aanbesteding bewaking koninklijk paleis zomer 2016

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Ouverture Palais Royal été 2016

PALAIS ROYAL DE BRUXELLES Ouverture pour visite publique 2016 : service de gardiennage pour la protection des biens et service de surveillance et de contrôle de sécurité de personnes et détection d’objet potentiellement dangereux dans le cadre du maintien de la sécurité dans un lieux accessible au public

Ouverture des offres : 13 juin 2016

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TABLE DES MATIÈRES.

DEROGATIONS AUX REGLES GENERALES D’EXECUTION ....................................................................... 3 En dérogation à l’article 25, §1

er de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution

des marchés publics, le cautionnement n’est pas d’application. ............................................................................. 3 A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES. ........................................................................................................................ 3

1. Objet et nature du marché. ......................................................................................................................... 3 2. Durée du contrat. ......................................................................................................................................... 3 3. Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires. ......................................................................... 3 4. Session d’information .................................................................................................................................. 3 5. Droit d’introduction et ouverture des offres. ............................................................................................. 3 6. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant. .............................................................................................. 4 7. Description des services à prester. ........................................................................................................... 4 8. Documents régissant le marché. ............................................................................................................... 5

8.1. Législation. .............................................................................................................................................. 5 8.2. Documents du marché. .......................................................................................................................... 5

9. Conflits d’intérêts. ........................................................................................................................................ 5 10. Offres. .......................................................................................................................................................... 6

10.1. Données à mentionner dans l’offre. .................................................................................................... 6 10.2. Durée de validité de l’offre. ................................................................................................................. 6 10.3. Echantillons, documents et attestations à joindre à l’offre. .............................................................. 6

11. Prix. .............................................................................................................................................................. 6 11.1. Prix. ....................................................................................................................................................... 6 11.2. Révision des prix. ................................................................................................................................ 7

12. Responsabilité du prestataire de services. ............................................................................................ 7 13. Droit d’accès – Régularité des offres – Critères d’attribution. ............................................................. 7

13.2. Aperçu de la procédure. ...................................................................................................................... 7 13.3. Régularité des BAFO. .......................................................................................................................... 7 13.4. Critère d’attribution prix. ................................................................................................................... 7

14. Cautionnement. .......................................................................................................................................... 8 15. Réceptions. ................................................................................................................................................. 8

15. Réception des services exécutés. ............................................................................................................ 8 16. Exécution des services. ............................................................................................................................ 8

16.1. Délais et clauses. ................................................................................................................................... 8 16.1.1 Délais ................................................................................................................................................... 8 16.1.2. Clause d’exécution ............................................................................................................................ 8 16.2. Lieu où les services doivent être exécutés et formalités. ................................................................... 9 16.2.1. Lieu où les services doivent être exécutés. ....................................................................................... 9 16.2.2. Vérification et réception des services exécutés................................................................................ 9

18. Avis de marché et rectificatifs. ................................................................................................................. 9 19. Engagements particuliers pour le prestataire de services. .................................................................. 9 20. Litiges. ....................................................................................................................................................... 10

B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES. ................................................................................................................. 10 C. ANNEXES. ...................................................................................................................................................... 16 FORMULAIRE D’OFFRE ................................................................................................................................... 17

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SPP Politique scientifique Avenue Louise, 231

1050 Bruxelles

CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES :

PROCEDURE NEGOCIEE AVEC PUBLICITE POUR ASSURER la surveillance du Palais Royal pendant la durée de la visite publique 2016 pour le compte de la Politique scientifique

DEROGATIONS AUX REGLES GENERALES D’EXECUTION

En dérogation à l’article 25, §1er de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles

générales d’exécution des marchés publics, le cautionnement n’est pas d’application.

A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

1. Objet et nature du marché. Le présent marché est composé de deux lots et porte sur les prestations de services et tous moyens nécessaires à l’exécution du service de surveillance pour la durée de la visite publique du Palais Royal du 22 juillet au 4 septembre 2016 inclus. La procédure choisie est celle de la procédure négociée avec publicité. Ce marché comporte deux lots :

Lot 1 : gardiennage pour la protection des biens dans l’enceinte du Palais Royal pour couvrir le parcours de la visite par le public (cf.détail infra)

Lot 2 : contrôle de sécurité de personnes et de détection d’objet potentiellement dangereux à l’extérieur du Palais (dans les jardins) en vue d’assurer la sécurité avant l’entrée dans l’enceinte du Palais Royal (cf. détail infra)

Il s’agit d’un marché à prix global (A.R. 15 juillet 2011, art. 2, 4°).

2. Durée du contrat.

Le marché prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où l’adjudicataire a reçu la notification de la conclusion du marché et dure jusqu’au moment où le marché est complètement exécuté.

3. Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires.

Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par le SPP POLITIQUE SCIENTIFIQUE. Des informations complémentaires relatives à la procédure et au contenu peuvent être obtenues auprès de Madame Gisèle ROULLEAUX, tél. 02/238.34.43, [email protected].

4. Session d’information Sans objet

5. Droit d’introduction et ouverture des offres. Sans préjudice des variantes éventuelles, chacun des soumissionnaires ne peut remettre qu'une offre par lot. Chaque participant à un groupement sans personnalité juridique est considéré comme un soumissionnaire.

mailto:[email protected]

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En application de l’article 52, § 2, de l’AR du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur accepte l’utilisation de moyens électroniques pour l’introduction des offres. Les offres peuvent être introduites comme suit: 1) Electroniquement (via le site internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be/ qui garantit le

respect des conditions de l’article 52 de l’AR du 15 juillet 2011. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site : http://www.publicprocurement.be ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement : +32 (0)2 790 52 00.) ou

2) Par papier au moyen d’une lettre (une envoi recommandé est conseillée) ou déposée personnellement auprès du pouvoir adjudicateur à l’adresse ci-après :

SPP Politique scientifique A l’attention de Madame Gisèle ROULLEAUX Service Budget et Contrôle de gestion Avenue Louise, 231 1050 Bruxelles

Les offres qui sont introduites sur papier sont glissées dans une enveloppe fermée. Sur cette enveloppe, il y a lieu d’indiquer les mentions suivantes:

le nom du cahier spécial des charges: Palais Royal, ouverture publique 2016 la date et l’heure de la séance d’ouverture des offres. le mot «offre» dans le coin supérieur gauche;

Les offres doivent être en possession du pouvoir adjudicateur au plus tard le 13 juin 2016 à

16 heures. L’ouverture des offres se fera à huis clos.

6. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant. Le service dirigeant est le pouvoir adjudicateur. Seul le pouvoir adjudicateur est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du pouvoir adjudicateur) sera désigné dans la notification de la conclusion du marché. Les limites de sa compétence y seront indiquées.

7. Description des services à prester.

Les services à prester consistent en la surveillance et la sécurité des personnes dans et autour du Palais Royal pendant la durée d’ouverture de celui-ci au public aux conditions érigées par le Palais Royal en concertation avec la Politique scientifique. Du 22 juillet au 4 septembre 2016 inclus. Toutes les modalités liées à ce services, scindés en deux lots, sont reprises in extenso dans la partie technique du présent cahier spécial des charges. Conditions préalables et exigences à fournir dans l’offre (par lot) : - 1

ere condtion : Le soumissionnaire doit disposer d’un effectif global suffisant pour assurer en

permanence et toujours avec le nombre d’effectif requis, la surveillance et ses aléas (gardien malade, renfort nécessaire,…) et qui remplit les conditions prévues par les articles 5 et 6 de la loi du 10 avril 1990 (conditions de moralité et carte d’identification notamment). A cet égard, le soumissionnaire joint à son offre un relevé reprenant le personnel qui sera mis en œuvre lors de

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la réalisation du marché. Il mentionnera également les qualifications professionnelles et l’expérience de ce personnel.

- 2eme

critère : Le soumissionnaire joindra à son offre o une liste reprenant les services les plus importants qui ont été effectués au cours des

trois dernières années, avec mention du montant et de la date et les destinataires publics ou privés.

o Les services seront prouvés par des attestations émises ou contresignées par l’autorité compétente ou, lorsque le destinataire était un acheteur privé par une attestation de l’acheteur ou à défaut par une simple deéclaration du prestataire de services.

- 3eme condition : Le soumissionnaire doit disposer de l’équipement technique pour pouvoir réaliser le marché convenablement.

o Il joindra donc à son offre une description de l’équipement technique dont il dispose et qui sera utilisé lors de l’exécution du marché,

o une description des mesures qu’il utilisera pour s’assurer de sa qualité, o une description du matériel de premier secours dont il disposera. o A cet égard, il conviendra de disposer d’un défibrillateur.

8. Documents régissant le marché.

8.1. Législation.

- La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures

et de services - Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière de

marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services - L’arrêté royal du 15 juillet 2011 - arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les

secteurs classiques - L’arrêté royal du 14 janvier 2013 - arrêté royal établissant les règles générales d'exécution des

marchés publics et des concessions de travaux publics - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l’envoi du cahier

spécial des charges aux candidats sélectionnés.

8.2. Documents du marché.

- Le présent cahier spécial des charges ainsi que le formulaire d’offre y annexé (un formulaire par

lot). - L’offre (voire le « BAFO » Best and final offer) approuvée par le pouvoir adjudicateur et

l’adjudicataire.

9. Conflits d’intérêts. Dans le cadre de la lutte contre les conflits d’intérêts, en particulier afin d’éviter le mécanisme du tourniquet (‘revolving doors’), tel que défini dans la loi du 8 mai 2007 portant assentiment à la Convention des Nations unies contre la corruption, faite à New York le 31 octobre 2003, le soumissionnaire s’abstient de faire appel à un ou plusieurs anciens collaborateurs (internes ou externes) du SPP Politique scientifique, dans les deux ans qui suivent son/leur démission, départ à la retraite ou tout autre type de départ du SPP Politique scientifique, d’une quelconque manière, directement ou indirectement, pour l’élaboration et/ou l’introduction de son offre ou toute autre intervention dans le cadre de la procédure de passation, ainsi que pour certaines tâches à réaliser dans le cadre de l’exécution du présent marché. La disposition qui précède ne s’applique toutefois que lorsqu’un lien direct existe entre les précédentes activités prestées pour le pouvoir adjudicateur par la ou les personnes concernées et ses/leurs activités dans le cadre du présent marché. Toute infraction à cette mesure pouvant être de nature à fausser les conditions normales de la concurrence est passible d’une sanction conformément aux dispositions de l’article 9 de la loi du 15

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juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Concrètement, cette sanction consiste, selon le cas, soit à écarter l’offre, soit à résilier le marché.

10. Offres.

10.1. Données à mentionner dans l’offre.

L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l’article 64 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités. Il est fortement recommandé au soumissionnaire d’utiliser les formulaires d’offre joint en annexe. L’offre et les annexes jointes au formulaire d’offre sont rédigées en français ou en néerlandais et ce pour chacun des lots. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre: Pour chaque lot :

- Le prix global en lettres et en chiffres (hors TVA) par service ; - le montant total de l’offre

. en lettres et en chiffres (hors TVA);

- le montant de la TVA; - le montant total de l’offre

en lettres et en chiffres (TVA incluse);

- la signature de la personne ou les personnes, selon le cas, ayant mandat pour signer l’offre; - la qualité de la personne ou des personnes, selon le cas, qui signe(nt) l’offre; - la date à laquelle la personne ou les personnes précitée(s), selon le cas, a/ont signé l’offre; - le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des

Entreprises (pour les soumissionnaires belges);

10.2. Durée de validité de l’offre.

Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 90 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l’ouverture des offres.

10.3. Echantillons, documents et attestations à joindre à l’offre.

Les soumissionnaires joignent à leur offre:

- tous les documents demandés dans le cadre des critères d’attribution (voir rubrique 13 ci-après)

.;

- les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s) (par ex. la loi Tobback)

- preuve que tous les membres du corps de gardiennage et de surveillance sont agréés par le Ministère de

l’Intérieur, conformément à la loi du 10 avril 1990 réglementant la sécurité privée et particulière.

11. Prix.

11.1. Prix.

L’adjudicataire est censé avoir inclus dans son prix global tous les frais possibles grevant les services

.

à l’exception de la TVA.

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L’adjudicataire fournira néanmoins un détail des prix et coûts ayant conduits au prix globla proposé. En application de l’article 21, § 2, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur peut effectuer toutes les vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l’exactitude des indications fournis dans le cadre de la vérification des prix.

11.2. Révision des prix.

Pour le présent marché, aucune révision des prix n’est possible.

12. Responsabilité du prestataire de services. Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services.

13. Droit d’accès – Régularité des offres – Critères d’attribution.

13.1. Droit d’accès

Le pouvoir adjudicateur vérifiera, pour le soumissionnaire qui vient en considération pour l’attribution du marché, la déclaration implicite sur l’honneur qu’il a fournie en déposant sa candidature (sur base des critères d’exclusion repris dans l’avis de marché). Son offre ne pourra être prise en considération pour l’attribution du marché que s'il s'avère que sa déclaration implicite sur l'honneur est exacte.

13.2. Aperçu de la procédure.

Dans une première phase, les offres introduites seront examinées sur le plan de la régularité. Seules les offres régulières seront examinées sur base du critère d’attribution ‘prix’ mentionné dans le présent cahier spécial des charges en vue de constituer éventuellement la shortlist des soumissionnaires avec lesquels des négociations seront menées. Un maximum de trois soumissionnaires pourront être repris dans la shortlist. Ensuite vient la phase des négociations à la suite desquelles, les soumissionnaires pourront introduire une BAFO.

13.3. Régularité des BAFO.

Les BAFO des soumissionnaires avec lesquels des négociations ont été menées seront examinées du point de vue de leur régularité. Les BAFO substantiellement irrégulières seront exclues. Seules les BAFO régulières seront prises en considération pour être confrontées au critère d’attribution prix.

13.4. Critère d’attribution prix.

Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant la BAFO la plus basse quant au prix, après que le pouvoir adjudicateur ait vérifié, à l’égard de ce soumissionnaire, l’exactitude de la déclaration implicite sur l’honneur et à condition que le contrôle ait démontré que la déclaration implicite sur l’honneur correspond à la réalité.

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L’évaluation des BAFO dans le cadre du critère d’attribution prix se fera sur base du prix total, TVA comprise, mentionné par le soumissionnaire dans sa BAFO.

14. Cautionnement. Pour ce marché, un cautionnement n’est pas exigé.

15. Réceptions.

15. Réception des services exécutés.

Les services seront suivis de près pendant leur exécution par un représentant du Palais Royal. . L’identité de ce représentant sera communiquée au prestataire de services au moment où débutera l’exécution des services.

16. Exécution des services.

16.1. Délais et clauses.

16.1.1 Délais

Les services doivent être exécutés du 22 juillet au 4 septembre 2016 inclus. Toutes les informations concernant les prestations sont décrites dans la partie technique du présent cahier spécial des charges. En tout état de cause, les réclamations relatives au présent marché et à ses conditions ne sont plus recevables si elles ne sont pas introduites dans les 15 jours de calendrier à compter du premier jour qui suit celui où le prestataire de services s’est vu attribuer le marché.

16.1.2. Clause d’exécution

Le soumissionnaire s’engage, jusqu’à la complète exécution du marché, à respecter les 8 conventions de base de l’OIT, en particulier :

1. L’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957) ;

2. Le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) ;

3. Le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949) ;

4. L’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n° 100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) ;

5. L’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999).

En vertu de l’article 44, § 1, 1° de l’arrêté royal du 14 janvier 2013, le non-respect de cet engagement sera considéré comme une non-exécution du marché suivant les prescriptions fixées dans les documents du marché, ce qui donnera lieu à la mise en demeure de l’adjudicataire, et pourra, en vertu de l’article 47, § 2, 1° de l’arrêté royal du 14 janvier 2013, donner lieu à l’application des mesures d’office, en particulier à la résiliation unilatérale du marché.

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16.2. Lieu où les services doivent être exécutés et formalités.

16.2.1. Lieu où les services doivent être exécutés.

Les services seront exécutés au PALAIS ROYAL DE BRUXELLES, Place des Palais, 1000 Bruxelles.

16.2.2. Vérification et réception des services exécutés.

Si pendant l’exécution des services, des anomalies sont constatées, ceci sera immédiatement notifié au représentant du Palais Royal désigné et au fonctionnaire dirigeant de la Politique scientifique, Madame Gisèle Roulleaux, par un fax ou un message courriel, qui sera confirmé par la suite au myen d’une lettre recommandée. Au moment où les services auront été exécutés, on procédera à l’évaluation de la qualité et de la conformité des services exécutés. Un procès-verbal de cette évaluation sera établi dont l’exemplaire original sera transmis au prestataire de services.

17. Facturation et paiement des services. L’adjudicataire envoie les factures (en un seul exemplaire) et le procès-verbal de réception du marché (exemplaire original) à l’adresse suivante: SPP POLITIQUE SCIENTIFIQUE A l’attention de Madame Gisèle Roulleaux Directeur a.i. Budget et Contrôle de gestion, Avenue Louise, 231 1050 Bruxelles Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. Le paiement du montant dû au prestataire de services doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification ou à compter du lendemain du dernier jour du délai de vérification si ce délai est inférieur à trente jours. Et pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie . La facture doit être libellée en EURO.

18. Avis de marché et rectificatifs.

Les avis de marché et rectificatifs annoncés ou publiés au Bulletin des Adjudications ou au Journal Officiel de l’Union européenne qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et rectificatifs relatifs à ce marché, font partie intégrante du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l’établissement de son offre.

19. Engagements particuliers pour le prestataire de services. Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence. Le prestataire de services s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre, sauf cas de force majeure. Les personnes mentionnées ou leurs remplaçants sont tous censés participer effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être agréés par le pouvoir adjudicateur.

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20. Litiges.

Tous les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution de ce marché. L’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard.

B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES. LOT 1 : SURVEILLANCE DANS L’ENCEINTE DU PALAIS ROYAL Les services du lot 1 sont à exécuter uniquement dans l’enceinte (le bâti) du Palais, soit tout le long du parcours que les visiteurs emprunteront lors de leur visite du Palais. (Les services de contrôle et de

sécurité des personnes dans le jardin avant du Palais font l’objet du lot 2)

1. ORGANISATION GENERALE DE LA SURVEILLANCE

Emploi des langues

Le personnel effectivement affecté à la surveillance doit avoir au moins une connaissance passive de deux des langues nationales (français et néerlandais) et être en mesure de comprendre des questions posées par le public présent sur les lieux soumis à la surveillance.

Personnel de l’entreprise

L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu’il est interdit aux prestataires de services d’occuper du personnel intérimaire pour l’exécution du présent marché. Le pouvoir adjudicateur encourage également fortement la politique de genre (gender streaming) dans tous ses marchés.

Conditions spécifiques

- Utilisation des locaux de l’administration (du Palais)

Pour la réalisation de ses services et pour le stockage de son matériel, le prestataire de services ne peut utiliser que les locaux qui sont mis à sa disposition par les membres de l’intendance du Palais Royal.

- Personnel de l’entreprise

Les membres du personnel du prestataire de services doivent avoir une tenue conforme aux dispositions des clauses techniques du présent cahier spécial des charges, porter un badge indiquant les nom et prénom du porteur.

Le prestataire de services est tenu de fournir au fonctionnaire dirigeant et au représentant du Palais Royal une liste tenue à jour indiquant l’identité des membres de son personnel.

Le pouvoir adjudicateur, en concertation avec le représentant du Palais Royal peut refuser, sans avoir à en justifier les motifs, tout personnel qui ne présenterait pas des garanties de sécurité suffisantes. Le prestataire de services fournit au pouvoir adjudicateur tous les éléments nécessaires à la réalisation des contrôles correspondants par les services spécialisés de l’Etat.

Sécurité et contrôle des visiteurs Cf. Lot 2

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2. CLAUSES TECHNIQUES REMARQUE IMPORTANTE L’attention des soumissionnaires est spécialement attirée sur le fait que par la suite de circonstances imprévues (afflux de visiteurs,..) ils doivent être à même de pouvoir sur le champ et sans délai renforcer temporairement le personnel de surveillance. Dans ce cas, ces prestations supplémentaires feront l’objet d’un décompte spécial, les heures prestées seront calculées sur les bases identiques à celles de sa soumission. Les prix indiqués dans l’offre comprennent les frais de transport de tout le personnel et du matériel éventuel. La firme adjudicataire remettra, avant le 30 juin 2016, la liste complète de son personnel requis, avec copie exacte de la carte d’identité et un CV succint pour chacun d’eux au Commandant des palais royaux, par lettre recommandée à la poste. En plus du personnel employé, les mêmes formalités seront exigées pour une réserve de deux (2) gardes. Le pouvoir adjudicateur et le représentant du Palais Royal se réservent le droit absolu et sans devoir en justifier la raison, de refuser telle ou telle personne et exiger son remplacement immédiat, d’où la nécessité de prévoir une liste de réserves. Le personnel requis se compose dès lors comme suit :

Une liste avec : - 1 brigadier surveillant - 12 surveillants

Une liste complémentaire : 3 surveillants

Une liste avec : 2 personnes vestiaires et toilettes

Le personnel décrit ci-dessus désigné doit satisfaire aux prescrits de la loi Tobback, en outre un des surveillants doit avoir suivi une formation de premiers secours (brevet BEPS). A cet égard il est nécessaire que ce surveillant dispose également d’un défibrillateur. REGLEMENT GENERAL Le personnel de surveillance, du vestaire et des toilettes entrera par la rue Bréderode (Corps de garde de la Police fédérale) et se dirigera vers le local qui lui servira de vestiaire et de réfectoire. Le personnel au complet se trouvera sur place dès 10 heures afin de permettre au chef d’équipe de procéder à une rapide inspection générale de son personnel. Il veillera à la tenue de chaque surveillant. A cette occasion, le chef d’équipe communiquera les instructions journalières qui lui seront données, soit par le fonctionnaire dirigeant, soit par le Commandant des Palais. Il est interdit de fumer, boire ou manger durant toute la prestations, sauf dans le local désigné à cet effetpar le Commandant des Palais. Dix minutes avant l’ouverture, c’est-ç-à-dire à 10h20, tout le personnel sera en place. Le brigadier surveillant restera en permanence en relation avec les délégués de la Police fédérale. De 11h30 à 13h30, le service réfectoire sera organisé par roulement.

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En dehors de ces heures (11h30 à 13h30) sous aucun prétexte, aucun agent de surveillance ne peut se trouver dans ce local. A 15h45 fermeture de la grille d’entrée (cf. contrôle et vérification hors du Palais) A 17h : fin des visites Il sera demandé à chaque surveillant, dès la fin du service, de procéder à une inspection du secteur dont il a la charge, afin de signaler tout ce qui peut paraître anormal. Le surveillant principal (brigadier) tiendra quotidiennement un registre des visites, lequel reprendra le nombre de visiteurs, si possible par tranche horaire (ou à défaut par demi-journée), lui-même divisé en trois catégories : hommes, femmes, enfants (moins de 12 ans). Un système de comptage électronique confirmera le registre susmentionné. Ce registre sera remis, en double exemplaire, à la fin de la période de surveillance, au Commandant des Palais royaux et au pouvoir adjudicateur. Le surveillant brigadier et les surveillants porteront un uniforme impeccable : costume gris ou noir ou bleu foncé, chemise blanche, cravate sombre et souliers noirs (cet uniforme est à charge du soumissionnaire). Le personnel des toilettes et vestiaires portera une tenue sombre. Ni le personnel de surveillance ni le personnel des toilettes et vestiaires ne portera de tatouage ou piercing visible (des boucles d’oreilles « classiques » sont tolérées). Des modifications peuvent être apportées au présent règlement général dans le but d’améliorer le service dans tous les domaines. Ces modifications éventuelles n’apporteront aucun changement dans le prix de la soumission. Toute réclamation formulée, soit par le personnel, soit par les visiteurs, seront introduites par édrit et remises immédiatement au Commandant des Palais et/ou au représentant du pouvoir adjudicateur. Aucune suite ne sera donnée aux réclamations verbales ou anonymes. Période de surveillance : du 22 juillet au 4 septembre 2016 inclus Les lundis, jours de fermeture : pas de visite Heures de visite : de 10h30 à 17h. Les personnes ayant franchi la grille d’entrée peu

avant 15h45, devront avoir quitté le Palais à 17h. SERVICE DE SURVEILLANCE DES SALLES Exécution : Concerne la garde et la surveillance des salles du Palais ouvertes au public. Ceci suivant le règlement général compris dans ce cahier spécial des charges et les instructions données sur place par le représentant du Commandant des Palais. Application : Salles du Palais ouvertes au public 12 surveillants et 1 surveillant principal Modalités pratiques : Calcul : Unité de calcul : heures de travail Code : par jour de prestation et par personne en distinguant un jour ouvrable et un

samedi ou dimanche ou jour férié

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Base de calcul : jour de prestation VESTIAIRE Exécution : Ce service sera assuré par une personne Il est complètement gratuit Les personnes qui remettent un objet en dépôt reçoivent un ticket qu sera demandé lors de la récupération de l’objet. Le soumissionnaire de services souscrira une assurance couvrant la perte éventuelle des objetrs qui lui seront confiés. Chaque ticket sera assuré pour une valeur de 1.250 €. L’attestation de la police d’assurance sera confiée au représentant du pouvoir adjudicateur. Le soumissionnaire prend à sa charge l’entière responsabilité des objets mis en dépôt et ne peut, sous aucun prétexte, obtenir recours contre les organisateurs, y compris les frais d’assurance. Application : Vestiaires mis à la disposition du public Deux membres du personnel Modalités pratiques : Calcul : Unité de calcul : heures de travail Code : par heure de prestation, par personne et sans distinction entre jours ouvrables

et samedi, dimanche ou jour férié. Base de calcul : jour de prestation TOILETTES Exécution : Une personne sera désignée pour assurer en permanence le service Le soumissionnaire de services fournit tout le matériel nécessaire (serviettes, savon, papier de toilette,

etc..) Les toilettes seront maintenues dans un état de propreté parfaite Ce service est entièrement gratuit ; le préposé du service ne pourra ni demander ni recevoir de

pourboires. Interdiction stricte de fumer dans les toilettes Application : Assurance du service au complexe sanitaire à indiquer par le représentant du Commandant des

Palais. Modalités pratiques : Calcul :

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Unité de calcul : heures de travail Code : par heure de prestation, par personne sans distinction entre jour ouvrable, samedi ou dimanche ou jour férié Base de calcul : jour de prestations LOT 2 : CONTRÔLE DES PERSONNES AVANT LEUR ENTREE DANS LE PALAIS En raison du maintien de la sécurité au plan national telle que définie par le Gouvernement fédéral au niveau d’alerte 3, un service de contrôle des personnes et des biens est organisé avant l’entrée dans le Palais Royal proprement dit. Ce contrôle des personnes et des biens a pour but d’assurer la sécurité des visiteurs et du Palais royal.

1. ORGANISATION GENERALE DU CONTRÔLE DES PERSONNES Matériel : Les services du Palais Royal mettront à disposition le matériel suivant afin de permettre un contrôle optimal ayant le moins d’impact ou de nuisance possible sur le flux de visiteurs entrant dans le Palais :

Tentes qui seront montées par les soins du Palais Royal entre l’entrée du Palais et les grilles (jardins avant, situés Place des Palais). Ces tentes serviront au contrôle des personnes qui seront tenues d’emprunter ce passage pour accéder au Palais.

4 tables (8 « gardiens,contrôleurs ») pour assurer le dépôt des sacs et autres objets à contrôler

Des détecteurs de métaux en nombre suffisant (Leur fonctionnement, très simple, en sera expliqué aux agents de gardiennage par le personnel du Détachement de police au Palais)

Les deux gardes qui seront postés dans le hall d’entrée du Palais devront :

Faire un contrôle visuel des visiteurs

Interdire le port de grands sacs sur le parcours

Procéder à un contrôle de sécurité par sondage en effectuant lesdits contrôles à l’aide de détecteurs de métaux, sur des visiteurs choisis au hasard.

Deux paneaux (à fournir par la société de surveillance) devront être placés à l’entrée avant l’entrée dans la tente avec les mentions suivantes :

- Veiligheidscontroles zijn mogelijk - Des contrôles de sécurité sont possibles - Sicherheitskontrollen sind möglich - Security chekcs are possible - Comprabciones de seguridad posibles

Parcours du visiteur arrivant : Comme chaque année, le visiteur accédera au Palais par la Place des Palais. Après le franchissement des grilles, une tente sera installée au travers de laquelle le visiteur sera prié de passer et de présenter ses bagages, sacs ou objets au contrôle. Pour canaliser et assurer un flux fluide des visiteurs, 4 tables seront disposées et 2 gardiens seront présents à chacune d’elles afin d’opérer aux différents contrôles prévus. La fouille des personnes et de leurs objets personnels ne seront pas systématiques mais laissées à l’attention vigilante du soumissionnaire et des services de la sécurité du Palais Royal. Les fouilles seront donc aléatoires.

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Un membre du Palais sera présent en permanence aux alentours de la tente pendant les heures d’ouverture Assistance au service de contrôle : Un local de repos et des sanitaires seront mis à disposition de l’équipe de contrôle du soumissionnaire dans l’enceinte du Palais.

2. CLAUSES TECHNIQUES : L’attention des soumissionnaires est spécialement attirée sur le fait que par la suite de circonstances imprévues (afflux de visiteurs,..) ils doivent être à même de pouvoir sur le champ et sans délai renforcer temporairement le personnel de contrôle des personnes. Dans ce cas, ces prestations supplémentaires feront l’objet d’un décompte spécial, les heures prestées seront calculées sur les bases identiques à celles de sa soumission. Les prix indiqués dans l’offre comprennent les frais de transport de tout le personnel et du matériel éventuel. La firme adjudicataire remettra, avant le 30 juin 2016, la liste complète de son personnel requis, avec copie exacte de la carte d’identité et un CV succint pour chacun d’eux au service de sécurité du Palais Royal, par lettre recommandée à la poste. En plus du personnel employé, les mêmes formalités seront exigées pour une réserve de deux (2) contrôleurs. Le pouvoir adjudicateur et le représentant du Palais Royal se réservent le droit absolu et sans devoir en justifier la raison, de refuser telle ou telle personne et exiger son remplacement immédiat, d’où la nécessité de prévoir une liste de réserves. Le personnel requis se compose dès lors comme suit :

Une liste avec : - 8 contrôleurs dont un brigadier L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que le personnel de contrôle doit disposer d’une connaissance suffisante de deux des langues nationales (français et néerlandais). Une connaissance passive de l’anglais est souhaitée.

Un contrôleur au moins devra être de sexe féminin afin de permettre la fouille de toute personne du même sexe (deux est l’idéal) si la situation le requiert.

Heures de prestation : Le contrôle et les fouilles éventuelles des personnes se feront de : 10h30 à 15h45. Les dernières personnes à entrer dans le Palais et qui se présentent à 15h45 au plus tard, devront avoir quitté le Palais à 17h, heure de fermeture de ce dernier. Modalités pratiques : Calcul : Unité de calcul : heures de travail Code : par jour de prestation et par personne en distinguant un jour ouvrable et un

samedi ou dimanche ou jour férié Base de calcul : jour de prestation

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C. ANNEXES.

- un formulaire d’offre en un exemplaire PAR LOT APPROUVÉ :

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FORMULAIRE D’OFFRE

SPP POLITIQUE SCIENTIFIQUE Avenue Louise, 231 1050 Bruxelles Tél. : 02/238.34.11 UN FORMULAIRE PAR LOT

CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES POUR L’OUVERTURE PUBLIQUE DU PALAIS 2016

La firme

(dénomination complète)

dont l’adresse est:

(rue)

(code postal et commune)

(pays)

immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro

et pour laquelle Monsieur/Madame (*) (nom)

(fonction)

domicilié(e) à l’adresse

(rue)


(pays)

agissant comme soumissionnaire ou fondé de pouvoirs et signant ci-dessous, s’engage à exécuter, conformément aux conditions et dispositions du cahier spécial des charges Ouverture publique du Palais 2016 , les servicesdéfinis à cette fin formant DEUX LOTS du présent document, à exécuter, au prix global mentionné ci-après, indiqué en lettres et en chiffres, libellés en EURO, hors TVA, de:

en lettres et en chiffres en EURO

Procédure négociée avec publicité relative à la surveillance du Palais Royal pendant la durée de la visite publique 2016 pour le compte de la Politique scientifique fédérale

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Auquel doit être ajoutée la TVA, soit un montant de:


soit un montant global, TVA comprise, de:


En cas d’approbation de la présente offre, le cautionnement sera constitué dans les conditions et délais prescrits dans le cahier spécial des charges. L’information confidentielle et/ou l’information qui se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux est clairement indiquée dans l’offre. Les sommes dues seront payées par l’organisme de paiement du pouvoir adjudicateur par virement ou versement sur

le compte n°: IBAN BIC

La langue néerlandaise/française (*)

est choisie pour l’interprétation du contrat.

Toute correspondance concernant l’exécution du marché doit être envoyée à l’adresse suivante:

(rue)


(n° de et de F)

(adresse e-mail)

Fait : A Le 201.

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Le soumissionnaire ou le fondé de pouvoirs:

(nom)

(fonction)

(signature)

APPROUVÉ,

<code postal+ lieu>,

<identité de la personne compétente pour approuver l’offre> <titre de la personne compétente pour approuver l’offre>

POUR MEMOIRE : DOCUMENTS À JOINDRE OBLIGATOIREMENT À L’OFFRE: - Tous les documents et renseignements demandés du critère d’attribution « prix »; - <toutes les autres pièces que le soumissionnaire doit joindre à son offre>(attestations,

assurances, etc…).

N’oubliez pas de prévoir une numérotation continue de toutes les pages de votre offre, de votre inventaire et des annexes.

aanbesteding bewaking koninklijk paleis zomer 2016

Government & Nonprofit