aanpak 2: agile ontwikkeling met (onverwachte) winst · agile is geen excuus om niet te plannen...

Aanpak 2: Agile ontwikkeling met

(onverwachte) winst

Studiedag Het onbeheersbare

beheersen? Managen van ICT

projecten bij de overheid

Aanpak 2: Agile ontwikkeling met

(onverwachte) winst

• Presentatie 1 : Dhr. Luc Van Tilborgh, Domein Manager

Federale dienstenintegrator, Fedict

• Presentatie 2 : Dhr. Luc De Kock, relatiebeheerder,

Agentschap Geografische Informatie Vlaanderen

• Nabeschouwingen, vragen en antwoorden

Agile ontwikkeling met (onverwachte) winst (1)

Studiedag : Het onbeheersbare beheersen ?

Managen van ICT projecten bij de overheid

Luc Van Tilborgh, Fedict

Domeinverantwoordelijke Federale Dienstenintegrator

2015-11-26

© Fedict 2015. All rights reserved | p. 3

HTTP://www.fedict.be


Digital Belgium

Fedict minister is verantwoordelijk voor ‘Digital

Agenda’

www.digitalbelgium.be/en


http://www.digitalbelgium.be/en

Back-office integratie ?

Vereenvoudig,

optimaliseer, ‘re-

engineer’ eerst

Integreer processen

Service Oriented

Architecture

Federal Service Bus



Federale Service Bus concept :Fedict vergemakkelijkt toegang tot authentieke bronnen via web services en FSB

FSB

• Federal Service Bus

•1 unieke connectie

tussen ‘back ends’

•Beveiligde toegang

Notaris

Web

XML XML

RN

RBis

FSB Productie infrastructuur

Registry

Loadbalancing tier

Repository

Web tier

Application tier 1 - Service Bus

Data tier

99,95% beschikbaar

Application tier 2 - Registry

Application tier 3 - Repository

Loadbalancer

Reverse Proxy 1

Loadbalancer

Reverse Proxy 2

Webserver 1 Webserver 2 Webserver 3 Webserver 4

FSB

Server 1

FSB

Server 2

FSB

Server 3

FSB

Server 4

FSB

Server 5

FSB

Server 6

FSB

Server 7

FSB

Server 8

Monitor

server

Database

Cluster node 1

Database

Cluster node 2

Federale Service Bus Componenten

2 data centers

Firewall, network (Fedman), VM… beheerd door DC

team.

Silo architectuur

Linux OS / XEN virtualisatie

Binnen de VM : Linux OS (Redhat), Apache,

Weblogic, OSB. Logstash, Kibana, Systinet.

Oracle DB laag : Oracle RAC in 1 DC, ‘failover’

Oracle onderneming in de andere DB


FSB statistieken

FSB 24/7 globale

beschikbaarheid(incl. gepland onderhoud)99,86%

Webservices

in 17 service

families145Hoogste # berichten voor

FSB per maand 6.671.266

Klanten, of 195

applicaties83

Overheidsopdracht “FSB 1.1” voor het ondersteunen van de Federal Service Bus

Een redelijk complexe en kritische omgeving

Team Fedict : architect, analyst, service managers (2), project

managers (2), support (2)

Team leverancier : project manager / team lead, soa

architecten, soa developers, testers…

Evolutie van het platform

Support team leverancier : 3rd line, monitoring, reporting,

“keep it running”

Operatie van het platform

Andere Fedict domeinen (infra) en hun leveranciers


Het probleem

We zaten in de loopgraven

Leveringen duurden heel lang (dus ook : kost)

Watervalbenadering (voorgedefinieerde Work Packages)

Geen akkoord over aanpak, verschillen in opvatting

Het was nooit goed genoeg

Security upgrades gebeurden niet altijd of niet op tijd

Escalaties proces verbaal van vaststelling, moeilijke discussies in de stuurgroepen, …

Malaise

Zowel medewerkers van Fedict als van leverancier gaven

aan dat het zo niet verder kon. (…)

Crisis ! (begin 2014)


De oplossing

We introduceerden “AWOW” : the agile way of working (op

aangeven van technische medewerkers)

Addendum aan het contract

Co-location

Mixed team met medewerkers Fedict en leverancier

Omzetting van een deel van het budget van fixed price naar

time & means

Gekozen methodologie : Scrum

Ondersteunende tools

Jira, Jira Agile

Confluence


Scrum


Scrumbuts

Een “ScrumBut” is een afwijking van de regels :

(ScrumBut)(Reason)(Workaround)

"(We use Scrum, but) (having a Daily Scrum every day is too much

overhead,) (so we only have three per week.)“

Fedict “ScrumButs” :

Geen 100% dedicated team (mensen doen buiten het

agile werk ook nog andere taken)

3 stand ups per week, soms ook met teleconferencing

Taken worden op voorhand toegekend (niet uitgepikt

tijdens de sprints maar afgesproken tijdens de sprint planning)


Backlog


Burndown


De resultaten

Doorlooptijd : vb. volgens de klassieke waterval inschatting

15 maanden voorzien, afwerkt op 5 maanden (complex WP)

deels omdat Fedict medewerkers actief mee werkten aan de

realisatie, deels door elimineren van “stages and gates”

De kost voor de taken werd (meer dan) 30% lager

De project management overhead viel van 15% terug op 5%

We beslisten zelf welke patches geïnstalleerd dienden te

worden => geen discussie meer,

platform up-to-date en stabiel

Dit is ook een win-win voor de leverancier


De onverwachte resultaten

De motivatie van de mensen is toegenomen (ze komen graag

werken)

De wrijving tussen de teams is volledig verdwenen

En dus ook de wrijving tussen Fedict en leverancier

We hebben nu minder frequente en minder intense stuurgroepen

Andere Fedict domeinen worden mee in het bad getrokken (de

samenwerking verbetert daar ook)

“Sense of responsibility”, ownership van de technische mensen

Risico’s verminderen aanzienlijk -> experimenten worden

mogelijk -> nieuwe inventieve oplossingen

Kibana, Elasticsearch, … (zie volgende slide)


De onverwachte problemen

Cultuurschok

Voor de projecten servicemanagers

– Geraken al hun referentiepunten kwijt

– Agile Training

– Introductie van een “tactisch” niveau

Voor het management

– Commitment ?

– Wat zijn we aan het doen, tegen wanneer, …

– Introductie van een “strategisch” niveau

Training, advocacy, literatuur


Str

ate

gic

Tacti

cO

pera

tional


Agile@fedict : inspired upon SAFe

Portfolio

Program Backlog

Program Increment

Roadmap

SCRUM sprints

Product backlogs

Strategic

alignment

Transparency,

communication

Interaction w.

service

management

Interaction with

Quality

Assurance

Interaction

between

backlogs

http: www.scaledagileframework.com

http://www.scaledagileframework.com/

Scrum in Prince2 context


Scrum in PRINCE2 context (ctd.)


Bijdrage project, service managers in Scrum


Consumer Projects

PMT

Sprint planning Dev

CAB

Consumer Changes

Sprint planning PLAT

R & D

WebService Building

Blocks

CatalogService Management

NSR Pipeline Service

Mgr

Visie op evolutie

En het management ?

Creatie van een “top” laag

Rapportering

Commitments volgens “MoSCoW” methode

Velocity gebruiken voor voorspelling



Velocity gebruiken voor voorspellingMoSCoW :

<- MUST

<- SHOULD

(wordt must

in volgende

Program

Increment)

Portfolio : Epics, strategisch niveau



Program backlog : features, tactisch niveau

Velocity

0

20

40

60

80

100

120

5/0

8/2

01

4

26

/08

/20

14

16

/09

/20

14

7/1

0/2

01

4

28

/10

/20

14

18

/11

/20

14

9/1

2/2

01

4

7/0

1/2

01

5

20

/01

/20

15

11

/02

/20

15

4/0

3/2

01

5

25

/03

/20

15

15

/04

/20

15

6/0

5/2

01

5

26

/05

/20

15

16

/06

/20

15

8/0

7/2

01

5

28

/07

/20

15

18

/08

/20

15

9/0

9/2

01

5

29

/09

/20

15

14

/10

/20

15

28

/10

/20

15

10

/11

/20

15

16/07/20147/08/201427/08/201418/09/20148/10/201430/10/201419/11/201411/12/20147/01/201521/01/201511/02/20154/03/201525/03/201515/04/20156/05/201527/05/201517/06/20158/07/201529/07/201519/08/20159/09/201530/09/201514/10/201529/10/2015

Complete

Not complete

Removed

0,001,002,003,004,005,006,007,008,009,00

Status : Epics & Features

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Feature: ePV batch integration

Feature: PAT NG in TA & INT

Feature: OSB 12c install on INT

Feature : Q4/2015 : Oracle Security Patch

Feature: Apache 2.4 Migration

Feature: Reporting: Bug fixing and improvement

Feature: XML Gateway : Vendor selected and productordered

Cu

sto

mer

Spec

ific

Inte

grat

ion

s

Juri

dic

al

Evid

enc

e an

dP

riva

cyA

ud

it

Up

grad

e O

SBto

th

ela

test

vers

ion

Op

erat

ion

alM

ain

ten

ance

of

the

pla

tfo

rm 2

01

5-2

01

6

XM

LG

atew

ay

Gesloten

Ongoing

Open

Work in progress…

Op deze wijze creëren we terug orde in de chaos

Niet alle project / service managers voelen zich hier

goed bij

De directie is wel overtuigd (“show me the money”),

maar is (nog) niet overtuigd van de universele

toepasbaarheid

Agile is een “reis”, geen “doel”

Continue verbetering

Eliminate the waste

Enkele besluiten

Agile brengt grote voordelen, ook onverwachte

Agile vermindert de risico’s aanzienlijk

Agile is geen excuus om niet te plannen

Failure IS an option (but : fail early)

Mentaliteitswijziging is nodig, vooral als je bottom-up Agile in

de organisatie brengt

Het Safe framework kan helpen als inspiratie

Je kan NIET alles in sprints doen

Er is een belangrijke verschuiving van verantwoordelijkheid

Naar het technische team (architecten, ontwikkelaars, support)

Referenties en aan te raden lectuur

Product development flow

« The principles of product development flow », Donald G. Reinertsen

http://lpd2.com/wp-content/uploads/2013/06/ReinertsenFLOWChap1.pdf

Agile

http://blog.crisp.se/author/henrikkniberg

System Error : fixing the flaws in government IT

http://www.instituteforgovernment.org.uk/publications/system-

error

Safe

http://scaledagileframework.com/


http://lpd2.com/wp-content/uploads/2013/06/ReinertsenFLOWChap1.pdf

http://blog.crisp.se/author/henrikkniberg

http://www.instituteforgovernment.org.uk/publications/system-error

http://scaledagileframework.com/

www.bestuurszaken.be

Agile ontwikkeling met

(onverwachte) winst (b):

De GIPOD case

Voortdurend in beweging

Luc De Kock

Relatiebeheerder

Wat is GIPOD?(generiek informatieplatform openbaar domein)

• Informatie over hinder op de weg

Wat is GIPOD?

• Platform voor uitwisselen van informatie

– Werken

– Omleidingen

– Manifestaties

– Andere hinder

Waarom GIPOD?

• Meer afstemming tussen

– Werken

– Manifestaties

– Omleidingen

• Minder hinder

• Minder conflicten

• Meer synergie

Uitdagingen

• Stakeholders met zeer verschillende

achtergrond

• GIPOD meerwaarde vs. verplichte

deelname

Projectorganisatie

ProjectorganisatieRollen en verantwoordelijkheden

Product visie / samenstelling / prioriteiten

INTERN stakeholder management

Planning / Opvolging

Implementatie

Buss Analyse

SPOC voor het dev team

Scrum

Master

Opvolging

Planning & Budget

Interne Status

RapporteringAdministratie

Product Owner

Business Analyst Project Manager

Klantenrelaties

Organiseren

Nazorg 1.0 – 2.0

RFC negotiatie

Beheer budget & escalatie

Organisatie werkgroepen

Vertegenwoordiging belangen alle partijen

Nieuwe organisaties aantrekken

Integratie stimuleren

Communicatie releases / versies

Uitzetten in de tijd

van releases

Resource management

(meer/minder teamleden, specialisten)

Leiden van werkgroepen

Integratie opvolgen

Bestuurscomité

AGIV Afdelingshoofd

Organisatie van &

Rapportage bestuurscomitéOrganisatie van & Rapportage aan bestuurscomité

Input leveren voor rapportage bestuurscomité

Marketing Opleiding

Voorbereiding werkgroepen Werkgroep feedback consolideren

Goedkeuring budget

Func Analyse

Leiden estimation meetings

Voorbereiden estimation meetings

Product backlog grooming Sprint planning 2

Sprint planning 1

Prioritisatie bugs

Pre-planning

Validatie

user stories

OntwikkelmethodeAgile – scrum

Continue verbetering

• Op productniveau

– Inbreng via gebruikersbijeenkomsten

– Inbreng via relatiebeheerders

Continue verbeteringOp productniveau - inbreng via gebruikersbijeenkomsten

2007 2008 2009 2010 20122011 2013 2014 2015 2016

ideeGIPOD

1.0

GIPOD

2.0

GIPOD

3.0

GIPOD

4.0

Verplichte

deelname

Gebruikers

bijeenkomst

Werkterreinen

1. Goeie data

2. Decreet

3. Efficiënte koppelingen

4. Verbeterde processen

5. Nieuwe actoren


Eerste GG van 28/5 was een succes!

GROEP 1 GROEP 2 GROEP 3 GROEP 4

Tom Boi Gitte Van Gompel Ivan De Vreese Marleen Ombelets

Sylvie Lippens Dirk Doclo Kelly Scheir Nele Somers

Lies Vissers Philippe Van

Waeyenberghe

Maarten

Vanoverbeke

Jo De Ruyver

Dirk Morel Werner De Vreese Gert Vermeiren Philippe Smeets

Filip Broekaert Dirk Van Leuven Klaartje Nackaerts Benjamin Deprez

Bart Delaey Ilse Pauwelyn Sylvie Palmans Peter Goetmackers

Annelies

Vandewalle

Katrien

Steenackers

Jan Stuckens Leen Notelé

Katrin Stammen Marc Van Pelt Dirk Verbruggen Philip Verhegge

Moderatoren:

Luc De Kock Naomi Oste Bart Coessens Jef Daems


Bijkomende invloeden:

- Scope

- Business impact

- Technische haalbaarheid

- IT alignment

- aanwezige competenties

- Technische impact

- Timing constraints met

andere projecten of

ontwikkelingen

Product backlog voor GIPOD 3.0


High level backlog, beslissing door BC

Project: X1140 - GIPOD Server: aocsrv15.vlm.be\AGIV Query: Product Backlog 3.0 List type: Flat

ID Stack Rank Title Story Points Column1

19223 3000[EPIC] verbeterde publieke ontsluiting (via geopunt) 50 50

19277 3120[EPIC] [TECHNISCH] upgrade architectuur conflictdetectie 50 100

19227 3140[TECHNISCH][SERVICES] centraal auditing en loggingsysteem voor het tracen van service calls 25 125

19228 3160[TECHNISCH] [MOBILE] impactstudie responsive web design op bestaande web-toepassing 13 138

19232 3180[TECHNISCH] [ALARM/INFO] Herwerking back-end van alarm- en infolijsten 50 188

19233 3200[TECHNISCH] [BROWSERS][MOBILE] ondersteun IE10 13 201

19234 3220[TECHNISCH] Bouw GIPOD WMS 5 206

19235 3240[TECHNISCH] migratie naar .Net 4.5 13 219

19248 3300[EPIC] koppeling met KLIP 30 249

19252 3400[EPIC] overzicht van gefaseerde werken in GIPOD 75 324

19250 3450[EPIC] verbeterd overnemen van het beheer (delegatie en als beheerder) 40 364

19259 3500[EPIC] verbeterde procesondersteuning voor conflictafhandeling 60 424

19261 3550[EPIC] toevoegen van data om processen beter te ondersteunen 40 464

19257 3600[EPIC] verbeterde ondersteuning voor omleidingen 13 477

18991 3660[GG 14][ZOEKEN][USABILITY] Zoeken op veroorzakende werkopdrachten (door ODB) 13 490

19012 3670[GG 35][ZOEKEN][RAPPORT] Meer mogelijkheden voor rapportering en zoekfilters 50 540

19253 3700[EPIC] Verbeterde gebruikerservaring - gebruiksvriendelijkheid - usability 50 590

19007 3750

[GG 30][ZOEKEN][VERKAVELING][KAART] Zoeken (+rapporten) op 'verkaveling' (valt weg: & automatisch intekenen

straat bij aanduiding begin-/eindpunt) 8 598

19251 3800[EPIC] verbeteringen aan de kaartweergave 25 623

19283 3850[EPIC] nodige behoeften komend uit ondersteuning GIPOD 2 40 663

Continue verbeteringOp productniveau – inbreng via gebruikersbijeenkomst

• Realistische planning,

‘time’ – of ‘scope’-based?

Intern

• Wekelijkse projectopvolging bijwonen

• Demosprints opvolgen

• Rapporteren van bugs

• Rapporteren van suggesties

• Vertalen van opmerkingen, suggesties,

gebruikerservaringen, specifieke

beperkingen van gebruikersomgevingen

– Inhoudelijk

– Volgens belangrijkheid

• …

Continue verbeteringOp productniveau – inbreng via relatiebeheerders

Klantenrelaties

Nieuwe organisaties aantrekken

Integratie stimuleren

Communicatie releases / versies

Marketing Opleiding

Extern

• Infosessies (sensibiliseren)

– Gebruikers

– Software- en dienstenleveranciers

• Opleidingen

– Train the trainer

– Opleidingstraject voor eindgebruikers

• Ondersteuning

– organisatie 1ste lijns ondersteuning

– 2de lijns ondersteuning

• Actief betrokken bij gebruikersbijeenkomst

• Verzamelen feedback&suggesties

• …

Projectteam Gebruikers

Continue verbeteringOp organisatieniveau

• Belang van de ‘retrospectives’

• Uitbreiding naar ‘retrospective ++’

– Terugblikken over verschillende sprints


• Retrospective,

belangrijk voor het

scrum team


• scrum team visie : ‘wat is belangrijk voor

ons, hoe willen we software opleveren’


• Veranderingen door visie

– Focus leggen op kwaliteit

• ‘Echt’ opleveren van user stories

• Zero bug policy

-> betere demo’s

-> tevreden business

-> vertrouwen in releases

– Focus op betere doorstroming

• Bottlenecks vinden en wegwerken

-> focus op volledige proces

– SLA’s voor het samenstellen van de sprint backlog

• Grote user stories eerst

• Beperken van het aantal grote user stories


• Resultaten

– Betrouwbare planning

• Bugvrije software

• Consistente oplevering

• Sterke definitie ‘done’

– Stakeholders zijn tevreden

• Gemakkelijke eindgebruikers testen en demo’s

• Betere feedback

– Hecht scrumteam

• Focus op ‘afwerken’ ipv ‘opstarten’

GIPOD resultaten

• Enthousiaste gebruikers (1 jaar voor verplichte deelname)

GIPOD resultaten

• Evolutie naar betere planning van werken (1 jaar voor verplichte deelname)

14%

20%

29%

3%

6%

10%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

november '13 mei '14 november '14

evolutie synergiën / werkopdrachten

% synergieaanvragen % synergiën

GIPOD en AGILE Scrum• Conclusie

– Sterke punten van AGILE Scrum

• Zorgt voor hoge kwaliteit(bèta-release is productieklaar)

• Controleerbaar ontwikkelproces(requirements voor ontwikkeling komen in hapklare brokjes)

– Extra aandachtspunt voor GIPOD

• PO van GIPOD is diverse groep stakeholders: consensus bereiken vraagt tijd

• Stakeholders worden continu betrokken

– Aandachtspunt

• Scrum team moet gesmeerd blijven Stilvallen is geen optie (moeilijke heropstart)

Nabeschouwing: Enkele conclusies

• Agile / Scrum zorgt voor hoge kwaliteit

• Agile / Scrum zorgt voor goede controle tijdens het

ontwikkelproces

o Requirements in hapklare brokjes

o Risicobeheersing

• Agile / Scrum verkort de doorlooptijd en vermindert de kost

• Het invoeren van een Agile ontwikkelmethodologie vereist

echter een mentaliteitswijziging

• Stakeholder management is en blijft een aandachtspunt

Vragen en antwoorden

Bedankt!

Fedict

Boulevard Simon Bolivarlaan 30/9

Brussel 1000 Bruxelles

TEL. +32 2 212 96 00 | FAX +32 2 212 96 99

[email protected] | ww.fedict.belgium.be

Agentschap voor Geografische Informatie

Vlaanderen

Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 110

9000 Gent

Tel 09 276 15 00 | [email protected]

Vanaf 1 januari wordt het AGIV

Informatie Vlaanderen !

aanpak 2: agile ontwikkeling met (onverwachte) winst · agile is geen excuus om niet te plannen...

Documents