acuril xli dropbox for the preservation of patrimonial documents

ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO –––– 3 JUNIO, 20113 JUNIO, 20113 JUNIO, 20113 JUNIO, 2011

El Uso Efectivo de Dropbox para la Conservaciónde Documentos Patrimoniales

Proyecto de ACURIL/EGCTI-UPR con el co-auspicio de la UNESCO,

Región del Caribe y la América Latina

The Effective Use of Dropbox for the Preservationof Patrimonial Documents

ACURIL XLIPreserving Patrimonial Documents… Dropbox

ContenidoContenido

1) Introducción

2) Organización y Gestión de Documentos

3) Archivos y Bibliotecas

4) Conservación y Preservación del Patrimonio Documental

5) Estrategias de Conservación y Preservación

©2011. ACURIL/EGCTI-UPR/UNESCO

5) Estrategias de Conservación y Preservación

6) Herramientas Tecnológicas Viables

7) Taller con Dropbox

8) Conclusiones

9) Preguntas


IntroducciónIntroducción

�El desarrollo de las Tecnologías de la Información y laComunicación (TIC) han tenido un significante progreso yabren nuevas oportunidades tanto para la provisión deservicios como para el acceso a la Información.


�Los procesos de modernización e informatización de lasorganizaciones se encuentran identificados primordialmentetanto por el empleo de recursos tecnológicos para la creacióny gestión de la información como por la aparición de nuevostipos y formatos documentales.


IntroducciónIntroducción

�Esto incide en la forma de acceder y preservar losdocumentos impactando la gestión documental y laarchivística.

�Surgen entonces las interrogantes de cómo conservar y


�Surgen entonces las interrogantes de cómo conservar ypreservar la información y además si será siempre accesiblela información que se genera en el ámbito digital.


Organización y Gestión

de Documentos


�Documento: Etimológicamente procede del latíndocumentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir.

“Información registrada, es decir, datos o información fijadao inherente a un soporte”. (Vázquez Murillo, 2008)


“La combinación de un soporte y la información registradaen él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”.(Diccionario de terminología archivística, 1988)


Caracteres del DocumentoCaracteres del Documento

�Externos:

1. Clase

2. Tipo

3. Formato

�Internos:

1. Entidad productora

2. Orígenes funcionales

3. Fecha y lugar de


3. Formato

4. Cantidad

5. Forma

3. Fecha y lugar deproducción

4. Contenido sustantivo


Valores del DocumentoValores del Documento

�Primario o Administrativo: Tiene por objetivo principalplasmar la gestión de una actividad determinada, el desarrollode una función que se manifiesta fehacientemente por laredacción escrita. (Vázquez Murillo, 2008)

�Ejemplo:


Ejemplo:


Valores del DocumentoValores del Documento

�Secundario o Histórico: Tiene por objetivo principal

servir como fuente para la investigación histórica y para laacción cultural. (Vázquez Murillo, 2008)

�Ejemplo:

Presupuestos /


Presupuestos / Años Fiscales

Incidencia en Calidad de Vida

Modelo Económico de Desarrollo

VVVV

AAAA

LLLL

OOOO

RRRR


Ciclo Vital de los DocumentosCiclo Vital de los Documentos

Primera Edad

Planificación

Segunda Edad

Vigencia

Tercera Edad

Selección


Planificación

Tramitación

Vigencia

Plazo Precaucional

Selección Documental

Fase Permanente o Histórica

(Vázquez Murillo, 2008)


Clasificación de los DocumentosClasificación de los Documentos•Dispositivos o imperativos

•Testimoniales•Probatorios

•Dispositivos o imperativos

•Testimoniales•Probatorios

•Difusión Obligatoria

•Libre Acceso•Confidenciales•Secretos

•Difusión Obligatoria

•Libre Acceso•Confidenciales•Secretos

Grado de Accesibilidad

Tipo Documental


•Original•Copia•Borrador•Minuta

•Original•Copia•Borrador•Minuta

•Sustantivos o Característicos

•Facilitativos o Comunes

•Sustantivos o Característicos

•Facilitativos o Comunes

Tradición Documental

Tipo de Función



Clasificación de los DocumentosClasificación de los Documentos• Público• Privado• Público• Privado

•Visuales o Visibles

•Audibles o sonoros

•Audiovisuales•Virtuales

•Visuales o Visibles

•Audibles o sonoros

•Audiovisuales•Virtuales

Sentido Humano

Ámbito Jurídico


•Anterior al hecho

•Simultáneos•Posteriores

•Anterior al hecho

•Simultáneos•Posteriores

•Antiguos•Actuales•Antiguos•Actuales

Relación Temporal

Soporte del Texto



Archivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y Bibliotecas


ArchivoArchivoArchivoArchivoArchivoArchivoArchivoArchivo

“Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma ysoporte material, acumulados en un proceso natural por una persona oinstitución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,respetando aquel orden, para servir como testimonio e información parala persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir


la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servirde fuentes de historia”. (Heredia, 1987)

“Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,conservación y servicio de los documentos”.

(Diccionario de terminología archivística, 1988)


BibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBiblioteca

“Institución cuya finalidad consiste en la adquisición,conservación, estudio y exposición de libros y documentos”.(Diccionario de la real academia española, 2001)


“La colección organizada de libros impresos, revistas y otrosmateriales gráficos (audiovisuales, etc.) con un personalcorrespondiente para facilitar servicios a los usuarios segúnsus necesidades de información, investigación, educación yesparcimiento”. (UNESCO, 1994)


Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo Diferencia Archivo -------- BibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBibliotecaBiblioteca�La función de primordial de las bibliotecas es poner medios

de información a la disposición de los usuarios.

�También lo es de los archivos, con una diferenciafundamental: los documentos, en tanto resultado de la


fundamental: los documentos, en tanto resultado de lagestión administrativa, tienen un valor probatorio de carácterjurídico-administrativo en un período determinado de suvida, durante el cual no son libremente accesibles.


Documento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento ArchivísticoDocumento Archivístico

“Objeto informativo que registra actos o transacciones de la sociedad yque por ende, posee una naturaleza funcional que le da valoradministrativo y patrimonial”. (Amoroso, 2009)

“Información creada, recibida y conservada como información yevidencia por una organización o individuo en el cumplimiento de sus


evidencia por una organización o individuo en el cumplimiento de susobligaciones legales o en el desarrollo de sus transacciones y actividadesde negocios”. (Norma ISO 15489, 2001)

Su definición no esta determinada por su soporte o por tipo de registro, sino por la función de la información que aportan.


Clasificación de los archivosClasificación de los archivosTipo de Institución

• Autóctonas• Extranjeras• Estatales•No Estatales•Nacionales• Provinciales•Municipales• Con Fines de Lucro• Sin Fines de

Cantidad de Instituciones • Singulares

•Múltiples

Ubicación en Sistema • Administrativo

•Histórico

Cantidad de Uso •Activos

•Semiactivos•Inactivos


Tipo de Institución

• Sin Fines de Lucro

Cantidad de Instituciones

Ubicación en Sistema

Cantidad de Uso



Clasificación de los archivosClasificación de los archivosRelación con Destino Final •Provisorio

•Permanente

Características de los Conjuntos •Especiales•Especializados

Tipo de Información •Libre Acceso

•Confidenciales



Relación con Destino Final

Características de los Conjuntos

Tipo de Información


Las TIC y los ArchivosLas TIC y los Archivos

� El efecto que la tecnología ha ejercido sobre los archivos ha

sido de consolidación, ya que conocer las mismas eidentificar las ventajas que ofrecen nos brindan laposibilidad de automatizar muchos procesos:almacenamiento y sustitución de soportes, transferencias,


almacenamiento y sustitución de soportes, transferencias,control de expurgo, descripción, difusión, etc.


Gestión Electrónica de DocumentosGestión Electrónica de Documentos

� Concebida para el desarrollo de todas lasactividades administrativas en un entorno ofimáticoque permita desde la entrada automática dedocumentos, el proceso de tramitación a través de la


documentos, el proceso de tramitación a través de lared, sistemas de recuperación y accesibilidad.

(Cruz, 1987)


Documento ElectrónicoDocumento Electrónico

“Documento archivístico que es creado en forma electrónica”. (Duranti, 2007)



Conservación y Preservación del Conservación y Preservación del Patrimonio DocumentalPatrimonio Documental


ConservaciónConservación“Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección

de los materiales de archivo y bibliotecas frente al deterioro, los daños yel abandono, incluye los métodos y técnicas desarrollados por el personalespecializado” . (Dereau, 1988)


“Medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con elfin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayortiempo posible”. (Carpallo, s.f.)


PreservaciónPreservación

“Organización y programación de todos los aspectos yactividades relacionadas con la conservación de lascolecciones”. (Brandt, 1994)


“Conjunto de procedimientos y medidas destinados alresguardo definitivo y el aseguramiento de la integridad físicade los documentos independientemente de su soporte”.(ICAI, 2006)


Preservación DigitalPreservación Digital

“Procesos a los que se recurre con el objetivo de conservarinformación y cualquier otro tipo de patrimonio documentalexistente en forma digital y de garantizar el accesopermanente a los mismos”. (Biblioteca Nacional deAustralia, 2003)


Australia, 2003)

“Conjunto de actividades necesarias para asegurar que losobjetos digitales puedan ser localizados, accedidos yutilizados en el futuro”. (Gallart, 2009)


PatrimonioPatrimonio

“Herencia del pasado, nuestros bienes actuales y lo quelegamos a las generaciones futuras”. (UNESCO, 2003)



Documentos PatrimonialesDocumentos Patrimoniales

“Documentos que poseen dos características: sonconsiderados documentos de archivo, y a su vez sontestimonio de un evento o circunstancia”. (UNESCO, 2003)



PatrimonioPatrimonio DigitalDigital

�La Constitución de la UNESCO en su artículo I, inciso c)dice que:

“Ayudará a la conservación, al progreso y a la difusión del saber: Velando

por la conservación y la protección del patrimonio universal de libros,


por la conservación y la protección del patrimonio universal de libros,obras de arte y monumentos de interés histórico o científico…Facilitando, mediante métodos adecuados de cooperación internacional,el acceso de todos los pueblos a lo que cada uno de ellos publique”


Patrimonio DigitalPatrimonio Digital

�La Carta para la Preservación del Patrimonio Digital de laUNESCO (2003) lo define como:

“Recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de losseres humanos. Comprende recursos de carácter cultural,


seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural,educativo, científico o administrativo e información técnica,jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente enformato digital o se convierten a éste a partir de materialanalógico ya existente”


Patrimonio Digital Patrimonio Digital (continuación)(continuación)

“…pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento,grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginasWeb, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vastorepertorio de diversidad creciente”



¿Por qué conservar?¿Por qué conservar?

�Los documentos han dejado de estar mayormente en soportede papel, para convertirse en documentos electrónicos.

� Las aplicaciones para crear documentos electrónicoscambian frecuentemente y en un corto periodo de tiempo.


cambian frecuentemente y en un corto periodo de tiempo.


¿¿Por qué conservar? Por qué conservar? (continuación)(continuación)

�Hay que preservar y poner a disposición de cualquierpersona el patrimonio digital de todas las regiones, nacionesy comunidades a fin de propiciar con el tiempo, unapresentación de todos los pueblos, naciones, culturas eidiomas. (UNESCO, 2003)


idiomas. (UNESCO, 2003)

�El objetivo de la conservación del patrimonio digital es queéste sea accesible al público.


¿Por qué conservar? ¿Por qué conservar? (continuación)(continuación)

�Es necesario entonces:

1) Garantizar el acceso permanente, y

2) Garantizar la protección de la información de carácterprivado.


privado.


¿Cómo conservar y preservar?¿Cómo conservar y preservar?

� Los modos de preservación son distintos, como diversosson los recursos a proteger; lo importante es crear unprograma de conservación y preservación quecorresponda con los principios de:

Continuidad y,


1. Continuidad y,

2. Selección de información.


Principio de ContinuidadPrincipio de Continuidad

Producción

Existencia

Acceso

Medidas a tomar desdesu creación hasta suutilización


Principio de Continuidad

Producción Acceso


Principio de SelecciónPrincipio de Selección

�A través de la políticas, normas y procedimientos se deberesponder a lo siguiente:

1) ¿Qué hay que conservar y preservar?

a) Identificar aquellos documentos que por su funcionalidad,testimonio, prueba o evidencia de los actos de la sociedad son


testimonio, prueba o evidencia de los actos de la sociedad sonpatrimonio documental.

b) Documentar el origen e historia del documento.

c) Identificar y documentar: método de almacenamiento, copias deseguridad, mecanismos de seguridad.


Principio de Selección Principio de Selección (continuación)(continuación)

2) ¿Quién va a ser el responsable del programa?

3) ¿Por cuánto tiempo?

a) Asignar tareas y responsabilidades a la(s) persona(s) encargada(s)del programa de conservación.


3) ¿Por cuánto tiempo?

a) Establecer término de permanencia y accesibilidad del documentoen la infraestructura técnica actual.


Programa de ConservaciónPrograma de Conservación

� Los objetivos claves de los programas de preservacióndigital son:

1) Normas

2) Estructuras de organización


2) Estructuras de organización

3) Políticas de preservación y planificación

4) Proveedores de servicios


Norma ISO 15489Norma ISO 15489

� Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionalesen materia de gestión de documentos.

� Propone establecer un marco para la gestión de documentosen todos los formatos o soportes y en cualquier tipo deorganización.


� Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos yprácticas de la gestión de documentos de archivo con el finde asegurar su adecuada atención y protección, y permitirque la evidencia y la información que contienen puedarecuperarse de un modo más eficiente y eficaz.


Norma ISO 15489 Norma ISO 15489 (continuación)(continuación)

� Utiliza la siguiente metodología para laimplementación del sistema de gestión:

1) Investigación preliminar;

2) Análisis de las actividades;

3) Identificación de requisitos para documentos;


3) Identificación de requisitos para documentos;

4) Evaluación de los sistemas existentes;

5) Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos (nivelesde riesgo);

6) Rediseño de los procesos (sistema de gestión);

7) Implementación de sistema; y,

8) Revisión de post-implementación.


Reglamento InternoReglamento Interno

� La organización crea un reglamento interno deconservación y preservación de documentos, el cualpuede contener la siguiente estructura:

1) Disposiciones generales;

2) Descripción de la unidad documental;


2) Descripción de la unidad documental;

3) Administración de documentos (trámite, gestión, concentración,archivo histórico, etc.);

4) Conservación de los documentos;

5) Disposición de documentos;

6) Preservación de documentos;

7) Otros (sanciones, transitorios, etc.)


Política y/o Plan de DesastresPolítica y/o Plan de Desastres

� Tiene como puntos esenciales, diagnosticar el estadoactual de las colecciones, establecer las prioridades depreservación y conservación, además de estimar el valor delas colecciones.


� Concienciar sobre la importancia de colecciones yrecursos, y como a través de la implementación del plan sepueden mejorar y mantener en mejor estado, reflejándoseen un beneficio económico para la institución.


Contenido de la PolíticaContenido de la Política

I. Introducción

II. Contexto (unidad de información, usuarios, colecciones y servicios).

III. Metas, objetivos y prioridades del plan

IV. Programa de Conservación, Preservación y Restauración (valor decolecciones o recursos a conservar, descripción y estado, actividadesde mantenimiento, preservación y conservación)


de mantenimiento, preservación y conservación)

V. Plan de Desastres (capacitación del personal, identificación derecursos a salvar, documentos de respaldo, enlaces con agencias,área de recuperación, fuentes potenciales de desastres y riesgos,acciones a tomar)


Lista de DescriptoresLista de Descriptores

� Es una lista controlada y estructurada de términos para el análisistemático y la búsqueda de documentos.

� Enlace al de el Centro Regional de Información sobre DesastresAmérica Latina y el Caribe:

[http://www.cisas.org.ni/gestion/conceptos/vocabulario.pdf]


[http://www.cisas.org.ni/gestion/conceptos/vocabulario.pdf]

� Enlace a: Controlled Vocabulary on Disaster Information byCaribbean Disaster Information Network. (CARDIN).

[http://mona.uwi.edu/cardin/virtual_library/docs/1127/1127.pdf]


Estrategias de Conservación Estrategias de Conservación


ObjetivosObjetivos

� Asegurar la elegibilidad e inteligibilidad de losdocumentos a conservar.

� Conservar la autenticidad de los mismos.

� Brindar seguridad a aquellos documentos confidenciales.



Estrategias más discutidas:Estrategias más discutidas:

� Preservación de la Tecnología

� Conversión

� Emulación

� Migración


� Migración


MigraciónMigración

“La transferencia periódica de materiales digitales de una configuración a otra o de una generación a otra”. (Rothenberg, 1995)

� Objetivo:


� Objetivo:

Que los documentos sean accesibles por lossistemas tecnológicos existentes y que las personaspuedan presentar, recuperar y usar los mismosindependientemente del constante cambio de latecnología.


� Ventajas:

1) Favorece la actualización de los soportes;

2) Resuelve la obsolescencia de almacenamiento en que se creanlos documentos;

3) Promueve el aprovechamiento del espacio físico.

Migración Migración (continuación)(continuación)


� Desventajas:

1) Puede resultar caro, lento y rutinario.

2) Conlleva pérdida de información.


Herramientas Tecnológicas Viables Herramientas Tecnológicas Viables


Herramientas Tecnológicas ViablesHerramientas Tecnológicas Viables

� Existen bastas tecnologías disponibles de código abierto en la Internet

para almacenar documentos.

�Categorías de herramientas:


1. Gestión de Contenidos (Content Management)

2. Aplicaciones tecnológicas para la gestión de archivos

(Technological applications for file management)


�� Content Content Management (CMS)Management (CMS)

Herramienta Definición Descripción

Gestor de contenido empresarial de código abierto que ayuda en el proceso de desarrollo de documentos colaborativos.

•Gratuita•Requiere Servidor

Software de gestión para los museos, archivos y •Gratuita


Software de gestión para los museos, archivos y colecciones digitales.


Aplicación de gestión de colecciones que satisface las necesidades de los museos, sociedades históricas y otras organizaciones que tienen colecciones.



�� Content Content Management (CMS)Management (CMS)


Es un software gratuito que permite publicar, administrar y organizar una amplia variedad de contenido en un sitio web.

•Gratuita•Requiere servidor

Gestor de documentos que facilita el proceso de Comercial


Gestor de documentos que facilita el proceso de organización de documentos.

Comercial Requiere servidor


�� TechnologicalTechnological aplicationaplication forfor filefile managementmanagement


Servicio de alojamiento de archivos en la Internet permite a los usuarios almacenar, sincronizar y compartir archivos en línea y entre computadoras.

Gratuito Comercial

Sitio web que permite almacenar, ordenar, localizar y compartir fotografías y videos en línea.

Gratuito y Comercial


y compartir fotografías y videos en línea. Comercial

Es un servicio en línea que permite la visualización de material digitalizado electrónicamente, como libros, portafolios, números de revistas y periódicos,entre otros. Guarda copia de los documentos en línea.

Gratuito y Comercial


�� TechnologicalTechnological aplicationaplication forfor file file managementmanagement


Es un sitio web destinado a la preservación de historiales web y recursos multimedia.

Gratuito

Es una herramienta virtual que permite a los usuariospublicar, compartir, construir, comentar, distribuir y

Gratuito


publicar, compartir, construir, comentar, distribuir y encontrar documentos en múltiples formatos y textos.


Taller Taller


¿Por qué ¿Por qué DropboxDropbox??

�Es una herramienta para albergar documentos.

�Es considerada como la herramienta de almacenamiento y sincronización de datos más eficiente.

�Fácil de usar.


�Permite acceso a los documentos desde cualquier parte.

�Permite compartir los documentos guardados con otras personas.

�Provee servicio en los siguientes idiomas: Ingles, Español, Francés, Alemán y Japonés.


Seguridad de Seguridad de DropboxDropbox

� Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a través de uncanal cifrado (SSL).� SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro para evitar la

interceptación de información esencial o confidencial por la red y otrascomunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los mensajes.

� Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-


� Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-256).� AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard) es una

técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de Encriptación deDatos (DES) utilizado habitualmente.

Para información adicional: How to increase the privacy and thesafety of your data on Dropbox.


Universidades con Universidades con DropboxDropbox

A) University of Melbourn, Australia� Política de uso de Dropbox en la Universidad



B) Escuela de Comunicación e Información de la Universidad

de Rutgers – New Jersey� Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad



C) Pennsylvania State University



Aplicación de Aplicación de DropboxDropbox en las bibliotecasen las bibliotecas

�Almacenar recursos informativos (patrimoniales)

�Almacenar documentos administrativos

�Intercambiar y compartir documentos


�Intercambiar y compartir documentos

�Colaboración entre el personal


Bibliotecas en Puerto Rico utilizando Bibliotecas en Puerto Rico utilizando DropboxDropbox

1. Biblioteca de la Comisión de Derechos Civiles de Puerto Rico.

a. Resguardar documentos legales públicos y confidenciales.

b. Compartir enlaces de documentos administrativos y legales.

c. Conservar patrimonio documental (rescate de hongo).


2. Biblioteca de Administración Pública de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.

a. Resguardar publicaciones gubernamentales.

b. Resguardar documentos legales

c. Archivar documentos administrativos (informes, cartas, políticas, etc.)

d. Compartir enlaces de documentos con usuarios y personal bibliotecario.


¿Qué es ¿Qué es DropboxDropbox??

Es una herramienta para albergar documentos y

archivos en la Internet que permite a los usuarios

sincronizar y compartir archivos en línea y entre


sincronizar y compartir archivos en línea y entre

computadoras.


Información general de Información general de DropboxDropbox

� Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de 2008.

� En el 2010 Dropbox tenía 4 millones de usuarios.


� Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios en 175 países.

� Diariamente se guardan 200 millones de archivos en Dropbox (más de un millón cada 5 minutos).

(Dropbox, 2011)


� Permite crear una base de datos que resulta ser un directorio.

� El directorio se elabora a través de carpetas donde se pueden albergar documentos.

� Las carpetas se pueden compartir con otras personas.

� Se puede utilizar con cualquier sistema operativo tales como: Windows,

DropboxDropbox: su naturaleza y sus características: su naturaleza y sus características


� Se puede utilizar con cualquier sistema operativo tales como: Windows, Mac y Linux.

� Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota y desde cualquier ordenador.

� Permite acceso a los archivos desde teléfonos inteligentes (smart phone) tales

como: iPad, iPhone, Android y BlackBerry.


� Permite almacenar cualquier tipo de archivo(documentos, fotos, música y videos).

� No cambia el formato de tus documentos almacenados.

� Permite administrar los archivos en más de un ordenador a la vez.

DropboxDropbox: su naturaleza y sus características : su naturaleza y sus características (continuación(continuación))


� Permite administrar los archivos en más de un ordenador a la vez.

� Los cambios realizados se sincronizan automáticamente en el servidor remoto y en los equipos que tenga Dropbox instalado bajo la misma cuenta.

� Notifica las actualizaciones de los archivos.

� Realiza copias en Internet de todos los archivos depositados en las carpetas que creamos en nuestro ordenador personal y viceversa.


DropboxDropbox: su naturaleza y sus características : su naturaleza y sus características ((continuación)continuación)

� La versión básica provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta

10/16 GB si se invitan amigos. Con suscripción alcanza hasta 100GB.

� Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o ayuda técnica.


� Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.

� Conserva copia de versiones anteriores de un documento.

�Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes.

� Sustituye parcialmente la memoria USB (pendrive) o el disco duro externo.


Limitaciones de Limitaciones de DropboxDropbox� No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o encabezamientos de

materia.

� El espacio gratuito disponible para albergar documentos alcanza de 10GB o 16GB.

� El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.


� El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.

� Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia “conflicted copy” del mismo documento.

� Cuando se comparten capetas con otras personas el acceso a los documentos es total. No provee opción para asignar tipo de colaboración en la carpeta.


� Tres pasos para crea una cuenta en Dropbox:

1. Acceder a http://www.dropbox.com/

2. Seleccionar create an account en la opción de Log in

3. Completar los espacios con la información requerida

Crear una cuenta en Crear una cuenta en DropboxDropbox


3

2


� El proceso de instalación se puede realizar mientras creamos la cuenta o en cualquier otro momento.

� Podemos instalar con la misma cuenta en varias computadoras a la vez.

� Pasos para la instalación de Dropbox

Instalación de Instalación de DropboxDropbox al ordenadoral ordenador


� Pasos para la instalación de Dropbox

1


32

Instalación de Dropbox al ordenador Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)(continuación)


32




4 5




6

7




89


Carpeta de Carpeta de DropboxDropbox desde el ordenadordesde el ordenador



Creación de carpetas nuevasCreación de carpetas nuevas

1. Hacemos un clic en el botón derecho de ratón y seleccionamos la opción New

2. En el próximo menú disponible seleccionamos la opción Folder


23


Creación de carpetas nuevasCreación de carpetas nuevas� Se creará una carpeta nombrada New Folder a la que le debemos cambiar el nombre

presionando el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Rename.



� Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier otra carpeta.

¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?

1. Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox. 2. Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la carpeta de

Dropbox.3. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox.

Almacenamiento de documentos en Almacenamiento de documentos en DropboxDropbox


3. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox.


�Documentos Actualizados

�Documentos en proceso de actualización

Procesos de actualizaciones Procesos de actualizaciones


�Documentos sin actualizar


� Se utiliza para colocar documentos que queremos hacer públicos o compartirlos a través de enlaces.



1. Hacemos un clic en botón derecho del ratón

2. Seleccionamos la opción de Dropbox

3. Copy Public Link

4. Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.

Copiar enlaces de los documentos desde la carpeta Copiar enlaces de los documentos desde la carpeta públicapública



DropboxDropbox desdedesde InternetInternet



Interface Interface de Dropbox en de Dropbox en InternetInternet

Hacer búsqueda

de tus

documentos


Idiomas

Espacio utilizado

Invita a un amigo y

aumenta tu espacioInstalar Dropbox


EspacioEspacio extra en Dropboxextra en Dropbox

� Actualización de la cuenta



EspacioEspacio extra en extra en DropboxDropbox

Invita a un amigo

� 250MB para el que invita

� 250MB para el que acepta la invitación e instala Dropbox


Colocar el correo electrónico

de las personas que desea

invitar

Invita por

Facebook y

Twitter

Invita a los contactos de

tu correo electrónico


EspacioEspacio extra en extra en DropboxDropbox

� Completa 6 de los 7 pasos de Get Started



� Presenta los eventos más recientes: documentos borrados, compartidos, añadidos, etc.

� Te permite recuperar documentos desde esta sección.

EventosEventos

Localizar eventos por

fecha


Cantidad de

eventos por

página


� Presenta las carpetas previamente compartidas.

� Para compartir una carpeta seleccionamos la opción share a folder.

Compartir Compartir carpetascarpetas


Compartir

carpeta


Presenta diferentes opciones de ayuda:

� Preguntas más frecuentes

� Espacio para hacer preguntas

AyudaAyuda



CarpetasCarpetasMenú General de las carpetas

� Subir documentos

� Crear carpetas

� Compartir carpetas

� Ver documentos borrados



� Regular

� Compartido

� Público

Iconos que identifican las Iconos que identifican las diferentes diferentes carpetascarpetas


� Público

� Fotos


Pasos para crear una carpeta nueva

1. New Folder

2. Asignamos nombre

3. Create

Crear una carpeta nuevaCrear una carpeta nueva



� Seleccionamos opción de upload

Subir Documentos Subir Documentos



� La opción de subir documentos funciona igual al proceso realizado cuando subimos archivos en los correos electrónicos.

1. Choose File

2. Localizamos el documento en el ordenador

3. Open o doble clic sobre el documento

Subir Documentos Subir Documentos (continuación)(continuación)


1 2

3


� Seleccionar opción Start upload

Subir Documentos Subir Documentos (continuación)(continuación)



Recuperar documentosRecuperar documentosBúsqueda BásicaLa alternativa de búsqueda en Dropbox hace recuperación de información considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos.

� En el espacio disponible para hacer búsqueda colocamos la palabra que identifica el documento.


Lista de

resultados


Recuperar documentos Recuperar documentos (continuación)(continuación)

Búsqueda Avanzada

� Seleccionamos la opción advanced seach



Búsqueda Avanzada� Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez:

1. Todas las palabras escritas

2. Con frase exacta

3. Alguna de las palabras escritas

4. Ninguna de las palabras escritas

� Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Advanced search

Recuperar documentos Recuperar documentos (continuación)(continuación)



� Invitar a alguien a la carpeta ó compartirlo

� Descargarla

� Moverla

� Cambiarle el nombre

� Copiarla

� Borrarla

Alternativas con las carpetasAlternativas con las carpetas



� Ver versiones anteriores

� Descargarlo

� Moverlo


� Copiarlo

� Borrarlo

Alternativas con los documentos individualesAlternativas con los documentos individuales



� Ver versiones anteriores

� Descargarla

� Copiar enlace público

� Moverla


� Copiarla

� Borrarla

Alternativas Alternativas con documentos en carpeta públicacon documentos en carpeta pública



Existen tres formas de compartir carpetas:

1. Desde la pestaña Sharing

2. Desde la opción de Share a Folder

3. Desde el menú de una carpeta regular (Ivite to folder) o compartida (Share Folder Options)

Compartir CarpetaCompartir Carpeta

1


Carpeta

Compartdia

2 3


Sharing� Seleccionamos la pestaña de Sharing



Sharing� Presenta las carpetas previamente compartidas

� Seleccionamos la opción share a folder


Carpetas

compartidas


Sharing� En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vacía) para compartirla. A esta carpeta se le pueden

colocar documentos más tarde y los mismos estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la carpeta vacía originalmente.

� También podemos compartir una carpeta existente.

� Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.


Opción para crear

una carpeta nueva

(vacía) y compartirla


Sharing� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir

� Presionamos la opción de Next



Sharing� Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar� Presionamos la opción de Share folder

Colocamos el correo

electrónico de la persona

que deseamos invitar




Share a Folder� Seleccionamos la opción Share a folder



Share a folder� Nuevamente tenemos la opción de crear una carpeta nueva para compartirla ó podemos

compartir una carpeta existente.

� Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.



Share a folder� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir

� Presionamos opción de Next



Share a folder� Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar� Presionamos opción de Share folder

Colocamos el correo

electrónico de la persona





Ivite to Folder/ Share Folder Options� Seleccionamos la carpeta que queremos compartir.

� Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder o Share folder options (carpeta compartida)



Invite to folder/ Share folder Options• La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede crear al recibir la invitación.

• Sólo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta.

• Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar.• Presionamos opción de Share folder.

Colocamos el correo

electrónico de la Colocamos el correo

electrónico de la


electrónico de la

persona que deseamos

invitar

electrónico de la

persona que

deseamos invitar


� La invitación se recibe a través del correo electrónico y de la cuenta en Internet.

Desde el correo electrónico� La persona que recibe la invitación debe entrar a su cuenta para tener acceder a la carpeta.

� Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opción de crearla en el momento.

¿Cómo se recibe la invitación ¿Cómo se recibe la invitación para compartir para compartir carpetas?carpetas?



Desde el correo Electrónico

� Una vez se ha accedido a la cuenta, se acepta o se rechaza la invitación.

¿Cómo se recibe la invitación para compartir Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? carpetas? (continuación)(continuación)



Desde la cuenta de Dropbox en Internet� Cuando se recibe una invitación para compartir un cartapacio se puede visualizar un número en

una caja roja sobre la pestaña de Sharing.

� Presionamos la opción de Sharing

¿Cómo se recibe la invitación para compartir ¿Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? carpetas? (continuación)(continuación)



Desde la cuenta de Dropbox en Internet� Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nueva carpeta ha sido compartida.

� Presionamos sobre el mensaje de carpeta compartida




Desde la cuenta de Dropbox en Internet

� En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitación.




Eliminar contacto Eliminar contacto de carpeta compartidade carpeta compartida� Vamos al menú de la carpeta compartida deseada

� Marcamos Share folder options.



Eliminar contacto Eliminar contacto de carpeta compartida de carpeta compartida (continuación)(continuación)

� En la próxima pantalla seleccionamos la opción members.



Opciones disponibles:

� Eliminar a una persona en particular

� Dejar de compartir la carpeta completa

� Salir o dejar la carpeta compartida

Eliminar contacto Eliminar contacto de carpeta compartida de carpeta compartida (continuación)(continuación)


Eliminar a la

persona de la

carpeta

Dejar de compartir

carpeta completa

Salir de la carpeta

compartida


Versiones anteriores de documentos en carpetas Versiones anteriores de documentos en carpetas compartidascompartidas

� Seleccionamos el documento y marcamos la opción previous versions.



� Para restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos y seleccionamos la opción Restore.

Versiones anteriores de documentos en carpetas Versiones anteriores de documentos en carpetas compartidas compartidas (continuación)(continuación)


Tiempo

desde que

se hizo el

cambio

Tipo de

cambio Persona

que realizó

el cambio

Vista previa

del

documento


Descargar documentosDescargar documentos

� Desde el menú del documento que se quiere descargar seleccionamos la opción Download file



� Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción de abril el documento o grabarlo en el ordenador.

Descargar documentos Descargar documentos (continuación)(continuación)



Copiar documentos Copiar documentos

La opción Copy to… permite colocar el documento en otra carpeta, manteniéndolo también en su lugar original.

� En el menú del documento que deseamos copiar seleccionamos la opción Copy to…



CopiarCopiar documentosdocumentos ((continuacióncontinuación))

� Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copia del documento y marcamosla opción Copy File.



Copiar enlaces públicosCopiar enlaces públicos

1. Hacemos doble clic en la carpeta pública.

2. Abrimos menú del documento al que le queremos copiar el enlace y seleccionamos la opción Copy public link.


1 2


Copiar enlaces públicos Copiar enlaces públicos (continuación)(continuación)

1. Marcamos la opción Copy to clipboard

2. La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho

Luego de este proceso colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar deseado.

1


2


� Seleccionamos opción Show deleted files

Ver documentos borradosVer documentos borrados



Los documentos borrados permanecen guardados durante 30 días.

� Para recuperar un documento previamente borrado, buscamos el menú y seleccionamos la opción undelete.

Ver documentos borrados Ver documentos borrados (continuación)(continuación)



¿¿CómoCómo conseguirconseguir espacioespacio extra en extra en DropboxDropbox??

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por invitado

hasta 16MB

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¿¿CómoCómo conseguirconseguir espacioespacio extra en extra en DropboxDropbox??

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640MB

EXTRA



Referencias BibliográficasReferencias Bibliográficas� Amoroso, Y. (2009). Gobierno electrónico: el reto de la gestión y conservación permanente de la información digital. XIII Congreso Iberoamericano de derecho e

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patrimoniales_culturales.php


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CRÉDITOSCRÉDITOS

Proyecto del Programa de Educación Continua y Desarrollo Profesional, de

la Asociación de Bibliotecas Universitarias, de Investigación e Institucionales

del Caribe (ACURIL) y la Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la

Información, de la Universidad de Puerto Rico, con el co-auspicio de la

UNESCO, Región del Caribe y la América Latina

http://executivesecretariat.acuril.org ; [email protected]


http://executivesecretariat.acuril.org ; [email protected]

Tutoras: Jeanette Lebrón-Ramos ([email protected])

Yadira Avendaño-Avendaño ([email protected])

Con la colaboración del ACURIL WebTeam

MUCHAS GRACIAS POR LA ATENCIÓN PRESTADA.

LES INVITAMOS A EXPLORAR

T

ACURIL XLI

COMO UNA HERRAMIENTA ALTERNATIVA,

PARA SALVAGUARDAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL,

DE SU UNIDAD DE INFORMACIÓN,

DENTRO DE LA COMUNIDAD DE PRÁCTICA DE ACURIL
