actualizaciÓn de stock publicaciones sistema bejerman e-flexware … · 2013. 3. 25. ·...

ACTUALIZACIÓN DE STOCK PUBLICACIONES

Sistema Bejerman e-Flexware

Instructivo

Código: CP-SPR-INS-01-V01

Sector: Inscripciones, Publicaciones e Impresiones

Proceso: Actualización de Stock Publicaciones Sistema Bejerman e-Flexware

Fecha: 26/12/2012 Preparó: C.B. OGP

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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN PROCESO CAMBIO FECHA

V1 CP-SPR-INS-01 Primera edición del documento. 26/12/2012





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ÍNDICE

I. OBJETIVO 4

II ALCANCE

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III DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

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IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR

1. Antecedentes Normativos 2. Formularios a utilizar

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4 4

V. DESARROLLO

1. Generación del archivo de actualización 2. Control de la Interfaz

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5 12

VI FORMULARIOS

1. Parte Control Reportes

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VII FLUJOGRAMAS

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VIII ANEXOS

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I. OBJETIVO: Establecer los pasos para la actualización del Stock de las publicaciones en el Sistema e-Flexware. II. ALCANCE: Este Instructivo es de aplicación al Sector Inscripciones/Publicaciones/Impresiones y a la Gerencia de Administración en cumplimiento de sus funciones. III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: No aplica. IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR:

1. Antecedentes Normativos

No aplica.

2. Formularios a utilizar Para facilitar el proceso en cuestión, se ha previsto la creación y utilización de un formulario:

DETALLE FORMULARIO

Control de la correcta actualización del stock.

CP-IPI-FNº-01 - Parte Control Reportes.





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V. DESARROLLO 1. Generación del archivo de actualización: 1.1 Sectores de Venta de Productos:

Mostrador Publicaciones; Stand Edicon; Delegaciones; Local Ayacucho; Eventos Edicon; Feria del Libro.

1.1.1 Los Sectores de Venta de Productos generan un comprobante (Factura,

Nota de Débito y/o Nota de Crédito) para las operaciones de venta de las publicaciones que se administran en el Sistema e-Flexware.

1.1.1.1 En el caso de comprobantes generados por controlador fiscal /

tiqueadora, adjunta el “Informe final Código 60”. 1.2 Cajas de Publicaciones: 1.2.1 Procede a la cobranza/reintegro de la operación del punto 1.1.1,

ingresando al Sistema de Cajas-Unix y al momento de ingresar el concepto registra:

1.2.1.1 Para comprobantes generados por impresora fiscal: Código de

Caja “103 – Publicaciones Bejerman” completando los siguientes datos:

Comprobante: FA (Factura), ND (Nota de Débito) o NC (Nota

de Crédito). Tipo de Comprobante: A/B. Punto de Venta: Ejemplo 16, 22 u otro. Número de Comprobante: XXXX

El cajero puede consultar con “Help” en el Sistema de Cajas

como hacer el proceso:

103- Publicaciones Bejerman -- Si es una factura ... se debe ingresar como cobranza:





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y el formato es: FA/tipofactura/puntoventa/nrofactura Por ejemplo: FA/B/16/3545 -- Si es una nota de debito ... se debe ingresar como cobranza: y el formato es: ND/tiponotadedebito/puntoventa/nronotadedebito Por ejemplo: ND/B/20/61 -- Si es una nota de crédito ... se debe ingresar como reintegro: y el formato es: NC/tiponotadecredito/puntoventa/nronotadecredito Por ejemplo: NC/B/18/1257

1.2.1.2 Para comprobantes generados por controlador fiscal / tiqueadora:

Código de Caja “112” completando los siguientes datos:

Comprobante: FA (Factura), ND (Nota de Débito) o NC (Nota de Crédito).

Tipo de Comprobante: A/B. Punto de Venta: Ejemplo 16, 22 u otro. Número de Comprobante: XXXX Ítems y cantidades vendidas.

1.2.2 El proceso de actualización de stock de publicaciones se genera con las

siguientes opciones:

1.2.2.1 Proceso Automático: La Oficina de Recaudaciones al proceder al cierre de caja, activa en forma conjunta y automática el proceso “Interfaz Integra”.

Los comprobantes FA (Factura), ND (Nota de Débito) o NC

(Nota de Crédito) se reflejan en la tabla “Integra” y al correr el proceso de interfaz, se genera la registración de los comprobantes RX (Remito de venta) manteniendo la numeración.

Con el Sistema de Gestión de Stock, sólo se podrán

consultar los RX (Remitos de Venta) en lugar de los comprobantes FA (Factura), ND (Nota de Débito) o NC (Nota de Crédito)

Este proceso captura todos los movimientos pendientes de

envío hasta la fecha de generación de la planilla de caja, realizando los siguientes controles:

Relación Códigos de artículos UNIX-Bejerman: si el código

no es compatible en la tabla de artículos de e-Flexware, el sistema envía un mail al control contable de stock, informando la no transferencia de ese código.





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Relación Punto de Venta-Depósito: si el número de punto

de venta no esta relacionado en una tabla con el depósito, el sistema envía un mail al control contable de stock, informando la no registración de esa venta.





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Validación de Stock Real: antes de registrar las ventas se deberá validar si el stock real es menor a la venta, el sistema enviará un mail al control contable de stock, informando la situación.

Dato Adicional: Cuando se trate de integraciones provenientes del código 103 (facturador de Unix) se deberá agregar como dato adicional del ítem el numero y tipo de comprobante que genera este movimiento (FC/A-0001-0000XXXX) en otro campo debe constar también el numero de Legajo de ser posible o bien el tomo y folio.

Nota de Crédito: Las NC que se emiten desde el facturador

de Unix deberán cumplir con el mismo esquema solo que deberán generar un RD (“X”). Este comprobante incrementara el Stock.





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Este proceso genera automáticamente un “Listado de

Movimiento de Stock” con los registros que integran el archivo de actualización de stock.

En caso que el control contable de stock reciba mails del

sistema por los controles de relación y validación, el Sector Contaduría deberá informar al responsable del depósito la registración de los ajustes necesarios.

1.2.2.2 Proceso Manual Del Sector Publicaciones: el Responsable del

Sector será el usuario habilitado a utilizar esta opción para situaciones de extrema necesidad:

Actualiza el stock, ingresando al menú principal del Sistema

“Reflection for UNIX and open VMS”: Menú Principal de Aplicaciones Menú Principal Bejerman Interfases





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Carga Interfase Stock

Ingresa los siguientes datos: Operaciones desde el: __/__/____ Operaciones Hasta el: __/__/____





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Enter: Valida datos y procesa

F12: para continuar

El proceso anterior emite un reporte que queda alojado en el servidor de e-Flexware \\Administracion\Bejerman\Integra.





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2. Control de la Interfaz 2.1 Al finalizar el proceso, se genera “una carpeta” con un documento txt, en el

servidor de e-Flexware \\Administracion\Bejerman\Integra. 2.2 El Sector Publicaciones controla que las transacciones del día anterior se

hayan actualizado correctamente, y para ello genera y controla los siguientes listados:

2.2.1 Para operaciones cargadas en el Código de Caja “103 – Publicaciones

Bejerman”:

2.2.1.1 El “Listado de Movimiento de Stock” en el Sistema e-Flexware enunciado en el punto 1.2.2.1 y,

2.2.1.2 El “Listado de Consulta de Facturas del Sistema “Reflection for

UNIX and open VMS”, que muestra las operaciones realizadas durante el día. Ejemplo:

Fecha Comprobante Tipo Punto Vta Número Nombre Cantidad Descripcion Importe

Importe Bonif

Importe Total Servicio Estado Moneda

Nro.Venta

Nro.Cod.Prod

19/07/2010 Factura B 25 52758 FIGUEREDO ALBERTO FIDEL 1 CARNET- EL ATENEO (S.E.C.) 95 95 113 1 1 0 219/07/2010 Factura B 25 52759 RICCARDI RICARDO NICOLAS 2 DVD - ACTUALIDAD TRIBUTARIA 12 24 132 1 1 0 419/07/2010 Factura B 25 52760 BASZKIR FLAVIO DARIO 1 SERVICIO TRIMESTRAL RED VIP PLUS MEGATLON MAT. 330330 330 128 1 1 0 319/07/2010 Factura B 25 52761 GUASTAVINO LUIS MARIA 1 SERVICIO MENSUAL RED VIP MEGATLON MATRIC. 100 100 100 119 1 1 0 219/07/2010 Factura B 25 52762 MORIS LUIS ALBERTO 1 SERVICIO TRIMESTRAL RED VIP PLUS MEGATLON MAT. 330330 330 128 1 1 0 319/07/2010 Factura B 25 52763 BIDOGLIO MARIA LAURA 2 SERVICIO MENSUAL RED VIP MEGATLON MATRIC. 100 100 200 119 1 1 0 219/07/2010 Factura B 25 52764 HASAN BLANCA MERCEDES 1 SERVICIO MENSUAL RED PLATINO MEGATLON MATRIC. 135 135 135 119 1 1 0 419/07/2010 Factura B 25 52765 ARCARO BILHERE TERESA ISABEL 1 SERVICIO MENSUAL RED VIP PLUS MEGATLON MATRIC. 115115 115 119 1 1 0 319/07/2010 Factura B 17 41035 MICHETTI MARIA MERCEDES 1 SERVICIO MENSUAL RED PLATINO PLUS MEGATLON MAT.175175 175 119 1 1 0 519/07/2010 Factura B 17 41036 EISEMBERG LAZARO 1 SERVICIO MENSUAL RED PLATINO PLUS MEGATLON MAT.175175 175 119 1 1 0 519/07/2010 Factura B 25 52780 RIPOLL DIEGO FERNANDO 1 SERVICIO MENSUAL RED VIP MEGATLON MATRIC. 100 100 100 119 1 1 0 219/07/2010 Factura A 25 734 WINIK SILVIO JAIME 3 QUE JULEPE (UNA DE RATONES) - 30/07 3 9 120 1 1 0 419/07/2010 Factura B 17 41038 RODRIGUEZ CLAUDIA 1 (218309).c/39965.CUADERNO PROF. N° 7 ACT. JUDICIAL17,5 70 1 1 1 218309 3996519/07/2010 Factura B 17 41038 RODRIGUEZ CLAUDIA 1 (218310).c/39967.CUADERNO PROF. N° 8 PEQ. Y MED. E17,5 70 1 1 1 218310 3996719/07/2010 Factura B 17 41038 RODRIGUEZ CLAUDIA 1 (218311).c/50016.CUADERNO PROF. N°16 ACT. JUDICIAL17,5 70 1 1 1 218311 5001619/07/2010 Factura B 17 41038 RODRIGUEZ CLAUDIA 1 (218312).c/50048.CUADERNO PROF. N°48 IMPUESTOS-PJ 17,5 70 1 1 1 218312 5004819/07/2010 Factura B 17 41039 RODRIGUEZ CLAUDIA 1 INTERIOR 18 18 124 1 1 0 419/07/2010 Nota de Crédito B 25 1513 FARJI CARLOS ALEJANDRO 1 SERVICIO MENSUAL RED VIP MEGATLON MATRIC. 100 100 250 119 1 0 0 019/07/2010 Nota de Crédito B 25 1513 FARJI CARLOS ALEJANDRO 1 DEPORTEST 150 250 136 1 0 0 019/07/2010 Nota de Crédito B 25 1514 WINIK SILVIO JAIME 3 QUE JULEPE (UNA DE RATONES) - 30/07 3 9 120 1 0 0 019/07/2010 Nota de Crédito B 25 1515 PERNAS ISABEL 1 SERVICIO MENSUAL RED VIP PLUS MEGATLON MATRIC. 115115 115 119 1 0 0 019/07/2010 Nota de Crédito B 25 1516 MATIAS SANTIAGO GUILLERMO 1 SERVICIO MENSUAL RED VIP PLUS MEGATLON MATRIC. 115115 115 119 1 0 0 019/07/2010 Nota de Crédito B 25 1517 BARRERA NIDIA SOLEDAD 1 (275694)011284*05-502-098 - PRáCTICO DE LIQUIDACI 158 158 8 1 0 0 019/07/2010 Nota de Crédito B 17 3253 RODRIGUEZ SERGIO HECTOR 1 (275951)011333*02-584-001 - Ganancias Sociedades 160 160 8 1 0 0 019/07/2010 Nota de Débito B 17 41037 PAEZ MARTIN FERNANDO 1 06-088-025 145 145 8 1 1 0 0

2.2.2 Para operaciones cargadas en el Código de Caja “112”:

2.2.2.1 El “Listado de Movimiento de Stock” en el Sistema e-Flexware enunciado en el punto 1.2.2.1 y,

2.2.2.2 El “Informe final Código 60”, que muestra las operaciones

realizadas durante el día.





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2.3 Del control de los listados se procede a lo siguiente: 2.3.1 Completa el formulario “Parte Control Reportes” CP-IPI-FNº-01, como

documento de respaldo del control efectuado. 2.3.2 De existir diferencias: hace los ajustes correspondientes en el sistema de

administración de stock y completa en el formulario “Parte Control Reportes” si el ajuste fue manual o automático y cuando fue realizado.

2.3.3 Archiva los listados correspondientes adjuntando el formulario “Parte

Control Reportes”. 2.4 En caso que los responsables de depósito reciban notificación del Sector

Contaduría sobre los controles mencionados en el punto 1.2.2.1: 2.4.1 Generan la carga de los correspondientes RX en forma manual desde:

2.4.1.1 “Ventas \ Ingreso de comprobantes de Ventas \ Preparación y emisión” o “Registración” según corresponda, y allí volcar los detalles que figuran en la notificación enviada por el Sector Contaduría.

2.5 El sistema controlará que el depósito “6 – En Tránsito” no contenga stock por

más de 96 horas, en caso que así sea, se enviará un mail que informe el evento al control contable de stock (Sector Contaduría).





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VI. FORMULARIOS 1. Parte Control Reportes

PARTE CONTROL REPORTES

CP-IPI-FNº-01-V01

SERVICIOS A LOS PROFESIONALES

Control de Reportes:

Número: 000001

Con Diferencias:

Completar los datos en imprenta.

Fecha:

Nombre Reporte.

Producto

Firma Emisor

Emisor de los Reportes:

Nombre Reporte:

Observaciones:

Cantidad

Producto

Cantidad

Ajuste: Manual Automática

Fecha:

Sin Diferencia: Archivo.





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VII. FLUJOGRAMAS No aplica.

VIII. ANEXOS No aplica.

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