ACTUALIZACIONFONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS2019

Facilitadora: María Isabel Gil Ospina

NORMATIVIDAD Especifica

Decreto 4791 de 2008 – Reglamentación FSE

Decreto 4807 de 2011 – Gratuidad

Resolución 16378 de 2013. Reporte de información al MEN en relación al FSE

Decreto 1075 de 2015 – compila normas educación

Art. 140 Ley 1753 Plan Desarrollo “Todos por un Nuevo País” Resolución 12829 de 2017 ; 0660 de 2018 Cuentas maestras

General

Decreto - Ley de presupuesto 111 de 1996

decreto

Ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007 – Contratación

Decreto 1082 de 2015 - compila contratación

Ley 715 de 2001- SGP

Ley 1474 de 2011- estatuto anticorrupción

Ley 42 de 1993 - control fiscal

Ley 1314 de 2009 - Resolución 533 de 2015 NIIF - IFRS Sector publico

Ley 1952 de 2019 código general disciplinario

Ley 87 de 1993 Control Interno

CONCEPTOS Y ROLES FRENTE A LA ADMINISTRACION DEL FSE

Fondo de servicios educativos: Mecanismo de Gestión presupuestal del que disponen los establecimientos educativos oficiales para atender gastos de funcionamiento distintos a los de personal

Consejo directivo: Es el máximo órgano de gobierno escolar; en relación al FSE, funge como administrador.

Personería Jurídica: Reconocimiento de ley a persona u organización para asumir plenamente deberes y derechos. Los FSE carecen de personería jurídica

Establecimiento publico: Organización que atiende funciones administrativas y presta servicios públicos (la educación lo es, art 67 CP); se caracteriza por contar con : personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, patrimonio independiente. (art. 70 L. 489 de 1998)

Establecimiento educativo con carácter oficial: organización educativa que cumple requisitos del art. 9 de la ley 715 de 2001, a saber: personal, niveles educativos según su conformación IE o centro educativo, licencia de funcionamiento -(reconocimiento de carácter oficial) soportes pedagógicos - PEI, infraestructura y medios educativos.

Ordenador del gasto: Quien tiene la potestad legal paraautorizar la ejecución de gastos e inversiones en materiade presupuesto, es distinto de quien administra. En unestablecimiento educativo, esta función es del rector

Representante legal : quien actúa en nombre de otrapersona u organización, en las instituciones educativasoficiales el rector no es el representante legal delestablecimiento.

Tesorero: Funcionario que gestiona los recursos de cajade la organización. (no es solo girar). En elestablecimiento educativo oficial, el ente territorial decideajusta manual de funciones para asignar estasactividades.

Contador: Profesional con tarjeta profesional certificadopor Junta central de contadores , quien da FE PUBLICAsobre la razonabilidad de cifras de los estados financierosde l establecimiento educativo.

CICLO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

PROCESO PLANEACION

FINANCIERA

PROCESO

EJECUCION

PRESUPUESTAL

PROCESO

CONTRACTUAL

PROCESO

CONTABILIDAD

PROCESO

TESORERIA

1. Consolidacion de

necesidades adquisicion

bienes y servicios

5. CDP 7.Estudio previo14. Soporte contable

adecuado y suficiente

6. Verificacion de

fondos

2. Proyectos educativos 11. Compromiso - RP

8. Selección objetiva

según modalidad que

corresponda. Verificacion

requisitos habilitantes

15.Causacion

16.Recibido a

satisfaccion/informe

de actividades

3. Acuerdo de

presupuesto - anexos -

PAA

4. Adquisicion de

bienes y servicios.

SECOP

9.Adjudicacion 17. Orden de pago

10. Legalizacion -

poliza18. Deducciones

12. Acta de inicio

13. Seguimiento

19. Acta de liquidacion

PROCESO

RENDICION

DE CUENTAS

CICLO DE INVERSION DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

PLANEACION FINANCIERA

Es un requisito consagrado como

principio en el decreto 111 de 1996.

igualmente el art. 7 decreto 4791

indica que el presupuesto es el

instrumento de planeación

financiera en donde la inversión se

desagrega por proyectos. Además

del funcionamiento y el

componente administrativo, la

gestión escolar debe atender los

siguientes proyectos, cátedras o

lineamientos que se consideran

obligatorios:

Todas las necesidades de bienes y

servicios del EE, originadas en lo

misional, administrativo,

pedagógico, proyectos educativos

y demás respectivas al PEI ; deben

ser consideradas previamente en

la planeación financiera y

respectivo presupuesto institucional

Art. 14 Ley 115 de 1994

1. Constitución e instrucción cívica

2. Tiempo libre

3. Protección, ecología y medio ambiente

4. Valores

5. Educación para la sexualidad

6. Dec. 1122 de 1998 Estudios afrocolombianos

7. Ley 769 de 2002 – Seguridad vial

8. Ley 1014 de 2006. -art. 13, Emprendimiento

9. Decreto 457 de 2014 – Formación Económica y Financiera

10. Decreto 1038 de 2015 Catedra de la Paz

11. Ley 1523 de 2012 art. 42. Decreto 2157 de 2017-Gestion del riesgo

12. Ley 1874 de 2017 Historia de Colombia (integrada a lineamiento curricular ciencias sociales)

Estructura de proyectos educativos - subtítulos.

COMO SE PRESENTAN ESTAS NECESIDADES

EN EL PRESUPUESTO ANUAL DEL EE

Una forma de presentar las necesidades de bienes y

servicios de cada proyecto o requerimiento

institucional, integrado al esquema de presupuesto,

es cruzar cifras en una matriz que combine estos

requisitos: rubros – proyectos, Ej.:

RUBROS

PRESUPUESTO POR PROYECTOS

PRESUPUESTO TOTAL.

SUM 1 a N 1 2 3 4 5 N

INVERSION Equipos, mobiliario, muebles y enseres Se presenta cifras

correspondientes a conceptos permitidos según articulo 11 decreto 4791 de 2008. Tener presente que no se debe incurrir en conceptos prohibidos o conceptos no permitidos según decreto 4791/2008; decreto 4807/2011; normas de austeridad en gasto publico.

Intangibles

FUNCIONAMIENTO

Mantenimiento

ReparacionesComisiones, honorarios, servicios

Materiales y suministros

Implementos deportivos

TOTALES

ACUERDO DE PRESUPUESTO

Acto administrativo: Es un instrumento de previsión decifras. Es aprobado por el consejo directivo, es uno de losactos que tiene temporalidad (por principio de anualidad,un año comprendido entre enero 1 y dic 31)

Tiene tres (3) secciones:

Ingresos

Gastos

Disposiciones Generales

Anexos:

Flujo de caja

PAA Plan anual de adquisiciones

POAI Plan operativo anual de inversiones

INICIO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL – ADQUISICION

DE BIENES Y SERVICIOS: CONTRATACION

1. Verificación de requisitos:

- Disponibilidad de fondos. Art. 10 dec. 4791 de 2008

- Disponibilidad presupuestal. Dec. 111/1996

2. Selección objetiva. Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007,ley 715 de 2001. Aplicación de ruta de escogenciaproveedor de bienes o servicios según corresponda(modalidades – reglamento 20 SMLMV)

3. Suscripción de minuta: contrato, orden

4. Pagos, seguimiento cumplimiento del contrato

5. Liquidación

SECOPSistema electrónico para la contrataciónpublica, creado por la ley 1150 de 2007.

SECOP I o II?

El Secop I es la plataforma dispuesta parapublicidad de procesos contractuales.

El Secop II Es plataforma transaccional,permite proceso contractual en línea y lainteracción de interesados en proveerbienes o servicios. Generaexpediente(archivo) de un proceso decontratación.

Los establecimientos educativos tienen eldeber de uso SECOP?

La respuesta es SI. Es el único mecanismovalido de publicidad (principio contractual)y a partir del SECOP II, es el mecanismo quecumple criterios de ley de archivo(L.594/2000)

LEY DE GARANTIAS

L. 996 de 2005

Si aplica para rectores de

establecimientos educativos oficiales.

En cuanto a la restricción para la

contratación directa (art. 33) aplica 4

meses previos a elecciones

presidenciales. (no es el caso de

elecciones 2019)

Prohibiciones a servidores públicos -

contratación. Art. 38. celebrar convenios

interadministrativos (4 meses antes a

elecciones, inicia 27 junio 2019)

PROCESO DE TESORERIA

Novedades:

1.Bases y tarifas retenciones

2. Cuentas maestras - Resolución 12829 de 2017

La cuenta maestra es un producto bancario, tipocuenta ahorro creada y reglamentada para laadministración de recursos del SGP (gratuidad);estas cuentas solo aceptan como método de girola transferencia electrónica.

Recursos distintos a SGP se administran enproductos bancarios independientes y de lacuenta maestra no se puede transferir a estos otrosproductos de recursos del EE.

Se acepta conversión de un producto bancario acuenta maestra, siempre que exista convenio conla entidad bancaria

Requisitos para la entidad bancaria.

- Reconocer rendimiento financiero

- Registro de movimientos, fuentes

- Generación de reporte técnicopara MEN. (dentro de los 20 díassiguientes al corte de cada mes)

- Registro de terceros beneficiarios

- Exención GMF

- Declaración explicita deinembargabilidad de los recursos

La cuenta maestra se debedenominar con la siguienteestructura: nombre del FSE+Cuentamaestra+GR

- Giros a terceros registrados- Rendimientos o excedentes que deban trasladarse- Reintegros

- Transferencia gratuidad- Rendimiento financiero- Reintegro de un tercero (devolución)

FSE- CUENTA MAESTRA-GR

La única forma de giro admitida (debito) es la transferencia a terceros registrados.

• Son beneficiarios de los recursos de gratuidad losproveedores de bienes y servicios que se ajusten alo dispuesto en normas de adquisición (art. 15 ley715 de 2001 y art. 11 decreto 4791 de 2008).

La inscripción de un beneficiario debe realizarse conal menos 5 días de anticipación al pago.

RETENCIONES

Tener en cuenta retenciones deley según correspondan a cadaproveedor de bien o servicio.

Dejar de aplicar la retenciónrespectiva implica asumirla con lassanciones respectivas (Libro IIestatuto tributario.(Responsabilidad del tesorero,contador y rector).

REPORTE DE EXOGENA: Formato1002. inicia vencimiento 8 demayo hasta 5 junio 2019

BASES Y TARIFAS RETENCION 2019

Conceptos de retención.Base de

retención en UVT.

Base de retención en

pesos.

Tarifas de retención.

Compras generales (declarantes) 27 $925,000.00 2,50%

Compras generales (no declarantes) 27 $925,000.00 3,50%

Servicios generales (declarantes) 4 $137,000.00 4%

Servicios generales (no declarantes) 4 $137,000.00 6%

Servicios prestados por empresas de vigilancia y aseo (sobre AIU)

4 $137,000.00 2%

Honorarios y comisiones (personas jurídicas)

0 100% 11%

Honorarios y comisiones personas naturales que suscriban contrato o cuya sumatoria de los pagos o abonos en cuenta superen las 3.300 UVT ($105.135.000)

0 100% 11%

Honorarios y comisiones (no declarantes) 0 100% 10%

Servicios de licenciamiento o derecho de uso de software

0 100% 3,50%

Contratos de construcción y urbanización 0 100% 2%

CONTABILIDAD• Novedad: el marco normativo NIIF - normas

internacionales de información financiera,también conocidas como IFRS- InternationalFinancial Reporting Standard. El propósito deestas normas es el de estandarizar la lecturade información financiera en el mundo.

• En Colombia se adoptan mediante Ley 1314de 2009 y para el sector publico al quepertenecen los establecimientos educativosoficiales, las normas toman rigor en laResolución 533 de 2015 de la ContaduríaGeneral de la Nación.

• Las normas internacionales de contabilidadpara el sector publico se distinguen así: NICSP

• No ha desaparecido el manejo del catalogode cuentas.

TAREA CLAVE FRENTE A LAS NIIF

Definir el documento de políticascontables, el cual es unaconstrucción conjunta con los entesterritoriales, consolidadores de cifrasque reportan los establecimientoseducativos.

Preparar estados financieros en elmarco NIIF (incluyendo políticas)

Detallar conceptualmente los saldosen las notas de carácter especifico

Preparar análisis vertical y horizontal(estados financieros)

Documento de Políticas contables

Presenta cada clase con los respectivos grupos, inherentes al manejo de

los FSE

Objetivo

Alcance

1. ActivoNormatividad, definiciones,

reconocimiento, medición inicial y posterior, deterioro-amortización-vida útil- bajas

(cuando corresponde), revelaciones

2. Pasivo

3. Patrimonio

4. Ingreso

5. Gasto

6. Costo

Presentación de estados financieros

Responsables

De modo general el documento de políticas contables recoge los siguientes conceptos:

RENDICION DE CUENTAS

1. A la comunidad. Informe anual degestión (antes del 28 febrero de cadavigencia. Decreto 4791 de 2008. art 19)y audiencias trimestrales (directivaministerial 26 de 2011). Publicación decontratación y ejecución presupuestal.Dec. 4791 de 2008

2. Al MEN, SIFSE. (resolución 16378 de2013)

3. A Hacienda Municipal odepartamento de contabilidad, segúnnormas territoriales para consolidación.

4. A secretaria de educación, losinformes requeridos por supervisión.

5. A la contraloría territorial, segúnnormas de cada entidad territorial

MANUALES, REGLAMENTOS, PROCEDIMIENTOS

En relación a la administración del FSE, el consejo directivodebe definir criterios consagrados en manuales,reglamentos o procedimientos asociados a las siguientesdeterminaciones manifiestas en el decreto 4791 de 2008.

• Reglamento de tesorería• Manual de Contratación• Procedimiento para utilización de bienes inmuebles• Procedimiento para la realización y participación de

estudiantes en eventos: pedagógicos, científicos,culturales y deportivos

• Procedimiento para autorización explotación de bienes• Reglamento interno para gastos de viaje, transporte,

hospedaje y manutención de educandos y docenteacompañante

• Procedimiento para la realización de actividadespedagógicas, científicas, deportivas y culturales

• Procedimiento para inscripción y participación deeducandos en competencias deportivas, culturales,pedagógicas, científicas

• Procedimiento para el uso de bienes y servicios de lainstitución educativa, a título gratuito u oneroso

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

• Renta. No contribuye – no declarante. Art 22 ET

• Retención en la fuente. El establecimientoeducativo oficial es agente de retención nosujeto de retención. Responsabilidad penal porno consignar oportunamente valores retenidos.Art. 368- 605-665 ET

• IVA. Contribuyente – no responsable. Art. 476 ET

• Procedimiento tributario. No debe facturar,debe solicitar factura o documento equivalenteen toda adquisición de bienes o servicios. Art.615 ET. Sanciones (extemporaneidad) Art. 641 ET

• GMF. Exención. Numeral 9, art. 879 ET

• Verificar cambio de responsabilidades en RUTde proveedores

Régimen común queda con código 48 en vez del11

Régimen simple queda con código 49 en vez del12

CODIGO GENERAL DISCIPLINARIO L. 1952 de 2019

- Se conserva la clasificación de faltas así:

Gravísimas, graves, leves.

Las faltas gravísimas pueden ocasionarse por errores encontratación, falta de cuidado en régimen de inhabilidades eincompatibilidades (esto continua igual)

- Desaparecen amonestaciones escritas en faltas leves

- Se agregan causales al listado de faltas gravísimas, algunas son:

Consumir en el sitio de trabajo sustancias prohibidas que produzcandependencia física o síquica, asistir al trabajo en tres o másocasiones en estado de embriaguez o bajo el efecto deestupefacientes.

Incurrir injustificadamente en mora sistemática en la sustanciación yfallo de los asuntos asignados, en una proporción que represente el20 % de su carga laboral (importante entonces tener como puntode referencia los acuerdos de gestión)

-Establece una serie de atenuantes y agravantes para la sanciónque la Procuraduría establece a los funcionarios por irregularidadesen el desempeño de sus funciones. Ejemplo de atenuantes:Devolver, restituir , reparar según corresponda a la afectación.

Protección de datos personales. Ley 1581 de 2012.

Sentencia T-233 de 2007(fotos, videos, sistemas de video

vigilancia). Principio: consentimiento previo expreso e

informado del titular. Se debe instalar aviso de “zona de

video vigilancia”

Acceso a la información publica, lo cual implica una

disposición y divulgación de la misma. Ley 1712 de 2014- de

transparencia y derecho a acceso a información publica.

Implica no solo la respuesta comunicaciones, se debe

divulgar y publicar documentos de la actividad estatal de

interés publico

GRACIAS!!!