ACTIVITATEA COMERCIAL A NTREPRINDERILOR

ACTIVITATEA COMERCIAL A NTREPRINDERILOR

1. Coninutul i evoluia funciunii comerciale a ntreprinderii

n economia de pia, activitatea comercial are un rol determinant n ansamblul funciilor ntreprinderii.

Rolul actual al acestei funciuni este rezultatul unei evoluii pe etape, i anume:

1. este specific revoluiei industriale, n care conductorii ntreprinderii erau preocupai de rezolvarea sarcinilor de producie. n aceast perioad se urmrea diminuarea costurilor de producie prin producerea unui volum ct mai mare de bunuri, iar funciunea comercial avea un rol secundar, ndeplinit chiar de responsabilului cu producia;

2. a aprut dup marea criz economic din perioada 1929-1933, n care predominant era vnzarea; n aceast etap a devenit clar c nivelul aciunii ntreprinderii nu depinde numai de oferta de produse, ci i de cererea exprimat de consumator. S-au creat astfel structuri organizatorice comerciale capabile s vnd produsele fabricate de ntreprinderi, dar totui funcia comercial rmne dispersat ntre diferite compartimente ale ntreprinderii;

3. este aceea a implementrii n cadrul structurii organizatorice a ntreprinderii, a compartimentului de marketing. Aceast nou concepie a aprut datorit accelerrii progresului tehnic, care face s apar tot mai multe produse noi i a ascuirii concurenei.

Pentru a putea s reueasc, ntreprinderea trebuie s studieze n permanen piaa, consumatorul, n scopul cunoaterii apte de a satisface nevoile care se manifest.

Cu toate acestea, concepia de marketing, care este o stare de spirit ce trebuie s domneasc n ntreprindere, nu se manifest ntotdeauna printr-o atitudine de subordonare. n raport cu piaa ea nu poate semnifica fie aciunea ndreptat asupra nevoilor, crearea de nevoi noi, respectiv dominaia asupra consumatorilor.

2. Fundamentul activitilor comerciale a ntreprinderii, cunoaterea pieei i satisfacerea nevoilor

Cunoaterea pieei este o activitate deosebit de complex, ce reprezint i fundamentul activitii comerciale a ntreprinderii i ea presupune cunoaterea categoriilor de nevoi a mobilurilor i obstacolelor cumprrii.

n funcie de criteriul utilitii, obiectivele nevoii pot fi grupate n:

nevoi primare,

nevoi secundare,

nevoi de prisos.

Din momentul satisfacerii nevoilor primare, fundamentale, care asigur supravieuirea individului, acesta se orienteaz ctre satisfacerea celorlalte nevoi.

O alt clasificare a nevoilor este cea inspirat din teoria motivaiei, dup care nevoile se mpart n nevoi de ntreinere i nevoi de dezvoltare.

Nevoile de ntreinere asigur subsistena individului, sigurana sa, adaptarea la cerinele sociale.

Nevoile de dezvoltare asigur mplinirea individului, cultura sa general.

O alt distincie se poate face ntre nevoile individuale i nevoile generale, colective.

Necesitile colective sunt cele care satisfac nevoi de ordin colectiv, cum ar fi educaia, protecia social, justiia, satisfacerea lor, intrnd n concuren cu satisfacerea nevoilor individuale.

n ceea ce privete mobilurile cumprrii, se poate spune c actul de cumprare are la baz dou mari categorii de mobiluri: mobiluri afective i mobiluri economice.

Mobilurile afective conduc la actul de consum ca o consecin a motivaiilor egoiste, egoaltruiste, altruiste i chiar idealiste.

Mobilurile economice se deosebesc de cele afective n msura n care dovedesc o anumit raionalitate.

n calea cumprrii pot aprea obstacole, cum ar fi: preul, inhibiiile, prejudecile i temerile. Cunoaterea acestora constituie puncte de plecare n aprofundarea cunotinelor ntreprinderii despre pia. De asemenea, ntreprinderile trebuie s cunoasc structura pieei pe care opereaz, precum i categoria de consumatori.

Noiunea de pia total include ansamblul clienilor ntreprinderii, ai concurenei, non consumatorii absolui i relativi.

Piaa unui domeniu sau a unui produs include clienii ntreprinderii, ct i pe cei a concurenei. Piaa potenial a ntreprinderii se estimeaz prin clienii ntreprinderii la care se adaug consumatorii ce pot fi atrai de la concureni i nonconsumatorii relativi care pot fi transformai n cumprtori efectivi.

Cunoaterea de ctre ntreprindere a pieei sale presupune cunoaterea clientelei dar i a concurenilor si. Elaborarea unui studiu de pia presupune folosirea unui volum mare de date, care n principiu pot fi obinute din trei surse:

1. Sursa intern, n care datele provin din interiorul ntreprinderii i se refer chiar la ntreprinderea respectiv.

2. Surse documentare, care sunt procurate de la alte persoane sau instituii, cum ar fi administraii sau organisme publice, organizaii profesionale i centre de studiere a pieei.

3. Surse externe, care n obinerea datelor se bazeaz pe metode exhaustive sau pe metodele prin eantionare, adic stondajele i studiile de motivaii.

3. Obiectivele comerciale ale ntreprinderii

Obiectivele comerciale decurg din opiunile strategice fundamentale ale ntreprinderii n materie de produse de pia i tehnologii.

Obiectivele comerciale ase refer la modul n care ntreprinderea se va implanta pe piaa sa i la rezultatele obinute n urma aciunii forei sale de vnzare.

n funcie de nivelul de decizie la care se situeaz obiectivele ntreprinderii, pot fi diferite:

n primul rnd pe nivelul strategic obiectivele comerciale ale ntreprinderii se refer la produsele de lansat, de abandonat sau de promovat. Segmentele de constituit i pieele de abandonat i se poate calcula un indice de marf brut;

pe nivelul de optimizare n funcie de prile de pia deinute i de echilibrul pieelor ntreprinderea va opta pentru un anumit nivel al cheltuielilor de publicitate-promovare i se poate calcula indicele de fidelitate fa de marf;

pe nivelul operaional ntreprinderea poate determina numrul de persoane care au intrat n contact cu anunul publicitar, costul publicitar pe o persoan, putndu-se determina indicele de cretere a vnzrilor n urma unei campanii publicitare.

Alegerea unei politici comerciale const de fapt n definirea variabilelor de marketing. Deciziile de politic comercial referitoare al produs vizeaz n principal diferenierea produselor dar i studiul comercial al produselor.

Diferenierea produsului este dat de caracteristicile inerente acestuia i serviciile pe care le aduce n procesul consumului, de gama din care face parte i marca sub care este produs, i care se refer la atribute distincte protejate prin lege.

Studiul comercial al produsului urmrete adaptarea acestuia la diferite categorii de nevoi i clientel.

Deciziile de politic comercial referitoare la distribuie vizeaz n primul rnd reeaua de distribuie.

Aceasta este reprezentat de ansamblul circuitelor care permit ajungerea produsuli la consumator.

n practic exist mai multe combinaii de intermediari, al cror numr definete lungimea circuitului de distribuie.

Deciziile de politici comerciale referitoare la pre presupun stabilirea urmtoarelor categorii de preuri:

determinarea preului psihologic, care este rezultatul echilibrului dintre avantajele i inconvenientele unui pre prea sczut i ale unui pre prea ridicat;

preul economic este preul care permite obinerea unei bune utilizri a rezultatelor ntreprinderii, n funcie de rentabilitatea urmrit;

preurile fixate n funcie de politica comercial aplicat de ctre ntreprindere pentru produsele noi;

deciziile de politic comercial referitoare la publicitate i promovare.

Prin publicitate se urmrete atragerea ateniei consumatorilor, incitarea intereselor acestuia, promovarea dorinei de cumprare i declanarea achiziionrii respective.

Promovarea vnzrilor este aciunea la locul de vnzare i care are drept scop influenarea cererii. Abordarea politicii comerciale a ntreprinderii se face n funcie de ciclul de via pe care l parcurge produsul respectiv, i anume:

a) n faza de lansare a produsului, ntreprinderea poate opta pentru una din urmtoarele politici comerciale:

politica pentru produsele de nalt calitate;

politica de ptrundere masiv pe pia;

politica de ptrundere selectiv;

politica pentru produse de calitate modest.

b) n faza de cretere n conducere, n care concurena este ridicat iar preurile sunt n scdere, ntreprinderea trebuie s-i menin eforturile de publicitate i promovare.

c) n faza de maturitate ntreprinderea trebuie s intensifice publicitatea i promovarea i s modifice radical produsul prin inovaie.

d) n faza de declin ntreprinderea poate opta fie pentru meninerea produsului respectiv, fie pentru retragerea acestuia de pe pia.

4. Aprovizionarea tehnico-material component a activitii comerciale

Desfurarea procesului de producie ntr-o unitate economic impune organizarea activitii de aprovizionare cu mijloace materiale de tipul materiei prime, materialelor, combustibil, energie, ap, utilaje i maini.

Organizarea aprovizionrii tehnico-materiale trebuie astfel fcut nct s contribuie la asigurarea complet, complex i la timp a unitii economice cu mijloacele de munc i obiectele muncii, asigurarea condiiilor optime de depozitare a resurselor materiale, alimentarea raional a locurilor de munc cu resursele materiale necesare i utilizarea raional a resurselor materiale astfel nct s se respecte normele de consum stabilite i stocurile de producie determinate.

Pentru ndeplinirea acestor cerine, conducerea ntreprinderii poate realiza organizarea aprovizionrii tehnico-materiale dup unul din urmtoarele sisteme:

sistemul funcional,

sistemul de organizare pe grupe de materiale,

sistemul de organizare n funcie de destinaiade consum a resurselor materiale,

sistemul mixt de organizare a activitii de aprovizionare.

Conform sistemului funcional, activitile sunt grupate funcional pe urmtoarele sectoare i anume:

sistemul de programare,

sistemul de materiale,

sistemul de depozite de mariale.

n cadrul sistemului de organizare pe grupe de materiale, se constituie sectoare de aprovizionare-depozittare pentru fiecare grup principal de materiale, iar fiecare sector curpinde n aceast organizare totalitatea activitilor pe care le solicit aprovizionarea i depozitarea grupei respective, adic stabilirea necesarului de materiale, depozitarea i alimentarea seciilor.

Sistemul de organizare n funcie de destinaia de consum a resurselor materiale se aplic n situaia n care materialele ce se consum difer de la o secie la alta, n acest scop organizndu-se sectoare care se ocup cu aprovizionarea i depozitarea materialelor pentru fiecare secie n parte.

Sistemul mixt de organizare a aprovizionrii tehnico-materiale presupune ca pentru unele resurse materiale, n special pentru materialele auxiliare s se constituie sectoare speciale de aprovizionare, depozitare, aferente grupelor respective de materiale iar la alte materiale, mai ales cele principale, s se organizeze sectoare care s se ocupe de aprovizionarea i depozitarea pentru fiecare secie.

n cadrul procesului de aprovizionare tehnico-material, un loc important l ocup elaborarea programului de aprovizuionare tehnico-material.

n activitatea de elaborare a programului de aprovizionare se parcurg dou etape:

A. Etapa de pregtire a ntocmirii programului de aprovizionare. n cadrul ei se culeg i se prelucreaz toate datele necesare ntocmirii programului.

Astfel se stabilete lista de resurse materiale pentru produsele i lucrrile prevzute n programul de producie.

Lista de resurse materiale cuprinde toate categoriile de materii prime, energie, ap, abur i combustibil de care are nevoie unitatea economic, grupate dup anumite principii i indexate dup un anumit sistem de indexare.

Norma de consum specific de aprovizionare reprezint cantitatea maxim dintr-un anumit material prevzut pentru consum specific de aprovizionare reprezint cantitatea maxim dintr-un anumit material prevzut pentru consum n scopul obinerii unei uniti de produs sau executrii unei uniti de lucrri n anumnite condiii tehnico-organizatorice specifice unitii economice.

B. A doua etap elaborarea propriu-zis a programului de aprovizionare.

Organizarea aprovizionrii tehnico-materiale cuprinde dou pri:

necesarul de resurse materiale,

sursele de acoperire a necesarului de resurse materiale.

n partea de necesar de resurse materiale trebuie s se fundamenteze urmtorii indicatori:

necesarul propriu-zis pentru fabircarea produciei programate,

stocul la sfritul perioadei de program,

necesarul total de resurse materiale.

n partea de resurse, pentru acoperirea necesarului de resurse materiale se curpind urmtorii indicatori:

stocul de la nceputul perioadei de program,

resursele interne ce pot fi folosite n cursul anului,

necesarul de aprovizionat.

Dimensionarea corect a stocurilor de resurse materiale influeneaz pozitiv ritmicitatea produciei i viteza de rotaie a mijloacelor circulante.

5. Activitatea de vnzare

Vnzarea produselor reprezint activitatea prin care se asigur valorificarea rezultatelor produciei, ea reprezentnd un moment al activitii de desfacere care finalizeaz toate aciunile ntreprinderii productoare i ale agentului su de vnzri, pentru ca produsul fabricat s fie solicitat i acceptat de beneficiari.

Prin vnzare se realizeaz scopul celui care produce i/sau vinde, anume acela de a-i recupera cheltuielile de fabricaie i pregtire a produsului pentru desfacere, obinnd i un anumit profit.

Principalele ci prin care se poate efectua vnzarea sunt:

pe baz de contract ncheiat anticipat la cererea clientului;

pe baz de comand ferm urmat de onorarea imediat a acesteia;

la cererea neprogramat dar previzibil onorat prin magazinele i depozitele proprii sau ale reelei comerciale.

Calea care va fi aleas este n funcie de natura produselor, sfera lor de utilizare, potenialul de cumprare al clienilor i cile de distribuie utilizate.

Indiferent de calea prin care se asigur vnzarea produselor un rol important revine forei de vnzare, aciunilor de promovare i de informare a viitorilor utilizatori despre caracteristicile produsului i condiiile de vnzare.

Pentru a se realiza aceste obiective se apeleaz i la vnzrile convexe.

Vnzrile convexe reprezint o form special de desfacere a produselor, compus din ansamblul de livrri de produse i servicii aferente ntre care se creaz legturi de antrenare, intercondiionare i interdependen coordonate sdau efectuate de un singur furnizor n beneficiul unui singur utilizator.

Fora de vnzare este alctuit n principal din ansamblul personalului comercial care se ocup cu vnzarea de mrfuri.

Personalul comercial cuprinde echipa de vnzare, efii vnzrilor i efii de produs. Echipa de vnzare cuprinde toate persoanele care particip direct la operaiunile de vnzare i anume:

personalul operativ,

personalul funcional.

Personalul operativ efectueaz vnzarea propriu-zis ctre clieni i este alctuit din patru categorii, i anume:

vnztori,

reprezentanii ntreprinderii n rndul clienilor,

tehnicienii comerciali, al cror rol este legat de utilizarea produsului vndut.

Personalul funcional asigur prelucrarea i execuia comenzilor.

efii de vnzri i asum responsabilitatea bunei funcionri, a compartimentelor de vnzare. Acetia deleg o parte din atribuii inspectorilor de vnzri, al cror rol este de a organiza i control activitatea reprezentanilolr ntreprinderilor n rndul clienilor.

efii de produs fac parte din personalul funcional, fiind subordonai direcotrului comercial i au rolul de a administra unul sau mai multe produse ncepnd cu faza de proiectare i terminnd cu vnzarea i serviciile de vnzare.

6. Tehnica negocierilor

n activitatea unei ntreprinderi negocierile reprezint un moment esenial. Acest lucru rezult din urmtoarele considerente:

negocierile se deruleaz ntotdeauna cu o dubl participare i anume ca a unui vnztor i a unui cumprtor;

din punct de vedere al vnzrii, negocierea reprezint finalitatea ntregii activiti a firmei, concretizarea tuturor eforturilor tehnice i economice;

din punct de vedere al cumprrii, negocierea reprzeint un moment care precede celelalte activiti ale firmei, un moment important de ale crui rezultate depinde eficiena tuturor fazelor ulterioare.

Negocierea reprezint n esen totalitatea aciunilor i a documentelor care conduc la finalizarea unei tranzacii.

Obiectul negocierii l poate constitui orice activitate uman din orice sfer sau domeniu de activitate.

Negocierile se desfoar n mai multe etape distincte din punct de vedere al coninutului, i anume:

1. pregtirea negocierilor care presupun stabilirea necesarului negocierii, stabilirea echipei de negociatori i stabilirea mandatului echipei care definete de fapt obiectivul negocierilor, strategia negocierilor precum i competena efului echipei de negociatori.

De obicei, n cazul tratativelor comerciale prin care se negociaz un contract de vnzare-cumprare se stabilesc urmtoarele obiective i anume: preul, cantitatea, calitatea i termenul de livrare.

Strategia negocierii se stabilete prin mandat iar odat cu stabilirea acesteia este necesar stabilirea rolului fiecrui membru al echipei de negociatori i pregtirea materialelor documentare necesare.

2. Elaborarea contractelor preliminare prin care se convine asupra datei i locului negocierilor.

3. Efectuarea negocierilor propriu-zise.

n cadrul acestei etape exist mai multe momente i anume:

a. identificarea obiectivelor declarate ale prii adverse;

b. intuirea obiectivelor reale ale partenerului;

c. adoptarea pe parcurs a unor tehnici adecvate atingerii obiectivelor urmrite.

Finalizarea negocierilor se poate concretiza n:

ntocmirea unui contract scris care trebuie s prevad toate clauzele necesare derulrii sale, eliminnd orice posibilitate de interpretare sau de ambiguitate;

printr-un acord care consemneaz nelegerile la care s-a ajuns, precizndu-se modalitile de continuarela momentul oportun a negocierilor;

prin acorduri tacite, nescrisre, prin care prile se oblig s efectueze livrri, s presteze servicii sau s adopte anumite poziii convenite n probleme de interes comun.

7. Susbistemul comercial al ntreprinderii

Structura subsistemului comercial este format din compartimentele de marketing i de vnzri ale ntreprinderii. Compartimentul de marketing are urmtoarele atribuii:

- alegerea produselor care se vor dezvolta, lansarea industrial a produciei, lansarea comercial, organizarea publicitii i promovrii, colectarea informaiei asupra compartimentului produselor i al pieei i prelucrarea lor.

Compartimentul de vnzri se ocup cu punerea n funciune a forei de vnzar la ntreprinderi, cu execuia vnzrilor i colectarea informaiilor cu privire la concuren i la atitudinea clienilor i a inteniilor lor de cumprare.

n funcie de importana ce li se acord structurilor comerciale ale ntreprinderilor, compartimentul de marketing poate avea rolul de stuidiu al pieei i poate fi plasat n poziie funcional, iar n funcie de evoluia funciunii comerciale, compartimentul de Mehedini se poate afla n poziie ierarhic i coordoneaz ansmblul activitilor comerciale.

n practic pot exista patru tipuri de structuri organizatorice comerciale:

1. structura pe funciuni, caracterizat prin divizarea funciunii comerciale ntr-un anumit numr de funciuni specializate;

2. structura pe produse, care folosete produsul drept criteriu de repartizare a sarcinilor comerciale;

3. structura pe regiuni care presupune repartizarea sarcinilor operaionale pe sectoare geografice;

4. structura mixt, aprut datorit complexitii politicii comerciale.

8. Activitatea de aprovizionare a ntreprinderii

1. Principalele atribuii i obiective ale aprovizionrii

Aprovizionarea este reprezentat de ansamblul operaiunilor care au ca obiectiv punerea la dispoziia ntreprinderii a produselor i serviciilor de care aceasta are nevoie i ope care le procur din afara ntreprinderii.

Se poate spune c procesul de aprovizionare include att cumprarea resurselor materiale ct i gestiunea stocurilor.

Principalele atribuii ale aprovizionrii sunt:

1. procurarea la termenele stabilite a materiilor prime, materialelor de care ntreprinderea are nevoie;

2. urmrirea evoluiei pieelor produselor pe care ntreprinderea le utilizeaz;

3. stabilirea modalitilor de aprovizionare pe care trebuie s le respecte compartimentele ntreprinderii;

4. elaborarea programelor de aprovizionare n funcie de planul de fabricaie al ntreprinderii;

5. stabilirea regulilor de control al mrfurilor aprovizionate;

6. stabilirea criteriilor pentru o bun gestiune a stocurilor.

Responsabilii cu aprovizionarea trebuie, pe de o parte, s aduc n ntreprindere i s stocheze resursele materiale necesare la un cost ct mai mic, iar pe de alt parte s asigure disponibilitatea lor n scopul satisfacerii nevoilor celor care le utilizeaz.

Pentru a se face o aprovizionare la un cost ct mai sczut trebuie s se respecte urmtoarele cerine:

s se cumpere la un pre ct mai sczut dar inndu-se cont de condiiile de calitate cerute;

costul de stocare s fie ct mai mic, adic s se stocheze cantiti ct mai mici posibil;

prin stocare s se imobilizeze ct mai puini bani.

Produsele stocate i destinate a fi livrate trebuie s ndeplineasc un anumit nivel de servire pe care ntreprinderea l dorete. Acest coeficient de servire se poate calcula ca raport ntre cantitatile cerute i cantitile furnizate sau la raportul ntre numrul de cereri satisfcute i numrul total de cereri.

n general se caut ca aprovizionarea i stocarea s se fac la costuri ct mai mici, inndu-se cont de un anumit coeficient de servire.

2. Politica de aprovizionare

Este condiionat de un anumit numr de parametri care pentru responsabilii cu aprovizionarea reprezint tot attea restricii.

Aceti parametri sunt:

Mrimea capitalului disponibil pentru a fi investit n stocuri i anume politica ce va fi aleas va trebui s in cont de posibilitile financiare ale ntreprinderii.

Consumul pe perioade. O bun politic de aprovizionare nu poate fi conceput dect prin previziunea produciei.

Costuri. Exist mai multe categorii de costuri de care trebuie s se in seama:

a. costul de stocare, care include cheltuielile de depozitare, deprecierile sau deteriorrile produselor stocate precum i costurile financiare de natura dobnzilor;

b. costul de derulare a comenzilor care cuprinde cheltuielile administrative ocazionate de aprovizionare, precum i costul livrii;

c. costul de penurie, care are n vedere o eventual ruptur de stoc i implic cheltuieli suplimentare pentru ntreprindere.

Condiiile de cumprare. Acestea se refer la durata de aprovizionare; Natura produselor. Politica de aprovizionare trebuie s in cont de natura produselor stocate, adic de numrul acestora i periodicitatea aprovizionrii lor. Coeficientul de servire cerut. Un coeficient ridicat de servire va permite livrri rapide n cazul ntreprinderilor comerciale i deci o bun servire a clienilor.Alegerea unei politici de aprovizionare este condiionat n mod hotrtor de regularitatea ieirilor de produse.

Aceasta va permite efectuarea de comenzi la intervale regulate de timp i ntr-o mrime constant.

Atunci cnd consumul variaz n timp sunt avute n vedere cel puin trei variante de politici de provizionare, i anume:

1. o prim opiune are n vedere comenzi la date fixe n cantiti variabile. n acest caz, din momentul n care s-a fixat periodicitatea aprovizionrii, este suficient s se calculeze mrimea cantitilor necesare pentru a satisface nevoile produciei pn la urmtoarea livrare.

2. A doua opiune se refer la comenzi n cantiti constante efectuate cu o periodicitate variabil. n acest caz din momentul n care cantitile sunt fixate urmeaz numai calcularea datelor la care trebuie s se efectueze comenzile inndu-se cont de stocul la un moment dat, de previziunile ieirilor i de termenele de livrare stabilite.

3. A III-a opiune presupune efectuarea de comenzi n cantiti variabile i cu o periodicitate variabil. n acest caz ntreprinderea consult n permanen stocul i face comenzi pentru cantitile fixate n funcie de obiectivele care se urmresc.

3. Procesul de aprovizionare

Procesul de aprovizionare cuprinde mai multe etape:

1. decizia de cumprare

2. procesul administrativ al cumprrii

3. recepia.

1. n cadrul deciziei de cumprare, o mare importan o are alegerea furnizorilor, care se face innd seama de dou cazuri specifice i anume:

n primul caz ntreprinderea are furnizori cunoscui, cu care are relaii comerciale nentrerupte;

n al doilea caz, ntreprinderea va cuta n permanen cele mai bune condiii oferite de pia.

O mare importan prezint culegerea informaiilor asupra furnizorilor. Acetia sunt, n general, selecionai pe baza urmtoarelor criterii:

a. preul propus care, de cele mai multe ori, este hotrtor,

b. calitate,

c. termenele de livrare i regularitatea livrrilor,

d. faciliti de plat,

e. reputaia furnizorului.

n practic exist dou modaliti de efectuare a cumprrii i anume:

contractul de cumprare unic, care conine cantitile ce urmeaz a fi livrate la o dat stabilit,

contractul la termen, care prevede aprovizionri ritmice pentru o perioad destul de lung.

2. Procesul administrativ de cumprare antreneaz execuia unui numr mare de activiti i elaborarea de documente cum ar fi:

cererea de cumprare sau de aprovizionare emis de compartimentul solicitantului,

comanda redactat n scris de ctre compartimentul de cumprri;

urmrirea comenzii care are un caracter preventiv.

3. Recepia cuprinde operaii care constau n compararea coninutului livrii cu elementele comenzii. Operaiile de recepie sunt realizate de compartimentele specializate astfel:

un prim control se face asupra aspectului fizic i calitativ al livrrii;

al doilea control se face prin comparaie cu coninutul efectiv al lucrrii.

Dup recepie se face verificarea facturii prin compararea urmtoarelor documente i anume:

bonul de comand emis iniial,

bonul de comand corectat cu ocazia recpeiei,

factura furnizorului.

4. Depozitarea

Depozitele ntreprinderii se prezint ntr-o mare varietate:

depozite de vnzare, i reprezint locurile unde sunt pstrate mrfurile i la care are acces clientela,

depozite de produse finite care reprezint de fapt antrepozite pentru mrfurile aflate pe punctul de a fi vndute,

depozite de materii prime sau alte produse intermediare care sunt stocate n vederea satisfacerii nevoilor produciei,

depozite de furnituri i de utilaje destinate s alimenteze diversele compartimente ale ntreprinderii.

Depozitele au ca sarcin aprovizionarea compartimentelor cu produsele de care acestea au nevoie, iar n acest scop trebuie s asigure evidena produselor stocate, prin nregistrarea sistematic a ieirilor i intrrilor de materiale, s informeze compartimentul cumprri despre situaia stocurilor i s declaneze comenzile de aprovizionare i s asigure conservarea i manevrarea serviciilor pe care le au n primire.

Intrrile i ieirile de materiale n cadrul depozitelor sunt nregistrate n diferite moduri:

intrrile se ntregistreaz prin bonurile de recepie sau prin cele de intrare emise de ctre compartimentul de recepie, iar ieirile sunt nregistrate pe bonul de ieire emis de ctre compartimentul care solicit materialul.

Reunirea tuturor informaiilor referitoare la un articole din stoc se face cu ajutorul fiei de stoc care cuprinde:

a) informaii permanente referitoare la articol, cum ar fi: culoarea, dimensiunea i diverse specificaii,

b) informaii relative la gestiunea stocului, cum ar fi consumul lunar al articolului, stocul de siguran, punctul de comand, cantitatea de comandat i statisticile privind ieirile,

c) informaii relative la micrile produselor cum ar fi intrrile, ieirile, cantitile n curs de a fi comandate dar neintrate n fabricaie, precum i acele cantiti rezervate pentru o anumit ntrebuinare,

d) informaii relative la cumprarea articolului i anume: furnizori, pre de cumprare, termeni i referine privind comenzile n curs de execuie.

Fia de stoc poate fi inut numai din punct de vedere cantitativ sau att cantitativ ct i valoric n cadrul unui inventar permanent al stocurilor.

5. Gestiunea stocurilor

Administrarea n mod economic a stocurilor presupune minimizarea ansamblului costurilor legate de aprovizionare n condiiile asigurrii unui anumit nivel al coeficientului de servire.

Principalele probleme ce se impun a fi rezolvate se refer la dou aspecte:

determinarea nivelului stocurilor care presupune determinarea n principal a dou categorii de stocuri:

a) stocul minim sau curent al unui produs corespune consumului produsului respectiv pe durata intervalului ded aprovizionare,

b) stocul de siguran reprezint o rezerv permanent pentru a face fa situaiilor neprevzute legate de ritmul consumului i al termenelor de livrare,

c) stocul de alert sdau pragul de declanare a comenzii reprezint cantitatea n stoc sub nivelul creia trebuie s fie fcut comanda.

Determinarea cantitii economice de comandat..

Avndu-se n vedere aceast problem, pot fi luate n considerare dou politici de aprovizionare:

a) presupune un numr mic de comenzi bazate pe cantitile mari de produse comandate,

b) presupunem un numr mare de comenzi bazate pe cantiti mici de produse comandate.

6. Structura subsistemului de aprovizionare a ntreprinderii

Existena compartimentelor autonome de aprovizionare depinde n mod esenial de interesul cu care ntreprinderea dorete s ndeplineasc aceast funciune, de mrimea cheltuielilor cu aprovizionarea i de dimensiunea ntreprinderilor.

n cadrul structurii organizatorice a ntreprinderii pot exista urmtoarele situaii:

plasarea compartimentului de aprovizionare n subordinea direciei generale a ntreprinderii,

plasarea compartimentului de aprovizionare n subordinea direciei comerciale a ntreprinderii,

plasarea compartimentului de aprovizionare n subordinea direciei de producie.

Constituirea ntr-un compartiment distinct a activitii de aprovizionare implic ndeplinirea de ctre aceasta a urmtoarelor atribuii:

definirea politicii de aprovizionare a ntreprinderii,

elaborarea obiectivelor pentru compartimentele de cumprri i depozite din cadrul ntreprinderii.