1 ACTIVO

11 DISPONIBLE

1105 CAJA

1110 BANCOS

1115 REMESAS EN TRANSITO

1120 CUENTAS DE AHORRO

1125 FONDOS

Término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoria y contabilidad financiera.En este concepto se encuentra clasificado la parte del Activo que dispone la Empresa para ser utilizados inmediatamente para hacer frente a sus obligaciones de pago.

Bajo este ítem se incluyen: el efectivo en caja, los depósitos a la vista en instituciones bancarias, los fondos en tránsito, los documentos de cobro inmediato, los fondos o Recursos de que se puede disponer inmediatamente, para cubrir los desembolsos ordinarias de los negocios.

El grupo de disponible representa a todos aquellos recursos inmediatos de efectivo con los que cuenta la empresa. Dentro de este encontramos los siguientes componentes:

CAJAEsta cuenta Indica el efectivo, cheques o vales con que cuenta la empresa. La Caja.es la encargada del registro de todas las entradas y salidas de efectivo de la Empresa. Se debita con los cheques o dinero en efectivo que se recibe producto del pago de los clientes, prestamos de terceros o prestamos con entidades bancarias. Se acredita cuando se hace el depósito de los mismos recursos en el Banco, o cuando se cancelan las deudas contraídas con proveedores, acreedores, etc. Esta es una cuenta de naturaleza netamente debito, su saldo puede quedar en ceros ($0,00) pero nunca puede ser negativa. Dentro de la caja se puede encontrar:

•Caja Menor: Consiste en un fondo fijo que la organización, estipula y crea de acuerdo a las necesidades. El destino de esta es cubrir aquellos gastos menores en que incurre la empresa. •Caja General: Mediante esta re registran las operaciones necesarias para el desarrollo del objeto social de la empresa.El Arqueo de CajaConsiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.Fondos de Caja MenorSon valores establecidos con el fin de cubrir pagos menores en los que incurre la entidad, que no justifiquen el giro de un cheque o una transferencia bancaria.

 CONTROL DE LA CAJA 

Para el control del efectivo dentro de  la organización, se pueden establecer  los siguientes puntos claves:  Realizar Arqueos de caja a los diferentes fondos, con una periodicidad considerable de acuerdo al tamaño  de  la  empresa  y  al  volumen  de  las  operaciones.    Es  conveniente  que  todos  los  dineros recibidos se consignen en el banco en la misma forma en que se recibieron, el mismo día o el día hábil siguiente. Deberá establecerse un  límite máximo para  los pagos a  realizarse por  la caja menor, así pues  los valores que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques o por transferencia directas de los fondos del bando.  La caja menor  sólo  tendrá movimiento,  cuando se crea,  se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su cancelación.  Deben  existir  personas  responsables,  con  funciones  preestablecidas  para  que  respondan  por  los recursos  asignados  a  cada una de  las  cajas. De acuerdo a esto  la persona  responsable de  la  caja menor,  no debe  tener  acceso  a  la  Contabilidad, ni  a  los  Cobros de  cartera,  ni  tampoco a  la Caja General. La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. El  fondo  se  cargará  a  cada  una  de  las  cuentas  de  gastos  o  de  costos  según  corresponda,  en concordancia con los respectivos comprobantes pagados. 

Cada  empresa  puede  establecer  formatos  de  caja  menor  de  acuerdo  a  sus  necesidades,  lo importante es que se cumplan con ciertas condiciones mínimas.

FORMATOS

FORMATOS

EJEMPLOS Y EJERCICIOS PRÁCTICOS

BANCOSEs la cuenta que registra el valor disponible de la empresa en las respectivas entidades bancarias en las cuales se tengan cuentas bien sea de ahorro o corrientes, necesarias para el manejo de las operaciones diarias del entre económico cuyos fondos son administrados por estas entidades. Se maneja básicamente en el giro de cheques contra estas cuentas y por las consignaciones realizadas a las mismas. Su naturaleza es debito, se incrementa cuando se realizan las consignaciones propias o de terceros, registros de las notas créditos (Abono préstamo, pagos de terceros, abono de intereses, etc.), por anulación de los cheques girados o devueltos. Se acredita básicamente por el valor de los cheques girados, por los pagos efectuados a favor de terceros, y por las notas debito (Dentro de estas están los valores correspondientes a los cargos bancarios existentes por diferentes conceptos.)

CONTROL DE LOS BANCOS

El control general de las cuentas de bancos se hace a través de las conciliaciones bancarias. Dicha conciliación bancaria debe establecer los mismos valores entre la contabilidad de la empresa y el banco.Quien maneja la cuenta de bancos es el tesorero y este no debe ser la misma persona que realice las consignaciones bancarias.

La Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de la información contenida en la contabilidad de la empresa (información en libros), con los movimientos registrados por los Bancos, mostrados en los respectivos estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones bancarias, para proceder de esta manera a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.

BANCOS

Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con la contabilidad por cualquiera de las siguientes razones: •Cheques pendientes de cobro por parte de los terceros beneficiarios de los mismos.

•Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haberse realizado en horarios o días diferentes al cierre diario.

•Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa

• Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación  

BANCOS

•Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

•Cargos que el Banco efectúa causados por diferentes conceptos tales como intereses, comisiones, impuestos, etc.

•Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto Errores u omisiones por parte de los Bancos.  

BANCOS

FORMATOS

EJEMPLOS Y EJERCICIOS PRÁCTICOS

REMESAS EN TRÁNSITO

Registra el valor de los cheques sobre otras plazas nacionales o del exterior que han sido negociados por el ente económico, los cuales se encuentran pendientes de confirmación.

DinámicaDébitosPor el valor del comprobante de consignación o de la nota débito del banco donde se originó la transferencia de los cheques enviados mediante el sistema de remesas, yPor el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.CréditosPor la devolución de los cheques enviados mediante el sistema de remesas;Por el valor de las notas crédito del banco receptor como confirmación de los cheques negociados, yPor el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

CUENTAS DE AHORRO

Registra la existencia de fondos a la vista o a término constituidos por el ente económico en las diferentes entidades financieras, las cuales generalmente producen algún tipo de rendimiento.

DinámicaDébitosPor los depósitos realizados mediante consignaciones, yPor el valor de la corrección monetaria o los rendimientos devengados.

CréditosPor el valor de los retiros efectuados;Por el valor de las notas débito por concepto de las cuotas de manejo, gastos de papelería, retención en la fuente sobre rendimientos y demás operaciones que disminuyan el saldo disponible del ente económico en la respectiva cuenta, yPor las notas débito por concepto de la devolución de cheques consignados.

FONDOS

Subcuentas112505 Rotatorios moneda nacional 112510 Rotatorios moneda extranjera 112515 Especiales moneda nacional 112520 Especiales moneda extranjera 112525 De amortización moneda nacional 112530 De amortización moneda extranjera

DescripciónRegistra el valor de los dineros del ente económico en poder de funcionarios del mismo que son manejados en efectivo o en cuentas corrientes bancarias y están destinados para atender fines especiales o cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas las necesidades urgentes de la prestación de servicios o adquisición de elementos.

FONDOS

Dinámica

DébitosPor el valor de los cheques girados para su constitución o incremento;Por el valor de los cheques girados para reembolso de los pagos efectuados, yPor el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

CréditosPor la reducción o cancelación del monto inicialmente autorizado;Por el valor de la solicitud de reembolso de los pagos efectuados, yPor el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.