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LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

JOSE DAVID PRESIGA HINCAPIE

Presentación Trabajo de la Actividad 1

Tutora: Sara Inés Ramírez Sandoval

Sena

Formación Complementaria Virtual

Medellín

2015

CONTENIDO

Página

Introducción……………………………………………………………………………… 3

Normas Archivísticas……………………………………………………………………. 4

Normas Archivísticas……………………………………………………………………..5

Normas Archivísticas……………………………………………………………………. 6

Archivo General de la Nación…………………………………………………………...7

Leyes………………………………………………………………………………….……8

Decretos………………………………………………………………………….……….. 9

Resoluciones…………………………………………………………………………….10

Acuerdos………………………………………………………………………………….11

Circulares…………………………………………………………………………………12

Códigos………………………………………………………………………………...…13

Glosario…………………………………………………………………………………...14

Glosario…………………………………………………………………………………...15

Bibliografía………………………………………………………………………………..16

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Introducción

Con el presente trabajo quiero mostrar algunos aspectos que considero tienen mucha importancia en la aplicación de las Normas que rigen los archivos en Colombia. En vista de que son demasiadas normas, sólo haré mención de algunas de ellas, teniendo en cuenta las Leyes, Decretos, Resoluciones, Acuerdos y circulares que se ajustan a un sistema de gestión Documental, tanto para el sector público, como para el sector privado.

Por muchos años las empresas sobre todo en el sector privado, no han tenido un sistema de gestión documental bien organizado y por ello mi aporte para la archivística, será el estudio de la normatividad vigente con la ayuda del curso virtual “Legislación documental en el entorno laboral”, utilizando la metodología de la investigación.

El objetivo fundamental del presente trabajo es el de obtener los suficientes conocimientos en marco legislativo y poder aplicarlos en la gestión documental de mi empresa.

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NORMAS ARCHIVISTICAS

Primero que todo debemos referirnos a la Constitución Política de Colombia de 1991, la cual nos rige a todos los Colombianos, y donde podemos evidenciar claramente los conceptos de Nación, Estado, Gobierno, Soberanía y Territorio.

A continuación presento los artículos que a mi juicio se ajustan a los conceptos vistos en el video:

ARTICULO 1. Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general.

Estado: Es la organización de la Nación a través de Leyes e instituciones. (definición video).

Hans Kelsen “El Estado es el ámbito donde el derecho” (definición video). Immanuel Kant “Conjunto de hombres bajo Leyes jurídicas” (definición

video).

ARTICULO 3. La soberanía reside exclusivamente en el pueblo,

Soberanía: Autoridad para ejercer las Leyes y hacerlas cumplir (definición video).

ARTICULO 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes.

Población: Grupo de personas dentro del territorio que debe cumplir las Leyes y respetar las instituciones (definición video).

ARTICULO 102. El territorio, con los bienes públicos que de él forman parte, pertenecen a la Nación.

Territorio: Es donde se establece el límite geográfico sobre el cual se establece la soberanía (definición video).

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Nación: Conjunto de personas que comparten creencias, cultura, idioma, tradiciones, historia en un mismo territorio (definición video).

ARTICULO 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva, y la judicial.

Montesquieu Charles-Louis de Secondat propuso dividir el poder del Estado en tres: Legislativo, Judicial y Ejecutivo (gobierno) (definición video).

ARTICULO 150. Corresponde al Congreso hacer las leyes. Por medio de ellas ejerce las siguientes funciones:

1. Interpretar, reformar y derogar las leyes.

2. Expedir códigos en todos los ramos de la legislación y reformar sus disposiciones.

ARTICULO 154. Las leyes pueden tener origen en cualquiera de las Cámaras a propuesta de sus respectivos miembros, del Gobierno Nacional, de las entidades señaladas en el artículo 156, o por iniciativa popular en los casos previstos en la Constitución.

ARTICULO 157. Ningún proyecto será ley sin los requisitos siguientes:

1. Haber sido publicado oficialmente por el Congreso, antes de darle curso en la comisión respectiva.

2. Haber sido aprobado en primer debate en la correspondiente comisión permanente de cada Cámara. El reglamento del Congreso determinará los casos en los cuales el primer debate se surtirá en sesión conjunta de las comisiones permanentes de ambas Cámaras.

3. Haber sido aprobado en cada Cámara en segundo debate.

4. Haber obtenido la sanción del Gobierno.

ARTICULO 168. Si el Presidente no cumpliere el deber de sancionar las leyes en los términos y según las condiciones que la Constitución establece, las sancionará y promulgará el Presidente del Congreso.

ARTICULO 169. El título de las leyes deberá corresponder precisamente a su contenido, y a su texto precederá esta fórmula:

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"El Congreso de Colombia,

DECRETA"

ARTICULO 188. El Presidente de la República simboliza la unidad nacional y al jurar el cumplimiento de la Constitución y de las leyes, se obliga a garantizar los derechos y libertades de todos los colombianos.

ARTICULO 189. Corresponde al Presidente de la República como Jefe de Estado, Jefe del Gobierno y Suprema Autoridad Administrativa:

9. Sancionar las leyes.

10. Promulgar las leyes, obedecerlas y velar por su estricto cumplimiento.

Gobierno: Encargado exclusivo de hacer cumplir las Leyes (definición video).

ARTICULO 200. Corresponde al Gobierno, en relación con el Congreso:

1. Concurrir a la formación de las leyes, presentando proyectos por intermedio de los ministros, ejerciendo el derecho de objetarlos y cumpliendo el deber de sancionarlos con arreglo a la Constitución.

ARTICULO 260. Los ciudadanos eligen en forma directa Presidente y Vicepresidente de la República, Senadores, Representantes, Gobernadores, Diputados, Alcaldes, Concejales municipales y distritales, miembros de las juntas administradoras locales, y en su oportunidad, los miembros de la Asamblea Constituyente y las demás autoridades o funcionarios que la Constitución señale.

El Gobierno es el representante de la voluntad de los ciudadanos (definición video).

ARTICULO 285. Fuera de la división general del territorio, habrá las que determine la ley para el cumplimiento de las funciones y servicios a cargo del Estado.

El Gobierno es el brazo ejecutor del Estado (definición video).

ARTICULO 288. La ley orgánica de ordenamiento territorial establecerá la distribución de competencias entre la Nación y las entidades territoriales.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

En el año de 1989 se crea el Archivo General de la Nación con Ley 80 siendo la máxima autoridad del territorio Colombiano en materia de archivos, donde sus principales funciones son las siguientes:

Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad

Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo de la Nación así como el que se le confíe en custodia

Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos

Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica

Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

Más tarde, el 14 de julio del año 2.000 se crea la “Ley General de Archivos”, la cual establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

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LEYES

Aunque todas las Normas son importantes para la gestión documental, describiré solo algunas de ellas:

LEY:

Regla, norma. Disposición emanada del poder legislativo. Las leyes son normas cuyo objetivo fundamental es regular el espacio público de la sociedad. Dicho de otro modo, las leyes son los principios que permiten y promueven la convivencia de los hombres no como individuos aislados, sino como miembros de una colectividad.

Ley 80 de 1989 (Creación de A.G.N.) Ley 527 de 1999. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación.

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Ley 962 DE 2005 Ley Anti trámites Ley 795 de 2003 Por el cual se ajustan algunas normas del Estatuto

Orgánico del Sistema Financiero. Ley 1273 de 2009 Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se

crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones

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DECRETOS


DECRETO:

Disposición o resolución dictada por la Autoridad en asuntos de su competencia. . Acto administrativo particular dado por la autoridad ejecutiva, consistente en la decisión o provisión; que no presuponen la petición de un interesado.

Decreto 2527 de 1950 (27 de julio) Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 1798 DE 1990 (6 de agosto) Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio.

Decreto 663 DE 1993 02 de Abril Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración.

Decreto 190 DE 2003 (30 de Enero) "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 790 de 2002".

Decreto 2578 DE 2012 (Diciembre 13) Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Decreto 2609 DE 2012 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado"

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RESOLUCIONES


RESOLUCIÓN:

Término genérico con el cual se designa las decisiones y medidas de publicidad y ejecución de leyes, adoptadas por los ministros, alcaldes y algunas otras autoridades administrativas.

Resolución 142 de 1996 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de la Educación Superior del Sistema Nacional de Archivos.

Resolución 033 de 1997 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos Eclesiásticos, de Iglesias, Cultos y Religiones.

Resolución 147 de 1997 Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución 068 de 1998 Por la cual se modifica el numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de 1996

Resolución 8934 de 2014 Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

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ACUERDOS


ACUERDO:

Es la manifestación de voluntades que tiene como finalidad producir efectos jurídicos. El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos.

Acuerdo 07 DE 1994 Reglamento General de Archivos artículo primero Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico del país.

Acuerdo No. 047 (5 de mayo de 2000) Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación

Acuerdo 4 DE 2013 (15 marzo) Archivo General de la Nación. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001) Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo No. 002 (Enero 23 de 2004) Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”

Acuerdo 03 DE 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 003 del 17 de febrero de 2015 Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos.

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CIRCULARES


CIRCULAR:

Es una comunicación emitida por una autoridad superior a una inferior sobre un tema y con un propósito específico. Es documento es empleado para transmitir instrucciones y decisiones y así mismo tiene el carácter de obligatorias para los subordinados, sin tener las características de reglamento. Las circulares deben expresar el criterio jurídico o interpretación que un órgano administrativo formula en textos un tanto complejos sobre la legislación que aplica.

Circular No. 01 DE 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.

Circular No. 003 Transferencias de la documentación histórica de los archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación.

Circular No.004 DE 2003 Organización de las Historias Laborales. Circular Externa 002 de 6 marzo de 2012 Adquisición de herramientas

tecnológicas de Gestión Documental Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015 Directrices para la

elaboración de Tablas de Retención Documental.

CODIGOS

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CODIGO:

Es el conjunto de normas y reglas sobre cualquier materia, en nuestro país existen los códigos Colombianos.

Ley 1564 DE 2012 (Julio 12) Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.

Ley 599 DE 2000 (Julio 24) Por la cual se expide el Código Penal. El Congreso de Colombia Decreta: Artículo 192. Violación ilícita de comunicaciones.

Ley 1437 DE 2011 (Enero 18) Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Decreto 410 DE 1971 (Marzo 27) Por el cual se expide el Código de Comercio

Código Sustantivo del Trabajo Adoptado por el Decreto Ley 2663 del 5 de agosto de 1950 "Sobre Código Sustantivo del Trabajo", publicado en el Diario Oficial No 27.407 del 9 de septiembre de 1950, en virtud del Estado de Sitio promulgado por el Decreto Extraordinario No 3518 de 1949.

Existen además otras herramientas en materia Legislativa como los son los Estatutos, los conceptos técnicos, las Sentencias de la Corte Constitucional, las normas técnicas etc.

GLOSARIO

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Norma: es un medio o instrumento mediante el cual se manifiesta el derecho objetivo y se establece un ordenamiento jurídico, así mismo, las normas tienenla facultad de imponer deberes y conferir derechos.Las normas son las pautas de ordenamiento social que establece en una comunidad humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar, con el objeto de no entorpecer el bien común.

Norma Técnica: Es el documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que suministra, para uso común y repetido, reglas, directrices y características para las actividades o sus resultados, encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. Las normas técnicas se deben basar en los resultados consolidados de la ciencia, la tecnología y la experiencia y sus objetivos deben ser los beneficios óptimos para la comunidad

Legislación: Conjunto o cuerpo de leyes por las cuales se gobierna un estado, o una materia determinada. El Consejo Internacional de Archivos define la legislación como "la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función".

Deriva de los propios archivos y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carácter de bien cultural de los archivos históricos. Con ella, se consigue el desarrollo, la estabilidad y la modernización de cualquier archivo, ya sea público o privado.

Ley Estatutaria: La naturaleza de la Ley Estatutaria es superior a las demás leyes y por tal motivo establece un trámite especial para su expedición, teniendo en cuenta la importancia jurídica que abarca.

Decreto Ley: El decreto Ley ofrece la posibilidad constitucional al Poder Ejecutivo de crear normas con rango de Ley sin la intervención o autorización previa del congreso.

Ordenanza: Es una norma jurídica que forma parte de un reglamento y así mismo se encuentra subordinada a una Ley. Es un mandato emitido por una autoridad con el poder o facultad par exigir su cumplimiento. Este acto normativo es proferido en su mayoría por las Asambleas Departamentales y/o Concejos Municipales.

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Sentencia: Es un acto procesal dictado por un juez o tribunal, a través del cual se emite un fallo derivado de un proceso judicial, dicho fallo admite o no el derecho de alguna de las partes.

Información: Es el conjunto de datos procesados para tomar decisiones.

Documento: Es todo escrito, gráfico, sonido imagen o cualquier otra clase de información que puede ser tratada en un sistema de información (archivo digital, impreso, audio, audio-visual).

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BIBLIOGRAFIA

Ismet Rodulfo y Ever Salazar. Nación, Estado y Gobierno. Disponible en: https://www.youtube.com/watch?v=Sc3k3meYOf8

http://www.drleyes.com/page/diccionario_juridico/significado/L/1698/LEY/

http://www.archivogeneral.gov.co/

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