access 2016 adatbázisok létrehozása -...

Access 2016 – Adatbázisok létrehozása


Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.

Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Pétery Tamás Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-365-505-4 © Dr. Pétery Kristóf PhD, 2015 © Mercator Stúdió, 2015

Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489 www.akonyv.hu, www.peterybooks.hu

http://www.akonyv.hu/

http://www.peterybooks.hu/

TARTALOM 3


TARTALOM

TARTALOM ....................................................................................... 3

ELŐSZÓ ............................................................................................ 9

ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL .................................................. 17

Office 2003 újdonságok ................................................................ 17

Az Office új megjelenése .............................................................. 18

A Kutatás munkaablak .............................................................. 18

A tábla-PC támogatása ............................................................. 19

Az MS Office Online webhely .................................................... 19

A minőség biztosítása ............................................................... 20

Access 2003 újdonságok .............................................................. 21

Intelligens címkék ...................................................................... 21

Windows XP témák alkalmazása .............................................. 22

Adatbázis biztonsági mentése ................................................... 23

Automatikus javítási beállítások ................................................ 24

Objektumfüggőségi adatok ablaka ............................................ 25

Hibaellenőrzés űrlapokon és jelentésekben .............................. 26

Továbbfejlesztett rendezés a vezérlőelemekben ....................... 28

A mezőtulajdonságok átadása .................................................. 28

Az SQL nézetek betűtípusának megváltoztatása ...................... 29

Környezetfüggő súgó SQL nézetben ......................................... 30

Importálás, exportálás és csatolás ............................................ 30

Az XML használata .................................................................... 31

Biztonsági fejlesztések .............................................................. 33

2007-es MS Office újdonságok .................................................... 34

Access 2007 újdonságok .............................................................. 41

4 TARTALOM


Új megjelenés ............................................................................ 41

Javított szolgáltatások ............................................................... 47

Új szolgáltatások ....................................................................... 48

2010-es MS Office újdonságok .................................................... 51

Office használata tetszőleges helyen ........................................ 51

Hatékonyabb közös munka ....................................................... 53

Teljesítmény és minőség ........................................................... 56

2010-es Access újdonságok ......................................................... 60

Új felhasználói felület................................................................. 61

Új adattípusok............................................................................ 62

Továbbfejlesztett tervezőeszközök ............................................ 65

Továbbfejlesztett adatmegjelenítés ........................................... 68

Továbbfejlesztett biztonság ....................................................... 69

Továbbfejlesztett ellenőrzőeszközök ......................................... 73

2013-as MS Office újdonságok .................................................... 74

2013-as Access újdonságok ......................................................... 75

Alkalmazások ............................................................................ 75

Táblasablonok ........................................................................... 75

Külső adatok .............................................................................. 77

Megnyitás böngészőben ............................................................ 77

Az alkalmazás felhasználói felülete ........................................... 77

Új vezérlők ................................................................................. 79

Új terjesztési módok .................................................................. 80

2016-os MS Office újdonságok .................................................... 81

2016-os Access újdonságok ......................................................... 86

Műveletek gyors megtalálása .................................................... 86

Adatforrás-információk exportálása ........................................... 86

Modern sablonok ....................................................................... 88

Nagyobb Tábla megjelenítése panel ......................................... 89

Tervezett SharePoint ügyfélfunkciók ......................................... 89

ALAPVETŐ TUDNIVALÓK ............................................................. 91

TARTALOM 5


Az Access 2016 használata ......................................................... 92

A billentyűzet kezelése .............................................................. 92

Az egér kezelése ....................................................................... 96

Az Access 2016 jellemző adatai ................................................... 98

Adatbázis jellemzői .................................................................... 98

Táblák jellemzői ......................................................................... 99

Lekérdezések jellemzői ........................................................... 100

Űrlapok és jelentések jellemzői ............................................... 101

Makrók jellemzői ...................................................................... 101

Projektek jellemzői ................................................................... 102

A program indítása .................................................................. 102

A segítség ................................................................................... 103

Súgó tartalom .......................................................................... 105

A súgó kezelése ...................................................................... 105

Keresés a súgóban.................................................................. 106

Elérhetőség és egyebek .......................................................... 106

Szoftverkörnyezet: képernyő, ablakok és menük ....................... 108

Párbeszédpanelek és parancsok ............................................ 112

Környezeti beállítások ................................................................ 113

A munka befejezése ................................................................... 114

ADATBÁZIS-KEZELÉSI ALAPOK ................................................ 115

Fogalmak magyarázata .............................................................. 115

Az Access objektumairól ............................................................ 116

Nézetmódok közti váltás ............................................................. 119

Adatbázisok tervezése ............................................................... 121

1. lépés: Követelményelemzés ................................................ 122

2. lépés: Entitások, táblák meghatározása .............................. 124

3. lépés: Attribútumok, mezők megadása ............................... 125

4. lépés: Azonosítók meghatározása ...................................... 126

5. lépés: Kapcsolatok definiálása ............................................ 128

6. lépés: Teszt ......................................................................... 132

6 TARTALOM


7. lépés: Analizálás Accessben ............................................... 133

8. lépés: Adatbevitel és más objektumok ................................ 138

Állománykezelés ......................................................................... 138

Webalkalmazás vagy adatbázis? ............................................... 142

Adatbázisok létrehozása ............................................................ 143

Az adatbázis sablonok használata .......................................... 144

Adatbázis készítés sablon nélkül ............................................. 146

Adatbázis objektumok ............................................................. 147

A bejelentkező panel használata ............................................. 168

A navigációs munkaablak kezelése ......................................... 169

Adatbázis tárolása ................................................................... 170

Objektum mentése és exportálása .......................................... 172

Állományok tulajdonságai ........................................................ 174

TÁBLÁK KEZELÉSE .................................................................... 179

Táblakezelési újdonságok .......................................................... 180

Az adatlap nézet kezelése .......................................................... 181

Létező adatbázis rekordjának módosítása .............................. 181

Tábla létrehozása ....................................................................... 183

Új üres tábla készítése ............................................................ 185

Tábla készítése Tervező nézetben .......................................... 188

Tábla készítése meglévő adatokból ........................................ 191

Tábla létrehozása sablonból .................................................... 191

Tábla létrehozása importálással, csatolással .......................... 192

Tábla létrehozása lekérdezéssel ............................................. 200

Tábla létrehozása SharePoint-webhely segítségével .............. 204

Táblakészítés webszolgáltatással ........................................... 205

A táblák testre szabása .............................................................. 205

Nézetek ................................................................................... 205

Új mezők létrehozása ................................................................. 212

Mezők testre szabása ................................................................. 212

Mezőtulajdonságok beállítása ................................................. 213

TARTALOM 7


Segédadatlapok kezelése .......................................................... 258

Tábla és lekérdezés segédadatlapja ....................................... 261

Segédadatlapok egymásba ágyazása ..................................... 261

Műveletek kész táblákkal ............................................................ 263

Adatbázis-objektumok megnyitása .......................................... 263

Adatbázis-objektumok másolása ............................................. 265

Adatbázis-objektumok mentése .............................................. 266

Adatbázis-objektumok átnevezése .......................................... 266

Adatbázis-objektumok törlése ................................................. 267

Kapcsolatok ............................................................................. 267

Tábla szerkezetének módosítása ............................................ 279

Beépített illesztőprogramok ..................................................... 280

ODBC illesztőprogramok ......................................................... 282

Tábla importálása .................................................................... 283

Tábla csatolása ....................................................................... 290

ADATKEZELÉS ............................................................................ 296

Adat hozzáadása és szerkesztése ............................................. 296

Meglévő adatok szerkesztése ................................................. 297

A változtatás visszavonása ...................................................... 298

Mező nagyítása ....................................................................... 299

Alapértelmezett érték bevitele ................................................. 299

A bevitt érték ellenőrzése ........................................................ 300

Automatikus javítás ................................................................. 301

Adatkijelölés tábla Adatlap nézetében ..................................... 303

Adatok másolása és áthelyezése ............................................ 304

Rekord törlése Adatlap, Űrlap nézetben .................................. 310

Adat megkeresése, cseréje ........................................................ 311

Érték előfordulásainak megkeresése ...................................... 312

Adatkeresés értéklistával ......................................................... 313

Adatkeresés szűrővel .............................................................. 316

Szűrő használata táblán, lekérdezésben, űrlapon ................... 326

8 TARTALOM


Azonos rekordok megkeresése ............................................... 330

Rekordkeresés a rekordszámmal ............................................ 332

Adatok rendezése ....................................................................... 332

Rekordok rendezése táblában ................................................. 332

Rekordok rendezése űrlapon .................................................. 334

Rekord mentése ......................................................................... 334

Megosztott adatbázis kezelése ................................................... 335

Az adatbázis tábláinak megosztása ........................................ 335

Adatbázis megosztása az Interneten ...................................... 335

Access adatbázis többszörözése ............................................ 335

Ügyfél/kiszolgáló alkalmazások ............................................... 336

Adatszerkesztés hálózaton ......................................................... 336

IRODALOM ................................................................................... 339

ELŐSZÓ 9


ELŐSZÓ

Tisztelt Olvasó!

A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja, a Microsoft Office 2016 rendszer professzionális változata minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szö-vegszerkesztő, iletve az internetes képességekkel felruházott Pub-lisher, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos se-gítője a PowerPoint program, a weblapok kialakítására használható a Frontpage, az Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak levelezhetünk, de a csoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük is. Csak az Office professzi-onális változata tartalmazza a – külön is megvásárolható – Access 2016 adatbázis-kezelőt, amellyel a „hétköznapi” adatbázis kezelési feladatok könnyen, kényelmesen megoldhatók azok számára is, akik nem kívánnak elmélyülni a programozás szépségeiben, de azok számára is megfelelő megoldás lehet, akik éppen a programo-zással fejlesztenek egyedi, testre szabott alkalmazásokat.

Ráadásul a család már korábban új tagokkal gyarapodott: az ön-álló alkalmazás InfoPath és OneNote mellett a beépülő Business Contact Manager, majd az üzleti diagramszerkesztő Visio, a projekt-tervező Project és a legújabban a csoportmunka támogató Groove, valamint az XML technológia, a tartalomvédelmi szolgáltatások is ide sorolhatók. Az alkalmazásokban tovább fokozták az integrációt és a csoportmunka-lehetőségeket, olykor-olykor már azt is elfelejt-hetjük, hogy egy-egy parancs melyik programnak a része.

Mivel nyújt többet az Office 2013-as változata a megelőzőnél, azaz az Office 2010-nél? Még könnyebben, kevesebb kattintással kezelhető, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A 2007-es változatban meg-jelent szalagok most már egységesen jelennek meg a programcso-

10 ELŐSZÓ


mag összes eleménél. Teljesen azonos módon indíthatók a prog-ramok, működik a súgó, az ablakok és a grafika kezelése. Ezért általában ezeket első előfordulásuk helyén (azaz kötetünkben a Word szövegszerkesztőnél) mutatjuk be.

Az első látásra egyszerű Fájl menü almenüket tartalmaz, ame-

lyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés

másként paranccsal menthetünk a Word 97-2003 formátuma mel-lett PDF, XPS vagy az új opendocument formátumba is. A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és szá-mos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma.

Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészí-tett, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt pár-beszédpanelek csak kissé módosultak.

Az Előkészítés almenü viszont már a 2010-es verzióban meg-

szűnt. A fájlinformációkkal kapcsolatos parancs átkerült az új In-

formáció almenübe. Teljesen megváltozott a nyomtatás beállítása is. Látszólag megszűnt a nyomtatási kép, mint a nyomtatás előtti

utolsó ellenőrzési lehetőség. Valójában ezt most a Nézet szalag

Nyomtatási elrendezés nézetével oldhatjuk meg úgy, hogy közben a dokumentum szerkeszthető marad.

A korábbi Közzététel helyett megjelent Mentés és küldés almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellen-őrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazo-lását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatok-kal, valamint „készre jelentve” írásvédetté tehetjük.

A korábbi funkciók általában elérhetők. A legtöbb művelethez most a menük helyett a szalagokon elérhető vezérlőelemeket hasz-náljuk. Például a legtöbb (leggyakrabban használt) formázási lehe-

tőség elérhető a Kezdőlap és az egyes objektumok beszúrása után

megjelenő Formátum szalagokról. A beállításokat ráadásul általá-

ELŐSZÓ 11


ban minták alapján végezzük. Ezeket a mintákat galériákban he-lyezték el, amelyek közös jellegzetessége, hogy a bennük szereplő minta fölé mozgatott kurzor hatására a mintának megfelelő formá-zás megjelenik az aktuális vagy kijelölt szövegrészen.

Ha valakinek ennél részletesebb beállításra van szüksége, akkor a szalagról megjeleníthető a szokásos beállító párbeszédpanel is.

A 2013-as változatban az újdonságokból következtethetünk az új trendre, amikor is a szoftvereket szolgáltatásként kívánják nyújtani, mint az infrastruktúrát. Ennek megfelelően megváltozott a progra-mok forgalmazása, telepítése is. Háttérbe szorulnak a kézzel fogha-tó telepítő médiák (CD, DVD), a telepítő „anyag” többnyire letöltés-sel érkezik, az alapértelmezett tárolóhely a felhő (interneten keresz-tül elérhető távoli tárhely), amelyen keresztül könnyen megoszthat-juk dokumentumainkat azokkal, akiket erre felhatalmazunk.

Általában szebb, gyorsabb lett a programcsomag, olyan helyeken is animált megjelenést alkalmaznak, ahol korábban nem. Sok pár-beszédpanel helyett a parancsok paraméterezését a szerkesztő-ablakok jobb oldalán megjelenő panelben kell megoldanunk.

A Windows 7 operációs rendszernek is köszönhetően megválto-zott a korábban megnyitott dokumentumok újbóli betöltése a Doku-mentumok menüből, a tálcáról és a Start menüből egyaránt. Ugyan-csak a Windows 7 hozta magával a fájlkeresés új módját, amelyet

megtehetünk a Megnyitás párbeszédpanelről, az Intézőből vagy a

Start menüből. A Megnyitás párbeszédpanelen módosultak a fájlok szűrésére, tulajdonságaik megjelenítésére, rendezésére vonatkozó utasítások.

Aki ezzel a programcsomaggal oldja meg mindennapos feladata-it, egy olyan számítógép felhasználói csoport tagjaként végezheti munkáját, hogy biztos lehet abban, hogy az irodai programcsoma-gok területén 80-90%-os piaci részesedést elért Microsoft alkalma-zása szinte szabvány, az e programokkal készített állományok használata során minimálisra csökkennek a kompatibilitási problé-mák.

Az új programcsomaggal új, sokkal tetszetősebb sablonok, inter-aktív szerkesztőeszközök jelentek meg. Módosítottak a képszer-kesztésen, a videófelvételek beillesztésén (amelyeknek tetszőleges szegélyt adhatunk és rajtuk különleges effektusokat érvényesíthe-

12 ELŐSZÓ


tünk), közvetlenül beilleszthetünk képernyőképeket és azok részle-teit. Az Excel programban megjelent néhány új, és módosult mint-egy 70 függvény.

Mindezek mellett tökéletes az összhang a Microsoft interneten keresztül elérhető alkalmazásaival, beleértve a Windows Live Mail levelezőprogramot is.

És mindehhez mit tett hozzá az Office 2016? Egyrészt az időköz-ben megjelent Windows 8 és Windows 10 is hatással volt az Office programok szolgáltatásaira, például a fájlkezelés, fájlkeresés átala-kult, de a hardverek, sőt felhasználói szokások, igények területén bekövetkezett változásokhoz is igyekeztek kissé hozzáigazítani az Office programjait. Ez utóbbira példa a táblaszámítógépek támoga-tása, a nagyobb felbontású megjelenítők figyelembe vétele, illetve a felhőbeli szolgáltatások terjedése. Sőt maga az Office telepítési, licencelési rendszere is alaposan megváltozott, gondoljunk csak egyrészt az online használható Office 365-re, másrészt a bérleti konstrukcióban licencelhető szoftverekre (e tekintetben nem egye-düli a Microsoft rendszere).

Az Office 2016 Rendszer legelső, szembeötlő újdonsága a tele-pítés gyorsasága, mely körülbelül tíz percet vesz igénybe. A másik ilyen feltűnő újdonság a lapfülek végén megjelent újabb fül, ahol a „Mondja el, mit szeretne tenni” szöveget felülírva megadhatjuk akár szöveges kívánságainkat is, de jobban járunk, ha valamely ismert parancsot adunk meg, például: nyomtatás vagy táblázat beszúrása (ez a lehetőség a Publisherből kimaradt). A begépelést néhány pél-da felajánlásával és automatikus szövegkiegészítéssel is támogatja az Office. Így a nyomtatás szóból is elegendő az ny betűket begé-pelni, máris választhatunk a felajánlott lehetőségek közül. Ezt köve-tően az Excel igyekszik teljesíteni kívánságunkat.

A súgó is keresés alapján működik – vagy nem. Ez arra vonatko-zik, hogy a hagyományos, tartalomjegyzékes, szószedetes segítség helyett most a kulcsszót, kifejezést begépeléssel kell megadnunk, aztán vagy kapunk, vagy sem találatokat. Megvallom, én jobban szerettem a régit…

Az Office 2016 kezeli az OpenDocument (ODF) formátumokat is. Ugyanakkor a hagyományos Office Open XML-formátumok egyelő-re több szolgáltatást nyújtanak. A telepítés végén választhatunk,

ELŐSZÓ 13


hogy melyik formátumot tekintsük alapértelmezettnek. Természete-sen döntésünktől függetlenül beolvasható és menthető később is a másik formátum, azonban az OpenDocument (ODF) formátumokba mentve az Office néhány szolgáltatásáról le kell mondanunk.

A felhasználói felület ismét átalakításra került. Most több Office beállítási téma közül választhatunk, amelyek közt találunk szemkí-mélőbbeket is.

A menüszalag végén megjelent Megosztás gombbal könnyen, egyszerűen megoszthatjuk a szerkesztett dokumentumot. Beállít-hatjuk a felhasználók jogosultságát a dokumentum eléréséhez, sőt láthatjuk azt is, kik dolgoznak a dokumentumon.

Továbbfejlesztették a verzióelőzményeket, amelyekre hivatkoz-hatunk is, ha közösen szerkesztünk egy dokumentumot.

A Word, Excel, PowerPoint 2016 programokban hat új diagramtí-pus (Dobozos ábra, Fatérkép, Többszintű gyűrűdiagram, Hisztog-ram – valamint a Hisztogram beállítási között a Pareto –, illetve Víz-esés) jelent meg.

A Bing keresőből töltődő Háttérismeretek (Insights) munkaablak

a helyi menüből megjelenített Okos keresés paranccsal indítva a kurzor alatti szóhoz vagy kijelölt kifejezéshez kapcsolódó tartalma-

kat mutat meg. Az intelligens keresés indítható a Véleményezés szalagról is.

A program első, 1983-as változata óta jelentős átalakulásnak let-tünk tanúi. A legújabb változat, mint irodai mindenes, önmagában, de az Office rendszer 2016 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. Ráadásul a család már korábban új tagokkal gyarapodott: az önálló alkalmazás Info-Path és OneNote mellett a beépülő Business Contact Manager, majd az üzleti diagramszerkesztő Visio, a projekttervező Project és a legújabban a csoportmunka támogató Groove, valamint az XML technológia, a tartalomvédelmi szolgáltatások is ide sorolhatók. Az alkalmazásokban tovább fokozták az integrációt és a csoportmun-ka-lehetőségeket, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik programnak a része.

A Word 2016-ban vagy az online Wordben (Word 365) a One-Drive-on vagy a SharePointban tárolt dokumentumok közösen, egy

14 ELŐSZÓ


időben szerkeszthetők. Ugyanez mondható el az Excel és PowerPo-int programokról is. A szerkesztés közben a dokumentumban kö-vethetjük munkatársaink módosításait.

Az Access 2016 új, modernebb sablonokat kapott, exportálható-vá tették a csatolt táblák adatait, de módosítottak egy-két kisebb hatású felületi elemen is. Az összes Office programból eltűnt példá-ul a rendszerablak ikon, igaz annak összes funkcióját elérhetjük

másképpen. Ugyanígy eltűntek a programokból a Kilépés paran-csok.

A könyv szerkezete segít az Access 2016 titkainak mind mélyebb megismerésében, de – véleményem szerint – a programcsomagnak ez a tagja egy jóval vastagabb könyvet is megérdemelt volna, tekin-tettel a jelentősen továbbfejlesztett Visual Basic programozási lehe-tőségekre. A terjedelem így is akkorára bővült, hogy az Office 2016 többi tagjához hasonlóan, a kezelhetőség és a vevői költségtakaré-kossági elvárásoknak megfelelően több kötetre bontottuk.

A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A programok eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekez-tünk – a terjedelem adta korlátokon belül – megfelelő mélységben ismertetni.

Az általános, de a 2016-os programváltozat újdonságaival össze-függő tudnivalókat a Microsoft Office Access 2016 – Adatbázisok létrehozása kötet 2016-os Access újdonságok fejezetében ismertet-tük. Utána bemutattuk az adatbázis tervezés és kezelés elméleti alapjait. A következő fejezetek fokozatosan vezetnek be a program használatába. Ezek már feltételeznek bizonyos – a korábbi fejeze-tekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett – ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasá-sát az első fejezetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, amelyeket az adott, álta-lában az első előfordulási helyen, illetve a program súgója alapján készült kislexikonban magyarázunk meg.

A Microsoft Office Access 2016 – Űrlapok és adatelérés kötetben a haladóbb programhasználók számára tárgyaljuk a saját felhaszná-lói felületek kialakítását adatbevitel és lekérdezés számára, illetve az adatbázishoz való internetes kapcsolódási lehetőségeket.

ELŐSZÓ 15


A Microsoft Office Access 2016 – Lekérdezéstől testre szabásig kötetben írtuk le az adatbázis lekérdezését, vagyis a jelentések ké-szítését, a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos ismere-teket, valamint e kötet tartalmazza a mindhárom kötetben előforduló szakszavakat, fogalmakat, kifejezéseket összefoglaló kislexikont.

Első kötetünkben a Microsoft Office Access 2016 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megér-teni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rend-szerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. Ezek a példák jó részben a program súgójából, illetve a mellékelt mintaalkalmazásokból származnak.

A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet „forgatók” számára. Ez a könyv az ingyenes Adobe (Acrobat) Reader 9 (vagy későbbi), illetve az Acrobat e-Book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is.

A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mel-lett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a fel-használók az Access mellett megjelenített ablakban, mintegy a munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ab-lakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg na-gyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdon-sága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amely-nek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, ak-kor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk.

A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítás-technikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 7, 8 vagy 10 operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azok-

16 ELŐSZÓ


nak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék el-készíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántar-tásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár köny-vünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogad-ják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2015. november Köszönettel a szerző.

ALAPVETŐ TUDNIVALÓK 17


ISMERKEDÉS A

PROGRAMMAL

Az Access 2016 program segítségével alakítjuk ki az adatbázis táb-lázatait, objektumait, lekérdezéseit. Ezek elkészítése igen könnyű, kényelmes és kézenfekvő. A lekérdezések SQL (Structured Query Language) nyelvű megjelenítésére, összeállítására, elmentésére is módunk van. A lekérdezések eredményeinek megjelenítésére lista-kép generátort, vagyis jelentésvarázslót alkalmazhatunk.

A leírásban a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például:

Enter . Az egyszerre leütendő billentyűket (azaz a billentyűkombiná-

ciókat) a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+B. A funkciógom-

bokat F1…F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira me-

nü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Nézet/Eszköztárak. Ha egy almenüre hivatkozunk, akkor az almenüt megjelenítő parancsot a

következő módon írjuk le: Eszköztárak. A parancsok és párbe-

szédpanel nyomógombok írásmódja vastag betűs.

Office 2003 újdonságok

Könyvünk első fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Mic-rosoft Office Access 2003-2016 programok újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. A kevés-bé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Access, illetve adatbázis-kezelési tapaszta-lattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az adatbázis-kezelés elméletének (következő fejezet) megismerése után térjenek ide vissza.

Az Access 2003 felismeri az összes korábbi Access változattal készült fájlokat. Beolvasás után ezeket Access 2003 formátumban

access 2016 adatbázisok létrehozása -...

Documents