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Académie de Nantes
Les Prélèvements automatiques dans GFC
Prélèvement automatique Les avantages à utiliser les
prélèvements Le travail préparatoire La mise en œuvre dans GFC… Impact sur GFC …
Le calendrier L’accompagnement : formation
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Académie de Nantes
Les avantages à utiliser les prélèvements par GFC
Avantages de l’utilisation des prélèvements : Limitation des impayés, Eviter les mouvements de fonds, Rationaliser les encaissements, Service supplémentaire apporté aux familles dans la
gestion de leur trésorerie, Recouvrement des créances - élèves : 4111 et 4112 Utilisation des transferts par EFCI.
Inconvénients : Diminution de l’indemnité du régisseur d’un établissement
rattaché à une agence comptable, Frais bancaires de 0,15 € (ligne de prélèvement), à la
charge de l’établissement, Non conseillé pour certains élèves boursiers (prélèvements
> sommes dues, etc.), Non prévu pour les cités scolaires. Des frais de mise en place peuvent être facturés aux
famillesLes prélèvements automatiques par GFC
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Le travail préparatoire A mettre en œuvre pour la fin de l’année scolaire
Communication au CA de la mise en place d’un nouveau mode de règlement conformément au règlement intérieur de la demi pension.
Le règlement intérieur de chaque demi pension est modifié afin d’y faire figurer les prélèvements comme mode de règlement.
Les prélèvements automatiques par GFC
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A mettre en œuvre pour la fin de l’année scolaire Demande de NNE formulée auprès de la TG Lors des inscriptions ou ré-inscriptions, il
est distribué aux familles : Le règlement de la demi-pension, Une note explicative de ce mode de règlement, Les formulaires de demande et autorisationde prélèvement.
Les données financières des élèves sont saisies lors des inscriptions (saisie responsable financier et RIB)
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Le travail préparatoire
Les prélèvements automatiques par GFC
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Numéro National Emetteur (NNE) auprès de la Trésorerie
Echéancier des prélèvements / calendrier BDF Tarification, par qualité d’élèves Montant minimum d’un prélèvement Définir :
Compte utilisé pour les avances : 4191x avec une subdivision pour les avances perçues par le prélèvement automatique
Compte utilisé pour les remboursements : 4664x , prévoir une subdivision.
Subdivision dédiée aux prélèvements refusés : 5117x – chèques impayés, créer une subdivision pour les refus de prélèvements.
Le travail préparatoire Par établissement, mettre en conformité les
paramètres de chaque établissement (juillet) :
Les prélèvements automatiques par GFC
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Un échéancier se termine toujours par un ajustement au 3ème trimestre,
Deux échéanciers sur un exercice comptable : les prélèvements sont initialisés sur une année scolaire,
Dates d’échéances : jours ouvrés de la Banque de France :
Le Calendrier de la Banque de France :livré avec l’application avec les dates connues au moment de la diffusion de G.F.C. : penser à le mettre à jour.
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Le travail préparatoire Prélèvement automatique
Echéancier des prélèvements :
Les prélèvements automatiques par GFC
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Prélèvement automatique Montant minimum d’un prélèvement
Le Comptable définit un seuil minimum pour les prélèvements, par établissement (paramètres GFC)
Si montant dû < au montant minimum, le débiteur devra s’acquitter par un autre moyen.
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Le travail préparatoire
Les prélèvements automatiques par GFC
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Initialisation des prélèvements (septembre)
Vérification des paramètres de chaque établissement
Réaliser l’exportation depuis la base élève BEE et la réceptionner dans GFC
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La mise en œuvre dans GFC…
Les prélèvements automatiques par GFC
Le fichier issu de BEE est enregistré dans un dossier avant d’être réceptionné depuis ce même dossier dans GFC
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Préparation : Autorisations ( en juin pour les inscriptions) Réception ( en septembre réception des débiteurs depuis
BEE) Tarification ( en septembre tarif des avances par régime) Echéancier ( en septembre édition des échéanciers pour
information des familles)
Les demandes de prélèvements sont transmises aux agences bancaires,
Vérification des débiteurs réceptionnés (correspondance avec les demandes et autorisations de prélèvement retournées et complétées par les familles) en septembre.
La mise en œuvre dans GFC…
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Chaque débiteur concerné est initialisé : Le nom du titulaire du compte est conforme, Le RIB est également vérifié, comme la domiciliation, La case « OK pour prélèvement » est cochée et la date de travail est
initialisée. Il est possible de saisir manuellement un débiteur comme le
rattachement d’un élève à un débiteur, Pour chaque élève, le régime est initialisé selon le tarif qui a
été saisi :
La mise en œuvre dans GFC…
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Par établissement, deux types de prélèvement : Le Prélèvement d’avance
Comme son nom l’indique, les sommes perçues sont passées en avance. La mise en pratique des avances avec génération du fichier transmis par EFCI est indépendante de la réception des créances.
Le Prélèvement d’ajustementLa mise en œuvre est conditionnée par la réception des créances en préalable. Avant de lancer l’ajustement, pensez à vérifier que les créances sont bien liées correctement aux débiteurs. Lors de la construction du fichier, les avances sont affectées aux créances et les reliquats comme les trop perçus sont traités.
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La mise en œuvre dans GFC…
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Prélèvement automatique Il est conseillé de travailler par
trimestre (évite un 4191x important qui sera à justifier au basculement).
Frais de prélèvement à la charge de l’établissement (DAF – A3)
Les trop perçus sont affectés automatiquement au compte 4664x. Il ne reste que l’ordre de paiement à saisir.
La mise en œuvre dans GFC…
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Prélèvement Les débiteurs sont vérifiés et initialisés correctement
avant de générer les fichiers de prélèvement.A chaque échéance (avance ou ajustement), il est généré un fichier transmis
par EFCI
Suivi Débiteurs (permet l’initialisation des prélèvements mais
aussi de visualiser les liens sur les créances élèves lorsqu’elles ont été réceptionnées),
Historiques (permet la reprise des fichiers de prélèvements),
Justification du compte d’avance (permet d’expliquer toutes les écritures générées automatiquement par le logiciel),
Visualisation d’une créance après sa réception (permet de visualiser le lien réalisé sur le débiteur).
La mise en œuvre dans GFC…
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Impact sur GFC
Prélèvement automatique Préparation
Autorisations Demandes de prélèvement et Autorisations de prélèvement
= double mandat transmis simultanément
Editées par G.F.C. Nombre d’exemplaires A transmettre aux familles
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Prélèvement automatique
Préparation
Réception de ScoNET – B.E.E. Responsables (débiteurs) Elèves
Gestion manuelle des débiteurs possible
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Impact sur GFC
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Prélèvement automatique Préparation
Information des débiteurs : échéanciers Montant des prélèvements Dates des prélèvements
Quand ? En début d’année scolaire : envoi des échéanciers Avant chaque prélèvement d’ajustement pour un
montant supérieur au montant initial de l’échéancier : édition d’un courrier
Débiteurs à rembourser : édition d’un courrier (facultatif)
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Impact sur GFC
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Prélèvement Choix de l’échéance (détermine le type
de prélèvement),
Saisie date de prélèvement,
Constitution du fichier BDF de prélèvements et des documents,
Transmission du fichier BDF par EFCI,
Génération des écritures de prélèvements,
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Impact sur GFC
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Prélèvement automatique
Suivi – DébiteursGestion complète des responsables et leurs élèves, réceptionnés ou créés.
Informations générales Débiteur OK pour prélèvement Date début de prélèvement
Elèves Opérations
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Impact sur GFC
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Prélèvement automatique Suivi - Historiques
Prélèvements
Remboursements
Justification compte d’avances Aide à la justification du compte
d’avances 4191x réservé au prélèvement automatique
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Impact sur GFC
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Les écritures liées au Prélèvement automatique
Ecritures automatiques • avances : 5116 / 4191x
• Ajustement :• Encaissement pour ordre : 4191x / 4112• Encaissement d’ajustement : 5116 / 4112
Edition de la FE et de la FQE
• Remboursements : 4191x / 4664
• Refus : 5117x / 5151(à traiter comme un rejet de chèque)
Ecritures manuelles• Liées au suivi du compte Trésor de l’établissement :
5151 / 5116
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Impact sur GFC
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Impact sur GFC
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Juin Juillet Demande de NNE auprès de la TG Information du CA (réglementation demi
pension + utilisation prélèvement) Information des familles
Réglementation demi-pension Autorisation et demande prélèvement
Saisie des données financières des responsables dans la BEE
Paramétrage des établissements dans GFC
Le calendrier
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Septembre Vérification des paramètres GFC Réception des responsables depuis BEE Vérification des données financières
des responsables/élèves puis « OK prélèvement »
Edition et transmission aux familles des échéanciers
Lancement du 1er prélèvement d’avance
Le calendrier
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Octobre Lancement du 2ème prélèvement d’avance
Novembre Lancement du 3ème prélèvement d’avance
Décembre Réception des créances conformément au
Bordereau des droits constatés Vérification de l’attachement des créances
élèves aux responsables Lancement du prélèvement d’ajustement du
1er trimestre
Le calendrier
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Académie de Nantes
Janvier Lancement du 1er prélèvement d’avance
Février Lancement du 2ème prélèvement d’avance
Mars Lancement du 3ème prélèvement d’avance
Avril Réception des créances conformément au
Bordereau des droits constatés Vérification de l’attachement des
créances élèves aux responsables Lancement du prélèvement d’ajustement
du 2ème trimestre
Le calendrier
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Académie de Nantes
Mai Lancement du 1er prélèvement d’avance
Juin Lancement du 2ème prélèvement d’avance
Juillet Réception des créances conformément au
Bordereau des droits constatés Vérification de l’attachement des créances
élèves aux responsables Lancement du prélèvement d’ajustement
du 3ème trimestre
Le calendrier
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Académie de Nantes
Une formation est programmée par le CAFA :
Une ½ journée Le mardi 8 juin à Nantes en matinée 22 places Possibilité de prolonger l’après-midi
par des manipulations libres. Inscription sur demande auprès du
CAFA
L’accompagnement : formation
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Merci de votre attention
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