onları işleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsündeki Seçenekler’i tıklayın.

Seçenekler iletişim kutusu açılır.

2. Tercihler sekmesindeki E-posta Seçenekleri düğmesini tıklayın.

Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak 127

128 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

3. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

İpucu Masaüstü uyarılarını kapatmak için Yeni Posta Masaüstü Uyarısı Göster onay kutusunu temizleyin.

4. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda, Masaüstü Uyarısı Ayarları’nı tıklayın.

Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusu açılır.

İpucu Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusuna hızla erişmek için bir masaüstü uyarısı geldiğinde, uyarıdaki Seçenekler düğmesini ve ardından Masaüstü Uyarısı Ayarları’nı tıklayın. Seçenekler düğmesini tıkladıktan sonra Yeni Posta Masaüstü Uyarısını Devre Dışı Bırak’ı tıklayarak masaüstü uyarılarını kapatabilirsiniz.

5. Masaüstü Uyarısı ne kadar süre görünür olmalı kaydırıcısını, kaydırıcı çubuğunun sol ucuna sürükleyerek 3 saniye olarak ayarlayın ve ardından Önizleme’yi tıklayın.

Masaüstünüzün sağ alt köşesinde yarı saydam örnek bir masaüstü uyarısı görünür ve üç saniye sonra kaybolur.

6. Önizleme’yi yeniden tıklayın ve uyarı göründüğünde onu işaret edin.

Saydam uyarı, belirgin hale gelir. Fare işaretçisi uyarının üstünde durduğu sürece uyarı görünür kalır.

7. Örnek masaüstü uyarısını, ekranınızın sağ üst köşesine sürükleyin.

Daha sonra görüntülenecek masaüstü uyarıları, örnek uyarıyı götürdüğünüz yerde görünür.

8. Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusunda Masaüstü Uyarısı ne kadar saydam olmalı kaydırıcısını, kaydırıcı çubuğunun sol ucuna sürükleyerek 0% saydam olarak ayarlayın ve ardından Önizleme’yi tıklayın.

Örnek masaüstü uyarısı ekranın sağ üst köşesinde görünür ve saydamlığı geçerek belirginleşir.

9. Masaüstü uyarısını, görünmesini istediğiniz yere taşıyın. Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusundaki seçeneklerde denemeler yapıp gerektikçe yaptığınız değişikliklerin önizlemelerini görüntüleyerek süreyi ve saydamlığı istediğiniz gibi ayarlayın.

10. İşiniz bittiğinde, açık olan dört iletişim kutusunda da Tamam’ı tıklayın.

11. Standart araç çubuğunda, Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.

Bir yeni ileti penceresi açılır.

12. Kime kutusuna e-posta adresinizi girin. Konu kutusuna AA Uyarı Denemesi 1 yazın.

Önemli Bu kitaptaki alıştırmalarda çalışırken kendinize göndermenizi istediğimiz tüm iletilerin konusu AA ile başlar, böylece uygulama dosyalarını Gelen Kutusu ve Gönderilmiş Öğeler klasörlerindeki diğer iletilerden kolaylıkla ayırt edebilirsiniz.

13. İleti gövdesine Bu bir denemedir yazın. İletiyi gönderin.

Yeni Posta İletisi

Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak 129

130 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

İleti Gelen Kutusu’na ulaştığında, Windows görev çubuğunun sağ ucundaki bildirim alanında Yeni Posta İletisi simgesiyle birlikte ekranınızda masaüstü uyarısı görünür.

14. Masaüstü uyarısı göründüğünde, etkin olarak kalmasını sağlamak için onu işaret edin .

İleti Seçeneklerini görüntüle

İletiyi görev listesesine ekle

Uyarıda görüntülenen metni işaret ederseniz, altı çizili olarak görünür. İletiyi bir ileti penceresinde açmak için altı çizili metni tıklayabilirsiniz.

15. Masaüstü uyarısında Seçenekler düğmesini tıklayın. Okundu Olarak İşaretle’yi tıklayın.

Masaüstü uyarısı kapanır ve Gelen Kutusu’ndaki ileti okunmuş olarak işaretlenir (Gelen Kutusu görünür olsa da olmasa da).

16. Standard araç çubuğunda Yeni Posta İletisi okunu tıklayın. Listeden Toplantı İsteği’ni seçin.

Yeni bir toplantı isteği penceresi açılır.

17. Kime kutusuna e-posta adresinizi yazın. Konu kutusuna AA Uyarı Denemesi 2 yazın. Konum kutusuna Gelen Kutusu yazın ve toplantı istediğini gönderin.

18. Bir Anımsatıcı penceresi açılırsa, Artık Anımsatma’yı tıklayın.

Ayrıca Bakınız Toplantı istekleri hakkında daha fazla bilgi için “Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6 . bölümdeki “Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal Etmek” başlığına bakın .

19. Masaüstü uyarısı göründüğünde, onu işaret edin ve sonra Öğeyi Sil düğmesini tıklayın.

Uyarıyı kapat

İletiyi sil

İleti, Gelen Kutusu’ndan Silinmiş Öğeler klasörüne taşınır ve masaüstü uyarısı kapanır.

Bir İletiden Görev ya da Randevu OluşturmakSık sık başkalarından e-postayla aldığınız bilgilere dayanarak işlem yapmanız gerekir. Başka işlemler yanında, görev listesi ya da takviminize bir öğe eklemeniz gerekebilir.

Seçenekler

Öğeyi Sil

Outlook 2007, bir görevi e-posta iletisinden görev listenize eklemeyi büyük ölçüde kolaylaştırır. Outlook 2003’te, iletileri izlemek için bayraklarla işaretleyebiliyor, bayraklı iletileri bayraklara göre sıralayıp bir klasör içinde ya da İzleme İçin Arama Klasörü’nde görüntüleyip tüm posta kutunuz içinde bulabiliyordunuz. Outlook 2007’de, bir iletiyi herhangi bir klasör içinde bayrakla işaretlemek ya da bir kişi kaydını bayrakla işaretlemek, o öğeyi görev listenize ekleyerek Yapılacaklar Çubuğu ya da Görevler modülünde görünmesini sağlar.

Ayrıca Bakınız Yapılacaklar Çubuğu ve Görev Listesi hakkında daha fazla bilgi için “Outlook 2007’yle Çalışmak” başlıklı 1 . bölümdeki “Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek” başlığına bakın . Görevler oluşturmak ve yönetmek hakkında daha fazla bilgi için “Görevleri İzlemek” başlıklı 8 . bölüme bakın .

İletiyi bayrakla işaretleyerek bir görev oluşturmak çok yararlı olsa da, bazı sınırlamalara dikkat etmelisiniz. İletiyi işaretlemek normal bir görev oluşturmaz; yalnızca iletiyi görev listesine ekler. Bu nedenle bayrakla işaretlenmiş bir iletiyi başka bir Outlook kullanıcısına atayamaz ya da durumunu izleyemezsiniz. İleti penceresi, ileti listesi ya da görev listesindeki bayrağını ya da iletiyi seçtikten sonra Standart araç çubuğundaki İzle düğmesini tıklayarak, onu tamamlanmış olarak işaretleyebilirsiniz: Bunu yapmak iletiyi görev listenizden çıkarır ve bayrağı bir onay işaretine dönüştürür. Ancak bu uygulamanın en önemli dezavantajı, iletiyi saklamak zorunda olmanızdır; onu değişik posta klasörlerine taşıyabilirsiniz ama iletiyi silmek, görevi de silecektir.

İpucu Yalnızca bir ileti bayrağını tıklayarak oluşturulan görevler, görev listenizde varsayılan bitiş tarihi başlığı altında görünür. Bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Hızlı Tıklatma Ayarla’yı tıklayarak varsayılan bitiş tarihini değiştirebilirsiniz. Hızlı Tıklatma Ayarla iletişim kutusunda, varsayılan olarak görünmesini istediğiniz bitiş tarihini (seçenekler: Bugün, Yarın, Bu Hafta, Gelecek Hafta, Tarih Yok, Tamamlandı) seçtikten sonra Tamam’ı tıklayın.Bir iletiyi bayrakla işaretlediğinizde, varsayılandan farklı bir görev bitiş tarihi belirtmek için, bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıklayıp ardından bitiş tarihini tıklayabilirsiniz: Bugün, Yarın, Bu Hafta, Gelecek Hafta, Tarih Yok ya da Özel (belirli başlangıç ve bitiş tarihleri ayarlamanıza olanak tanır).

Outlook e-posta iletisine dayanarak bir Takvim öğesi (bir randevu, olay ya da toplantı isteği) oluşturmak için de kolay bir yöntem sunar; tek yapmanız gereken iletiyi Gezinti Bölmesi’ndeki Takvim düğmesine sürüklemektir. Fare düğmesini bıraktığınızda, bir randevu penceresi açılır. Randevu konusu kutusuna ileti konusu yazılıdır, içerik bölmesinde ileti metni vardır ve ileti ekleri randevuya eklenmiştir. Başlangıç ve bitiş saatleri, geçerli saatin yarım saat sonrasına ayarlanmıştır. Takvim modülü içinde bir olay ya da toplantıyı oluşturduğunuz şekilde, bu randevuyu da bir olay ya da toplantıya dönüştürebilirsiniz. İleti içindeki bilgilerin bir kısmını ya da tümünü, Takvim

Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak 131

132 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

öğesinin parçası olarak koruyabilirsiniz, böylece siz (ve bir toplantı isteği yaratırken diğer katılımcılar) istediğiniz zaman bilgilere kolayca ulaşabilirsiniz. Takvim öğesini oluşturduktan sonra, asıl iletiyi Gelen Kutusu’ndan silebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Outlook Takvim öğeleri oluşturmak ve yönetmek hakkında daha fazla bilgi için Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6 . bölümde bakın .

Bu alıştırmada, bir e-posta iletisinden bir görev ve ardından bir randevu yaratacaksınız.

KULLANIN “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümdeki “İletiler Oluşturmak ve Göndermek” konusunda yarattığınız AA Fuar Programı iletisini kullanın. O alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’ndaki iletilerden herhangi birini kullanabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook Gelen Kutusu’nu ve Yapılacaklar Çubuğu’nu görüntüleyin.

1. İleti listesini aşağı kaydırarak AA Fuar Programı iletisine gidin. İleti üstbilgisinin sağ ucundaki saydam bayrağı tıklayın.

Bayrak kırmızı olur ve Yapılacaklar Çubuğu görev listesindeki Bugün başlığı altında AA Fuar Programı adlı bir görev görünür.

Etkin Olmayan İleti Bayrağı

2. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde AA Fuar Programı görevini işaret edin.

Başlangıç tarihi, anımsatıcı saati, bitiş tarihi, iletinin bulunduğu klasör ve iletiye atanan kategoriyi görüntüleyen bir Ekran İpucu görünür.

3. AA Fuar Programı görevini çift tıklayın.

Bayraklı ileti, bir ileti penceresinde açılır. İleti üstbilgisi, bu iletiyi izlemeniz gerektiğini belirtir. Belirtilen başlangıç ve bitiş tarihleri bugünün tarihleridir.

Görev bilgisi

4. İleti penceresini kapatın.

5. Gezinti Bölmesi’nde Görevler düğmesini tıklayarak Görevler modülünü görüntüleyin.

Etkin görevleriniz Yapılacaklar Listesi’de görünür. Listedeki her öğenin önündeki simge, onun standart bir görev, e-posta iletisi, kişi, vb. olduğunu belirtir. İleti simgeleri Gelen Kutusu’nda gösterilenlerin aynısıdır ve iletinin okunup okunmadığını ve iletiyi yanıtladığınızı ya da ilettiğinizi belirtir.

Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak 133

134 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

6. Yapılacaklar Listesi’nde AA Fuar Programı görevini tıklayarak ayrıntılarını Okuma Bölmesi’nde görüntüleyin.

Bu alıştırmanın amaçları açısından, iş arkadaşlarınızla bu iletinin içeriğini tartışmak üzere bir toplantı düzenlemeniz gerektiği için bu iletiyi izlemek üzere bayrakla işaretlediğinizi varsayın.

7. İletiyi, Yapılacaklar Listesi’nden Gezinti Bölmesi’ndeki Takvim düğmesine sürükleyin ama fare düğmesini bırakmayın .

Sürüklediğiniz iletiyi Takvim düğmesi üzerinde tuttuğunuzda, Gezinti Bölmesi, Posta modülü bilgileri yerine Takvim modülü bilgilerini görüntüleyecek biçimde değişir.

8. İletiyi Takvim düğmesi üzerine bırakarak iletiye dayanan bir randevu yaratın.

Tüm Gün Olayı onay kutusunu seçerek randevuyu bir olaya ya da katılmaları için diğer kişileri davet ederek bir toplantıya dönüştürebilirsiniz. Özgün iletinin içeriğini etkilemeden, içerik bölmesindeki bilgileri düzenleyebilir ve randevuyu etkilemeden özgün iletiyi taşıyabilir ya da silebilirsiniz.

9. Randevuyu takviminize kaydetmek için Randevu penceresinde Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

10. Randevu anımsatıcısı penceresi göründüğünde (randevunun başlangıç saatinden 15 dakika önce) Artık Anımsatma’yı tıklayın.

Ayrıca Bakınız Randevu anımsatıcıları hakkında daha fazla bilgi için “Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6 . bölümde “Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek” başlığına bakın .

Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak 135

136 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

İletileri YazdırmakBir toplantıda kullanmak üzere bir iletinin basılı bir kopyasına ihtiyaç duyuyorsanız ya da önemli iletilerin kağıt çıktılarını dosyalar halinde saklıyorsanız e-posta iletilerini yazdırabilirsiniz. İletiyi tam olarak Gelen Kutusu’nda göründüğü gibi yazdırabilir ya da üstbilgi ve altbilgilerle süsleyebilirsiniz. Outlook, iletiyi yazı tipi ve paragraf biçimlendirmesiyle birlikte ekranda göründüğü gibi yazdırır.

Bu alıştırmada, basıldığı zaman görüneceği biçimde bir iletinin önizlemesini görüntüleyecek, bir sayfa üstbilgisi ekleyecek ve ardından iletiyi yazdıracaksınız.

KULLANIN “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümdeki “İletiler Oluşturmak ve Göndermek” konusunda oluşturduğunuz AA Fuar Programı iletisini kullanın. Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’ndaki herhangi bir iletiyi kullanabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce bilgisayarınıza bir yazıcı kurun.AÇIN AA Fuar Programı iletisini açın.

1. İleti penceresinde, Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın ve Yazdır’ı işaret edin.

İpucu Outlook’un diğer sürümlerinden farklı olarak, Yazdır ve Baskı Önizleme komutları, ileti penceresi araç çubuğunda (ya da bu durumda, Şerit’te) değildir.

Microsoft Office Düğmesi

Sağ bölme, aşağıdaki önizleme, yazdırma ve sayfa yapısı seçeneklerini görüntüler:

l Yazdır, yazdırmadan önce varsayılan yazdırma seçeneklerinde değişikşlik yapabileceğiniz Yazdır iletişim kutusunu açar.

l Hızlı Yazdır, açık ya da seçili iletiyi Yazdır iletişim kutusunu açmadan varsayılan seçeneklerle yazdırır.

l Baskı Önizleme, yazdırıldığı zaman görüneceği biçimde iletiyi görüntüler. İletiyi yazdırmadan önce sayfa yapısı seçeneklerini değiştirebilirsiniz.

l Yazdırma Stillerini Tanımla, var olan bir yazdırma stilinde (iletinin basılı sayfada sunulma şekli) değişiklikler yapmanıza ya da yeni bir stil yaratmanıza olanak tanır. Varsayılan yazdırma stili, adınızı, ileti üstbilgisinde bulunan bilgileri ve sonra ileti içeriğini yazdıran İç Yazışma stilidir.

2. Yazdır düğmesini (okunu değil) tıklayın.

Yazdır iletişim kutusu açılır ve herhangi bir Office programında olduğu gibi, yazdırmadan önce değiştirebileceğiniz varsayılan yazıcı ayarlarınızı görüntüler. Tamam’ı tıklamak, iletiyi varsayılan ayarlarla yazdırır.

3. Yazdır iletişim kutusunda Önizleme’yi tıklayın.

Baskı Önizleme penceresi açılır ve yazdırıldığında görüneceğini biçimde iletiyi görüntüler.

İpucu Baskı Önizleme penceresini, Office menüsünde Yazdır’ı işaret edip Baskı Önizleme’yi tıklayarak da görüntüleyebilirsiniz.

İletileri Yazdırmak 137

138 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

4. İletiyi yüzde 100 oranında görüntülemek için Baskı Önizleme penceresindeki araç çubuğunda Gerçek Boyut düğmesini tıklayın.

İpucu Varsayılan ayarlarla yazdırıldığında bir sayfadan daha uzun olacak bir iletinin önizlemesini görüntülerken, iletinin tüm sayfalarını aynı anda görüntülemek için Çok Sayıda Sayfa düğmesini tıklayabilirsiniz. Bu işlem, örneğin sayfa kesmelerini kontrol etmek ya da belge içinde belirli bir öğeyi taramak istediğinizde yararlı olabilir.

Çok Sayıda Sayfa düğmesi

5. Baskı Önizleme penceresinde Sayfa Yapısı düğmesini tıklayın.

Sayfa Yapısı: İç Yazışma Stili iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusunda yazı tipini, kağıt boyutunu, kenar boşluklarını, sayfa üstbilgi ve altbilgisini değiştirebilirsiniz.

İpucu Sayfa Yapısı iletişim kutusunu, Office menüsünde Yazdır’ı işaret edip Sayfa Yapısı altında istediğiniz yazdırma stilini tıklayarak da görüntüleyebilirsiniz.

Gerçek Boyut

6. Sayfa Yapısı: İç Yazışma Stili iletişim kutusunda, var olan seçenekleri görmek için Kağıt sekmesini tıklayın.

Kağıt boyutunu seçmenin yanında, her kağıt yaprağına kaç sayfa yazdıracağınızı seçebilir ve sayfanın kenar boşluklarını ve yönlendirmesini ayarlayabilirsiniz.

İletileri Yazdırmak 139

140 Bölüm 4 E-Posta İletilerini İşlemek

7. Üstbilgi/Altbilgi sekmesini tıklayın.

8. Üstbilgi alanında, ortadaki kutuya Bilginize yazın. Yazı Tipi düğmesini tıklayın. Yazı Tipi iletişim kutusunda, Boyut’un altında 16’yı tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.

9. Altbilgi bölümünde, orta kutuda görünen varsayılan metni (sayfa numarası) seçin. Otomatik Metin kutusunda, Kullanıcı Adı düğmesini tıklayın.

Ototmatik Metin kutusu

Outlook sayfanın üstüne belirtilen metni ve altına adınızı (ya da farklıysa kullanıcı adınızı) yazdıracaktır.

10. Sayfa Yapısı iletişim kutusunda Yazdır’ı tıklayın. Yazdır iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

Sorun giderme Farklı Kaydet iletişim kutusu açılırsa, kurulu bir yazıcınız yok demektir. Yazıcı yüklemek için sırasıyla Başlat düğmesini, Yazıcı ve Fakslar’ı ve sonra Yazıcı Görevleri altındaki Yazıcı Ekle’yi tıklayın. Yerel bir yazıcı ya da bir ağ yazıcısı kurmak için sihirbazın yönergelerini izleyin.

Outlook iletiyi sizin yarattığınız özel altbilgi ve üstbilgilerle yazdırır.

YAPIN Özel üstbilgi ve altbilgiyi tutmak istemiyorsanız, onları İç Yazışma yazdırma sitilinden kaldırın.KAPATIN AA Fuar Programı iletisini kapatın.

Önemli Noktalar l Varsayılan ayar olarak, aldığınız iletiler Gelen Kutusu’nda görünür. Outlook, yeni

iletiler geldiğinde, hepsi özelleştirilebilir olan çeşitli yollarla sizi uyarır.

l Her iletinin ilk üç satırını otomatik Önizleme’de görebilir, bir iletiyi kendi penceresinde açabilir ya da Okuma Bölmesi’nde iletilerin önizlemesini görüntüleyebilirsiniz.

l Okuma Bölmesi’nde ileti eklerinin önizlemesini görüntüleyebilirsiniz.

l Yalnızca iletiyi gönderene ya da gönderenle birlikte tüm diğer alıcılara iletinin yanıtını gönderebilirsiniz. Ayrıca bir iletiyi ve eklerini başkalarına iletebilirsiniz.

l Alınan e-posta iletilerinden görevler ya da takvim öğeleri oluşturabilirsiniz.

l İletideki bilgilerin basılı bir kopyasına ihtiyacınız varsa, bu iletiyi yazdırabilirsiniz.

Önemli Noktalar 141

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

Renk kategorileri kullanarak iletileri

düzenlemek, sayfa 161

İletileri hızla bulmak, sayfa 144

İletileri farklı şekillerde düzenlemek, sayfa 144

Bir Bakışta Bölüm

143

Bir Bakışta Bölüm 5 Gelen Kutusu’nu Yönetmek

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 İletileri hızla bulmak. 4 İletileri farklı şekillerde düzenlemek. 4 Renk kategorileri kullanarak iletileri düzenlemek. 4 İletileri klasörlerde düzenlemek. 4 İletileri arşivlemek.

Bu kitapta şimdiye kadar, ileti gönderme ve almanın temel yöntemleri ve bu amaçlarla kullanılan Outlook bileşenleri üzerinde durduk. Şimdi ise e-posta iletilerini yoğun olarak kullanan kişilerin üzerinde çok zaman harcadığı bir konuyu, alınan iletileri yönetmeyi ele alacağız. Microsoft Office Outlook 2007’nin rakiplerinden ayrıldığı esas nokta budur.

Outlook 2007, iletileri alt klasörlerde düzenlemekle ilgili değişik yollar sunmanın yanı sıra, iletileri ve başka Outlook öğelerini yönetme işlemlerini basitleştiren bazı yeni özellikler de içerir. Bunların en önemlisi, siz yazdıkça aramak istediğiniz anahtar sözcüklere filtre uygulayan ve her ileti içinde arama terimlerini vurgulayan yeni Anında Ara yeteneğidir. Diğer yararlı bir araç ise Outlook’un önceki sürümlerinde var olan adlandırılmış kategorileri, hızlı görsel tanıma ve arama yetenekleri sağlamak amacıyla renkli etiketlerle birleştiren Renk Kategorileri’dir.

Bu bölümde, Anında Ara’yı kullanarak iletilere filtre uygulayacak ve iletileri bulacak, Gelen Kutusu’ndaki iletileri çeşitli düzenlemelerde görüntüleyecek ve Arama Klasörleri’ni kullanacaksınız. Ardından iletileri renk kategorileri atayarak ve Gelen Kutusu’ndaki klasörlere yerleştirerek düzenleyeceksiniz. Son olarak, varsayılan arşiv ayarlarına bakacak ve bir e-posta klasörünü elle arşivleyeceksiniz.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

144 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler ”başlığına bakın.

İletileri Hızla Bulmak“Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümde, kişi kayıtlarını bulmak için Anında Ara özelliği açıklandı. Anında Ara’yı, Takvim, Kişiler ve Görevler modüllerinde kullanabiliyor olsanız da, en çok Gelen Kutusu’ndaki ve diğer posta klasörlerindeki iletileri bulmak için kullanacaksınız. Belirli bir posta klasöründe ya da tüm posta klasörlerinde arama yapabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Posta klasörleri hakkında daha fazla bilgi için, bu bölümdeki “İletileri Klasörlerde Düzenlemek” başlığına bakın .

Siz bir arama için ölçütleri belirlerken, Outlook filtre uygulayarak bu ölçütlere uymayan tüm iletileri dışarıda bırakır ve tam olarak aradığınızı bulmanızı kolaylaştırır. Bu özelliğin güzel tarafı, Outlook’un yalnızca e-posta iletisinin başlığında ve iletinin içeriğinde değil, aynı zamanda ileti eklerinin içeriğinde de arama yapmasıdır. Böylece aradığınız sözcük iletiye eklenmiş Microsoft Office Word dosyasındaysa, o ileti arama sonuçlarına eklenecektir.

İpucu Ortak Klasör (kuruluşunuz bunları kullanıyorsa) içeriğine anında filtre uygulayamazsınız ancak Gelen Kutusu’nda alacağınızla aynı sonuçlara ulaşmak için arama ölçütlerini girdikten sonra Ara düğmesini tıklayabilirsiniz.

Anında Ara, Windows Vista’daki arama işlevini yürüten teknolojiye dayanır. Bu çok güçlü arama motoruyla, bilgisayarınızda belirli bir terimi (bir dosya ya da klasör adında, belge ya da elektronik tablo içeriklerinde, Outlook içindeki bir e-posta iletisinde, bir ileti

ekinde, bir resim, müzik ya da video dosyasında, vb. olsun) içeren herhangi bir dosyayı bulabilirsiniz. Aslında isterseniz, tüm Outlook aramalarınızı Windows Vista’nın Başlat menüsünden yapabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Windows Vista arama özellikleri hakkında daha fazla bilgi için, Joyce Cox tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın .

Girdiğiniz arama terimi 200’den fazla sonuç veriyorsa, Arama Sonuçları bölmesi bu bilgi çubuğunu görüntüler:

İleti çubuğunu tıklayarak geçerli arama terimi için tüm sonuçları görüntüleyebilir ya da arama terimini genişleterek ya da gönderen, alıcı, iletinin eki olup olmadığı, vb. gibi başka arama ölçütleri belirterek sonuçları daraltabilirisiniz.

Bu alıştırmada, Gelen Kutusu’nda belirli bir iletiyi bulmak için Anında Ara özelliğini kullanacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açın, Gelen Kutusu’nu ve Okuma Bölmesi’ni görüntüleyin.

1. Gelen Kutusu üstbilgisindeki Ara: Gelen Kutusu kutusuna, Gelen Kutusu’ndaki iletilerde bulunması olası bir ya da iki sözcük yazın. Örneğin, bu kitabın önceki bölümlerindeki alıştırmaları tamamladıysanız, uyarı, taslak ya da geliştirme yazabilirsiniz.

Siz yazarken Outlook, Gelen Kutusu’nun içeriğine filtre uygulayarak yalnızca yazdığınız karakterleri, sözcüğü ya da sözcükleri içeren öğeleri görüntüler ve görüntülenen iletilerde arama terimini vurgular.

İletileri Hızla Bulmak 145

146 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Terimi ara

Durum çubuğu program penceresinin sol alt köşesinde, arama sonuçlarında bulunan iletilerin sayısını görüntüler. Arama sonuçları yalnızca Gelen Kutusu’nda yer alan iletileri içerir, alt klasörlerinde ya da başka posta kutusu klasörlerinde bulunan iletileri içermez.

2. Ara: Gelen Kutusu kutusunun sağında, Sorgu Oluşturucusu’nu Genişlet düğmesini tıklayın.

Arama bölmesi göndereni, ileti gövdesinde bulunan terimi, ileti konusu satırındaki terimi ya da iletinin asıl alıcısını belirtebileceğiniz metin kutularını içerecek şekilde genişler.

3. Genişletilmiş Arama Sonuçları bölmesinde, ek ölçütlerin bir listesini görüntülemek için Ölçüt Ekle‘yi tıklayın.

Sorgu Oluşturucusu’nu

Genişlet

Bu listeden bir alan seçmek, o alanı arama ölçütleri bölümüne ekler.

Varsayılan ölçütlerden herhangi birinin sağındaki oku tıklayarak başka bir alan da seçebilirsiniz.

4. Ölçüt Ekle listesinde Ekler‘i tıklayarak o alanı arama bölmesine ekleyin.

5. Ekler okunu tıklayın ve listeden Evet’i seçin.

Arama ölçütlerinizin arama terimi kutusunda da açıklandığına dikkat edin.

Outlook arama sonuçlarını anında güncelleyerek Gelen Kutusu’nda yalnızca arama terimini ve bir ya da daha çok ek içeren iletileri görüntüler.

İletileri Hızla Bulmak 147

148 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

6. Aramayı posta kutunuzdaki tüm klasörleri kapsayacak biçimde genişletmek için Arama Sonuçları bölmesinde gösterilen sonuçlar listesinin sonundaki Tüm Posta Öğeleri’nde yeniden aramayı deneyin’i tıklayın.

Outlook, genişletilmiş arama sonuçlarını bulundukları klasörlere göre gruplandırılmış olarak görüntüler. Bir iletiyi diğer bölümlerde yaptığınız gibi Arama Sonuçları bölmesinde de açabilir, kapatabilir ve işleyebilirsiniz. Ancak bir iletiyi arama ölçütlerine uymayacak biçimde değiştirirseniz, örneğin, bayrakla işaretlenmiş iletileri aradıktan sonra ileti görevini tamamlandı olarak işaretlediğinizde, ileti artık Arama Sonuçları bölmesinde görünmez. (Hangi klasörün içindeyse orada görünür.)

7. Çeşitli ölçütler belirleyerek bilgilere ulaşmakla ilgili denemeler yapın. Çalışmayı tamamladığınızda filtreyi kaldırmak ve Gelen Kutusu ileti listesini yeniden görüntülemek için Aramayı Temizle düğmesini tıklayın.

İletileri Farklı Şekillerde DüzenlemekGelen Kutusu’ndaki iletilerin sayısı arttıkça, önceliklerini belirlemek zor olabilir. Hangilerinin önemli olduğunu belirlemenize, hangilerinin silineceğine karar vermenize ve acil olarak yanıt vermeniz gerekenleri bulmanıza yardımcı olmak üzere, Outlook’ta iletileri görüntüleme, düzenleme, sıralama ve gruplandırma biçimlerini özelleştirebilirsiniz. Son yedi gün içinde alınan iletiler, okunmamış iletiler ya da belirli bir kişiye ya da dağıtım listesine gönderilen iletiler gibi, yalnızca belirli bir grup iletiyi görüntüleyebilirsiniz. Alınan tüm iletilerin tarih cetvelini de görüntüleyebilirsiniz. Outlook 2007, sekiz tane önceden tanımlı görünüm sunar, bunları ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

Kategori görünümleri Liste görünümleri Diğer Görünümler İletiler Otomatik Önizlemeli İletiler İleti Tarih Cetveli Kime Son Yedi Gün Outlook Veri Dosyası Bu Klasördeki Okunmamış İletiler Belgeler

Kategori görünümlerinde, Gelen Kutusu başlığı yalnızca düzenleme ve sıralama sırasını içerir, Okuma Bölmesi varsayılan ayar olarak görünür durumdadır ve ileti üstbilgisindeki bilgiler birden çok satırda gruplandırılmıştır. Liste görünümlerinde, bilgiler sütunlar içinde görünür; Okuma Bölmesi varsayılan ayar olarak görünür değildir ama isterseniz görüntüleyebilirsiniz. Farklı görünümlerde denemeler yapmak için, Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm’ü tıkladıktan sonra istediğiniz görünüm seçeneğini seçin.

Aramayı Temizle

İpucu Posta modülünde var olan çeşitli görünümlere tek tıkla erişim için Görünüm menüsündeki Gezinti Bölmesi’ni işaret edip Geçerli Görünüm Bölmesi’ni tıklayın. (Bu komutun önünde bir onay işareti görünüyorsa, bu özellik zaten kullanımdadır.) İstediğiniz görünüm seçeneğini listeden seçerek görünümler arasında geçiş yapabilirsiniz. Geçerli Görünüm bölmesi, varsayılan ayar olarak Kişiler, Görevler ve Notlar modüllerinde görüntülenir ama Posta ve Takvim modüllerinde görüntülenmez.

Ayrıca Bakınız İletileri Okuma Bölmesi’nde ya da Otomatik Önizleme özelliğini kullanarak görüntülemek hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek” başlığına bakın .

İletileri, herhangi bir alanın içeriğine (örneğin iletiyi gönderene ya da konuya) göre de gruplandırabilirsiniz. İletileri görüşmelere göre düzenleyebilirsiniz.

Varsayılan ayar olarak, Outlook, iletileri aldığınız sırayla, en yeni iletiler Gelen Kutusu’nun en üstünde olacak şekilde görüntüler. Geçerli hafta içinde alınan iletiler günlük olarak gruplandırılır. Daha eski iletiler haftalık olarak ya da uzun süreli dönemler içinde gruplandırılır. İletilerin ve diğer öğelerin (toplantı istekleri ya da görev atamaları gibi) Gelen Kutusu’nda ya da başka bir posta klasöründe görüneceği sırayı kolayca değiştirebilirsiniz. Öğeleri aşağıdakilere göre düzenleyebilirsiniz:

l Ekler . İletiler, ekleri olup olmadığına ve alınan tarihe göre gruplandırılır.

l Kategori . İletiler atandıkları kategoriye göre gruplandırılır. Önce bir kategoriye ait olmayan iletiler görünür. Birden çok kategoriye atanmış iletiler, o kategori gruplarının her birinde görünür.

l Görüşme . Bu gruplandırılmış görünüm, iletileri konularına göre sıralamaya benzerdir; ancak burada ilgili tüm ileti dizileri birlikte gruplandırılır ve grup içindeki iletiler, bir zincirli görüşme sırasında görünür. Bu düzenleme, özellikle, birden çok kişinin katıldığı e-posta dizisi içindeki bir iletinin belirli bir sürümüne verilen yanıtı bulmak istediğinizde işlevseldir. Birden çok ileti içeren görüşmelerde, Outlook yalnızca okunmamış ya da bayrakla işaretlenmiş iletileri görüntüler ve diğer iletileri, görüşme başlığının yanında küçük bir okla belirtir. Görüşmedeki tüm iletileri görüntülemek için oku tıklayın.

l Tarih . İletiler, alınma tarihine göre yeniden eskiye doğru düzenlenir. Outlook önceki dört günde, dört haftada ve bir önceki ayda gelenlerle birlikte bir aydan daha eski olanları gruplandırır.

İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek 149

150 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

l E-posta Hesabı . İletiler, gönderildikleri e-posta hesabına göre gruplandırılır. Gelen Kutusu’na birden çok e-posta hesabından iletiler geliyorsa (örneğin, POP3 hesabınıza gönderilen iletileri Microsoft Exchange Server posta kutunuzda alıyorsanız) bu yararlı olabilir.

l Önem . İletiler önceliklerine göre gruplandırılır: Yüksek (kırmızı bir ünlem işaretiyle belirtilir), Normal (varsayılan) ya da Düşük (mavi bir okla belirtilir) .

l Alıcı (Kime) . İletiler, asıl alıcılara (Kime satırındaki adresler ya da adlara) göre alfabetik olarak gruplandırılır. Grup adı, adreslerin Kime satırında göründüğü sırayı tam olarak yansıtır. Bu nedenle, Cenk Gönen; Semih Durukan olarak adreslenmiş bir ileti, Semih Durukan; Cenk Gönen olarak adreslenmiş bir iletiyle aynı grupta olmayacaktır.

l Gönderen (Kimden) . İletiler, iletiyi gönderenin ekran adına göre alfabetik sırada görünür. İki farklı e-posta adresi kullanan ya da iki farklı e-posta istemcisinden ileti (örneğin, Outlook’tan ve Microsoft Windows Mail’den) gönderen birinden iletiler alırsanız, iletiler bir arada gruplandırılmayacaktır.

l Büyüklük . İletiler, ekleri de içerecek biçimde iletinin büyüklüğüne göre gruplandırılır. Gruplar, Aşırı Büyük (1–5 MB), Çok Büyük (500 KB–1 MB), Büyük (100–500 KB), Orta (25–100 KB), Küçük (10-25 KB) ve Çok Küçük’tür (10 KB’dan az). Bu özelliği Gelen Kutusu’nun büyüklüğünü kısıtlayan bir kurumda çalışıyorsanız yararlı bulacaksınız, çünkü böylece büyük iletileri kolayca bulup silebilir ya da kişisel bir klasöre taşıyabilirsiniz.

l Başlangıç tarihi ya da bitiş tarihi . Bayrakla işaretlenmemiş ve belirli bir zamanlaması olmayan iletiler önce görünür. Belirli bir başlangıç ya da bitiş tarihiyle görev listesine eklediğiniz iletiler, tarihe göre gruplandırılır.

l Konu . İletiler öncelikle konu satırlarına ve ardından tarihe göre alfabetik olarak düzenlenir. Bu sıralama görüşmeye göre düzenlemeye benzerdir ama iletiler zincirli değildir.

l Tür . Gelen Kutusu’ndaki (ya da başka klasördeki) öğeler, öğenin türüne göre gruplandırılır; örneğin iletiler, şifreli iletiler, ileti alındıları, toplantı istekleri ve toplantı isteği yanıtları, görevler, Microsoft InfoPath formları ve sunucu bildirimleri.

İletileri bir kategori görünümünde görüntülerken, Gelen Kutusu üstbilgisindeki Düzenleme Şekli çubuğu, iletilerin nasıl ve hangi sırayla düzenlendiğini gösterir. Sıra göstergesini tıklamak sırayı tersine çevirir; örneğin En Yeni En Üstte sıralamasını En Eski En Üstte’ye çevirir. Hangi sırayı seçtiğinizden bağımsız olarak, grup üstbilgileri, iletileri, daraltıp genişletebileceğiniz gruplara ayırır.

Düzenleme Gruplar Sıralama

Düzenleme seçeneklerinde denemeler yapmak için, Görünüm menüsünde Düzenleme Ölçütü’nü işaret edip istediğiniz düzenlemeyi tıklayın.

Seçtiğiniz görünüm ve düzenlemeden bağımsız olarak, görünür alanlardan herhangi birinin sütun başlığını tıklayarak, iletileri o alana göre sıralayabilirsiniz (ve aynı sütun başlığını bir kez daha tıklayarak sırayı tersine çevirebilirsiniz). Görüntülenen alanları, Alanları Göster iletişim kutusundan değiştirebilirsiniz. Bu iletişim kutusunu açmak için Görünüm menüsündeki Düzenleme Ölçütü’nü işaret edip Özel’i tıkladıktan sonra Alanlar düğmesini tıklayın.

İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek 151

152 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Outlook seçili alanları, sağ sütunda gösterilen sırada görüntüler. Tüm alanları görüntülemek var olandan daha geniş bir alan gerektiriyorsa, alanların yalnızca bazıları görür. Gerekirse daha çok alanı kapsayacak şekilde gösterilen satır sayısını değiştirebilirsiniz. Ama standart görünümlerden biri sizin ihtiyaçlarınızı karşılayacaktır.

Bir liste görünümünde, ileti düzenlemesini, sıralamasını, gruplandırmasını, görünür alanları ve diğer ayarları, bir sütun başlığını sağ tıkladığınızda görünen bağlam menüsünden kontrol edebilirsiniz.

Bu alıştırmada, Gelen Kutusu’ndaki iletilerin görüntüleme, düzenleme, sıralama ve gruplandırma şeklini değiştireceksiniz. Gelen Kutusu içeriğine filtre uygulayacak, alanları ekleyip kaldıracak ve Gelen Kutusu’nun görünümünü değiştireceksiniz. Son olarak, varsayılan ayarları geri yükleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u açıp Gelen Kutusu’nu İletiler görünümünde görüntüleyin.

1. Gelen Kutusu’nda okunmamış bir ileti yoksa, bir iletiyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Okunmadı Olarak İşaretle’yi tıklayın.

İleti üstbilgisi kalın olarak değişecek ve simgesi de açık bir zarftan kapalı bir zarf haline gelecektir.

İpucu Okunmayan öğeler, kalın yazı tipi ve kapalı zarf biçimindeki simgeleriyle okunan öğelerden ayrılır.

2. Görünüm menüsündeki Gezinti Bölmesi’ni işaret edin ve solunda bir onay işareti yoksa, Geçerli Görünüm Bölmesi’ni tıklayın.

Temel görünüm seçenekleri Gezinti Bölmesi’nin altında görünür.

3. Görünüm menüsünde (solundaki simge gölgeli değilse) Otomatik Önizleme‘yi tıklayın.

İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek 153

154 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Okunmayan tüm iletilerin ilk üç satırı Gelen Kutusu’nda ileti başlığının altında görünür.

4. Görünüm menüsündeki Düzenleme Ölçütü’nü işaret edin ve Kimden’i tıklayın.

Outlook, Gelen Kutusu’ndaki iletileri, alfabetik olarak gönderene göre yeniden düzenler ve gruplandırır.

5. Gelen Kutusu üstbilgisinde A En Üstte’yi tıklayın.

Outlook iletilerin sırasını tersine çevirir.

6. Gelen Kutusu üstbilgisinde Düzenleme Şekli çubuğunu tıklayın. Konu‘yu tıklayın.

Outlook iletileri konularına göre gruplandırır.

7. Görünüm menüsündeki Grupları Genişlet/Daralt’ı işaret edip Tüm Grupları Daralt’ı tıklayın.

Her gruptaki okunmayan öğelerin (varsa) sayısının, ileti konu satırının yanında parantez içinde gösterildiğine dikkat edin.

Bu yöntemi kullanarak tüm grupları genişletip daraltabilirsiniz. Tek tek grupları daraltmak için, grup adının solundaki Genişlet (+) ya da Daralt (-) düğmelerini tıklayabilirsiniz. O anda seçili öğenin bulunduğu grubu daraltmak için Sol Ok tuşuna ve genişletmek için ise Sağ Ok tuşuna basabilirsiniz.

8. Geçerli Görünüm bölmesindeki Bu Klasördeki Okunmamış İletiler seçeneğini tıklayın.

Outlook Gelen Kutusu’na filtre uygulayarak yalnızca okunmamış iletileri görüntüler.

İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek 155

156 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Gelen Kutusu üstbilgisi ve durum çubuğu, bir filtre uygulandığını belirtir. (Gelen Kutusu’nda okunmamış bir ileti yoksa, boş görünecektir.)

9. Geçerli Görünüm bölmesindeki Otomatik Önizlemeli İletiler seçeneğini tıklayın.

Outlook filtreyi kaldırır ve okunmayan iletilerin ilk satırlarının göründüğü bir iletiler listesi görüntüler.

10. Var olan düzenleme, sıralama ve gruplandırma seçenekleriyle denemeler yapın. Sonra Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edin ve Geçerli Görünümü Özelleştir’i tıklayın.

İpucu Görünümü Özelleştir iletişim kutusunun altındaki Geçerli Görünümü Sıfırla düğmesi etkinse, görünümünüz özelleştirilmiş demektir. Bu düğmeyi tıklayarak, görünümü varsayılan ayarlarına sıfırlayabilirsiniz.

11. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Alanlar’ı tıklayın.

Alanları Göster iletişim kutusu (daha önce gösterilen) açılır.

12. Kullanılabilir alanlar listesinde Duyarlılık’ı tıklayın. Ekle’yi tıklayın.

Duyarlılık alanı, bu görünümde gösterilecek sütunlar listesinin altına taşınır.

13. Bu alanları bu sırada göster listesinde Duyarlılık‘ı Önem’in altında görünecek şekilde sürükleyin.

Alanı taşırken, kırmızı oklar fare düğmesini bıraktığınızda alanın nerede görüneceğini gösterir.

14. Alanları Göster iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

İpucu Liste görünümünde sütunların sırasını değiştirmek için tek yapmanız gereken, sütun başlıklarını istediğiniz yere sürüklemektir. Bir sütun başlığını sürüklerken, kırmızı oklar, fare düğmesini bıraktığınızda sütunun nerede görüneceğini gösterir.

15. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Diğer Ayarlar’ı tıklayın.

İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek 157

158 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Diğer Ayarlar iletişim kutusu açılır.

16. Kılavuz Çizgileri ve Grup Başlıkları altında, Çizgi stili okunu tıklayın. Listeden Küçük noktalar’ı seçin. Yeni görünüm ayarlarını görüntüleyen Gelen Kutusu’na dönmek için açık olan iki iletişim kutusunda da Tamam’ı tıklayın.

17. Duyarlılık sütun üstbilgisini ileti listesinde aşağı sürükleyin. Üstbilginin üstünde büyük siyah bir X işareti görününce fare düğmesini bırakın.

Outlook Duyarlılık sütununu kaldırır.

18. Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edin ve Görünümler Tanımla‘yı tıklayın.

Özel Görünüm Düzenleyicisi iletişim kutusu, geçerli görünüm seçili olarak açılır.

19. Özel Görünüm Düzenleyici iletişim kutusunda Sıfırla düğmesini tıklayın. Geçerli görünümü özgün ayarlarına geri yüklemek isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

20. Görünüm Adı listesinde sırayla bütün görünümleri tıklayın.

Görünüm ayarları varsayılan ayarlardan farklı olacak şekilde değiştirildiyse, Sıfırla düğmesi etkin olur.

21. İstediğiniz özelleştirilmiş görünümleri sıfırlamak için Adım 19’u yineleyin. Çalışmayı tamamladığınızda İletiler görünümünü tıklayın. Görünümü Uygula’yı tıklayın.

Gelen Kutusu varsayılan görünümüne sıfırlanır.

YAPIN Görünüm ayarlarınızın bu kitabın geri kalanındakilere uymasını istiyorsanız, devam etmeden önce, varsayılan görünüm ayarlarına dönecek şekilde onları sıfırlayın.

İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek 159

160 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Arama Klasörlerini KullanmakArama Klasörü, posta kutunuzda belirli arama ölçütlerine uyan tüm iletileri, hangi klasörlerde depolandıklarına bağlı olmaksızın görüntüleyen bir sanal klasördür. Bir Arama Klasörü oluşturduğunuzda, posta kutunuzun bir parçası haline gelir ve güncelleştirilir. Arama Klasörü modülü, Tüm Posta Öğeleri listesinde birinci düzey posta kutunuzun altında, Gelen Kutusu’yla aynı düzeyde bulunur.

Gelen Kutusu’nun içeriğine ve Outlook’u daha önce nasıl kullandığınıza bağlı olarak, Arama Klasörleri içinde aşağıdaki dört klasör bulunabilir:

l Kategorilere Ayrılmış Posta klasörü, bir kategoriye atanmış iletileri görüntüler.

l İzleme İçin klasörü, gelecekteki bir eylem için bayrakla işaretlenmiş iletileri görüntüler.

l Büyük İleti klasörü, 100 kilobayttan (KB) büyük iletileri görüntüler.

l Okunmayan Posta klasörü, okunmadı olarak işaretlenmiş iletileri görüntüler.

Okunmayan öğeleri içeren klasörlerin adları kalın yazı tipiyle biçimlendirilir ve yanında parantez içinde, okunmayan öğelerin sayısı yazılıdır. İzleme için bayrakla işaretlenmiş öğeleri içeren klasörlerin adı kalındır ve yanında köşeli parantezler içinde işaretli öğelerin sayısı yazılıdır. İçeriği güncel olmayan klasörlerin adı italiktir. Arama Klasör’ünü güncelleştirmek için dosya adını tıklayın.

Posta kutunuzdaki iletiler, yalnızca bir klasörde (Gelen Kutusu gibi) depolanır ama birçok Arama Klasörü içinde görünebilir. Bir iletiyi bir Arama Klasörü içinde değiştirmek ya da silmek, o iletiyi depolandığı klasörde de değiştirir ya da siler.

Belirli ölçütleri karşılayan iletileri hızlı erişim istiyorsanız, özel bir Arama Klasörü oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için:

1 . Gezinti Bölmesi’ndeki Arama Klasörleri klasörünü genişleterek varsayılan Arama Klasörleri’ni görüntüleyin.

2 . Arama Klasörleri klasörünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Yeni Arama Klasörü’nü tıklayın.

3 . Yeni Arama Klasörü iletişim kutusunda, oluşturmak istediğiniz Arama Klasörü’nün türünü seçip Tamam‘ı tıklayın.

Sunulan standart seçeneklerden birini seçebilir ya da başka arama ölçütleri belirtmek için Özel’i tıklayabilirsiniz.

Var olan bir Arama Klasörü’nü farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Bu Arama Klasörünü Özelleştir’i tıklayarak, bu klasörün içeriğinde değişiklik yapabilirsiniz.

Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemekİletileri kategorilere atamak, bilgileri daha kolay bulmanıza yardım edebilir. Outlook 2007, Gelen Kutusu’ndaki iletileri görüntülerken anında görsel ipucu sağlamak üzere, adlandırılmış kategorilerle renk çubuklarını birleştiren Renk Kategorileri özelliğini sunar.

Renk kategorilerini iletilere, takvim öğelerine, kişilere, görevlere ve notlara uygulayabilirsiniz. Renk kategorilerini aşağıda belirtilen çeşitli yollarla uygulayabilirsiniz:

l Herhangi bir klasörde bir ya da daha çok öğe seçip Standart araç çubuğundaki Kategorilere Ayır düğmesini tıkladıktan sonra istediğiniz kategoriyi seçebilirsiniz.

Sorun Giderme Kategorilere Ayır düğmesi, bir ya da daha çok öğe seçinceye kadar araç çubuğunda görünmeyebilir.

l Herhangi bir klasörde, tek bir öğeyi ya da seçtiğiniz birden çok öğeyi farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra, Kategorilere Ayır’ı işaret edip istediğiniz kategoriyi tıklayabilirsiniz.

l Herhangi bir posta klasöründe, Okuma Bölmesi görüntülendiğinde görünen Kategori Çubuğu’nu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra istediğiniz kategoriyi seçebilirsiniz.

l Belirli bir kategoriyi sık kullanıyorsanız, onu Hızlı Tıklatma kategoriniz olarak atayabilirsiniz. Daha sonra bir iletinin Kategori çubuğunu tıklayarak, Hızlı Tıklatma kategorisini o iletiye uygulayabilirsiniz.

Bir kategoriye ait iletileri hızla görüntülemek için iletilerinizi kategorilere göre gruplandırabilir ya da kategoriyi Sorgu Oluşturucusu’na bir arama ölçütü olarak ekleyebilirsiniz. Yapılacaklar Çubuğu’nda, bayrakla işaretlenmiş iletilerinizi ve görevlerinizi kategorilere göre düzenleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Renk kategorileri hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Renk Kategorilerini Kullanarak Kişileri Düzenlemek” başlığına bakın .

İpucu Bazı kişilerden gelen iletileri kolayca ayırt etmenize yardımcı olmak için, ileti başlıklarını renklerle kodlayabilirsiniz. Örneğin, patronunuzdan gelen tüm iletileri kırmızı, finans bölümünden gelenleri ise yeşil olarak gösterebilirsiniz. Yalnızca size gönderilmiş iletilerin, birden çok kişiye ya da bir dağıtım grubuna gönderilmiş iletilerden farklı bir renkte olmasını da tercih edebilirsiniz. Renk kodlamasını klasörler için ayrı ayrı uygularsınız . Renk kodlamalarıyla ilgili denemeler yapmak için, Araçlar menüsünde Düzenle’yi tıkladıktan sonra Renkleri Kullanarak sekmesini tıklayın.

Katagorilere Ayır

Kategori Çubuğu

Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek 161

162 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Bu alıştırmada, varsayılan renk kategorilerini görüntüleyecek, kategorileri yeniden adlandıracak ve yeni kategoriler oluşturacak, bir kategoriyle ilişkili rengi değiştirecek, bir iletinin kategorisini belirleyecek ve Gelen Kutusu’nun içeriğini kategorilere göre sıralayacaksınız.

KULLANIN “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak” konusunda oluşturduğunuz AA Uyarı Denemesi 1 iletisini kullanın. Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız şimdi tamamlayabilir ya da bu özellikle ilgili denemeleri, Gelen Kutusu’ndaki iletilerden herhangi birini kullanarak yapabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu varsayılan İletiler görünümünde görüntüleyin.

1. Gelen Kutusu’nda AA Uyarı Denemesi 1 iletisini tıklayın.

2. Standart araç çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın.

Sorun Giderme Kategorilere Ayır düğmesi görünür ya da etkin değilse, etkinleştirmek için Gelen Kutusu’nda herhangi bir iletiyi tıklayın.

Kategori listesi standart ve o anda atanmış kategorileri görüntüler. Tüm Kategorileri Temizle’yi tıklayarak, bir iletiye atanmış tüm kategorileri kaldırabilirsiniz.

3. Kategori listesinden Tüm Kategoriler‘i seçin.

Renk Kategorileri iletişim kutusu açılır ve o anda kategorilere atanmış renkleri görüntüler. Standart renk kategorilerini yeniden adlandırabilir ya da yeni renk kategorileri oluşturabilirsiniz.

4. Renk Kategorileri iletişim kutusunda Yeşil Kategori adını (onay kutusunu değil) tıklayın. Yeniden Adlandır’ı tıklayın. Kategori adını düzenleme için seçili bırakarak Yönetim yazın ve tuşuna basın.

İpucu Bir renk kategorisini yeniden adlandırmadıysanız, ilk kullandığınızda Outlook adlandırma seçeneğini sunar.

Katagorilere Ayır

Kategori adı değişir.

5. Yönetim kategorisini seçili bırakıp Renk okunu tıklayın. Renk paletinde Sarı kareyi tıklayın.

Yönetim kategorisiyle ilişkili renk, Yeşil’den Sarı’ya dönüşür.

6. Renk Kategorileri iletişim kutusunda Yeni’yi tıklayın.

Yeni Kategori Ekle iletişim kutusu açılır.

7. Ad kutusuna Üretim yazın. Renk okunu tıklayın. Renk paletinde Kırmızı kareyi tıklayın. Kısayol Tuşu okunu tıklayın.

En fazla 11 renk kategorisine klavye kısayolu atayabilirsiniz. Birden çok kategoriyi sık sık kullanıyorsanız, bu özelliği uygulamak isteyebilirsiniz.

Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek 163

164 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

8. Kısayol Tuşu listesinden Yok’u seçin. Yeni Kategori Ekle iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

Yeni kategori, Renk Kategorileri listesinin altında görünür. O anda seçili iletilere atandığını göstermek üzere onay kutusu seçilidir.

9. Renk Kategorileri iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

İletiler listesinde, seçili iletilerin Kategori çubuğunda kırmızı bir kare görünür ve Okuma Bölmesi’nde, iletinin en üstünde kategori adı Üretim olan kırmızı bir çubuk görünür.

10. İleti listesinde, AA Uyarı Denemesi 1 iletisinin Kategori çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Listeden Yönetim‘i seçin.

Kategori çubuğu, hem kırmızı hem de sarı simgeleri görüntüleyecek şekilde değişir ve iletinin iki kategoriye atandığını gösterir. Bir iletiyi sınırsız sayıda kategoriye atayabilirsiniz ama Kategori çubuğunda yalnızca atandığı son üç kategori görünür.

Okuma Bölmesi, aynı boyda iki renkli çubuk görüntüler. Bir satırda en fazla üç kategori görüntülenebilir; diğer kategoriler diğer satırlarda görüntülenir.

11. Gelen Kutusu üstbilgisinde Düzenleme Şekli çubuğunu tıklayın. Kategoriler’i tıklayın.

İletiler, kategorilere ayrılmamış olanlardan başlayarak, kategorilere göre düzenlenir.

12. Düzenleme Şekli çubuğunun sağında A en üstte‘yi tıklayın.

Sıra tersine döner ve kategorilere ayrılmış iletiler listenin üstünde görüntülenir.

YAPIN Sonraki alıştırmaya geçmeden önce Gelen Kutusu’nu tarihe göre sıralayın.

İletileri Klasörlerde Düzenlemekİletileri okuduktan ve yanıtladıktan sonra, bazılarını ileride başvurmak üzere saklamak isteyebilirsiniz. Tüm iletileri Gelen Kutusu’nda tutmayı tercih edebilirsiniz ancak Gelen Kutusu’ndaki iletilerin sayısı yüzlere ve daha sonra binlere ulaştıkça, bu durum sorun yaratabilir. Gelen Kutusu’nda çok fazla ileti olmamasını sağlamak ve ilgisiz iletilerin birikmesini önlemek için iletileri klasörlerde düzenleyebilirsiniz.

Kişisel organizasyon konusunun uzmanları çeşitli klasörlerden oluşan yapıların bir organizasyon sistemin önemli bir parçası olduğunu savunurlar. Bu klasör yapılarından herhangi birini Outlook’a uygulayabilir ya da işinize yarayacak başka bir yapıyı kullanabilirsiniz. Örneğin, üzerinde çalıştığınız her proje için bir klasör oluşturabilir ve belirli bir projeyle ilgili tüm iletileri kendi klasöründe depolayabilirsiniz. Ya da konusu ne olursa olsun, belirli bir kişiden, örneğin müdürünüzden gelen tüm iletileri depolamak üzere bir klasör oluşturabilirsiniz.

İletileri klasörlere elle taşıyabilir ya da kuruluşunuz Exchange Server kullanıyorsa Outlook’un sizin için taşımasını sağlayabilirsiniz. Bir kural oluşturarak iletileri otomatik olarak başka bir klasöre taşıyabilirsiniz; örneğin, Outlook’a, müdürünüzden gelen tüm iletileri otomatik olarak ayrı bir klasöre taşımasını bildirebilirsiniz. Siz ofis dışındayken devreye girecek başka kurallar oluşturabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız İletileri otomatik olarak taşımak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “İletileri İşlemek İçin Kurallar Oluşturmak”başlığına bakın .

İletileri Klasörlerde Düzenlemek 165

166 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Bu alıştırmada, bir klasör oluşturacak ve iletileri o klasöre taşıyacaksınız.

KULLANIN “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “İletileri Yanıtlamak ve İletmek” konusunda oluşturduğunuz RE: AA İlk Taslak ve FW: AA İlk Taslak iletilerini kullanın. Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’ndaki iletilerden herhangi birini kullanarak bu özellikle çalışabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu İletiler görünümünde görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni okunu tıklayın. Listeden Klasör‘ü seçin.

Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusu açılır.

Sorun Giderme Varsayılan veri dosyanız (iletilerinizin depolandığı dosya) sabit diskinizdeki kişisel bir klasörse, Klasörün Yerleştirileceği Yer’i Seç kutusundaki ilk öğe Kişisel Klasörler’dir.

2. Adı kutusuna AA Uygulama İletileri yazın Tamam‘ı tıklayın.

Önemli Bu klasörün adı AA ile başlar, böylece onu posta kutusundaki diğer klasörlerden kolayca ayırt edebilirsiniz.

Bu klasörü Gelen Kutusu’ndan oluşturduğunuz için Outlook, yeni klasörü Gelen Kutusu’nun bir alt klasörü olarak oluşturur ve posta öğeleri içerecek şekilde biçimlendirir.

Yeni klasör

3. Gelen Kutusu’nda RE: AA İlk Taslak ve FW: AA İlk Taslak iletilerini bulun.

4. RE: AA İlk Taslak iletisini, Gezinti Bölmesi’ndeki AA Uygulama İletileri klasörüne sürükleyin.

İleti Gelen Kutusu’nda kaybolur.

5. FW: AA İlk Taslak iletisini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Klasöre Taşı’yı tıklayın.

Öğeleri Taşı iletişim kutusu açılır.

6. Seçili öğelerin taşınacağı klasör listesinde AA Uygulama İletileri‘ni (zaten seçili değilse) tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

İleti Gelen Kutusu’nda kaybolur.

İletileri Klasörlerde Düzenlemek 167

168 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

7. Gezinti Bölmesi’nde Gelen Kutusu klasörünün altındaki AA Uygulama İletileri klasörünü tıklayın.

İki ileti de yeni klasörde görünür.

YAPIN Uygulama iletileri yerine kendi iletilerinizi kullandıysanız, iletileri yeniden Gelen Kutusu’na taşıyın.

Ayrıca Bakınız Outlook klasörlerini paylaşmak hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10 . bölümdeki “Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak” başlığına bakın .

Bir E-Posta İletisinden OneNote Sayfası OluşturmakBilgisayarınızda Office 2007 ile birlikte Microsoft Office OneNote varsa da yüklüyse Outlook’ta oluşturduğunuz e-posta iletileri, kişi kayıtları ve toplantı davetleri gibi öğeleri OneNote defterinize gönderebilir ya da bağlayabilirsiniz.

Bir e-posta iletisinin içeriğini OneNote’a göndermek için aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Gelen Kutusu’nu görüntüledikten sonra göndermek istediğiniz iletiyi (ya da iletileri) seçin.

2 . Standart araç çubuğunda Seçili E-postayı OneNote’a Gönder düğmesini tıklayın.

OneNote açılır ve seçilen her ileti için Dosyalanmamış Notlar bölümünde bir sayfa oluşturur. Her sayfa özgün iletinin tam metnini ve varsa eklere bağlantıları içerir.

Sayfaları sürükleyerek ya da sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Sayfayı Taşı, Başka Bölüm ve hedef defter bölümünü tıklayarak, sayfaları Dosyalanmamış Notlar bölümünden bir defter bölümüne taşıyabilirsiniz.

İletileri Arşivlemekİletileriniz Gelen Kutusu ve diğer ileti klasörlerinde biriktikçe, kullandığınız depolama alanını azaltmak için bunları depolamanın başka yollarını aramanız gerekebilir. Örneğin, belirli bir tarihten önce alınan ya da gönderilen iletileri arşivlemek isteyebilirsiniz. İletileri ayrı bir Outlook ileti dosyasında arşivlemek, asıl veri dosyanızı derleyip toplamanıza ve boyutunu yönetmenize yardımcı olur; Outlook içinden ve arşivlenmiş iletilere kolayca erişmenize olanak verir.

Varsayılan ayar olarak, Outlook tüm klasörlerdeki iletileri düzenli aralıklarla işletim sisteminizin belirlediği bir konumda (genellikle Gezinti Bölmesi’nden erişebileceğiniz bir Arşiv veri dosyasında) otomatik olarak arşivler. Otomatik Arşiv işlevinin arşivleme sıklığı ve yeri gibi varsayılan genel ayarları değiştirebilir ve tek tek klasörler için özel arşiv ayarları yapabilirsiniz.

Exchange Server ağında çalışıyorsanız, ağ yöneticiniz tarafından ayarlanmış depolama ilkeleri nedeniyle arşivle ilgili seçenekleriniz sınırlı olabilir. Örneğin, şirketiniz, öğeleri yalnızca belirli bir süre depolamanıza izin verebilir.

İpucu Posta kutunuzun boyutunu görmek, eski öğeleri ya da belirli bir boyuttan daha büyük öğeleri bulmak ve silmek, postanızı elle arşivlemek, Silinmiş Öğeler klasörünü boşaltmak ve bilgisayarınızda ya da sunucunuzda depolanan öğelerin çakışan örneklerini silmek için Posta Kutusu Temizleme özelliğini kullanabilirsiniz. Bu özelliği kullanmak için, Araçlar menüsünde Posta Kutusu Temizleme’yi tıklayın.

Bu alıştırmada, varsayılan otomatik arşiv seçeneklerini ayarlamayı, bir klasörü elle arşivlemeyi ve tek bir klasör için arşivleme seçeneklerini ayarlamayı öğreneceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatıp Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın.

Seçenekler iletişim kutusu açılır.

2. Seçenekler iletişim kutusunda Diğer sekmesini tıklayın.

İletileri Arşivlemek 169

170 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

3. Otomatik Arşiv alanında Otomatik Arşiv düğmesini tıklayın.

Otomatik Arşiv iletişim kutusu açılır.

4. Otomatik Arşiv ayarlarını gözden geçirin; özellikle Outlook’un arşivleme işlemini ne sıklıkla yapacağına, ne kadar eski öğelerin arşivleneceğine ve Eski Öğeleri Buraya Taşı kutusundaki konuma dikkat edin.

Otomatik Arşivle Çalışmadan Önce Sor onay kutusu seçiliyse, Outlook Otomatik Arşivle işlemini her çalıştırdığında onayınızı ister. Reddederseniz, bir sonraki zamanlamaya kadar işlem yeniden başlamaz.

Eski öğeleri tamamen silme seçeneğinin olduğuna dikkat edin. Otomatik Arşiv ayarlarınızda değişiklik yaparsanız ya da ayarları tüm klasörler için standartlaştırmak isterseniz, Bu Ayarları Tüm Klasörlere Hemen Uygula düğmesini tıklayarak değişiklikleri posta kutunuzdaki tüm klasörlere uygulayabilirsiniz.

5. Otomatik Arşiv ayarlarınızda istediğiniz değişiklikleri yapın ve açık iletişim kutularının her ikisinde de Tamam’ı tıklayın. Değişiklik yapmak istemiyorsanız açık iletişim kutularında İptal‘i tıklayarak kutuları kapatın.

6. Gelen Kutusu etkinken, Dosya menüsünde Klasör’ü işaret edin ve Gelen Kutusu Özellikleri‘ni tıklayın.

Gelen Kutusu Özellikleri iletişim kutusu açılır.

7. Otomatik Arşiv sekmesini tıklayın.

İletileri Arşivlemek 171

172 Bölüm 5 Gelen Kutusunu Yönetmek

Gelen Kutusu Özellikleri iletişim kutusundaki Otomatik Arşiv sekmesinden klasörlerin arşivleme seçeneklerini tek tek ayarlayabilirsiniz.

l Bu Klasördeki Öğeleri Varsayılan Ayarları Kullanarak Arşivle seçeneğini seçerseniz, Varsayılan Arşivleme Ayarları düğmesini tıklayarak, daha önce gösterilen Otomatik Arşiv iletişim kutusundaki varsayılan ayarları görebilir ve değiştirebilirsiniz.

l Bu Klasörü Bu Ayarları Kullanarak Arşivle seçeneğini seçerseniz, bu klasördeki öğeler için özel bir arşivleme süresi ve yeri belirtebilirsiniz.

8. Gelen Kutusu Otomatik Arşiv ayarlarında istediğiniz değişiklikleri yapın ve Tamam’ı tıklayın. İletişim kutusunu hiçbir değişiklik yapmadan kapatmak için İptal’i tıklayın.

9. Dosya menüsünde Arşiv’i tıklayın.

Arşiv iletişim kutusu açılır.

Bu iletişim kutusundan, tüm posta kutusu ya da seçili klasörler için arşivleme işlemini elle başlatabilirsiniz.

10. Posta kutusu için arşivleme işlemini şimdi başlatmak istiyorsanız, Tüm klasörleri, Otomatik Arşiv ayarlarına göre arşivle seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın. Aksi durumda, İptal’i tıklayın.

Tamam’ı tıkladığınızda Outlook, program penceresinin sağ alt köşesindeki durum çubuğunda arşivleme işleminin ilerleme durumunu görüntüler. Durum çubuğundaki Arşivleme düğmesini tıkladıktan sonra listeden İptal Arşivleniyor’u seçerek, arşivleme işlemini iptal edebilirsiniz.

Outlook iletileri ilk kez arşivlediğinde, Gezinti Bölmesi’nden erişebileceğiniz bir Arşiv Klasörleri veri dosyası oluşturur. Veri dosyasının içindekiler özgün içerikle aynı klasör yapısında düzenlenir ve bilgisayarınızda ayrı bir dosyada depolanır.

İpucu Arşivlenmiş Outlook öğelerini, Arşiv Dosyaları veri dosyasından posta kutunuza geri yüklemek için, öğeleri posta kutusuna sürükleyebilir ya da taşıyabilirsiniz.

YAPIN Otomatik Arşiv ayarlarınızı gözden geçirin ve istediğiniz gibi ayarlanmış olduklarından emin olun.

Önemli Noktalar l Yeni Anında Ara özelliğini kullanarak posta kutusundaki iletilere filtre uygulayabilir

ve iletileri bulabilirsiniz. Belirli ölçütleri karşılayan iletileri görüntülemek için otomatik olarak güncellenen sanal Arama Klasörleri oluşturabilirsiniz.

l İletileri zaman, konu, boyut, kategori, gönderen ya da başka bir alana göre gruplandırabilir ve sıralayabilirsiniz.

l İletiler, görevler, randevular ve diğer Outlook öğelerine renkle kodlanmış kategoriler atayabilir; öğeleri renk kategorilerine göre gruplandırabilir ve sıralayabilirsiniz. Varsayılan Outlook kategorilerini kullanabilir ya da onları ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde uyarlayabilirsiniz.

l Postanızı düzenlemek için klasörler oluşturabilir ve öğeleri elle ya da otomatik olarak klasörlere taşıyabilirsiniz.

l Outlook, eski ve süresi dolmuş öğeleri ayrı bir veri dosyasında otomatik olarak arşivler. Otomatik Arşiv işlevinin sıklığını, konumunu ve diğer ayarları, genel olarak ya da her klasör için ayrı ayrı belirtebilirsiniz.

Önemli Noktalar 173

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

Takvim öğesi pencerelerinde çalışmak, sayfa 176

Toplantıları zamanlamak, güncelleştirmek ve iptal etmek, sayfa 188

Randevu ve olayları zamanlamak ve değiştirmek, sayfa 186

Bir Bakışta Bölüm

175

Bir Bakışta Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Takvim öğesi pencerelerinde çalışmak. 4 Randevu ve olayları zamanlamak ve değiştirmek. 4 Toplantıları zamanlamak, güncelleştirmek ve iptal etmek. 4 Toplantı isteklerini yanıtlamak

Microsoft Office Outlook Takviminin, hayatınızı yönettiğini fark edebilirsiniz; ancak bu hiç de olumsuz bir durum değildir. Takvim’i verimli bir şekilde kullanmak, organize olmanıza ve görevleri zamanında tamamlamanıza yardımcı olur. Randevuları, toplantıları ve olayları zamanlayabilir ve izleyebilirsiniz. Outlook 2007 zamanlanan görevleri takvimle eşlediği için takviminize Gün görünümünde ya da Hafta görünümünde bakarak o gün ya da hafta içinde tamamlanması gereken görevleri görebilir ve görevleri bitirdikçe tamamlandı olarak işaretleyerek ilerlemenizi izleyebilirsiniz.

Bu bölümde, takviminizde bir randevu ve olay zamanlayarak ve ardından başka bir kişiyle bir toplantı zamanlayarak, Outlook takviminize farklı türlerde bilgiler kaydedeceksiniz. Başkalarının uygun olduğu toplantı saatleri ayarlamanın yöntemlerini öğreneceksiniz. Son olarak, toplantı isteklerini yanıtlamayı, güncelleştirmeyi ve iptal etmeyi öğreneceksiniz.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

176 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Takvim Öğesi Pencerelerinde ÇalışmakBir randevu, toplantı ve olayı oluşturduğunuz ya da yanıtladığınız pencereler sırasıyla randevu penceresi, toplantı penceresi ve olay penceresi olarak adlandırılır; hepsine birden topluca takvim öğesi pencereleri adı verilir. Kişi ve ileti pencereleri gibi takvim öğesi pencerelerinde de menüler ve araç çubukları yerine yeni Office Şerit’inde düzenlenmiş özel komutlar vardır.

Ayrıca Bakınız Outlook 2007 öğe pencerelerindeki kullanıcı arayüzü hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, daha önceki bölümlerde anlatılan kişi ve ileti penceresi öğelerinden farklı olan takvim öğesi penceresindeki öğeleri tanıyacak ve takvim öğesi türleri arasındaki farkları öğreneceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açın.

1. Takvim modülünü görüntülemek için Gezinti Bölmesi’ndeki Takvim düğmesini tıklayın.

Takvim

Sorun Giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgi” başlığına bakın.

2. Standart araç çubuğunda Yeni Randevu düğmesini tıklayın.

Adsız bir randevu penceresi açılır.

Önemli Bilgisayarınızın ekran çözünürlüğüne ve kişi penceresinin büyüklüğüne bağlı olarak, her grup içinde daha az ya da daha çok sayıda düğme görebilirsiniz ya da gördüğünüz düğmeler gösterilenden daha büyük ya da küçük simgelerle temsil ediliyor olabilir. Sekmelerin Şerit’in görünümü üzerindeki etkisini anlamak için randevu penceresinin büyüklüğüyle ilgili denemeler yapın.

Ayrıca Bakınız Şerit üzerindeki sekmeler ve gruplar hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın .

3. Pencerenin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın.

Görünen Office menüsünde randevuları yönetmekle ilgili komutlar (oluşturmak, kaydetmek, silmek ve yazdırmak gibi) bulunur.

Yeni Randevu

Microsoft Office Düğmesi

Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak 177

178 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Ayrıca Bakınız Yazdır komutları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “İletileri Yazdırmak” başlığına bakın . Düzenleyici Seçenekleri penceresi hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “Office ve Outlook Ayarlarını Kişiselleştirmek” başlığına bakın .

4. Office menüsü dışında başka bir yeri tıklayarak menüyü kapatın.

Randevu penceresindeki komutlar üç sekmede gruplanmıştır:

l Randevu

l Ekle

l Metni Biçimlendir

İpucu Bilgisayarınızdaki yüklü programlara bağlı olarak, Şerit’te burada açıklananlar dışında farklı sekmeler ve gruplar da görünebilir. Örneğin, bilgisayarınızda Microsoft Office OneNote yüklüyse, Randevu sekmesinde bir OneNote grubu olacaktır.

Randevu sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Randevu oluşturmakla ilgili komut düğmeleri bu sekmede dört grupta düzenlenmiştir:

l Eylemler

l Göster

l Seçenekler

l Yazım Denetleme

Yalnızca bu sekmedeki komutları kullanarak basit bir randevu oluşturabilirsiniz.

5. Ekle sekmesini tıklayın.

Ekleyebileceğiniz öğelerle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grupta düzenlenmiştir:

l Ekle

l Tablolar

l Çizimler

l Bağlantılar

l Metin

l Simgeler

6. Metni Biçimlendir sekmesini tıklayın.

İleti içeriğinin görünümüyle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grupta düzenlenmiştir:

l Pano

l Yazı Tipi

l Paragraf

l Stiller

l Yakınlaştır

l Düzenleme

Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak 179

180 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

7. Randevu sekmesinde Seçenekler grubundaki Saat Dilimleri düğmesini tıklayın.

Başlangıç ve bitiş saatleri için saat dilimini görüntüleyen yeni bir alan görünür. Outlook 2007’nin bu yararlı aracını kullanarak, birkaç saat dilimini kapsayan bir randevuyu (örneğin İstanbul’dan Londra’ya bir uçuş gibi) zamanlayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Outlook’u farklı saat dilimleri için yapılandırmak hakkında daha fazla bilgi için “Takviminizi Yönetmek” başlıklı 7 . bölümdeki “Outlook’u Birden Çok Saat Dilimi İçin Yapılandırmak” başlığına bakın .

8. Başlangıç saati alanında Tüm gün olay onay kutusunu seçin.

Pencere, randevu penceresinden olay penceresine dönüşür. Metni Biçimlendir ve Ekle sekmelerinin içeriği değişmez ancak Randevu sekmesinin yerini Olay sekmesi alır.

9. Seçili değilse Olay sekmesini tıklayın.

Olay sekmesinin içeriği, hemen hemen Randevu sekmesinin içeriğiyle aynıdır; tek fark, Olay sekmesinde Seçenekler grubundaki sizin zamanınız varsayılan ayar olarak Meşgul değil Serbest olarak gösterilmektedir ve anımsatıcı, olaydan 15 dakika önce değil 18 saat önce görüntülenecek biçimde ayarlanmıştır.

10. Başlangıç saati alanında Tüm gün olay onay kutusunu temizleyerek olayı bir randevuya dönüştürün.

11. Eylemler grubundaki Katılanları Davet Et düğmesini tıklayın.

Pencere, randevu penceresinden toplantı penceresine dönüşür. Metni Biçimlendir ve Ekle sekmelerinin içeriği değişmez ama Randevu sekmesinin yerini, Katılanlar adında yeni bir grubu da içeren Toplantı sekmesi alır.

İpucu Olay penceresindeki Katılanları Davet Et düğmesini tıklayarak, Kişileri bir toplantıya davet ettiğiniz biçimde bir olaya davet edebilirsiniz.

Toplantı penceresi üstbilgisinde standart Konu ve Konum alanlarına ek olarak Kime alanı vardır. Katılanları Kime alanına girerek ya da Göster grubundaki Zamanlama düğmesini tıklayarak davet edebilirsiniz.

YAPIN Saat dilimleri ayarlarını görüntülemek istemiyorsanız, Saat Dilimleri düğmesini tıklayarak saat dilimi ayalarını gizleyin.KAPATIN Yaptığınız değişiklikleri kaydetmeden toplantı penceresini kapatın.

Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak 181

182 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Randevuları Zamanlamak ve DeğiştirmekRandevular (başkalarını davet ettiğiniz toplantıların tersine) yalnızca kendiniz için zamanladığınız zaman dilimleridir. Bir randevu, her Salı ya da Perşembe, her hafta ya da her ay gibi belirli aralıklarla yineleniyorsa, Outlook takviminizde bunu yinelenen randevu olarak ayarlayabilirsiniz; bunu yapmak, takviminizde randevunun belirttiğiniz aralıklarla yinelenen birden çok örneğini oluşturur. Yinelenen randevular bağlantılıdır. Yinelenen randevularda değişiklikler yaparken, bir randevunun tüm örneklerini ya da tek bir örneğini güncelleştirmeyi seçebilirsiniz.

Randevu oluştururken, takvimde zamanınızı Serbest, Belirsiz, Meşgul ya da İşyeri Dışında olarak gösterebilirsiniz. Bu bilgi, ağa bağlı başka kişiler tarafından görülür; bununla birlikte zamanlamanızı e-postayla başkalarına gönderdiğinizde ya da takviminizi paylaştığınızda da görülür. Notlar alanına yol tarifi ya da Web sitesi bağlantıları yerleştirebilir ve randevu zamanında kolayca erişebilmek için ilgili dosyaları ekleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Zamanlama bilgilerinizi e-postayla göndermek hakkında daha fazla bilgi için “Takviminizi Yönetmek” başlıklı 7 . bölümdeki “ Takvim Bilgilerini E-posta iletisiyle Göndermek” başlığına bakın . Takviminizi paylaşmak hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak“ başlıklı 10 . bölümdeki ”Klasörlerinizi Başkalarıyla Paylaşmak” başlığına bakın .

Outlook çalışırken, randevunun başlangıç saatinden 15 dakika önce bir anımsatıcı iletisi görüntüler; isterseniz anımsatıcı saatini değiştirebilir ya da tamamen kapatabilirsiniz. Outlook hesabınızı Blackberry gibi mobil bir araçla ya da Microsoft Windows Mobile yüklü bir cep telefonuyla eşlerseniz, anımsatıcıları kullandığınız bu aletlere de alabilirsiniz. Bilgisayarınızdan uzakta olduğunuzda bu özellikler çok işe yarar.

Ayrıca Bakınız E-posta iletisinden randevu oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için "E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak” başlığına bakın . Randevuları kategorilere atamak hakkında daha fazla bilgi için “Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5 . bölümdeki “Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek” başlığına bakın .

Bu alıştırmada bir randevu ve bir yinelenen randevu zamanlayacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Takvim’i görüntüleyin.

Sorun Giderme Varsayılan Takvim görünümü Gün görünümüdür. Takviminiz bu alıştırmada gösterilene benzemiyorsa, Standart araç çubuğundaki Gün düğmesini tıklayın.

1. Gezinti Bölmesi’ndeki Tarih Gezgini’nde yarının tarihini tıklayın.

İpucu Tarih Gezgini, seçili ayı içerecek biçimde bir seferde altı haftayı görüntüler. Seçili ayın günleri siyah renktedir; önceki ve sonraki ayların günleri gridir, ancak bu ayarları da Tarih Gezgini’nde seçebilirsiniz.

Outlook yarının programını görüntüler.

2. Takvim bölmesinde, 13:00 zaman dilimini (13:00’e zamanlanmış bir randevunuz varsa boş olduğunuz başka bir zaman dilimini) işaret edin.

Zaman diliminde Randevu Eklemek İçin Tıklatın ifadesi görünür.

3. Zaman dilimini etkinleştirmek için bir kez tıklayın.

Bu modda temel randevu ayrıntılarını doğrudan Takvim bölmesine girebilirsiniz.

4. AA Dilek’le Öğle Yemeği yazıp tuşuna basın.

Önemli Bu kitaptaki alıştırmalar sırasında oluşturmanızı istediğimiz tüm randevu, toplantı ya da olaylar AA ile başlar, böylece uygulama dosyalarını takviminizdeki diğer öğelerden kolayca ayırt edebilirsiniz.

Outlook, 13:00’de başlayan yarım saatlik bir randevu oluşturur.

5. Randevuyu 13:00 zaman diliminden 12:00 zaman dilimine (ya da öğlene zamanlanmış başka bir randevunuz varsa, boş olduğunuz başka bir saate) sürükleyin.

Outlook randevunun başlangıç saatini değiştirir.

6. Randevunun alt kenarlığını işaret edin. İşaretçi iki başlı ok haline geldiğinde, randevunun 13:00’de bitmesini sağlamak için kenarlığı aşağı çekin.

Randevu penceresinde randevuya daha çok ayrıntı ekleyebilir ve varsayılan ayarlarda değişiklik yapabilirsiniz.

Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek 183

184 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

7. AA Dilek’le Öğle Yemeği randevusunu çift tıklayın.

Randevu penceresi açılır. Konu, başlangıç saati ve bitiş saati, Takvim bölmesinde girdiğiniz bilgilere göre ayarlanmıştır.

8. Konum kutusuna Fincan Cafe yazın.

9. Randevu sekmesinde Seçenekler grubundaki Farklı Göster okunu tıklayın. Listeden İşyeri Dışında’yı seçin.

10. Seçenekler grubundaki Anımsatıcı okunu tıklayın. Listeden 1 saat‘i seçin.

11. Seçenekler grubundaki Özel düğmesini tıklayın.

Bir randevu, olay ya da toplantıyı Özel olarak işaretlemek, ayrıntılarını takviminizi paylaştığınız kişilerden gizler.

12. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat‘ı tıklayın.

Outlook, randevunun sol tarafına mor bir şerit ekleyerek işyeri dışında olacağınızı belirtir ve konumu görüntüler. Sağ alt köşedeki kilit simgesi, randevunun özel olarak işaretlendiğini belirtir.

13. 14:00 zaman dilimini çift tıklayın.

Outlook, başlangıç saati 14:00, bitiş saati 30 dakika sonrası olarak ayarlanmış bir randevu penceresi açar.

14. Konu kutusuna AA Personel Toplantısı yazın. Konum kutusuna Konferans Odası yazın.

15. Randevu sekmesinde Seçenekler grubundaki Yinelenme düğmesini tıklayın.

Randevu Yinelenme iletişim kutusu açılır.

Özel

Yinelenme özellikleri

Varsayılan randevu yinelenmesi, haftanın geçerli olarak seçili gününde ve haftalıktır. Randevuyu, aksi bildirilene kadar yinelenecek biçimde ya da belirli bir sayıda yinelenmeden sonra ya da belirli bir tarihte sona erecek biçimde ayarlayabilirsiniz.

16. Yinelenme aralığı alanında Oluşum sayısı seçeneğini seçin ve kutuda 10 yerine 2 yazın.

17. Bu hafta ve gelecek haftanın seçili gününde 14:00’te başlayacak 30 dakikalık bir randevu oluşturmak için Tamam‘ı tıklayın.

Randevu penceresi başlık çubuğu, bunun artık yinelenen bir randevu olduğunu yansıtacak biçimde değişir, Randevu sekmesi Yinelenen Randevu olarak değişir ve sıklığı (Yinelenme) üstbilgide görünür.

Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek 185

186 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

18. Yinelenen Randevu sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

Randevu takviminizde görünür. Zaman diliminin sağ ucundaki dönen ok simgesi yinelenmeyi belirtir.

Özel randevu

Yinelenen randevu

19. Tarih Gezgini’nde sonraki iki haftada randevunun gününü tıklayıp randevunun takviminizde gelecek haftada göründüğünü ama bir sonraki haftada görünmediğini doğrulayın.

Ayrıca Bakınız Bir randevuya bağlı OneNote sayfası oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “Takviminizi Yönetmek” başlıklı 7 . bölümdeki “Bir Randevu, Olay ya da Toplantıya Bağlı OneNote Sayfası Yaratmak” başlıklı açıklama kutusuna bakın .

Olayları Zamanlamak ve DeğiştirmekOlaylar Outlook takviminizde zamanladığınız, bir doğumgünü, maaş günü ya da belirli bir saati olmayan gün içindeki herhangi bir etkinlik gibi tüm günü kapsayan zaman dilimleridir. Bunun dışında diğer açılardan olaylar randevularla benzer özelliktedir: bir konum belirleyebilir, yinelenmeyi ve uygunluğunuzu belirtebilir, katılanları davet edebilir ve olay öğesine ek bilgiler iliştirebilirsiniz.

Takviminizi Gün görünümünde, Hafta görünümünde ya da Ay görünümünde görüntülerken bir olay yaratabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız E-posta iletisinden olay oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “İletiden Bir Görev ya da Randevu Oluşturmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, bir olay zamanlayacak ve onu yinelenen bir olaya dönüştüreceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Takvim’i Gün görünümünde görüntüleyin.

1. Tarih Gezgini’nde yarının tarihini tıklayın.

2. Takvim bölmesinde gün üstbilgisinin altındaki ve bölünmüş zaman dilimlerinin üstündeki boş alanı işaret edin.

Bu alanda Olay Eklemek için Tıklatın ifadesi görünür.

3. Olay dilimini etkinleştirmek için bir kez tıklayın.

Bu modda, olayla ilgili temel ayrıntıları doğrudan Takvim bölmesine girebilirsiniz.

4. AA Yıldönümü yazıp tuşuna basın.

Outlook bir gün süren bir olay yaratır. Olay penceresinde olaya daha çok ayrıntı ekleyebilir ve varsayılan ayarlarda değişiklik yapabilirsiniz.

5. AA Yıldönümü olayını çift tıklayın.

Olay penceresi açılır. Konu ve tarih, Takvim bölmesine girdiğiniz bilgilere göre ayarlanmıştır.

6. Olay sekmesinde Seçenekler grubundaki Yinelenme düğmesini tıklayın.

Bu bölümde daha önce gösterilen Randevu Yinelenme iletişim kutusu açılır. Olaylar için varsayılan yinelenme randevularla aynıdır: haftalık olarak, haftanın seçili gününde.

7. Yinelenme dönemi alanında Yıllık seçeneğini seçin.

Yıllık bir olayı, belirli bir tarihte ya da ayın belirli bir gününde (birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü ya da sonuncu) yinelenmek üzere zamanlayabilirsiniz.

Olayları Zamanlamak ve Değiştirmek 187

188 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

8. Her yıl aynı tarihte yinelenen yıllık bir randevu yaratmak için Tamam‘ı tıklayın.

Olay penceresi başlık çubuğu, bunun artık yinelenen bir olay olduğunu yansıtacak biçimde ve Olay sekmesi Yinelenen Olay sekmesi olarak değişir. Olayın sıklığı üstbilgide görünür.

9. Yinelenen Olay sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

Olay, Takvim bölmesinin üstünde görünür. Sağ ucundaki dönen ok simgesi yinelenmeyi belirtir.

Yinelenen olay

Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal Etmek

Toplantıları Outlook kullanarak zamanlamak, özellikle birkaç kişinin programını koordine ediyorsanız, toplantıları elle zamanlamaktan çok daha kolaydır. Bir toplantı zamanlarken karşılaşılan en önemli güçlük, herkes için uygun olan bir saat bulmaktır. Outlook, şirketinizdeki çalışanların ve şirket dışındaki, uygunluklarını İnternet’te yayınlamış kişilerin tek tek ve ortak programlarını görüntüler.

E-posta hesabı olan herkese (Outlook kullanmayanlara bile) bir toplantı daveti (toplantı isteği olarak adlandırılır) gönderebilirsiniz. Toplantının çok önemli olmayan katılanlarını, katılımlarını İsteğe Bağlı olarak işaretleyerek bilgilendirebilirsiniz. E-posta diğer adları ya da katılan listeleri kullanarak bir grup insanın hepsini birden davet edebilirsiniz. Toplantı isteği, metin ve Web bağlantıları yanında dosya ekleri de içerebilir. Bu, toplantının katılanlarının belirli bilgilere ulaşmasını sağlamanın pratik bir yoludur. Outlook katılanların ve istediğiniz kaynakları zamanlamakla sorumlu kişilerin yanıtlarını otomatik olarak izler, böylece her zaman toplantınıza kaç kişinin katılacağına dair güncel bir rapora sahip olursunuz.

Exchange Server 2007 Zamanlama Yardımcısı Özelliğini KullanmakŞirketiniz Exchange Server 2007 çalıştırıyorsa, Outlook, belirttiğiniz bir süredeki toplantı zamanlarının bir listesini sunarak ve her saat için uygun olan gereken ve isteğe bağlı katılımcı sayısını belirterek, uygun toplantı zamanı seçme işlemini daha da basitleştirir.

Zamanlana Yardımcısı sayfası, Exchange Server 2003 ağında bir toplantı düzenlerken görüntülenen Zamanlama sayfasına benzerdir.

Pencerenin sağındaki takvim, grubun toplu olarak uygun olup olmadığını renklerle belirtir. Geçmişte kalan tarihler ve iş günü olmayan günler gölgelidir; bu günler için zamanlama önerisi yapılmaz.

l Tüm katılanların uygun olduğu günler beyazdır (İyi)

l Katılanların çoğunun uygun olduğu günler açık mavidir (Zayıf)

l Katılanların çoğunun uygun olmadığı günler daha koyu mavidir (Kötü)

Önerilen Saatler listesinde, Outlook, Süre listesinde belirtilen uzunlukta randevular için katılanların uygunluğunu görüntüler. Gereken katılanların uygunluğu, isteğe bağlı katılanlar ve kaynaklardan ayrı olarak gösterilir.

Takvimde bir tarih seçince, o gün için önerilen toplantı saatleri görüntülenir. Önerilen Saatler listesinde bir toplantı saatini tıklamak, toplantı isteğini günceller.

Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal Etmek 189

190 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Şirketiniz Microsoft Exchange Server kullanıyorsa ve Exchange Server dizini, konferans odaları ya da sunum donanımı gibi paylaşılan kaynakları içeriyorsa, bu kaynakları toplantıya davet ederek onları isteyebilirsiniz. Kaynak istekleri otomatik olarak onaylanabilir ya da her kaynak isteğini onaylamak üzere bir sorumlu atanabilir.

Örneğin zamanlamada bir çakışma nedeniyle, bir toplantının tarihini, saatini ya da yerini değiştirmeniz gerekebilir. Bir toplantı isteğindeki tüm bilgileri, davet edilen katılanlara yenilerini eklemek, davet edilenleri silmek ya da toplantıyı iptal etmek de dahil olmak üzere, istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Değişiklikleri yaptıktan sonra Outlook davet edilen katılanları bilgilendirmek üzere, onlara güncelleştirilmiş bir toplantı isteği gönderir. Yalnızca katılan listesinde değişiklik yaptıysanız, Outlook yalnızca etkilenen katılanlara bir güncelleme gönderme seçeneğini sunar.

Ayrıca Bakınız E-posta iletisinden bir toplantı isteği oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “İletiden Bir Görev ya da Randevu Oluşturmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, bir toplantı isteği oluşturacak ve göndereceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Takvim’i görüntüleyin ve bir arkadaşınızı ya da iş arkadaşınızı kendisini bir toplantıya davet edeceğiniz konusunda bilgilendirin.

1. Tarih Gezgini’nde yarının tarihini tıklayın. Takvim bölmesinde, 15:00 zaman dilimini (ya da çakışan bir randevunuz varsa, uygun olduğunuz başka bir saati) tıklayın.

2. Standart araç çubuğunda Yeni Randevu okunu tıklayın. Listeden Toplantı İsteği’ni seçin.

Adsız bir toplantı penceresi açılır.

Sorun Giderme Takvim bölmesindeki etkin seçim bir olaysa, Outlook Toplantı İsteği yerine bir Beklenen Olay isteği oluşturacaktır; bu durumda Beklenen Olay’ı Toplantı’ya dönüştürmek için Tüm Gün Olay onay kutusunu temizleyin.

3. Kime kutusuna şirket çalışanlarından birinin e-posta adresini yazın. Exchange Server ağında çalışmıyorsanız herhangi bir e-posta adresi, örneğin, nurtac@gumustas .com .tr yazın.

4. Konu kutusuna AA Toplantı 1 yazın.

5. Konum kutusuna Deneme –kabul et lütfen yazarak toplantı isteğinin yalnızca deneme amacıyla olduğunu belirtin.

Yeni Randevu

6. Toplantı sekmesinde Göster grubundaki Zamanlama düğmesini tıklayın.

Zamanlama sayfasındaki Tüm Katılanlar listesinde, siz ve Kime kutusuna girdiğiniz e-posta adresi (ya da bu kişi adres defterinizdeyse ilgili ad) vardır. Adınızın yanındaki siyah simge, sizin toplantının düzenleyicisi olduğunuzu belirtir. Tek katılanın adının yanındaki kırmızı simge, onun gereken bir katılan olduğunu belirtir. Katılanın simgesini tıklayarak Gereken Katılan ve İsteğe Bağlı Katılan arasında geçiş yapabilir ya da bir kişi yerine bir kaynak belirtebilirsiniz.

İpucu Diğer katılanları, randevu sayfasındaki Kime kutusunda ya da Zamanlama sayfasındaki Tüm Katılanlar listesinde girebilirsiniz. İsterseniz, Eylemler menüsünde Toplantı Planla’yı tıklayarak, doğrudan Zamanlama sayfasına benzeyen bir arayüzden bir toplantı düzenleyebilirsiniz.

Outlook, önerilen toplantı saatini yeşil (başlangıç saati) ve kırmızı (bitiş saati) dikey çubuklarla belirtir. Davet edilenler için serbest/meşgul bilgisi varsa, onların zamanları beyaz (Uygun), mavi (Meşgul) ya da mor (İşyeri Dışında) olarak gösterilir. Belirsiz yer ayırmalar, açık mavi çapraz şeritlerle belirtir. Hiçbir bilgi yoksa (Outlook birinin takvimine bağlanamadığı için ya da önerilen toplantı, sunucuda depolanan zamanlama bilgilerinden uzak bir tarihte olduğu için) Outlook bunu gri çapraz şeritlerle belirtir. Zamanlamanın üstündeki gri satır, tüm katılanların ortak zamanlamasını belirtir.

Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal Etmek 191

192 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

İpucu Toplantıya davet ettiğiniz herkese bir e-posta iletisi göndermek için önce toplantı penceresini açın ve ardından Toplantı sekmesinde Katılanlar grubundaki Katılanlara İleti düğmesini tıklayın.

Görüntülenen zamanlamalara uymak için Zamanlama sayfasının altındaki listelerden seçerek, zamanlama alanındaki yeşil ve kırmızı dikey çubukları sürükleyerek ya da zamanlama alanında istediğiniz saati tıklayarak toplantının saatini ve süresini değiştirebilirsiniz.

7. Zamanlama sayfasının sol alt köşesindeki Sonrakini Otomatik Seç düğmesini tıklayın.

Yeşil Başlangıç Saati ve kırmızı Bitiş Saati çizgileri, bir sonraki yarım saatlik uygun zaman dilimine taşınır.

Farklı Göster ve Anımsatıcı ayarlarını değiştirebilir, yinelemeler oluşturabilir, renk kategorileri atayabilir ve istediğiniz diğer değişiklikleri yapabilirsiniz. Farklı Göster listesinde belirtilen uygunluk, toplantı isteğinizi kabul eden katılanlar için geçerli olacaktır.

8. İstediğiniz toplantı saatini seçtikten sonra Göster grubundaki Randevu düğmesini tıklayın.

Randevu sayfası görüntülenir.

9. Toplantının ayrıntılarını doğrulayın. Toplantı isteği üstbilgisindeki Gönder düğmesini tıklayın.

Toplantı, takviminizde belirtilen tarihte ve belirtilen zaman diliminde görünür.

Toplantı İsteklerini YanıtlamakBaşka bir Outlook kullanıcısından toplantı isteği aldığınızda, toplantı, saatiniz zamanlanmış olarak takviminizde görünür ama Belirsiz olarak gösterilir. Siz toplantı isteğine yanıt verene kadar, düzenleyen kişi katılmayı planlayıp planlamadığınızı bilemez. Aşağıda belirtilen dört yoldan biriyle yanıt verebilirsiniz:

l İsteği kabul edebilirsiniz. Outlook toplantı isteğini siler ve takviminizde zamanınızı, toplantıyı düzenleyenin toplantı isteğinde belirttiği biçimde zamanlanmış olarak gösterir.

l Toplantıya katılabileceğinizi ama kesin olmadığını belirtmek üzere, bir isteği geçici olarak kabul edebilirsiniz. Outlook toplantı isteğini siler ve takviminizdeki zamanınızı, belirsiz olarak zamanlanmış olarak gösterir.

l Yeni bir toplantı saati önerebilirsiniz. Outlook isteğinizi, onay için toplantıyı düzenleyen kişiye gönderir ve özgün zamanı, takviminizde belirsiz olarak zamanlanmış olarak gösterir.

l İsteği reddedebilirsiniz. Outlook toplantı isteğini siler ve toplantıyı takviminizden kaldırır.

Toplantı Çalışma Alanı OluşturmakKuruluşunuzun, Microsoft SharePoint programıyla oluşturulmuş ve size belge kitaplıkları yaratma izni veren bir işbirliği sitesi (bir takım sitesi gibi) varsa toplantıyı zamanlarken bir toplantı çalışma alanı (toplantı planlamak ve ilgili görevleri ve sonuçları izlemek için paylaşılan site) da oluşturabilirsiniz. Önceden zamanladığınız bir toplantı için de bir çalışma alanı yaratabilirsiniz; toplantı isteğini toplantı çalışma alanı bilgilerini içerecek biçimde değiştirdikten sonra Outlook, tüm katılanlara bilgileri içeren güncellenmiş bir istek gönderir.

Yeni ya da var olan toplantı isteğinde bir toplantı çalışma alanı yaratmak için:

1 . Toplantı penceresinde, Toplantı sekmesindeki Katılanlar grubunda Toplantı Çalışma Alanı düğmesini tıklayın.

2 . Toplantı penceresinin sağ tarafında açılan Toplantı Çalışma Alanı bölmesinde, Konum Seçin okunu tıklayın ve listeden toplantı çalışma alanını oluşturmak istediğiniz SharePoint sitesini tıklayın. (Toplantı Çalışma Alanı bölmesini ilk kez kullanıyorsanız, önce Ayarları değiştir‘i tıklamanız gerekebilir.) Kullanmak istediğiniz SharePoint sitesinde daha önce bir toplantı çalışma alanı ya da belge kitaplığı ayarlamadıysanız, Konum seçin listesinden Diğer‘i tıklayın. Açılan Diğer Çalışma Alanı Sunucusu iletişim kutusunda SharePoint sitesinin adresini girip Tamam‘ı tıklayın.

3 . Çalışma alanı seçin alanında, kullanmak istediğiniz şablon dilini ve toplantı çalışma alanı şablonunu seçin ve Tamam‘ı tıklayın. Var olan bir toplantı çalışma alanına bağlanmak istiyorsanız, o seçeneği seçin ve Çalışma alanını seçin okunu tıklayın. Listeden var olan çalışma alanını seçin.

4 . Toplantı Çalışma Alanı bölmesinde Tamam’ı tıklayın.

Katılanlar, toplantı isteğinden ya da takvimlerindeki toplantı öğesinden toplantı çalışma alanına bağlanabilirler.

Ayrıca Bakınız Outlook’u SharePoint programıyla kullanmak hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10 . bölüme bakın .

Toplantı İsteklerini Yanıtlamak 193

194 Bölüm 6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Toplantı yanıtı seçenekleri

Belirlenen toplantı tarihi için takviminizi

görüntüler

Bir toplantı isteğine yanıt vermezseniz toplantı saati geçici olarak zamanlanmış olarak takviminizde kalır.

Bir toplantı saatinin sizin için uygun olup olmadığından emin değilseniz, toplantı isteği penceresindeki Takvim düğmesini tıklayarak önerilen toplantı günü için Outlook takviminizi farklı bir pencerede açabilir, böylece çakışan randevuları görebilirsiniz.

Bir toplantıyı kabul ya da reddederken, toplantı düzenleyicisine bir yanıt gönderip göndermemeyi seçebilirsiniz. Yanıt göndermezseniz, isteği kabul ettiğiniz Toplantı formunda görünmeyecek, düzenleyici ve diğer katılanlar toplantıya katılmayı planladığınızı bilmeyeceklerdir. Yanıt gönderirseniz, toplantıyı düzenleyen kişiye iletmek istediğiniz bir ileti varsa, göndermeden önce yanıta bilgiler ekleyebilirsiniz.

Bir toplantı isteğine elle yanıt vermek için aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Toplantı isteği penceresinde Okuma Bölmesi’nde ya da toplantı isteğini farenin sağ düğmesiyle tıkladığınızda görünen kısayol menüsünde Kabul Et, Belirsiz ya da Reddet‘i tıklayın.

2 . Standart bir yanıt ya da kişiselleştirilmiş bir yanıt gönderme ya da hiç yanıt göndermeme seçeneklerinden birini seçin.

Bir toplantı için yeni bir zaman teklif etmek için şu adımları izleyin:

1 . Toplantı isteği penceresinde, Okuma Bölmesi’nde ya da toplantı isteğini farenin sağ düğmesiyle tıkladığınızda görünen kısayol menüsünde, Yeni Zaman Teklif Et‘i tıklayın.

2 . Daha önce gösterilen toplantı isteği penceresinin Zamanlama sayfasına benzeyen Yeni Zaman Teklif Et iletişim kutusunun zamanlama alanında, toplantı başlangıç ve bitiş saatlerini, önermek istediğiniz saatlere göre değiştirin ve Saat Öner’i tıklayın.

3 . Açılan toplantı yanıt penceresinde, isterseniz toplantıyı düzenleyen kişiye bir ileti girin ve Gönder‘i tıklayın.Outlook yanıtınızı gönderir ve toplantıyı, özgün toplantı saatinde geçici olarak zamanlanmış olarak takviminize ekler. Toplantıyı düzenleyen kişi zaman değişikliğini onayladıktan sonra siz ve diğer katılanlar güncelleştirilmiş toplantı isteğini alacaksınız.

Toplantı isteklerini otomatik olarak yanıtlamayı da seçebilirsiniz; bu durumda Outlook toplantı isteklerini ve iptallerini yönergelerinize uygun olarak işleyecektir.

Outlook’a toplantı isteklerini otomatik olarak yanıtlamasını bildirmek için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. 2 . Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Takvim Seçenekleri

düğmesini tıklayın. 3 . Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Kaynak Zamanlama düğmesini tıklayın. 4 . Kaynak Zamanlama iletişim kutusunda Toplantı isteklerini ve işlem iptallerini

otomatik olarak kabul et onay kutusunu seçin. 5 . İstiyorsanız, Çakışan toplantı isteklerini otomatik olarak reddet ve/veya Yinelenen

toplantı isteklerini otomatik olarak reddet onay kutularını seçin. 6 . Açık olan iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Önemli Noktalar l Takviminizde randevular ve tüm gün olayları oluşturabilir ve yönetebilirsiniz. l Toplantılar ayarlamak, katılanları davet etmek ve yanıtlarını izlemek için Outlook’u

kullanabilirsiniz. Outlook, katılanların zamanlamalarını temel alarak bir toplantı saati seçmenize yardımcı olabilir.

l Kuruluşunuzdaki başka kişiler, takviminizde belirttiğiniz serbest, meşgul ve işyeri dışında olduğunuz saatleri görebilir. Uygun çalışma saatlerinizin görüntülenmesini kişiselleştirebilir ve randevuların ayrıntılarını başkalarından gizlemek için bunları özel olarak işaretleyebilirsiniz.

l Kuruluşunuzun bir SharePoint işbirliği sitesi varsa, toplantı isteğine eşlik edecek bir toplantı çalışma alanı oluşturabilirsiniz. Toplantı çalışma alanları, toplantıya katılanlar arasında bilgi ve dosya paylaşımı için merkezi bir konum sağlar.

l Kuruluşunuz Exchange Server 2007 kullanıyorsa Zamanlama Yardımcısı özelliğini kullanarak, planlanmış katılanlarınızın uygun olduğu belirli bir süre için toplantı zamanlarını hızla belirleyebilirsiniz.

Önemli Noktalar 195

Bir Bakışta BölümBir Bakışta BölümTakvimi

yazdırmak, sayfa 207

Bir İnternet takvimine

bağlanmak, sayfa 216

Birden çok tavimle çalışmak, sayfa 218

Takvim bilgilerini e- posta iletisiyle

göndermek, sayfa 213

Bir Bakışta Bölüm

197

Bir Bakışta Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Takvimin farklı görünümlerini görüntülemek. 4 Boş zamanlarınızı tanımlamak. 4 Outlook’u birden çok saat dilimi için yapılandırmak. 4 Takvimi yazdırmak. 4 Takvim bilgilerini e-posta iletisiyle göndermek. 4 Bir İnternet takvimine bağlanmak. 4 Birden çok takvimle çalışmak.

Microsoft Office Outlook 2007 Takvimi’ni kullanmak, etkili zaman yönetimine giden yolda büyük bir adımdır. Bu kitapta önceki bölümlerde takviminize çeşitli türlerde randevuları girmeyi ve güncelleştirmeyi öğrendiniz. Takviminizin sizin için daha verimli olmasını sağlamak ve ihtiyacınız olan bilgileri bulmayı kolaylaştırmak için varsayılan takvim ayarlarınızı iyileştirebilirsiniz.

Bu bölümde, takvim bilgilerini görüntülemenin farklı yollarını öğreneceksiniz. Günlük ve aylık takvimler yazdıracak ve bir e-posta iletisine takvim bilgilerini ekleyeceksiniz. Son olarak, İnternet’teki genel bir takvime bağlanacak ve takvimleri görüntülemenin ve aralarında geçiş yapmanın değişik yollarıyla ilgili denemeler yapacaksınız. Ayrıca takviminize bölgelere özel tatilleri eklemeyi, birden çok saat diliminde kullanmak üzere Outlook’u yapılandırmayı, Takvim’deki bilgileri bir Web sayfası olarak kaydetmeyi ve bir Takvim öğesine bağlı OneNote sayfası oluşturmayı, takviminizin denetimini başka birine devretmenin ya da başka biri adına bir takvimi yönetmenin yollarını öğreneceksiniz.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

198 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Sorun giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Ayrıca Bakınız Microsoft SharePoint takvimleriyle çalışmak, takviminizi diğer Outlook kullanıcılarıyla paylaşmak ya da paylaşılan bir takvimi görmek hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10 . bölüme bakın .

Takvimin Farklı Görünümlerini GörüntülemekTakvim modülündeki Gezinti Bölmesi, Tarih Gezgini, bağlanabileceğiniz takvimlerin listeleri ve takvimleri açmak, aramak, paylaşmak, göndermek ve yayınlamak için bağlantılar içerir. Zaman çizelgenizi yönetebilmek için takviminizi çeşitli şekillerde görüntüleyebilirsiniz: l Gün/Hafta/Ay görünümü . Aşağıdakilerden birini görüntüleyen bir takvim

görünümü: l Gün görünümü, aynı anda tek bir günü yarım saatlik aralıklarla görüntüler.

l Çalışma Haftası görünümü, çalışma günlerini görüntüler; varsayılan ayar olarak çalışma haftası Pazartesi-Cuma günleri 8:00 ile 17:00 arasıdır. Çalışma haftanızın gün ve saatlerini dilediğiniz gibi tanımlayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Çalışma haftanızı tanımlamak hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki “Boş Zamanlarınızı Tanımlamak” başlığına bakın .

l Hafta görünümü, aynı anda bir haftayı (Pazartesi’den Pazar’a) görüntüler.

l Ay görünümü, aynı anda beş haftayı görüntüler.

Takvim bölmesinin üstündeki düğmeleri tıklayarak zaman dilimleri arasında geçiş yapabilirsiniz. Ay görünümünde, bir haftanın sol kenarındaki hafta sekmesini tıklayarak yalnızca o haftayı görüntüleyebilirsiniz. Hafta görünümünde, çalışma haftasını ya da yedi günlük tüm haftayı görüntüleyebilirsiniz. Her iki görünümde de bir günü çift tıklayarak yalnızca o günü görüntüleyebilirsiniz.

l Tüm Randevular görünümü . Randevuları (olayları değil) yinelenme sıklığına göre (yok, Günlük, Haftalık, Aylık, Yıllık) gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü.

l Etkin Randevular görünümü . Geçerli günde ya da sonrasında başlayan randevuları, yinelenme sıklığına göre gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü.

l Olaylar görünümü . Yalnızca gün boyu süren olayları, yinelenme sıklığına göre gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü .

l Yıllık Olaylar görünümü . Yalnızca yıllık olarak yinelenen olayları görüntüleyen bir liste görünümü .

l Yinelenen Randevular görünümü . Yalnızca yinelenen randevuları ve olayları, yinelenme sıklığına göre gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü.

l Kategoriye Göre görünümü . Tüm takvim öğelerini Renk Kategorisi’ne göre gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü. Birden çok renk kategorisine atanmış öğeler, atandıkları kategori gruplarının tümünde görünürler.

l Outlook Veri Dosyaları görünümü . Tüm takvim öğelerini öncelikle Outlook Veri Dosyasına, sonra da yinelenme sıklığına göre gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü.

Varsayılan ayar olarak, Outlook takviminizi Gün görünümünde görüntüler. Görünümü değiştirmek için Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinde istediğiniz seçeneği seçin ya da Görünüm menüsünde istediğiniz görünümü tıklayın. Herhangi bir görünümden geçerli Gün görünümüne dönmek için Standart araç çubuğunda Bugün'ü tıklayın.

Günün ya da gün aralığının yanındaki Geri ya da İleri düğmelerini tıklayarak önceki ya da sonraki zaman dilimlerini görüntüleyebilir ya da Tarih Gezgini’nde belirli bir gün, hafta ya da ayı seçerek onu görüntüleyebilirsiniz.

l Bir ayı görüntülemek için geçerli ay adını tıklayın ve listeden görüntülemek istediğiniz ayı seçin. Varsayılan ayar olarak görüntülenen yedi aylık aralıktan sonraki dönemi görüntülemek için ay listesinin üstünü ya da altını işaret edin.

l Bir haftayı görüntülemek için o haftanın solundaki boşluğu tıklayın. Eğer Tarih Gezgini ve Takvim’de hafta numaralarını görüntülüyorsanız, o haftayı görüntülemek için hafta numarasını tıklayın.

İpucu Bazı ülkelerde hafta numaraları olayları, tatilleri, vb. göstermek için kullanılır. Hafta 1, 1 Ocak’ın bulunduğu takvim haftasıdır (Pazartesi’den Pazar’a), Hafta 2 bir sonraki haftadır ve bu şekilde yılsonuna kadar gider. Haftaların numaralanma şekli nedeniyle bir yıl, Hafta 1 ile Hafta 53 arasında olabilir. Hafta numaralarını görüntülemek için Seçenekler menüsündeki Araçlar’ı tıklayın. Takvim Seçenekleri’ni tıkladıktan sonra Ay Görünümü ve Tarih Gezgini içinde hafta numaralarını göster onay kutusunu seçin. Sonra açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

l Bir günü görüntülemek için o günü tıklayın.

İpucu Bir görünümde (örneğin bilgilerin göründüğü sırada) değişiklik yaptıysanız ve varsayılan ayarlara geri dönmek istiyorsanız, Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm’ü işaret edip Geçerli Görünümü Özelleştir’i tıkladıktan sonra Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda, Geçerli Görünümü Sıfırla’yı tıklayın. Geçerli Görünümü Sıfırla düğmesi etkin değilse, görünüm zaten varsayılan ayarları görüntülüyordur.

Tarih Gezgini’nin bulunduğu takvim görünümlerinde, Gezinti Bölmesi’nin genişliğini artırmak, Tarih Gezgini’nde gösterilen ayların sayısını da artırır. Program penceresinin en fazla yarısını Gezinti Bölmesi’ne ayırabilirsiniz.

Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek 199

200 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Outlook 2007’nin Anında Ara özelliğini, (takvim öğesinde bir metni arayarak) randevular, olaylar, toplantılar ya da tatilleri bulmak için kullanabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Anında Ara özelliği hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Kişi Bilgilerine Hızla Ulaşmak” başlığına ve “Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5 . bölümdeki “İletileri Hızla Bulmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, Tarih Gezgini ve takviminizde farklı zaman dilimlerini görüntüleyecek ve zaman çizelgenizin farklı görünümlerini görüntüleyeceksiniz..

KULLANIN “Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümde yarattığınız takvim öğelerini kullanın. O bölümdeki alıştırmaları tamamlamadıysanız, şimdi tamamlayabilir ya da kendi takviminizdeki herhangi bir randevu, toplantı ya da olayı kullanabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.

1. Gezinti Bölmesi’ndeki Takvim düğmesini tıklayarak Takvim modülünü görüntüleyin.

Varsayılan ayar olarak, Outlook geçerli gün için takviminizi görüntüler ve o günü, Tarih Gezgini’nde kırmızı bir çerçeveyle işaretler. Bitiş tarihi bugün olan görevler, Takvim bölmesinin altındaki Görevler alanında listelenir.

İpucu Takviminizi varsayılan görünüm ayarlarına sıfırlamak için Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm’ü işaret edip Geçerli Görünümü Özelleştir’i tıkladıktan sonra Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Geçerli Görünümü Sıfırla’yı tıklayın. Onay isteyen ileti kutusunda ve açık iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

2. Tarih Gezgini’nde, kalın yazı tipiyle yazılı olan bir tarihi tıklayarak zamanlanmış randevu ya da toplantılarınızın olduğu bir günü görüntüleyin.

Zamanlanmış olayların olduğu (randevu ya da toplantıların değil) günler, kalın görünmez.

3. Takvim bölmesinin üstünde Hafta’yı tıklayın.

Outlook, seçili günün olduğu çalışma haftası için takviminizi görüntüler ve Tarih Gezgini’nde, karşılık gelen günleri vurgular. Görevler alanı, her gün için bitmesi gereken görevleri görüntüler.

4. Takvim bölmesinin üstünde Tüm haftayı göster seçeneğini seçin .

Outlook yedi günlük tüm haftayı görüntüler. Tanımlanan çalışma haftanız dışında kalan zamanlar, gölgeli görünür.

Gün etiketleri

5. Takvim bölmesinin üstünde Ay’ı tıklayın.

Outlook aylık takviminizi görüntüler. Önceki ve sonraki aylar, geçerli aydan belirgin şekilde ayrılmaları için gölgelendirilmiştir. Ay görünümünde Görevler alanı yoktur.

Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek 201

202 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Hafta etiketleri

Takvim bölmesini aşağı kaydırarak ya da Tarih Gezgini’nde görmek istediğiniz ayı tıklayarak farklı bir ayı görüntüleyebilirsiniz.

6. Takvim bölmesinin üstünde, Ayrıntılar’ın sağ tarafındaki Orta seçeneğini seçin.

Takvim yalnızca olayları okunur öğeler olarak görüntüleyecek şekilde değişir; randevular ve toplantılar yatay çizgiler olarak görünür ve çizginin kalınlığı o öğe için zamanlanan süreyi belirtir. Renk kategorilerine atanmış öğeleri temsil eden çizgiler, atanan renkte görünür.

7. Randevuları ve toplantıları tamamen gizlemek için Düşük seçeneğini seçin.

8. Takvim bölmesinin sol kenarında görünen hafta etiketlerinden birini tıklayın.

Outlook seçilen haftayı, en son seçtiğiniz hafta görünümünde (Tüm hafta ya da Çalışma haftası) görüntüler. Gün ya da Hafta görünümünde ayrıntı düzeyi yoktur; Outlook bütün takvim öğelerini görüntüler.

9. Takvim üstbilgisinde tarih aralığının solundaki İleri düğmesini tıklayın.

Takvim bir hafta ileri gider.

10. Takvim üstbilgisinde görünen gün etiketlerinden birini tıklayın.

Outlook seçilen günü Gün Görünümü’nde görüntüler.

11. Varsayılan görünüme geri dönmek için Standart araç çubuğunda Bugün‘ü tıklayın.

İleri

Ulusal Tatil Günlerini Eklemek ve KaldırmakHerhangi bir ülkenin resmi tatillerini, Outlook takviminize eklemek için aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesinde Takvim Seçenekleri’ni tıklayın.

2 . Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Tatil Ekle’yi tıklayın.

3 . Takvime Tatilleri Ekle iletişim kutusunda, takviminize tatillerini eklemek istediğiniz ülkelerin onay kutularını seçip Tamam’ı tıklayın.

4 . Outlook seçilen ülkenin tatil günlerini takviminize ekledikten sonra açık iletişim kutularını kapatmak için Tamam’ı tıklayın.

Outlook 2007, takviminizdeki tüm tatillere Tatil adında bir renk kategorisi atar. Takviminizdeki tatillerin tümü Outlook 2007’de atanmışsa, takvimi Kategoriye Göre görünümünde görüntüleyip Tatil kategorisine aşağı kaydırarak, tatillerin bir listesini görüntüleyebilirsiniz. Takviminizdeki bütün tatilleri, Kategoriler: Tatil grup başlığını seçip Delete tuşuna basarak kaldırabilirsiniz.

Outlook’un daha eski bir sürümünde yaratılmış takvimleri kaldırmak ya da yalnızca belirli bir ülkenin tatillerini kaldırmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Takvimi Tüm Randevular görünümünde görüntüleyin.

2 . Görünüm menüsündeki Geçerli Görünümü’ü işaret edin ve Geçerli Görünümü Özelleştir’i tıklayın.

3 . Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Gruplandır düğmesini tıklayın.

4 . Gruplandır iletişim kutusunda Düzenlemeye göre otomatik olarak grupla onay kutusu seçiliyse, seçimi temizleyin. Öğeleri gruplandır okunu tıklayın ve listeden Konum’u seçin.

5 . Sonra listelerinin tümünde (yok) seçeneğinin görüntülendiğinden emin olun ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

6 . Takvim bölmesinde, kaldırmak istediğiniz tatillerin bulunduğu Konum grubunu (örneğin, Konum: İsveç) görüntülemek için görüntülenen grupları daraltın ya da bölmeyi aşağı kaydırın.

7 . Görüntülenen ülkenin tatillerini kaldırmak için Konum grup başlığını tıklayın ve tuşuna basın. Outlook, bu işlemin seçili gruptaki tüm öğeler için geçerli olacağını bildiren bir ileti kutusu görüntülerse, Tamam’ı tıklayın.

8 . Seçili tatilleri kaldırmak için silmek istediğiniz tatil yada tatilleri tıklayın (birden çok tatil seçmek için tuşunu basılı tutun) ve tuşuna basın.

Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek 203

204 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Boş Zamanlarınızı TanımlamakOutlook’a çalışma zaman çizelgenizin nasıl olduğunu bildirebilirsiniz, böylece diğer insanlar yalnızca boş zamanlarınızda sizinle randevu ayarlayabilirler. Tanımlanan bu zamana çalışma haftası adı verilir.

Varsayılan ayar olarak, Outlook’ta çalışma haftası Pazartesi’den Cuma’ya, 8:00 ile 17:00 arasıdır. Bunu, ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde (örneğin geç bir vardiyada ya da hafta sonları çalışıyorsanız) değiştirebilirsiniz. Çalışma haftanız takviminizde başka bir renkle gösterilir ve varsayılan ayar olarak bağlı olduğunuz ağda takviminize bakan kişilerin görebileceği tek zamandır.

Ayrıca Bakınız Başkalarının takvimlerine bakmak hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10 . bölümdeki “Başkalarının Klasörlerine Erişmek” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, çalışma haftanızı görüntüleyecek ve değiştireceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, takviminizi Hafta görünümünde görüntüleyin.

1. Takvim bölmesinin üstündeki Çalışma haftasını göster seçeneğini seçin.

Sorun Giderme Çalışma haftanız burada söz edilen varsayılan günlere ve saatlere uymuyorsa, bu alıştırmayı kendi ayarlarınızı kullanarak uygulayın.

2. Takvim sayfasını, çalışma gününün başlangıcını ya da bitişini görebileceğiniz şekilde kaydırın.

Çalışma saatleri

Çalışma dışı saatler

3. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.

4. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın.

Takvim Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

5. Takvim iş günleri alanında Cmt ve Paz onay kutularını seçip Sal, Çar ve Per onay kutularını temizleyin.

Çalışma haftası artık Cuma ile Pazartesi arasındadır.

6. Başlangıç saati okunu tıklayın. Listeden 15:00‘i seçin. Bitiş saati okunu tıklayın. Listeden 23:00’ü seçin.

Sorun Giderme Outlook, gece yarısını geçen bir çalışma günü ya da farklı günler için farklı başlangıç ve bitiş saatleri tanımlamanıza izin vermez.

7. Açık iletişim kutularının ikisinde de Tamam’ı tıklayın.

Takviminiz yeni çalışma haftası ayarlarınızı görüntüler.

YAPIN Devam etmeden önce, çalışma haftanızı istediğiniz gibi ayarlayın.

Boş Zamanlarınızı Tanımlamak 205

206 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Outlook’u Birden Çok Saat Dilimi için YapılandırmakNormal saat diliminizin dışındaki yerlere çok sık seyahat ediyorsanız, bilgisayarınızdaki saat dilimini değiştirmek işinize yarayabilir. Bunu Microsoft Windows ya da Outlook’tan yapabilirsiniz. Saat dilimini değiştirdiğinizde e-posta iletilerinin alındığı saat ve randevu saatleri gibi bilgiler, yeni saat dilimine uyacak biçimde değişir. Windows görev çubuğu bildirim alanında saati görüntülüyorsanız, burada gösterilen saat de yeni saat dilimine göre değişir.

Saat dilimlerini değiştirmek için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Takvim Seçenekleri düğmesini tıklayın.

2 . Takvim Seçenekleri iletişim kutusunun Gelişmiş Seçenekler alanında Saat Dilimi düğmesini tıklayın.

3 . Saat Dilimi iletişim kutusunda Saat dilimi okunu tıklayın. Listeden istediğiniz saat dilimini seçin ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Seyahat etmeye hazırlanırken ya da farklı saat dilimlerindeki katılımcılarla toplantılar zamanlarken, Outlook’u takviminizde iki saat dilimi görüntülemek üzere yapılandırmak isteyebilirsiniz. Bu şekilde Outlook artık Gün artık görünümündeki saat dilimlerini Takvim bölmesinin solunda iki sütun olarak görüntüler.

Takviminizde aynı anda iki saat dilimi görüntülemek için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.

2 . Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Takvim Seçenekleri düğmesini tıklayın.

3 . Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Saat Dilimi düğmesini tıklayın.

4 . Saat Dilimi iletişim kutusunda Ek saat dilimi göster onay kutusunu seçin. İkinci Saat dilimi listesinden görüntülemek istediğiniz saat dilimini seçin.

5 . Her saat dilimi için, karşılık gelen Etiket kutusuna bir etiket (Ankara ve Londra gibi) yazın.

6 . Açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Outlook takviminizde iki saat dilimi ayarlardığınızda, Saat Dilimi iletişim kutusundaki Saat Dilimi Değiştir düğmesini tıklayarak aralarında kolayca geçiş yapabilirsiniz.

Takvimi YazdırmakDizüstü bilgisayarınız olmadan seyahat ediyorsanız ya da haftalık programınızın evrak çantanızda kolayca erişebileceğiniz bir yerde olmasını istiyorsanız, bir günü, haftayı, ayı ya da takviminizdeki başka bir zaman aralığını yazdırmak işinize yarayabilir. Takviminizdeki herhangi bir zaman aralığını kolayca yazdırabilirsiniz. Görünen ayrıntı miktarı, yazdırdığınız aralığa bağlıdır.

Outlook çeşitli yerleşik yazdırma stilleri sunar; bununla birlikte isterseniz başka stiller de oluşturabilirsiniz. Var olan yazdırma stilleri, Yazdır komutunu seçtiğinizde hangi görünümde olduğunuza bağlı olarak değişir. Varsayılan yazdırma stilleri şunlardır:

l Günlük Stil . Seçili tarih aralığını, her sayfada bir gün olacak şekilde yazdırır. Yazdırılan öğeler tarih, gün, Görev Defteri, başvuru için aylık takvimlerle not almanız için bir alan içerir.

l Haftalık Stil . Seçili tarih aralığını, her sayfada bir takvim haftası olacak şekilde yazdırır ve başvuru için seçili ayla bir sonraki ayın takvimlerini içerir.

l Aylık Stil . Seçili tarih aralığındaki her ay için bir sayfa yazdırır. Har sayfa ayı çevreleyen altı haftalık bir aralıkla başvuru için seçili ay ve sonraki ayın takvimlerini içerir .

l Üçe Katlı Stili . Seçili tarih aralığındaki her gün için bir sayfa yazdırır. Her sayfa bir günlük zamanlama, haftalık zamanlama ve Görev Defteri içerir.

l Takvim Ayrıntıları Stili . Seçili tarih aralığındaki randevularınızla randevu ayrıntılarını listeler.

Yazdırılacak tarihi ya da tarih aralığını seçebilir ve sayfa düzeni seçeneklerini ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde değiştirebilirsiniz.

Outlook’u Birden Çok Saaat Dilimi için Yapılandırmak 207

208 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Bu alıştırmada, önizlemeyi görüntülerken yazdırma stili seçmenin iki farklı yolunu öğrenecek ve isteğe bağlı olarak takviminizi Günlük ve Üçe Katlı stillerde yazdıracaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

Önemli Bu alıştırmayı tamamlamak için bilgisayarınızda bir yazıcının yüklü olması gerekir. Kurulu bir yazıcınız yoksa çeşitli yazdırma seçeneklerinin önizlemesini görüntüleyebilir ama yazdıramazsınız. Yazıcı yüklemek için Başlat düğmesini ve ardından Denetim Masası’nı tıklayın. Denetim Masası’nda Donanım ve Ses’in altında Yazıcı’yı tıklayın ve Yazıcı Ekle’yi tıklayın. Bir ağda çalışıyorsanız, yöneticiniz yazıcı yüklemekle ilgili gerekli bilgileri sağlayabilir.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce takviminizi Gün görünümünde görüntüleyin. En iyi sonucu elde etmek için takvimde bir ya da daha çok randevu, toplantı ya da olayın göründüğü bir günü görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğundaki Yazdır düğmesini tıklayın.

Günlük Stil biçimi ve bugünün tarihi seçili olarak Yazdır iletişim kutusu açılır.Yazdır

2. Yazdır iletişim kutusunda Önizleme’yi tıklayın.

Outlook, takviminizin yazdırıldığında nasıl görüneceğini gösteren bir Baskı Önizleme ekranı görüntüler.

3. Takvim sayfasını okunur olacak şekilde büyütmek için Baskı Önizleme penceresinin araç çubuğundaki Gerçek Boyut düğmesini tıklayın.

4. Baskı Önizleme araç çubuğunda Yazdır’ı tıklayın.

5. Yazdır iletişim kutusunda, Yazıcı alanında kullanmak istediğiniz yazcının seçili olduğundan emin olduktan sonra Tamam’ı tıklayın.

Outlook, bugünün zamanlamasını takvimin Gün görünümüne benzeyen Günlük stil biçiminde yazdırır.

6. Dosya menüsündeki Sayfa Yapısı’nı işaret edin ve Üçe Katlı Stili’ni tıklayın.

Gerçek Boyut

Takvimi Yazdırmak 209

210 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Sayfa Düzeni iletişim kutusu açılır ve Üçe Katlı yazdırma stilinde bir önizleme görüntüler. Seçenekler alanında, üç bölmenin her birinde yazdırmak istediğiniz takvim öğelerini seçebilirsiniz.

7. Sayfa Yapısı iletişim kutusunda Yazdır’ı tıklayın.

Outlook’un önceki yazdırma işleminde yaptığınız ayarları korumadığına dikkat edin.

8. Yazdır iletişim kutusunun Yazdırma aralığı alanında Son okunu tıklayın. Listeden iki gün sonrasının tarihini seçin. Önizleme’yi tıklayın.

Baskı Önizleme penceresi, yazdırıldığında görüneceği şekilde üçe katlı takvimi görüntüler. Ekleme noktası bir büyütece dönüşür.

9. Takvim sayfasını büyütmek için önizlemesi görüntülenen sayfanın ortasını bir kez tıklayın.

Baskı Önizleme penceresinin sol alt köşesinde, durum çubuğu seçtiğiniz tarih aralığına uygun olarak, üç sayfadan birincisini görüntülediğinizi belirtir.

Varsayılan seçeneklerle her sayfa, solda günlük takvimi, ortada görev listesi ve sağda haftalık takvimi görüntüler. Belgeyi aşağı kaydırarak ikinci ve üçüncü sayfaların önizlemesini görüntüleyebilirsiniz.

Sayfa numarası

10. Baskı Önizleme araç çubuğunda Yazdır’ı tıklayın. Yazdır iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

Outlook üç sayfayı (seçili tarih aralığındaki her gün için bir sayfa) yazdırır ve Baskı Önizleme penceresini kapatır.

11. Farklı yazdırma stilleri ve tarih aralıklarıyla denemeler yapın ve her birinin sonuçlarının önizlemesini görüntüleyin.

Takvimi Yazdırmak 211

212 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Takvim Bilgilerini Bir Web Sayfası Olarak KaydetmekZamanlama çizelgenizi Web sayfası şeklinde bir intranet sitesinde yayımlayarak iş arkadaşlarınızla ya da bir İnternet sitesinde yayımlayarak daha geniş bir grup insanla paylaşabilirsiniz. Outlook, seçili takvim bilgilerini statik bir HTML sayfası olarak kaydetmek için basit bir yöntem sunar.

Takvim bilgilerini bir Web sayfası olarak kaydetmek için şu adımları izleyin:

1 . Takviminizi görüntüleyin. Dosya menüsünde Web Sayfası Olarak Kaydet’i tıklayın.

Web Sayfası Olarak Kaydet iletişim kutusu açılır.

2 . Takvim bilgilerinizi yayınlamak istediğiniz sürenin başlangıç ve bitiş tarihlerini girin .

3 . Seçenekler alanında randevu ayrıntıları ya da arka plan grafiği ekleme seçeneklerinden birini seçin.

4 . Farklı kaydet alanında Dosya adı kutusunda gösterilen yolun sonuna bir dosya adı (uzantıya gerek yok) ekleyin. Web sayfasında görüntülenecek başlığı ve Outlook’un kaydedeceği konumu değiştirebilirsiniz.

Varsayılan ayar olarak, Outlook takviminizi Belgeler klasörünüze kaydeder.

5 . Kaydedilen web sayfasını tarayıcıda aç onay kutusunu seçili bırakarak Kaydet’i tıklayın.

6 . Outlook az önce yarattığınız Web sayfasının bağlantısına güvendiğinizi onaylamanızı isteyen bir güvenlik uyarısı görüntülerse, Evet’i tıklayın.

7 . Outlook Web sayfasını kaydetmek mi açmak mı istediğinizi soran bir ileti kutusu görüntülerse, Aç’ı tıklayın.

Sayfa, varsayılan Web tarayıcınızda açılır. (Tarayıcı, dosyayı bilgisayarınızdan yükler, İnternet’ten değil; zaman çizelgenizi henüz İnternet’te yayınlamadınız.)

8 . Takvimi gözden geçirin. Pencerenin üstünde bir Bilgi Çubuğu görünürse, onu tıklayın. Engellenen İçeriğe İzin Ver’i tıklayın ve Güvenlik Uyarısı ileti kutusunda Evet’i tıklayarak, Windows’un biçimlendirilmiş içeriği görüntülemek üzere ActiveX denetimini çalıştırmasına izin verin.

Takvim web sayfasını, yayımlama iznine sahip olduğunuz herhangi bir intranet ya da İnternet sitesinde yayımlayabilirsiniz.

Takvim Bilgilerini E-Posta İletisiyle Göndermek Zamanlamanızla ilgili bilgileri sık sık iş arkadaşlarınız, arkadaşlarınız ya da aile üyelerinizle paylaşmanız gerekebilir. Outlook 2007 ile seçili takvim bilgilerini statik bir görüntü olarak bir e-posta iletisi içine kolayca gömebilir, böylece HTML biçimini görüntüleyebilen bir e-posta programı kullanan herkese (yalnızca Outlook kullananlara değil) gönderebilirsiniz.

Takvim Bilgilerini E-Posta İletisiyle Göndermek 213

214 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Bilgileri paylaşmak istediğiniz zaman dilimini (Bugün, Yarın, Sonraki 7 Gün, Sonraki 30 Gün ya da Tüm Takvim ya da özel bir tarih aralığı belirleyebilirsiniz) ve paylaşmak istediğiniz ayrıntıların düzeyini seçebilirsiniz:

l Yalnızca uygunluk . Yalnızca, zamanlanan süreler boyunca uygunluğunuzu (Serbest, Meşgul, Belirsiz ya da İş Yeri Dışında) içerir.

l Sınırlı ayrıntılar . Yalnızca uygunluk ve takvim öğelerinin konu bilgilerini içerir.

l Tüm ayrıntılar . Uygunluk bilgisini ve takvim öğelerinin tüm ayrıntılarını içerir.

Özel olarak işaretlenmiş takvim öğelerinin ayrıntıları, ayrıntıların gösterilmesi yönünde bir seçim yapmadığınız sürece gösterilmeyecektir.

Ayrıca Bakınız Özel randevular hakkında daha fazla bilgi için “Randevular, Olaylar ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümdeki “Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek” başlığına bakın.

Bu alıştırmada, zamanlamanızla ilgili bilgileri bir e-posta iletisine gömeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce takviminizi görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nde E-postayla takvim gönder’i tıklayın.

Outlook yeni bir ileti penceresi ve E-postayla Takvim Gönder iletişim kutusunu açar.

2. Gelişmiş alanında, tüm seçenekleri görüntülemek için Göster’i tıklayın.

Outlook’ta birden çok takvim klasörünüz varsa, hangi takvimdeki bilgileri göndermek istediğinizi seçebilirsiniz.

3. Tarih Aralığı okunu tıklayın. Listeden Sonraki 7 gün seçeneğini seçin.

4. Ayrıntı okunu tıklayın. Listeden Tüm ayrıntılar’ı seçin.

Özel randevu ayrıntılarını ve ekleri ekleyip eklememeyi ve zaman çizelgesi bilgilerini günlük zaman çizelgesi ya da yalnızca olaylar listesi olarak sunmayı seçebilirsiniz.

5. E-posta Düzeni listesinde Günlük zaman çizelgesi seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Outlook, seçili takvim bilgilerini e-posta iletisi penceresine gömer ve aynı bilgileri bir .ics dosyası olarak ekler. E-posta iletisini herhangi bir alıcıya gönderebilirsiniz. .ics dosyalarını destekleyen e-posta programı kullanan bir alıcı, takvim bilgilerinizi kendi takvim listesine ekleyebilir.

6. İçeriğini görüntülemek için e-postayı aşağı kaydırın. Başka zaman dilimleri, ayrıntılar ve düzen seçenekleriyle denemeler yapın.

KAPATIN E-posta iletisini kapatın ya da gönderin.

Takvim Bilgilerini E-Posta İletisiyle Göndermek 215

216 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Bir Randevu, Olay ya da Toplantıya Bağlı OneNote Sayfası YaratmakBilgisayarınızda Office 2007 ile birlikte Microsoft Office OneNote da yüklüyse, takvim girdilerini Outlook’tan OneNote defterinize bağlayabilirsiniz.

Bir ya da daha çok takvim girdisini OneNote’a bağlamak için şu adımları izleyin:

1 . Takvim’i görüntüleyin ve bağlamak istediğiniz öğeyi (ya da öğeleri) seçin.

2 . Standart araç çubuğunda One Note’ta Bağlı Toplantı Notları Aç veya Oluştur düğmesini tıklayın.

OneNote (zaten çalışmıyorsa) başlar ve Dosyalanmamış Notlar bölümünde, seçili takvim öğelerinin her biri için bir sayfa yaratır. Her sayfa randevu, olay ya da toplantı bilgilerini ve özgün Outlook takvim öğesini OneNote içinden açan bir bağlantı içerir.

Dosyalanmamış Notlar bölümünden bir defter bölümüne taşımak için sayfaları sürükleyebilir ya da sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Sayfayı Taşı’yı işaret ettikten sonra Başka Bölüm’ü tıklayabilirsiniz. Sayfaları Taşı veya Kopyala iletişim kutusunda, hedef defter bölümünü tıkladıktan sonra Taşı’yı tıklayın.

Bir İnternet Takvimine BağlanmakProfesyonel spor olayları, tatiller, eğlence, bilimsel veriler, vb.’ni izleyen özelleşmiş çeşitli takvimlere, Microsoft Office Online Web sitesinden ulaşılabilir. Takvim modülünden bu İnternet takvimlerine bağlanarak güncel bilgilere, kendi zaman çizelgesi bilgilerinizle aynı yerden kolayca erişebilirsiniz.

Bir İnternet takvimine bağlandıktan sonra, Tüm Takvim Öğeleri listesindeki Diğer Takvimler bölümündeki onay kutusunu seçerek ya da temizleyerek, bağlanılan takvimi istediğiniz zaman görüntüleyip gizleyebilirsiniz. İnternet takvimlerini, Takvim modülünde diğer takvimler gibi görüntüleyebilirsiniz; tek başlarına ya da başka bir takvimin yanında görebilir ya da birden çok takvimdeki bilgileri bir arada görüntüleyebilirsiniz. Bağlanılan takvimi var olan takvim listenizden kaldırmak için takvimin sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Sil’i tıklayabilirsiniz.

One Note’ta Bağlı Toplantı

Notları Aç Veya Oluştur

Bu alıştırmada, bir İnternet takvimine bağlanacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur .

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce takviminizi görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nin altında Takvimleri Çevrimiçi Ara’yı tıklayın.

Varsayılan İnternet tarayıcınızda Office Online Web sitesinin İnternet Takvimleri sayfası açılır.

2. Microsoft Office Outlook 2007 için İnternet Takvimleri sayfasını aşağı kaydırın.

3. Ayın evreleri takvimi (İngilizce) örnek takvim şablonunu tıklayın.

4. Outlook’un Web içeriğini açmasına izin vermenizi isteyen bir Internet Explorer Güvenlik ileti kutusu görünürse, İzin Ver düğmesini tıklayın.

5. Takvimi Outlook’a ekleyip güncelleştirmelere abone olmayı isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet‘i tıklayın.

Outlook seçili İnternet takvimini Diğer Takvimler listenize ekler ve kendi takviminizin yanında Takvim bölmesinde görüntüler.

Bir İnternet Takvimine Bağlanmak 217

218 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

Bağlanılan takvim adıyla (Moon Phases), Gezinti Bölmesi’nde Diğer Takvimler listesinde de görünür. Kendi takviminiz olmayan, bağlandığınız tüm takvimler, örneğin SharePoint takvimleri, iş arkadaşlarınızın takvimleri, vb. bu listede görünür.

YAPIN Bağlanılan İnternet takvimini bir sonraki alıştırmada kullanmak üzere saklayın.

Birden Çok Takvimle ÇalışmakBirden çok takvimle çalışmak genellikle kolaylık sağlar. İkinci bir takvim oluşturmak, adres defteri ya da posta klasörü oluşturmakla aynıdır; tek yapmanız gereken takvim öğelerini içerecek bir klasör oluşturmaktır.

Takvimleri tek tek ya da aynı anda birden çok takvim görüntüleyebilirsiniz. Örneğin, iş ve kişisel takvimleri kullanabilir ve bunları birlikte görmek isteyebilirsiniz.

Birden çok takvimi yan yana görüntüleyebilir ya da ayrı takvimlerin bileşik bir görünümünü görüntülemek için takvimlerde yer paylaşımı yapabilirsiniz. Birden çok takvimi görüntüleyip aşağı kaydırdığınızda tümü aynı tarih ya da dönemi görüntüler.

Öğeleri bir takvimden diğerine sürükleyebilir ve farenin sağ düğmesiyle sürükledikten sonra bağlam menüsünde Kopyala’yı tıklayarak takvimler arasında kopyalayabilirsiniz.

Bu alıştırmada, birden çok takvimi önce yan yana, sonra da bileşik olarak görüntüleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, takviminizi görüntüleyin ve bir önceki alıştırmayı, “Bir İnternet Takvimi’ne Bağlanmak”ı tamamlayın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Takvimlerim ya da Diğer Takvimler listesinde, en az bir başka takvim için onay kutusunu seçin.

İpucu Bir önceki alıştırmayı tamamladıysanız, ikinci bir takvim zaten görünür durumdadır.

Varsayılan ayar olarak, Outlook takvimleri yan yana ve farklı renklerde görüntüler.Yerpaylaşımı Modunda Görüntüle düğmesi

Yan Yana modunda, kendi takviminiz dışında bütün takvimler, bir Yerpaylaşımı Modunda Görüntüle düğmesi görüntüler.

2. Moon Phases takviminin (ya da başka bir ikincil takvimin) başlık çubuğu sekmesinde, Yerpaylaşımı Modunda Görüntüle düğmesini tıklayın.

İkincil takvim kendi takviminizle (ya da etkin olan takvimle) üst üste gelir. Üst üste binen takvimlerden altta kalan takvimdeki randevular silik bir yazı tipinde görünür.

Yerpaylaşımı Modunda Görüntüle

Birden Çok Takvimle Çalışmak 219

220 Bölüm 7 Takviminizi Yönetmek

3. Takviminizi İnternet takviminin üstünde görüntülemek için Takvim sekmesini tıklayın.

4. Standart görünüme dönmek için üst üste binen takvimlerin herhangi birinde Yan Yana Modunda Görüntüle düğmesini tıklayın.

YAPIN Bir sonraki alıştırmaya geçmeden önce Diğer Takvimler listesinde İnternet Takvimi onay kutusunu temizleyerek yalnızca kendi takviminizi görüntüleyin.

Takviminizin Denetimini Başkasına DevretmekHerhangi bir Outlook modülünün denetimini, sizin adınıza toplantı istekleri oluşturması ve yanıtlaması için bir iş arkadaşınıza devredebilirsiniz; böylece, size gönderilen toplantı istekleri sizin yerinize artık temsilcinize teslim edilir. Toplantı isteklerinin bir kopyasını ve temsilcinizin yanıtlarının kopyalarını alırsınız ama yanıtlamanız gerekmez. Temsilciniz, sizin adınıza (yani sizden geliyor gibi görünen) toplantı istekleri oluşturabilir.

Denetimi devretmek için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın.

2 . Seçenekler iletişim kutusunun Temsilciler sekmesindeki Ekle‘yi tıklayın.

3 . Kullanıcı Ekle iletişim kutusunda, denetimi devretmek istediğiniz kişinin adını tıklayın. Ekle’yi tıklayın ve ardından Tamam’ı tıklayın.

Yan Yana Modunda Görüntüle

4 . Temsilci İzinleri iletişim kutusunda Takvim okunu tıklayın. Listeden devretmek istediğiniz izin düzeyini seçin.

5 . Devretmek istediğiniz diğer izinleri seçin.

6 . Temsilciye otomatik olarak izinlerini özetleyen bir ileti gönder onay kutusunu seçip Tamam’ı tıklayın.

7 . Seçenekler iletişim kutusunda, toplantı isteklerinin ve yanıtlarının bir kopyasını almak isteyip istemediğinizi ilgili onay kutusunu işaretleyerek belirtin ve Tamam’ı tıklayın.

Önemli Noktalar l Zaman çizelgenizin gün, çalışma haftası, tüm hafta ya da ay olarak geleneksel

bir takvim görünümünü görüntüleyebilirsiniz. Takvim öğelerinin birden çok liste görünümünü görüntüleyebilirsiniz.

l Birden çok saat dilimi görüntüleyebilir, saat dilimleri arasında seyahat ederken takviminizi değiştirebilir ve farklı saat dilimlerinde başlayan ve biten randevular ya da toplantılar zamanlayabilirsiniz.

l Seçili zaman çizelgesi bilgilerini çeşitli sayfa düzeni stillerinde yazdırabilirsiniz. l E-posta iletisiyle göndererek ya da Web sitesinde yayımlayarak zaman çizelgesi

bilgilerini paylaşabilirsiniz. l İnternet’te var olan çok çeşitli türlerdeki takvimlere abone olabilirsiniz. İnternet

takvimi bilgileri otomatik olarak güncelleştirilir. l İki ya da daha fazla takvimi yan yana ya da bileşik olarak görüntüleyebilirsiniz.

Outlook kolayca ayırt edilebilmesi için her takvimi başka bir renkte görüntüler.

Önemli Noktalar 221

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

Görevleri oluşturmak ve güncelleştirmek,

sayfa 231

Görevlerin farklı görünümlerini

görüntülemek, sayfa 229

Görev penceresinde çalışmak, sayfa 224

Görev listesinden görevleri çıkarmak,

sayfa 240

Bir Bakışta Bölüm

223

Bir Bakışta Bölüm 8 Görevleri İzlemekBu bölümde öğrenecekleriniz:

4 Görev penceresinde çalışmak. 4 Görevlerin farklı görünümlerini görüntülemek. 4 Görevleri oluşturmak ve güncelleştirmek. 4 Görev atamalarını yönetmek. 4 Görev listenizden görevleri kaldırmak.

Pek çok kişi bir ya da daha çok yapılacaklar listesi hazırlar ve tamamlanacak görevleri, alınacak şeyleri, aranacak insanları vb. listeler. Görevleri tamamladıkça üstlerini çizebilir, tamamlanmayan işleri diğer listelere aktarabilir, birden çok amaç için birden çok liste oluşturabilir ya da bir uzman tarafından hazırlanmış özel bir sistem kullanabilirsiniz. Bu eski sistemin dezavantajlarını görmüş olmanıza rağmen listelerinizi kağıt parçalarına yazarsınız. Kağıt buruşur, yırtılır ve sonunda (pantolonlarınızı makineye koymadan önce ceplerini kontrol ettiğinizden emin olsanız bile) çamaşır makinesinin filtresine takılıp kalır.

Microsoft Office Outlook’u her gün kullanıyorsanız, Yapılacaklar Listesi adı verilen yerleşik görev listesini kullanmanın çok daha kolay olduğunu fark edeceksiniz. Görevler ekleyebilir, bitiş tarihleri atayabilir, anımsatıcılar alabilir ve görevleri bitirdiğinizde onları tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz. Hatta başkalarına da görevler atayabilir ve Outlook kullanıyorlarsa, ilerleme kilometre taşlarını izlediklerinde, atanan görevlerdeki ilerlemelerini görebilirsiniz.

Bu temel işlevler çok kullanışlıdır ancak Outlook 2007, Yapılacaklar Listesi’ni Outlook Takvimi’ne bağlayarak, görev yönetimini bir adım ileri götürmüştür. Takviminizi Gün ya da Hafta görünümünde görüntülediğinizde, bitiş tarihi atanmış görevler, bitmeleri gereken günde görünür. Bir görevi takviminize sürükleyerek, onu tamamlamak için belirli bir zaman dilimi zamanlayabilirsiniz ve görevi bitirip tamamlandı olarak işaretlediğinizde, Outlook bu görevi takviminizden kaldırır. (Tamamlanmış görevleri görmek isterseniz, bunlara görev listenizden her zaman ulaşabilirsiniz.)

224 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

Hepsi bu değil: Outlook 2007’de, program penceresinin sağındaki bir dikey bölme içinde, Tarih Gezgini ve gelecek randevularınızla birlikte görev listenizin tamamını istediğiniz sırada (bitiş tarihine, kategoriye, önem düzeyine göre, vb.) düzenlenmiş olarak görüntüleyebileceğiniz Yapılacaklar Çubuğu vardır. Tarih Gezgini’ni bu öğelerden daha çoğunu ya da göstermek üzere değiştirebilirsiniz.

Bu bölümde, Office 2007’nin yeni özelliği olan Şerit’teki görev penceresine ait özellikleri inceleyecek, görevleri düzenlemek ve bulmanın farklı yollarını gözden geçirecek, sıfırdan görevler oluşturacak ve tamamlandı olarak işaretleyerek ya da silerek görevleri listenizden kaldıracaksınız. Ayrıca görevleri nasıl başkasına devredeceğinizi ve görev atamalarını yönetmeyi öğreneceksiniz. Bilgisayarınızda Microsoft Office OneNote yüklüyse, bu bölümde “OneNote’ta Oluşturulan Görevleri İzlemek ve Güncelleştirmek” başlığı altında, görevleri ve notları bağlamak hakkında bilgiler bulacaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Görev Penceresinde ÇalışmakBir görev oluşturduğunuz ya da yönettiğiniz pencere görev penceresi olarak adlandırılır. Kişi, ileti ve takvim öğesi pencereleri gibi, görev penceresinde de menüler ve araç çubukları yerine Şerit üzerinde düzenlenmiş komutlar vardır.

Ayrıca Bakınız Outlook 2007 öğe pencerelerinin kullanıcı arayüzleri hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın .

Bu alıştırmada, önceki bölümlerde anlatılan kişi, ileti ve takvim öğesi penceresindeki öğelerden farklı olan görev penceresi öğelerini tanıyacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.

1. Görevler modülünü görüntülemek için Gezinti Bölmesi’ndeki Görevler düğmesini tıklayın.

Yapılacaklar Listesi, Görevler bölmesinde görünür durumdadır. Yapılacaklar Çubuğu genişletilmişse, görevler listenizin içeriğini hem Yapılacaklar Listesi’nde hem de Yapılacaklar Çubuğu’nda görebilirsiniz. Yapılacaklar Çubuğu gizliyse, bugün bitmesi gereken etkin görevlerin sayısı en altında görünür.

Görevler

Görev Penceresinde Çalışmak 225

226 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

2. Standart araç çubuğunda Yeni Görev düğmesini tıklayın.

Adsız bir görev penceresi açılır.

3. Görev penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi‘ni tıklayın.

Görünen Office menüsünde, görevleri yönetmekle ilgili komutlar (oluşturmak, kaydetmek, silmek ve yazdırmak gibi) vardır.

Ayrıca Bakınız Yazdır komutları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “İletileri Yazdırmak” başlığına bakın . Düzenleyici Seçenekleri iletişim kutusundaki komutlar hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek” başlığına bakın .

4. Bir seçim yapmadan Office menüsünü kapatmak için tuşuna basın.

İpucu Bilgisayarınızda yüklü olan programlara bağlı olarak, Şerit’te burada açıklananlar dışında farklı sekmeler ve gruplar da görünebilir. Örneğin, bilgisayarınızda Microsoft Office OneNote yüklüyse, Randevu sekmesinde bir OneNote grubu olacaktır.

Yeni Görev

Microsoft Office Düğmesi

Önemli Ekran çözünürlüğüne ve görev penceresinin büyüklüğüne bağlı olarak, her grup içinde daha az ya da daha çok sayıda düğme görebilirsiniz, görünen düğme simgeleri gösterilenden daha büyük ya da küçük olabilir ya da grup, komutlarını görüntülemek üzere tıkladığınız bir düğme ile temsil ediliyor olabilir. Sekmelerin görünümü üzerindeki etkisini anlamak için görev penceresinin büyüklüğüyle ilgili denemeler yapın.

Geleneksel menüler ve araç çubuklarının yerine, amaca göre düzenlenmiş komut gruplarını içeren aşağıdaki üç sekme getirilmiştir:

l Görev

l Ekle

l Metni Biçimlendir

Ayrıca Bakınız Sekmeler hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın .

Görev Penceresinde Çalışmak 227

228 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

Görev sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Görevler oluşturmakla ilgili komut düğmeleri bu sekmede beş grupta düzenlenmiştir:

l Eylemler

l Göster

l Görevi Yönet

l Seçenekler

l Yazım Denetleme

Yalnızca bu sekmedeki komutları kullanarak görevlerin çoğunu oluşturabilir ve yönetebilirsiniz.

5. Ekle sekmesini tıklayın.

Ekleyebileceğiniz öğelerle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grupta düzenlenmiştir:

l Ekle

l Tablolar

l Çizimler

l Bağlantılar

l Metin

l Simgeler

6. Metni Biçimlendir sekmesini tıklayın.

Büyük görev içerik bölmesindeki içeriğin görünümüyle ilgili komut düğmeleri, bu sekmede altı grupta düzenlenmiştir:

l Pano

l Yazı Tipi

l Paragraf

l Stiller

l Yakınlaştır

l Düzenleme

KAPATIN Görev penceresini kapatın.

Görevlerin Farklı Görünümlerini GörüntülemekOutlook 2007’nin yaratıcılarının yapmaları gereken çok iş vardı herhalde; görev yönetimiyle ilgili bir takıntıları var gibi görünüyor. Görevlerinizi artık eskiden olduğundan çok daha fazla farklı yerden görebiliyor ve yönetebiliyorsunuz. Outlook’un önceki sürümlerinde görevlerinize yalnızca belirli sayfalarda ulaşabiliyorken, artık görev listenizi, yeni Yapılacaklar Çubuğu’nu kullanarak Outlook içinde her yerden, ayrıca Görevler ve Takvim modülü ile Outlook Bugün sayfasından görüntüleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Outlook Bugün hakkında daha fazla bilgi için “Outlook 2007 ile Çalışmak” başlıklı 1 . bölümdeki “Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak” başlığına bakın .

Görevler modülünde, görev listenizin var olan görünümleri aşağıdakileri içerir:

l Basit Liste l Sorumlu Kişiye Göre

l Ayrıntılı Liste l Tamamlananlar

l Etkin Görevler l Görev Tarih Cetveli

l Gelecek Yedi Gün l Sunucu Görevleri

l Süresi Dolanlar l Outlook Veri Dosyaları

l Kategoriye Göre l Yapılacaklar Listesi

l Atama

Görevlerin Farklı Görünümlerini Görüntülemek 229

230 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

Görev Tarih Cetveli dışında, bu görünümlerin tümü liste görünümleridir. Yalnızca seçili görevleri görüntüleyen görünümlerde, Görevler bölmesinin üstündeki klasör başlığında (Filtre Uygulanmış) yazısı görünür. Sıralamak istediğiniz alanın başlığını tıklayarak herhangi bir liste görünümündeki görevleri yeniden sıralayabilir ve Görünüm menüsündeki Okuma Bölmesi’ni işaret edip Sağ ya da Alt’ı tıklayarak herhangi bir görünümde Okuma Bölmesi’ni görüntüleyebilirsiniz.Gezinti Bölmesi ya da Gelişmiş araç çubuğundaki Geçerli Görünüm listesinde istediğiniz görünüm seçeneğini seçerek, görünümler arasında kolayca geçiş yapabilirsiniz. Geçerli Görünüm listesi, varsayılan ayar olarak Görevler modülünde görüntülenir. Görünüm menüsünde Gezinti Bölmesi’ni işaret edip Geçerli Görünüm Bölmesi’ni tıklayarak Geçerli Görünüm listesini gizleyebilir ya da görüntüleyebilirsiniz.

İpucu İsterseniz, Düzenleme Yolları bölmesinden de görünümler arasında geçiş yapabilirsiniz. Bu bölmeyi görüntülemek için, Araçlar menüsünde Düzenle’yi tıklayın. Görünümleri Kullanarak’ı tıklayın. Bu bölme Outlook’un eski sürümlerinden kalmıştır ve artık ondan çok daha yararlı araçlar bulunmaktadır.

Görev listenizi Yapılacaklar Çubuğu’nda görüntüleyerek listenizin her zaman elinizin altında olmasını sağlayabilirsiniz. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi, görevleri bitiş tarihine göre gruplanmış ve sıralanmış olarak görüntüler (kategori, başlangıç tarihi, klasör, tür ya da öneme göre de sıralayabilir ya da özel bir düzenleme oluşturabilirsiniz). Görevlerinizin tümünü görüntülemek için listeyi aşağı kaydırabilir ya da görüntülemek istemediğiniz grupları daraltabilirsiniz. Görev listenize ayrılmış alanı artırmak için Tarih Gezgini’ni kapatabilir, daha az randevu gösterebilir ya da hiç randevu göstermeyebilirsiniz. Yapılacaklar Çubuğu’nu simge durumuna küçülterek yalnızca bir sonraki randevunuzu (randevuları görüntülemeyi seçerseniz) ve bugün bitmesi gereken açık görevlerin sayısını (görevleri görüntülemeyi seçerseniz) görüntülemesini sağlayabilirsiniz. Simge Durumuna Küçült ya da Genişlet düğmelerini tıklayarak Yapılacaklar Çubuğu’nun görünümleri arasında geçiş yapabilirsiniz.Ayrıca Bakınız Yapılacaklar Çubuğu ve görüntülenen içeriğin türünü ve miktarını değiştirmek hakkında daha fazla bilgi için “Outlook 2007 ile Çalışmak” başlıklı 1 . bölümdeki “Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek” başlığına bakın .

Takviminizi Gün ya da Hafta görünümünde görüntülerken, program penceresinin altındaki Günlük Görev Listesi, kategorileri ve görev türüyle birlikte her gün için bitmesi gereken görevleri görüntüler. Gün görümünde başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve anımsatıcı saati de görünür. Bu görünümlerden birinde Takvim bölmesinin altında Günlük Görev Listesi’ni göremiyorsanız, Görünüm menüsünde Günlük Görev Listesi’ni işaret edip Normal’i tıklayın. Gezinti Bölmesi ve Yapılacaklar Çubuğu gibi, Günlük Görev Listesi’ni de simge durumuna küçültebilir; etkin ve tamamlanmış görevlerin yalnızca sayısını görüntüler ve çalışmanız için daha çok alan sağlarsınız. Simge Durumuna Küçült ya da Genişlet düğmesini tıklayarak Günlük Görev Listesi’nin görünümleri arasında geçiş yapabilirsiniz .

Görevleri Bulmak ve Düzenlemek Outlook 2007 Anında Arama işlevini kullanarak, bir görevdeki ya da göreve eklenmiş bir dosyadaki herhangi bir metni arayıp görevleri hızla bulabilirsiniz. Görevler bölmesi başlığındaki Arama kutusunda bulmak istediğiniz sözcüğü ya da diğer bilgileri yazın. Outlook, siz yazdıkça görevlere filtre uygulayarak yalnızca girdiğiniz ölçütleri içerenleri görüntüler ve görev listesinde ve (açıksa) Okuma Bölmesi’nde arama ölçütlerinizi vurgular.

Ayrıca Bakınız Anında Arama hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Kişi Bilgilerini Hızla Ulaşmak” başlığına ve “Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5 . bölümdeki “İletileri Hızla Bulmak” başlığa bakın .

Görevleri düzenlemenize yardımcı olması için başka herhangi bir Outlook öğesini yaptığınız gibi görevleri de Renk Kategorileri’ne atayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Renk Kategorileri hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2 . bölümdeki “Renk Kategorileri Kullanarak Kişileri Düzenlemek” başlığına ve “Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5 . bölümdeki ”Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek” başlığına bakın .

Görev listeniz çok uzarsa ya da farklı amaçlar için ayrı listeler tutmayı isterseniz, görevleri ayrı klasörler içinde düzenleyebilirsiniz Bunun için şu adımları izleyin:

1 . Standart araç çubuğundaki Yeni listesinde Klasör’ü tıklayın.

2 . Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusuna klasörün adını girin ve klasörün konumunu seçin.

3 . Klasör içeriği listesinde Görev Öğeleri’ni tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

Bir görevi Posta, Takvim, Kişi ya da Not Öğeleri klasörüne taşırsanız ileti, toplantı, kişi ya da not penceresi, forma görevin konusu girilmiş olarak açılır.

Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek Görev listenizi etkin olarak kullanırsanız, listeye çok sık yeni görevler ekler. Bir kerelik ya da yinelenen görevleri, çeşitli yollarla sıfırdan yaratabilir ya da var olan bir Outlook öğesini (örneğin bir iletiyi) izlemek için bayrakla işaretleyerek görev listesine ekleyebilirsiniz. Görevi nasıl ve nerede oluşturursanız oluşturun, tüm görevlere Görevler modülünden ve Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nden ulaşabilirsiniz.

Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek 231

232 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

Ayrıca Bakınız Listenize bir görev eklemenin başka bir yolu da atanan bir görevi kabul etmektir . Daha fazla bilgi için bu bölümdeki “Görev Atamalarını Yönetmek” başlığa bakın .

Bir görev oluştururken eklemeniz gereken tek bilgi, konusudur. Aşağıdakileri de belirtebilirsiniz:

l Başlangıç tarihi

l Son tarih

l Durum (Başlatılmamış, Sürüyor, Tamamlanmış, Başkasında Bekleyen ya da Ertelenmiş)

l Öncelik (Normal, Düşük ya da Yüksek)

l Anımsatıcı (tarih ve saat)

l Yinelenme (Günlük, Haftalık, Aylık, Yıllık, bir sonraki yinelenmenin ne zaman ve ne kadar süre için görev listenizde görüneceği)

l Kategori

Görevlere dosyalar ekleyebilirsiniz ve diğer Outlook öğe pencerelerindekiler ve Microsoft Office Word gibi diğer Office 2007 programlarındakilerle aynı komutları kullanarak, görev penceresi içerik bölmesine metin, tablolar, grafikler, çizimler, köprüler ve başka içerikler de ekleyebilirsiniz.

Yeni bir görevi hızla oluşturmak için, ya Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nin ya da Görevler modülündeki Yapılacaklar Listesi’nin üstündeki Yeni Bir Görev Yazın kutusuna görev konusunu yazıp Enter tuşuna basabilirsiniz. Outlook, yeni görevi son günü bugün olan görevler listesine ekler. Görev listesinin herhangi bir görünümünden görevi bir kategoriye atayabilir, bitiş tarihini değiştirebilir, bir anımsatıcı ekleyebilir, görevi tamamlandı olarak işaretleyebilir ya da görevi tamamen silebilirsiniz. Bu komutlara erişmek için görev adını, kategoriyi ya da bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra istediğiniz seçeneği tıklayın.

Bir görevi daha ayrıntılı olarak oluşturmak için standart araç çubuğunda Yeni listesindeki Görev’i tıklayarak (ya da Görevler modülündeyseniz, Yeni Görev düğmesini tıklayarak) bir görev penceresi açın. Burada görevin başlangıç tarihi, bitiş tarihi, durum ve önceliğini belirtebilir, bir anımsatıcı ayarlayabilir, fatura bilgileri ekleyebilir ya da başka birine bir görev atayabilirsiniz.

Outlook, takvim öğelerine atadığı gibi görevler için otomatik olarak bir anımsatıcı ayarlamaz. Zaman sınırı olan görevlere otomatik olarak anımsatıcılar ayarlamak için Araçlar menüsünde Seçenekler’i ve ardından Görev Seçenekleri’ni tıklayın, Süre Sonu Olan Görevleri Anımsat onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Görevler alanındaki varsayılan anımsatıcı saatini ayarlayıp Tamam’ı tıklayın.

Görev Seçenekleri iletişim kutusunda, Outlook’un süresi dolan ve tamamlanan görevleri görüntülediği renkleri de değiştirebilirsiniz.

Anımsatıcı tarihi ve saati geldiğinde, ekranınızda bir anımsatıcı penceresi açılır. Görevi tamamladıysanız, anımsatıcıyı Yok olarak sıfırlamak için Artık Anımsatma’yı tıklayın. Görevi henüz tamamlamadıysanız ve daha sonraki bir saatte yeniden anımsatılmasını istiyorsanız, Yeniden Anımsat listesinde istediğiniz anımsatıcı saatini ve ardından Yeniden Anımsat’ı tıklayın. Öğeyi Aç’ı tıklayarak, görev penceresini doğrudan anımsatıcı penceresinden de açabilirsiniz. Görevi Görevler bölmesinden açmış gibi her tür değişikliği yapabilir ve sonra bu değişikliklerin işlenmesi için görev penceresini kapatabilirsiniz .

Bazen, gerekli izleme çalışmalarını belirli bir tarihe kadar tamamladığınızdan emin olmak için bir e-posta iletisi, randevu ya da görev listenizdeki başka bir öğeden bilgi eklemek isteyebilirsiniz. Outlook 2007’de, Gezinti Bölmesi’ndeki Görevler düğmesine sürükleyerek hemen hemen her tür öğeden bir görev oluşturabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız E-posta iletilerinden görev oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak” başlığına bakın .

Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek 233

234 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

Bu alıştırmada, Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nden ve Görevler bölmesinden görevleri oluşturacak ve güncelleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Görevler bölmesini ve Yapılacaklar Çubuğu’nu görüntüleyin.

1. Yapılacaklar Çubuğu’nda Yeni bir görev yazın kutusunu tıklayın, AA Yemek Rezervasyonları yazın ve tuşuna basın.

Outlook, görevi görev listenize ekler. Görev, hem Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde hem de Yapılacaklar Listesi’nde son günü Bugün olan bir görev olarak görünür.

2. Yapılacaklar Listesi’nde yeni eklediğiniz görevi tıklayın.

Görev ayrıntıları Okuma Bölmesi’nde görünür. Bir görev için var olan ayrıntılar, oluşturulan görevin türüne (sıfırdan yaratılmış ya da başka bir Outlook öğesinden dönüştürülmüş) ve görev penceresine girilen ayrıntılara bağlı olarak değişir.

Yapılacaklar Görev Listesi çubuğuGörev listesi

3. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde, AA Yemek Rezervasyonları görevinin yanındaki farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Bu Hafta’yı tıklayın.

Görev, her iki görev listesinde de Bu Hafta grubuna taşınır. Okuma Bölmesi’nde, bitiş tarihi geçerli haftanın Cuma gününe taşınır.

Sorun Giderme Bir görevi Bu Hafta tamamlanacak olarak bayrakla işaretlemek, başlangıç tarihini haftanın ilk çalışma günü ve bitiş tarihini haftanın son çalışma günü olarak ayarlar. Çalışma haftanız Pazartesi’den Cuma’ya şeklinde tanımlı değilse, başlangıç ve bitiş tarihleri bunu yansıtacak biçimde değişecektir.

4. AA Yemek Rezervasyonları‘nın yanındaki Kategori çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve listeden Yönetim‘i seçin.

Her iki görev listesinde de Kategori çubuğu sarı renge dönüşerek bu görevin şirket yönetimiyle ilgili olduğunu belirtir. Okuma Bölmesi’ndeki görevin en üstünde de sarı Yönetim renk kategorisi çubuğu görünür.

Sorun Giderme Daha önceki alıştırmalardan birinde Yönetim kategorisini yaratmadıysanız, herhangi bir renk kategorisini tıklayın.

5. AA Yemek Rezervasyonları görevini bir görev penceresinde açmak için görevi çift tıklayın.

6. Görev içeriği bölmesinde, Restoranda Yönetim Kurulu Toplantısı yapmak için uygun özel bir yemek salonu olduğunu doğrula . yazın.

Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek 235

236 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

7. Görev sekmesinde Göster grubundaki Ayrıntılar düğmesini tıklayın.

Ayrıntılar sayfasında izleyebileceğiniz bilgilere dikkat edin. Bu sayfa, müşterilere fatura edilebilecek görevleri izlemekte yararlı olabilir.

8. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

Görev penceresi kapanır.

9. Standart araç çubuğunda Yeni Görev düğmesini tıklayın.

Adsız bir görev penceresi açılır.

10. Konu kutusuna AA Yemek Davetiyelerini Gönder. yazın.

11. Son tarih okunu tıklayın. Takvimde, gelecek haftanın (geçerli haftanın değil) Salı gününü seçin.

Takvimde kırmızı bir çerçeve, geçerli tarihi ve sarı renkli kare şeklindeki vurgu da geçerli son tarihi gösterir.

İpucu Geçmiş bir tarihe bir görev atayamazsınız.

12. Anımsatıcı onay kutusunu seçin.

13. İçerik bölmesinde, Tüm Yönetim Kurulu üyelerini eşleriyle birlikte davet et . yazın. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat‘ı tıklayın.

Yeni Görev

Outlook, görevi, görev listenize ekler. Görev, hem Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde hem de Yapılacaklar Listesi’nde Gelecek Hafta grubu içinde görünür. Görev üstbilgisindeki çan, görev için bir anımsatıcı ayarlandığını gösterir.

14. Görevler bölmesinde, AA Yemek Rezervasyonları görevini çift tıklayın.

Bu alıştırmanın hedefi için, özel bir yemek salonunun uygun olup olmadığı konusunda restoran müdüründen onay beklediğinizi varsayalım. Çalışmayla ilgili ilerlemeyi yansıtacak biçimde görevi güncelleştirmek ve ayrıca günün sonuna kadar haber gelmezse, kendinize yeniden aramayı anımsatmak istiyorsunuz.

15. Durum okunu tıklayın. Listeden Başkasında bekleyen’i seçin.

16. Tamamlanan % kutusunda, 25% yazın ya da (okları tıklayarak) seçin.

17. Görev içeriği bölmesindeki yeni bir satıra, Restoran müdürüne mesaj bıraktım, bugün arayacak . yazın.

18. Anımsatıcı onay kutusunu seçin. İlk Anımsatıcı okunu tıklayın ve takvimde Bugün’ü seçin.

19. İkinci Anımsatıcı okunu tıklayın ve listeden 17:00‘yi (ya da saat 17:00’yi geçtiyse, daha ileri bir saati) seçin.

KAPATIN Görevi kaydederek daha sonraki bir alıştırmada kullanmak için saklayın.

Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek 237

238 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

Görev Atamalarını YönetmekOutlook görev listenizdeki görevleri, şirketiniz içindeki başka kişilere atayabilirsiniz (ve başkaları da size görevler atayabilir). Bir görev atadığınızda, Outlook belirlediğiniz kişiye, toplantı isteğine benzer bir görev isteği gönderir. Bu kişi, Okuma Bölmesi’nde ya da görev penceresi üstbilgisindeki ilgili düğmeyi tıklayarak görev atamasını kabul edip reddedebilir. Diğer Outlook öğelerinden oluşturduğunuz görevleri atayamazsınız; yalnızca görevler olarak oluşturduklarınızı atayabilirsiniz.

İpucu Sizin bağlı olduğunuzdan başka bir Microsoft Exchange Server ağına bağlı bir Outlook kullanıcısına ya da başka e-posta programları kullanan birine görev atayabilirsiniz. Görevi atadığınızda, belirtilen kişi elle yanıtlayabileceği bir ileti alır. Siz değiştirene kadar görev durumu, Atanmış yerine Alıcıdan Yanıt Bekleniyor’dur.

Bir görev atadığınızda, görevin bir kopyasını kendi görev listenizde tutmayı ya da tamamen atanan kişinin görev listesine aktarmayı seçebilirsiniz. Her iki şekilde de görev kabul edilene kadar sizin görev listenizde kalır, böylece izini kaybetmezsiniz. (Alıcı görevi reddederse görevi, görev listenize geri alabilir ya da yeniden atayabilirsiniz.)

Outlook görev listenizdeki atanan görevleri, görev simgesi üzerinde, Windows Explorer’daki paylaşılan klasör simgesine benzeyen açık bir el simgesiyle belirtir.

Bir görevi bir kişiye atadıktan sonra, görevin sahibi o kişi olur; bu nedenle daha sonra görev penceresindeki bilgileri güncelleştiremezsiniz. (Atanan kişi görev sahibi ve siz ise görev kaynağı olan kişi olursunuz.) Görevin bir kopyasını görev listesinde tutarsanız, atanan kişi görev durumunu ve ayrıntıları güncelleştirdikçe, ilerlemeyi izleyebilir ve durum raporları göndererek görev sahibine görev hakkında bilgiler ulaştırabilirsiniz. Aksini seçmediğiniz sürece, atanan kişi görevi tamamlandı olarak işaretlediğinde, Outlook otomatik olarak size bir durum raporu gönderir.

Bir görevi başka bir Outlook kullanıcısına atamak için aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Başkasına atamak istediğiniz görevi oluşturun.

2 . Görev penceresinde, Görev sekmesinde Görevi Yönet grubundaki Görev Ata düğmesini tıklayın.

3 . Görünen Kime kutusuna, görevi atamak istediğiniz kişinin e-posta adresini yazın.

Atanan Görevler

Görev Listemde Bu Görevin Güncel Kopyasını Tut ve Görev Tamamlandığında Bana Durum Raporu Gönder onay kutularının varsayılan ayar olarak seçili olduğuna dikkat edin .

4 . Outlook’un görev için bir anımsatıcı görüntülemesini istiyorsanız, Seçenekler grubundaki İzle düğmesini tıklayın.

Görünen listeden bir seçeneği tıklayarak anımsatıcının ne zaman sizi uyarmasını istediğinizi belirleyebilirsiniz.

5 . Görev üstbilgisindeki Gönder düğmesini tıklayın. Eğer bir ileti kutusu görev anımsatıcısının kapatılmış olduğunu belirtirse, Tamam’ı tıklayın.

Outlook, görev isteğini gönderir ve atanan kişi görevi kabul ettiğinde ya da reddettiğinde sizi bilgilendirir.

Reddedilen bir görevi yeniden istemek için şu adımları izleyin:

1 . Task Declined iletisini açın.

2 . İleti penceresinde Görevi Yönet grubundaki Görev Listesine Dön düğmesini tıklayın.

Görev Atamalarını Yönetmek 239

240 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

Görev listenizi Atama görünümünde görüntüleyerek, başkalarına atadığınız görevlerin durumunu görebilirsiniz.

Başkalarının size atadıkları görevlerin durumunu güncelleştirmek için şu adımları izleyin:

1 . Görev penceresini açın. 2 . Tamamlanan % listesinde, projenin yüzde kaçlık kısmının tamamlandığı yönündeki

tahmininizi yazın ya da okları tıklayarak seçin.Outlook seçiminizi yansıtacak şekilde Durum’u değiştirir. 0% tamamlanan görevler Başlatılmamış, 1% ve 99% arasında tamamlanan görevler Sürüyor ve 100% tamamlanan görevler Tamamlanmış olarak belirtilir.

3 . Görev durumunu (örneğin Başkasında bekleyen ya da Ertelenmiş olarak elle değiştirmek isterseniz) Durum listesinde o seçeneği tıklayın.

4 . Görev sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.Outlook hem kendi görev listenizde hem de görev kaynağının görev listesinde görevi güncelleştirir.

Bir görev hakkında durum raporu göndermek için şu adımları izleyin:

1 . Görev penceresini açın. 2 . Görev sekmesindeki Görevi Yönet grubunda Durum Raporu Gönder’i tıklayın.

Outlook, Konu alanında ve ileti gövdesinde görev bilgisi olan bir e-posta oluşturur. 3 . İletiyi, raporu göndermek istediğiniz kişilere adresleyin ve iletiyi gönderin.

Görev Listenizden Görevleri KaldırmakBir görevi tamamladığınızda, silerek ya da tamamlandı olarak işaretleyerek kaldırabilirsiniz. Bir görevi sildiğinizde, önce Silinmiş Öğeler klasörüne gider, daha sonra o klasörü boşalttığınızda tamamen silinir. Görev listenizde bu görevle ilgili hiçbir kayıt kalmaz. Tamamlanan görevlerinizin bir kaydını tutmak istiyorsanız, görevi tamamlandı olarak işaretleyin. Bunun için, Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’ndeki ilgili görevin yanındaki bayrağı tıklayın, bayrak sütununu tıklayıp Görevler bölmesinde seçili bir onay kutusunun görünmesini sağlayın ya da Tamamlanan % ayarını % 100 olarak değiştirin.

Yinelenen bir görevin bir örneğini tamamlandı olarak işaretledikten sonra Outlook, görevi oluştururken belirttiğiniz aralıkta görevin yeni bir örneğini oluşturur.

Bir göreve atanan anımsatıcı varsa ve görevi görev listenizde tutup anımsatıcının artık görünmemesini istiyorsanız, anımsatıcıyı değiştirmek ya da kaldırmak için görevi farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Anımsatıcı Ekle’yi tıklayın ve istediğiniz anımsatıcı seçeneklerini seçin.

Bu alıştırmada, bir görevi tamamlandı olarak işaretleyecek, bir anımsatıcının görünmesini durduracak ve sonra görevi sileceksiniz.

KULLANIN Bu bölümde daha önce “Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek” başlığı altında oluşturduğunuz AA Yemek Rezervasyonları ve AA Yemek Davetiyelerini Gönder görevlerini kullanın. Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi yapabilir ya da görev listenizdeki görevlerden birini kullanabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Görevler bölmesini ve Yapılacaklar Çubuğu’nu görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinden Etkin Görevler seçeneğini tıklayın.

Outlook, yalnızca henüz tamamlandı olarak işaretlemediğiniz görevleri görüntüler.

2. Yapılacaklar listesinde AA Yemek Rezervasyonları görevini çift tıklayın.

3. Görevler sekmesindeki Görevi Yönet grubunda Tamamlandı Olarak İşaretle düğmesini tıklayın.

Outlook görevi tamamlandı olarak işaretler ve pencereyi kapatır. Görev listeniz yalnızca etkin (tamamlanmayan) görevleri görüntülediği için tamamlanan görev artık listede görünmez.

4. Geçerli Görünüm listesinden Tamamlananlar seçeneğini seçin.

AA Yemek Rezervasyonları görevi tamamlanmış görevler listesinde görünür.

5. Geçerli Görünüm listesinde Basit Liste seçeneğini seçin.

Görev Listenizden Görevleri Kaldırmak 241

242 Bölüm 8 Görevleri İzlemek

Basit Liste görünümü tüm görevlerinizi görüntüler. Tamamlanmış görevlerin üstü çizilidir.

6. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’ndeki AA Yemek Davetiyelerini Gönder görevini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. İzle’yi işaret edin ve Anımsatıcı Ekle’yi tıklayın.

Özel iletişim kutusu açılır.

7. Bayrak okunu tıklayın ve listeden anımsatıcıları ayarlayabileceğiniz izleme türlerine dikkat edin. Sonra listeyi kapatmak için kutu dışında başka bir yeri tıklayın.

8. Anımsatıcı onay kutusunu temizleyin ve Tamam’ı tıklayın.

Bundan sonra, bu görev için anımsatıcı ayarlanmadığını belirtecek şekilde, çan simgesi görev adının yanında görünmez.

9. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde AA Yemek Davetiyelerini Gönder görevini tıklayın ve tuşuna basın.

Outlook görevi görev listenizden kaldırır.

OneNote’ta Oluşturulan Görevleri İzlemek ve GüncelleştirmekBilgileri izlemek için OneNote 2007 kullanıyorsanız, OneNote defterinize kaydedilen notları Outlook görevlerine dönüştürebilirsiniz.

Bir notu bir göreve bağlamak için OneNote’taki notu seçin ve Ekle menüsünde Outlook Görevi’ni işaret edip Bugün’ü tıklayın. Görevin yanında bir Görev bayrağı görünür ve görev Outlook görev listenizde görüntülenir.

Outlook görevi, OneNote notuna bir bağlantı içerir; böylece görevi bu programlardan birinde tamamlandı olarak işaretlemek, görevin her iki örneğini de güncelleştirir.

Önemli Noktalar l Kendiniz için görevler oluşturabilir ve başkalarına görevler atayabilirsiniz.

l Outlook görevleri Görevler bölmesinde, Takvim bölmesinin Günlük Görev listesinde ve herhangi bir Outlook bölmesinden ulaşılabilen Yapılacaklar Çubuğu’nda görüntüler.

l Görevleri, ek görev klasörlerinde gruplayarak ya da kategorilere atayarak düzenleyebilirsiniz.

l Görevleri atadığınız zaman, Outlook belirlenen kişiye bir görev isteği gönderir ve bu kişi görevi kabul edip reddedebilir. Atanan görevin bir kopyasını tutarsanız, görevi atadığınız kişi özgün görevi güncelleştirdiğinde, görev otomatik olarak güncelleştirilir.

l Size atanan görevleri güncelleştirebilir ve görevi atayan kişiye durum raporları gönderebilirsiniz. Bir görevin durumu, Başlatılmamış, Ertelenmiş, Başkasında Bekleyen, Tamamlanmış ya da tamamlanan yüzde olabilir.

l Bir seferlik ya da yinelenen görevler oluşturabilirsiniz. Outlook yinelenen bir görevin geçerli örneğini tamamladığınızda, yeni bir örneğini yaratır.

l Bir görevin son günü gelmeden, belirlenen bir saatte bir ileti görüntülemek üzere bir anımsatıcı ayarlayabilirsiniz.

Önemli Noktalar 243

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

Notları kişilere bağlamak, sayfa 254

Haber gruplarına katılmak,

sayfa 250

RSS akışlarına abone olmak,

sayfa 246

Notlar kullanarak bilgileri kaydetmek,

sayfa 251

Bir Bakışta Bölüm

245

Bir Bakışta Bölüm 9 Bilgi Toplamak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 RSS akışlarına abone olmak. 4 Haber gruplarına katılmak. 4 Notlar kullanarak bilgileri kaydetmek. 4 Notları kişilere bağlamak. 4 Notları paylaşmak.

Microsoft Office Outlook 2007’de e-posta iletileri, kişi kayıtları, görev listeleri ve takvim öğeleri olarak topladığınız ve depoladığınız bilgiler yanında ilginizi çeken Web sitelerinden haberler ve makaleler de toplayabilir ve genel notları kaydedebilirsiniz; böylece ihtiyacınız olan tüm bilgileri tek bir yerde saklarsınız. Haber grubu tartışmalarına katılarak diğer insanlarla belirli bir konu hakkında bilgi de paylaşabilirsiniz.

Bu bölümde, bir haber akışına abone olacak ve Outlook’tan bir haber grubuna katılmayı öğreneceksiniz. Ardından Outlook Notlar bileşenini kullanarak elektronik notlar oluşturacak, güncelleştirecek, düzenleyecek ve paylaşacaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

246 Bölüm 9 Bilgi Toplamak

RSS Akışlarına Abone OlmakPek çok ticari Web sitesi, siteyi ziyaret etmenize gerek kalmadan bilgilere ulaşabilmeniz için bir haber akışına abone olma seçeneği sunar. Kişisel Web günlükleri de gitgide artan bir oranda bu seçeneği sunmaktadır. (Yaygın olarak blog olarak adlandırılan bu günlükler, insanların başkalarıyla bilgi, düşünceler ve görüşlerini paylaştığı kişisel çevrimiçi günlüklerdir.) Haber akışlarının arkasındaki teknolojiye, Really Simple Syndication (RSS) adı verilir.

RSS akışlarını almak için, bir RSS okuyucusuna (bilgileri alan ve işleyen bir program) ihtiyacınız vardır. Bu şimdiye kadar, var olan bağımsız RSS okuyucularından birini yüklemeniz gerektiği anlamına geliyordu. Ancak artık Outlook 2007’ye eklenen pratik RSS okuyucusunu kullanabilirsiniz.

Bir sitenin RSS akışına Outlook içinden ya da sitenin kendisinden abone olabilirsiniz. Bir RSS akışına abone olmak için hiçbir kişisel bilgi sağlamanız gerekmez; tek yapmanız gereken, Outlook ve haber sunucusu arasında bir bağlantı oluşturmaktır.

Outlook, abone olduğunuz her RSS akışı için bir klasör yaratır. Klasör, sitenin size gönderdiği her makalenin başlığını ve makaledeki metnin bir bölümünü içeren bir makale öğesi (bir iletiye benzer) görüntüler. Aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz:

l Makale penceresindeki bir bağlantıyı tıklayarak kaynak Web sitesindeki makaleyi görüntüleyebilirsiniz.

l Tüm makaleyi Outlook’a karşıdan yüklemek için makale öğesini farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Karşıdan Yükle’yi tıklayabilirsiniz.

l Bir akış içindeki ilgili içeriği bulmak için Anında Arama özelliğini kullanabilirsiniz.

l Görev listenize makaleler ekleyebilirsiniz.

l Makaleleri diğer insanlara iletebilirsiniz.

İpucu Outlook RSS Aboneliği klasörünüzden web günlüğü tartışmalarına katılamazsınız.

Outlook RSS aboneliklerini Gönder/Al grubunuza ekler ve içerik sağlayıcısının belirlediği sınırlar içinde, e-posta hesabınızla birlikte güncelleştirir. RSS akışlarını varsayılan ayardan daha seyrek olarak güncelleştirmeyi tercih ederseniz, örneğin çok sayıda RSS akışına aboneyseniz ve karşıdan yükleme sürelerinin Outlook’un diğer eylemleriyle

çakışacağından endişeleniyorsanız, RSS akışlarınız için ayrı bir Gönder/Al grubu oluşturabilirsiniz.

Bu alıştırmada, Outlook içinden bir RSS akışına abone olacak ve sonra aboneliği iptal edeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nde, ana posta kutunuzun altında RSS Abonelikleri klasörünü ya da RSS Akışları klasörünü tıklayın.

Sorun Giderme Posta sunucunuzda çalışan işletim sistemine bağlı olarak, klasör adı RSS Abonelikleri yerine RSS Akışları olabilir.

RSS Abonelikleri klasörü, posta kutunuz içinde Gelen Kutusu’yla aynı hiyerarşik düzeydedir.

2. Outlook Syndicated Content (RSS) Dizini sayfasını Ortak Akışları bölümü görüntülenene kadar aşağı kaydırın.

Bu merkezi konumdan ulaşabileceğiniz pek çok RSS türüne dikkat edin.

RSS Akışlarına Abone Olmak 247

248 Bölüm 9 Bilgi Toplamak

3. Ortak Akışları altındaki Eğlence/Spor listesinden Önde gelen spor yazıları‘nı tıklayın.

Outlook seçili RSS akışını yapılandırma isteğinizi onaylamanızı ister.

4. Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

RSS Abonelikleri klasörü içinde, yeni haber akışlarını içeren bir FOXSports.com News altklasörü açılır.

5. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.

6. Hesap Ayarları iletişim kutusunda RSS Akışları sekmesini tıklayın.

Bu sekmede, Özet Akışı Adı listesinde bir akışı seçebilir ve Değiştir’i tıklayarak ekran adı, teslim klasörü, karşıdan yükleme ayarları ve güncelleştirme sınırında değişiklikler yapabilirsiniz.

7. Özet Akışı Adı listesinde, FOXSports .com News’i tıklayın. Kaldır’ı tıklayın.

8. RSS akışını Outlook’tan kaldırmak isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Outlook seçilen akışı Özet Akışı Adı listesinden siler ancak ilgili klasörde bulunan haber öğelerini saklamak isteyebileceğiniz için, bu klasörü RSS Abonelikleri klasöründe bırakır.

KAPATIN Hesap Ayarları iletişim kutusunu kapatın.YAPIN Saklamak istemiyorsanız FOXSports.com News klasörünü silin.

RSS Akışlarına Abone Olmak 249

250 Bölüm 9 Bilgi Toplamak

Haber Gruplarına KatılmakHaber grubu (forum olarak da bilinir) belirli bir konuya odaklanmış çevrimiçi bir tartışma grubudur. Yazılım programları, teknolojiler, hastalıklar, çocuk yetiştirme ve beslenme gibi çok çeşitli konularla ilgilenen binlerce haber grubu vardır. Bazı haber grupları katılmak isteyen herkese açıktır, bazıları ise özeldir. İnsanların uygun olmayan içerikler göndermesini ya da gönderirlerse kısa bir süre sonra bu içeriğe ulaşılmasını engellemek için, haber gruplarının çoğu bir düzeyde yönetilmektedir.

Bir haber grubuna katılmak için haber grubunu içeren haber sunucusuna arabirim sağlayan bir program olan haber okuyucusuna ihtiyacınız vardır. Outlook kendi haber okuyucusu teknolojisini sunmaz. Bunun yerine, Windows Mail’de (ya da bilgisayarınızda Windows XP yüklüyse Outlook Express’te) yerleşik bulunan haber okuyucusunu kullanır. Bir haber grubuna doğrudan Windows Mail’den abone olabilirsiniz ya da isterseniz haber okuyucusuna Outlook içinden bağlanabilirsiniz. Bunu yapmak için Git menüsüne Haberler komutunu eklemeniz gerekir.

Git menüsüne Haberler komutunu eklemek için şu adımları izleyin:

1 . Standart araç çubuğunda Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve Özelleştir’i tıklayın.

2 . Özelleştir iletişim kutusunun Komutlar sekmesindeki Kategoriler listesinde Git’i tıklayın.

3 . Komutlar listesindeki Haberler komutunu Git menüsüne sürükleyin.

4 . Özelleştir iletişim kutusunu kapatın.

Haber okuyucusunu başlatmak için Git menüsünde Haberler’i tıklayın. Haber okuyucusunu ilk kez başlattığınızda, Windows Mail, yeni bir haber grubuna abone olma işleminde size yol gösterir.

Ayrıca Bakınız Windows Mail hakkında daha fazla bilgi için Joan Preppernau ve Joyce Cox tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın . Outlook Express hakkında daha fazla bilgi için Online Training Solutions, Inc . tarafından hazırlanan Adım Adım Microsoft Windows XP (Arkadaş Yayınevi, 2002) adlı kitaba bakın .

Bir haber grubuna abone olduktan sonra, haber grubu penceresinin üstündeki düğmeleri tıklayarak, haber grubuna gönderilen iletileri okuyabilir, var olan iletileri haber grubu yoluyla ya da doğrudan iletiyi gönderen kişiye göndererek yanıtlayabilir ve yeni iletiler gönderebilirsiniz.

Araç Çubuğu Seçenekleri

Başka haber gruplarına bağlanmak için Araçlar menüsünde Hesaplar’ı tıklayın. İnternet Hesapları iletişim kutusunda, Haber başlığını tıklayın. Ekle düğmesini ve ardından Haber Grubu Hesabını tıklayın. Yeni bir Haber Grubu Hesabı oluşturmak için sihirbazın adımlarını tamamlayın.

Notları Kullanarak Bilgileri KaydetmekAnımsatıcılar, parolalar, hesap numaraları ve işlemler gibi çeşitli bilgileri elektronik notlar olarak kaydederek depolayabilirsiniz. Outlook’a eriştiğiniz her yerden notlarınıza ulaşabildiğiniz için bu yöntem daha sonra ihtiyacınız olabilecek bilgileri saklamanın pratik bir yoludur. Bununla birlikte bir notu yanlışlıkla silme olasılığınız bir iletiyi silmekten daha az olduğu için notlar kaydetmek bilgileri kendinize bir e-posta iletisiyle göndermeye göre daha güvenlidir.

Notlar bir Outlook öğe türü olsa da iletiler, randevular, kişi kayıtları ve görevlerle aynı tür pencerelerde görünmez. Bunun yerine, yaygın olarak kullanılan ve 3M tarafından üretilen Post-It notlarını andıran “yapışkan notlar” biçiminde görünürler. Notları da diğer Outlook öğeleriyle aynı şekilde görüntüleyebilir, sıralayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Standart görünümler şunlardır:

l Simgeler

l Notlar Listesi

l Son Yedi Gün

l Kategoriye Göre

l Outlook Veri Dosyaları

l Renge Göre

Haber Gruplarına Katılmak 251

252 Bölüm 9 Bilgi Toplamak

Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinde istediğiniz seçeneği seçerek ya da Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm’ü işaret edip istediğiniz Görünüm’ü tıklayarak görünümü değiştirebilirsiniz. Bir not içindeki belirli bir bilgiyi arıyorsanız, içerik bölmesinin üstündeki Ara: Notlar kutusuna sözcüğü ya da sözcük grubunu yazarak onu hızla bulabilirsiniz.

Varsayılan ayar olarak, Notlar bölmesinde Okuma Bölmesi gizlidir ama isterseniz, Okuma Bölmesi’ni görüntüleyebilir ve notları açmadan içeriklerini görebilirsiniz. Bunu yapmak için Görünüm menüsünde Okuma Bölmesi’ni işaret edip Sağ ya da Alt’ı tıklayarak Okuma Bölmesi’ni o konumda görüntüleyebilirsiniz.

Notlarınızı düzenlemenize yardımcı olmak için Outlook’un önceki sürümleri beş not rengiyle birlikte adlandırılmış kategorileri destekliyordu. Outlook 2007’deki Renk Kategorileri işlevi de benzer bir amaca hizmet eder. Hâlâ beş farklı renkte (mavi, yeşil, pembe, sarı ve beyaz) not yaratabilirsiniz ama bunu yalnızca varsayılan not rengini değiştirerek yapabilirsiniz.

Varsayılan not rengini, boyutunu ya da yazı tipini, Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıkladıktan sonra Not Seçenekleri’ni tıklayarak değiştirebilirsiniz. Burada ayarları değiştirebilir ve açık iletişim kutularını kapatmak için Tamam’ı tıklayabilirsiniz.

Bu alıştırmada iki not yaratacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.

1. Gezinti Bölmesi’nde Notlar düğmesini tıklayın.

Outlook Notlar bölmesini görüntüler.Notlar

2. Standart araç çubuğunda Yeni Not düğmesini tıklayın.

Outlook yeni notu görüntüler. Geçerli tarih ve saat altta görünür.

3. AA Program Açma Bilgileri yazın ve iki kez tuşuna basın.

Notun ilk satırı konusu ya da başlığı olarak görünür.

4. Kullanıcı Adı: Yönetici yazın, tuşuna basın. Parola: Tru$tNo1 yazın.

5. Notu kaydedip kapatmak için sağ üst köşedeki Kapat düğmesini tıklayın.

Not, Notlar bölmesinde görünür. Yalnızca konunun göründüğüne dikkat edin. Nottaki bilgilere onu açarak (ya da Okuma Bölmesi’ni görüntüleyerek) erişebilirsiniz.

6. Standart araç çubuğunda Yeni Not düğmesini tıklayın.

7. AA Office Online: http://www .microsoft .com/office/ yazın ve tuşuna basın.

Outlook URL’i bir köprü olarak biçimlendirir. Bir nottaki köprüyü tıklayarak belirtilen siteyi varsayılan İnternet tarayıcınızda açabilirsiniz.

8. Notu kapatın.

Not, Notlar bölmesinde görünür. URL, ilk satırın bir parçası olduğu için, konunun bir parçası olarak görünür. Notu kapattıktan sonra, köprüye doğrudan Notlar bölmesinden ulaşabilirsiniz.

YAPIN Notları bu bölümde daha sonraki alıştırmalarda kullanmak üzere saklayın.

Yeni Not

Kapat

Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek 253

254 Bölüm 9 Bilgi Toplamak

Notları Kişilere BağlamakKişi listenizde olan biriyle ilgili bilgileri elektronik not olarak kaydederseniz, notu kişi kaydına bağlayabilir, böylece o bilgilere daha sonra kolayca ulaşabilirsiniz. Bağlanan notlar, bir kişi kaydının Etkinlikler sayfasında görünür.

Bu alıştırmada bir notu kişi kaydına bağlayacak ve sonra bu nota kişi kaydından ulaşacaksınız.

KULLANIN Bu bölümde “Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek” başlıklı bölümde oluşturduğunuz AA Oturum Açma Bilgileri notunu ve “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümdeki “Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek” başlığında oluşturduğunuz Figen Ersoy kişi kaydını kullanın. Bu alıştırmaları tamamlamadıysanız, şimdi yapabilir ya da bunların yerine başka bir not ve kişi kaydını kullanabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Notlar bölmesini görüntüleyin.AÇIN AA Oturum Açma Bilgileri notunu açın.

1. Notun sol üst köşesindeki Not simgesini tıklayın. Kişiler‘i tıklayın.

2. Not Kişileri iletişim kutusunda Kişiler düğmesini tıklayın.

Kişileri Seç iletişim kutusu açılır.

3. Konum listesinde Kişiler seçili iken, Öğeler listesinde Ersoy, Figen’i tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

4. Not Kişileri iletişim kutusunu ve notu kapatın.

5. Gezinti Bölmesi’nde Kişiler düğmesini tıklayın.

Outlook Kişiler bölmesini görüntüler.

6. Figen Ersoy kişi kaydını bulun ve açın.

7. Kişi sekmesinde Göster grubundaki Etkinlikler düğmesini tıklayın.

Outlook seçili kişiyle bağlantılı öğelerden oluşan bir liste oluşturur. Outlook öğeleri ararken, listenin üzerinde, bir kağıt parçası çevresinde hareket eden bir büyüteç simgesi görünür.

8. Kişi kaydının Etkinlikler sayfasındaki Göster okunu tıklayın ve Notlar’ı tıklayın.

Etkinlikler sayfası AA Program Açma Bilgileri notunu görüntüler.

KAPATIN Figen Ersoy kişi kaydını kapatın.

Kişiler

Notları Kişilere Bağlamak 255

256 Bölüm 9 Bilgi Toplamak

Günlükte Bilgilerin Kaydını TutmakOutlook, Günlük özelliğini kullanarak, belirli kişilerle ilgili seçili türlerde etkinliklerin (iletiler, toplantılar ve görevler gibi) ayrıntılarını otomatik olarak kaydedebilir. Bir kişiyle ilgili işlemleri, kişi kaydının Etkinlikler sayfasında görebilirsiniz. Outlook, Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Project, Microsoft Office Visio ve Microsoft Office Word gibi diğer Office programlarında oluşturduğunuz dosyalar üzerinde çalışarak harcadığınız zamanı da kaydedebilir. Bu kayıtları Günlük’teki bir zaman çizelgesinde ya da listede görüntüleyebilirsiniz. Bu özelliği kullanarak, gün içinde belirli bir görev üzerinde harcadığınız zamanı izleyebilir ya da geçmişte üzerinde çalıştığınız bir dosyayı bulabilirsiniz.

Günlük’ü görüntülemek için Git menüsünde Günlük’ü tıklayın. İsterseniz, Günlük düğmesini Gezinti Bölmesi’ne ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için Gezinti Bölmesi’nin sol alt köşesindeki Düğmeleri Yapılandır düğmesini tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret ettikten sonra Günlük’ü tıklayın.

Etkinlikleri otomatik olarak kaydetmek için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.

2 . Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesinde Günlük Seçenekleri düğmesini tıklayın.

Günlük Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

3 . Bu öğelerin otomatik olarak kaydını tut kutusunda kaydını tutmak istediğiniz etkinlik türlerinin onay kutularını seçin.

4 . Bu kişiler için kutusunda öğelerinin kaydını tutmak istediğiniz kişilerin onay kutularını seçin.

5 . Ayrıca bu dosyaların kaydını tut kutusunda kaydını tutmak istediğiniz programların onay kutularını seçin.

6 . Açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Notu Bir Dosya Olarak KaydetmekBir notta depolanan bilgileri başka bir programda kullanmanız gerekirse, notu zengin metin biçimi (RTF) ya da düz metin dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Bir Notu bir dosya olarak kaydetmek için şu adımları izleyin:

1 . Açık notta Not simgesini tıklayın ve Farklı Kaydet’i tıklayın.

Farklı Kaydet iletişim kutusu açılır.

2 . Dosyayı kaydetmek istediğiniz klasöre gidin.

3 . Kayıt türü listesinde oluşturmak istediğiniz dosya türünü tıklayın.

4 . Dosya adının geçerli not başlığından başka bir şey olmasını istiyorsanız, Dosya adı kutusundaki dosya adını değiştirin.

5 . Kaydet’i tıklayın.

Notları PaylaşmakBir elektronik notta kaydedilmiş bilgileri e-postayla başka birine göndermek istediğinizde, bilgileri ileti içine yeniden yazmak ya da kopyalamak yerine notu iletebilirsiniz.

Bu alıştırmada bir notu iletecek, alınan notu açacak ve başka bir adla kaydedeceksiniz.

KULLANIN Bu bölümde “Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek” başlıklı bölümde oluşturduğunuz AA Office Online notunu kullanın. O alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi tamamlayabilir ya da kendi notlarınızdan birini kullanabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Notlar bölmesini görüntüleyin.

1. AA Office Online notunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın. İlet’i tıklayın.

Outlook, ileti konusu kutusunda not başlığının bulunduğu ve notun eklenmiş olduğu bir ileti penceresi açar. Konu kutusundaki İnternet adresi (URL) bir köprü olarak görünür.

Notları Paylaşmak 257

258 Bölüm 9 Bilgi Toplamak

2. Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi yazın.

3. İleti üstbilgisindeki Gönder düğmesini tıklayın.

Outlook iletiyi gönderir.

4. Gelen Kutusu’nu görüntüleyip AA Office Online ileti üstbilgisindeki İnternet adresini (URL) tıklayın.

Microsoft Office Online Web sitesi varsayılan İnternet tarayıcınızda açılır.

5. Outlook Gelen Kutusu’na dönün. Okuma Bölmesi’ndeki ekli notu farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Aç’ı tıklayın.

AA Office Online notu açılır.

6. Office Online‘ı seçin, Web Bağlantısı yazın ve notu kapatın.

7. Değişikliği görmek için Gelen Kutusu’nda başka bir iletiyi tıklayın ve sonra yeniden bu iletiyi tıklayın.

8. AA Web Bağlantısı notunu Okuma Bölmesi’nden Gezinti Bölmesi’nin altındaki Notlar düğmesine sürükleyin. Notlar bölmesini görüntüleyin.

AA Office Online ve AA Web Bağlantısı notlarının ikisi de notlar listesinde görünür.

KAPATIN İnternet tarayıcı pencerenizi kapatın.

Önemli Noktalar l RSS akışı sunan Web sitelerine ve Web günlüklerine abone olarak onlardan bilgiler

alabilirsiniz. Bir akışa ister Outlook içinden ister kaynak siteden abone olun, içeriği Outlook RSS Abonelikleri klasöründen okuyabilirsiniz.

l Outlook’ta yerleşik bir haber okuyucusu yoktur ama Outlook içinden Windows Mail (ya da Outlook Express) haber okuyucularına erişebilirsiniz.

l Çeşitli bilgileri elektronik notlarda kaydedebilirsiniz. Notları kategorilere ayırabilir, arayabilir, görüntüleyebilir ve sıralayabilirsiniz ve notları başkalarına gönderebilirsiniz.

Önemli Noktalar 259

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

Bir SharePoint takvimine bağlanmak, sayfa 274

Belge kitaplığı içeriğiyle çevrimdışı çalışmak, sayfa 272

Başkalarının klasörlerine erişmek,

sayfa 266

Bir Bakışta Bölüm

261

Bir Bakışta Bölüm 10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Klasörleri başkalarıyla paylaşmak. 4 Başkalarının klasörlerine erişmek. 4 Outlook’tan belge çalışma alanı oluşturmak. 4 Belge kitaplığı içeriğiyle çevrimdışı çalışmak. 4 Bir SharePoint takvimine bağlanmak.

Microsoft Office Outlook temelde kişisel bir bilgi yönetimi programı olsa da kuruluşunuz içindeki ya da dışındaki kişilerle bilgileri paylaşabileceğiniz bazı yollar da sunar. Önceki bölümlerde sınırlı bilgi parçalarını (iletiler, kişi kartları ve notlar gibi) başka kişilere göndermenin ve başkalarından aldığınız bilgileri kendi sisteminize eklemenin yollarını öğrendiniz. Bu bölümde, Outlook’ta ya da Microsoft SharePoint teknolojileri kullanılarak oluşturulmuş bir işbirliği sitesinde depolanan bilgilere gerçek zamanlı bağlantılar oluşturmanın ve korumanın yollarını öğreneceksiniz.

Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office SharePoint Portal Server ve Microsoft Windows SharePoint Services gibi SharePoint ürünleri, ekip üyelerinin projeler üzerinde bilgi paylaşması ve işbirliği yapması için basit ve etkin bir yol sunar. Farklı yerlerdeki kişilerin birlikte çalışması gitgide daha yaygın hale gelmiştir ve bilgilerin depolanıp dağıtılması ve grubun çalışmada gösterdiği ilerlemenin yönetilmesi için merkezi bir konum sağlayan işbirliği siteleri buna yardım eder.

Bu bölümde, önce takvim, e-posta ya da diğer öğeleri içeren bir Outlook klasörünü başkasıyla nasıl paylaşacağınızı öğreneceksiniz. Bir belgeyi diğer grup üyeleriyle paylaşmak amacıyla bir belge çalışma alanı oluşturmayı, belge kitaplığında depolanan dosyalarla çevrimdışı çalışmayı ve işbirliği sitesinin bir parçası olarak oluşturulan takvimi görüntülemeyi ve güncelleştirmeyi öğreneceksiniz ve bunların hepsini Outlook içinden yapacaksınız.

262 Bölüm 10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınız Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanıan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Klasörleri Başkalarıyla PaylaşmakOutlook iletilerinizi, kişilerinizi, randevularınızı ve diğer öğelerinizi çeşitli klasörlerde depolar. Standart Outlook klasörleri (Takvim, Kişiler, Silinmiş Öğeler, Taslaklar, Gelen Kutusu, Günlük, Önemsiz E-Posta, Giden Kutusu, RSS Akışları, Gönderilmiş Öğeler, Görevler ve Arama Klasörleri) ve kendi yarattığınız klasörler varsayılan ayar olarak özeldir; yani onlara yalnızca siz erişebilirsiniz. Ancak Microsoft Exchange Server kullanan bir ağ üzerinde çalışıyorsanız, bu ağa bağlı diğer kişilerin bir klasörün içinde öğe oluşturmasına ve bunları değiştirmesine izin verebilirsiniz.

Bir çalışma arkadaşınızla paylaşmak istediğiniz bir grup ileti olduğunu düşünün. Bu iletileri bir klasörde depolayabilir ve sonra çalışma arkadaşınıza o klasöre erişim izni verebilirsiniz. Herhangi birinin öğeleri görüntülemesi, çalışma oluşturması, düzenlemesi ve silmesi ile o klasörü başkalarıyla paylaşıp paylaşamayacağını denetleyen sekiz izin düzeyinden birini seçebilirsiniz.

Örneğin, gelen e-postalarınızı yönetmede size yardım eden asistanınıza Yazar erişim izni verebilirsiniz. Bir Yazar olarak asistanınız öğeleri okuyabilir, oluşturabilir ve sizin adınıza oluşturduğu öğeleri düzenleyip silebilir ancak başkalarının yarattığı öğeleri düzenleyemez, silemez ve alt klasörler yaratamaz. Bir klasörü paylaştığınız herkes için farklılık gösteren erişim izin düzeyleri tanımlayabilir ve aynı kişiye farklı klasörler için farklı erişim izin düzeyi verebilirsiniz.

Yalnızca e-posta içerenleri değil, her tür Outlook klasörünü paylaşabilirsiniz. Örneğin, adres defterlerinizden birini, takviminizi ya da oluşturduğunuz ikinci bir takvimi ya da notlar klasörünü paylaşabilirsiniz.

Bir ya da daha çok birincil klasörünüzün (Takvim, Görevler, Gelen Kutusu, Notlar ve Günlük) denetimini Exchange Server ağı üzerinde çalışan başka birine devretmek için aşağıdakiler gibi belirli öğeleri denetleme izni vererek onu temsilci yapabilirsiniz:

l Düzenleyici, klasör içinde öğeler oluşturabilir; bunları okuyup değiştirebilir; sizin adınıza iletiler, toplantı istekleri ve görev atamaları gibi öğeleri gönderebilir.

l Yazar, sizin adınıza klasördeki öğeleri okuyabilir, yaratabilir ve gönderebilir.

l Gözden Geçiren, klasördeki öğeleri okuyabilir.

Bir temsilci bir klasörde Düzenleyici, başka birinde Gözden Geçiren olabilir. Bir temsilcinin gönderdiği iletileri alanlar, ileti üstbilgisinde hem sizin hem de temsilcinin adını görürler.

İpucu Erişim düzeyinden bağımsız olarak, bir temsilci alt klasörler oluşturamaz. Bir kişiye alt klasör oluşturma izni vermek için ona klasörü paylaşma izni ve özel olarak alt klasör oluşturma izni vermeniz gerekir.

Ayrıca Bakınız Bir klasörün denetimini devretmek hakkında daha fazla bilgi için “Takviminizi Yönetmek” başlıklı 7 . bölümdeki “Takviminizin Denetimini Başkasına Devretmek” başlıklı açıklama kutusuna bakın .

Bu alıştırmada, Exchange Server ağınız üzerinde çalışan bir kişiye bir klasör için standart düzeyde erişim izni vereceksiniz. Ardından, verdiğiniz erişim izin düzeyini değiştireceksiniz.

KULLANIN “Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5. bölümdeki “İletileri Klasörlerde Düzenlemek” başlığı altında yarattığınız AA Uygulama İletileri klasörünü kullanın. Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi yapabilir ya da herhangi başka bir klasörü kullanabilirsiniz.YAPIN Alıştırmaya başlamadan önce arkadaşınızı kendisiyle bir klasörü paylaşacağınız konusunda bilgilendirin.

1. Gezinti Bölmesi’nde AA Uygulama İletileri klasörünü görüntüleyin.

Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak 263

264 Bölüm 10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

2. AA Uygulama İletileri klasörünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Paylaşım İzinlerini Değiştir’i tıklayın.

AA Uygulama İletileri Özellikleri iletişim kutusu açılır ve İzinler sekmesi görüntülenir.

3. İletişim kutusunda Ekle düğmesini tıklayın.

4. Kullanıcı Ekle iletişim kutusunda bu klasörü paylaşmak istediğiniz çalışma arkadaşınızın adını çift tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

5. İzinler sekmesinde çalışma arkadaşınızın adı seçili iken İzin Düzeyi okunu tıklayın. Listeden Düzenleyici’yi seçin.

İzinler alanındaki onay kutularındaki seçimler, varsayılan Düzenleyici izinleri olacak biçimde değişir.

6. AA Uygulama İletileri Özellikleri iletişim kutusunda Uygula’yı tıklayın.

Çalışma arkadaşınız, artık kendi bilgisayarındaki Outlook’u kullanarak klasörü görebilir ve bu klasör içinde öğeleri oluşturabilir, düzenleyebilir ve silebilir.

7. Öğeleri sil alanında Sahip olunanları seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Çalışma arkadaşınız paylaşılan klasör içinde öğeleri oluşturabilir ve düzenleyebilir ama yalnızca kendi oluşturduklarını silebilir.

8. Çalışma arkadaşınızdan, AA Uygulama İletileri klasörünüze bağlanarak klasörün beklendiği gibi paylaşıldığını doğrulamasını isteyin.

YAPIN Bu alıştırmada kullandığınız klasör için çalışma arkadaşınıza verdiğiniz erişim iznini iptal edin .

Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak 265

266 Bölüm 10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Başkalarının Klasörlerine ErişmekBir çalışma arkadaşınızın birincil klasörlerinden birini sizinle paylaşmasını isterseniz, Outlook içinden o klasöre erişim izni isteyebilirsiniz. Outlook çalışma arkadaşınıza bir istek formu gönderir ve çalışma arkadaşınızın tek yapması gereken isteği onaylamak için bir düğmeye basmaktır. Daha sonra bir ileti alırsınız; buradan paylaşılan klasörü posta kutunuzda görünen klasörlere ekleyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, bağlı olduğunuz Exchange Server ağı üzerinde çalışan bir kişiden sizinle bir klasör paylaşmasını isteyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, kendisinden klasörüne erişim izni isteyeceğiniz konusunda çalışma arkadaşınızı bilgilendirin.

1. Dosya menüsünde Aç’ı işaret edip Diğer Kullanıcının Klasörü’nü tıklayın.

2. Diğer Kullanıcın Klasörünü Aç iletişim kutusunda çalışma arkadaşınızın adını ya da e-posta diğer adını yazın.

3. Klasör türü okunu tıklayın ve listeden Görevler’i seçin.

4. Diğer Kullanıcın Klasörünü Aç iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

Çalışma arkadaşınızın henüz kendi Görevler klasörüne erişim izni vermediğini varsayarak, Outlook, klasörü görüntülemek için izin istendiğinde bulunmak isteyip istemediğinizi soran bir ileti görüntüler.

5. Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Outlook, seçili klasörü görüntüleme izni isteyen bir e-posta oluşturur.

Alıcının Görevler Klasörü Türü Klasörlerinizi Görmesine İzin Verin onay kutusunu seçerek kendi Görevler klasörünüze karşılıklı izin verebilirsiniz.

6. Sharing request: Tasks ileti üstbilgisinde Gönder düğmesini tıklayın.

7. Çalışma arkadaşınızdan paylaşım isteğini açmasını, Paylaştır sekmesinde Yanıtla grubundaki İzin Ver düğmesini tıklamasını ve sonra Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklamasını isteyin.

Outlook klasörü paylaştırdıktan sonra, klasörün başarıyla paylaşıldığını çalışma arkadaşınıza bildiren bir ileti kutusu görünür. Ardından siz de çalışma arkadaşınızın Görevler klasörünü görmenize izin verdiğini bildiren bir ileti alırsınız.

Başkalarının Klasörlerine Erişmek 267

268 Bölüm 10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

8. Aç grubunda, Bunu aç: Görevler klasörü düğmesini tıklayın.

İpucu Bir kişi sizinle bir klasör paylaşırsa ancak klasöre bağlantı içeren bir ileti almazsanız, paylaşılan klasöre bağlanmak için Dosya menüsünde Aç’ı işaret edin, Diğer Kullanıcının Klasörü’nü tıklayın, sizinle klasörü paylaşan kişinin adını yazın ya da seçin, klasör türünü seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Çalışma arkadaşınızın Görevler klasörü ayrı bir Outlook penceresinde açılır; Outlook görevi Görevler modülündeki Diğerlerinin Görevleri listesine de ekler.

Herhangi bir zamanda paylaşılan Görevler klasörünü açmak için, Gezinti Bölmesi’ndeki Görevler düğmesini tıklayıp paylaşılan görev listesini seçin.

YAPIN Çalışma arkadaşınızın bu alıştırmada kullandığınız klasöre verdiği erişim iznini iptal etmesini sağlayın.

Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmakİşlem belgeleri, satış rakamları ya da takvimler gibi yararlı belgeleri sık sık kuruluşunuzdaki başka kişilerle paylaşmak isteyebilirsiniz. Çalışma arkadaşlarınıza bir belgeyi e-posta iletisinin eki olarak gönderebilirsiniz ama çoğu kişi belgeyi üzerinde değişiklik yaparak size geri gönderiyorsa, tüm bu değişiklikleri tek bir belge içinde birleştirmek için zaman harcamanız gerekir. Kuruluşunuzun işbirliği sitesine içerik ekleme izniniz varsa, bu belgeyi sitedeki belge kitaplığına ekleyebilirsiniz, böylece diğerleri belgeyi buradan inceleyip düzenleyebilirler.

Bir ya da daha çok dosya için bir belge çalışma alanını işbirliği sitesinden yaratmak yerine, dosyaları bir e-posta iletisi içinde paylaşılan ekler olarak göndererek Outlook’tan kolayca yaratabilirsiniz. Paylaşılan ekler bir işbirliği sitesindeki belge çalışma alanı içinde bulunur ve alıcıların yaptığı değişikliklerle otomatik olarak güncelleştirilebilir.

Ayrıca Bakınız Toplantılar konusunda işbirliği yapmak hakkında daha fazla bilgi için “Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6 . bölümdeki “Toplantı Çalışma Alanı Oluşturmak” başlıklı açıklama kutusuna bakın .

Bu kısımda, bir işbirliği sitesinde Outlook’u kullanarak belge çalışma alanı oluşturma işlemini öğreneceksiniz.

Aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Yeni bir ileti penceresi açın, belge çalışma alanına davet etmek istediğiniz kişilerin adreslerini yazın ve ileti konusunu ekleyin.

2 . İleti sekmesinde Ekle grubundaki Dosya Ekle düğmesini tıklayın.

Dosya Ekle iletişim kutusu açılır.

3 . Bir belge kitaplığı yoluyla paylaşmak istediğiniz dosya ya da dosyalara göz atıp seçin, sonra Ekle‘yi tıklayın.

Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmak 269

270 Bölüm 10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

4 . Ekle grubundaki İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın.

Ek Seçenekleri görev bölmesi açılır.

5 . Ekleri şu biçimde gönder’in altında Paylaşılan ek seçeneğini seçin.

6 . Belge Çalışma Alanı’nın oluşturulacağı konum kutusuna işbirliği sitenizin adını yazın (ya da sitenin adresi listede görünüyorsa onu tıklayın) ve sonra tuşuna basın.

E-posta iletisini gönderdiğinizde belge çalışma alanı için oluşturulacak davetiye, içerik alanında görünür.

7 . İletiyi gönderin.

Belirtilen işbirliği sitesinde, iletiye eklediğiniz dosya ya da dosyaları içeren bir belge çalışma alanı oluşturulur. İleti alıcıları çalışma alanına üyeler olarak eklenir; onlara belgeyi düzenleme izni vermek için başka bir şey yapmanıza gerek yoktur ama isterseniz çalışma alanına başka üyeler de ekleyebilirsiniz.

Çalışma alanının başarıyla oluşturulduğunu ve ileti alıcılarının davetiye iletisini aldığını doğrulayan bir ileti alırsınız. Her iletide belge çalışma alanına bir bağlantı vardır.

Grup Zamanlamaları OluşturmakBir toplantı düzenlerken, herkesle tek tek iletişime geçmeye gerek kalmadan katılımcıların ne zaman uygun olduklarını görebilmek çok işe yarar. Outlook’u kullanarak katılımcıları bir toplantı isteğine ekledikten sonra Zamanlama sayfasında durumlarına bakabilirsiniz. Birkaç kişinin uygun olduğu bir zaman bulmak istiyorsanız ve kuruluşunuz Exchange Server 2007 kullanmıyorsa, birden çok kişinin ve kaynağın zaman çizelgelerini bir arada gösteren bir grup zamanlamaları oluşturabilirsiniz.

Bir grup zamanlaması oluşturmak için şu adımları izleyin:

1 . Takviminizi görüntüleyin. Eylemler menüsünde Grup Zamanlamalarını Görüntüle’yi tıklayın.

2 . Grup Zamanlamaları iletişim kutusunda Yeni’yi tıklayın. Yeni Grup Zamanlaması Oluştur iletişim kutusuna zamanlama için bir ad (örneğin, Yönetim Ekibi) yazın ve Tamam’ı tıklayın.

3 . Zamanlama penceresinde Grup Üyeleri listesini tıklayıp bir ad ya da e- posta diğer adı yazarak ya da Diğerlerini Ekle düğmesini tıkladıktan sonra grup üyelerini adres defterinizden seçerek gruba üyeler ekleyin.

Grup zamanlaması her grup üyesinin uygunluğunu anında görüntüler. Bir randevu ya da toplantı hakkında bilgileri görmek için onu işaret edebilirsiniz. Bir randevu özel olarak işaretlenmişse, onunla ilgili bilgiler görünmez.

Eylemler menüsünde Grup Zamanlamalarını Görüntüle’yi tıklayarak, ne zaman isterseniz güncel bir grup zamanlamasını görebilirsiniz.

Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmak 271

272 Bölüm 10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Belge Kitaplığı İçeriğiyle Çevrimdışı ÇalışmakBir SharePoint Server 2007 belge kitaplığının bir kopyasını, Outlook 2007’de bir klasör olarak oluşturabilirsiniz. Daha sonra, belge kitaplığında depolanan herhangi bir belge, çalışma kitabı ya da sunumun önizlemesini Outlook ileti bölmesinde görüntüleyebilir ya da belge, çalışma defteri ya da sunumun kendi bilgisayarınızdaki yerel bir kopyasıyla çalışabilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir belge kitaplığında depolanan dosyaların bir Outlook klasöründe yerel kopyalarını oluşturma ve o dosyalarda yaptığınız değişiklikleri özgün dosyalarla birleştirme işlemini öğreneceksiniz.

Aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Kuruluşunuzun işbirliği sitesinde, çalışmak istediğiniz belge kitaplığını seçin.

2 . Eylemler menüsünde Bağla: Outlook’u tıklayın. Bir Internet Explorer Güvenlik uyarısı görünürse (Windows Vista yüklü bilgisayarlarda) Evet’i tıklayın.

Zaten çalışmıyorsa Outlook başlar ve SharePoint kitaplığını Outlook’a bağlamak isteyip istemediğinizi soran bir ileti kutusu görünür.

3 . İleti kutusunda Evet’i tıklayın. Sizden site kimlik bilgilerini isteyen bir Bağlan iletişim kutusu görünürse, adınızı ve parolanızı girip Tamam’ı tıklayın.

Outlook, site ve belge kitaplığı için adlandırılmış bir klasörü, posta kutunuzda SharePoint Listeleri klasöründe bir alt klasör olarak oluşturur ve görüntüler ve belge kitaplığında depolanan her öğenin bir kopyasını, klasör içinde bir Outlook öğesi olarak karşıdan yükler. Öğe adının solundaki simge, dosya türünü (örneğin belge, çalışma defteri, sunu ya da veri tabanı) belirtir.

İpucu Outlook SharePoint Listeleri klasörünü, bir belge kitaplığını ya da başka bir SharePoint listesini Outlook’a ilk bağladığınızda oluşturur.

Bir öğeyi tıklayarak önizlemesini görüntüleyebilir ya da öğeyi çift tıklayarak salt okunur bir örneğini açabilirsiniz. Bir öğeyi açtığınız zaman, üstteki bir uyarı, bir Çevrimdışı Sunucu Belgesi’nde çalıştığınız konusunda sizi bilgilendirir; değişiklikler yapmak ve onları, belge kitaplığında depolanan belge içinde birleştirmek istiyorsanız, Çevrimdışı Düzenle düğmesini tıklayın.

İpucu Bir dosyayı çevrimdışı olarak açmak, dosyayı belge kitaplığında sizin kullanımınıza vermez.

Belge Kitaplığı İçeriğiyle Çevrimdışı Çalışmak 273

274 Bölüm 10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Bir dosyanın çevrimdışı bir kopyasıyla çalışırken, yerel bir örnek SharePoint Taslaklar klasöründe (SharePoint Listeleri klasörünün bir alt klasörü) depolanır. Bir sayfadaki kırmızı bir ok biçiminde bir simge, sizin o anda öğeyi düzenlemekte olduğunuzu belirtir. Çevrimdışı dosyadaki değişiklikleri belge kitaplığına aktarmak için değişikliklerinizi kaydedin, dosyayı kapatın. Görünen Çevrimdışı Düzenle ileti kutusunda, Güncelleştir’i tıklayın.

Bir SharePoint Takvimine BağlanmakKuruluşunuz, bir işbirliği sitesinde ekip takvimleri bulunduruyorsa, takvimi sitede değil Outlook’ta görüntülemek daha kullanışlı olabilir. SharePoint takvimini Outlook’a bağlayarak, bu takvimi Outlook takvim bölmesinde tek başına, diğer takvimlerin yanında ya da üstünde görüntüleyebilirsiniz. SharePoint takvimiyle, diğer takvimlerle çalışır gibi çalışırsınız. SharePoint takvimine Outlook’ta yaptığınız tüm değişiklikler, anında işbirliği sitesindeki takvime yansıtılır; tersi de geçerlidir.

Bir SharePoint takvimini Outlook’ta görüntülemek için, aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Kuruluşunuzun işbirliği sitesinde üzerinde çalışmak istediğiniz takvimi seçin.

2 . Eylemler menüsünde Bağla: Outlook’u tıklayın. Bir Internet Explorer Güvenlik uyarısı görünürse Evet’i tıklayın.

Zaten çalışmıyorsa Outlook başlar.

3 . SharePoint takvimini Outlook’a bağlamak istediğinizi onaylamanızı isteyen Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın. Site için kimlik bilgilerinizi isteyen bir Bağlan iletişim kutusu görünürse, kullanıcı adınızı ve parolanızı girip Tamam’ı tıklayın.

Outlook SharePoint takvimini kendi takviminizin yanında görüntüler.

Önemli Noktalar l Her tür Outlook klasörünü kuruluşunuzun diğer üyeleriyle paylaşabilirsiniz.

Başkalarıyla paylaşılan bir dosyada bilgiler oluşturmak, bilgileri düzenlemek ve silmek için belirli düzeylerde erişim izinleri verebilirsiniz.

l Bir kişiyi temsilci olarak atayıp, posta kutunuzun tümünün ya da bir kısmının denetimini ona verebilirsiniz.

l Kuruluşunuz bir SharePoint işbirliği sitesi kullanarak bilgi paylaşıyorsa, Outlook içinden belge çalışma alanları oluşturabilir ve izinler atayabilirsiniz. Belge kitaplığı içeriğinin yerel bir kopyasını Outlook’ta tutabilir, dosyalarla çalışabilir ve değişikliklerinizi SharePoint sitesine yükleyebilirsiniz. Ayrıca Outlook içinde SharePoint takvimleriyle çalışabilirsiniz.

Önemli Noktalar 275

Bir Bakışta BölümBir Bakışta BölümOutlook öğeleriyle çevrimdışı çalışmak, sayfa 283

İletileri otomatik olarak yanıtlamak,

sayfa 287

Bir Bakışta Bölüm

277

Bir Bakışta Bölüm 11 İşyeri Dışından Çalışmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz 4 Uzak bir konumdan Outlook’u sunucunuza bağlamak. 4 Outlook öğeleriyle çevrimdışı çalışmak. 4 İletileri otomatik olarak yanıtlamak.

Günümüzde çalışma hayatında iletişim, verimlilik ve hareketlilik çok önemlidir. Microsoft Office Outlook 2007, bilgilerinize hızlı ve güvenli bir biçimde erişmenizi sağlayarak tüm bu alanlarda performansınızı geliştirmenize yardımcı olur.

İnternet bağlantınız varsa ve kuruluşunuz, Microsoft Exchange sunucusuna uzaktan erişim sağlıyorsa ya da Microsoft Outlook Web Access (Exchange’in bir özelliği) kullanıyorsa, Exchange hesabınıza evden, bir müşterinin yanından, bir otel odasından, bir fuar standından ve hatta mahallenizdeki cafeden erişebilirsiniz. Örneğin, evde çalışırken e-postanıza erişmeniz gerekebilir ya da şehir dışındaki müşterileri ziyaret ederken, ofisteki personelle bir toplantı ayarlamanız gerekebilir.

Ayrıca Bakınız Klasörleri paylaşma ve başkalarıyla çalışmanın yolları hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10 . bölüme bakın .

Bir İnternet bağlantınız olsa da olmasa da, masanızda olmadığınızı ve dönene kadar iletilere ve isteklere anında cevap veremeyebileceğinizi insanlara bildirmek için İşyeri Dışı Yardımcısı’nı kullanmak isteyeceksiniz.

Bu bölümde, uzaktan çalışmak için Outlook’un sağladığı araçları inceleyeceksiniz. Bilgisayarınız doğrudan kuruluşunuzun ağına bağlı olmadığında bir Exchange Server hesabına erişebilmenin yollarını ve çevrimdışı çalışırken güncel bilgilere nasıl sahip olabileceğinizi öğreneceksiniz. Sonra, İşyeri Dışı Yardımcısı ve kuruluşunuz Microsoft Exchange Server 2007’nin sağladığı yeni işlevlerle çalışacaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

278 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınız Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Uzak Bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak

Dünyanın neresinde olursanız olun İnternet bağlantınız varsa, çok fazla çaba sarf etmeden uzak bir konumdan Outlook’ta çalışabilirsiniz. Bu bağlamda uzak, mesafe olarak uzak anlamında değil; doğrudan bağlı değil anlamındadır.

İpucu Bilgisayarınızı yerel ağınıza (LAN) ya da İnternet’e bağlama işlemi, bu kitabın kapsamı dışındadır ama bu konuda her tür bilgiyi, bilgisayarınızda yüklü Windows sürümüne göre ilgili Adım Adım kitabında bulabilirsiniz.

İnternet bağlantınızı kurduktan sonra, Outlook’u bir POP3, IMAP ya da HTTP hesabına bağlanmak için kullanıyorsanız, nerede olursanız olun bu kaynaklara anında ulaşabileceksiniz. Outlook’u bir Exchange Server hesabına bağlanmak için kullanıyorsanız, kuruluşunuzun kullandığı Exchange Server sürümüne ve izin verilen bağlantı türlerine bağlı olarak seçenekleriniz değişecektir. Bu konuda en kullanışlı üç yöntem aşağıda açıklanmaktadır.

HTTP üzerinden bağlanmakBir ağ içinde, Outlook uzaktan yordam çağrıları (RPC) kullanarak kuruluşunuzun Exchange sunucusuyla iletişimde bulunur. Kuruluşunuz Microsoft Windows Server 2003 üzerinde Exchange Server 2003 ya da daha ileri bir sürüm kullanıyorsa, Exchange yöneticiniz RPC iletişim yolunu kullanarak, bağlantılara izin verecek biçimde sunucuyu yapılandırabilir. Bundan sonra, Her Yerden Outlook özelliğini (eski adı HTTP üzerinden RPC) kullanarak Outlook’tan Exchange hesabınıza İnternet üzerinden bağlanabilirsiniz. Bunun için özel bir bağlantı gerekli değildir. Bu, Exchange kaynaklarına uzaktan erişimin en basit yöntemidir.

Bu alıştırmada, Her Yerden Outlook’u kullanarak, Outlook’u bir Exchange hesabına bağlanmak üzere yapılandıracaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u başlatın ve İnternet’e bağlanın ama kuruluşunuzun ağına bağlanmayın.

1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.

Hesap Ayarları iletişim kutusu açılır ve yapılandırılmış e-posta hesaplarını gösterir.

2. Hesap Ayarları iletişim kutusunun E-posta sekmesinde Adı listesindeki Microsoft Exchange hesabınızı tıklayın. Değiştir’i tıklayın.

E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusu açılır ve Exchange hesabı için hesap ayarlarını gösterir.

3. E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusunda Diğer Ayarlar’ı tıklayın.

Microsoft Exchange iletişim kutusu açılır.

4. Microsoft Exchange iletişim kutusunda Bağlantı sekmesini tıklayın.

5. Her Yerden Outlook alanında HTTP’yi kullanarak Microsoft Exchange’e bağlan onay kutusunu seçin.

6. Etkinleşen Exchange Proxy Ayarları düğmesini tıklayın.

Microsoft Exchange Proxy Ayarları iletişim kutusu açılır ve İnternet üzerinden Exchange’e bağlanmakla ilgili seçenekleri görüntüler.

Uzak Bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak 279

280 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

7. Bağlantı ayarları alanında https:// kutusuna, kuruluşunuzun güvenli Exchange proxy adresini yazın.

Outlook’un önce Her Yerden Outlook’la bağlanmasını ve bir kez kurulduktan sonra bağlantıyı TCP/IP’ye aktarmasını seçmek için Bağlantı Ayarları alanının altındaki onay kutularından birini ya da her ikisini seçebilirsiniz. Sizin kuruluşunuz varsayılanın dışında bir kimlik doğrulaması isteyebilir; bu durumu ağ yöneticinizle denetleyin .

8. Microsoft Exchange Proxy Ayarları iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

9. Microsoft Exchange iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın. Görünen ileti kutusunda, değişikliğin Outlook’u yeniden başlatmanıza kadar etkili olmayacağını onaylamak için Tamam’ı tıklayın.

10. E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusunda İleri’yi tıklayın ve sonra Son’u tıklayın.

11. Hesap Ayarları iletişim kutusunu kapatın ve sonra Outlook’u kapatın ve yeniden başlatın.

Outlook Exchange sunucunuza bağlanmayı dener ve bir etki alanı bağlantısı bulamadığında, Her Yerde Outlook’a geçer. Her Yerde Outlook proxy sunucusuyla bağlantı kurduğunda, Outlook kimlik bilgilerinizi sağlamanızı ister.

12. Bağlan iletişim kutusuna kullanıcı adınızı ve parolanızı girin ve sonra Tamam’ı tıklayın.

Outlook Exchange hesabınıza bağlanır.

YAPIN Alıştırmayı yineleyin ve kullanmak istemiyorsanız Her Yerden Outlook’u kapatın.

Bir VPN yoluyla bağlanmakSanal özel ağ (VPN), adından da anlaşılabileceği gibi yetkili kullanıcıların güvenli bir biçimde ağ kaynaklarına bağlanabileceği bir ağ alanı uzantısıdır. VPN yoluyla ağınıza bağlandıktan sonra, sunucular ve yazıcılar da dahil olmak üzere tüm ağ kaynaklarına erişebilir ve LAN’a bağlı bilgisayarınızla işyerinizdeki gibi Outlook’a doğrudan bağlanabilirsiniz. Kuruluşunuz, ağ güvenliğini sağlamak amacıyla kimliğinizi doğrulamak için bir akıllı kart ya da jeton gibi, özel bir kimlik doğrulaması kullanmanızı gerektirebilir.

Ağınızda VPN bağlantılarını desteklemek için, ağ yöneticisinin bir VPN sunucusu kurması gerekir. Uzaktaki bilgisayarınız ve ağ arasında İnternet üzerinden giden bilgiler, VPN sunucusundan geçer.

VPN bağlantısı kurma işlemi, görece kolaydır ancak bilgisayarınızda yüklü olan işletim sistemine bağlı olarak değişir.

Windows Vista yüklü bir bilgisayardan VPN bağlantısı kurmak için şu adımları izleyin:

Başlat düğmesini tıklayın . Başlat menüsünün sağ bölmesinde Bağlan’ı tıklayın .

1 . Bir Ağa Bağlan iletişim kutusu açılır.

2 . Bağlantı ya da ağ kurun’u tıklayın.

3 . Bir bağlantı seçeneği belirleyin listesini aşağı kaydırın, Çalışma alanına bağlan’ı tıklayın ve sonra İleri’yi tıklayın.

4 . Sahip olduğunuz bir bağlantıyı kullanmak ister misiniz? altında Hayır, yeni bağlantı oluştur’u seçin ve sonra İleri’yi tıklayın.

5 . Nasıl bağlanmak istersiniz? altında İnternet bağlantımı (VPN) kullan seçeneğini tıklayın.

6 . Bağlanırken kullanılacak Internet adresini yazın altında, İnternet adresi kutusuna bağlanmak istediğiniz İnternet adresini yazın. Hedef adı kutusuna VPN bağlantısı için bir ad yazın, istediğiniz tüm seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın.

7 . Kullanıcı adınızı ve parolanızı yazın altında kullanıcı adınızı ve parolanızı yazın (alan adı isteğe bağlıdır) ve Bağlan’ı tıklayın.

Windows Vista yüklü bir bilgisayarda VPN bağlantısını kesmek için şu adımları izleyin:

Ü Bağlantı simgesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Bağlantısını kes’i işaret edin ve sonra VPN bağlantı adını tıklayın.

Uzak Bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak 281

282 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

Windows XP yüklü bir bilgisayardan VPN bağlantısı kurmak için şu adımları izleyin:

1 . Başlat menüsünü görüntüleyin.

2 . Sağ tarafta Bağlan menüsü görünüyorsa, Bağlan’ı tıklayın ve sonra Tüm bağlantıları göster‘i tıklayın. Görünmüyorsa, Denetim Masası’nı tıklayın, gerekirse Klasik Görünüm’e geçin ve sonra Ağ ve İnternet Bağlantıları’nı açın.

3 . Ağ Bağlantıları penceresindeki Ağ Görevleri menüsünde Yeni bağlantı oluştur’u tıklayın.

4 . Yeni Bağlantı sihirbazının ilk sayfasında İleri’yi tıklayın.

5 . Ağ Bağlantı Türü sayfasında Ağa çalışma yerimden bağlan seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.

6 . Ağ Bağlantısı sayfasında Sanal Özel Ağ bağlantısı seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.

7 . Şirket Adı kutusuna bağlantıyı tanımlayacağınız bir ad (örneğin Damla Kurye) yazın. Sonra İleri’yi tıklayın.

8 . Sihirbaz Ortak Ağ sayfasını görüntülerse, İlk bağlantıyı çevirme seçeneğini seçip VPN bağlantısını başlatmadan önce her zaman İnternet’e bağlanacağınızı belirtin. Sonra İleri’yi tıklayın.

9 . VPN Seçimi sayfasında, Ana makine adı kutusuna kuruluşunuzun VPN sunucusunun internet adresini (örneğin, mail.damlakurye.com.tr) yazıp İleri’yi tıklayın.

10 . Sihirbaz Akıllı Kartlar sayfasını görüntülerse, Akıllı kartımı kullanma seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.

11 . Bağlantı sayfasında Yalnızca benim için’i seçip İleri’yi tıklayın.

12 . Tamamlanıyor sayfasında Son’u tıklayın.

Bağlan iletişim kutusu açılır.

13 . Kullanıcı adı kutusuna alan\kullanıcı adı’nı (örneğin, KURYE\ebru) yazın.

14 . Parola kutusuna alan parolanızı yazın.

15 . Bu kullanıcı adı ve parolasını aşağıdakiler için kaydet onay kutusunu ve Yalnızca ben‘i seçin. Sonra Bağlan’ı tıklayın.

Bilgisayarınız ağ alanına bağlandıktan sonra, durum çubuğunun sağ ucundaki bildirim alanında bir bağlantı simgesi (iki bilgisayarı gösteren) görünür. Artık işyerinizdeki bilgisayarı kullanır gibi çalışabilirsiniz.

Windows XP yüklü bir bilgisayarda VPN bağlantısını kesmek için şu adımları izleyin:

Ü Bağlantı simgesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Bağlantıyı Kes’i tıklayın.

OWA Yoluyla BağlanmakOutlook Web Access (OWA) aslında Exchange’in bir özelliğidir ancak burada özellikle bahsedilmeyi hak ediyor çünkü Outlook’u düzenli olarak kullanan kişiler OWA’yı da büyük olasılıkla kullanacaklardır. Kuruluşunuz OWA’yı destekliyorsa, bir İnternet tarayıcısı penceresinden (Outlook’tan değil) Exchange’e bağlanarak e-posta, takvim, otomatik yanıt seçenekleri ve daha fazlasına erişebilirsiniz.

OWA arayüzünün görünümü posta kutunuzun bulunduğu Exchange sürümüne bağlıdır; Exchange 2007’deki OWA, Exchange 2003’teki OWA’ya göre oldukça geliştirilmiş bir kullanıcı arayüzüne ve daha çok işleve sahiptir. Ancak her ikisi de, başkasının bilgisayarından e-postanızı kontrol etmek, toplantılar düzenlemek, bir telefon numarasına bakmak gibi işlemler için çok uygundur.

Outlook Öğeleriyle Çevrimdışı ÇalışmakDizüstü bilgisayar kullanıyorsanız, çok çeşitli işlemleri İnternet’e bağlanmadan yaparsınız. Posta sunucunuza bağlı olmamak, Outlook’u kullanmanızı engellemez. Önbellek Exchange Modu’nda posta kutunuzun bilgisayarınızda depolanan yerel bir kopyasını kullanarak iletiler ve başka öğeler yazıp onları okuyabilirsiniz. Bu, çevrimiçi ve çevrimdışı çalışmak arasında geçiş yapmayı kolaylaştırır.

Önbelleğe Alınmış Exchange Modu, Outlook 2003’te bir seçenek olarak getirilmişti, Outlook 2007’de ise varsayılan ayar olarak açıktır. Bu özellik, Exchange posta kutunuzun içeriğinin yerel bir kopyasını (bilgisayarınızda bulunan bir kopyasını) oluşturur. Çevrimiçi (Exchange’e bağlı) olarak çalışırken iletiler, randevular, toplantılar, görevler ve diğer Outlook öğeleri sunucu ve önbellek arasında eşitlenmiş olarak tutulur. Bunun sonucunda, çevrimdışı olduğunuzda (isteyerek ya da istemeyerek Exchange bağlantınız kesildiğinde), ekler de dahil olmak üzere tüm Outlook öğelerini her zamanki gibi açıp onlarla çalışabilirsiniz. Çevrimdışıyken iletiler alamazsınız ama gönderebilirsiniz; Outlook Exchange’e bir daha bağlanana kadar gönderilen iletileri Giden Kutusu’nda tutar. Önbellek Exchange Modu, çevrimdışı çalışma işlemini oldukça kolaylaştırır ve örneğin uçaktayken (eski türde, içinde İnternet’e olmayan) dizüstü bilgisayarınızda e-postanıza bakmayı basitleştirir.

Outlook Öğeleriyle Çevrimdışı Çalışmak 283

284 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

Outlook 2007’deki Önbellek Exchange Modu’nu kullanarak, çevrimdışı çalışırken yalnızca Exchange hesabınızın içeriğine değil, ayrıca paylaşılan klasörlerin ve ortak klasörlerin (ama yalnızca Ortak Klasör Sık Kullanılanları listenize eklediklerinizin) içeriğine de ulaşabilirsiniz.

İpucu Kuruluşunuz Exchange Server 2007 kullanıyorsa, Exchange Server’ın Birleştirilmiş İleti Alışverişi işlevinden yararlanabilirsiniz. Örneğin, sesli iletileri telefon sisteminizle kontrol etmek yerine, Exchange Server sesli iletilerinizi size, e-postalara eklenmiş ses dosyaları olarak gönderebilir. Faksları da e-posta olarak alabilirsiniz. Pek çok Voice over IP (VoIP) şirketi tarafından sunulan hizmetlere benzeyen bu işlev, nerede olursanız olun tüm iletişimlerinizi Windows masaüstünden yönetmenize olanak tanır.

Outlook aşağıdaki üç Önbellek Exchange Modu karşıdan yükleme seçeneğini sunar:

l Tam Öğeleri Yükle . Bu seçenek, tüm iletilerinizi ve eklerini tek tek yükler. Outlook açık ve bilgisayarınız bir ağa bağlıysa bu, en iyi seçenektir çünkü iletilerinizi yüklemek için en az bant genişliğini kullanır. Yavaş bir bağlantınız varsa ya da büyük ekleri olan iletiler alıyorsanız, sunucunuza yeniden bağlandığınızda iletilerin görünmesi zaman alabilir.

l Üstbilgileri ve Tam Öğeleri Yükle . Bu seçenek ileti üstbilgilerini hızla yükler, böylece ileti gövdeleri ve ekler yüklenirken üstbilgileri değerlendirebilirsiniz.

l Üstbilgileri Yükle . Bu seçenek yalnızca ileti üstbilgisini yükler ve siz iletinin ya da eklerinin önizlemesini görüntüleyene ya da onları açana kadar, iletinin gövdesini ya da eklerini yüklemez. Bağlantınız çok yavaşsa ya da kullandığınız bant genişliği üzerinden ücret ödüyorsanız bu, en iyi seçenektir. İletileri üstbilgisindeki bilgilere (gönderen, konu, ileti büyüklüğü, vb.) göre değerlendirip iletiyi ve eklerini yükleyip yüklememeyi seçebilirsiniz.

Yukarıdaki seçeneklere Dosya menüsünden ulaşılabilir. Bir LAN, geniş bant ya da başka bir hızlı bağlantı üzerinde çalışırken, büyük olasılıkla ilk iki seçeneğin arasındaki farkı anlamayacaksınız. Üçüncü seçenekte belirgin farklar göreceksiniz; bir iletiyi yalnızca birkaç sözcüğe bakarak zihninizde işlemeye alışık değilseniz, bu durum sinir bozucu olabilir.

Üstbilgileri Yükle seçeneği belirli bilgileri görüntüler

Ayrıca Outlook, Exchange bağlantısının yavaş olduğunu algıladığında yalnızca ileti üstbilgilerini yükleme seçeneğini de seçebilirsiniz. Yükleme seçeneklerini görmek ve değiştirmek için Dosya menüsündeki Önbellek Exchange Modu’nu işaret edin.

Herhangi bir nedenden dolayı Önbellek Exchange Modu’nu devre dışı bırakmak isterseniz, seçili klasörlerin içeriğine (hatta tüm Gelen Kutusu’na) çevrimdışı olarak ulaşılabilmesini sağlayabilirsiniz. Örneğin, seyahat ederken izlemek istediğiniz iletileri içine sürüklediğiniz bir Eylem Öğeleri klasörü oluşturabilirsiniz. Çevrimdışı klasörlerin yalnızca çevrimdışı çalışmaya başlamadan önce aldığınız iletileri içerdiğini unutmayın.

Bir klasörün içeriğinin çevrimdışı olarak kullanılabilmesini sağlamak için şu adımları izleyin:

1 . Gezinti Bölmesi’nde çevrimdışı olarak kullanılmak istediğiniz klasörü seçin.

2 . Araçlar menüsünde Gönder/Al’ı ve Gönderme/Alma Ayarları’nı işaret edin. Sonra Bu Klasörü Çevrimdışı Kullanılabilir Yap’ı tıklayın.

Menü öğesinin solundaki onay işareti, seçili klasörün yerel bir kopyasının, her Gönder/Al işlemiyle eşitleneceğini belirtir.

Outlook Öğeleriyle Çevrimdışı Çalışmak 285

286 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

Çevrimdışı İken Kişileri GörüntülemekÖnbellek Exchange Modu varsayılan ayarlarıyla etkinken, Outlook posta kutunuzla birlikte, Genel Adres Listesi’nin bir kopyasını yükler. Bu çevrimdışı adres defteri, çevrimiçi olmanıza bağlı olmadan çalışma arkadaşlarınızın kişi bilgilerine erişim sağlar. Ağ bağlantınız yavaşsa ve adres defteriniz büyükse, bu yükleme uzun sürebilir. İsterseniz, adres defterinin otomatik yüklemesini devre dışı bırakıp ya da aktarılan bilgi miktarını azaltıp sonra uygun olan bir zamanda adres defterini elle güncelleştirebilirsiniz.

Gönder/Al işlemleri sırasında adres defteri bilgilerinin aktarımını azaltmak için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Gönder/Al’ı ve Gönderme/Alma Ayarları’nı işaret edin. Sonra Gönderme/Alma Grupları Tanımla’yı tıklayın.

2 . Gönderme/Alma Grupları iletişim kutusunda değiştirmek istediğiniz grubu tıklayın. Sonra Düzenle’yi tıklayın.

3 . Gönderme/Alma Ayarları iletişim kutusunda Çevrimdışı adres defterini yükle onay kutusu seçiliyken Adres Defteri Ayarları’nı tıklayın.

Çevrimdışı Adres Defterini Yükle onay kutusunu temizleyerek otomatik adres defteri güncellemesini tamamen kapatabilirsiniz.

Sorun Giderme Çevrimdışı adres defterini yükle seçeneği kullanılabilir değilse (gri ise), Seçili Hesabı Bu Gruba Ekle Onay kutusunu seçin.

4 . Çevrimdışı Adres Defteri iletişim kutusunda Ayrıntı Yok seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın. Sonra, Gönderme/Alma Ayarları iletişim kutusunda Tamam’ı ve Gönderme/Alma Grupları iletişim kutusunda Kapat‘ı tıklayın.

Çevrimdışı adresinizi elle güncelleştirmek için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Gönder/Al’ı işaret edip Adres Defterini Yükle‘yi tıklayın.

2 . Çevrimdışı Adres Defteri iletişim kutusunda Son Gönderme/Almadan sonraki değişiklikleri yükle onay kutusunu seçili bırakıp Tüm Ayrıntılar seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Tamam’ı tıklamadan önce Son Gönderme/Almadan sonraki değişiklikleri yükle onay kutusunu temizleyerek adres defterinin tamamen yeni bir kopyasını yükleyebilirsiniz.

İletileri Otomatik Olarak YanıtlamakKuruluşunuz Exchange kullanıyorsa, İşyeri Dışı Yardımcısı’nı kullanarak size e-posta gönderen kişileri uygun olup olmadığınız konusunda bilgilendirebilirsiniz. İşyeri Dışı Yardımcısı’nı açmak, başkalarından alınan iletilerin (ama her kişiden gelen yalnızca ilk iletinin) otomatik olarak yanıtlanmasını sağlar. Otomatik yanıt iletisinin gövdesinde istediğiniz tüm bilgileri (metin olarak) yazabilirsiniz.

Outlook 2007, Exchange Server’ın sağladığı işyeri dışı (out of office - OOO) işlevleri için ön uçtur, bu nedenle kuruluşunuzun Exchange Server’ın hangi sürümünü kullandığına bağlı olarak arayüz ve işlemler değişir. Exchange Server 2007’nin arayüzüyle çalışırken, otomatik yanıtların içeriği ve dağıtımı üzerinde Exchange Server 2003’e göre daha çok denetime sahipsiniz. Hangi Exchange Server ortamında çalışırsanız çalışın, bu çok yararlı bir özelliktir.

OOO işlevinin amacı, insanların sizden ne zaman yanıt alabilecekleri ya da bilmelerini istediğiniz başka konular hakkında bilgilendirmenize yardımcı olmaktır. Bu özelliği kullanmak için fiziksel olarak işyeri dışında olmanız gerekmez; bazı insanlar, başka nedenlerle (örneğin bir proje üzerinde yoğun olarak çalıştıklarından iletileri anında yanıtlayamayacaklarını ya da farklı saat dilimlerindeki müşterilerine mesai saati bittiğinden işyerinde olmadıklarını bildirecekleri durumlarda) yanıt vermekte gecikeceklerini bildirmek amacıyla bu özelliği kullanır.

Otomatik yanıtlar göndermenin yanında, yalnızca OOO işlevi açıkken etkin olan kurallar kullanarak siz işyeri dışındayken gelen iletileri Outlook’un işlemesini de sağlayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Gelen iletileri iletmek, yanıtlamak, silmek, iletiyle ilgili sizi uyarmak ya da iletileri başka türlü işlemek için kurallar oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12 . bölümdeki “İletileri İşlemek için Kurallar Oluşturmak” başlığına bakın .

Aksini bildirmediğiniz sürece, İşyeri Dışı Yardımcısı sizin işyerinde olduğunuzu varsayar. Toplantılar ve randevular ayarlarken görüntülediğiniz uygunluk durumunuzla uyumlu olarak hareket etmez.

İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak 287

288 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

Exchange Server 2003 Hesapları İçin Otomatik Yanıtları Yapılandırmakİşyeri Dışı Yardımcısı’nın Exchange Server 2003 ortamına özel özellikleri şunlardır:

l Bir otomatik yanıt oluşturursunuz ve Outlook bu yanıtı, size posta gönderen herkesin ilk iletisine yanıt olarak gönderir.

l Otomatik yanıt iletisinin metnini biçimlendiremezsiniz.

l İşyeri Dışı Yardımcısı, siz açtıktan sonra kapatana kadar etkindir.

Bu alıştırmada, Outlook’u, gelen tüm iletileri otomatik olarak yanıtlamak üzere yapılandıracaksınız ve sonra, acil iletileri bir iş arkadaşınıza iletmek üzere bir kural oluşturacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

Önemli Bu alıştırma Exchange Server 2003 hesaplarına özeldir.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.

İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusu açılır.

Exchange Server 2003 ortamında bu, tek ekranlı bir iletişim kutusudur.

2. Şimdi işyeri dışındayım seçeneğini seçin.

3. Her göndereni aşağıdaki metinle yalnızca bir kez Otomatik Yanıtla: kutusuna

Şu anda işyeri dışındayım, bu nedenle e-posta iletilerime hemen yanıt veremiyorum . İletilerinizi iki gün içinde yanıtlayacağım .

Acil konular için lütfen ebrue@arkadas .com .tr adresinden Ebru Baysal’la iletişime geçin . yazın.

Bu işlevi denerken insanlara iletinin gönderilmesi konusunda endişeliyseniz, yukarıdaki metnin yerine İşyeri Dışı işlevini test ediyorum gibi başka bir metin yazabilirsiniz.

4. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

Durum çubuğunun sağ ucunda, İşyeri Dışı menüsü ve ona karşılık gelen bir bildirim görünür.

5. Kapatmak için bildirimi tıklayın ya da kendi kendine kapanana kadar bekleyin. Durum çubuğunda İşyeri Dışında‘yı tıklayın.

Açılan İşyeri Dışında menüsünden İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunu açabilir ya da Otomatik Yanıtlama işlevini kapatabilirsiniz.

6. İşyeri Dışında menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı‘nı tıklayın.

7. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Kural Ekle‘yi tıklayın.

Kural Düzenle iletişim kutusu açılır. Kural yaratma arayüzü, tüm Outlook için kurallar yaratırken kullandığınız Kurallar ve Uyarılar arayüzünden daha basit yapıdadır ancak Kural Düzenle iletişim kutusu yine de pek çok seçenek sunar.

8. Kural Düzenle iletişim kutusunda Gelişmiş‘i tıklayın.

Gelişmiş iletişim kutusu açılır.

İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak 289

290 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

9. Alınma Tarihi alanında, İlk ve Son onay kutularını seçin.

Bu, iletme kuralını yalnızca geçerli gün için ayarlar. Yalnızca bir başlangıç tarihi ya da bitiş tarihi ya da istediğiniz bir tarih aralığı belirtebilirsiniz. Örneğin, bir hafta boyunca işyeri dışında olacaksanız, ama bu sürenin yalnızca iki gününde hiç e-posta erişiminiz olmayacaksa, acil iletileri yalnızca o iki gün için iletebilirsiniz. Ardışık olmayan bir tarih aralığı belirtmek amacıyla her bir ardışık tarih aralığı için bir kural yaratın.

10. Önem onay kutusunu seçin. Önem listesinde Yüksek seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Sorun Giderme Gelişmiş iletişim kutusuna girdiğiniz özellikler, Kural Düzenle iletişim kutusuna yansıtılmaz; bu kural için herhangi bir parametre olduğuna dair bir gösterge yoktur.

11. Kural Düzenle iletişim kutusunda, Bu eylemleri gerçekleştir alanı altında İlet onay kutusunu seçin. Kime kutusuna ebrue@arkadas .com .tr yazın.

İpucu Başka bir e-posta hesabına (sizin ya da yardım etmek isteyen bir arkadaşınızın) erişim izniniz varsa, bunun yerine o adresi girin.

12. Yöntem okunu tıklayarak iletme seçeneklerini görüntüleyin:

l Standart seçeneği ileti içeriğini sizden gelen bir iletinin içinde iletir ve Önem göstergesini korur.

l İletiyi dokunulmadan bırak seçeneği, özgün iletiyi teslim eder, böylece ileti doğrudan özgün göndericiden belirlediğiniz yedeğinize gönderilmiş gibi görünür.

l Ek olarak ileti ekle seçeneği, ileti öğesini, sizden gelen bir iletinin eki olarak iletir ve Önem göstergesini korumaz.

Her durumda, ileti üstbilgisi Bu ileti otomatik olarak iletildi bilgisini içerir.

13. Yöntem listesinde Standard’ı tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

14. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

15. İletilen alıcı olarak gerçek bir e-posta adresi girdiyseniz, kendinize iki ileti gönderin: ilkini standart ya da Düşük Önem düzeyinde, ikincisini de Yüksek Önem düzeyinde gönderin.

İlk iletinize yanıt olarak İşyeri Dışında Otomatik Yanıtı iletisi alacaksınız ama ikincisi için almayacaksınız. Diğer e-posta hesabı sizden iletilen Yüksek Önem düzeyinde gönderin.

16. İşyeri Dışında menüsünde İşyeri Dışında otomatik yanıtlarını devre dışı bırak’ı tıklayın.

İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda iletinizin ve kurallarınızın korunduğunu ama Şimdi işyerindeyim seçeneğinin seçili olduğunu göreceksiniz. Bu nedenle artık otomatik yanıtlar gönderilmeyecektir.

İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak 291

292 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

Exchange Server 2007 Hesapları için Otomatik Yanıtları Yapılandırmakİşyeri Dışı Yardımcısı’nın Exchange Server 2007 ortamına özel özellikleri aşağıdadır:

l İki otomatik yanıt iletisi yaratabilirsiniz; Outlook’un yalnızca kuruluşunuzdaki (aynı etki alanındaki) kişilere gönderdiği bir ileti ile ya başka herkese ya da yalnızca birincil adres defterinizdeki kişilere gönderilen bir ileti.

Bu, iş arkadaşlarına, arkadaşlara ve işle ilgili kişilere ve diğer insanlara (istenmeyen postalar gönderenler de dahil) vereceğiniz bilgileri ayrı ayrı denetlemenize olanak tanır. Örneğin, programınızı ve cep telefonu numaranızı yalnız kuruluş içine yönelik İşyeri Dışı yanıtına ekleyebilir, dönüş tarihinizi kişilerinize yönelik yanıta ekleyebilir ve başkalarına hiç yanıt göndermeyebilirsiniz.

l İşyeri Dışı ileti metninin yazı tipini, boyutunu ve rengini belirtebilir ve kalın, italik ya da altı çizili biçimlendirme uygulayabilirsiniz.

l Paragrafları madde işaretli ya da numaralandırılmış listeler olarak biçimlendirebilir ve girinti seviyesini denetleyebilirsiniz.

l İşyeri Dışı iletiniz için başlangıç ve bitiş tarihleri ve saatleri belirleyerek İşyeri Dışı Yardımcısı’nı devre dışı bırakmayı hatırlamak zorunda kalmazsınız.

Kurallar oluşturmak ve durum çubuğunda görünen İşyeri Dışında menüsünü kullanmak gibi, Exchange Server sürümüne bağlı olmayan özellikler ve işlemler için bir önceki alıştırmaya bakın.

Bu alıştırmada, gelecekte bir zaman aralığında iletileri otomatik olarak yanıtlamak ve iş arkadaşlarına diğer insanlardan farklı otomatik yanıtlar göndermek üzere Outlook’u yapılandıracaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

Önemli Bu alıştırma Exchange Server 2007 hesaplarına özeldir.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.

İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusu açılır.

Bir Exchange 2007 ortamında, bu iletişim kutusunda iki sekme vardır: Kuruluşum İçinde ve Kuruluşum Dışında. Kuruluşum Dışında sekmesinde (Açık) gösterimi vardır.

2. İşyeri Dışında otomatik yanıtları gönder seçeneğini seçerek iletişim kutusu içeriğini etkinleştirin.

3. Yalnızca bu zaman diliminde gönder onay kutusunu seçin. Sonra, Başlangıç saati‘ni bu Cuma 17:00 ve Bitiş saati’ni sonraki Cuma 17:00 olarak ayarlayın.

Bu zamanlamayı kullanarak, Cuma günü işyerinden ayrılmanızdan bir sonraki Cuma’ya kadar size ileti gönderen herkes gönderdiği ilk iletiye bir otomatik yanıt alacaklardır. (Bunu Pazartesi’den Cuma’ya olarak da ayarlayabilirsiniz ama o zaman Cuma gecesi ya da hafta sonu ileti gönderen insanlar otomatik bir yanıt almayacaktır.)

4. Kuruluşum İçinde sekmesinde ileti kutusuna

Yıllık izindeyim . Acil bir durum olursa bana 0535 888 99 00 numaralı cep telefonumdan ulaşabilirsiniz . yazın.

Bu işlevi denerken iletinin kişilere gönderileceğinden endişeleniyorsanız, yukarıdaki metnin yerine Kuruluş içine yönelik İşyeri Dışı işlevini deniyorum gibi başka bir metin yazabilirsiniz.

5. Yıllık izindeyim. cümlesini seçin. Sekmenin üstündeki araç çubuğunda Yazı Tipi Rengi düğmesini tıklayın ve sonra, galeride Koyu Eflatun kareyi tıklayın.

Metin ve paragraf biçimlendirme komutlarını temsil eden düğmeler, İşyeri Dışı Yardımcısı’nda da bir e-posta iletisindekilerle ya da herhangi bir Microsoft Office 2007 ürünündekilerle aynıdır.

İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak 293

294 Bölüm 11 İşyeri Dışında Çalışmak

6. Kuruluşum Dışında sekmesini tıklayın.

İşyeri Dışı Yardımcısı’nı açtığınızda, otomatik yanıtların yalnızca birincil Outlook adres defterinizdeki kişilere gönderildiğine dikkat edin. Kuruluşum Dışındaki Kişileri Otomatik Yanıtla onay kutusunu temizleyerek otomatik yanıtların kendi e-posta alanınızdakilerin dışındaki kişilere gitmesini engelleyebilirsiniz.

7. Kurulum dışındaki herkes seçeneğini seçin. Sonra ileti kutusuna

Bu hafta işyeri dışında olacağım ve iletinize en kısa zamanda yanıt vereceğim . Damla Kuyre ile ilgili daha fazla bilgi için lütfen www .damlakurye .com .tr adresli Web sitemizi ziyaret edin . yazın.

www.damlakurye .com.tr’yi yazdığınız zaman, URL adresi bir köprü haline gelir.

8. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

İşyeri Dışında menüsü durum çubuğunda görünmez çünkü İşyeri Dışında olduğunuz dönemin bu Cuma 17:00’ye kadar başlamadığını belirttiniz. İşyeri Dışında Yardımcısı’nı ileride bir tarihte başlamak üzere ayarladığınızı gösteren bir şey yoktur. (Bu özellik Outlook’un gelecekteki sürümlerine eklenebilir.) Belirtilen başlangıç saatinde, İşyeri Dışında menüsü durum çubuğunun sağ ucunda görünerek İşyeri Dışında otomatik yanıtlarının etkinleştirildiğini gösterir. Belirtilen bitiş saatinde İşyeri Dışında Yardımcısı kendisini devre dışı bırakacak ve menü kaybolacaktır.

9. Araçlar menüsünde İşyeri Dışında Yardımcısı’nı tıklayın. İşyeri Dışında otomatik yanıtlarını gönderme seçeneğini seçip Tamam’ı tıklayın.

İpucu İşyeri Dışında iletilerinin birinde değişiklik yapıp diğerine yapmazsanız, İşyeri Dışında Yardımcısı iletişim kutusunu kapattığınız zaman, Outlook, diğerini de değiştirmek isteyip istemediğinizi soran bir ileti görüntüler. Bu yararlı anımsatıcı, her iki örneği de güncel tutmanıza yardımcı olur.

Önemli Noktalar l Ağ dışında ya da bir İnternet bağlantısı olmadan çalışmak, Outlook’u

kullanamayacağınız anlamına gelmez. Kuruluşunuz Exchange kullanıyorsa, e-posta iletilerinize ve Outlook içinden yönettiğiniz diğer bilgilere erişmek için pek çok seçeneğe sahipsiniz.

l Önbellek Exchange Modu posta kutunuzun bir kopyasını bilgisayarınızda tutar, böylece ağ dışında bile çalışmaya devam edebilirsiniz.

l Önbellek Exchange Modu yerel posta kutunuzun bağlantı kurmasını ve eşitlenmesini sağlar. Tüm iletileri ya da bant genişliğinden tasarruf etmek için yalnızca üstbilgileri önbelleğe alabilirsiniz.

l Bilgisayarınızdan bir süre uzak kalacaksanız Outlook, ileti aldığınız her kişiye bir kez otomatik yanıt iletisi gönderebilir. Bu, insanlara sizden ne zaman yanıt alabilecekleri konusunda bilgilendirmenin pratik bir yoludur.

Önemli Noktalar 295

Bir Bakışta BölümBir Bakışta Bölüm

Sık kullanılan Outlook komutlarını kolay erişilebilir

hale getirmek, sayfa 298

İletileri işlemek için kurallar oluşturmak, sayfa 307

İstenmeyen iletileri engellemek, sayfa 323

Bir Bakışta Bölüm

297

Bir Bakışta Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Sık kullanılan Outlook komutlarını kolay erişilebilir hale getirmek. 4 Office ve Outlook ayarlarınızı kişiselleştirmek. 4 İletileri işlemek için kurallar oluşturmak. 4 E-posta iletilerini bilgisayarınızda depolamak. 4 E-postanızın güvenliğini sağlamak. 4 İstenmeyen iletileri engellemek. 4 Gelişmiş e-posta seçenekleri belirlemek.

Bir dizi düzenleme ve özelleştirme seçeneği, sizin Microsoft Office Outlook 2007’den olabildiğince yararlanmanıza yardımcı olur. Programın arayüzünü (“Outlook 2007 ile Çalışmak” başlıklı 1. bölümdeki “Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek” başlığında anlatıldığı gibi) kişisel çalışma biçiminize göre özelleştirmeler yapabileceğiniz gibi sık kullanılan komutları Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na ekleyerek elinizin altında bulunmalarını sağlayabilirsiniz. E-postayla aldığınız bilgileri daha kolay yönetebilmek için, iletilerin nasıl işlendiğini ve nerede depolandığını belirtebilirsiniz. En önemlisi, giden iletilerinizin güvenli olmasını sağlamak ve bilgisayarınızı istenmeyen iletiler, virüs, ve diğer elektronik tehditlerden korumak için Outlook 2007’ye eklenmiş pek çok güvenlik özelliğinden yararlanabilirsiniz.

Bu bölümde, Outlook’taki bilgilerinizi nasıl güvenli ve düzenli tutacağınızı öğreneceksiniz. Önce, Outlook 2007 öğe penceresindeki Şerit’te olmayan komutları nerede bulacağınızı ve tek bir belge ya da tüm belgeler için bunları (ve başka sık kullanılan komutları) Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na ekleyerek kolay erişilebilir hale nasıl getireceğinizi öğreneceksiniz. Sonra, kurallar kullanarak ve istenmeyen posta iletilerini doğru biçimde yöneterek, gelen iletileri denetlemenin yollarını ve ayrıca e-posta iletişimlerinizin güvenli olmasını

298 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

sağlamanın yollarını öğreneceksiniz. Bilgileri depolamak ve aktarmak için kişisel klasörler ve adres defterleri yaratacak ve son olarak oluşturduğunuz, gönderdiğiniz ve aldığınız iletileri işlemek için Outlook’u yapılandırmanın diğer yollarına göz atacaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınız Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek

Outlook’u denetlemek için kullandığınız komutlar, program penceresi içindeki menülerde ve araç çubuklarında bulunur. Temel komut yapısı, Outlook’un önceki sürümlerinden çok farklı değildir: Yaygın komutları temsil eden düğmeler, Standart ve Gelişmiş araç çubuklarında; daha az kullanacağınız komutlar ise Dosya, Düzen, Görünüm, Git, Araçlar, Eylemler ve Yardım menülerinde bulunabilir. Klavye kısayolları kullanarak da pek çok komuta hızla erişebilirsiniz.

İpucu Var olan klavye kısayollarının bir listesini görmek için Microsoft Office Outlook Yardım düğmesin tıklayın, Arama kutusuna klavye kısayolları yazın ve Enter tuşuna basın. Sonra Outlook İçin Klavye Kısayollarını tıklayın.

“Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümde anlatıldığı gibi, Outlook öğe pencerelerindeki (iletiler, randevular, kişiler, görevler, vb.) komutların sunulma biçiminde büyük değişiklikler yapılmıştır. Yaygın olarak kullanılan komut düğmeleri çalışmakta olduğunuz özel bağlam içinde onlara kolayca erişmenizi sağlamak için sekmeler içinde gruplanmıştır. Bu yeni tasarım, ihtiyacınız olan komutlara her zaman tek bir tıklamayla ulaşmanızı sağlar. Yine de, sık kullandığınız düğmelerin farklı sekmeler içinde olduğunu fark edebilirsiniz. Microsoft Office 2007’de çalışma biçiminiz üzerinde daha fazla denetime sahip olmak için Microsoft, Microsoft Windows’da bulunan Hızlı Başlatma çubuğunun Office içindeki benzeri olan Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu sunmuştur. Hızlı Erişim Araç Çubuğu, Outlook öğe pencerelerinde (ve ayrıca Microsoft Office Word 2007,

Microsoft Office Excel 2007 ve Microsoft Office PowerPoint 2007 program penceresinde) Microsoft Office Düğmesi’nin sağında bulunur. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na herhangi bir komut için bir düğme ekleyerek hangi sekme etkin olursa olsun o düğmeye ulaşmayı sağlayabilirsiniz.

Bu alıştırmada, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir düğme ekleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u açın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.AÇIN Bir ileti penceresi açın.

1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ ucundaki Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir düğmesini tıklayın.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu özelleştir menüsü açılır ve araç çubuğuna eklemek için tıklayabileceğiniz sık kullanılan komutların kısa bir listesi görüntülenir.

2. Menüde Diğer Komutlar‘ı tıklayın.

Düzenleyici Seçenekleri penceresi açılır ve Özelleştir sayfasını görüntüler. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda görünen komutlar (göründükleri sırayla) sağ bölmede görünür.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu

Özelleştir

Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek 299

300 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

3. Komutları seçin okunu tıklayın ve sonra listeden Seçenekler Sekmesi’ni seçin.

Liste, Seçenekler sekmesindeki tüm komutları görüntüler.

İpucu Komutları seçin listesinde Tüm Komutlar’ı tıklayarak tüm Outlook komutlarının alfabetik bir listesini görüntüleyebilirsiniz. Bazı durumlarda bir komutun birden çok örneği listede görünür; bunlar komutun program içinde göründüğü yerlere karşılık gelir. Bir komutu işaret etmek, Ekran İpucu içinde komutun yerini görüntüler. Bağlamsal sekmelerde görünen komutlar ve hiçbir sekmeden görünmeyen komutlar da listede bulunur.

4. Seçenekler Sekmesi listesinde Temalara Gözat’ı işaret edin.

Bir Ekran İpucu, bu komutu bulabileceğiniz sekmeyi ve grubu görüntüler. Ekran İpucu’nu görüntülemek için başka birkaç komutu daha işaret edin ve komutların nasıl gruplandığını ve onları nerede bulabileceğinizi daha iyi anlayın.

5. Seçenekler Sekmesi listesinde, Teslim Bilgisi İste‘yi tıklayın. İki komut listesi arasındaki Ekle düğmesini tıklayın.

Outlook, Teslim Bilgisi İste komutunu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki komutlar listesinin sonuna ekler.

6. Sağ bölmede, Teslim Bilgisi İste‘yi tıklayın. Seçili komutu listede ikinci sıraya taşımak için Yukarı Taşı düğmesini dört kez tıklayın.

Yukarı Taşı

7. Özelleştir sayfasının altında, Tamam‘ı tıklayın.

Teslim Bilgisi İste onay kutusu artık Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda görünür, böylece bir ileti göndermeden önce bunu kolayca seçebilirsiniz.

1. ve 2. adımları yineleyip sağ bölmede komutu seçtikten sonra Kaldır’ı ve Tamam’ı tıklayarak düğmeyi Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan kaldırabilirsiniz.

YAPIN Komutun Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda kalmasını istemiyorsanız komutu kaldırın.KAPATIN İleti penceresini kapatın. Outlook boş iletinin kaydedilmiş bir taslağını tutmanızı isterse, Hayır’ı tıklayın.

Office ve Outlook Ayarlarınızı KişiselleştirmekOffice 2007 programlarına ve özellikle Outlook’a alışmaya çalışırken, varsayılan ayarlarla çalışmaktan memnun olabilirsiniz. Ama daha fazla deneyim kazandıkça, çalıştığınız Office ortamını uyarlamak için bazı ayarları değiştirmek isteyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, Outlook’u özelleştirmenin yollarını araştıracaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.AÇIN Bir ileti penceresi açın.

1. Microsoft Office Düğmesi‘ni tıklayın. Office menüsünün sağ alt köşesinde, Düzenleyici Seçenekleri‘ni tıklayın.

Düzenleyici Seçenekleri penceresi açılır ve Popüler sayfasını görüntüler.Microsoft Office Düğmesi

Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek 301

302 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Popüler sayfasındaki ayarlar, yalnızca Outlook için değil, tüm Office 2007 programları için geçerlidir. Bu ayarlar arasında, metni seçtiğinizde Mini araç çubuğunu görüntülemek, galeri seçeneklerinin canlı önizlemelerini etkinleştirmek, Şerit’te Geliştirici sekmesini göstermek, renk düzenini değiştirmek ve Ekran İpucu stilini ayarlamak vardır. Ayrıca bu sayfada kullanıcı bilgilerinizi (ad ve baş harfler) belirtebilirsiniz.

2. Sol bölmedeki sayfa listesinden Görüntü‘yü tıklayın.

Görüntü sayfasındaki ayarlar, Outlook’un ileti pencereleri içindeki çeşitli biçimlendirme işaretlerini görüntüleyip görüntülemeyeceğini denetler.

3. Sayfa listesinden Yazım Denetleme‘yi tıklayın.

Yazım Denetleme sayfasında Outlook’un, siz yazarken iletilerinizin içeriğini nasıl düzeltip biçimlendireceğini belirtmek için Otomatik Düzeltme seçeneklerini ayarlayabilir, yazım ve dilbilgisi denetleme ayarlarınızı özelleştirebilirsiniz.

4. Sayfa listesinden Gelişmiş‘i tıklayın.

Bu sayfa, çalışma biçiminize uyması için özelleştirmek isteyebileceğiniz pek çok özellikle ilgili ayarları içerir.

Bu sayfanın Düzenleme Seçenekleri alanında, Outlook’un metni nasıl seçip taşıdığı, biçimlendirme değişikliklerinin izlenip izlenmeyeceği ve Üzerine Yazma modunun etkin olup olmaması gibi gelişmiş düzenleme seçeneklerini etkinleştirebilir ya da devre dışı bırakabilirsiniz.

Kes, Kopyala Ve Yapıştır alanında, Outlook’un, bir ileti içinde, iletiler arasında ve diğer programlardan kopyalanan metne kaynak ya da hedef biçimlendirmeden hangisini uygulayacağını belirleyebilirsiniz. Akıllı Kes Ve Yapıştır özelliği için seçenekleri (gerektikçe boşlukların otomatik olarak eklenip kaldırılmasını) ve Yapıştırma Seçenekleri düğmelerini (geçmiş bir işlem için görünüp görünmeyeceğini) de ayarlayabilirsiniz.

Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek 303

304 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

E-posta içeriğini göster alanında, Outlook’un ileti içeriğinizi ekranda nasıl görüntülediğini belirleyebilirsiniz. Metin kaydırmasını, resim yer tutucularını, Akıllı Etiketleri, alan kodlarını ve metin animasyonunu etkinleştirebilir ya da devre dışı bırakabilirsiniz.

Görüntüle alanında, ölçümlerin inç, santimetre, milimetre, nokta ya da pika olarak gösterilmesini; HTML özellikleri için piksellerin gösterilmesini; Ekran İpucu’nun klavye kısayolları görüntülemesini ve karakter konumlarının okunabilirlik yerine sayfa düzeni için en iyi hale getirilmesini ayarlayabilirsiniz.

5. Sayfa listesinde Özelleştir‘i tıklayın.

Bu bölümde daha önce “Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek” başlığında anlatıldığı gibi, Özelleştir sayfasından, sık kullanılan komutları Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na ekleyebilirsiniz.

6. Varsayılan Office ayarlarında, Outlook’un iletileri ve diğer öğeleri görüntüleme, düzeltme ve biçimlendirme şekillerinde ve Outlook’un işleme biçiminde istediğiniz değişiklikleri yapın. Düzenleyici Seçenekleri penceresinin altında, Tamam‘ı (ya da değişiklikleri uygulamadan pencereyi kapatmak için İptal‘i) tıklayın.

Outlook Formlarını OluşturmakOluşturduğunuz her bir Outlook öğesi, bir forma dayanılarak oluşturulur; bir iletiyi, ileti penceresindeki bir ileti formuna bilgi girerek oluşturursunuz; randevu formu, randevu penceresindeki görüntülediğiniz Randevu sayfasından ve Zamanlama sayfasından oluşur; kişi bilgilerini, bir kişi penceresinde görüntülenen beş sayfalı (Genel, Ayrıntılar, Etkinlikler, Sertifikalar ve Tüm Alanlar) bir formda depolarsınız. Form ve içeriğiyle etkileşimde bulunmak için kullandığınız denetimler, öğe penceresinin parçasıdır.

Outlook 2007 Standart Form Kitaplığı’nda 11 form vardır: Dağıtım Listesi, Görev, Görev İsteği, Günlük Girdisi, İleti, Kişi, Not, Posta, Randevu, Standart Varsayılan, Toplantı İsteği. Outlook’la arayüzü olan diğer programlar tarafından başka formlar da yüklenmiş olabilir. Form kitaplıklarına erişmek için, Araçlar menüsünde Formlar’ı işaret edin ve sonra Form Seç’i tıklayın.

Sıfırdan kendi formunuzu oluşturabilir ya da var olan bir formu ihtiyaçlarınıza uyacak biçimde değiştirebilirsiniz. Örneğin, sık sık standart bir biçime sahip ayrıntılı iletiler gönderiyorsanız, bir kişi kaydındaki alanları sınırlamak ya da artırmak istiyorsanız ya da bir alıcının bir e-posta iletisiyle ilgili olarak yapabileceklerini denetlemek istiyorsanız, o formu temel alan bir öğe oluşturduğunuzda olmasını istediğiniz özel alanları ya da bilgileri içeren özelleştirilmiş bir form oluşturabilirsiniz. Formlar, birden çok sayfadan oluşabilir ve sabit içerik, alanlar, komut dosyaları ve makrolar gibi çok çeşitli bilgiler içerebilirler. Formu temel alan öğeleri temsil eden simge; öğe alıcılarının gerçekleştirebileceği eylemler ve o eylemleri gerçekleştirdiklerinde öğenin konu bölümüne eklenen önek gibi form özelliklerini belirtebilirsiniz.

Özelleştirilmiş bir formu Kişisel Form Kitaplığı’nıza kaydedebilir, böylece ona herhangi bir Outlook klasöründen ulaşabilirsiniz. Kuruluşunuz Microsoft Exchange Server kullanıyorsa, bir formu Kuruluşla ilgili Form Kitaplığı’nda yayınlayarak o forma kuruluşunuz içindeki herhangi bir kişinin ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Ağ yöneticiniz size bu kitaplığı yayınlama izni verebilir.

Ayrıca Bakınız Outlook formlarıyla ilgili ayrıntılı bir açıklama için Jim Boyce tarafından yazılan Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out (Microsoft Press, 2007) adlı kitaba bakın .

Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek 305

306 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Araç Çubuğu Komutlarını Eklemek ve Kaldırmak Outlook program penceresi menü çubuğunda ve araç çubuklarında gösterilen komutları kişiselleştirmek için düğmeleri ekleyebilir, kaldırabilir ya da yeniden düzenleyebilirsiniz.

Bir araç çubuğuna bir düğme eklemek için şu adımları izleyin:

1 . Herhangi bir araç çubuğunun sağ ucundaki Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın.

2 . Özelleştir iletişim kutusunda seçili değilse Komutlar sekmesini tıklayın. Kategoriler listesinde eklemek istediğiniz komutu içeren kategoriyi tıklayın.

3 . Komutlar listesinde eklemek istediğiniz komutu bulun. Sonra komutu listeden araç çubuğunda görünmesini istediğiniz yere sürükleyin.

Bir araç çubuğundaki komutları yeniden düzenlemek için şu adımları izleyin:

1 . Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın.

2 . Özelleştir iletişim kutusunun Komutlar sekmesinde Komutları Yeniden Düzenle‘yi tıklayın.

3 . Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusundaki Yeniden düzenlenecek menüyü ya da araç çubuğunu seçin‘in altında Araç çubuğu seçeneğini seçin.

4 . Araç Çubuğu okunu tıklayın. Listeden yeniden düzenlemek istediğiniz araç çubuğunu ya da menü çubuğunu seçin.

5 . Denetimler listesinde yerini değiştirmek istediğiniz komutu tıklayın. Komutu istediğiniz yere getirmek için gerektiği kadar Yukarı Taşı ya da Aşağı Taşı‘yı tıklayın ve sonra Kapat‘ı tıklayın.

Varsayılan bir düğmeyi araç çubuğundan kaldırmak için şu adımları izleyin:

Ü Araç çubuğunun sağ ucundaki Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı ve Standart’ı işaret edin. Listeden kaldırmak istediğiniz düğmeyi tıklayın.

Bir araç çubuğundan özelleştirilmiş bir düğmeyi kaldırmak için şu adımları izleyin:

1 . Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın.

2 . Özelleştir iletişim kutusunda Komutlar sekmesindeki Komutları Yeniden Düzenle‘yi tıklayın.

3 . Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusundaki Yeniden düzenlenecek menüyü ya da araç çubuğunu seçin‘in altında Araç çubuğu seçeneğini seçin ve listeden, kaldırmak istediğiniz düğmeyi içeren araç çubuğunu tıklayın.

4 . Denetimler listesinde kaldırmak istediğiniz düğmeyi tıklayın. Sil’i tıklayın. Kapat’ı tıklayın.

Bir araç çubuğunu varsayılan durumuna sıfırlamak için şu adımları izleyin:

1 . Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın.

2 . Özelleştir iletişim kutusundaki Araç Çubukları sekmesinde varsayılan ayarlarına sıfırlamak istediğiniz araç çubuğunu tıklayın. Sıfırla‘yı tıklayın.

İletileri İşlemek için Kurallar OluşturmakOutlook’un, kurallar adı verilen yönergeleri temel alarak, gelen ya da giden e-posta iletilerinizi değerlendirmesini ve bu iletilerle ilgili olarak hangi işlemi yapacağına karar vermesini sağlayabilirsiniz. Gönderenler, alıcılar, sözcükler, ekler, kategoriler ya da diğer ileti ölçütlerini temel alan kurallar oluşturabilir ve Outlook’un bu ölçütleri temel alarak iletileri otomatik olarak taşımasını, kopyalamasını, silmesini, iletmesini, yönlendirmesini, yanıtlamasını ya da başka türlü işlemesini sağlayabilirsiniz.

Bir grup standart kuraldan birini seçebilir ya da sıfırdan kendi kuralınızı oluşturabilirsiniz. Belirlediğiniz şekilde tüm kurallar, liste halinde özetlenir ve işlevlerini gösteren simgelerle birbirinden ayrılır.

Microsoft Exchange Server hesabınız varsa, Exchange sunucunuz tarafından alındıklarında ya da işlendiklerinde iletilere uygulanan sunucu kuralları oluşturabilirsiniz. Exchange Server hesabınız olsa da olmasa da, bilgisayarınızda depolanan iletilere uygulanan istemci kuralları oluşturabilirsiniz.

İpucu HTTP e-posta hesabına gönderilen iletilere filtre uygulamak için Outlook kurallarını kullanamazsınız.

İletileri İşlemek için Kurallar Oluşturmak 307

308 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Bu alıştırmada, belirli ölçütleri karşılayan gelen iletileri işlemek için bir kural oluşturacaksınız.

KULLANIN Önceki alıştırmalarda oluşturduğunuz AA Uygulama İletileri klasörünü ve iletileri kullanın. Klasörü ya da iletileri oluşturmadıysanız, bu alıştırmayı kendi ölçütlerinizi belirterek tamamlayabilirsiniz.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u başlatın, posta sunucunuza bağlanın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar‘ı tıklayın.

Sorun Giderme Kurallar ve Uyarılar komutu, Araçlar menüsünü posta klasörü olmayan bir klasörde görüntülediğinizde, bu menüde görünmez.

Kurallar ve Uyarılar penceresi açılır.

2. E-posta Kuralları sekmesinde Yeni Kural’ı tıklayın.

Kurallar sihirbazı başlar.

Bir kural için Outlook’un sunduğu 10 adet kural şablonundan birini temel alabilir ya da boş bir kuralla başlayabilirsiniz. Var olan şablonları bir süre inceleyin; bir şablonu tıklamak, Kural Açıklamasını Düzenleyin kutusunda bir örneğini görüntüler.

3. Bir şablon seçin listesinde, Boş bir kuraldan başla’nın altında, Ulaştığında iletileri denetle‘yi tıklayın.

Outlook, seçiminizi yansıtacak biçimde Kural Açıklamasını Düzenleyin kutusunu güncelleştirir.

4. Kurallar sihirbazında İleri‘yi tıklayın.

5. Koşulları seç listesini aşağı kaydırarak uygulayabileceğiniz koşullara bakın ve sonra konuda belirli sözcükler bulunan onay kutusunu seçin.

Outlook, seçili ölçütü içerecek biçimde Kural Açıklamasını Düzenle kutusunu güncelleştirir. İstediğiniz kadar ölçüt belirleyebilirsiniz.

İletileri İşlemek İçin Kurallar Oluşturmak 309

310 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

6. Kural açıklamasını düzenleyin kutusunda altı çizili olan belirli sözcükler terimini tıklayın.

Arama Metni iletişim kutusu açılır.

7. Konu alanında aranacak sözcükleri veya tümceleri belirtin kutusuna AA yazın, Ekle‘yi tıklayın. Tamam‘ı tıklayın. Kurallar sihirbazında İleri’yi tıklayın.

8. Eylemleri seçin listesini aşağı kaydırarak, Outlook’un belirttiğiniz ölçütleri karşılayan gelen öğelerle ilgili olarak gerçekleştirebileceği işlemleri gözden geçirin. Sonra iletinin bir kopyasını belirtilen klasörüne taşı onay kutusunu seçin ve Kural açıklamasını düzenleyin kutusu’nda altı çizili olan belirtilen sözcüğünü tıklayın.

Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusu açılır ve posta kutunuzdaki klasörleri görüntüler.

9. Gelen Kutusu’nu genişletin, AA Uygulama İletileri klasörünü tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.

Sorun Giderme Daha önceki alıştırmada AA Uygulama İletileri klasörünü oluşturmadıysanız, bir Klasör Seçin listesinden Gelen Kutusu’nu seçin, Yeni’yi tıklayın, Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusunda klasör adını yazın ve sonra Tamam’ı tıklayın.

10. Kural Sihirbazı’nda İleri’yi tıklayın.

Bu sayfada belirttiğiniz koşullar, özgün seçim ölçütlerini geçersiz kılar.

11. Bir özel durum seçmeden İleri’yi tıklayın.

Kurallar sihirbazının son sayfası, AA kuralının parametrelerini özetler.

İletileri İşlemek İçin Kurallar Oluşturmak 311

312 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

12. Bu kuralı “Gelen Kutusu” içinde bulunan iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu seçin ve Son‘u tıklayın.

Outlook kuralı Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusuna kaydeder ve onu Gelen Kutusu’nun içeriğinde çalıştırır.

Kural adının solundaki seçili onay kutusu, kuralın etkin olduğunu ve Outlook’un onu tüm gelen iletilere uygulayacağını belirtir.

13. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, Tamam‘ı tıklayın.

14. Gezinti Bölmesi‘ndeki Tüm Posta Öğeleri listesinde, gerekirse Gelen Kutusu‘nu genişletin ve sonra AA Uygulama İletileri klasörünü tıklayın.

Klasör, bu kitabın önceki bölümlerinde oluşturduğunuz tüm uygulama iletilerinin bir kopyasını içerir.

İpucu Exchange Server kullanıyorsanız, İşyeri Dışı Yardımcısı’nı kullanarak işyerinizde değilken iletilere farklı filtreler uygulamak için kurallar oluşturabilirsiniz. Bunu nasıl yapacağınızı öğrenmek için, Araçlar menüsünde İş Yeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.

İletileri İşlemek İçin Kurallar Oluşturmak 313

314 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

E-Posta İletilerini Bilgisayarınızda DepolamakOutlook’ta oluşturduğunuz ve aldığınız iletiler, randevular, kişiler, görevler, notlar ve günlük girdileri gibi öğeler, aşağıda belirtilen konumların birinde bir veri dosyası olarak depolanır.

l Bir ağ sunucusunda . Outlook öğeleriniz bir sunucuda depolanıyorsa (Exchange Server kullanan bir ağda çalışıyorsanız genellikle böyledir), özel depo adı verilen bir veri dosyasında depolanır. Bu depoya yalnızca sunucunuza bağlı olduğunuzda erişebilirsiniz. En yaygın depolama yapılandırması budur.

l Bilgisayarınızda . Outlook öğeleri bilgisayarınızda depolanıyorsa, Kişisel Klasörler adı verilen, .pst dosya uzantılı bir veri dosyasında depolanır.

Önemli Outlook öğeleriniz bilgisayarınızda tutuluyorsa, .pst dosyasını düzenli olarak yedeklemeye özen gösterin çünkü verilerinizin tek kopyası odur.

Outlook öğeleriniz ister bir sunucuda isterse bilgisayarınızda depolanıyor olsun, Kişisel Klasörler dosyalarını istediğiniz zaman oluşturabilirsiniz. Öğeleriniz sunucu tabanlıysa, örneğin hem işyerinde hem de evde aynı dizüstü bilgisayarı kullanıyorsanız, sunucuya bağlı olsanız da olmasanız da belirli öğelere ulaşabilmek için onları Kişisel Klasörler dosyasında tutmak isteyebilirsiniz ya da ağınızdaki diğer kişilerin kişisel ya da gizli bilgilere ulaşamaması için ya da sunucu dosyanızı küçük tutmanız gerekiyorsa (pek çok şirket, çalışanlarının sunucularda depolayabileceği veri miktarını sınırlar), bu bilgileri bir .pst dosyasında depolamayı seçebilirsiniz. Outlook öğelerinizi zaten bir Kişisel Klasörler dosyasında depoluyorsanız, belirli bir projeyle ilgili öğeleri, örneğin o öğeleri ayrıca yedekleyebilmek için ya da o öğeleri içeren dosyayı başka bir bilgisayara kopyalayabilmek için farklı bir Kişisel Klasörler dosyasında tutmak isteyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir Kişisel Klasörler dosyası oluşturacak, iletileri ve klasörleri ona taşıyacak ve Outlook içinden veri dosyalarını açmayı ve kapamayı öğreneceksiniz.

KULLANIN Daha önce bir alıştırmada oluşturduğunuz AA Uygulama İletileri klasörünü kullanın.

1. Dosya menüsünde Yeni’yi işaret edin ve Outlook Veri Dosyası‘nı tıklayın.

Yeni Outlook Veri Dosyası iletişim kutusu açılır.

2. Başka bir bilgisayarda Microsoft Outlook 2002 ya da daha eski bir sürüm yüklüyse ve bu Kişisel Klasörler dosyasını o sürümde açmak isterseniz, Outlook 97-2002 Kişisel Klasörler Dosyası’nı tıklayın ve sonra Tamam‘ı tıklayın. Aksi durumda Office Outlook Kişisel Klasörler Dosyası seçili olarak Tamam‘ı tıklayın.

Sorun Giderme Outlook 2003 ve Outlook 2007’nin kullandığı Kişisel Klasörler dosya biçimi, uluslararası Unicode karakter kümelerini ve büyük öğeleri destekler. Kişisel Klasörler dosyasını Outlook’un daha eski bir sürümünü kullanan bir bilgisayara vermek istiyorsanız, dosyayı, eski Kişisel Dosyalar dosya biçiminde vermelisiniz. Her iki dosya da aynı uzantıya (.pst) sahiptir.

Outlook Veri Dosyası Oluştur veya Aç iletişim kutusu açılır. Kişisel Klasörler dosyasının varsayılan konumu, Outlook profil klasörünüzdür ama dosyayı istediğiniz yere kaydedebilirsiniz.

3. Sık Kullanılan Bağlantılar listesinde Belgeler’i tıklayın.

4. Dosya Adı kutusuna AAKlasörü yazın ve Tamam‘ı tıklayın.

Microsoft Kişisel Klasörü Oluştur iletişim kutusu açılır.

5. Adı kutusunda önerilen adın yerine AA Uygulama yazın.

İsterseniz, dosyaya bir parola atayarak güvenli olmasını sağlayabilirsiniz. Bu alıştırmanın amaçları kapsamında parola atamayacaksınız.

Posta İletilerini Bilgisayarınızda Depolamak 315

316 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

6. Microsoft Kişisel Klasörü Oluşturun iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

Outlook yeni AA Uygulama kişisel klasörünü oluşturur ve bu klasör, Gezinti Bölmesi’ndeki Tüm Posta Öğeleri listesinde, birincil posta kutunuzla aynı düzeyde görünür.

7. AA Uygulama klasörünün yanındaki artı işaretini tıklayarak klasörü genişletin.

Varsayılan ayar olarak, yeni yaratılmış bir Kişisel Klasör dosyası, yalnızca Silinmiş Öğeler klasörü ve Arama Klasörü içerir. Kişisel Klasör içindeki diğer klasörleri, Gelen Kutusu’nda olduğu gibi aynı biçimde oluşturabilirsiniz.

8. Farenin sağ düğmesini basılı tutup AA Uygulama İletileri klasörünü Gelen Kutusu’ndan AA Uygulama kişisel klasörüne sürükleyin. Fare düğmesini bıraktığınızda, Kopyala’yı tıklayın.

Outlook, seçili klasörü ve içeriğini kişisel klasöre kopyalar.

9. Artık AA Uygulama klasörünün içinde görünen AA Uygulama İletileri klasörünü tıklayın. İçeriğinin, özgün klasörün içeriğiyle aynı olduğundan emin olun.

10. AA Uygulama klasörünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve “AA Uygulama” Öğesini Kapat’ tıklayın.

Kişisel Klasörler dosyası artık Tüm Posta Öğeleri listesinin içinde görünmez.

11. Dosya menüsünde Aç’ı işaret edip Outlook Veri Dosyası’nı tıklayın.

12. Outlook Veri Dosyası Aç iletişim kutusunda Belgeler klasörünüze gözatıp AAKlasörü veri dosyasını çift tıklayın.

AA Uygulama klasörü Outlook’ta yeniden açılır. Bu şekilde, herhangi bir veri dosyasının içeriğine Outlook’tan erişebilirsiniz.

KAPATIN AA Uygulama klasörünü kapatın.

E-Postanızın Güvenliğini SağlamakE-posta iletileriniz size ya da alıcılarınıza ulaşmaya çalışırken, bir sunucudan diğerine giderken, “hacker”lar ya da iletileri görmek isteyen başkalarının müdahalesine karşı savunmasız durumdadır. Outlook 2007 ile, iletilerinizi, dijital imza, şifreleme, düz metin iletileri ve Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) uygulamak gibi çeşitli yollarla koruyabilirsiniz. Sizin durumunuz için bu stratejilerden hangisinin daha uygun olduğuna yalnızca siz karar verebilirsiniz.

Dijital İmzalarİleti gönderirken, bir iletinin göndericisinin kimliğini (kişiyi değil, iletinin gönderildiği e-posta hesabını ve bilgisayarı) doğrulayan bir kod olan dijital imza kullanarak, ileti alıcılarına sizden özgün iletiler aldıkları konusunda güvence verebilirsiniz.

Giden tüm iletileri dijital olarak imzalamak için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta Güvenliği’ni tıklayın.

2 . E-posta Güvenliği sayfasında Giden iletilere dijital imza ekle onay kutusunu seçin.

3 . Tüm ileti alıcılarınız, Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) güvenliğine sahip değilse (örneğin, Outlook kullanmadığını bildiğiniz insanlara iletiler gönderiyorsanız), İmzalı ileti gönderirken açık metin imzalı ileti gönder onay kutusunu seçin.

4 . Tamam‘ı tıklayın.

E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak 317

318 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Dijital Kimlik Almakİnternet üzerinden dijital olarak imzalanmış ya da şifrelenmiş iletiler göndermek için, bağımsız bir belgelendirme yetkilisinden bir dijital kimlik almalısınız. Bilgisayarınızda geçerli bir dijital kimlik yüklü olmadan bir iletiyi dijital olarak imzalamayı ya da şifrelemeyi ilk denediğinizde, Outlook kimlik almanızı ister. İsterseniz, ihtiyacınız olmadan önce bir kimlik alabilirsiniz.

İpucu Kuruluşunuz Microsoft Exchange Server 2000 ya da daha eski bir sürüm kullanıyorsa, sunucunun kendisinden bir Exchange Digital Kimlik alabilirsiniz. Exchange Server yöneticiniz gereken bilgileri sağlayabilir.

Dijital kimliklerin bazı türleri (örneğin yazılım programlarının kaynaklarını belgelendirmek için kullanılanlar gibi) tamamlanması haftalarca sürebilecek zorlu bir başvuru sürecini kapsar. Yine de, belgeleri ve e-posta iletilerini belgelendirmek üzere bir dijital imza için başvurmak, basit bir işlemdir. Bilgisayarınızda birden çok dijital kimlik olabilir ve her belge ya da ileti için hangisini kullanacağınızı seçebilirsiniz. Örneğin, iş için bir kimlik, kişisel kullanım için başka bir kimliğiniz olabilir.

Belgeleri ve iletileri imzalamak ya da şifrelemek üzere bir dijital kimlik almak için: 1 . Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta

Güvenliği’ni tıklayın.

2 . E-posta Güvenliği sayfasında Dijital Kimlik Al düğmesini tıklayın.

Microsoft Office Yüklemeler Web sayfası varsayılan Web tarayıcınızda açılır. Belgeleri ve e-posta iletilerini belgelendirmek üzere bir dijital kimlik alabileceğiniz çeşitli sağlayıcıları listeler.

İpucu Microsoft tarafından önerilenler dışında başka belgelendirme yetkililerini değerlendirmek isterseniz, İnternette “digital ID” (dijital kimlik) ya da “certification authority” (belgelendirme yetkilisi) terimlerini arayın. Herhangi bir belgelendirme yetkilisinin Web sitesinden, dijital kimlik için başvuruda bulunabilirsiniz. Yüklemeler sayfasında olmayan dijital kimliklerden birini test ettiğimizde, Windows Internet Explorer’la uyum sorunu olduğunu gördük; bu nedenle Internet Explorer kullanıyorsanız ve sorunlarla karşılaşmayacağınızdan emin olmak istiyorsanız, önerilen sağlayıcıların dışına çıkmamak daha güvenlidir.

3 . Sağlayıcı hakkındaki açıklama metninin sonundaki bağlantıyı tıklayarak sağlayıcının Web sitesini görüntüleyin.

4 . Web sitesindeki yönergeleri izleyerek bir sayısal kimlik için kaydolun.

Bazı belgelendirme yetkilileri, küçük bir ücret alır ama çoğu ücretsiz dijital kimlikler ya da deneme süresi sunar. İşlemin bir parçası olarak, büyük olasılıkla bilgisayarınızdan bir e-posta iletisini yanıtlamanız gerekecektir.

Dijital kimliğiniz, başvuru işlemini tamamladığınız bilgisayara yüklenecektir; onu başka bir bilgisayarda kullanmanız gerekirse, sağlayıcının sitesinden yeniden yükleyebilir ya da dijital kimlik dosyalarını özgün bilgisayardan verebilir ve diğer bilgisayarda alabilirsiniz.

Bir dijital kimliği vermek ya da almak için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta Güvenliği’ni tıklayın.

2 . E-posta Güvenliği sayfasında Al/Ver düğmesini tıklayın.

3 . Dijital Kimlik Al/Ver iletişim kutusunda, dijital kimliğinizi almak ya da vermek seçeneklerinden birini seçin, bilgileri doldurun ve Tamam’ı tıklayın.

Pek çok Amerikan ve uluslar arası belgelendirme şirketi, e-postanızı belgelendirmek üzere dijital kimlikler sunar. Nereden alırsanız alın, dijital kimliğiniz bütün dünyada geçerlidir .

Tek bir e-posta iletisini dijital olarak imzalamak için şu adımları izleyin:

Ü İleti sekmesindeki Seçenekler grubunda İletiyi Dijital Olarak İmzala düğmesini tıklayın.

Sorun Giderme Outlook 2007’de daha önce Dijital İmza özelliğini kullanmadıysanız, İletiyi Dijital Olarak İmzala düğmesi görünür olmayabilir. Bu durumda, Seçenekler İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıkladıktan sonra İleti Seçenekleri iletişim kutusunda, Güvenlik Ayarları’nı tıklayın. Güvenlik Ayarları iletişim kutusunda, Bu İletiye Dijital İmza Ekle onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın. Sonra, İleti Seçenekleri iletişim kutusunu kapatın.

Geçerli bir dijital imzaya sahip bir iletinin ileti simgesinde kırmızı bir kurdele, ileti üstbilgisinde de bir dijital imza simgesi (yine bir kırmızı kurdele) vardır. Dijital olarak imzalanmış bir ileti aldığınızda, dijital imza simgesini tıklayarak imza hakkındaki bilgileri görüntüleyebilirsiniz.

İletiyi Dijital Olarak İmzala

Dijital İmza

Dijital İmza

E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak 319

320 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

ŞifrelemeGiden iletilerin içeriğinin güvenliğini şifreleyerek sağlayabilirsiniz. Şifreleme, gönderdiğiniz iletileri yalnızca istenen alıcıların okuyabilmesini sağlar. İletiyi alan kişinin iletiyi okuyabilmesi için onun e-posta programında, şifre çözme özelliklerinin olması gerekir .

Giden tüm iletileri şifrelemek için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta Güvenliği’ni tıklayın.

2 . E-posta Güvenliği sayfasında Giden iletilerin içeriğini ve eklerini şifrele onay kutusunu seçin.

3 . İleti alan birinin şifrelenmiş biçiminde şifrelenmiş bir ileti aldığına dair doğrulama almak için Tüm S/MIME imzalı iletiler için alındı bilgisi iste onay kutusunu seçin.

4 . Tamam’ı tıklayın.

Tek bir iletiyi şifrelemek için şu adımları izleyin:

Ü İleti sekmesindeki Seçenekler grubunda İleti İçeriğini ve Eklerini Şifrele düğmesini tıklayın.

Sorun Giderme Outlook 2007’de daha önce Şifreleme özelliğini kullanmadıysanız, İleti İçeriğini ve Eklerini Şifrele düğmesi görünür olmayabilir. Bu durumda, Seçenekler İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıkladıktan sonra İleti Seçenekleri iletişim kutusunda, Güvenlik Ayarları’nı tıklayın. Güvenlik Ayarları iletişim kutusunda, Giden İletilerin İçeriğini ve Eklerini Şifrele onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın. Sonra, İleti Seçenekleri iletişim kutusunu kapatın.

Şifrelenmiş bir iletinin simgesinde mavi bir kilit ve ileti başlığında bir şifreleme simgesi (yine mavi bir kilit) vardır. Şifrelenmiş bir ileti aldığınızda, iletideki güvenlik düzeylerini görüntülemek için şifreleme simgesini tıklayabilirsiniz.

İpucu Outlook’tan, kurulumu şifrelemeyi desteklemeyen bir alıcıya şifrelenmiş bir ileti göndermeye çalıştığınızda, Outlook sizi bilgilendirerek iletiyi şifrelenmemiş biçimde gönderme seçeneğini sunar.

İleti İçeriğini ve Eklerini Şifrele

Şifreleme

Düz Metin İletileriGünümüzde virüsler ve daha zararlı programlar, e-posta iletileriyle kolayca bir bilgisayardan diğerine yayılabilir. Aldığınız e-posta iletilerinin bilgisayarınıza zarar vermemesini sağlamak için, onları Zengin Metin Biçimi ya da HTML yerine düz metin olarak görüntülemek isteyebilirsiniz. Bağlantılar, komutlar ve diğer etkin içerik, düz metin iletilerinde devre dışı bırakılır.

Tüm iletileri düz metin biçiminde almak için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta Güvenliği’ni tıklayın.

2 . E-posta Güvenliği sayfasında Tüm standart postaları düz metin biçiminde oku onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bilgi Hakları Yönetimi (Information Rights Management - IRM)Bir ileti alıcısının sizin iletinizi iletmesini, kopyalamasını ya da yazdırmasını istemiyorsanız, iletiyi kısıtlı izinlerle gönderebilirsiniz. IRM’yi bu izinleri ayarlamakta kullanabilirsiniz; böylece IRM, iletilerinizi kimin okuyabileceğini ve bunlarla hangi işlemleri yapabileceklerini denetler. Kısıtlı iletiler Word belgesi, Excel çalışma kitabı ya da PowerPoint sunumu gibi bir ek içeriyorsa, (belge içinde tek tek izinleri ayarlamadıysanız) alıcı eki düzenleyemez, kopyalayamaz ya da yazdıramaz.

IRM’yi kullanmak için, bir IRM sunucusuna erişiminiz olması gerekir. Kuruluşunuzun kendi IRM sunucusu varsa, yöneticiniz kısıtlı izinleri nasıl ayarlayacağınız konusunda yardım edebilir. Bir ileti için izinleri ayarlamayı ilk denediğinizde IRM sunucusuna erişiminiz yoksa, Outlook, Microsoft’un sağladığı bir IRM sunucusunda ücretsiz deneme için kaydolmanızı ister. Bu ücretsiz denemeden yararlanmak için, Hizmete Kaydolma iletişim kutusunda Evet seçeneğini seçip giden (bir Microsoft.NET Passport ya da Microsoft Windows Live ID olarak kaydedilmiş olması gereken) e-posta adresiniz için bir Haklar Yönetimi (RM) hesabı belgesi için kaydolun. İşlemi bitirdikten sonra, belgenin kurulu olduğu bilgisayardan gönderilen giden iletiler için izinleri kısıtlayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Parola ve Windows Live kimlik bilgileri hakkında daha fazla bilgi için Joan Preppernau ve Joyce Cox tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın .

E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak 321

322 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Bir iletinin alıcılarının iletiyi iletmesini, yazdırmasını ya da kopyalamasını engellemek için:

Ü İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki İzin okunu tıklayın. Listeden İletme’yi seçin.

Giden ve alınan iletilerdeki ileti üstbilgisi, alıcıların iletiyle ne yapıp ne yapamayacağını belirtir.

Kısıtlı izinlerle gönderilmiş bir iletiyi okumak için, alıcıların Outlook 2003 ya da daha ileri bir sürüme sahip olması gerekir.

Gizliliğinizi KorumakE-posta, müşterilere ve olası müşterilere pazarlama bilgilerini ulaştırmanın bir yolu olarak gitgide daha çok kullanılmaktadır. Pek çok şirket, ürünlerini açıklamalarına yardımcı olması ya da iletilerin daha çekici ve daha kolay fark edilir olması için, pazarlama iletilerine resimler ekler ama bu resimler e-posta iletilerinin büyük olmasına yol açabilir. Bu sorunla karşılaşmamak için, bazı şirketler, sunucularındaki resimlere bağlantılar ekler. İletinin önizlemesini görüntülediğinizde ya da iletiyi açtığınızda resimleri görebilirsiniz ama bu resimler aslında iletinin parçası değildir.

İstenmeyen posta gönderen kişiler, bu teknolojiyi kullanarak iletilerine Web beacon’lar (Web uyarıcıları) eklerler. Web beacon’lar, e-posta iletisini okuduğunuzda ya da iletinin önizlemesini görüntülediğinizde göndereni bilgilendiren küçük programlardır. Bilgilendirme, e-posta adresinizin geçerli olduğunu doğrular ve size daha çok istenmeyen postanın gönderilmesine neden olabilir.

Gizliliğinizi korumanıza yardımcı olmak için, Outlook’ta, resimler, sesler ve Web beacon’ları gibi dış içeriği engelleyen özellikler vardır. Gizliliğinizi sağlamaya yardımcı olmanın yanı sıra, bu engelleme tekniği bant genişliği kaynaklarını da koruyabilir çünkü bir iletiyi tıkladığınızda görüntüleri ve sesleri otomatik olarak karşıdan yüklemek yerine onları yükleyip yüklememeyi seçebilirsiniz.

Varsayılan ayar olarak Outlook 2007, Güvenli Gönderenler Listesi ve Güvenli Alıcılar Listesi’ndekiler dışında, tüm kaynaklara giden ve tüm kaynaklardan gelen içeriği engeller. Engellenen içeriği içeren bir iletiyi açtığınızda ya da iletinin önizlemesini görüntülediğinizde, ileti üstbilgisindeki Bilgi Çubuğu, engellenen içeriği işlemek için seçenekler sunar.

Tek bir e-posta iletisinde engellenmiş içeriği görüntülemek için şu adımları izleyin:

Ü İleti üstbilgisinde Bilgi Çubuğu’nu tıklayın. Karşıdan Resim Yükle’yi tıklayın.

İzinler

Outlook’un dış içeriği işleme biçimini değiştirmek için şu adımları izleyin:

1 . Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden Otomatik Karşıdan Yükleme’yi tıklayın.

2 . Aşağıdaki seçeneklerden istediklerinizle ilgili onay kutularını seçin:

l HTML e-posta iletilerindeki veya RSS öğelerindeki resimleri otomatik olarak yükleme.

l Güvenli Gönderenler ve Güvenli Alıcılar Listeleri’ndeki gönderen ve alıcılardan gelen iletilerdeki yüklemelere izin ver.

l Güvenilir Bölge’deki Web sitelerinden yüklemelere izin ver.

l RSS öğelerindeki yüklemelere izin ver.

l SharePoint Tartışma Panosundan karşıdan yüklemelere izin ver.

l E-posta düzenlerken, iletirken ya da yanıtlarken içeriği yüklemeden önce uyar .

3 . Ayarlarınızı kaydetmek için Tamam‘ı tıklayın.

Pek çok koşulda, varsayılan ayarlarla sağlanan güvenlik, görmek ya da duymak istediklerinizi elle yüklemenin yaratacağı ufak rahatsızlıktan çok daha ağır basar. Büyük olasılıkla resimleri engellenmiş iletilerin pek çoğunun, özellikle işinizdeki e-posta hesabınızda aldıklarınızın, aslında ilginizi çekmediğini fark edeceksiniz.

İstenmeyen İletileri EngellemekOutlook, önemsiz e-posta‘ları (istenmeyen e-posta olarak da adlandırılır) yönetmek için farklı düzeylerde koruma sunar; e-posta adresiniz kötü niyetli posta listesi sağlayıcılarının/satıcıların eline geçtiyse, bazen tehlikeli ekler de içeren, gereksiz reklamlar Gelen Kutusu’nu doldurabilir. Önemsiz E-posta Filtresi etkin olduğunda, önemsiz gibi görünen e-postaları belirli bir klasöre taşır ya da siler. İletilerinin önemsiz olarak görülmesini istediğiniz e-posta adreslerini ya da alanları belirtebilirsiniz; asla önemsiz olarak görülmemesi gereken bir liste de belirtebilirsiniz.

Outlook 2007, tehlikeli ve çok yaygın görülen bir kimlik hırsızlığı yöntemi olan kimlik avlamaya yönelik iletilere karşı koruma da sağlar. Kimlik avlamaya yönelik iletiler, dosyalarında kişisel bilgilerinizi bulundurması olası olan banka ya da e-ticaret siteleri gibi güvenilen, bilinen kurumları temsil ettiğini iddia eden kimlik avı sitelerine bağlantılar içerir. İletiler, sağlanan bağlantıyı kullanarak kişisel bilgilerinizi “güncellemenizi" ister. Bunu yaptığınızda, farkında olmadan istenen bilgileri (bunlar sosyal güvenlik numaranız, banka hesap numaranız, parolalarınız ve diğer gizli bilgileriniz olabilir) dolandırıcılara

İstenmeyen İletileri Engellemek 323

324 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

verirsiniz, onlar da bu bilgileri kendi maddi kazançları için başka alanlarda kullanırlar. Eskiden, bilgilerinizi yalnızca kimlik avı sitesinde vermeniz halinde tehlikede olurdunuz ancak artık bu siteler gitgide daha karmaşık hale gelmekte ve çoğu, tuş vuruşu kaydeden zararlı yazılımlar barındırmaktadır. Yalnızca siteyi ziyaret etseniz bile bilgisayarınıza virüs bulaşabilir; bu nedenle kendinizi bu tehditlerden korumanız çok önemlidir.

Ayrıca Bakınız Windows Internet Explorer 7, kimlik avlama sitelerine karşı yerleşik korumaya sahiptir . Daha fazla bilgi için, Joan Preppernau ve Joyce Cox tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın .

Bu alıştırmada, Önemsiz E-Posta Filtresi’nin sunduğu gereksiz posta filtre uygulama seçeneklerini gözden geçireceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Eylemler menüsünde Önemsiz E-Posta’yı işaret edin ve Önemsiz E-Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

Önemsiz E-Posta Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

2. Seçenekler sekmesinde bir koruma düzeyini seçin.

Kuruluşunuzun sağlamış olabileceğin ek filtreleriniz yoksa, Yüksek seçeneğini seçmek isteyebilirsiniz. Aksi takdirde Düşük‘ü seçin.

3. Outlook’un önemsiz e-posta olduğundan şüphelendiği iletileri otomatik olarak silmesini istiyorsanız, Önemsiz e-posta olduğundan şüphelenilen postaları Önemsiz E-Posta klasörüne taşımak yerine kalıcı olarak sil onay kutusunu seçin.

Koruma düzeyini Yüksek ya da Yalnızca Güvenli Listeler olarak ayarladıysanız, bu onay kutusunu seçmeyin. Bu ayarlarla, Önemsiz E-Posta Filtresi’nin silinmesini istemeyeceğiniz geçerli iletilerin büyük bir kısmını silmesi olasıdır.

Kimlik avı iletilerindeki bağlantıları ve diğer işlevleri devre dışı bırak onay kutusu varsayılan ayar olarak seçilidir. Başka bir koruma sisteminin çalıştığından kesinlikle emin değilseniz, bu seçeneği seçili bırakın.

4. Güvenli Gönderenler sekmesini tıklayın.

Belirli bir kişinin e-posta adresini Güvenli Gönderenler Listesi’ne (örneğin, ayse@fabrikam.com.tr) ekleyebilirsiniz ya da belirli bir alandaki tüm gönderenlerden gelen e-postanın güvenli olduğunu belirtmek için yalnızca alanı (örneğin, @arkadas.com.tr – bir joker karakter belirtmenize gerek yoktur) ekleyebilirsiniz. Tanıdığınız kişilerinizden gelen iletilerin Önemsiz E-Posta Filtresi’ne takılmamasını sağlamak için, Kişilerden gelen e-postalara da güven ve E-posta gönderdiğim kişileri otomatik olarak Güvenli Gönderenler Listesi’ne ekle onay kutularını seçin.

5. Güvenli Alıcılar sekmesini tıklayın.

Gönderdiğiniz iletilerin asla önemsiz e-posta olarak görülmemesini sağlamak için Güvenli Alıcılar Listesi’ne adresler ya da adlar ekleyebilirsiniz.

İstenmeyen İletileri Engellemek 325

326 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

6. Engellenen Gönderenler sekmesini tıklayın.

Engellenen Gönderenler Listesi’ne e-posta adreslerini ve alan adlarını elle ekleyebilirsiniz. Ayrıca alınan bir iletiyi önemsiz e-posta olarak belirlediğinizde, Outlook onları sizin yerinize listeye ekler.

İpucu Bir iletinin alıcısını ya da gönderenini, Önemsiz E-Posta listelerinizden birine eklemek için, Gelen Kutusu’nda ya da başka bir posta klasöründeki iletiyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Önemsiz E-Posta’yı işaret edin ve sonra Göndereni Engellenen Gönderenler Listesi’ne Ekle, Göndereni Güvenli Gönderenler Listesi’ne Ekle, Gönderenin Etki Alanını Güvenli Gönderenler Listesi’ne Ekle ya da Alıcıyı Güvenli Alıcılar Listesi’ne Ekle’yi tıklayın.

7. Uluslararası sekmesini tıklayın.

Önemsiz E-Posta Filtresi, ülkelere özel, üst düzey alanlardan (tümünü görmek için Engellenmiş Üst Düzey Etki Alanı Listesi’ni tıklayın) gelen tüm iletileri ya da belirli metin kodlaması (tümünü görmek için Engellenmiş Kodlamalar Listesi’ni tıklayın) içeren tüm iletileri engelleme seçeneğini sunar.

8. Önemsiz E-Posta Filtresi seçeneklerinde yaptığınız değişiklileri tutmak istiyorsanız, Tamam’ı tıklayın; aksi takdirde, değişiklikleri kaydetmeden Önemsiz E-Posta Seçenekleri iletişim kutusunda İptal’i tıklayın.

Gelişmiş E-Posta Seçenekleri BelirlemekE-postalarınızı etkin biçimde yönetmenize yardım etmek için Outlook çeşitli gelişmiş seçenekler sunar. Çalışmanızı kaybetmemek için oluşturduğunuz ancak henüz göndermediğiniz iletileri Outlook’un otomatik olarak kaydetmesini sağlayabilirsiniz. Yeni bir ileti aldığınızda, Outlook’un belirli bir sesle sizi uyarmasını, fare işaretçisinin bir mektup zarfı simgesine dönüşmesini, bilgilendirme alanında bir mektup zarfı simgesinin belirmesini ya da bunların herhangi bir birleşimini ayarlayabilirsiniz. Ayrıca bir ileti göndermek için de bir dizi varsayılan seçenek ayarlayabilirsiniz. Örneğin, güvenlik konusunda kaygılanıyorsanız tüm yeni iletilerin izin duyarlılık düzeyini Özel olarak ayarlayabilirsiniz.

Bu alıştırmada, denetleyebildiğiniz ayar türlerini gözden geçirecek, ileti taslaklarını daha sık kaydedecek, Outlook’un iletileri nasıl kaydettiğini, yeni ileti geldiğinde ne yapılacağını ve iletileri gönderirken hangi seçeneklerin kullanıldığını belirleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.

Seçenekler iletişim kutusu açılır.

Gelişmiş E-Posta Seçenekleri Belirlemek 327

328 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Bu iletişim kutusundan, aşağıdakiler gibi pek çok Outlook özelliklerinin ayarlarını ve görünümünü denetleyebilirsiniz:

l E-posta hesapları, işlevleri ve biçimlendirmesi

l Düzenleyici ve arşiv işlevleri

l Outlook Bölmeleri (Gezinti Bölmesi, Okuma Bölmesi ve Yapılacaklar Çubuğu)

l Takviminiz, görev listeniz, kişi listeniz ve notlarınız

l Günlük

l Dizin ve arama işlevleri

l Yeni telefon ve sesli ileti işlevleri

2. Tercihler sekmesindeki E-posta Seçenekleri düğmesini tıklayın. Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

3. İletileri kaydetme alanında Öğelerin otomatik olarak kaydedilme sıklığı onay kutusunu seçili bırakarak, dakikada bir otomatik kaydet kutusundaki sayıyı 1 olarak değiştirin.

Outlook yazmakta olduğunuz ancak henüz göndermediğiniz iletileri, Taslaklar klasörünüze her bir dakikalık süre sonunda kaydedecektir. Bilgisayarınızın çökmesi durumunda, örneğin elektrik kesintisi olursa ya da bebeğiniz bilgisayarı kapatırsa, bir dakikalık iş dışında bir şey kaybetmezsiniz.

4. Gelen Kutusu’na yeni öğeler geldiğinde alanında Fare imlecini değiştir onay kutusunu temizleyin.

Yeni iletiler geldiğinde Outlook sizi sesli olarak uyaracak ve bir masaüstü uyarısı görüntüleyecektir. Son ileti geldiğinden bu yana bir iletiyi etkinleştirmediyseniz, Windows görev çubuğunun sağ ucundaki bilgilendirme alanında bir mektup zarfı simgesi görünür.

Ayrıca Bakınız Masaüstü uyarıları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4 . bölümdeki “Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak” başlığına bakın .

5. İleti gönderirken alanında Atanacak önem okunu tıklayın ve listeden Yüksek’i seçin.

Bu ayarın etkisini bu alıştırmada daha sonra göreceksiniz.

6. Adres ayırıcısı olarak virgül kullanmaya izin ver onay kutusunu seçin.

Bu seçeneği seçmek, Outlook’un, Kime, Bilgi ya da Gizli kutularındaki adlar ya da adresler arasındaki ayırıcı olarak noktalı virgül yanında virgülü de tanımasına olanak sağlar. Çok pratik olan bu seçenek, (bu kitabın yazarına göre) varsayılan ayar olarak ayarlanmış olmalıydı! Nedense, bu durum, Outlook’un şu ana kadarki hiçbir sürümünde öyle olmamıştır.

Gelişmiş E-Posta Seçenekleri Belirlemek 329

330 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

7. Diğer seçenekleri de inceleyin (ve istediğiniz değişiklikleri yapın). Sonra açık iletişim kutularının her birinde Tamam’ı tıklayarak onları kapatın ve değişiklikleri kaydedin.

8. Standart araç çubuğunda, Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.

Yeni bir ileti penceresi açılır. İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki Yüksek Önem düğmesi etkindir ve iletinin yüksek önemli olarak bayrakla işaretleneceğini belirtir. Bu, büyük olasılıkla korumak istemeyeceğiniz bir ayardır ama e-posta seçeneklerinde yaptığınız değişikliklerin iyi bir görsel göstergesidir.

Yüksek önem

9. İleti penceresini kapatın. Kaydetmeniz istenirse, Hayır’ı tıklayın.

10. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. E-Posta Seçenekleri’ni tıklayın ve sonra Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

11. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Atanacak önem listesinden Normal’i seçin.

Varsayılan ayar olarak, yeni iletiler artık normal öncelikte olacaktır. İleti penceresinin İleti sekmesindeki Seçenekler grubunda, Yüksek Önem ya da Düşük Önem düğmelerini tıklayarak tek tek iletileri yüksek ya da düşük öncelikli olarak ayarlayabilirsiniz.

12. İstediğiniz diğer seçenekleri de silin ya da temizleyin ve sonra açık iletişim kutularının her birinde Tamam’ı tıklayarak iletişim kutularını kapatın ve değişiklikleri kaydedin .

Yeni Posta İletisi

Önemli Noktalar l Farklı yerlere dağılmış komutlara tek tıkla erişmeniz mi gerekiyor? Tek yapmanız

gereken, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na o komut için bir düğme eklemek.

l Outlook ortamının pek çok özelliğini, çalışma biçiminize uyması için ayarlayabilirsiniz.

l Outlook’un iletileri gönderen, konu, içerik, zaman ya da ayarlamak istediğiniz başka herhangi bir ölçüte göre değerlendirmesini ve işlemesini sağlamak üzere birkaç kural oluşturmak için zaman ayırmak iyi bir fikirdir. İşyerinizde değilken geçerli olacak farklı kurallar oluşturabilirsiniz.

l E-posta iletilerini ve diğer Outlook öğelerini kuruluşunuzun sunucusunda ya da yerel olarak kendi bilgisayarınızda depolayabilirsiniz.

l Alıcılarınızın iletilerin değiştirilmediğinden emin olabilmesi için iletilerinizi dijital olarak imzalayabilir; yalnızca amaçlanan alıcıların onları okuyabilmesi için şifreleyebilir ve alıcıların iletileri iletememesi, yazdıramaması ya da kopyalayamaması için kısıtlı izinler koyabilirsiniz. Etkin içeriği devre dışı bırakmak için iletileri düz metin olarak da görüntüleyebilirsiniz.

l Yerleşik filtreler, istenmeyen ya da etkin içerik barındıran rahatsız edici ya da tehlikeli iletileri engeller. Koruma düzeyini siz belirlersiniz ve güvenilen (ve güvenilmeyen) ileti gönderenleri belirtirsiniz.

l Gelişmiş e-posta ayarları, Outlook’un yazdığınız iletileri işleme biçimi üzerinde denetim sahibi olmasını sağlar. Sık sık aynı ayarlarla iletiler gönderiyorsanız, varsayılan ayarları istediğiniz gibi kaydederek zaman kazanabilirsiniz.

Önemli Noktalar 331

332 Bölüm 12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

333

Sözlükanımsatıcı Outlook’un randevu, toplantı, olay ya

da görevin bitiş tarihinden belirli bir süre önce görüntülenen isteğe bağlı bir ileti. Anımsatıcı penceresinde anımsatıcıyı iptal edebilir, daha sonra bir zaman için yeniden ayarlayabilir ya da öğeyi açabilirsiniz.

arşivlemek Eski ya da süresi geçmiş öğeleri, yedekleme ya da uzun dönemli depolama amacıyla farklı bir konuma taşımak.

başlık çubuğu Bir program penceresinin ya da öğe penceresinin üstünde, dosyanın ya da uygulamanın adını içeren alan. Genellikle başlık çubuğunu sürükleyerek bir pencereyi taşıyabilirsiniz.

belge çalışma alanı Tek bir belge için ayrılmış genellikle bir Microsoft SharePoint sitesi üzerindeki geçici bir alan. Herkesin tek bir konumdan çalışabileceği bir forum sunar.

Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) Kullanıcıların, pek çok Microsoft ürününde oluşturulan bilgileri açabilecek, kopyalayabilecek, yazdırabilecek ya da iletebilecek kişileri belirleme konusunda daha fazla denetime sahip olmalarına yardımcı olan bir işlev. Kullanıcıların kimliklerini sunucu tabanlı bir sistemde doğrulaması gerekir.

çalışma haftası İşle ilgili etkinlikler için Outlook içinde uygun olarak tanımladığınız günler ve saatler.

çevirmeli ağ bağlantısı Bilgisayarınızı bir telefon hattı kullanarak modem aracılığıyla bir ağ sunucusuna bağlamanıza olanak tanıyan Windows bileşeni.

çevrimdışı adres defteri Bir adres defterinin (genellikle Genel Adres Defteri’nin) bilgisayarınızda depolanan yerel bir kopyası.

çözülme Bir kullanıcı adını bir ağ sunucusundaki bilgilerle eşleştirme işlemi. Kullanıcı adının bir ekran adıyla değiştirilmesine ve adın altının çizilmesine yol açar.

dijital imza İnternet üzerinde kullanılan ve aktarımdan önce iletileri şifrelemekte ve aktarımdan sonra şifreleri çözmekte kullanılan biri ortak biri özel iki anahtara bağlı güvenlik mekanizması.

duyarlılık Simgelerle ya da sözcüklerle, bir öğenin Kişisel, Özel ya da Gizli olduğunu belirten isteğe bağlı bir ayar.

Düz Metin Karakter ya da paragraf biçimlendirmesini desteklemeyen bir e-posta iletisi biçimi. Tüm e-posta iletisi programları Düz Metin’i destekler.

düz metin iletisi Bkz. Düz Metin .

düzenleme Microsoft Office Outlook’un iletileri ya da diğer öğeleri görüntülediği sıra.

Ekran İpucu Bir simge, düğme ya da başka bir kullanıcı arayüzü öğesini işaret ettiğinizde görünen küçük bir metin kutusu. Bir Ekran İpucu, öğenin adı ya da işlevinin açıklaması gibi bilgileri görüntüleyebilir.

e-posta Elektronik postanın kısaltması; İnternet üzerinden tanımlanmış varlıklar arasında gönderilen iletiler .

e-posta dizisi Bir e-posta iletisi ve o iletiye verilen tüm yanıtlar. Tek bir ileti, birden çok yanıt alırsa e-posta dizisi, birden çok dizi biçiminde dallara ayrılabilir. Bir e-posta dizisinin tüm dallarını Görüşme görünümünde görebilirsiniz.

334 Sözlük

e-posta imzası Gönderdiğiniz bir iletinin sonuna eklenen bir metin bloğu.

e-posta sunucusu Microsoft Exchange Server ya da başka bir posta sunucusuna bağlı ve e-posta iletileri ve başka bilgileri yönlendiren ve depolayan ağ üzerindeki bir bilgisayar.

eşitleme Değişen öğeleri, sunucudaki bir posta kutusu ya da adres defteri ile ona karşılık gelen çevrimdışı klasör arasında kopyalama. Böylece her ikisi de güncel kalır.

form Bir Outlook öğesine bilgileri girdiğiniz çerçeve. Standart formlar arasında, kişi, ileti ve randevu formları vardır. Bir ya da birden çok sayfadan oluşan, istediğiniz belirli alanlarla düğmeler ve komutları içeren özelleştirilmiş formlar oluşturabilirsiniz.

forum Sıklıkla yöneticili olan, genel tartışma için buluşma yeri.

Genel Adres Listesi (GAL) Exchange Server tarafından sağlanan ve yönetilen, kuruluşunuzdaki kişiler ve yönetilen kaynaklar hakkında bilgiler içeren merkezi adres defteri. Bu adres defterini Exchange yöneticisi oluşturur ve yönetir.

genel biçimlendirme Bir belgenin tümüne uygulanan bir tema ya da stil.

geri çekme Outlook’a, gönderilmiş bir iletinin okunmamış kopyalarını silmesini ya da değiştirmesini bildirmek.

görev kaynağı Özellikle bir görevi başka birine atarken, görevi oluşturan kişi.

görev listesi Outlook Görevler modülünde depolanan öğelerin bir gösterimi. Görev modülünden, Yapılacaklar Çubuğu’ndan ve Outlook Bugün’den ulaşılabilir.

görev penceresi Bir görevi oluşturmak ya da yönetmek için bilgileri girdiğiniz formu görüntüleyen program penceresi.

görev sahibi Bir görevin şu anda atandığı kişi. Bir görev atandıktan sonra, görev kaynağı görev penceresi içindeki bilgileri artık güncelleştiremez.

görünümler İletileri görüntülemek için Outlook penceresinin düzenlenebileceği farklı biçimler.

grup Bir Outlook 2007 öğe penceresinde, ortak bir görev ya da özellikle ilgili komutları temsil eden Şerit’teki düğmeler kümesi.

grup zamanlaması Bir etki alanı içindeki birden çok kişi ve kaynak için serbest/meşgul bilgilerinin bir görünümü.

Günlük Outlook’un izlemesini istediğiniz etkinliklerin günlük girdilerini içeren bir Outlook modulü.

haber grubu Haber grubu kullanıcılarının ileti ve yanıtlarından oluşan, konuya özel bir çevrimiçi tartışma forumu.

haber okuyucu Bir haber grubu için oluşturulan program ya da Web tabanlı arayüz.

Her Yerden Outlook İnternet üzerinde, Outlook’la Exchange Server’a bağlanma yolu. Eskiden HTTP üzerinde RPC olarak bilinirdi.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu Outlook öğe penceresinde görünen, özelleştirilebilir araç çubuğu. Varsayılan araç çubuğu, Kaydet, Geri Al, Yinele ve Yazdır düğmelerini görüntüler ancak araç çubuğundaki herhangi bir komutu, hatta Şerit’te olmayan eski komutları eklemek üzere özelleştirebilirsiniz.

Hızlı Stiller Bir iletideki tek tek öğelere uygulayabileceğiniz biçimlendirme seçenekleri.

HTML Bkz. Hypertext Markup Language (HTML)

HTTP Bkz. Hypertext Transfer Protocol (HTTP)

Hypertext Markup Language (HTML) Köprü Metni İşaretleme Dili, Outlook’ta, paragraf stilleri, karakter stilleri ve arka planları destekleyen bir e-posta iletisi biçimidir.

Sözlük 335

Pek çok e-posta programı HTML biçimini destekler.

Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Köprü Metni Aktarım İletişim Kuralı, İnternet üzerinde Web sayfalarına erişmek için kullanılan bir protokol .

IMAP Bkz. Internet İleti Erişimi Kuralı

Internet Message Access Protocol (IMAP) Sunucudaki iletileri düzenleyen bir e-posta işleme kuralı. Karşıdan yükleyeceğiniz iletileri başlıklarına bakarak seçersiniz.

ileti penceresi Bir e-posta iletisi oluşturduğunuz ya da yanıtladığınız formu görüntüleyen program penceresi.

ileti üstbilgisi Bir e-posta iletisini tanımlayan, tarih, saat, gönderen, konu ve boyut gibi temel bilgiler. Yavaş bir bağlantıda çalışırken, ileti üstbilgilerini karşıdan yükleyebilir ve üstbilgideki bilgilere dayanarak tüm iletiyi karşıdan yükleyip yüklememeye karar verebilirsiniz.

İletişim Kutusu Başlatıcı Şerit’teki komut gruplarıyla ilişkili bir iletişim kutusu ya da görev bölmesinin olması durumunda grubun sağ alt köşesinde beliren düğme. İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklamak, iletişim kutusunu ya da görev bölmesini açar.

imza Bkz. E-posta imzası.

istemci kuralı Ya da istemci tarafı kural. İletiler bilgisayarınıza ulaştıktan sonra Outlook’un bunlara uyguladığı kurallar (tersi, sunucu kuralları).

istenmeyen iletiler Elektronik önemsiz posta. Genellikle reklam içeren, ama bazen reklam olarak maskelenmiş tehlikeli içerik içeren, istenmeyen reklamlar.

İş Yeri Dışı Yardımcısı İşyeri dışındayken, belirli gönderen gruplarından gelen iletileri otomatik olarak yanıtlamakta kullanabileceğiniz Outlook

özelliği. Var olan işlevler Exchange sürümüne göre farklılık gösterir.

izinler Kullanıcı hesapları, ağlar ya da bilgilere getirilen ve diğer kullanıcıların yapabileceklerini denetleyen kısıtlamalar.

kategori İlgili öğeleri birlikte sıralamak ya da bunlara filtre uygulamak amacıyla, Outlook öğelerine atayabileceğiniz grup.

kayan araç çubuğu Program penceresinin bir kenarına yaslanmamış olan araç çubuğu. Kayan bir araç çubuğunu, program penceresi içinde ya da dışında, ekranda herhangi bir yere taşıyabilirsiniz.

kimlik avı iletisi Alıcıyı kandırıp kimlik hırsızlığında kullanılacak kişisel bilgilerini vermesini sağlama amacıyla yasal bir şirketten geldiğini iddia eden e-postalar.

kimlik avı sitesi Kullanıcılardan, kimlik hırsızlığı için kullanılacak banka hesapları ve parolaları gibi kişisel bilgilerini güncellemeleri istenen Web siteleri.

kişi İletişim bilgilerini adres defterinize kaydettiğiniz bir insan.

kişi kaydı Bir kişi hakkında topladığınız ve bir Outlook öğesi olarak depoladığınız bilgiler bütünü.

kişi penceresi Bir kişi kaydı oluşturmak için o kişiyle ilgili bilgileri girdiğiniz formu görüntüleyen program penceresi.

kişiler klasörü Ya da adres defteri. Posta kutunuz içinde, kişi kayıtlarını ve dağıtım listelerini içeren bir depolama klasörü.

Kişiler modülü Adres defterlerini görüntüleme ve yönetme işlevlerini gerçekleştirmeyi sağlayan çerçeve.

Kişisel Klasör dosyası Bilgisayarınızda yerel olarak depolanan bir veri dosyası. Outlook içinde, her zamanki posta kutunuzun yanında bir ya da daha çok veri dosyası açabilirsiniz; bu

336 Sözlük

dosyaların her biri Gezinti Bölmesi’nde, bir kök düzeyi olarak görünür.

klavye kısayolu Bir uygulama içinde, normalde kullanıcının, menü seçimleri gibi birkaç işlem yapmasını gerektirecek bir işlemi gerçekleştiren tuş ya da tuşların birleşimi.

kurallar İletileri işleyen ve düzenleyen bir dizi ölçüt, eylem ve özel durum.

masaüstü uyarısı Posta kutunuzda yeni bir e-posta iletisi, toplantı isteği ya da görev isteği göründüğünde masaüstünüzde beliren bildirim.

Microsoft Exchange Server Microsoft’un ileti ve işbirliği sunucu sistemi.

Microsoft Office Düğmesi Outlook ayarlarını ve öğelerini yönetmekle (o öğelerin içeriklerini yönetmekle değil) ilgili komutları listeleyen bir menüyü görüntüleyen düğme.

Mini araç çubuğu Metni seçtiğinizde görünen ve biçimlendirme komutlarını içeren araç çubuğu.

Mobil Adres Defteri Cep telefonu numaralarının da bulunduğu kişi kayıtlarını içeren ve Outlook Mobil Hizmet hesabınızın olması durumunda otomatik olarak oluşturulan adres defteri.

modül Takvim modülü, Kişiler modülü ve Posta modülü gibi, içinde belirli işlevlerle çalışabileceğiniz Outlook alanları. Modüller Gezinti Bölmesi’nde klasörler olarak bulunur.

notlar Outlook’un Notlar modülünde depolanan yapılandırılmamış bilgiler. Notları, diğer Outlook öğeleri gibi sınıflayıp düzenleyebilirsiniz.

Office menüsü Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladığınızda görüntülenen menü. Office menüsü, öğe içeriği yerine Outlook’la ve Outlook öğeleriyle çalışmak için kullanılan komutları içerir.

olay Takviminizde zamanladığınız, belirli bir başlangıç ve bitiş saati olmayan bir zaman dilimi.

olay penceresi Bir olay hakkında bilgileri girdiğiniz formu görüntüleyen program penceresi.

Otomatik Arşiv Belirli bir alınma süresi ve konum ölçütlerini karşılayan öğeleri düzenli aralıklarla arşivleyen Outlook özelliği.

Outlook Adres Defterleri Outlook tarafından yaratılan, sistem düzeyinde adres defterleri.

Outlook Zengin Metin Biçimi (RTF) Paragraf stilleri, karakter stilleri, arka planlar, kenarlıklar ve gölgelendirmeyi destekleyen ama yalnızca Outlook ve Exchange Server’la uyumlu olan bir e-posta biçimi. Outlook, RTF iletilerini Exchange ağınızın dışına gönderirken onları HTML’ye dönüştürür.

oy düğmeleri Bu özellik bir Exchange Server hesabıyla birlikte kullanıldığında, alıcıların belirli bir yanıt seçeneğine karşılık gelen bir düğmeyi tıklayarak bir anketi yanıtlamasına olanak tanır. Yanıtlar, kolayca bir araya getirmeyi ve bir tablo hazırlamaya olanak tanıyan bir biçimde gönderene döner.

Önbellek Exchange Modu Posta kutunuzun ve adres defterinizin bilgisayarınızda bir kopyasını oluşturan ve bunları eşitleyen bir Outlook özelliği. Önbellek Exchange Modu, bağlantı durumunu ve hızını izler ve veri aktarımını en iyi duruma getirir.

önem Bir iletinin ya da başka bir Outlook öğesinin önemini tanımlayan özellik. Varsayılan ayar Normal’dir; isterseniz tek bir öğe ya da tüm öğelerin ayarını Yüksek ya da Düşük olarak değiştirebilirsiniz.

önemsiz e-posta Tehlikeli ekler ya da reklamlar içeren iletiler .

özel depo Bir Exchange sunucusunda ortak klasörleri depolamak için kullanılan veritabanı.

paylaşılan ekler Bir grubun dosyalar üzerinde çalışmak ve bir projeyi tartışmak için işbirliği

Sözlük 337

yapabileceği bir SharePoint belge çalışma alanı Web sitesine kaydedilen ekler.

Post Office Protocol 3 (POP3) Bir İnternet e-posta sunucusundan, e-posta iletilerini almakta kullanılan ortak bir protokol.

randevu Takviminizde zamanladığınız, belirli bir başlangıç ve bitiş saati olan ve başka katılımcıları davet etmediğiniz bir zaman dilimi.

randevu penceresi Bir randevu hakkındaki bilgileri girdiğiniz formu görüntüleyen pencere.

Really Simple Syndication (RSS) Siteyi ziyaret etmeden haber almak için abone olabileceğiniz bir haber akışı.

renk kategorisi Kategori adlarının bilgilerin hızlı ve görsel olarak temsil edilmesini sağlamak için renk simgelerine bağlandığı Outlook özelliği.

RPC Bkz. Uzaktan Yordam Çağrıları (RPC) .

RSS Bkz. Really Simple Syndication (RSS) .

S/MIME Bkz. Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)

sanal klasör Bir özgün klasör gibi görünen ve o klasöre bağlı olan bir klasör.

Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) E-postalarda kimlik doğrulama ve şifreleme için standart bir gösterim.

sekmeler Program penceresinin başlık çubuğunun altında, sunum içeriğiyle ilgili düğmeleri görüntüleyen bir alan.

SmartArt Microsoft tarafından ilk olarak Office 2007 sisteminde getirilmiş, belgeler, elektronik tablolar, sunumlar ve iletiler içinde kolayca profesyonel grafikler yaratabileceğiniz bir teknoloji.

sunucu kuralı Ya da sunucu tarafı kuralı . Exchange’in bir iletiyi teslim etmeden önce, aldığında ya da işlediğinde, , uyguladığı kural.

Şerit Bir öğe penceresinin üstünde, o öğeye ve bütün olarak Outlook’a ait komutlara erişebileceğiniz alan. Şerit Microsoft Office Düğmesi, Hızlı Erişim Araç Çubuğu ve Microsoft Office Outlook Yardım düğmesi ile birlikte, işlemlere özel düğme grupları olarak düzenlenmiş, işlevlere özel birden çok sekmeyi de içerir .

şifrelemek Yetkisiz erişimi engellemek amacıyla, özel bir anahtarda depolanan bir koda dayanarak içeriği dönüştürme işlemi. Kimliğini doğruladıktan sonra istediğiniz alıcı ortak bir anahtar kullanarak içeriğin şifresini çözebilir.

takvim öğesi pencereleri Randevular, toplantılar ve olaylarla ilgili bilgileri girdiğiniz formları görüntüleyen program pencerelerinin toplu adı.

Tarih Gezgini Outlook Takvimi’nde randevu alanının yanında görünen küçük takvim. Tarih Gezgini, tarihleri görüntülemek ve değiştirmek için hızlı ve kolay bir yöntem sunar.

taslak Henüz gönderilmemiş bir iletinin, Taslaklar klasöründe bulunan geçici bir kopyası.

temsilci Bir ya da birden çok klasördeki iletilerinizi okuma, yanıtlama ve silme iznine sahip kişi.

tırnaksız Karakterin üst ya da alt ucunda hiç süs olmayan bir yazı tipi.

toplantı çalışma alanı Bir toplantı planlamak ve ilgili görevleri ve sonuçları izlemek için paylaşılan site.

toplantı isteği Outlook’un kişileri bir toplantıya davet etmek için oluşturduğu ileti.

toplantı penceresi Takviminize bir toplantı eklemek için bilgileri girdiğiniz formu görüntüleyen program penceresi.

Unicode karakter kümesi Bilgisayarlar tarafından tutarlı olarak temsil edilebilmesi ve değiştirilebilmesi amacıyla dünyadaki tüm

338 Sözlük

yazma sistemlerindeki metin ve karakterlere izin vermek için tasarlanan bir endüstri standardı.

URL Web sayfalarının ve İnternet üzerindeki diğer kaynakların adreslerini temsil eder.

uzaktan yordam çağrıları (RPC) Outlook’un, kuruluşunuzun Exchange sunucusuyla iletişim kurma yöntemi.

üçüncü taraf eklentiler Daha büyük bir programın yeteneklerini genişleten başka bir şirket tarafından yaratılmış yazılım programı.

veri dosyası Komut ve yönergelerin oluşturduğu bir program dosyasından alınan metin, sayılar ya da grafikler biçimindeki verilerden oluşan dosya.

Web beacon’lar Bir Web sitesine ya da bir e-posta iletisine yerleştirilmiş, siteyi ziyaret eden ya da e-postayı gönderen kullanıcının davranışını izlemek için kullanılan bir grafik görüntüye oluşturulan bağlantı.

web günlüğü Bilgileri, düşünceleri ve görüşleri başkalarıyla paylaşmak için çevrimiçi olarak postalanan kişisel günlük.

Yapılacaklar Listesi Outlook’un, görevler ekleyebileceğiniz, son tarihler atayabileceğiniz, anımsatıcılar alabileceğiniz ve görevleri

tamamlanmış olarak işaretleyebileceğiniz yerleşik görev listesi.

yazdırma stili Bir belgenin yazdırıldığı zaman nasıl görüneceğiyle ilgili seçenekler. Outlook’ta, öğelere özel çeşitli yazdırma stilleri vardır ve sık kullanılan yazdırma ayarlarını kaydetmek için özelleştirilmiş yazdırma stilleri oluşturabilirsiniz.

yeniden gönderme Özgün bir iletinin yeni bir örneğini, iletilen bir iletiye eklenmiş olabilecek diğer bilgilerin hiç biri olmadan oluşturmak.

yerel biçimlendirme Metin ya da paragraf düzeyinde uygulanan biçimlendirme.

yinelenen Düzenli olarak tekrarlanan. Bir randevu, toplantı ya da olayı yinelenen olarak belirleyebilir ve yinelenmenin sıklığını belirtebilirsiniz. Outlook daha sonra, sizin belirlediğiniz ölçütlere dayanarak bir dizi öğe oluşturur.

Zengin Metin Biçimi (RTF) Bkz. Outlook Zengin Metin Biçimi (RTF)

zincir Birbirine yanıt olarak gönderilen iletiler dizisi.

339

DizinAabone olmak

Haber gruplarına, 250–51İnternet takvimlerine, 217RSS akışlarına (bkz. RSS akışları)

açılır araç çubukları, 102, 302AÇIN bölümleri, xxivaçmak

Baskı Önizleme, 137Denetim Masası, 14ekler, xliv, 117, 120e-posta iletileri, kendi penceresinde, 115, 120görev penceresi, 235ileti penceresi, 75kişi kayıtları, 42Kişisel Klasör dosyaları, 316klasörler, başka bir kullanıcıdan, 266notlar, lviolaylar, 187Outlook, 3randevu penceresi, 177, 184veri dosyaları, lxiii, 316

ad çubuğu, 31Adım Adım dizisi kuralları, xxiiiadlar, kişi . Bkz . kişilerAdobe Acrobat, e-posta iletisi sorunları, 83adres defterleri

aramak, xliiçevrimdışı, 286, 336oluşturmak, 52paylaşmak, xl, 53vermek, xl, 56

adres defterlerini göndermek, xl, 56Adres Kartları görünümü, 57adres kartları, xliadres listeleri

Exchange Server için, 37, 334genel, 37, 334görüntülemek, 38içindeki kişiler (bkz. kişilere)

Adresi Denetle iletişim kutusu, 41adresler, e-posta

doğrulamak, xli, 9, 82virgüllerle ayırmak, 329

ağ bağlantısı . Bkz . paylaşmakAkıllı Etiketler, 304akıllı kesme ve yapıştırma, 304Al Ve Ver Sihirbazı, 56alan kodları, 304Alan Seçicisi penceresi, 26alanlar

düzenlemek, 151eklemek/çıkarmak, xlviGelen Kutusu’nda, eklemek/silmek, 157–58yeniden sıralamak, 157

Alanları Göster iletişim kutusu, 151, 157alfabeler, 58alıcılara göre iletileri gruplamak, 150alıştırmalardaki arayüz öğeleri, biçimlendirmek,

xxivalıştırmalardaki kullanıcı girişleri, biçimlendirmek,

xxivalıştırmalardaki program arayüzü öğeleri,

biçimlendirmek, xxivalmak

dijital kimlikler, lxiv, 319dijital sertifikalar, 7SharePoint Kişiler Listesi, xli, 31

alt klasörler, oluşturmak, 263Anımsatıcı düğmesi, 184anımsatıcılar

ayarlamak, 232, 236erteleme ayarlamak, 233görevler için, 239kaldırmak, 233kapatmak, livrandevular için, 182, 184silmek, 240tanımlanmış, 336

Anında Ara, xlvi, 62, 144 . Ayrıca bkz . aramakkişiler, ile bulmak, xluygulamak, 145

animasyon, 304Ara Çubuğunu Kullanarak Tek Tuşla Oku seçeneği,

115Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesi, 250, 306Araç çubuğundaki Haber komutu, 250araç çubukları

birincil (bkz. Şerit)görüntülemek, 24

araç çubukları (devamı)Hızlı Erişim (bkz Hızlı Erişim Araç Çubuğu)kayan, 24komutlar, yeniden düzenlemek, lxiMini, 102, 302üzerindeki düğmeler, lxi, 306varsayılana sıfırlamak, lxi, 307yeni düzenlemesi, xii

Arama Klasörlerigörüntülemek, 160güncelleştirmek, 160içinde iletileri değiştirmek, 160oluşturmak, 160özelleştirilmiş, xlviiözelleştirmek, xlvii, 160yeniden adlandırmak, xlvii

Arama Metni iletişim kutusu, 310Arama Seçenekleri iletişim kutusu, 64aramak . Ayrıca bkz . Anında Ara

adres defterleri, xliiekler, 144Gelen Kutusu, 145görevler için, 231için seçenekleri ayarlamak, 64kişiler, xl, 63klasörler, tümü, 148notlar, 252son aramalar, 64sonuçları daraltmak, 145sonuçları temizlemek, 64

aramalardüzeltmek, 146için klasörler (bkz. Arama Klasörleri)içinde artık görünmeyen iletiler, 148ölçütler, eklemek, 146sonuçlar, klasör içinde görüntülemek (bkz. Arama

Klasörleri)temizlemek, 148

aramaları düzeltmek, 146 . Ayrıca bkz . aramakaramaları temizlemek, 64, 148Aramayı Temizle düğmesi, 64, 148Arka Plan Rengi düğmesi, 51Arşiv iletişim kutusu, 172arşiv, 333Aşağı Geri Getir/Ekranı Kapla düğmesi, 31ayarlamak

Outlook, 3, 7sunucu ayarları, 5, 8

Ayrıca Bakınız bölümleri, xxivAyrıntılar düğmesi, 42, 236Ayrıntılı Adres Kartları görünümü, 57

Bbağlam araç çubuğu, 102, 302bağlamak

kişiler, notlara, 254OneNote notlarını, Outlook’a, 243paylaşılan klasörlere, 268takvimleri, OneNote’a, 216

Bağlamsal sekmeler, 86Bağlan iletişim kutusu, 282basılı takvimler için Günlük Stil, 207Baskı Önizleme

açmak, 25, 67, 137, 208kaydırmak, 210

Baskı Önizleme düğmesi, 67Başlangıç sihirbazı, xxxvii, 3başlangıç tarihlerine göre iletileri gruplamak, 150başlatmak

e-posta iletileri, 75Outlook, Windows Vista’da, 3Outlook, Windows XP’de, xvi

başlık çubuğu, 31, 337başlıklar

eklemek, 140renklerle kodlamak, 161

bekletme ilkeleri, 169belge çalışma alanları

Outlook içinden oluşturmak, lvii, 269tanımlanmış, 334

belge kitaplıkları, 272–73belgelendirme yetkilileri, 318 . Ayrıca bkz . dijital

kimlikler .belgeler

başlık çubuğu, 31paylaşmak, lvii, 269–70, 272–73

Biçim Boyayıcısı düğmesi, 103biçimlendirme

Hızlı Stiller, 100–101için seçenekler, 100koleksiyonları (bkz. temalar)kopyalamak, 103temalar (bkz. temalar)varsayılan, 100

biçimlendirme işaretleri, 302bildirim pencereleri . Bkz . masaüstü uyarılarıBilgi Hakları Yönetimi (IRM), 321 . Ayrıca bkz . izinlerbilgi kopyaları, xlii, 82Bir Ağa Bağlan iletişim kutusu, 281Birleştirilmiş İletişim, 284bitiş tarihleri, görev

belirtmek, xlvBu Hafta için ayarlamak, 235

340 Arama Klasörleri

değiştirmek, 234göre iletileri gruplamak, 150

boyuta göre iletileri gruplandırmak, 150bölüm sekmeleri, xxiiiBu İletiyi Geri Çek iletişim kutusu, 88Business Contact Manager, 13Business Contact Manager’la birlikte Outlook

2007, 13Business Tools sekmesi, 35Büyük Posta klasörü, 160

CCD simgesi, xxivCD, kitabın ekindeki

içindeki kaynaklar, xxviiçindeki uygulama dosyaları, xxvnasıl kullanılır, xxiii

Ççalışma alanları, belge, lvii, 269–70, 272–73çalışma günü, ayarlamak, 205çalışma haftası

ayarlamak, li, 205görüntülemek, 201, 204tanımlanmış, 338varsayılan, 204

Çalışma Haftası görünümü, 198çevirmeli ağ bağlantısı, 334çevrimdışı adres defterleri, 286, 336çevrimdışı çalışmak, 283–84çevrimdışı içerik

belge kitaplıklarındaki dosyalar, 273karşıdan yükleme seçenekleri, 284tanımlanmış, 283

Çevrimdışı Sunucu Belgeleri, 273çözümlemek, tanımlanmış, 337

Ddağıtım listeleri, 46, 48 . Ayrıca bkz . kişilerdağıtım listelerini doldurmak, 46, 48 . Ayrıca

bkz . kişilerDaralt düğmesi, 61, 155daraltmak

e-posta iletileri, 61gruplar, xlvi, 155

menüler, 178değişiklik, izleme, 304Denetim Masası, 14devretmek

altklasör izni, 263görevler (bkz. görevleri atamak)klasörler, 263takvim denetimi, liii, 220

dış içerik, engellenmiş, 322Diğer Ayarlar iletişim kutusu, 158Diğer Eylemler düğmesi, 88Diğer Kullanıcının Klasörünü Aç iletişim kutusu,

266dijital imzalar

eklemek, lxiii, 319için simgeler, 319tanımlanmış, 334üzerindeki bilgileri görüntülemek, 319varsayılan olarak, 317

Dijital Kimlik Al/Ver iletişim kutusu, 319dijital kimlikler

almak, lxivalmak/vermek, lxiv, 319birden çok, 318

dijital sertifikalar, 7dijital sertifikaları doğrulamak, 7diller, diğerlerini görüntülemek, 58doğumgünleri, kişi kaydına girmek, 42donanım, toplantılar için istemek, 190dosya adı uzantıları, 90Dosya Ekle düğmesi, 89, 269Dosya Ekle iletişim kutusu, 89dosya ekleri, 90

açmak, xliv, 117, 120aramak, 144eklemek, xliigöre iletileri gruplamak, 149hakkında ayrıntıların önizlemesini

görüntülemek, 119için izinleri kısıtlamak, 321iletileri yanıtlarken, 124notlar, olarak iletmek, 257önizlemesini görüntülemekpaylaşılan (bkz. paylaşılan ekler)sabit diske kaydetmek, 117şifrelemek, 320 (ayrıca bkz. dijital kimlikler)ve iletiler arasında geçiş yapmak, 120

Dosya menüsü . Bkz . Office menüsüdosya türleri, 90dosyalar, iletilere eklemek . Bkz . eklerDurum Raporu Gönder düğmesi, 240durum, görev, 237 . Ayrıca bkz . görevler

durum, görev 341

duyarlılık, 98, 337düğmeler, araç çubuğu, 298 . Ayrıca bkz . belirli

düğme adları; sekmelereklemek, 299, 306için kenar boşluğu simgeleri, xxivkaldırmak, 301, 306taşımak, 300, 306üstündeki oklar, 32

Düğmeleri Yapılandır düğmesi, 256Düşük ayrıntı düzeyi, takvimdeki ayarlar, 202düz metin iletileri, lxiii, 80, 321, 336düzenleme, 333Düzenleme Yolları bölmesi, 230düzenlemek

görevler, 237kartvizitler, 51, 52kişiler, xxxviii–xxxix

Düzenler galerisi, 96Düzenleyici Seçenekleri penceresi, 299, 301

Eek CD

içindeki kaynaklar, xxviiçindeki uygulama dosyaları, xxvnasıl kullanılır, xxiii

Ek Seçenekleri görev bölmesi, 270ekip takvimleri, 274Ekle sekmesi, 35, 79, 179, 228eklemek

dosyalar, e-posta iletilerine (bkz. ekler)imzalar, xliiikartvizitler, iletilere, 91SmartArt, iletilerde, 92tablolar, 85

ekler, 90açmak, xliv, 117, 120aramak, 144eklemek, xliigöre iletileri gruplamak, 149hakkında ayrıntıları görüntülemek, 119için izinleri kısıtlamak, 321iletileri yanıtlarken, 124notlar, olarak iletmek 257Okuma Bölmesi’nde önizlemesini yapmak, 117,

119önizlemesini yapmak, xlivpaylaşılan (bkz. paylaşılan ekler)sabit diske kaydetmek, 117şifrelemek, 320 (Ayrıca bkz. dijital kimlikler)ve iletiler arasında geçiş yapmak, 120

Ekran İpuçlarıiçinde görüntülenen klavye kısayolları, açmak/

kapatmak, 304stil, ayarlamak, 302tanımlanmış, 337

elektronik kartvizitler, 49Arka Plan Rengi, uygulamak, 51başkalarına göndermek, 50düzenlemek, 51–52e-postayla göndermek, xlii, 91grafikler, eklemek, 51imza olarak, 109

elektronik notlar . Bkz . notlar; OneNoteengellemek

dış içerik, 322e-posta, 326

Engellenmiş Gönderenler Listesi, 326engellenmiş içerik, görüntülemek, lxiii, 322e-posta adresleri

doğrulamak, xli, 9, 82virgüller, kullanarak ayırmak, 329

e-posta adreslerini çözümlemek, xli, 9, 82e-posta adreslerini denetlemek, xli, 9, 82e-posta adreslerini doğrulamak, xli, 9, 82e-posta bölmesi . Bkz . Okuma Bölmesi e-posta dizileri, 334e-posta ekleri, 90

açmak, xliv, 117, 120aramak, 144eklemek, xliigöre iletileri gruplamak, 149hakkında ayrıntıların önizlemesini

görüntülemek, 119için izinleri kısıtlamak, 321iletileri yanıtlarken, 124notlar, olarak iletmek, 257önizlemesini görüntülemek, xliv, 117, 119paylaşılan (bkz. paylaşılan ekler)sabit diske kaydetmek, 117şifrelemek, 320 (ayrıca bkz. dijital kimlikler)ve iletiler arasında geçiş yapmak, 120

E-posta Hesabını Değiştir iletişim kutusu, 279e-posta hesapları

arasında geçiş yapmak, 10bağlanmak, xxxviifarklı türler için Outlook desteği, 2göre iletileri gruplamak, 150için farklı imzalar, 109profillere eklemek, 9–10

e-posta ileti penceresi, 75-80e-posta iletileri

adreslemek (bkz. iletileri adreslemek)

342 duyarlılık

alındı, istemek, 99Arka Plan Rengi, 104arşivlemek, xlviii, 169, 172 (ayrıca bkz. Otomatik

Arşiv)başlatmak, 75başlıklar, 161bayrakla işaretlemek, 131–32bilgi için, xlii, 82boyut, göre gruplandırmak, 150daraltmak, 61değiştirmek, gönderdikten sonra, 88dosyalar, eklemek (bkz. ekler)duyarlılığı, 98düz metin, 321düzenlemek, xlvi, 148, 151 (ayrıca bkz. klasörler)engellemiş içerik, görüntülemek 322eski, depolamak, xlviii, 169, 172 (ayrıca bkz.

Otomatik Arşiv)etiket, 122filtre uygulamak (bkz. kurallar)genişletmek, 61göndermek (bkz. iletileri göndermek)görevler, oluşturmak, xlv, 131gruplandırmak (bkz. iletileri gruplandırmak)için izinleri kısıtlamak, 99için renk kategorileri (bkz. renk kategorileri)içindeki ayrıcılar olarak virgüller, 329içindeki diyagramlar (bkz. SmartArt)içindeki grafikler (bkz. SmartArt)içindeki imzalar (bkz. imzalar)içindeki önceden tanımlanmış metin blokları

(bkz. imzalar)içindeki SmartArt diyagramları (bkz. SmartArt)içindeki tablolar, 85–86içindeki zamanlama bilgileri, liiletilmesini ya da kopyalanmasını engellemek,

99, 322iletmek (bkz. e-posta iletilerini iletmek)iptal etmek, xlii, 88izlemek, 99kartvizitler (bkz. kartvizitler)kaydetmek, için otomatik ayarları değiştirmek,

329kendi penceresinde açmak, 115, 120klasörler (bkz. klasörler)klasörlere taşımak, 167kurulum, yapılandırmak, lxvmetin, biçimlendirmek, xliiimetnini biçimlendirmek, xliiiOkuma Bölmesi’nde görüntülemek, 115Okuma Bölmesi’nde önizlemesini

görüntülemek, ardışık olarak, 115

okundu durumu, xliv, 116, 130, 152okundu olarak işaretlemek, xliv, 116, 130okunmadı olarak işaretlemek, 152okunmamış (bkz. okunmamış iletiler)oluşturmak, xliotomatik kaydetme ayarları, 329otomatik yanıt (bkz. otomatik yanıt iletileri)oy düğmeleri, 99, 122önemi (bkz. önem)önizlemesini görüntülemek, 26, 116–18, 153randevular, oluşturmak, xlv, 134sayfalarda ilerlemek, Ara Çubuğu’yla, 115sıralamak, 151silmek, xiiv, 125, 130stiller, 101şifrelemek, lxiii, 320Takvim öğeleri, içinden oluşturmak, 131, 134taslaklar, kaydetmek, 82temalar, uygulamak, xliiitoplantı katılanları, göndermek, 192varsayılan görünümü, 100yanıtladıktan sonra kapatmak, xlv, 123yanıtlamak (bkz. e-posta iletilerini yanıtlamak)yazdırmak, xlvyazı tipi boyutu, 103yazı tipi rengi, 103yeni, için bildirimler almak, 126–27yeniden çağırmak, xlii, 88

e-posta iletilerinde sanat . Bkz . SmartArt . e-posta iletilerindeki diyagramlar . Bkz . SmartArte-posta iletilerini düzenlemek, 148, 151e-posta iletilerini iletmek, xliv, 121, 124

için imza belirlemek, 122otomatik olarak, iş yeri dışındayken, lix, 290

(ayrıca bkz. otomatik yanıt iletileri; İş Yeri Dışı Yardımcısı)

önlemek, lxiii, 99, 322e-posta iletilerini okundu olarak işaretlemek,

116elle, xlivmasaüstü uyarılarıyla, xliv, 130

e-posta iletilerini yanıtlamak, xlivekler ve, 124 (ayrıca bkz. ekler)engellemek, lxiiiiçin imza belirlemek, 122otomatik olarak (bkz. otomatik yanıt iletileri; İş

Yeri Dışı Yardımcısı)sonra iletiyi kapatmak, xlv, 123tüm alıcılar eklenmiş, 121Tümünü Yanıtla işlevi, alıcılar için devre dışı

bırakmak, 122

e-posta iletilerini yanıtlamak 343

e-posta iletilerini yazdırmakbaşlıklar, 140kağıt seçenekleri, 139varsayılan seçeneklerle, 137yazdırma stilleri, 137

e-posta imzaları, 334E-posta Seçenekleri düğmesi, 81e-posta sunucusu, 334e-posta . Ayrıca bkz . e-posta hesapları; e-posta

iletileridijital imzalar, 317, 319dijital olarak imzalamak, 317, 319ekler (bkz. e-posta ekleri)güvenliğini sağlamak, 317önemsiz (bkz. önemsiz e-posta)seçenekleri, 327tanımlanmış, 334

e-posta’nın güvenliğini sağlamak, 317 . Ayrıca bkz . dijital imzalar; şifreleme; düz metin iletileri; Bilgi Hakları Yönetimi (IRM)

e-postaları dijital olarak imzalamak . Bkz . dijital kimlikler; dijital imzalar

e-postayı korumak, 317 . Ayrıca bkz . dijital imzalar; şifreleme; düz metin iletileri; Bilgi Hakları Yönetimi (IRM)

e-postayı korumak, 317 . Ayrıca bkz . dijital imzalar; şifreleme; düz metin iletileri; Bilgi Hakları Yönetimi (IRM)

e-postayla göndermek kartvizitler, xlii, 91kişiler, 91takvimler (bkz. takvimleri paylaşmak)

E-postayla Takvim Gönder iletişim kutusu, 214eski iletileri depolamak . Bkz . iletileri arşivlemekeşitlemek, 337etki alanları, e-posta içinde engellemek, 326Etkin Olmayan İleti bayrağı, 132Etkin Randevular görünümü, 198Etkinlikler düğmesi, 255etkinlikleri kaydetmek . Bkz . GünlükExchange Server, 189

adres listesi, 37, 334ayarlar, xxxviibağlanmak, sorun giderme, 7e-posta hesapları, için birden çok profil, 12e-posta hesapları, yalnızca birini yapılandırma

yeteneği, 11IMAP hesabı olarak, 7için Outlook desteği, 2üzerinde klasörleri paylaşmak, lvi, 262, 268

FFarklı Kaydet alanı, kişi kayıtlarında, 40Farklı Kaydet iletişim kutusu, 257filtre uygulamak

e-posta iletileri (bkz. kurallar)Gelen Kutusu, xlvi, 145görevler, yazdıkça, 231

formlarkaydetmek, 305kitaplıkları, erişmek, 305Kuruluşla İlgili Form Kitaplığı, yayımlamak, 305oluşturmak, 305Outlook’ta yer alan, 305özelleştirmek, 305özellikler, 305tanımlanmış, 334yayımlamak, 305yüklenen, erişmek, 305

forumlar, 334 . Ayrıca bkz . haber gruplarıGAL (Genel Adres listesi), 37, 334

Ggaleriler

Düzenler, 96Hızlı Stiller, 101Madde İşaretleri, 85Renkler, 96Sayfa Rengi, 104SmartArt Stilleri, 96Temalar, 105Yazı Tipi Renkleri, 103

Geçerli Görünümü Sıfırla düğmesi, 157geçiş yapmak

e-posta hesapları arasında, 10profiller arasında, 14

Gelen Kutusuarama sonuçlarını görüntülemek için filtre

uygulamak, 145filtre uygulamak, xlviiçinde aramak, 145içindeki alanlar, 157–58içindeki konuşmalar, 149içindeki zincirli konuşmalar, 149kılavuz çizgileri, özelleştirmek, 158sıralamak, kategoriye göre, xlviivarsayılan ayarlar, geri yüklemek, xlvi

Gelen Kutusu Özellikleri iletişim kutusu, 171

344 e-posta iletilerini yazdırmak

Gelen Kutusu’nu varsayılan ayarlarına sıfırlamak, xlvi

Gelişmiş araç çubuğugörüntülemek, 25Kişiler modülünde, 26Posta modülünde, 25Takvim modülünde, 26

gelişmiş e-posta seçenekleri, 327Genel Adres Listesi (GAL), 37, 334genel bakış sayfası, 25genel biçimlendirme

seçenekler, 100tanımlanmış, 334

Genişlet düğmesi, 61, 155genişletmek

e-posta iletileri, 61Gezinti Bölmesi, 21gruplar, xlvi

Gerçek Boyut düğmesi, 209Gerekli Katılımcılar durumu, 191Geri Al düğmesi, 26geri almak, 26gezinmek

kişilerde, 57klasörlerde, 25takvimlerde, 199, 202

Gezinti Bölmesigenişletmek, 199genişletmek, 21simge durumuna küçültmek, 21

gizlemekAlan Seçicisi penceresi, 26Gezinti Bölmesi, 21Okuma Bölmesi, 25randevular, 184sekmeler, 79Şerit, 79

Gizli alanı, xliiGizli Alanını Göster düğmesi, 82gizli kopya, xliiGizli, iletileri işaretlemek, 98gizliliği korumak, 322gizlilik, 322Gönder düğmesi, 53, 87, 90, 192, 239, 258, 267gönderdikten sonra iletileri değiştirmek, 88gönderenler, göre iletileri gruplandırmak, 150,

154Gönderilmiş Öğeler klasörü, 88görev anımsatıcıları

ayarlamak, 232, 236için yeniden uyarmayı ayarlamak, 233

silmek, 240Görev Ata düğmesi, 238Görev Ata simgesi, 238görev durumu

değiştirmek, 237güncelleştirmek, livraporlar, göndermek, liv, 240

görev istekleri, 238–39 . Ayrıca bkz . görevler atamak

görev kaynağı, tanımlanmış, 337görev listesi, 337 . Ayrıca bkz . Yapılacaklar ListesiGörev Listesine Dön düğmesi, 239görev oluşturmak, liii, 226, 232, 234–36

e-posta iletilerinden, xlv, 131iletileri bayraklarla işaretleyerek, 132

görev penceresi, 224, 235, 337görev sahibi, tanımlanmış, 337Görev Seçenekleri iletişim kutusu, 232Görev sekmesi, 228görevler

aramak, 231ayrıntılar, görüntülemek, 236başkalarına atamak (bkz. görevler atamak;

görev istekleri)bitiş tarihleri, ayarlar, xlv, 131, 236bitiş tarihleri, değiştirmek, 231, 234Bu Hafta tamamlanmak üzere bayrakla

işaretlemek, 235değiştirmek, 232devretmek, liiidurumu, 237görüntülemek, 229görünümler, 229–30güncelleştirmek, liii, 237hergün için bitmesi gerekenleri görüntülemek,

230içine eklenecek bilgi, 232kategoriler, değiştirmek, 235klasörler, için oluşturmak, liii, 231Okuma Bölmesi ayrıntıları, 234reddedilen, yeniden istemek, 239renk, için varsayılan ayarları değiştirmek, 232silmek, liv, 240, 242tamamlanan yüzde, değiştirmek, 237tamamlanan, görüntülemek, 241tamamlandı olarak işaretlemek, liv, 240–41tamamlanmamış, görüntülemek, 241uygunluğu, 231Yapılacaklar Listesi, içinden çıkarmak, 240yazdıkça filtre uygulamak, 231yeniden sıralamak, 230

görevler 345

Görevler düğmesi, 133, 225görevleri atmak, liii . Ayrıca bkz . görev istekleri

anımsatıcılar ayarlanmış olarak, 239hakkında durum raporları, 238ilerlemeyi izlemek, 238kişi kayıtlarından, 26, 44kuruluş dışında, 238

görevleri tamamlandı olarak işaretlemek, liv, 241

görüntü adı, kullanıcı adını değiştirmek, 9Görüntüleme Biçimi kutusu, kişi kayıtlarında, 40görüntülemek

Alan Seçisi penceresi, 26Günlük, 256Kişiler bölmesi, 255Okuma Bölmesi, 25

görüntülerengellenmiş, karşıdan yüklemek, 322e-posta iletilerinde (bkz. SmartArt)kartvizitlerde, 51 (ayrıca bkz. kartvizitler)yer tutucular, açmak/kapamak, 304

görünümler, 148 . Ayrıca bkz . belirli görünümlerGeçerli Görünüm listesi, 26geçiş yapmak, 148–49, 230görevler için, 229Günlük Görev Listesi için, geçmek, 230notlar için, 251özelleştirmek, 156özgün ayarlara sıfırlamak, 159takvim, 198–99tanımlanmış, 338varsayılan ayarlar, geri dönmek, 199Yapılacaklar Çubuğu için, aralarında geçiş

yapmak, 230Görünümü Özelleştir iletişim kutusu, 156, 201Gösterme Biçimi düğmesi, 184göstermek . Bkz . görüntülemekgrafikler

engellenmiş, karşıdan yükleme, 322e-posta iletilerinde (bkz. SmartArt)kartvizitlerde, 51 (ayrıca bkz. kartvizitler)yer tutucular, açmak/kapatmak, 304

grup zamanlamalarıgörüntülemek, 271oluşturmak, lvi, 271tanımlanmış, 334

Grup Zamanlamaları iletişim kutusu, 271Grupla kutusu, 26gruplar

daraltmak, 155genişletmek/daraltmak, xlvi

İletişim Kutusu Başlatıcı, 32, 36, 99tanımlanmış, 334

Gün görünümü, 199Gün/Hafta/Ay görünümü, 198güncelleştirmek

Arama Klasörleri, 160görevler, liii, liv, 237RSS akışları, 246toplantılar, 190

Günlüketkinleştirmek, 256görüntülemek, lv, 256ile etkinliklerini kaydetmek, lvtanımlanmış, 335

Günlük düğmesi, lv, 256Günlük Görev Listesi, 230Günlük Seçenekleri iletişim kutusu, 256Güven Merkezi, 317–21, 323Güvenli Alıcılar Listesi, 322, 325Güvenli Gönderenler Listesi, 322, 325güvenlik sertifikaları, 7Güvenlik Uyarısı ileti kutusu, 7

Hhaber akışları

abone olmak, liv, 248güncelleştirmek, 246kaldırmak, livklasörler, 246–47kullanılabilir olanları görüntülemek, 247okuyucular, 246silmek, 248

haber gruplarıeklemek, 251erişmek, 250okumak, 250tanımlanmış, 335

haber gruplarını okumak, 250haber okuyucuları, tanımlanmış, 250hafta numaraları, takvimde görüntülemek, 199haftalar . Bkz . çalışma haftasıHer Yerden Outlook, lvii, 279, 336Hesap Ayarları iletişim kutusu, 248hesap profilleri

adlandırmak, 15arasında geçiş yapmak, 14başlarken istemek, xxxviii, 16birden çok, 12depolama konumu, 12

346 görevler düğmesi

eklemek, 15geçerliyi görüntülemek, 14hesap profillerine e-posta hesapları eklemek,

9–10oluşturmak, xxxviiiseçmek, istendiğinde, 16varsayılan olarak ayarlamak, 12, 17yeniden adlandırmak, 15

hesaplar, e-postaarasında geçiş yapmak, 10bağlanmak, xxxviifarklı türler için Outlook desteği, 2göre iletileri gruplamak, 150için farklı imzalar, 109profillere eklemek, 9–10

Hızlı Başlatma çubuğu . Bkz . Hızlı Erişim Araç Çubuğu

Hızlı Başvuru, nasıl kullanılır, xxiiiHızlı Erişim Araç Çubuğu, 30, 298

düğmeler, eklemek, lx, 299düğmeler, kaldırmak, 301düğmeler, taşımak, 300komutlar, 31komutlar, eklemek, 77öğeleri eklemek, kişi penceresinde, 31özelleştirmek, 76, 299tanımlanmış, 336taşımak, 76–77

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir düğmesi, 76

Hızlı Stiller, 100, 336Hızlı Stiller galerisi, 101Hızlı Tıklatma Ayarla iletişim kutusu, 131Hızlı Tıklatma kategorileri, 161Hızlı Yazdır, 137Hizmete Kaydolma iletişim kutusu, 321HTML ileti biçimi, 80, 335HTTP

e-posta hesapları, 307tanımlanmış, 335üzerinden Outlook’a bağlanmak, lvii, 279

HTTP üzerinden RPC . Bkz . Her Yerden OutlookHypertext Markup Language (HTML) ileti

biçimi, 80, 335Hypertext Transfer Protocol (HTTP)

e-posta hesapları, 307tanımlanmış, 335üzerinden Outlook’a bağlanmak, lvii, 279

IIMAP ileti biçimi, 80, 335Internet Message Access Protocol (IMAP), 80,

335IRM (Bilgi Hakları Yönetimi), 321 . Ayrıca bkz .

izinler

İ .ics dosyaları, 213–14iç adresler, iletileri adreslemek, 81içindekiler tablosu, nasıl kullanılır, xxiiiİlet düğmesi, 124, 202ileti başlıklarını renklerle kodlamak, 161İleti düğmesi, 118İleti İçeriği Ve Eklerini Şifrele düğmesi, 320ileti izinlerini kısıtlamak, 99ileti önemi, 98

göre iletileri gruplandırmak, 150tanımlanmış, 335varsayılan, değiştirmek, 329

ileti penceresiaçmak, 75Şerit (bkz. Şerit)tanımlanmış, 74, 335

İleti sekmesi, 78ileti üstbilgileri

eklemek, 140renklerle kodlamak, 161tanımlanmış, 335

iletiler, e-postaadreslemek (bkz. iletileri adreslemek)alındı, istemek, 99Arka Plan Rengi, 104arşivlemek, xlviii, 169, 172 (ayrıca bkz. Otomatik

Arşiv)başlatmak, 75başlıklar, 161bayrakla işaretlemek, 131–32bilgi için, xlii, 82boyut, göre gruplandırmak, 150daraltmak, 61değiştirmek, gönderdikten sonra, 88dosyalar, eklemek (bkz. ekler)duyarlılığı, 98düz metin, 321düzenlemek, xlvi, 148, 151 (ayrıca bkz. klasörler)engellenmiş içerik, görüntülemek 322

iletiler, e-posta 347

iletiler, e-posta (devamı)eski, depolamak, xlviii, 169, 172 (ayrıca bkz.

Otomatik Arşiv)etiket, 122filtre uygulamak (bkz. kurallar)genişletmek, 61göndermek (bkz. iletileri göndermek)görevler, oluşturmak, xlv, 131gruplandırmak (bkz. iletileri gruplandırmak)için izinleri kısıtlamak, 99için renk kategorileri (bkz. renk kategorileri)içindeki ayrıcılar olarak virgüller, 329içindeki diyagramlar (bkz. SmartArt)içindeki grafikler (bkz. SmartArt)içindeki imzalar (bkz. imzalar)içindeki önceden tanımlanmış metin blokları

(bkz. imzalar)içindeki SmartArt diyagramları (bkz. SmartArt)içindeki tablolar, 85–86içindeki zamanlama bilgileri, liiletilmesini ya da kopyalanmasını engellemek,

99, 322iletmek (bkz. e-posta iletilerini iletmek)iptal etmek, xlii, 88izlemek, 99kartvizitler (bkz. kartvizitler)kaydetmek, için otomatik ayarları değiştirmek,

329kendi penceresinde açmak, 115, 120klasörler (bkz. klasörler)klasörlere taşımak, 167kurulum, yapılandırmak, lxvmetin, biçimlendirmek, xliiimetnini biçimlendirmek, xliiiOkuma Bölmesi’nde görüntülemek, 115Okuma Bölmesi’nde önizlemesini

görüntülemek, ardışık olarak, 115okundu olarak işaretlemek, xliv, 116, 130okunmadı olarak işaretlemek, 152okunmamış (bkz. okunmamış iletiler)oluşturmak, xliotomatik kaydetme ayarları, 329otomatik yanıt (bkz. otomatik yanıt iletileri)oylama düğmeleri, 99, 122önemi (bkz. önem)önizlemesini görüntülemek, 26, 116–18, 153randevular, oluşturmak, xlv, 134sayfalarda ilerlemek, Ara Çubuğu’yla, 115silmek, xiiv, 125, 130stiller, 101şifrelemek, lxiii, 320Takvim öğeleri, içinden oluşturmak, 131, 134taslaklar, kaydetmek, 82

temalar, uygulamak, xliiitoplantı katılanları, göndermek, 192varsayılan görünümü, 100yanıtladıktan sonra kapatmak, xlv, 123yanıtlamak (bkz. e-posta iletilerini yanıtlamak)yazdırmak, xlvyazı tipi boyutu, 103yazı tipi rengi, 103yeni, için bildirimler almak, 126–27yeniden çağırmak, xlii, 88

iletiler göndermek, xli, 87 . Ayrıca bkz . e-posta iletileri

bilgi kopyaları, xlii, 82birden çok hesaptan, 10Gönderilmiş Öğeler klasörü, 88OneNote’a, xlviii, 168toplantı katılanlarına, 192yapılandırmak, lxv

iletilere dosyalar eklemek . Bkz . ekleriletileri adreslemek

ayırıcı olarak virgül kullanmak, 81bilgi kopyası olarak, 82birden çok kişiye, 81iç adreslere, 81kişi kayıtlarından, 44kişilere, 38önce kontrol etmek, 82

iletileri adreslerken ayırıcı olarak virgül kullanmak, 81, 329

iletileri arşivlemek, 169çalışırken iptal etmek, 172elle, xlviiiklasör seçenekleri, xlviii, 172otomatik olarak (bkz. Otomatik Arşiv)

iletileri bayrakla işaretlemekile görev bitiş tarihi ayarlamak, 131ile görevler oluşturmak, 132

iletileri Bilgi kopyası olarak göndermek, xlii, 82iletileri dosyalamak . Bkz . iletileri arşivlemekiletileri geri çekmek, xlii, 88, 336iletileri gruplandırmak, 149

gönderene göre, 154renk kategorilerine göre, 161, 164

iletileri iptal etmek, xlii, 88iletileri otomatik olarak yanıtlamak . Ayrıca bkz .

İş Yeri Dışı Yardımcısıalıcıları kısıtlamak, lx, 294kapatmak, 291oluşturmak, lix, 289yapılandırmak, lix, 290zamanlamak, lx, 293

iletileri yeniden göndermek, 88, 337iletilerin arka plan rengi, 104

348 iletiler göndermek

iletişim kutularıAdresi Denetle, 41Al/Ver Dijital Kimlik, 319Alanları Göster, 151, 157Arama Metni, 310Arama Seçenekleri, 64Arşiv, 172Bağlan, 282Başka Kullanıcının Klasörünü Aç, 266Bir Ağa Bağlan, 281Bir Takvimi E-posta Yoluyla Gönder, 214Bu İletiyi Geri Çek, 88Diğer Ayarlar, 158Dosya Adını Ekle, 89E-posta Hesabını Değiştir, 279Farklı Kaydet, 257Gelen Kutusu Özellikleri, 171Görev Seçenekleri, 232Görünümü Özelleştir, 156, 201Grup Zamanlamaları, 271Günlük Seçenekleri, 256Hesap Ayarları, 12, 248Hızlı Tıklatma Ayarla, 131Hizmete Kaydolma, 321İmzalar Ve Yazı Tipleri, 107İnternet Hesapları, 251İş Yeri Dışı Yardımcısı, 288, 292Kart Resmi Ekle, 51Kartvizit Ekle, 91Kartviziti Düzenle, 51Kategoriyi Yeniden Adlandır, 45Kişileri Seç, 254Klasör Özellikleri, 264Komutları Yeniden Düzenle, 306Konum Bilgileri, 40Kuralı Düzenle, 289Kurallar Ve Uyarılar, 26, 310, 312Masaüstü Uyarısı Ayarları, xliv, 128Microsoft Exchange Proxy Ayarları, 279Microsoft Exchange, 279Microsoft Kişisel Klasörü Oluştur, 315Not Kişileri, 254Otomatik Arşiv, 170Outlook Veri Dosyası Oluştur Veya Aç, 315Öğeleri Taşı, 167Önemsiz E-posta Seçenekleri, 324Özel Görünüm Düzenleyicisi, 159Özel, 242Özelleştir, 306Posta Kurulumu, 14Posta, 15–16Profil Seç, 16

Randevu Yinelenme, 185, 187Renk Kategorileri, 46, 162Sayfa Düzeni, 138, 209Sayfaları Taşı Veya Kopyala, 216Seçenekler, 107, 127, 169, 327SmartArt Grafiği Seç, 92Takvim Seçenekleri, 195, 203, 205–206Takvime Tatilleri Ekle, 203Temsilci İzinleri, 221Toplantı Planla, 26Üyeleri Seç, 47Web Sayfası Olarak Kaydet, 212Yapılacaklar Çubuğu Seçenekleri, 22Yazdır, 66, 137, 208Yazı Tipi, 37Yeni İmza, 108Yeni Kategori Ekle, 163Yeni Klasör Yarat, 53, 166, 231, 311Yeni Outlook Veri Dosyası, 314Yeni Profil, 15Yeni Üye Ekle, 48Yeni Zaman Teklif Et, 195Saat Dilimleri, 206

İletişim Kutusu Başlatıcı, 32, 36, 99, 334İletiyi Dijital Olarak İmzala düğmesi, 319imzalar

biçimlendirmek, 108birden çok, farklı hesaplar için, 109eklemek, xliiihesaplarla ilişkilendirmek, 109iletilerden silmek, 110olarak kartvizitler, 109oluşturmak, xliii, 106–107tanımlanmış, 337varsayılan olarak eklemek, 109varsayılan, ayar, 109yanıtlar ve iletilenler için farklı belirtmek, 122

İmzalar düğmesi, 107İmzalar Ve İleti Örnekleri iletişim kutusu, 107insanlar . Bkz . kişilerİnternet aramaları, 44İnternet Hesapları iletişim kutusu, 251İnternet takvimleri, 216İpucu paragrafları, xxivİsteğe Bağlı Katılan durumu, 191istemci kuralları, 307, 333istenmeyen e-posta, 323

alındı bildirimleri, 322koruma düzeyi, seçmek, 324otomatik olarak silmek, 325tanımlanmış, 337Web beacon’lar, 322

istenmeyen e-posta 349

İş Yeri Dışı Yardımcısı . Ayrıca bkz . otomatik yanıt iletileri

Exchange Server 2003 özellikleri, 288Exchange Server 2007 özellikleri, 292tanımlanmış, 336

İş Yeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusu, 288, 292işbirliği siteleri

Outlook’a bağlanmak, lvii, 272takvimler, 274

işlem diyagramları . Bkz . SmartArtizinler . Ayrıca bkz . Bilgi Hakları Yönetimi (IRM)

alt klasör oluşturmak için, vermek, 263kısıtlamak, 99klasörleri görüntülemek için, istemek, 266klasörleri paylaşmak için, 262takvimler için, devretmek, liii, 20tanımlanmış, 336

izlemekdeğişiklikler, 304etkinlikler (bkz. Günlük)iletiler, 99

KKAPAT bölümü, xxivKapat düğmesi, 31, 253kapatmak

anımsatıcılar, live-posta iletilerini, yanıtladıktan sonra, xlv, 123masaüstü uyarıları, xliv, 128menüler, 35notlar, 253Okuma Bölmesi, 23Otomatik Önizleme, 26veri dosyaları, lxiiiYapılacaklar Çubuğu, 22

karakter konumlandırma seçenekleri, 304karşıdan yüklemek

engellenen resimler, 322İnternet takvimler, 217

Kart Resmi Ekle iletişim kutusu, 51Kartvizit Ekle düğmesi, 91Kartvizit Ekle iletişim kutusu, 91Kartviziti Düzenle iletişim kutusu, 51kartvizitler, 49

arka plan rengi, uygulamak, 51başkalarına göndermek, 50düzenlemek, 51, 52e-posta göndermek, xlii, 91grafikler, eklemek, 51imza olarak, 109

kartvizitlerdeki logolar, 51 . Ayrıca bkz . kartvizitler

Karvizit düğmesi, 51Kategori çubuğu, 161kategori görünümleri, 148kategoriler, 44, 161

eklemek, 163e-posta iletileri, atamak, 99geçerli olanı görüntülemek, 162göre Gelen Kutusu’nu sıralamak, xlviigöre iletileri gruplamak, 149, 161, 164göre kişileri gruplamak, 60görevler için, değiştirmek, 235Hızlı Tıklatma kategorileri, 161içinde iletileri görüntülemek, 161kısayol tuşları, atamak, 163kişiler, atamak, xxxix, 45oluşturmak, xlviirenkler, değiştirmek, xlvii, 163standart, 44takvimlere göre gruplanmış olarak

görüntülemek, 199tanımlanmış, 333tatiller için, eklemek, 203uygulamak, 161varsayılan, ayar, 161varsayılanı görüntülemek, xlviiyeniden adlandırmak, xlvii, 162

Kategorilere Ayır düğmesi, 45, 161–62Kategorilere Ayrılmış Posta klasörü, 160Kategoriye Göre görünümü, 199Kategoriyi Yeniden Adlandır iletişim kutusu, 45Katılanları Davet Et düğmesi, 181katılımcılar . Bkz . olaylar; toplantılar .kayan menü/araç çubukları, 24, 334kaydedilen adresler . Bkz . kişilerKaydet ve Kapat düğmesi, 41, 46, 184, 188, 236kaydetmek

ekler, sabit diske, 117e-posta iletileri, 82, 329formlar, 305kurallar, 312notlar, lvi, 253, 257takvimler, Web sayfası olarak, lii, 212taslaklar, lxiv

kayıtlar, kişi . Ayrıca bkz . kişilergörevler atamak, 44Görüntüleme Şekli kutusu, 40iletileri adreslemek, 44İnternet aramaları yapmak, 44Kartvizit alanı (bkz. elektronik kartvizitler)Kayıt türü alanı, 40kişi adreslerinin haritaları, görüntülemek, 44

350 İş Yeri Dışı Yardımcısı

toplantı istekleri, oluşturmak, 44Web siteleri, görüntülemek, 44

kaynaklar, toplantılar için istemek, 190kesme ve yapıştırma, 304kılavuz çizgileri, 158kimlik avı iletileri, 323, 336 . Ayrıca bkz . önemsiz

e-postakişi adreslerinin haritaları, görüntülemek, 44kişi kayıtları

adres kartları olarak, 57bağlantılı öğeler, görüntülemek, 255gezinmek, 57görevler atamak, 44Görüntüleme Şekli kutusu, 40görüntülemek, 33, 56, 255görünümler, xl, 57iletileri adreslemek, 44İnternet aramaları yapmak, 44Kartvizit alanı (bkz. elektronik kartvizitler)kartvizit olarak (bkz. elektronik kartvizitler)Kayıt Türü alanı, 40kişi adreslerinin haritaları, görüntülemek, 44notlar, eklemek, lv, 254oluşturmak, xxxviii, 33OneNote, bağlanmak, xli, 71renk kategorileri, xxxix, 45, 60renk kategorisine göre gruplandırmak, 60seçili olanı yazdırmak, 67, 70sıralamak, xl, 59tanımlanmış, 333telefon listesi olarak, 57toplantı istekleri, oluşturmak, 44Web siteleri, görüntülemek, 44

kişi penceresiHızlı Erişim Araç Çubuğu’nda, öğeleri eklemek,

31içindeki sekmeler, 35tanımlanmış, 333

kişileradlar, girmek, 40aramak, xl, 63dağıtım listeleri, 46, 48diğer ayrıntılar, görüntülemek, 42doğumgünleri, girmek, 42düzenlemek, xxxviii–xxxixe-posta adresleri, girmek, 40e-posta göndermek, 91Günlük, içinde etkinlikleri kaydetmek, 256hakkında bilgiler girmek için pencere, 31, 35için açılış kayıtları, 42için bilgileri depolamak, 39ilişkili Web sayfası, görüntülemek, 26

klasörler (bkz. kişi klasörleri)Outlook öğelerini adreslemek, 26, 38sokak adresi, 40–41tanımlanmış, 333telefon numaraları, girmek, 40varsayılan posta adresleri, görüntülemek, 41

Kişiler bölmesi, 33, 255Kişiler düğmesi, 33kişiler klasörü

depolama konumu, seçmek, 54oluşturmak, xxxix, 53paylaşmak, 53tanımlanmış, 38, 333

Kişiler listesi, 47Kişiler modülü, tanımlanmışKişiler sekmesi, 35Kişileri Seç iletişim kutusu, 254Kişisel Klasör dosyalarını yedeklemek, 314Kişisel Klasörler dosyası

açmak, 316genişletmek, 316içindeki klasörler, varsayılan, 3161iletileri taşımak, lxiiklasörler, taşımak, 316oluşturmak, lxii, 56, 314Outlook’un eski sürümlerine vermek, 315tanımlanmış, 336yedeklemek, 314

Kişisel, iletileri ayarlamak, 98kişiselleştirmek . Bkz . özelleştirmekkitabın dizini, nasıl kullanılır, xxiiikitaplıklar, belge, 272–73 . Ayrıca bkz . belge

çalışma alanlarıkitaptaki alıştırmalar için sistem gereksinimleri,

xxviikitaptaki bölüm sekmeleri, nasıl kullanılır, xxiiiTakvim’deki zaman dilimleri, arasında geçiş

yapmak, 198klasörler

açmak, başka bir kullanıcıdan, 266adlar, kalın, 160arşiv ayarları, 172çevrimdışı erişmek, 285çevrimdışı kullanım için işaretlemek, lixdenetimini devretmek, 263gezinmek, 25görevler için, liii, 231görüntülemek, 168görüntülemek için izin, istemek, 266içinde iletileri düzenlemek, 165iletileri içine taşımak, 167izinler, değiştirmek, 264

klasörler 351

klasörler (devamı)kalın adlar, 160kişi bilgileri için, xxxix, 38, 53–54oluşturmak, xlviii, 53, 166paylaşılan, bağlanmak, 268paylaşmak, lvi, 262RSS akışları için, 246–47SharePoint belge kitaplıkları olarak, 272taşımak, 316var olan görünümler, görüntülemek, 26yapılandırmak, 165

klasörleri yapılandırmak, 165klavye kısayolları

Ekran İpuçları’nda, açmak/kapatmak, 304kullanılabilir olanlar, 298renk kategorilerine atamak, 163tanımlanmış, 335

komutlar, 298Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda (Hızlı Erişim Araç

Çubuğu)listesini görüntülemek, 300yeni düzenlemesi, xii

Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusu, 306konferans salonları, istemek, 190 . Ayrıca bkz .

toplantılarkonulara göre iletileri gruplandırmak, 150konuşmalar, 149kopyalamak

biçimlendirmek, 103e-posta iletileri, önlemek, 99metin, 304takvim öğeleri, takvimler arasında, 219

KULLAN bölümleri, xxivkullanıcı adı

ayarlamak, 302görünen adla değiştirmek, xli, 9, 82

kullanıcı klasör erişimi, lvi, 262kullanıcı ortamı, 30Kuralı Düzenle iletişim kutusu, 289Kurallar sihirbazı, 308Kurallar Ve Uyarılar iletişim kutusu, 26, 310, 312Kurallar Ve Uyarılar penceresi, 308kurallar, 307

çalıştırmak, 312eylemler, belirtmek, 310HTTP e-posta hesapları ve, 307istemci, 307kaydetmek, 312oluşturmak, lxii, 308ölçütler, belirtmek, 309sunucu, 307şablonlar, 309

tanımlanmış, 337yönetmek, 26

kurmakdijital sertifikalar, 7uygulama dosyaları, xxviiiyazıcılar, 140, 208

kurulumda sorun giderme, 7Kuruluşla İlgili Form Kitaplığı, 305kuruluşlar, içinde iletileri adreslemek, 81

Llisteler

içinde düzeyi değiştirmek, 85içindeki öğeleri yükseltmek/indirgemek, 85oluşturmak, 84

MMadde işaretleri düğmesi, 84Madde işaretleri galerisi, 85madde işaretli liste öğelerini indirgemek, 85madde işaretli liste öğelerini yükseltmek, 85madde işaretli listeler

içinde düzeyi değiştirmek, 85içindeki liste öğelerini yükseltmek ya da

indirgemek, 85oluşturmak, 84

Masaüstü Arama Motoru . Bkz . Anında Aramasaüstü uyarıları . Ayrıca bkz . anımsatıcılar

e-posta iletileri için, 126görünür olduğu süreyi ayarlamak, 129ile iletileri okunmuş olarak işaretlemek, xliv, 130ile iletileri silmek, xliv, 130kapatmak, xliv, 128özelleştirmek, xliiirandevular için, 182, 184saydamlık, ayarlamak, 129tanımlanmış, 333taşımak, xliii, 129yönetmek, 26

Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusu, xliv, 128–29

menü çubuğukayan, 24sürüklemek, 23taşımak, 23yanaştırmak, 23

menü çubuğunu dondurmak, 23

352 klasörleri yapılandırmak

menü çubuğunu sürüklemek, 23menüler

daraltmak, 178kapatmak, 35yeni düzenleme, xii

metinbiçimlendirmesini kopyalamak, 103için yazı tipleri, 100, 103kopyalanan, için kaynak ya da hedef

biçimlendirmeyi seçmek, 304madde işaretli listeye dönüştürmek, 84

metin animasyonu, 304Metin Bölmesi düğmesi, 93metin dosyaları, notlar olarak, 257metin iletileri, lxiii, 80, 321metin kaydırma, 304Metni Biçimlendir sekmesi, 36, 80, 179, 228metni kaydırmak, 304metni madde işaretli listeye dönüştürmek, 84Microsoft Bilgi Bankası, xxxvMicrosoft Exchange iletişim kutusu, 279Microsoft Exchange Proxy Ayarları iletişim

kutusu, 279Microsoft Exchange Server, 189

adres listesi, 37, 334ayarlar, xxxviibağlanmak, sorun giderme, 7e-posta hesapları, birden çok profil için, 12e-posta hesapları, yalnızca birini yapılandırma

yeteneği, 11IMAP hesabı olarak, 7Outlook desteği için, 2tanımlanmış, 335üzerinde klasörleri paylaşmak, lvi, 262, 268

Microsoft Kişisel Klasörü Oluştur iletişim kutusu, 315

Microsoft Office 2007, xxviMicrosoft Office Düğmesi, 30, 335Microsoft Office OneNote

e-posta iletilerini göndermek, xlviii, 168içinde notlar, Outlook’a bağlamak, 243içinde notlar, taşımak, 216içinde sayfaları taşımak, 168kişiler, bağlamak, xli, 71takvimler, bağlanmak, lii, 216

Microsoft Office Outlookbaşlatmak, 3Gelen Kutusu (bkz. Gelen Kutusu)Gezinti Bölmesi, 21, 199kullanım alanları, xikurmak, 3, 7

otomatik kurulum, 3özelleştirmek, lxi, 301profiller (bkz. profiller)sol bölme, 21, 199tarafından desteklenen e-posta hesapları, 2

Microsoft Office SharePoint Server 2007 belge kitaplıkları, lvii, 272-73

Microsoft Press Bilgi Bankası, xxxiMicrosoft Ürün Destek Hizmetleri, xxxvMicrosoft Windows SharePoint sitesi, 193Microsoft Windows XP

Başlat menüsü, xviiçindeki iletişim kutuları, gezinmek, xviiOutlook’u başlatmak, xvisanal özel ağ (VPN) bağlantısı, altında kurmak,

lviii, 282uygulama dosyaları, yönetmek, xv

Mini araç çubuğu, 102, 302, 335Mobil Adres Defteri, 38, 335

Nmodüller, tanımlanmış, 335Not Kişileri iletişim kutusu, 254Notlar düğmesi, 252notlar, 251 . Ayrıca bkz . OneNote

açmak, lvibiçimlendirmek, lvdosyalar, olarak kaydetmek, 257görüntülemek, 252görünümler, 251içinde aramak, 252içindeki köprüler, 253iletmek, lvi, 257kapatmak, 253kaydetmek, 253kaydetmek, dosya olarak, lvikişiler, eklemek, lv, 254metin, eklemek, 253Okuma Bölmesi ve, 252oluşturmak, lv, 253paylaşmak, 257renk, 252tanımlanmış, 335varsayılan ayarlar, 252

notlardaki köprüler, 253notları iletmek, lvi, 257numaralandırılmış adımlar, kullanılan

biçimlendirme kuralları, xxiv

numaralandırılmış adımlar, kullanılan biçimlendirme kuralları 353

OOffice 2007 için bellek gereksinimleri, xxviiOffice 2007 için ekran gereksinimleri, xxviiOffice 2007 için gereken işletim sistemi sürümü,

xxviiOffice 2007 için gerekli minimum ekran

çözünürlüğü, xxviiOffice 2007 için işlemci gereksinimi, xxviiOffice 2007 için minimum bağlantı hızı, xxviiOffice 2007 için RAM gereksinimi, xxviiOffice 2007 için sabit disk gereksinimleri, xxviiOffice 2007 için sistem gereksinimleri, xxviOffice Düğmesi, 30, 335Office menüsü, 30, 178Office Online Web sitesi, 217Okuma Bölmesi

açmak/kapatmak, 25görüntülemek, 230içinde ardışık iletileri görüntülemek, 115içinde eklerin önizlemesini görüntülemek, 117,

119içinde e-posta iletilerinin önizlemesini

görüntülemek, 118içinde görev ayrıntıları, 234içinde iletileri görüntülemek, 115kapatmak, 23konumu, 115notlar ve, 252taşımak, 22

okunmamış iletilerbelirtmek için değişen imleç, 329görünümü, 115, 153olarak iletileri işaretlemek, 152yalnızca görüntülemek, 155

Okunmamış Posta klasörü, 160olay pencereleri

açmak, 187arasında geçiş yapmak, 180–81tanımlanmış, 176, 334

Olay sekmesi, 181Olaylar görünümü, 198olaylar . Ayrıca bkz . randevular

açmak, 187oluşturmak, 180, 187takvimler, göre gruplanmış olarak, 198tanımlanmış, 186, 334toplantılar, dönüştürmek, 190yinelenen, xlix, 187–88zamanlamak, xlix

olayları ve randevuları zamanlamak . Bkz . randevular; olaylar

OneNote . Ayrıca bkz . notlare-posta iletilerini göndermek, xlviii, 168içindeki notlar, Outlook’a bağlamak, 243içindeki notlar, taşımak, 216içindeki sayfaları taşımak, 168kişiler, bağlamak, xli, 71takvimler, bağlamak, lii, 216

OneNote’a Gönder düğmesi, 168OneNote’ta Bağlı Toplantı Notları Aç Veya

Oluştur düğmesi, 216Orta ayrıntı düzeyi, takvimde ayarlamak, 202ortam, 30otomatik arama filtresi, xlvi, 62, 144 . Ayrıca bkz .

aramakişiler, bulmak, xluygulamak, 145

Otomatik Arşiv, 169ayarlar, xlviii, 171reddetmek, 171seçenekler, 172tanımlı, 333

Otomatik Arşiv iletişim kutusu, 170Otomatik Düzelt seçenekleri, 302Otomatik Kaydet, 329otomatik kurulum

sorun giderme, 7tanımlı, 3

Otomatik Önizleme, 26, 116–17, 153Otomatik Önizleme’yi açmak, 117, 153Outlook

başlatmak, 3Business Contact Manager ile, 13Gelen Kutusu (bkz. Gelen Kutusu)Gezinti Bölmesi, 21, 199kullanım alanları, xikurmak, 3, 7otomatik kurulum, 3özelleştirmek, lxi, 301profiller (bkz. profiller)tarafından desteklenen e-posta hesapları, 2

Outlook 2007 Başlangıç sihirbazı, xxxvii, 3Outlook 2007 Standart Formlar Kitaplığı, 305Outlook Adres Defterleri, tanımlanmış, sayfa

336Outlook Bugün sayfası, 25Outlook formları

kaydetmek, 305kitaplıklar, erşimek, 305Kuruluşla İlgili Form Kitaplığı, yayınlamak, 305oluşturmak, 305

354 Office 2007 için bellek gereksinimleri

Outlook içindeki, 305özelleştirmek, 305özellikler, 305yayımlamak, 305yüklenen, erişmek, 305

Outlook Veri Dosyaları görünümü, 199Outlook Veri Dosyası Oluştur veya Aç iletişim

kutusu, 315Outlook Web Erişimi (OWA), 283Outlook with Business Contact Manager, 13Outlook Zengin Metin Biçimi (RTF),

tanımlanmış, 336Outlook’a HTTP üzerinden bağlanmak, lvii, 279OWA (Outlook Web Erişimi), 283oylama düğmeleri, 99, 122, 338

ÖÖğeleri Taşı iletişim kutusu, 167Öğeyi Sil düğmesi, 130ölçü birimleri, 304Önbellek Exchange Modu

karşıdan yükleme seçenekleri, 284tanımlı, 283, 333

öncelik . Bkz . önemönem, 98

göre iletileri gruplamak, 150tanımlanmış, 335varsayılan, değiştirmek, 329

Önemli paragraflar, xxivÖnemsiz E-posta Filtresi, lxiv, 323Önemsiz E-posta Seçenekleri iletişim kutusu,

324önemsiz e-posta, 323

alındı bildirimleri, 322koruma düzeyi, seçmek, 324otomatik olarak silmek, 325tanımlanmış, 335Web beacon’lar, 322

Önizleme düğmesi, 208önizlemeyi görüntülemek

ekler, xliv, 117, 119e-posta iletileri, 26, 116–17, 153yazdırıldığı gibi (bkz. Baskı Önizleme)

özel depolar, 314, 336Özel düğmesi, 184Özel Görünüm Düzenleyicisi iletişim kutusu,

159Özel iletişim kutusu, 242Özel olarak öğeleri işaretlemek, 98, 184Özelleştir iletişim kutusu, 306

özelleştirmekArama Klasörleri, xlvii, 160formlar, 305Hızlı Erişim Araç Çubuğu, 76, 299Outlook, lxi, 301Yapılacaklar Çubuğu, 22

PPano görev bölmesi, 36pano, Business Contact Manager, 13paylaşılan ekler, 87

göndermek, lvii, 270ile belge çalışma alanları oluşturmak, 269tanımlanmış, 337

paylaşılan kaynaklar, 190paylaşılan toplantı siteleri, 193paylaşmak

adres defterleri, xl, 53belgeler, lvii, 269–70, 272–73için izinler, değiştirmek, 264kişiler klasörleri, 53klasörler, lvi, 262notlar, 257

pazarlama iletişimleri, Business Contact Manager’la dağıtmak, 13

POP3, 336Post Office Protocol 3 (POP3), 336posta adresi, kişiler için varsayılanı belirtmek,

41Posta iletişim kutusu, 15, 16Posta Kurulumu iletişim kutusu, 14Posta Kutusu Temizleme, 169posta kutusunun, boyutunu görüntülemek, 169Posta modülü, 74Profil Seç iletişim kutusu, 16profiller

adlandırmak, 15arasında geçiş yapmak, 14başlangıçta sormak, xxxviii, 16birden çok, 12depolama konumu, 12eklemek, 15e-posta hesapları eklemek, 9–10geçerli olanı görüntülemek, 14oluşturmak, xxxviiiseçmek, istendiğinde, 16varsayılan olarak ayarlamak, 12, 17yeniden adlandırmak, 15

profilleri adlandırmak, 15

profilleri adlandırmak 355

projeler, Business Contact Manager’le düzenlemek, 13

.pst dosyalarıaçmak, 316genişletmek, 316içindeki klasörler, varsayılan, 3161iletileri taşımak, lxiiklasörler, taşımak, 316oluşturmak, lxii, 56, 314Outlook’un eski sürümüne vermek, 315yedeklemek, 314

Rrandevu penceresi

açmak, 177, 184içindeki Şerit, 178olay penceresine geçmek, 180tanımlanmış, 176, 333toplantı penceresine geçmek, 181

Randevu sekmesi, 179Randevu Yinelenme iletişim kutusu, 185, 187randevular için uyarılar, 182, 184randevular . Ayrıca bkz . olaylar

açmak, 184doğrudan takvime eklemek, 183eklemek, 184gizlemek, 184için anımsatıcılar, 182, 184İş Yeri Dışında, olarak saatleri göster, 184oluşturmak, xlv, 134, 177oluşturmak, e-posta iletilerinden, Özel, olarak işaretlemek, 184saat dilimi, ayarlama, 180–81saat, değiştirmek, 184takvimler, gruplara göre görüntülenen, 198tanımlanmış, 182, 333taşımak, xlix, 183uygunluğu göstermek, 182Yapılacaklar Çubuğu’nda gösterilen sayıyı

değiştirmek, 22yinelenen, 182, 185, 188zamanlamak, xlviii

randevuları yinelemek, 182, 185, 188Really Simple Syndication (RSS) akışları

abone olmak, liv, 248güncelleştirmek, 246kaldırmak, livklasörler, 246–47kullanılabilir olanları görüntülemek, 247okuyucular, 246

silmek, 248tanımlanmış, 336

reddedilen görevler, yeniden istemek, 239renk

arka plan, 51, 104görevlerdeki renkler, değiştirmek, 232kartvizitler, uygulamak, 51not renkleri, değiştirmek, 252yazı tipi, 103

renk kategorilerieklemek, 163e-posta iletileri, atamak, 99geçerli olanı görüntülemek, 162göre Gelen Kutusu’nu sıralamak, xlviigöre gruplandırmak, 60, 149, 161, 164görevler için, değiştirmek, 235Hızlı Tıklatma kategorileri olarak, 161içinde iletileri görüntülemek, 161iletişim kutusu, 46, 162kısayol tuşları, atamak, 163kişiler, atamak, xxxix, 45oluşturmak, xlviirenkler, değiştirmek, xlvii, 163standart, 44takvimler, renge göre gruplandırılmış olarak

görüntülemek, 199tanımlı, 333tatiller için, eklemek, 203uygulamak, 161varsayılan, ayar, 161varsayılanı değiştirmek, xlviiyeniden adlandırmak, xlvii, 162

Renkler galerisi, 96Renkleri Değiştir düğmesi, 96resimler

engellenmiş, karşıdan yüklemek, 322e-posta iletilerinde (bkz. SmartArt)kartvizitlerde, 51 (ayrıca bkz. kartvizitler)yer tutucular, açmak/kapatmak, 304

RPC (uzaktan yordam çağrıları), tanımlanmış, 336

RSS Abonelikleri klasörü, 247RSS akışları

abone olmak, liv, 248güncelleştirmek, 246kaldımak, livklasörler, 246–47kullanılabilir olanı görüntülemek, 247okuyucular, 246silmek, 248

RSS Akışları klasörü, 247RTF dosyaları, 80

356 projeler, Business Contact Manager’le düzenlemek

olarak notları kaydetmek, 257tanımlanmış, 337

SS/MIME (Secure Multipurpose Internet Mail

uzantıları), 317, 337Saat Dilimi iletişim kutusu, 206Saat Dilimini Değiştir düğmesi, 207saat dilimleri

arasında geçiş yapmak, 207ayarlamak, 181birden çok görüntülemek, li, 206değiştirmek, li, 206randevular, boyunca zamanlamak, 180

Saat Dilimleri düğmesi, 180sanal klasörler, 160, 338sanal özel ağ (VPN)

bağlanmak, 281bağlantıyı ayarlamak, lviii, 281–82bağlantıyı kesmek, 281

satış ölçümleri, Business Contact Manager’la gözden geçirmek, 13

Sayfa Rengi düğmesi, 104Sayfa Rengi galerisi, 104sayfa rengi, 104Sayfa Yapısı düğmesi, 138Sayfa Yapısı iletişim kutusu, 138, 209Sayfaları Taşı veya Kopyala iletişim kutusu, 216Secure Multipurpose Internet Mail uzantıları

(S/MIME), 317, 337Seçenekler iletişim kutusu, 107, 127, 169, 327Seçenekler sekmesi, 79sekmeler, 32, 298 . Ayrıca bkz . Şerit

bağlamsal, 86Business Tools, 35çift tıklamak, 78Ekle, 35, 79, 179, 228gizlemek, 79Görev, 228İleti, 78Kişi, 35Metni Biçimlendir, 36, 80, 179, 228Olay, 181Randevu, 179Seçenekler, 79tanımlanmış, 337Toplantı, 181üzerindeki komutları gizlemek, 78

sekmeleri çift tıklamak, 78serbest/meşgul bilgisi, 191

Sertifika Alma Sihirbazı, 7Sertifika Kur düğmesi, 7sertifikalar, 7Sertifikayı Göster düğmesi, 7SharePoint belge kitaplıkları

çevrimdışı dosyalar, düzenlemek, 273çevrimdışı olarak düzenlemek, 273içindeki öğelerin önizlemesini görüntülemek,

273içindeki salt-okunur öğeler, 273klasörler olarak, 272Outlook’a bağlanmak, lvii, 273

SharePoint Kişiler Listesi, xli, 31SharePoint Listeleri klasörü, 273SharePoint siteleri, bağlanmak, lvii, 272SharePoint takvimleri, 274SharePoint toplantı çalışma alanları, 193sıfırlamak

araç çubukları, varsayılana, 307görünümler, özgün ayarlara, 159takvimler, varsayılan görünüme, 201

sıralamake-posta iletileri, 151görev listeleri, 230kişiler, xl, 59sütunlar, 157

sihirbazlarBaşlangıç, 3Kurallar, 308

Silinmiş Öğeler klasörü, 125Silinmiş Öğeler klasörünü boşaltmak, 125silmek

e-posta iletileri, 125e-posta iletileri, masaüstü uyarılarıyla, xliv, 130Gelen Kutusu sütunları, 158görev anımsatıcıları, 240görevler, liv, 240, 242imzalar, 110İnternet takvimleri, 216kalıcı olarak, 125önemsiz e-posta, otomatik olarak, 325RSS akışları, 248tatiller, 203

Simge Durumuna Küçült düğmesi, 31simge durumuna küçültmek

Gezinti Bölmesi, 21Günlük Görev Listesi, 230Yapılacaklar Çubuğu, 21, 230

simgeleraraç çubuğu düğmeleri için, xxivdijital imzalar için, 319şifrelenmiş iletiler için, 320

simgeler 357

simgeler (devamı)yeni posta için, 126yinelenen olaylar için, 188

SmartArtiletilere eklemek, xlii–xliii, 92 Metin Bölmesi, görüntülemek, 93metin, eklemek, 94şekiller, eklemek, 94tanımlanmış, 337

SmartArt Ekle düğmesi, 92SmartArt Grafiği Seç iletişim kutusu, 92SmartArt Stilleri galerisi, 96sokak adresleri

doğruluğunu kontrol etmek, 41girmek, kişiler için, 40haritalarını görüntülemek, 44

son aramalar, görüntülemek, 64son tarihler . Bkz . bitiş tarihleriSonrakini Otomatik Seç düğmesi, 192Sorgu Oluşturucu’yu Genişlet düğmesi, 146sözlük terimleri, biçimlendirmek, xxivStandart Formlar Kitaplığı, 305standart renk kategorileri, 44Stil Kümeleri, 101stiller, tümünü değiştirmek, 101sunucu kuralları, 307, 337sunucu sertifikaları, 7sunucu yapılandırması, 5, 8sütunlar

Gelen Kutusu’ndan silmek, 158yeniden sıralamak, xlvi, 157

Şşablonlar

ileti biçimlendirmek için (temalar)kurallar için, 309

Şekil Ekle düğmesi, 94Şerit, xii, 32, 78 . Ayrıca bkz . sekmeler

gizlemek, 79görev penceresinde, 228ileti penceresinde, 76–80kişi pencerelerinde, 35–37takvim öğesi pencerelerinde, 179–181tanımlanmış, 337taşımak, 77

Şerit’in yerini değiştirmek, 77Şerit’teki Geliştirici sekmesi, 302şifreleme

dijital kimliklerle, lxiv, 318–19gösteren simge, 320S/MIME alındıları, istemek, 320şifreleme desteği olmayan alıcılar için, 320tanımlanmış, 334tek tek iletiler için, 320varsayılan olarak ayarlamak, 320

şifrelenmiş bağlantı yok iletisi, 7

TTablo düğmesi, 85tablolar

eklemek, 85içine bilgi girmek, 86

takvim çubuğu . Bkz . Yapılacaklar ÇubuğuTakvim düğmesi, 134, 200takvim öğesi pencereleri

sekmeler, 179–181tanımlı, 176, 333

Takvim Seçenekleri düğmesi, 206Takvim Seçenekleri iletişim kutusu, 195, 203,

205–06Takvime Tatilleri Ekle iletişim kutusu, 203takvimler

arasında öğeleri kopyalamak, 219Ay görünümü, 201ayrıntı düzeyi, ayar, 202bir takvimden diğerine geçiş yapmak, 216birden çok, 218–19birden çok görüntülemek, 219Çalışma Haftası görünümü, 198çalışma haftası, 201, 204–205denetimini atamak, liii, 220e-posta göndermek (bkz. takvimleri paylaşmak)e-posta iletileri, içindeki öğelerden oluşturmak,

131, 134Etkin Randevular görünümü, 198gezinme, 199, 202görünümler, 198–99Gün görünümü, 199 Gün/Hafta/Ay görünümü, 198hafta numaraları, görüntülemek, 199İnternet, 216izinler, diğer kullanıcılara vermek, liii, 220Kategoriye Göre görünümü, 199Olaylar görünümü, 198OneNote, bağlanmak, lii, 216Outlook Veri Dosyaları görünümü, 199

358 SmartArt

öğeler, e-posta iletilerinden oluşturmak, 131, 134

öğeler, takvimler arasında taşımak, 219paylaşmak, li, 212–14SharePoint, 274sıfırlamak, 201tatiller, l, 203Tüm Randevular görünümü, 198uygun zaman, 201, 204–205varsayılan görünüm, 200–201Web sayfası olarak kaydetmek, lii, 212Web’de yayımlamak, 212Yan Yana modu, 219yazdırmak, li (bkz. takvimleri yazdırmak)Yıllık Olaylar görünümü, 198Yinelenen Randevular görünümü, 198zaman dilimleri, arasında geçiş yapmak, 198

takvimleri e-posta olarak göndermek, liiçin ayrıntı düzeyini özelleştirmek, 213tarih aralığı, seçmek, 214Web üzerinde, 212

takvimleri paylaşmak, liiçin ayrıntı düzeyini özelleştirmek, 213tarih aralığı, seçmek, 214Web üzerinde, 212

takvimleri yazdırmak, 207önizlemeyi görüntülemek (bkz. Baskı Önizleme)tarih aralığı, seçmek, 210varsayılan stiller, 207yazdırma stili, 210yazıcı, seçmek, 209

Tamamlandı Olarak İşaretle düğmesi, 241tamamlanmamış görevler, 241tarih çubuğu . Bkz . Yapılacaklar ÇubuğuTarih Gezgini

içinde farklı tarih görüntülemek, 183içinde görüntülenen aylar, artan, 199içinde görüntülenen ayların sayısını

özelleştirmek, 22randevular, içine eklemek, 183tanımlanmış, 333varsayılan görüntüsü, 183

tarih, göre iletileri gruplamak, 149tartışma grupları, 250–51taslaklar

ayarlar, lxivkaydetmek, 82tanımlanmış, 334

taşımakHızlı Erişim Araç Çubuğu, 76iletiler, klasörlere, 167masaüstü uyarı konumu, 129

menü çubuğu, 23Okuma Bölmesi, 22randevular, 183Şerit, 77

tatiller, l, 203telefon listeleri, xl . Ayrıca bkz . kişilerTelefon Listesi görünümü, 57telefon numaraları, 40temalar

değiştirmek, 105uygulamak, xliii, 104

Temalar düğmesi, 104Temalar galerisi, 105Temsilci İzinleri iletişim kutusu, 221temsilciler

için roller, 263tamamlanmış, 333

Temsilciler için Düzenleyici rolü, 263Temsilciler için Gözden Geçiren rolü, 263temsilciler için Yazıcı rolü, 263Teslim Bilgisi İste komutu, 300teslim bilgisi, 99teslim için alındılar, 99tırnaksız, 337toplantı çalışma alanı, 193, 335Toplantı Çalışma düğmesi, 193toplantı istekleri

belirsiz/isteğe bağlı kayıtlar/yer ayırtma, 191durum, katılımcıların, 191göndermek, xlixİsteğe Bağlı Katılan durumu, 191kabul etmek, 192, 195katılımcı durumu, 191Katılması Gerekenler durumu, 191kaynaklar için, 190oluşturmak, 44, 190reddetmek, 192, 195tanımlanmış, 188, 335temsilciye devretmek, liii, 220yanıtlamak, xlix, l, 192, 194–195zamanlamak, 191

toplantı isteklerini kabul etmekgeçici olarak, 192otomatik olarak, 195

toplantı isteklerini reddetmek, 192, 195toplantı katılanlarını davet etmek, 182 . Ayrıca

bkz . toplantılartoplantı penceresi, 176, 182, 335Toplantı Planla iletişim kutusu, 26Toplantı sekmesi, 181toplantılar

çakışan randevular, görüntülemek, 194

toplantılar 359

toplantılar (devamı)değiştirmek, 192Exchange Server 2007 ve, 189geçerli olarak seçili kişiye adreslemek, 26güncelleştirmek, 190için yeni zaman önermek, l, 192, 194istemek (bkz. toplantı istekleri)katılanlar, eklemek, 191katılanları davet etmek, 182olaylar, dönüştürmek, 190oluşturmak, 181saat, değiştirmek, 191yeniden zamanlamak, 190zamanlamak, 188

toplantılar istemek . Bkz . toplantı istekleriTüm Katılımcılar listesi, 191Tüm Randevular görünümü, 198tür, göre iletileri gruplandırmak, 150

UUnicode karakter kümesi, tanımlanmış, 338Uniform Resource Locators (URLs), 338URL’ler (Uniform Resource Locators), 338Usenet . Bkz . habergruplarıuyarılar için açılır pencereler . Bkz . masaüstü

uyarılarıuyarılar . Ayrıca bkz . anımsatıcılar

e-posta iletileri için, 126görünür olacağı süreyi ayarlamak, 129ile iletileri okunmuş olarak işaretlemek, xliv, 130iletileri silmek, xliv, 130kapatmak, xliv, 128konum, özelleştirmek, xliiiözelleştirmek, xliiirandevular için, 182, 184saydamlık, ayar, 129tanımlı, 333taşımak, 129yönetmek, 26

uygulama dosyaları, xxvkurmak, xxviiiWindows XP’de, konum, xv

uygunluk, paylaşım, 213uzak bağlantılar, 278uzaktan yordam çağrıları (RPC), tanımlanmış,

336

Üüçüncü taraf eklentiler, tanımlanmış, 337Üyeleri Seç düğmesi, 47Üyeleri Seç iletişim kutusu, 47Üzerine Yazma modu, 304veri dosyaları

açmak, lxiii, 316ağ sunucusunda, 314kapatmak, lxiiikişisel bilgisayarda (bkz. Kişisel Klasör dosyaları)oluşturmak, 314tanımlanmış, 333

Vvermek

adres defterleri, xl, 56dijital kimlikler, lxiv, 319

VPN (sanal özel ağ)bağlanmak, 281bağlantıyı ayarlamak, lviii, 281–82bağlantıyı kesmek, 281

W-XWeb araç çubuğu, 25Web beacon’lar, 322, 338web günlükleri, 246, 333 . Ayrıca bkz . RSS akışlarıWeb günlükleri, 246, 333 . Ayrıca bkz . RSS

akışlarıWeb sayfaları

görüntülemek, kişi kayıtlarından, 26olarak takvimleri yayınlamak, lii, 212

Web Sayfası Olarak Kaydet iletişim kutusu, 212Web siteleri

kişi kayıtlarından görüntülemek, 44web günlükleri, 246, 333 (ayrıca bkz. RSS

akışları)Windows XP

Başlat menüsü, xviiçindeki iletişim kutuları, gezinmek, xviiOutlook’u başlatmak, xvisanal özel ağ (VPN) bağlantısı, altında kurmak,

lviii, 282uygulama dosyaları, yönetmek, xv

Windows XP’deki Belgeler klasörü, xvXP . Bkz . Windows XP

360 toplantılar istemek

Yyabancı alfabeler, 58Yan Yana Modunda Göster düğmesi, 220yanaştırma menü çubuğu, 23Yanıtla düğmesi, 123Yapılacaklar Çubuğu Seçenekleri iletişim kutusu,

22Yapılacaklar Çubuğu, 224

kapatmak, 22özelleştirmek, 22simge durumuna küçültmek, 21, 230üzerindeki görevler, 225Yapılacaklar Listesi, üzerinde görüntülemek, 230

Yapılacaklar Listesiayrılan alanı artırmak, 230görevler, kaldırmak, 240Takvim’le bağlantı, 223tanımlanmış, 338Yapılacaklar Çubuğu, üzerinde görüntülemek,

230yapılandırmak

Exchange Server, IMAP hesabı olarak, 7sunucu ayarları, elle, 5, 8

YAPIN bölümleri, xxivyapışkan notlar . Bkz . notlarYapıştır Seçenekleri düğmesi, 304yardım

Ekran İpuçları ve, 302, 304İnternet üzerinde, xxxvkitabın ekindeki CD ile ilgili, xxxiOutlook’la ilgili, xxxi

yardım almak Ekran İpuçları ve, 302, 304 İnternet’te, xxxv kitabın ekindeki CD ile ilgili, xxxi Outlook’la ilgili, xxxi

yayımlamakformlar, 305takvimler, 212

yazarken yazımı denetle, 302Yazdır düğmesi, 66, 208Yazdır iletişim kutusu, 66, 137, 208yazdırılan takvimler için Aylık Stil, 207yazdırılan takvimler için Üçe Katlı Stili, 207yazdırılan takvimlerde Haftalık Stil, 207yazdırma aralığı, seçmek, 67yazdırma stilleri, 137, 210, 336yazdırmak

adres kartları, xlie-posta iletileri, xlv

kişiler, seçili, 70takvimler, litelefon listeleri, xl

yazı tipi boyutu, 103Yazı Tipi Boyutu düğmesi, 103Yazı Tipi düğmesi, 102Yazı Tipi iletişim kutusu, 37yazı tipi rengi, 103Yazı Tipi Rengi düğmesi, 103Yazı Tipi Renk Galerisi, 103yazı tipleri

metne uygulamak, 103varsayılan, 100

yazıcı kurulumu, 140, 208Yeni Ekle düğmesi, 48Yeni E-posta Hesabı Ekle sihirbazı, xxxvii, 10, 15yeni e-posta iletilerinin bildirimi, 126–27Yeni Görev düğmesi, 226, 236yeni iletiler . Bkz . okunmamış iletilerYeni İmza iletişim kutusu, 108Yeni Kategori Ekle iletişim kutusu, 163Yeni Kişi düğmesi, 33, 40, 47Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusu, 53, 166,

231, 311yeni ileti bildirimleri için sesler, 127Yeni Not düğmesi, 253Yeni Outlook Veri Dosyası iletişim kutusu, 314yeni posta bildirimleri, 126–27Yeni Posta İletisi düğmesi, 75, 83, 89, 129, 329Yeni Posta İletisi simgesi, 126Yeni Profil iletişim kutusu, 15Yeni Randevu düğmesi, 177, 190yeni toplantı zamanı önermek, 192, 194Yeni Üye Ekle iletişim kutusu, 48Yeni Zaman Teklif Et iletişim kutusu, 195yeniden adlandırma

Arama Klasörleri, xlviiprofiller, 15renk kategorileri, xlvii, 162

yeniden düzenlemek . Bkz . sıralamakyeniden sıralamak

e-posta iletileri, 151görev listesi, 230kişiler, sütuna göre, 59kişiler, xlsütunlar, 157

Yer Paylaşımı Modunda Göster düğmesi, 219yerel biçimlendirme, 335Yerel Bilgi iletişim kutusu, 40Yerpaylaşımı modu, birden çok takvimi

görüntülemek, 219Yıllık Olaylar görünümü, 198

Yıllık Olaylar görünümü 361

yinelenen olaylargösteren simge, 188oluşturmak, xlix, 187varsayılan ayarlar, 187

yinelenen randevular, 182, 185, 188Yinelenen Randevular görünümü, 198yinelenen, tanımlanmış, 336Yinelenme düğmesi, 185, 187Yukarı Taşı düğmesi, 300Yüksek önem, 98

Zzaman çizelgeleri, oluşturmak . Bkz . Günlükzaman dilimleri, randevu, 183 . Ayrıca bkz .

randevular

Zaman Öner düğmesi, 195Zamanlama düğmesi, 191zamanlamak

olaylar, xlixotomatik yanıt iletileri, lxrandevular, xlviii

zamanlamalar, grupgörüntülemek, 271oluşturmak, lvi, 271tanımlanmış, 334

Zengin Metin Biçimi (RTF) dosyaları, 80olarak notları kaydetmek, 257tanımlanmış, 337

zincir konuşmalar, 149, ee7

362 yinelenen olaylar