Üniversiteler İçin Öğrenci Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Uygulaması

Abdulkadir Yaldır1, Mehmet Ulaş Koyuncuoğlu2, Beyazıt Demir2

1Pamukkale Üniversitesi, Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü2Pamukkale Üniversitesi, Bilgi İşlem Daire Başkanlığıakyaldir@pau.edu.tr, ulas@pau.edu.tr, beyaz.dmr@gmail.com

Özet: Öğrenci toplulukları öğrencilerin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinliklerini gerçekleştirmek amacıyla kurulan yapılardır. Pamukkale Üniversitesi için öğrenci topluluklarının oluşturulması, topluluk üye, danışman ve yöneticilerinin belirlenmesi ve topluluk etkinliklerinin düzenlenmesini sağlayan bir yönetim bilgi sistemi geliştirilmiştir. Topluluk başkan ve danışmanlarının birlikte yönetebileceği bu sistem; öğrenci üyelik başvurularının alınması, üyeler ile yöneticiler arasında iletişimin sağlanması, topluluk etkinliklerinin planlanarak duyurulması ve bilgilerin raporlanmasını sağlamaktadır. Öğrencilerin faaliyet göstermek istedikleri topluluklar birbirinden bağımsız etkinlikler düzenleyerek üniversite içinden ve dışından birçok paydaşı bir araya getirebilmektedir. Toplulukların sistem üzerinde oluşturulması ve bu topluluklara yönetici atanması, etkinlik taleplerinin yapılması, etkinlik değerlendirme formlarının ilgili idari birim yönetimine ulaştırılması gibi tüm süreçleri kapsayan bir sistem tasarlanmış ve web tabanlı olarak uygulamaya sunulmuştur. Bu bakımdan topluluk yönetimi bilgi sistemi Türkiye’de üniversiteler için geliştirilen ve diğer bilgi sistemleri ile bütünleşik ilk topluluk yönetim sistemi olma özelliğini taşımaktadır. Geliştirilen sistem diğer üniversiteler için parametrik olarak uyarlanabilir ve esnek bir şekilde uygulama alanı yaratılabilir.

Anahtar Kelimeler: Üniversite Topluluk Yönetimi, Etkinlik Yönetimi, Yönetim Bilgi Sistemi

Student Union Management Information System Application for Universities

Abstract: Student unions are organizations established for performing the scientific, social, cultural, sportive and artistic activities of students. A management information system is developed for Pamukkale University that allows establishment of student unions, determination of members, advisers and managers of the unions and organization of union events. This system, which can be managed by the presidents and advisers of the unions together, ensures taking membership applications from students, establishes communications between the students and managers, allows planning and notification of union events and reporting of the information. Unions, where students would like to operate, may organize independent activities and bring many stakeholders both inside and outside of the university together. A system that covers the whole processes such as the establishment of unions on the system, assignment of managers to these unions, making event requests and submission of assessment forms to the relevant administrative unit management after the completion of the events is designed and applied as web-based. In this context, union management information system is the first integrated union management system developed for universities in Turkey. Developed system may be applied to other universities parametrically and a flexible application area may be created.

Keywords: University Union Management, Event Management, Management Information System

1. Giriş

Pamukkale Üniversitesi (PAÜ) Sağlık, Kültür ve Spor (SKS) Daire Başkanlığı tarafından öğrencilerin ders dışı sosyal, kültürel ve bilimsel faaliyetlerine katkı kapsamında öğrenci topluluklarının oluşturulması, topluluk üye ve yöneticilerinin belirlenmesi ve topluluk etkinliklerin düzenlenmesini sağlayacak bir yönetim bilgi sistemine ihtiyaç duyulmuştur. Öncesinde manuel olarak yürütülen yukarıdaki işlemlerin otomasyon ortamında gerçekleştirilmesi amacıyla bir sistem geliştirilmesine ve mevcut bilgi sistemleri ile entegre edilmesine karar verilmiştir. PAÜ SKS Daire Başkanlığı’nın topluluk başkanları ve danışmanlar ile birlikte yönetebileceği bu sistem; öğrenci üyelik başvurularının alınması, üyeler ile yöneticiler arasındaki iletişimin sağlanması, topluluk etkinliklerinin planlanarak duyurulması ve bilgilerin raporlanmasını sağlamaktadır.

Toplulukların sistem üzerinde oluşturulması ve bu topluluklara yönetici atanmasına, etkinlik taleplerinin yapılıp etkinliklerin tamamlanmasının ardından değerlendirme formlarının SKS Daire Başkanlığı’na ulaştırılmasına kadar olan süreci kapsayan bir sistem analiz ve tasarım çalışması yapılmış ve ihtiyaç duyulan yazılım geliştirilmiştir. Tüm aşamalarda geleneksel yazılım geliştirme modeli olan Şelale Modeli temel alınmıştır [1].

Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi (TYBS) adını verdiğimiz bu yazılım Pamukkale Üniversitesi Bilgi Sistemi olan Pusula Bilgi Sistemi’ne entegre edilmiştir. TYBS diğer üniversitelere de entegre edilebilir olması için parametrik olarak tasarlanmış ve geliştirilmiştir.

Geliştirilen TYBS dört temel kullanıcı rolünün işlem yapabileceği bir sistemdir. Bunlar: SKS Personel/Yönetici, Topluluk

Başkanı, Topluluk Danışmanı ve Topluluk Üyeleridir. SKS Personel/Yönetici kullanıcısı yetkileri dâhilinde sistem üzerinden topluluk oluşturup, bu topluluklara topluluk başkanı ve danışmanı atayabilmektedir. Gerektiği takdirde veya talep üzerine bu kullanıcıları güncelleyebilmektedir. Aynı zamanda SKS personeli topluluk üyelerinin ve yöneticilerinin bilgilerini anlık ve yıllık bazda rapor halinde istediği parametrelerle raporlayabilmektedir. Topluluk Başkanı yöneticisi olduğu topluluğun üyeleriyle iletişim kurabilmekte ve etkinlik duyurusu yayınlayabilmektedir. Bu süreç sırasıyla, topluluk danışmanı ve SKS biriminin onayından geçen etkinliklerin oluşturulup duyuru yapabilmesini kapsamaktadır. Topluluk Danışmanı üyelik başvurularının kabulü/reddi, üyelik silme ve etkinliklerin onaylanması işlemlerini yapabilmektedir. Öğrenciler birden fazla topluluğa üyelik başvurusunda bulunabilmektedirler. Üyelik başvurusu aşamasında sistemde kayıtlı olan bilgiler kimlik doğrulamasıyla görüntülenmektedir. Duyuruların ve etkinliklerin sistem üzerinden takip edilmesi üyelere zaman açısından tasarruf sağlamakta ve bu sayede etkinliklere gönüllü olarak katkı yapabilmektedirler.

Çalışmanın ikinci bölümde, Telerik, LINQ, JQuery, Twitter Bootstrap, AmChart, Visual Studio, ASP.NET, SQL Server ve SQL Server Reporting Services gibi kullanılan yazılım geliştirme teknolojileri açıklanmıştır. Üçüncü bölümde ise sistem tasarımı kapsamında Genel Bakış Akış Diyagramına, Veritabanı Modeline ve sistemden üretilen önemli raporlara yer verilmiştir. Sonuç ve öneriler bölümünde ise bu çalışma ile ilgili elde edilen sonuçlara yer verilmiş olup, çalışmanın eksik yönlerine ve geliştirilmesi için neler yapılabileceğine dair bir takım önerilerde bulunulmuştur.

2. Kullanılan Yazılım Teknolojileri

Hibrit ve zengin kullanıcı arayüzü araçları ile güçlü bulut servisi entegrasyonu için modüler bir platform sunan Telerik kullanılmıştır. Telerik platformuna AppBuilder, Backend Service, Analytics ve Mobile Testing entegre edilebilmektedir. Bu durum tasarım, derleme, test, bağlantı, yayınlama ve uygulamada karşılaşılan zorlukların çözümünde yardımcı olmaktadır [2].

Kodlama aşamasında program ve veri arasındaki ilişkiyi başka bir boyuta taşıyan devrimsel bir programlama metodolojisi olan LINQ kullanılmıştır. LINQ, bir programlama arayüzü sunar ve genel olarak programlama dillerine getirdiği eklentilerle SQL benzeri tek bir söz dizimi ile farklı tiplerdeki verilerin sorgulanmasını sağlar [3].

HTML dokümanların yönetiminde, animasyon oluşturmada, etkileşimli sayfaların hazırlanmasında JQuery kullanılmıştır. JQuery daha az kodla, daha etkin ve daha çok iş yapılmasını sağlayan web etkileşimli bir JavaScript kütüphanesidir [4].

Web uygulamalarının daha hızlı, modern bir yapıyla oluşturulması için Twitter Bootstrap kullanılmıştır. Tasarım dilinde en çok kullanılan framework uygulamasıdır. Twitter Bootstrap ile oluşturulmak istenen projeler için özel olarak tasarlanmış JQuery eklentileri de mevcuttur [5].

Grafiklerin oluşturulmasında ve her türlü cihazda responsive olarak sunumunda modern, standartlara uygun, işlevsellik ve performans sunan ve JavaScript/HTML5 destekli grafikler oluşturmayı sağlayan AmChart kullanılmıştır [6].

Yazılım geliştirme aşamasında tümleşik bir platform olan Visual Studio kullanılmıştır [7]. Programlama dili olarak ise web uygulama ve geliştirme çatısı olan ASP.NET kullanılmıştır. ASP.NET klasik ASP’nin üzerinde önemli geliştirmeler yapılarak

oluşturulmuş olup web uygulamaları ve XML web servisleri hazırlanmasında kullanılır [8].

Veritabanı Yönetim Sistemi olarak SQL Server, raporlama işlemleri için ise SQL Server’in bir bileşeni olan ve tasarımcılar tarafından belirli bir formatta şeması oluşturulmuş raporları veri seti ile bağlayarak görsel hale getiren Reporting Services kullanılmıştır. Görüntülenmekte olan raporlar PDF, Word, Excel, CSV, XML, JPG gibi formatlara dönüştürülebilmektedir [9].

2. Sistem Tasarımı

Proje, klasik yazılım geliştirme süreçleri kapsamında kullanıcılarla görüşülerek ve gerekli yönetmelik ve yönergeler incelenerek analiz çalışmaları ile başlamıştır. Analiz çalışmasını takip eden tasarım çalışmaları ise kullanıcılarla yapılan toplantılarda değerlendirilmiş ve son hali üzerinden yazılım geliştirme aşamasına geçilmiştir. Yazılım geliştirme aşaması sonrasında ise tüm olası kullanıcı davranışları ve veri türleri göz önünde bulundurularak gerekli testler yapılmış ve kullanıcılara görsel kullanım kılavuzu niteliğinde eğitim videoları hazırlanmıştır. Sistem Ağustos 2014 tarihinde gerekli yetkilendirme ve entegrasyonları da yapılarak yayına alınmış ve gerekli destek PAÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafında verilmektedir.

Geliştirilen Yönetim Bilgi Sistemi Yapısal Sistem Analiz ve Tasarım Metodolojisine (Structured Systems Analysis & Design Methodology - SSADM) uygun olarak oluşturulmuştur [10]. SSADM terminolojisine uygun Genel Bakış Diyagramı Şekil 1’de verilmiştir.

Şekil 1’de görüldüğü gibi; öğrenciler sistem üzerinden başvuruda bulunabilmekte ve daha önce yaptığı topluluk başvurularının detaylarını görüntüleyebilmektedir. Aynı zamanda öğrencinin disiplin suçu varsa bu

durum topluluk başvuru detayında sistem üzerinden takip edilebilmektedir. Sistemden öğrenciye üyesi olduğu toplulukların etkinlik bilgilendirmeleri gelmekte, bu etkinliklerin zaman ve yer bilgisi öğrenci tarafından

etkinlik çizelgelerinden takip edilebilmektedir.

Genel Bakış Diyagramında belirtilen rollere ilişkin işlemler ise Şekil 2’te ayrıntılı olarak gösterilmiştir.

Şekil 1: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Genel Bakış Diyagramı

Şekil 2: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Rollere Göre İşlemler

Topluluk başkanı sistem üzerinden ilk olarak öğrencilerin topluluk başvurularını görmekte ve bu başvurular ilk olarak onun onayından geçmektedir. Ayrıca topluluk başkanı sistem üzerinden etkinlik talebinde bulunabilmekte ve onaylanan etkinlikler için etkinliğin tamamlanması durumunda sisteme değerlendirme formunu ve etkinliğe ilişkin fotoğrafları yükleyebilmektedir. Topluluk

danışmanı, topluluk başkanı tarafından üye başvurusu onaylanan öğrencilerin danışman onaylarını yapıp üyeliklerini kabul etmektedir. Ayrıca topluluk başkanı gibi etkinlik talebinde bulunup, topluluk başkanının yüklediği dosyaları SKS personeline gitmeden onaylamaktadır. SKS personeli ise sistem üzerinden toplulukları oluşturma, etkinlik takvimini belirleme,

etkinlik onaylama ve etkinlik sonuç onaylama işlemlerini yürütmektedir. Ayrıca etkinlik listeleri ve üye listelerine ise raporlama modülünden ulaşabilmektedir.

Uygulama için üçüncü normal form seviyesine kadar normalize edilmiş ilişkisel bir veritabanı modeli oluşturulmuştur. Oluşturulan veritabanı modeli için Varlık-İlişki/Entity Relationship (E-R) Diyagramı Şekil 3’te gösterilmiştir.

Şekil 3: Veritabanı E-R Diyagramı

Şekil 3’te verilen E-R Diyagramından da görüleceği gibi öğrenci nüfus tablosu, öğrenci ve öğrenci topluluk tablolarıyla bire-çok ilişkilendirilmiştir. Bir programda birden çok öğrenci olduğundan dolayı program dal ile öğrenci tablosu arasında da bire-çok ilişki vardır.

Diğer taraftan ilgili menülere yetki için rol tablosuyla ilişkilendirilme yapılmıştır. Buradaki rol tablosu hem sayfa hem de menü rol tablolarıyla ilişkilendirilerek sayfa yetkilendirmeleri roller üzerinden yapılmıştır.

Aynı şekilde etkinlik tablosu, etkinlik değerlendirme, topluluk etkinlik ve etkinlik resim tablolarıyla bire-çok ilişkilendirilirken, bu tablolar doğrudan onay durum tablosuyla bire-bir ilişkilendirilmiştir. Etkinlik resimleri farklı formatlarda sisteme yüklenebilmekte ve bu resimlere onay/ret kararı verilebileceğinden dolayı yine bire-çok ilişki kurulmuştur.

Geliştirilen Yönetim Bilgi Sistemi için Topluluk Oluşturma arayüzü Şekil 4’te gösterilmiştir.

Şekil 5’te belirli tarihler arasında topluluklar tarafından talep edilen ve onaylanan

etkinlikler listesinin bir kısmı sistemden alındığı şekliyle görülmektedir.

Bir topluluğun genel kurul üyeleri ve başkanı da dahil olmak üzere tüm onaylanmış

üyelerinin listelendiği örnek üye listesi ise Şekil 6’da görülmektedir.

Öğrenci toplulukları bazında üye sayıları ve yüzdelik dağılımları ise Şekil 7’de gösterilmiştir.

Şekil 4: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Topluluk İşlemleri Arayüzü

Şekil 5: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Örnek Etkinlik Listesi

Şekil 6: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Örnek Üye Listesi

Şekil 7: Topluluk Üye Sayıları ve Dağılımlar

4. Sonuç ve Öneriler

Üniversiteler İçin Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi projesi ile birlikte, öğrencilerin ders dışı faaliyet olarak etkinlik gösterdikleri topluluklar ve faaliyetleri bir bilgi sistemi altyapısına kavuşturulmuştur. Uygulama web tabanlı ve kullanıcı dostu bir yazılıma dönüştürülmüştür. Daha önce idari birimlerin manuel olarak yürüttükleri topluluklara ait işlerin bu projeyle şeffaf ve sürdürülebilir şekilde takip edilmesi sağlanmış ve geliştirilen yazılım Üniversite Yönetim Bilgi Sistemi’ne entegre edilmiştir. Topluluk işlemlerinin ve beraberinde gerçekleştirilen etkinliklerin manuel olarak yürütülmesi hem kâğıt israfına yol açmakta hem de çağımızın gerisinde bir uygulama olarak yer almaktaydı. Bununla beraber işlerin hatalı yapılması ve takibinin mümkün olmadığı düşünüldüğünde mağduriyetlere de sebebiyet vermekteydi. Uygulama ile işlerin basitleştirilip yönetmelik ve yönergelere uygun bir süreç takip edilerek sunulması, kullanıcılar açısından olayların takibi, ilgili raporların düzgün ve zamanında alınması ve onay işlemleri gibi birçok sürecin hatasız bir şekilde yapılmasının önünü açmıştır.

Bu bağlamda, topluluk oluşturma, topluluk yöneticilerinin atanması, topluluklara üye başvurularının yapılması, üyelik onaylama/reddetme işlemleri, etkinlik oluşturulması, etkinliklere ait katılımların alınması ve etkinlik sonuçlarının değerlendirilmesine kadar olan bütün sürecin basit bir yapıda sunulduğu bu sistem zaman tasarrufu sağlamaktadır. Aynı zamanda web tabanlı olması nedeniyle istenilen her yerden sisteme erişmek ve işlem yapmak mümkündür. Etkinliklerin sistem üzerinden online olarak görünmesi etkinliklere katılımı da arttırmaktadır.

Sistem kullanıcılardan kaynaklanan hataları minimum düzeyde tutmakta ve elde edilen çıktılar Pamukkale Üniversitesi birimleri arasında doğru bilgi ve belgeler sağlanmasına yardımcı olmaktadır.

Sistem için ilerleyen zamanlarda mobil uygulama versiyonunun da geliştirilmesi planlanmaktadır. Uygulama Pamukkale Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi yanında YÖK Çerçeve Yönetmeliğine de uygun bir şekilde ve parametrik olarak hazırlandığı için Türkiye’deki diğer üniversitelere de rahatlıkla adapte edilebilir durumdadır.

Uygulamaya e-posta bildirimlerinin yanında hem danışmanlar hem de topluluk başkanlarına yeni üye taleplerinin SMS yolu ile de bildirilmesi yapılabilir. Aynı şekilde, üye öğrencilere yaklaşan topluluk etkinliklerinin e-posta yanında SMS yoluyla da iletilmesi yapılabilir.

Kaynaklar

[1] Arifoğlu, A. & Doğru, A., “Yazılım Mühendisliği: Yöntemler, Metodolojiler, CASE Ortamları, Günün Teknolojisi”, SAS Bilişim Yayınları, Ankara, 2001.[2] http://www.telerik.com/ (29.11.2015).[3]http://ibrahimozby.blogspot.com.tr/2009/05/linq-nedir.html (29.11.2015).[4] http://www.ismailgursoy.com.tr/jquery-nedir/ (29.11.2015).[5] http://tugdev.github.io/111/BOOTSTRAP/ (29.11.2015).[6] http://www.amcharts.com/javascript-charts/ (29.11.2015).[7]http://tr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Visual_Studio (29.11.2015).[8] http://www.teknologweb.com/asp-net-nedir-ne-ise-yarar/ (29.11.2015).[9] http://www.yazgelistir.com/makale/sql-server-nedir (29.11.2015). [10] Britton, C. & Doake, J., “Software System Development: a gentle introduction”, McGraw-Hill, Inc., 2005.