Acta de Constitución del Proyecto

Implantar OpenERP en Servicios de Call Center Peru Fecha: 21/06/2014

Tabla de contenido Información del Proyecto ......................................................................................... 3

Datos .................................................................................................................... 3

Patrocinador / Patrocinadores .............................................................................. 3

Propósito Proyecto .................................................................................................. 3

Justificación del Proyecto ....................................................................................... 3

Descripción del Producto......................................................................................... 4

Descripción del Proyecto y Entregables .................................................................. 4

Requerimientos de alto nivel ................................................................................... 5

Requerimientos del producto ............................................................................... 5

Requerimientos del proyecto ............................................................................... 6

Alcance ................................................................................................................... 6

Objetivos ................................................................................................................. 7

Riesgos iniciales de alto nivel (Principales Amenazas) ........................................... 7

Oportunidades iniciales de alto nivel ....................................................................... 8

Cronograma de hitos principales ............................................................................. 8

Presupuesto estimado ............................................................................................. 8

Lista de Interesados (stakeholders) ........................................................................ 9

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad ....................................... 9

Gerente de Proyecto ............................................................................................ 9

Niveles de autoridad ............................................................................................ 9

Aprobaciones ........................................................................................................ 10

Cristhian Donayre .............................................................................................. 10

Información del Proyecto

Datos

Empresa / Organización Servicios de Call Center Perú

Proyecto Implantación de OpenERP

Fecha de preparación 21/06/2014

Cliente Servicios de Call Center Perú

Patrocinador principal Jefe de Finanzas Cristhian Donayre

Gerente de Proyecto Tec. Huauya Leuyacc Raul.

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / División

Cristhian Donayre

Jefe de Finanzas Finanzas

Propósito Proyecto

El objetivo del proyecto es la implantación de un sistema de Gestión Empresarial (OpenERP) que integre y automatice los procesos de Finanzas de la empresa Servicios de Call Center del Peru (SCCP).

Justificación del Proyecto

Actualmente la empresa cuenta con el sistema INFOR para la contabilidad y otro sistema desarrollado por el área de IT para la facturación, el almacén de abastecimiento tiene un control basado en Libros Excel. Los sistemas de contabilidad y facturación no están integrados sus bases de datos no son compatibles. El sistema INFOR es muy lento al procesar la información contable y en reiteradas ocasiones el servicio se satura y solo permite el acceso a 5 usuarios concurrentes, todo esto genera demoras en la gestión del área de Finanzas.

Descripción del Producto

La implantación de OpenERP en SCCP se realizara de la siguiente manera:

1. Análisis de los procesos del área de Finanzas

Esta etapa tiene la finalidad de identificar cómo funciona el área finanzas, para identificar si sus procesos de negocio pueden integrarse dentro de los propuestos por OpenERP o si la empresa puede adecuarse al modelo propuesto por el sistema.

2. Instalación de Servidor En esta etapa se configura el servidor de pruebas y el servidor de

producción. Esta etapa concluye con el servidor de producción configurado

con todos los módulos que se acordó implantar.

3. Capacitación y soporte En esta etapa se realiza la capacitación funcional al personal de finanzas. También se tiene en cuenta la atención de casos reales, configuraciones adicionales o fallos que no fueron considerados en las pruebas

Descripción del Proyecto y Entregables

El proyecto tendrá una duración de 109 días. Se iniciara el día1 de Julio de 2014 y la puesta en marcha del proyecto será el 2 de diciembre 2014 El proyecto estará a cargo de:

Huauya Leuyacc Raul

Albert Sanchez

Moreno Roque Anthony

Mori Ocampo Javier

Jhoan Tintaya

La gestión del proyecto se realizara en las oficinas de la TI de SCCP.

Entregables:

Servidor OpenERP en producción con los módulos de Gestión de Contabilidad y Finanzas Gestión de Clientes y Proveedores Gestión de Ventas Gestión de Compras Gestión de seguimiento de Documentación Gestión de Almacén Gestión de Control de Inventarios Gestión de Informes

Cliente Open ERP (para 10 sesiones)

Manual Funcional de Servidor OpenERP para SCCP

Manual de Capacitación de OpenERP para el personal de Finanzas e IT

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

Servidor Windows para la instalación del servidor OpenERP Requerimiento de los stakeholders: Para el usuario (asistentes contables, asistente administrativo, operario de almacén):

Facilidad de uso

Para Jefe de Finanzas:

Permita el control del proceso contable

Permita el control de la información de Clientes y Proveedores

Permita el control de Ventas y Compras

Permita el seguimiento y aprobación de documentos

Permita el control del Almacén y control de Inventarios

Continuidad del servicio

Que el sistema no se cuelgue cuando trabaja con más de 10000 registros

Permita trabajar a 10 usuarios concurrentes Para el jefatura de IT:

Que la Implementación y el soporte no sea complicado

Que no consuma muchos recursos de las PCS que son asignadas a los empleados del área de finanzas

Que no vulnera la seguridad de la red

Requerimientos del proyecto

Se debe realizaran reuniones semanales con el equipo de trabajo para coordinar labores.

Se deberá tener reuniones con el Jefe de Finanzas Cristhian Donayre a lo

menos 2 veces por mes para verificar avances del proyecto.

Se entregaran mediante correo un resumen de los avances a los

principales interesados del proyecto.

Se deberá tener acceso al dominio SCCP para realizar los trabajos de

implantación.

Se utilizaran las instalaciones de SCCP para la implantación del sistema

ERP.

Alcance

El proyecto contempla realizar solo las siguientes tareas:

Se realizara un análisis de los procesos de facturación, contabilidad y

almacén de la empresa SCCP

Instalación de OpenERP en un servidor Windows

Instalación de Cliente OpenERP en 10 estaciones

Instalación de cliente GTK

Instalación de cliente Web

Creación y configuración de la base de datos basado en PostgreSQL

Instalación de los Módulos requeridos por el cliente al menú principal

Gestión de Contabilidad y Finanzas Gestión de Clientes y Proveedores Gestión de Ventas Gestión de Compras Gestión de seguimiento de Documentación

Gestión de Almacén Gestión de Control de Inventarios Gestión de Informes

Capacitación funcional para el personal del área de Finanzas sobre el uso

de OpenERP

Objetivos

Objetivo Indicador de éxito

Alcance

Recopilación de información de procesos del área de finanzas: Facturación, Contabilidad, Almacén.

Aprobación del informe de

análisis de procesos

Dejar en Producción al servidor OpenERP

Aprobación del área de TI y

Finanzas

Dejar en producción los clientes OpenERP

Aprobación del área de TI y Finanzas

Capacitacion del personal de Finanzas y 1 persona del area de TI

Aprobación del área de

TI y Finanzas Cronograma (Tiempo)

Realizar el proyecto en el plazo establecido para efectuar la implementación del sistema.

Termino de la implantación de acuerdo a cronograma

Costo

Realizar el proyecto dentro del presupuesto establecido

No exceder el presupuesto del proyecto

Riesgos iniciales de alto nivel (Principales Amenazas)

Falta de experiencia en la realización de este proyecto

Estimación de plazos de entrega mal realizado

Posibilidad de pérdida de información

Análisis deficiente de requerimientos

Análisis deficiente de procesos de la empresa

Errores al activar módulos de OpenERP

Oportunidades iniciales de alto nivel

Buena expectativa del personal de Finanzas sobre el proyecto.

Colaboración del área de TI en la implantación de OpenERP.

Buena disposición del Personal de finanzas para realizar el análisis de procesos.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope

Presentación de Informe de procesos de finanzas 14/07/2014

Presentación de Informe de aprobación de configuraciones y funcionamiento de Servidor de pruebas

02/09/2014

Presentación de Informe de implementación de Servidor OpenERP

20/10/2014

Elaborar y presentar Informe de Capacitación 20/11/2014

Presupuesto estimado

PAQUETES DE TRABAJO TOTAL

Informe de análisis de los procesos de Finanzas 8,000.00

Informe de configuración de servidor de pruebas 18,000.00

Informe de configuración de Servidor de producción 18,000.00

Informe de configuración de Cliente OpenERP 400.00

Informe funcionamiento con información real 1,600.00

Informe de levantamiento de observaciones 1,200.00

Informe de Capacitación 1,400.00

Informe de Despliegue 1,800.00

Línea Base Reserva de Gestión

Presupuesto

50,400.00

15,120.00

65,520.00

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / División

Cristhian Donayre Jefe de Finanzas Finanzas

Luis Diaz Encargado de Facturación Finanzas

Ercilio Arango Encargado de Almacén Finanzas

Alex Cruz Jefe de Tecnología de la Información

Tecnología de la Información

Lissette Galindo Encargada de Servidores Tecnología de la información

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto

Nombre Cargo

Raul Huauya Leuyacc Jefe de Proyecto

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal Puede designar a los miembros del equipo y Exigir el cumplimiento de los entregables del proyecto.

Gestión de presupuesto y de sus variaciones

Debe consultarlo con el Sponsor y el Jefe de Finanzas de SCP

Decisiones técnicas Debe coordinarlo con el Jefe de Finanzas y jefe tecnología

Resolución de conflictos Tiene autoridad con el grupo de trabajo

Aprobaciones

Patrocinador Fecha Firma

Cristhian Donayre

Interesado principal

Alex Cruz