acubiz workshop · 2019-01-15 · // telefoni, benzinkort & leasing. elektroniske fakturafiler...
TRANSCRIPT
1 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
ACUBIZ WORKSHOPServices og Finans Fast Track // Maj 2018
2 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Acubiz workshopHvem er vi?
Kim Lentz-GreveCustomer Relations
Alan LustüAccount Management
3 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
ACUBIZ SERVICES
4 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Acubiz Services
Typiske udgifter → Udgifter
→ Kilometergodtgørelse
→ Diæter
→ Kreditkort (80%)
Andre udgifter som Acubiz EMS håndterer→ Rejsekonto med faktura (TAC Plus)
→ Telefoni
→ Benzinkort
→ Billeasing
→ Udenlandske kreditkort (Mastercard CDF3)
5 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Rejsekonto med faktura
* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion
Få indlæst rejsekontotransaktionen automatisk i Acubiz EMS→ En rejsekonto er et virtuelt og fælles kreditkort til køb af rejser→ Automatisk indlæsning af rejsekonto→ Automatisk match af rejsebureauets kvittering/faktura (pdf) med rejsekontotransaktionen
Værdi+ Detaljer om rejsen samt rejsens pris (fx gebyrer) bliver tilgængelig i Acubiz EMS+ Nem og enkel kontrol samt godt overblik af denne afstemning+ Bilag bliver tilgængelig for senere revision+ Ingen belastning af medarbejderens kreditkort maksimum
(Tac Plus*)
6 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Rejsekonto og rejsebureau
Vores service understøttes af bl.a. følgende leverandører
* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion
7 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Telefoni, benzinkort & leasing
Elektroniske fakturafiler → Automatisk indlæsning→ Præ-godkendelse hos central ansvarlig (telefoniansvarlig, flådeansvarlig)→ Slutgodkendelse hos bruger, godkender og finans→ Nem og billig måde at håndtere fakturaer på (fast, lavt, årligt beløb)→ Udnyttelse af nuværende workflow i Acubiz
Værdi+ Sparret tid, fordi manuelle processer forsvinder+ Besparelse på IT budgettet, da der allerede betales for Acubiz platformen
* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion
8 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Leverandøroversigt
* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion
Der er mange muligheder inden for elektronisk fakturering med blandt andre
nedenstående leverandører samt mange andre, der kan fakturere i OIOUBL
9 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Udenlandske kreditkort
Datter- og søsterselskaber i udlandet
→ Kreditkort i udlandet via dansk kreditkortaftale
→ Udstedelse af kort i Danmark
→ Forbruget faktureres i det pågældende lands valuta
Værdi
+ Udenlandske selskaber kan håndteres i én og samme løsning
* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion
10 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Bonusoplysninger
Det er naturligvis muligt at afregne betalinger af
fx Easypark, MobilePay og Brobizz med kreditkort
* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion
11 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Acubiz workshopHvem er vi?
Dorthe G. NielsenSenior Consultant // TL
Kim PawrupSales Director
12 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
ACUBIZ FAST TRACK TIL FINANS
13 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Acubiz’ formål
+ Optimere manuelle processer og arbejdsgange
+ Frigive tid til de vigtige kerneopgaver
+ Gøre det komplekse enkelt og forståeligt
+ Råde og vejlede om ”best practices”
+ Fra glad køber til glad kunde!
14 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
Fast Track
// Processen vi arbejder med
FinansBrugere
Acubiz One Ledere
Automatisk integration
Opslag til kvitteringer
Kvitteringer i ERP
CPM
Automatisk udligning
Afstemninger
Dubletkontrol
15 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Automatisk integration*
Få automatiseret dataudvekslingen mellem Acubiz og dit ERP system1. Bogføring ved upload af fil2. Automatisk eksport via FTP / SFTP3. Automatisk ved API eller webservice
Fordele+ Mindsker fejl i forhold til manuel håndtering
af bogføringsfiler til ERP systemet+ Ingen dobbelte bogføringer+ Frigiver tid til vigtigere opgaver
* Der kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.
En del af
Fast Track
Et udvalg af Acubiz’ partnere på finansintegration:
16 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Integration 1 - bogføring
Acubiz pris
Standard
Bogføring
Indlæs fil i ERP*
Transport
Manuel
indlæsning
Acubiz
Når man vil
danne fil
Eksport
Semi-automatisk
Kunde
*) IT intern / ekstern (Acubiz partner)
17 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Integration 2 - bogføring
Acubiz pris
2.500 - 5.000 kr.
Bogføring
Automatisk
indlæsning til
ERP*
Transport
(Rutine) Frekvens
Automatisk
FTP / SFTP
filhentning
Acubiz
Automatisk
eksport af fil
Eksport
Automatisk
Kunde
*) IT intern / ekstern (Acubiz partner)
18 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Integration 3 - bogføring
Acubiz pris
5.000 kr.
Bogføring
Automatisk data i
kassekladde*
AX / NAV
Automatisk
bogføring?
Transport
Web service
API
Eksport
Direkte integration
Kunde
*) IT intern / ekstern (Acubiz partner)
19 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Opslag af kvitteringer*
Shortcut til billedkvittering samt detaljerede oplysninger af finanspost direkte fra dit ERP system**
→ Se kvittering(-erne)→ Se kontering og dimensionering→ Se revisionssporet→ Se brugers kommentarer→ Se oplysninger om tid og sted
* Der kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.** ERP systemet skal kunne tilpasses til at håndtere opslaget.
En del af
Fast Track
20 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Kvitteringer i ERP*
Alternativ til opslag af kvittering
Funktion til overførsel af kvitteringer direkte til dit ERP systemet**
Acubiz kan integreres med virksomhedens interne systemer, så alle kvitteringer (billed- og PDF-filer) kan overføres til FTP og derfra vises direkte i ERP systemet.
* Der vil/kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.** ERP systemet skal kunne tilpasses til at håndtere visning af billed- og PDF-filer
En del af
Fast Track
21 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Company Policy Manager*Brug mindre tid i Acubiz og indfør CPM (Company Policy Manager)!
CPM er lavet til fordel for finansbrugere i Acubiz - Fast Track til Finans.
Hvornår skal udgifter godkendes i finans?→ Ved overskridelse af beløbsgrænser på omkostningstyper→ Ved overskridelse af beløb pr. deltager→ Altid/aldrig kontrol på udvalgte omkostningstyper→ Altid/aldrig kontrol på udvalgte medarbejdere→ Rapport til controlling / efterbehandling
* Der vil/kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.
Til bogføring i økonomisystem
Medarbejder FinansGodkender
Kontrolleret frihed
En del af
Fast Track
22 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Afstemninger*
Få det fulde udbytte af Acubiz afstemninger på kreditkorttransaktioner!
På de fleste kreditkort kan der→ foretages dag-til-dag hensættelser af det faktiske forbrug,
uden brugeren har afregnet udgifterne→ foretages postering på kreditkortleverandørens kreditor med
levering af fakturadata direkte fra Acubiz til ERP systemet
Fordele+ Acubiz kan levere afstemningsværktøjer+ Få betalt faktura til kreditkortleverandøren til tiden
* Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion, hvis man allerede har en kørende Acubiz løsning
En del af
Fast Track
23 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Automatisk udligning*
Få det fulde udbytte af Acubiz dataintegration!
De mange oplysninger, som Acubiz medsender i bogføringsfilerne, kan med fordel benyttes.
→ Automatisk udligning/clearing*Nøgle der leveres med kreditkorttransaktioner og kan udligne hensættelsesposter på transaktionsniveau.
→ Sporing af posteringer på hensættelseskonti→ Sporing af posteringer på driftskonti
* Der vil/kan være udgifter forbundet med at benytte disse faciliteter til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør.Ikke alle ERP systemer kan benytte automatisk udligning/clearing.
En del af
Fast Track
24 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
// Dubletkontrol*Acubiz EMS foretager løbende dubletkontroller
Der kontrolleres:→ hver uge→ indenfor en periode på 30 dage→ mellem udlæg mod udlæg→ mellem udlæg og kreditkorttransaktioner
Fordele+ Få overblik over evt. snyd+ Få overblik over evt. fejlposteringer
Se følgende sider for aktivering af dubletkontrol!
En del af
Fast Track
25 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
1
2
26 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
3
4
27 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
6
5
28 COPYRIGHT © 2017 ACUBIZ
Forandringer det eneste, som er sikkert!
Tak for jeres opmærksomhed