การควบคมภายใน

ในการประกอบธรกจไมวาจะเปนองคกรประเภทใด หรอขนาดใดกตาม เจาของหรอผบรหารองคกรยอมมงหวงใหการดาเนนงานประสบความสาเรจตามวตถประสงคและเปาหมายทกาหนดไว รวมทง มความเจรญกาวหนาอยางตอเนองและมนคง หากแตโอกาสทองคกรจะประสบกบความเสยง ความเสยหายจากการดาเนนงาน หรอมการทจรตอาจเกดขนไดทกเวลา สาหรบองคกรขนาดเลกทมปรมาณธรกจไมมาก เจาของ หรอผบรหารอาจดาเนนธรกจดวยตนเอง โดยควบคมดแลไดอยางทวถงและสามารถบรหารงานใหเปนไป ตามเปาหมายทกาหนดไว แตเมอองคกรมขนาดใหญขนและมปรมาณธรกจเพมขน สงผลใหการดาเนนธรกจ มความยงยากซบซอนมากขน ประกอบกบสภาพแวดลอมทางธรกจในปจจบนมการเปลยนแปลงและแขงขน กนอยางรนแรง เจาของ หรอผบรหารเพยงคนเดยวไมอาจควบคมดแลไดอยางทวถง และไมสามารถบรหารงาน ไดอยางมประสทธภาพ ดงนน จงใชระบบการควบคมภายในเปนเครองมอควบคมการดาเนนงาน เพอใหบรรลวตถประสงคและเปาหมายทกาหนดไว ชวยปองกนและรกษาทรพยสนขององคกร และชวยใหการปฏบตงาน ในขนตอนตาง ๆ เปนไปอยางถกตอง เหมาะสม รวมทงปองปราม หลกเลยง หรอลดความเสยงใหเหลอนอยทสด ระบบการควบคมภายในจงมความจาเปนและเกยวของกบความสาเรจในการดาเนนงานขององคกรอยางมาก

ความหมายของการควบคมภายใน

ความหมายของการควบคมภายในซงเปนทยอมรบและนามาประยกตใชกนอยางแพรหลาย ในปจจบน กาหนดขนโดยคณะกรรมการจากสถาบนวชาชพ 5 สถาบนในประเทศสหรฐอเมรกา ไดแก สถาบนผสอบบญชรบอนญาตแหงสหรฐอเมรกา (American Institute of Certified Public Accountants หรอ AICPA) สถาบนผตรวจสอบภายในสากล (Institute of Internal Auditors หรอ IIA) สถาบนผบรหารการเงน (Financial Executives Institute หรอ FEI) สมาคมนกบญชแหงสหรฐอเมรกา (American Accounting Association หรอ AAA) และสถาบนนกบญชเพอการบรหาร (Institute of Management Accountants หรอ IMA) ซงรจกในนามของ The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission หรอ COSO ไดรวมกนศกษาพฒนาความหมายและแนวคดของการควบคมภายใน ดงน

การควบคมภายใน (Internal Control) คอ กระบวนการปฏบตงานทบคลากรในองคกร โดยคณะกรรมการบรหาร ผบรหารทกระดบ และพนกงานทกคนมบทบาทรวมกนในการจดใหมขน เพอสรางความเชอมนอยางสมเหตสมผลวาการปฏบตงานจะบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน

วตถประสงคของการควบคมภายใน

การจดใหมการควบคมภายในขนในองคกร มวตถประสงค 3 ประการ คอ 1. ประสทธภาพและประสทธผลของการปฏบตงาน (Effectiveness and Efficiency of

operations) โดยมงเนนใหมการใชทรพยากรขององคกรในการดาเนนงาน ซงประกอบดวย คน เงน ทรพยสน วสด เครองมอเครองใช และเวลาใหเปนไปอยางประหยดและไดผลคมคา มการดแลรกษาทรพยสนใหอยในสภาพพรอมใชงาน มการปองกนมใหทรพยสนมการสนเปลอง สญเปลา เสยหาย หรอสญหาย และปลอดภยจากการกระทาการทจรต กลาวโดยสรป เมอการดาเนนงานเปนไปอยางมประสทธภาพและประสทธผลจะสงผล ใหเกดการปองกนดแลรกษาทรพยสนขององคกรไปพรอมกน

- 2 -

2. ความเชอถอไดของรายงานทางการเงน (Reliability of financial reporting) ความเชอถอไดและความถกตองของรายงานทางการเงนเปนสงสาคญตอผใช ไมวาจะเปนบคคลภายใน หรอบคคลภายนอกองคกร ไดแก ผบรหาร ผถอหน ผลงทน เจาหน ลกคา หนวยงานทเกยวของ เปนตน โดยใชเปนขอมลประกอบการตดสนใจและวางแผนการดาเนนงานในอนาคต จงเปนหนาทของผบรหารทตองทาใหเกดความมนใจวารายงานทางการเงนขององคกรใหขอมลทครบถวน ถกตอง และมคณภาพ

3. การปฏบตตามกฎหมายและกฎระเบยบ (Compliance with applicable laws and regulations) เพอปองกนมใหเกดความเสยหายใด ๆ ขนกบองคกร จากสาเหตการละเวนไมปฏบต หรอปฏบตไมเปนไปตามกฎหมายทเกยวของกบองคกร รวมถงขอบงคบ และกฎระเบยบขององคกรเอง

แนวคดการควบคมภายในของ COSO

องคประกอบของการควบคมภายในตามแนวคดของ COSO ม 5 ประการ ไดแก 1. สภาพแวดลอมการควบคม (Control Environment) 2. การประเมนความเสยง (Risk Assessment) 3. กจกรรมการควบคม (Control Activities) 4. ขอมลสารสนเทศและการสอสาร (Information and Communication) 5. การตดตามประเมนผล (Monitoring)

อนง องคประกอบของการควบคมภายในทง 5 ประการน จะมความเกยวเนองสมพนธกน โดยเรมจากแนวทางการดาเนนธรกจของผบรหารเชอมโยงไปสกระบวนการบรหารจดการ เพอใหบรรลตามวตถประสงคของการควบคมภายในทกาหนด

1. สภาพแวดลอมการควบคม (Control Environment) การควบคมภายในจะบรรลตามวตถประสงคทกาหนดไวเพยงใด ขนอยกบประสทธภาพ

ของสภาพแวดลอมการควบคมเปนสาคญ โดยสภาพแวดลอมการควบคมเปนเรองของการควบคมภายในทกาหนดเปนโครงสราง นโยบาย และระเบยบ วธปฏบตทมผลมาจากทศนคตของผบรหาร รวมถงสรางความตระหนก ใหบคลากรเกดจตสานกทดในการปฏบตงานตามความรบผดชอบ จงกลาวไดวาสภาพแวดลอมการควบคม เปนฐานรากขององคประกอบอน ๆ ซงแสดงเปนแผนภาพได ดงน

การประเมน กจกรรม ขอมลสารสนเทศ การตดตาม

ความเสยง การควบคม และการสอสาร ประเมนผล

สภาพแวดลอมการควบคม

- 3 -

ปจจยทสงผลกระทบตอประสทธภาพของสภาพแวดลอมการควบคม มดงน

1.1 ความซอสตยและจรยธรรม (Integrity and Ethical Values) ความซอสตยและจรยธรรมเปนเรองของจตสานกและคณภาพของคน ซงจะเหนวา

เปนนามธรรมแตกสามารถแสดงใหเหนได โดยผบรหารตองทาตนใหเปนตวอยางทงคาพดและการกระทา มการกาหนดเปนนโยบาย และขอกาหนดดานจรยธรรมไวอยางชดเจน รวมถงมการกาหนดขอหามอนจะถอวาขาดความซอสตยและจรยธรรมทมใหพนกงานปฏบต พรอมกบแจงใหพนกงานทกคนรบทราบและเขาใจ ในนโยบาย ขอกาหนด และขอหามทกาหนดไว

1.2 ความร ความสามารถในการปฏบตงาน (Commitment to Competence) การทองคกรมประสทธภาพและประสทธผลลดลง มไดเกดจากบคลากรทไมมความร

ความสามารถในการปฏบตงานเทานน บคลากรทมความร ความสามารถมากเกนไปกอาจทาใหประสทธภาพและประสทธผลขององคกรลดลงไดเชนกน จงจาเปนตองกาหนดระดบความร ความสามารถทเหมาะสมกบหนาทความรบผดชอบ เพอใชเปนเกณฑในการพจารณาบรรจแตงตง โดยจดทาคาบรรยาย หรอขอกาหนดคณลกษณะงาน (Job Description) ของแตละตาแหนงงานไวอยางชดเจน

1.3 การมสวนรวมของคณะกรรมการบรหารและคณะกรรมการตรวจสอบ (Board of Directors and Audit Committee Participation)

คณะกรรมการบรหารมหนาทจดใหมระบบการควบคมภายในทดขนในองคกร สาหรบคณะกรรมการตรวจสอบมหนาทตรวจสอบการปฏบตงานของคณะกรรมการบรหาร เพอใหการตรวจสอบเปนไปอยางมประสทธภาพคณะกรรมการตรวจสอบจะตองเปนอสระจากคณะกรรมการบรหาร ทงคณะกรรมการบรหารและคณะกรรมการตรวจสอบจงมความสาคญตอบรรยากาศของการควบคม โดยเฉพาะการสงเสรมใหการตรวจสอบภายในและการสอบบญชเปนไปอยางมอสระ สามารถปฏบตงานไดตามมาตรฐานของวชาชพ

1.4 ปรชญาการบรหารและรปแบบการปฏบตงาน (Management’s Philosophy and Operating Style)

ปรชญาการบรหารและรปแบบการปฏบตงานมผลกระทบทสาคญตอระบบการควบคมภายในทจดใหมขนในองคกร เนองจากผบรหารมหนาทโดยตรงในการกาหนดนโยบาย จดใหมมาตรการและวธการควบคมตาง ๆ ดงนน ความแตกตางดานปรชญาและรปแบบการทางานของผบรหาร เชน ผบรหารแบบอนรกษนยม หรอแบบกลาได กลาเสย กลาเสยง จะเปนตวกาหนดระดบความเสยงทยอมรบได ในองคกร ซงนาไปสการกาหนดระดบการควบคมภายในทแตกตางกนดวย

1.5 โครงสรางการจดองคกร (Organizational Structure) การจดโครงสรางองคกรท เหมาะสมกบขนาดและการดาเนนงานขององคกร

ทาใหผบรหารสามารถวางแผน สงการ และควบคมการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพและมประสทธผล การจดโครงสรางขององคกร นอกจากจะเปนการแบงแยกหนาทและความรบผดชอบของแตละหนวยงานแลว ยงเปนตวกาหนดระดบความรและความสามารถของบคลากรดวย เชน โครงสรางองคกรแบบรวมศนยอานาจ การตดสนใจตองการคณสมบตของตวบคคล หากแตโครงสรางองคกรแบบกระจายศนยอานาจการตดสนใจ ระบบขนตอนการทางานและกระบวนการในการตดตามผลมความสาคญมากกวาคณสมบตของตวบคคล

- 4 -

1.6 วธมอบอานาจและความรบผดชอบ (Assignment of Authority and Responsibility)

บคลากรในองคกรตองมความเขาใจเกยวกบอานาจหนาทและความรบผดชอบของตน รวมถงทราบวางานของตนสมพนธเกยวของกบงานของผอนอยางไร เพอปองกนการปฏบตงานซาซอน หรอละเวนการปฏบตงาน ดงนน องคกรควรมการจดทาคาบรรยาย หรอขอกาหนดคณลกษณะงาน (Job Description) ของแตละตาแหนงงานไวอยางชดเจนเพอใหบคลากรใชอางอง กรณเปนงานทซบซอน หรอใชเทคโนโลยสง หรอใชเงนทนจานวนมาก ควรมการจดทาคมอระบบงาน (System Documentation) ไวอยางชดเจน สาหรบการมอบอานาจจะตองใหเหมาะสมกบหนาทความรบผดชอบของแตละตาแหนงงาน

1.7 นโยบายดานทรพยากรมนษย (Human Resource Policies and Practices) พฤตกรรมและอปนสยของบคลากรในองคกรมผลกระทบตอประสทธภาพและ

ประสทธผลของการควบคมภายใน การกาหนดนโยบายดานทรพยากรมนษย ตงแตการคดเลอกบคลากร การประเมนผลการปฏบตงาน การฝกอบรม การพฒนาความร การเลอนตาแหนง การกาหนดคาตอบแทน และผลประโยชนอน ๆ เพอใหไดบคลากรทมความร ทกษะและความสามารถเหมาะสมกบหนาทความรบผดชอบ และรกษาไวซงบคลากรทมคณภาพ

2. การประเมนความเสยง (Risk Assessment) การประเมนความเสยงเปนการประเมนเพอทราบวา องคกรมความเสยงอยางไร

และความเสยงนน ๆ อยในกจกรรมหรอขนตอนใดของงาน มผลกระทบตอการบรรลวตถประสงคขององคกรมากนอยเพยงใด เพอนามาพจารณากาหนดแนวทางทจาเปนตองใชเพอใหเกดความมนใจอยางสมเหตสมผลวาความผดพลาด เสยหายจะไมเกดขน หรอหากเกดขนกจะอยในระดบทไมเปนอนตราย หรอไมเปนอปสรรคตอความสาเรจตามวตถประสงคขององคกร

องคกรทกองคกรไมวาจะประกอบการในธรกจประเภทใด เปนธรกจขนาดใดกตาม นอกจากตองเผชญกบความเสยงตามรปแบบของธรกจแลว ยงตองเผชญกบความเปลยนแปลงทอาจเกดขนไดตลอดเวลา อาจเปนความเปลยนแปลงขององคกรเอง หรอจากรฐบาล หรออาจเปนความเปลยนแปลงจากสภาพเศรษฐกจ สงคม กฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ของหนวยงานราชการทเกยวของ ผบรหารจงจาเปน ตองไดขอมลความเสยงทถกตองและตรงกบสภาพทเปนอยจรงในทกขณะ เพอนามากาหนดมาตรการ หรอปรบเปลยนเพอเสรมสรางระบบการควบคมภายในใหสอดคลองและเหมาะสมกบสถานการณ ดงนน องคกรจงจาเปนตองทาการประเมนความเสยงและตองกระทาอยางตอเนองและสมาเสมอ โดยเฉพาะชวงเวลาทมการเปลยนแปลงเกดขนทงจากปจจยภายใน หรอภายนอก

ขนตอนในการประเมนความเสยง คอ 2.1 การกาหนดวตถประสงค (Objectives) 2.2 การระบปจจยความเสยง (Risk Identification) 2.3 การวเคราะหความเสยง (Risk Analysis) 2.4 การจดการความเสยง (Risk Management)

- 5 -

2.1 การกาหนดวตถประสงค องคกรตองมการกาหนดวตถประสงคไวลวงหนาและอยางชดเจน เพอใหสามารถ

กาหนดแนวทางการปฏบตงานไดอยางเหมาะสม โดยทวไปวตถประสงคขององคกรแบงเปน 2 ระดบ คอ (1) วตถประสงคระดบกจการโดยรวม (Entity – Wide Level Objectives)

เปนวตถประสงคหลกของการดาเนนงานในภาพรวมขององคกร ซงกาหนดโดยผบรหาร (2) วตถประสงคระดบกจกรรม (Activity – Level Objectives) เปนวตถประสงค

เฉพาะของการดาเนนงานทางธรกจในแตละกจกรรมภายในองคกร ซงกาหนดโดยผบรหารระดบกลาง ทรบผดชอบในแตละกจกรรม เชน ผบรหารฝายสนเชอ ผบรหารฝายการตลาด เปนตน ทงน วตถประสงคระดบกจกรรมตองสอดคลองและสนบสนนวตถประสงคระดบองคกรโดยรวม

2.2 การระบปจจยความเสยง การเขาใจวาองคกรมความเสยงหรอไมจะไมมประโยชนเพยงพอ ถาไมสามารถ

ระบไดวาความเสยงนน ๆ มสาเหตจากปจจยอะไร เนองจากปจจยความเสยงบางอยางอาจมผลกระทบตอวตถประสงคระดบกจการโดยรวม หรอมผลกระทบระดบกจกรรมเทานน ปจจยความเสยงบางอยางอาจมผลกระทบในระยะสน หรอมผลกระทบในระยะยาว หรอทงในระยะสนและระยะยาว ดงนน จงตองทาความเขาใจและสามารถระบไดวาความเสยงนน ๆ มสาเหตจากปจจยอะไร เชน

- การซอสนคาผกขาดโดยผผลตไมกราย เปนปจจยความเสยงระดบกจการโดยรวมทมสาเหตจากปจจยภายในองคกร

- องคกรสงซอสนคาจากตางประเทศมาขาย โดยมอตราแลกเปลยนเงนตรา ผนผวนมาก เปนปจจยความเสยงระดบกจการโดยรวมทมสาเหตจากปจจยภายนอก

- ความซบซอนของระบบบญชคอมพวเตอรทใชประมวลผลขอมลทางการบญช และการดาเนนงาน เปนปจจยความเสยงระดบกจกรรมทมสาเหตจากปจจยภายในองคกร เปนตน

2.3 การวเคราะหความเสยง เมอสามารถระบปจจยความเสยงไดแลว ขนตอไปคอการนาปจจยความเสยงนน

มาวเคราะหถงผลกระทบของความเสยงทมตอองคกร และโอกาสทจะเกดความเสยงดงกลาวขนมาก หรอนอยเพยงใด เพอพจารณากาหนดแนวทางจดการกบความเสยงอยางเหมาะสม การวเคราะหความเสยงมวธการ ดงน

- จดลาดบความสาคญของปจจยความเสยง - ประมาณผลกระทบของความเสยงทมตอองคกร และโอกาสทจะเกดความเสยง

วาอยในระดบใด โดยอาจกาหนดเปน 3 ระดบ คอ สง ปานกลาง ตา หรอ 4 ระดบ คอ สง ปานกลาง ตา และไมมสาระสาคญ ทงน ขนอยกบความเหมาะสม

2.4 การจดการความเสยง เมอทราบถงระดบความเสยงทองคกรเผชญอยแลว ผบรหารตองกาหนดแนวทาง

จดการกบความเสยงทมสาระสาคญและมโอกาสทจะเกดสงอยางเหมาะสม โดยทวไปกรณเปนความเสยง ทมสาเหตจากปจจยภายในองคกรจะใชวธจดระบบการควบคมภายใน และกรณเปนความเสยงทมสาเหต จากปจจยภายนอกจะใชวธการบรหารความเสยง

- 6 -

3. กจกรรมการควบคม (Control Activities) กจกรรมการควบคมเปนนโยบาย มาตรการ และวธการดาเนนงานตาง ๆ ทผบรหาร

นามาใชเพอใหเกดความมนใจวาคาสงตาง ๆ ทกาหนดขนนนสามารถลด หรอควบคมความเสยงและไดรบการตอบสนองปฏบตตามในเวลาทเหมาะสม กจกรรมการควบคมประกอบดวยกจกรรมตาง ๆ ทสาคญ คอ

การกาหนดนโยบายและแผนงาน (Policies and Plans) การสอบทานโดยผบรหาร (Management Review) การประมวลผลขอมล (Information Processing) การควบคมทางกายภาพ (Physical Control) การแบงแยกหนาท (Segregation of Duties) ดชนวดผลการดาเนนงาน (Performance Indicators) การจดทาเอกสารหลกฐาน (Documentation) การตรวจสอบการปฏบตงานอยางเปนอสระ (Independent Checks on Performance)

การกาหนดนโยบายและแผนงาน เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานและเปนเครองมอในการควบคม ตดตามและประเมนผล โดยมการกาหนดผลงานทคาดหมายไวอยางชดเจนทงในรปจานวนผลงาน และระยะเวลาปฏบตตามแผนงานดงกลาวเพอใหเกดความชดเจน

การสอบทานโดยผบรหาร โดยผบรหารระดบสงจะใชวธวเคราะหเปรยบเทยบผลการปฏบตงานจรงกบแผนงานและงบประมาณทไดจดทาไวลวงหนา เพอใหเหนถงภาพรวมของการดาเนนงาน วามปญหาในดานใด แลวนามาพจารณาแกไขและเตรยมรบสถานการณในอนาคตได สวนผบรหารระดบกลาง กใชวธสอบทานรายงานผลการปฏบตงานของพนกงานในสายบงคบบญชาวาการปฏบตงานเปนไปตามนโยบาย แผนงานและงบประมาณ ตลอดจนวธปฏบตงานจรงเปนไปตามขอบงคบและระเบยบทกาหนด การสอบทานของผบรหารระดบกลางจะกระทาบอยครงเพยงใดขนอยกบลกษณะของความเสยง

การประมวลผลขอมล โดยครอบคลมขอมลทางบญช การเงนและขอมลอนทจาเปนสาหรบประกอบการตดสนใจทางการบรหาร ซงตองการขอมลทมความถกตอง สมบรณ กะทดรด มเนอหา ทเกยวของกบการตดสนใจและทนเวลา ดงนน การควบคมการประมวลผลขอมลจงตองเรมจากการอนมตรายการ การบนทกรายการ การสอบยนขอมลระหวางกน การเกบรกษา และการควบคมขอมลทสาคญ การออกแบบและการใชเทคโนโลยทเหมาะสมชวยในการประมวลผลขอมล

การควบคมทางกายภาพ คอ การดแลรกษาและปองกนทรพยสนจากการถกทาลายหรอสญหาย และมสภาพพรอมเสมอสาหรบการใชงาน กจกรรมการควบคมจงรวมทงวธทใชเพอการปองกน คนหา แกไขและสนบสนน เชน การจดใหมสถานทจดเกบอยางปลอดภย เหมาะสม การมเวรยามรกษาการณ การตรวจนบ การเปรยบเทยบจานวนจรงกบทะเบยน หรอหลกฐานทางการบญช การทาประกนภย เปนตน

การแบงแยกหนาท เปนการแบงแยกหนาทระหวางบคคล หรอหนวยงาน โดยจดขนใหมการสอบยนความถกตองระหวางกน ไมใหบคคลคนเดยวปฏบตงานตงแตตนจนจบ เพอปองกนความเสยงตอขอผดพลาดและการทจรต หรอการกระทาทไมเหมาะสม ควรใชกบงานมลกษณะเสยงตอความผดพลาด หรอเสยหายไดงาย โดยแยกหนาทการอนมต การจดบนทก การเกบรกษา และการสอบทานออกจากกน เชน พนกงานคนเดยวไมควรมหนาทอนมตการจายเงน เกบรกษาเงน นาเงนฝากธนาคาร บนทกบญชธนาคาร บญชลกหน และจดทางบพสจนยอดเงนฝากธนาคาร เปนตน

- 7 -

ดชนวดผลการดาเนนงาน เปนเครองมอทใชบงบอกถงสภาวะขององคกรวาเปนอยางไร อยในระดบทนาพอใจหรอไม และควรใหความสนใจในเรองใดเปนพเศษ เพอนามาพจารณาสงการแกไขปญหาไดทนกาล ดชนวดผลการดาเนนงานทนยมใชมกอยในรปของอตราสวนตาง ๆ ทแสดงความสมพนธของขอมลทางการเงน หรอการดาเนนงานอยางหนงกบขอมลอกอยางหนง

การจดทาเอกสารหลกฐาน เปนการควบคมโดยกาหนดใหกจกรรมทมความสาคญ ตองจดทาเอกสารไวเปนหลกฐานเพออางองและตรวจสอบ หรอเปนแนวทางใหปฏบตงานไดอยางถกตอง เชน การทาสญญาซอขาย การจดทาคมอปฏบตงาน การกาหนดแบบฟอรมเอกสาร เปนตน

การตรวจสอบการปฏบตงานอยางเปนอสระ หรอการตรวจสอบภายในโดยผทาหนาทตรวจสอบจะตองเปนอสระจากกลมผปฏบตงานนน ๆ มจดมงหมายเพอปองกนและตดตามคนหาสาเหตของความเสยหายตาง ๆ ขององคกร

4. ขอมลสารสนเทศและการสอสาร (Information and Communication) 4.1 ขอมลสารสนเทศ มความจาเปนสาหรบการปฏบตงาน ตงแตผบรหารไปจนถงพนกงานทกระดบขององคกร โดยผบรหารใชขอมลขาวสารเพอประกอบการพจารณาตดสนใจ และสงการ สาหรบผปฏบตงานจะใชขอมลขาวสารจากผบรหารเปนแนวทางปฏบตงานตามหนาทและความรบผดชอบ

ขอมลสารสนเทศ หมายถง ขอมลขาวสารประกอบดวยขอมลทางการเงนการบญช ไดแก ระบบเอกสาร ระบบบญช ระบบประมวลผลขอมล และขอมลขาวสารเกยวกบการดาเนนงาน ไดแก นโยบาย แผนงานและงบประมาณ กฎระเบยบตาง ๆ ทใชในองคกร อานาจหนาทและความรบผดชอบของแตละตาแหนงงาน รวมถงสารสนเทศทางธรกจ และอน ๆ ทไดจากแหลงขอมลภายในและภายนอก

ลกษณะของขอมลขาวสารทด มดงน (1) เหมาะสมกบการใช โดยบรรจเนอหาสาระทจาเปนสาหรบการตดสนใจ (2) ถกตองสมบรณ สะทอนผลตามความเปนจรงและมรายละเอยดครบถวน (3) เปนปจจบน โดยใหขอเทจจรงทใกลเคยงวนทใชตดสนใจมากทสด (4) ทนเวลา สามารถจดทาไดทนเวลาทตองการใชขอมลขาวสารนน (5) สะดวกในการเขาถงสาหรบผทมหนาทเกยวของ และมระบบรกษาความ

ปลอดภยมใหผทไมมหนาทเกยวของเขาถงได การจดใหมขอมลขาวสารทดเปนหนาทของผบรหาร โดยจะตองจดหาบคลากรทม

ความร ความสามารถ และมประสบการณทางวชาชพ รวมถงตองจดใหมเครองมอเครองใชเทคโนโลย และระบบงานทด

4.2 การสอสาร หมายถง การจดระบบสอสารใหขอมลทจดทาไวแลวสงไปถงผทควรไดรบ หรอมไวสาหรบผทใชขอมลขาวสารนน การสอสารทดตองเปนการสอสารแบบ 2 ทาง (Two – ways Communication) กลาวคอ มการรบและสงขอมลซงกนและกนแบบโตตอบกนได โดยระบบการสอสารทดตองประกอบดวย ระบบการสอสารทงภายในและภายนอก เพอใหเกดประโยชนสงสดควรจดใหมการประเมนระบบการสอสารขององคกรอยางสมาเสมอ

- 8 -

5. การตดตามประเมนผล (Monitoring) การเปลยนแปลงของสถานการณทเกดขนทงจากภายในและภายนอกองคกร อาจทาให

ระบบการควบคมภายในมประสทธภาพลดลง จงตองมการตดตามประเมนผลเพอใหผบรหารมความมนใจอยางสมเหตสมผลวาระบบการควบคมภายในนนยงคงมประสทธภาพ

5.1 การตดตาม เปนการควบคม และกากบดแลของฝายบรหารเพอตดตามตรวจสอบผลความกาวหนาของการดาเนนงานวาเปนไปอยางมประสทธภาพหรอไม เพยงใด และมปญหาอปสรรคท ตองไดรบการปรบปรงแกไขอยางไร

5.2 การประเมนผล ระบบการควบคมภายในทนาไปใชในระยะเวลาพอสมควรแลว ควรจดใหมการประเมนผลวาระบบการควบคมภายในนนยงเหมาะสมทจะใชตอไปหรอไม โดยผประเมนผลตองไมมสวนเกยวของกบการกาหนดระบบการควบคมภายใน เพอมความอสระในการรายงานผลการประเมน และใหจดทารายงานเสนอตอผบรหาร โดยชแจงใหทราบถงขอบกพรองทคนพบ หรอสาเหตของความแตกตางระหวางผลการดาเนนงานจรงกบการประมาณการ และผทตองรบผดชอบ รวมทงเสนอใหมการสงการ เพอแกไขตอไป

สหกรณกบการควบคมภายใน

ในอดตสหกรณภาคเกษตรเปนสหกรณขนาดเลก และมการดาเนนธรกจไมมากอาศยเจาหนาทสหกรณเพยงไมกคนกสามารถดาเนนงานไดเรยบรอย คณะกรรมการดาเนนการสหกรณสามารถควบคม ดแลการปฏบตงานของเจาหนาทไดอยางทวถง หากแตในปจจบนสหกรณมขนาดใหญ และมปรมาณธรกจเพมขน ประกอบกบ สภาพแวดลอมทางธรกจทเปลยนแปลงไป สหกรณจงจาเปนตองปรบเปลยนกลยทธในการดาเนนธรกจเพอใหสามารถแขงขนได สงผลใหการดาเนนงานมความยงยากซบซอนมากขน คณะกรรมการดาเนนการสหกรณไมสามารถควบคม ดแลการปฏบตงานของเจาหนาทไดอยางทวถง การบรหารงานสหกรณเปนไปอยางไมมประสทธภาพ ซงสาเหตสวนหนงมาจากระบบการควบคมภายในของสหกรณทไมมประสทธผลเพยงพอ ทาใหเกดความผดพลาดในการปฏบตงาน และเกดความเสยหาย รวไหล หรอสญเสยในลกษณะตาง ๆ เชน เงนสดขาดบญช สนคาขาดบญช ลกหนคางนาน ลกหนปฏเสธหน เปนตน รวมถงอาจเกดการทจรตขน ซงมผลกระทบตอการดาเนนงานของสหกรณในทกดาน

คณะกรรมการดาเนนการสหกรณตองจดใหมระบบการควบคมภายในทดในสหกรณโดยใหแทรกอยในกระบวนการปฏบตงานตามปกต และตองสรางจตสานกกระตนใหเจาหนาทสหกรณตระหนกถงความสาคญของการควบคมภายใน รวมทงปฏบตตนใหเปนตวอยางทดเพอใหการดาเนนงานของสหกรณเปนไปอยางมประสทธภาพและประสทธผล แมวาระบบการควบคมภายในจะมความจาเปนและเกยวของกบความสาเรจในการดาเนนงานของสหกรณ แตหากใชอยางไมถกตอง เชน เขมงวด หรอเครงครดเกนสมควรอาจทาใหการปฏบตงานตดขด ลาชา หรอไมคลองตว ในทางตรงกนขามหากปลอยปละ ละเวนไมปฏบตตามระบบการควบคมภายในทกาหนดกอาจทาใหมความเสยงทจะเกดความเสยหาย หรอการทจรตขน ดงนน คณะกรรมการดาเนนการสหกรณจะตองทาใหเกดความสมดลระหวางความคลองตวในการปฏบตงานกบระดบการควบคมภายในทมประสทธผล จงจาเปนตองศกษาเกยวกบลกษณะของการควบคมภายในทด การควบคมภายในแตละดานและขอจากดของการควบคมภายใน เพอใหเกดความร ความเขาใจและสามารถนาไปใชประโยชนในการบรหารงานสหกรณ

- 9 -

ลกษณะของการควบคมภายในทด

การจดใหมระบบการควบคมภายในขนในสหกรณ คณะกรรมการดาเนนการสหกรณควรพจารณาถงลกษณะของการควบคมภายในทด ดงน

1. ไมเสยคาใชจายเกนควร วธการควบคมภายในทกาหนดหากมากเกนไปจะทาใหสนเปลอง ทงเวลาและคาใชจาย รวมถงการควบคมทมากเกนไปอาจทาใหเจาหนาทขาดกาลงใจในการปฏบตงาน

2. ควบคมในจดทสาคญ วธการควบคมภายในทกาหนดควรฝง หรอแทรกอยในกระบวนการ ปฏบตงานตามปกต โดยเฉพาะจดทสาคญ ซงหากไมควบคมแลวจะมผลกระทบทสาคญ เกดความเสยหาย การสญเสย การรวไหล หรอการทจรตไดงาย

3. เหมาะสมและเขาใจงาย วธการควบคมภายในทกาหนดควรใหผปฏบตงานเขาใจงายสามารถสะทอนผลจากการประเมนไดอยางชดเจน เปนธรรม ถกตองและทนกาล เพอใหทราบถงผลเสยหายและสามารถแกไขไดโดยเรว

4. สอดคลองกบเปาหมาย วธการควบคมภายในทกาหนดควรมการเชอมโยง สอดคลองกบ แผนงาน วตถประสงค เปาหมายและตวชวดทกาหนด รวมทงใหผลการประเมนทแมนยา

5. ทนกาล ผลการประเมนทลาชา ไมทนกาลยอมไมเกดประโยชน การควบคมในปจจบนจงนยมการควบคมในระหวางการปฏบตงานเพอสามารถทราบผล และแกไขไดทนทวงท

ระบบการควบคมภายในสหกรณภาคการเกษตร

การกาหนดระบบการควบคมภายในสหกรณภาคการเกษตรแบงออกเปน 3 ดาน ประกอบดวย การควบคมดานบญช การควบคมดานบรหารและการควบคมเฉพาะเรอง

การควบคมดานบญช เปนการกาหนดวธการและมาตรการตาง ๆ เพอใชในการปองกน ดแล รกษาสนทรพยและเอกสารหลกฐานของสหกรณใหปลอดภยจากการทจรต ผดพลาดทงปวง และเนองจากคณะกรรมการดาเนนการมหนาทรบผดชอบใหมการจดทาบญชและงบการเงนตามกฎหมายสหกรณ และระเบยบนายทะเบยนสหกรณ รวมทงรบผดชอบตอความถกตองและความครบถวนของขอมลในงบการเงนดวย ซงการควบคมดานบญชทาใหการจดทาบญชและงบการเงนของสหกรณเปนไปอยางถกตองและเชอถอได

การควบคมดานบรหาร เปนการจดแบงสวนงานภายใน การแบงแยกหนาทความรบผดชอบ การกาหนดระเบยบปฏบต วธการและมาตรการตาง ๆ ททาใหการดาเนนงานและการดาเนนธรกจของสหกรณเปนไปอยางมประสทธภาพและประสทธผล รวมถงสงเสรมใหมการปฏบตตามกฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบนายทะเบยนสหกรณ ระเบยบของสหกรณและนโยบายทกาหนด ซงการควบคมดานบรหารแบงเปน 2 ดาน คอ การควบคมดานบรหารจดการ และการควบคมดานบรหารธรกจ

การควบคมเฉพาะเรอง นอกจากการควบคมดานบญชและการควบคมดานบรหารแลว คณะกรรมการดาเนนการสหกรณควรใหความสาคญกบการควบคมเฉพาะเรอง ไดแก การควบคมดานเงนลงทน การควบคมดานทดน อาคารและอปกรณ การควบคมดานเงนเบกเกนบญชธนาคารและเงนกยม การควบคมดาน สมาชกและทนเรอนหน รวมถงการควบคมดานการใชโปรแกรมระบบบญชคอมพวเตอร

- 10 -

แผนภาพแสดงระบบการควบคมภายในสหกรณภาคการเกษตร

1. การควบคมดานบญช

2. การควบคมดานบรหาร 2.1 การควบคมดานบรหารจดการ การควบคมดานการจดการ

การควบคมดานทรพยากรบคคล

การควบคมดานการปฏบตตามกฎหมายขอบงคบ ระเบยบและนโยบาย

การควบคมดานการเงน

2.2 การควบคมดานบรหารธรกจ การควบคมดานธรกจสนเชอ

การควบคมดานธรกจจดหาสนคามาจาหนาย

การควบคมดานธรกจรวบรวมผลตผล

การควบคมดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรและการผลตสนคา

การควบคมดานธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตร

การควบคมดานธรกจเงนรบฝาก

3. การควบคมเฉพาะเรอง การควบคมดานเงนลงทน

การควบคมดานทดน อาคาร อปกรณ

การควบคมดานเงนเบกเกนบญชธนาคารและเงนกยม

การควบคมดานสมาชกและทนเรอนหน

การควบคมดานการใชโปรแกรมระบบบญชคอมพวเตอร

- 11 -

1. การควบคมดานบญช

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การจดทาบญชและงบการเงนเปนไปตามกฎหมายสหกรณและระเบยบนายทะเบยน

สหกรณ รวมถงมความถกตองและเชอถอได 2. นโยบายการบญชทถอปฏบตในการจดทาบญชเปนไปตามหลกการบญชทรบรอง

ทวไปและระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 3. การแสดงรายการในงบการเงนเปนไปตามรปแบบทนายทะเบยนสหกรณกาหนด

และเปดเผยขอมลในงบการเงนอยางเพยงพอ

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. กาหนดนโยบายการบญชไมเหมาะสม 2. ไมมการควบคมเอกสารทางบญช ทาใหมเอกสารสญหาย เสยหาย 3. เอกสารประกอบการบนทกบญชไมสมบรณ ไมถกตอง หรอไมครบถวน 4. บนทกรายการบญชโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 5. การบนทกบญชไมถกตอง หรอไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 6. การบนทกบญช การจดทาบญชยอยและทะเบยนตาง ๆ ไมเรยบรอย ไมเปนปจจบน 7. ยอดรวมบญชยอยไมถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไป (บญชคมยอด) เปนประจา 8. การจดทางบการเงนไมเปนไปตามรปแบบทนายทะเบยนสหกรณกาหนด 9. การเปดเผยขอมลในงบการเงนไมเพยงพอ 10. ไมสามารถปดบญชประจาปไดทนตามกาหนด

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานบญชการจดทาบญชและงบการเงน การจดทาบญชเปนไปตามพระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. ๒๕๔๒ และ

แกไขเพมเตม พ.ศ. ๒๕๕๓ มาตรา ๖๕ และมาตรา ๖๖ รวมถงเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

มการกาหนดนโยบายการบญชเพอใชเปนแนวทางในการจดทาบญชเหมาะสมกบลกษณะการดาเนนธรกจ และเปนไปตามหลกการบญชทรบรองทวไปและระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

มการกาหนดผรบผดชอบเกบรกษาเอกสารทางบญชทยงไมไดใชอยางชดเจน

มการอนมตการเบกใชเอกสารทางบญชโดยผมอานาจ มการจดทาทะเบยนคมเอกสารทางบญชแตละประเภทเปนปจจบน

เชน ทะเบยนคมใบเสรจรบเงน ทะเบยนคมใบกากบสนคา ทะเบยนคม สมดคมอสมาชก ทะเบยนคมเชค เปนตน

เอกสารทางบญชมการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา และใชเอกสารนนโดยเรยงตามลาดบเลขท

- 12 -

2. การควบคมดานบรหาร

2.1 การควบคมดานบรหารจดการ

การควบคมดานบรหารจดการของสหกรณภาคการเกษตรแบงเปน 4 ดาน คอ การควบคมดานการจดการ การควบคมดานทรพยากรบคคล การควบคมดานการปฏบตตามกฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบและนโยบาย การควบคมดานการเงน ซงมวตถประสงคของการควบคมขอผดพลาดทอาจเกดขนและแนวทางการควบคม ดงน

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การจดแบงสวนงานภายในสหกรณเปนไปอยางเหมาะสม 2. การแบงแยกหนาทความรบผดชอบของเจาหนาทสหกรณเปนไปอยางเหมาะสม 3. การกาหนดระเบยบของสหกรณครอบคลมการดาเนนงานและการดาเนนธรกจ

ทกดาน รวมถงเปนไปตามวตถประสงคทกาหนดในขอบงคบสหกรณ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานบญช (ตอ)การจดทาบญชและงบการเงน มการอนมตโดยผมอานาจกอนทจะบนทกรายการบญช เชน

- การอนมตเอกสารประกอบการบนทกบญช - การอนมตการบนทกบญชและสรปรายการบญชกอนผานรายการจากสมดบญชขนตนไปบญชแยกประเภททวไป เปนตน

มการจดทาบญชเรยบรอย เปนปจจบน มเอกสารประกอบการบนทกบญชสมบรณ ถกตอง ครบถวน

มการตรวจสอบความถกตองในการบนทกบญชและการผานรายการไปบญชแยกประเภททวไป บญชยอยและทะเบยนตาง ๆ สมาเสมอ

มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยใหถกตองตรงกบบญชคมยอด(บญชแยกประเภททวไป) อยางสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการตรวจสอบยอดคงเหลอตามบญชกบเอกสารจากบคคลภายนอกเชน ใบแจงยอดเงนฝากธนาคาร/สมดคบญชเงนฝาก หนงสอยนยนยอดเจาหน ทนเรอนหน ลกหน เงนรบฝาก เปนตน กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการจดทางบทดลองประจาเดอน มการจดทางบการเงนและแสดงรายการตามรปแบบทนายทะเบยน

สหกรณกาหนดโดยเปดเผยขอมลอยางเพยงพอ เขาใจงายและหลกเลยงการเสนอขอมลทอาจกอใหเกดการเขาใจผด

- 13 -

4. การบรหารบคลากรของสหกรณเปนไปอยางมประสทธภาพ 5. การกาหนดนโยบาย แผนงาน หรอเปาหมายและงบประมาณประจาปเปนไปอยาง

ชดเจน เหมาะสมและสอดคลองกบสถานการณปจจบน 6. การปฏบตงานของเจาหนาทสหกรณเปนไปตามกฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบ

และนโยบายทกาหนด 7. การควบคมภายในดานการเงนเปนไปอยางมประสทธภาพ

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การจดแบงสวนงานภายในสหกรณไมเหมาะสม 2. การแบงแยกหนาทความรบผดชอบของเจาหนาทสหกรณเปนไปอยางไมเหมาะสม

หรอไมไดคานงถงการควบคมภายในทด 3. การกาหนดระเบยบของสหกรณไมครอบคลมการดาเนนงานและการดาเนนธรกจ

ทกดาน หรอไมเปนไปตามวตถประสงคทกาหนดในขอบงคบสหกรณ 4. มการดาเนนการทนอกเหนอจากวตถประสงคทกาหนดในขอบงคบสหกรณ 5. การบรหารทรพยากรบคคลของสหกรณไมมประสทธภาพ 6. การกาหนดนโยบาย แผนงาน หรอเปาหมายและงบประมาณประจาปไมชดเจน

ไมเหมาะสม และไมสอดคลองกบสถานการณปจจบน 7. เจาหนาทสหกรณละเวน หรอไมปฏบตใหเปนไปตามกฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบ

และ นโยบายทกาหนด 8. เจาหนาทการเงนทาหนาทรบ – จายและเกบรกษาเงนและบนทกบญช 9. รบเงนแลวไมบนทกบญช หรอบนทกบญชไมถกตอง ไมครบถวน 10. บนทกการรบเงนตากวาจานวนเงนทรบจรง 11. เกบรกษาเงนสดในมอเกนกวาวงเงนทกาหนด 12. รายจายทเกดขนไมใชรายจายของสหกรณ 13. จายเงนโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ ไมมหลกฐานการจาย จายเงนซา หรอ

จายเงนเกน 14. บนทกการจายเงนสงกวาจานวนเงนทจายจรง 15. มการปลอมแปลงเอกสารการจายเงน 16. การรบเชคและการจายเชคไมเปนไปตามระเบยบของสหกรณ 17. บนทกทะเบยนคมเอกสารและทะเบยนคมเชคไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปน

ปจจบน 18. ถอนเงนฝากธนาคาร/เงนฝากสหกรณอนโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 19. เงนสดขาดบญช หรอเงนสดเกนบญชโดยไมทราบสาเหต 20. การตดเงนสดขาดบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 14 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานการจดการการจดแบงสวนงานภายใน มการจดแบงสวนงานภายในเหมาะสมกบขนาด ปรมาณธรกจและ

ลกษณะการดาเนนธรกจการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทความรบผดชอบของเจาหนาทในตาแหนงตาง ๆ

ตามสวนงานทกาหนดอยางเหมาะสม โดยคานงถงการควบคมภายในทด - แบงแยกหนาทผมหนาทดแลทรพยสน ไดแก เจาหนาทการเงนและเจาหนาทเกบรกษาสนคาออกจากผมหนาทบนทกบญช - แบงแยกหนาทผมอานาจอนมตออกจากผมหนาทดแลทรพยสน - แบงแยกหนาทผรบผดชอบดานปฏบตการ ไดแก เจาหนาทสนเชอเจาหนาทจดซอ เจาหนาทตลาดออกจากผมหนาทบนทกบญช - แบงแยกหนาทภายในฝายบญช โดยแยกผมหนาทจดทาบญชยอยออกจากผมหนาทจดทาบญชคมยอด กรณเปนสหกรณขนาดใหญ

มการจดทาคาบรรยายหนาทความรบผดชอบของเจาหนาทตาแหนงตาง ๆ เปนลายลกษณอกษร

การกาหนดระเบยบของสหกรณ มการกาหนดระเบยบของสหกรณอยางชดเจน เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตใหครอบคลมการดาเนนงานและการดาเนนธรกจทกดาน รวมถงเปนไปตามวตถประสงคทกาหนดในขอบงคบสหกรณ

มการแจงเวยนใหเจาหนาททราบและถอปฏบตใหเปนไปตามระเบยบของสหกรณทกาหนด

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานทรพยากรบคคล การบรหารทรพยากรบคคล มการกาหนดระเบยบปฏบตการบรหารทรพยากรบคคลไวชดเจน

เกยวกบการสรรหา คดเลอก บรรจแตงตง หลกประกนการทางาน ผลตอบแทน การเลอนตาแหนงและพฒนาบคลากร รวมถงมาตรการ ลงโทษ และมการปรบปรงใหสอดคลองกบสภาวะการณปจจบน

มการจดทาสญญาจางเจาหนาท และเรยกหลกประกนการทางานอยางเหมาะสม เพยงพอกบหนาทความรบผดชอบของเจาหนาทแตละตาแหนงเพอปองกนความเสยหายทอาจเกดขน

มการมอบหมายหนาทความรบผดชอบใหเจาหนาทเปนรายบคคลในตาแหนงตาง ๆ ทกาหนดเปนลายลกษณอกษร

มการควบคม ดแลการปฏบตงานของเจาหนาทใหเปนไปตามหนาทความรบผดชอบทไดรบมอบหมาย

- 15 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานทรพยากรบคคล (ตอ) การบรหารทรพยากรบคคล มการสบเปลยนหมนเวยนเจาหนาทในตาแหนงตาง ๆ เปนครงคราว

ตามความเหมาะสม เพอเปนการตรวจสอบการปฏบตงานซงกนและกน มการตดตามประเมนผลการปฏบตงานของเจาหนาทอยางสมาเสมอ

โดยเปรยบเทยบผลการปฏบตงานกบแผนงานทกาหนด มการปรบปรง แกไขการปฏบตงานของเจาหนาทอยางเหมาะสมและ

ทนตอเหตการณ มการพฒนาความร ความสามารถ และทกษะในการปฏบตงานของ

เจาหนาทอยางสมาเสมอ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานการปฏบตตามกฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบและนโยบาย

การกาหนดนโยบายการดาเนนงาน มการกาหนดนโยบายการดาเนนงานสหกรณอยางชดเจน และเปนไปตามวตถประสงคทกาหนดในขอบงคบ

การกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมายทงระยะสน ระยะปานกลางและระยะยาวอยางชดเจนและมความเปนไปได

การกาหนดงบประมาณประจาป มการกาหนดงบประมาณรายรบ - รายจายประจาปอยางเหมาะสมสอดคลองกบแผนงาน หรอเปาหมายและสถานการณปจจบน โดยไดรบอนมตจากทประชมใหญสหกรณ

การควบคมการปฏบตของเจาหนาท มการประชมชแจงถงนโยบายการดาเนนงาน แผนงาน หรอเปาหมายและงบประมาณรายรบ - รายจายประจาป ซงกาหนดโดยทประชมใหญสหกรณใหเจาหนาททราบและถอปฏบต

มการควบคม ดแลการปฏบตงานของเจาหนาทเปนไปตามกฎหมายขอบงคบ ระเบยบ มตทประชมและคาสงของสหกรณ

มการประชมคณะกรรมการดาเนนการเปนประจาเดอน เพอทราบถงผลการดาเนนงาน ความเคลอนไหวทางการเงนและผลการปฏบตงานของเจาหนาท รวมทงพจารณาเรองตาง ๆ

มการตรวจสอบการเงนการบญชและการปฏบตงานดานตาง ๆ เปนการภายในโดยผตรวจสอบกจการ

มการนาขอสงเกตและขอเสนอแนะทไดรบจากผตรวจสอบกจการและผสอบบญช รวมถงหนวยงานทเกยวของมากาหนดแนวทางแกไขเพอปรบปรงการดาเนนงาน

- 16 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานการเงนการกาหนดระเบยบของสหกรณ มการกาหนดระเบยบของสหกรณวาดวยการรบจายและเกบรกษาเงนเพอใชเปนแนวทางปฏบตการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทความรบผดชอบระหวางเจาหนาทการเงนและ

เจาหนาทบญชอยางชดเจน การบนทกบญชและการอนมตกระทาโดยผทมไดทาหนาทรบ - จาย

และเกบรกษาเงนเงนสดรบ เอกสารการรบเงน ไดแก ใบเสรจรบเงน ใบรบเงนขายสนคา ใบสาคญ

การใหบรการ ใบสงเงนฝาก เปนตน มการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา มการลงลายมอชอผรบเงนในเอกสารการรบเงน กรณยกเลกเอกสารการรบเงนไดนาตนฉบบมาแนบตดไวกบสาเนา

ครบถวนและประทบตรา "ยกเลก" มการจดทาทะเบยนคมเอกสารการรบเงนเปนปจจบน การรบเชค หรอเชคลงวนทลวงหนาเปนไปตามระเบยบของสหกรณ มการจดทาทะเบยนคมเชครบเปนปจจบน

เงนสดจาย มการกาหนดวงเงนขนสงทจายเปนเงนสดไดอยางเหมาะสม มการตรวจสอบความครบถวน ถกตองของเอกสารการจายเงน ไดแก

ใบเสรจรบเงน ใบเบกเงน ใบถอนเงนฝาก เปนตน กอนเสนอเพออนมต มการอนมตจายเงนโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ มการลงลายมอชอผรบเงนและประทบตรา "จายแลว" ในเอกสารการ

จายเงน มการจดทาทะเบยนคมเอกสารการจายเงนเปนปจจบน มการเปรยบเทยบรายจายทเกดขนจรงกบงบประมาณอยางสมาเสมอ

ในระหวางป เพอควบคมการใชจายใหอยในวงเงนงบประมาณทกาหนด การจายเชคเปนไปตามระเบยบของสหกรณ มการกาหนดวงเงนขนสงทจายเชคไดอยางเหมาะสม มการอนมตจายเชคโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

โดยไมมการลงลายมอชออนมตในเชคจายไวลวงหนา มการจายเชคตามลาดบเลขทและระบชอผมสทธรบเงน โดยขดคาวา

"ผถอ" ออก พรอมกบบนทกรายละเอยดในตนขวเชคใหถกตอง ครบถวน กรณมการยกเลกเชคจายไดมการประทบตรา "ยกเลก" ในเชคนน

และนามาตดไวกบตนขวเชค มการจดทาทะเบยนคมเชคจายเปนปจจบน

- 17 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานการเงน (ตอ)การเกบรกษาเงนสด เอกสารการเงน มการกาหนดผรบผดชอบในการเกบรกษาเงนสด และควบคมการใชและเชค เอกสารการเงนของสหกรณอยางชดเจน

มการเกบรกษาเงนสด เอกสารการเงนและเชคทยงไมไดใชไวในทซงมนคง ปลอดภย

มการกาหนดวงเงนเกบรกษาไวอยางเหมาะสมและเพยงพอ มการเกบรกษาเงนสดในมอตามวงเงนทกาหนด กรณมเงนสดเกนกวา

วงเงนเกบรกษาไดปฏบตใหเปนไปตามระเบยบของสหกรณ มการอนมตเบกใชเอกสารการเงนโดยผมอานาจและเปนไปตาม

ระเบยบของสหกรณเงนสดคงเหลอ มการจดทารายงานการรบ - จายและเงนสดคงเหลอเสนอทประชม

คณะกรรมการดาเนนการอยางสมาเสมอ มการกาหนดผรบผดชอบในการตรวจนบเงนสดคงเหลอ มการตรวจนบเงนสดคงเหลอในมอเปนครงคราว โดยไมแจงใหผเกบ

รกษาเงนสดทราบลวงหนา มการเปรยบเทยบเงนสดคงเหลอในมอใหถกตองตรงกบยอดคงเหลอ

ตามบญชในสมดเงนสด และบญชแยกประเภททวไปโดยสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

เงนสดขาดบญช/เงนสดเกนบญช มการปฏบตกรณเงนสดขาดบญช หรอเงนสดเกนบญช รวมถงการและการตดเงนสดขาดบญช ตดเงนสดขาดบญชเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณการฝากเงน มการตรวจสอบจานวนเงนทนาฝากธนาคาร/ฝากสหกรณอนบนทก

ในสมดคฝากถกตอง ครบถวนการถอนเงน มการอนมตถอนเงนฝากธนาคาร/เงนฝากสหกรณอนโดยผมอานาจ

และเปนไปตามระเบยบของสหกรณเงนฝากธนาคาร/เงนฝากสหกรณอน มการเปรยบเทยบยอดคงเหลอเงนฝากธนาคาร/เงนฝากสหกรณอนคงเหลอ ตามใบแจงยอดเงนฝาก หรอสมดคบญชเงนฝากใหถกตองตรงกบบญช

แยกประเภททวไปโดยสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต มการจดทางบพสจนยอดเงนฝากธนาคาร/เงนฝากสหกรณอน กรณ

ยอดคงเหลอตามใบแจงยอดเงนฝาก หรอสมดคบญชเงนฝากแตกตางจากบญชแยกประเภททวไป

มการยนยนยอดคงเหลอเงนฝากธนาคาร/เงนฝากสหกรณอน

- 18 -

2.2 การควบคมดานบรหารธรกจ

การควบคมดานบรหารธรกจของสหกรณภาคการเกษตรแบงเปน 6 ดาน คอ การควบคมดานธรกจสนเชอ การควบคมดานธรกจจดหาสนคามาจาหนาย การควบคมดานธรกจรวบรวมผลตผล การควบคม ดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรและการผลตสนคา การควบคมดานธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตร การควบคมดานธรกจเงนรบฝาก ซงมวตถประสงคของการควบคม ขอผดพลาดทอาจเกดขนและแนวทางการควบคม ดงน

การควบคมดานธรกจสนเชอ

ธรกจสนเชอ เปนธรกจทสหกรณใหเงนก หรอสนเชอการเกษตรแกสมาชกตามระเบยบของสหกรณเพอใหสมาชกนาไปประกอบอาชพ หรอใชจายทจาเปน โดยแบงประเภทเงนกตามระยะเวลาการใหก ไดแก เงนกระยะสน เงนกระยะปานกลางและเงนกระยะยาว ซงเงนกแตละประเภทมเงอนไขแตกตางกนไปตามทกาหนดไวในระเบยบของสหกรณ นอกจากน สหกรณยงสามารถใหสหกรณอนกยมเงนไดโดยปฏบต ใหเปนไปตามระเบยบของสหกรณทไดรบความเหนชอบจากนายทะเบยนสหกรณ

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานธรกจสนเชอมประสทธภาพ 2. การดาเนนธรกจสนเชอเปนไปตามระเบยบของสหกรณและแผนงาน หรอเปาหมาย

ทกาหนด 3. การบนทกรายการบญชเกยวกบธรกจสนเชอเปนไปอยางถกตอง ครบถวน 4. ลกหนเงนใหกคงเหลอมอยจรงและสทธเรยกรองเปนของสหกรณ 5. มการตงคาเผอหนสงสยจะสญไวในจานวนทเพยงพอสาหรบการขาดทนทอาจเกดขน

และเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 6. การตดจาหนายหนสญเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การใหสนเชอแกสมาชก หรอสหกรณอนไมเปนไปตามระเบยบของสหกรณ 2. การดาเนนธรกจสนเชอไมเปนไปตามแผนงาน หรอเปาหมายทกาหนด 3. เจาหนาทสนเชอทาหนาทจายเงนใหก รบชาระหนและบนทกบญชยอยลกหนเงนใหก 4. จายเงนใหกโดยไมผานการอนมตจากทประชมคณะกรรมการเงนก 5. จายเงนใหกเกนกวาวงเงนทไดรบอนมต 6. จายเงนใหกโดยไมมหลกประกนการกเงน หรอหลกประกนการกเงนไมเปนไปตาม

ระเบยบของสหกรณ 7. ประเมนราคาอสงหารมทรพยทใชเปนหลกประกนการกเงนสงกวาความเปนจรง 8. มการปลอมแปลงสญญาเงนกและลายมอชอผอนมต 9. บนทกบญชยอยลกหนเงนใหกไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 10. รบชาระหนจากลกหน เงนให กแลวไมบนทกบญช หรอบนทกบญชไมถกตอง

ไมครบถวน

- 19 -

11. รบชาระหนเงนใหกนอกททาการสหกรณโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการ ใหกระทาได

12. การคานวณดอกเบยเงนใหกและคาปรบเงนใหกไมถกตอง 13. ลกหนเงนใหกนาเงนไปใชผดวตถประสงค 14. ลกหนเงนใหกไมสามารถชาระหนไดตามกาหนด (ผดนดชาระหน) 15. ลกหนเงนใหกปฏเสธการเปนหน 16. ลกหนเงนใหกไมมตวตน 17. การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนเงนใหก ดอกเบยเงนใหกคางรบและคาปรบเงนใหก

คางรบ ณ วนสนปทางบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 18. การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนเงนใหกไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยน

สหกรณ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจสนเชอการกาหนดระเบยบของสหกรณ มการกาหนดระเบยบเกยวกบการดาเนนธรกจสนเชอ ไดแกเพอใชเปนแนวทางปฏบต - ระเบยบของสหกรณ วาดวยการใหเงนกและดอกเบยเงนก

- ระเบยบของสหกรณ วาดวยการใหสหกรณอนกยมเงน มการกาหนดอตราดอกเบยเงนใหกแตละประเภทและอตราคาปรบ

เงนใหก พรอมกบตดประกาศไวในทเปดเผยการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมายการดาเนนธรกจสนเชอ

อยางชดเจนและมความเปนไปไดการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทความรบผดชอบระหวางเจาหนาทสนเชอ

เจาหนาทการเงน และเจาหนาทบญชอยางชดเจน การจายเงนใหก การรบชาระหน และการบนทกบญชยอยลกหน

เงนใหกกระทาโดยผทมไดทาหนาทดานสนเชอการจายเงนใหก มการตรวจสอบคาขอก สญญาเงนก วงเงนใหก สทธผกและผคา

ประกน รวมทงหลกประกนการกเงนใหเปนไปตามระเบยบของสหกรณ มการจดทาทะเบยนคาขอก และรายงานการขอกเงนเปนปจจบน มการอนมตเงนใหกแตละประเภทโดยมตทประชมคณะกรรมการ

เงนกและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ มการบนทกรายงานการประชมเกยวกบการอนมตเงนใหก มการบนทกจานวนเงนทอนมตในคาขอกโดยผมอานาจอนมต มการตรวจสอบใบรบเงนกกบสญญาเงนก และมตคณะกรรมการ

เงนกใหถกตองตรงกนกอนจายเงนใหก มการจดทาทะเบยนจายเงนใหกเปนปจจบน

- 20 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจสนเชอ (ตอ)การจายเงนใหก มการจดทาหนงสอคาประกนตามระเบยบของสหกรณ

มการประเมนราคาอสงหารมทรพยทใชเปนหลกประกนการกเงน อสงหารมทรพยทใชเปนหลกประกนการกเงน เชน บาน ทดน

ไดมการจดทะเบยนจานอง มการจดทาทะเบยนผคาประกน และทะเบยนคมหลกประกนเปน

ปจจบน มการลงลายมอชอผรบเงน หรอผรบมอบอานาจในใบรบเงนก

ถกตองตรงตามสญญาเงนกแตละประเภท มการจดทาสมดคมอสมาชกเปนปจจบน มการจดทาบญชยอยลกหนเงนใหกเปนปจจบน

การรบชาระหนเงนใหก ดอกเบย มการคานวณดอกเบยเงนใหกและคาปรบเงนใหกในอตราทกาหนดเงนใหก และคาปรบเงนใหก ตามระเบยบของสหกรณ

การรบชาระหนตนเงนก ดอกเบยเงนใหก และคาปรบเงนใหกจากลกหนเงนใหกแตละประเภทเปนไปตามขอกาหนดในสญญาเงนกและระเบยบของสหกรณ

กรณทมการรบชาระหนเงนใหกนอกททาการสหกรณจะตองมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการใหรบชาระหนเงนใหกนอกททาการสหกรณได โดยกาหนดแนวทางปฏบตอยางชดเจนและเหมาะสม

ใบเสรจรบเงนมการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา มการลงลายมอชอผรบชาระหนเงนใหก ดอกเบยเงนใหกและคาปรบ

เงนใหก (ถาม) ในใบเสรจรบเงน รวมถงบนทกบญชยอยลกหนเงนใหกทกครงทรบชาระหน

การตดตาม ทวงถามการชาระหน มการตดตามการใชเงนกใหเปนไปตามวตถประสงคของการกเงน มการตดตาม ทวงถาม หรอเรงรดลกหนทชาระหนไมเปนไปตาม

กาหนดในสญญาเงนกและหนทคางนาน มการจดทารายงานการตดตามหนทถงกาหนดชาระเสนอทประชม

คณะกรรมการดาเนนการ มการจดทารายงานหนทเกนกาหนดตามสญญา (ผดนดชาระหน)

เสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

- 21 -

การควบคมดานธรกจจดหาสนคามาจาหนาย

ธรกจจดหาสนคามาจาหนาย เปนธรกจทสหกรณจดหา หรอจดซอเครองจกรกลการเกษตร วสดอปกรณการเกษตร เคมการเกษตร เครองมอเครองใชในการประมง นามนเชอเพลงและหลอลน ตลอดจนสนคาอปโภคบรโภคและอน ๆ ทจาเปน เพอนามาจาหนายใหสมาชกและผมใชสมาชกตามทกาหนดไวในระเบยบของสหกรณ โดยจาหนายในราคาทเหมาะสม สาหรบประเภท ชนดและคณภาพสนคาเปนไปตามความตองการของสมาชก

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานธรกจจดหาสนคามาจาหนายมประสทธภาพ 2. การดาเนนธรกจจดหาสนคามาจาหนายเปนไปตามระเบยบของสหกรณและแผนงาน

หรอเปาหมายทกาหนด 3. การบนทกรายการบญชเกยวกบธรกจจดหาสนคามาจาหนายเปนไปอยางถกตอง

ครบถวน 4. ลกหนการคาคงเหลอมอยจรงและสทธเรยกรองเปนของสหกรณ 5. สนคาคงเหลอมอยจรงและเปนกรรมสทธของสหกรณ 6. มการตงคาเผอหนสงสยจะสญไวในจานวนทเพยงพอสาหรบการขาดทนทอาจเกดขน

และเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 7. การตดจาหนายหนสญและการตดสนคาขาดบญช หรอสนคาเสอมสภาพ/ชารด/

ลาสมยเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจสนเชอ (ตอ)ลกหนเงนใหกคงเหลอ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยลกหนเงนใหกแตละประเภทดอกเบยเงนใหกคางรบ และคาปรบ ใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณทพบเงนใหกคางรบ ขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการสอบทานหนกบสมาชกโดยตรง หรอขอยนยนยอดลกหนเงนใหกอยางนอยปละ 1 ครง

มการคานวณดอกเบยเงนใหกคางรบ และคาปรบเงนใหกคางรบณ วนสนปทางบญชในอตราทกาหนดตามระเบยบของสหกรณ

การตงคาเผอหนสงสยจะสญ มการวเคราะหสภาพของลกหนเงนใหกและหลกประกนการกเงนเปนครงคราว

การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนเงนใหก คาเผอหนสงสยจะสญดอกเบยเงนใหกคางรบ และคาเผอหนสงสยจะสญคาปรบเงนใหกคางรบณ วนสนปทางบญช เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดจาหนายหนสญ การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนเงนใหกเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 22 -

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การจดหาสนคามาจาหนายใหสมาชกไมเปนไปตามระเบยบของสหกรณ 2. การดาเนนธรกจจดหาสนคามาจาหนายไมเปนไปตามแผนงาน หรอเปาหมายทกาหนด 3. เจาหนาทจดซอสนคาทาหนาทเกบรกษาสนคาและบนทกทะเบยนคมสนคา 4. ซอสนคาไมตรงตามความตองการของสมาชก หรอตลาด 5. ซอสนคาจากผขายสนคาเพยงรายเดยว หรอกลมเดยวทงทสามารถหาจากแหลงอนได 6. ซอสนคาในราคาสงกวาทองตลาด 7. ซอสนคาโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 8. บนทกบญชซอสนคาไมถกตอง สงผลใหการจดทารายงานภาษซอและยนแบบแสดง

รายการเสยภาษมลคาเพมไมถกตอง จงตองเสยเบยปรบเงนเพมใหกบกรมสรรพากร 9. บนทกบญชยอยเจาหนการคาไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 10. จายชาระหนคาสนคาเกนกวาหนทมอย 11. เจาหนการคาไมมตวตน 12. การเกบรกษาสนคาไมเหมาะสม ไมปลอดภย 13. บนทกทะเบยนคมสนคาไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 14. การประกนภยสนคาและสถานทเกบสนคาไมเหมาะสม 15. ขายสนคาเงนเชอโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 16. ขายสนคาเกนกวาวงเงนขายเชอทไดรบอนมต 17. ขายสนคากอนบนทกซอสนคา หรอกอนบนทกทะเบยนคมสนคา 18. ขายสนคาตากวาราคาทนโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการใหกระทาได 19. รบเงนคาขายสนคา หรอรบชาระหนจากลกหนการคาแลวไมบนทกบญช หรอบนทก

บญชไมถกตอง ไมครบถวน 20. การคานวณคาปรบลกหนการคาไมถกตอง 21. ลกหนการคาไมสามารถชาระหนไดตามกาหนด (ผดนดชาระหน) 22. ลกหนการคาปฏเสธการเปนหน หรอลกหนการคาไมมตวตน 23. การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนการคาและคาปรบลกหนการคาคางรบ ณ วนสนป

ทางบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 24. การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนการคาไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยน

สหกรณ 25. ไมมการควบคมสนคาคงเหลอ ทาใหมสนคาไมเพยงพอจาหนาย หรอคงเหลอมากไป 26. การตราคาสนคาคงเหลอ ณ วนสนปบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 27. มสนคาขาดบญช หรอสนคาเกนบญชจานวนมาก 28. มสนคาเสอมสภาพ ชารด หรอลาสมยจานวนมาก 29. ลดหยอนความรบผดชอบสนคาขาดบญชโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

และไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 30. การตดสนคาขาดบญช สนคาเสอมสภาพ ชารด หรอลาสมยไมเปนไปตามระเบยบ

นายทะเบยนสหกรณ

- 23 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจจดหาสนคามาจาหนายการกาหนดระเบยบของสหกรณ มการกาหนดระเบยบเกยวกบการดาเนนธรกจจดหาสนคามาจาหนายเพอใชเปนแนวทางปฏบต ไดแก

- ระเบยบของสหกรณ วาดวยการจดหาสงของทสมาชกตองการมาจาหนาย - ระเบยบของสหกรณ วาดวยการจาหนายสนคาเปนเงนเชอ

การกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมายการดาเนนธรกจจดหาสนคามาจาหนายอยางชดเจนและมความเปนไปได

การแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทความรบผดชอบระหวางเจาหนาทจดซอสนคาเจาหนาทตลาด เจาหนาทการเงน และเจาหนาทบญชอยางชดเจน

การเกบรกษาสนคากระทาโดยผทมไดทาหนาทจดซอสนคา และผทมไดทาหนาทบนทกบญช

การซอสนคา มการสารวจความตองการสนคาของสมาชก หรอตลาดกอนจดซอและการจายชาระหนคาสนคา มการตรวจสอบรายการและปรมาณสนคาทควรสงซอ

ไมมการซอสนคาจากผขายเพยงรายเดยวเปนระยะเวลานาน มการเปรยบเทยบราคาสนคาจากผขายทขายสนคาชนดเดยวกน

กอนตดสนใจจดซอ มการกาหนดหลกเกณฑและวธการจดซอสนคา มการกาหนดวงเงนในการจดซอสนคาเปนเงนสด มการพจารณาระยะเวลาการไดรบเครดตในการซอสนคาเปนเงนเชอ มการอนมตสงซอสนคาโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของ

สหกรณ ใบสงซอสนคามการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา มการกาหนดผรบผดชอบในการตรวจรบสนคา หรอตงคณะกรรมการ

ตรวจรบสนคา มการตรวจสอบคณภาพ ปรมาณและราคาสนคาทไดรบถกตอง

ตรงกบใบสงซอสนคา/ใบเสรจรบเงน หรอใบสงของ/ใบกากบสนคา ของผขายสนคา

กรณสนคาทไดรบไมถกตอง หรอชารด เสยหาย ผจดซอสนคาแจงใหผขายเปลยนสนคา สงคน เรยกชดเชย หรอหกเงน

มการจดทาบญชยอยเจาหนการคาเปนปจจบน

- 24 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจจดหาสนคามาจาหนาย (ตอ)การซอสนคา การจายชาระหนคาสนคาเปนไปตามระยะเวลาและเงอนไขกาหนดและการจายชาระหนคาสนคา มการตรวจสอบบญชยอยเจาหนการคา และเอกสารการเปนหน

กอนเสนอเพออนมต มการอนมตจายชาระหนคาสนคาโดยผมอานาจและเปนไปตาม

ระเบยบของสหกรณ มการลงลายมอชอผรบชาระหนคาสนคาในใบเสรจรบเงนของ

ผขายสนคา มการจดทารายงานภาษซอ และยนแบบแสดงรายการเสยภาษ

มลคาเพมรายเดอนภายในระยะเวลาทกาหนดเจาหนการคาคงเหลอ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยเจาหนการคาใหถกตองตรงกบ

บญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการขอยนยนยอดเจาหนการคาอยางนอยปละ 1 ครงการเกบรกษาสนคา มการจดเกบสนคาไวในสถานทเกบสนคาอยางเหมาะสม ปลอดภย

มการตรวจนบสนคากอนนาเขาสถานทเกบสนคา มการจดเกบสนคาโดยแยกเปนหมวดหมเพอความสะดวกในการ

เบกจายและตรวจนบ มการกาหนดผมอานาจในการเบกสนคาออกจากสถานทเกบสนคา มการจดทาทะเบยนคมสนคา หรอบตรสนคาเปนปจจบน มการประกนภยสนคาและสถานทเกบสนคาอยางเหมาะสม รวมทง

จดทาทะเบยนกรมธรรมประกนภยเปนปจจบน มการตรวจสอบสภาพสถานทเกบสนคา และจดทารายงานผลการ

ตรวจสอบสภาพสถานทเกบเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ มการจดเวรยามรกษาความปลอดภยสถานทเกบสนคา

การจาหนายสนคา มการประเมนความสามารถในการชาระหนและหลกประกนของผซอกอนการขายเชอสนคา

มการอนมตวงเงนขายเชอสนคาใหผซอแตละรายโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

มการตรวจสอบสญญาขายสนคาเงนเชอ และหลกประกนของผซอทไดรบอนมตวงเงนขายเชอใหเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

- 25 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจจดหาสนคามาจาหนาย (ตอ)การจาหนายสนคา กรณมการขายสนคาเกนกวาวงเงนขายเชอจะตองไดรบอนมตจาก

ผมอานาจ มการกาหนดราคาขายสนคาแตละประเภทและการใหสวนลดอยาง

ชดเจน มการตรวจสอบราคาขายทใชในการคานวณมลคาของสนคาทขาย

ในเอกสารการขายตรงกบราคาขายทกาหนด กรณทขายสนคาลดราคา หรอจดโปรโมชนเพอสงเสรมการขายสนคา

จะตองไดรบอนมตจากผมอานาจ กรณทขายสนคาตากวาราคาทนจะตองมมตทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการใหขายสนคาตากวาราคาทนได เอกสารการขายสนคาเปนเงนสดและเงนเชอมการเรยงลาดบเลขทไว

ลวงหนา (ใบรบเงนขายสนคา/ใบกากบสนคา) มการลงลายมอชอผรบมอบสนคาในใบกากบสนคา มการจดทาบญชยอยลกหนการคาเปนปจจบน มการจดทารายงานขายสนคาประจาวน เพอเปรยบเทยบยอดรวม

ขายสนคาในแตละวนใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไป กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการจดทารายงานภาษขาย และยนแบบแสดงรายการเสยภาษมลคาเพมรายเดอนภายในระยะเวลาทกาหนด

การรบชาระหนคาสนคา และคาปรบ มการคานวณคาปรบลกหนการคาในอตราทกาหนดตามระเบยบลกหนการคา ของสหกรณ

การรบชาระหนคาสนคาเปนไปตามขอกาหนดในสญญาขายสนคาเงนเชอและระเบยบของสหกรณ

ใบเสรจรบเงนมการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา มการลงลายมอชอผรบชาระหนคาสนคาและคาปรบ (ถาม) ใน

ใบเสรจรบเงน รวมถงบนทกบญชยอยลกหนการคาทกครงทรบชาระหนการตดตาม ทวงถามการชาระหน มการตดตาม ทวงถาม หรอเรงรดการชาระหนคาสนคา

มการจดทารายงานหนทเกนกาหนดตามสญญา (ผดนดชาระหน)เสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการเปนประจาทกเดอน

- 26 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจจดหาสนคามาจาหนาย (ตอ)ลกหนการคาคงเหลอ และคาปรบ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยลกหนการคาใหถกตองตรงกบลกหนการคาคางรบ บญชแยกประเภททวไปสมาเสมอ กรณทพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการขอยนยนยอดลกหนการคาอยางนอยปละ 1 ครง มการคานวณคาปรบลกหนการคาคางรบ ณ วนสนปทางบญช

ในอตราทกาหนดตามระเบยบของสหกรณสนคาคงเหลอ มการจดทารายงานสนคาคงเหลอและรายงานสนคาทไมเคลอนไหว

เสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการอยางสมาเสมอ มการจดทารายงานสนคาและวตถดบ รายละเอยดสนคาคงเหลอ

ในระบบภาษมลคาเพมตามรปแบบทกรมสรรพากรกาหนด มการเกบสนคาเสอมสภาพ/ชารด/ลาสมย แยกจากสนคาปกต มการแตงตงคณะกรรมการตรวจนบสนคาคงเหลอ ไมตรวจนบสนคาตอไปนรวมเปนสนคาคงเหลอ

- สนคารบฝากขาย - วสดทมไวใชในสานกงานและโรงงาน - สนคาทลงบญชขายแลว แตผซอยงไมไดรบสนคาไป - สนคาทไดรบแลว แตยงไมไดบนทกบญชซอในปปจจบน - สนคาเสอมสภาพ/ชารด/ลาสมยทตดบญชแลว เปนตน

มการเปรยบเทยบผลการตรวจนบสนคาคงเหลอแตละประเภทในระหวางป และ ณ วนสนปทางบญชตามใบตรวจนบใหถกตองตรงกบทะเบยนคมสนคา กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการวเคราะหสนคาคงเหลอตามราคาขาย กรณพบขอแตกตางทเปนสาระสาคญใหคนหาสาเหต

มการตราคาสนคาคงเหลอสภาพปกต และสนคาเสอมสภาพ/ชารดลาสมย ณ วนสนปทางบญช เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตงคาเผอหนสงสยจะสญ มการวเคราะหอายหนของลกหนการคา การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนการคา คาเผอหนสงสยจะสญ

คาปรบลกหนการคาคางรบ ณ วนสนปทางบญช เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดจาหนายหนสญ การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนการคาเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดสนคาขาดบญช หรอสนคา การลดหยอนความรบผดชอบสนคาขาดบญชจะตองมมตทประชมเสอมสภาพ/ชารด/ลาสมย คณะกรรมการดาเนนการและเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดสนคาขาดบญช หรอสนคาเสอมสภาพ/ชารด/ลาสมยเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 27 -

การควบคมดานธรกจรวบรวมผลตผล

ธรกจรวบรวมผลตผล เปนธรกจทสหกรณรวบรวม หรอรบซอผลตผลและผลตภณฑการเกษตร ของสมาชกเพอนาไปจาหนายใหไดราคาด รกษาผลประโยชนของสมาชกและเปนกลไกในการตอรองราคา รวมทงใหความเปนธรรมในดานการชง ตวง วด และคดคณภาพผลตผลของสมาชกตามทกาหนดไวในระเบยบของสหกรณ

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานธรกจรวบรวมผลตผลมประสทธภาพ 2. การดาเนนธรกจรวบรวมผลตผลเปนไปตามระเบยบของสหกรณและแผนงาน หรอ

เปาหมายทกาหนด 3. การบนทกรายการบญชเกยวกบธรกจรวบรวมผลตผลเปนไปอยางถกตอง ครบถวน 4. ลกหนคาผลตผลคงเหลอมอยจรงและสทธเรยกรองเปนของสหกรณ 5. ผลตผลคงเหลอมอยจรงและเปนกรรมสทธของสหกรณ 6. มการตงคาเผอหนสงสยจะสญไวในจานวนทเพยงพอสาหรบการขาดทนทอาจเกดขน

และเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 7. การตดจาหนายหนสญและการตดผลตผลขาดบญช หรอผลตผลยบตวตามสภาพ/

เสอมสภาพเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การรวบรวมผลตผลและผลตภณฑของสมาชกไมเปนไปตามระเบยบของสหกรณ 2. การดาเนนธรกจรวบรวมผลตผลไมเปนไปตามแผนงาน หรอเปาหมายทกาหนด 3. เจาหนาทรวบรวมผลตผลทาหนาทเกบรกษาผลตผลและบนทกทะเบยนคมผลตผล 4. รบซอผลตผลโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 5. รบซอผลตผลนอกททาการของสหกรณโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

ใหกระทาได 6. บนทกบญชยอยเจาหนคาผลตผลไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 7. จายชาระหนคาผลตผลเกนกวาหนทมอย 8. เจาหนคาผลตผลไมมตวตน 9. การเกบรกษาผลตผลไมเหมาะสม ไมปลอดภย 10. บนทกทะเบยนคมผลตผลไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 11. การประกนภยผลตผลและสถานทเกบผลตผลไมเหมาะสม 12. เครองมอและอปกรณทใชรวบรวมผลตผลชารด เสยหาย หรอใชงานไมได 13. ขายผลตผลเปนเงนเชอโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 14. ขายผลตผลเกนกวาวงเงนขายเชอทไดรบอนมต 15. ขายผลตผลกอนบนทกซอผลตผล หรอกอนบนทกทะเบยนคมผลตผล 16. ขายผลตผลเปนเงนเชอโดยไมมหลกประกนของผซอ หรอหลกประกนไมเปนไปตาม

ระเบยบของสหกรณ

- 28 -

17. ขายผลตผลตากวาราคาทนโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการใหกระทาได 18. รบเงนคาขายผลตผล หรอรบชาระหนจากลกหนคาผลตผลแลวไมบนทกบญช หรอ

บนทกบญชไมถกตอง ไมครบถวน 19. การคานวณคาปรบลกหนคาผลตผลไมถกตอง 20. ลกหนคาผลตผลไมสามารถชาระหนไดตามกาหนด (ผดนดชาระหน) 21. ลกหนคาผลตผลปฏเสธการเปนหน 22. ลกหนคาผลตผลไมมตวตน 23. การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนคาผลตผลและคาปรบลกหนคาผลตผลคางรบ

ณ วนสนปทางบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 24. การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนคาผลตผลไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยน

สหกรณ 25. ไมมการควบคมผลตผลคงเหลอ ทาใหมผลตผลไมเพยงพอจาหนาย หรอมผลตผล

คงเหลอมากเกนไป 26. การตราคาผลตผลคงเหลอ ณ วนสนปทางบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยน

สหกรณ 27. มผลตผลขาดบญช หรอผลตผลเกนบญชจานวนมาก 28. มผลตผลยบตวตามสภาพ หรอเสอมสภาพจานวนมาก 29. ลดหยอนความรบผดชอบผลตผลขาดบญชโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการและไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 30. การตดผลตผลขาดบญช ผลตผลยบตวตามสภาพ หรอเสอมสภาพไมเปนไปตาม

ระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจรวบรวมผลตผลการกาหนดระเบยบของสหกรณ มการกาหนดระเบยบของสหกรณ วาดวยการรวบรวมผลตผลหรอเพอใชเปนแนวทางปฏบต ผลตภณฑของสมาชกการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมายการดาเนนธรกจรวบรวมผลตผล

อยางชดเจนและมความเปนไปไดการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทรบผดชอบระหวางเจาหนาทรวบรวมผลตผล

เจาหนาทตลาด เจาหนาทการเงน และเจาหนาทบญชอยางชดเจน การเกบรกษาผลตผลกระทาโดยผทมไดทาหนาทรวบรวมผลตผล

และผทมไดทาหนาทบนทกบญชการรวบรวม หรอรบซอผลตผล มการสารวจความตองการของตลาดกอนรวบรวมผลตผลและการจายชาระหนคาผลตผล มการวางแผนหาตลาดเพอรองรบผลตผลทรวบรวม

มการสบราคาผลตผลจากพาณชยจงหวด หรอพอคาคนกลางกอนกาหนดราคารบซอ

- 29 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจรวบรวมผลตผล (ตอ)การรวบรวม หรอรบซอผลตผล มการกาหนดราคารบซอผลตผลแตละประเภทและตดประกาศไวและการจายชาระหนคาผลตผล ในทเปดเผย

มการอนมตรวบรวมผลตผลโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

กรณมการรวบรวมผลตผลนอกททาการสหกรณตองมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการใหรวบรวมผลตผลนอกททาการสหกรณไดโดยกาหนดแนวทางปฏบตอยางชดเจนและเหมาะสม

เจาหนาทรวบรวมผลตผลมความร ความชานาญในการพจารณาคณภาพของผลตผลแตละประเภท

มการตรวจสอบคณภาพของผลตผล รวมถงความชนและสงเจอปนกอนกาหนดราคารบซอใหสอดคลองกบคณภาพผลตผล เชน นายางมการทดสอบหาเปอรเซนตเนอยางแหง หรอนานมดบมการทดสอบหาสงปลอมปน เพอกาหนดราคารบซอไดอยางเหมาะสม เปนตน

มการกาหนดวงเงนยมทดรองเพอใชในการรวบรวมผลตผล มการกาหนดใหเจาหนาทรวบรวมผลตผลนาสงเอกสารการรวบรวม

ผลตผลใหเจาหนาทบญช และนาสงจานวนเงนคงเหลอใหเจาหนาทการเงนทกสนวน หรอเชาของวนถดไป

มการจดทาเอกสารการรวบรวมผลตผลถกตอง ครบถวน มการจดทาบญชยอยเจาหนคาผลตผลเปนปจจบน การจายชาระหนคาผลตผลเปนไปตามระยะเวลาและเงอนไขกาหนด มการตรวจสอบบญชยอยเจาหนคาผลตผลและเอกสารการเปนหน

กอนเสนอเพออนมต มการอนมตจายชาระหนคาผลตผลโดยผมอานาจและเปนไปตาม

ระเบยบของสหกรณเจาหนคาผลตผลคงเหลอ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยเจาหนคาผลตผลใหถกตอง

ตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

การเกบรกษาผลตผล มการจดเกบผลตผลไวในสถานทเกบอยางเหมาะสมและปลอดภย มการตรวจนบ หรอคานวณปรมาณผลตผลกอนนาเขาสถานทเกบ มการจดเกบผลตผลโดยแยกตามประเภทและคณภาพ เพอความ

สะดวกในการเบกจายและตรวจนบ มการกาหนดผมอานาจเบกผลตผลออกจากสถานทเกบผลตผล มการจดทาทะเบยนคมผลตผลเปนปจจบน

- 30 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจรวบรวมผลตผล (ตอ)การเกบรกษาผลตผล มการทดสอบการยบตวตามสภาพ/การสญเสยนาหนกของผลตผล

แตละประเภท มการตรวจสอบคณภาพของผลตผลเปนระยะ มการประกนภยผลตผลและสถานทเกบผลตผลอยางเหมาะสม มการตรวจสอบสถานทเกบผลตผล และจดทารายงานผลการ

ตรวจสอบสภาพสถานทเกบเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ มการจดเวรยามรกษาความปลอดภยสถานทเกบผลตผล

การใชและการดแล บารงรกษา มการจดทาทะเบยนคมสนทรพย (เครองชง ตวง วด และอปกรณเครองมอและอปกรณ รวบรวมผลตผล) เปนปจจบน

มการกาหนดผรบผดชอบในการตรวจสอบสภาพการใชงาน รวมทงดแลและบารงรกษาสนทรพยดงกลาวอยางชดเจน

มการทดสอบการใชงานสนทรพยดงกลาวอยางสมาเสมอและจดทารายงานผลการทดสอบเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

มการประกนภยสนทรพยทมจานวนมาก หรอมลคาสงจนมนยสาคญอยางเหมาะสมและจดทาทะเบยนกรมธรรมประกนภยเปนปจจบน

มการกาหนดมาตรการเพอรองรบในกรณทสนทรพยดงกลาวชารดหรอเสยหาย

มการคานวณคาเสอมราคาสนทรพยแตละประเภทในอตราทกาหนดตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การจาหนายผลตผล มการประเมนความสามารถในการชาระหนและหลกประกนของผซอกอนการขายเชอผลตผล

มการอนมตวงเงนขายเชอผลตผลใหผซอแตละรายโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

มการตรวจสอบสญญาขายผลตผลเงนเชอและหลกประกนของผซอทไดรบอนมตวงเงนขายเชอใหเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

กรณมการขายผลตผลเกนกวาวงเงนขายเชอจะตองไดรบอนมตจากผมอานาจ

มการกาหนดราคาขายผลตผลแตละประเภท และตดประกาศไวในทเปดเผย

มการตรวจสอบราคาขายทใชในการคานวณมลคาของผลตผลทขายในเอกสารการขายตรงกบราคาขายทกาหนด

- 31 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจรวบรวมผลตผล (ตอ)การจาหนายผลตผล การขายผลตผลตากวาราคาทนจะตองมมตทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการใหขายผลตผลตากวาราคาทนได เอกสารการขายผลตผลเปนเงนสดและเงนเชอมการเรยงลาดบเลขท

ไวลวงหนา (ใบรบเงนขายสนคา/ใบกากบสนคา) มการลงลายมอชอผรบมอบผลตผลในใบกากบสนคา มการจดทาบญชยอยลกหนคาผลตผลเปนปจจบน

การรบชาระหนคาผลตผล และ มการคานวณคาปรบลกหนคาผลตผลในอตราทกาหนดตามระเบยบคาปรบลกหนคาผลตผล ของสหกรณ

การรบชาระหนคาผลตผลเปนไปตามขอกาหนดในสญญาขายผลตผลเงนเชอและระเบยบของสหกรณ

ใบเสรจรบเงนมการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา มการลงลายมอชอผรบชาระหนคาผลตผลและคาปรบ (ถาม) ใน

ใบเสรจรบเงน รวมถงบนทกบญชยอยลกหนคาผลตผลทกครงทมการรบชาระหน

การตดตาม ทวงถามการชาระหน มการตดตาม ทวงถาม หรอเรงรดการชาระหนคาผลตผล มการจดทารายงานหนทเกนกาหนดตามสญญา (ผดนดชาระหน)

เสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการลกหนคาผลตผลคงเหลอ และ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยลกหนคาผลตผลใหถกตองคาปรบลกหนคาผลตผลคางรบ ตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางให

คนหาสาเหต มการขอยนยนยอดลกหนคาผลตผลอยางนอยปละ 1 ครง มการคานวณคาปรบลกหนคาผลตผลคางรบ ณ วนสนปทางบญช

ในอตราทกาหนดตามระเบยบของสหกรณผลตผลคงเหลอ มการจดทารายงานผลตผลคงเหลอเสนอทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการโดยสมาเสมอ มการแตงตงคณะกรรมการตรวจนบผลตผลคงเหลอ มการเปรยบเทยบผลการตรวจนบ หรอคานวณปรมาณผลตผล

คงเหลอแตละประเภทในระหวางป และ ณ วนสนปทางบญชตามใบตรวจนบใหถกตองตรงกบทะเบยนคมผลตผล กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการตราคาผลตผลคงเหลอสภาพปกต และผลตผลเสอมสภาพณ วนสนปทางบญช เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 32 -

การควบคมดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรและการผลตสนคา

ธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรและการผลตสนคา เปนธรกจทสหกรณนาผลตผลทรวบรวม หรอรบซอจากสมาชกมาแปรรปเปนสนคาสาเรจรป เพอนาไปจาหนายใหไดราคาด รวมทงสงเสรมใหสมาชกผลตสนคาเพอนามาจาหนายใหสหกรณตามทกาหนดไวในระเบยบของสหกรณ

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรและการผลตสนคาม

ประสทธภาพ 2. การดาเนนธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรและการผลตสนคาเปนไปตามแผนงาน

หรอเปาหมายทกาหนด 3. การบนทกรายการบญชเกยวกบธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรและการผลตสนคา

เปนไปอยางถกตอง ครบถวน 4. ลกหนคาสนคาสาเรจรปคงเหลอมอยจรงและสทธเรยกรองเปนของสหกรณ 5. วตถดบ สนคาระหวางผลตและสนคาสาเรจรปคงเหลอมอยจรงและเปนกรรมสทธ

ของสหกรณ 6. มการตงคาเผอหนสงสยจะสญไวในจานวนทเพยงพอสาหรบการขาดทนทอาจเกดขน

และเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 7. การตดจาหนายหนสญ การตดวตถดบ/สนคาสาเรจรปขาดบญช หรอวตถดบ/สนคา

สาเรจรปเสอมสภาพเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจรวบรวมผลตผล (ตอ)การตงคาเผอหนสงสยจะสญ มการวเคราะหอายหนของลกหนคาผลตผล

การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนคาผลตผล และคาเผอหนสงสยจะสญคาปรบลกหนคาผลตผลคางรบ ณ วนสนปทางบญช เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดจาหนายหนสญ การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนคาผลตผลเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดผลตผลขาดบญช หรอ การลดหยอนความรบผดชอบผลตผลขาดบญชจะตองมมตทประชมผลตผลยบตวตามสภาพ/เสอมสภาพ คณะกรรมการดาเนนการและเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดผลตผลขาดบญช หรอผลตผลยบตวตามสภาพ/เสอมสภาพเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 33 -

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การดาเนนธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรและการผลตสนคาไมเปนไปตามแผนงาน

หรอเปาหมายทกาหนด 2. เจาหนาทรวบรวมผลตผลทาหนาทเกบรกษาผลตผลและบนทกทะเบยนคมผลตผล 3. ซอผลตผล/วตถดบโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 4. ซอผลตผล/วตถดบนอกททาการของสหกรณโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการใหกระทาได 5. ซอผลตผล/วตถดบทไมมคณภาพ 6. บนทกบญชยอยเจาหนคาวตถดบไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 7. จายชาระหนคาวตถดบเกนกวาหนทมอย 8. เจาหนคาวตถดบไมมตวตน 9. สนคาสาเรจรปคณภาพไมด 10. การเกบรกษาวตถดบ/สนคาสาเรจรปไมเหมาะสม ไมปลอดภย 11. บนทกทะเบยนคมวตถดบ ทะเบยนคมสนคาสาเรจรปไมถกตอง ไมครบถวน หรอ

ไมเปนปจจบน 12. การประกนภยวตถดบ สนคาสาเรจรปและสถานทเกบไมเหมาะสม 13. เครองมอและอปกรณทใชในการรวบรวมวตถดบ/ผลตผล รวมถงเครองจกรและ

อปกรณทใชในการแปรรป/ผลตสนคาชารด เสยหาย หรอใชงานไมได 14. ขายสนคาสาเรจรปเปนเงนเชอโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 15. ขายสนคาสาเรจรปเกนกวาวงเงนขายเชอทไดรบอนมต 16. ขายสนคาสาเรจรปเปนเงนเชอโดยไมมหลกประกนของผซอ หรอหลกประกนไมเปนไป

ตามระเบยบของสหกรณ 17. ขายสนคาสาเรจรปตากวาราคาทนโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการให

กระทาได 18. รบเงนคาขายสนคาสาเรจรป หรอรบชาระหนจากลกหนคาสนคาสาเรจรปแลว

ไมบนทกบญช หรอบนทกบญชไมถกตอง ไมครบถวน 19. การคานวณคาปรบลกหนคาสนคาสาเรจรปไมถกตอง 20. ลกหนคาสนคาสาเรจรปไมสามารถชาระหนไดตามกาหนด (ผดนดชาระหน) 21. ลกหนคาสนคาสาเรจรปปฏเสธการเปนหน 22. ลกหนคาสนคาสาเรจรปไมมตวตน 23. การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนคาสนคาสาเรจรปและคาปรบลกหนคาสนคา

สาเรจรปคางรบ ณ วนสนปทางบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 24. การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนคาสนคาสาเรจรปไมเปนไปตามระเบยบนาย

ทะเบยนสหกรณ 25. ไมมการควบคมวตถดบ/สนคาสาเรจรปคงเหลอ ทาใหมไมเพยงพอใชผลต/จาหนาย

หรอคงเหลอมากเกนไป

- 34 -

26. การตราคาวตถดบ สนคาระหวางผลต สนคาสาเรจรปคงเหลอ ณ วนสนปทางบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

27. มวตถดบ/สนคาสาเรจรปขาดบญช หรอเกนบญชจานวนมาก 28. มวตถดบ/สนคาสาเรจรปเสอมสภาพจานวนมาก 29. ลดหยอนความรบผดชอบวตถดบ/สนคาสาเรจรปขาดบญชโดยไมมมตทประชม

คณะกรรมการดาเนนการและไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 30. การตดวตถดบ/สนคาสาเรจรปขาดบญช หรอวตถดบ/สนคาสาเรจรปเสอมสภาพ

ไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรฯการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมายการดาเนนธรกจแปรรปผลตผล

การเกษตรและผลตสนคาอยางชดเจนและมความเปนไปไดการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทรบผดชอบระหวางเจาหนาทรวบรวมผลตผล

เจาหนาทผลต เจาหนาทตลาด เจาหนาทการเงน และเจาหนาทบญชอยางชดเจน

การเกบรกษาวตถดบ/ผลตผลกระทาโดยผทมไดทาหนาทรวบรวมวตถดบ/ผลตผลและผทมไดทาหนาทบนทกบญช

การรวบรวมวตถดบ/ผลตผลและ มการสบราคาวตถดบ/ผลตผลจากพาณชยจงหวดหรอพอคาคนกลางการจายชาระหนคาวตถดบ/ผลตผล กอนกาหนดราคารบซอ

มการกาหนดราคารบซอวตถดบ/ผลตผลแตละประเภท และใหตดประกาศไวในทเปดเผย

มการอนมตรวบรวมวตถดบ/ผลตผลโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

กรณมการรวบรวมวตถดบ/ผลตผลนอกททาการสหกรณจะตองมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการใหรวบรวมวตถดบ/ผลตผลนอกททาการสหกรณได และกาหนดแนวทางปฏบตอยางชดเจน เหมาะสม

เจาหนาทรวบรวมวตถดบ/ผลตผลมความร ความชานาญในการพจารณาคณภาพของผลตผลแตละชนด

มการตรวจสอบคณภาพของวตถดบ/ผลตผล รวมถงความชนและสงเจอปนกอนกาหนดราคารบซอใหสอดคลองกบคณภาพของผลตผล

มการกาหนดวงเงนยมทดรองเพอใชในการรวบรวมวตถดบ/ผลตผล มการกาหนดใหเจาหนาทรวบรวมวตถดบ/ผลตผลนาสงเอกสารการ

รวบรวมวตถดบ/ผลตผลใหเจาหนาทบญช และนาสงจานวนเงนคงเหลอใหเจาหนาทการเงนทกสนวน หรอเชาของวนถดไป

- 35 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรฯ (ตอ)การรวบรวมวตถดบ/ผลตผลและ มการจดทาเอกสารการรวบรวมวตถดบ/ผลตผลถกตอง ครบถวนการจายชาระหนคาวตถดบ/ผลตผล มการจดทาบญชยอยเจาหนคาวตถดบเปนปจจบน

การจายชาระหนคาวตถดบ/ผลตผลเปนไปตามระยะเวลาและเงอนไขกาหนด

มการตรวจสอบบญชยอยเจาหนคาวตถดบและเอกสารการเปนหนกอนเสนอเพออนมต

มการอนมตจายชาระหนคาวตถดบ/ผลตผลโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

เจาหนคาวตถดบคงเหลอ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยเจาหนคาวตถดบใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

การแปรรป/ผลตสนคาสาเรจรป มการสารวจความตองการของตลาดกอนแปรรป/ผลตสนคาสาเรจรป มการวางแผนการแปรรป/ผลตสนคาสาเรจรปใหสอดคลองกบความ

ตองการของตลาด มการอนมตใหดาเนนการแปรรป/ผลตสนคาโดยผมอานาจและเปนไป

ตามระเบยบของสหกรณ มการตรวจสอบคณภาพของวตถดบ/ผลตผลกอนนาไปแปรรป/ผลต

สนคาสาเรจรป มการควบคมขนตอนการแปรรป/ผลตสนคาสาเรจรป มการทดสอบการแปรรป/ผลตสนคาเพอหาอตรารอยละของปรมาณ

สนคาสาเรจรปแตละประเภททไดจากการแปรรป/ผลต และอตรารอยละของสงสญเสย แลวกาหนดเปนมาตรฐานการผลตของสหกรณ

มการจดทารายงานการใชวตถดบ/ผลตผล และจดทารายงานผลการแปรรป/ผลตสนคาเสนอผรบผดชอบ/ผจดการ

มการเปรยบเทยบปรมาณสนคาสาเรจรปทไดจากการแปรรป/ผลตสนคาแตละครงกบมาตรฐานการผลตของสหกรณ กรณสนคาสาเรจรปมปรมาณตากวามาตรฐานการผลตอยางมนยสาคญใหคนหาสาเหต

มการจดทารายงานผลแตกตางระหวางปรมาณสนคาทผลตไดจรงกบมาตรฐานการผลตของสหกรณเสนอผรบผดชอบ/ผจดการ

มการตรวจสอบคณภาพของสนคาสาเรจรปอยางสมาเสมอ มการจดการผลตผลพลอยไดจากการแปรรป/ผลตสนคาเหมาะสม

- 36 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรฯ (ตอ)การเกบรกษาวตถดบ/ผลตผลและ มการจดเกบวตถดบ/ผลตผล และสนคาสาเรจรปไวในสถานทเกบสนคาสาเรจรป อยางเหมาะสม ปลอดภย

มการตรวจนบ หรอคานวณปรมาณวตถดบ/ผลตผล สนคาสาเรจรปกอนนาเขาสถานทเกบ

มการจดเกบวตถดบ/ผลตผล และสนคาสาเรจรปแยกตามประเภทและคณภาพเพอความสะดวกในการเบกจายและตรวจนบ

มการกาหนดผมอานาจเบกวตถดบ/ผลตผล สนคาสาเรจรปออกจากสถานทเกบ

มการจดทาทะเบยนคมวตถดบ/ผลตผล ทะเบยนคมสนคาสาเรจรปเปนปจจบน

มการทดสอบการยบตวตามสภาพ/การสญเสยนาหนกของวตถดบ/ผลตผล และสนคาสาเรจรปแตละประเภท

มการตรวจสอบคณภาพของวตถดบ/ผลตผล สนคาสาเรจรปอยางสมาเสมอ

มการประกนภยวตถดบ/ผลตผล สนคาสาเรจรปและมการประกนภยสถานทเกบอยางเหมาะสม

มการตรวจสอบสถานทเกบวตถดบ/ผลตผล สนคาสาเรจรป จดทารายงานผลการตรวจสอบสภาพสถานทเกบเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

มการจดเวรยามรกษาความปลอดภยสถานทเกบวตถดบ/ผลตผลและสนคาสาเรจรป

การใชและการดแล บารงรกษา มการจดทาทะเบยนคมสนทรพย (เครองมอและอปกรณทใชในการเครองมอ เครองจกรและอปกรณ รวบรวมวตถดบ/ผลตผล รวมถงเครองจกรและอปกรณทใชในการแปรรป/

ผลตสนคา) เปนปจจบน มการกาหนดผรบผดชอบในการตรวจสอบสภาพการใชงาน รวมทง

ดแลและบารงรกษาสนทรพยดงกลาวอยางชดเจน มการทดสอบการใชงานสนทรพยดงกลาวอยางสมาเสมอและจดทา

รายงานผลการทดสอบเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ มการประกนภยสนทรพยทมจานวนมาก หรอมลคาสงจนมนยสาคญ

อยางเหมาะสมและจดทาทะเบยนกรมธรรมประกนภยเปนปจจบน มการกาหนดมาตรการเพอรองรบในกรณทสนทรพยดงกลาวชารด

หรอเสยหาย มการคานวณคาเสอมราคาสนทรพยแตละประเภทในอตราทกาหนด

ตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 37 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรฯ (ตอ)การจาหนายสนคาสาเรจรป มการประเมนความสามารถในการชาระหนและหลกประกนของผซอ

กอนการขายเชอสนคาสาเรจรป มการอนมตวงเงนขายเชอสนคาสาเรจรปใหแกผซอแตละรายโดย

ผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ มการตรวจสอบสญญาขายสนคาเงนเชอ และหลกประกนของผซอ

ทไดรบอนมตวงเงนขายเชอใหเปนไปตามระเบยบของสหกรณ กรณมการขายสนคาสาเรจรปเกนกวาวงเงนขายเชอจะตองไดรบ

อนมตจากผมอานาจ มการกาหนดราคาขายสนคาสาเรจรปแตละประเภท และการให

สวนลดอยางชดเจน มการตรวจสอบราคาขายทใชในการคานวณมลคาของสนคาสาเรจรป

ทขายในเอกสารการขายตรงกบราคาขายทกาหนด การขายสนคาสาเรจรปตากวาราคาทนจะตองมมตทประชมคณะ

กรรมการดาเนนการใหขายตากวาราคาทนได เอกสารการขายสนคาสาเรจรปเงนสดและเงนเชอมการเรยงลาดบ

เลขทไวลวงหนา (ใบรบเงนขายสนคา/ใบกากบสนคา) มการลงลายมอชอผรบมอบสนคาสาเรจรปในใบกากบสนคา มการจดทาบญชยอยลกหนคาสนคาสาเรจรปเปนปจจบน

การรบชาระหนคาสนคาสาเรจรป มการคานวณคาปรบลกหนคาสนคาสาเรจรปในอตราทกาหนดตามและคาปรบลกหนคาสนคาสาเรจรป ระเบยบของสหกรณ

การรบชาระหนคาสนคาสาเรจรปเปนไปตามขอกาหนดในสญญาขายสนคาเงนเชอและระเบยบของสหกรณ

ใบเสรจรบเงนมการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา มการลงลายมอชอผรบชาระหนคาสนคาสาเรจรปและคาปรบ (ถาม)

ในใบเสรจรบเงน รวมถงบนทกบญชยอยลกหนคาสนคาสาเรจรปทกครงทรบชาระหน

การตดตาม ทวงถามการชาระหน มการตดตาม ทวงถาม หรอเรงรดการชาระหนคาสนคาสาเรจรป มการจดทารายงานหนทเกนกาหนดตามสญญา (ผดนดชาระหน)

เสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

- 38 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจแปรรปผลตผลการเกษตรฯ (ตอ)ลกหนคาสนคาสาเรจรปคงเหลอ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยลกหนคาสนคาสาเรจรปใหและคาปรบลกหนคาสนคาสาเรจรป ถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณมขอแตกตาง คางรบ ใหคนหาสาเหต

มการขอยนยนยอดลกหนคาสนคาสาเรจรปอยางนอยปละ 1 ครง มการคานวณคาปรบลกหนคาสนคาสาเรจรปคางรบ ณ วนสนปทาง

บญชในอตราทกาหนดตามระเบยบของสหกรณวตถดบ สนคาระหวางผลต และ มการจดทารายงานวตถดบ สนคาระหวางผลต และสนคาสาเรจรปสนคาสาเรจรปคงเหลอ คงเหลอเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการโดยสมาเสมอ

มการแตงตงคณะกรรมการตรวจนบวตถดบ สนคาระหวางผลตและสนคาสาเรจรปคงเหลอ

มการเปรยบเทยบผลการตรวจนบวตถดบ สนคาระหวางผลต และสนคาสาเรจรปคงเหลอแตละประเภทในระหวางป และ ณ วนสนปบญชตามใบตรวจนบใหถกตองตรงกบทะเบยนคม กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการตราคาวตถดบ สนคาระหวางผลต และสนคาสาเรจรปคงเหลอสภาพปกต และเสอมสภาพ ณ วนสนปทางบญชเปนไปตามระเบยบ นายทะเบยนสหกรณ

การตงคาเผอหนสงสยจะสญ มการวเคราะหอายหนของลกหนคาสนคาสาเรจรป การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนคาสนคาสาเรจรปและคาเผอหน

สงสยจะสญคาปรบลกหนคาสนคาสาเรจรปคางรบ ณ วนสนปทางบญช เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดจาหนายหนสญ การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนคาสนคาสาเรจรปเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดวตถดบขาดบญช หรอยบตว การลดหยอนความรบผดชอบวตถดบและสนคาสาเรจรปขาดบญชตามสภาพ/เสอมสภาพ จะตองมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการและเปนไปตามระเบยบการตดสนคาสาเรจรปขาดบญช นายทะเบยนสหกรณหรอเสอมสภาพ การตดวตถดบขาดบญช หรอวตถดบยบตวตามสภาพ/เสอมสภาพ

เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ การตดสนคาสาเรจรปขาดบญช หรอสนคาสาเรจรปเสอมสภาพ

เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 39 -

การควบคมดานธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตร

ธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตร เปนธรกจทสหกรณใหบรการแกสมาชกในดานการเพาะปลกและการประมง เชน ใหบรการสบนา ปรบพนทเพาะปลก จดระบบสงนา ขออนญาตสมปทานจบสตวนา เปนตน โดยคดคาตอบแทนในอตราทสมเหตสมผล รวมทงชวยเหลอในดานการเผยแพรความร สงเสรมการเกษตร วางแผนเพาะปลกและบารงทดนเพอใหเกดประโยชนแกสมาชกตามทกาหนดไวในระเบยบของสหกรณ

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตรมประสทธภาพ 2. การดาเนนธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตรเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

และแผนงาน หรอเปาหมายทกาหนด 3. การบนทกรายการบญชเกยวกบธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตรเปนไปอยาง

ถกตอง ครบถวน 4. ลกหนคาบรการคงเหลอมอยจรงและสทธเรยกรองเปนของสหกรณ 5. มการตงคาเผอหนสงสยจะสญไวในจานวนทเพยงพอสาหรบการขาดทนทอาจเกดขน

และเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 6. การตดจาหนายหนสญเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การใหบรการแกสมาชกไมเปนไปตามระเบยบของสหกรณ 2. การดาเนนธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตรไมเปนไปตามแผนงาน หรอ

เปาหมายทกาหนด 3. เจาหนาทใหบรการทาหนาทรบคาบรการและบนทกบญชยอยลกหนคาบรการ 4. ใหบรการเปนเงนเชอโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 5. ใหบรการเปนเงนเชอเกนกวาวงเงนทไดรบอนมต 6. เครองจกรและอปกรณทใชในการใหบรการใชงานไมได ชารด เสยหาย 7. รบเงนคาบรการ หรอรบชาระหนจากลกหนคาบรการแลวไมบนทกบญช หรอบนทก

บญชไมถกตอง ไมครบถวน 8. การคานวณคาปรบลกหนคาบรการไมถกตอง 9. ลกหนคาบรการไมสามารถชาระหนไดตามกาหนด (ผดนดชาระหน) 10. ลกหนคาบรการปฏเสธการเปนหน 11. ลกหนคาบรการไมมตวตน 12. การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนคาบรการและคาปรบลกหนคาบรการคางรบ

ณ วนสนปทางบญชไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 13. การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนคาบรการไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยน

สหกรณ

- 40 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตรการกาหนดระเบยบของสหกรณ มการกาหนดระเบยบของสหกรณ วาดวยการใหบรการแกสมาชกเพอใชเปนแนวทางปฏบตการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมายการดาเนนธรกจใหบรการและ

สงเสรมการเกษตรอยางชดเจนและมความเปนไปไดการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทความรบผดชอบระหวางเจาหนาทใหบรการ

เจาหนาทการเงน และเจาหนาทบญชอยางชดเจนการใหบรการ มการอนมตวงเงนเชอคาบรการใหแกผรบบรการแตละรายโดยผม

อานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ กรณมการใหบรการเกนกวาวงเงนเชอคาบรการจะตองไดรบอนมต

จากผมอานาจ มการกาหนดอตราคาบรการใชเครองจกรและอปกรณแตละประเภท

พรอมกบตดประกาศไวในทเปดเผย มการตรวจสอบอตราคาบรการทใชในการคานวณในเอกสารการให

บรการตรงกบอตราคาบรการทกาหนด เอกสารการใหบรการเปนเงนสดและเงนเชอมการเรยงลาดบเลขทไว

ลวงหนา (ใบเสรจรบเงน/ใบสาคญการใหบรการ) มการลงลายมอชอผรบบรการในใบสาคญการใหบรการ มการจดทาบญชยอยลกหนคาบรการเปนปจจบน

การรบชาระหนคาบรการ และ มการคานวณคาปรบลกหนคาบรการในอตราทกาหนดตามระเบยบคาปรบลกหนคาบรการ ของสหกรณ

การรบชาระหนคาบรการเปนไปตามขอกาหนดในการใหบรการและระเบยบของสหกรณ

ใบเสรจรบเงนมการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา มการลงลายมอชอผรบชาระหนคาบรการและคาปรบ (ถาม) ใน

ใบเสรจรบเงน รวมถงบนทกบญชยอยลกหนคาบรการทกครงทมการรบชาระหน

การตดตาม ทวงถามการชาระหน มการตดตาม ทวงถาม หรอเรงรดการชาระหนคาบรการ มการจดทารายงานหนทเกนกาหนดตามสญญา (ผดนดชาระหน)

เสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

- 41 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจใหบรการและสงเสรมการเกษตร (ตอ)การใชและการดแล บารงรกษา มการจดทาทะเบยนคมสนทรพย (เครองจกรและอปกรณทใชในการเครองจกรและอปกรณ ใหบรการ) เปนปจจบน

มการกาหนดผรบผดชอบในการตรวจสอบสภาพการใชงาน รวมทงดแลและบารงรกษาสนทรพยดงกลาวอยางชดเจน

มการทดสอบการใชงานสนทรพยดงกลาวอยางสมาเสมอ และจดทารายงานผลการทดสอบเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

มการประกนภยสนทรพยทมจานวนมาก หรอมลคาสงจนมนยสาคญอยางเหมาะสมและจดทาทะเบยนกรมธรรมประกนภยเปนปจจบน

มการกาหนดมาตรการเพอรองรบในกรณทสนทรพยดงกลาวชารดหรอเสยหาย

มการคานวณคาเสอมราคาสนทรพยแตละประเภทในอตราทกาหนดตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

ลกหนคาบรการคงเหลอ และ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยลกหนคาบรการใหถกตองตรงกบคาปรบลกหนคาบรการคางรบ บญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหา

สาเหต มการสอบทานหนกบสมาชกโดยตรง หรอขอยนยนยอดลกหน

คาบรการอยางนอยปละ 1 ครง มการคานวณคาปรบลกหนคาบรการคางรบ ณ วนสนปทางบญช

ในอตราทกาหนดตามระเบยบของสหกรณการตงคาเผอหนสงสยจะสญ มการวเคราะหอายหนของลกหนคาบรการ

การตงคาเผอหนสงสยจะสญลกหนคาบรการ คาเผอหนสงสยจะสญคาปรบลกหนคาบรการคางรบ ณ วนสนปทางบญช เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

การตดจาหนายหนสญ การตดจาหนายหนสญจากบญชลกหนคาบรการเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 42 -

การควบคมดานธรกจเงนรบฝาก

ธรกจเงนรบฝาก เปนธรกจทสหกรณระดมเงนทนดวยการสงเสรมใหสมาชกออมทรพย โดยใหบรการรบฝากเงนจากสมาชกประเภทเงนฝากออมทรพยและเงนฝากประจา ซงกาหนดระยะเวลาการฝาก และอตราดอกเบยเงนรบฝากแตละประเภทจะแตกตางกนไปตามทกาหนดไวในระเบยบของสหกรณ รวมทงสหกรณสามารถรบฝากเงนจากสหกรณอนได โดยปฏบตใหเปนไปตามระเบยบของสหกรณทไดรบความเหนชอบจากนายทะเบยนสหกรณ

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานธรกจเงนรบฝากมประสทธภาพ 2. การดาเนนธรกจเงนรบฝากเปนไปตามระเบยบของสหกรณและแผนงาน หรอเปาหมาย

ทกาหนด 3. การบนทกรายการบญชเกยวกบธรกจเงนรบฝากเปนไปอยางถกตอง ครบถวน 4. เจาหนเงนรบฝากคงเหลอมอยจรงและเปนภาระผกพนทสหกรณตองชดใช

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การรบฝากเงนจากสมาชก หรอสหกรณอนไมเปนไปตามระเบยบของสหกรณ 2. การดาเนนธรกจเงนรบฝากไมเปนไปตามแผนงาน หรอเปาหมายทกาหนด 3. เจาหนาทการเงนทาหนาทรบ – จายเงนฝาก เกบรกษาเงนและบนทกบญชยอย

เจาหนเงนรบฝาก 4. รบฝากเงนจากบคคลภายนอก 5. รบฝากเงนนอกททาการสหกรณโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการให

กระทาได 6. รบเงนฝากแลวไมบนทกบญช หรอบนทกบญชไมถกตอง ไมครบถวน 7. เจาหนาทนาเงนฝากของสมาชกเขาบญชตนเอง หรอสมาชกรายอน แลวถอนเงนฝาก

ไปใชสวนตว 8. เจาหนาทเกบรกษาสมดคฝากของสมาชก หรอสหกรณอนไว 9. บนทกบญชยอยเจาหนเงนรบฝากไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 10. เจาหนเงนรบฝากไมมตวตน 11. การคานวณดอกเบยจายเงนรบฝากไมถกตอง หรอไมเปนไปตามระเบยบของสหกรณ 12. คานวณดอกเบยจายเงนรบฝากสงกวาความเปนจรง แตจายใหสมาชกถกตองตาม

ความเปนจรง สวนตางของดอกเบยนาไปใชสวนตว 13. มการปลอมแปลงลายมอชอผถอนเงนในใบถอนเงนฝาก 14. จายคนเงนรบฝากใหผทมใชเจาของบญชโดยไมมใบมอบฉนทะแสดง 15. จายคนเงนรบฝากและดอกเบยทถงกาหนดใหสมาชก/สหกรณอนโดยไมผานการอนมต

จากผมอานาจและไมเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

- 43 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจเงนรบฝากการกาหนดระเบยบของสหกรณ มการกาหนดระเบยบเกยวกบการดาเนนธรกจเงนรบฝาก ไดแกเพอใชเปนแนวทางปฏบต - ระเบยบของสหกรณ วาดวยเงนฝากออมทรพยและเงนฝากประจา

- ระเบยบของสหกรณ วาดวยเงนฝากออมทรพยพเศษ - ระเบยบของสหกรณ วาดวยการรบฝากเงนจากสหกรณอน

มการกาหนดอตราดอกเบยเงนรบฝากแตละประเภทและตดประกาศไวในทเปดเผย

การกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมายการดาเนนธรกจเงนรบฝากอยางชดเจนและมความเปนไปได

การแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทความรบผดชอบระหวางเจาหนาทการเงนและเจาหนาทบญชอยางชดเจน

การเปดบญช มการจดทาบตรตวอยางลายมอชอผฝากเงน และจดทาสมดคฝากใหสมาชก/สหกรณอนในการเปดบญชเงนฝากแตละประเภท

เจาของบญชเปนผจดทาใบสงเงนฝาก เวนแตรายทเขยนไมไดอาจใหเจาหนาทสหกรณเขยนแทน แตเจาของบญชตองเปนผลงลายมอชอ หรอลายนวมอของตนเองตามบตรตวอยางลายมอชอ

มการตรวจสอบจานวนเงนขนตาทขอเปดบญชเงนฝากแตละประเภทเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

การรบฝากเงน ไมมการรบฝากเงนจากบคคลภายนอก การรบฝากเงนกระทาทสานกงานสหกรณและในระหวางเวลาทาการ

ของสหกรณ กรณทมการรบฝากเงนนอกททาการสหกรณจะตองมมตทประชม

คณะกรรมการดาเนนการใหรบฝากเงนนอกททาการสหกรณไดโดยกาหนดแนวทางปฏบตอยางชดเจนและเหมาะสม

มการลงลายมอชอผฝากเงนและผรบเงนในใบสงเงนฝาก แลวบนทกรายการฝากเงนในสมดคฝากและบญชยอยเจาหนเงนรบฝาก

ไมมการเกบรกษาสมดคฝากของสมาชก/สหกรณอนไวทสหกรณ มการจดทาบญชยอยเจาหนเงนรบฝากแตละประเภทเปนปจจบน

การจายดอกเบยจายเงนรบฝาก มการคานวณดอกเบยจายเงนรบฝากแตละประเภทในอตราทกาหนดตามระเบยบของสหกรณ

มการบนทกดอกเบยจายเงนรบฝากแตละประเภทเมอถงกาหนดในบญชยอยเจาหนเงนรบฝาก

- 44 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานธรกจเงนรบฝาก (ตอ)การจายดอกเบยจายเงนรบฝาก มการเปรยบเทยบยอดรวมดอกเบยจายเงนรบฝากแตละประเภท

ใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไป กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

การถอนเงนฝาก การถอนเงนฝากกระทาทสานกงานสหกรณ และในระหวางเวลาทาการของสหกรณ

เจาของบญชเปนผจดทาใบถอนเงนฝาก เวนแตในรายทเขยนไมไดอาจใหเจาหนาทสหกรณเขยนแทน แลวเจาของบญชเปนผลงลายมอชอ หรอลายนวมอของตนเองตามบตรตวอยางลายมอชอ

มการตรวจสอบลายมอชอผถอนเงนในใบถอนเงนฝากเปรยบเทยบกบบตรตวอยางลายมอชอใหตรงกนทกครง

มการจดทาใบมอบฉนทะทกครงทเจาของบญชไมสามารถมาทาการถอนเงนฝากดวยตนเอง

มการตรวจสอบบญชยอยเจาหนเงนรบฝาก เงอนไขการถอนเงนฝากแตละประเภทกอนเสนอเพออนมต

มการอนมตถอนเงนฝากและดอกเบยทถงกาหนดโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ

มการลงลายมอชอผถอนเงนและผจายเงนในใบถอนเงนฝาก บนทกรายการถอนเงนในสมดคฝากและบญชยอยเจาหนเงนรบฝาก

การปดบญช เจาของบญชจดทาใบถอนเงนฝากและระบวา "เพอปดบญช" เวนแตในรายทเขยนไมไดอาจใหเจาหนาทสหกรณเขยนแทน แลวเจาของบญชเปนผลงลายมอชอ หรอลายนวมอของตนเองตามบตรตวอยางลายมอชอ

มการยกเลกสมดคฝากของสมาชก/สหกรณอนเจาหนเงนรบฝากคงเหลอ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยเจาหนเงนรบฝากแตละประเภท

ใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณทพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการยนยนยอดเจาหนเงนรบฝากอยางนอยปละ 1 ครง

- 45 -

3. การควบคมเฉพาะดาน

การควบคมดานเงนลงทน

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานเงนลงทนมประสทธภาพ 2. การลงทนเปนไปตามพระราชบญญตสหกรณและประกาศคณะกรรมการพฒนาการ

สหกรณแหงชาต (คพช.) กาหนด โดยไดรบอนมตจากทประชมใหญสหกรณ หรอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

3. การบนทกรายการบญชเกยวกบเงนลงทนเปนไปอยางถกตอง ครบถวน 4. เงนลงทนในหลกทรพยคงเหลอมอยจรงและเปนกรรมสทธของสหกรณ

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การลงทนไมเปนไปตามกฎหมายและประกาศคณะกรรมการพฒนาการสหกรณ

แหงชาต (คพช.) กาหนด หรอไมไดรบอนมตจากทประชมใหญสหกรณ/ทประชมคณะกรรมการดาเนนการ 2. ลงทนในหลกทรพยโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 3. ลงทนในหลกทรพยทไมเหมาะสมและมความเสยงสง 4. เอกสารเงนลงทนไมครบถวน เสยหาย หรอสญหาย 5. ไดรบผลตอบแทนจากการลงทนไมเปนไปตามขอตกลง หรอเงอนไขทกาหนด 6. การคานวณมลคาเงนลงทนคงเหลอไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 7. การจาหนายและตดจาหนายเงนลงทนไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานเงนลงทนการกาหนดวธปฏบตดานเงนลงทน มการกาหนดวธปฏบตเกยวกบการนาเงนของสหกรณไปลงทนของสหกรณการกาหนดแผนการลงทน มการศกษาสภาวะทางเศรษฐกจทอาจสงผลกระทบตอการลงทน

และวเคราะหผลตอบแทนจากการลงทนเพอวางแผนการลงทน มการกาหนดแผนการลงทนอยางชดเจน เหมาะสมและสอดคลองกบ

สถานการณปจจบน การลงทนและผลตอบแทนจากการ การลงทนในหลกทรพยใด ๆ เปนไปตามมตทประชมใหญสหกรณลงทน หรอมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

มการตรวจสอบหลกทรพยทสหกรณลงทนวาเปนไปตามพระราชบญญตสหกรณและประกาศคณะกรรมการพฒนาการสหกรณแหงชาต (คพช.) กาหนดโดยไดรบอนมตจากทประชมใหญสหกรณ หรอทประชมคณะกรรมการดาเนนการกอนเสนอเพออนมต

กรณลงทนในหลกทรพยทนอกเหนอจากประกาศคณะกรรมการพฒนาการสหกรณแหงชาต (คพช.) ตองไดรบอนมตจากทประชมใหญและไดรบความเหนชอบจากนายทะเบยนสหกรณ

- 46 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานเงนลงทน (ตอ)การลงทนและผลตอบแทนจากการ มการมอบอานาจในการจดการเกยวกบการลงทนในหลกทรพยอยางลงทน ชดเจนและเหมาะสม

มการอนมตการลงทนในหลกทรพยโดยผมอานาจและเปนไปตามวธปฏบตทกาหนด

มการกาหนดผรบผดชอบในการเกบรกษาเอกสารเงนลงทนไวในทมนคงและปลอดภย

มการอนมตการเบกจายเอกสารเงนลงทนโดยผมอานาจและเปนไปตามวธปฏบตทกาหนด

มการจดทาทะเบยนคมเงนลงทนแตละประเภทเปนปจจบน มการตรวจสอบเงนลงทนทมกาหนดอายการไถถอนอยางสมาเสมอ

และจดทารายงานเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ กรณนาเงนลงทนไปคาประกนจะตองมมตทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการใหนาเงนลงทนนนไปคาประกนได มการตดตามความเคลอนไหวของเงนลงทนอยางสมาเสมอ มการตรวจสอบผลตอบแทนจากการลงทนทไดรบวาเปนไปตาม

ขอตกลง หรอเงอนไขทกาหนดเงนลงทนคงเหลอ มการตรวจนบเอกสารเงนลงทนเปรยบเทยบกบทะเบยนคมเงนลงทน

เปนครงคราว การตราคาและคานวณมลคาเงนลงทนคงเหลอแตละประเภท ณ

วนสนปทางบญชเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ มการเปรยบเทยบยอดรวมเงนลงทนแตละประเภท ณ วนสนปทาง

บญชตามทะเบยนคมเงนลงทนใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปกรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

กรณมการเกบรกษาเอกสารเงนลงทนไวกบบคคลภายนอก เชนศนยรบฝากหลกทรพย นายหนาคาหน เปนตน และจานวนเงนลงทนนนเปนสาระสาคญใหทาหนงสอขอยนยนยอด

การจาหนายเงนลงทน มการจดทาขอมลการจาหนายเงนลงทนเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ

มการอนมตการจาหนายเงนลงทนโดยผมอานาจ การรบรรายไดและคาใชจายจากการจาหนายเงนลงทนในระหวางป

เปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณการตดจาหนายเงนลงทน การตดจาหนายเงนลงทนเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

- 47 -

การควบคมดานทดน อาคารและอปกรณ

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานทดน อาคารและอปกรณมประสทธภาพ 2. การดาเนนการเกยวกบทดน อาคารและอปกรณเปนไปตามขอบงคบ ระเบยบ

มตทประชม รวมถงแผนงาน หรอเปาหมายและงบประมาณรายจายทกาหนด 3. การบนทกรายการบญชเกยวกบทดน อาคารและอปกรณเปนไปอยางถกตอง

ครบถวน 4. ทดน อาคารและอปกรณคงเหลอมอยจรงและเปนกรรมสทธของสหกรณ

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การจดซอ จดจาง หรอกอสรางสนทรพยไมเปนไปตามวธปฏบต หรอหลกเกณฑและ

วธการทกาหนดเกยวกบสนทรพยของสหกรณ 2. การจดซอ จดจาง หรอกอสรางสนทรพยไมเปนไปตามแผนงาน งบประมาณรายจาย

ประจาปทกาหนด 3. ไมมการกาหนดนโยบายรายจายทเปนสนทรพยอยางชดเจน 4. จดซอ จดจาง หรอกอสรางสนทรพยในราคาสงกวาทควร 5. จดซอ จดจาง หรอกอสรางสนทรพยโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 6. การบนทกมลคาสนทรพยไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 7. บนทกบญชยอยเจาหนคาสนทรพยไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 8. บนทกทะเบยนคมสนทรพยไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 9. จายชาระหนคาสนทรพยโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 10. จายชาระหนคาสนทรพยไมเปนไปตามกาหนด 11. จายชาระหนคาสนทรพยเกนกวาหนทมอย 12. เจาหนคาสนทรพยไมมตวตน 13. หนงสอสาคญแสดงกรรมสทธในสนทรพย เอกสารเกยวกบการจดซอ จดจาง หรอ

กอสรางสนทรพยเสยหาย หรอสญหาย 14. มการนาสนทรพยของสหกรณไปใชสวนตว 15. การดแล บารงรกษาสนทรพยไมเหมาะสม 16. การประกนภยสนทรพยไมเหมาะสม 17. มสนทรพยชารด เสยหาย ใชงานไมได หรอสญหาย 18. นาสนทรพยไปคาประกนโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการใหกระทาได 19. จาหนายสนทรพยทเลกใชโดยไมมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการใหกระทาได

และไมเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ 20. จาหนายสนทรพยทเลกใชในราคาตาเกนไป

- 48 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานทดน อาคารและอปกรณการกาหนดวธปฏบตดานสนทรพย มการกาหนดวธปฏบตเกยวกบสนทรพยของสหกรณ หรอกาหนดของสหกรณ หลกเกณฑและวธการจดซอ จดจาง หรอกอสรางสนทรพยของสหกรณการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนการจดซอ จดจาง หรอกอสรางสนทรพยอยาง

ชดเจน เหมาะสมและสอดคลองกบงบประมาณรายจายประจาป มการกาหนดนโยบายรายจายทเปนสนทรพย เชน บนทกบญชเปน

สนทรพยเมอจายซอเกนกวา 1,000.00 บาท และคาดวาสนทรพยนนนนใชประโยชนไดมากกวาหนงรอบปบญช เปนตน

การไดมาซงสนทรพย มการแตงตงกรรมการจดซอ จดจาง หรอกอสรางสนทรพย มการอนมตจดซอ จดจาง หรอกอสรางสนทรพยโดยผมอานาจและ

เปนไปตามระเบยบของสหกรณ มการตรวจสอบคณภาพ ปรมาณและราคาสนทรพยทไดรบถกตอง

ตรงกบใบสงซอ สญญาจดจาง หรอสญญากอสราง มการบนทกมลคาสนทรพยอยางถกตอง ครบถวนและเปนไปตาม

ระเบยบนายทะเบยนสหกรณ มการระบหมายเลขรหส หรอหมายเลขครภณฑกากบไวทสนทรพย

เพอความสะดวกในการคนหาและตรวจนบ มการจดทาทะเบยนคมสนทรพยเปนปจจบน มการจดทาบญชยอยเจาหนคาสนทรพยเปนปจจบน การจายชาระหนคาสนทรพยเปนไปตามเงอนไขและขอกาหนดใน

การจดซอ สญญาจดจาง หรอสญญากอสราง มการตรวจสอบบญชยอยเจาหนคาสนทรพยและเอกสารการเปนหน

กอนเสนอเพออนมต มการอนมตจายชาระหนคาสนทรพยโดยผมอานาจและเปนไปตาม

ระเบยบของสหกรณ มหนงสอสาคญแสดงกรรมสทธในสนทรพยอยางถกตอง ครบถวน กรณมการรบบรจาคสนทรพย หรอนาเงนทไดรบบรจาคไปจดหา

สนทรพย การปฏบตเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ กรณมการนาสนทรพยไปคาประกนตองมมตทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการใหนาสนทรพยนนไปคาประกนได

- 49 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานทดน อาคารและอปกรณ (ตอ)เจาหนคาสนทรพยคงเหลอ มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยเจาหนคาสนทรพยใหถกตอง

ตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการขอยนยนยอดเจาหนคาสนทรพยอยางนอยปละ 1 ครงการใชสนทรพย และการดแล มการใชสนทรพยเพอการดาเนนงานของสหกรณบารงรกษาสนทรพย มการกาหนดผรบผดชอบในการตรวจสอบสภาพการใชงาน รวมทง

ดแลและบารงรกษาสนทรพยอยางชดเจน มการทดสอบการใชงานสนทรพยอยางสมาเสมอ และจดทารายงาน

ผลการทดสอบเสนอทประชมคณะกรรมการดาเนนการ มการประกนภยสนทรพยแตละประเภทอยางเหมาะสมและจดทา

ทะเบยนกรมธรรมประกนภยเปนปจจบน มการกาหนดผรบผดชอบในการเกบรกษาสนทรพยไวในทมนคงและ

ปลอดภย มการกาหนดมาตรการเพอรองรบในกรณทสนทรพยชารด เสยหาย

หรอสญหายทดน อาคารและอปกรณคงเหลอ มการจดทารายงานสนทรพยคงเหลอเสนอทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการ มการแตงตงคณะกรรมการตรวจนบสนทรพยคงเหลอ มการเปรยบเทยบจานวนสนทรพยคงเหลอแตละประเภททตรวจนบ

ในระหวางป และ ณ วนสนปทางบญชตามใบตรวจนบใหถกตองตรงกบทะเบยนคมสนทรพย กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการคานวณคาเสอมราคาสนทรพยแตละประเภทอยางถกตองและเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

มการเปรยบเทยบยอดรวมสนทรพยแตละประเภท ณ วนสนปทางบญชตามทะเบยนคมสนทรพยใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปกรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

การเลกใชและการจาหนายสนทรพย มการจดทารายงานสนทรพยทไมไดใชงาน/ชารด/เสยหาย พรอมทงทเลกใช ระบสาเหตและเสนอแนวคดในการจดการสนทรพยนน

การจาหนายสนทรพยทเลกใชจะตองมมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการและเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ

มการตรวจสอบราคาจาหนายสนทรพยทเลกใชไดเหมาะสมกบสภาพของสนทรพย

- 50 -

การควบคมดานเงนเบกเกนบญชธนาคารและเงนกยม

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานเงนเบกเกนบญชธนาคารและเงนกยมมประสทธภาพ 2. เงนกยมอยภายในวงเงนกยม หรอคาประกนทไดรบอนมตจากทประชมใหญสหกรณ

และไดรบความเหนชอบจากนายทะเบยนสหกรณ 3. รายการกยมเงนเกดขนจรงและบนทกรายการบญชอยางถกตอง ครบถวน 4. เงนเบกเกนบญชธนาคาร/เงนกยมคงเหลอมอยจรงและเปนภาระผกพนทสหกรณ

ตองชดใช

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. กยมเงนเกนกวาวงเงนกยม หรอคาประกนประจาปทกาหนด 2. กยมเงนโดยไมผานการอนมตจากทประชมคณะกรรมการดาเนนการ 3. มการปลอมแปลงสญญาเงนกยม 4. มการปลอมแปลงลายมอชอผมอานาจลงนามแทนสหกรณในการกยม 5. การใชเงนกยมไมเปนไปตามวตถประสงคของการกยมเงน 6. บนทกบญชยอยเจาหนเงนกยมไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 7. จายชาระหนเงนกยมโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ 8. จายชาระหนเงนกยมและดอกเบยไมเปนไปตามกาหนด 9. จายชาระหนเงนกยมเกนกวาหนทมอย 10. การคานวณดอกเบยจายเงนก และดอกเบยเงนกคางจายไมถกตอง

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานเงนเบกเกนฯ และเงนกยมการกยมเงน มการกาหนดวงเงนเบกเกนบญชธนาคาร และวงเงนกยม

มการตรวจสอบยอดรวมเงนกยมใหอยภายในวงเงนกยม/คาประกนประจาปทไดรบอนมตจากทประชมใหญสหกรณ และไดรบความเหนชอบจากนายทะเบยนสหกรณกอนกยมเงน

มการอนมตการกยมโดยมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการและมการกาหนดผมอานาจลงนามแทนสหกรณในการกยม

มการกาหนดวตถประสงคของการกยมเงนอยางชดเจน มการจดทาสญญาเงนเบกเกนบญชธนาคาร/สญญาเงนกยมไวเปน

หลกฐาน มการจดทาบญชยอยเจาหนเงนกยมเปนปจจบน

การใชเงนกยม การใชเงนกเปนไปตามวตถประสงคของการกยมเงน รวมถงเปนไปตามเงอนไขและขอกาหนดในสญญาเงนเบกเกนบญชธนาคาร/สญญาเงนกยม

- 51 -

การควบคมดานสมาชกและทนเรอนหน

วตถประสงคของการควบคม เพอใหมนใจวา 1. การควบคมภายในดานสมาชกและทนเรอนหนมประสทธภาพ 2. การดาเนนการเกยวกบสมาชกและทนเรอนหนเปนไปตามขอบงคบสหกรณและ

แผนงาน หรอเปาหมายทกาหนด 3. การบนทกรายการบญชเกยวกบทนเรอนหนเปนไปอยางถกตอง ครบถวน 4. ทนเรอนหนคงเหลอมอยจรง

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานเงนเบกเกนฯ และเงนกยม (ตอ)การชาระหนเงนเบกเกนบญชธนาคาร การจายชาระหนเงนเบกเกนบญชธนาคาร/เงนกยม และดอกเบยเงนกยม และดอกเบย เปนไปตามเงอนไขและขอกาหนดในสญญาเงนเบกเกนบญชธนาคาร/

สญญาเงนกยม มการตรวจสอบบญชยอยเจาหนเงนกยม และเอกสารการเปนหน

กอนเสนอเพออนมต มการทดสอบการคานวณดอกเบยตามอตราทกาหนดไวในสญญา

เงนเบกเกนบญชธนาคาร/สญญาเงนกยม มการอนมตจายชาระหนเงนเบกเกนบญชธนาคาร/เงนกยม และ

ดอกเบยโดยผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณเงนเบกเกนบญชธนาคาร/เจาหน มการเปรยบเทยบเงนเบกเกนบญชธนาคารคงเหลอตามใบแจงยอดเงนกยมคงเหลอ และดอกเบยเงนก ของธนาคารใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ คางจาย กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยเจาหนเงนกยมใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณทพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการขอยนยนยอดเงนเบกเกนบญชธนาคารและเจาหนเงนกยมอยางนอยปละ 1 ครง

มการคานวณดอกเบยเงนกคางจาย ณ วนสนปทางบญชในอตราทกาหนดตามสญญาเงนเบกเกนบญชธนาคาร/สญญาเงนกยม

- 52 -

ขอผดพลาดทอาจเกดขน 1. การดาเนนการเกยวกบสมาชกและทนเรอนหนไมเปนไปตามขอบงคบสหกรณ

หรอไมเปนไปตามแผนงาน หรอเปาหมายทกาหนด 2. การรบสมาชกไมเปนไปตามขอบงคบสหกรณ 3. รบเงนคาหนและคาธรรมเนยมแรกเขาจากสมาชกแลวไมบนทกบญช หรอบนทก

บญชไมถกตอง ไมครบถวน 4. บนทกทะเบยนสมาชกและทะเบยนหนไมถกตอง ไมครบถวน หรอไมเปนปจจบน 5. การคานวณเงนปนผลตามหนไมถกตอง 6. ใหสมาชกลาออกโดยไมผานการอนมตจากทประชมคณะกรรมการดาเนนการ 7. ใหสมาชกลาออกโดยทยงมภาระผกพนกบสหกรณ 8. จายคนคาหนใหสมาชกทลาออกโดยไมผานการอนมตจากผมอานาจ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานสมาชกและทนเรอนหนการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมาย มการกาหนดแผนงาน หรอเปาหมายเกยวกบสมาชกและทนเรอนหน

อยางชดเจนและมความเปนไปไดการแบงแยกหนาทความรบผดชอบ มการแบงแยกหนาทความรบผดชอบระหวางเจาหนาทการเงนและ

เจาหนาทบญชอยางชดเจนการรบสมาชก มการตรวจสอบผสมครเปนสมาชกสหกรณวาไดรบการรบรองจาก

ทประชมกลม และมคณสมบตตามขอบงคบสหกรณ มการอนมตรบเขาเปนสมาชกสหกรณโดยมตทประชมคณะกรรมการ

ดาเนนการและเปนไปตามขอบงคบสหกรณ มการจดบนทกรายงานการประชมเกยวกบการอนมตรบสมาชก

การรบเงนคาหน และคาธรรมเนยม การชาระเงนคาหนและคาธรรมเนยมแรกเขา รวมถงการเพมหนของแรกเขา สมาชกเปนไปตามขอบงคบสหกรณ

ใบเสรจรบเงนมการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา มการลงลายมอชอสมาชกทชาระเงนคาหนและคาธรรมเนยมแรกเขา

หรอเพมหน รวมถงผรบเงนในใบเสรจรบเงน มการจดทาทะเบยนสมาชกและทะเบยนหนเปนปจจบน

สมาชกและทนเรอนหนคงเหลอ มการเปรยบเทยบยอดรวมทนเรอนหนในทะเบยนหนใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไปอยางสมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

มการตรวจสอบจานวนสมาชกทเพม - ลดในระหวางป และสมาชกคงเหลอ ณ วนสนปทางบญช

มการสอบทานโดยตรง หรอขอยนยนยอดทนเรอนหนกบสมาชกอยางนอยปละ 1 ครง

- 53 -

การควบคมดานโปรแกรมระบบบญชคอมพวเตอร

ในปจจบนสหกรณภาคการเกษตรมการนาระบบบญชคอมพวเตอรมาใชในการประมวลผล ขอมลทางการบญชและจดทางบการเงน ซงอาจจะกอใหเกดความเสยงและความเสยหายตอขอมลทสาคญของสหกรณได หากไมมมาตรการปองกนความเสยงระบบสารสนเทศไวลวงหนาอยางมประสทธภาพเพยงพอ สหกรณจงควรมการบรหารจดการและควบคมงานดานคอมพวเตอรอยางเปนระบบและเหมาะสมตามสภาพแวดลอมทไดเปลยนแปลงไปในการประมวลผลขอมลดวยคอมพวเตอร โดยปฏบตใหเปนไปตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณ วาดวยมาตรฐานขนตาในการควบคมภายในและการรกษาความปลอดภยสาหรบสหกรณและกลมเกษตรกรทใชโปรแกรมระบบบญชคอมพวเตอรประมวลผลขอมล พ.ศ. 2553 ซงกาหนดใหมการควบคมดานโปรแกรมระบบบญชคอมพวเตอร ดงน

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานสมาชกและทนเรอนหน (ตอ)การจายเงนปนผลตามหน มการคานวณเงนปนผลตามหนในอตราทไดรบจดสรรจากกาไรสทธ

ประจาปตามมตทประชมใหญสหกรณ มการจดทารายละเอยดเงนปนผลตามหนตรงตามจานวนทไดรบ

จดสรรจากกาไรสทธประจาป มหลกฐานการจายเงนปนผลตามหนใหสมาชกถกตอง ครบถวน มการเปรยบเทยบยอดรวมเงนปนผลตามหนคางจาย ณ วนสนปทาง

บญชใหถกตองตรงกบบญชแยกประเภททวไป กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต

การจายคนเงนคาหน มการตรวจสอบใบลาออก ทะเบยนหนและภาระผกพนของสมาชกทลาออก/ใหออกในฐานะเจาหน ลกหนและผคาประกนกอนเสนอเพออนมต

มการอนมตใหสมาชกลาออก/ใหออกโดยมตทประชมคณะกรรมการดาเนนการและเปนไปตามขอบงคบสหกรณ

มการจดบนทกรายงานการประชมเกยวกบการอนมตใหสมาชกลาออก/ใหออก

มการอนมตจายคนเงนคาหนใหสมาชกภายหลงจากไดรบอนมตใหลาออก/ใหออกโดยผมอานาจและเปนไปตามขอบงคบสหกรณ

มการลงลายมอชอสมาชกทลาออก/ใหออก ซงรบคนเงนคาหนและผจายเงนในใบเบกเงน พรอมทงประทบตรา "ลาออก" และ "จายแลว" ในแผนทะเบยนหนของสมาชก โดยแยกเกบไวตางหาก

- 54 -

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานการใชโปรแกรมฯ คอมพวเตอรการปฏบตตามระเบยบนายทะเบยน มการกาหนดนโยบาย หรอระเบยบปฏบตใชควบคมการปฏบตงานสหกรณ วาดวยมาตรฐานขนตา เกยวกบการรกษาความปลอดภยดานเทคโนโลยสารสนเทศของสหกรณในการควบคมภายในและการรกษา ทเปนลายลกษณอกษรความปลอดภยสาหรบสหกรณและ มระบบรกษาความปลอดภยทางกายภาพทเพยงพอแกการปองกนกลมเกษตรกรทใชโปรแกรมระบบ มใหบคคลทไมมอานาจหนาททเกยวของไดเขาถงอปกรณคอมพวเตอรทบญชคอมพวเตอรประมวลผลขอมล สาคญพ.ศ. 2553 มระบบปองกนความเสยหายจากภาวะแวดลอมหรอภยพบตตาง ๆ

ใหแกอปกรณคอมพวเตอรทสาคญ มระบบรกษาความปลอดภยของขอมลในระบบคอมพวเตอรและ

ระบบเครอขายทเพยงพอแกการปองกนมใหบคคลทไมมอานาจหนาทเกยวของไดเขาถง ลวงร ใชประโยชน หรอแกไขเปลยนแปลงขอมล หรอระบบดงกลาวได

มมาตรการควบคมการพฒนา หรอแกไขเปลยนแปลงทเพยงพอเพอใหระบบบญชคอมพวเตอรมการประมวลผลทถกตอง ครบถวนและเปนไปตามความตองการของผใชงาน

มการสอสาร หรอฝกอบรมเกยวกบระบบบญชคอมพวเตอรใหแกผเกยวของไดรบทราบอยางทวถง เพอใหสามารถใชงานไดอยางถกตอง

มการจดทาเอกสารสนบสนนการปฏบตงาน ไดแก - เอกสารดานฐานขอมลของระบบบญชคอมพวเตอร ซงแสดงถงรายละเอยดการจดเกบขอมลทเปนสาระสาคญทางบญชเพอใหสหกรณสามารถเขาถงโครงสรางการจดเกบขอมลของระบบบญชคอมพวเตอรทใชงานอยและใชอางองเพอแกไขปญหาได โดยเอกสารทจาเปนตองม คอ โครงสรางฐานขอมล (Data Structure) หรอพจนานกรมขอมล(Data Dictionary) หรอตารางแสดงรายละเอยดของขอมลตามแบบทกรมตรวจบญชสหกรณกาหนด (ภาคผนวก) - คมอการใชระบบบญชคอมพวเตอรเพอเปนเอกสารประกอบการทางานของผใชงานในการบนทกขอมล ประมวลผลขอมลและสามารถออกรายงานไดอยางถกตอง

มการควบคม ดแลเอกสารสนบสนนการปฏบตงาน โดยจดใหมสถานทเกบรกษาและปรบปรงเอกสารใหถกตองและทนสมยอยเสมอ

- 55 -

การควบคมภายในสหกรณภาคการเกษตรขนาดกลางและขนาดเลก

ในปจจบนมสหกรณภาคการเกษตรขนาดกลางและขนาดเลกเปนจานวนมากทมระบบ การควบคมภายในไมดเพยงพอ ซงอาจมสาเหตจากการขาดกาลงคน ขาดงบประมาณ หรอเหนวาคาใชจาย ทจดใหมการควบคมภายในไมคมคากบประโยชนทจะไดรบ เปนตน หากแตสหกรณสามารถกาหนดการควบคมภายในใหเหมาะสมไดดวยการมอบหมายใหกรรมการทาหนาทในตาแหนงการเงนและการบญช โดยแยกออกจากกนและในการดาเนนการตาง ๆ จะตองผานการอนมตจากทประชมคณะกรรมการดาเนนการ รวมทงควบคม ดแลการจดทาบญชของสหกรณใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบนายทะเบยนสหกรณ มความถกตองและเชอถอได ทงน แมวาสหกรณภาคการเกษตรขนาดกลางและขนาดเลกจะมขอจากดตาง ๆ แตคณะกรรมการดาเนนการกจาเปนตองจดใหมระบบการควบคมภายในขนพนฐาน ดงน

1. กาหนดระเบยบของสหกรณอยางชดเจน เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตใหครอบคลมการดาเนนงานและการดาเนนธรกจทกดาน

2. เอกสารทางบญชมการเรยงลาดบเลขทไวลวงหนา และใชเอกสารดงกลาวเปนเลม ๆ ไป ไมควรใชหลายเลมในคราวเดยวกน

3. มการเกบรกษาเอกสารสาคญและเอกสารทางบญชทยงไมไดใชไวในทมนคง ปลอดภย 4. มการอนมตการเบกใชเอกสารทางบญชโดยผมอานาจ

กจกรรม/วธดาเนนการ แนวทางการควบคมดานการใชโปรแกรมฯ คอมพวเตอร (ตอ)การปฏบตตามระเบยบนายทะเบยน สามารถเขาถงฐานขอมลของระบบบญชคอมพวเตอรไดและสามารถสหกรณ วาดวยมาตรฐานขนตา นาขอมลออกจากฐานขอมลในรปแบบทอานเขาใจไดในการควบคมภายในและการรกษา มการสารองขอมลของระบบบญชคอมพวเตอร เพอสามารถรองรบความปลอดภยสาหรบสหกรณและ การประกอบธรกจไดอยางตอเนอง มประสทธภาพและทนเหตการณกลมเกษตรกรทใชโปรแกรมระบบ มการดแล รกษาขอมลชดสารองใหมความปลอดภยบญชคอมพวเตอรประมวลผลขอมล มการปองกนไมใหนาขอมลชดสารองมาใชอยางไมถกตองพ.ศ. 2553 กรณมการใชบรการงานเทคโนโลยสารสนเทศจากผใหบรการทเปน

บคคลภายนอกตองกาหนดหลกเกณฑการคดเลอกและพจารณาความเหมาะสมของผใหบรการ

มการควบคมและตรวจสอบการปฏบตงานของผใหบรการอยางเขมงวดเพอมนใจวาผใหบรการสามารถปฏบตตามระเบยบนายทะเบยนสหกรณนได

มการตรวจสอบคอมพวเตอรโดยหนวยงานภายในของสหกรณ หรอผตรวจสอบทเปนบคคลภายนอกเพอทาหนาทตรวจสอบความเสยงดานเทคโนโลยโลยสารสนเทศทกประเภททอาจเกดขนได

- 56 -

5. บนทกเงนสดรบและออกใบเสรจรบเงนโดยทนท 6. นาเงนทไดรบฝากธนาคารทกวน 7. ใชระบบเงนสดยอยสาหรบการจายเงนจานวนไมมาก นอกนนใหจายดวยเชคโดยขดคาวา

“ผถอ” ออกและใชเชคเรยงตามลาดบเลขท 8. กอนการจายเงนทกครงตองมการตรวจสอบความสมบรณ ครบถวนและถกตองของเอกสาร

การจายเงน 9. การจายเงนทกครงตองผานการอนมตจากผมอานาจและเปนไปตามระเบยบของสหกรณ 10. ภายหลงการจายเงนใหประทบตรา “จายแลว” ในเอกสารการจายเงนเพอเปนการ

ปองกนการจายเงนซา 11. มการเปรยบเทยบเงนสดคงเหลอในมอใหถกตองตรงกบยอดคงเหลอตามบญชเปนประจา

สมาเสมอ กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต 12. มการจดทาบญชเรยบรอย เปนปจจบน 13. มการบนทกรายการบญชในสมดบนทกรายการขนตนและบญชแยกประเภท รวมถงจดทา

บญชยอยและทะเบยนตาง ๆ 14. มการเปรยบเทยบยอดรวมบญชยอยใหถกตองตรงกบบญชคมยอดเปนประจา สมาเสมอ

กรณพบขอแตกตางใหคนหาสาเหต 15. มการจดทางบพสจนยอดเงนฝากธนาคาร กรณยอดคงเหลอตามใบแจงยอดเงนฝาก

ธนาคาร หรอสมดคบญชเงนฝากแตกตางจากบญชแยกประเภททวไป 16. มการจดทางบทดลองประจาเดอน 17. มการวเคราะหเปรยบเทยบงบทดลองแตละเดอน เพอหาความผดปกตของรายไดและ

คาใชจายของสหกรณ 18. มการประชมคณะกรรมการดาเนนการเปนประจาเดอน เพอรบทราบผลการดาเนนงาน

พจารณาเรองตาง ๆ และตดตามการแกไขปญหา 19. มการจดเกบสนคาและสนทรพยอยางเหมาะสม 20. มการตรวจนบสนคาและสนทรพยอยางนอยปละ 1 ครง 21. มการสอบทานกบสมาชกโดยตรง หรอสงหนงสอขอยนยนยอดลกหน ทนเรอนหนและ

เงนรบฝาก รวมถงเจาหนอยางนอยปละ 1 ครง 22. มการจดทางบการเงนตามรปแบบทนายทะเบยนสหกรณกาหนด และไดเปดเผยขอมล

ในงบการเงนอยางเพยงพอ 23. มการประชมใหญสหกรณเพอเสนองบการเงนทผานการตรวจสอบจากผสอบบญชและ

ไดแสดงความเหนตองบการเงนภายใน 150 วน 24. มการตรวจสอบดานการเงนการบญชและการปฏบตงานดานตาง ๆ ของสหกรณเปนการ

ภายในโดยผตรวจสอบกจการ และนาเสนอผลการตรวจสอบ พรอมขอสงเกตและขอเสนอแนะตอทประชมคณะกรรมการดาเนนการและทประชมใหญสหกรณ

- 57 -

ขอจากดของการควบคมภายใน

ระบบการควบคมภายในทจดใหมขนในสหกรณนน แมวาจะดาเนนการตามขนตอนทกาหนดไว ดวยความระมดระวงเพยงใดกตาม ไมอาจเปนหลกประกนวาการดาเนนงานของสหกรณจะประสบความสาเรจ และไมประสบกบความเสยง หรอความเสยหายใด ๆ โดยสนเชง การควบคมภายในใหไดเพยงความเชอมนอยางสมเหตสมผลในระดบหนงวาการปฏบตงานจะบรรลวตถประสงคของการควบคมภายในเทานน เนองจากมขอจากดของการควบคมภายในอยหลายประการ นอกจากน ระบบการควบคมภายในจะมประสทธผลไดนนขนอยกบ พฤตกรรมของบคคล เปนสาคญ

สาเหตทอาจทาใหระบบการควบคมภายในไมมประสทธผล มดงน

1. การละเวน หรอไมปฏบตตามระบบการควบคมภายในทกาหนด (Breakdown) เชน เจาหนาทสหกรณไมเขาใจระบบการควบคมภายในทจดใหมขน ซงอาจมสาเหตจากไมมคมอการปฏบตงาน หรอคมอการปฏบตงานไมชดเจน และอาจมสาเหตจากความประมาทเลนเลอ ไมเอาใจใส ขาดความระมดระวง ตดสนใจผดพลาด เปนตน

2. มเหตการณทไมคาดวาจะเกดขน (Abnormal Course) ระบบการควบคมภายใน ทกาหนดไวอาจไมเหมาะสม หรอไมครอบคลม เนองจากมบางรายการทเกดขนและแตกตางจากรายการตามปกต เชน ระหวางปสหกรณนาระบบบญชคอมพวเตอรมาใชในการประมวลผลขอมลทางการบญชและจดทางบการเงน หากแตวธการควบคมภายในทกาหนดไวไมครอบคลมถงการตรวจสอบความถกตองของการนาเขาขอมล ในระบบบญชคอมพวเตอร เปนตน

3. การรวมมอกนกระทาการทจรต (Collusion) เปนการสมรรวมคดกนระหวางเจาหนาทสหกรณดวยกนเอง หรอเจาหนาทสหกรณกบบคคลภายนอกโดยหลกเลยง หรอละเวน ไมปฏบตตามระบบ การควบคมภายในทกาหนดเพอหาประโยชนรวมกน ซงการรวมมอกนเชนนนอกจากจะเปนสาเหตใหการควบคมภายในไมบรรลตามวตถประสงคแลว ยงเปนการยากทจะคนพบการกระทาทมชอบนนอกดวย

4. การกาวกายหนาทของคณะกรรมการดาเนนการสหกรณ (Management Override) ดวยการใชอานาจสงการเปนอยางอน หรอใหเจาหนาทสหกรณละเวน ไมปฏบตตามระบบการควบคมภายใน ทกาหนดเพอผลประโยชนสวนตว เชน สงการใหจดทารายงานผลการดาเนนงานและฐานะการเงนของสหกรณดวยขอมลทผดไปจากขอเทจจรงเพอปกปดความผดพลาดในการบรหารงาน เปนตน

5. คาใชจายทจดใหมการควบคมภายในสงกวาคาเสยหายทอาจเกดขน หรอไมคมคากบประโยชนทจะไดรบ (Cost – Effective) คณะกรรมการดาเนนการสหกรณอาจตดสนใจละเวนการควบคมภายในดงกลาว เชน ตามหลกการควบคมภายในทดควรแบงแยกหนาทรบผดชอบการจดทาบญช การจดซอ และการตรวจรบสนคาออกจากกน แตพจารณาเหนวาการจดจางเจาหนาทเพมขนไมคมคากบความเสยหาย ทอาจเกดขน เนองจากสหกรณมรายการซอสนคาจานวนไมมาก จงกาหนดใหการตรวจรบสนคากระทาโดยเจาหนาทอนซงไมไดทาหนาทจดทาบญชและจดซอ เปนตน

- 58 -

บทสรป

ระบบการควบคมภายในมความจาเปนและเกยวของกบความสาเรจในการดาเนนงานของสหกรณเปนอยางมาก โดยมวตถประสงคของการควบคมภายในทสาคญ 3 ประการ คอ (1) ประสทธภาพ และประสทธผลของการปฏบตงาน (2) ความเชอถอไดของรายงานทางการเงน (3) การปฏบตตามกฎหมายและกฎระเบยบ คณะกรรมการดาเนนการสหกรณจงใชการควบคมภายในเปนเครองมอควบคมการดาเนนงานใหมประสทธภาพ ชวยปองกนรกษาทรพยสนของสหกรณ และชวยใหการปฏบตงานในขนตอนตาง ๆ เปนไปอยางถกตอง เหมาะสม รวมทงปองปราม หรอลดความเสยงลงใหเหลอนอยทสด ซงระบบการควบคมภายในทด ไมควรมมากเกนไป หรอนอยเกนไป และตองแทรกอยในกระบวนการปฏบตงานตามปกต ประกอบกบตองใชอยางถกตอง กลาวคอ หากเขมงวด หรอเครงครดเกนสมควรอาจทาใหการปฏบตงานตดขด ลาชา ไมคลองตว ในทางตรงกนขามหากปลอยปละ ละเวนไมปฏบตตามระบบการควบคมภายในทกาหนดกอาจทาใหเกดความเสยหาย หรอการทจรตขน ทสาคญตองสรางจตสานกกระตนใหเจาหนาทสหกรณตระหนกถงความสาคญ ของการควบคมภายในและปฏบตตนใหเปนตวอยางทดแกเจาหนาทสหกรณ

อยางไรกด การควบคมภายในของแตละสหกรณอาจแตกตางกนไป ขนอยกบคณะกรรมการดาเนนการสหกรณวาใหความสาคญกบวตถประสงคของการควบคมภายในดานใดมากกวากน บางสหกรณอาจเนนการปองกนมใหทรพยสนมการสนเปลอง สญเปลา เสยหาย หรอสญหาย และปลอดภยจากการทจรต หรอเนนความเชอถอไดและความถกตองของรายงานทางการเงน หรอเนนการปฏบตใหเปนไปตามกฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบนายทะเบยนสหกรณและระเบยบของสหกรณ เปนตน ซงเปนเรองของนโยบาย ทศนคต และลกษณะการดาเนนธรกจของสหกรณ หรอทกเรองผสมผสานกน ซงในบางครงการจดใหมระบบการควบคมภายในขนทาใหเสยคาใชจายเพมขนและอาจไมคมคากบประโยชนทจะไดรบ คณะกรรมการดาเนนการสหกรณจงควรพจารณาจดใหมระบบการควบคมภายในขนในจดทสาคญกอน ซงหากไมมการควบคมแลวจะทาใหเกดความเสยหาย สญเสย รวไหล หรอทจรตไดงาย

อนง คณะกรรมการดาเนนการสหกรณควรกาหนดระบบการควบคมภายในใหเชอมโยงสอดคลองกบแผนงาน หรอเปาหมายและแนวทางการบรหารงาน รวมถงจดใหมการตดตามผลการควบคมภายในเปนระยะ ๆ อยางสมาเสมอ และปรบปรงใหเหมาะสมกบสถานการณทเปลยนแปลงไป