adhésion fournisseurs présentation v25
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09/09/03CHUsCHUs
Adhésion des fournisseurs – V25
AUREAPlate-forme
e-Procurement des CHUs
Portail d’approvisionnement pour les établissements de santé
Adhésion fournisseurs – V25 2
SOMMAIRESOMMAIRE
Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHU
Présentation d’AchatPro - Hubwoo
Réalisation des catalogues
Présentation d’une fiche article
Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)
Utilisation de l’application eContent
Prochaines étapes
Principaux interlocuteurs
Adhésion fournisseurs – V25 3
Auréa e-Procurement : un projet multi-établissements et multi-domaines…Auréa e-Procurement : un projet multi-établissements et multi-domaines…
La mise en place d’une solution d’approvisionnement électronique commune à plusieurs établissements:
CHU de Amiens, Angers, Dijon, Lens, Lyon, Marseille, Montpellier, Nancy, Nantes, Nîmes, Poitiers, Reims, Rouen, Valenciennes
La nécessité de passer via l’outil des demandes diversifiées :
– Réactifs de Laboratoire
– Dispositifs Médicaux
– Fournitures, Produits hôteliers, Produits d’entretien
– Alimentation
– Médicament
– …
L’ouverture possible vers d’autres établissements de santé (CHU et grands CH …)
Adhésion fournisseurs – V25 4
…articulé autour de 3 autres projets…articulé autour de 3 autres projets
Portail d’approvisionnement (Aurea)
Dématérialisation des factures en cours
Portail d’approvisionnement (Aurea)
Dématérialisation des factures en cours
Dématérialisation des procédures de consultation
projet déjà développé
Dématérialisation des procédures de consultation
projet déjà développé
Dématérialisation des offres commerciales
En cours de réflexion (groupe M.I.O.)
Outil: fichier restreint format identique au template SCF
Dans l’immédiat « bordereau de prix »
Dématérialisation des offres commerciales
En cours de réflexion (groupe M.I.O.)
Outil: fichier restreint format identique au template SCF
Dans l’immédiat « bordereau de prix »
Système d’Information Achat-Approvisionnements
projet en réflexion
Système d’Information Achat-Approvisionnements
projet en réflexion
Quatrième étage
Adhésion fournisseurs – V25 5
Auréa e-Procurement : les macros fonctionnalitésAuréa e-Procurement : les macros fonctionnalités
SourcingSourcing
E-Procurement : Approvisionnement (AUREA)Dématérialisation : Achat
QualificationQualification
Cahier des ChargesCahier des Charges
Appel d’offreAppel d’offre
SélectionSélection
ContractualisationContractualisation
Hors périmètre
Logistique
Hors
périmètre
Expression de besoin RéceptionCommande Validation de
la factureConstruction
catalogue Validation
CHU
Réalisation et mise à jour d’un catalogue
électronique(Format Microsoft Excel)
Référentiel commun CHU- Fournisseur
Réalisation et mise à jour d’un catalogue
électronique(Format Microsoft Excel)
Référentiel commun CHU- Fournisseur
Réception des commandes
( mail, fax, EDI,ou via Hospitalis ,
Diagdirect…
Réception des commandes
( mail, fax, EDI,ou via Hospitalis ,
Diagdirect…
Envoi d’un avis d’expédition
Envoi d’un avis d’expédition
Envoi d’une facture
électronique
Envoi d’une facture
électronique
FOURNISSEUR
Adhésion fournisseurs – V25 6
e-Procurement et Achats Groupés : 2 projets bien distinctse-Procurement et Achats Groupés : 2 projets bien distincts
Au départ: mise en œuvre du e-Procurement par 17 CHU en 2006 et 2007
Elargissement prévu de 2007 à 2009 CHU de Montpellier mandataire du groupement de commandes
Dématérialisation des processus d’approvisionnement, après passation de marchés par chaque CHU ou groupés
catalogues par CHU ou communs
Au départ: mise en œuvre du e-Procurement par 17 CHU en 2006 et 2007
Elargissement prévu de 2007 à 2009 CHU de Montpellier mandataire du groupement de commandes
Dématérialisation des processus d’approvisionnement, après passation de marchés par chaque CHU ou groupés
catalogues par CHU ou communs
Regroupement 54 établissements au total
Programme de regroupement de nombreux achats
Coordination par le Groupement de coopération sanitaire « UNI.H.A »Spécialisation des CHU => Passation des marchés par des groupements de commandes coordonnés par des CHU expertsCHU coordonnateurs => Membres et non membres du e-ProcurementClauses d’e-Procurement y compris dans les marchés groupés, mais seulement pour les membres du projet e-Procurement
e-Procurement Achats Groupés
Adhésion fournisseurs – V25 7
Qui se rapprochent dans Uni.H.AQui se rapprochent dans Uni.H.A
La plateforme d’approvisionnement électronique est désormais un segment de la filière DEMATERIALISATION du PROCESSUS ACHAT-APPROVISONNEMENTS (DP2A)
Adhésion fournisseurs – V25 8
e-Procurement vs Plateforme EDIe-Procurement vs Plateforme EDI
Adhésion fournisseurs – V25 9
Des enjeux axés sur l’amélioration de la productivité pour les établissements de santé (EtS)…Des enjeux axés sur l’amélioration de la productivité pour les établissements de santé (EtS)…
Objectifs
Transparence et traçabilité des circuits d’approvisionnement Automatisation des procédures d’approvisionnement, de réception et de liquidation Raccourcissement des délais d’approvisionnement Augmentation de la productivité sur les processus logistiques Gestion de budgets de pôle par familles de produits ou de services. Pilotage sur la fonction approvisionnement via des données consolidées. Réorientation des moyens humains vers d’autres tâches à valeur ajoutée
Enjeux
Modernisation des processus d’approvisionnement et logistiques des établissements Déconcentration de gestion au niveau des pôles. Participation à la nouvelle gouvernance des établissements de santé
Adhésion fournisseurs – V25 10
…et de réelles opportunités pour les fournisseurs…et de réelles opportunités pour les fournisseurs
Visibilité intra-CHU grâce au catalogue marché avec détails des articles, photos, fiches techniques, modes opératoires, coordonnées commerciales… Votre catalogue électronique (prix publics) devient accessible en consultation à l’ensemble des
consommateurs du groupement des CHU-CH (sourcing)
Une visibilité de l’offre accrue
Respect des politiques commerciales (notamment un respect des tarifs via une validation commune des catalogues électroniques)
Standardisation des bordereaux de réponses aux consultations, des catalogues, des commandes Diminution d’échanges documentaires (papiers) Diminution des coûts de traitement des commandes Reporting inter-CHU Amélioration de la visibilité sur la chaîne d’approvisionnement Réduction du coût de traitement des factures
Un levier de productivité
Chaque établissement de santé continue à travailler avec ses fournisseurs sur la base des modalités contractuelles négociées
un fournisseur travaillant avec plusieurs établissements mutualise une partie de la réalisation des catalogues (hors données marchés spécifiques)
Chaque établissement de santé continue à travailler avec ses fournisseurs sur la base des modalités contractuelles négociées
un fournisseur travaillant avec plusieurs établissements mutualise une partie de la réalisation des catalogues (hors données marchés spécifiques)
Adhésion fournisseurs – V25 11
Interopérabilité des données de marchéInteropérabilité des données de marché
Intégration d’une fraction du Template SCF en tant que grille de saisie des données de réponse aux marchés, afin d’éviter les retranscriptions (du prix marché notamment)
Pas d’interopérabilité actuellement entre dématérialisation des marchés et e-Procurement, mais des travaux en cours avec les partenaires concernés pour y parvenir (AO-HOSPI / MIO)
Adhésion fournisseurs – V25 12
SOMMAIRESOMMAIRE
Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs
Présentation d’AchatPro - Hubwoo
Réalisation des catalogues
Présentation d’une fiche article
Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)
Utilisation de l’application eContent
Prochaines étapes
Principaux interlocuteurs
Adhésion fournisseurs – V25 13
AchatPro est le détenteur du marché actuel mais fait partie de l’entreprise HUBWOOAchatPro est le détenteur du marché actuel mais fait partie de l’entreprise HUBWOO
Adhésion fournisseurs – V25 14
Références commerciales d’HUBWOORéférences commerciales d’HUBWOO
Adhésion fournisseurs – V25 15
Fusion AchatPro et HubwooFusion AchatPro et Hubwoo
• Juin 2008: AchatPro fusionne avec Hubwoo• 2ie semestre 2010: Les CHU migrent sur les outils d’Hubwoo pour la gestion du contenu (catalogues) et le moteur de recherche. L’outil de commande reste sur une technologie AchatPro
Adhésion fournisseurs – V25 16
AchatPro-Hubwoo est en mesure de proposer une offre de service complète sur l’ensemble du processus d’approvisionnementAchatPro-Hubwoo est en mesure de proposer une offre de service complète sur l’ensemble du processus d’approvisionnement
Création et gestion de catalogues électroniques
Envoi des commandes
Traitement des factures
1.1. 2.2. 3.3. 4.4.
Synchronisation avec les systèmes de gestion5.5.
• Application de gestion de contenu eContent
• Prestation de services : suivi/soutien des fournisseurs, enrichissement, mises en production
• Base installée de fournisseurs hors-marchandises disposant de catalogues
• Application aux perfor-mances optimisées
• Application fonctionnel-lement enrichie
• Prestation des services complète incluant hébergement, évolu-tions applicatives, TMA, administration fonc-tionnelle, support N1/N2
• Outils favorisant l’indus-trialisation de l’adminis-tration fonctionnelle
• Application d’envoi de commandes multi-formats (fax, e.mail, flux intégrés)
• Prestation de services incluant procédures de persistance et scénarii de reprises
• Application de gestion de factures incluant :
• Acquisition de données :
• Saisie rapide• OCR/Num.• EDI/Démat.
• Accrochage• Rapprochement
tripartite
• Application EAI B2B
• Prestation de services incluant monitoring des flux et scénarii de reprises
Approvisionnement(création, imputation,
validation des DA)
Adhésion fournisseurs – V25 17
AchatPro-Hubwoo propose aux fournisseurs diverses options techniques pour recevoir les commandes d’achat émanant des CHUAchatPro-Hubwoo propose aux fournisseurs diverses options techniques pour recevoir les commandes d’achat émanant des CHU
Les options à la disposition des fournisseurs sont :
Transmission par fax (‘gratuit’)
Transmission par e.mail (‘gratuit’) avec connexion dans le portail fournisseur
Transmission par voie de message normalisé : EDI/EDIFACT ou XML directement dans le SI des fournisseurs
Transmission via une plate-forme d’EDI (Hospitalis, Diagdirect)
Dans tous les cas, des destinataires différenciés peuvent être paramétrés pour un même contenu (cas des distributeurs disposant d’agences ou enseignes régionales)
Adhésion fournisseurs – V25 18
SOMMAIRESOMMAIRE
Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs
Présentation d’AchatPro - Hubwoo
Réalisation des catalogues
Présentation d’une fiche article
Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)
Utilisation de l’application eContent
Prochaines étapes
Principaux interlocuteurs
Adhésion fournisseurs – V25 19
Les catalogues électroniques et mise à jour des donnéesLes catalogues électroniques et mise à jour des données
Il existe 2 types de catalogues :
Catalogue entre un fournisseur et un CHU ou CH donné pour l’ensemble des produits fournis (marchés notifiés locaux ou nationaux, MAPA …)
Il contient les données du catalogue public pour les articles en marché pour le CHU complétées des données contractuelles.
Ce catalogue n’est visible que par les utilisateurs du CHU concerné par habilitation par chaque acheteur du CHU (groupe catalogue ou ACL)
1- le catalogue marché Ce catalogue est le même pour tous
les CHU. Il reprend au minimum les articles des marchés que le fournisseur a passé avec un ou plusieurs CHU e-Procurement. Les conditions commerciales correspondent à celles proposées en standard par le fournisseur (Prix publics).
Ces catalogues doivent être accessibles par tous les CHU. Quelques identifiants utilisateurs référencés seront autorisés à consulter ces catalogues.
2- le catalogue public
Mise à jour des données : Le fournisseur est responsable de la mise à jour des données tant sur les catalogues marché que sur le catalogue public. Ils sont indépendants et les modifications doivent être faites sur chaque
fichier.
Adhésion fournisseurs – V25 20
A la création du catalogue, on distingue différentes données… A la création du catalogue, on distingue différentes données…
Le format de recueil de données de ce projet (template SCF) est unique et est au format excel.
Les données obligatoires (23 champs communs et davantage en fonction du domaine d’achat)
Elles sont nécessaires au bon fonctionnement de la plate-forme et doivent être impérativement renseignées par le fournisseur, il s’agit typiquement du libellé article ou du prix marché...
Les données facultatives (48 champs)
Il s’agit d’informations complémentaires utiles aux personnes qui effectuent la commande. Elles peuvent être renseignées progressivement, ou dans un deuxième temps, mais ne sont en aucun cas indispensable à la passation de la commande.
Par contre, la qualité du catalogue permet au fournisseur qui l’a constitué de se démarquer de la concurrence en donnant de la richesse aux informations apportées à l’utilisateur.
Les données à enrichir par le CHU (25 champs)
Il s’agit d’informations en possession des CHU (N° lot de marché, codifications spécifiques…), qui seront intégrées au catalogue par le CHU, une fois le catalogue finalisé par le fournisseur.
Adhésion fournisseurs – V25 21
Le projet Auréa e-Procurement est structurant en termes de format de donnéesLe projet Auréa e-Procurement est structurant en termes de format de données
Le format de recueil de données de ce projet (Template SCF) :
C’est le même quel que soit le domaine concerné (alimentaire, réactifs de laboratoires, hôtellerie, médicaments, dispositifs médicaux …).
Les CHU recommandent un standard de données techniques :
Fiche technique EUROPHARMAT dans le domaine des dispositifs médicaux, RCP dans le domaine des médicaments.
Les CHU recommandent des standards de nomenclature produit :
GMDN dans le domaine des dispositifs médicaux, DCI dans le domaine des médicaments.
Les CHU recommandent des standards de classification produit :
CLADIMED dans le domaine des produits de santé, ATC dans le domaine des médicaments, UNSPSC ou GPC dans les autres domaines.
Les CHU recommandent un standard de codification produit et codification logistique :
EAN devenu GS1, géré en France par GS1 France (anciennement Gencod). Divers CHU sont devenus adhérents de GS1 France et mettent en œuvre ses référentiels.
Adhésion fournisseurs – V25 22
Exemple : template champs fournisseursExemple : template champs fournisseurs
Adhésion fournisseurs – V25 23
Exemple : template champs CHUExemple : template champs CHU
Adhésion fournisseurs – V25 24
SOMMAIRESOMMAIRE
Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs
Présentation d’AchatPro - Hubwoo
Réalisation des catalogues
Présentation d’une fiche article
Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)
Utilisation de l’application eContent
Prochaines étapes
Principaux interlocuteurs
Adhésion fournisseurs – V25 25
Composition d’une fiche articleComposition d’une fiche article
Informations minimales requises sur une fiche article :
1 3
Photo de l’article
Conditionnement de vente
4
5
Nom & Référence fournisseur
Description brève
Prix
Libellé article
6
2
2
5
3
4
6
1
2
Adhésion fournisseurs – V25 26
Exemple de fiche article détailléeExemple de fiche article détaillée
Adhésion fournisseurs – V25 27
Exemple de fiche article : fiche techniqueExemple de fiche article : fiche technique
- Lien vers la fiche technique
- et/ou manuel d’utilisation
- et/ou sécurité d’utilisation …
- Lien vers la fiche technique
- et/ou manuel d’utilisation
- et/ou sécurité d’utilisation …
Adhésion fournisseurs – V25 28
Exemple de fiche article : mode d’emploiExemple de fiche article : mode d’emploi
- Lien vers la fiche technique
- et/ou manuel d’utilisation
- et/ou sécurité d’utilisation …
- Lien vers la fiche technique
- et/ou manuel d’utilisation
- et/ou sécurité d’utilisation …
Adhésion fournisseurs – V25 29
SOMMAIRESOMMAIRE
Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs
Présentation d’AchatPro - Hubwoo
Réalisation des catalogues
Présentation d’une fiche article
Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)
Format de recueil des données
Utilisation de l’application eContent
Prochaines étapes
Principaux interlocuteurs
Adhésion fournisseurs – V25 30
Interface utilisateur1. Utilisation du moteur de recherche Interface utilisateur1. Utilisation du moteur de recherche
Un moteur de recherche multi-critères porte sur les champs références fournisseurs et fabricants, nom fournisseur et fabricant, libellé article, description article, mots-clefs, références internes. Les occurrences peuvent ensuite être triées selon un ordre alphabétique, tarifaire…
La vue est personnalisée suivant les accès de chaque groupe utilisateurs.
Adhésion fournisseurs – V25 31
Interface utilisateur2. Navigation dans les cataloguesInterface utilisateur2. Navigation dans les catalogues
La navigation dans les catalogues s’effectue en cliquant sur des catégories d'achat successives, puis par fabricant , par fournisseur, par tranches de prix.
Adhésion fournisseurs – V25 32
Interface utilisateur3. Visualisation graphique de l’état de sa demandeInterface utilisateur3. Visualisation graphique de l’état de sa demande
L’utilisateur visualise le circuit que va suivre sa demande. Des feux tricolores lui indiquent le passage de chacune des étapes, qui sont, de plus, datées.
Adhésion fournisseurs – V25 33
Interface utilisateur4. Suivi des enveloppes affectéesInterface utilisateur4. Suivi des enveloppes affectées
L’utilisateur peut suivre de façon dynamique ses dépenses par demande et l’évolution des enveloppes budgétaires affectées par domaine, au fil de ses demandes.
Adhésion fournisseurs – V25 34
SOMMAIRESOMMAIRE
Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs
Présentation d’AchatPro - Hubwoo
Réalisation des catalogues
Présentation d’une fiche article
Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)
Utilisation de l’application eContent
Prochaines étapes
Principaux interlocuteurs
1 .L‘objectifComment ?2. Grace au Process de Gestion de Contenu
CHU FournisseurHubwoo
CatalogueNégocié
Punchout
eContenteContent
Acheteur Fournisseur
Validation Contrôle ChargementContrôle
Aurea
L’Approvisionneur
Publicatio
n
L’Acheteur
Le Responsable des catalogues électroniques
Le processus d’intégration du catalogue
Adhésion fournisseurs – V25 36
eContent : l’outil de gestion des catalogueseContent : l’outil de gestion des catalogues
Répartition des rôles sur eContent :
Charge son catalogue sur eContent Charge les illustrations de son catalogue (photos, fiches techniques, notices ...) Corrige les erreurs détectées sur eContent sur le fichier chargé (respect des règles de
validation des CHU programmées dans eContent) Transmet son catalogue pour validation à l’acheteur CHU Communique à AchatPro le mode de réception des commandes (cf cahier de paramétrage
fournisseur)
Fournisseur
Valide le catalogue, s’assure que le catalogue est conforme au Marché (périmètre article, prix, conditions commerciales …)
Répond à la demande d’approbation du fournisseur Transmet la raison du refus du catalogue au fournisseur Publie le catalogue dans le moteur de recherche SEARCH
Acheteur
Présentation des menus fournisseurs
1
2
3
4
Menu qui permet au fournisseur de charger leur catalogue et fichiers joints sur eContent
Menu qui permet de visualiser la liste des catalogues chargés, accéder au contenu des catalogues et visualiser les logs d’erreurs.
Menu qui permet de retracer l’ensemble des traitements effectués et de visualiser les actions5
Menu qui permet de télécharger les fichiers catalogues
Menu qui permet de voir le statut de la relation avec les clients
1
2
3
45
Utilisation de eContentTransmission des données
Les seules ‘’barrières techniques’’ à l’utilisation d’eContent par le fournisseur consistent à disposer de MS Excel d’un accès Internet
Adhésion fournisseurs – V25 38
Utilisation de eContentSuivi du catalogueUtilisation de eContentSuivi du catalogue
A tout moment, les parties engagées autour de la gestion du eCatalogue peuvent suivre l’avancement du processus
Un tableau de synthèse permet de visualiser les différentes étapes du processus de mise à jour d’un catalogue.
Adhésion fournisseurs – V25 39
SOMMAIRESOMMAIRE
Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs
Présentation d’AchatPro - Hubwoo
Réalisation des catalogues
Présentation d’une fiche article
Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)
Utilisation de l’application eContent
Prochaines étapes
Principaux interlocuteurs
Adhésion fournisseurs – V25 40
Les prochaines étapesLes prochaines étapes
Transmission des documents suivants :
– Template SCF avec tous les onglets d’explication au remplissage des données
Coût de mise en œuvre du système
– Prise en charge par les CHU
– Pour les fournisseurs :
Coût forfaitaire de 1.500 €HT, la première année uniquement, pour la création et la mise en ligne du ‘’master’’ catalogue et de ses versions privatives
1.000 €HT par an pour la gestion des mises à jour, quel que soit le nombre d’établissements clients, la taille du catalogue, le nombre de mises à jour des catalogues…
En option et sur devis à la demande interface commande (EDI,XML,TXT, autres) au prix du marché (de 3 à 10 KE en fonction de la demande + maintenance annuelle)
Mise en place d’un rétro planning
– Réception et analyse d’un échantillon
– Réception des données finales
Adhésion fournisseurs – V25 41
SOMMAIRESOMMAIRE
Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs
Présentation d’AchatPro - Hubwoo
Réalisation des catalogues
Présentation d’une fiche article
Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)
Utilisation de l’application eContent
Prochaines étapes
Principaux interlocuteurs
Adhésion fournisseurs – V25 42
Vos interlocuteursVos interlocuteurs
Coordination nationale fournisseur pour les CHU:
Sybille Janssoone
04 81 07 01 57 ou 06 85 01 94 70
Contact Contrats AchatPro - Hubwoo :
David Jeff Kamdem
+49 (0) 228 6195 464 / +33 (0) 1 5325 5686
Contact Support Achatpro-Hubwoo:
01 77 62 56 20